REPUBLIQUE D’HAITI PROJET D’ACCESSIBILITÉ RURALE ET DE RÉSILIENCE (PARR - P163490) Aide-Mémoire – Mission de Supervision 5 au 13 juin 2024 I. INTRODUCTION 1. Une équipe1 de la Banque mondiale a conduit du 5 au 13 juin 2024, une mission d’appui à la mise en œuvre du Projet d’Accessibilité Rurale et de Résilience (PARR - P163490). Cette mission avait pour objectifs : (i) d’analyser le niveau d’exécution par composante des activités du projet ; (ii) de passer en revue les contrats en cours et les aspects attachés à la gestion fiduciaire et à la gestion environnementale et sociale ; (iii) de convenir d’un plan d’actions pour les prochains six mois ; (iv) de faire le point sur l’avancement de la préparation du nouveau projet Corridor Résilient et définir les prochaines étapes. La mission a examiné les difficultés rencontrées dans certains contrats, les retards constatés dans certaines activités, ainsi que les mesures d'atténuation à mettre en place. Les échéanciers des activités, les prévisions de décaissement et d’engagement du projet ont été discutés pour garantir le respect des délais restants. La liste des personnes rencontrées est jointe en Annexe 1. 2. La conjoncture actuelle du pays, marquée par les bouleversements politiques et la violence des groupes armés, a quelque peu impacté négativement la mise en œuvre du projet. La mission reconnait et valorise les initiatives des parties prenantes visant à favoriser le déploiement des équipes et l'exécution des activités sur le terrain. La mission a insisté sur le fait que le projet entre dans une phase particulièrement critique, compte tenu de l'imminence de sa date de clôture fixée au 30 mai 2025. La mission a également adressé ses félicitations à l’UCE pour les réalisations accomplies jusqu’à présent et l'a encouragée à poursuivre ses efforts afin de mener à bien les activités restantes. 1 La mission était composée de Malaika Becoulet (Spécialiste principale en Transport et Chargée de projet), Ibrahim Kaboré (Spécialiste principale en Transport et Co-Chargé de projet ), Ibrahim Savadogo (Consultant en Transport), Maurice Adoni (Spécialiste principal en passation des marchés), Vladimir Mathieu (Spécialiste en passation des marchés), Lydie Madjou (Spécialiste principale de la gestion financière), Celestin Adjalou Niamien (Spécialiste principale de la gestion financière), Nathalie Mihajloski Zivkovic (Analyste en gestion financière), Felipe Jacome ( Consultant en développement social, ) Bruce Macphail (Spécialiste principal en développement social), Lisbet Kugler (Spécialiste principal en environnement), Iris Teluska (Assistante de programme). 1 3. La mission remercie le Coordonnateur de l’Unité Centrale d’Exécution du Projet (UCE), le Directeur de l’Unité Technique d’Exécution (UTE) et leurs équipes pour leur disponibilité et la qualité des discussions tenues. 4. Cet aide-mémoire présente les principales conclusions et recommandations de la mission qui ont été discutées lors de de la mission du 5 au 13 juin 2024. II. DONNEES DU PROJET ET NOTATIONS Table 1: Données et notations clés du Projet Date d’entrée en vigueur 04 septembre 2018 Date de clôture 30 mai 2025 Montant Initial du projet 75.00 millions US$ Financements additionnels 66 millions US$ Décaissement Total 129.97 millions US$ Taux de décaissement cumulé 97% (+8.5% depuis la dernière mission) Performance de mise en œuvre (IP rating) Satisfaisante Notations du Projet: Précédent Actuel Objectif de Développent du Projet Satisfaisant Satisfaisant Progrès dans la mise en œuvre Satisfaisant Satisfaisant Composante 1 : Amélioration de la connectivité en milieu rurale Moderement Moderement (Cout $75.00 M) Satisfaisant Satisfaisant Composante 2 : Amélioration de la résilience de l’infrastructure de Satisfaisant Satisfaisant transport: (Cout $22.00 M) Composante 3 : Promotion du développement de la mobilité Satisfaisant Satisfaisant durable: (Cout $4.00 M) Composante 4: CERC(Cout $30.00 M) Satisfaisant Satisfaisant Composante 5: Gestion de Projet:(Cout $7.00 M) Satisfaisant Satisfaisant III. PRINCIPALES CONCLUSIONS ET RECOMMENDATIONS 5. Etat d’avancement. À 11 mois de la date de clôture fixée au 30 mai 2025, la mission note des avancées significatives dans la mise en œuvre du projet sur l'ensemble des trois dons qui le constituent. Malgré le contexte sécuritaire difficile, les résultats du projet restent globalement satisfaisants. L'évaluation à date montre que les objectifs de développement du projet seront probablement atteints grâce aux efforts constants réalisés jusqu'à présent par les équipes. 6. Eu égard au budget restant du projet et au temps restant de mise en œuvre, les différentes parties se sont accordées pour un phasage de la réalisation du marché régional de Saint-Michel de l'Attalaye, qui est la plus grande activité restante du projet. La mission a convenu que dans le cadre 2 de ce projet, les efforts devront être concentrés sur la finalisation du design du marché, la réalisation des travaux de sécurisation de l’emprise du marché et la construction et la mise en place des installations minimales indispensables pour un début de fonctionnement effectif du marché. Ces investissements devront pouvoir se réaliser avec le budget restant disponible et s'achever avant la date de clôture du projet. 7. La mission a proposé que la réalisation des travaux de reconstruction des quatre (4) ponts situés dans les départements de l'Ouest, du Sud et des Nippes (ponts La Digue, Cote-de-Fer, Mahot, Bethel) puisse être prise en compte dans le cadre du nouveau projet de corridor résilient en cours de préparation. La perte de change DTS/Dollar a eu pour conséquences un budget insuffisant pour réaliser certaines activités dont les travaux de reconstruction de ces quatre (4) ponts. Les études techniques ainsi que environnementales et sociales pour leur réalisation ont été achevées et sont disponibles. 8. Décaissements et engagement. Le taux de décaissement cumulé à date du Projet présente un niveau satisfaisant avec un taux de 97%. La mission félicite l’UCE et l’UTE pour les efforts qui ont été faits pour la réalisation de ces progrès. La mission invite l’UCE et l’UTE à maintenir leurs efforts pour le respect des délais pour la réalisation des dernières activités dans la programmation du projet. Tableau 1 : Projections des décaissements trimestriels* Montant Non Total Projections des décaissements trimestriels (US$M) décaissé (US$M) (US$M) (25 june 2024) 30-Sept-2024 31-Dec-2024 31-Mars-2025 29-Mai-2025 3.62 1.8 1.3 0.52 3.62 IV. PROGRES DANS LA MISE EN ŒUVRE DU PROJET Composante 1 : Amélioration de la connectivité rurale Sous-composante 1.1 Amélioration de la connectivité rurale dans trois sous-régions des départements du Sud, du Sud-est et des Nippes 9. La mise en œuvre de cette sous composante a connu des progrès significatifs. Plusieurs activités concernant le traitement des points critiques ont été achevées depuis la dernière mission, telles que les 3 lots du traitement des points critiques sur le tronçon de Route Petit Trou de Nippes – Baradères, et 6 des 7 lots des travaux de traitement de points critiques sur le tronçon la Colline d’Aquin – Fond-des-Blancs. Le reste des activités présente un taux d’avancement satisfaisant avec 3 75% pour la Construction d’ouvrages sur les tronçons de route Baradères-Bonne Fin-L’Asile- Vieux Bourg d’Aquin, 45% pour les travaux d’amélioration du tronçon de route Blauckauss- Bainet-Côtes-de-Fer, et 60% pour les études techniques du tronçon de route Thiotte – Marigot. 10. L’achèvement des travaux restants de cette sous composante est prévu pour juillet 2024. 