Annex 7 –Technical Specifications inputs for a software solution This annex is available only in Romanian, in the tender template, developed by GSG. If necessary, it can be translated into English. CAIET DE SARCINI Asistență tehnică pentru realizarea, dezvoltarea și implementarea unei platforme electronice de comunicare, echipamente de calcul, stocare și licențe software pentru achiziția de servicii de asistență tehnică necesare dezvoltării unui sistem informatic integrat (servicii de realizare, dezvoltare și implementare a unei platforme informatice, inclusiv furnizarea de echipamente, licențe software de bază și instruire) în cadrul proiectului Cod document: Pag. 1 din 71 Denumire document: Cuprins 1. INTRODUCERE ........................................................................................................................ 5 2. CONTEXTUL REALIZĂRII ACESTEI ACHIZIȚII DE SERVICII ............................................................ 5 2.1. INFORMAȚII DESPRE AUTORITATEA CONTRACTANTĂ .......................................................................................... 5 2.2. INFORMAȚII DESPRE CONTEXTUL CARE A DETERMINAT ACHIZIȚIONAREA SERVICIILOR ................................................. 6 2.3. INFORMAȚII DESPRE BENEFICIILE ANTICIPATE DE CĂTRE AUTORITATEA CONTRACTANTĂ ............................................. 6 2.4. FACTORI INTERESAȚI ȘI ROLUL ACESTORA ......................................................................................................... 7 3. DESCRIEREA SERVICIILOR SOLICITATE...................................................................................... 7 3.1. DESCRIEREA SITUAȚIEI ACTUALE LA NIVELUL AUTORITĂȚII CONTRACTANTE ............................................................. 7 3.2. OBIECTIVUL GENERAL LA CARE CONTRIBUIE REALIZAREA SERVICIILOR ..................................................................... 8 3.3. OBIECTIVUL SPECIFIC LA CARE CONTRIBUIE REALIZAREA SERVICIILOR ...................................................................... 8 3.4. SERVICIILE SOLICITATE: ACTIVITĂȚILE CE VOR FI REALIZATE ................................................................................... 8 3.5. REZULTATELE CARE TREBUIE OBȚINUTE ÎN URMA PRESTĂRII SERVICIILOR ................................................................. 9 3.6. ATRIBUȚIILE ȘI RESPONSABILITĂȚILE PĂRȚILOR ................................................................................................ 10 4. CERINȚE PENTRU SERVICIILE SOLICITATE ............................................................................... 11 4.1. CERINȚE PRIVIND SERVICIILE DE PROJECT MANAGEMENT ................................................................................... 11 4.2. CERINȚE PRIVIND REALIZAREA UNEI ANALIZE REFERITOARE LA COMUNICAREA GUVERNAMENTALĂ ............................. 12 4.3. CERINȚE PRIVIND REALIZAREA UNUI MECANISM (METODOLOGIE ȘI GHID DE IMPLEMENTARE) ................................... 14 4.4. CERINȚE PRIVIND REALIZAREA UNEI PLATFORME INFORMATICE (SISTEM INFORMATIC INTEGRAT) ............................... 16 5. CERINȚE PRIVIND PROPUNEREA TEHNICĂ ............................................................................. 35 6. ETAPELE DE IMPLEMENTARE A PLATFORMEI INFORMATICE .................................................. 36 6.1. ANALIZA ȘI PROIECTAREA............................................................................................................................ 36 6.2. DEZVOLTAREA ȘI IMPLEMENTAREA ............................................................................................................... 37 6.3. TESTAREA ȘI ASIGURAREA CALITĂȚII .............................................................................................................. 38 6.4. PUNEREA ÎN PRODUCȚIE ............................................................................................................................. 38 6.5. INSTRUIREA ............................................................................................................................................. 38 6.6. ASISTENȚĂ TEHNICĂ ȘI SUPORT .................................................................................................................... 40 6.7. GARANȚIE ............................................................................................................................................... 44 6.8. DREPTURI DE PROPRIETATE INTELECTUALĂ ..................................................................................................... 44 6.9. ASIGURAREA ȘI CONTROLUL CALITĂȚII PE DURATA CONTRACTULUI ...................................................................... 45 7. IPOTEZE ȘI RISCURI ............................................................................................................... 45 8. MANAGEMENTUL/GESTIONAREA CONTRACTULUI ȘI ACTIVITĂȚI DE RAPORTARE ÎN CADRUL CONTRACTULUI .................................................................................................................... 48 8.1. ORGANIZAREA ......................................................................................................................................... 48 8.2. PLANIFICAREA .......................................................................................................................................... 48 8.3. MONITORIZARE ȘI CONTROL........................................................................................................................ 49 8.4. REGISTRUL RISCURILOR .............................................................................................................................. 49 8.5. PLANIFICAREA ACTIVITĂȚILOR DE MANAGEMENT A PROIECTULUI ........................................................................ 49 8.6. ALOCAREA RESURSELOR, NIVELUL DE IMPLICARE ȘI CALENDARUL RESURSELOR ....................................................... 49 8.7. RAPORTARE ............................................................................................................................................. 51 8.8. TRANSMITEREA ȘI APROBAREA RAPOARTELOR ................................................................................................. 52 8.9. EVALUAREA PERFORMANȚEI CONTRACTANTULUI ............................................................................................. 52 Cod document: Pag. 2 din 71 Denumire document: 9. LOCUL ȘI DURATA DESFĂȘURĂRII ACTIVITĂȚILOR .................................................................. 52 9.1. LOCUL DESFĂȘURĂRII ACTIVITĂȚILOR............................................................................................................. 52 9.2. DATA DE ÎNCEPUT ȘI DATA DE ÎNCHEIERE A PRESTĂRII SERVICIILOR SAU DURATA PRESTĂRII SERVICIILOR....................... 53 10. RESURSELE NECESARE/EXPERTIZA NECESARĂ PENTRU REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR ÎN CONTRACT ȘI OBȚINEREA REZULTATELOR............................................................................................... 53 10.1. NUMĂRUL DE EXPERȚI PE CATEGORIE DE EXPERTIZĂ NECESARĂ ........................................................................... 54 10.2. NUMĂRUL DE ZILE/EXPERT PE CATEGORIE ...................................................................................................... 55 10.3. PROFILUL EXPERȚILOR CHEIE ....................................................................................................................... 56 10.4. PROFILUL EXPERȚILOR NON-CHEIE (SECUNDARI) ............................................................................................. 60 11. FACTORI DE EVALUARE ......................................................................................................... 64 11.1. CRITERIU DE ATRIBUIRE .............................................................................................................................. 64 11.2. CRITERII DE EVALUARE ............................................................................................................................... 64 12. ANEXE.................................................................................................................................. 69 Cod document: Pag. 3 din 71 Denumire document: Lista de abrevieri și acronime, definiții termeni Termen Descriere SGG Secretariatul General al Guvernului AM POCA Autoritatea de Management a Programului Operațional Capacitate Administrativă SCAP Strategia pentru Consolidarea Administrației Publice TIC Tehnologia Informației și Comunicațiilor DTIDA Direcția Tehnologia Informației, Digitalizare și Administrativ IT Tehnologia Informației MFP Ministerul Finanțelor Publice STS Serviciul de Telecomunicații Speciale UE Uniunea Europeana SLA Service-Level Agreement KPI Key Performance Indicator HW Hardware SW Software COTS Commercial Off-the-Shelf BI Business Intelligence CD/DVD Compact Disc / Digital Video Disc HDD Hard Disk Drive USB Universal Serial Bus LAN Local Area Network – Rețea Locală WAN Wide Area Network ISO International Organization for Standardization VM Virtual Machine UPS Uninterruptible Power Supply Cod document: Pag. 4 din 71 Denumire document: 1. INTRODUCERE Această secțiune a Documentației de Atribuire include ansamblul cerințelor pe baza cărora fiecare Ofertant va elabora Oferta (Propunerea Tehnică și Propunerea Financiară) pentru realizarea serviciilor care fac obiectul Contractului ce rezultă din această procedură. În cadrul acestei proceduri, Secretariatul General al Guvernului (SGG) îndeplinește rolul de Autoritate Contractantă, respectiv Achizitor în cadrul Contractului. Pentru scopul prezentei secțiuni a Documentației de Atribuire, orice activitate descrisă într-un anumit capitol din Caietul de Sarcini și nespecificată explicit în alt capitol, trebuie interpretată ca fiind menționată în toate capitolele unde se consideră de către Ofertant că aceasta trebuia menționată pentru asigurarea îndeplinirii obiectului Contractului. 2. CONTEXTUL REALIZĂRII ACESTEI ACHIZIȚII DE SERVICII Contractul se derulează în contextul implementării proiectului cu titlul „Strategia pentru managementul comunicării guvernamentale a României”, proiect co-finanțat prin Fondul Social European (FSE) prin Programul Operațional Capacitate Administrativă (POCA), axa prioritară 1: Administrație publică și sistem judiciar eficiente, obiectivul specific 1.1: Dezvoltarea și introducerea de sisteme și standarde comune în administrația publică ce optimizează procesele decizionale orientate către cetățeni și mediul de afaceri, în concordanță cu SCAP. 2.1. Informații despre Autoritatea Contractantă Actele normative care reglementează activitatea Secretariatului General al Guvernului sunt: • Legea nr. 90/2001 privind organizarea și funcționarea Guvernului României și a ministerelor, cu modificările și completările ulterioare; • Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 25/2007 privind stabilirea unor măsuri pentru reorganizarea aparatului de lucru al Guvernului, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 99/2008, cu modificările și completările ulterioare; • Hotărârea de Guvern nr. 137/2020 privind organizarea, funcționarea și atribuțiile Secretariatului General al Guvernului; Secretariatul General al Guvernului îndeplinește următoarele funcții: • de autoritate în domeniul asigurării respectării procedurilor de elaborare, avizare și prezentare a proiectelor de acte normative și alte documente, în vederea adoptării/aprobării, în domeniul sistemelor de control intern/managerial; • de strategie, contribuind pe baza analizelor, la fundamentarea strategiilor, planificării strategice la stabilirea direcțiilor de acțiune la nivel guvernamental; • de coordonare interinstituăională pentru creșterea capacității autorităților centrale în domeniul elaborării, implementării și monitorizării strategiilor, politicilor publice și actelor normative; de control al funcționării entităților subordonate; • de reglementare asigurand realizarea cadrului juridic și elaborarea reglementarilor specifice activităților din aria sa de responsabilitate; • de reprezentare pe plan intern și extern, în domeniul său de activitate; • de administrare a proprietății publice și private a statului din patrimoniu. Cod document: Pag. 5 din 71 Denumire document: 2.2. Informații despre contextul care a determinat achiziționarea serviciilor Achiziția serviciilor se derulează în cadrul contractului de finanțare nr. 572/20.12.2020, cod SMIS 2014+ 134024 cu modificările și completările ulterioare, pentru care Secretariatul General al Guvernului a primit finanțare prin Programul Operațional Capacitate Administrativă (POCA), axa prioritară 1: Administrație publică și sistem judiciar eficiente, obiectivul specific 1.1: Dezvoltarea și introducerea de sisteme și standarde comune în administrația publică ce optimizează procesele decizionale orientate către cetățeni și mediul de afaceri, în concordanță cu SCAP. 2.3. Informații despre beneficiile anticipate de către Autoritatea Contractantă Având în vedere faptul că domeniul comunicării guvernamentale nu este reglementat printr-o legislație specifică unitară, precum și faptul ca fiecare Executiv își asumă o strategie de comunicare guvernamentală proprie în funcție de prevederile Programului de guvernare respectiv, cea mai potrivită modalitate de a contribui la dezvoltarea și introducerea de sisteme și standarde comune în administrația publică centrală în ceea ce privește comunicarea guvernamentală, este realizarea și promovarea unei Strategii pentru managementul comunicării guvernamentale a Romaniei, ca document strategic cadru în care să se integreze standarde, norme și instrumente referitoare la activitatea curentă desfasurată de profesioniștii din acest domeniu. Această strategie va funcționa ca și document strategic pe baza căruia se vor putea dezvolta strategiile de comunicare ale diferitelor Guverne, respectând standardele comune adoptate în ceea ce privește comunicarea guvernamentală. Avand în vedere că la nivel central nu există un cadru unitar și general de desfășurare a activității specialiștilor din domeniul comunicării, se justifică necesitatea realizării unui set de principii strategice ale comunicării guvernamentale, subsumate Strategiei pentru managementul comunicării guvernamentale a României. Dacă activitățile de comunicare guvernamentală ar fi tributare unei abordări și unor standarde unitare, atunci demersurile de comunicare strategică ar fi mult mai eficiente, mai profesionalizate, mai aproape de cetățeni, contribuind la simplicare administrativă și la fluidizarea proceselor decizionale. Având în vedere toate aceste neajunsuri, proiectul propus intenționează să îmbunătățească domeniul de comunicare guvernamentală prin implementarea unui sistem de management al fluxului de comunicare pe baza dezvoltării unei metodologii și a unui ghid de operaționalizare ce vor fi însușite de administrația publică centrală. • Analizarea percepției publice și identificarea cauzelor care generează un nivel scăzut de încredere a cetățenilor în sistemul administrativ, precum și identificarea surselor/canalelor de informare utilizate cel mai frecvent de populație; • Analiza modalității și mijloacelor de comunicare publică utilizate la nivelul sistemului (cine, ce atribuții are, cum procedează – ce mijloace și canale utilizează, ce nivel de pregătire are în domeniu), în vederea fundamentării unor principii noi de comunicare strategică; • Dezvoltarea cadrului de organizare a fluxului de comunicare în cadrul administrației publice centrale prin conectarea rețelei de comunicatori de la nivel central din fiecare autoritate/ instituție publică, cu rețeaua de experți care generează, prin activitatea lor, informații relevante care vor fi comunicate către public, inclusiv prin crearea unui think tank și prin facilitarea accesului la cunoașterea experienței în domeniul comunicării guvernamentale a structurilor publice similare din alte state membre UE; • Elaborarea unei Strategii de management a comunicării guvernamentale la nivel de sistem, corelativ cu asigurarea unei pregătiri adecvate a personalului cu atribuții în domeniul comunicării și relației cu mass-media, elaborarea unui plan de măsuri de intervenție coerent și adaptat Cod document: Pag. 6 din 71 Denumire document: diverselor grupuri țintă în vederea creșterii încrederii publice în sistemul administrativ, precum și a unei metodologii de monitorizare a nivelului de percepție și a cauzelor care îl generează; • Transparentizarea actului administrativ din perspectiva recomandării Comisiei Europene, în sensul asigurării unor premise clare privind respectul reciproc între instituții, prin elaborarea unor ghiduri de bune practici; • Dezvoltarea nivelului de pregătire profesională a personalului din structurile de specialitate (comunicare, relații publice etc) implicat în comunicarea publică, a personalului cu atribuții în domeniu și a experților tehnici pe diverse domenii (producători de informație publică) din administrația publică centrală. Proiectul propus va contribui la eficientizarea și optimizarea fluxului de comunicare guvernamentală prin dezvoltarea și implementarea de proceduri și mecanisme pentru coordonarea și informarea factorilor decizionali. 2.4. Factori interesați și rolul acestora Grupul țintă al proiectului este reprezentat de personalul angajat în instituții publice din cadrul administrației publice centrale cu atribuții în domeniul comunicării publice respectiv un număr de aproximativ 302 persoane. Instituțiile publice care fac parte din grupul țintă din cadrul proiectului sunt: • Ministere (inclusiv entități subordonate); • Instituții și structuri de specialitate ale administrației publice centrale, subordonate sau coordonate de la nivelul Guvernului; • Instituțiile Prefectului, autorități ale administraţiei publice centrale în teritoriu aflate în subordinea Guvernului. 3. DESCRIEREA SERVICIILOR SOLICITATE Secretariatul General al Guvernului, în calitate de Autoritate Contractantă, dorește să achiziționeze un pachet integrat de asistență tehnică (analiză, proiectare, dezvoltare, testare și instruire utilizatori) pentru dezvoltarea și implementarea unei platforme informatice, echipamente de calcul, stocare și licențe software pentru Proiectul „Strategia pentru managementul comunicării guvernamentale a României” – SIPOCA 754, actualizat la nivelul de evoluție tehnologică, având în vedere cele mai bune practici în domeniu. 3.1. Descrierea situației actuale la nivelul Autorității Contractante Lipsa unui cadru unitar și general de desfășurare a activității specialiștilor din domeniul comunicării, justifică necesitatea realizării unui set de principii strategice ale comunicării guvernamentale, subsumate Strategiei pentru managementul comunicării guvernamentale a României. De asemenea, la nivelul administrației publice centrale este necesară dezvoltarea unor norme unitare și a unor instrumente moderne și profesionalizate fiind necesare în vederea simplicării fluxurilor administrative și la fluidizarea proceselor decizionale. Cod document: Pag. 7 din 71 Denumire document: 3.2. Obiectivul general la care contribuie realizarea serviciilor Scopul contractului vizează îmbunătățirea și abordarea unitară a comunicării guvernamentale la nivelul administrației publice centrale din România, în vederea consolidării capacității acesteia, precum și pentru asigurarea unei transparențe sporite în interiorul și exteriorul sistemului administrativ. Contractul se derulează în contextul implementării proiectului cu titlul „Strategia pentru managementul comunicării guvernamentale a României”, proiect co-finanțat prin Fondul Social European (FSE) prin Programul Operațional Capacitate Administrativă (POCA), axa prioritară 1: Administrație publică și sistem judiciar eficiente, obiectivul specific 1.1: Dezvoltarea și introducerea de sisteme și standarde comune în administrația publică ce optimizează procesele decizionale orientate către cetățeni și mediul de afaceri, în concordanță cu SCAP. 3.3. Obiectivul specific la care contribuie realizarea serviciilor Obiectivele specifice ale proiectului: 1. Analiza capacitații instituționale privind comunicarea strategică la nivelul administrației publice centrale din România; 2. Crearea unui think tank care să contribuie la dezvoltarea comunicării guvernamentale; 3. Elaborarea Strategiei pentru managementul comunicării guvernamentale a României; 4. Dezvoltarea nivelului de pregătire profesională a personalului din administrația publică centrală. Obiectivele specifice ale proiectului care vor fi atinse prin implementarea prezentului contract sunt: 1. Crearea și operaționalizarea cadrului necesar pentru dezvoltarea unui sistem de management integrat la nivel național în domeniul comunicării guvernamentale; 2. Dezvoltarea unei platforme informatice (sistem informatic integrat), în vederea optimizării proceselor de comunicare și cooperare în domeniul comunicării guvernamentale între instituțiile publice din cadrul administrației publice centrale (hub de informare și comunicare în domeniul comunicării publice); 3. Asigurarea funcției de monitorizare în timp real a procesului de comunicare, sprijinind astfel eliminarea deficiențelor în ceea ce privește modelul de comunicare și informare a factorilor decizionali din administrația publică centrală. 3.4. Serviciile solicitate: activitățile ce vor fi realizate Sumarul activităților solicitate: 1. Mecanism (metodologie și ghid de implementare) pentru operaționalizarea unui sistem integrat de comunicare guvernamentală În cadrul acestei activități se vor realiza o analiză și un mecanism (metodologie și ghid de implementare) privind comunicarea guvernamentală, având la dispoziție datele și concluziile rapoartelor elaborate în cadrul etapelor proiectului, cât și a feedback-ului provenit din partea principalelor instituții din cadrul administrației publice centrale implicate prin grupul țintă desemnat. Analiza va include atât perspectiva actorilor de la nivelul Centrului Guvernului cât șt a celor din instituțiile (ministere) cu rol de coordonator sectorial al unui domeniu de activitate. Plecând de la concluziile activității precedente (analiză) se va realiza o propunere privind elementele (secțiunile) relevate și un opis al template-urilor de date/documente necesar a fi utilizate în dezvoltarea platformei informatice și a relevanței acestora pentru comunicarea guvernamentală. De asemenea, se va realiza o ierarhie a datelor/documentelor (formularelor) și a concordanței cu alte documente strategice, o propunere de model privind asignarea de etichete și a unui număr relevant de clasificări a domeniilor de activitate asociate. Cod document: Pag. 8 din 71 Denumire document: Această etapă va contribui la elaborarea soluției tehnice pentru platforma informatică care va fi dezvoltată oferind informații relevante privind stabilirea unor filtre de căutare complexe. De asemenea, vor fi analizate mecanismele de monitorizare și notificare, se vor stabili rapoarte și indicatori, precum și modalitatea de publicare/diseminare a rezultatelor monitorizării. Rezultatul analizei privind raportarea va fi utilizat în elaborarea metodologiei pentru a descrie desfășurarea activităților și a procedurilor de monitorizare. 2. Platformă informatică (sistem informatic integrat) pentru operaționalizarea metodologiei În cadrul acestei activități, pe baza rezultatelor activităților precedente, se urmărește dezvoltarea unei platforme informatice pentru operaționalizarea unui mecanism privind implementarea unui sistem integrat de comunicare guvernamentală. Platforma informatică va cuprinde sistemul informatic integrat, portalul informatic și documentele suport pentru toate activitățile de implementare a sistemului integrat de comunicare guvernamentală. Astfel, în cadrul portalului informatic vor fi disponibile atât documentele create în cadrul activității precedente, cât și instrucțiunile necesare utilizării sistemului dezvoltat. Portalul informatic va putea fi accesat și de pe dispozitive mobile fiind astfel disponibilă persoanelor desemnate de la nivelul instituțiilor publice și/sau cu atribuții în domeniul comunicării guvernamentale. Noul sistem va trebui să asigure consolidarea domeniului de comunicare publică și a responsabilităților instituțiilor publice din cadrul administrației publice centrale cu privire la îndeplinirea priorităților Guvernului, precum și asigurarea unui cadru optim pentru o comunicare guvernamentală unitară și eficientă la nivelul administratiei publice centrale. De asemenea, în cadrul acestei activități se vor organiza și sesiuni de pregătire a personalului din administrația publică centrală pentru utilizarea, respectiv administrarea noii aplicații dezvoltate. 3.5. Rezultatele care trebuie obținute în urma prestării serviciilor Rezultate așteptate: Rezultat 1: Asistență tehnică pentru realizarea, dezvoltarea și implementarea unei platforme electronice (sistem informatic integrat) Rezultat intermediar 1.1 și indicatori de performanță - Mecanism (metodologie și ghid de implementare) pentru operaționalizarea unui sistem integrat de comunicare guvernamentală • 1 analiză (analiză și interpretare a rezultatelor) • 1 mecanism (metodologie și ghid de implementare) Rezultat intermediar 1.2 și indicatori de performanță - Platformă electronică de comunicare (portal - sistem informatic integrat) - instrument suport pentru operaționalizarea metodologiei și a ghidului • 1 pachet informatic suport • 302 persoane instruite, în cadrul unor cursuri având drept curriculum manuale dezvoltate în cadrul proiectului care vor acoperi aspecte privind utilizarea sistemului informatic dezvoltat. Cursurile vor fi susținute fie în format fizic (față în față) la sediul Beneficiarului (condițiile de desfășurare se vor agreea de comun acord, în conformitate cu reglementările legale în vigoare la momentul desfășurării atelierelor) sau în format online (se va utiliza o platformă de videoconferință pusă la dispoziție de Beneficiar) • 4 administratori instruiți, în cadrul unor cursuri având drept curriculum manuale dezvoltate în cadrul proiectului care vor acoperi cel puțin următoarele aspecte: instalare, deployment, administrare, mentenanță, actualizare software etc. Cursurile vor fi susținute în format fizic (față în față) la sediul Beneficiarului (condițiile de desfășurare se vor agreea de comun acord, în conformitate cu reglementările legale în vigoare la momentul desfășurării cursurilor) Cod document: Pag. 9 din 71 Denumire document: 3.6. Atribuțiile și responsabilitățile Părților 1. Facilități și resurse implicate Beneficiarul va asigura prestatorului toate facilitățile necesare în conformitate cu prevederile legislative în vigoare. Beneficiarul va oferi prestatorului toate informațiile și documentele considerate necesare pentru buna implementare a contractului, într-un timp cât mai scurt posibil. 