ÉVALUATION QUALITATIVE DU PROCESSUS DE MISE A JOUR ET D’EXTENSION DU REGISTRE NATIONAL UNIQUE Table des matières A. Contexte .......................................................................................................................................................................................................................................................... 1 B. Résumé des recommandations ................................................................................................................................................................................................................. 1 C. Objectifs et méthodologie de l’évaluation qualitative ....................................................................................................................................................................... 3 D. Observations et recommandations sur les étapes du processus ...................................................................................................................................................... 4 E. Analyse des documents administratifs : listes des ménages, PV de revalidation, fichiers extraits du SIG ......................................................................10 F Observations globales .................................................................................................................................................................................................................................13 Annexe 1 – SWOT du processus de ciblage communautaire .............................................................................................................................................................15 A. CONTEXTE Sur la base des leçons apprises sur la période 2013-2016, les processus de ciblage communautaire du RNU ont été revus au cours de l’année 2017. De novembre à décembre 2017, le RNU a entamé le processus de mise à jour et d’extension de ses listes dans les régions de Matam, Tambacounda, Kaffrine et Kaolack. À cette occasion, le Registre a mis en œuvre pour la première fois la version revue de ces processus , basés sur un ciblage communautaire renforcé. Cela a pour but de corriger les erreurs d’inclusion et d’ exclusion du RNU. De plus, conjointement à la mise à jour de ses données, le RNU étend sa couverture. En effet, le RNU a décidé d’inclure au total 517770 ménages (à la place des 450 000 initialement prévus), afin de couvrir l’ensemble des ménages pauvres du pays. Cela a pour but aussi de réduire les erreurs d’exclusion du RNU. Le processus adopté s’est déroulé en plusieurs étapes : • Formation des acteurs de mise en œuvre ; • Transmission des listes de ménages du RNU à chaque comité (liste RNU 2017) ; • Correction des listes (suppression des ménages non vulnérables et des erreurs) ; • Ajout de nouveaux ménages pour remplir le quota ; • Validation communautaire ; • Remontée des listes au niveau communal et préfectoral. Les processus de mise à jour et d’extension du RNU doivent être un gage de qualité du registre et doivent permettre d’augmenter la crédibilité du RNU vis-à-vis des potentiels utilisateurs. Le ciblage communautaire est la première étape essentielle de construction du Registre, il est donc indispensable de comprendre la fiabilité du ciblage communautaire réalisé dans les quatre premières régions mises à jour avant de mettre à jour le RNU dans l’ensemble du pays. Ainsi, une évaluation de processus s’est déroulée au mois de mars 2018 visant à comprendre le niveau de fiabilité du ciblage communautaire dans le cadre de la mise à jour du RNU et à proposer des modifications éventuelles des processus en fonction des résultats. Une évaluation qualitative et quantitative ont été organisées afin de répondre aux questions clés suivantes : - Le ciblage communautaire du RNU, tel qu’il est mis en œuvre actuellement, permet -il de réduire les erreurs d’inclusion et d’exclusion au niveau du RNU ? - Les processus de ciblage communautaire du RNU définit dans le manuel sont-ils appliqués ? Sont-ils adaptés pour réduire les erreurs d’inclusion et d’exclusion ? B. RESUME DES RECOMMANDATIONS LISTE RECAPITULATIVE DES RECOMMANDATIONS POUR LA MISE A JOUR DANS LES REGIONS SUIVANTES Recommandations liées à la communication globale 1. Rédiger une lettre type d’information et de sensibilisation au processus de mise à jour et d’extension du RNU à destination d es maires, qui peut être envoyée à ceux-ci par l’OS. S’assurer que cette note arrive aux maires via la voie hiérarchique mais également par la voie du superviseur. 2. S’assurer de l’organisation d’un CRD impliquant les autorités administratives (gouverneur, préfets et sous -préfets), les maires ou leur représentant, les services techniques déconcentrés. Préparer et partager un document succinct présentant le RNU et le processus de mise à jour et d’extension de celui-ci, afin que les préfets et sous-préfets puissent ensuite l’exploiter au niveau des CDD. 3. Préparer et partager avec les divers acteurs un document présentant le RNU et ses objectifs. 1 Recommandations à prendre en compte lors de la formation 4. Organiser la formation pour le gestionnaire et les superviseurs indépendamment à celle des sessions d’information aux autorités. 5. Minimiser le laps de temps entre la formation du gestionnaire et des superviseurs et celle des relais communautaires. 6. Développer un document reprenant les questions fréquentes pouvant surgir sur le terrain durant le déroulement du processus et les réponses à apporter. 7. Développer un document précisant les responsabilités des relais communautaires, afin que ceux-ci puissent s’y référer en cas de doute. Partager ce document avec les superviseurs lors de leur formation et s’assurer que ceux-ci le transmettent à leurs relais communautaires. 8. Mettre à disposition les documents de formation en version papier (kits de formation) aux divers participants aux formations. 9. Scinder la formation des superviseurs, des gestionnaires et des coordinateurs régionaux en deux parties : (1) description du processus et des responsabilités de chaque acteur, (2) formation des superviseurs à la formation qu’ils devront donner aux relais communautaires. 10. Insister dans les formations des superviseurs et des relais sur : • L’efficacité de procéder à une comparaison entre ménages pour prioriser les plus pauvres et d’utiliser la question suivante : « Est- ce que ce ménage est vraiment plus pauvre que cet autre ménage ?». • Le fait que toutes les informations demandées sur les ménages doivent être renseignées. Préciser qu’il n’est néanmoins pas nécessaire que le ménage ait une carte d’identité nationale. • La pertinence des assemblées communautaires et la nécessité que les populations soient bien représentées, comprennent cette étape et aient une présence participative. • Faire des études de cas en présentant des fiches RNU bien remplies et mal remplies pour illustration. 11. Établir un document précisant pour chaque document établi durant le processus, à quel niveau il doit être centralisé, comment et par qui l’information doit être enregistrée dans le SIG. Les divers documents sont les suivants : PV et liste de présence de la réunion du comité communal attribuant les quotas, liste des ménages revue, liste de présence des comités de ciblage villageois/quartiers, et autres documents qui pourraient être créés dans les activités de mises à jour et d’extension à venir suite aux recommandations faites dans ce document. 12. Le RNU doit identifier les divers types d’erreurs dans les listes extraites et définir pour chaque type, la façon de procéder pour les corriger en respectant les quotas. Lors de la formation des opérateurs sociaux, ces différents cas de figure et les procédures pour les corriger doivent être présentés au gestionnaire de l’OS et au coordinateur régional de la DGPSN. 13. La formation des comités communaux peut se tenir le même jour que leur session de travail d’allocation des quotas par village/quartier. 