11. Les plans de mobilité des trois micro-régions et le rapport d'actualisation du RAI dans les 10 départements ont été transmis à l’UCE par l’UNOPS. La mission a invité l’UCE à procéder à la revue de ces documents, en impliquant les autres parties prenantes concernées, afin de procéder à leur validation ou leur amendement le cas échéant. Sous-composante 1.2 Amélioration de la connectivité rurale dans la Boucle du Centre– Artibonite 12. Les activités restantes de cette sous-composante ont été achevées et ont fait l'objet d'une réception provisoire ou sont en attente de celle-ci. Dans le premier cas, il s’agit de tous les lots des travaux de traitement des points critiques Marchand Dessalines - Saint-Michel de l’Attalaye, du lot 2 des travaux complémentaires de traitement de points critiques dans la Boucle Centre Artibonite, et du lot 2 des travaux de construction des ouvrages de franchissement des rivières Platana et Carnot. Dans le second cas, il s’agit du lot 1 des travaux complémentaires de traitement de points critiques dans la Boucle Centre Artibonite, et du lot 1 des travaux de construction des ouvrages de franchissement des rivières Platana et Carnot. Sous-composante 1.3 Amélioration de l'accès à certains marchés ruraux et soutien au développement de connaissances régionales et d'outils de planification 13. La construction du marché régional de Saint-Michel de L’Attalaye. Cette activité soulève des inquiétudes quant à sa réalisation avant la clôture du projet. La mission a permis de discuter avec l’UTE et l’UNOPS de l'option d'une contractualisation avec l’UNOPS pour la réalisation d'un minimum d'installations requises pour un marché régional respectant les deux contraintes de budget et de délais restants. La proposition présentée est d'un montant total de 1,625,250.00 USD, avec un calendrier de mise en œuvre s'étendant du 15 juin 2024 au 15 mai 2025, et comporte les éléments suivants : un bâtiment administratif ; 3 plateformes halles de vente ; 2 dépôts ; 2 blocs sanitaires ; 2 blocs de traitement de déchets ; voirie ; aménagement paysager (minimal) ; adduction - réservoir - plomberie - fosse septique ; électricité – éclairage. 14. Étant donné les contraintes de budget et les délais restants, la mission a convenu que les efforts devront être concentrés sur la mise en place d’un plan d'exécution des installations minimales indispensables et extensibles pour le fonctionnement d’un marché régional qui puisse 4 se faire avec le budget disponible et s'achever au plus tard le 30 avril 2025. Ce plan devra être préparé par l’UTE de concert avec l’UNOPS et présenté à la Banque dans un délai d’une semaine. 15. Afin de garantir le respect des délais et minimiser le risque de défaut des entreprises, la mission a suggéré que l’UTE travaille de concert avec l’UNOPS pour la définition des critères de sélection des entreprises et la définition des objectifs à fixer à l’UNOPS. L'équipe de la Banque a aussi réaffirmé sa pleine disponibilité à accompagner l’UTE pour la réalisation de cette activité. 16. Elaboration de plans d'urbanisme. La mission constate des avancées significatives dans l’élaboration des plans depuis la dernière mission, avec un taux d'achèvement de 60% pour les plans des villes de Mirebalais et de Saut d’Eau, et un taux de 75% pour les villes de Saint-Raphaël et Saint-Michel de l’Attalaye. La mission a invité l’UCE à poursuivre la bonne dynamique de validation rapide des livrables intermédiaires initiée avec le CIAT. L’achèvement des plans est prévu pour le 15 août 2024 pour les villes de Mirebalais et de Saut d'Eau, et le 15 juillet 2024 pour les villes de Saint-Raphaël et Saint-Michel de l’Attalaye. 17. Développement d’un outil de tableau de bord capturant les principaux indicateurs de développement et les investissements au niveau régional (par exemple, les données sur les risques naturels). L’activité est en cours d’exécution avec un taux d’achèvement de 50%. Le rapport de mi-parcours a été réceptionné le 8 mai 2024. Une séance de restitution avec les partenaires en vue de la validation du livrable a eu lieu le 6 juin 2024. L’achèvement de cette activité est désormais fixé au 30 août 2024. La mission encourage vivement l’UTE à veiller au respect du nouveau calendrier d’exécution de cette activité et à partager les livrables intermédiaires avec l’UCE pour commentaires et amendements. 18. Capitalisation et les leçons apprises sur le projet BCA. Le rapport préliminaire de cette activité a été reçu par l’UTE le 22 mai 2024 pour commentaires et amendements, afin d’obtenir le rapport final le 30 juin 2024. La mission a invité l’UTE à partager le rapport préliminaire avec l’UCE afin de bénéficier de ses commentaires et amendements qui ne peuvent qu’enrichir le rapport final, eu égard à son expérience et sa connaissance sur le projet BCA. Composante 2 : Amélioration de la résilience des infrastructures de connexion des transports 19. L’étude pour la reconstruction de quatre (4) ouvrages (ponts) situés dans les départements de l’Ouest, du Sud et des Nippes (ponts La Digue, Cote-de-Fer, Mahot, Bethel) a été achevée et le rapport y relatif est disponible. La mission a rappelé que l’indisponibilité de budget due à la perte de change DTS/Dollar tout au long de la durée du projet ne permettrait pas la construction de ces 5 ponts dans le cadre du projet. Toutefois, la disponibilité du rapport d’études ouvre la possibilité de financer leur exécution dans le nouveau projet en préparation financé par la Banque. 20. La reconstruction d’ouvrages dans les départements de l’Ouest, du Sud et du Sud-Est (répartis en 6 lots) affiche un taux d'avancement de 75%, le lot 6 ayant fait l’objet d'une réception définitive. Quant à la construction et la protection de quatre (4) dalots dans les départements de l’Artibonite et du Sud (en 3 lots), les travaux sont à 80% d’exécution, le lot 2 ayant fait l’objet d’une réception définitive et le lot 3 d’une réception provisoire. Composante 3 : Promouvoir le développement de la mobilité durable 21. Dans cette composante, il reste deux activités qui ont été programmées pour le prochain trimestre : l’élaboration de la feuille de route sur la résilience climatique et la mobilité durable ainsi qu’un outil de surveillance connexe ; et la mise en place d’une base de données et d'un outil de surveillance de la circulation routière. La mission invite l’UCE à procéder au lancement de ces deux activités et à s'assurer du respect des délais dans leur exécution. Particulièrement pour la seconde activité, la mission invite l’UCE à l'envisager comme un pilote qui sera déployé à l’échelle nationale dans le cadre du RUTAP, étant donné qu'une activité similaire y est inscrite dans la composante 3 visant la mise en place d'une base de données nationale sur la sécurité routière. 22. La mission a convenu qu'un point sera fait ultérieurement avec l’UCE sur l'évolution de la reprise en main de l’activité de la FNUAP portant sur le Renforcement de la protection et la résilience des communautés les zones de déploiement des infrastructures routières dans la région du Sud en matière de lutte contre les violences basées sur le genre, les abus et exploitations sexuels et le harcèlement sexuel. Composante 4 : Réponse d’urgence contingente (CERC) 23. Les activités du CERC sont presque toutes achevées. Pour les activités mises en œuvre par l'UCE, seules deux activités restent inachevées, mais leur taux d’achèvement est bien élevé. Il s’agit de : la reconstruction de dix dalots dans les départements du Sud et des Nippes (en 4 lots) achevée à 95% ; la réhabilitation de rues dans la ville des Cayes (en 3 lots) achevée à 90%. Ces travaux sont prévus pour s'achever fin juillet 2024. 24. Les activités du CERC réalisées par la DINEPA présentent quant à elles un taux d’achèvement moyen de 75%. Le calendrier d’achèvement de ces travaux est prévu pour fin juillet 2024, y compris les délais additionnels accordés. 