L2.1.3.220908 Note-proposition Transformation de l’outil TARTIB en application web Version provisoire Février 2021 L.2.3.3 Septembre 2022 Table des matières Table des matières .................................................................................................................................................................................. 2 Tableau des figures et des illustrations........................................................................................................................................... 3 Sigles et abréviations............................................................................................................................................................................. 4 Avant-propos ............................................................................................................................................................................................ 5 1. Rappel du processus de développement et le fonctionnement de TARTIB comme outil d’aide à la priorisation des projets ................................................................................................................................................................................................. 6 1.1. Contexte et environnement de développement de l’outil TARTIB .............................................................................6 1.2. Principales fonctionnalités assurées par l’outil TARTIB ............................................................................................8 1.3. Limites de l’outil TARTIB .........................................................................................................................................11 2. La nécessité de mettre en place une application intégrée de gestion collaborative des investissements publics ........................................................................................................................................................................................................12 2.1. La gouvernance des investissements publics et les outils existants du système d’information de gestion des investissements publics en Tunisie ........................................................................................................................................12 2.2. Principes directeurs pour la mise en place d’une application intégrée de gestion des investissements publics ....13 3. Proposition d’une transformation de l’outil TARTIB en application web (TARTIB 2.0) ..........................................16 3.1. Schéma décisionnel du processus de sélection défini par le CUEGIP ...................................................................16 3.2. Besoins fonctionnels des différentes étapes du processus de sélection des projets ..............................................17 3.2.1. Intégration dans la banque de projets .......................................................................................................................................................................... 18 3.2.2. Évaluation des projets .........................................................................................................................................................................................................19 3.2.3. Hiérarchisation des projets ...............................................................................................................................................................................................21 3.2.4. Sélection des projets ..........................................................................................................................................................................................................23 3.2.5. Tableau de bord ....................................................................................................................................................................................................................25 3.2.6. Requête .................................................................................................................................................................................................................................... 26 3.2.7. Interface dédiée aux citoyens .......................................................................................................................................................................................... 27 3.2.8. Administration et gestion des utilisateurs .................................................................................................................................................................. 27 3.3. Recommandations-démarche pour la mise en œuvre de la transformation de l’outil TARTIB ...............................28 Version provisoire 2 Note : Transformation de l’outil TARTIB en application web L2.1.3.220908 Tableau des figures et des illustrations Figures ◆ Figure 1: Schéma décisionnel de l’outil TARTIB [Fi ............................................................................................................ 6 ◆ Figure 2: Interface de l’outil TARTIB (Excel VBA) ............................................................................................................... 7 ◆ Figure 3: Intégration des fiches-projet dans la base de données de l’outil TARTIB............................................... 8 ◆ Figure 4: Interfaces de paramétrage du processus de priorisation de l’outil TARTIB........................................... 8 ◆ Figure 5 : Étapes du processus de priorisation intégré dans TARTIB......................................................................... 9 ◆ Figure 6: Interface présentation des données du projet (y compris résultat de la hiérarchisation) ............. 10 ◆ Figure 7 : Interface d’exportation des données ................................................................................................................. 11 ◆ Figure 8 : Schéma global de la gouvernance des investissements publics ............................................................12 ◆ Figure 9 : Illustration des modules composant l’application de gestion intégrée de gestion des investissements publics .......................................................................................................................................................................13 ◆ Figure 10 : Exemple de schéma global fonctionnel des principaux modules de l’application intégrée de gestion des investissements publics .............................................................................................................................................. 14 ◆ Figure 11: Exemple de schéma décisionnel de l’application intégrée de gestion des investissements publics .......................................................................................................................................................................................................... 