14. Spécifier plus précisément en quoi consistent les tâches du comité communal : • Répartir les quotas communaux mais également s’assurer que la liste des villages est complète, que les hameaux sont bien rattachés à un village, qu’il n’existe pas de doublon entre les villages pouvant avoir deux noms différents, etc. • Une fois les listes établies, le comité communal a un rôle de vérification de la qualité des listes et de validation des quotas, en expliquer les raisons. Recommandations pour augmenter la transparence et la contribution des acteurs aux diverses étapes du processus 15. Prévoir que le coordonnateur régional de la DGPSN partage le calendrier de la tenue des comités communaux avec les autorités administratives afin que celles-ci ou un représentant d’un service technique déconcentré puissent y participer si elles le souhaitent. Recommandations spécifiques aux listes du RNU 16. Il est primordial qu’une procédure relative à l’ajout et à la surpression de villages et quartiers dans le RNU soit définie. Le RNU se base sur les codes officiels des villages et quartiers reconnus par l’ANSD. Il est important, si diverses institutions veulent utiliser le RNU que celui-ci continue à se baser sur des données géographiques officielles. Ainsi le RNU et l’ANSD doivent définir une procédure pour que les mises à jour adéquates soient faites de façon continue en accord avec le Ministère de l’Intérieur qui valide habituellement ces données. La procédure à suivre lors de la mise à jour et l’extension du RNU doit également être définie dans l’attente de la validation et de l’attribution d’un code par l’ANSD. Il est ainsi suggéré que si un village ou un quartier doit être rajouté, dans l’attente de codification, ce village ou quartier (et donc les ménages identifiés) soit rattaché à un village ou quartier existant voisin. Les ménages devront cependant être clairement différenciés afin de pouvoir ensuite être rattachés au nouveau village ou quartier créé. 17. Il est préférable que les listes des ménages du RNU soient extraites après le travail du comité communal afin que l’extraction tienne en considération les remarques faites lors de la réunion à propos des villages doublons, inexistants, classés dans une mauvaise commune, etc. 18. Les ménages extraits du RNU doivent être classés par ordre alphabétique dans les listes exploitées au niveau de chaque village/quartier. Afin de faciliter le travail des agents de saisie et de maximiser la qualité des données saisies, cet ordre doit être identique dans le SIG. 19. Rajouter en haut de l’outil partagé avec les relais communautaires pour la révision et l’extension des listes, le quota de revalidation et le quota d’extension du village/quartier. 20. Rajouter sur l’outil partagé avec les relais communautaires pour la révision et l’extension des listes, une colonne à droite proposant les diverses raisons de non revalidation du ménage (absent du village, doublon, non pauvre). Rajouter une zone de signature pour le comité communal sur les listes de ménages. 2 21. Pour améliorer la qualité des listes, au lieu de mettre des cases à cocher pour la revalidation des ménages, il serait plus pertinent de proposer des choix de réponses fermées (OUI – NON) pour le comité de ciblage et pour l’assemblée de telle sorte que le relais entoure la bonne réponse. Ce qui permettra d’avoir moins de surcharge dans les documents à remplir et de bien déterminer le choix opéré. 22. Établir une liste de présence lors de l’assemblée communautaire. 23. Etablir un mécanisme de suivi au niveau du superviseur et du coordinateur régional pour s’assurer que toutes les assemblées v illageoises ont bien eu lieu et ont eu lieu dans de bonnes conditions (bonne mobilisation, compréhension des objectifs) afin de réduire le nombre de villages où aucun changement n’est apporté à la liste RNU 2017 par le comité de ciblage ou l’assemblée. La liste de présence à l’assemblée combinée à une fiche de suivi de l’activité de revalidation. . Recommandations liées à la vérification des données 24. Afin d’améliorer le suivi du processus au niveau villageois choisir une des deux options suivantes : • Etablir un format de PV de processus pour chaque village à compléter par chaque relais communautaire (ex : Kaffrine). Ce PV comprend la liste de présence des membres du comité de ciblage et de l’assemblée communautaire, ainsi que les détails sur la mise à jour des listes ménages n’existant pas, ménages non pauvres, ménages doublons, etc). • Rajouter sur l’outil partagé avec les relais communautaires pour la révision et l’extension des listes, une colonne à droite proposant les diverses raisons de non revalidation du ménage (absent du village, doublon, non pauvre). Établir une liste de présence du comité de ciblage et de l’assemblée communautaire. 25. S’assurer que les relais communautaires et les comités villageois/quartier vérifient la lisibilité des divers documents et le fait qu’ils soient remplis correctement. 26. Etablir une fiche de suivi par commune ou superviseur, reprenant pour chaque village/quartier, le nombre de ménages inscrits dans le RNU, le nombre de ménages revalidés, le nombre de ménages remplacés, et le nombre de ménages pour le quota d’extension (ex : Tambacounda). 27. Mettre en place un comité de contrôle et de vérification des données saisies dans le SIG RNU. Ce comité sera composé du coordinateur de la DGPSN et du gestionnaire de l’OS. Ce comité sera chargé de reprendre un certain pourcentage des villages saisis dans le SIG par commune et de vérifier la cohérence avec les listes de ménages. Cette étape est centrale pour limiter au maximum les erreurs liées à la saisie (orthographe, inclusion, exclusion, omission, doublons, etc.). Autres recommandations non spécifiques au processus de mise à jour validation et d’extension du RNU 28. Améliorer la connaissance du RNU : continuer les séances de sensibilisation sur le RNU, utiliser les radios communautaires pour présenter le RNU, développer des dépliants et autres outils de communication. 29. Choisir un terme wolof pour désigner le RNU afin d’encourager l’utilisation d’une dénomination commune. Par exemple : teeré ndimbël (livre d’aide, livre social), teeré wey ñak yi, teeré newdi dole yi (livre des pauvres). 30. Revoir les conditions de travail des opérateurs sociaux. C. OBJECTIFS ET METHODOLOGIE DE L’EVALUATION QUALITATIVE Objectifs L’évaluation qualitative visait à : 1. Évaluer le niveau de respect des processus de ciblage définis dans le manuel de procédures opérationnel du RNU. 2. Évaluer l’appropriation du processus par les divers acteurs impliqués. Méthodologie L’évaluation qualitative a été menée au mois de mars 2018 par deux consultants de la Banque Mondiale (Ousseynou Ndaw Sène et Nuria Branders) avec l’appui des coordinateurs régionaux de la DGPSN des régions de Tambacounda, Kaffrine et Kaolack 1. Elle s’est composée de deux volets : 1. Une revue documentaire : Les listes de ménages et les PV rédigés dans le cadre des activités de ciblage ont été analysés afin d’évaluer la qualité du travail effectué et le respect des procédures par les divers acteurs (comités de ciblage de quartier/village, les comités communaux, les Préfets/Sous-préfets, l’antenne régional de la DGPSN, les opérateurs de collecte et de saisie, les opérateurs sociaux). 2. Des entretiens et focus groupes sur le terrain : Plusieurs entretiens semi-structurés et focus groupes ont été menés avec différents acteurs afin de comprendre le niveau d’appropriation du RNU et le respect des processus définis dans le manuel lors de leur mise en œuvre. Tambacounda Kaffrine Kaolack Adjointe au développement du Gouverneur Gouverneur de Kaffrine Adjointe au développement du Gouverneur de Tambacounda Comité communal de Kaffrine de Kaolack Préfet de Tambacounda Comité de ciblage du quartier de Préfet de Kaolack Comité de ciblage du quartier de Sare Issa Diamaguene Centre Comité communal de Kaolack 1La région de Matam a été identifiée pour une réponse alimentaire, dont le ciblage se basait sur le RNU, durant le mois de février. De ce fait afin d’éviter la surcharge des acteurs et les confusions entre cette activité et l’activité de mise à jour et d’extension du RNU, il a été déc idé de ne pas couvrir la région de Matam. 3 Sous-préfet et adjoint au sous-préfet de Comité de ciblage du village de Keur Comité de ciblage du quartier de Léona Koussanar Birane Escale Comité communal de Koussanar Communauté du village de Keur Birane Communauté du quartier de Léona Escale Comité de ciblage du village de Koussanar Préfet de Kaffrine Comité de ciblage du village de Battara Socé Gestionnaire de l’opérateur social (ONG Kaba Communauté du village de Koussanar Socé Concept) Communauté du village de Battara Kaba Gestionnaire de l’opérateur social (ONG La Superviseurs et relais communautaires Gestionnaire de l’opérateur social (ONG Lumière) Coordinateur régional de la DGPSN Aprofes) Relais communautaires Superviseurs et relais communautaires Agents de saisie Coordinateur régional de la DGPSN Coordinateur régional de la DGPSN D. OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS SUR LES ETAPES DU PROCESSUS Les étapes présentées ci-dessous se basent sur les étapes présentées dans le manuel de procédures du RNU et sur celles présentées dans les documents de la formation des opérateurs sociaux (gestionnaires et superviseurs). Ces étapes sont présentées différemment dans les deux documents mais les activités détaillées sont identiques. 