2. Structura de coordonare Echipa de management a proiectului din partea autorității contractante care va asigura implementarea contractului a fost stabilită prin ordin al reprezentantului legal al beneficiarului, cu respectarea cerințelor minime prevăzute de Ghidul Solicitantului în special pentru pozițiile manager de proiect, responsabil financiar, expert achiziții. Echipa de management asigură coordonarea și monitorizarea implementării proiectului, în scopul derulării activităților conform planului asumat și pentru obținerea rezultatelor estimate, la nivelul calitativ definit și la termenul stabilit, colaborând în mod permanent cu echipa din partea Prestatorului. Echipa de proiect din partea Beneficiarului cuprinde următoarele roluri cheie: Manager de proiect, Responsabil financiar, Asistent manager de proiect, Expert date administrative, Expert monitorizare, Responsabil achizitii, Coordonator comunicare, Experți IT. 3. Organizarea proiectului Activitatea de organizare a proiectului asigură coordonarea echipei de implementare, monitorizarea activităților și a riscului, legătura cu autoritatea de management în scopul bunei derulări a proiectului, împreună cu derularea procedurilor de achiziție publică. Principalele activități de management se referă la: organizarea, coordonarea, comunicarea și facilitarea cooperării în cadrul echipei proiectului și în relația cu furnizorii de bunuri/servicii, precum și cu reprezentanții AM POCA. De asemenea, va fi asigurată monitorizarea permanentă a derulării proiectului (pe baza graficului activităților întocmit inițial și actualizat în funcție de situațiile specifice apărute pe parcursul derulării), cu urmărirea predării la timp a livrabilelor, se va defini și urmări strategia de identificare a riscurilor ce pot apărea pe parcursul implementării, precum și metodele de eliminare/minimizare ale acestora, se va defini modului de actualizare a planului de lucru, cu evaluarea activității membrilor echipei de implementare, se vor elabora rapoartele de progres și cererile de rambursare. Comunicarea și corespondența din cadrul proiectului se vor desfășura în limba română, toate documentele se vor prezenta și redacta în limba română, inclusiv sesiunile/programele/cursurile de instruire. Activitățile de management vor asigura și gestiunea financiară a proiectului, în scopul evidențierii separate a tranzacțiilor financiare aferente, pe baza cărora se vor realiza raportările către AM POCA, precum și cererile de rambursare. În același timp, se va asigura și legătura cu instituțiile financiare (administrații financiare) în vederea executării decontărilor cu furnizorii și efectuării plăților implicate de proiect. În raport cu rezultatele urmărite, managementul de proiect va avea în vedere coordonarea și buna desfășurare a următoarelor etape ale proiectului: • Organizarea activităților demarării proiectului; • Realizarea activităților aferente creării unui mecanism de operaționalizare a unui sistem integrat de comunicare guvernamentală. Acesta se referă atât la o metodologie cât și la un ghid de elaborare, precum și implementarea unui sistem integrat de comunicare guvernamentală elaborate pe baza unei analize. Echipa de management va oferi suportul necesar elaborării acestor materiale suport, Cod document: Pag. 10 din 71 Denumire document: va lucra cu echipa de experți în acest sens. De asemenea, echipa de management va pune la dispoziția prestatorului toate informațiile necesare, va organiza și participa la întâlnirile necesare cu părțile interesate și relevante din punct de vedere al implementării (reprezentanți ai autorităților publice implicate în proiect). • Realizarea unei platforme informatice (sistem informatic integrat/portal) pentru operaționalizarea metodologiei. Echipa de management va colabora cu experții IT care vor dezvolta portalul informatic dedicat sistemului integrat de comunicare guvernamentală în vederea eficientizării implementării acestuia. Materialele elaborate în etapele anterioare vor sta la baza dezvoltării acestui instrument. 4. CERINȚE PENTRU SERVICIILE SOLICITATE 4.1. Cerințe privind serviciile de project management În cadrul propunerii tehnice, se va prezenta planul de proiect avut în vedere pentru prestarea serviciilor pe toată durata contractului. Planul de proiect (planul de implementare al contractului) prezentat trebuie să includă cel puțin: • Toate activitățile necesare pentru implementarea cu succes a contractului, inclusiv dependențele dintre acestea, respectiv rezultatele acestora; • Activitățile trebuie prezentate sub formă etapizată și să se înscrie în constrângerile de timp ale contractului; • Fazele/subfazele de bază de realizare a activităților, evidențiindu-se reperele de referință (milestones); • Distribuția resurselor pe activități care trebuie să conducă la îndeplinirea obiectivelor contractului. După semnarea contractului, în perioada de început a acestuia, există posibilitatea modificării planului de proiect doar în urma primirii acordului de la Beneficiar. Activitatea privind realizarea mecanismului pentru operaționalizarea sistemului integrat de comunicare guvernamentală trebuie să includă cel puțin următoarele etape: • analiza situației actuale la nivelul administrației publice centrale în domeniul comunicării guvernamentale; • analiza situației actuale și a anumitor modele de bună practică la nivel internațional; • elaborarea unei metodologii și a unui ghid de implementare pentru operaționalizarea platformei informatice de comunicare (portal informatic). Activitatea de implementare a sistemului informatic trebuie să includă cel puțin următoarele etape: • Analiză; • Proiectare; • Dezvoltare/configurare inclusiv testare internă; • Implementare (deployment); • Testare și teste de acceptanță; • Intrarea în producție. Planul de proiect va fi însoțit de o secțiune descriptivă în cadrul căreia vor fi detaliate toate etapele indicate în cadrul acestuia, respectiv va cuprinde descrierea detaliată și explicită a structurii metodologiei, a planului de lucru conceput pentru execuția contractului pentru toate activitățile prevăzute (detaliere grafic de execuție). Ofertantul va trata inclusiv modul de luare și ierarhizare a deciziilor, cu indicarea deciziilor care se iau de Prestator cu deplină autoritate și a deciziilor care se iau de către Beneficiar, pe baza propunerilor făcute de Prestator. Cod document: Pag. 11 din 71 Denumire document: Această descriere detaliată va conține, după caz, și planul de lucru cu asociații/ subcontractanții în raport cu eventualele activități care urmează să fie derulate de către fiecare asociat/ subcontractant în parte (conținând toate datele de identificare a entităților care vor fi incluse în contract). În cadrul propunerii tehnice, ofertantul va include următoarele livrabile management de proiect: • Modul detaliat de raportare a progresului privind activitățile din cadrul contractului, respectiv frecvența raportării, fluxurile de aprobare ale diferitelor tipuri de rapoarte. Se vor prezenta formularele utilizate pentru raportarea progresului, inclusiv informațiile care vor fi incluse în respectivele rapoarte; • Modul prin care se va realiza comunicarea între persoanele implicate în contract; • Modalitatea de rezolvare a problemelor care pot apărea pe parcursul implementării contractului, inclusiv formularele care se vor utiliza pentru managementul problemelor. Se va detalia procesul de management al problemelor, respectiv modalitatea de escaladare și rezolvare a acestora; • Planul de acceptanță propus pentru recepțiile/acceptanțele parțiale și recepția/acceptanța finală din cadrul contractului. Acesta trebuie să fie etapizat și să cuprindă formularele care se vor utiliza la recepțiile/acceptanțele parțiale și recepția/acceptanța finală; • Modul de tratare a schimbărilor pe parcursul implementării contractului. Ofertantul va include procedura de management al schimbărilor, inclusiv formularele aferente managementului schimbării pe toată durata implementării contractului. Ofertanții trebuie să analizeze în detaliu documentația de atribuire, să înțeleagă gradul de complexitate și importanță a contractului și, în consecință, să se asigure că a dimensionat corect echipa propusă, respectiv a alocat corespunzător resursele pe activități, asigurând astfel un număr suficient zile- om ce trebuie prestate de către echipa de proiect în vederea implementării cu succes a contractului. În vederea atingerii obiectivelor proiectului, prestatorul poate suplimenta numărul de resurse alocate activităților pe perioada derulării contractului, fără creșterea valorii ofertate. 4.2. Cerințe privind realizarea unei analize referitoare la comunicarea guvernamentală 1. Descrierea etapei de analiză Activitatea de realizare a analizei va cuprinde studierea situației actuale referitor la dezvoltarea unui sistem integrat de comunicare guvernamentală având ca și fundament (fără a se limita la) materiale realizate/elaborate în cadrul proiectului de către Partener. Activitatea va cuprinde, în afară de partea de elaborare a unei analize, și organizarea a 2(două) ateliere de lucru pentru diseminare, analiză și concluzii. Analiza va include atât perspectiva actorilor de la nivelul Centrului Guvernului cât și a celor din principalele instituții din grupul țintă și va conta în observarea, localizarea, identificarea, analiza problemelor și elaborarea recomandărilor. În derularea acestei activități se vor avea în vedere următoarele principii: • Realizarea analizei se va realiza de către experții propuși în cadrul planului de proiect, cu suportul permanent al echipei manageriale din partea ofertantului și a Beneficiarului, Partenerului; • Analiza va avea obiective clare ce se doresc a fi atinse și va conține obligatoriu o interpr etare a rezultatelor în contextul realității existente; • Analiza se va realiza doar în baza unei metodologii specifice, care reunește metode și tehnici adecvate, recomandările oferite trebuie să nu fie rigide, ci flexibile și ușor de implementat. În situația în care ofertantul propune și alte metode de culegere cantitativă și calitativă a datelor utilizate în realizarea analizei, se va avea în vedere faptul că și acestea vor putea fi realizate față în față și online. Cod document: Pag. 12 din 71 Denumire document: În cadrul acestei activități se vor identifica problemele care afectează buna desfășurare a implementării unui sistem integrat de comunicare guvernamentală. Totodată, se va urmări analiza situației actuale și a anumitor modele de bună practică la nivel internațional, în vederea propunerii unui model instituțional potrivit și adaptabil la caracteristicile din România, care va încorpora elemente specifice din mai multe modele adaptate la administrația publică centrală. Echipa de experți, va analiza experiența internațională în ceea ce privește modalitățile și procesele necesare pentru funcționarea unor sisteme integrate de comunicare guvernamentală. Astfel, se vor identifica modelele cele mai fezabile, structura proceselor funcționale de la care se poate porni în definirea sistemului integrat de comunicare guvernamentală. Analiza va furniza inclusiv informații referitoare la bunele practici din alte țări ale U.E. și va furniza informații referitoare la eventuale modele care pot fi implementate, integral sau cu ajustări, în cazul României. Ofertantul va prezenta metodologia de analiză (va prezenta în mod clar importanța fiecărei metode/ tehnici de investigare folosită și beneficiile utilizării acesteia) și care va cuprinde cel puțin următorii pași, de care va ține cont în elaborarea activității de analiză: • Definirea – definirea problemei, a obiectivelor propuse, resurselor potențiale, și a planificării; • Analiza – se vor desfășura activitățile specifice de centralizare și prelucrarea datelor pentru obținerea rezultatelor de diagnoză, inclusiv sintetizarea rezultatelor obținute într-un model sistemic, care integrează factorii considerați a determina problemele majore cu cei care potențează apariția acestora; • Îmbunătățirea – se vor defini soluțiile pentru problemele identificate în implementarea sistemului integrat de comunicare guvernamentală, a surselor și a soluțiilor de remediere a acestora, în urma corelării concluziilor situației actuale din România cu diferite modele internaționale; • Comunicarea rezultatelor. Prestatorul va prezenta rezultatele în cadrul unor ateliere de lucru și printr-un raport cu următoarea structură minimală: • Titlu; • Context – prezentare sintetică a contextului în care s-a derulat activitatea de analiză; • Scopul și importanța analizei; • Conținutul, esența și abordarea conceptuală; • Obiectivele și succesul analizei; • Sistemul de indicatori folosit în analiza; • Descrierea metodologiilor utilizate pentru colectarea și analiza datelor; • Tehnici și metode utilizate; • Prezentarea criteriilor utilizate pentru evaluare și analiză; • Constatări – descrierea situației existente și rezultatele cantitative și calitative; • Concluzii – referitoare la obiectivele activității de analiză; • Recomandări – de îmbunătățire a aspectelor identificate. Livrabilul rezultat în urma activității de analiză este reprezentat de un raport de analiză ce va conține cel puțin structura minimală recomandată în cadrul prezentului caiet de sarcini. Raportul de analiză va fi însoțit de un raport cu privire la atelierele de lucru, în cadrul căruia va prezenta o descriere sumară a temelor abordate, precum și a persoanelor care au participat. 2. Organizarea atelierelor de lucru Pentru a asigura relevanța și utilitatea raportului de analiză realizat și pentru a avea un punct de plecare comun agreat la nivelul administrației publice centrale implicate în utilizarea sistemului Cod document: Pag. 13 din 71 Denumire document: informatic, atât problemele, cât și soluțiile identificate în cadrul analizei vor fi discutate, evaluate și validate în cadrul unor ateliere de lucru, cu participarea tuturor actorilor interesați pentru a asigura consolidarea recomandărilor finale ale acestui rezultat. Scopul acestei activități se subscrie la obținerea unui consens și viabilitate a rezultatului final pentru etapa „Analiză referitoare la cadrul actual privind comunicarea guvernamentală” și să contribuie la buna desfășurare a activității următoare, în cadrul căreia se va elabora metodologia și ghidul de implementare pentru operaționalizarea unui sistem integrat de comunicare guvernamentală. În cadrul atelierelor de lucru se vor prezenta concluziile analizei referitoare la cadrul actual privind comunicarea guvernamentală, precum și diversele opțiuni care pot fi aplicate în contextul României. La atelierele de lucru vor participa reprezentanții Beneficiarului, Partenerului cât și reprezentanți ai ministerelor și instituțiilor implicate, cu atribuții în domeniul comunicării publice (reprezentanți ai grupul țintă) astfel: - un atelier de lucru se va organiza cu membrii echipei de proiect ai Beneficiarului și ai Partenerului în vederea prezentării analizei realizate; - un al doilea atelier de lucru se va organiza cu membrii echipei de proiect ai Beneficiarului, Partenerului, cât și reprezentanți ai ministerelor și instituțiilor implicate (reprezentanți ai grupului țintă) în vederea prezentării analizei consolidate realizate. Prezentarea raportului se va face în format electronic (în format editabil word și pdf, o prezentare de tip power point, cu privire la activitatea de analiză). Atelierele de lucru vor fi organizate, pe durata a maxim 4 ore. Pentru a asigura buna desfășurare a atelierelor de lucru și prezența participanților, atelierele se vor desfășura fie în format fizic (față în față) la sediul Beneficiarului (condițiile de desfășurare se vor agreea de comun acord, în conformitate cu reglementările legale în vigoare la momentul desfășurării atelierelor) sau în format online (se va utiliza o platformă de videoconferință pusă la dispoziție de Beneficiar) și vor conține secțiuni distincte, dedicate temelor orizontale, respectiv dezvoltare durabilă și egalitate de șanse. 4.3. Cerințe privind realizarea unui mecanism (metodologie și ghid de implementare) 1. Descrierea etapei de realizare a unui mecanism (metodologie și ghid de implementare) Activitatea va avea ca rezultat un mecanism (metodologie și ghid de implementare) pentru operaționalizarea unui sistem integrat privind comunicarea guvernamentală. Activitatea va cuprinde, în afară de partea de elaborare a unui mecanism (metodologie și ghid de implementare), și organizarea a 2(două) ateliere de lucru pentru diseminare, analiză și concluzii. Echipa de experți va pleca de la concluziile activității precedente și va realiza o hartă a proceselor și fluxurilor de lucru, precum și a tipurilor de template-uri (date/documente) utilizate în comunicarea guvernamentală, a măsurii în care acestea corespund priorităților stabilite la nivelul fiecărei instituții implicate la începutul perioadei de referință, a implementării lor ulterioare, a concordanței cu PSI sau cu alte documente strategice, a frecvenței modificărilor etc. În paralel, se va trece la crearea unei ierarhii a fluxurilor și proceselor propuse, precum și la standardizarea tipurilor de documente care vor putea fi utilizate în cadrul sistemului integrat privind comunicarea guvernamentală. Această etapă va contribui la elaborarea soluției tehnice pentru platforma informatică care va fi dezvoltată, oferind informații privind stabilirea filtrelor de căutare care vor limita posibilitatea încărcării unor date/informații irelevante în baza de date. De asemenea, tot în cadrul acestei faze vor fi analizate mecanismele de monitorizare ale sistemului integrat de comunicare guvernamentală în scopul identificării și remedierii problemelor apărute. Se vor elabora noi cerințe referitoare la monitorizarea sistemului integrat, se vor stabili procedurile, indicatorii și modalitatea de raportare a rezultatelor monitorizării. Rezultatul analizei va fi utilizat în elaborarea Cod document: Pag. 14 din 71 Denumire document: metodologiei pentru a descrie modul de desfășurare a activităților, a procedurilor de lucru și a responsabilităților de monitorizare a sistemului integrat de comunicare. Metodologia va stabili clar pașii care trebuie realizați (fluxuri de lucru), responsabilități, modelul operațional pentru interacțiunea dintre autoritățile publice centrale. De asemenea, metodologia va specifica clar: • tipurile de date și documente utilizate și încărcate în baza de date; • descrierea etapelor care trebuie urmate pentru realizarea sistemului integrat; • modalitățile de încărcare a datelor și necesarul de raportare (necesarul de personal, proceduri instituționale și de sistem necesare, fluxuri administrative, la nivelul instituțiilor implicate); • nevoi de training specifice pentru această activitate; • procesele de funcționare necesare pentru operaționalizarea sistemului integrat de comunicare guvernamentală; • mecanisme de monitorizare și evaluare (în funcție de concluziile analizei din cadrul sub-activității anterioare). Ghidul elaborat și integrat în cadrul metodologiei va sprijini și detalia metodologia și va furniza informații referitoare la instrumentele și procesele necesare pentru a simplifica implementarea metodologiei. Ghidul va reprezenta un instrument util pentru membrii grupului țintă în familiarizarea cu noul model de lucru și va putea fi utilizat atât ca document suport pentru activitățile de pregătire profesională cât și ca sprijin în desfășurarea activității ulterioare de implementare și utilizare a sistemului integrat de comunicare. După elaborarea metodologiei și a ghidului se va trece și la identificarea nevoilor de instruire a personalului implicat în activitățile care țin de comunicarea guvernamentală, pentru a răspunde nevoilor operaționale ale noului sistem. Metodologia și ghidul aferent vor fi disponibile în permanență pe platforma informatică (portal), putând fi consultate ori de câte ori este nevoie. De asemenea, aceste documente reprezintă și principalul material pentru atelierele de lucru organizate în cadrul acestei activități. Ținând cont și de analiza realizată în cadrul primei activități, referitoare la modele de bună practică la nivel internațional, un alt pas important în elaborarea și implementarea unui sistem viabil și eficient de management și optimizare a mecanismelor de comunicare instituțională îl reprezintă analiza experienței internaționale în ceea ce privește comunicarea guvernamentală. 2. Organizarea atelierelor de lucru La finalul activității de realizare a mecanismului sunt prevăzute 2(două) ateliere de lucru în cadrul cărora se vor explica metodele de lucru și prin care membrii grupului țintă vor primi asistență pentru înțelegerea fluxurilor informaționale din spatele metodologiei, cu toate procesele funcționale și de sistem necesare. Familiarizarea cu metodologia și cu mecanismele de operaționalizare ale sistemului integrat vor simplifica înțelegerea ulterioară a cerințelor care vor trebui respectate în utilizarea sistemului integrat. În cadrul acestei activități pot apărea informații importante referitoare la eventuale ajustări care trebuie aduse modului în care funcționează sistemul integrat nou creat. Astfel, devine posibilă corectarea deficiențelor observate, re-orientarea, după caz, a fluxurilor funcționale și/sau de sistem și evitarea eventualelor disfuncționalități viitoare. La atelierele de lucru vor participa reprezentanții Beneficiarului, Partenerului cât și reprezentanți ai ministerelor și instituțiilor implicate, cu atribuții în domeniul comunicării instituționale (reprezentanți ai grupul țintă) astfel: - un atelier de lucru se va organiza cu membrii echipei de proiect ai Beneficiarului și ai Partenerului în vederea prezentării analizei realizate; Cod document: Pag. 15 din 71 Denumire document: - un al doilea atelier de lucru se va organiza cu membrii echipei de proiect ai Beneficiarului, Partenerului, cât și reprezentanți ai ministerelor și instituțiilor implicate (reprezentanți ai grupului țintă) în vederea prezentării analizei consolidate realizate. Prezentarea raportului se va face în format electronic (format word editabil și pdf, o prezentare de tip power point, cu privire la activitatea de analiză). Atelierele de lucru vor fi organizate, pe durata a maxim 4 ore. Pentru a asigura buna desfășurare a atelierelor de lucru și prezența participanților, atelierele se vor desfășura fie în format fizic (față în față) la sediul Beneficiarului (condițiile de desfășurare se vor agreea de comun acord, în conformitate cu reglementările legale în vigoare la momentul desfășurării atelierelor) sau în format online (se va utiliza o platformă de videoconferință pusă la dispoziție de Beneficiar) și vor conține secțiuni distincte, dedicate temelor orizontale, respectiv dezvoltare durabilă și egalitate de șanse. 4.4. Cerințe privind realizarea unei platforme informatice (sistem informatic integrat) Unul dintre obiectivele specifice ale proiectului derulat de Autoritatea Contractantă este reprezentat de dezvoltarea și implementarea unei platforme informatice (sistem informatic integrat) care să urmărească fazele de operaționalizare a metodologiei elaborate în cadrul proiectului. Având în vedere că aspectele de detaliu ale acestei metodologii urmează să fie elaborate în cadrul proiectului, iar transpunerea acestora în specificații tehnice finale este de asemenea solicitată în cadrul prezentului contract, cerințele tehnice și operaționale prezentate în cadrul acestei secțiuni vor fi interpretate ca minimale, urmând a fi completate pe parcursul implementării în etapele de analiză și proiectare a sistemului informatic. În acest sens, secțiunea prezintă un nivel suficient de detaliere pentru situația și infrastructura existentă la acest moment, precum și descrierea funcționalităților ce urmează a face obiectul dezvoltării. Rolul acestei secțiuni este de a fixa reperele majore ale dezvoltării și implementării sistemului informatic, a principalelor module și funcționalități ce vor fi detaliate în cadrul fazei de analiză și proiectare. De asemenea, conține informații concludente pentru a permite ofertanților estimarea corectă a efortului solicitat pentru acestă implementare, precum și selectarea opțiunilor tehnologice adecvate susținerii acestui demers. 