RÉPUBLIQUE DE DJIBOUTI Banque Mondiale Projet de développement des compétences pour l’emploi à Djibouti (P175483 ; Crédit IDA 7063-DJ – Don IDA D896) Mission d’appui à la mise en œuvre du projet du 14 au 18 avril 2024 I. INTRODUCTION 1. Une mission de la Banque mondiale (BM) d'appui à la mise en œuvre du Projet de développement des compétences pour l’emploi à Djibouti (Skills) s’est tenue du 14 au 18 avril 2024. La mission était conduite par Mme Bridget Crumpton (Spécialiste principale en Education, Responsable du Projet) et M. Abdo Said Abdo (Spécialiste en Education, Co-responsable du Projet) avec la participation de M. Jay Tanapakion (Spécialiste en Gouvernance des Etablissements de l’Enseignement Professionnelle, Consultant), M. Dirieh Farah (Spécialiste en Développement Social), Mme Fadoumo Ali Malow (Spécialiste en Environnement), M. Melance Ndikumasabo (Spécialiste principal en Passation des Marchés), M. Francis Tasha Venayen (Spécialiste principal en Gestion Financière), M. Rick Emery Ibounde (Economiste Principal) et Mme Mariama Youssouf (Consultante en Éducation). 2. Les principaux objectifs de la mission étaient d’évaluer l’état d’avancement des activités depuis la dernière mission de supervision comme suit : (1) les progrès de la mise en œuvre depuis le lancement du projet ; (2) les mesures prises par le MENFOP et le ministère de Travail (MT) pour identifier, former, et appuyer les populations cibles, ainsi que les jeunes à besoins spéciaux et les réfugiés ; (3) le fonctionnement du Comité de développement économique (CDE) pour le pilotage du projet ; (4) les mécanismes pour améliorer le suivi et l'évaluation à différents niveaux du secteur des compétences du centre de formation au MENFOP et MT ; (5) le suivi de la feuille de route sur la gouvernance de l'enseignement et de la formation technique et professionnelle (EFTP) et (6) l'avancement du plan de passation des marchés. 3. La mission souhaite exprimer tout particulièrement sa gratitude à S.E.M. Moustapha Mohamed Mahmoud, Ministre de l’Education Nationale et de la Formation Professionnelle, ainsi que S.E.M. Omar Abdi Saïd, Ministre du Travail chargé de la formalisation et de la protection sociale, pour leur engagement et leurs initiatives qui ont largement contribué au développement du projet. La mission tient également à remercier les principaux membres du personnel de ces ministères, y compris les secrétaires généraux et leurs équipes, pour les mesures prises et leur détermination à améliorer la qualité de la mission. Ce document résume les principaux points abordés lors des discussions qui ont eu lieu pendant la mission. La liste complète des personnes rencontrées au cours de la mission est disponible à l'annexe 1. II. PROJET DE DÉVELOPPEMENT DES COMPÉTENCES POUR L'EMPLOI À DJIBOUTI (Skills) A. INFORMATIONS CLÉS DU PROJET Données du projet (P166059) USD (millions) Montant initial du projet 15M Date de signature 28 mars 2022 Date de mise en vigueur 19 octobre 2022 Taux de décaissement 7% Date de clôture 31 décembre 2027 B. ÉTAT D’AVANCEMENT DE LA MISE EN ŒUVRE 1) État d’avancement global du projet Skills 4. La mission a constaté le progrès réalisé dans toutes les composantes du projet . La mission salue la collaboration solide qui s'est établie entre le ministère du Travail (MT) et le ministère de l'Éducation Nationale et de la Formation Professionnelle (MENFOP), renforçant ainsi le travail interministériel grâce à l'organisation de réunions hebdomadaires en interne, qui permettent de suivre la mise en œuvre des activités du projet. En parallèle des réunions hebdomadaires ont également été mises en place avec la Banque mondiale, le MENFOP et le MT dans le but d'améliorer les résultats. Le PTBA a été mis à jour et validé pour les deux ministères. La réhabilitation des locaux destinés à accueillir l'unité de gestion du MT est achevée, avec une unité bien installée et opérationnelle. Bien que les activités prioritaires aient été mis en œuvre par les directions de projet (MENFOP, MT), il y a eu quelques glissements qui évoquent l’importance d’assurer une accélération de la mise en œuvre et un encadrement proche pour les prochains six mois. Dans ce cadre, il est à noter que bien que le taux de décaissements reste faible, les activités prennent de l’élan et une augmentation du décaissement est prévu d’ici la fin de l’année avec la réhabilitation des centres et la mise en place des différents programmes d’insertion. De plus, il serait important d’assurer des lignes de bases pour les différentes activités afin de garantir un suivi étroit, des ajustements opportuns et de communiquer les résultats. 