1. Envoi des courriers aux autorités administratives Procédure définie Les autorités administratives et locales sont informées et sensibilisées sur les objectifs de la mise à jour et l’extension d u RNU, leur participation au ciblage communautaire et la nécessité d’assurer la fonctionnalité des comités de ciblage communaux et de quartier/village. Cette étape est sous la responsabilité de la Division de Ciblage Communautaire du RNU, avec l'aide des autorités administratives, des coordonnateurs régionaux de la DGPSN et de l’OS. Observations Les gouverneurs sont informés du processus de mise à jour et d’extension du RNU par un courrier de la DGPSN qu’ils transmettent ensuite aux préfets et sous-préfets. Le processus par lequel les maires sont informés n’est pas automatique ni harmonisé : soit les préfets et sous-préfets transmettent l’information aux maires, soit l’OS les informe par un courrier. La présentation des processus de mise à jour du RNU lors d’un CRD n’est pas automatique : un CRD s’est tenu à Tambacounda mais pas à Kaolack, et il a été regroupé à la formation à Kaffrine. Les gouverneurs, préfets et sous-préfets encouragent la tenue d’un CRD et idéalement de CDD afin que les services déconcentrés soient informés de l’initiative. La présentation du processus de mise à jour et d’extensio n du RNU pourrait être rajoutée à l’agenda du CRD mensuel. L’information partagée lors d’un CRD ou de la formation, a permis aux préfets, aux sous -préfets et aux services déconcentrés de mieux comprendre le RNU. La plupart conçoivent maintenant le RNU comme une base de données pouvant être utilisée par tous les programmes/secteurs/partenaires. Les gouverneurs saluent la nouvelle méthodologie, impliquant plus les communautés qui semblent adhérer aux nouvelles procédures. Les préfets et sous-préfets, jouant auparavant un plus grand rôle dans le processus et percevant des moyens financiers, se plaignent parfois du manque de communication et de leur manque d’implication dans le processus. Cependant, ils soulignent qu’ils ne pourraient pas s’impliquer davantage sans ressources. Certains préfets et sous-préfets craignent que les élus locaux ne distribuent pas les quotas de façon juste et modifient les listes mais soulignent le fait qu’ils n’ont pas reçu de réclamations majeures des populations depuis la mise à jour. D’au tres préfets et sous- préfets saluent la nouvelle méthodologie pour sa transparence et l’implication des mairies et des communautés. Il est important que les gouverneurs, préfets, sous-préfets et maires s’approprient le processus afin de veiller au respect des procédures définies. En effet, l’appui du gouverneur de Kaffrine a été essentiel lorsqu’un préfet n’a pas voulu signer la liste des quotas. L’appu i des préfets a également été utile lorsque des maires ont exprimé leur réticence face à l’organisation d’assemblée générale communautaire. Recommandations a. Rédiger une lettre type d’information et de sensibilisation au processus de mise à jour et d’extension du RNU à destination d es maires, qui peut être envoyée à ceux-ci par l’OS. b. S’assurer de l’organisation d’un CRD impliquant les autorités administratives (gouverneur, préfets et sous-préfets), les maires ou leur représentant, les services techniques déconcentrés. Préparer et partager un document succinct présentant le RNU et le processus de mise à jour et d’extension de celui-ci, afin que les préfets et sous-préfets puissent ensuite l’exploiter au niveau des CDD. c. Prévoir que le coordonnateur régional de la DGPSN partage le calendrier de la tenue des comités communaux avec les autorités administratives afin que celles-ci ou un représentant d’un service technique déconcentré puissent y participer si elles le souhaitent. 2. Réactivation des comités de ciblage Procédure définie L’autorité administrative (préfets et sous-préfets) réactualise les comités communaux et les comités de ciblage de quartier/village selon qu’ils fonctionnent ou pas. 4 Observations Les autorités administratives soutiennent qu’il n’est pas nécessaire que les comités communaux soient revalidés car ils sont créés par arrêté. Cependant, le comité est réactualisé si certains membres ont changé. Recommandations Cette étape ne semble pas fondamentale au bon déroulement du processus. Les préfets et sous-préfets sont amenés à valider les procès- verbaux des comités communaux et les listes revues, la plupart du temps accompagnés de la liste de présence des membres. Il faut néanmoins s’assurer que les listes de présence soient disponibles et partagées avec les autorités par le superviseur de l’OS après la tenue des réunions. 3. Formation des gestionnaires et superviseurs puis formation des relais communautaires Procédure définie Le gestionnaire et les superviseurs de l’opérateur social (OS) sont convoqués par région à des ateliers de formation sur leur s missions, les résultats attendus et la méthodologie de travail. La formation par l’équipe du RNU de la Division de Ciblage Commun autaire se tient sur une demi-journée. Chaque superviseur forme ensuite ses relais suivant un calendrier préétabli. Le gestionnaire de l'OS et le coordinateur régional de la DGPSN sont chargés du suivi. Observations Les gestionnaires, les superviseurs et les relais communautaires se sont très bien appropriés le processus qu’ils maîtrisent. Les superviseurs ont trouvé la formation complète. Une présentation PowerPoint a été utilisée lors des formations des superviseurs et partagée en version numérique. Les superviseurs apprécieraient également de recevoir des documents en version papier. Le lapse de temps entre les formations des superviseurs et des relais communautaires peut être long (1 mois –Tambacounda, Kaffrine). Le gestionnaire de l’OS et le coordinateur régional de la DGPSN ont organisé une session de révision avec les superviseurs juste avant la formation des relais communautaires à Tambacounda et à Kaffrine. Le gestionnaire de l’OS de Tambacounda a rédigé un aide-mémoire résumant les responsabilités de chacun et un document reprenant des questions fréquentes et leurs réponses. À Kaffrine, la formation s’est tenue sous forme de mini-CRD auquel l’adjoint au développement du gouverneur et les trois préfets de la région étaient invités ainsi que le président de l’association des maires, l’action sociale, le développement communautaire et le CS A. Cette configuration a gêné les superviseurs de l’OS qui ne se sont pas sentis aussi libres d’intervenir. De plus le niveau de compréhension du RNU était nettement plus faible chez les participants extérieurs à l’OS. Les superviseurs ont chacun formé leurs relais en les regroupant dans un village central. La formation se fait juste avant le travail de terrain, dès que les listes extraites du RNU sont disponibles. Les relais communautaires ont trouvé la formation suffisante et apprécieraient de recevoir une description de leurs tâches en version papier afin de pouvoir s’y référer si besoin. Les profils des superviseurs et des relais semblent correspondre aux nécessités. Le fait que certains superviseurs soient parfois des conseillers municipaux, ne semble pas biaiser le processus et peut au contraire le faciliter. En effet, ceci renforce la confiance des comités communaux dans le processus au niveau quartier/village. Les relais rencontrés sont proches de la population, dynamiques et orientent les diverses discussions lors du processus. Ils sont parfois identifiés par les superviseurs et le délégué de quartier, ce qui semble ne pas affecter la transparence du processus mais participer à l’harmonie des relations (Kaffrine). Le fait que les relais soient souvent impliqués sur divers projets ne semble pas biaiser la transparence du processus. Recommandations a. Organiser la formation pour le gestionnaire et les superviseurs sans la regrouper à l’information d’autres acteurs. b. Mettre à disposition du gestionnaire et des superviseurs, les documents de formation en version papier. c. Développer un document précisant les responsabilités des relais communautaires, afin que ceux-ci puissent s’y référer en cas de doute. d. Développer un document reprenant les questions fréquentes et réponses à apporter. e. Minimiser le laps de temps entre la formation du gestionnaire, des superviseurs et celle des relais communautaires et le début des activités sur le terrain. 4. Formation des comités communaux et des comités de ciblage villageois/quartier sur le processus de mise à jour et d’extension du RNU Procédure définie Les superviseurs sont chargés de former les comités communaux sur le processus de mise à jour et d’extension du RNU. Les relais communautaires sont chargés de former les comités de ciblage villageois/quartiers sur le processus. À l’issue de la formation, les superviseurs/relais doivent, avec les comités, convenir d’une date pour les réunions de redistribution des quotas, de mise à jour des listes et de restitution en l’assemblée communautaire. 5 Observations Généralement, les superviseurs approchent les maires et leur expliquent le processus. Cette étape peut être perçue comme la réactivation du comité communal. Ils leur demandent alors de fixer une date et de convoquer une réunion du comité communal. C’est alors que le comité communal est formé à la procédure, juste avant de procéder à la répartition des quotas. De même les relais communautaires approchent les chefs de village et leur expliquent le processus. Ils leur demandent alors de fixer une date et de convoquer une réunion du comité de ciblage villageois/quartier, en spécifiant la nécessité que celui-ci soit représentatif de la communauté. C’est alors que le comité est formé à la procédure, juste avant de procéder à la révision et à l’extension des listes. Dans la région de Kaolack, les formations ont été faites en amont comme stipulé, comme une étape à part entière. Recommandations a. Il ne semble pas primordial de former les comités communaux et de ciblage lors d’une réunion spécifique se tenant avant la ré union de travail. Étant donné le peu de moyens attribués pour les déplacements des relais communautaires et des superviseurs et la difficulté de rassembler les divers membres des comités, la tenue des formations le même jour que les sessions de travail pourrait être une bonne option. Les deux options sont donc bonnes et l’une ou l’autre sera choisie en fonction des facilités d’organisation. b. Le superviseur devrait partager les dates des réunions de répartition des quotas par les comités communaux avec les autorités administratives afin que celles-ci ou un représentant des services techniques déconcentrés puissent y participer si elles le souhaitent. c. Le superviseur devrait partager les dates de réunion des comités de ciblage villageois/quartier et des assemblées communautaires avec le comité communal afin que l’un de ses membres puisse y participer s’il le souhaite. 