1. Situația existentă Secretariatul General al Guvernului a inițiat începând cu anul 2003 mai multe măsuri care au urmărit îmbunătățirea capacității operaționale și de coordonare a instituțiilor administrației publice centrale și sprijinirea activităților de suport pentru luarea deciziilor în România. Calitatea procesului de comunicare la nivel guvernamental este influențată de modul concret în care se desfășoară procesul de informare și coordonare, un aspect important reprezentându-l suportul tehnic al bazei de comunicare între instituții și structuri de specialitate ale administrației publice centrale, ministere (inclusiv instituții publice din subordinea acestora) și centrul Guvernului. În acest context, o importantă componentă o reprezintă infrastructura informatică de transmitere a datelor și a documentelor care trebuie să asigure un mod de funcționare eficient și facil, ca și suport pentru procesul de comunicare publică la nivelul aparatului guvernamental. În acest sens, dezvoltarea unei platforme informatice de tip portal pentru operationalizarea unui sistem integrat de comunicare guvernamentală trebuie să asigure: • posibilitatea unei mai bune coordonări între instituțiile din administrația publică centrală în vederea realizării de analize din perspectiva propriei instituții, precum și o monitorizare a efortului de comunicare și a corelării mesajelor autorităților publice implicate; • colectarea și consolidarea de date și informații specifice în domeniul comunicării guvernamentale, cu impact sau relevanță în realizarea de rapoarte și analize la nivelul administrației publice centrale; Cod document: Pag. 16 din 71 Denumire document: • dezvoltarea unor instrumente de raportare și analiză care să permită realizarea de informări și rapoarte personalizate în coordonarea procesului de comunicare publică; • definirea și implementarea de indicatori de performanță (KPI) la nivelul activității (câte comunicate de presă, campanii de informare și/sau educaționale derulate, etc.); • acces pentru grupul țintă la modele standardizate (fluxuri de lucru operaționale) și date (informații, rapoarte, analize și indicatori) relevante și consolidate referitoare la procesul de comunicare guvernamentală (ministere, instituții și structuri de specialitate etc); • dezvoltarea unor instrumente de lucru colaborative pentru grupuri de lucru ad-hoc pentru activități complexe și situații de criză guvernamentală. a) Condiții locale Camera tehnică (Data Center) pusă la dispoziție de autoritatea contractantă este localizată în Palatul Victoria, Piața Victoriei nr. 1, Sector 1, Municipiul București și este un spațiu tehnic ce beneficiază de condiții optime de alimentare cu energie electrică, climatizare și control acces/monitorizare pentru echipamentele găzduite. În acestă cameră tehnică vor fi instalate și puse în funcțiune toate componentele noului sistem integrat. Ofertantul va avea sarcina de a furniza toate echipamentele de calcul, stocare și comunicații necesare operaționalizării și funcționării platformei informatice, fără a include elemente de amenajare a camerei tehnice – podea tehnică, cablare structurată, climatizare, alimentare cu energie electrică etc. b) Legături de comunicații Conexiunea la Internet va fi pusă la dispoziție de către Beneficiar. O rețea locală administrată central (LAN) este disponibilă în clădirea Palat Victoria și utilizează fibră optică și cabluri de cupru care operează la 10/100/1000Mbps. Această rețea locală este administrată de către direcția de specialitate din cadrul SGG, Direcția Tehnologia Informației, Digitalizare și Administrativ (DTIDA) și este conectată la Internet folosind ca unic furnizor de Internet, Serviciul de Telecomunicații Speciale (STS). c) Backup și recuperare în caz de dezastru La nivelul infrastructurii deținute de SGG este implementată o soluție de backup specializat atât pentru mașini virtuale, cât și fizice care poate salva datele la nivel de sistem de operare și fișiere. Ofertantul are obligația de a propune un plan de backup pentru sistemul integrat ofertat, care va fi implementat conform recomandărilor în cadrul soluției existente la nivelul SGG. În acest moment nu există hardware dedicat pentru recuperarea datelor în caz de dezastru, și nu a fost stabilită o strategie de recuperare a acestora în caz de dezastru. Ofertantul are obligația de a propune un plan de recuperare în urma dezastrelor pentru sistemul integrat ofertat, întocmit în conformitate cu standardul BS 7799/ISO 27001, fără a dispune măsurile necesare (achiziționare hardware și software, realizare linie de comunicație etc) pentru punerea în producție a sistemului de recuperare în caz de dezastru. d) Infrastructura IT&C locală În prezent, la nivelul autorității există o infrastructură IT operațională bazată pe următoarele tehnologii cu incidență asupra prezentului proiect ce vor fi reconfigurate conform noilor necesități identificate: • Soluție de backup Veeam® Backup & Replication ™ versiunea 6.5; • Soluție de backup Commvault; • Soluție de virtualizare Vmware vSphere; • Sisteme de operare server Microsoft Windows; • Echipamente active de rețea bazate pe tehnologie Cisco; • Soluții de securitate Fortinet. Cod document: Pag. 17 din 71 Denumire document: Infrastructura de securitate utilizează o soluție centralizată de management a utilizatorilor pentru autentificare securizată în vederea simplificării managementului, manipularea și stocarea informației privind identitatea utilizatorilor. Arhitectura de securitate este construită ca și o colecție centralizată de validare a utilizatorilor ce permite utilizarea mai multor tehnologii de autentificare pentru controlul accesului utilizatorilor, factor dual de autentificare, control access la rețea și identificarea transparentă a utilizatorilor folosind Fortinet Single Sign On. Această componentă oferă servicii de autentificare, autorizare și de identitate ce permit altor echipamente de securitate să impună accesul securizat către resurse protejate. Sistemul centralizat de autentificare oferă următoarele posibilități: • integrarea cu sistemele existente (Radius, LDAP, AD, Tacacs+) pentru a prelua informațiile privind autorizarea către anumite componente ale rețelei (replicare utilizatorilor); • securitate pe baza identității și a rolului asociat utilizatorilor; • factor dual de autentificare pentru o verificare mai strictă a utilizatorilor, prin folosirea de token- uri software (instalate pe dispozitive mobile), prin e-mail, SMS (Short Message Service) sau prin certificate digitale. Sistemul integrat ofertat realizat va trebui să funcționeze utilizând infrastructura de backup și securitate cibernetică, menționată mai sus, existentă la nivelul beneficiarului. Ofertantul va asigura toate resursele necesare pentru realizarea configurărilor necesare pentru echipamentele de comunicații și soluțiile de securitate, precum și pentru implementarea procedurii de backup pentru sistemul integrat oferit. 2. Cerințe privind platforma informatică - Utilizatorii sistemului Sistemul ofertat nu trebuie să introducă nicio limită privind numărul de utilizatori care se pot conecta și utiliza platforma informatică (sistemul informatic), precum și a rolurilor asociate . Utilizatorii sistemului informatic se împart în minim 4 categorii: Tip utilizator Rol Nr. estimat maxim Guest • Utilizator - personal cu funcție de execuție sau de conducere din 500 Guest cadrul ministerelor de resort (inclusiv entitati subordonate), al agențiilor subordonate sau coordonate de Guvern sau reprezentanți de la nivelul Instituțiilor Prefectului, cu rol doar de vizualizare în cadrul sistemului informatic dezvoltat; Regular User • Utilizator - personal cu funcție de execuție sau de conducere din 500 Regular Users cadrul ministerelor de resort (inclusiv entitati subordonate), al agențiilor subordonate sau coordonate de Guvern sau reprezentanți de la nivelul Instituțiilor Prefectului, cu rol în introducerea, editarea și publicarea datelor / documentelor în cadrul sistemului informatic dezvoltat; Power User • Administratori locali - reprezentanți ai structurilor de comunicare/ 250 Power Users relații publice/ relația cu mass-media din ministere/ autorități/ agenții/ instituții ale prefectului cu responsabilități în domeniu etc; cu rol în administrarea utilizatorilor unei instituții, introducerea, editarea și validarea datelor / documentelor în cadrul sistemului informatic dezvoltat; Administrator • Administratori de sistem - cu rol în administrarea soluției 4 Administratori informatice, reprezentanți tehnici de specialitate din cadrul SGG; Cod document: Pag. 18 din 71 Denumire document: 3. Cerințe privind platforma informatică - Cerințe generale Soluția informatică dezvoltată și implementată în cadrul prezentului proiect reprezintă o platformă informatică(sistem informatic) de centralizare a fluxurilor de lucru privind activitatea din domeniul comunicării publice de la nivelul administrației publice centrale. Obiectivul principal al platformei informatice este de a asigura buna coordonare a mesajelor instituționale, evitând astfel situația în care factorii decizionali nu sunt informați în timp util cu referire la diverse subiecte de competență și de interes. Rolul platformei informatice este de a eficientiza munca în domeniul comunicării guvernamentale și de a avea la dispoziție un instrument de lucru integrat cu rol de informare și coordonare(comunicate de presă, informări), precum și un calendar al comunicării publice (evenimente, campanii de informare guvernamentale, etc). Platforma informatică va fi un portal de tip web în care reprezentanții desemnați din administrația publică centrală cu rol în domeniul comunicării guvernamentale vor introduce date/informații necesare dezvoltării unor fluxuri informaționale în domeniu comunicării publice, conform unui model de lucru prestabilit folosind principalele browsere Internet disponibile pentru stații de lucru fixe și mobile, precum și dispozitive mobile. Portalul web trebuie să îndeplinească următoarele funcționalități: • elaborarea, regăsirea și revizuirea formelor de comunicare (comunicate de presă, informări, etc) care fac parte din procesele de lucru asociate comunicării guvernamentale; • publicarea de date/informații cu privire la acțiuni, activități, evenimente, inclusiv documente și materiale multimedia (ex. comunicate de presă, conferințe de presă, conferințe tematice, proiecte și campanii de comunicare etc) și integrarea cu alte procese ce trebuie automatizate; • acces la datele de contact ale personalului angajat cu atribuții în domeniu și a structurilor de specialitate implicate în comunicarea publică din fiecare instituție înrolată în cadrul platfomei (comunicare, relații publice etc); • acces la materiale și documente strategice în domeniul comunicării publice (strategia în domeniul comunicării guvernamentale, proceduri, reguli și principii relevante, ghiduri, manuale de bună practică, rapoarte, manuale de identitate vizuală etc); • funcții de căutare complexă(avansată) a datelor (conținut, documente, materiale multimedia etc), folosind criterii multiple. De asemenea, trebuie să permită sortarea rezultatelor de căutare și regăsirea unui document în funcție de drepturile utilizatorului care face căutarea; • capabilități de arhivare la nivelul aplicației, care se vor realiza în baza unor criterii prestabilite (anual, lunar etc); • sistem de administrare a formularelor, asigurarea controlului distribuției și generarea de rapoarte pentru managementul platformei acoperind activitățile din cadrul sistemului; • fluxuri de lucru colaborative, atât pe orizontală, cât și pe verticală, pentru grupuri de lucru ad-hoc în cazul unor activități complexe și situații de criză guvernamentală. Modelele de lucru colaborative vor fi disponibile numai pentru anumiți utilizatori, care vor primi acces de la administratorul fluxului; • implementarea unui sistem de alerte(notificare) cu privire la activitatea de comunicare publică din cadrul portalului web conform unor criterii pre-stabilite și asigurarea unor modalități facile de distribuție a conţinutului nou inclus în platformă prin notificări(alerte) generate în mod automat pe echipamentele utilizatorilor sistemului; • asigurarea unor capacități de extragere a conținutului, metadatelor în formate de prezentare uzuale; Cod document: Pag. 19 din 71 Denumire document: • extragerea unor rapoarte complexe care va permite raportarea și monitorizarea pe mai multe dimensiuni (ex. din punct de vedere al domeniilor de activitate asociate instituțiilor prezente în platformă etc); • utilizarea de tehnologii responsive, care permit vizualizarea și lucru de pe mai multe categorii de echipamente. 4. Cerințe privind platforma informatică - Cerințe funcționale a) Cerințe funcționale generale • Pentru a menține ușurința în utilizarea sistemului, datele vor fi introduse de către utilizatorii cu drepturi în acest sens direct în interfață, fără a fi nevoie de a descărca formulare electronice etc; • Pentru entitațile din platformă, fiecare nouă publicare a datelor/informațiilor se va realiza în baza unui formular care va avea un număr de câmpuri minime prestabilite; • Aplicația va asocia număr unic de identificare și pentru înregistrările incomplete, modificate și va oferi astfel posibilitatea ulterioară de editare; • Aplicația va menține permanent un status al fiecărei înregistrări (incompletă, draft, publicată etc), în vederea obținerii cu ușurință a rapoartelor ulterioare; • Înregistrările vor fi salvate parțial pe parcursul editării, erorile de completare vor fi semnalizate corespunzător; • Fluxurile de lucru și persoanele implicate vor fi definite la început, aplicația rulând automat aceste fluxuri, pentru a limita timpul necesar alocării etc; • Vor fi disponibile capabilități de export a înregistrărilor pe baza unor intervale de timp prestabilite (zilnic, saptamânal, lunar) și a unor intervale de timp selectate de utilizator; • Va fi disponibilă printarea ca fișier de tip PDF a unei noi înregistrări; • Va fi prevăzute capacități de notificare(alerte) privind conţinutului nou inclus în platformă; • Utilizarea de forme grafice și cromatice, pentru a putea identifica mai ușor tipul înregistrărilor realizate în sistem (comunicat de presă, eveniment, campanie de presă etc). b) Interfața aplicației: • Interfața va fi una prietenoasă și customizată în funcție de rolul asociat unui utilizator care acceseză sistemul; • La realizarea interfețelor pentru utilizatori se vor avea în vedere elemente specifice activității de comunicare rezutate în urma etapelor de analiză și dezvoltare a unui mecanism; • Interfața sistemului va fi accesibilă prin intermediul unui browser web; • Sistemul trebuie să ofere o interfață comună pentru utilizatori care să aibă același “aspect și impresie” pentru toate modulele din cadrul întregului sistem; • Interfața administratorului poate fi una separată sau o extensie a interfeței de utilizator; • După autentificarea utilizatorului, sistemul va afișa o pagina de start(tablou de bord - dashboard) customizabilă, specifică utilizatorului autentificat care va include informații de interes pentru acesta; • Sistemul trebuie să utilizeze o funcție eficientă de navigare și format, care să includă folosirea eficientă a meniurilor, formularelor, fluxurilor de lucru, formelor de comunicare, notificărilor și a documentației pentru utilizator (la nivel de câmp, ecran, operațiune), astfel încât productivitatea sistemului să fie maximizată; • Vor fi suportate caracterele românești pentru toate ecranele, meniurile, mesajele de eroare, textele de ajutor online, rapoartele și datele din cadrul aplicației; • Trebuie să fie disponibilă o funcție de ajutor online contextuală; Cod document: Pag. 20 din 71 Denumire document: • Sistemul va oferi posibilitatea interogării online și de ajutor la nivel de meniu, ecran, operație și câmp individual, cu text particularizabil de către administratorul aplicației; • Sistemul va permite utilizarea ferestrelor pop-up, pentru a evita pe cât posibil paginarea ecranului. c) Subsistemul de management/administrare: • Profilele utilizatorilor, precum și rolurile acestora vor fi creeate și stocate în cadrul sistemului, fără a utiliza un sistem de management utilizatori extern; • Se va avea în vedere obligativitatea completării fiecărui profil de utilizator cu datele de identificare și de contact a acestuia; • Autentificarea utilizatorilor se va face în fereastra principală a aplicației; • Înainte de autentificare, pagina va afișa informații generale cu privire la platforma informatică privind comunicarea guvernamentală și rolul acestuia; • Dacă autentificarea s-a efectuat cu succes, sistemul va afișa o pagină de start caracteristică utilizatorului autentificat care va include informații privind obligațiile curente ale acestuia conform rolului și fluxurilor de lucru definite, precum și date despre care este interesat; • Sistemul de administrare va permite administratorilor să introducă, să inactiveze și să editeze datele și rolurile asociate utilizatorilor; • Aplicația va include un subsistem de log-uri, care va audita principalele interacțiuni realizate de utilizatori(publicare, validare etc). Acestea vor fi definite în faza de analiză și vor urmări cel puțin jurnalizarea – numelui utilizator, data/ora, acțiunea efectuată etc. d) Subsistemul de raportare • Vor exista o serie de rapoarte prestabilite (al căror conținut va fi ales în urma activităților de analiză premergătoare implementării platformei IT), dar și o serie de rapoarte ad-hoc, al căror conținut va varia în funcție de necesitățile de moment ale utilizatorului; • În funcție de rolurile asociate, utilizatorii vor avea posibilitatea de a extrage rapoarte predefinite și/sau vor putea defini propriile tipuri de rapoarte, disponibile în meniul aplicației dezvoltate; • Raportarea se va face utilizând datele existente în baza de date creată în cadrul proiectului; • Rapoartele vor putea fi generate în format XML, PDF, CSV, JSON. e) Aplicație mobilă Platforma informatică trebuie să aibă asociată o aplicație mobilă disponibilă nativ în Apple AppStore și Google Market, care să asigure minim următoarele cazuri de utilizare: • Autentificare o după descărcarea aplicației utilizatorul va introduce datele contului de acces în platformă; o Ecranul de conectare va fi personalizat pentru a conține elementele de identitate asociate proiectului și Beneficiarului. • Editare profil utilizator o după autentificare utilizatorul va putea accesa profilul și actualiza câmpurile asociate; o modificările se vor salva automat în platforma informatică. • Vizualizare o Utilizatorul va putea vizualiza date/informații introduse în platforma informatică (comunicate de presă, evenimente, campanii de comunicare, calendar de evenimente etc) o Utilizatorul va putea accesa datele de contact ale ale personalului angajat cu atribuții în domeniu și a structurilor de specialitate implicate în comunicarea publică din fiecare instituție înrolată în cadrul platfomei(comunicare, relații publice etc). • Căutare Cod document: Pag. 21 din 71 Denumire document: o Utilizatorul va putea căuta date/informații introduse în platforma informatică inclusiv materiale multimedia. • Alerte/Notificări o Utilizatorii vor fi notificați în momentul în care s-au introdus noi date/informații în platforma informatică (ex. comunicat de presă); o Utilizatorul va primi notificări pentru date/informații noi introduse în platforma informatică pe baza unor criterii (ex. după instituție publică, domenii de activitate). Prestatorul va asigura disponibilitatea aplicației mobile în AppStore și Google Play Store cel putin pe perioada contractului si a etapei de garanție și suport. Oferta va include asumarea cerinței de către Ofertant. 5. Cerințe privind platforma informatică - Cerințe non-funcționale a) Documentația • Documentația trebuie să includă cel puțin: o Descriere tehnică a sistemului, incluzând procedurile de instalare, arhitectura sistemului, structura datelor, securitate, backup și recuperare; o Manuale de utilizare pentru toate componentele HW și SW; o Manual de instalare pentru toate componentele HW și SW; o Manual de administrare a sistemului; o Manuale de utilizare specifice pentru toți utilizatorii sistemului; o Un manual de particularizare a facilităților; o Codul sursă al componentelor non-COTS (nu se aplică pentru produsele Commercial Of The Shelf – sisteme și aplicații software disponibile în mod comercial incluse în ofertă). • Toată documentația tehnică trebuie prezentată în limba română și engleză, cu excepția documentației pentru utilizatori, care trebuie prezentată în limba română; • Documentația se va livra pe hârtie (1 exemplar) sau în format electronic. b) Disponibilitatea • Soluția trebuie să asigure disponibilitatea serviciilor oferite utilizatorilor printr-o arhitectură modulară și implementarea unor mecanisme care să permită partiționarea și balansarea microserviciilor; • Ofertantul este liber să aleagă modul în care va asigura înalta disponibilitate a platformei informatice, va descrie pe larg modalitatea și metodele folosite pentru îndeplinirea cerinței în cadrul propunerii tehnice depuse. c) Performanța soluției propuse • Următorii timpi de reacție vor fi ceruți la vârfurile de productivitate pentru introducerea operațiilor: încărcarea unei pagini web: maximum 3 secunde; • Testul de performanță va fi efectuat în următorul scenariu: un număr de 2 administratori conectați cu un număr de minimum 100 utilizatori simultan; • Componentele hardware propuse împreună cu software-ul vor fi dimensionate astfel încât să suporte această cerință. d) Securitatea soluției propuse • Sistemul va fi proiectat astfel încât va avea prevăzute mecanisme și/sau soluții pentru securizarea împotriva încercărilor voluntare sau accidentale de a accesa sistemul prin Internet; • Nu va exista posibilitatea de acces pentru persoanele neautorizate dintr-un mediu extern; Cod document: Pag. 22 din 71 Denumire document: • Integritatea datelor - sistemul trebuie să aibă un sistem potrivit de blocare pentru a preveni accesul paralel, astfel asigurând că numai un singur utilizator poate modifica o înregistrare la oricare moment dat; • Sistemul trebuie să împiedice modificarea datelor prin alte metode decât prin editarea autorizată și prin update; • Sistemul nu va permite utilizatorilor obișnuiți accesul la datele din baza de date decât prin intermediul funcțiilor incluse în sistemul informatic; • Sistemul trebuie să ofere securitate la nivelul cererilor venite de la utilizator și trebuie să fie protejat la executarea de comenzi rău intenționate către baza de date, realizându-se validarea parametrilor trimiși către aceasta; • Sistemul trebuie să ofere, odată ce un utilizator s-a conectat, accesul protejat la datele platformei informatice. Astfel fiecare utilizator trebuie să poată accesa doar datele și funcționalitățile pentru care are drepturi; • Mesajele și datele transportate în cadrul sistemului trebuie să fie securizate. e) Administrarea utilizatorilor • Sistemul trebuie să permită administrarea utilizatorilor, a rolurilor acestora și a grupurilor de utilizatori; • Accesul la funcționalitățile de administrare a utilizatorilor trebuie să fie permis doar administratorilor (de sistem și locali), în funcție de drepturile acordate. Administrarea informaților despre utilizatori și datele de autentificare ale acestora va fi realizată unitar pentru toate componentele sistemului, utilizând funcționalitățile puse la dispoziție prin interfața sistemului; • Administratorii de sistem și administratorii locali trebuie să poată adăuga noi utilizatori, să inactiveze/activeze utilizatori (un utilizator inactiv rămâne în sistem dar nu se mai poate conecta) sau blocheze accesul unui utilizator în system; • Administratorii de sistem trebuie să poată crea sau modifica grupuri de utilizatori; • Un utilizator poate avea cont în sistem furnizând minim următoarele informații: nume, prenume, telefon, nume utilizator (adresa de email), parola și adresa. Pentru a se putea conecta în sistem contul trebuie implementat de un administrator local și/sau administratorii de system; • Modulul de securitate al sistemului trebuie să realizeze autentificarea utilizatorilor prin nume de utilizator (adresa de email) și parola. Totodată modulul de securitate trebuie să asigure autorizarea utilizatorilor, asigurând astfel controlul asupra funcționalităților pe care un utilizator le poate accesa; • Accesul la orice componentă/zonă a sistemului se realizează pe baza acelorași reguli de securitate bazate pe roluri și drepturi de acces; • Aplicația va oferi posibilitatea restricționării accesului, după cum urmează: o Autentificarea la bazele de date va fi permis numai administratorilor de baze de date; o Accesul la funcțiile de control al sistemului va fi permis numai administratorilor de sistem; o Autorizarea la sistem trebuie blocat după un număr stabilit de încercări nereușite de accesare. • Sistemul trebuie să asigure închiderea automata a sesiunilor de lucru ale utilizatorilor în caz de inactivitate pe o anumită durată, de timp; • Sistemul trebuie să asigure integritatea datelor și a funcționalităților prin: o Autentificarea, identificarea și autorizarea utilizatorilor (determinarea drepturilor de acces) – utilizatorii pentru care nu se pot realiza toate cele trei acțiuni nu vor putea accesa funcționalitățile și datele sistemului; o Drepturile de acces trebuie să aibă granulație fină, prin utilizarea conceptului de funcții/acțiuni asociate unui rol. Cod document: Pag. 23 din 71 Denumire document: • Sistemul trebuie să asigure înregistrarea tuturor operațiunilor efectuate în sistemul de jurnalizare. Informațiile auditate trebuie să conțină natura evenimentului petrecut, utilizatorul care a efectuat evenimentul, data și ora producerii evenimentului; • Mecanismul de audit să realizeze jurnalizarea operaților efectuate de utilizatori și să includă rapoarte specializate pentru cel puțin următoarele tipuri de evenimente: o evenimentele legate de securitatea sistemului (încercări de autentificare, operații specifice accesului, acces la resurse, etc.); o evenimentele legate de business – acțiuni efectuate de utilizatori în sistem - autentificare, căutare, salvare, publicare etc; o evenimentele legate de date – tranzacțiile și mesajele transferate de sistem. f) Administrarea rolurilor • Sistemul trebuie să ofere posibilitatea cumulării mai multor roluri de către un utilizator. Fiecare rol trebuie să aibă asociate un set de drepturi predefinite; • Sistemul trebuie să permită accesul securizat al utilizatorilor la funcționalități pe baza rolurilor asociate; • Drepturile de acces ale utilizatorilor trebuie să se poată configura din interfața sistemului. • Sistemul trebuie să ofere o listă detaliată a tuturor utilizatorilor săi și a drepturilor individuale de acces; • Prin soluția propusă, platforma informatică trebuie să conțină o împărțire pe nivele de acces cu drepturi alocate de administratori. g) Profilul utilizatorilor • Fiecare utilizator trebuie să aibă acces la profilul propriu în care poate să își modifice datele personale, preferințele de notificare și parola de acces în sistem; • Profilul de utilizator pentru fiecare utilizator (structuri de acces ierarhice) va garanta că utilizatorul poate accesa numai componentele portalului informatic la care are drepturi iar sistemul trebuie să dea posibilitatea creării profilului de utilizator pe baza: o tipului utilizatorului; o grupului utilizatorului; o tipului operației. h) Flexibilitatea si funcționalitatea sistemului Arhitectura sistemului va trebui să fie deschisă și bazată pe standarde larg acceptate în industrie. Din punct de vedere tehnologic, atât produsele ofertate cât și dezvoltările software personalizate vor trebui să fie grupate astfel încât sistemul informatic ofertat să fie unul unitar, configurabil și ușor administrabil. Sistemul va trebui să fie dezvoltat și configurat pentru a răspunde tuturor cerințelor arhitecturale și tehnice specificate în caietul de sarcini. Sistemul ofertat trebuie să fie bazat pe tehnologii web, astfel încât utilizatorul final, atât la nivel back- office cât și la nivel front-office, să nu fie dependent de o anumită tehnologie proprietară pentru a accesa serviciile. Caracteristicile flexibilității arhitecturii trebuie sa fie exprimate minim prin: • Posibilitatea de a modifica parametrii aplicației; • Mecanisme flexibile de introducere și validare, import export date și interogare a bazei de date; • Folosirea de standarde tehnice recunoscute și acceptate - XML/HTTP/SSL etc; • Utilizarea unei arhitecturi modulare care permite modificarea anumitor componente fără impact major în restul soluției; Cod document: Pag. 24 din 71 Denumire document: • Interfață ergonomică și ușor de utilizat. Interfața trebuie să fie coerentă din punct de vedere al elementelor de design al interfeței; • Utilizarea de tehnologii și standarde moderne în domeniul designului aplicațiilor software pentru a reduce la minim uzura morală a sistemului în timp. Sistemul trebuie să dispună de mesaje de atenționare/eroare și de mesaje care să ajute utilizatorii. De asemenea sistemul va dispune de fișiere log de urmărire a derulării acțiunilor utilizatorilor. Acțiunile finalizate cu erori vor fi semnalate utilizatorului folosind un mesaj relevant de eroare însoțit de instrucțiuni privind modul de continuare a lucrului. i) Integrare cu aplicații externe Soluția ofertată trebuie să fie deschisă integrărilor și interfațărilor cu alte sisteme, cât și dezvoltării de noi funcționalități. Arhitectura sistemului trebuie să ofere posibilitatea de interfațare cu sisteme externe, prin care să se asigure schimbul de date. Criterii de interoperabilitate cu alte sisteme, minim prin: • utilizarea de standarde deschise; • respectarea principiilor de reutilizare, autonomie, modularizare; • definirea unor protocoale clare prin care sistemul poate comunica cu aplicațiile/sistemele externe. 