Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PRT RÉPUBLIQUE DU BURUNDI ------------------------------------- MINISTÈRE DES INFRASTRUCTURES, DE L'ÉQUIPEMENT ET DES LOGEMENTS SOCIAUX ------------------------------------- PROJET DE RÉSILIENCE DES TRANSPORTS AU BURUNDI (PRT) ------------------------------------- RAPPORT DE RECOMMANDATIONS SUR LE CONTRÔLE INTERNE ---------------- PÉRIODE ALLANT DU 1er JUILLET 2023 AU 30 JUIN 2024 --------------- VERSION PROVISOIRE --------------- Projet N° P172988 Financement : IDA E1280-BI DECEMBRE 2024 Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercice clos au 30 juin 2024 - 1 Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PRT SOMMAIRE I - POINTS DES INVESTIGATIONS SPÉCIFIQUES DE LA MISSION ____________________ 5 1.1 COMMENTAIRES ET OBSERVATIONS SUR LES ENREGISTREMENTS COMPTABLES, LES SYSTÈMES ET LES CONTRÔLES EXAMINÉS DURANT L’AUDIT ___________________________ 6 1.2 DEGRÉ DE CONFORMITÉ AVEC CHAQUE ENGAGEMENT FINANCIER CONTENU DANS LE DOCUMENT DU FINANCEMENT FONDS IDA ______________________________________ 6 1.3 PROBLÈMES IDENTIFIÉS DURANT L’AUDIT SUSCEPTIBLES D’AVOIR UN IMPACT SIGNIFICATIF SUR LA PÉRENNITÉ DU PROJET ________________________________________ 6 II - SUIVI DES RECOMMANDATIONS ANTÉRIEURES _______________________________ 7 III - NOUVELLLES RECOMMANDATIONS _______________________________________ 11 NOTE 1 : LENTEUR ADMINISTRATIVE DANS LE RENOUVELLEMENT DES CONTRATS DU PERSONNEL ____________________________________________________________________ 12 NOTE 2: INSUFFISANCE DANS LA GESTION DES IMMOBILISATIONS ___________________ 13 NOTE 3 : INSUFFISANCE DANS LES PROCÉDURES DE SÉCURITÉ INCENDIE _____________ 14 NOTE 4 : ABSENCE D’AUXILIARISATION DES COMPTES TIERS_________________________ 15 NOTE 5 : CONFORMITE DE LA DEMANDE DE PRIX ET DU BON DE COMMANDE ________ 16 NOTE 6 : ABSENCE DE CONTRÔLE DES SOLDES DES COMPTES _______________________ 17 NOTE 7 : LA TENUE DU PPM_______________________________________________________ 18 NOTE 8 : CLASSEMENT DES DOSSIERS DES MARCHÉS _______________________________ 19 NOTE 9 : MARCHÉS NON SOUMIS À LA COMMISSION DES MARCHÉS ________________ 20 NOTE 10 : PUBLICATION DE L’AGPM (AVIS GÉNÉRAL DE PASSATION DES MARCHÉS) __ 21 NOTE 11 : INSUFFISANCE DU PROCÈS VERBAL DE RÉCEPTION _______________________ 22 NOTE 12 : ABSENCE DE LA COMMISSION DE VALIDATION DES RAPPORTS DES CONSULTANTS __________________________________________________________________ 23 NOTE 13 : DÉPASSEMENT BUDGÉTAIRE NON AUTORISÉ ______________________________ 24 Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercice clos au 30 juin 2024 - 2 Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PRT MINISTÈRE DES INFRASTRUCTURES, DE L'ÉQUIPEMENT ET DES LOGEMENTS SOCIAUX PROJET DE RÉSILIENCE DES TRANSPORTS AU BURUNDI (PRT) À l’Attention de Dr. Ir. Régis MPAWENAYO, Coordonnateur du Projet Objet : Rapport de recommandations sur le contrôle interne du PRT Projet N° 172988, Don IDA N°E1280-BI (Période allant du 1er juillet 2023 au 30 juin 2024) Monsieur le Coordonnateur, Dans le cadre de l’examen des comptes du Projet de Résilience des Transports au Burundi (PRT) sur financement de la Banque Mondiale couvrant la Période allant du 1er juillet 2023 au 30 juin 2024, nous avons procédé à l’évaluation du système de contrôle interne en vigueur à un degré jugé suffisant. Le PRT est responsable de l’établissement et du maintien d’un système de contrôle interne adéquat. Dans cette perspective, il doit estimer et juger les résultats attendus du système par rapport à son coût. Les objectifs du système de contrôle interne sont de donner à l’Unité de Coordination du Projet, une assurance raisonnable mais pas absolue que les actifs sont protégés contre toute utilisation non autorisée ou frauduleuse, et que les opérations sont exécutées conformément à leurs instructions et comptabilisées correctement pour permettre la tenue des comptes sur la base des principes acceptables. Cependant, à cause