15 ◆ Figure 12: Processus de sélection des projets ..................................................................................................................16 ◆ Figure 13 : Exemple d’interface d’accueil de l’application TARTIB 2.0 ....................................................................... 18 ◆ Figure 14 : Exemple d’interface d’ajout d’un nouveau projet .........................................................................................19 ◆ Figure 15 : Sélection des indicateurs d’évaluation TARTIB 2.0 ..................................................................................... 20 ◆ Figure 16 : Exemple d’interface de l’application TARTIB..................................................................................................21 ◆ Figure 17 : Exemple d’interface paramétrage des priorités.......................................................................................... 22 ◆ Figure 18 : Exemple de tableau de bord de résultats de la hiérarchisation............................................................ 22 ◆ Figure 19 : Exemple d’interface d’intégration du cadrage budgétaire ....................................................................... 23 ◆ Figure 20 : Exemple d’interface de sélection automatique des projets ...................................................................24 ◆ Figure 21 : Exemple d’interface de sélection automatique des projets ....................................................................24 ◆ Figure 22: Exemple d’interface d’impression et d’exportation des résultats ......................................................... 25 ◆ Figure 23 : Exemple d’interface contrôle qualité du processus priorisation .......................................................... 25 ◆ Figure 24 : Exemple d’interface de présentation synthétique de la banque de projets ...................................... 26 ◆ Figure 25 : Exemple d’interface de requêtes avancées. ................................................................................................ 26 ◆ Figure 26 : Exemple d’interface ‘citoyens’........................................................................................................................... 27 ◆ Figure 27 : Exemple d’interface ‘utilisateur’ ....................................................................................................................... 27 Tableaux ◆ Tableau 1 : Exemple d’intervention des principaux acteurs intervenants dans la GIP ........................................ 14 ◆ Tableau 2 : Acteurs de l’investissement public utilisateur de l’AGIP ......................................................................... 17 Version provisoire Note : Transformation de l’outil TARTIB en application web 3 Sigles et abréviations ADEB Système d’Aide à la Décision Budgétaire AE Autorisation d’engagement AGIP Application de gestion intégrée des investissements publics AMC Analyse multicritères AMED Système d’Aide à la Préparation du Budget . BPM Business Process Management CCF Cahier des charges fonctionnel CDMT Cadre de dépenses à moyen terme CGABE Comité national de l’administration du budget de l’État CNAPP Comité national d’approbation des projets publics CP Crédits de paiement CUEGIP Cadre unifié d’évaluation et de gestion des investissements publics FMI Fonds monétaire international GIP Gestion des investissements publics INJEZ Application pour le suivi et l’organisation de l’évaluation des projets MdF Ministère des Finances MEP Ministère (Ministre) de l’Économie et de la Planification PAGIP Projet d’appui à la gouvernance des investissements publics PAP Projet annuel de performance PIP Projet d’investissement public PPP Partenariat Public-Privé RAP Rapport annuel de performance ST-CNAPP Secrétariat technique du CNAPP TARTIB Appellation de l’outil d’aide à la priorisation des projets d’investissement public TUNEPS Tunisia Online E-Procurement System VBA Visual Basic for Applications Version provisoire 4 Note : Transformation de l’outil TARTIB en application web L2.1.3.220908 Avant-propos Dans l’objectif de consolider le processus de sélection des projets (Pilier 2 du PAGIP), cette note vise à proposer une transformation de l’outil TARTIB en application web assurant les fonctionnalités de gestion collaborative du processus. Cette transformation constitue une étape importante dans la consolidation du système d’information de gestion des investissements publics en Tunisie. Maillon central de la chaine de gestion des projets d’investissements publics, le développement de l’application TARTIB 2.0, portant le processus de sélection, pourra constituer une première étape vers le développement d’une application de gestion intégrée des investissements publics. La note s’adresse aux membres du CNAPP, à son secrétariat technique ainsi qu’à l’ensemble des acteurs de l’investissement public impliqués dans la définition du processus et des outils de sélection des projets. La note est structurée en trois parties. La première partie décrit brièvement les fonctionnalités assurées par l’outil TARTIB, tel que développé dans la première phase de l’appui à l’amélioration de la gestion des investissements publics (2018). La deuxième partie traite de l’importance de mettre en place une application de gestion intégrée des investissements publics en mettant en exergue le module de sélection des projets. Enfin, la troisième partie propose une transformation de l’outil TARTIB en application web intégrant les améliorations de la méthode TARTIB (voir L2.1.1) et permettant d’assurer une gestion collaborative et optimale du processus de sélection. Cette dernière partie présente également une démarche pour la conception et le développement de l’application TARTIB 2.0 Version provisoire Note : Transformation de l’outil TARTIB en application web 5 1. Rappel du processus de développement et le fonctionnement de TARTIB comme outil d’aide à la priorisation des projets 1.1. Contexte et environnement de développement de l’outil TARTIB 1. L’outil TARTIB a été développé dans le cadre de l’opérationnalisation du cadre unifié d’évaluation de la gestion des investissements publics (CUEGIP1). Ce dernier a encadré le processus de sélection des projets avant leur inscription au budget de l’État. À cet effet, un Comité national d’approbation des projets publics (CNAPP) a été créé et est chargé, entre autres missions, d’assurer la supervision et la mise en œuvre du processus de sélection. 