5. Dans le cadre du projet (SKILLS) cinq mémorandums sont prévus d’être signés : (1) un accord-cadre entre le Ministère de l'Éducation Nationale, de la Formation Professionnelle, de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche Scientifique (MENFOP), le Ministère du Travail (MT) et la Chambre de Commerce; (2) une collaboration entre le Ministère du Travail (MT) et le Port Labour Supplier (PLS) ; (3) une collaboration impliquant le projet Skills, le Ministère du Travail (MT), les Centres de Ressources et de Compétences (CRC) et la Chambre de Commerce ; (4) une alliance entre le Ministère du Travail (MT) et le Centre d’Excellence Africain en Logistique et Transport (CEALT) ; et (5) un partenariat entre le projet Skills et le projet EDC (Education Development Center) de l’USAID. 6. Création de nouvelles synergies et partenariats avec le secteur privé et d’autres parties prenantes : (1) la synergie entre le projet Skills et le projet EDC géré par USAID , vise à former 56 futurs grutiers au port de Djibouti, en partenariat avec le centre de Centres de Ressources et de Compétences ; (2) une coopération avec le projet zéro bidonville financé par Banque mondiale et le projet Skills consiste à l’analyse de profilage des réfugiés ; et (3) la synergie entre le projet de logement abordable financé par Banque mondiale et le projet Skills dans le cadre de la réforme du secteur du BTP. L’équipe continuera de mettre un accent sur la création de nouveaux partenariats avec le secteur privé pour l’insertion des jeunes et une formation plus pratique et alignée au marché de travail dans les centres de formations 7. Redynamisation du Comité de pilotage du projet Skills : En raison des complexités liées à la formation d'un comité de haut niveau, le projet a connu un retard dans la mise en place d’un comité de pilotage du projet. Compte tenu de l’importance d’avoir un comité de pilotage du projet de Compétences pour une gouvernance efficace et une coordination harmonieuse des activités, nous vous invitons à explorer des options alternatives. Ce comité sera chargé de respecter les délais et les budgets, ainsi que d'aligner les objectifs stratégiques sur les résultats attendus. Il comprendra des représentants essentiels de toutes les parties prenantes. De plus, une réunion est prévue début juin 2024 pour présenter les initiatives du projet aux ministères de l'Éducation, du Travail et des Finances. 2) Conclusions et priorités principales pour le projet et les composantes 8. Composante 1 : Les activités de la composante 1 avance convenablement avec (1) la mise en place de l’unité de gestion de projet au niveau de MT, (2) l’analyse et le diagnostic pour la production de l’annuaire statistique pour l’emploi, (3) l’élaboration d’un manuel de procédures pour l’inspection des jeunes au niveau de l’INAP, (4) la mise en place de la formation en ligne après la finalisation de son manuel de procédures, (5) l’élaboration de partenariat entre le projet Skills, le CCD, EDC, PLS, et la formation de 56 grutiers pour le port de Djibouti, (6) la formation en anglais pour 50 jeunes dans le métier de l’hôtellerie et (7) le processus de recrutement d’un consultant pour l’immigration de la main d’œuvre. 9. Les priorités pour les six prochains mois pour la composante 1 : L’achèvement du manuel de procédures pour l’insertion professionnelle et la mise en place du programme, le démarrage de la première cohorte pour la formation en ligne, la finalisation de l’analyse et le diagnostic sur l’immigration de la main d’œuvre et multiplication des partenariats entre le projet Skills et le secteur privé. 10. Composante 2 : Les activités de la composante avance progressivement avec (1) le processus de recrutement d’un cabinet pour l’élaboration des études des faisabilités dans les secteurs Automobile, Numérique, Energie, (2) le recrutement d’un spécialiste en génie civil pour les réhabilitations de six établissements professionnels, (3) l’élaboration d’une feuille de route sur la modernisation de la gouvernance de l’EFTP qui sera piloté dans deux secteurs prioritaires, à savoir le bâtiment et la logistique et transport, (4) l’étude pour un cadre juridique pour la formation professionnelle, et (5) le profilage des compétences pour les réfugiés et des formations pour les EABS. 11. Les priorités pour les six prochains mois pour la composante 2 : La finalisation des études pour la réhabilitation des établissements professionnels et le lancement des DOA, le lancement des études des faisabilités dans les 3 secteurs, la finalisation et la mise en œuvre d’une feuille de route pour les 2 secteurs sélectionnés, la finalisation et mise en place d’un plan d’ actions pour les réfugiés, L’analyse sur la baisse du pourcentage des filles dans l’EFTP, la tournée régionale pour diagnostiquer les besoins en formation, la finalisation de l’extension bâti pour l’UGP au niveau du MENFOP et le partage du rapport de l’audit externe. 