des limites inhérentes à tout système de contrôle interne, des déviations résultant d’une mauvaise compréhension des instructions, d’erreurs de jugement, de négligence ou d’autres facteurs humains, peuvent se produire et passer inaperçues. Les procédures de contrôle dont l’efficacité est fonction de l’adéquation du degré de séparation des tâches conflictuelles, peuvent être circonvenues par des actes de complicité. Une projection, dans le temps, de l’évaluation du système de contrôle interne peut se heurter à une inadéquation des procédures ; cette inadéquation peut être occasionnée par des changements intervenus ou en raison du fait que le degré de fiabilité se soit détérioré. Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Conformément aux termes de référence, nous avons procédé à l’étude et à Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 l’évaluation du système de contrôle interne dans le seul but de déterminer la NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 nature et l’étendue de nos procédés de révision, pour être en mesure d’exprimer Membre ONECCA ECP 61 une opinion sur les comptes du PRT. Rapport sur le contrôle interne – Exercice clos au 30 juin 2024 - 3 Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PRT Aussi, nos recommandations n’incluent pas toutes les améliorations possibles qu’une étude destinée uniquement au renforcement des procédures pourrait faire apparaître, mais seulement les lacunes révélées par notre examen où des améliorations primordiales et une attention particulière devraient être apportées. Le présent rapport, bien qu’il soit de nature critique, a un but constructif et ne vise aucun des membres du personnel du Projet que nous remercions par ailleurs pour l’aide qu’ils nous ont apportée dans l’exécution de nos travaux. Les points faisant l’objet de nos recommandations sont présentés ci-après. Nous restons à votre disposition pour toute précision que vous jugerez utile et vous prions d’agréer, Monsieur le Coordonnateur, l’expression de notre considération distinguée. Douala, le 31 décembre 2024 Lazare TCHOUAGA L’associé-Gérant Expert-comptable Diplômé Commissaire aux Comptes Inscrit au Tableau de l’Ordre Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercice clos au 30 juin 2024 - 4 Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PRT I - POINTS DES INVESTIGATIONS SPÉCIFIQUES DE LA MISSION Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercice clos au 30 juin 2024 - 5 Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PRT 1.1 COMMENTAIRES ET OBSERVATIONS SUR LES ENREGISTREMENTS COMPTABLES, LES SYSTÈMES ET LES CONTRÔLES EXAMINÉS DURANT L’AUDIT Le système comptable du Projet est basé sur la tenue d’une comptabilité d’engagement qui intègre en amont la comptabilité générale, analytique et budgétaire sous TOM2PRO V2. Il est établi sur les règles et les principes du Plan Comptable National du Burundi. Au cours de nos missions, nous nous sommes assurés que le système comptable mis en place par l’Unité de Gestion du Projet est fiable. Nous n’avons pas d’observation à formuler. 1.2 DEGRÉ DE CONFORMITÉ AVEC CHAQUE ENGAGEMENT FINANCIER CONTENU DANS LE DOCUMENT DU FINANCEMENT FONDS IDA Nous avions pour objectif de nous assurer que les dispositions des accords de financement sont respectées dans leur globalité. Nous avons notamment vérifié la conformité des engagements contenus dans l’accord de financement. Nous n’avons pas d’observation à formuler. 1.3 PROBLÈMES IDENTIFIÉS DURANT L’AUDIT SUSCEPTIBLES D’AVOIR UN IMPACT SIGNIFICATIF SUR LA PÉRENNITÉ DU PROJET Nous avons, au cours de notre mission, vérifié s’il existe des insuffisances ou des constats susceptibles de ralentir la réalisation des objectifs du Projet. Nous n’avons pas d’observation à formuler. Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercice clos au 30 juin 2024 - 6 C Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PRT II - SUIVI DES RECOMMANDATIONS ANTÉRIEURES Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercice clos au 30 juin 2024 - 7 Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PRT Les normes internationales d’audit exigent que les Réviseurs, dans l’exécution de leur mission d’audit des comptes, procèdent à l’évaluation du système de contrôle interne mis en place. Ils formulent toute recommandation tendant à améliorer l’organisation de l’entité. Lorsque les responsables du Projet partagent la pertinence de ces recommandations, ils doivent les mettre en œuvre. Dans le rapport d’audit des comptes du PRT, au titre de l’exercice clos au 30 juin 2024 des recommandations avaient été formulées pour améliorer le dispositif de contrôle interne. Les différents points sont classés de la manière suivante: RECOMMANDATION SIGNIFICATION Exécuté La Direction a suivi la recommandation ou mis en place une procédure de remplacement pour pallier la faiblesse qui a été mise en évidence. Non exécuté La Direction n’a apporté aucune amélioration à la faiblesse précédemment identifiée. En cours d’exécution La Direction a arrêté partiellement des mesures destinées à corriger les faiblesses énumérées lors de la précédente intervention mais des efforts restent à fournir pour satisfaire les recommandations. Le tableau ci-après résume le degré d’exécution des recommandations formulées au cours des précédentes interventions. Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercice clos au 30 juin 2024 - 8 Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PRT d'exécution N° d'ordre exécutée Exécutée En cours Non Constats Recommandations Observations Position de l’UGP I. LOGEMENT EXIGU ET TEMPORAIRE POUR L’UNITÉ DE GESTION DE PROJET (UGP) L’UGP est logé provisoirement dans un bâtiment exigu. Ce bâtiment ne L’UGP a réhabilité un dispose pas suffisant des bureaux pour Nous recommandons à l’UGP bâtiment mis à accueillir tout le personnel de l’UGP. de prendre des mesures disposition par le 01 Le personnel de l’UGP déjà en service correctives pour se doter X gouvernement du NEANT partage donc à deux ou à trois les d’un bâtiment adéquat. Burundi. bureaux disponibles. Recommandation exécutée II. BIENS ET EQUIPEMENTS DE BUREAUX, Y COMPRIS LE MATERIEL INFORMATIQUE ET VEHICULES NON ENCORE POUVUS A L’UG P L’Unité de Gestion du Projet L’UGP dispose (UGP) devrait acquérir de A la date du présent rapport, l’UGP ne désormais des véhicules véhicules, des biens et dispose pas encore de véhicules, des et des biens et Expert-Comptable DPLE équipements de bureaux de 02 aux Comptes Commissaire biens et équipements de bureaux, y X équipement de NEANT Rue king Akwa, l’UGP, y compris le matériel B.P.: 3856 Douala compris le matériel informatique. bureaux. Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 informatique prévus pour son Recommandation RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 bon fonctionnement. exécutée Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercice clos au 30 juin 2024 - 9 Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PRT d'exécution N° d'ordre exécutée Exécutée En cours Non Constats Recommandations Observations Position de l’UGP III. comptabilisation des ressources du projet non conforme au manuel de procédures du projet Les ressources stables du projet sont enregistrés dans le compte 434101- L’Unité de Gestion du Projet L’observation est Avances IDA_ Dépôt initial. Cette (UGP) devrait s’assurer que la bien notée et comptabilisation des ressources n’est comptabilisation des l’UGP s’engage à La recommandation est 03 pas conforme aux dispositions du ressources du projet est X mettre en œuvre reconduite. manuel de procédure. Par ailleurs, le conforme aux procédures cette compte utilisé n’est pas conforme au comptables en vigueur. recommandation. plan des comptes du projet. Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercice clos au 30 juin 2024 - 10 C Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PRT III - NOUVELLLES RECOMMANDATIONS Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercice clos au 30 juin 2024 - 11 C Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PRT NOTE 1 : LENTEUR ADMINISTRATIVE DANS LE RENOUVELLEMENT DES CONTRATS DU PERSONNEL 1.1 PRINCIPE Les contrats de travail sont en principe des contrats renouvelables. La reconduction des contrats se fait conformément aux dispositions contractuelles et à la règlementation en la matière, en vigueur en République du Burundi. La non-reconduction du contrat doit être justifiée par le manquement de l’employé concerné vis-à-vis des clauses contractuelles qui le lie à l’employeur. Les contrats à durée déterminée prennent fin à l'arrivée du terme convenu au moment de la conclusion. De même, en fonction de l’évaluation des prestations fournies par l’employé, le contrat peut être reconduit ou interrompu conformément aux dispositions contractuelles. 1.2 CONSTAT Nous avons constaté que les contrats de prestations du personnel de l’UGP ne sont pas encore renouvelés. Cependant, le personnel continue de travailler et de percevoir un salaire en l’absence d’un contrat à jour ou d’un procès- verbal du COPIL sur l’évaluation favorable du personnel. Le cumul des montants payés hors contrat est de 83 521 002 FBU. 1.3 RISQUE Cette situation peut remettre en cause l’éligibilité des dépenses sur les fonds de la Banque mondiale. Elle peut créer également une insécurité juridique pour le projet et le personnel. Enfin, cela peut être une source de démotivation pour le personnel. 1.4 RECOMMANDATION Le COPIL et L’UGP devraient prendre les dispositions urgentes pour disposer des contrats de services à l’ensemble du personnel du PRT. 1.5 COMMENTAIRE DE L’UNITE DE GESTION DU PROJET (UGP) La recommandation est en cours d’exécution par l’UGP et Banque. Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercice clos au 30 juin 2024 - 12 C Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PRT NOTE 2: INSUFFISANCE DANS LA GESTION DES IMMOBILISATIONS 2.1 PRINCIPES Suivant le paragraphe 4.4.1 du manuel de procédure, Chaque immobilisation est identifiée dans le fichier par un numéro d'identification unique. Ce numéro et le label du Projet sont physiquement étiquetés et de façon indélébile (toute altération de ce numéro laissera une marque visible sur l’immobilisation). L’affectation des immobilisations relève de la responsabilité du Coordonnateur. Toute affectation est effectuée sur la base d’une note écrite par le Coordonnateur 2.2 CONSTATS Les immobilisations acquises sur les fonds du projet ne sont pas codifiées. Nous avons également noté l ’absence de note écrite pour l’affection des immobilisations. 2.3 RISQUES Cette insuffisance ne garantit pas la protection du patrimoine du projet. 2.4 RECOMMANDATIONS Il conviendrait pour l’UGP de codifier toutes les immobilisations et de les accompagner d’une lettre d’affectation. 2.5 COMMENTAIRES DE L’UNITE DE GESTION DU PROJET (UGP) La recommandation est bien notée. Les démarches pour sa mise en œuvre sont déjà entreprises. Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercice clos au 30 juin 2024 - 13 C Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PRT NOTE 3 : INSUFFISANCE DANS LES PROCÉDURES DE SÉCURITÉ INCENDIE 3.1 PRINCIPE Le manuel de procédures encadre la procédure de sécurité incendie au sein du PRT. Elle stipule que « Dans le cadre de la sécurité incendie, le Projet doit acquérir des extincteurs à accrocher de manière visible et facilement accessible à divers endroits du bâtiment abritant l’UGP. Une formation à l’utilisation des extincteurs doit être organisée pour l’ensemble du personnel de l’UGP et sous la responsabilité du Coordonnateur dans les 3 (trois) mois suivant leur acquisition. ». 3.2 CONSTAT Les bâtiments abritant les bureaux du projet ne sont pas équipés d’extincteurs. Le personnel recruté au sein de l’UGP n’a pas encore été formé à la manipulation des extincteurs. 3.3 RISQUE Les manquements observés sont de nature à favoriser des pertes des biens, des archives et en vies humaines dans l’enceinte de l’UGP en cas d’incendie. 