CAMEROUN MISSION D’APPUI A LA MISE EN OEUVRE GOUVERNANCE LOCALE ET COMMUNAUTES RESILIENTES (PROLOG) | P175846 18- 22 novembre 2024 AIDE-MEMOIRE I. Informations Clés du Projet Données du Projet USD (millions) Montant original du Projet $300M Montant cumulé décaissé au 30 nov. 2024 $9.24M Décaissement Année Fiscale 2025 $60M Taux de Décaissement total au déc. 10 2024 3% Date d’approbation 28 septembre 2022 Date d’entrée en vigueur 15 avril 2024 Date de Clôture initiale 30 septembre 2027 Date de Revue à mi-parcours (prévue) 30 septembre 2025 Evaluation des éléments clés du Projet au 10 décembre 2024 de la dernière mission Evaluations du Projet Précédent (juin 2024) Actuel (décembre 2024) Objectif de Développement du Projet S S Progrès dans la mise en Œuvre global MS MS Composante 1 NR MS Composante 2 NR MS Composante 3 NR MI Gestion du Projet MS MI Gestion Financière MS MS Passation des Marchés MS MI Gestion Environnementale & Sociale MS MS Taux : HS=Hautement Satisfaisant; S=Satisfaisant; MS= Modérément Satisfaisant; MI= Modérément Insatisfaisant; U=Insatisfaisant; HU=Hautement Insatisfaisant; NA=Non Applicable; NR=Non Renseigné II. Introduction 1. Mission. Du 18 au 22 Novembre 2024, une équipe de la Banque mondiale a mené une mission d’appui à la mise en œuvre du projet « Gouvernance Locale et Communautés Résilientes ». La mission était dirigée par Monsieur Abderrahim Fraiji (Spécialiste Principal en Développement Social et Chargé de Projet) et Mesdames Chifundo Chilera (Spécialiste Principale en Développement Social et Co- Chargée de Projet), et Jade Mali Mizutani (Spécialiste Principale en Gestion du Secteur Public, Co- Chargée de Projet). La liste complète des membres de la mission est présentée en annexe 4. 2. Les principaux objectifs de la mission du PROLOG étaient les suivants : (i) discuter de l’état d’avancement de la mise en œuvre des activités du projet ; (ii) suivre la mise en œuvre des recommandations de la mission PROLOG d’octobre 2024 ; (iii) finaliser le plan de travail pour l’année 2025. La mission s’est rendue à Bafoussam pour faciliter les rencontres avec les unités de coordination régionales du Nord-Ouest et du Sud-Ouest ainsi qu'avec les parties prenantes du Nord-Ouest afin de discuter des avancées liées aux investissements dans les infrastructures communautaires et intercommunautaires et de faire le point sur la mise en œuvre du premier cycle de subventions basées sur la performance. 3. Remerciements. La mission exprime sa gratitude à toutes les personnes ayant contribué au bon déroulement de ses travaux, en particulier l’équipe de l’Unité de Gestion du Projet (UGP). La liste complète des personnes rencontrées est présentée en annexe 4. 1 4. Accès à l'information. Conformément à la Directive de la Banque mondiale relative à l’accès à l’information, la Banque mondiale et le Gouvernement du Cameroun confirment leur accord pour rendre cet aide-mémoire accessible au public. III. Résultats-Constats principaux/Recommandations 5. L’évaluation de progrès dans la mise œuvre globale reste modérément satisfaisante. Toutefois, la mission a noté des retards significatifs dans la mise en œuvre des activités clés et a par conséquent convenu d'actions et jalons pour y remédier. Une nouvelle évaluation des progrès de la mise en œuvre aura lieu dans les six mois et, si les retards persistent, la notation globale du projet sera revue à la baisse. Les actions sont décrites ci-dessous et résumées aux points 29 et 34 ainsi qu'à l'Annexe 1 6. Retards dans la finalisation du Manuel de Subvention pour les Infrastructures communautaires et du Manuel de Subvention pour les Infrastructures intercommunautaires, selon l’accord juridique. La finalisation de ces manuels, prévue pour début novembre selon la mission précédente, reste en attente. L’équipe de la Banque a souligné l’urgence de finaliser ces manuels, car ils sont essentiels pour fournir un cadre clair et ainsi guider les activités dans le cadre des investissements communautaires (composantes 1.a et 1.b) et intercommunautaires (composante 1.c). La mission a convenu que l'UGP avec l’appui d’un consultant international soumettra un projet avancé de manuel pour examen par la Banque sans plus tarder, d'ici fin décembre. 7. Retards liés à la gestion financière. L'UGP a sollicité l'augmentation du plafond de l’avance de décaissement sur le compte désigné du projet pour garantir la disponibilité de fonds suffisants. Toutefois, au cours d’une réunion le 3 décembre 2024 entre l’équipe des finances et de la comptabilité de la Banque mondiale (WFACS), l’équipe de la mission et l’UGP, il a été convenu d’une augmentation conditionnelle à 25 millions de dollars pour trois mois. Les conditions pour cette augmentation sont les suivantes : i) l’UGP doit rendre opérationnel le système comptable en utilisant le logiciel Tompro (qui aurait dû être opérationnel en juillet 2024, soit 2 mois après la date d'entrée en vigueur du projet conformément à l'accord juridique), ii) l’UGP doit justifier les avances de 300 millions et 5 milliards de FCFA reçues en tant qu’avances de préparation du projet, et iii) l’UGP doit soumettre un tableau détaillé des prévisions de décaissement à la Banque. L’UGP s’est engagée à remplir ces conditions d’ici le 30 décembre. La décision finale sur l’augmentation du plafond dépendra de la satisfaction de la Banque quant à la réalisation de ces conditions. Le décaissement est fondé sur les progrès prévus dans la mise en œuvre des activités du volet 1. Le projet prévoit des engagements d’environ 9 millions de dollars pour les infrastructures communautaires et 11 millions de dollars pour les infrastructures intercommunautaires au cours du prochain trimestre. De plus, 13 millions de dollars sont potentiellement attendus pour la Composante 2 et 4 millions de dollars pour les biens et services dans le cadre de la Composante 3. 