2. Le CUEGIP a institué un calendrier d’inscription et de sélection des projets. Ainsi, les nouveaux projets doivent être transmis au secrétariat technique du CNAPP durant la période du 15 février au 15 mai (Art.8 du décret n° 2017-394 du 29 mars 2017), période pendant laquelle, le CNAPP se réunit pour délibérer sur l’approbation des projets. La liste des projets sélectionnés et validés par le CNAPP est ensuite transmise à la présidence du gouvernement le 15 mai. 3. Pour l’appuyer dans l’opérationnalisation de ses missions, le CNAPP a bénéficié en 2018 d’une assistance technique pilote2 qui a permis de développer une approche de priorisation et d’un outil prototype TARTIB permettant au CNAPP d’assurer ses missions de sélection dans les meilleures conditions : 1) avec une méthode rigoureuse, 2) des critères objectifs et 3) une assistance informatique qui facilite et optimise le processus de priorisation. r ◆ Figure 1: Schéma décisionnel de l’outil TARTIB [Fi Source : Mission 1 Suite à un diagnostic réalisé en 2014 et une évaluation PIMA réalisée en 2017, le gouvernement tunisien, avec l’appui de la Banque mondiale, a adopté un cadre unifié d’évaluation et de gestion des investissements publics, porté par le décret gouvernemental n° 2017-394 du 29 mars 2017. 2 L’assistance technique est portée par la Banque mondiale, mise en œuvre par Expertise France et financée par le fonds Moussanada Version provisoire 6 Note : Transformation de l’outil TARTIB en application web L2.1.3.220908 4. Compte tenu des ressources limitées de la première phase de l’assistance technique, l’outil TARTIB a été développé sous Excel-VBA en méthode agile. Les ressources allouées à la première phase d’appui à l’amélioration de la gestion des investissements publics ne permettaient pas de concevoir un progiciel prenant en charge l’ensemble des besoins fonctionnels des différents processus de gestion des investissements publics. 5. Néanmoins, le développement d’un outil de sélection des projets dans l’environnem ent Excel a permis d’assurer les principales fonctionnalités indispensables au processus de sélection des projets. Le recours à cet environnement de développement a été justifié par : les puissantes capacités de calcul dont dispose Excel et qui permettent de procéder à l’analyse multicritère sur un nombre important de projets ; la disponibilité de l’application (Excel) porteuse de l’outil TARTB au niveau du CNAPP, sans nécessité d’achat additionnel de licences ; la maitrise du langage de programmation VBA par les experts mobilisés. 6. Ainsi, l’outil TARTIB a été développé avec une méthode agile qui a associé, dans toutes les phases de développement, les cadres du secrétariat technique, les membres du CNAPP ainsi que certains cadres des porteurs de projets. Conçu en parallèle de la définition de la méthode de priorisation, le développement de TARTIB a évolué au fur et à mesure que les besoins fonctionnels du processus adopté sont identifiés. Cette méthode a permis de concevoir un outil adapté au contexte spécifique de la gouvernance des investissements publics en Tunisie. ◆ Figure 2: Interface de l’outil TARTIB (Excel VBA) Source : Mission 7. L’outil TARTIB est un prototype développé dans l’objectif de concrétiser le processus de sélection des projets. Le développement de l’outil TARTIB dans la première phase de l’appui à la gouvernance des investissements publics a été motivé par la nécessité de disposer d’un moyen qui permet de fédérer l’ensemble des acteurs de l’investissement public autour du processus de sélection. 8. Le prototype TARTIB a permis de démontrer qu’il est possible de traduire le schéma décisionnel prévu par le cadre unifié en un processus de sélection basé sur une méthode et des outils rigoureux. Ainsi, le développement de TARTIB a contribué à accélérer l’opérationnalisation du CNAPP en mettant à sa disposition un outil qui lui permet (i) de constituer une banque de projets qui centralise l’ensemble des données indispensables aux travaux de validation des membres du CNAPP ; (ii) d’appliquer la méthode de priorisation assistée par un ordinateur ; et (iii) d’assurer la sélection des projets en toute objectivité et transparence. Développé avec des ressources limitées et avec une approche qui a privilégié la concrétisation du processus de priorisation, le prototype TARTIB est un applicatif local soutenu par un outil de fiche-projet permettant d’assurer le lien entre les porteurs de projets et le Secrétariat technique du CNAPP (cf. 1.3). Version provisoire Note : Transformation de l’outil TARTIB en application web 7 1.2. Principales fonctionnalités assurées par l’outil TARTIB 9. TARTIB permet de constituer une banque de projets. L’outil permet d’alimenter la base de données par les fiches-projet transmises par les ministères sectoriels et les organismes publics en les important par les équipes du Secrétariat technique du CNAPP. Il est également possible de saisir les fiches- projet manuellement dans l’outil. 10. Un contrôle de qualité doit être assuré par un cadre du secrétariat technique avant d’intégrer les données du projet dans l’outil TARTIB. Il s’agit d’une étape cruciale pour la fiabilisation des données qui seront exploitées automatiquement par l’outil lors du processus de priorisation. ◆ ◆ Figure 3: Intégration des fiches-projet dans la base de données de l’outil TARTIB Source : Mission 11. L’outil TARTIB permet d’intégrer ◆ Figure 4: Interfaces de paramétrage du processus de priorisation de le paramétrage des poids des l’outil TARTIB indicateurs et des priorités gouvernementales ainsi que la répartition de l’enveloppe disponible. Le processus de priorisation est traduit par une analyse multicritères dont les éléments de décision sont constitués de : la qualité de préparation, les indicateurs de développement durable et de soutenabilité financière, les contraintes budgétaires, les priorités gouvernementales (régionales et sectorielles). L’ensemble de ces éléments sont paramétrables. Le choix des indicateurs ainsi que leur pondération sont déterminés par les membres du CNAPP et partagés avec les porteurs de projets. Les priorités gouvernementales sont indiquées par le Gouvernement. Ces données de paramétrage sont intégrées dans l’outil par l’administrateur désigné par le CNAPP. Version provisoire 8 Note : Transformation de l’outil TARTIB en application web L2.1.3.220908 12. L’outil TARTIB permet de ◆ (idem figure précédente) hiérarchiser les projets avec un algorithme intégré. L’approche multidimensionnelle de priorisation des projets est traduite par un algorithme et la hiérarchisation ainsi que la sélection des projets sous contraintes budgétaires peuvent se faire automatiquement suivant les paramètres indiqués par le CNAPP. L’algorithme opère en deux temps et permet de combiner deux AMC. La première consiste à noter les projets sur la base des indicateurs relatifs à la qualité de préparation et des dimensions du développement durable. La deuxième étape permet de hiérarchiser les projets suivant les priorités gouvernementales ainsi que les indicateurs