3.4 RECOMMANDATION Il serait souhaitable pour l’UGP de : - doter le bâtiment en extincteurs en état de fonctionnement et correctement entretenus ; - d’assurer la formation du personnel sur leur utilisation. 3.5 COMMENTAIRES DE L’UNITE DE GESTION DU PROJET (UGP) La recommandation est bien notée. L’équipement des bâtiments nouvellement réhabilités est en cours. Maintenant, les extincteurs sont fixés dans les bâtiments, ce qui n’était pas le cas lors du passage de la mission, et une formation suivra bientôt. Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercice clos au 30 juin 2024 - 14 C Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PRT NOTE 4 : ABSENCE D’AUXILIARISATION DES COMPTES TIERS 4.1 PRINCIPE Conformément au paragraphe 7.6.5.5.a du manuel de procédures, l’avance faite pour la mission est auxiliarisée par bénéficiaire de ces frais de mission. C’est en effet, une façon efficace de suivre en temps réel les frais de mission non encore justifiés. Le paragraphe 7.6.4.1. 3, mentionne : Afin de produire le maximum de détails, les comptes de certains partenaires externes au PRT seront individualisés et suivis à travers un plan de tiers qui sert à définir les comptes auxiliaires des différents comptes collectifs y compris les comptes des consultants qui travaillent sur le Projet. 4.2 CONSTAT Nous avons relevé que les comptes des avances aux tiers ne sont pas auxiliarisés. De même que les comptes de salaires du personnel. 4.3 RISQUE Cette absence ne permet pas de faire aisément le suivi et en temps réel des frais de mission non encore justifiés, ni le suivi individuel de la situation de rémunération de chaque personnel. Cette situation peut entacher la fiabilité des états financiers du projet. 4.4 RECOMMANDATION L’équipe de gestion financière du projet devrait se conformer aux dispositions du manuel de procédures pour la comptabilisation de l’avance faite pour la mission dans les comptes auxiliaires. Par ailleurs, cette bonne pratique doit être également mise en œuvre pour la comptabilisation des salaires et autres avantages dus au personnel du projet. 4.5 COMMENTAIRES DE L’UNITE DE GESTION DU PROJET (UGP) L’observation est bien notée et l’UGP s’engage à mettre en œuvre cette recommandation. Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercice clos au 30 juin 2024 - 15 C Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PRT NOTE 5 : CONFORMITE DE LA DEMANDE DE PRIX ET DU BON DE COMMANDE 5.1 PRINCIPE Une demande de prix claire et concise est essentielle pour obtenir des devis précis et compétitifs de la part des fournisseurs. Elle permet de garantir que les besoins et les attentes du demandeur sont clairement compris, évitant ainsi des malentendus et des négociations inutiles. Ainsi, la demande de prix devrait inclure : Description des produits/services, Quantités, Délais, Lieu de livraison, Conditions de paiement, informations de contact. La responsabilité de l’UGP est engagée par la signature du Bon du Commande (B/C) par le Coordonnateur, après visa du RAF. L’établissement du B/C doit être soigné et contrôlé, car les conséquences d’une erreur peuvent être graves. En cas de litige, le B/C est la seule pièce essentielle pour appuyer une réclamation. 5.2 CONSTAT L’analyse des demandes de prix et des bons de commandes classés dans la liasse de dépenses révèle une absence d’information telle que le délai et le lieu de livraison. Par ailleurs, les bons de commandes ne sont pas signés par les fournisseurs. 5.3 RISQUE Ces insuffisances sont de nature à ne pas favoriser les acquisitions dans les meilleures conditions de prix, de qualité et de transparence. 5.4 RECOMMANDATION L’UGP devrait prendre les mesures correctives nécessaires pour améliorer la qualité de la demande de prix et du bon de commande. 5.5 COMMENTAIRES DE L’UNITE DE GESTION DU PROJET (UGP) La recommandation est bien notée et sera exécutée. Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercice clos au 30 juin 2024 - 16 C Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PRT NOTE 6 : ABSENCE DE CONTRÔLE DES SOLDES DES COMPTES 6.1 PRINCIPE À la clôture d’un trimestre, semestre et de l’année, le comptable sous la supervision du RAF procède à l’analyse et à la justification des soldes des comptes. Il procède ensuite aux redressements nécessaires. L’analyse des comptes et la justification des soldes doivent être documentées. Contrôler les comptes revient tout d’abord à identifier tous les mouvements comptables (débit et/ou crédit) qui contribuent à former le solde de chaque compte, à les justifier en les rapprochant de leurs pièces justificatives. A l’issue de l’opération, celui-ci est décomposé en éléments clairement identifiables. 6.2 CONSTAT Nous n'avons pas reçu d’élément permettant d’expliquer les soldes des comptes tiers et comptes des impôts au 30 juin 2024. L’analyse du compte des Impôts sur les Revenus d'emploi ressort un solde débiteur de 112 517.87 USD. L’analyse de cette position anormale du compte IRE (Impôt sur les Revenus d'emploi) du personnel révèle que des charges correspondantes n’ont pas été enregistrées dans la comptabilité du projet. 6.3 RISQUE Cette insuffisance remet en cause la fiabilité et la sincérité des états financiers du projet. L’auditeur pourrait donner une opinion défavorable sur les comptes du projet. 6.4 RECOMMANDATION L’équipe de la gestion financière du projet devrait prendre les mesures correctives nécessaires et contrôler les soldes des comptes avant l’établissement des états financiers. 6.5 COMMENTAIRES DE L’UNITE DE GESTION DU PROJET (UGP) L’observation est bien notée. Suite à certaines de vos observations, des corrections et reclassement de certaines charges ont été faits et le solde du compte IRE (Impôt sur les Revenus d'emploi) du personnel est actuellement de BIF 17 411 502 correspondant à deux déclarations à l'impôt qui n'ont pas encore été exécutées par la BRB. Il s'agit d'une somme de 7 Expert-Comptable DPLE 276 115 (déclaration du mois d'avril 2024) et de 10 135 387 (déclaration du Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, mois de juin 2024). La position du solde de compte est actuellement B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 normale. RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercice clos au 30 juin 2024 - 17 C Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PRT NOTE 7 : LA TENUE DU PPM 7.1 PRINCIPE Le Plan de passation des marchés et ses mises à jour comprendront notamment les éléments suivants : a. Une description succincte des activités/marchés ; b. Les méthodes de sélection à appliquer ; c. Les coûts estimés ; d. Les calendriers ; e. Les exigences de revue par la Banque ; et f. Toute autre information pertinente en rapport avec la passation des marchés. 7.2 CONSTAT Le PPM est bien tenu, cependant les dates réelles des activités des marchés ne sont pas systématiquement indiquées. Quelques exemples : -BI-BI-MOF-357817-CW-RFB / Réhabilitation des bâtiments de bureaux du PRT. Seule la date de signature du contrat est enregistrée. BI-BI-MOF-271229-GO-RFB / Achat de 5 véhicules (4 camionnettes 4X4 et une 4X4 station wagon). Aucune activité n’est enregistrée. 7.3 RISQUE Le suivi des activités des marchés est rendu difficile. 7.4 RECOMMANDATION Le Spécialiste de la Passation des marchés du projet devrait enregistrer systématiquement les dates réelles des activités de marchés dès leur exécution. 7.5 COMMENTAIRES DE L’UNITE DE GESTION DU PROJET (UGP) L’observation est bien notée et l’UGP s’engage à enregistrer systématiquement les dates réelles des différentes étapes du processus de passation des marches de chaque activité. Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercice clos au 30 juin 2024 - 18 C Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PRT NOTE 8 : CLASSEMENT DES DOSSIERS DES MARCHÉS 8.1 PRINCIPE Le Spécialiste en Passation des Marchés (SPM) du projet est responsable de la mise en place d’un système de classement des dossiers de passation des marchés (archivage physique et archivage électronique STEP) qui inclura pour chaque marché tous les documents relatifs à ces marchés y inclus les documents relatifs aux paiements, en vue de permettre toute revue à posteriori de l’IDA ou audit externe de passation des marchés. 