8. Des lacunes importantes dans la gestion du projet. Les goulots d'étranglement liés à la passation de marchés, qui entravent l’équipement et le bon fonctionnement de l’UGP, incluent des retards dans le déménagement dans les espaces de bureaux pour quatre des six unités de coordination régionales et l’UGP à Yaoundé, qui occupent toujours avec un bureau temporaire au sein du ministère de la Décentralisation et du Développement Local (MINDDEVEL). En outre, le projet a encore 42 postes vacants pour lesquels les recrutements sont en cours. Deux postes clés dont les recrutements doivent être accélérés sont le poste de suivi et évaluation (S&E), que l’UGP prévoit de finaliser d'ici le 15 janvier 2025 et le poste d’assistant en passation de marchés, qui doit être pourvu d'ici le 20 décembre 2024. L’équipe de la Banque a également rappelé que d’autres postes, classés comme urgents lors de la dernière mission en octobre 2024, doivent faire l’objet d’un recrutement accéléré, à savoir les postes suivants: i) spécialiste en sécurité et spécialiste en violences basées sur le genre (les deux auraient dû être recrutés en juillet 2024, deux mois après la date d'entrée en vigueur du projet, conformément à l'accord juridique), ii) spécialiste en communication et iii) spécialiste en mobilisation 2 communautaire. L’équipe de la Banque et l’UGP ont discuté de solutions, y compris l’embauche d’un consultant ou d’un cabinet pour accélérer les recrutements et l’utilisation de méthodes alternatives de passation de marchés pour les biens et services, afin d’accélérer les contrats permettant d’établir les espaces de bureaux du projet. Le consultant/cabinet devrait être disponible le 15 janvier 2025 et tous les postes vacants devraient être pourvus avant le 31 mars 2025. 9. Cadre de résultats. La mission a souligné l’urgence de recruter le spécialiste de S&E. Actuellement, l’UGP ne dispose pas de personnel pour faire le suivi du cadre des résultats, et la date limite pour renseigner les indicateurs dans le cadre du rapport de mise en œuvre (ISR) est le 15 décembre 2024. Des outils de supervision tels que l’outil de surveillance à distance (GEMS) devront également être développés pour aider à la supervision du projet. La mission a convenu que la Banque fournira un soutien à l'expert en Suivi et Évaluation (S&E), une fois qu'il sera en place, pour établir un système de S&E solide. À cet égard, l’équipe GEMS de la Banque est prête à soutenir le projet pour mettre en place des outils technologiques au service du S&E, outils couramment utilisés dans les environnements fragiles et vulnérables (FCV), comme prévu dans le PAD. Par conséquent, l’équipe GEMS pourra être mobilisée d’ici mi-janvier 2025, lorsque le S&E sera recruté et le manuel de CISG finalisé fin décembre. Avec le manuel des subventions basé sur la performance, ce dernier fournira un cadre pour adapter les outils au projet 10. Le rapport sur l’Avance pour la Préparation du Projet (PPA) est actuellement en suspens. La mission a convenu que l’UGP enverra le rapport au plus tard le 20 décembre 2024. Ce rapport complet fournit des informations détaillées sur les progrès, la gestion financière et la conformité des activités de préparation du projet. Il comprend des détails sur les états financiers et les audits, reflétant les opérations, les ressources et les dépenses liées aux activités de préparation du projet. 11. Gestion de la sécurité. Sur la base des discussions avec les coordinateurs régionaux, les maires et les partenaires de mise en œuvre lors de la mission, le plan de gestion de la sécurité du projet doit être établi de toute urgence, et un spécialiste en sécurité doit être rapidement nommé. La mission a souligné que les régions du Nord-Ouest et du Sud-Ouest nécessiteront probablement des partenaires tiers pour la mise en œuvre et/ou la supervision, car il existe des localités dans ces régions classées comme zones orange et rouge, rendant les missions sur le terrain difficiles. La mission a également rencontré un éventail d’organisations locales dans le Nord-Ouest et a confirmé la possibilité de trouver des observateurs tiers dans les zones cibles du projet. 12. Mécanisme de gestion des plaintes et engagement des citoyens. Lors des discussions avec les maires et l'assemblée régionale, ces derniers ont exprimé des doléances concernant le processus de subventions basées sur la performance (SBP), ainsi que les processus d’établissement des Comité de village/Comité de Quartier (CV/CQ). En réponse, la mission a souligné l’urgence de mettre en œuvre le mécanisme de gestion des plaintes pour faciliter la collecte et la gestion des réclamations exprimées par les bénéficiaires et partenaires du projet. En attendant, les deux parties ont convenu de mettre en place un mécanisme de gestion des plaintes intérimaire destiné à recueillir et traiter les doléances des communes dans le cadre de la mise en oeuvre du 1er cycle pilote de SBP. L’UGP a également prévu des dispositions pour un engagement régulier des parties prenantes. Un numéro de téléphone, y compris un numéro WhatsApp, ainsi qu’une adresse email seront communiqués aux communes dans la correspondance les notifiant des résultats de l’évaluation. 