6. Cerințe privind platforma informatică - Componenta hardware și de comunicații Cerințe privind echipamentele • Infrastructura fizică de găzduire a echipamentelor se va realiza în Centrul de Date al beneficiarului într-un rack standard cu capacitatea de minim 42U, echipat cu un UPS (5 kVA / 4,5 kW), existent în infrastructura locală; • Produsele oferite vor fi însoțite de toate accesoriile necesare funcționarii lor (hardware sau software) la parametrii ceruți prin prezenta specificație tehnică; • Procesoarele ofertate nu trebuie să apară listate ca fiind End Of Life pe site-ul producătorului; • Se solicită a fi atașate documente cu specificațiile tehnice emise de producător pentru produsele ofertate, orice alte documente nu vor fi luate în considerare; • Nu se acceptă echipamente scoase din fabricaţie(End of life - EOL), remanufacturate și/sau care au în componență elemente care au fost folosite anterior; • Se acceptă livrarea doar de echipamente noi. a) Sistem de calcul și stocare ECHIPAMENT DE TIP SERVER - RACK-abil - 1 buc. / SPECIFICAŢIE TEHNICĂ Echipamentul de tip server rack-abil în configurația minimum acceptată (ofertele care prezintă specificații tehnice inferioare vor fi respinse) de mai jos: CARACTERISTICA SPECIFICAȚII TEHNICE MINIME TIP CARCASA [std. instalat / oferit] ✓ Rackabilă de maxim 1U CHIPSET [std. instalat / oferit] ✓ Minim Intel C624 sau echivalent SLOTURI MEMORIE [std. instalat / oferit] ✓ Minim 24 sloturi MEMORIE INSTALATA [std. instalat / oferit] ✓ Minim 256 GB RAM DDR4 2933 MHz MODALITATI DE [std. instalat / oferit] ✓ ECC PROTECTIE A MEMORIEI ✓ SDDC ✓ Memory Mirroring ✓ Rank sparing memory CAPACITATE DE [std. instalat / oferit] ✓ 3 TB MEMORIE MAXIM INSTALABILA Cod document: Pag. 25 din 71 Denumire document: NUMĂR MAXIM [std. instalat / oferit] ✓ 2/2 PROCESOARE/ INSTALATE TIP PROCESOR [std. instalat / oferit] ✓ Intel Xeon Gold 5218 sau echivalent/superior ✓ Frecventa de baza minima 2.30 GHz, ✓ Număr de nuclee: 16 BAY-URI DISPONIBILE [std. instalat / oferit] ✓ Sașiu care sa permită instalarea a minim 8 buc HDD-uri de 2.5” HDD-URI SUPORTATE [std. instalat / oferit] ✓ SAS, SATA, SSD HDD-URI PREINSTALATE [std. instalat / oferit] ✓ 2 x SSD SATA 6G 480GB Mixed-Use CONTROLER RAID [std. instalat / oferit] ✓ Intern cu 8 porturi, suportă nivele de RAID 0, 1, 10, 5, 50, 6, memorie minim 2GB PLACĂ DE FIBRA OPTICĂ [std. instalat / oferit] ✓ 1 x adaptor de fibra optica (HBA) cu doua porturi de 16 Gbit/s SLOTURI [std. instalat / oferit] ✓ Minim 3 x PCIe 3.0 PORTURI [std. instalat / oferit] ✓ 4 x RJ-45 10/100/1000 ✓ 5 x USB 3.0 ✓ 1 x VGA ✓ 1 x conector dedicat de management RJ-45 CARACTERISTICI [std. instalat / oferit] ✓ Sistem de diagnosticare cu LED-uri sau LCD pe panoul ERGONOMICE frontal. ✓ Serverul va fi prevăzut cu șine retractabile. SURSA DE ALIMENTARE [std. instalat / oferit] ✓ Minim 800 W, Redundante, hot-plug MANAGEMENT INTEGRAT [std. instalat / oferit] ✓ Aplicație de management operațional dezvoltată de producatorul sistemului de calcul, cu următoarele funcții: ✓ Monitorizarea stării sistemului, ✓ Managementul evenimentelor și alarmelor, ✓ Inventarul componentelor, ✓ Inventarul și instalarea up-date-urilor și patch-urilor, analiza performanței, ✓ Diagnoza on-line, ✓ Redirecționarea consolei video, ✓ Restaurarea și reconfigurarea automată a serverului, analiza si previzionarea defectarii componentelor (PFA) SOFTWARE [std. instalat / oferit] ✓ Licentierea acoperă toate procesoarele fizice ale echipamentului pentru VMware Sphere 7 Enterprise Plus. GARANȚIE [std. instalat / oferit] ✓ 12 de luni. ✓ HDD-urile care vor prezenta defecțiuni hardware pe perioada de derulare a garanției vor fi înlocuite cu alte HDD-uri (cu performanțe identice sau superioare) fără a fi returnate Furnizorului (indiferent de natura defectului). ✓ Atât HDD-urile care le înlocuiesc pe cele defecte, cât și cele defecte, rămân în proprietatea Beneficiarului. NOTA [std. instalat / oferit] ✓ Nu sunt acceptate adaptoare sau soluții improvizate pentru porturile și interfețele echipamentului (cu excepția specificației unde se precizează în mod expres). ✓ Se vor livra toate componentele/ accesoriile necesare montării în rack și utilizării tuturor porturilor fizice cu care acesta este configurat. Cod document: Pag. 26 din 71 Denumire document: ECHIPAMENT - STORAGE (NAS) - 1 buc. / SPECIFICAŢIE TEHNICĂ Echipamentul de tip server rack-abil în configurația minimum acceptată (ofertele care prezintă specificații tehnice inferioare vor fi respinse) de mai jos: CARACTERISTICA SPECIFICAȚII TEHNICE MINIME DESCRIERE GENERALĂ ✓ Sistem de stocare centralizata cu minim 2 controllere redundante activ-activ, cu failover automat. PROTOCOALE DE ACCES ✓ Sistemul trebuie sa suporte la nivel intern protocoale FC, iSCSI, NFS, CIFS si intermixarea acestor protocoalelor de acces la nivel de controller. PORTURI DE ACCES ✓ 4 porturi FC 16 Gbps per controller (8 porturi per sistem), instalate, SFP-uri incluse; ✓ Sistemul trebuie sa suporte la nivel de controler minim urmtoarele tipuri de porturi: 10Gbps iSCSI, 10Gbps Ethernet, 32Gbit/s Fibre Channel, 12 Gbit/s SAS. MEMORIE CACHE INSTALATA ✓ Minim 64 GB per controller (128 GB per sistem) ✓ Memoria cache trebuie sa fie protejata printr-un mecanism tip error check code. CAPACITATE DE STOCARE INSTALATA ✓ Minim 18 discuri 1.800 GB 10.000 rpm SAS 12Gbps ✓ Sistemul trebuie să permită îmbunătățirea performantelor prin extinderea memoriei cache pe discuri SSD. ✓ Sistemul trebuie să permită criptarea datelor pentru intreaga capacitate ofertată. ✓ Sistemul trebuie să fie echipat cu magistrale SAS 12Gbps pentru conectarea unitatilor de disc CARCASĂ ✓ Sistemul trebuie să dispună de dimensiuni maximale: maxim 2U pentru unitatile controller, maxim 2U pentru sertarele de discuri, maxim 4U pentru sertarele de discuri high-density. PROTECTIA DATELOR PE DISC ✓ Sistemul trebuie să permită implementarea de matrici RAID 0, 1, 10, 5, 50, 6, a discurilor de tip hot-spare dedicate si globale. ✓ Echipamentul trebuie să asigure conectarea către fiecare unitate HDD prin intermediul a dou ă căi de access redundante cu fail over automat. REDUNDANTA SISTEMULUI SI SUPORTUL PENTRU ✓ Sistemul trebuie să includa controllere redundante cu OPERATIUNI DE INTRETINERE FARA failover automat, alimentarea cu energie trebuie să fie INTRERUPEREA SERVICIILOR redundantă – minim 2 surse de alimentare. ✓ Sistemul trebuie să includă controllere, surse de alimentare și discuri în tehnologie HotSwap – extragerea, completarea sau înlocuirea lor să poată fi realizată on line fără întreruperea conexiunilor cu unitățile de expansiune instalate. CONECTIVITATE (HOSTS) ✓ Numarul minim de volume logice LUN suportate trebuie să fie de cel puțin 8,000. ✓ Sistemul trebuie să suporte LUN-uri cu capacitate minim 120 TB. SISTEME DE OPERARE (HOST) SUPORTATE SI ✓ Sistemele de operare certificate trebuie să fie: Microsoft CERTIFICATE Windows, RedHat Linux, Suse Linux, Oracle Linux, IBM AIX, HP-UX, SUN Solaris, VMware ESX, XenServer. ✓ Sistemul de stocare trebuie să fie livrat impreună cu driverele de multipath și load balancing incluse în configurația propusă. UNITATI DE EXPANSIUNE CU DISCURI ✓ Sistemul trebuie să suporte cel puțin următoarele tipuri de discuri atat în format 2.5 inch cât și în format 3.5 inch: SSD, SAS, NL-SAS/SATA. ✓ Sistemul trebuie să permită discuri cu auto-criptare. ✓ Sistemul trebuie să permită intermixarea discurilor SSD, SAS si NL-SAS/SATA in aceeasi unitate de expansiune. Cod document: Pag. 27 din 71 Denumire document: ✓ Sistemul trebuie să permită intermixarea unităților de expansiune cu discuri de 2.5 inch si 3.5 inch. SCALABILITATE ✓ Sistemul trebuie să permită scalabilitate internă la minim 260 HDD, prin adaugarea de unități de expansiune cu discuri. ✓ Sistemul oferă scalabilitate externă prin mecanisme de upgrade către modele superioare sau clusterizare de mai multe controllere, fără migrarea datelor. FUNCTIONALITATI SOFTWARE ✓ Sistemul trebuie să ofere suport pentru realizarea DE COPIERE, LA NIVEL DE CONTROLLER copiilor locale instantanee – tip Snapshot, minim 2000 sesiuni Snapshot. ✓ Sistemul trebuie să ofere suport realizarea copiilo r locale integrale - tip Clona. ✓ Sistemul trebuie să ofere suport pentru realizarea copiilor la distanță atât în mod sincron cât și asincron - tip Remote Replication. ✓ Sistemul trebuie să ofere suport pentru funcționarea în cluster activ-activ la nivel de controllere în conexiune cu un sistem de stocare secundar, suport pentru patru unități controller active – tip Storage Cluster. FUNCTIONALITATI SOFTWARE DE EFICIENTIZARE ✓ Echipamentul trebuie să includa mecanisme de alocare virtuală a capacității de stocare - tip Thin Provisioning. ✓ Echipamentul trebuie să includă mecanisme de eficientizare a consumului de energie și să suporte oprirea rotației HDD în maniera programabilă. ✓ Echipamentul trebuie să includa posibilitatea de criptare a datelor stocate. ✓ Sistemul trebuie să ofere suport pentru optimizarea performanței prin mutarea în maniera automata a datelor intre diferite tipuri de HDD corespunzatoare nevoii de performanță, în mod transparent pentru serverele host – tip Automated Storage Tiering. ✓ Echipamentul trebuie să ofere suport pentru optimizarea performanței prin politici de prioritizare a accesului serverelor host la date. ADMINISTRARE ✓ Echipamentul trebuie să dispună de interfata Ethernet, consola WEB, CLI, SNMP, HTTPS, RADIUS. ✓ Interfața de management trebuie să permită vizualizarea informațiilor despre statusul sistemului. ✓ Interfața de management trebuie să permită monitorizarea performanței sistemului și auditarea logurilor în maniera istorica. ✓ Echipamentul trebuie sa permita definirea mai multor roluri de utilizator cu drepturi de administrare diferite. GARANȚIE ✓ 12 de luni on site, oferită de către producătorul echipamentelor ✓ HDD-urile care vor prezenta defecțiuni hardware pe perioada de derulare a garanției vor fi înlocuite cu alte HDD-uri (cu performante identice sau superioare) fără a fi returnate Furnizorului (indiferent de natura defectului). ✓ Atât HDD-urile care le înlocuiesc pe cele defecte, cât și cele defecte, rămân în proprietatea Beneficiarului. Cod document: Pag. 28 din 71 Denumire document: b) Sistem de comunicații ECHIPAMENT DE TIP SWITCH ETHERNET 24 PORTURI 1GB - 1 buc. / SPECIFICATIE TEHNICA Echipamentul de tip Switch Ethernet în configuratia minimă (ofertele care prezinta specificații tehnice inferioare vor fi respinse) de mai jos: CARACTERISTICA SPECIFICAȚII TEHNICE MINIME CARCASA ✓ 1U Rack-mount 19’’ INTERFEŢE/ [std. instalat / oferit] ✓ 24 X 10/100/1000 Mbps RJ45 PORTURI ✓ 4 X SFP ✓ 1 X USB storage ports ✓ 1 X RJ45 management console ✓ 1 X USB management console ✓ 1 X NetworkMangement interface RJ45 MEMORIE [std. instalat / oferit] ✓ DRAM 2 GB, Flash 4 GB PERFORMANTE [std. instalat / oferit] ✓ Switching capacity: 128 Gbps ✓ Switch capacity with Stacking: 208 Gbps ✓ Forwarding Rate with 64Byte packets: 95 Mpps ✓ MAC Addresses table: 16000 ✓ Interfete SVI: 512 ✓ VLAN IDs available: 1024 ✓ Jumbo frames – 9198 B ✓ IPv4 routes: 3000 ✓ Ipv6 routes: 1500 MANAGEMENT [std. instalat / oferit] ✓ Command-line interface, Web browser, SNMP, Telnet, SSH TEHNOLOGII, [std. instalat / oferit] ✓ Echipamentul sa poata dispune de porturi dedicate STANDARDE SI interconectarii mai multor switchuri intr-o arhitectura PROTOCOALE redundata (stack), sub forma de unui singur switch, virtual, SUPORTATE care sa aiba un singur management. Tehnologia de interconectare trebuie sa asigure: ✓ Viteza de transfer de minimum 80 Gbps intre switchuri; ✓ Comutarea datelor intre doua porturi de pe acelasi switch sa se faca local, fara utilizarea magistralei de interconectare; ✓ Link aggregation pe porturi ale switchurilor diferite din stack; ✓ Posibilitatea agregarii porturilor de pe switch-uri diferite prin protocol “LACP - Link Aggregation Control Protocol”, conform standardului IEEE802.3ad; ✓ 802.1Q VLAN Tagging; ✓ 802.1p Class-of-Service (CoS) Tagging for Ethernet frames; ✓ 802.1x Port-based network access control. ✓ Sistemul de operare al echipamentului va oferi urmatoarele facilitati ethernet switching: ✓ sistem de detectare a link-urilor unidirectionale; ✓ protocol de propagare automata a VLAN-urilor; ✓ posibilitatea blocarii traficului per port (unicast, multicast si broadcast); ✓ PVRST+ (Per-VLAN Rapid Spanning Tree Plus) pentru interconectarea cu echipamentele existente ale beneficiarului. ✓ Sistemul de operare al echipamentului va oferi urmatoarele facilitati de securitate: ✓ Liste de control al accesului si de filtrare a traficului la nivel de IP, MAC si port layer 4; ✓ Controlul accesului in retea bazat pe IEEE 802.1X; ✓ Limitarea numarului de adrese MAC pe un port, prin mecanism “Port Security” sau echivalent; ✓ Securizarea traficului DHCP prin mecanism “DHCP Snooping” sau echivalent; ✓ Securizarea traficului ARP prin mecanism “Dynamic ARP Inspection” sau echivalent; Cod document: Pag. 29 din 71 Denumire document: ✓ Prevenirea furtului sau a utilizarii neautorizate de adrese IP prin mecanism “IP source guard” sau echivalent; ✓ Prevenirea interceptarilor de trafic si a perturbatiilor ce pot aparea intr-o retea ce foloseste Spanning Tree Protocol, prin mecanisme “Spanning Tree Root Guard” si “Bridge Protocol Data unit Guard” sau echivalent; ✓ Sistemul de operare al echipamentului va oferi rutare statica,·RIP, EIGRP Stub, OSPF (1000 routes), PBR, PIM Stub Multicast, si optional prin licentiere ulterioara EIGRP, HSRP, IS-IS, BSR, MSDP, IP SLA ✓ Criptare MACsec-128 ✓ NetFlow, SPAN, RSPAN ✓ NETCONF, RESTCONF, YANG, PnP Agent, PnP ✓ Prin licentiere ulterioara sa suporte VRF, VXLAN, LISP, SGT ✓ LLDP si CDPv1,2 ✓ SNMPv1,2c, 3 si RMON v1,2 ✓ Sistemul de operare al echipamentului va oferi suport pentru QoS: clasificare, marcare, limitare si plasare a traficului in cozi cu servire planificata. CARACTERISTICI [std. instalat / oferit] ✓ Sursa de alimentare modulara cu suport pentru standardele ELECTRICE româneşti: 220 VAC / 50 Hz ✓ Optional se se poata aduga sursa redundanta interna, modulara varianta AC ✓ Ventilatare redundante GARANŢIE [std. instalat / oferit] ✓ Minim 12 luni SERVICII DE SUPORT [std. instalat / oferit] ✓ acces direct la echipa de suport a productorului prin telefon OFERITE DE si mail pe durata serviciului PRODUCATOR ✓ software updates nelimitat ✓ inlocuirea produsului la sediul clientului a doua zi lucratoare de la constratarea defectiunii de catre echipa de suport a producatorului, fara costuri aditionale ✓ Durata minima: 12 luni ACCESORII INCLUSE [std. instalat / oferit] ✓ 1 x cablu de alimentare energie electrică tip schuko conform standardelor româneşti ✓ 1 x kit de instalare in rack de 19'' NOTA [std. instalat / oferit] ✓ Echipamentele livrate vor fi noi. Nu se acceptă echipamente remanufacturate și/sau care au în componență elemente care au fost folosite anterior. ✓ Produsele si accesoriile ofertate trebuie sa fie ofertate de catre perteneri autorizati de catre producator si sa fie furnizate pe canal autorizat – la nevoie, beneficiarul poate cere furnizorului dovada achizitiei produselor pe canal autorizat si a faptului ca beneficiarul este proprietarul de drept al produselor si este licentiat sa foloseasa software-ul inclus in produsele hardware; c) Echipamente conexe: • Accesoriile echipamentelor oferite necesare integrării (patch-uri, cabluri alimentare etc) și bunei funcționări a infrastructurii IT&C vor fi asigurate de Furnizor; • Accesoriile necesare rack-ului de dimeniune 42U (organizatoare orizontale/ verticale, bară de alimentare etc) sunt asigurate de către Beneficiar. Cod document: Pag. 30 din 71 Denumire document: 7. Cerințe privind platforma informatică - Componenta infrastructura software de bază și licențiere a) Sisteme de operare LICENȚĂ SISTEM DE OPERARE SERVER – 1 buc. / SPECIFICAŢIE TEHNICĂ (licență sistem de operare server în configurația minimă (ofertele care prezinta specificații tehnice inferioare vor fi respinse) de mai jos: DESCRIERE ✓ Sistem de operare de tip server, licențiat pentru toate nucleele fizice ale procesoarelor instalate pe echipamentul de tip server rack-abil TEHNOLOGIE ✓ Microsoft SISTEM DE OPERARE ✓ Microsoft Windows Server Standard sau echivalent VALABILITATE ȘI SUPORT ✓ Minim 12 luni b) Sistem de Baza de Date LICENȚĂ SISTEM DE BAZE DE DATE DE TIP ENTERPRISE – 1 buc. / SPECIFICAŢIE TEHNICĂ (licență sistem de baza de date de tip Enterprise în configurația minimă (ofertele care prezinta specificații tehnice inferioare vor fi respinse) de mai jos: CARACTERISTICĂ CERINŢA TEHNICĂ MINIMALĂ FUNCŢIONALITĂŢI ✓ Serverul de baza de date să permită folosirea a peste 32 Gb memorie; ✓ Serverul de analiză şi raportare să permită folosirea a peste 32 Gb memorie; ✓ Serverul să permită folosirea a minim 4 core-uri (fizice sau virtuale). DISPONIBILITATE RIDICATĂ ✓ Posibilitatea efectuării backup-ului în multiple fişiere simultan pentru a putea ŞI MENTENANTĂ efectua operaţia pe discuri diferite în paralel; ✓ Posibilitatea de a crea, modifica, şterge index-ul concurent cu activităţile utilizatorilor; ✓ Posibilitatea de a crea un snapshot al bazei de date și modificarea schemei online. MANAGEMENTUL ✓ trebuie să includă index secundar la nivel de coloane care să comprime şi să DEPOZITELOR DE DATE ŞI stocheze datele în memorie pentru acces rapid la datele din Data Warehouse; RAPORTARE ✓ afişarea rapoartelor într-un mod interactiv, astfel încât utilizatorii să poată urmări evoluţia în timp a anumitor evenimente, să poată efectua filtrări asupra datelor prezentate; ✓ trebuie să ofere în mod nativ soluţii OLAP și Data Warehouse; Data Warehouse să permită lucru pentru încărcarea rapidă şi mentenanţa uşoară a tabelelor foarte mari; ✓ funcţionalităţi native de extragere a datelor (ETL (Extract, transformation, load)): din diferite surse de date (SQL Server, Oracle, Excel, Web Services si alte surse de date uzuale), realizarea de filtrări, agregări şi diferite alte transformări asupra datelor şi în final stocarea datelor în data warehouse; ✓ stocarea datelor într-un cub cu mai multe dimensiuni, în vederea interogării mai uşoare a datelor şi construirii rapoartelor relevante (baze de date multidimensionale native); ✓ Posibilităţi de raportare din surse de date diverse; ✓ Posibilităţi de raportare cu moduri multiple de vizualizări(de ex.hărţi, sparklines şi indicatori); ✓ funcţionalităţi pentru construirea de modele analitice complexe precum şi integrarea acestor modele cu operaţiile de business (Instrumente de data mining); ✓ trebuie să ofere utilizatorilor posibilitatea de edita propriile rapo arte pe baza unui model (template), fără să dețină cunoștințe de baze de date sau despre structura acestora. ✓ trebuie să asigure interogare și analiza ad-hoc şi self-service (facilitati de interogare a datelor disparate în momentul solicitării rapoartelor). Serviciile de raportare să fie incluse în produs, fără add-on-uri suplimentare; ✓ extragerea şi editarea dinamică a rapoartelor utilizând instrumente familiare de tip Office (i.e. Microsoft Excel) ✓ să permită exportul rapoartelor în Excel, fişiere CSV, o altă baza de date, fişiere XML; ✓ să permită exportul în documente tip PDF, TIFF; ✓ să permită exportul datelor într-un feed de date folosind serviciul Atom; Cod document: Pag. 31 din 71 Denumire document: ✓ posibilităţi de colaborare cu ajutorul instrumentelor de analiză de tip pivot, accesibile via un browser web, care să permită utilizatorilor să creeze soluţii self - service Bl pe seturi de date mari; ✓ posibilitatea abonării la alerte în cazul unor evenimente din baza de date. GESTIUNEA OBIECTELOR ✓ trebuie să ofere unelte de dezvoltare pentru modulele ETL (Extract, Transform, DIN BAZA DE DATE Load), pentru design-ul bazelor de date atât relaţionale cât şi multidimensionale, pentru designul rapoartelor (instrumente de dezvoltare a obiectelor din baza de date); ✓ instrumente pentru administrarea bazelor de date şi a proceselor uzuale care se executa asupra bazelor de date și a rapoartelor; ✓ posibilitatea de definire şi gestionare a obiectelor bazei de date (tabele, indecşi, proceduri stocate, triggere) direct din instrumentele folosite de dezvoltatori pentru scrierea aplicaţiilor; ✓ posibilitatea administrării entităţilor de date şi ierarhiilor din multiple baze de date cu posibilitatea versionării. PERFORMANŢA ✓ trebuie să ofere criptarea transparentă a datelor, a fişierelor de date şi a fişierelor SISTEMULUI DE BAZE DE jurnal fără să fie necesară modificarea aplicaţiei (inclusiv instrumente de căutare DATE în datele criptate utilizând sisteme de regăsire de tip interval sau căutarea parţiala, fără modificarea aplicaţiilor existente). ✓ funcţionalităţile de criptare sunt necesare pentru îndeplinirea cerinţelor şi respectarea reglementărilor generale cu privire la confidenţialitatea datelor. ✓ trebuie să ofere auditarea operaţiilor, care trebuie să includă informaţii despre momentul în care au fost citite datele, suplimentar faţă de orice modificare a datelor. ✓ trebuie să ofere caracteristici precum configurarea îmbunătăţită şi managementul auditurilor în server și să definească specificaţiile de audit în fiecare bază de date, astfel încât configuraţia auditului să poată fi adaptată pentru alte baze de date; ✓ posibilitatea de filtrare a evenimentelor auditate și de a customiza operaţia de audit în funcţie de evenimentele din baza de date; ✓ facilităţi de optimizare şi depanare a performanţei server -ului de baze de date, pentru a furniza administratorilor o perspectivă interactivă cu privire la performanţă; ✓ un sistem de monitorizare extins al evenimentelor prin captarea, filtrarea şi personalizarea evenimentelor generate de procesele de server. Evenimentele trebuie să poată fi captate şi exportate în diferite formate de ieşire, pentru corelarea cu aplicaţiile sistemului de operare şi ale bazelor de date, permiţând astfel o monitorizare completă a sistemului ✓ o soluție de de comprimare rapida a backup-urilor bazelor de date ✓ posibilitatea definirii limitelor şi priorităţilor resurselor pentru diferite sarcini (workloads) şi obţinerea unei performanţe consecvente în executarea acestora. ✓ posibilitatea de asigurarea continuităţii activităţii prin duplicarea datelor prin tehnologii de tip data mirorring; IMPLEMENTAREA ✓ posibilitatea nativă de modelare a structurilor de date de tip arbore prin metode STRUCTURILOR DE DATE încorporate pentru crearea şi operarea pe noduri ierarhice; COMPLEXE ✓ posibilitatea stocării datelor binare mari, precum documente şi imagini, ca parte integrantă a bazei de date, păstrând în acelaşi timp consecvenţa tranzacţională; ✓ căutare complexă la nivel de text, folosind indecşi specializaţi; efectuarea rapidă a căutărilor în acest tip de date; ✓ managementul performant al coloanelor cu valori rare: modalităţi eficiente pentru administrarea spaţiilor, necompletate dintr-o bază de date relaţională, astfel încât valorile de tip NULL să nu consume spaţiu fizic; ✓ suport pentru definirea datelor de tip spaţial pentru consumul, extinderea şi utilizarea informaţiilor în aplicaţii activate din punct de vedere spaţial. Datele de tip spaţial trebuie să corespundă standardelor din domeniu, precum Open Geospaţial Consortium (OGC). ✓ utilizarea unei platforme avansate pentru dezvoltarea de aplicatii complexe de procesare a evenimentelor; Cod document: Pag. 32 din 71 Denumire document: ✓ Posibilitatea de dezvoltare a unor aplicaţii bazate pe evenimente folosind platforma de procesare a evenimentelor pentru a se permite interogări continue și de aplicaţii care să crească valoarea prin scăderea costului de extragere, analiză şi corelare a datelor permiţând monitorizarea şi managementul datelor în timp real.; MECANISME DE ✓ trebuie să ofere mecanisme pentru implementarea administrării bazate pe politici ADMINISTRARE pentru definirea şi managementul politicilor de configurare a sistemului ✓ trebuie să ofere mecanisme de monitorizare şi prevenire a modificărilor asupra sistemului prin crearea de politici împotriva configurării; ✓ trebuie să ofere mecanisme de detecție a problemelor de conformitate cu politicile direct din interfaţa de administrare a server-ului; ✓ trebuie să ofere posibilitatea de consolidare şi virtualizare pentru creşterea eficienţei utilizării. LICENŢIERE ✓ Ofertantul va furniza licenţa necesară sistemului de gestionare a bazelor de date de tip Enterprise. Licenţierea va acoperi minim 4 core (fizic sau virtual), acesta va fi de tip perpetuă şi nu va necesita licenţierea ulterioară. NOTE ✓ Soluţia trebuie să ofere un suport implicit scalabil, disponibil şi sigur pentru baze de date relaţionale, incluzând instrumente integrate de raportare şi analiză, business intelligence, consolidare / integrare de date, masterizare şi verificare a calităţii datelor precum şi Data Mining. ✓ De asemenea sistemul trebuie să includă în mod nativ o platformă ce permite procesarea complexă a evenimentelor, consistenţă a datelor în medii heterogene, facilităţi avansate pentru dezvoltare şi servicii proprii de Business Intelligence (self- service Bl) cu aplicaţie în administraţia publică. ✓ Soluţia SGBD să ofere posibilitatea instalării, fără costuri adiţionale, a unui număr nelimitat de baze de date distincte în maşini virtuale alocate serverului licenţiat. ✓ Soluţia nu trebuie să impună nicio restricţie din punct de vedere licenţiere aferentă numărului de utilizatori ce se pot conecta la SGBD. c) Sistem BI Sistemul BI trebuie să includă instrumente integrate de raportare și analiză, business intelligence, integrare de date. Ofertantul va alege modul de licențiere dorit în funcție de soluția propusă și va dimensiona sistemul BI, astfel încât să respecte normele de fiabilitate și performanță impuse în cadrul prezentului caiet de sarcini. De asemenea, se vor avea în vedere următoarele: numărul de utilizatori, rolurile acestora și cerințele minime de raportare descrise pe larg în cadrul prezentului caiet de sarcini. Sistemul BI se va integra nativ cu baza de date ofertată, precum și cu componenta aplicativă ofertată, astfel încât să poată îndeplini minim următoarele cerințe: • Trebuie să ofere posibilitatea prezentării datelor în formate variate (tabele, tabele piv ot, grafice, texte derulante etc.); • Trebuie să permită salvarea rapoartelor finale în formate diferite (MS Excel, CSV, XML, HTML sau echivalent); • Trebuie să permită accesul la informație printr-un nivel de metadate care să ascundă utilizatorilor finali complexitatea structurilor fizice de date; • Modalitațile de vizualizare trebuie să poata fi combinate în funcție de necesitațile utilizatorului, rezultând noi metode grafice de prezentare a rezultatelor analizei de date; • Trebuie să permită integrarea cu LDAP, oferind în același timp capabilăți proprii de definire a rolurilor pentru restricționarea accesului la rapoarte; • Trebuie să expună o interfață de administrare atât a drepturilor de acces la diferite zone cât și a drepturilor de acces pe diferite tipuri de acțiuni; • Trebuie să fie scalabilă și să dispună de mecanisme de clustering a componentelor; • Trebuie să permită facilități avansate de formatare a rapoartelor; Cod document: Pag. 33 din 71 Denumire document: • Trebuie să permită acces la surse de date multiple, în mod transparent pentru utilizatorul final; • Trebuie să ofere instrumente de data mining - funcționalități pentru construirea de modele analitice complexe precum și integrarea acestor modele cu operațiile de business; • Accesul utilizatorului final trebuie să se facă dintr-o singură interfață web, fără a necesita instalarea de componente software suplimentare pe mașinile utilizatorilor, interfata web din care să aibă acces la toate componentele de analiză, raportare etc.; • Trebuie să permită interogarea și integrarea în același raport a mai multor surse de date susținute de tehnologii diferite: baze de date relaționale, fișiere XLS/XLSX, fișiere HTML, fișiere text etc; • Trebuie să ofere posibilități