6 25. En ce qui concerne les activités mises en œuvre par l’UNOPS dans le cadre du CERC, une grande partie des activités a été achevé. Les activités achevées depuis la dernière mission sont principalement : les 130 km de routes rurales à réhabiliter dans les 3 microrégions, achevés et en attente d’une réception provisoire dès que la situation sécuritaire permettra le déplacement des personnes impliquées. Les activités restantes sont: les 71,9 km de routes rurales à réhabiliter dans les départements du Centre et de l'Artibonite dont 47,6 km sont déjà achevés. Le reste des travaux est en cours de finalisation sur les tronçons de Maïssade et Thomonde (dalot de Nan Casse) et sera terminé fin juin 2024. Les travaux de construction d'un centre d'entretien en matériaux provisoires, commencés en août 2023 et prévus pour s'achever en janvier 2024, ont pris du retard. La situation sécuritaire, ainsi que la mauvaise performance du sous-traitant, ont entraîné des retards sur les travaux de construction du centre d’entretien de Saint-Michel. Après plusieurs changements de supervision et des solutions proposées au sous-traitant pour pallier cette situation, l'UNOPS a entamé une procédure de résiliation avec le sous-traitant. L'UNOPS demande une extension sans coûts additionnels jusqu'au 30 novembre 2024 pour terminer les travaux. 26. Sur les activités de l'UNOPS, la mission a recommandé que les actions suivantes soient prises : faire un état exhaustif des travaux réalisés par le sous-traitant au moment de la résiliation du contrat et le partager avec l'UCE ; produire et partager avec l'UCE un rétroplanning réaliste pour la finalisation des travaux du centre d'entretien avec un nouveau sous-traitant ; dès la finalisation des travaux sur les 71,9 km, l'UNOPS produira et partagera avec l'UCE un bilan des bénéficiaires de l'ensemble des travaux de traitement de points critiques réalisés par elle. Composante 5 : Gestion de projet 27. La mission félicite l'UCE pour sa bonne performance dans la gestion globale de la mise en œuvre du Projet. Elle l'invite à prendre toutes les dispositions nécessaires pour une bonne exécution des activités liées à la clôture du projet : le Rapport d'achèvement, le Documentaire, l'Enquête de satisfaction, l'Etude d'impact (incluant une étude de capitalisation). 28. Par ailleurs, la mission a attiré l'attention de l'UCE sur une dernière activité qui ne relève pas des activités de clôture du projet : l'étude et la mise en place d'un système d'archivage électronique. Il a été recommandé que l'UCE puisse diligenter la mise en œuvre de cette activité. V. GESTION DU PROJET 29. Gestion financière : A l’issue de la présente revue, la notation de la performance de la gestion financière du projet est maintenue à Modérément Satisfaisante (MS) et le niveau de risque de gestion financière à Substantiel. Les rapports d’audit et rapports de suivi financier 7 (RSFs) sont reçus dans les délais et sont généralement de qualité acceptable et la comptabilité était à jour jusqu’au 31 mars 2024. Toutefois, il existe certains manquements pour lesquels la coordination du projet doit prendre des dispositions urgentes en vue de leur correction. En effet : (i) l'absence de suivi adéquat des processus budgétaires a empêché le projet de fournir des informations sur l’état de l'exécution du budget par le biais de rapports d'exécution réguliers ; (ii) le manuel de procédures administratif et financier de l’UCE n’inclut pas certaines informations essentielles pour le contrôle interne telle que les processus de préparation des RSFs et rapport d’audit, et la gestion de la clôture du projet; ce qui rend difficile la mise en place d'un environnement de contrôle interne adéquat pour le projet. (iii) l’utilisation systématique du taux du jour en lieu et place du taux historique de transfert des fonds du compte en USD vers le compte en Gourdes génère, pour les transactions concernées, des écarts de change injustifiés qui peuvent être considérés inéligibles sur les fonds du projet en plus de biaiser les coûts réels des activités pour l’UTE ; (iv) les écarts qui existent dans les informations financières présentées dans les RSF et les rapports d’audit réduisent leur fiabilité. (v) l’absence d’un système comptable en ligne pour l’UCE et d’un système de sauvegarde électronique des documents hors site pour les deux entités ne garantit pas la continuité des opérations comptables en cas de destruction des biens physiques ou de difficulté d’accès aux bureaux. (vi) l’absence d'inventaire des actifs et de suivi approprié des débiteurs et des créanciers pour l’UCE ne garantit pas un suivi et une protection adéquats des actifs du projet ; Enfin, (vi) les recommandations faites lors de la dernière mission de supervision et dans les lettres de revue des RSFs ne sont pas systématiquement mises en œuvre, ce qui ne garantit pas l’amélioration de l’environnement de contrôle interne du projet. Un rapport de supervision détaillé avec les constats et les recommandations se trouve dans l’Annexe 2. 30. La mission se réserve le droit de réviser à la baisse la performance du projet, notamment si elle ne constate aucune amélioration lors de la prochaine supervision. Décaissements 31. Les comptes désignés ont été récemment documentés à l’exception du DA-B du IDA D6690 qui présente un solde de 1,967,000.00 USD dans les livres de la banque et n’a pas été documenté depuis le 3 avril 2023 (14 mois). L’UGP a justifié cette situation par le fait que les activités sont terminées et que ces fonds serviront au paiement des retenues de garantie. 8 32. Il y a sur IDA D3230, 2 avances UN non documentées : UN UN Agency UN Ccy Advanced UNOPS USD 36,988,844.00 UNFPA ACCOUNT USD 745,267.00 L’UCE doit récupérer auprès des agences UN des rapports financiers récents et soumettre la documentation dans Client Connection afin que les livres de la Banque reflètent la réalité. Si des contrats sont terminés et que le rapport fait ressortir un solde, il doit être restitué directement à la Banque mondiale afin d’être comptabilisé sur le financement et rendu disponible pour d’autres activités. En l’occurrence, le contrat avec UNFPA est terminé, le rapport final doit être émis et documenté par UNFPA dans Client Connection (car c’est une avance avec engagement). L’avance UNOPS est sans engagement, et la documentation est à soumettre par l’UCE. Passation des marchés et Gestion des contrats La passation des marchés pour ce projet est jugée satisfaisante. Le contrat de l’UNOPS (42 M USD) avance conformément aux planifications et devrait être terminé dans les délais prévus dans le dernier avenant. Il ne reste que le centre de St-Michel qui est toujours en cours de construction et l’UNOPS assure qu’il sera achevé dans le temps. Cependant, il y a des échanges en cours sur la possibilité d’amender le contrat de l’UNOPS pour y inclure la construction du marché régional de Saint-Michel de l’Attalaye. Il s’agit d’une activité à risque vu que la date de clôture du projet est le 31 mai 2025 et que, tel que conçu, la construction du marché ne pourra pas être complètement exécuté dans moins de 12 mois. Des discussions sont en cours pour pouvoir réduire dans le volume de travaux et parvenir à la construction d’installations minimales et fonctionnelles avant la fin du projet. 33. Les autres contrats de travaux importants sont complétement achevés ou sont dans la période de garantie. Le contrat de l’UNFPA pour le renforcement de la protection et la résilience des communautés des zones de déploiement des infrastructures routières dans le Grand Sud en matière de VBG est arrivé à expiration le 30 juin 2023. Ce contrat n’a toujours pas été clôturé car les fonds n’ont pas encore été retournés. 34. L’activité relative à la construction des quatre (4) ponts a été annulée. La balance disponible sur le projet ne permettra pas de financer cette activité. Les études ont été reçues par l’UCE et sont disponibles. L’UCE devra accélérer la mise à jour des activités sur STEP car le 9 projet approche de sa date de clôture et il est prévu une révision à posteriori des processus de passation des marchés au cours du mois de juillet 2024. Sauvegardes environnementales et sociales PARR initial et CERC 35. La mise en œuvre des sauvegardes environnementales et sociales se déroule de façon satisfaisante (S) malgré le contexte sociopolitique, économique et environnemental. Les actions mise en œuvre incluent : • Élaboration et mise en œuvre des PGES et des PSR relatifs aux activités prévues dans le Départements du Sud, Sud-est, Nippes et Ouest. • Consultations dans les différents communes et municipalités touchés par les travaux ; • Formations sur les thématiques de Genre et Sauvegardes des Mairies et Firmes d´Exécution • Réception et traitement des plaintes reçues 36. Dans le dernière semestre le Mécanisme de Gestion des Plaintes a enregistré 2 plaintes et clôturé avec satisfaction une plainte au cours du semestre. Aucun nouvel incident de santé et sécurité a été enregistré. 