d’impact sur les équilibres budgétaires et macroéconomiques. À l’issue de ces deux processus, l’outil établit automatiquement une liste de projets priorisés. ◆ Figure 5 : Étapes du processus de priorisation intégré dans TARTIB Légende : AMC : Analyse multicritères - BDFP :Banque de données (BD) de fiches-projet | BFPQ : BD de projets qualifiés | BDPP : BD de projets priorisés 13. Dans le cadre des réunions de validation des projets, les membres du CNAPP ont la possibilité de disposer de l’ensemble des données nécessaires pour leur décision. La priorisation des projets d’investissement public au niveau intersectoriel n’a pas pour objet de remettre en cause la pertinence de la réalisation des projets, mais plutôt l’opportunité de leur réalisation compte tenu du contexte socioéconomique et des contraintes budgétaires. Ainsi, la priorisation intersectorielle consiste à sélectionner parmi un panel de projets, d’une part, ceux qui disposent des meilleures qualités en termes de préparation et de contribution au développement durable et, d’autre part, ceux qui s’inscrivent dans la stratégie du Gouvernement et préservent les équilibres budgétaires et macroéconomiques. Ainsi, l’outil TARTIB permet d’obtenir une liste de projets hiérarchisés , mais la décision de leur validation revient aux membres du CNAPP. Ces derniers peuvent disposer, séance tenante, de l’ensemble des données du projet et décider en conséquence. Version provisoire Note : Transformation de l’outil TARTIB en application web 9 ◆ Figure 6: Interface présentation des données du projet (y compris résultat de la hiérarchisation) 14. L’outil TARTIB permet d’exporter les résultats de la sélection sous divers formats. Le processus décisionnel de sélection des projets, tel que défini par le CUEGIP, prévoit la validation de la liste des projets par le Président du Gouvernement avant transmission au ministère en charge des finances. Les résultats de sélection des projets sont par la suite communiqués aux porteurs de projets. Une fonctionnalité de TARTIB permet d’exporter les données dans les formats qui conviennent au processus de décision. Elles peuvent être exportées sous format PDF pour une simple communication ou sous le format CSV pour faciliter l’intégration des données dans les outils de décision des destinataires. Version provisoire 10 Note : Transformation de l’outil TARTIB en application web L2.1.3.220908 ◆ Figure 7 : Interface d’exportation des données 1.3. Limites de l’outil TARTIB 15. L’outil TARTIB ne permet pas d’assurer une gestion collaborative du processus de priorisation des projets. Développé dans l’environnement Excel VBA, l’outil TARTIB, dans sa version actuelle, est monoposte et local. Bien qu’il permette de créer des accès à plusieurs utilisateurs, avec différents niveaux d’habilitation, ces derniers doivent travailler sur la même application, car l’outil TARTIB n’assure pas les fonctionnalités de partage. L’outil TARTIB n’intègre pas un circuit de validation (Business Process Management) qui permet de coordonner les différentes interventions des acteurs impliqués dans le processus de priorisation (porteurs de projet, évaluateurs, membres du CNAPP, etc.). 16. Les porteurs de projets n’ont pas la possibilité de saisir dir ectement les données de leurs projets dans l’outil TARTIB. L’intégration des données des nouveaux projets s’effectue sur la base d’importation manuelle des fiches-projet transmises par les porteurs de projets, par mail, au secrétariat technique du CNAPP. Bien qu’un outil de renseignement de fiches-projets a été mis à la disposition des porteurs de projets notamment pour assurer la standardisation de la structure des données intégrables dans la base de données de TARTIB, cette solution présente d’importantes limites. Outre l’alourdissement du processus de renseignement, d’exportation et importation des fiche s-projet, le risque de déperdition des données est très important. Des fiches-projets reçues par mail pourraient ne pas être intégrées dans la base de données par omission. Des défauts de versions des fiches-projet peuvent compromettre le processus d’intégration des données dans la base de données de TARTIB. 17. L’outil TARTIB ne permet pas une interconnexion avec les autres outils de la gouvernance des finances publiques. Bien qu’elle offre la possibilité d’exporter les données résultant du processus de priorisation sous format CSV pour faciliter leur exploitation par un autre outil, dans son état actuel, l’application TARTIB, développée dans l’environnement Excel VBA, ne permet pas de l’interconnecter avec d’autres systèmes. La base de données de l’application TARTIB est une feuille de données Excel. Cette solution permet de traduire la structure des données nécessaires au processus de priorisation, mais elle n’offre pas les possibilités d’interconnexion (Ex. API) avec d’autres bases de données existantes. L’outil de sélection des projets doit pouvoir être interconnecté avec les outils de programmation budgétaire, d’exécution des dépenses, de gestion de la commande publique, de statistiques et autres outils qui composent l’environnement informatique de la gouvernance des investissements publics. Version provisoire Note : Transformation de l’outil TARTIB en application web 11 2. La nécessité de mettre en place une application intégrée de gestion collaborative des investissements publics 2.1. La gouvernance des investissements publics et les outils existants du système d’information de gestion des investissements publics en Tunisie 18. La gouvernance des investissements publics (GIP) couvre un périmètre plus large que la programmation et l’exécution des dépenses d’investissement. La GIP s’appuie sur trois principaux piliers : pilotage, gestion du cycle de projets et budgétisation. Les projets d’investissements publics (PIP) constituent avant tout des instruments de mise en œuvre des politiques publiques. Leur conception et réalisation interviennent en articulation des stratégies sectorielles et nationale, mises en œuvre par des organisations publiques et/ou privées qui mobilisent des ressources matérielles, financières et humaines gérées conformément au cadre légal et réglementaire en vigueur. 19. La conception et la réalisation du projet suit un cycle de gestion qui consiste à l’identifier et le préparer dans un premier temps, le sélectionner avant de l’inscrire au budget dans le deuxième temps, le réaliser par les entreprises contractées et suivre son exécution dans un quatrième temps et en enfin l’évaluer après une période déterminée de son exploitation . La budgétisation du projet, aussi bien dans sa phase de programmation que dans sa phase d’exécution, constitue un pilier important de la gouvernance des investissements publics. Elle englobe l’ensemble des processus de planification (CDMT, PAP, RAP), d’exécution de la dépense (gestion AE/CP) et de budgétisation des charges récurrentes (fonctionnement, entretien, maintenance, etc.). ◆ Figure 8 : Schéma global de la gouvernance des investissements publics 20. En Tunisie, il n’existe pas encore de système « informatique » intégré de gestion des investissements publics. Plusieurs outils existants utilisés par certains acteurs institutionnels sont en lien avec la GIP. Toutefois, en l’absence d’une application couvrant l’ensemble du cycle de gestion des projets publics, ces outils ne sont pas interconnectés dans le but de former le système intégré de gestion. En ce qui concerne la budgétisation des investissements publics, le ministère en charge des finances utilise les systèmes « AMED3 » et « ADEB4 ». La gestion de la commande publique est assurée par le système « TUNEPS5 ». Un outil de suivi des grands projets « INJEZ » a également été développé et déployé à quelques porteurs de projet. D’autres outils peuvent exister et doivent être 3 Système d’Aide à la Préparation du Budget qui couvre l’ensemble des étapes de la préparation des projets de loi de finances. 4 Système d’Aide à la Décision Budgétaire qui gère la chaine complète des dépenses publiques et assure la tenue en temps réel de la comptabilité budgétaire. 5 https://www.tuneps.tn/index.do Version provisoire 12 Note : Transformation de l’outil TARTIB en application web L2.1.3.220908 identifiés lors de l’analyse de l’existant dans le cadre de la conception et du développement de l’application de gestion intégrée des investissements publics (cf. 3.3). 2.2. Principes directeurs pour la mise en place d’une application intégrée de gestion des investissements publics 21. La mise en place d’une application intégrée de gestion des investissements publics (AGIP) doit répondre à un triple objectif : 1) Constituer une banque de projets qui centralise/fiabilise et sécurise l’ensemble des données des projets ; 2) Encadrer et optimiser les processus-métiers de la gestion des investissements (préparation, sélection, suivi et évaluation des projets) ; 3) Mettre en place une plateforme de gestion collaborative et consolider le processus décisionnel de gouvernance des investissements (circuit de validation). 22. Pour répondre aux différents besoins fonctionnels des processus métiers de la gestion des investissements publics, l’AGIP devra être composée de quatre modules principaux :  Le module général qui comprendra l’ensemble des fonctionnalités d’administration et de gestion des utilisateurs  Le module d’identification et de préparation des projets qui comprendra l’ensemble des fonctionnalités de maturation des projets. Ce module constitue la première entrée du projet dans la base de données de l’AGIP.  Le module de sélection des projets qui comprendra l’ensemble des fonctionnalités des quatre phases composant le processus de sélection (contrôle qualité, évaluation des impacts des projets, Hiérarchisation des projets avec l’application des priorités gouvernementales, sélection des projets sous contraintes budgétaires)  Le module de suivi et évaluation des projets qui comprendra l’ensemble des outils de suivi des projets indispensables au fonctionnement de l’observatoire. ◆ Figure 9 : Illustration des modules composant l’application de gestion intégrée de gestion des investissements publics 23. L’Application doit assurer une gestion optimale des interventions des différents acteurs dans la gestion des PIP. L’un des défis majeurs de la gouvernance des investissements publics consiste à assurer une coopération optimale entre les différents acteurs impliqués. Si les rôles et responsabilités de chaque acteur doivent d’abord être définis et précisés par le cadre institutionnel, leur application effective et optimale nécessite un système informatique qui encadre et coordonne avec transparence les différentes interventions. Traduisant le schéma décisionnel de la gouvernance des investissements Version provisoire Note : Transformation de l’outil TARTIB en application web 13 publics, l’AGIP doit permettre à chaque utilisateur d’assurer ses tâches prévues par le circuit de validation. ◆ Tableau 1 : Exemple d’intervention des principaux acteurs intervenants dans la gestion des investissements publics Acteurs Rôle et interactions Porteurs de projets (administrations centrales, établissements et entreprises publics, Identifient les projets, les préparent et les réalisent après collectivités territoriales, autres organismes sélection et inscription au budget. publics) Point focal de l’autorité compétente, assure les fonctions de Unité sectorielle de gestion des supervision et d’appui à la validation de la préparation, la investissements publics sélection et le suivi des projets Autorité(s) compétente(s) en charge de la Valide et priorise les projets sur la base des orientations gestion des investissements publics (MDF, stratégiques et gouvernementales et sélectionne les projets dans MEP, Structure centrale) la limite des plafonds de crédits (cadrage budgétaire). Organe décisionnaire supérieur Détermine les orientations stratégiques et valide les projets (Gouvernement, Présidence) priorisés. 24. L’Application doit couvrir l’ensemble des processus du cycle de gestion des projets. Les processus métiers correspondant aux différentes étapes du cycle de gestion des projets présentent des besoins fonctionnels spécifiques (voir figure 10) qui doivent être assurés par les différentes fonctionnalités des modules composant l’application de gestion intégrée des investissements publics. ◆ Figure 10 : Exemple de schéma global fonctionnel des principaux modules de l’application intégrée de gestion des investissements publics 25. L’AGIP doit être développée suivant un schéma décisionnel traduisant le cadre institutionnel et les processus métiers de gestion des projets. L’élaboration du schéma décisionnel doit impliquer le plus grand nombre possible des acteurs de l’investissement public. Outre l’identification des besoins fonctionnels des processus métiers de la gestion des projets, l’implication des acteurs dans l’analyse du cadre institutionnel permet de définir un circuit de validation partagé et de lever toutes les confusions qui peuvent naitre des éventuels chevauchements des rôles et responsabilités, telles que définies par le cadre institutionnel en vigueur. Version provisoire 14 Note : Transformation de l’outil TARTIB en application web L2.1.3.220908 ◆ Figure 11: Exemple de schéma décisionnel de l’application intégrée de gestion des investissements publics Version provisoire Note : Transformation de l’outil TARTIB en application web 15 3. Proposition d’une transformation de l’outil TARTIB en application web (TARTIB 2.0) 3.1. Schéma décisionnel du processus de sélection défini par le CUEGIP6 26. Le schéma décisionnel de l’application TARTIB 2.0 doit prendre en compte le processus décisionnel tel que défini par le cadre institutionnel et intégrer les besoins fonctionnels de la méthode de priorisation TARTIB actualisée7. Pour mémoire, le processus de sélection des projets passe par cinq étapes : (1) la création des fiches-projets ; (2) la validation pour admission dans la banque de projet ; (3) l’évaluation suivant les indicateurs de priorisation ; (4) la hiérarchisation suivant les priorités et les scores d’évaluation ; (5) la sélection en fonction de la répartition de l’enveloppe budgétaire, avec validation de la Présidence du gouvernement. ◆ Figure 12: Processus de sélection des projets 6 Décret gouvernemental n° 2017-394 du 29 mars 2017 7 Voir la note portant sur l’amélioration de l’approche de priorisation des projets TARTIB (L2.1) Version provisoire 16 Note : Transformation de l’outil TARTIB en application web L2.1.3.220908 27. Les principaux acteurs intervenant dans le processus de sélection sont indiqués dans le tableau suivant. ◆ Tableau 2 : Acteurs de l’investissement public utilisateur de l’AGIP Acteurs Utilisation ▪ Créent les projets ▪ Préparent les projets Les porteurs de projets ▪ Soumettent les projets à l’évaluation et à la sélection ▪ [Possibilité de procéder à une pré-évaluation des projets - en fonction du schéma décisionnel retenu] ▪ Définit les paramètres du processus de sélection ▪ Valide l’évaluation des projets ▪ Sélectionne les projets Le CNAPP ▪ Transmet la liste des projets à la présidence du gouvernement au ministère en charge des finances ▪ Lance le processus de hiérarchisation ▪ Valident l’admission des projets dans la banque de projets ▪ Évaluent les projets sur la base des indicateurs paramétrés ▪ [Procèdent à un contrôle qualité des évaluations pré-remplis par les porteurs de Les membres du secrétariat projets - en fonction du schéma décisionnel retenu) technique du CNAPP ▪ Soumettent l’évaluation des projets au CNAPP pour validation ▪ Assurent les échanges avec les porteurs de projets portant sur les données du projet ▪ Détermine le cadre budgétaire (répartition de l’enveloppe disponible pour les Le CGABE du ministère des nouveaux projets) Finances ▪ Accède à la liste des projets hiérarchisés et inscrits les projets au budget de l’État ▪ Détermine les priorités gouvernementales La Présidence du ▪ Valide la liste des projets sélectionnés gouvernement ▪ Accorde les dérogations au processus de sélection Autres organismes ▪ Accèdent en mode consultation à certaines de données des projets institutionnels ▪ Consultent la répartition géographique et sectorielle des projets sélectionnés Les citoyens ▪ Émettre leurs avis dans le cadre des consultations ▪ Accèdent aux différentes publications 3.2.Besoins fonctionnels des différentes étapes du processus de sélection des projets 28. TARTIB 2.0 doit être accessible par internet pour l’ensemble des acteurs disposant d’accès leur permettant de consulter, de modifier et effectuer d’autres actions selon le niveau de leur habilitation. L’application doit assurer les fonctionnalités de gestion collaborative permettant aux acteurs d’intervenir directement sur le même projet en fonction de leur rôle dans le circuit de validation. Traduisant le processus de priorisation indiqué dans le schéma décisionnel (cf. figure 13), l’interface d’accueil doit permettre d’accéder directement à l’étape souhaitée par l’utilisateur. Version provisoire Note : Transformation de l’outil TARTIB en application web 17 ◆ Figure 13 : Exemple d’interface d’accueil de l’application TARTIB 2.0 3.2.1. Intégration dans la banque de projets 29. La création de la fiche-projet et la saisie des données doivent se faire directement par le porteur du projet sur une interface dédiée. La structure de la fiche-projet s’inspire de la fiche-projet standardisée (élaborée dans la première phase du projet TARTIB) et doit couvrir l’ensemble des données relatives à l’identification et préparation des projets, l’alignement stratégique, la localisation, le cadre logique, analyse de risques l’échéancier de réalisation et d’autres informations déterminées par le CNAPP. 30. L’interface d’intégration des projets doit offrir également la possibilité d’importer une base de données de projets. En veillant à ce que la structure des données soit compatible avec celle de TARTIB 2.0, le porteur de projet doit pouvoir intégrer simultanément un nombre de projets, qu’il pourra soumettre ensuite individuellement ou collectivement à la validation (voir infra). 31. Le renseignement de la fiche-projet doit s’effectuer par le porteur de projet au fur et à mesure de la disponibilité des données. Après identification du projet, le porteur de projet doit réaliser les études de préparation du projet (comme indiqué dans le guide de préparation des projets) et compléter la fiche-projet à la réception des résultats des études. 32. Le porteur de projet intègre toute la documentation du projet à partir de laquelle a été renseignée la fiche-projet. L’application TARTIB 2.0 doit permettre d’assurer la gestion de la documentation liée au projet. Pour ce faire, chaque document importé par le porteur de projet relatif à un projet doit être indexé avec le code du projet. Cette indexation doit permettre au porteur de projet ainsi qu’à tout acteur intervenant dans le circuit de validation d’accéder facilement à la documentation du projet. 33. La fiche-projet doit être soumise par le porteur de projet pour validation et intégration dans la banque de projet. La validation de la fiche-projet est assurée par un cadre du secrétariat technique du CNAPP qui doit procéder à un contrôle qualité des données. Le cadre veillera à ce que toutes les données soient complétées par le porteur de projet avant de valider la fiche-projet. Le porteur de projet est informé de la validation ou du rejet de la fiche-projet. Version provisoire 18 Note : Transformation de l’outil TARTIB en application web L2.1.3.220908 ◆ Figure 14 : Exemple d’interface d’ajout d’un nouveau projet 3.2.2. Évaluation des projets 34. L’évaluation est assurée par les cadres du secrétariat technique et s’applique sur les projets intégrés dans la banque de projets après validation. A noter que l'évaluation peut également être pré-remplie par un responsable au niveau du porteur de projet et faire l'objet d'un contrôle qualité par les cadres du secrétariat technique du CNAPP. L’évaluation des projets s’effectue à l’aide d’une grille d’indicateurs déterminés par le CNAPP et paramétrés par l’administrateur (cf. figure 15). Les indicateurs doivent être organisés selon les dimensions de la méthode de priorisation : qualité de préparation, impact économique, impact social, impact environnemental et transversal. Les indicateurs se présentent sous forme de questions évaluatives. Un système de pondération préalablement défini par le CNAPP et paramétré par l’administrateur permet d’attribuer un nombre de points à chaque indicateur en fonction des réponses. 