5. Envoi des listes désagrégées par quartier/village extraites du SIG du RNU et répartition des quotas par quartier et village Procédure définie Le RNU communique les quotas à revalider et d’extension pour chaque commune au gouverneur, qui ensuite les transmet aux préfe ts et sous- préfet, eux-mêmes chargés de les transmettre aux maires. Le coordinateur régional, recevant également les quotas et les listes par le RNU, les partage avec l’OS. Le maire, appuyé par le superviseur de l’OS, convoque un comité communal. Le travail attendu et les responsabilités de chacun sont expliqués par le superviseur. La session se base sur un outil précisant le nom de chaque village/quartier, les quotas actuels pour chacun et le quota communal pour l’extension. Le comité communal doit ensuite diviser le quota de l'extension entre les différents quartiers et villages. Après vérification par le superviseur que le total des quotas par quartiers/villages est équivalent au quota octroyé, celui-ci s’assure de faire signer la liste de présence des membres du comité communal et le procès-verbal de la réunion par le comité communal, puis par le sous- préfet et le coordinateur régional. Les documents sont ensuite scannés et envoyés à la DGPSN par le coordinateur régional. Observations Les listes de villages par commune extraite du RNU ont posé divers problèmes : certains villages paraissaient deux fois sous différents noms, certains villages manquaient, certains villages étaient enregistrés dans une mauvaise commune, certains villages inhabités étaient listés, certaines listes reprenaient des hameaux non-officiels, etc. Les comités communaux ont mis à jour les listes entre autre en rattachant les hameaux non- officiels à leur village, en rajoutant des nouveaux villages ou quartiers officiels. Ces difficultés, qui ont engendré beaucoup de nécessités de clarification entre acteurs (OS, DGPSN, SIG RNU, maires, préfets, etc.) ont alourdi la procédure et allongé sa durée. La transmission des quotas par les sous-préfets aux maires peut prendre du temps. Les coordinateurs régionaux suivant la situation ont pu s’assurer que le processus ne soit pas freiné trop longtemps. La situation de Kaolack a mis du temps à être débloquée mais s’est arrangée. Les comités communaux ont apprécié les formations données par le superviseur. Cela leur a permis de mieux comprendre les objectifs du RNU et de le distinguer du PNBSF. Dans la ville de Kaolack, les superviseurs ont formé divers comités communaux en même temps, avant les sessions de répartition des quotas. Les comités communaux sont composés de personnes connaissant bien les villages/quartiers (chefs religieux, maire et conseillers techniques, représentant de l’action sociale, représentant de la jeunesse, représentant de la société civile, président du centre santé, représentante des groupements des femmes, etc.). Les comités communaux invitent d’autres personnes ressources comme les représentants de quartiers. Un maire de Kaolack a convié tous les chefs de villages à la réunion. Les quotas sont répartis suivant les critères démographiques et de pauvreté sur la base de l’accès aux infrastructures, les caractéristiques des habitations, la survenue d’inondations annuelles (Kaffrine). Il a été observé qu’un comité communal donnait de l’importance a u fait que les villages/quartiers payaient ou pas leurs impôts lors de la répartition des quotas. Les superviseurs rencontrés à Kaolack ont exprimé que cela n’avait pas été le cas dans leur zone car ils avaient bien expliqué aux membres du comité que cela ne devait p as être un critère. Les comités éprouvent plus de difficultés dans la répartition lorsque le quota est faible pour un nombre de quartiers/villages élevé. La dynamique adoptée lors des réunions du comité semble participative, chaque membre s’exprime à son tour, sous la facilitation du superviseur de l’OS. Les quotas sont ainsi attribués par consensus. Le procès-verbal des réunions, reprend la liste des villages/quartiers et les quotas revalidés, d’extension et totaux attribués à chacun. La l iste de présence de la réunion est jointe au procès-verbal. Le format des outils est apprécié et clair. 6 Ni les gouverneurs, ni les préfets/sous-préfets, ni l’opérateur social, ni le coordinateur régional de la DGPSN n’ont reçu de plaintes concernant la répartition des quotas. Certains comités communaux souhaiteraient être informés des dates de réunion des comités de ciblage villageois/quartiers et des assemblées communautaires afin d’y participer si elles le souhaitent. Cependant, ceci pourrait ajouter une dimension politique pouvant ajouter un biais à la sélection des ménages. Recommandations a. Développer et partager avec les membres du comité communal un document présentant le RNU et ses objectifs. Avant la formation donnée par les superviseurs, il semblerait que la compréhension du RNU soit encore faible. Des supports visuels (ex : dépliants) permettraient à chacun de mieux s’approprier le RNU. b. Lors de la formation, spécifier à l’opérateur social que le travail du comité communal consiste aussi à s’assurer que la list e des villages est complète, que les hameaux sont bien rattachés à un village, qu’il n’existe pas de doublon entre les villages pouvant avoir deux noms différents, etc. c. Il est primordial qu’une procédure relative à l’ajout et à la surpression de villages et quartiers dans le RNU soit définie. Le RNU se base sur les codes officiels des villages et quartiers reconnus par l’ANSD. Il est important, si diverses institutions veulent utiliser le RNU que celui-ci continue à se baser sur des données géographiques officielles. Ainsi le RNU et l’ANSD doivent définir une procédure pour que les mises à jour adéquates soient faites de façon continue en accord avec le Ministère de l’Intérieur qui valide habituellement ces données. La procédure à suivre lors de la mise à jour et l’extension du RNU doit également être définie da ns l’attente de la validation et de l’attribution d’un code par l’ANSD. Il est ainsi suggéré que si un village ou un quartier doit être rajouté, dans l’attente de codification, ce village ou quartier (et donc les ménages identifiés) soit rattaché à un village ou quartie r existant voisin. Les ménages devront cependant être clairement différenciés afin de pouvoir ensuite être rattaché au nouveau village ou quartier créé. d. Il est préférable que les listes des ménages du RNU ne soient pas encore extraites en début de ce processus mais à la fin afin que l’extraction tienne en considération les remarques faites lors du comité communal à propos des villages doublons, inexistants , classés dans une mauvaise commune, etc. e. Faire valider au comité communal une liste des quartiers et villages avant l’extraction des listes de ménages. 6. Envoi des listes imprimées à certifier et du quota de l’extension au comité de ciblage villageois/quartier correspondant et réunion de certification et d’extension des listes extraites du RNU par le comité de quartier/village ainsi que la pré-sélection de nouveaux ménages sur la base des quotas de l’extension Procédure définie L’OS fait imprimer les listes des ménages et remet à chaque relais celles correspondantes aux villages/quartiers qu’il couvre. Le relais facilite la tenue de la réunion en rappelant la démarche, en aidant à renseigner le tableau des critères, valider les ménages retenus, remplacer les ménages non validés de la liste extraite, remplir la liste des ménages identifiés pour l’extension, rédiger le PV de réunion. Observations Le RNU et le PNBSF sont encore associés par les populations et les amalgames sont courants. Le termes RNU est souvent méconnu et les termes utilisés en langues locales peuvent avoir les significations suivantes : Cahier, grenier, canari où sont enregistrés les ménages pauvres. Les listes extraites du RNU n’étaient pas complètes. Certains bénéficiaires du PNBSF n’y étaient pas repris. Le problème est dû au fait qu’un grand nombre de ménage n’est plus lié à un village depuis l’harmonisation des codes géographiques du RNU. Et aussi que certains bénéficiaires du PNBSF sont détenteurs de la carte d’égalité des chances et donc pas dans le