37. La mission a aussi discuté la mise en œuvre du Plan d'action pour la réponse et la prévention à l'exploitation et abus sexuel du projet depuis la clôture du contrat avec le FNUAP a été terminé. La plupart des activités de ce plan ont été assumés par la spécialiste Genre/GBV et l´équipe ES de l’UCE, notamment la sensibilisation des communautés (Volet 1 du Plan), la formation des cadres des firmes contractuelles et des mairies (Volet 2), et la vulgarisation et mise en œuvre du MGP pour l´EAS/HS (Volet 3. En ce qui concerne le renforcement des services de prévention et de prise en charge des survivants de VBG (Volet 4) l´équipe de l´UCE est en train de faire une évaluation des organisations des femmes pour proposer des activités de renforcement supplémentaire. 38. À ce stade, les taches prioritaires dans la mise en œuvre du Plan d´action sont : • Élargir les modalités de soumission des plaintes (numéro verte et adresse email) ; • Produire et distribuer le matériel de sensibilisation avec les canaux d´acheminement des plaintes (numéro verte, adresse email) ; • Continuer à accompagner les consultations publiques des membres des communautés et des séances spécifiques avec les femmes ; 10 • Continuer à faire des formations pour les cadres des entreprises et mairies et travailler avec les points focaux des entreprises pour former les travailleurs ; 39. La Banque a demandé à l’UCE d´intégrer une analyse des activités achevés (et non- achevés) aussi qu’une version actualisée du plan d’action dans le prochain rapport semestriel. Aucun cas d’EAS/HS n’a été signalé à ce jour dans le cadre du projet. 40. PARR FA 41. Dans la BCA la conformité ES est assuré par l’équipe de l’UNOPS qui met en place les travaux du projet. Cette conformité implique, entre autres, consultations dans les différents communes et municipalités touchés par les travaux l'élaboration, la mise à jour et la mise en œuvre d'instruments de gestion environnementale et sociale (PGES et PSR), y compris la sensibilisation et la signature du code de conduite, le respect des mesures de santé et de sécurité au travail, la sensibilisation et la gestion des risques liés aux catastrophes naturelles et aux questions de santé et de sécurité, la gestion des impacts résiduels de la réinstallation, la gestion des plaintes et des rétroactions des parties prenantes, la sensibilisation des parties prenantes aux violences basées sur le genre, ainsi que les efforts d'intégration de la dimension de genre. Le Mécanisme de Gestion des Plaintes a clôturé toutes les plaintes reçues. Aucun incident majeur de santé et sécurité a été enregistré. 42. La mission souhaiterait recevoir des informations plus détaillées sur la mise en œuvre des divers PGES au niveau des sous-projets (entre autres par rapport aux activités de suivi effectuées par la DINEPA et l’UNOPS) dans les rapports trimestriels ainsi que lors des missions de supervision. A cette fin, la Banque mondiale transmettra un canevas type à titre indicatif qui pourra inclure des informations telles que le nombre de visites de terrain ou en virtuel pour faire le suivi sur la mise en œuvre des PGES. VI. PROCHAINES ETAPES 43. La mission félicite l’UCE et l’UTE pour leurs efforts visant à rendre disponible la planification des dernières activités du projet pour le prochain semestre 11 44. Les actions convenues sont listées dans le Tableau 2. Tableau 1 : Synthèse des actions convenues N Action Responsabilité Date Composante 1 : Amélioration de la connectivité rurale Produire une cartographie de l’ensemble des traitements des points critiques réalisés dans le cadre du Projet afin de permettre une UCE 5 juillet 2024 visualisation des interventions et des impacts du projet Examiner en détail dans les meilleurs délais, avec les parties prenantes concernées : les plans de mobilité des trois micro-régions, et le rapport d'actualisation du Réseau d'Assainissement Intercommunal (RAI) dans UCE 5 juillet 2024 les 10 départements transmis par l'UNOPS, et procéder à leur validation ou apporter les amendements nécessaires Construction du marché régional de Saint-Michel : Transmission à la Banque de la stratégie finalisée de réalisation du marché de Saint- UTE 30 juin 2024 Michel. Construction du marché régional de Saint-Michel : Contractualisation 21 juillet UTE avec l'UNOPS 2024 Partager avec l'UCE les rapports préliminaires des plans d'urbanisme, de l'outil de tableau de bord et de la capitalisation, ainsi que les leçons UTE - UCE 30 juin 2024 apprises sur le projet BCA afin de bénéficier de ses commentaires et amendements. Procéder à la réception provisoire des travaux achevés sous la 31 juillet UCE composante 1.2 2024 Centre d'entretien de Saint-Michel : • Faire un état exhaustif des travaux réalisés par le sous-traitant au moment de la résiliation du contrat et le partager avec l'UCE ; 15 juillet UNOPS - UCE • Produire et partager avec l'UCE un rétroplanning réaliste pour la 2024 finalisation des travaux du centre d'entretien avec un nouveau sous-traitant Composante 3 : Promouvoir le développement de la mobilité durable Procéder au lancement de l’activité pour sur « élaboration de la feuille de route sur la résilience climatique et la mobilité durable ainsi qu'un UCE 15 août 2024 outil de surveillance connexe » Procéder au lancement de l’activité pour sur « La mise en place d'une base de données et d'un outil de surveillance de la circulation routière : envisager l'option de la considérer comme un pilote qui sera déployé à l'échelle nationale dans le cadre du RUTAP, étant donné qu'une activité 31 juillet UCE similaire y est inscrite dans la composante 3 visant la mise en place d'une 2024 base de données nationale sur la sécurité routière. Transmission d'un état de l'existant et préparation d'une feuille de route d'exécution : 5 juillet 2024 ; Délai transmission Draft TDRs : Fin juillet 2024 Composante 4 : Réponse d’urgence contingente (CERC) Dès la finalisation des travaux sur les 71,9 km, l'UNOPS produira et partagera avec l'UCE un bilan des bénéficiaires de l'ensemble des UNOPS - UCE 30 juin 2024 travaux de traitement de points critiques réalisés. 12 Confirmer le besoin de signature d'un avenant de prolongation du délai 30 juin 2024 UCE d'exécution des travaux de la DINEPA UCE Composante 5 : Gestion de projet Mettre à jour et transmettre le cadre de résultats UCE 30 juin 2024 Signature du contrat pour l’activité « étude et la mise en place d'un 15 juillet UCE système d'archivage électronique » 2024. Gestion financière Récupérer auprès des agences UN des rapports financiers récents et soumettre la documentation dans Client Connection afin que les livres UCE 30 de la Banque reflètent la réalité Passation des marchés Actualiser tous les contrats sur STEP UCE 30 juin 2024 Annexe 1 : Liste des personnes rencontrées Noms et Prénoms Titre Institution 1 Jean - Mary M. GEORGES Directeur Exécutif UTE 2 Pierre Gerton René Directeur des Opérations UTE 3 Clautilde Méus Chef de service comptabilité UTE 4 Robenson Jonas Léger Coordonnateur de l’UCE UCE 5 Audibert Michel Responsable Technique UCE Ramon Adrien Assistant Coordonnateur UCE/MTPTC UCE et Responsable de la Passation des 6 Marchés 7 Marie Eveline Larrieux Spécialiste Social/Genre UCE 8 Maelle Magloire Spécialiste Assistant de projets UCE 9 Luc Clervil Spécialiste Environnemental UCE 12 Junior François Responsable suivi et Evaluation UCE 13 Arnold Africot Chargé Gestion Env. Et Sociale UCE 14 Frantz Elie Desormes Chargé Gestion sociale UCE 15 Loubens Jovin Chargé Gestion Environnementale UCE Ecicson