13. Une liste complète des partenaires, maires et assemblées régionales rencontrés lors de la mission se trouve en Annexe 4. IV. Mise en œuvre du projet par composante 14. Composante 1 : Amélioration des infrastructures communautaires et des services de base (180 millions de dollars américains). L’évaluation de cette composante est Modérément Insatisfaisante. 3 15. Composantes 1.a et 1.b : Le Mission ont ensuite examiné le séquençage des activités visant à accélérer l’opérationnalisation des activités de cette composante (voir Annexes 2 et 3) et noté quelques progrès conformes aux délais convenus. À la suite du lancement des activités dans les 60 premières communes sélectionnées (voir séquençage indiqué à l’Annexe 2), le projet a atteint les étapes suivantes : a. Atelier de formation des animateurs communautaires. Des ateliers régionaux ont été organisés début novembre 2024 dans cinq des six régions (à l’exception de l’Extrême-Nord en raison de retards). Ces ateliers ont formé les agents municipaux pour soutenir les unités de coordination régionales dans la facilitation du processus de mobilisation sociale pour la formation des CV/CQ et l’identification des investissements prioritaires dans les communes. b. Accompagnement des CV/CQ par les animateurs formés. À la mi-novembre 2024, chaque municipalité participante a invité les leaders communautaires, et le cas échéant, les représentants des CV/CQ existants, à une session de formation sur la création de CV/CQ conformément à la loi. Ces réunions ont également permis d’expliquer aux leaders communautaires le processus participatif d’identification des priorités d’investissement communautaires basé sur les défis et les risques climatiques, comme prévu par le projet. c. Assemblées générales. Les assemblées générales se sont tenues au cours des deux dernières semaines de novembre (sauf dans l’Extrême-Nord), où les communes ont élu leurs CV/CQ. Les assemblées ont également discuté des besoins en investissements dans leurs communes sur la base d’une évaluation des risques climatiques. d. Liste longue des priorités d’investissement. Dans les deux premières semaines de décembre, la liste des infrastructures prioritaires identifiées était censée être consolidée et présentée aux autorités locales pour inclusion dans le processus budgétaire, pour un total de 11 millions de dollars. Concernant les actions climatiques menées au niveau local, la mission a rappelé l'accord conclu lors de la dernière mission selon lequel les modules développés dans le cadre du Human Rights Trust Fund seront utilisés pour renforcer les capacités des CV/CQ et des conseils régionaux. Ces modules permettront à ces entités de réaliser des évaluations participatives des risques climatiques. 16. Il est prévu que le processus de consolidation et de maturation des investissements sélectionnés soit achevé fin décembre, et que la passation de marché commence début janvier 2025. 17. Composante 1.c : Début octobre, les unités de coordination régionale ont soumis une liste des investissements identifiés et préparée par les conseils régionaux, basée sur les plans de développement régionaux. Cependant, il est ressorti de l’évaluation de ces investissements par l’UGP, que les projets n’avaient pas suffisamment mûri, n'étaient pas conformes aux secteurs d'activité éligibles au guichet du PROLOG et ne présentaient pas une évaluation préalable des risques climatiques d'autre part. Par conséquent, il est probable que la liste des investissements prioritaires ne soit pas incluse dans la session budgétaire des conseils régionaux de décembre 2024. Cela n'empêchera pas toutefois le projet de démarrer les activités dès qu'elles auront mûri au mois de janvier 2025. 18. Composante 2 : Amélioration du cadre de gouvernance à plusieurs niveaux et de la capacité des entités décentralisées à fournir des services (90 millions de dollars américains). L’évaluation de cette composante est Modérément Satisfaisante. 19. Composante 2.a.: La mission a noté un retard important en matière de passation des marchés s'agissant du recrutement du consultant chargé de la révision de la Stratégie Nationale de Décentralisation. Le retard entre l’octroi par la Banque de l’avis de non-objection (le 25 octobre 2024) et la publication de l’avis de sollicitation à manifestation d’intérêt (le 28 novembre 2024) n’est pas 4 justifié. Afin d’éviter des retards supplémentaires au cours des étapes ultérieures, les réunions hebdomadaires sur la passation des marchés permettront de suivre la progression du processus. Compte-tenu de la date tardive de publication de l’ASMI, le consultant devra être opérationnel au plus tard en janvier 2025. L’UGP est priée de refléter ces échéances dans STEP d’ici le 20 décembre 2024. 