RNU. Ainsi les opérateurs sociaux et coordinateurs régionaux ont retrouvé les villages de certains de ces ménages, en comparant la liste extraite du RNU à la liste initiale avant harmonisation. Une fois ces ménages rajoutés dans la liste de leur village, cela a conduit à des cas où le quota de revalidation était moins élevé que le nombre total de ménages dans la liste. Beaucoup de mises à jour apportées au PNBSF (ou dans le cadre du projet pilote à Kaffrine) n’ont pas été intégré es dans les listes extraites du RNU. Les listes extraites seraient plus exploitables si les ménages étaient classés par ordre alphabétique. Lors de la réunion, le relais communautaire rappelle le processus au membre du comité. Le relais communautaire joue un rôle de facilitateur durant toute la réunion. Il oriente les discussions mais se doit d’être neutre par rapport au choix des ménages. La relation entre les relais communautaires et les comités semble harmonieuse. Dans les cas de villages/quartiers où les chefs sont reconnus comme ayant beaucoup de pouvoir et sont peu contredits, le gestionnaire de l’opérateur social confie l’activité à un superviseur ou à un relais commu nautaire d’une zone différente. Les comités de ciblages villageois/quartiers sont représentatifs de la population. Ils sont composés des chefs de villages/qu artiers, d’un représentant de la santé, d’un représentant des jeunes, d’une représentante des associations des femmes, du chef reli gieux, de notables, etc. Les chefs des hameaux rattachés sont également conviés à la réunion. Dans les grands quartiers urbains, des représentants des sous-quartiers sont également invités. Ainsi, les membres des comités de ciblage semblent bien connaître les ménages de leur zone. Dans le cas de villages très petits, il n’est pas possible que le comité compte le minimum prérequis de 5 membres. Les comités ne voient pas d’inconvénients à ce qu’un membre du comité communal participe à la réunion. Les comités de ciblage villageois/quartiers ne savent pas sur quels critères leur ont été attribués les quotas. C’est une des raisons pour lesquelles ces comités de ciblage villageois/quartiers trouvent que même avec l’augmentation des quotas, tous les ménages pauvres ne sont pas pris en compte dans le RNU. 7 Le processus de revalidation et d’extension des listes a été généralement bien compris par le comité. Il est arrivé que des comités soient réfractaires à la tenue d’assemblées villageoise/quartier au départ mais l’opérateur social a su les convaincre de l’importance de cette étape du processus. Sur Kaolack, suite à une première expérience positive dans un village dont le chef était plus ouvert, les autres chefs de villages ont adopté la tenue de l’assemblée communautaire. Une fois l’assemblée villageoise/quartier tenue, les comités et chefs de village/quartier ont reconnu la valeur ajoutée de celle-ci et soulignent apprécier de ne plus recevoir des réclamations comme auparavant. La revalidation des listes a permis d’identifier les ménages absents du village, les doublons et les ménages moins pauvres. Les membres du comité ont rapidement enlevé leur ménage des listes s’ils ne se considéraient pas comme les plus vulnérables ou les doublons liés à leurs ménages. L’implication dans l’exercice d’un comité de ciblage et non pas d’une seule personne (chef de village), ainsi que la perspective de l’assemblée communautaire, a permis d’encourager la transparence du processus. Les comités semblent avoir réellement pris con science de la nécessité d’identifier les ménages les plus pauvres. La revalidation des ménages s’est faite au cas par cas. Les discussions, cadrées par le relais communautaire aboutissaient à une décision unanime du comité. Les critères de pauvreté retenus étaient le nombre de repas par jour, le nombre de personnes en âge et en condition de travailler dans le ménage, le nombre d’enfants non scolarisés, la production agricole et la possession d’actifs productifs, le niveau de revenu, les conditions de l’habitation, etc. Les membres du comité semblent bien maîtriser les divers critères. Certains membres du comité, informés de la tenue de la réunion et de ses objectifs, préparent en amont une liste de ménages à proposer. Les chefs religieux, recevant beaucoup de visites des ménages les plus pauvres, semblent être une bonne source d’information. Les représentants des jeunes s’autorisent plus facilement à être critiques par rapport aux listes initiales. Une question phare utilisée par les relais communautaires et permettant de minimiser les erreurs d’inclusion tout en évitant d’encourager les délations semble être : « Est-ce que ce ménage est vraiment plus pauvre que cet autre ménage ?». Le tableau présenté dans le manuel du RNU, renseignant pour chaque ménage présélectionné les capacités du ménage à satisfaire ses besoins alimentaires et ses autres besoins en période de soudure et tout au long de l’année, n’est pas utilisé. Les comités de ciblage villageois/quartiers ne voient aucun inconvénient à ce qu’un membre du comité communal participe à leur réunion. Recommandations a. Améliorer le processus d’extraction des listes. Le RNU doit identifier les divers types d’erreurs dans les listes extraites et définir pour chaque type, la façon de procéder pour les corriger en respectant les quotas. Lors de la formation des opérateurs sociaux, ces différents cas de figure et les procédures pour les corriger doivent être présentés au gestionnaire de l’OS et au coordinateur régional de la DGPSN. b. Lors de la formation des opérateurs sociaux, insister sur l’efficacité de procéder à une comparaison entre ménages pour prior iser les plus pauvres et d’utiliser la question suivante : « Est-ce que ce ménage est vraiment plus pauvre que cet autre ménage ?». c. Rajouter en haut de l’outil partagé avec les relais communautaires pour la révision et l’extension des listes, le quota de re validation et le quota d’extension du village. 7. Assemblée villageoise de restitution des résultats de la revalidation et de l’extension du RNU Procédure définie Le relais communautaire facilite la tenue de la réunion en rappelant la démarche, en aidant à renseigner le tableau des critères, valider les ménages retenus, remplacer les ménages non validés de la liste extraite, remplir la liste des ménages identifiés pour l’extension , rédiger le PV de réunion. Observations Globalement, les communautés confondent le RNU et le PNBSF malgré les activités de revalidation et d’extension des listes. C’est pourquoi des ménages déjà dans le RNU lors des précédentes générations se proposent à nouveau pour « augmenter leur chance » de faire partie du PNBSF. Certaines communautés espèrent que le fait qu’il existe le RNU, diminue le nombre d’enquêtes ménages faites dans leur village/quartier. Les assemblées communautaires sont annoncées par les relais communautaires, les chefs de village/quartier, les membres du comité de ciblage, les mosquées, lors d’autres réunions villageoises, les radios communautaires, par du porte à porte, etc. Dans la plupart des cas l’assemblée communautaire se tient le même jour que la réunion du comité de ciblage, surtout en milieu rural pour minimiser les déplacements du relais communautaire. Le taux de participation aux assemblées communautaires semble très élevé. Il est important de tenir compte du calendrier agricole et des périodes de travaux champêtres dans la planification des activités impliquant les communautés afin de s’assurer d’un taux de participation optimal. Lors de l’assemblée, le relais communautaire rappelle souvent ce qu’est le RNU et quels sont ses objectifs. Il explique ensui te le processus de la revalidation et de l’extension du RNU. La précision des critères de sélection des ménages est un aspect très important lors de la tenue de l’assemblée communautaire, nécessaire à la compréhension et au bon déroulement du processus. Le relais encourage la participation de l’assemblée afin d’assurer que celle-ci se sente libre de s’exprimer sur les propositions du comité de ciblage. La liste des ménages est revue ménage par ménage et ne se base pas uniquement sur les ménages retenus par le comité de ciblage. La colonne attribuée à la révision par l’assemblée communautaire est complétée. Les communautés apprécient beaucoup cette étape. Elles semblent dans la majorité des cas, se sentir libres de faire leurs commentaires. Néanmoins, le plus souvent, peu de changements sont apportés aux propositions du comité de ciblage. Les communautés considèrent que les comités de ciblage ont effectué un travail de qualité, sachant que le travail allait être revu lors d’une assemblée communautaire. La bonne compréhension des critères de sélection, a poussé certains ménages à se retirer d’eux -mêmes des listes, pour laisser la place à des ménages plus pauvres. Les ménages non revalidés lors de l’assemblée semblent accepter la décision et ne pas réclamer, car ils comprennent que ce ne sont pas les plus pauvres de la communauté. 