Y.L. Aubin Assistant chargé Gestion UCE 16 Environnementale 17 Etzer Lesperance Assistant Chargé de projet UCE 18 Times Alfred Assistant Chargé de projet UCE 19 Gontrand Gaphé Chargé suivi financier UCE 13 Annexe 2 : Rapport de Supervision en Gestion Financière BANQUE MONDIALE/Région du LAC/Haiti Rapport de Supervision en Gestion Financière Principaux indicateurs du projet Nom du projet : Projet d’Accessibilité Rurale et de Résilience (PARR) ID du projet : P163490 No IDA Crédit/Don : IDA 3230, IDA D6690 et IDA D9810 Unité Centrale d’Exécution du Ministère des Travaux Publics, Transports et Communications (UCE/MTPTC), et Unité Entité d’Implémentation : Technique d’Exécution du Ministère de l’Economie et de Finances (UTE/MEF) IDA D3230 4 sept. 2018 ; IDA D6690 : 7 août 2020 et IDA Date de mise en vigueur : D9810 : 15 juin 2022 Date de clôture : 30 mai 2025 Date limite de soumission des DRF : 30 septembre 2025 IDA D3230: US$ 75 million IDA D6690: US$ 33 million; et Montant du financement : IDA D9810: US$30 million IDA D3230 : 7 ans, IDA D6690 : 5 ans et IDA D9810 3 ans Durée du Programme : 2 mois Période restante pour la clôture du 01 an 1 mois projet : IDA D3230: US$ 70.4 million (98.2%), IDA D6690: 31.4 Montant décaissé : million (93.2%); US$ et IDA D9810 US$ 27.7 million (96.6%) Montant annulé : N/A Période couverte par la revue : Septembre 2023 à mars 2024 – sans revue des transactions Modérément Modérément ISR Rating Antérieur : ISR Rating Actuel : Satisfaisant Satisfaisant Evaluation Actuelle du Evaluation Antérieure du Risque de Substantiel Risque de Gestion Substantiel Gestion Financière : Financière : RESUME EXECUTIF Une mission de supervision a été effectuée par l’équipe de gestion financière de la Banque mondiale en virtuelle les 24 avril, 8 et 9 mai 2024. Les objectifs de cette mission étaient les suivants : (i) suivre les progrès réalisés depuis la dernière supervision de novembre 2023 et (ii) s’assurer que les arrangements de gestion financière en place au niveau de l’unité de coordination demeurent acceptables. A l’issue de la présente revue, la notation de la performance de la gestion financière du projet est maintenue à Modérément Satisfaisante (MS) et le niveau de risque de gestion financière à Substantiel. Les rapports d’audit et rapports de suivi financier (RSFs) sont reçus dans les délais et sont généralement de qualité acceptable et la comptabilité était à jour jusqu’au 31 mars 2024. Toutefois, il existe certains 14 manquements pour lesquels la coordination du projet doit prendre des dispositions urgentes en vue de leur correction. En effet : (i) l'absence de suivi adéquat des processus budgétaires a empêché le projet de fournir des informations sur l’état de l'exécution du budget par le biais de rapports d'exécution réguliers ; (ii) le manuel de procédures administratif et financier de l’UCE n’inclut pas certaines informations essentielles pour le contrôle interne telle que les processus de préparation des RSFs et rapport d’audit, et la gestion de la clôture du projet; ce qui rend difficile la mise en place d'un environnement de contrôle interne adéquat pour le projet. (iii) l’utilisation systématique du taux du jour en lieu et place du taux historique de transfert des fonds du compte en USD vers le compte en Gourdes génère, pour les transactions concernées, des écarts de change injustifiés qui peuvent être considérés inéligibles sur les fonds du projet en plus de biaiser les coûts réels des activités pour l’UTE ; (iv) les écarts qui existent dans les informations financières présentées dans les RSF et les rapports d'audit réduisent leur fiabilité. (v) l’absence d’un système comptable en ligne pour l’UCE et d’un système de sauvegarde électronique des documents hors site pour les deux entités ne garantit pas la continuité des opérations comptables en cas de destruction des biens physiques ou de difficulté d’accès aux bureaux. (vi) l'absence d'inventaire des actifs et de suivi approprié des débiteurs et des créanciers pour l’UCE ne garantit pas un suivi et une protection adéquats des actifs du projet ; Enfin, (vi) les recommandations faites lors de la dernière mission de supervision et dans les lettres de revue des RSFs ne sont pas systématiquement mises en œuvre, ce qui ne garantit pas l’amélioration de l’environnement de contrôle interne du projet. La mission se réserve le droit de réviser à la baisse la performance du projet, notamment si elle ne constate aucune amélioration lors de la prochaine supervision. 1. Gestion budgétaire UCE/MTPTC: L’état d’exécution du budget 2023-2024 n’a pas été fourni pour cette entité. La mission a également fait le constat que l’UCE ne procède pas systématiquement à l’enregistrement du budget et au suivi de son exécution dans le logiciel comptable. La mission recommande à la coordination du projet de s’assurer que les budgets annuels sont saisis dans ACCPAC, et de mettre en place un état d’exécution du budget annuel qui sera mis à jour tous les mois. UTE/MEF : l’UTE a confirmé que le budget 2023-2024 avait été saisi sans le logiciel comptable, tandis que seul l’état d’exécution du budget de fonctionnement a été mis à la disposition de la mission avec un taux d’exécution de 21% pour le 1er trimestre. La mission recommande à l’UTE de faire un suivi mensuel de l’exécution budgétaire (investissement et fonctionnement) directement dans le logiciel ACCPAC. 2. Comptabilité et équipe comptable UCE : L’UCE du MTPTC assure la mise en œuvre des composantes 1.1, 1.2, 2, 3, 4, et 5.1 ainsi que la coordination du projet PARR. L’UCE a également dans son portefeuille les projets CATCOP, CHUD, HDAP, RUTAP et MDUR composante 1 et 4.1. La taille actuelle de l’équipe et les attributions de ses membres sont adaptées à la gestion du projet. Selon l’extrait du grand livre général reçu le 23 avril 2024 pour le financement D6690, la saisie des transactions comptables était à jour jusqu’au 31 mars 2024, et aucune irrégularité n’y a été relevée. Pour le financement D9810, seul le journal de banque tenu sur Excel a été reçu et aucune information n’a été reçue pour le financement D3230. Par ailleurs, bien que l’équipe de l’UCE ait encore accès à ses bureaux, il est important de noter que le système comptable ACCPAC en place ne permet pas un accès hors site ; ce qui est un facteur de risque dans le contexte actuel de crise. La mission recommande à la coordination de l’UCE de transmettre le grand livre Général des financements D3230 et D9810 à la Banque pour revue, et de se rapprocher du fournisseur de service du logiciel pour échanger sur la migration vers un système comptable en ligne (version web). 15 UTE : L’UTE du MEF assure la mise en œuvre des composantes 1.3 et 5.2 et s’occupe uniquement du projet PARR. L’équipe a confirmé qu’ils ont la possibilité de travailler de la maison et peuvent accéder au logiciel ACCPAC à travers teams viewer. A la suite de l’examen de l’extrait du grand livre général reçu le 22 avril 2024, la saisie des transactions comptables était à jour jusqu’au 31 mars 2024. Cependant, la mission a identifié un compte ‘’perte de change’’ portant sur le compte en gourdes et totalisant un montant de USD 31,255.78 depuis le début du projet et USD (753,12) pour l’exercice en cours. Ces montants qui proviennent d’une application de taux de change autres que celui en vigueur au jour du transfert des fonds sur le compte en gourdes, ne sont pas justifiés et doivent être corrigés parce qu’ils ne peuvent pas être considérées comme des dépenses éligibles sur les projets financés par la Banque. Par conséquent, la mission recommande à la coordination de l’UTE de réviser immédiatement les transactions déjà enregistrées afin d'apporter les ajustements nécessaires et veiller à utiliser le taux approprié ; celui du jour ou le transfert a été fait initialement. Cela est essentiel pour éviter d'enregistrer des dépenses inéligibles sur le projet. 3. Contrôle Interne et Audit Interne Contrôle interne : Le projet dispose d’un manuel d’opération. UCE : l’UCE dispose d’un manuel de procédures financières et comptables qui a été transmis à la Banque en début du mois d’octobre 2023. Après la revue de cette version du manuel, la Banque avait proposé des ajouts, notamment en ce qui concerne la préparation des rapports de suivi financier et des audits, et la gestion de la clôture des projets, fait des commentaires et recommandations à l’attention de la Coordination. La mission recommande à l’UCE de prendre en compte ces ajouts, commentaires et recommandations afin d’avoir une version finale de ce manuel qui sera transmis à la Banque pour validation. UTE : la mission n’a pas été en mesure de confirmer l’existence d’un manuel de procédures administratives, financières et comptables pour l’UTE car cette UGP n’a pas donné de suite au courriel de demande de cette information. La mission recommande à l’UTE de transmettre à la Banque le manuel de procédures administratives, financières et comptables utilisé dans le cadre de la mise en œuvre du projet. Audit interne : Aucune des unités d’exécution de ce projet ne dispose d’un auditeur interne. Pourtant cette fonction est prévue dans l’organigramme de l’UCE. Pour ce qui concerne l’UTE, la mission n’a pas été en mesure de disposer de l’organigramme pour vérification. Par conséquent aucun rapport d’audit interne n’est disponible pour ce projet. La mission n’a pas jugé qu’il soit nécessaire à ce stade d’avoir un auditeur interne spécifique pour ce projet. Toutefois, la Banque travaille avec le ministère des finances pour explorer une solution qui devrait s’appliquer à l’ensemble du portefeuille de projets qu’elle finance après la mise en œuvre d’un projet pilote. Etats de Rapprochement Bancaire UCE : La revue des états de rapprochement bancaire pour la période sous revue a révélé que, celui du mois de février 2024 pour le financement D9810, et pour tous les mois pour le financement D6690 ont été préparés avec un mois de retard. Par ailleurs, la mission a noté que ces rapprochements semblent avoir été préparés sur Excel, car leur date d’édition générée automatiquement par le logiciel ACCPAC n’y figure pas. La mission recommande à la coordination du projet de s’assurer que les états de rapprochement bancaires pour un mois sont établis au plus tard le dixième jour du mois suivant, et de s’assurer que ces états soient générés à partir du système comptable avec une traçabilité bien lisible. UTE : La revue des états de rapprochement bancaire pour la période sous revue a révélé les irrégularités suivantes : (i) les chèques No 211, 238, 342, 252, 282 sont restés en circulation sur le compte en 16 Gourdes depuis plus de 6 mois et ne pourront plus être négociés à la banque ; (ii) les intervenants (comptable et responsable financier) n’indiquent pas systématiquement la date de préparation ou de contrôle des rapprochements bancaires au moment de la signature ; et (iii) ces rapprochements semblent avoir été préparés sur Excel, car leur date d’édition générée automatiquement par le logiciel ACCPAC n’y figure pas. La mission recommande à la coordination du projet de prendre des mesures pour toujours indiquer la date de préparation et de contrôle des rapprochements bancaires au moment de la signature ; d’annuler tous les chèques en circulation de plus de 6 mois, et garder le suivi administratif nécessaire; et de s’assurer que ces états soient générés à partir du système comptable avec une traçabilité bien lisible. Immobilisations Aucun manquement n’a été relevé sur la fiche des immobilisations reçue de l’UTE, tandis que pour l’UCE, aucun rapport d’inventaire ou fiche d’immobilisation pour ce projet n’a été mis à la disposition de la mission. La mission recommande à l’UCE de s’assurer qu’un rapport d’inventaire en bonne et due forme est préparé et signé par l’équipe qui effectue la mission, et que les utilisateurs signent sur les fiches d’inventaire pour confirmer que ces biens sont bel et bien à leur disposition. Suivi des contrats UCE : La revue du tableau de suivi des contrats mis à la disposition de la mission a révélé que les dates de signature et de fin de contrat ne sont pas renseignées. La mission recommande à l’UCE de compléter cette information pour tous les contrats et partager le tableau mis à jour avec la Banque. UTE : La revue du tableau de suivi des contrats reçu a permis de relever que l’exécution de certains contrats a été suspendue car l’extension de la date de fin n’a pas eu lieu dans les délais. La mission recommande à l'UTE d’effectuer un suivi mensuel des contrats en cours afin de garantir le lancement en temps voulu du processus d'extension nécessaire. Cela permettra aux consultants ou fournisseurs de soumettre la documentation requise dans les délais impartis, évitant ainsi tout retard dans l'exécution des activités du projet. Contrats avec les agences des nations unies : nous avons les observations suivantes pour les contrats signés avec les agences des nations unies : - UNOPS - compte UN-A : Le contrat sur le financement D3230 d’un montant total de USD 42,809,935 a été décaissé à hauteur de USD 36,998,916 entre février 2020 et novembre 2023 (soit depuis 4 ans 2 mois pour la 1ere avance). Cependant, aucune documentation n’a encore été enregistrée sur cette avance au 8 mai 2024. - FNUAP – compte UN-3 : Le contrat d’un montant total de USD 1,019,789 a été décaissé à la hauteur de USD 745,267 depuis novembre 2021. Cependant, au 8 mai 2024 (soit depuis 2 ans 4 mois) aucune documentation n’a été enregistrée sur client Connection tandis que le contrat prévoit la soumission d’un rapport d’avancement tous les trimestres. La mission recommande à la coordination du projet (UCE) de valider tous les rapports déjà reçus de ces agences et de se rapprocher d’elles pour obtenir les rapports d’exécution en retard aux fins de validation et transmission au service de décaissement de la Banque mondiale. Cela permettra l’enregistrement des dépenses correspondantes Comptes de tiers UCE : Aucun état des comptes de tiers n’a été mis à la disposition de la mission pour ce projet. La mission recommande à l’UCE de mettre en place un tableau de suivi des avances aux tiers, avances de démarrages ainsi qu’un état de suivi des garanties de bonne exécution et de garanties bancaire s liés aux contrats des travaux. 17 UTE : la revue du tableau de suivi des avances et des retenues de Garantie au 25 avril 2024 n’a relevé aucune irrégularité. Protocole signé avec CIAT : lors de la mission de novembre 2023, l’équipe avait noté que l’UCE a signé un protocole avec CIAT pour un montant de USD 700,000 dans le cadre du suivi et de la coordination des activités du programme pilote pour la résilience climatique. Ce contrat prévoit l’ouverture d’un compte dédié, la production des rapports d’utilisation des fonds reçus, ainsi que l’établissement d’un budget annuel. L'équipe avait noté que les rapports d'exécution à jour n'étaient pas disponibles pour ce protocole. Au cours de la mission l’UCE avait promis de transmettre le rapport d’exécution reçu pour revue mais cela n’a pas été fait. La mission recommande à l’UCE de Transmettre à la Banque les deux derniers rapports d’exécution reçu de CIAT ainsi que les réconciliations bancaires correspondants. Système de back-up et de sauvegarde en place : Les documents du projet sont rangés dans des classeurs métalliques et gardés au bureau du projet pour les deux unités. UCE : c’est le responsable de la section informatique qui s’occupe des back-ups et de la sauvegarde des données comptables, mais l’équipe comptable de l’UCE n’est pas informée sur la fréquence. Les pièces comptables sont scannées au moment de la soumission des DRFs, mais aucun plan de codification permettant une recherche facile de ces documents scannés n’est mis en place, et ces documents ne sont pas sauvegardés sur un site externe ou en ligne (sur cloud). UTE : L’informaticien effectue le back-up des données pour l’UTE chaque jour, et tous les documents reçus sont numérisés et scannés. Cependant, l’équipe comptable de l’UTE n’a pas pu confirmer si les back-ups ou les documents scannés sont sauvegardés sur un site externe (par exemple, sur le cloud). La mission recommande à l’UCE de s’assurer que le back-up des données comptables soit effectué au moins une fois par semaine. De plus, les deux entités doivent mettre en place un système d’archivage électronique avec attribution de codes uniques aux documents, ainsi que la sauvegarde des données en ligne (par exemple, sur le cloud). 