3) Les actions prioritaires pour les prochains six mois Actions Responsabilité Date Butoir COMPOSANTE 1 a. INAP Mise en place de la formation en ligne, 1er Cohortes INAP  Finalisation du manuel de procédures 25 juin 2024  Liste des équipements pour l’INAP 30 juin 2024  Préparation des contrats d’accord avec les 15 juillet 2024 différentes plateformes numériques (CISQO, Windows etc.)  Sélection des stagiaires Début juin  Mise en place de la Phase pilote Début septembre  Partage du rapport de suivi et évaluations Fin septembre b. ONEQ Diagnostique de l’ONEQ pour l’élaboration de l’AS ONEQ (Annuaire Statistique) sur l’emploi à Djibouti  Finalisation du rapport diagnostic de l’ONEQ 30 juin 2024  TdR pour recrutement d’un consultant pour 30 juin 2024 appuyer l’ONEQ à l’élaboration de l’AS  TdR pour recrutement d’un consultant pour 30 juin 2024 l’élaboration du ROME  Plan de formation pour le renforcement des 30 juin 2024 capacités de l’ONEQ  Equipement de l’ONEQ 15 juin 2024 c. ANEFIP  Début de la consultation pour l’élaboration du ANEFIP 15 juin 2024 manuel de procédures pour l’insertion  Finalisation de manuel de procédures et 15 juin 2024 formation du personnel  Mise en place de la phase pilote du Fin juin 2024 programme de l’insertion professionnelle.  Elaboration par l’ANEFIP d’une liste des 30 juin 2024 entreprises potentielles pour la mise en place du programme d’insertion  Elaboration par l’ANEFIP d’une liste des 30 juin 2024 entreprises à recruter pour assurer la relève  Lancement de la première cohorte pour la 30 juin 2024 formation en anglais d. Administration de la main d’œuvre  Recrutement d’un consultant pour le Début juin diagnostic sur l’immigration de la main d’œuvre djiboutien  Voyage d’étude et négociation des accord Début juillet bilatéraux avec le Koweït et Qatar COMPOSANTE 2 a. Etude de faisabilité  Proposition technique et financière UGP 15 juin  Début de la consultation DGEFTP Fin juin  Finalisation du rapport DGEFTP Fin octobre b. Réhabilitation des 6 établissements EFTP  Recrutement d’un expert en génie civil UGP 10 juin 2024  Elaboration du cahier de charges UGP 15 juin 2024  Partage du PGES avec la BM UGP 15 juin 2024  Finalisation du DAO et lancement d’appel UPG Fin juin d’offre  Recrutement de l’entreprise pour la UGP Fin Aout réhabilitation c. Gouvernance  Finalisation de la feuille de route du la DGEFTP/IG/direct 20 juin 2024 gouvernance de l’EFTP eurs des centres  Atelier de validation DGEFTP/IG/direct 25 juin 2024 eurs des centres  Début de travail sur le plan d’action DGEFTP/IG/direct 15 juin 2024 eurs des centres  Finalisation du plan d’action et priorisation DGEFTP/IG/direct 30 juin 2024 des activités eurs des centres d. Profilage de refugies  Partage de la note avec le BM et le UGP/DGEFTP/IG 30 juin 2024 questionnaire  Rapport sur le profilage des refugiés UGP/DGEFTP Fin juin 2024 e. Divers  Rapport d’audit externe UGP MENFOP 10 juin 2024  Finalisation de l’extension du bâtiment pour UGP 15 juin 2024 l’UGP du MENFOP  Tournée dans les régions pour mettre en place DGEFTP/ANEFIP 30 septembre 2024 des programmes de formation à court terme complétés (ventilé par genre, statut de réfugié et personnes handicapées)  Lancement du programme de formation à DGEFTP/ANEFIP Septembre 2024 courte durée  Analyse quantitative sur la baisse du DGEFTP 30 juin 2024 pourcentage des filles et des femmes participant aux programmes d’EFTP  Proposition d’une loi pour l’EFTP avec DGEFTP 30 juin 2024 l’appui du consultant  Mise en lige du Site Web UGP MENFOP et 30 juin 2024 MT III. ÉTAT D’AVANCEMENT DE CHAQUE COMPOSANTE Composante 1 : FORMATION DIRECTE 12. ANEFIP : l'Agence Nationale de l'Emploi, de la Formation et de l'Insertion Professionnelle (ANEFIP) participe à trois programmes distincts : i) le programme d'insertion professionnelle, ii) le programme d'accompagnement professionnel, et iii) le programme de métiers spécifiques, en mettant l'accent sur les femmes, les personnes handicapées et les réfugiés. L’élaboration et l’accompagnement de l’ANEFIP pour mettre en place les 3 programmes d'insertion professionnelle est en cours avec l’appui technique d’un consultant. Le consultant compte finaliser le manuel vers le 15 juin 2024. L'ANEFIP et le MENFOP prévoient une tournée des régions de Djibouti autour du 30 septembre pour faire le point sur le nombre de formations de courte durée (ventilées par sexe, statut de réfugié et handicap) destinées aux demandeurs d'emploi et spécifiques à chaque région. Une première cohorte de 50 demandeurs d’emploi suivra une formation en langue anglaise vers le 30 juin à l’hôtel Kempinski. 