multiple de jurnalizare și vizualizare a logurilor generate. d) Soluție antivirus Pentru întreaga infrastructură de servere pe care ofertantul o propune, trebuie inclusă o soluție de antivirus licențiată. În cazul în care se alege un mediu de lucru virtualizat, soluția antivirus va fi aleasă și licențiată în consecință. Soluția antivirus trebuie să fie capabilă să detecteze virușii, programele spion, rootkit-urile și alte programe cu potențial malițios. Soluția antivirus va îndeplini următoarele cerințe minime: • Scanarea la cerere și la acces a oricărui suport de stocare a informației (HDD, CD-ROM, USB Stick); • Scanarea automată “on acces” (în timp real) a fișierelor care se copiază de pe suport extern și din LAN sau WAN; • Configurarea căilor ce urmează a fi scanate, inclusiv la nivel de fișiere; • Scanarea în arhive și efectuarea dezinfectării într-o serie de formate uzuale (ex: 7zip, ace, cab, dbx, gzip, msi, pdf, rar, rtf, sfx, tar, zip etc.); • Posibilitatea selectării tipului principal și secundar de acțiune la detectarea unui mesaj infectat; • Cu ajutorul unei baze de date complete cu semnături de spyware și a euristicii de detecție a acestui tip de programe, produsul va trebui să ofere protecție anti-spyware și să permită prevenirea furtului de date confidențiale; • Posibilitatea de a muta un fișier din carantina în locația lui originală; • Protejarea prin parolă a accesului la consola de management a soluției antivirus; • Posibilitatea de a crea rapoarte pe baza unor șabloane de rapoarte definite în consola de management; • Actualizarea antivirus trebuie să poată fi făcută automat, dar și la cerere explicită; • Actualizările consolei de management sunt realizate de către producătorul soluției, și trebuie să fie executate automat, fără intervenția utilizatorului; • să includă un sistem de alerte/notificări – prezente în interfață, cu evidentierea celor necitite și să poată fi transmise către una sau mai multe adrese de email, să alerteze administratorul în cazul unor probleme majore cum ar fi: modificarea neautorizată a licențelor, detecția unor viruși, apariția unor actualizări de produs; • să includă un modul avansat de securitate bazat pe tehnologii de tip „machine learning”, pentru a detecta atacuri avansate și activități suspecte în faza pre-execuție (protecție împotriva: atacurilor direcționate (Targeted Attack - APT), fișierelor suspecte și a traficului la nivel de rețea suspect, exploit-urilor, ransomware și grayware); • modulul avansat de securitate trebuie să ofere posibilitatea de a raporta, bloca accesul, dezinfecta, șterge sau muta în carantină selectiv, pentru fiecare din categoriile descrise; • va oferi rapoarte care prezintă starea sistemelor client din punct de vedere al actualizarilor, fisierelor malware detectate, aplicatiile blocate, site-urilor web blocate; • rapoartele programate să poată fi trimise către un număr nelimitat de adrese de e-mail; • să permită vizualizarea rapoartelor curente programate de administrator. Cod document: Pag. 34 din 71 Denumire document: 5. CERINȚE PRIVIND PROPUNEREA TEHNICĂ Propunerea tehnică se va prezenta și redacta în limba română. În propunerea tehnică trebuie detaliat pentru fiecare cerință în parte modalitatea concretă în care soluția propusă îndeplinește cerință din punct de vedere tehnic sau funcțional, inclusiv prin referirea de materiale tehnice de la producători. Se va include o arhitectură a soluției propuse suficient de detaliată (va include cel puțin propunerea echipamentelor cu precizarea modelelor și producătorilor, licențele cu denumirile și ediția/ versiunea propusă, cantități (prin referire la modul de licențiere recomandat de producătorul fiecărei soluții), alocarea serverelor, componentele logice, hyperlink-uri cu trimitere către pagina producătorului echipamentelor din ofertă etc.). Este obligatoriu includerea tuturor componentelor oferate cu denumirile oficiale (inclusiv versiune, ediție) care fac parte din soluția propusă și trebuie demonstrată conformitatea cu toate cerințele caietului de sarcini, în caz contrar oferta va fi considerată neconformă. Oferta trebuie să includă un opis detaliat cu toate documentele transmise în propunerea tehnică, și documentele necesar a fi evaluate conform cerințelor din prezentul caiet. Oferta trebuie prezentată într-un format care să permită copierea textului. Se acceptă doar oferte care satisfac complet cerințele din caietul de sarcini. Nu se acceptă oferte parțiale. Toate cerințele sunt minime și obligatorii. Nerespectarea de către ofertant a oricăreia dintre cerințele generale obligatorii sau a oricăreia dintre cerințele minimale detaliate în caietul de sarcini poate conduce la declararea ofertei ca fiind neconformă și descalificarea ofertantului respectiv. Specificațiile tehnice care indică o anumită origine, sursă, producție, un procedeu special, o marcă de fabrică sau de comerț, un brevet de invenție, o licență de fabricație, sunt menționate doar pentru identificarea cu ușurință a tipului de produs și nu au ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici sau a anumitor produse, aceste specificații vor fi considerate ca având mențiunea sau echivalent. Cod document: Pag. 35 din 71 Denumire document: 6. ETAPELE DE IMPLEMENTARE A PLATFORMEI INFORMATICE 6.1. Analiza și proiectarea Rolul principal al fazei de analiză este de a înțelege corect nevoile utilizatorilor înainte de proiectarea și implementarea unui sistem care să le îndeplinească. În vederea implementării sistemului, Prestatorul va trebui să execute activități de analiză care să asigure premizele unei implementări eficiente. Informațiile care stau la baza procesului de analiză sunt: • Contractul, pentru termene și condiții; • Caietul de sarcini și propunerea tehnică, pentru aria de acoperire a proiectului; • Cerințele clientului colectate și evaluate în timpul acestei faze. Beneficiarul va acorda tot sprijinul necesar pentru înțelegerea cât mai bună și completă a contextului în care va fi implementat sistemul. Propunerea tehnică trebuie să cuprindă următoarele: • Metodologia detaliată pentru derularea activităților de analiză în cadrul propriei organizații; • Descrierea instrumentelor utilizate în vederea colectării și evidența cerințelor, asigurării trasabilității cerințelor pornind de la obiectivele proiectului până la specificațiile tehnice pentru demonstrarea acoperirii integrale a tematicii proiectului, modelării proceselor și activităților în conformitate cu standarde de modelare și reprezentare recunoscute (UML sau echivalent); • Prezentarea detaliată a livrabilelor aferente prestării activităților de analiză, care să includă: o Formularul/formularele aferente fiecărui livrabil; o Descrierea informațiilor conținute de către fiecare livrabil; o Modul de interpretare al conținutului fiecărui livrabil. Analiza va avea ca finalitate un pachet de specificații funcționale agreat de comun acord cu acesta. Serviciile de analiză vor acoperi cel puțin următoarele aspecte: • Analiza contextului existent; • Înțelegerea structurii organizatorice a Beneficiarului; • Analiza situației din momentul de față din cadrul instituției Beneficiarului prin ședințe de analiză, chestionare etc. Se vor identifica procesele operaționale (la nivelul organizației) care vor fi impactate prin implementarea soluției dezvoltate în cadrul contractului; • Identificarea nevoilor va avea în vedere înțelegerea în detaliu a obiectivelor generale și specifice ale proiectului; • Definirea cerințelor informaționale pentru sistem prin stabilirea proceselor operaționale care să precizeze parcipanții, momentul intervenției acestora, locația sau contextul, modalitatea de intervenție și informația procesată. Pentru prezentarea proceselor operaționale se vor utiliza instrumente de modelare a proceselor și activităților în conformitate cu standarde de modelare și reprezentare recunoscute (UML sau echivalent); • Stabilirea actorilor de business care vor interacționa în viitorul sistem; • Se vor evidenția activitățile care urmează a fi automatizate dacă este cazul, astfel încât să se identifice clar funcțiile viitorului sistem informatic și modul în care acesta va ajuta la îndeplinirea obiectivelor proiectului. Rolul principal al fazei de proiectare este de a descrie la un nivel suficient de detaliu sistemul care urmează a fi implementat. În vederea implementării sistemului, Prestatorul va trebui să execute activități de proiectare care să asigure premizele unei implementări eficiente. Proiectarea sistemului dorit, care va conține detalierea la nivel tehnic a cerințelor și specificațiilor rezultate din activitatea de analiză pentru toate nivelurile și componentele sistemului care va fi realizat: Cod document: Pag. 36 din 71 Denumire document: • Arhitectura de sistem – va prezenta cel puțin următoarele niveluri: hardware, comunicații, componente software instalate (sisteme de operare, produse COTS), arhitectura logică cuprinzând descrierea componentelor de sistem, a celor dezvoltate sau personalizate și caracteristicile funcționale și non-funcționale ale acestora; • Scenarii (cazuri) de utilizare – din care să reiasă modul de utilizare a sistemului informatic din perspectiva utilizatorului final, modul în care utilizatorii interacționează cu sistemul, în corespondență directă cu activitățile menționate în cadrul proceselor operaționale ale acestor utilizatori. Scenariile de utilizare trebuie să cuprindă și interacțiunile cu sistemele externe, astfel încât să fie evidențiat exact modul în care este fructificată o integrare la nivel de sistem informatic. De asemenea, scenariile de utilizare vor fi însoțite de o listă a actorilor sistemului și mapa rea acestora cu actorii de business. Pentru prezentarea cazurilor de utilizare se vor folosi instrumente în conformitate cu standarde de modelare și reprezentare recunoscute (UML sau echivalent); • Modelul de securitate – la nivel logic (organizarea pe roluri, grupuri, drepturi, poziția în structura organizatorică etc.) și la nivel fizic (servere, comunicații, aplicații etc.); • Integrările la nivel de componentă software – pentru fiecare interacțiune se va specifica sistemul sursă/destinație, modalitatea de implementare, canal de comunicare, setul și structura de date transferate, reguli specifice de validare etc.; Proiectarea sistemului trebuie să ofere o soluție optimă, urmărindu-se ușurința și eficiența realizării și implementării soluției, în cadrul restricțiilor de ordin tehnic, organizatoric sau financiar. În procesul de proiectare, implicarea Beneficiarului este esențială în confirmarea cerințelor informaționale și a priorităților din organizație, realizându-se în acest mod înțelegerea și pregătirea pentru acceptanța noului sistem. De aceea, este esențial ca Prestatorul să comunice frecvent cu echipa Beneficiarului pe tot parcursul derulării contractului. Documentul/documentele de specificații, rezultate în urma activităților de analiză și proiectare, vor descrie soluția în detaliu, vor conține informații privind toate funcționalitățile necesare și vor sta la baza stabilirii și realizării planului detaliat de testare (testelor de acceptanță). În urma activităților de analiză și proiectare, pentru a se obține un sistem final operațional se vor desfășura activități de dezvoltare, configurare, testare și implementare (deployment). 6.2. Dezvoltarea și implementarea Se vor derula activități de dezvoltare, configurare a sistemelor informatice, a produselor software și hardware livrate și testare internă. În cadrul propunerii tehnice ofertantul trebuie să prezinte: • Metodologia detaliată în baza căreia vor fi desfășurate activitățile de dezvoltare/configurare și testare, demonstrând integrarea acestor proceduri cu procedurile de analiză și proiectare; • Instrumentele utilizate în desfășurarea activităților de dezvoltare, configurare și testare; • Detalierea livrabilelor aferente prestării activităților de dezvoltare/configurare și testare. Activitățile de implementare (deployment) sunt activitățile necesare pentru a face sistemul informatic gata de utilizare de către utilizatori. În cadrul propunerii tehnice ofertantul trebuie să prezinte: • Metodologia detaliată în baza căreia vor fi desfășurate activitățile de implementare (deployment), inclusiv procedurile de implementare, demonstrând integrarea acestor proceduri cu procedurile referitoare la dezvoltare/configurare și testare internă • Detalierea livrabilelor aferente prestării serviciilor corespunzătoare etapei de implementare care să includă: Cod document: Pag. 37 din 71 Denumire document: o Formularul/formularele aferente fiecarui livrabil; o Descrierea informațiilor conținute de către fiecăre livrabil; o Modul de interpretare al conținutului fiecarui livrabil. 6.3. Testarea și asigurarea calității În cadrul propunerii tehnice ofertantul trebuie să prezinte: • Modalitatea în care va realiza testarea sistemului și testele de acceptanță specifice; • Metodologia de testare după care se vor realiza activitățile de testare în timpul desfășurării contractului; • Instrumentele de testare folosite. Beneficiarul (cu asistența Prestatorului) va rula toate scenariile pentru testele de acceptanță ale întregului sistem sau componentă livrată. Testele de acceptanță se vor derula în conformitate cu Planul de Teste realizat de Prestator și agreat de Beneficiar, plan ce va fi în concordanță cu întregul ciclu de realizare al contractului: etape de testare distribuite pe iterații, seturi de funcționalități sau alte tipuri de teste. Planul de testare pentru acceptanță va cuprinde toate testele necesare pentru a demonstra acoperirea în întregime a cerințelor din prezentul caiet de sarcini. Astfel, se va avea în vedere faptul că sistemul funcționează corect din punct de vedere al respectării cerințelor, consistenței datelor, al constrângerilor de timp, al validărilor de date și al gestiunii erorilor, inclusiv pentru funcționalitățile existente care au fost extinse sau modificate. Criteriul de succes – sistemul trece toate testele definite în planul de testare agreat împreună cu Beneficiarul. O primă variantă a planului de testare va fi prezentată odată cu oferta. Planul detaliat de testare, însoțit de scenariile de testare, va fi realizat de către Prestator și aprobat de Beneficiar înainte de fiecare etapă de testare agreată prin planul de proiect. 6.4. Punerea în producție Ofertanții trebuie să prezinte planul care va fi utilizat la trecerea în producție a sistemului. Planul prezentat trebuie să țină cont de legăturile logice între subsisteme/componente ale sitemului astfel încât să se asigure o trecere în producție coerentă și cu impact minim asupra activităților zilnice a angajaților Beneficiarului. 6.5. Instruirea Sesiunile/Programele de instruire contribuie la dezvoltarea competențelor și abilităților personalului beneficiarului desemnat pentru utilizarea și administrarea soluției informatice. Sesiunile/Programele de instruire cuprind utilizarea, administrarea și operarea sistemului informatic și se realizează sub formă de cursuri ținute de specialiști. Scopul programelor de instruire este de a asigura utilizarea, operarea sistemului informatic și administrarea componentelor software de bază, baze de date, a aplicației și a infrastructurii hardware și de comunicații. Toate cursurile trebuie să fie însoțite de activități practice, documentații și manuale. Manualele de curs referitoare la sistemul ce urmează a fi instalat se pun la dispoziția cursanților cu cel puțin 10 zile înainte de data de desfășurare a cursurilor. Manualele de curs vor fi livrate electronic, în limba română pentru materialele de instruire pentru utilizatori și în limbile română sau engleză pentru materialele de instruire tehnice referitoare la administrarea sistemului. Cod document: Pag. 38 din 71 Denumire document: Instruirea va fi coordonată de către personalul furnizorului soluției pentru cel puțin următoarele grupuri de utilizatori: • 4 administratori din cadrul SGG pentru sistemul informatic dezvoltat: o activitatea de instruire vizează tehnologiile suport ofertate în cadrul contractului și este utilă în vederea asigurării unui nivel ridicat de disponibilitate al sistemului, operarea în condiții adecvate a sistemului implementat precum și utilizarea procedurilor de lucru specifice producătorului tehnologiei ofertate; o principalele obiective ale sesiunilor de instruire pentru tehnologia și produsele ofertate, sunt: ▪ asigurarea bunei administrări a sistemului; ▪ reducerea riscului și a controlului pentru managementul activităților asociate; ▪ menținerea în bune condiții a parametrilor de funcționare a sistemului. o toți cei 4 administratori vor urma cursuri având drept curriculum manuale dezvoltate în cadrul proiectului care vor acoperi cel puțin următoarele aspecte: instalare, deployment, administrare, mentenanță, actualizare software etc. o sesiunile de instruire (training) pentru administratori se vor desfășura în limba română și vor fi susținute în format fizic (față în față) la sediul Beneficiarului (condițiile de desfășurare se vor agreea de comun acord, în conformitate cu reglementările legale în vigoare la momentul desfășurării cursurilor) • 302 de persoane ce utilizează noul sistem o principalul obiectiv ale sesiunilor de instruire (training) pentru utilizatori sunt de a asigura capabilități administrative și de înțelegere unitară fluxurilor de lucru pentru utilizarea instrumentului nou propus; o 10 sesiuni de maxim 4 ore, la care participă câte 30 de persoane; o toate cele 302 persoane vor urma cursuri având drept curriculum manuale dezvoltate în cadrul proiectului care vor acoperi aspecte privind utilizarea sistemului informatic dezvoltat; o sesiunile de training (instruire) pentru utilizatori se vor desfășura în limba română și vor fi susținute fie în format fizic (față în față) la sediul Beneficiarului (condițiile de desfășurare se vor agreea de comun acord, în conformitate cu reglementările legale în vigoare la momentul desfășurării atelierelor) sau în format online (se va utiliza o platformă de videoconferință pusă la dispoziție de Beneficiar). Sesiunile de instruire vor conține secțiuni distincte, dedicate temelor orizontale, respectiv dezvoltare durabilă și egalitate de șanse. Materialele predate în cadrul sesiunilor de instruire vor respecta formatul și regulile de identitate vizuală, așa cum sunt menționate pe site-ul http://poca.ro/implementare-proiecte/, în secțiunea Manual de Identitate Vizuală. Instruirea administratorilor din partea SGG are în vedere dobândirea cunoștințelor necesare privind: a) instalarea sistemului; b) administrarea sistemului; c) administrarea utilizatorilor și a permisiunilor asociate în cadrul aplicației; d) design-ul interfețelor; e) consultarea jurnalelor de auditare a accesului și a operațiunilor desfășurate în cadrul sistemului; f) întreținerea aplicației și componentelor hardware și software asociate sistemului. Instruirea utilizatorilor va avea în vedere dobândirea de cunoștințe privind: a) utilizarea generală a sistemului; b) utilizarea specifică și fluxurile de lucru utilizate în cadrul sistemului; Cod document: Pag. 39 din 71 Denumire document: c) adăugarea/modificarea/ștergerea datelor/informațiilor în cadrul sistemului; d) definirea/generarea de rapoarte în funcție de rol (definire rapoarte/generare rapoarte); Ofertanții trebuie să prezinte procedura după care va realiza instruirea utilizatorilor. Procedura va conține cel puțin următoarele informații: • Descrierea cursurilor și a rezultatelor așteptate; • Modalitatea de evaluare a cursurilor; • Formulare utilizate. Ofertanții vor prezenta un plan de instruire a utilizatorilor care să conțină toate serviciile solicitate pentru numărul specificat de utilizatori și respectiv, pentru perioada prevăzută pentru desfășurarea activității de instruire. Prestatorul va realiza suportul de curs în format electronic și va asigura colectarea datelor participanțiilor, cu respectarea prevederilor din cadrul Ghidului beneficiarului POCA. Prestatorul va întocmi lista de eliberare a certificatelor de participare acordate cursanților. Lista de eliberare va cuprinde, obligatoriu, următoarele elemente: elementele de identitate vizuală, numele și prenumele participantului, organizația/instituția și compartimentul din care face parte, durata și perioada, seria/nr. atestatului/certificatului. Prestatorul va menține legătura cu Beneficiarul pe toată durata desfășurării sesiunilor de instruire, având cel puțin următoarele sarcini: • să mențină legătura și să informeze reprezentanții Beneficiarului cu privire la orice aspect legat de desfășurarea cursurilor mai sus menționate; • să coordoneze activitățile de formare astfel încât acestea să se desfășoare în condiții optime; • să coordoneze formatorii astfel încât activitățile de formare realizate de aceștia să vizeze temele și activitățile de formare aferente sistemului implementat; • să pregătească și să transmită documentele/informațiile solicitate de Beneficiar. Certificatele de participare trebuie să cuprindă mențiunea referitoare la faptul că cursul de instruire la care cursantul a participat a fost realizat în cadrul unui proiect (se va menționa titlul și codul SMIS al proiectului). Aceste certificate de participare vor include elementele de identitate vizuală din Manualul de Identitate Vizuală POCA sau comunicate de Beneficiar. Atestatele/Certificatele de absolvire vor fi înmânate/transmise tuturor celor 4 administratori instruiți, iar certificatele de participare vor fi înmânate/transmise tuturor celor 302 participanți care au beneficiat de programul de formare, iar Beneficiarului i se vor transmite copii (în format electronic) după toate aceste certificate. 6.6. Asistență tehnică și suport a) Intervalul de furnizare Pe întreaga perioadă de derulare a contractului, prestatorul trebuie să asigure servicii de tip suport 5 zile pe săptămână (Luni-Vineri, în intervalul orar 9:00 – 17:00, exclusiv sărbătorile legale), prin care să asigure suportul tehnic necesar funcționării sistemului realizat în cadrul acestui proiect. Serviciile de suport se vor asigura pe o perioadă de 1 an de la recepția lucrărilor. b) Definirea nivelurilor de suport Serviciile de suport trebuie să asigure: • Activități continue de suport nivel 1, 2 și 3, realizate pe întreaga perioadă de derulare a contractului; Cod document: Pag. 40 din 71 Denumire document: • Activități ocazionale, realizate când este necesar pentru buna funcționare a sistemului informatic. Obiectivele activității de suport: • Asigurarea nivelelor 1, 2 și 3 de suport tehnic; • Preluarea proactivă și asumarea responsabilității pentru problemele semnalate în cererile de suport; • Asigurarea respectării timpilor de răspuns și de remediere – SLA (Service Level Agreement); • Cunoaștere și aplicare proces de rezolvare cerere de suport client; • Analizare, planificare, administrare, rezolvare, monitorizare a progresului, prioritizarea cererilor de suport; • Managementul procesului de suport Nivel 1, Nivel 2 și Nivel 3 conform procedurii de suport agreate cu beneficiarul și a instrucțiunilor de lucru asociate, generale sau specifice fiecărui sistem informatic. În acest flux sunt incluse activitățile de: monitorizare și întreprindere acțiuni necesare pentru rezolvarea problemelor conform SLA, monitorizare și întreprindere acțiuni pentru actualizarea continuă a stării problemei, transmiterea rezultatelor clientului, actualizarea continuă a clientului continuu despre starea problemei, verificarea rezolvării problemei și confirmarea de către client a rezolvării ei, închiderea problemei; • Identificarea și propunerea de soluții pentru probleme; • Cunoașterea foarte bună a domeniului de activitate a clientului de care răspunde și înțelegerea a ceea ce dorește să facă clientul. Identificarea celei mai bune rezolvări pentru problemele sesizate de către client și propunerea de soluții alternative decât cele solicitate de către client pentru procesele de lucru aferente. Cerințele pentru nivelele de suport sunt descrise mai jos: • Serviciile de suport nivel 1 trebuie să asigure: o Asistență în utilizarea corectă a aplicației; o Verificări pas cu pas prin intermediul aplicației pentru furnizarea serviciilor; o Aplicarea de corecții prin intermediul aplicației; o Înregistrarea de configurări necesare clientului prin intermediul aplicației; o Administrarea aplicației, conturilor, drepturilor, funcționalităților; o Menținerea în permanență a legăturii cu clientul; o Gestionarea trasabilității informațiilor asociate unei sesizări (într-o aplicație de gestionare a incidentelor). • Serviciile oferite nivel 2 suport trebuie să asigure: o Activități de reproducere a incidentului; o Monitorizarea aplicației; o Verificări - verificări periodice a funcționalității sistemului; o Verificări asupra stării serverelor în vederea identificării din timp a posibilelor probleme (lipsă spațiu harddisk, memorie insuficientă, capacitate insuficientă procesor); o Escaladarea sesizării; o Testarea soluției sesizării; o Configurări; o Elaborarea sau Actualizarea Manualelor de utilizare; o Instalări. • Serviciile oferite nivel 3 suport trebuie să asigure: o Solicitări de îmbunătățire aplicație aprobate; o Clarificări de business; Cod document: Pag. 41 din 71 Denumire document: o Probleme de infrastructură (hardware sau software de sistem); o Intervenții în locație dacă este cazul; o Erori de aplicație; o Rezolvarea incidentului în suport la nivelul bazelor de date; o Executarea de modificări; o Instalarea versiunilor noi aplicație. De asemenea, echipa de suport tehnic va realiza următoarele activități continue pentru oferirea suportului tehnic nivel 1, 2 și 3: • Răspunde apelurilor (telefonice sau email-urilor) într-o manieră pozitivă și profesionistă; • Verifica fiecare cerere a clientului conform cu contractul de suport încheiat; • Asigura că toate apelurile sunt tratate în mod eficient și cu promptitudine, în conformitate cu SLA; • Obținere informații necesare tratării cererii de suport, atunci când este cazul; • Obține acordul clientului pentru scopul problemei și rezoluția ei; • Analizează cererea de asistență sosită; • Furnizează soluții alternative pentru probleme pentru a reduce la minimum impactul problemelor, atunci când acest lucru este adecvat; • Îndrumă clientul pentru a urma fluxurile și instrucțiunile corecte de lucru, în vederea soluționării problemelor apărute la client; • Îndrumă clientul în configurarea aplicațiilor pentru o personalizare adecvată clientului a aplicației; • Îndrumă clientul și execută activități de mentenanță (backup-uri, verificări); • Actualizarea regulată a clienților cu privire la starea cererilor lor; • Monitorizează toate cererile clientului; • Utilizează un limbaj adecvat în comunicarea cu clientul, atât în scris, cât și oral; • Sesizează din timp și încearcă să prevină eventualele probleme; • Ia deciziile cele mai bune pentru organizație și pentru client în ceea ce privește proiectul în suport; • Planifică operațiile de suport și monitorizează desfășurarea; • Instalează și reconfigurează soluțiile pe servere daca întervin modificări asupra acestora; • Menține legătura în permanentă cu clientul. Ține clientul la curent cu stadiul fiecărei probleme; • Asigura că apelurile sunt actualizate în mod regulat cu acțiunile întreprinse. c) Definirea timpilor de răspuns și remediere Prevedere a contractului care specifică timpii de răspuns și timpii de remediere asigurați de către furnizor pe perioada furnizării serviciilor, conform priorității fiecărui incident. Definirea timpilor s-a făcut luând în considerare programul de lucru de Luni pana Vineri, în intervalul orar 9:00 – 17:00. Timpii de răspuns (recepționare) sunt măsurați din momentul notificării unei solicitări valide transmise de către Beneficiar și înregistrate la Furnizor. Pentru realizarea acestor servicii, contractantul va desfășura o serie de activități, în funcție de severitate și impact, pe perioada de derulare a contractului, pe baza următorilor timpi de răspuns/remediere (SLA - Service Level Agreement): Timp maxim Timp maxim Nivel de Timp de Descriere pentru soluția pentru severitate răspuns provizorie remediere Critică Sistem total nefuncțional Maxim 2 zile 30 zile (nivel 1) Niciun utilizator nu poate accesa Sistemul Software 2 ore Datele sunt corupte Funcţiile critice documentate ale Sistemului Software nu sunt disponibile Cod document: Pag. 42 din 71 Denumire document: Sistemul stagnează pentru o perioadă nedeterminată, cauzând întârzieri inacceptabile sau nedefinite pentru resurse sau intervenţii Sistemul se blochează, iar după încercări de repunere în funcţiune, se blochează în mod repetat Mare Eroare ce afectează majoritatea funcționalităților Maxim 4 zile 30 zile (nivel 2) sistemului 6 ore Majoritatea utilizatorilor Sistemului Software pentru Producţie se confruntă cu întreruperea semnificativă a proceselor sau cu deteriorări ale serviciului, care fac practic imposibilă desfăşurarea acestora, însă Sistemul Software funcţionează. Funcţionalităţile de Bază sau caracteristicile Sistemului Software nu sunt disponibile, însă există metode acceptabile de evitare a erorilor, iar operaţiunile pot continua în mod restrâns. Mediu Eroare apărută la o funcție, proces sau Maxim 10 zile 30 zile (nivel 3) componentă, sistem parțial nefuncțional. 