8 Une fois les listes à jour et étendue, le comité appelle les ménages un à un afin de renseigner les informations demandées. Lors de la convocation à l’assemblée communautaire, il est demandé aux ménages de venir avec leur pièce d’identité. Certaines listes mises à disposition de l’équipe d’évaluation ne renseignaient pas les adresses de ceux-ci. Le PV de la réunion du comité de ciblage et de l’assemblée communautaire, est la liste des ménages complétés. Il n’existe pas de format de PV de réunion prédéfini et l’utilisation de PV de réunion n’a pas été mentionnée si ce n’est à Kaffrine. Le coordinateur régional de la DGPSN et le gestionnaire de l’OS de la région de Kaffrine, ont défini un format de PV de réunion reprenant la liste de présence des membr es du comité de ciblage, et précisant pour les activités se tenant au niveau de chaque village/quartier, les ménages n’existant pas, les ménages doublons identifiés, les ménages ne devant pas être revalidés. La région de Kaolack a établi une liste des personnes présentes lors de l’assemblée communautaire. Recommandations a. Améliorer la connaissance du RNU : continuer les séances de sensibilisation sur le RNU, utiliser la boîte à image sur le RNU lors de l’assemblée communautaire, utiliser les radios communautaires pour présenter le RNU. b. Choisir un terme wolof pour désigner le RNU afin d’encourager l’utilisation d’une dénomination commune. Par exemple teeré ndimbël (livre d’aide, livre social), teeré wey ñak yi, teeré newdi dole yi (livre d’espoir) c. Afin d’améliorer le suivi du processus au niveau villageois choisir une des deux options suivantes : - Etablir un format de PV de processus pour chaque village à compléter par chaque relais communautaire (ex : Kaffrine). Ce PV comprend la liste de présence des membres du comité villageois et de l’assemblée communau taire, ainsi que les détails sur la mise à jour des listes ménages n’existant pas, ménages non pauvres, ménages doublons, etc). - Rajouter sur l’outil partagé avec les relais communautaires pour la révision et l’extension des listes, une colonne à droite proposant les diverses raisons de non revalidation du ménage (absent du village, doublon, non pauvre). Établir une liste de présence du comité de ciblage et de l’assemblée communautaire. d. Insister auprès des relais communautaires pour que toutes les informations demandées sur les ménages soient renseignées. Préciser qu’il n’est néanmoins pas nécessaire que le ménage ait une carte d’identité nationale. 8. Envoi des listes de présence et des listes de ménages établies par les villages/quartiers au comité communal pour contrôle et vérification des listes et du quota Procédure définie Le relais communautaire donne la liste de présence, le PV de réunion et la liste des ménages au superviseur qui les transmet au comité communal. Le comité communal vérifie la conformité des quotas pour tous ses quartiers/villages et s’assure que les informations concernant les ménages sont correctement renseignées. Observations La présentation utilisée lors de la formation de l’opérateur social stipule l’existence de PV de réunion décrivant le processus au niveau de chaque village/quartier (comité de ciblage et assemblée communautaire). Ce PV n’a pas été mentionné sur le terrain. La plupart du temps, seul le maire ou son représentant se charge de vérifier que les quotas sont respectés, et non pas tout le comité communal. Le fait que toutes les informations concernant les ménages soient renseignées, ne semble pas être vérifié en priorité. Les comités communaux ont déploré le fait qu’il n’y ait pas d’espace prévu pour leur signature après vérification des listes. Certains comités communaux ne comprennent pas que leur rôle se limite à vérifier les listes (quotas et renseignement de toutes les informations nécessaires) et croient avoir un rôle de validation des listes, rôle qu’ils se plaignent de ne pas pouvoir assumer car ils ne connaissent pas tous les ménages. Les comités communaux n’ont que très rarement rencontré des listes dont les quotas n’étaient pas respectés ou les informations pas renseignées. L’opérateur social de Tambacounda a développé une fiche de suivi par commune récapitulant après le travail de terrain effectué pour chacun de ses villages/quartiers, le nombre de ménages inscrits dans le RNU, le nombre de ménages revalidés, le nombre de ménages remplacés et le quota d’extension. À cette étape, il est primordial de mettre en place un processus de vérification et de contrôle des listes avant leur signature par l’autorité administrative. L’analyse des listes de revalidation extension montre de nombreuses erreurs dans l’inscription des ménages : des listes raturées, des ménages mal inscrits, des relais qui annotent au lieu de cocher dans les cases, des confusions dans l’inscription (chef d e ménage, chef de concession, etc.), des ménages rajoutés à main levée sans ID, etc. Cette étape de vérification et de clarification des listes est essentielle pour réduire les erreurs d’inclusion de ménages dans le RNU. Recommandations a. Mieux préciser leur rôle aux comités communaux, comme un rôle de vérification et non de validation et en expliquer les raisons. b. Rajouter une zone de signature pour le comité communal sur les listes de ménages. c. Prévoir une fiche de suivi par commune ou par superviseur récapitulant le nombre de ménage revalidés, le nombre de ménages remplacés et le quota d’extension. 9 9. Remontée des listes au niveau de l’autorité administrative Procédure définie Les superviseurs sont chargés de remonter les listes de ménages à l’autorité administrative pour contrôle et validation. Observations L’étape de signature par les préfets/sous-préfets peut prendre du temps et doit être suivie de près par les superviseurs ou/le gestionnaire de l’opérateur social. 10. Centralisation des listes et saisie des informations Procédure définie Les listes sont centralisées au niveau du coordinateur régional de la DGPSN et mises à disposition à l’OS pour saisie. Observations Les superviseurs transmettent les listes des ménages validées par les autorités administratives au niveau de l’opérateur social pour saisie. Les quotas villages/quartiers sont enregistrés dans le SIG par le coordinateur régional de la DGPSN. Les données sont d’abord saisies directement dans le SIG sur la base du PV de répartition des quotas et ensuite, ces PV sont scannés et enregistrés dans le SIG pour permettre de vérifier la concordance des données et prévenir d’éventuelles erreurs de saisie. Les données sont enregistrées dans le SIG après le travail de répartition des quotas réalisé par le comité communal. Les données sont saisies dans le SIG par des opérateurs de saisies et certains superviseurs. La principale contrainte identifiée est la nécessité d’avoir une bonne connexion internet, lorsque cela n’est pas le cas la saisie peut être très ralentie. L’interface semble facile à utiliser. Recommandations a. La centralisation des listes et documents au niveau du coordinateur régional n’est pas essentielle au niveau défini du processus mais bien après saisie. Par contre, la coordination entre le gestionnaire de l’opérateur social et le coordinateur régional de la DGPSN est primordiale à ce stade afin de s’assurer de la bonne finalisation et documentation du processus. b. Établir un document précisant pour chaque document établi durant le processus, à quel niveau il doit être centralisé, comment et par qui l’information doit être enregistrée dans le SIG. Les divers documents sont les suivants : - PV et liste de présence de la réunion du comité communal attribuant les quotas - Liste des ménages revue - Liste de présence des comités de ciblage villageois/quartiers - Autres documents qui pourraient être créés dans les activités de mise à jour et d’extension à venir suite aux recommandations ci- dessus. E. ANALYSE DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS : LISTES DES MENAGES, PV DE REVALIDATION, FICHIERS EXTRAITS DU SIG Observations L’analyse documentaire consistait à vérifier les PV de revalidation de 28 villages et quartiers (choisi conformément à l’échantillon tiré pour l’enquête quantitative). L’objectif était de voir s’ils ont été remplis en respectant le protocole défini, de vérifier sa concordance avec les fichiers extraits du RNU, de répertorier les éventuelles erreurs notées dans ces documents. Il était question aussi de calculer le taux de changement dans les assemblées villageoises et la proportion de chaque groupe et chaque génération dans les listes de ménage. 1- Les PV de revalidation des ménages : Les PV de revalidation des ménages sont renseignés par les comités avec l’appui des relais qui cochent les ménages revalidés et laisse libre pour les ménages exclus. Cet exercice n’a pas été bien rempli dans toutes les fiches. Le principe de remplissage des fiches n’est pas compris par tous les relais. Dans le village de VELOR SERERE par exemple, au lieu de cocher dans les cases, le relais écrit dans la fiche "voir RNU", ce qui ne nous permet pas de savoir si le ménage est revalidé ou pas. Certaines fiches sont surchargées, raturées et ne permettent pas de discerner le choix opéré sur le ménage ou encore des problèmes de lisibilité notés. 2- La comparaison des PV de revalidation et le fichier électronique extrait du SIG RNU : Les fichiers des comités de ciblage et des assemblées villageoises de 28 villages ont été analysés et comparés au fichier électronique du SIG du RNU qui comprend la liste des ménages revalidés, exclus et nouvellement identifiés. Dans l’ensemble, les ménages revalidés ou nouvellement identifiés, et les ménages exclus ont bien été saisis dans le SIG. Même si, sur la base du tableau ci-dessous, on peut quand même noter quelques erreurs de ménages exclus par le comité, mais inclus dans le SIG et inversement liées pour une grande partie, à des fautes dans la saisie des données. 10 Il faut aussi noter des différences surprenantes entre les fichiers papiers et le fichier électronique. 8 villages sur 28, ont des ménages qui ont été validés ou exclus au niveau des fichiers papiers, mais qui n’apparaissent nulle part dans le fichier électronique. Une hypothèse expliquant ces différences pourrait être que la saisie des fichiers papiers n’étaient pas terminée au moment de l’extraction du fichier élec tronique. Il faut cependant que la DRNU vérifie et trouve l’explication à ce problème. Villages Ménages revalidés Nombre de ménages Nombre de ménages Pourcentage d’erreur. ou exclus des fiches recertifiés dans le PV e exclus dans le PV de Nombre d’erreur par mais non retrouvés validation mais exclus validation mais inclus village/total ménages dans les fichiers dans le fichier dans le fichier électroniques électronique électronique Saré Issa 1 0,4% Bokilothie 2 1 6% Diamaguène Centre 14 4,98% Escale 6 5,5% Keur Birane 1 2,86% Battara Kaba 2 1 11,11% HLM Sara 13 26,53% Koudom 1 3 28,57% Léona Escale 14 9,21% Médina Niassène 6 9,09% Velor Sérère 4 16,67% Les types d’erreur d’inclusion et d’exclusion qui ont pu être noté suite à l’analyse des documents administratifs : • Erreurs d’inclusion : des cas où des ménages sont exclus dans le PV mais revalidés dans la fiche du nouveau RNU : des cas où il y a plus de ménages revalidés dans le SIG qu’il y en a dans la liste (des ménages rajoutés) Exemples Tambacounda - Bokilothie - Moussa Gadjigo exclus de la liste mais revalidé dans le fichier nouveaux RNU Kaolack - Koudom - 2 ménages revalidés dans la liste mais 4 dans le fichier extrait du RNU. • Erreurs d’exclusion : des cas où des ménages sont revalidés dans la liste mais exclus dans le fichier extrait du RNU : des cas de ménages qui sont en même temps revalidés et exclus dans les fiches extraites du SIG Exemples Kaolack - Hlm Sara - Seynabou Mbaye dans la liste de revalidation mais pas dans le fichier des ménages revalidés Tambacounda - Bokilothie -Sadio Sané et Ousseynatou Diallo dans la liste revalidée mais inscrits dans la liste de ménages exclus De nombreuses erreurs de saisie ont été notées résultant des ménages revalidés deux fois dans le SIG (doublons) et des fautes d’orthographe, généralement sur le nom du chef de ménages. • Erreurs de saisie : plusieurs cas de doublons sont notés dans les listes : des informations qui ne correspondent pas au ménage (numéro de tél, CDM, CDC : des orthographes différentes pour un même chef de ménage Exemples : Tambacounda - Saré Saloum - Mamdaou Aliou dans la liste, Mamadou Aliou Ba dans le fichier RNU Tambacounda - Diboly Foulbé - Awa Ndaw/Awa Ndao ; Aïssata Sognane/Aïssata Sagnane ; Dieynaba Ndao/Dieznaba Ndao • Références ménages : le modèle utilisé pour attribuer les références aux nouveaux ménages est différent des modèles utilisés pour les générations antérieures. Il est nécessaire de les harmoniser pour limiter les confusions. Recommandations a. De petites améliorations devraient être apportées au format des listes de ménages à renseigner pour améliorer le remplissage des fiches par les comités et réduire les éventuelles erreurs de saisie. Par exemple, au lieu de mettre des cases à cocher pour la revalidation des ménages, il serait plus pertinent de proposer des choix de réponses fermées (OUI – NON) pour le comité de ciblage et pour l’assemblée de telle sorte que le relais entoure la bonne réponse. Ce qui permettra d’avoir moins de surcharge dans l es documents à remplir et de bien déterminer le choix opéré. b. L’analyse des listes de ménages et des fichiers extraits du SIG RNU montre qu’il est important de mettre en place un mécanism e de vérification des données recueillies et enregistrées dans le SIG. La vérification peut se faire à 2 niveaux : - Mettre en place un premier comité chargé de contrôler et de vérifier les listes des ménages. Il sera composé par le comité de ciblage villageoise/quartier, les relais communautaires et le superviseur du quartier/village. L’objectif attendu sera de reprendre les listes de ménages et vérifier au cas par cas si toutes les fiches sont bien lisibles et dûment remplies. Prévoir une liste vierge pour reprendre au propre les listes de ménages. Cette étape devrait se tenir idéalement après l’assemblée de villageoise, donc avant la validation par l’autorité administrative. - Mettre en place un comité de contrôle et de vérification des données saisies dans le SIG RNU. Ce comité sera composé du coordinateur régional de la DGPSN, du gestionnaire de l’OS et des superviseurs. Ce comité sera chargé de reprendre un échantillon des fichiers saisis dans le SIG et de vérifier la cohérence avec les listes de ménages. Cette étape est centrale pour limiter au maximum les erreurs liées à la saisie (orthographe, inclusion, exclusion, omission, doublons, etc.). Une fois cette étape de contrôle effectuée, les données pourront être validées dans le SIG RNU après validation du comité. 11 3- Analyse du taux de changement effectué au cours des assemblées villageoises Le tableau dresse un bref récapitulatif des taux de changement survenus lors des assemblées villageoises par la proportion de chaque groupe. Le groupe A est composé des ménages qui figuraient sur la liste RNU 2017 et qui ont été recertifiés par la communauté au cours du processus de mise à jour. Le groupe B est composé des ménages qui figuraient sur la liste RNU 2017 mais qui n’ont pas été rec ertifiés par la communauté au cours du processus de mise à jour. L’analyse des données permet de constater que dans 60% des cas, les assemblées villageoises ont permis d’apporter des corrections dans la liste des ménages à revalider ou à exclure. Les assemblées villageoises ayant fait des corrections ont, en moyenne, modifié 25% des ménages que le comité leur avait soumis. Certaines modifiant jusqu’à 60% des ménages, et d’autres 10%. Dans ces villages, en moyenne 75% des ménages issus des listes du RNU de 2017 ont été revalidés par la communauté. Dans les villages où l’assemblée villageoise n’a pas effectué de modifications sur les listes du comité (40% des villages de l’échantillon), il faut constater, que tous ces villages ont recertifiés l’ensemble des ménages issus des listes du RNU de 2017. Aucun ménage n’a été pas été recertifié (appartient au groupe B). Cela pose question que 40% des villages n’aient effectué aucune modification sur leur li ste. Soit que le processus n’a pas été compris par les comités et assemblées villageoises de ces villages, soit que le comité et l’assemblée avait un intérêt spécifique à garder la liste comme elle était. De manière générale les ménages revalidés sont plus nombreux que les ménages exclus (dans 21 villages sur 28) et ce notamment dans les villages qui comptent plus de 100 ménages à revalider. Un seul quartier de plus de 100 ménagés (Léona Escale) compte plus de ménages exclus que de ménages revalidés. La proportion de chaque génération dans les listes revalidées permet de noter une surreprésentation de la génération 4 dans la majorité des villages/quartiers, notamment ceux qui comptent plus de 100 ménages revalidés. C’est une constante dans 19 villages sur 28. La génération 3 est assez bien représentée aussi, notamment dans 8 villages sur 28. Les génération 1 et 2 sont quant à elles sous représentées. Elles présentent les plus faibles effectifs dans notamment dans 23 villages sur 28. Cela peut s’expliquer par le fait que : - La génération 3 et 4 représentent ensemble plus de 65% du RNU - Les codes quartiers ont été utilisés systématiquement à partir de la 4ème génération - Le processus de ciblage communautaire s’est amélioré au fil du temps Résultats de l’analyse des listes des ménages ciblés suite à l’assemblée villageoise : Taux de Proportion Proportion Proportion Proportion changement SN dans SN 2 dans SN 3 dans SN 4 dans effectué par Groupe A Groupe A Groupe A Groupe A l’assemblée Proportion Proportion TAMBACOU Villages/Quartiers villageoise Groupe A2 Groupe B3 NDA Saré Issa 10,93% 89,07% 10,93% 11,82% 9,09% 21,36% 57,73% Ndayar 30,30% 69,70% 30,30% 0,00% 0,00% 17,39% 82,61% Keur Ali Mangane 0% 100% 0% 0% 0% 0% 100% Saré Saloum 4,17% 95,83% 4,17% 8,70% 13,04% 34,78% 43,48% Bakel Coura 6,33% 93,67% 6,33% 9,46% 22,97% 25,68% 41,89% Diboly foulbé 1,92% 98,08% 1,92% 15,69% 0% 29,41% 54,90% Bokilothie 46% 56% 46% 0% 0% 71,43% 28,57% Médina 0% 28,57% 14,29% 57,14% Mounawara 0% 100% 0% Escale 1 0% 100% 0% 18,99% 6,33% 18,99% 55,70% KAFFRINE Affia Thianène 0% 100% 0% 0% 0% 25% 75% Diamaguène centre 13,88% 86,12% 13,88% 11,16% 11,98% 29,34% 47,52% Escale 11,93% 88,07% 11,93% 0% 2,08% 18,75% 79,17% Keur Birane 2,86% 97,14% 2,86% 11,76% 23,53% 35,29% 29,41% Kouthia Ndawène 0% 100% 0% 20% 0% 30% 50% Ndiallo Samba 66,67% 33,33% 66,67% 50,00% 0% 0% 50,00% Nganda Centre 0% 100% 0% 14,29% 6,59% 79,12% 0% Ribot Saly 17,65% 82,35% 17,65% 7,14% 0% 42,86% 50,00% Thiérere 0% 100% 0% 12,99% 18,18% 35,06% 33,77% KAOLACK Battara Kaba 48,1% 51,9% 48,1% 7,14% 0% 35,71% 57,14% HLM Sara 48,98% 51,02% 48,98% 28,00% 0% 72,00% 0,00% Keur Dinguere 0% 100% 0% 25% 0% 0% 75% Keur Ndoudy 0% 100% 0% 0% 0% 30% 70% Koudom 0% 100% 0% 14,29% 7,14% 35,71% 42,86% Leona Escale 61,2% 38,8% 61,2% 22,03% 30,51% 45,76% 1,69% Mboss Sérère 20% 80% 20% 0% 0% 0% 100% Médina Niassène 9% 90,91% 9% 18,33% 18,33% 63,33% 0% Mbossdji Macissé 0% 100% 0% 0% 42,86% 28,57% 28,57% Velor Sérère 33,33% 66,67% 33,33% 0,00% 6,25% 25,00% 68,75% 2 Ménages qui figuraient sur la liste RNU 2017 et qui ont été recertifiés par la communauté au cours du processus de mise à jour 3 Ménages qui figuraient sur la liste RNU 2017 mais qui n’ont pas été recertifiés par la communauté au cours du processus de mise à jour 12 Recommandations a. Etablir un mécanisme de suivi au niveau du superviseur et du coordinateur régional pour s’assurer que toutes les assemblées villageoises ont bien eu lieu et ont eu lieu dans de bonnes conditions (bonne mobilisation, compréhension des objectifs) afin de réduire le nombre de villages où aucun changement n’est apporté à la liste RNU 2017 par le comité de ciblage ou l’assemblée. La liste de présence à l’assemblée combinée à une fiche de suivi de l’activité de revalidation (telle que celle utilisée à Tamba pourrait être une solution). b. Insister dans les formations des superviseurs et des relais le focus sur la pertinence des assemblées communautaires et la nécessité que les populations soient bien représentées, comprennent cette étape et aient une présence participative F. OBSERVATIONS GLOBALES 1. Connaissance et appropriation du Registre National Unique Les autorités administratives (gouverneurs, préfets et sous-préfets) semblent maintenant comprendre les objectifs du RNU et le dissocient du PNBSF. Ils espèrent que le RNU sera utilisé par les divers programmes du gouvernement mais aussi des acteurs humanitaires et pas uniquement par les programmes de filets sociaux. Les autorités locales et les communautés confondent encore le RNU et le PNBSF. Lors de la formation des opérateurs sociaux, il est important d’insister sur la nécessité sur le terrain de bien expliquer cette distinction. Comme spécifié ultérieurement dans ce document, il est nécessaire de renforcer la communication sur le RNU entre autre par la diffusion de messages sur les radios communautaires. La dénomination du RNU n’étant pas utilisée par les populations qui utilisent divers termes dans leurs langues locales (cahier, canari, grenier, etc.), afin d’encourager l’utilisation d’une dénomination commune, un terme wolof devrait être choisi pour désigner le RNU. Le terme wolof « teeré » (littéralement livre) pourrait être utilisé pour décrire le RNU. En effet, une frange de la population utilise ce terme pour désigner le RNU et d’autre part, ce terme rend bien compte le principe d’inscription des ménages pauvres dans le registre, donc dans le livre. 2. Appropriation du processus et coordination/suivi Globalement, les divers intervenants dans le processus de revalidation et de mise à jour des listes de ménages du RNU se sont bien appropriés le processus. La formation donnée par la DRNU semble avoir été très précise. La communication et le travail conjoint du gestionnaire de l’opérateur social et du coordinateur régional de la DGPSN sont essentiels au bon déroulement du processus qui nécessite un suivi quotidien des informations remontées par les superviseurs. La collaboration semble bien se passer. Néanmoins, le suivi sur le terrain par le gestionnaire et le coordinateur régional est minime par manque de moyens de transports. 3. Participation de processus à l’amélioration de la qualité du RNU Selon l’appréciation des divers acteurs rencontrés, le processus de mise à jour et d’extension du RNU a permis une grande amélioration de la qualité des données du RNU. Tous, identifient la transparence du processus et l’implication des communautés comme les facteurs principaux de cette amélioration. Le processus a permis d’améliorer les données relatives aux villages et hameaux mais également aux ménages par : - La mise à jour des villages et hameaux officiels dans chaque commune en s’assurant que chaque village et hameau est bien ratt aché à la commune adéquate ainsi que la correction des doublons de villages et hameaux enregistrés sous différents noms. De manière générale, c’est l’OS qui remonte la liste corrigée des villages et hameaux au gestionnaire du SIG qui effectue les corrections nécessai res dans la base de données. Pour centraliser la mise à jour de villages et hameaux, ce travail pourrait être confié au comité communal. Le superviseur récupère la liste des villages et hameaux mis à jour par le comité communal et validée par le maire. Le gestionnaire du SIG fait la mise à jour électronique des quartiers/villages doublons, enregistrés dans une mauvaise commune, etc. avant extraction des listes. Il est important qu’une procédure soit définie pour l’ajout et la surpression de villages et qua rtiers dans le RNU en collaboration avec l’ANSD afin que des codes officiels soient attribués, outil nécessaire pour que diverses institutions nati onales puissent utiliser la base de données. - L’affectation au village ou hameau correcte de certains ménages du RNU non enregistrés dans un village ou hameau spécifique. - L’identification et l’élimination des listes des ménages fantômes et des ménages doublons. - L’identification et l’élimination des ménages ne remplissant pas les critères de pauvreté pour être dans le RNU (erreurs d’inclusions). - La mise à jour des données des ménages dans le RNU. - La diminution des erreurs d’exclusions par l’augmentation des quotas. Selon les divers acteurs, les quotas devraient encore être augmentés pour couvrir tous les ménages pauvres. Les plaintes reçues par les chefs de village, les autorités locales et administratives, et les équipes de mise en œuvre, ont énormément diminué et sont minimes. 4. Conditions des opérateurs sociaux Les divers acteurs rencontrés ont tous stipulé qu’il était nécessaire de revoir les salaires mensuels, les motivations et les appuis financiers pour l’organisation des diverses activités, des relais communautaires et des superviseurs. Une discussion pourrait être initiée entre la DGPSN/DRNU et deux ou trois gestionnaires sélectionnés parmi les gestionnaires des opérateurs sociaux afin de redéfinir les divers montants afin que ceux-ci répondent plus adéquatement aux réalités du terrain. Il semble par exemple important de différentier les montants donnés en milieu rural et en milieu urbain qui nécessitent des déplacements moindres. 13 Actuellement, les opérateurs sociaux sont rémunérés après services rendus. Il est nécessaire de s’assurer que les opérateurs sociaux peuvent mobiliser les fonds adéquats pour le préfinancement des activités. Relais communautaires Contrat de base - motivation 5000 Fcfa/mois Activité spécifique revalidation (3 mois) - motivation 5000 Fcfa/mois Activité spécifique revalidation (3 mois) – comité de ciblage villageois /hameau 5000 Fcfa/comité Activité spécifique revalidation (3 mois) – assemblée communautaire 2000 Fcfa/assemblée Superviseurs Contrat de base - salaire 150000 Fcfa/mois Contrat de base - communication 5000 Fcfa/mois Contrat de base - transport 15000 Fcfa/mois Activité spécifique revalidation (3 mois) – communication et transport 15000 Fcfa/mois 14 Annexe 1 – SWOT du processus de ciblage communautaire SWOT FORCES FAIBLESSES Implication des autorités administratives dans le nouveau processus de Faiblesse de la communication/information sur le nouveau ciblage communautaire processus de ciblage Bonne maîtrise des étapes du processus dans la formation des Confusion/amalgame des populations entre le RNU et le PNBSF superviseurs et des relais communautaires Plus de transparence avec la validation communautaire et moins Peu de support de suivi de la formation d’erreurs d’inclusion / d’exclusion Bonne maîtrise de la démographie du quartier/village par les membres Délais des fois longs entre la formation des relais communautaires du comité de ciblage et la disponibilité des listes Forte légitimité des comités de ciblage du quartier/village représentatifs Manque de conformité dans la liste des villages et hameaux de la communauté OPORTUNITES MENACES Bonne maîtrise des critères d’inclusion et d’exclusion par le comité de Financement des activités par l’opérateur social sur fonds propres ciblage villageois et de quartier Validation communautaire des listes soumises à l’assemblée villageoise Manque de système de vérification des listes et de contrôle de la et de quartier saisie des sonnées Pluralité d’acteurs impliqués dans le processus Faible rémunération des relais communautaires 15