20. En ce qui concerne la requête d’assistance technique pour le développement et le déploiement d’un système informatique des finances locales, la mission a rappelé la recommandation de la Banque. Celle-ci préconise de capitaliser sur le système existant et le savoir-faire acquis jusqu'à présent. A cet égard, l’UGP est invitée à se rapprocher du MINFI qui pilote la réforme et à identifier conjointement une activité qui s’inscrive dans le cadre des priorités et des prochaines étapes définies par le gouvernement dans le cadre de la feuille de route du Comité National des Finances Locales (CONAFIL) pour l’optimisation et le déploiement de SIMBA dans les collectivités territoriales décentralisées (CTD). 21. Composante 2.b.: la mission a validé le principe de concentrer à court terme les efforts sur des actions de renforcement des capacités à destination des communes éligibles aux dotations du 1er cycle de subventions basées sur la performance (SBP). En partenariat avec les experts de la Banque, l’UGP fournira un accompagnement en matière de gestion de projet, qui inclura des formations ciblées en : (i) passation des marchés, (ii) gestion fiduciaire, (iii) gestion environnementale et sociale, et (iv) approches participatives, en synergie avec la composante 1, le cas échéant. Ces formations prioritaires, planifiées entre janvier et mars (avant la mise en œuvre des projets d’investissement), permettront aux communes éligibles de mettre en œuvre leurs projets dans le respect des règles de la Banque. Elles seront accompagnées d’un suivi rapproché des UCR sur le terrain (via notamment l’élaboration d’outils permettant de davantage codifier les exigences en matière de priorisation et de préparation des projets d’investissement éligibles). 22. En parallèle, l’analyse des résultats du 1er cycle de SBP contribuera à informer la préparation d’un plan pluriannuel de renforcement des capacités pour l’ensemble des CTD cibles, à actualiser régulièrement via une démarche séquencée inscrite dans une perspective d'institutionnalisation et de pérennisation du dispositif. La mise en œuvre des activités pourra faire appel à des institutions existantes (comme l’Ecole Nationale d’Administration Locale - NASLA). Le recrutement d’un ou de cabinet(s) pour appuyer les communes via des activités de formation et d’assistance technique (AT), y compris à maîtrise d’ouvrage, sera aussi envisagé et l’UGP est invitée à proposer une budgétisation permettant d’explorer la faisabilité et le dimensionnement de ces différentes options. 23. Echéancier indicatif : (i) fin février 2025 : clarification/affinement des éléments du dispositif de renforcement des capacités incluant l’identification de formations clés, un mapping des institutions de formation potentielles, un premier calendrier de mise en œuvre et budgétisation par l’UGP ; (ii) fin mars 2025 : validation des partenariats institutionnels et finalisation de termes de référence (TDR) pour le recrutement d’un ou deux ? cabinet(s) ; (iii) fin mai 2025 : lancement de modules de formation déjà existants pour accompagner les 2e cycles d’EAP; (iv) fin juin 2025 : lancement du premier contrat avec le ou les cabinet(s). 24. Composante 2.c. : La mission a salué les efforts déployés par l’UGP pour se conformer aux délais du calendrier de mise en œuvre du 1er cycle de SBP ainsi que le taux de participation des communes (100 %, soit les 187 communes des 6 régions), qui atteste d’un fort intérêt des communes ainsi que d’un bon niveau d’information. a. Sensibilisation des communes : La mission a rappelé à l’UGP la nécessité de bien documenter les activités de communication et de transmettre rapidement à la Banque la documentation (PV de réunions, impressions papier du manuel, brochures, PPTs, 5 communication site web, email, WhatsApp et autres réseaux sociaux, spots radio...) en vue d’alimenter les bonnes pratiques et leçons apprises de ce pilote pour les cycles ultérieurs. b. Vérification des résultats : L’UGP a informé la Banque de la revue par les équipes mixtes des dossiers d’autoévaluation des communes du 1er au 13 novembre 2024. Ces derniers ont été reçus par la Banque les 15 et 17 novembre 2024 (pour la région du Sud-Ouest). La mission a rappelé à l’UGP la nécessité de soumettre rapidement les TDR pour la contre- vérification des résultats par la Chambre des Comptes. c. Gestion des plaintes : La mission a encouragé l’UGP à se rapprocher des projets existants en vue de mettre en place rapidement un dispositif intérimaire de gestion des plaintes pour les communes dans le cadre du cycle de SBP. Ce dispositif devra prévoir un numéro de téléphone, y compris WhatsApp, une boîte email, ainsi qu’un registre d’enregistrement et de traitement des plaintes et devra être opérationnel dès l’annonce des résultats provisoires. 25. Composante 3 : Gestion, suivi et évaluation du projet (30 millions de dollars américains). L’évaluation de cette composante est modérément insatisfaisante. Le projet a encore 42 postes vacants pour lesquels le recrutement est en cours. Deux postes clés dont le recrutement doit être finalisé d’ici le 20 décembre sont le poste de suivi et évaluation (S&E), et le poste d’assistant en passation de marchés. L’équipe de la Banque a également rappelé que d’autres postes, marqués comme urgents lors de la dernière mission, doivent faire l’objet d’un recrutement accéléré, à savoir les postes suivants : i) spécialiste en sécurité, ii) spécialiste en violences basées sur le genre (VBG), iii) spécialiste en communication et iv) spécialiste en mobilisation communautaire. Le consultant/cabinet pour accélérer les recrutements et l’utilisation de méthodes alternatives de passation de marchés pour les biens et services devrait être à bord le 15 janvier 2025 et tous les postes vacants devraient être pourvus avant le 31 mars 2025. Les réunions hebdomadaires sur les achats suivront de près ce processus. 26. En outre, les équipes du projet ne sont toujours pas installées dans leurs bureaux et n'ont pas encore reçu les équipements et les véhicules nécessaires à leur bon fonctionnement. La mission a convenu que l'UGP et les UCR emménageront dans leurs bureaux et disposeront de l'équipement et des véhicules nécessaires d'ici la fin du mois de mars 2025. V. Passation des marchés. Au terme de la mission, la performance globale de la Passation des Marchés est Modérément Insatisfaisante et le risque est Substantiel. 27. Six mois après le début de mise en œuvre du projet, le taux de décaissement global est de 3%. En ce qui concerne la mise en œuvre du plan de passation des marchés et l’analyse de STEP, le projet a transmis, au cours de la mission, un état de mise en œuvre du plan de passation des marchés, qui a fait l’objet de discussions entre l’équipe de la Banque et celle du projet. Il ressort des discussions que toutes les activités du plan de passation des marchés telles qu’enregistrées dans STEP ne figurent pas dans le document transmis par l’UGP. La mission a également observé que la majorité des activités planifiées ne sont pas suffisamment matures. Il a été recommandé de reformuler certaines activités au regard des nouvelles orientations données et d’annuler celles qui ne sont plus pertinentes. Par ailleurs, la mission a constaté des délais de passation des marchés particulièrement longs pour les activités dont le processus a démarré, notamment entre le moment de l’octroi par la Banque de l’avis de non-objection et la publication de l’Avis de Sollicitation à Manifestation d’Intérêt (ASMI). Six mois après la mise en vigueur du projet aucun contrat n'a été signé. 28. L’analyse des statistiques de STEP montre qu’au total, 92 activités sont inscrites dans le Plan de Passation de Marchés (PPM), réparties comme suit : (i) 66 activités sont en attente de passation (processus non déclenché) dont 58 avec des drapeaux rouges ; (ii) 15 activités sont en cours de passation dont 14 avec des drapeaux rouges ; (iii) 01 activité est en cours de revue du côté de la 6 Banque ; (iv) 11 activités ont été annulées et (v) 0 contrat signé. Les statistiques dans STEP doivent être régulièrement mises à jour et refléter les progrès réalisés en matière de passation des marchés. Pour résoudre ces problèmes, le projet prévoit de finaliser l’embauche d’un assistant en passation de marchés qui devrait être à bord d’ici le 20 décembre 2024. Une réunion hebdomadaire est prévue entre la Banque et les équipes du projet pour assurer un suivi rapproché des activités, comme indiqué ci-dessous : 29. Quelques recommandations formulées : N Actions Responsables Délais 01 Réunions hebdomadaires de passation des marchés UGP/BM Continu Au regard des drapeaux rouges, planifier dans STEP uniquement les 02 SPM/UGP Continu activités matures (TDR et Spécifications techniques disponible) Responsabiliser les Experts sectoriels dans l’élaboration des documents de 03 passation des marchés, le SPM ayant la responsabilité de l’assurance CN/SPM Continu qualité Actualiser le calendrier des activités dont le processus n’a pas démarré afin 04 SPM/UGP 15 décembre 2024 de limiter les drapeaux rouges. Reformuler certaines activités et annuler celles qui ne sont plus d’actualité 05 SPM/UGP 20 décembre 2024 tel que convenu avec l’équipe de la Banque Accélérer la contractualisation des activités à fort potentialité de 05 SPM/UGP 1er trimestre 2025 décaissement 06 Mettre à jour STEP pour refléter le niveau réel d’avancement des activités SPM/UGP 30 décembre 2024 30. Arrangements institutionnels. Six mois après la mise en vigueur du projet, les arrangements institutionnels pour la passation des marchés restent conformes aux documents du projet notamment le recrutement d’un Spécialiste en Passation des Marchés (SPM) qui a la responsabilité de coordonner toutes les activités de passation des marchés et de s’assurer de leur conformité avec les procédures de la Banque et la création de la Commission spéciale de passation des marchés auprès du projet. Compte tenu de la charge de travail élevée, l’équipe de passation des marchés a été renforcée avec un spécialiste junior en passation des marchés qui est attendu d'ici le 20 décembre 2024. VI. Gestion Financière. L’évaluation de cette composante est Modérément Satisfaisant. 31. Depuis le début de l’année fiscale FY25, peu de progrès ont été réalisés pour rendre fonctionnel le dispositif de gestion financière. Le manuel des procédures administratives et financières et le manuel des subventions basées sur les performances sont finalisés. Toutefois, (i) le système comptable informatisé n’est pas en place plus de sept (07) mois après la mise en vigueur du projet et (ii) le recrutement des équipes financières des UCR et des auditeurs interne et externe n’est toujours pas effectif. En conséquence, la performance en gestion financière et comptable demeure modérément satisfaisante. 32. Gestion budgétaire : Le Plan de Travail et Budget Annuel (PTBA) pour 2024 de 6.2 milliards FCFA est exécuté à 29.33% au 30 novembre 2024 contre 83.33% attendu. Le projet justifie cette faible performance par le long délai pris pour la valorisation des activités, l’élaboration du PTBA et dans le processus de passation des marchés. Le PTBA pour 2025 est en cours de projet, la mission a convenu que l'UIP le partagera avec la Banque pour examen le 18 décembre 2024. 32. Taux de décaissement : Plus de sept (07) mois après la mise en vigueur, le taux de décaissement est seulement de 3%. Le projet devrait disposer d’une liste d’investissements communaux et régionaux (composante 1) faisant l’objet de passation des marchés d’ici janvier 2025. Les avances en matière de subventions basées sur la performance devraient, quant à elles, être disponibilisées fin mars 2025. Pour la mise en œuvre du PTBA 2025, le projet a sollicité la modification du plafond de décaissement de fixe à variable afin de disposer de fonds suffisants pour contracter ces investissements et mettre à disposition les subventions. Si le projet atteint les conditions 7 d'amélioration du système financier énoncées au paragraphe 7, la demande de remboursement de fonds (DRF) de 25 million de dollars devra se faire d’ici mi-janvier 2025. À la fin du troisième trimestre, en mars 2025, le projet devrait atteindre un taux de décaissement de 11 % et soumettre des DRF mensuelles à hauteur de 3 % jusqu'en juin 2025, afin de parvenir à un taux de décaissement total de 20 % pour cette année fiscale. 33. Dotation en personnel du projet : Le processus de recrutement de l’équipe financière des unités de coordination régionales (UCR) n’est toujours pas achevé. En l’absence de personnel, la comptabilité n’est pas suivie au niveau des régions. En conséquence, les activités menées dans les régions sont exposées à de nombreux risques, tels que l'absence de documentation ou une documentation inappropriée. Le projet est donc invité à finaliser le processus de recrutement des équipes financières des UCR qui est en cours d’ici le 10 janvier 2025. 34. Plan d’actions à l’issue de la présente mission de revue FM Recommandations formulées Responsable Délai/ fréquence Réunions hebdomadaires de gestion financière UGP/BM Continu Faire approuver le PTBA 2025 par le Comité de Pilotage et Coordonnateur/ RAF Déc 2024 transmettre la version finale pour ANO de la Banque le PTBA 2025 Recruter l’auditeur interne et transmettre à la Banque, la charte Coordonnateur/ AI Fin déc. 2024 pour le d’audit interne, la cartographie des risques et le plan annuel recrutement et 2 mois d’audit interne dans les deux mois qui suivent son recrutement après pour le reste Recruter les équipes de gestion financière des UCR (Comptables Coordonnateur/ RAF / Déc 2024 et Rafs régionaux) SPM Acquérir installer et paramétrer le logiciel de gestion comptable Coordonnateur / RAF / Déc 2024 SPM Régulariser la comptabilité dans le logiciel Coordonnateur/ RAF/ Déc 2024 Comptable Finaliser le recrutement de l’auditeur externe Coordonnateur/ RAF/ SPM Déc 2024 VII. Sauvegardes Environnementales et Sociales. La performance des sauvegardes environnementales du projet demeure Modérément satisfaisante. 35. La mission constate qu’une avancée substantielle a été réalisée dans la mise à jour des instruments de sauvegarde. Le cadre de planification pour les peuples autochtones, CPPA, le cadre de politique de réinstallation, CPR, les procédures de gestion de la main d’œuvre du projet gouvernance locale et communautés, PGMO, et le plan de mobilisation des parties prenantes, PMPP, ont fait l’objet de révisions et devront être finalisés d'ici le 20 décembre 2024. Le CGES et le plan d’action de VBG sont également en cours de révision et les versions révisées devront être soumises à la Banque pour une seconde revue. Une fois finalisés, les instruments doivent être republiés et vulgarisés. La mission a remarqué que le processus de recrutement des spécialistes en VBG : EAS/HS, et Sécurité a pris du retard. La mission s’est donc accordée avec l’UGP pour accélérer le processus de recrutement. L’opérationnalisation du Mécanisme de Gestion des Plaintes (MGP) du Projet reste attendue. Toutefois, l’UGP a soumis durant la mission le manuel d’opérationnalisation du MGP qui est en cours de revue par la Banque. 36. La mission note également les progrès réalisés en matière e mise en œuvre, notamment avec la préparation des différentes études relatives aux changements climatiques et à la résilience climatique. La mission recommande que le plan d’Action de Gestion de l’Environnement soit précédé de la validation du CGES et d’un screening environnemental pour déterminer quelles études seront nécessaire pour quels ouvrages. La mission note également que le manuel CERC sera soumis à la Banque le 10 décembre 2024. 8 VIII. Communication (Engagement Citoyen – Mécanisme de Gestion des Plaintes) 37. L’engagement citoyen fait partie intégrante du PROLOG. Afin de prévenir et de gérer les risques et les plaintes des bénéficiaires du projet, et pour renforcer le processus participatif, il est essentiel de recruter des spécialistes en communication et en mobilisation communautaire pour compléter le rôle des spécialistes sociaux. Ces postes devraient être pourvus d'ici mars 2025. De plus, une stratégie de la l’engagement citoyen prenant en compte les solutions endogènes et des mécanismes participatifs de suivi et d’évaluation sera élaborée d’ici la fin du mois de mars 2025. 38. Communication et coordination ente l’équipe de la Banque et l’UGP. Les réunions hebdomadaires aborderont les questions de passation des marchés, de gestion financière et de sauvegardes. Des sessions techniques ad hoc et des réunions pour traiter des questions urgentes seront organisées au besoin afin de lever les obstacles et de clarifier les commentaires de manière efficace. La mission a réaffirmé que l'équipe de la Banque et l'UGP tiendront des réunions mensuelles pour suivre les progrès en utilisant un tableau d'activités détaillé, qui sera partagé avec l'Unité de Gestion du Pays (CMU) de la Banque mondiale. Les documents envoyés pour revue ultérieure recevront une réponse dans les dix jours, l’UGP devant répondre dans un délai de cinq jours. Pour les documents soumis à une revue préalable, la Banque répondra dans un délai de vingt jours, et l’UGP soumettra une nouvelle version dans les dix jours. Des réunions pour clarifier les commentaires pourront être organisées afin d’assurer le respect de ces délais par les deux parties respectent ces délais. Annexe 1: Actions clés à suivre, en complément des annexes 2 et 3 Action prioritaire pour l'UGP Responsable Délais Finalisation du manuel - Subvention d'appui à l'infrastructure communautaire (CISG) et UGP 31 déc 2024 intercommunautaire Finalisation de la liste de recrutement du personnel des unités de coordination régionale, UGP 15 déc 2024 Aspects fiduciaires Préparation du PTBA 2025 en tenant compte des priorités du sous-projet décrites aux UGP 18 déc 2024 annexes 1 et 2 et sa soumission pour la validation de la Banque. Recommandations supplémentaires pour la Passation de marchés Recrutement d'un cabinet-conseil pour appuyer le ciblage des CTD bénéficiaires de UGP 15 jan 2025 PROLOG. Accélérer le recrutement d'un spécialiste junior en passation des marchés et des UGP 20 déc 2024 spécialistes régionaux en passation des marchés pour renforcer l'équipe passation des marchés. Fournir une assistance technique à l’UGP et aux URC pour le renforcement des capacités et Banque continu la préparation des dossiers d'appel d'offres (DAO). Recommandations spécifiques pour les aspects transversaux, communication et engagement citoyen Opérationnaliser le mécanisme de gestion des plaintes (MGP) UGP 20 déc 2024 Elaborer et mettre en oeuvre une stratégie d’EC cohérente avec les composantes et phases UGP Fin mars du cycle de mise en oeuvre du projet 2025 Recommandations pour le cadre de politique environnementale et sociale Recrutement des spécialistes de VBG et de sécurité UGP 20 déc 2024 Finalisation et publication des instruments actualisés UGP 20 déc 2024 Manuel CERC UGP 20 déc 2024 9 Annexe 2 : Séquençage des activités pour les infrastructures communautaires et régionale Dates butoirs à titre Status Actions prioritaires pour l’UGP indicatif Communal Infrastructure Grants a. Sélection des communes sur la base de la liste des 60 et TDR de l’activité 18 oct. Fait soumis à la Banque mondiale b. Partage du manuel des subventions aux infrastructures (CISG) communales et 27 oct. Fait régionales et du Plan des activités d’appui aux infrastructures communautaires et régionales c. Sensibilisation des coordinateurs régionaux (qui dirigeront les travaux de 12-27 oct. Fait formation des agents communaux charges du renforcement des capacités et de l’accompagnement des CV et CQ dans les 60 premières communes, basée sur le plan de travail adopté) d. Sensibilisation des maires et formation des animateurs communaux 21 oct. – 3 nov. Fait e. Accompagnement des CV et CQ par les animateurs formes 3 – 16 nov. Fait • Démarrage des activités (renforcement des capacités) dans les régions de l’Adamaoua, nord-ouest et extrême-nord où il y a déjà des CV/CQ • Démarrage des activités (Sensibilisation + structuration + renforcement des capacités) dans les régions de l’Est, du Nord et du Sud-Ouest où une majorité de communes ne disposent pas encore de CV/CQ • Démarrage évaluation participative des risques climatiques et des défis de développement local par les communautés dans toutes les régions ciblées f. Identification des défis et besoins de la communauté en matière de 17 – 23 nov. 2024 Fait développement g. Liste des infrastructures communautaires présentée par les CV et CQ aux 24 - 30 nov. 2024 En cours autorités locales. h. Choix des infrastructures communautaires à inscrire au budget des communes, A Partir du déc 2024 En cours par les autorités locales (niveau municipal) dans le cadre d’une séance de concertation avec les CV/CQ Sauvegardes : L’examen et la préparation des instruments ESF peuvent commencer i. Signature de la convention avec les municipalités A partir de mi-déc. En cours 2024 j. Maturation des projets retenus A partir de fin déc En cours 2024 k. Passation des marchés pour la réalisation des infrastructures Début jan 2025 l. Début de la mise en œuvre des infrastructures Début mars 2025 Infrastructures intercommunales a. Identification des investissements prévus dans les plans régionaux de A partir d’oct. 2024 Fait