2 zile. Utilizatorii se confruntă cu pierderi moderate, sau cu deteriorarea serviciilor acestora, însă operaţiunile pot fi continuate în mod rezonabil în Sistemul Software. Incidentul are legătură cu Funcţionalităţile non-Critice sau de Bază documentate ale Sistemului Software. Minor Eroare care afectează o funcție sau un proces, dar Maxim 12 zile 30 zile (nivel 4) funcționarea întregului sistem nu este afectată 4 zile. semnificativ Operaţiunile comerciale ale Beneficiarului funcţionează bine, cu deranjamente minore sau fără deranjamente în momentul furnizării serviciilor. Utilizatorii se confruntă cu o pierdere minoră sau cu nicio pierdere a serviciilor. Niciuna dintre Funcţionalităţile Critice sau de Bază documentate ale Sistemului Software nu prezintă erori, neavând niciun impact asupra operaţiunilor comerciale, nici măcar unul minim, sau este formulată o solicitare non-tehnică. Timpii de răspuns și remediere sunt definiți astfel: • Timpul de Răspuns - timpul în care Prestatorul va transmite confirmarea primirii notificării și înregistrarea apelului Beneficiarului; • Timpul pentru soluția provizorie – timpul necesar până când Prestatorul transmite pașii de implementare a unei soluții provizorii sau implementează soluția provizorie; • Timpul de remediere, soluție finală – timpul necesar până când Prestatorul transmite pașii de implementare a unei soluții finale sau implementează soluția finală sau, în cazul necesității modificării aplicației, până când Prestatorul transmite și agrează cu Beneficiarul planul de realizare a modificării într-o versiune ulterioară. Cod document: Pag. 43 din 71 Denumire document: d) Procesul de management al incidentelor Pentru gestionarea activității de suport în perioada de garanție, Prestatorul trebuie să descrie în detaliu metodologia după care vor derula activitățile de asistență tehnica și suport. Ofertanții trebuie să prezinte împreună cu propunerea tehnică procedurile de asistență tehnică și suport din cadrul propriei organizații. Ofertanții trebuie să prezinte detaliat livrabilele care vor rezulta în urma prestării serviciilor corespunzătoare etapei de asistență tehnică și suport. Descrierea trebuie să conțină cel puțin următoarele informații: • Formularul/formularele care vor fi utilizate pentru fiecare livrabil; • Descrierea conținutului fiecărui livrabil; • Modul în care va fi interpretat conținutul livrabilelor. Serviciile de suport și mentenanță software vor deveni operaționale încă de la intrarea în producție a sistemului ofertat. Sistemul de suport va asigura, dar nu se va limita la următoarele tipuri de probleme: • Întrebări de natură tehnică post implementare; • Preluare de bug-uri (erori la nivel software); • Optimizarea utilizării sistemului. 6.7. Garanție Prestatorul este obligat să asigure garanția sistemului integrat ofertat pentru o perioadă de minim un an (12 luni) de la recepția finală. 6.8. Drepturi de proprietate intelectuală În conformitate cu prevederile legale în vigoare, toate drepturile patrimoniale de autor asupra tuturor operelor create de către prestator (contractor sau membrii unei asocieri), aferente produsului livrat sau serviciului prestat, se transferă către beneficiar (autoritatea contractantă). Astfel, orice rezultate ori drepturi, inclusiv drepturi de autor sau alte drepturi de proprietate intelectuală ori industrial, inclusiv codul sursă dobândite în executarea contractului vor fi proprietatea exclusivă a Beneficiarului, care le va putea utiliza, public, cesiona ori transfera așa cum consideră de cuviință, fără limitarea geografică ori de altă natură, cu excepția situațiilor în care există deja asemenea drepturi de proprietatea intelectuală ori industrială. Beneficiarul va reține dreptul de proprietate intelectuală exclusivă doar pentru elementele (cod sursă, componente ale soluției, documentație sau tehnici) realizate suplimentar față de funcționalitățile standard existente în produse de tip „Commercially available Off-The-Shelf” (COTS) ofertate, cu scopul de a acoperi cerințele contractului. Prestatorul va pune la dispoziție codul sursă și instrumentele de dezvoltare utilizate doar pentru elementele realizate suplimentar față de functionalitățile standard existente în produsul COTS ofertat. Toate drepturile de proprietate intelectuală, precum și drepturile de utilizare exclusivă asupra documentelor predate în cadrul contractului, dar și asupra soluției/soluțiilor dezvoltate vor fi transferate către Beneficiar în momentul acceptanței. Ofertantul are obligația de a transmite codul sursă al aplicației dezvoltate, împreună cu documentația aferentă acesteia. În lipsa celor mai sus-menționate, livrabilele predate/ aplicația/aplicațiile dezvoltate nu vor obține acceptanța din partea Beneficiarului. Ofertantul trebuie să ia la cunoștință și să menționeze în clar acceptarea acestor condiții în propunerea tehnică depusă. Cod document: Pag. 44 din 71 Denumire document: 6.9. Asigurarea și controlul calității pe durata contractului Ofertantul trebuie să prezinte în cadrul propunerii tehnice o descriere a procedurilor de asigurare și control al calității aplicabile proceselor pe care le derulează în activitatea curentă. Se va prezenta o copie a manualului calității semnată de către reprezentantul legal al ofertantului. Ofertantul trebuie să descrie cum va realiza monitorizarea evoluției contractului și să descrie criteriile de calitate urmărite pe perioada desfășurării contractului. Ofertantul va descrie tipul și frecvența rapoartelor de monitorizare a evoluției contractului. Ofertantul trebuie să aloce în planul de proiect timpi suficienți de verificare și validare din punct de vedere calitativ pentru serviciile prestate în cadrul contractului și pentru livrabilele/documentele rezultate. Trebuie să fie incluse în propunerea tehnică următoarele proceduri de lucru: Procedura de asistență tehnică, mentenanță și suport, Procedura de livrare, Procedura de acceptanță, Procedura de derulare a ședințelor, Procedura de management al schimbării, Procedura de analiză și design, Procedura de dezvoltare aplicații software, Procedura de control al livrărilor, Procedura de testare a livrabilelor soft, Procedura de implementare, Procedura de control al produsului neconform. Neprezentarea în propunerea tehnică a acestor documente va duce la descalificarea ofertei ca fiind neconformă. Ofertantul trebuie să includă în propunerea tehnică și varianta preliminară a planului de calitate pentru derularea proiectului. Planul de calitate trebuie să conțină cel puțin următoarele informații: • Descrierea fazelor, etapelor și activităților din cadrul proiectului; • Descrierea pachetelor de lucru și a livrabilelor rezultate în urma prestării serviciilor; • Descrierea criteriilor de acceptanta pentru livrabile, pachete de lucru, faze, etape etc.; • Formulare care vor fi utilizate în cadrul proiectului. 7. IPOTEZE ȘI RISCURI Nr. Alocarea riscului în Riscuri identificate (R) Mod de gestionare (M) crt. cadrul contractului 1. Datele și informațiile necesare Responsabilul de Responsabilul de contract se va asigura de desfășurării serviciilor și furnizării contract din partea buna desfășurare a acestuia. de produse comunicate de către Autorității Organizare de ședințe /întâlniri pentru a Autoritatea contractantă nu sunt contractante asigura un management adecvat al suficiente, din punct de vedere al contractului, verificarea/ evaluarea modului ofertantului, pentru îndeplinirea de prestare a serviciilor / furnizarea cerințelor solicitate prin Caietul produselor etc. de sarcini. Ofertantul va avea capacitatea, la nevoie, să completeze echipa de proiect1 cu specialiști, experți non-cheie care vor contribui la obținerea datelor și informațiilor necesare pentru buna desfășurare a contractului. 2. Evaluarea eronată a ofertei și Comisia de evaluare a Controlul ofertelor care trebuie să stabilirea ofertantului câștigător ofertelor corespundă cu documentația de atribuire. (aplicarea greșită a criteriului de atribuire și/sau descalificarea eronată a unor ofertanți). 3. Atribuirea eronată a contractului Responsabil achiziții / Verificare PAAP înainte de lansare procedură de achiziție publică (contractul coordonator IT de atribuire și pe parcursul derulării nu este în PAAP și/sau obiectul procedurii + verificare obiect contract astfel contractului nu corespunde încât să corespundă cu cerințele tehnice cerințelor tehnice solicitate). solicitate. 1 în limita bugetului asumat prin contract Cod document: Pag. 45 din 71 Denumire document: 4. Încheierea cu greșeli a Responsabil achiziții Controlul referatului de necesitate în contractului de achiziții publice momentul aprobării lui și/sau verificarea (valoarea contractului este mai programului de achiziție și/sau verificarea mare decât cea din ofertă și/sau prevederilor din caietul de sarcini. lipsa unor clauze contractuale importante + contractul nu este datat și semnat de reprezentanții legali și/sau contractul nu poartă vize CFPP). 5. Faza de implementare a Responsabilul de Verificarea clauzelor din contractul de contractului (recepția eronată contract din partea achiziție, inclusiv anexele și/sau controlul cantitativă și calitativă a Autorității juridic al prevederilor din contractul de serviciilor și produselor și/sau contractante achiziție și/sau controlul intern periodic facturi întocmite greșit). și/sau verificarea dosarului achiziției publice, imediat dupa încheierea derulării achiziției și/sau controlul modului de întocmire al facturilor și anularea celor întocmite eronat. 6. Plata cu întârziere a facturilor Responsabilul de Responsabilul de contract din partea contract din partea Autorității contractante se va asigura că nu Autorității se va depăși termenul de plată asumat prin contractante contract, asigurând astfel fluxul de numerar adecvat 7. Înlocuirea Personalului implicat Responsabilul de Modificările contractului se vor face în în Contract, altul decât cel contract şi limitele dispozițiilor prevăzute de art. 221 - pentru care s-au aplicat factori responsabilul achiziții 222 din Legea nr. 98/2016 coroborate cu de evaluare (Schimbări de din partea Autorității prevederile referitoare la modificări personal în poziții cheie pentru contractante contractuale din H.G. nr. 395/2016 (art. 23, proiect/contract, mai ales în alin. (9) precum și art. 164 și 165) și nu vor cazul experților coordonatori). conduce la obținerea unui punctaj inferior celui precizat în Contract și în Raportul procedurii de atribuire (Planificarea și documentarea detaliată a fiecărei faze de proiect vor asigura preluarea cu minim de dificultăți a pozițiilor cheie pentru proiect în cazul schimbării personalului.). 8. Acțiuni sau inacțiuni ale unui Autoritatea Modificările contractului se vor face în factor interesat în legătură cu contractantă/ limitele dispozițiilor prevăzute de art. 221 - activitățile din cadrul Contractant/ Experți 222 din Legea nr. 98/2016 coroborate cu Contractului, Rezultatele parțiale AM POCA prevederile referitoare la modificări sau finale ale activității, în contractuale din H.G. nr. 395/2016 (art. 23, condițiile în care, atât alin. (9) precum și art. 164 și 165). Autoritatea Contractantă, cât și Pentru prevenirea situației de întârziere se va Ofertantul devenit Contractant realiza o planificare riguroasă și o au planificat, în limite rezonabile monitorizare continuă a implementării, și conform prevederilor legale pentru luarea măsurilor de corecție ce se aplicabile, resurse de timp, impun. materiale și umane pentru gestionarea relației cu factorul interest (Neîncadrarea în termenele de realizare ale activităților propuse). 9. Înlocuirea/introducerea de Responsabilul de Modificările contractului se vor face în Subcontractanți contract şi limitele dispozițiilor prevăzute de art. 221 - responsabilul achiziții 222 din Legea nr. 98/2016 coroborate cu din partea Autorității prevederile referitoare la modificări contractante contractuale din H.G. nr. 395/2016 (art. 23, alin. (9) precum și art. 164 și 165) și nu vor conduce la obținerea unui punctaj inferior celui precizat în Contract și în Raportul Cod document: Pag. 46 din 71 Denumire document: procedurii de atribuire respective, fără a fi afectată calitatea livrabilelor 10. Dificultăți de colaborare/ Autoritatea Organizare de ședințe/întâlniri periodice în comunicare între diferite părți contractantă/ scopul organizării activităților implicate în derularea Contractant contractului 11. Grad redus de implicare a Autoritatea Se vor informa ministerele în timp util în grupului țintă contractantă legătură cu demararea proiectului, se vor (Echipa de stabili persoane de contact în cadrul management a instituțiilor implicate, se va desemna proiectului) personal tehnic de specialitate pentru desfășurarea activităților proiectului. Toți acești pași vor fi făcuți prin elaborarea și trimiterea unor note și adrese către conducătorii instituțiilor implicate. 12. Modificarea reglementărilor Autoritatea Pentru evitarea acestui risc, echipa de europene care trebuie aplicate în contractantă/ proiect trebuie să fie bine informată cu legislația românească și care Contractant/Experți privire la proiectele legislative europene care determină modificări în regulile AM POCA sunt preconizate, respectiv să fie conștientă de implementare a proiectelor de impactul pe care noua legislație îl poate avea asupra proiectului. În acest sens, echipa de proiect va adapta în permanență acțiunile proiectului la noile prevederi legislative și va realiza planuri de acțiuni alternative, având în vedere proiectele legislative preconizate. 13. Dificultatea de a utiliza Autoritatea Pentru evitarea acestui risc, se recomandă ca instrumente specializate pe contractantă/ echipa de proiect din partea beneficiarului și parcursul implementării Experți Contractant a prestatorului să utilizeze pe parcursul plaftformei IT, respectiv în cadrul implementării contractului instrumente activităților de analiză, software și hardware specializate, menite să metodologie și proiectare sistem aducă valoare adăugată proiectului. informatic 14. Neînțelegerea obiectivelor Autoritatea Pentru evitarea acestui risc, se recomandă ca proiectului și a rezultatelor contractantă (Echipa echipa de proiect din partea prestatorului să așteptate de management a se asigure în mod permanent, prin mijloace și proiectului) / metode adaptate, asupra respectării Contractant obiectivelor și a rezultatelor proiectului. Actualizarea raportului de analiză și a mecanismului pentru a reflecta cerințele utilizatorilor și a procedurilor de schimbare pentru orice modificare a cerințelor și după aprobarea acestora. 15. Rezultatele intermediare Autoritatea Pentru evitarea acestui risc, se recomandă ca (livrabile) nu vor fi realizate în contractantă (Echipa prestatorul să organizeze în cadrul totalitate de management a proiectului întâlniri cu echipa beneficiarului proiectului) / pentru analiza rezultatelor proiectului și a Contractant indicatorilor de rezultat preconizați. Cod document: Pag. 47 din 71 Denumire document: 8. MANAGEMENTUL/GESTIONAREA CONTRACTULUI ȘI ACTIVITĂȚI DE RAPORTARE ÎN CADRUL CONTRACTULUI Strategia Abordării Ofertantul va trebui să prezinte în cadrul ofertei modul de organizare a activității sale pentru a finaliza fiecare dintre activitățile asociate acestui proiect. De asemenea, va descrie detaliat metodele folosite în cadrul contractului, principalele activități legate de organizarea contractului, experții cheie, programul și livrabilele. Descrierea trebuie să fie suficient de clară și concretă astfel încât să se poată identifica rezultatele pentru fiecare activitate. Propunerea tehnică va conține cel puțin următoarele: • Viziunea proprie asupra realizării contractului, din care să reiasă modul în care a înțeles contextul și scopul acestuia; • Identificarea aspectelor principale legate de îndeplinirea obiectivelor contractului și a rezultatelor așteptate și o scurtă descriere a acestora; • O metodologie de management de proiect. Ofertantul va descrie detaliat propria metodologie de proiect pe care intenționează să o utilizeze pe parcursul implementării contractului, adaptată la proiectul actual. Pentru realizarea cu succes a activității de management de proiect, Ofertantul trebuie să dețină și să utilizeze un instrument colaborativ de gestionare a activităților contractului, care va îndeplini minim următoarele cerințe: • Poate fi accesat printr-o interfață web; • Permite organizarea utilizatorilor pe grupuri, precum și organizarea spațiilor de lucru; • Permite managementul activităților și al task-urilor alocate utilizatorilor și urmărirea acestora, organizări de întâlniri, partajare documente; • Permite generarea de rapoarte de activitate; • Beneficiarul nu va pune la dispoziția Prestatorului mediul fizic necesar instalării și punerii în funcțiune a instrumentului; acesta va fi instalat la sediul Prestatorului sau în ”Cloud” și va fi accesat printr-o interfață web. 8.1. Organizarea Ofertantul va prezenta pe larg organizarea pe care și-o propune pentru a-și desfășura activitatea în cadrul contractului, în raport cu specificul acestuia și cu metodologia propusă. Ofertantul va prezenta organizarea și responsabilitățile fiecărei părți implicate în contract, inclusiv propunerile pentru organizarea Beneficiarului. De asemenea, ofertantul va descrie facilitățile suport pe care experții implicați le vor avea din partea ofertantului pe timpul execuției contractului. În cazul în care ofertantul reprezintă o asociere, ofertantul trebuie să descrie modalitatea în care fiecare membru al asocierii intervine în contract, distribuirea și interacțiunea sarcinilor și a responsabilităților. 8.2. Planificarea Ofertantul trebuie să menționeze expres în plan termenele care sunt obligatorii astfel cum sunt prevăzute în graficul de implementare a contractului. Ofertantul va prezenta pe larg activitățile și Cod document: Pag. 48 din 71 Denumire document: subactivitățile specifice cerute în contract, în vederea atingerii obiectivelor acestuia și a rezultatelor așteptate. Descrierea trebuie să evidențieze etapele, activitățile specifice fiecărei etape, resursele umane necesare îndeplinirii fiecărei etape, livrabilele așteptate de la fiecare etapă, modul în care acestea concură la atingerea obiectivelor. 8.3. Monitorizare și control Se vor detalia obligațiile de monitorizare și de raportare ale ofertantului și se va propune o strategie în acest sens. 8.4. Registrul riscurilor Ofertantul va detalia impactul riscurilor identificate de Autoritatea Contractantă și se va prezenta posibile măsuri de remediere în vederea micșorării acestui impact. De asemenea, ofertantul va identifica potențiale alte riscuri, inclusiv pe baza experienței proprii din proiecte similare. Se vor identifica riscuri din categorii diferite, care necesită abordări diferite. Pentru fiecare risc identificat se vor prezenta și posibile măsuri de remediere a acestora. 8.5. Planificarea activităților de management a proiectului Ofertantul trebuie să prezinte o matrice care să demonstreze cum se potrivește metodologia propusă cu cerințele contractului. Astfel, este așteptată suprapunerea activităților proprii cu activitățile contractului, a livrabilelor conforme metodologiei aplicate cu livrabilele contractului, precum și corelarea acestora cu rezultatele așteptate. Ofertantul va prezenta planul de management al contractului, împreună cu toate procedurile și formularele aferente acestora, prin intermediul căruia se va detalia modul de gestionare al întregului contract. În acest sens, se va prezenta cel puțin: planificarea activităților contractului, cu indicarea tuturor fazelor/etapelor determinante de realizare a activităților (în ordinea și succesiunea logică, împreună cu modul de interacționare/alocare al resurselor în vederea prestării serviciilor ofertate și cu specificarea standardelor/regulamentelor relevante aplicate în scopul realizării diferitelor activități), inclusiv modalitatea de raportare a progresului pentru activitățile din cadrul contractului (intervalele de raportare, conținutul informațional al raportării precum și circuitul de aprobare al rapoartelor de progres), modalitatea de comunicare între participanții la contract (echipa de proiect și reprezentanții beneficiarului). 8.6. Alocarea resurselor, nivelul de implicare și calendarul resurselor Ofertantul va detalia care sunt resursele pe care le va aloca activităților contractului. Alocarea zilelor de lucru se va realiza conform activităților și etapelor descrise în prezentul caiet de sarcini. În situația în care vor exista oferte în care ponderea aproximată din valoarea contractului (procente) nu corespunde cu cerința din caietul de sarcini acestea nu vor fi vor fi declarate neconforme. Totodată pentru fiecare activitate, în etapa de alocare a zilelor de lucru, ofertantul va ține cont de bugetul și numărul de zile estimate de Autoritatea Contractantă în determinarea bugetului contractului, așa cum sunt prezentate mai jos (graficul de livrări și plăți): Cod document: Pag. 49 din 71 Denumire document: Pondere din Unitatea de Nr. de Rezultat Descrierea activității valoarea contractului măsură unităţi (aprox. %) 1 2 3 4 5 Rezultat 1 - Asistență tehnică pentru realizarea, dezvoltarea și implementarea unei platforme electronice de comunicare • Realizare analiză referitoare la pachet cadrul actual privind asistență comunicarea guvernamentală 1 5% tehnică/ • Organizare 2 ateliere de lucru analiză Rezultat intermediar 1.1 - pentru diseminarea analizei Mecanism (metodologie și ghid • Realizare mechanism de implementare) pentru (metodologie și ghid de operaționalizarea unui sistem implementare) pentru pachet integrat de comunicare operaționalizarea unui sistem asistență guvernamentală integrat de comunicare tehnică / 10% 1 guvernamentală metodologie și • Organizare 2 ateliere de lucru ghid pentru diseminarea metodologiei • Realizare platformă informatică suport pentru operaţionalizarea metodologiei • Organizare sesiuni de instruire (training) pentru reprezentanții instituțiilor administratiei publice centrale, fiecare cu o durată pachet de 4h (302 persoane) asistență • Organizare sesiuni de instruire 1 60% tehnică / Rezultat intermediar 1.2 - (training) instruire pentru platformă IT Platforma electronică de administratorii de sistem (4 comunicare (portal – sistem persoane, câte 2 module) informatics integrat) - • Realizare analiză și evaluare a Instrument suport pentru documentației beneficiarului operaționalizarea metodologiei și a platformei informatice în și a ghidului vederea certificării conformității, uzabilităţii şi securităţii pachet sistem 14% Dezvoltare platformă de calcul și informatică suport pentru stocare / 1 operaţionalizarea metodologiei licențe (licențe software) software Dezvoltarea platformei pachet sistem 11% informatice suport pentru de calcul și 1 operaţionalizarea metodologiei stocare / (achiziție hardware) (hardware) Cod document: Pag. 50 din 71 Denumire document: Activitățile vor fi împărțite în funcție de etapele și caracterul acțiunilor ce trebuie întreprinse pentru realizarea cu succes a acestora. Pentru evidențierea corectă a interdependențelor dintre activități se recomandă utilizarea de programe de calcul automat. Notă: În sensul celor de mai sus, următorii termeni au următoarele semnificații: • ”Activitate” însemnă un element bine definit și delimitat de acțiune în cadrul contractului ce urmează să fie atribuit, a cărei realizare presupune un timp estimat de realizare și un nivel alocat al resurselor necesare; • ”Evenimente” reprezintă acele puncte într-un program de lucru în care se începe, respectiv se finalizează o activitate; • ”Resurse” înseamnă elementele necesare pentru realizarea unei activități, cum ar fi: resurse materiale (furnituri), echipamente (inclusiv utilaje, instalații, echipamente tehnice, etc), resurse umane (forță de muncă pentru realizarea serviciilor), resurse informaționale (know-how), resurse financiare (capital, respectiv bani) și timp (durată); • ”Succesiune logică” înseamnă ordinea activităților și evenimentelor cu mențiunea că unele dintre activități nu pot fi începute înainte de finalizarea unei alte activități, în timp ce alte activități pot fi independente unele față de celelalte, fie în același timp sau una după alta (fără a afecta logica generală a programului de realizarea a investiției și scara aferentă timpului); • ”Durată” înseamnă zile lucrătoare. 