13. ONEQ : le diagnostic de l'Observatoire National de l'Emploi et des Qualifications est en cours et s'achèvera le 30 juin 2024. Le consultant a effectué une visite de terrain pour collecter des données et effectuer des analyses liées au travail de l’ONEQ. Par la suite, l'ONEQ recrutera un autre consultant international pour l'appuyer dans la mise en place de l'annuaire statistique de l'emploi, les TDR seront partagés avec la Banque mondiale le 30 juin 2024. Une autre consultation est également prévue par l'ONEQ, il s'agit de la mise en place du ROME pour référencer les différents métiers et l'actualiser régulièrement, en tenant compte des évolutions du marché du travail. Les TDR seront partagés avec la Banque mondiale le 30 juin 2024, un plan de formation pour le personnelle de l’ONEQ est prévu pour le 30 juin 2024 et des équipements pour l'ONEQ le 15 juin 2024. 14. INAP : l'Institut National d'Administration Publique (INAP), avec l'appui technique d'un consultant, a présenté les étapes détaillées de la création de formations en ligne, selon une méthodologie précise décrite dans un manuel de procédures, permettant d'améliorer l'employabilité des jeunes. Une enquête a été menée auprès des entreprises pour connaître leurs besoins en matière de formation en ligne. Le manuel de procédures permettra à l'INAP de mettre en place des programmes de formation adaptés aux besoins, de sélectionner les candidats et d'assurer le suivi de la formation. Les prochaines étapes sont la préparation des accords contractuels avec les différentes plateformes numériques (CISQO, Windows, etc.) prévue pour le 15 juillet, puis une première cohorte de 20 à 25 étudiants par programme est attendue pour début septembre 2024. Un rapport d'évaluation de la première cohorte est attendu vers la fin du mois de septembre 2024. L'INAP devrait inclure une section dans le manuel sur la procédure administrative et la manière dont les fonds du projet seront gérés. 15. Administration de la main-d'œuvre : les opportunités d’accès aux marchés du travail à l’étranger présentent une cible importante, en fonction de la demande dans des secteurs d’activités en croissance et des compétences recherchées. Le ministère du Travail à sélectionné le profil d’un consultant spécialisé pour réaliser un rapport diagnostic de la situation, dans le cadre d’une première phase de consultation, ainsi que pour formaliser un accord-cadre avec le Koweït et le Qatar prévus début juin 2024 en deuxième phase. Composante 2 : AMÉLIORATION DE LA GOUVERNANCE SECTORIELLE ET INSTITUTIONNELLE DE L'EFTP, DE LA STRUCTURE ET DES MÉCANISMES DE PRESTATION DE SERVICES ET DE LA GESTION DES PROGRAMMES 16. Modernisation de la gouvernance de l’EFTP : un atelier de concertation c’est tenu en mars dernier avec les parties prenantes du MENFOP, MT, directeurs EFTP et le secteur privé. Une feuille de route et un plan d’action sont en cours de finalisation sur trois axes: 1) modernisation de la gouvernance institutionnelle, y compris un autonomisation des centres; 2) engagement du secteur privé dans la gestion des centres et orientations des formations et options d’insertion et 3) assurance de qualité pour améliorer la qualité et la pertinence des formations envers le marché de travail et l’évaluation de l’efficacité des formations à travers des enquêtes de satisfaction et de l’insertion des étudiants. L’approche est de piloter les changements de gouvernance dans deux centres prioritaires (bâtiments et logistique et transport), sur une période de trois années commençant avec 2-3 actions prioritaires en septembre, le début de l’année scolaire, et de tirer des leçons. L’approche raffinée sera ensuite adoptée par les nouveaux centres prévus sur le projet et progressivement à travers tous les EFTPs. La continuation d’un appui technique sera essentielle pour maintenir le changement de comportement envisagé et le