8.2 CONSTAT Nous avons constaté que le classement des dossiers des marchés soit électronique, soit physique est incomplet. 8.3 RISQUE La procédure de passation des marchés peut être difficile à justifier. 8.4 RECOMMANDATION Le SPM appuyé par l’archiviste qui vient d’être recruté au sein de l’UGP, devraient fournir un effort particulier pour corriger cette situation dans les brefs délais. 8.5 COMMENTAIRES DE L’UNITE DE GESTION DU PROJET (UGP) L’observation est bien notée et l’UGP s’engage à mettre en œuvre cette recommandation. Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercice clos au 30 juin 2024 - 19 C Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PRT NOTE 9 : MARCHÉS NON SOUMIS À LA COMMISSION DES MARCHÉS 9.1 PRINCIPE La clause 6.2 a du manuel des procédures de passation des marchés prévoit qu’il est mis en place « Une Commission des Marchés (CM) chargée de procéder aux décisions …. d’attribution des contrats et marchés de toute nature ». À ce titre, tous les rapports des commissions d’analyse des offres/propositions et manifestations d’intérêts doivent être soumis à la CM. 9.2 CONSTAT Nous avons constaté que : (1) pour les recrutements de consultant tous les rapports combinés (évaluation CV +interview ou qualification + analyse financière) n’ont pas été soumis à l’analyse de la CM ; (2) les marchés passés par entente directe ne sont pas soumis à la CM, c’est le cas du marché no BI-BI-MOF-278144-CS-CDS / Entente Directe avec Egis pour l'actualisation des APD et DAO de la RN3 du PK0 au PK25 (Bujumbura- Gitaza. 9.3 RISQUE Cette anomalie peut conduire à la déclaration d’une passation des marchés non conforme. 9.4 RECOMMANDATION Le Coordonnateur du projet doit veiller à ce que la Commission des Marchés joue pleinement ses rôles, notamment que : - Tous les rapports (analyse CV, qualification et rapports combinés) sont soumis à la CM. - Tous les marchés à entente directe sont soumis à la CM 9.5 COMMENTAIRES DE L’UNITE DE GESTION DU PROJET (UGP) L’observation est bien notée et l’UGP s’engage à mettre en œuvre cette recommandation. Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercice clos au 30 juin 2024 - 20 C Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PRT NOTE 10 : PUBLICATION DE L’AGPM (AVIS GÉNÉRAL DE PASSATION DES MARCHÉS) 10.1 PRINCIPE Le Règlement de passation des marches de la Banque prévoit que « L’Emprunteur est tenu de préparer un AGPM et de le remettre à la Banque avant d’engager toute activité de passation des marchés dans le cadre du projet. La Banque se charge de faire publier cet avis dans Development Business (UNDB online) et sur son site internet public ». L’UGP publiera également cet AGMP sur un site internet de libre accès, et au moins dans un journal à diffusion nationale de son pays et au journal officiel. 10.2 CONSTAT La mission d’audit a constaté qu’aucun AGPM n’a été publié depuis le début du projet. 10.3 RISQUE Cette anomalie peut conduire à la déclaration de la passation des marchés du projet non conforme. 10.4 RECOMMANDATION L’UGP devrait publier rapidement un AGPM. En cas de difficultés, demander une dérogation de la Banque. 10.5 COMMENTAIRES DE L’UNITE DE GESTION DU PROJET (UGP) L’observation est bien notée et l’UGP s’engage à mettre en œuvre cette recommandation. Il convient de souligner qu’un AGPM a été envoyé à la Banque Mondiale en date du 21/06/2023 pour demande de revue et d’avis de non objection avant sa publication. Plusieurs rappels ont été fait par l’UGP qui attend le retour de la Banque. Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercice clos au 30 juin 2024 - 21 C Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PRT NOTE 11 : INSUFFISANCE DU PROCÈS VERBAL DE RÉCEPTION 11.1 PRINCIPE Le PV de réception contient entre autres des dispositions relatives au respect des délais d’exécution et le montant des pénalités de retard le cas échéant. 