4. Décaissement A la date du 8 mai 2024, le taux global de décaissement du projet était de 93.89%, dont 98.2% pour IDA D3230, 93.2% pour IDA D6690 et 96.6% pour IDA D9810 Soumission des demandes de retrait de fonds L’historique des DRFs enregistrées sur client connection montre que les DRFs sont soumises sur une base régulière, à l’exception du compte DA-B sur le financement D6690 géré par l’UCE, qui est inactif depuis 13 mois avec un solde a documenté de USD 1,967,000. De plus, une comparaison entre les dépenses enregistrées dans le client connection et le cumul des dépenses enregistrées dans la comptabilité et présentées dans le RSF au 31 décembre 2023 révèle que des dépenses d’un montant total de USD 2,011,977.76 sont enregistrées sur client connection mais non comptabilisées pour le financement D6690. La mission recommande à l’UCE de prendre les mesures nécessaires pour soumettre les DRFs pour justification de l’avance sur le compte désigné DA-B sur une base mensuelle, afin de respecter les dispositions de la lettre de décaissement du projet. De plus, les deux entités doivent effectuer le pointage des dépenses afin de réconcilier les données de la comptabilité avec celles de client Connection. Disponibilité financière au 08 mai 2024 (USD) Le tableau ci-dessous ressort la situation de la disponibilité financière du projet à ce jour, et on peut constater une perte de change de USD 4,041,515.78 enregistrée entre de DTS et le dollar, ainsi qu’une disponibilité financière de USD 11,152,415.30. En l’absence de l’état des engagements à ce jour, et des 18 informations sur le montant qui peut être remboursé par les agences des nations unies, la mission n’a pas été en mesure de s’ assurer que les disponibilités seront suffisantes pour couvrir les besoins de financement (y compris les engagements futurs). A cet effet, la mission recommande aux deux entités de prendre en compte cette disponibilité financière limitée pour les nouveaux engagements jusqu’à la clôture du projet, et mettre en place un état de suivi des engagements sur le projet. en DOLLARS total dispo décaissé 8 mai dispo 8 mai total dec+dip montant initial perte/(gain) dispo CDs financement financiere 8 24 (A) (B) C= A+B (D) E=D-C (F) mai 24 F=B+F IDA D6690 31,443,921.59 2,169,850.67 33,613,772.26 33,000,000.00 -613,772.26 2,368,204.80 4,538,055.47 IDA D3230 70,431,792.47 1,235,208.32 71,667,000.79 75,000,000.00 3,332,999.21 2,595,510.36 3,830,718.68 IDA D9810 27,694,070.02 983,641.15 28,677,711.17 30,000,000.00 1,322,288.83 1,800,000.00 2,783,641.15 Total 129,569,784.08 4,388,700.14 133,958,484.22 138,000,000.00 4,041,515.78 6,763,715.16 11,152,415.30 5. Rapport de suivi Financier Les RSFs sont transmis à la banque dans les délais et sont jugés de qualité acceptable. Le RSF au 31 mars 2024 a été reçu pendant la mission et sera revu. Cependant, pour tous les RSFs reçus depuis le mois de mars 2023, des écarts ont été identifiés entre le cumul de l’encaissement enregistré dans le tableau de sources et utilisations des fonds et le cumul effectivement décaissé sur client connection pour les financements D3230 et D6690. De plus, d’autres manquements ont été identifiés dans ces RSFs, notamment en ce qui concerne le cumul des décaissements et dépenses enregistrées sur client connection pour la même période, ainsi que les comptes de tiers et le suivi des contrats, pour lesquels des recommandations ont été formulées dans les lettres de revue. La mission recommande aux coordinations du projet de prendre les dispositions nécessaires pour transmettre à Banque les justifications nécessaires sur ces écarts, et de prendre en compte les recommandations formulées lors de l’établissement des prochains RSFs. Etant donné qu'un an s'est déjà écoulé depuis que ces recommandations ont été formulées sans qu'aucune action n'ait été entreprise, tout manquement repris dans le prochain RSF entrainera le retour du RSF par la Banque pour révision. 19 6. Audit Externe Le rapport d’audit pour l’exercice clos au 30 septembre 2023 a été transmis à la Banque dans le délai. L’auditeur avait exprimé un e opinion sans réserve sur les états financiers du Projet, mais identifié des faiblesses pour l’UCE dans la lettre de contrôle inte rne. Ces faiblesses comprennent l'absence de rapport de fin de mission pour justifier les frais de mission, et l'absence d'un rapport d'inventaire des immobilisations. Cependant, ce rapport a été jugé inacceptable par la Banque en raison de l'écart entre le cumul des encaissements dans le tableau des sources et l'utilisation des fonds, et le montant effectivement décaissé sur client connection à la date du rapport. A la date de la présente mission, la coordination du projet n’avait pas encore transmis à la banque les clarifications nécessaires, ni l’état de mise en œuvre des recommandations faites par l’auditeur externe. La mission recommande aux coordinations du projet de prendre les dispositions nécessaires pour transmettre à la Banque les explications nécessaires sur les écarts relevés dans la lettre de revue du rapport d’audit 2022-2023 et éventuellement un rapport d’audit révisé, ainsi que l’état de mise en œuvre des recommandations faites dans la lettre de contrôle interne. Le projet dispose aussi d’un contrat signé pour l’audit des états financiers jusqu’au 30 septembre 2025. 20 7. Revue des transactions En raison de l’insécurité à port au prince au moment de la mission, l’équipe n’a pas été en mesure de faire la revue des transactions, ni de vérifier que les pièces justificatives manquantes identifiées lors de la dernière mission ont été complétées, et les recommandations faites lors des revues antérieures ont bien été mises en œuvre. Ces vérifications seront donc faites lors de la prochaine revue. 8. Plan d’Actions issue de la présente mission de supervision Responsa Rubrique Actions agréées Délai ble • S’assurer que les budgets annuels sont saisis dans UCE Mensuel ACCPAC, et mettre en place un état d’exécution du budget annuel qui sera mis à jour tous les mois Budget et • S’assurer que le suivi de l’exécution budgétaire engagement UTE Mensuel (investissement et fonctionnement) soit effectué directement sur ACCPAC et mis à jour tous les mois. Comptabilit • Transmettre le grand livre Général des financements UCE Immédiate é D3230 et D9810 à la Banque pour revue. • Se rapprocher de la firme de service du logiciel UCE Immédiate pour échanger sur la migration vers un système comptable en ligne (version web). • Veiller à enregistrer les dépenses effectuées sur le UTE Immédiate compte en Gourdes au taux de change du jour de transfert, • Réviser les transactions déjà enregistrées afin UTE Immédiate d'apporter les ajustements nécessaires pour éviter d'enregistrer des dépenses inéligibles sur le projet Contrôle • Mettre à jour le manuel de procédures comptables et UCE 15 juin 2024 interne financière pour prendre en compte les points relevés dans ce rapport et partager le manuel révisé avec la Banque ; • Transmettre à la banque le manuel de procédures UTE 31 mai 2024 financiers et comptable utilisé pour le projet • S’assurer que les états de rapprochement bancaires UCE 31 mai 2024 sont établis au plus tard le dixième jour du mois suivant, UTE 31 mai 2024 • Indiquer la date de préparation et de contrôle des rapprochements bancaires au moment de la UTE 15 juin 2024 signature ; • Annuler tous les chèques en circulation de plus de 6 UTE&UC Mensuel mois, et garder le suivi administratif nécessaire ; E • S’assurer que les états de rapprochement soient générés à partir du système comptable avec une 31 mai 2024 traçabilité