MENFOP passera en revue la valeur ajoutée d’un cabinet pour jouer ce rôle. 17. Etudes de faisabilités : cette initiative vise à stimuler le développement des secteurs Automobiles, Energétiques et Numériques en fournissant une analyse approfondie des opportunités, des défis et des stratégies pour établir des centres du numérique efficaces et performants. Cette analyse comprendra : 1) une évaluation des besoins actuels du marché djiboutien ; 2) l'identification des métiers prioritaires ; 3) un diagnostic des prestataires de formation existants ; et 4) l'exploration des synergies possibles entre les institutions publiques et privées. Dans l’objectif de garantir la viabilité de la création de ces centres de formation professionnelle, Le MENFOP envisage de recruter un cabinet d'experts dans le domaine à partir de fin juin 2024. Actuellement, l'ouverture des offres pour la sélection des cabinets est en cours. Le MENFOP a reçu 7 candidatures pour le domaine de l'automobile, 6 pour l'énergie et 5 pour le numérique. Le MENFOP examine attentivement les dossiers et prévoit de choisir le profil le plus adapté pour chaque domaine, avec la validation de la commission des marchés publics. Ce cabinet sera chargé de réaliser une analyse complète et précise des faisabilités pour la création de nouveaux centres sectoriels de formation professionnelle. Le processus d'appel d'offres à débuter et la liste restreinte des cabinets sélectionnés sera disponible à partir du 15 juin 2024. Le rapport sera disponible fin octobre 2024. 18. Réhabilitations des Centres : une initiative cruciale dans l’environnement de la formation professionnelle répond aux besoins changeants du marché du travail tout en assurant des infrastructures modernes et adaptées. Dans cette optique, il est prévu de réhabiliter et d'étendre certains lycées techniques (6), afin de renforcer les compétences des apprenants. Pour ce faire, une candidature a été lancée pour la signature d'un contrat de consultation avec un expert en génie civil. Trois profils ont été sélectionnés par le MENFOP et seront examinés et validés par la commission. Ce consultant sera chargé de préparer un cahier des charges d'ici le 15 juin 2024, après avoir effectué une visite sur site des établissements concernés. Le processus d'appel d'offres, qui comprendra un Plan de Gestion Environnementale et Sociale (PGES), sera lancé ultérieurement, dans le but que les travaux soient terminés d'ici fin septembre 2024. 19. Tournée dans les régions : L’organisation d’ateliers de formation dans les régions ainsi qu'à Djibouti-Ville, sera effectuée dans une perspective de concevoir des plans de formation professionnelle qualifiante à court terme qui répondent aux besoins du marché de travail. Dans un cadre d’employabilité, le MENFOP sera en collaboration avec le ministère de Travail et l’ANEFIP qui dispose des pôles d’emplois dans les différents centres de développement communautaire de la capitale, avec la participation des parties prenantes, y compris les femmes et les jeunes, pour assurer l’adhésion aux plans proposés. 20. Evaluations des compétences des réfugiés : le processus de recrutement d’un consultant est en cours pour piloter l'activité. Une mission sur le terrain est prévue à Ali Addeh, Holhol et Markasi. Actuellement, le consultant se trouve dans la phase de documentation et de rédaction de la note d’information en collaboration avec le HCR, l'IOM et l'ANBH. La note méthodologique sera partagée par l'équipe du MENFOP et pilotée entre le ministère de l’éducation, le ministère de travail et le projet zéro bidonville. 21. Site web : il est prévu de créer un site web qui servira de vitrine au projet et fournira des informations sur les différents programmes du projet. Le consultant a soumis une charte et transmis le cahier des charges aux ministères de l'Éducation et de la Formation professionnelle (MENFOP) et du Travail (MT). Un comité a été désigné pour piloter cette activité, et les différentes directions ont émis des commentaires sur la charte. Le lancement du site offrira une période d’utilisation intuitive qui permettra aux utilisateurs de comprendre aisément les fonctionnalités du site. Le MENFOP prévoit de lancer le site fin juin. 22. Visite d’échange à Singapore : Dans le cadre du projet, une délégation composée des hauts cadres (i) du Ministère de l’Education Nationale et de la Formation Professionnelle ; (ii) du Ministère du Travail, chargé de la Formalisation et de la Protection Sociale ; (iii) du Ministère de l’Economie et des Finances ; (iv) et de la Chambre de Commerce de Djibouti s’est rendu en voyage d’études à Singapour au cours de la période du 12 novembre au 20 novembre 2023. L'objectif principal de cette visite était d’apprendre de l’expérience de Singapour dans le domaine de la formation professionnelle et développement des compétences et également dans le domaine de la gestion du travail et de la main-d'œuvre. Un plan d’action pour renforcer la collaboration entre les deux pays est en finalisation au niveau des ministères. IV. PASSATIONS DES MARCHES 23. La mission a discuté de l’état d’avancement de la mise en œuvre du plan de passation des marchés. Il a été observé un retard de certaines activités et de la saisie des informations dans STEP. Le système montre seulement 8 contrats déjà signés pour un montant initialement estimé à un peu moins de 700,000 dollars américains. L’UGP est ainsi encouragé à accélérer l’exécution du PPM et leur enregistrement dans STEP. 24. La mission a aussi discuté des recommandations de la revue a posteriori conduite en mars 2024. De manière globale, la revue a noté que la passation des marchés suit les procédures applicables moyennant quelques corrections notamment la publication systématique des avis d’attribution des marchés ainsi que la mise à jour des informations dans STEP. A ce sujet, la Banque mondiale a organisé une formation de mise à niveau de STEP en date du 20 et 21 mars 2024 à laquelle des membres de l’UGP ont participé. Cela devrait contribuer à la régularisation de la saisie des données dans STEP. 25. Une année et demie après la mise en vigueur du projet et avec un taux de décaissement de moins de 7%, la mission a fortement encouragé le MENFOP à doubler les efforts pour initier les marchés en commençant par les plus critiques pour l’atteinte des indicateurs clés du projet. 26. La performance de la passation des marchés est maintenue à son niveau modérément satisfaisant et pourrait être mise à jour lors des prochaines missions sur base des améliorations observées dans la mise en œuvre du projet. V. ENVIRONNEMENTAL ET SOCIALE 27. D’une manière générale, la gestion des sauvegardes environnementale et sociale du projet est évaluée comme étant satisfaisante. Cette notation est en rapport aux observations suivantes : 28. Les instruments : la mission a effectué une revue des instruments de gestion des risques et des impacts au niveau du projet tant sur les aspects sociaux qu’environnementaux. La mission estime que les arrangements mis en place sont en mesure de permettre une gestion acceptable pour la prévention et la mitigation des risques. 29. Staff : la mission s’est entretenue avec l’équipe de l’unité de gestion des projets. La mission a noté le recrutement de consultant en sauvegardes environnementale et sociale depuis novembre de l’année dernière et a été informée qu’un nouveau cadre de ministère a été affecté à l’UGP pour renforcer l’équipe de sauvegarde E&S. La mission a convenu de programmer une réunion avec la responsable genre dans les prochains jours pour s’acquérir de l’opérationnalisation du protocole genre. La mission a noté qu’un consultant en génie civil est en cours de recrutement pour actualiser les besoins de réhabilitation des lycées techniques identifiées initialement par l’UGP. Etant donné que les PGES de certains lycées techniques ont été élaborés, ceux-ci doivent être réactualisés à la lumière de rapport de consultant. 30. Mécanisme de gestion des plaintes et mobilisations de parties prenantes : il existe un mécanisme de gestion de plaintes (MGP) ; la mission a noté la présence de numéro téléphonique affiché devant le chantier pour la réception des plaintes par téléphone et la présence d’un registre de plaintes mais aucune plainte ne figurait dedans. Pour la mobilisation des parties prenantes, il est indispensable que des efforts supplémentaires soient déployés non seulement pour informer les bénéficiaires et les intéressés de l’existence de MGP mais pour partager l’état d’avancement des activités du projet avec les parties prenantes d’une manière continue. 31. Sécurité et protection au niveau de chantier : la mission s’est rendue pour la supervision sur les sites de construction de local du service de Maintenance et le local à réhabiliter respectivement situés dans l’enceinte du MENFOP et dans l’inspection générale du travail. La mission a été informée qu’il n’y avait aucun incident sur les activités du projet d’une manière globale. Les deux chantiers ont été sécurisés, les couloirs de circulation ont été balisés et ne présentaient aucun danger à la santé du personnel. Aucun déchet ou débris de construction n’a été visible sur les chantiers. Les ouvriers présents sur le chantier de MENFOP portaient les équipements de protection individuel tandis que les ouvriers installant le réseau de climatisation dans le local de l’inspection générale de travail étaient dépourvus de tout équipement de protection. La mission exhorte à l’UGP de demander au contractant de respecter les consignes sécuritaires dans le châtier. 32. Les prochaines étapes Actions Responsable Echéances Partager le prochain rapport ES avec la banque avec le MENFOP Juillet 2024 compte rendu de séances de sensibilisation sur VBG Partager un plan de mobilisation des parties prenantes du MENFOP 30 juin 2024 projet Mettre à jours les PGES de lycées techniques à la lumière MENFOP Juin 2024 des de rapport de consultant en génie civile. Documentation des plaintes verbales MENFOP VI. GESTION FINANCIERE 33. Appréciation de la gestion financière. La mission a effectué la revue du système de gestion financière et de décaissement. A l’issue de cette mission de supervision, la mission estime que les arrangements fiduciaires en place permettent d’assurer une gestion acceptable des ressources du projet ainsi que la couverture des risques en gestion financière. 34. De manière générale, la gestion financière à fin avril 2024 du projet est réévaluée comme étant Modérément Satisfaisante et le risque de gestion financière est demeuré Substantiel . Cette notation est essentiellement imputable aux observations qui suivent Gestion Budgétaire : le suivi budgétaire gagnerait à être amélioré. Afin de l’optimiser, la mission recommande la confection et/ou l’édition d’un état extra comptable de suivi de l'exécution budgétaire détaillée de l’utilisation du financement sur toute la durée de vie restante du projet, intégrant le cas échéant, une analyse des variances, et accompagné d’une note explicative des évènements majeurs ayant caractérisé son exécution jusqu’à une date de clôture intermédiaire donnée. L’état devra être élaborée de manière à permettre les diligences suivantes :  le contrôle de l’adéquation des emplois avec les ressources restant suivant Client Connection et le solde du compte désigné à date, et sur toute la durée du projet ;  l’établissement d’un plan de décaissement mensuel jusqu’à la fin du projet ;  le suivi des activités suivant la nomenclature des catégories de dépenses de l’accord de financement, et non seulement des composantes opérationnelles ;  la prise en compte des ressources et emplois du projet sur toute sa durée ;  la prise en compte des engagements déjà approuvés/contractées (signées) ou non, mais non encore décaissés (payés), prévus mais non encore contractées ; et  l’analyse des variances entre les prévisions et les réalisations du PTBA en cours d’exécution ;  les éventuelles pertes et/ou gains de change relatif à la variation du taux de change entre le Franc Djiboutien et le DTS, monnaie d’engagement. La mission recommande que de surcroît que cet état extracomptable soit édité mensuellement au minimum et incorporé dans les futurs RFIs soumis trimestriellement à la Banque mondiale. La mission invite le projet à soumettre la première mouture de cet état a la Banque mondiale d’ici le 15 mai 2024 au plus tard avec le prochain RFI. Reporting Financier : Les Rapports Financiers Intermédiaires (RFIs) intérimaires soumis au titre des deuxième, troisième et quatrièmes trimestres de l’année 2023 ont été revues et renvoyés pour révision le 20 avril 2024. La mission est toujours en attente a date de la soumission des versions révisées. Ces défauts de soumission sont susceptibles d’entrainer l’implémentation de diverses mesures parmi lesquels la suspension des décaissements. La mission invite l’unité de gestion à prendre ses dispositions afin que le rapport soit de qualité, réponde à toutes les exigences contractuelles et soit soumis dans les meilleurs délais. La mission invite le projet à soumettre les RFIs manquants. Contrôle & audit interne : Pour rappel, la structure proposée de la fonction d’audit interne a une faille fondamentale : elle place de facto, et inévitablement l’auditeur interne sous la supervision directe de la Coordination qui signe et administrent leurs contrats. Ainsi l’auditeur interne se retrouve dans une situation où la fonction dépend hiérarchiquement et fonctionnellement de la même structure dont elle a la charge d’évaluer la gestion et, où