35. L’évaluateur doit renseigner les indicateurs qualitatifs en suiva nt les instructions en vue d’assurer une objectivité optimale. Chaque indicateur est accompagné d’instructions qui guident l’évaluateur dans la réponse en précisant les documents ou les sources de vérification. L’évaluateur doit pouvoir accéder directement à partir de la grille d’évaluation à la fiche-projet et aux documents servant de source de vérification. Version provisoire Note : Transformation de l’outil TARTIB en application web 19 ◆ Figure 15 : Sélection des indicateurs d’évaluation TARTIB 2.0 36. L’évaluation peut être enregistrée comme brouillon jusqu’à sa soumission pour validation par le CNAPP. L’évaluateur peut renseigner la grille d’évaluation au fur et à mesure qu’il obtient du porteur de projet les informations, ou qu’il accède aux sources de vérification, pour compléter les réponses. Il soumet pour validation la grille une fois complétée. À ce stade, l’évaluateur n’aura plus la possibilité de modifier sauf autorisation du CNAPP. L’administrateur désigné par le CNAPP valide l’évaluation. Cette validation conditionne l’intégration des projets dans le processus de hiérarchisation. Version provisoire 20 Note : Transformation de l’outil TARTIB en application web L2.1.3.220908 ◆ Figure 16 : Exemple d’interface de l’application TARTIB 3.2.3. Hiérarchisation des projets 37. La hiérarchisation des projets s’effectue selon le système paramétré par l’organe en charge de la priorisation. Trois possibilités de hiérarchisation peuvent être envisagées : (i) par portefeuilles priorisés, (ii) par niveau de priorités ou (iii) par score global. Les priorités du gouvernement doivent être traduites à l’aide d’une interface dédiée. Cette traduction peut suivre une logique de portefeuilles et sous-portefeuilles priorisés regroupant les projets par secteur et par localisation. Le système de priorisation peut être traduit également par « n » niveaux de priorités déterminés à l’aide d’une combinaison des attributs des projets et des scores des dimensions de la priorisation. La hiérarchisation suivant le score global permet de classer les projets en tenant compte uniquement de la qualité de sa préparation et de ses impacts (dimensions de la méthode de priorisation). 38. Seul l’administrateur désigné par le CNAPP peut lancer le processus de hiérarchisation. La hiérarchisation s’effectue sur les projets dont l’évaluation a été validée. À l’aide d’un algorithme dédié, l’application procède au classement des projets suivant les paramètres du mode de hiérarchisation choisi. Version provisoire Note : Transformation de l’outil TARTIB en application web 21 ◆ Figure 17 : Exemple d’interface paramétrage des priorités 39. Les résultats de la hiérarchisation sont présentés sous forme de tableau de bord avec la possibilité d’accéder aux détails en fonction du type de système de hiérarchisation. Les résultats peuvent être exportés sous différentes formes (Excel, CSV, PDF). ◆ Figure 18 : Exemple de tableau de bord de résultats de la hiérarchisation Version provisoire 22 Note : Transformation de l’outil TARTIB en application web L2.1.3.220908 3.2.4. Sélection des projets 40. La sélection des projets est assurée par les membres du CNAPP sur la base des projets hiérarchisés. Suivant le système de hiérarchisation appliqué et le mode de répartition de l’enveloppe disponible, la sélection des projets peut s’effectuer avec trois possibilités : par secteur, par portefeuille/niveau de priorités ou sans répartition. Les membres du CNAPP doivent disposer de la liste des projets hiérarchisés en ayant la possibilité d’accéder à l’ensemble des données du projet en vue de fonder leur décision. 41. La sélection des projets s’effectue sous contrainte budgétaire en collaboration avec le CGABE. Ce dernier doit avoir la possibilité d’intégrer les données de cadrage budgétaire servant à déterminer la répartition de l’enveloppe disponible pour les nouveaux projets (cf. figure 19). L’interconnexion de l’application avec les outils utilisés par le ministère en charge des Finances (AMED et ADEB) doit faciliter l’intégration de ces paramétrages. L’articulation du processus de sélection avec le processus de programmation budgétaire constitue l’étape finale du processus de sélection des projets. À noter que, conformément aux dispositions du décret n°2017-394 du 29 mars 2017, seuls les projets validés par le CNAPP peuvent être inscrits au budget. ◆ Figure 19 : Exemple d’interface d’intégration du cadrage budgétaire 42. La sélection des projets peut se faire automatiquement par un algorithme dédié ou manuellement à l’aide d’une interface dédiée. Les membres du CNAPP peuvent privilégier une approche consistant à déterminer la liste des projets sélectionnés automatiquement par l’application en validant préalablement les paramètres de sélection. Les résultats de cette sélection automatique sont par la suite validés avec la possibilité de procéder aux amendements nécessaires séance tenante. Les membres du CNAPP peuvent également procéder à la sélection des projets manuellement, en présence du porteur de projet concerné. L’interface de sélection manuelle doit permettre de disposer « visuellement » des principales informations indispensables à la décision (coût, résultats de la hiérarchisation, etc.) et de pouvoir accéder si besoin au détail des données des projets. Elle doit Version provisoire Note : Transformation de l’outil TARTIB en application web 23 également permettre aux membres du CNAPP d’avoir la possibilité de comparer différents projets (cf. figure 20). ◆ Figure 20 : Exemple d’interface de sélection automatique des projets ◆ Figure 21 : Exemple d’interface de sélection automatique des projets Version provisoire 24 Note : Transformation de l’outil TARTIB en application web L2.1.3.220908 43. Les résultats de la sélection peuvent être ◆ Figure 22: Exemple d’interface d’impression et d’exportation des résultats imprimés ou exportés sous divers format (CSV, PDF, etc.). Les acteurs disposant d’une interconnexion avec TARTIB 2.0 peuvent avoir accès directement aux données via une API dédiée. Les résultats de la sélection s’affichent sous format de tableau de bord synthétique comme sont affichés les résultats de hiérarchisation, avec la possibilité d’accéder aux listes détaillées. L’exportation des résultats s’effectue à l’aide d’une interface dédiée qui assure la mise en page souhaitée par le CNAPP (cf. figure 22). 