11.2 CONSTAT Le tableau sur la situation administrative et financière du marché n’est pas complet, il ne contient pas toutes les informations notamment les pénalités appliquées en cas de retard dans l’exécution du contrat. À titre d’exemple : marché BI-BI-MOF-271229-GO-RFB : fourniture de véhicules, le PV de réception constate un retard de 132 jours mais n’indique pas les pénalités appliquées en conséquence. 11.3 RISQUE Possibilité de perte financière pour le projet. 11.4 RECOMMANDATION L’UGP devrait veiller à la qualité des procès-verbaux de réception, notamment la mention des informations sur le respect des délais d’exécution et le montant des pénalités de retard le cas échéant. 11.5 COMMENTAIRES DE L’UNITE DE GESTION DU PROJET (UGP) L’observation est bien notée et l’UGP s’engage à mettre en œuvre cette recommandation en joignant la situation administrative et financière à chaque PV de réception. Il convient de souligner que pour le marché de fourniture des véhicules, les pénalités de retard d’un montant de 45 489 000 BIF ont été appliquées ; soit 5 % du montant du marché qui correspond au montant maximum des pénalités de retard applicables suivant le contrat. Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercice clos au 30 juin 2024 - 22 C Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PRT NOTE 12 : ABSENCE DE LA COMMISSION DE VALIDATION DES RAPPORTS DES CONSULTANTS 12.1 PRINCIPE Le paragraphe 6.2.4.4 du manuel de procédures indique que les Services de Consultants constituent un cas spécifique en ce qui concerne la réception des livrables attendus en l’occurrence les rapports de Consultants. Une « Commission de Validation des Rapports de Consultants (CVRC) » est constituée à cet effet. 12.2 CONSTAT Nous avons constaté que la validation des livrables des consultants au cours de la période sous revue n’a pas été soumise à une Commission de Validation des rapports. 12.3 RISQUE La qualité des rapports des consultants acceptés n’est pas assurée. 12.4 RECOMMANDATION Le Coordonnateur du projet devrait veiller à mettre en place une « Commission de Validation des Rapports de Consultants (CVRC) » pour la réception des livrables attendus. 12.5 COMMENTAIRES DE L’UNITE DE GESTION DU PROJET (UGP) L’observation est bien notée et l’UGP s’engage à mettre en œuvre cette recommandation. Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercice clos au 30 juin 2024 - 23 C Cabinet ABC (Audit Bilan Conseil) PRT NOTE 13 : DÉPASSEMENT BUDGÉTAIRE NON AUTORISÉ 13.1 PRINCIPE Pour le contrôle des engagements et le suivi budgétaire, le manuel des procédures du projet prévoit que seule la Banque mondiale autorise l’engagement de nouvelles dépenses et la réallocation d’une ligne budgétaire à une autre. Il prévoit aussi que le RA rejette la demande si la ligne budgétaire est insuffisante ou inexistante. 13.2 CONSTAT Nous avons observés des dépassements budgétaires sans aucune approbation. À titre d’exemples : - BI-BI-MOF-271227-GO-RFQ : fourniture et installation du matériel informatique pour le projet PRT : 24,2% - BI-BI-MOF-357817-CW-RFB : Réhabilitation des bâtiments de bureaux du PRT : 46% (1$=2889,77Fbi ; BRB : taux acheteur du 18/12/24. 13.3 RISQUE Épuisement précoce du financement. La dépense en dépassement pourrait être déclarée inéligible. 13.4 RECOMMANDATION Il conviendrait à l’UGP de veiller à obtenir les autorisations requises pour tout dépassement budgétaire. 13.5 COMMENTAIRES DE L’UNITE DE GESTION DU PROJET (UGP) L’observation est bien notée et l’UGP s’engage à mettre en œuvre cette recommandation. Expert-Comptable DPLE Commissaire aux Comptes Rue king Akwa, B.P.: 3856 Douala Tél. : (237)233-42-50-14 Fax : (237)233-42-33-06 RC : N° 30 815 NUI : P125700163353S Agréé CEMAC EC 142 Membre ONECCA ECP 61 Rapport sur le contrôle interne – Exercice clos au 30 juin 2024 - 24