8.7. Raportare Prestatorul este responsabil de elaborarea și transmiterea următoarelor rapoarte către Beneficiar: • Raport inițial o Va fi întocmit în maximum 2 săptămâni de la demararea execuției contractului. o Acest document trebuie să pornească de la propunerea tehnică și să aducă detalierile necesare, structurări sau clarificări, unde este cazul. Raportul va cuprinde planificarea activităților, metodologia utilizată, indicatorii care se doresc a fi obținuți în fiecare etapă. o Raportul inițial va constitui principalul instrument de lucru și se va face referire la el pe toată perioada de implementare a contractului. • Rapoarte intermediare o Beneficiarul poate solicita Prestatorului completarea unui document standard prin care să prezinte evoluția activităților și întârzierile, dacă acestea sunt semnificative. • Rapoarte activitate o Se vor elabora rapoarte de activitate la finalizarea fiecărei activități. Fiecare raport de activitate va fi însoțit de un raport financiar în care se vor prezenta în detaliu alocarea/alocările experților pe respectiva activitate. • Raport final o Varianta preliminară a Raportului final trebuie să fie transmisă Beneficiarului cu cel puțin o lună înainte de sfârșitul perioadei de execuție a contractului pentru a fi analizat. El trebuie sa descrie întreg procesul de implementare și va înlesni evaluarea rezultatelor obținute atât în termeni calitativi, cât și cantitativi. o Raportul va cuprinde: o evaluarea succesului și constrângerilor majore pentru fiecare activitate și sarcină; o realizările generale ale contractului; Cod document: Pag. 51 din 71 Denumire document: o evaluarea realizării rezultatelor propuse în cadrul contractului; o recomandări pentru acțiuni viitoare cu scopul asigurării sustenabilității activităților, rezultatele așteptate după finalizarea contractului, precum și măsurile ce trebuie întreprinse de către Beneficiar în acest sens. Varianta preliminară a acestui raport va fi revizuită cu observațiilr/comentariile primite din partea Beneficiarului. Ofertantul va prezenta rapoartele solicitate în cadrul prezentului caiet de sarcini atât în graficul de implementare al proiectului cât și în lista livrabilelor. 8.8. Transmiterea și aprobarea rapoartelor Toate rapoartele elaborate de către Prestator vor fi redactate în limba română (se vor folosi diacritice). Rapoartele realizate în cadrul contractului vor purta în mod obligatoriu, pe prima pagină (copertă), elementele de vizibilitate obligatorii, pentru care va fi solicitat acordul prealabil al Autorității de Management a Programului Operațional Capacitate Administrativă. Regulile menționate mai sus urmează a fi aplicate tuturor livrabilelor predate în cadrul contractului. Toate rapoartele trebuie transmise, în format tipărit (1 exemplar) și în format electronic, spre aprobare, în atenția Managerului de Proiect al Beneficiarului. Beneficiarul va aproba rapoartele sau va notifica observațiile sale în termen de maximum 10 zile lucrătoare de la primirea rapoartelor. Prestatorul are obligația ca în termen de 10 zile lucrătoare de la notificare să opereze corecturile necesare. În vederea acordării acceptanței, beneficiarul trebuie ca în maximum 10 zile lucrătoare de la primirea livrabilului în formă revizuită să verifice livrabilul revizuit. În cazul în care livrabilul revizuit conține observațiile completate/corectate, beneficiarul emite procesul verbal de acceptanță. În cazul în care livrabilul nu corespunde cerințelor, acesta se consideră întârziat și se aplică penalități conform clauzelor din contract, până la remedierea situației. 8.9. Evaluarea performanței contractantului Evaluarea performanței Contractantului se va realiza pe durata implementării proiectului în baza unor indicatori de performanță. Indicatorii de performanță asociați Contractului vor fi utilizați inclusiv pentru eliberarea documentului constatator la finalul prestării serviciilor. Furnizorul va ține evidența valorilor asociate indicatorilor de performanță și va include informații referitoare la nivelul de performanță înregistrat în toate rapoartele și documentele întocmite pentru realizarea întâlnirilor de pe durata derulării Contractului. În acest sens, Autoritatea Contractantă va utiliza indicatorii de performanță mentionați în Anexa 1 a prezentului caiet de sarcini. Formula de calcul: % de livrabile predate complet = nr. de livrabile predate complet / nr. de livrabile necesar a fi predate complet*100 Performanța finală a Contractantului va fi calculată ca medie aritmetică a indicatorilor. 9. LOCUL ȘI DURATA DESFĂȘURĂRII ACTIVITĂȚILOR 9.1. Locul desfășurării activităților Platforma informatică (sistem informatic integrat) va fi instalată și va intra în producție în Camera tehnică (Data Center) din sediul central al Secretariatul General al Guvernului, Palatul Victoria, Piața Victoriei nr. 1, Sector 1, Municipiul București. Activitățile de analiză și de realizare a metodologiei și a ghidului de implementare pentru operaționalizarea platformei informatice, cât și activitățile necesare dezvoltării și punerii în funcțiune a Cod document: Pag. 52 din 71 Denumire document: sistemul informatic se vor desfășura atât la sediul Beneficiarului, menționat mai sus, cât și la sediul Prestatorului, precum și în alte locații, în funcție de particularitățile proiectului și de nevoile identificate. Pentru a asigura buna desfășurare a etapelor necesare realizării proiectului, activitățile se vor realiza fie față în față sau în format online (conform reglementărilor în vigoare la momentul desfășurării atelierelor), condițiile de desfășurare se vor agreea de comun acord cu Beneficiarul. 9.2. Data de început și data de încheiere a prestării serviciilor sau durata prestării serviciilor Activitățile din cadrul contractului vor fi demarate la primirea ordinului de începere din partea Beneficiarului. Perioada de execuție a contractului decurge din momentul semnării contractului, dar nu trebuie să depășească data de finalizare a proiectului, respectiv 21.12.2023. Durata maximă estimată pentru Activitatea 1.1 – Mecanism (metodologie și ghid de implementare) pentru operaționalizarea unui sistem integrat de comunicare guvernamentală este de maxim 1 lună. Durata maximă estimată pentru Activitatea 1.2 - Platforma electronică de comunicare (portal – sistem informatic integrat) pentru operaționalizarea metodologiei și a ghidului este de maxim 3 luni. 10. Resursele necesare/expertiza necesară pentru realizarea activităților în Contract și obținerea rezultatelor 1. Resurse materiale Pentru îndeplinirea cu succes a activităților descrise, prestatorul va pune la dispoziția echipei de proiect proprii toate resursele materiale necesare. În mod minimal, fiecare expert va avea la dispoziție un echipament de calcul portabil, pe care va exista instalat software (de ex. utilitare tip office - editor de text, program de calcul tabelar, instrument de realizare prezentări grafice etc) necesar îndeplinirii activităților prevăzute. De asemenea, prestatorul va pune la dispoziție următoarele: • Hardware necesar pentru activitatea de dezvoltare software; • Instrumente software pentru activitatea de dezvoltare; • Instrumente software pentru activitatea de testare. Prestatorul are obligația ca toate instrumentele software utilizate pentru îndeplinirea contractului (producerea livrabilelor necesare) să fie licențiate conform prevederilor legale în vigoare și în funcție de tipul de instrument folosit, modul de licențiere recomandat de producător, număr de utilizatori etc 2. Resurse umane În vederea implementării cu succes a contractului de asistență tehnică, ofertantul va organiza și va pune la dispoziția autorității contractante o echipă de experți care, prin atribuțiile și pregătirea lor, vor realiza execuția tuturor activităților care trebuie realizate în cadrul contractului. Prestatorul se obligă să păstreze, atât el cât și resursele umane propuse, confidențialitatea asupra informațiilor primite de la Beneficiar pe parcursul derulării contractului și asupra rezultatelor obținute în executarea contractului. Pentru demonstrarea calificărilor și experienței experților propuși, vor fi prezentate următoarele documente justificative: • CV-ul expertului propus în format Europass, datat și semnat de titular, care să ateste îndeplinirea cerințelor solicitate de autoritatea contractantă; • diplome, certificări emise de entități abilitate privind specializarea personalului (studiile, pregătirea profesională, calificarea fiecărui expert propus în cadrul echipei de proiect), recomandări/contracte Cod document: Pag. 53 din 71 Denumire document: doveditoare (acolo unde este cazul) și/sau orice alte documente relevante prin care se face dovada îndeplinirii experienței/cerinței solicitate. Pentru diplome/ atestate /certificări specifice care au precizat un termen valabilitate acestea trebuie să fie valabile la momentul depunerii ofertei. De asemenea, documentele prin care se face dovada îndeplinirii educației, experienței și/sau cerinței solicitate trebuie prezentate și în limba română, traduse de un traducător autorizat. În cazul în care se propun persoane care nu sunt angajați ai ofertantului, pentru fiecare astfel de specialist se va prezenta dovada relației contractuale între specialist și ofertant și/sau se va completa de către titular, se va semna și se va prezenta o declarație de disponibilitate. Documentele justificative pentru experți cheie (principali - care au rol important în implementarea contractului) vor fi anexate propunerii tehnice realizate de Ofertant. Documentele justificative pentru experții non-cheie (secundari) vor fi prezentate ulterior în implementarea contractului, la nivelul propunerii tehnice fiind prezentată modalitatea în care se asigură accesul la experții non-cheie pe perioada derulării contractului. Pe perioada de implementare a contractului, în situația în care este necesară înlocuirea unui expert cheie, Prestatorul are obligația de a notifica Beneficiarul cu minimum 10 zile înainte de data propusă pentru înlocuire. Notificarea va fi în mod obligatoriu însoțită de documente justificative asociate expertului propus, așa cum au fost solicitate prin documentația de atribuire a contractului. Înlocuirea va putea fi realizată doar în condițiile în care se face dovada unei certificări similare sau superioare a expertului propus, către Beneficiar. Modificările referitoare la experții cheie nu trebuie să afecteze calitatea și durata de desfășurare a activităților fiind în responsabilitatea Prestatorului să se asigure de îndeplinirea cerințelor minime solicitate de Beneficiar. 10.1. Numărul de experți pe categorie de expertiză necesară Echipa de experți propusă de Prestator va fi formată dintr-un număr de experți cheie (principali) și experți non-cheie (secundari), dar poate fi completată și cu alți experți în măsura în care se consideră necesar în vederea îndeplinirii obligațiilor contractuale. Fiecare dintre persoanele propuse trebuie să îndeplinească integral toate cerintele minime aferente expertului (profilului de expert) pentru care au fost nominalizate. Nu se acceptă îndeplinirea cerințelor minime aferente unui expert prin cumul de către mai multe persoane. Numărul minim de persoane necesar pentru fiecare categorie de expert este specificat în tabel în coloana nr. experți: Nr. Nr. Categorie de profesii/domeniu al specializării crt. experți 1 EC1- Manager de proiect 1 2 EC2- Expert comunicare și relaţii publice 1 3 EC3 - Coordonator tehnic proiect (team leader) 1 4 EC4 - Expert managementul datelor 1 5 EC5 - Expert securitate 1 6 EC6 - Expert managementul sistemelor informatice și protecția datelor 1 7 ENC1 - Expert management strategic și politici publice 1 8 ENC2 - Expert business 1 9 ENC3 - Expert Developer 2 10 ENC4 - Expert web design 1 11 ENC5 - Expert managementul calității 1 Cod document: Pag. 54 din 71 Denumire document: 10.2. Numărul de zile/expert pe categorie Totodată pentru fiecare activitate, Prestatorul va prezenta în ofertă (ținând cont de bugetul proiectului) alocarea experților pentru fiecare activitate/subactivitate și va avea în vedere numărul de zile estimate de autoritatea contractantă în determinarea bugetului contractului, așa cum sunt prezentate mai jos: ENC 3-1 ENC 3-2 Total ENC 1 ENC 2 ENC 4 ENC6 EC1 EC2 EC3 EC4 EC5 EC6 Activitate contract efort zile /om Rezultat intermediar 1.1 - Mecanism (metodologie și ghid de implementare) pentru operaționalizarea unui sistem integrat de comunicare guvernamentală Realizarea unei analize referitoare la cadrul actual 6 8 8 6 6 - - - - - - - 34 privind comunicarea guvernamentală Organizare 2 ateliere de lucru pentru diseminarea 2 2 2 2 2 - - - - - - - 10 analizei Realizarea unui mecanism (metodologie și ghid de implementare) pentru operaționalizarea unui 6 8 8 8 6 5 - 5 - - - - 46 sistem integrat de comunicare guvernamentală Organizare 2 ateliere de lucru pentru diseminarea 2 2 2 2 2 - - - - - - - 10 metodologiei Rezultat intermediar 1.2 - Platforma electronică de comunicare (portal informatic) - Instrument suport pentru operaționalizarea metodologiei și a ghidului Realizarea platformei informatice suport pentru 41 9 18 14 40 56 56 56 56 30 12 10 398 operaţionalizarea metodologiei Organizare sesiuni de instruire (training) pentru reprezentanții instituțiilor 4 3 2 3 4 1 - 1 1 1 - - 20 administratiei publice centrale, fiecare cu o durată de 4h (302 persoane) Organizare sesiuni de instruire (training) instruire pentru administratorii de 2 1 2 1 2 1 - 1 1 1 - - 12 sistem (4 persoane, câte 2 module) TOTAL ZILE / CATEGORIE EXPERT 63 33 42 36 62 63 56 63 58 32 12 10 530 ONORARIU / ZI / EXPERT 1750 2250 2250 2250 1750 2250 2250 2250 2250 2250 2250 2250 (RON cu TVA)* TOTAL LEI / EXPERT 110.250 74.250 94.500 81.000 108.500 141.750 126.000 141.750 130.500 72.000 27.000 22.500 * Rata medie zi/om 450 euro aprox 2.250,00 lei și 350 euro/zi aprox. 1.750,00 lei , Estimat Curs(EUR/LEU) 1 euro= 5 ron TVA inclus Cod document: Pag. 55 din 71 Denumire document: 10.3. Profilul experților cheie Rolurile experților cheie din cadrul echipei de implementare a prestatorului și implicarea acestora în activitățile proiectului sunt prezentate în continuare împreună cu atribuțiile principale ale acestora în cadrul contractului: Nr. Expert Activități Atribuții/Responsabilități crt. 1 EC1- Manager de proiect • Realizare analiză și ✓ reprezintă prestatorul în relația cu toate mecanism (metodologie și părțile implicate în contract și participă la ghid de implementare) toate activitățile contractului; pentru operaționalizarea ✓ facilitează comunicarea și partajarea unui sistem integrat de informațiilor; comunicare guvernamentală; ✓ gestionează și monitorizează modul în care • Realizare platformă sunt implementate toate activitățile electronică de comunicare prevăzute în contract în vederea atingerii (sistem informatic) pentru obiectivelor; operaționalizarea ✓ supervizează procedurile de lucru, asigură metodologiei organizarea, coordonarea, controlul • Organizare sesiuni de activităților echipei de proiect; instruire (training) pentru ✓ asigură organizarea întâlnirilor, ședințelor, grupul țintă (302 persoane), evenimentelor proiectului și a fiecare cu o durată de maxim documentelor asociate(rapoarte, minute 4 ore etc); ✓ asigură coordonarea activității de întocmire a tuturor livrabileleor și verifică conformitatea din punctul de vedere al prevederilor contractuale și al dispozițiilor legale aplicabile privind conținutul documentelor realizate de către prestator; ✓ realizează raportări periodice și orice alte documente solicitate de către Beneficiar; ✓ realizează gestionarea riscurilor contractului. 2 EC2- Expert comunicare și • Realizare analiză și ✓ participă la elaborarea metodologiei și a relaţii publice mecanism (metodologie și ghidului elaborat în cadrul metodologiei ghid de implementare) pentru a descrie desfășurarea activităților, pentru operaționalizarea a procedurilor și a responsabilităților de unui sistem integrat de operaționalizare a unui sistem integrat de comunicare guvernamentală; comunicare guvernamentală; • Realizare platformă ✓ identifică problemele care afectează bună electronică de comunicare desfășurare a implementării unui sistem (sistem informatic) pentru integrat de comunicare guvernamentală; operaționalizarea ✓ identifică modele de bună practică la nivel metodologiei internațional, în vederea propunerii unui • Organizare sesiuni de model instituțional potrivit și adaptabil la instruire (training) pentru caracteristicile administrației publice grupul țintă (302 persoane), centrale, care va încorpora elemente fiecare cu o durată de maxim specifice adaptate la nevoile și 4 ore condiţiile specifice din România; ✓ realizează raportări periodice și orice alte documente solicitate de către Beneficiar; ✓ participă la întâlniri de lucru și la organizarea atelierelor de lucru și a sesiunilor de instruire. ✓ formulează propuneri prin care să se planifice îmbunătățirea cadrului existent în domeniu prin analiză și evaluare. Cod document: Pag. 56 din 71 Denumire document: Nr. Expert Activități Atribuții/Responsabilități crt. 3 EC3 - Coordonator tehnic • Realizare analiză și ✓ participă la elaborarea metodologiei și a proiect (team leader) mecanism (metodologie și ghidului elaborat în cadrul metodologiei ghid de implementare) pentru a descrie desfășurarea activităților, pentru operaționalizarea a procedurilor și a responsabilităților de unui sistem integrat de operationalizare a unui sistem integrat de comunicare guvernamentală; comunicare guvernamentală; • Realizare platformă ✓ asigură dezvoltarea arhitecturii de tip electronică de comunicare enterprise a sistemului informatic (sistem informatic) pentru asigurând transpunerea acesteia în fazele operaționalizarea de analiză, proiectare, planificarea, metodologiei implementare și guvernanță; • Organizare sesiuni de ✓ definește arhitectura de integrare a instruire (training) pentru componentelor sistemului; grupul țintă (302 persoane), ✓ coordonează echipa tehnică de fiecare cu o durată de maxim implementare a sistemului informatic 4 ore pentru realizarea activităților de analiza, proiectare, dezvoltare, configurare, testare, implementare, integrare, instruire, suport în conformitate cu rezultatul analizei și a mecanismului asociat;; ✓ asigură coordonarea proiectării și implementării unei arhitecturi de sistem scalabilă pentru sistemul informatic în conformitate cu standardele internaționale aplicabile; ✓ realizează raportări periodice și orice alte documente solicitate de către Beneficiar; ✓ participă la întâlniri de lucru și la organizarea atelierelor de lucru și a sesiunilor de instruire. ✓ asigură funcționarea corectă a sistemului din punct de vedere al respectării cerințelor, consistenței datelor, al constrângerilor de timp, al validărilor de date și al gestiunii erorilor; ✓ dezvoltă, împreună cu ceilalți membri ai echipei, planul de instalare, configurare și testare a componentelor soluției informatice. ✓ realizează, împreună cu ceilalți membri ai echipei tehnice, manualele de administrare și utilizare a soluției; ✓ asigură suport pentru administratorii desemnați din partea Beneficiarului în timpul testelor funcționale. 4 EC4 - Expert managementul • Realizare platformă ✓ proiectează, implementează și datelor electronică de comunicare administrează bazele de date aferente (sistem informatic) pentru sistemului informatic și administrează operaționalizarea serviciile care rulează pe acestea; metodologiei ✓ realizează tuning și optimizare baze de • Organizare sesiuni de date; instruire (training) pentru ✓ gestionează infrastructura de sistem și de grupul țintă (302 persoane), rețea necesare rulării bazelor de date; fiecare cu o durată de maxim ✓ implementează sistemul de înaltă 4 ore disponibilitate a bazelor de date; Cod document: Pag. 57 din 71 Denumire document: Nr. Expert Activități Atribuții/Responsabilități crt. ✓ diagnostichează disfuncționalitățile bazelor de date și asigură repararea acestor probleme; ✓ supervizează testele bazei de date; ✓ asigură suport pentru soluționarea problemelor tehnice și funcționale la nivelul bazelor de date. ✓ participă la întâlniri de lucru și la organizarea atelierelor de lucru și a sesiunilor de instruire. 5 EC5 - Expert securitate • Realizare platformă ✓ definește arhitectura de securitate a electronică de comunicare sistemului; (sistem informatic) pentru ✓ identifică și monitorizează riscurile și operaționalizarea problemele tehnice, precum și metodologiei mecanismele de reacție și soluțiile de • Organizare sesiuni de rezolvare a acestora; instruire (training) pentru ✓ asigură securitatea proceselor și fluxurilor grupul țintă (302 persoane), informaționale la nivelul sistemului fiecare cu o durată de maxim implementat; 4 ore ✓ planifică activitățile de testare în ceea ce privește asigurarea securității informaționale; ✓ participă la întâlniri de lucru și la organizarea atelierelor de lucru și a sesiunilor de instruire; ✓ asigură identificarea și exploatarea controlată a vulnerabilităților informaționale, înainte de punerea în producție a soluției informatice. 6 EC6 - Expert managementul • Realizare platformă ✓ asigură corespondența mecanismelor de sistemelor informatice și electronică de comunicare procesare și stocare a datelor cu cerințele protecția datelor (sistem informatic) pentru de securitate și confidențialitate cu operaționalizarea normativele privind protecția prelucrărilor metodologiei de date cu caracter personal; ✓ stabilește planul de stocare, perioadele de retenție pentru seturile de date procesate în cadrul sistemului; ✓ verifică conformitatea proceselor și fluxurilor informaționale la nivelul sistemului implementat; ✓ verifică îndeplinirea cerințelor de securitate pentru interfețele web dezvoltate în cadrul proiectului urmărind, fără a se limita la, minimizarea utilizării unor mecanisme care pot vulnerabiliza utilizatorii sau permit urmărirea acestora. Cerințele minime pentru experții cheie (principali) din cadrul echipei de implementare a Prestatorului sunt prezentate în continuare: Expert Experiență / Calificări EC1- Manager de proiect - studii superioare finalizate cu diplomă de licență sau echivalent, emisă de autorități competente din România sau din țara de origine; - experiență generală de cel puțin 5 ani calculată de la momentul absolvirii studiilor universitare dovedită prin prezentarea de documente: fișă de Cod document: Pag. 58 din 71 Denumire document: Expert Experiență / Calificări post, contract de muncă, recomandare, extras REVISAL sau orice alte document similar din care rezultă informațiile solicitate; - experiență profesională dovedită prin participarea în cadrul a cel putin 1 proiect/ contract în care a deținut o poziție de conducere proiect, respectiv în care a desfășurat activități de management de proiect; - cunoștințe în domeniul managementului de proiect în conformitate cu standarde recunoscute în domeniu, dovedite prin certificare/ diplomă sau echivalente. EC2- Expert comunicare și relații - studii superioare finalizate cu diplomă de licență sau echivalent, emisă de publice autorități competente din România sau din țara de origine; - experiență generală de cel puțin 5 ani calculată de la momentul absolvirii studiilor universitare dovedită prin prezentarea de documente: fișă de post, contract de muncă, recomandare, extras REVISAL sau orice alte document similar din care rezulta informatiile solicitate; - experiență profesională dovedită prin participarea în cadrul a cel puțin 1 proiect/ contract în cadrul căruia a desfașurat activități specifice poziției pentru care este propus (comunicare și relaţii publice); - cunoștințe privind comunicarea și relaţiile publice, dovedite prin certificare/diplomă în domeniu. EC3 - Coordonator tehnic proiect (team - studii superioare finalizate cu diplomă de licență sau echivalent, emisă de leader) autorități competente din România sau din țara de origine; - experiență generală de cel puțin 5 ani calculată de la momentul absolvirii studiilor universitare dovedită prin prezentarea de documente: fișă de post, contract de muncă, recomandare, extras REVISAL sau orice alte document similar din care rezulta informatiile solicitate; - experiență profesională dovedită prin participarea în cadrul a cel puțin 1 proiect/ contract, în cadrul căruia a desfașurat activități specifice poziției pentru care este propus (coordonator tehnic proiect (team leader)); - cunoștințe privind dezvoltarea de arhitecturi software de tip enterprise (analiza și planificare, implementare și managementul modificărilor arhitecturale), dovedite prin certificare/diplomă în domeniu; - cunoștințe privind arhitecturile platformelor de management al conținutului dovedite prin certificare/diplomă în domeniu. EC4 - Expert managementul datelor - studii superioare finalizate cu diplomă de licență sau echivalent, emisă de autorități competente din România sau din țara de origine; - experiență generală de cel puțin 5 ani calculată de la momentul absolvirii studiilor universitare dovedită prin prezentarea de documente: fișă de post, contract de muncă, recomandare, extras REVISAL sau orice alte document similar din care rezulta informatiile solicitate; - experiență profesională dovedită prin participarea în cadrul a cel puțin 1 proiect/ contract care a presupus dezvoltarea și implementarea unei solutii informatice de tip web, în cadrul caruia a prestat activități specifice poziției pentru care este propus; - cunoștințe în domeniul bazelor de date privind definirea de arhitecturi, crearea, administrarea și configurarea bazelor de date, gestionarea structurilor de stocare, implementarea procedurilor de recuperare de date, dovedite prin prezentarea unei certificări/diplomă în domeniu; Cod document: Pag. 59 din 71 Denumire document: Expert Experiență / Calificări EC5 - Expert securitate cibernetică - studii superioare finalizate cu diplomă de licență sau echivalent, emisă de autorități competente din România sau din țara de origine; - experiență generală de cel puțin 5 ani calculată de la momentul absolvirii studiilor universitare dovedită prin prezentarea de documente: fișă de post, contract de muncă, recomandare, extras REVISAL sau orice alte document similar din care rezulta informatiile solicitate; - experiență profesională dovedită prin participarea în cadrul a cel puțin 1 proiect/ contract care a presupus proiectarea, dezvoltarea și testarea de arhitecturi și soluții de securitate cibernetică, în cadrul căruia a prestat activitati specifice pozitiei pentru care este propus; - cunoștințe în domeniul securității informațiilor privind controlul accesului, estimarea și evaluarea riscurilor, criptografie, arhitectura de securitate, recuperarea în caz de dezastru și dezvoltarea de software sigur cu scopul de a preveni și combate incidentele de securitate, dovedite prin prezentarea unei diplome/certificari în domeniu; EC6 - Expert managementul sistemelor - studii superioare finalizate cu diplomă de licență sau echivalent, emisă de informatice și protecția datelor autorități competente din România sau din țara de origine; - experiență generală de cel puțin 5 ani calculată de la momentul absolvirii studiilor universitare dovedită prin prezentarea de documente: fișă de post, contract de muncă, recomandare, extras REVISAL sau orice alte document similar din care rezulta informatiile solicitate; - experiență profesională dovedită prin participarea în cadrul a cel puțin 1 proiect/ contract care a presupus activități de audit, analiză și evaluare a sistemelor informatice, în cadrul căruia a prestat activități specifice pozitiei pentru care este propus; - cunoștințe în domeniul managementului și dezvoltării sistemelor informatice, managementul sistemelor software și a bazelor de date, protecția prelucrării datelor cu caracter personal dovedite prin prezentarea unei diplome/certificari în domeniu. 