3.2.5. Tableau de bord 44. Un contrôle qualité doit être assuré pour garantir la fiabilité des résultats du processus de sélection. Un tableau de bord doit permettre à l’administrateur désigné par le CNAPP de s’assurer avec un système de tests de cohérence que l’ensemble des étapes du processus de priorisation, de l’intégration dans la banque de projets jusqu’à la sélection ont été effectués correctement (cf. figure 23). Une présentation synthétique de la banque de projet doit être également disponible sous format de tableau de bord (cf. figure 24). ◆ Figure 23 : Exemple d’interface contrôle qualité du processus priorisation Version provisoire Note : Transformation de l’outil TARTIB en application web 25 ◆ Figure 24 : Exemple d’interface de présentation synthétique de la banque de projets 3.2.6. Requête 45. L’application doit permettre aux différents utilisateurs en fonction du niveau de leur habilitation d’exécuter des requêtes avancées dans les différentes bases de données de l’a pplication TARTIB 2.0. La requête des projets peut s’effectuer sur la base de critères relatifs aux données du projet renseignées dans la fiche-projet (secteur, localisation ; alignement stratégique, etc.) et/ou sur la base des dimensions de l’évaluation (Ex. score de la qualité de préparation >= 15). L’utilisateur doit pouvoir accéder aux données détaillées du projet en double-cliquant sur la ligne correspondant au projet. La fonctionnalité de requête doit également permettre d’accéder à la documentation des différents projets. ◆ Figure 25 : Exemple d’interface de requêtes avancées. Version provisoire 26 Note : Transformation de l’outil TARTIB en application web L2.1.3.220908 3.2.7. Interface dédiée aux citoyens 46. L’application TARTIB 2.0 doit intégrer une interface dédiée aux citoyens. Cette interface permettra d’assurer un accès en consultation aux citoyens en ce qui concerne les résultats de sélection des projets. L’interface permettra également d’assurer la publication des documents en lien avec le processus de sélection et/ou de la gouvernance des investissements publics. L’interface doit également permettre aux citoyens d’interagir avec le CNAPP en ce qui concerne la sélection des projets. Des enquêtes/sondages peuvent également être réalisés à l’aide de cette interface. ◆ Figure 26 : Exemple d’interface ‘citoyens’ Capture d’écran, Site internet du MEP 3.2.8. Administration et gestion des utilisateurs 47. L’accès des utilisateurs à l’application TARTIB 2.0 (hors interface citoyenne) doit se faire avec authentification. Les coordonnées d’accès sont communiquées par l’administrateur désigné par le CNAPP. La gestion des utilisateurs doit permettre de déterminer les niveaux d’habilitation qui conditionnent les accès aux différentes fonctionnalités de TARTIB 2.0 ainsi qu’aux actions qui peuvent être effectuées par chaque type d’utilisateur (ajout, modification, exportation, impression, etc.). ◆ Figure 27 : Exemple d’interface ‘utilisateur’ Version provisoire Note : Transformation de l’outil TARTIB en application web 27 3.3. Recommandations-démarche pour la mise en œuvre de la transformation de l’outil TARTIB 48. La mise en œuvre de la transformation de l’outil TARTIB 2.0 doit être envisagée dans une démarche globale consistant à constituer l’application de gestion intégrée des investissements publics (cf. partie 2). En ce qui concerne le module de priorisation TARTIB 2.0, la conception et le développement peuvent être assurés suivant la démarche décrite ci-après. 49. Étape 1 : Élaborer un cahier des charges fonctionnel (CCF) de l’application TARTIB 2.0. L’élaboration du cahier des charges permettra de procéder à l’analyse de l’existant en vue d’identifier les outils avec lesquels il sera possible d’interconnecter TARTIB 2.0. Le cahier des charges permettra également de convenir d’un schéma décisionnel plus précis et d’identifier les besoins fonctionnel s des différentes étapes du processus de priorisation ainsi que les spécifications techniques relatives à l’environnement de développement, au support de déploiement et à la sécurisation. Le CCF constituera un référentiel pour le développement de l’application TARTIB. 50. Étape 2 : Développer l’application en privilégiant la méthode agile. Le développement de l’application doit se faire suite au recrutement d’un prestataire en collaboration étroite avec les équipes du CNAPP et des informaticiens du MEP. Le développement de l’application doit se faire suivant la méthode agile de manière à permettre aux membres du CNAPP, appuyés par les experts, de définir les solutions et adapter les fonctionnalités au fur et mesure de l’avancement dans le développement. 51. Étape 3 : Tester l’application TARTIB sur des secteurs pilotes avant de la généraliser à l’ensemble des acteurs. Pour assurer l’opérationnalisation effective de l’application TARTIB 2.0 et du processus de sélection qu’elle porte, il convient de tester les différentes fonctionnalités sur un nombre restreint de porteurs de projets qui serviront de pilotes. Cette étape permettra à la fois de consolider les fonctionnalités en fonction des erreurs identifiées et de capitaliser cette expérience pour assurer un déploiement réussi auprès des autres porteurs de projets. 52. Étape 4 : Élaborer la documentation technique et le guide d’utilisation de l’application TARTIB 2.0. Afin d’assurer la pérennité de l’application TARTIB et faciliter son évolution, le prestataire chargé du développement de TARTIB 2.0 doit élaborer une documentation technique qui inclue l’ensemble des développements mis en en œuvre. L’appropriation de l’application doit également être facilitée avec un guide d’utilisation ergonomique, adapté à tout type d’utilisateur. 53. Étape 5 : Déployer TARTIB 2.0 à l’ensemble des acteurs entrant dans le périmètre d’application du processus de sélection des projets. Le déploiement de l’application au niveau de l’ensemble des acteurs de l’investissement public consiste à ouvrir l’accès aux référents désignés par ces derniers. Un formulaire de contact doit être disponible sur l’interface web de l’application de manière à permettre aux référents de faire leur demande d’accès. L’administrateur, après les vérifications nécessaires, détermine le niveau d’habilitation, crée les coordonnées d’accès et les communique au demandeur d’accès. La transmission des coordonnées d’accès peut être accompagnée du guide d’utilisation de TARTIB 2.0. 54. Étape 6 : Former les cadres du secrétariat technique à l’utilisa tion des fonctionnalités de TARTIB 2.0 et organiser des ateliers de présentation de l’application TARTIB 2.0 (webinaire) pour les porteurs de projets. Une formation spécifique doit être assurée pour les équipes du secrétariat technique du CNAPP qui auront le rôle d’assurer le contrôle qualité des fiches -projets, l’évaluation des projets et toutes les actions indiquées par le CNAPP. En ce qui concerne les porteurs de projets, outre le guide qui leur sera diffusé, des ateliers organisés en webinaire permettront de leur présenter à l’aide d’exemples tirés de la phase pilote le fonctionnement de l’application TARTIB 2.0. Version provisoire 28 Note : Transformation de l’outil TARTIB en application web