bien lisible UCE • Transmettre à la Banque un rapport d’inventaire en bonne et due forme et s’assurer que les utilisateurs 31 mai 2024 signent sur les fiches d’inventaire pour confirmer UCE que ces biens sont bel et bien à leur disposition ; 21 • Compléter les dates de signature et de fin pour tous Mensuel les contrats et partager le tableau mis à jour avec la UTE Banque • Effectuer un suivi mensuel des contrats en cours 31 mai 2024 afin de garantir le lancement en temps voulu du UCE processus d'extension nécessaire • Valider tous les rapports déjà reçus des agences des Nations Unies et se rapprocher d’elle pour obtenir les rapports d’exécution en retard pour validation et Immédiate transmission au service de décaissement de la UCE Banque mondiale • Mettre en place un tableau de suivi des avances aux tiers ainsi qu’un état de suivi des garanties de bonne 31 mai 2024 exécution et des garanties bancaires liés au contrats UCE des travaux. • Transmettre à la Banque les deux derniers rapports Immédiate d’exécutions reçu de CIAT ainsi que les UCE réconciliations bancaires correspondantes 30 juin 2024 • S’assurer que le back-up des données comptables UCE&UT soit effectué au moins une fois par semaine. E • Mettre en place un système d’archivage électronique avec attribution de codes uniques aux documents, ainsi que la sauvegarde des données en ligne (par exemple, sur le cloud) Décaisseme • Soumettre les DRFs pour justification de l’avance UCE Mensuel nt sur le compte désigné DA-B sur une base mensuelle ; UCE&UT 15 juin 2024 • Prendre en compte la disponibilité financière réduite E pour les nouveaux engagements jusqu’à la clôture du projet, et mettre en place un état de suivi des engagements sur le projet. Immédiate • Effectuer le pointage des dépenses afin de UCE&UT réconcilier les données de la comptabilité avec E celles de client Connection Rapport • Transmettre à la Banque les justifications UCE&UT Immédiate financier nécessaires sur ces écarts existant dans le tableau de E source et utilisation des fonds ; • Prendre en compte les recommandations formulées 15 mai 2024 lors de l’établissement des prochains RSFs pour UCE&UT éviter le retour du RSF comme inacceptable pour la E Banque Audit • Transmettre à la Banque les explications sur les UCE&UT 31 mai 2024 Externe écarts identifiés dans les états financiers inclus dans E le rapport d’audit 2022-2024 • Transmettre à la Banque l’état de mise en œuvre des 31 mai 2024 recommandations faites dans la lettre de contrôle UCE&UT interne pour l’exercice 2022-2023 ; E 22 Revue des • S’assurer que tous les paiements sont accompagnés UCE&UT Immédiat transaction des pièces justificatives complètes et adéquates ; E • S’assurer que tous les paiements sont accompagnés Immédiat de justificatifs probants UCE&UT E Etat de mise en œuvre des recommandations faites au cours de la dernière mission de supervision (Novembre 2023) FM Responsa Etat au 8 Rubrique Actions agréées Délai ble mai • Mettre en place un tableau de suivi de l’exécution du budget de l’exercice en cours et le mettre à jour mensuellement Budget et avec des commentaires éventuels sur les UCE et Mensuelle engageme écarts relevés UTE ment nt • Tenir compte de la limitation au niveau Non réalisée de la disponibilité financière pour les prochains engagements Continue Comptabil • Finaliser le processus d’installation du UCE 31 déc. Partiellemen ité serveur et le rendre opérationnel afin de 2023 t réalisée faciliter le travail à distance pour le staff de la comptabilité ; Contrôle • Mettre à jour le manuel de procédures UCE/MTP 15 déc Non réalisée interne comptables et financière pour prendre en TC .2023 compte les points relevés dans ce rapport et partager le manuel révisé avec la Banque ; • Transmettre à la banque le manuel de procédures financiers et comptable utilisé pour le projet UTE Non réalisée • Transmettre à la Banque un rapport 31 déc. d’inventaire en bonne et due forme et 2023 s’assurer que les utilisateurs signent sur les fiches d’inventaire pour confirmer UCE et Non réalisée que ces biens sont bel et bien à leur UTE disposition ; 15 déc. • Mettre en place un tableau de suivi des 2023 avances aux tiers ainsi qu’un état de suivi des garanties de bonne exécution et des garanties bancaires liés au contrats des travaux. • Transmettre à la Banque le rapport UCE et Non réalisée d’exécution au 30 septembre 2023 ainsi UTE que les réconciliations bancaires pour 31 déc. l’année 2022-2023 produits par CIAT. 2023 23 UCE Non réalisée 15 déc. 2023 Décaissem • Soumettre les DRFs pour documentation UCE et Mensuelle Non réalisée ent des avances sur le compte désigné tous UTE ment pour l’UCE les mois tel que prévu dans la lettre de décaissement Rapport • Prendre en compte les observations faites UCE et 15 Non réalisée financier dans la lettre de revue du RSF au 30 UTE novembre septembre 2023 lors de l’établissement 2023 du prochain RSF. Audit • Soumettre à la Banque le rapport d’audit UCE 31 mars Réalisée Externe pour l’exercice 2022-2023. 2024 • Transmettre à la Banque l’état de mise en œuvre des recommandations faites dans UCE et Non réalisée la lettre de contrôle interne pour UTE 15 déc l’exercice 2021-2022 ; 2023 • Transmettre à la Banque les explications sur les écarts identifiés dans les états Non réalisée financiers inclus dans le rapport d’audit UCE et 2021-2022 UTE 15 déc 2023 Revue des • S’assurer que tous les paiements sont UCE Immédiat Reporté transactio accompagnés des pièces justificatives pour la n complètes et adéquates ; prochaine • S’assurer que la preuve de validation des UCE mission livrables (note écrite de l’équipe Immédiat technique) est toujours jointe au dossier UTE Reporté de paiement pour la • Préparer pour revue pour la prochaine prochaine mission les pièces justificatives pour les Mai 2024 mission transactions listées ci-dessus UCE • Utiliser un numéro de référence interne pour enregistrer dans la comptabilité les transactions faites par virement Immédiat Reporté pour la prochaine mission 24 Annexe : Mise à jour de l’évaluation du Risque financier Risque Résiduel Type de Explications brèves des changements et nouvelles Précéden Risque Actuel mesures pour atténuer les risques2. t Risques Inhérents (RI) Pays Elevé Elevé Entité Subst. Subst. Projet Subst. Subst. Notation Subst. Subst. RI Risques de Contrôle (RC) Budget Subst.m. Subst. Limite dans le pilotage des activités du projet du fait de l’absence de suivi systématique de l’exécution du budget Comptabili Subst. Subst. Risque substantiel de perte définitive des données té financières du projet dans le contexte pays actuel du fait de l'absence de sauvegarde des données notamment sur une plateforme virtuelle (en ligne) Contrôle et Subst. Subst. Les défaillances du système de contrôle interne audit portant notamment sur l’incomplétude du manuel, Internes l’absence d’inventaire des immobilisations ou encore de suivi des comptes de tiers exposent le projet au risque de perte de ses actifs pouvant limiter sa capacité à atteindre ses objectifs dans le délai imparti. Le défaut de mise en place d'un système d'archivage des pièces, que ce soit en dehors du site ou en ligne (sur le cloud), peut entraîner la perte des pièces justificatives essentielles pour le projet Flux de Modéré Modéré Il n’y pas de risque majeur, le flux de fond en place Fonds est acceptable Rapport Subst. Subst. Le niveau d’analyse de la performance du projet et de Financier prise de décision pour corriger les manquements est faible en l’absence de rapport financier crédible sur l’exécution des activités y compris par les agences des nations unies Audit Subst. Subst. L’absence de prise en compte des recommandations Externe de l’auditeur externe contribue à fragiliser de façon significative la capacité du projet à mener à bien ses activités dans un environnement de contrôle interne adéquat et l’expose à des pertes inexpliquées d’actifs Notation Subst. Subst. RC RISQUE Substan Substantiel GLOBAL tiel 2 Pour les mesures/recommandations se referrer au corps du rapport. 25