la coordination elle- même se retrouve dans une situation lui permettant d’orienter les objectifs et procédures d’audit, de valider (ou pas) des rapports d’audit évaluant la performance de la gestion de sa propre performance et coordination. La fonction d’audit interne intègre ainsi de fait l’appareil de la coordination du projet, alors qu’elle devrait en être indépendante. La nomination et révocation de son mandat, ainsi que les ressources et budget mise à sa disposition peuvent directement être influencées par la Coordination. Tout ce qui précède génère ainsi une situation de conflit d’intérêts manifeste et de fait, et est indicatif d’une compromission (quoique involontaire) de l’indépendance et/ou l'objectivité de la fonction d'Audit Interne telle que décrite, ne serait-ce qu’en apparence. Ceci va à l’encontre des normes applicables de l’IIA 1 (Institute of Internal Auditors) Institut des Auditeurs Internes qui établit les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne, entre autres, la norme 1100 – Indépendance et objectivité. (cf. https://www.theiia.org/globalassets/site/standards/mandatory-guidance/ippf/2017/ippf-standards- 2017-french.pdf) Fort de ce qui précède, la mission recommandes d’externaliser la fonction d’audit interne afin que celle-ci puisse avoir une réelle indépendance organisationnelle et fonctionnelle vis-à-vis de la coordination dans l’exercice de ses activités. La mission recommande l’externalisation de cette fonction par le recrutement d’un cabinet (firme) externe pour assurer la fonction d’audit interne pendant une période d’une année renouvelable en fonction de l’appréciation de la performance. La mission invite le projet à soumettre des termes de référence pour ce recrutement d’ici le 30 juin 2024au plus tard. Audit Externe : La mission saisit l’opportunité pour rappeler que le rapport d’audit sur les comptes au 31 décembre 2023 est attendu pour le 30 juin 2024 au plus tard, et invite l’unité de gestion à prendre ses dispositions afin que le rapport soit de qualité, répondent à toutes les exigences contractuelles et soit soumis dans les délais. 1 L’IIA (Institute of Internal Auditors) est le porte-parole mondial de la profession de l’audit interne, et est une autorité reconnue et un leader incontesté dans la formation et la formulation de normes, lignes directrices et certifications dans le domaine. VII. ANNEXE1 Annexe 1 : Liste des participants à la mission MINISTÈRE DE L’ÉDUCATION M. Mohamed Abdallah Secrétaire Général du MENFOP M.Saleh Alwan Directeur General de l’administration M. Abdirahman Mahamoud Directeur de la DPME M. Abdoulkader Houmed Directeur Générale de l’ETFP Mme Neima Hassan Ismaïl Directeur de l’ETFP Mme Mariam Adou Ali Directrice de Centre de Formation de Bâtiment M. Adoche Directeur de Centre de formation Logistique et Transport M. Mahdi Omar Farah Inspecteur Générale de EFTP M. Siad Hirad Djama Inspecteur GEM M. Ahmed Ibrahim Bouh Inspecteur du secteur Tertiaire M. Mahamoud Aden Ali Chef de service de Formation Professionnelles Mme Fatima Said Ali Service passation des marchés Mme Filsan Gestion Financière Mme Deka Aroun Service passation des marchés Neima Hassan Sougueh Comptable en Charge du Projet M. Bouh Houssein Consultant ES MINISTÈRE DU TRAVAIL M. Abdallah Ali Med Secrétaire Général du Ministère du Travail M. Itireh Osman Directeur de la DEP M. Bander Mahamoud Consultant en Gestion Financière Mme Koina Omar Conseillère au bureau du Ministre du Travail M. Mahamoud Omar Guelleh Directeur General de l’ANEFIP Mme Mouna Chef de Service de l’ANEFIP M. Charmake Idriss Directeur Général de l’INAP Mne Aida Souleiman Directrice des Formations de l’INAP Responsable du Centre de Ressources Numériques de M. Fayssal Mahamoud Hassan l’INAP M. Ali Moussa Farah Responsable Logistique de l’INAP Mme Hamda Abdo Ahmed Coordinatrice des Formations Anglais de l’INAP Responsables linguistiques et chargé des formations de Mme Fozia Moussa Bouh l’INAP Mme Habone Mohamed Said Consultante E-Learning and Web application BANQUE MONDIALE Mme Bridget Crumpton Spécialiste principale en éducation Spécialiste en Éducation M. Abdo Said Abdo Spécialiste en gouvernance des établissements de M. Jay Tanapakion l’enseignement professionnelle Spécialiste en développement social M. Dirieh Farah Spécialiste en environnement Mme Fadoumo Ali Malow Spécialiste en Passation des Marchés M. Melance Ndikumasabo M. Francis Tasha Venayen Spécialiste en Gestion Financière M. Rick Emery Mme Mariama Youssouf Consultante en Education