10.4. Profilul Experților non-cheie (secundari) Rolurile experților non-cheie(secundari) din cadrul echipei de implementare a prestatorului și implicarea acestora în activitățile proiectului sunt prezentate în continuare împreună cu atribuțiile principale ale acestora în cadrul contractului: Nr. Expert Activități Atribuții/Responsabilități crt. 1 ENC 1 - Expert • Realizare analiză și mecanism ✓ participă la elaborarea metodologiei și a ghidului management strategic (metodologie și ghid de elaborat în cadrul metodologiei pentru a descrie și politici publice implementare) pentru desfășurarea activităților, a procedurilor și a operaționalizarea unui sistem responsabilităților de operationalizare a unui integrat de comunicare sistem integrat de comunicare guvernamentală; guvernamentală; ✓ identifică problemele care afectează bună • Realizare platformă desfășurare a implementării unui sistem integrat electronică de comunicare de comunicare guvernamentală; (sistem informatic) pentru ✓ identifică modele de bună practică la nivel operaționalizarea internațional, în vederea propunerii unui model metodologiei instituțional potrivit și adaptabil la caracteristicile • Organizare sesiuni de instruire administrației publice centrale, care va încorpora (training) pentru grupul țintă elemente specifice adaptate la nevoile și condiţiile specifice din România; Cod document: Pag. 60 din 71 Denumire document: Nr. Expert Activități Atribuții/Responsabilități crt. (302 persoane), fiecare cu o ✓ realizează raportări periodice și orice alte durată de maxim 4 ore documente solicitate de către Beneficiar; ✓ participă la întâlniri de lucru și la organizarea atelierelor de lucru și a sesiunilor de instruire. ✓ elaborează proceduri și instrumente de analiză și evaluare a cerințelor specifice contractului; ✓ monitorizează progresul din punctul de vedere al îndeplinirii calitative și cantitative a obiectivelor contractului, prin raportare la conținutul contractului de finanțare. 2 ENC2 - Expert business • Realizare analiză și mecanism ✓ participă la elaborarea metodologiei și a ghidului (metodologie și ghid de elaborat în cadrul metodologiei pentru a descrie implementare) pentru desfășurarea activităților, a procedurilor și a operaționalizarea unui sistem responsabilităților de operationalizare a unui integrat de comunicare sistem integrat de comunicare guvernamentală; guvernamentală; ✓ identifică problemele care afectează bună • Realizare platformă desfășurare a implementării unui sistem integrat electronică de comunicare de comunicare guvernamentală; (sistem informatic) pentru ✓ identifică modele de bună practică la nivel operaționalizarea internațional, în vederea propunerii unui model metodologiei instituțional potrivit și adaptabil la caracteristicile • Organizare sesiuni de instruire administrației publice centrale, care va încorpora (training) pentru grupul țintă elemente specifice adaptate la nevoile și (302 persoane), fiecare cu o condiţiile specifice din România; durată de maxim 4 ore ✓ realizează raportări periodice și orice alte documente solicitate de către Beneficiar; ✓ participă la întâlniri de lucru și la organizarea atelierelor de lucru și a sesiunilor de instruire. ✓ asigură planificarea, monitorizarea și extragerea cerințelor de business, managementul și comunicarea cerințelor, analiza organizațională și a cerințelor, evaluarea și validarea soluțiilor de business; ✓ utilizează limbaje standardizate pentru descrierea specificațiilor software; ✓ realizează documentația de analiză și specificațiile soluției; ✓ participă la ședințele de analiză cu responsabilii desemnați din partea Beneficiarului. 3 ENC3 - Expert • Realizare mecanism ✓ participă la elaborarea metodologiei și a ghidului Developer (metodologie și ghid de elaborat în cadrul metodologiei pentru a descrie implementare) pentru desfășurarea activităților, a procedurilor și a (2 experți) operaționalizarea unui sistem responsabilităților de operationalizare a unui integrat de comunicare sistem integrat de comunicare guvernamentală; guvernamentală; ✓ realizează raportări periodice și orice alte • Realizare platformă documente solicitate de către Beneficiar; electronică de comunicare ✓ participă la întâlniri de lucru și la organizarea (sistem informatic) pentru atelierelor de lucru și a sesiunilor de instruire. operaționalizarea ✓ programează interfețele de acces la date, metodologiei algoritmi, interfețe grafice, rapoarte, componente • Organizare sesiuni de instruire logice software ale sistemului informatic; (training) pentru grupul țintă ✓ asigură testarea soluției tehnice implementată. (302 persoane), fiecare cu o durată de maxim 4 ore 4 ENC4 - Expert web • Realizare platformă ✓ proiectează, implementează și administrează design electronică de comunicare serviciile de tip portal, pe baza documentelor de (sistem informatic) pentru Cod document: Pag. 61 din 71 Denumire document: Nr. Expert Activități Atribuții/Responsabilități crt. operaționalizarea analiza, specificații funcționale, specificați metodologiei tehnice, arhitectură sistem; • Organizare sesiuni de instruire ✓ dezvoltă și implementează serviciile web și clienții (training) pentru grupul țintă de servicii web; (302 persoane), fiecare cu o ✓ participă la întâlniri de lucru, organizarea durată de maxim 4 ore atelierelor de lucru și a sesiunilor de instruire. ✓ programează folosind limbaje de programare a aplicațiilor web din portal; ✓ asigură testarea unitară a soluției de tip portal; ✓ asigură rezolvarea disfuncționalităților (bug-uri). 5 ENC5 - Expert • Realizare platformă ✓ planifică activitățile de management al managementul electronică de comunicare conformității în ceea ce privește asigurarea calității (sistem informatic) pentru certificării calității, uzabilităţii şi securităţii operaționalizarea platformei informatice; metodologiei ✓ asigură verificarea din punct de vedere al conformităţii, uzabilităţii şi securităţii pentru metodologia de lucru a fluxurilor informaţionale, inclusiv testarea fluxurilor și a controalelor de securitate prevăzute pentru sistemul informatic. ✓ asigură completarea matricei de trasabilitate pornind de la analiza documentației Beneficiarului ✓ verificarea și evaluarea sistemului informatic realizat de ofertant. ✓ realizează raportul de conformitate și orice alte documente solicitate de către Beneficiar. Cerințele minime pentru experții non-cheie (secundari) din cadrul echipei de implementare a Prestatorului sunt prezentate în continuare: Expert Experiență / Calificări ENC 1 - Expert management - studii superioare finalizate cu diplomă de licență sau echivalent, emisă de strategic și politici publice autorități competente din România sau din țara de origine; - experiență generală de cel puțin 3 ani calculată de la momentul absolvirii studiilor universitare dovedită prin prezentarea de documente: fișă de post, contract de muncă, recomandare, extras REVISAL sau orice alte document similar din care rezultă informațiile solicitate; - experiență profesională dovedită prin participarea în cadrul a cel puțin 1 proiect/ contract în cadrul căruia a desfașurat activități specifice poziției pentru care este propus (management strategic și politici publice); - cunoștințe privind managementul strategic și politicile publice, dovedite prin certificare/diplomă în domeniu. ENC2 - Expert business - studii superioare finalizate cu diplomă de licență sau echivalent, emisă de autorități competente din România sau din țara de origine; - experiență generală de cel puțin 3 ani calculată de la momentul absolvirii studiilor universitare dovedită prin prezentarea de documente: fișă de post, contract de muncă, recomandare, extras REVISAL sau orice alte document similar din care rezulta informatiile solicitate; - experiență profesională dovedită prin participarea în cadrul a cel puțin 1 proiect/ contract în cadrul căruia a desfașurat activități specifice poziției pentru care este propus (analiză business); - cunoștințe privind analiza de business în contextul sistemelor informatice desfășurată în conformitate cu standarde recunoscute în domeniu, respectiv Cod document: Pag. 62 din 71 Denumire document: Expert Experiență / Calificări identificarea necesitatilor de business ale unei entitati în scopul de a determina solutia optima de dezvoltare, identificarea și planificarea serviciilor informatice și definirea de procese asociate activitatilor dovedite prin certificare/diplomă în domeniu; - cunoștințe privind limbajele standardizate utilizate în domeniul ingineriei software în scopul modelarii proceselor de business, dovedite prin certificare/diploma în domeniu; ENC3 - Expert Developer - studii superioare finalizate cu diplomă de licență sau echivalent, emisă de autorități competente din România sau din țara de origine; - experiență generală de cel puțin 3 ani calculată de la momentul absolvirii studiilor universitare dovedită prin prezentarea de documente: fișă de post, contract de muncă, recomandare, extras REVISAL sau orice alte document similar din care rezultă informațiile solicitate; - experiență profesională dovedită prin participarea în cadrul a cel puțin 1 proiect/ contract, care a presupus dezvoltarea și implementarea unei solutii informatice de tip web, în cadrul căruia a prestat activități specifice poziției pentru care este propus; - cunoștințe privind dezvoltarea de soluții/aplicații software în concordanță cu tehnologiile și platformele propuse în propunerea tehnică, dovedite prin certificare/diplomă în domeniu; ENC4 - Expert web design - studii superioare finalizate cu diplomă de licență sau echivalent, emisă de autorități competente din România sau din țara de origine; - experiență generală de cel puțin 3 ani calculată de la momentul absolvirii studiilor universitare dovedită prin prezentarea de documente: fișă de post, contract de muncă, recomandare, extras REVISAL sau orice alte document similar din care rezultă informațiile solicitate; - experiență profesională dovedită prin participarea în cadrul a cel puțin 1 proiect/ contract, care a presupus dezvoltarea și implementarea unei soluții informatice de tip web, în cadrul caruia a prestat activitati specifice pozitiei pentru care este propus; - cunoștințe privind proiectarea și dezvoltarea solutiilor de tip portal (crearea arhitecturii, instalarea și configurarea, dezvoltarea, testarea, depanarea și monitorizarea de performanță a portleților/webpart-urilor, design web, modificarea aspectului portalului, implementarea de servicii web și clienți de servicii web folosind diverse componente de tehnologie), dovedite prin certificare/diplomă în domeniu. ENC5 - Expert managementul - studii superioare finalizate cu diplomă de licență sau echivalent, emisă de calității autorități competente din România sau din țara de origine; - experiență generală de cel puțin 3 ani calculată de la momentul absolvirii studiilor universitare dovedită prin prezentarea de documente: fișă de post, contract de muncă, recomandare, extras REVISAL sau orice alte document similar din care rezulta informațiile solicitate; - experiență profesională dovedită prin participarea în cadrul a cel puțin 1 proiect/ contract care a presupus activități de verificare, evaluare și analiză, în cadrul căruia a prestat activități specifice poziției pentru care este propus; - cunoștințe privind desfășurarea activităților de verificare și evaluare în ceea ce privește asigurarea conformității, uzabilităţii şi securităţii sistemelor informatice, evaluarea și analiza documentațiilor de proiecte și întocmirea rapoartelor specifice conform standardelor în vigoare, dovedite prin prezentarea unei diplome/certificări în domeniu. Cod document: Pag. 63 din 71 Denumire document: 11.FACTORI DE EVALUARE 11.1. Criteriu de atribuire Oferta cea mai avantajoasă tehnico-economic, cel mai bun raport calitate/preț, aplicat pentru evaluarea ofertelor considerate admisibile și conforme din punct de vedere tehnic, în pondere de 60% alocată Propunerii Tehnice pe criteriul „calitate”, respectiv 40% alocată Propunerii Financiare pe criteriul „preț”. 11.2. Criterii de evaluare Oferta cea mai avantajoasă tehnico-economică: Factor de evaluare Pondere 1. Prețul ofertei 40 puncte (cel mai scăzul preț) 2. Specificația tehnică 60 puncte TOTAL PUNCTAJ 100 puncte NOTĂ: Pentru evaluarea ofertelor este necesar a prezenta toate documentele/actele indicate în tabele. Calculul punctajului total pe ofertă se va efectua în următorul mod: - Punctajul total acordat pentru o ofertă () se calculează după formula: = / + Este declarată câștigătoare oferta cu cel mai mare punctaj total acordat ( ). 1. Grilă evaluare a punctajului financiar: Prețul ofertei (Preț n) Algoritm de calcul Punctajul se acordă astfel: a. Pentru cel mai scăzut dintre preturi se acordă punctajul maxim alocat; b. Pentru celelalte prețuri ofertate punctajul P(n) se calculează proporțional, astfel: P(n) = (Preț minim ofertat / Preț n) x punctaj maxim alocat(40) 2. Grilă evaluare a punctajului tehnic (Pta): Rezumatul tabelelor de evaluare a ofertelor tehnice Punctaj 1. Metodologia propusă de implementare a contractului, modalitatea de abordare și 36 planificare adecvată a activităților şi a resurselor umane (Tabelul 1) 2. Structura de Management și Personalul Cheie (Tabelul 2) 24 Total (Pta) 60 Mai jos, vor fi prezentate subpunctajele pentru calcularea punctajului din fiecare tabel de evaluare tehnică, astfel: Pta = Punctaj Tabel 1 + Punctaj Tabel 2. Cod document: Pag. 64 din 71 Denumire document: Tabel 1 T1. Demonstrarea unei metodologii adecvate de implementare a Punctaj contractului, precum şi o planificare adecvată a resurselor umane şi a 36 Maxim activităților 1. Pentru factorul de evaluare "Demonstrarea unei metodologii adecvate de implementare a contractului, precum şi o planificare adecvată a resurselor umane şi a activităților" a fost stabilit un număr de 4 (patru) subfactori care vor fi utilizati ca puncte de reper în aprecierea factorului. 2. Fiecare subfactor va fi apreciat în functie de calificativul "foarte bine/ bine/ acceptabil". Comisia de evaluare va acorda calificativul luând în considerare liniile directoare (se va analiza informatia furnizată în propunerea tehnică) prezentate în tabelul de mai jos. 3. Fiecărui calificativ îi corespunde o notă. Nota pentru calificativul "foarte bine" este 9, nota pentru calificativul "bine" este 5, nota pentru calificativul "acceptabil" este 1. 4. Punctajul tehnic total al ofertei tehnice se calculează prin însumarea punctajelor tehnice obtinute în urma aplicării fiecărui subfactor de evaluare. Punctajul aferent unui subfactor de evaluare va fi obținut prin acordarea notei corespunzătoare calificativului obținut de oferta respectivă la evaluarea acelui subfactor. Subfactori (1.1 - 1.4) Calificative Punctaj 1.1 Abordarea propusă pentru implementarea contractului Abordarea propusă se bazează în mare masură pe o serie de metodologii, foarte bine 9 metode şi/sau instrumente testate*1), recunoscute*2) şi care demonstrează o foarte bună înțelegere a contextului, respectiv a particularității sarcinilor stabilite în caietul de sarcini, în corelatie cu aspectele-cheie, precum şi cu riscurile şi ipotezele identificate. Abordarea propusă se bazează parțial pe metodologii, metode şi/sau bine 5 instrumente testate*1), recunoscute*2) şi care demonstrează înțelegerea contextului, respectiv a particularității sarcinilor stabilite în caietul de sarcini, în corelație cu aspectele-cheie, precum şi cu riscurile şi ipotezele identificate. Abordarea propusă nu are la bază metodologii, metode şi/sau instrumente acceptabil 1 testate*1), recunoscute*2) şi arată o înțelegere limitată a contextului, respectiv a particularității sarcinilor stabilite în caietul de sarcini. 1.2 Resursele (umane şi materiale) şi realizările corespunzătoare fiecărei activități Resursele*3) identificate şi realizarile indicate sunt corelate deplin/în foarte bine 9 mare masură cu complexitatea fiecarei activități propuse. Resursele*3) identificate şi realizarile indicate sunt parțial corelate cu bine 5 complexitatea fiecărei activități propuse. Resursele*3) identificate sau realizarile indicate sunt corelate într-un mod acceptabil 1 limitat cu complexitatea activităților propuse. 1.3 Conformitatea planului de lucru propus - încadrarea în timp, succesiunea logică și cronologică a activităților propuse, corelarea cu efortul prevăzut pentru experți Durata activităților corespunde deplin complexității acestora, iar foarte bine 9 succesiunea dintre acestea, inclusiv perioada de desfaşurare, este stabilită Cod document: Pag. 65 din 71 Denumire document: în funcție de logica relației dintre acestea. Durata prevazută pentru fiecare operațiune principală necesară este corelată cu activitățile prevăzute a fi realizate în lunile respective şi resursele identificate pentru desfăşurarea acestora. Numărul de zile de muncă distribuite pe categoriile de experți (experți- cheie/experți non-cheie şi experți seniori/experți juniori) este corelat cu activitățile prevăzute a fi realizate în lunile respective şi resursele identificate pentru desfăşurarea acestora. Durata activităților corespunde parțial complexității acestora, iar bine 5 succesiunea dintre acestea, inclusiv perioada de desfăşurare este corelată doar parțial cu logica relației dintre acestea. Durata prevăzută pentru fiecare operațiune principală necesară este corelată parțial cu activitățile prevăzute a fi realizate în lunile respective şi resursele estimate pentru desfăşurarea acestora. Numărul de zile de muncă distribuit pe categoriile de experți (experți- cheie/experți non-cheie şi experți seniori/experți juniori) este corelat parțial cu activitățile prevăzute a fi realizate în lunile respective şi resursele estimate pentru desfăşurarea acestora. Durata activităților este în mică măsură potrivită complexității acestora acceptabil 1 sau succesiunea dintre acestea, inclusiv perioada de desfăşurare, este stabilită într-un mod foarte puțin adecvat în raport cu logica relației dintre acestea sau durata prevazută pentru fiecare operațiune principală necesară este corelată în mică măsură cu activitățile prevazute a fi realizate în lunile respective şi resursele estimate pentru desfăşurarea acestora. Numărul de zile de muncă distribuit pe categoriile de experți (experți- cheie/experți non-cheie şi experți seniori/experți juniori) este corelat în mică măsură cu activitățile prevăzute a fi realizate în lunile respective şi resursele estimate pentru desfăşurarea acestora. 1.4 Identificarea şi corelarea cronologică a punctelor de reprer(activități, livrabile) prevăzute în cadrul contractului, inclusiv detalierea modului în care acestea vor fi reflectate în raportări, și modalitatea efectivă de realizare a activitățiilor în special cele prevăzute în caietul de sarcini Punctele de reper identificate sunt semnificative pentru execuția foarte bine 9 contractului, sunt încadrate corect în timp şi corelate corespunzător cu raportările, în special cele prevăzute în caietul de sarcini. Punctele de reper identificate sunt în mică măsură semnificative pentru bine 5 execuția contractului, dar sunt încadrate corect în timp şi corelate corespunzător cu raportările, în special cele prevăzute în caietul de sarcini. Punctele de reper sunt identificate, dar nu sunt semnificative sau nu sunt acceptabil 1 încadrate corect în timp sau nu sunt corelate corespunzător cu raportările, în special cele prevazute în caietul de sarcini. *1) Metodologiile, metodele şi/sau instrumentele au fost utilizate în alte proiecte. *2) Metodologiile, metodele şi/sau instrumentele sunt descrise în literatura de specialitate fiind reconoscute pe plan internațional. *3) Resursele sunt umane şi materiale. Se va lua în considerare şi personalul suport. Cod document: Pag. 66 din 71 Denumire document: Tabel 2 Punctaj T2. Structura de Management și Personalul Cheie Punctaj 24 maxim Subfactori (2.1 - 2.6) 2.1 EC1- Manager de proiect 4 Experiență specifică de manager de proiect Cerința permite autorității demonstrată prin coordonarea unor proiecte în contractante selectarea unui care să fi desfășurat activități similare specialist cu o experință (1 proiect - 0 puncte, 2 proiecte – 1 punct, profesională similară cât mai vastă, fiecare proiect suplimentar – 1 punct, până la acumulată prin coordonarea unui maxim 4 puncte) număr cât mai mare de proiecte. Având în vedere rolul coordonator considerăm relevantă experiența profesională aplicată a expertului în raport cu obiectivele proiectului. 2.2 EC2- Expert comunicare și relaţii publice 4 Experiență specifică prin participarea în proiecte Cerința atestă premisele acumulării în care să fi desfășurat activități similare unei experiențe profesionale (comunicare și relaţii publice) adecvate cerințelor prezentului (1 proiect - 0 puncte, 2 proiecte – 1 punct, contract și implicit reduce riscul în fiecare proiect suplimentar – 1 punct, până la implementarea proiectului. maxim 4 puncte) 2.3 EC3 - Coordonator tehnic proiect (team leader) 4 Experiență specifică de coordonator tehnic Cerința permite autorității demonstrată prin participarea în cadrul unor contractante selectarea unui proiecte în care să fi desfășurat activități similare specialist cu o experință (1 proiect - 0 puncte, 2 proiecte – 1 punct, profesională similară cât mai vastă, fiecare proiect suplimentar – 1 punct, până la acumulată prin coordonarea unui maxim 4 puncte) număr cât mai mare de proiecte. Având în vedere rolul de coordonator tehnic al expertului considerăm relevantă experiența profesională aplicată a acestuia comparativ cu obiectivele beneficiarului. 2.4 EC4 - Expert managementul datelor 4 Experiență specifică prin participarea în proiecte Cerința atestă premisele acumulării în care să fi desfășurat activități similare (baze de unei experiențe profesionale date) adecvate cerințelor prezentului (1 proiect - 0 puncte, 2 proiecte – 1 punct, contract și implicit reduce riscul în fiecare proiect suplimentar – 1 punct, până la implementarea proiectului. maxim 4 puncte) Cod document: Pag. 67 din 71 Denumire document: 2.5 EC5 - Expert securitate 4 Experiență specifică prin participarea în proiecte Cerința atestă premisele acumulării în care să fi desfășurat activități similare unei experiențe profesionale (securitate cibernetică) adecvate cerințelor prezentului (1 proiect - 0 puncte, 2 proiecte – 1 punct, contract și implicit reduce riscul în fiecare proiect suplimentar – 1 punct, până la implementarea proiectului. maxim 4 puncte) 2.6 EC6 - Expert managementul sistemelor 4 informatice și protecția datelor Experiență specifică prin participarea în proiecte Cerința atestă premisele acumulării în care să fi desfășurat activități similare (audit, unei experiențe profesionale analiză, evaluare a sistemelor informatice) adecvate cerințelor prezentului (1 proiect - 0 puncte, 2 proiecte – 1 punct, contract și implicit reduce riscul în fiecare proiect suplimentar – 1 punct, până la implementarea proiectului. maxim 4 puncte) Cod document: Pag. 68 din 71 Denumire document: 12.ANEXE 12.1. Anexa 1 – Indicatori de performanță pentru realizarea activităților din contract Referinț a în Nivelul de contrac performanță Categorie Indicator de Ce se t / Caiet așteptat (conform Modalitate de evaluare Scop indicator performanță măsoară de contract / Caiet de Sarcini - Sarcini - TdR) TdR Predarea Livrabile de Cap. 90% din toate Livrabile Foarte satisfăcător (5 Evaluarea livrabilelor analiza 4.2 livrabilele solicitate predate pct) – cel puțin 90% din caracterului adecvate în CS incomplet livrabile au fost predate complet al complet / în complet documentației integralitate Satisfăcător (4 pct) – de analiză a lor între 85% din livrabile au fost predate complet Acceptabil (3 pct) – între 80% din livrabile au fost predate complet Nesatisfăcător (2 pct) - între 75% din livrabile au fost predate complet Foarte nesatisfăcător (1 pct) – mai puțin de 65% din livrabile au fost predate complet Predarea Livrabile de Cap. 90% din toate Livrabile Foarte satisfăcător (5 Evaluarea livrabilelor analiza și 6.1 livrabilele solicitate predate pct) – cel puțin 90% din caracterului proiectare în CS incomplet livrabile au fost predate complet al adecvate complet documentației complet / în Satisfăcător (4 pct) – de analiză și integralitate între 85% din livrabile au proiectare a lor fost predate complet Acceptabil (3 pct) – între 80% din livrabile au fost predate complet Nesatisfăcător (2 pct) - între 75% din livrabile au fost predate complet Foarte nesatisfăcător (1 pct) – mai puțin de 65% din livrabile au fost predate complet Predarea Livrabile de Cap. 90% din toate Livrabile Foarte satisfăcător (5 Evaluarea livrabilelor dezvoltare și 6.2 livrabilele solicitate predate pct) – cel puțin 90% din caracterului implementa în CS incomplet livrabile au fost predate complet al re adecvate complet documentației complet / în Satisfăcător (4 pct) – de dezvoltare și integralitate între 85% din livrabile au implementare a lor fost predate complet Acceptabil (3 pct) – între 80% din livrabile au fost predate complet Nesatisfăcător (2 pct) - între 75% din livrabile au fost predate complet Foarte nesatisfăcător (1 pct) – mai puțin de 65% Cod document: Pag. 69 din 71 Denumire document: Referinț a în Nivelul de contrac performanță Categorie Indicator de Ce se t / Caiet așteptat (conform Modalitate de evaluare Scop indicator performanță măsoară de contract / Caiet de Sarcini - Sarcini - TdR) TdR din livrabile au fost predate complet Predarea Livrabil/rezu Cap. 8. Documentația Livrarea Foarte satisfăcător (5 Evaluarea livrabilelor ltat final Manag tehnică este conforma a pct) – livrate finalizării remediat in ement remediata conform rezultatelor corespunzător în documentației termenul ul/gest termenului agreat termenele convenite în finale solicitat ionare în contract contract, a Satisfăcător (4 pct) – contra livrate corespunzător ctului imediat după încheierea și termenelor convenite în activit contract însă fără ăți de întârzierea activităților raport din calendarul general al are în proiectului cadrul Acceptabil (3 pct) – contra livrate corespunzător ctului după încheierea termenelor convenite în contract conducând la întârzieri ale activităților din calendarul general al proiectului ce pot fi neglijate. Nesatisfăcător (2 pct) – livrate cu mult după încheierea termenelor convenite în contract conducând la întârzieri ale activităților din calendarul general al proiectului, ex. mai mult de 20 de zile. Foarte nesatisfăcător (1 pct) – livrate cu mult după încheierea termenelor convenite în contract conducând la întârzieri majore ale activităților din calendarul general al proiectului, ex. mai mult de 40 zile. Nivelul / Număr mic Cerinț Numărul de Corectitudin Foarte satisfăcător (5 Crearea gradul de de erori de e disfuncționalități ea pct) – fără erori in etapa premiselor optimizare a funcționare funcțio identificate în implementă de testare pentru aplicației a aplicației nale etapa de testare rii Satisfăcător (4 pct) - reducerea CS funcționalit până la 2 erori costurilor de ăților identificate mentenanță pe proiectate Acceptabil (3 pct) – întreg ciclul de până la 4 erori viață al identificate aplicației Cod document: Pag. 70 din 71 Denumire document: Referinț a în Nivelul de contrac performanță Categorie Indicator de Ce se t / Caiet așteptat (conform Modalitate de evaluare Scop indicator performanță măsoară de contract / Caiet de Sarcini - Sarcini - TdR) TdR Nesatisfăcător (2 pct) - până la 8 erori identificate Foarte nesatisfăcător (1 pct) – peste 10 erori identificate Cod document: Pag. 71 din 71 Denumire document: