REPUBLIQUE DE DJIBOUTI Projet d’Appui à la Résilience des Femmes et de leurs Communautés dans la lutte contre la Violence Basée sur le Genre (P178332) – TF C04733 Mission d’appui à la mise en œuvre - du 1er au 7 juin 2024 Aide-mémoire I. INTRODUCTION ET OBJECTIFS DE LA MISSION 1. Une mission1 d’appui à la mise en œuvre du Projet d’appui à la résilience des femmes et de leurs communautés dans la lutte contre la Violence Basée sur le Genre (PARVBG) s’est tenue à Djibouti du 1 er au 7 juin 2024. 2. Les objectifs de la mission conduite avec le Ministère de la Femme et de la Famille (MFF) étaient de : (i) passer en revue la gestion du projet, les activités de passation des marchés et gestion financière et la gestion des risques sociaux et environnementaux et, (ii) organiser un atelier avec les parties prenantes et partenaires de mise en œuvre afin de planifier les étapes clé de cette phase de démarrage des activités du projet. 3. La mission adresse ses remerciements aux autorités djiboutiennes en particulier à : S.E.M. Ilyas Moussa Dawaleh, Ministre de l’Economie et des Finances, chargé de l’Industrie (MEFI), pour les dispositions prises facilitant la mission, et S.E. Mme Mouna Osman Aden, Ministre de la Femme et de la Famille pour son engagement continu et active participation à la mission. La mission remercie également : (i) Mme Anissa Hassan Bahdon, Secrétaire Générale du MFF, pour son suivi engagé sur le projet, (ii) Mme Roukiya Ahmed, Coordonnatrice du projet PARVBG, et l’équipe de l’Unité d’Exécution du Projet (UEP). La mission remercie par ailleurs S.E.M. Keiichi Hara, Ambassadeur du Japon à Djibouti, pour la collaboration fructueuse avec ses équipes. La mission remercie enfin les collègues du bureau pays de la Banque mondiale pour leur soutien et leur assistance. 4. Le présent aide-mémoire résume les points abordés au cours de la mission et présente les réalisations, recommandations et conclusions y afférentes. II. DONNEES ET ETAPES DU PROJET Tableau 1 : Données clés du Projet Données de base du Projet Dollars US (millions) Financement du Projet 2.75 Total décaissé 250,000 Pourcentage décaissé 9.09% Date de clôture 30 novembre 2025 1 La mission bénéficiait de la visite de Mme Senait Assefa (Directrice Sectorielle, Durabilité Sociale et Inclusion, Moyen-Orient et Afrique du Nord). Elle était conduite par Mme Djeina Kalidi (Spécialiste Principale en Développement Social, et Chargée du Projet), et était composée de Mme Idyle Abdourahman Djama (Consultante, Développement Social), M. Melance Ndikumasabo (Spécialiste Principal en Passation des Marchés), M. Francis Tasha Venayen (Spécialiste Principal en Gestion Financière), M. Dirieh Farah Souldan (Spécialiste en Sauvegardes Sociales), Mme Fadoumo Ali Malow (Spécialiste en Environnement), Mme Chouhoura Abdallah Isman (Assistante d’Equipe) et Mme Bilane Kassim Abdillahi (Assistante d’Equipe). La mission a par ailleurs bénéficié de la participation et des conseils de Mme Fatou Fall (Représentante Résidente) et, de l’appui de l’équipe du bureau de la Banque mondiale à Djibouti. 1 Tableau 2 : Données principales du Projet Financement Période de mise en œuvre proposée Source : Fonds Japonais pour le Développement Social (JSDF) Durée du projet pilote : 3 ans Montant : 2 750 000 US$ Objectif de Développement du Projet (ODP) proposé L'ODP est d’améliorer (i) l’accès des filles et des femmes à un appui pour le développement des compétences et à un soutien aux moyens de subsistance ; (ii) la sensibilisation et mobilisation communautaire dans la lutte contre la violence basée sur le genre dans les zones cibles ; et (iii) la qualité des services de conseil psychosocial utilisées par les survivantes de VBG. Composantes et sous-composantes proposées 1. Soutien aux moyens de subsistance pour les adolescentes et les jeunes femmes à risque qui ont abandonné l'école 1.1. Formations à des compétences générales, techniques et de développement d’activités commerciales pour accroître l'employabilité et l’entreprenariat 1.2. Appui aux activités génératrices de revenus et au micro-entrepreneuriat 2. Interventions communautaires et renforcement des capacités pour la prévention et la réponse à la VBG 2.1. Promotion du changement de comportement et mobilisation communautaire 2.2. Appui technique dans la fourniture des services psychosociaux et d’écoute 3. Gestion et administration du projet, suivi et évaluation et diffusion des connaissances 3.1. Gestion de projet et administration 3.2. Suivi et Evaluation 3.3. Diffusion des connaissances Tableau 3 : Notes d’évaluation du Projet Notes d’évaluation du Projet Note précédente Note actuelle Progrès envers l’atteinte de l’Objectif de Développement Satisfaisante Modérément Satisfaisante du Projet (ODP) Progrès de mise en œuvre globale Satisfaisante Modérément Satisfaisante Gestion Financière Insatisfaisante Modérément Satisfaisante Passation des Marchés Satisfaisante Modérément Satisfaisante Gestion des Sauvegardes Environnementales et Sociales Satisfaisante Modérément Satisfaisante Gestion de Projet Satisfaisante Modérément Satisfaisante III. PRINCIPALES CONCLUSIONS DE LA MISSION Etat d’avancement du projet : 1. La mission fut l’occasion de faire le point sur l’état d’avancement du projet, et de clarifier les étapes critiques de finalisation des contrats par entente directe (composantes 2.1. et 2.2.), et d’avancement du processus de sélection compétitive (composante 1). En outre, la mission a permis de fournir un appui et des recommandations techniques afin d’accompagner l’UEP/ MFF à démarrer les activités dans les meilleurs délais. La mission a particulièrement mis l’accent sur les activités de passation de marchés en cours, qui devraient permettre à l’UEP de signer trois contrats dont deux en entente directe (UNFD et Vivo) d’ici juillet 2024 et, un issu d’une procédure de sélection compétitive d’ici août 2024. 2 2. La mission a participé à l'atelier de démarrage des activités du projet, avec un accent particulier sur les efforts de renforcement des capacités pour la prévention et la réponse aux violences basées sur le genre. Présidée par la Ministre de la Femme et de la Famille, l'atelier a réuni les principaux prestataires de services et acteurs de réponse aux VBG à Djibouti, y compris l'UNFD (Union Nationale des Femmes Djiboutiennes), le Ministère de la Santé, le Ministère de l'Éducation Nationale et de la Formation Professionnelle (MENFOP), des partenaires internationaux (PNUD, UNICEF, UNFPA, USAID), des ONG (Vivo, SOS Village, CIFA et Kaizan) et des représentants japonais (Ambassade/ JICA) en tant que donateurs de la subvention. L'atelier a fourni une excellente occasion de discuter des services et ressources disponibles face à la VBG, et des lacunes identifiées en matière de capacités qui seront adressées par le PARVBG. Plus précisément, en plus de soutenir l'accès des femmes vulnérables aux opportunités économiques (composante 1) et la mobilisation communautaire (composante 2.1), le PARVBG soutiendra les efforts de renforcement des capacités pour des services psychosociaux et de conseil de qualité pour les survivants de VBG et promouvra un environnement scolaire plus sûr en formant le personnel scolaire et les infirmières détachées au sein des lycées publics à la détection des cas de VBG et en sensibilisant aux parcours de référencement. 3. La mission a réitéré l’importance pour l’UGP de rattraper les délais enregistrés en matière de passation des marchés, afin que le projet puisse atteindre les objectifs de développement escomptés et bénéficier d’un temps raisonnable pour mesurer l’impact des activités qui seront exécutées avec l’appui d’une firme de consultants pour la composante 1 et des ONGs pour la composante 2. La mission a permis de guider l’UGP dans des étapes clés qui avaient été manquées dans la phase d’évaluation des propositions techniques, en l’absence de grille des critères d’évaluation dans la demande de proposition. La mission a aussi recommandé à l’UGP de se référer aux procédures fiduciaires détaillées au sein du Manuel d’exécution du projet et de ne pas hésiter à solliciter la BM en cas de difficulté ou défi quelconque tout en faisant preuve de rigueur dans chacune des étapes requises. La mission a enfin salué les efforts entrepris pour rattraper les retards précédemment enregistrés d’un point de vue gestion financière, ayant permis de ré-évaluer à la hausse la performance y relative, passant de modérément insatisfaisante à modérément satisfaisante. 4. La mission a tenu des séances techniques afin de s’accorder sur un calendrier qui devrait permettre à l’UGP de signer tous les contrats avec ONGs et firme de consultant au début de l’été 2024. Cela permettra la mobilisation des ressources et préparatifs requis pour la phase initiale des activités, y compris de sélection des bénéficiaires, durant la saison estivale. Il est anticipé qu’en septembre 2024, les activités de formation préalables au coaching et soutien au micro-entreprenariat, mobilisation communautaire et renforcement de capacités pourront physiquement être visitées coïncidant ainsi avec la période de rentrée scolaire. Passation des Marchés : 5. La mission a noté que la sélection des deux ONGs pour la mobilisation communautaire contre les violences basées sur le genre sont toujours au stade de négociation de contrats. Elle recommande ainsi au MFF d’accélérer le processus car cela prend trop de temps pour des contrats aussi critiques. La mission a également appuyé l’équipe du projet dans la préparation de la demande de propositions pour l’assistance technique à la mise en œuvre de la composante 1.1. du projet, un contrat également prioritaire. Enfin, il est conseillé au MFF d'accélérer le processus de sélection pour les contrats restants (consultants individuels), étant donné que la phase de mise en œuvre du projet entre dans ses 17 derniers mois. Gestion Financière : 6. La mission a effectué la revue du système de gestion financière et de décaissement. A l’issue de cette mission de supervision, la mission estime que les arrangements fiduciaires en place permettent d’assurer une gestion acceptable des ressources du projet ainsi que la couverture des risques en gestion financière De manière générale, la gestion financière à fin mai 2024, du projet, est réévaluée comme étant Modérément Satisfaisante et 3 le risque de gestion financière est demeuré Substantiel. Cette notation est essentiellement imputable aux observations qui suivent :  Gestion budgétaire 7. Le suivi budgétaire gagnerait à être améliorée. Afin de l’optimiser, la mission recommande la confection et/ou l’édition d’un état extra comptable de suivi de l'exécution budgétaire détaillée de l’utilisation du financement sur toute la durée de vie restante du projet, intégrant le cas échéant, une analyse des variances, et accompagné d’une note explicative des évènements majeurs ayant caractérisé son exécution jusqu’à une date de clôture intermédiaire donnée. L’état devra être élaboré de manière à permettre les diligences suivantes : o Le contrôle de l’adéquation des emplois avec les ressources restant suivant Client Connection et le solde du compte désigné à date, et sur toute la durée du projet ; o Etablir un plan de décaissement mensuel jusqu’à la fin du projet ; o Le suivi des activités suivant la nomenclature des catégories de dépenses de l’accord de financement, et non seulement des composantes opérationnelles ; o La prise en compte des ressources et emplois du projet sur toute sa durée ; o La prise en compte des engagements déjà approuvés/contractées (signées) ou non, mais non encore décaissés (payés), prévus mais non encore contractées ; et o L’analyse des variances entre les prévisions et les réalisations du plan de travail et budget annuel (PTBA) en cours d’exécution ; o Les éventuelles pertes et/ou gains de change relatif à la variation du taux de change entre le Franc Djiboutien et les DTS (droits de tirage spéciaux), monnaie d’engagement. 8. La mission recommande de surcroît que cet état extracomptable soit édité mensuellement au minimum et incorporé dans les futurs rapports financiers intermédiaires (RFIs) soumis trimestriellement à la Banque. La mission invite le projet à soumettre la première mouture de cet état à la Banque d’ici le 15 août 2024 au plus tard avec le prochain RFI.  Reporting financier 9. Le Rapport Financier Intermédiaire soumis au titre du deuxième semestre de l’année 2023 a été revu et accepté. La date d’échéance du prochain RFI au titre du premier semestre 2024 est le 15 août 2024. La mission invite l’unité de gestion à prendre ses dispositions afin que le rapport soit de qualité, réponde à toutes les exigences contractuelles et soit soumis dans les meilleurs délais.  Audit externe 10. La mission saisit l’opportunité pour rappeler que le rapport d’audit sur les comptes pour la période close au 31 décembre 2024 est attendu pour le 30 juin 2025 au plus tard et invite l’unité de gestion à prendre ses dispositions afin que le rapport soit de qualité, réponde à toutes les exigences contractuelles et soit soumis dans les délais. 11. Le recrutement de l’auditeur externe est en cours et devrait se finaliser d’ici fin juillet 2024. La mission invite l’unité de gestion à partager le projet de contrat avec la Banque mondiale d’ici le 15 août 2024 au plus tard. Sauvegardes Environnementales et Sociales : 12. D’une manière générale, la performance de gestion de sauvegarde environnementale et sociale du projet est évaluée comme étant Modérément satisfaisante. Cette notation est due principalement au retard lié au rapport de suivi de la mise en œuvre des instruments environnementaux et sociaux (ES) conformément au plan d’engagement ES. Le projet a été mis en vigueur depuis le 15 avril 2023. Il a été convenu lors de la mission précédente que le premier rapport de suivi environnemental et social couvre la période allant d’avril 2023 à avril 2024. Ce dernier est toujours en attente. 4 13. La mission a eu une réunion productive avec l’équipe de l’UGP au MFF. La mission a été informée que le consultant en sauvegardes environnementales et sociales a animé une séance de formation sur la mise en œuvre des instruments ES : Cadre de Gestion Environnementale et Sociale (CGES), Plan d’Engagement Environnemental et Social (PEES), Plan d’action de la prévention de VBG, etc., au profit du personnel de projet. La mission a discuté avec l’équipe de projet sur la mise en œuvre de plan d’action de mobilisation des parties prenantes dans le but d’accroitre l’engagement de ces acteurs à l’atteinte des objectifs du projet. 14. La mission a effectué une revue des instruments de gestion des risques et des impacts au niveau du projet tant sur les aspects environnementaux que sociaux. La mission estime que ces derniers sont acceptables et que l’opérationnalisation de ces derniers est indispensable surtout en cette phase de démarrage des activités du projet pour la prévention des risques et l’atténuation des impacts. 15. Compte tenu du processus en cours de passation des marchés pour la contractualisation des prestataires de services (ONGs et firmes de consultants), la mission a revu les clauses environnementales et sociales à inclure dans les contrats des prestataires et adressé ses commentaires à l’UGP. Un draft de mécanisme de gestion des plaintes du projet et un plan d’action de la prévention de VBG ont été également été reçus de l’UGP consécutivement à la mission. Les commentaires de la BM ont été transmis après revue finalisée, le 2 juillet 2024. 5 IV. Prochaines étapes convenues Echéance/ # Action Par Statut Observation Opérationnel/ Technique Poursuivre les discussions techniques avec le Avant le 31 Ministère de la Santé et le MENFOP pour les UGP/ MFF 1 En cours juillet 2024 et besoins à couvrir en matière de renforcement des (Coordo.) Continu capacités (composante 2.2) Reprendre les discussions avec les 3 écoles de UGP/ MFF Avant le 31 2 seconde chance pour l’appel à candidatures et En cours (Coordo.) juillet 2024 mobilisation des bénéficiaires de la composante 1 Passation des Marchés Procéder à la signature du contrat, si UGP/ MFF 3 négociations concluantes, pour l’entente directe En attente/ en retard 1er juillet 2024 (SPM, Coordo.) avec l’ONG nationale, UNFD Procéder à la signature du contrat, si UGP/ MFF 4 négociations concluantes, pour l’entente directe En attente/ en retard 1er juillet 2024 (SPM, Coordo.) avec l’ONG internationale, Vivo Finaliser le processus de sélection compétitive de UGP/ MFF 5 la firme de consultants en charge d’appuyer la En cours 31 juillet 2024 (SPM, Coordo.) mise en œuvre de la composante 1 Gestion Financière UGP/ MFF Gestion budgétaire : Editer un état de suivi 6 (RAF, SPM, Planifié 15 août 2024 budgétaire suivant le recommandations fournies Coordo.) Reporting : Soumettre le RFI au titre du premier UGP/ MFF 7 Planifié 15 août 2024 semestre 2024 (RAF, Coordo.) Contrôle et audit interne : UGP/ MFF 8 Planifié 15 août 2024 Partager avec la BM le projet de contrat. (RAF, Coordo.) Contrôle et audit interne : Partager avec la BM une mise à jour sur le statut UEP/ MFF 9 En attente 22 août 2024 du recrutement de l’auditeur externe et le planning (RAF, Coordo.) prévisionnel de son intervention. Aspects liés aux sauvegardes et gestion des risques environnementaux et sociaux Partager le premier rapport ES à la banque, UEP/ MFF 10 compte tenu des séances de formations du En attente 15 juillet 2024 (S.E&S, Coordo.) personnel. Inclure les clauses ES dans les contrats de UEP/ MFF 11 Réalisé 20 juin 2024 prestataires (ONGs) (S.E&S, Coordo.) Finaliser le document du mécanisme des gestion UEP/ MFF 12 de plaintes et le plan d’action de la prévention de Réalisé 25 juin 2024 (S.E&S, Coordo.) VBG. Organiser un atelier d'information et de UEP/ MFF 13 sensibilisation sur le projet dans chacune de zone En attente 30 août 2024 (S.E&S, Coordo.) du projet Organiser un atelier d'information sur les UEP/ MFF 14 mécanismes de gestion des plaintes du projet dans En attente 30 août 2024 (S.E&S, Coordo.) chacune de zone cible du projet 6 Annexe 1 : Liste des personnes rencontrées Nom Titre Entité Gouvernement de Djibouti MFF S.E.Mme Mouna Osman Aden Ministre Ministère de la Femme et de la Famille Anissa Hassan Secrétaire Générale Ministère de la Femme et de la Famille Roukiya Ahmed Directrice de la Gestion des Projets/ Coordonnatrice du PARVBG Ministère de la Femme et de la Famille Ismail Mohamed Conseiller Technique Ministère de la Femme et de la Famille Sougueh Ahmed Nour Consultant – Spécialiste en Gestion des Projets/ Opérations Ministère de la Femme et de la Famille Samatar Ahmed Kayad Consultant – Spécialiste en Gestion Financière Ministère de la Femme et de la Famille Saredo Mohamed Fod Consultante – Spécialiste en Passation des Marchés Ministère de la Femme et de la Famille Ali Garde Adou Consultant – Spécialiste en Sauvegardes Environnementales et Sociales Ministère de la Femme et de la Famille Amina Représentant à l’atelier Ministère de la Santé Ministère de l’Education Nationale et de la - Représentant à l’atelier Formation Professionnelle Japon OSHIMA Hiroyuki Chargé d’Affaires Ambassade du Japon à Djibouti SAITO Takumi Secrétaire, Chef de la Coopération Multilatérale et des Affaires Economiques Ambassade du Japon à Djibouti KANEDA Masayuki Représentant Résident JICA Partenaires internationaux Emma N’Gouan-Anoh Représentante Résidente PNUD - Représentant à l’atelier FNUAP - Représentant à l’atelier UNICEF - Représentant à l’atelier USAID - Représentant à l’atelier UE ONGs nationales et internationales 7 Dr. Anselm Crombach Professeur de psychologie clinique/ Psychothérapeute Vivo International (en ligne) Formateur agréé et superviseur en thérapie par exposition narrative Amani Chibashimba Vivo Inernational (en ligne) Chef du projet Prévention & Réponse aux VBG en RDC - Représentant à l’atelier CIFA - Représentant à l’atelier SOS Villages - Représentant à l’atelier Kaizan 8