développement b. Soumettre les investissements identifiés aux évaluations préalables Fin oct. 2024 En cours c. Commencer à préparer les instruments de sauvegarde pour les investissements A partir de fin Nov. En cours éligibles 2024 d. Consultations auprès des collectivités : pour la liste des investissements Début déc 2024 En cours éligibles e. Le conseil régional et les collectivités s’accordent sur les investissements à Début déc 2024 En cours réaliser dans le cadre d’une séance de concertation f. Adopter les instruments de sauvegarde 15 déc 2024 En cours g. Signature d’une convention avec la région sur les investissements 15 – 31 déc 2024 En cours h. Passation des marchés pour les infrastructures régionales (tenant compte des Début Jan 2025 mesures de sauvegarde) i. Lancement des chantiers pour la réalisation des infrastructures régionales Début Jan 2025 j. Début des travaux de réalisation des infrastructures régionales Début mars 2024 10 Annexe 3 : Première cycle d’EAP : Les échéances de mise en œuvre de la subvention en vue de son inscription dans le cycle de l’exercice budgétaire 2025. Etape Responsable Action Dates limites Status 1 UGP/ Sensibilisation et Communication aux CTD cibles (annonce du 07/10/2024 au Fait MINDDEVEL lancement du cycle d’EAP et confirmation du calendrier ; 15/10/2024 notification à chaque CTD du montant de l’enveloppe disponible (allocations de premier niveau) et transmission de la liste des CMO pour la préparation des dossiers d’évaluation, etc.) Constitution des équipes mixtes régionales de vérification des 15/10/2024 Fait CMO Transmission du Dossier d’auto-évaluation aux CTD 15/10/2024 Fait 2 CTD Préparation des dossiers d’auto-évaluation par les CTD Du 15/10/2024 Fait au 31/10/2024 Soumission des dossiers d’évaluation par les CTD au Au plus tard le Fait MINDDEVEL/UGP 31/10/2024 3 Vérificateur Évaluation/vérification sur pièces Du 01/11/2024 En cours Vérification sur le terrain au 12/11/2024 Consolidation des résultats par Région 13/11/2024 En cours, avec retards 4 MINDDEVEL Transmission des résultats provisoires aux CTD 14/11/2024 /UGP 5 CTD Contestation des résultats provisoires Du 14/11/2024 au 20/11/2024 MINDDEVEL Transmission des dossiers de contestation des CTD au 21/11/2024 /UGP vérificateur 6 Vérificateur Analyse des contestations des CTD et formulation des réponses Du 21/11 au indépendant aux contestations 27/11/2024 Production des rapports finaux et transmission à l’UGP 28/11/2024 Comité de Validation des résultats 04/12/2024 Pilotage MINDDEVEL Transmission des résultats définitifs aux CTD et publication du 05/12/2024 rapport annuel sur le site du MINDDEVEL et du PROLOG le cas échéant ; et Notification de l’APN à chaque CTD éligible 7 MINFI/CAA Transfert au compte désigné SBP de la CTD ouvert par l’UGP du 31/1/2025 montant de l’APN MINDDVEL/ Transmission à la Chambre des Comptes pour contre 20/12/2024 UGP vérification des résultats CMO Chambre Certification des résultats CMO (ou demande d’informations 15/02/2025 des comptes supplémentaires) Annex 4 : Liste des membres de la mission (y inclus noms, postes/titres) Equipe de la Banque Mondiale Name Titre Abderrahim Fraiji Spécialiste Senior en développement social Chifundo Patience Chilera Spécialiste Senior en développement social Jade Mali Mizutani Spécialiste Senior en développement social Hala Ballot Spécialiste en développement social Jules Dumas Nébo Consultant (développement social) Suzy Gamgne Kamgue ET Consultant (Sauvegardes environnementales) Daniel Jude Nkue Nouwezem Consultant (Sauvegardes sociales) Berlin Apang Spécialiste de la passation de marchés Guy Joselito Talla Koudjou Consultante (gestion financière) Mefanme Mpugue Epouse Woyim Mirelle Odette Assistant d ’équipe 11 Equipe PROLOG Nom Titre Ngwa Edielle T.H Jackson Coordinateur national Blanche Ndzie Evouna épse Ekane Spécialiste de la passation de marchés Nguimpack Thomas Spécialiste de la gestion financière Oum Mayo Christian Spécialiste environnemental Abong Marie Spécialiste en sauvegardes sociales Koumbo Aline Comptable de projet Tabe Ako Leo Coordinateur régional pour la Région Sud- ouest Yessi Antony Coordinateur régional pour la Région Nord- Ouest Maires et participants aux assemblées régionales Nom Titre Denis Awoh Ndang Mayor Fudong Ngwakongoh Lawrence Mayor Bafut Metoh Mbah Joachim Mayor Babessi Ndangsa Kenedy Akam Mayor Of Mbengwi Danjuma Fidelis Soncha Mayor Furu Awa Weyang Joseph Wenonch Member North West Assembly Fongu Cletus Tanwe Bamenda 3 Council Mbuh Spayong Alice Sham-Ndim Belo Council Banboye William Sewong Mbiame Council Ngwe Philip Chia Fonfuka Council Agwafo Iii, Fru Fobuzshi P/REC-NWRA Échantillon de partenaires de mise en œuvre potentiels dans le Nord -Ouest Nom Organisation Suzanne Ngane FEICOM Prof. Amougou Joseph Armathe- Director General National Climate Change Observatory (ONACC) Sama Epse Ndzenyuy Pathiel Yeti SAMS Focal point SGUMAS PULCCA Muyamah Bertilla SHUMAS-PULCCA Mokika Betsy Critas Kumbo M and SE Officer Yenika Rahaimatou Kemuka Chargé de Projet - Caritas Kumbo Frankline Kamgeh Coordinateur de Diocèse - Caritas Bamenda Munteh Isabella Nain PLAN International Bamenda/ EIE OFFICER for HOO Ousman Haman R Président de MBOSCUDA Région du Nord-Ouest Awa Jacques Chirac CBCHS-SEEPD NWR Ful Morine Fuen CBCHS, NWR Marcellus Che COMAID 12