PROYECTO DE EFICIENCIA ENERGÉTICA Y TECHOS SOLARES Plan de Participación de Partes Interesadas (PPPI) República Dominicana Borrador 2.8 Septiembre 2024 1 Tabla de contenido SIGLAS .................................................................................................................................................................. 3 1. INTRODUCCIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO ................................................................................................ 4 2. OBJETIVOS Y DESCRIPCIÓN DEL PPPI .................................................................................................................. 5 3. IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE LAS PARTES INTERESADAS ................................................................................ 6 3.1 METODOLOGÍA ........................................................................................................................................................6 3.2. PARTES AFECTADAS Y OTRAS PARTES INTERESADAS .........................................................................................................6 3.3. INDIVIDUOS O GRUPOS MENOS FAVORECIDOS O EN SITUACIÓN DE VULNERABILIDAD ..............................................................9 4. PROGRAMA DE PARTICIPACIÓN DE LAS PARTES INTERESADAS ........................................................................ 11 4.1. RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES DE PARTICIPACIÓN DE LAS PARTES INTERESADAS DURANTE LA PREPARACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO................................................................................................................................................................... 11 4.2. RESUMEN DE MÉTODOS DE COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN DURANTE LA IMPLEMENTACIÓN........................12 4.3. PLAN DE CONSULTAS CON LAS PARTES INTERESADAS (PREPARACIÓN E IMPLEMENTACIÓN) ....................................................14 4.4 RESUMEN DE RESULTADOS DE LAS CONSULTAS DURANTE LA FASE DE PREPARACIÓN ..............................................................15 4.4.1 Resultados de la consulta a grupos vulnerables mediante taller presencial ..............................................15 4.4.2. Resultados de las consultas presenciales a partes afectadas y otras partes interesadas mediante visitas de campo ............................................................................................................................................................16 4.4.3. Resultados de las consultas a partes afectadas (beneficiarias) mediante formulario virtual ...................16 4.5. PRESENTACIÓN DE INFORMES A LAS PARTES INTERESADAS ..............................................................................................16 5. RECURSOS Y RESPONSABILIDADES VINCULADOS A LA IMPLEMENTACIÓN DE ACTIVIDADES DE PARTICIPACIÓN DE LAS PARTES INTERESADAS .............................................................................................................................. 17 5.1. RECURSOS FINANCIEROS..........................................................................................................................................17 5.2. RECURSO HUMANO: FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE GESTIÓN ................................................................................18 6. MECANISMO DE ATENCIÓN DE QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS Y SOLICITUDES (MAQRSS) ....................... 19 6.1 MARCO NORMATIVO LOCAL APLICABLE .......................................................................................................................19 6.2 NORMATIVA INSTITUCIONAL DEL BANCO MUNDIAL RELATIVA AL MAQRSS .......................................................................20 6.3. MANEJO DE TEMAS DE ABUSO Y ACOSO SEXUAL ...........................................................................................................21 7. SEGUIMIENTO Y PRESENTACIÓN DE INFORMES ............................................................................................... 21 7.1. RESUMEN DE CÓMO SE SUPERVISARÁ LA IMPLEMENTACIÓN DEL PPPI Y CÓMO SE INFORMARÁ AL RESPECTO ............................21 7.2. PRESENTACIÓN DE INFORMES A LOS GRUPOS DE PARTES INTERESADAS ..............................................................................22 ANEXOS ............................................................................................................................................................... 24 ANEXO 1. MECANISMO DE QUEJAS Y RECLAMOS ................................................................................................................25 ANEXO 2: INFORME CONSULTA TALLER PRESENCIAL A GRUPOS VULNERABLES DURANTE PREPARACIÓN DEL PROYECTO (AGOSTO 2024) .................................................................................................................................................................................36 ANEXO 3: FORMULARIO VIRTUAL PARA CONSULTAS A PARTES BENEFICIADAS Y RESULTADOS ......................................................41 3A. FORMULARIO .........................................................................................................................................................41 3B. RESPUESTAS FORMULARIO POR LAS INSTITUCIONES A BENEFICIARSE ..................................................................................51 ANEXO 4: RESULTADOS CONSULTAS PRESENCIALES EN TERRENO ..........................................................................................54 4A. ORGANIZACIÓN DE VISITAS DE CONSULTA.....................................................................................................................54 4B. REGISTRO DE OPINIONES Y COMENTARIOS DURANTE VISITAS DE CONSULTA .........................................................................54 4C. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS DE LAS VISITAS PRESENCIALES DE CONSULTA EN TERRENO ........................................................55 ANEXO 5: LISTA DE PROVEEDORES DE SERVICIOS PARA VIOLENCIA BASADA EN GÉNERO .............................................................57 2 Siglas A&S Ambiental y Social AFD Agencia Francesa de Desarrollo ASODIFIMO Asociación de personas con Discapacidad Físico-Motora BID Banco Interamericano de Desarrollo BM Banco Mundial CEPAE Centro de Planificación y Acción Ecuménica CNCC Consejo Nacional de Cambio Climático COFRADIA Fundación Cultural Cofradía CONADIS Consejo Nacional de Discapacidad CONAPE Consejo Nacional de la Persona Envejeciente COPADEBA Comité para la Defensa de los Derechos Barriales EAS Estándar Ambiental y Social Contratación Basada en el Desempeño Energético (Energy Savings Performance ESPC Contracting) FEDOMU Federación Dominicana de Municipios GCPS Gabinete de Coordinación de Políticas Sociales INM Instituto Nacional de Migración LMD Liga Municipal Dominicana M&V Medición y Verificación (Measurement and Verification) MAQRSS Mecanismo de Atención a Quejas, Reclamos, Solicitudes y Sugerencias MAS Marco Ambiental y Social del Banco Mundial MEM Ministerio de Energía y Minas MEPS Normas Mínimas de Rendimiento Energético (Minimum Energy Performance Standards) MEPYD Ministerio de Economía, Planificación y Desarrollo MGAS Marco de Gestión Ambiental y Social MMARN Ministerio de Medio Ambiente y Recursos Naturales MUDHA Movimiento de Mujeres Domínico-haitianas ODHGV Observatorio de Derechos Humanos para Grupos Vulnerabilizados PNUD Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo PPPI Plan de Participación de Partes Interesadas SIUBEN Sistema Único de Beneficiarios SJRM Servicio Jesuita a Refugiados y Migrantes UEP Unidad Ejecutora del Proyecto USAID Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional 3 1. Introducción y descripción del proyecto El Proyecto de Eficiencia Energética y Techos Solares en República Dominicana tiene como objetivo impulsar un cambio significativo hacia un modelo energético más sostenible y resiliente en el país, abordando preocupaciones ambientales y reduciendo los costos operativos asociados con el consumo energético, mediante la implementación de medidas de eficiencia energética y generación distribuidas en edificios públicos de la República Dominicana El proyecto de Eficiencia Energética y Techos Solares en República Dominicana abarca los siguientes componentes y actividades: • Componente 1: Inversiones en eficiencia energética y techos solares para edificios públicos o Actividad 1.1: Estudios de factibilidad y auditorias energéticas en edificios seleccionados, y documentos técnicos para las fases de diseño, construcción y operación. o Actividad 1.2: Inversiones en medidas de eficiencia energética (pintura reflectiva, cambio de ventanas, reemplazo de luminarias y modernización de los sistemas de climatización, entre otros), paneles fotovoltaicos, baterías, disposición final y sistemas de gestión de la energía. • Componente 2: Apoyo a la Implementación del Proyecto, Desarrollo de la Cartera, Desarrollo del Marco Regulatorio y Fortalecimiento de Capacidades o Actividad 2.1: Financiamiento para la Unidad Implementadora del Proyecto. o Actividad 2.2: Apoyo al desarrollo de códigos de eficiencia energética para nuevos edificios, pautas para la modernización energética de edificios, normas mínimas de rendimiento energético (MEPS) para electrodomésticos, etiquetado de eficiencia energética y regulaciones de benchmarking para edificios existentes. o Actividad 2.3: Desarrollo de herramientas estandarizadas para la implementación de proyectos de modernización energética en edificios existentes, incluidas, entre otras, plantillas y pautas para auditorías energéticas, y apoyo para la contratación basada en el desempeño energético (ESPC), incluida la preparación de herramientas y plantillas, contratos de muestra y protocolos de medición y verificación del ahorro energético (M&V). o Actividad 2.4: Apoyo al desarrollo de regulaciones sobre generación distribuida, como la facturación neta y códigos de red estandarizados. o Actividad 2.5: Desarrollo de una estrategia para manejo de residuos, por ejemplo, retiro de equipos ineficientes, y gestión de los refrigerantes o Actividad 2.6: Fortalecimiento de capacidades para actores clave del sector público y privado, incluyendo compañías de distribución o Actividad 2.7: Un programa centrado en el género para apoyar oportunidades educativas, de capacitación y empleo para mujeres en el sector energético. El proyecto de Eficiencia Energética y Techos Solares en República Dominicana se encuentra en elaboración de conformidad con el Marco Ambiental y Social (MAS) del Banco Mundial. Según se establece en el Estándar Ambiental y Social 10 (EAS 10) sobre Participación de las Partes Interesadas y Divulgación de Información, los organismos de ejecución del proyecto deben brindar a las partes interesadas información oportuna, pertinente, comprensible y accesible, y las consultarán de manera culturalmente adecuada, sin manipulaciones, interferencias, coerción, discriminación ni intimidación. 4 2. Objetivos y descripción del PPPI El presente documento ha sido elaborado en el marco del Proyecto, como parte del conjunto de instrumentos ambientales y sociales (A&S), basado en las guías para la aplicación de los estándares ambientales y sociales (EAS) del Banco Mundial. Este PPPI, preparado y consultado en cumplimiento de los requerimientos establecidos en el EAS 10 de “Participación de las Partes Interesadas y Divulgación de la Información”, cumple con la normativa nacional en materia de participación ciudadana aplicable al Proyecto, y con lo establecido en torno a la transparencia y acceso a la información pública. Este PPPI tiene como objetivo principal definir un programa para la participación de las partes interesadas, lo que incluye la divulgación de información pública y las consultas durante todo el ciclo del proyecto. En el PPPI se establece la manera en la que el equipo a cargo del proyecto se comunicará con las partes interesadas, a la vez que se incluye un mecanismo a través del cual pueden presentarse inquietudes, opiniones, quejas o reclamos acerca de las actividades del proyecto y las actividades conexas. Los objetivos específicos de este PPPI son: 1. Establecer un enfoque sistemático con respecto a la participación de las partes interesadas identificadas por las Instituciones Implementadoras. Esto ayudará a crear y mantener una relación constructiva con ellas, sobre todo con las partes afectadas por el Proyecto y los grupos en situación de vulnerabilidad. 2. Evaluar el nivel de interés y de apoyo de las partes interesadas en relación con el Proyecto, y una estrategia que permite que las opiniones de las partes interesadas se tengan en cuenta en todo el ciclo del Programa y en el desempeño ambiental y social. 3. Promover durante todo el ciclo del Proyecto la participación inclusiva y eficaz de las partes afectadas en relación con las cuestiones que podrían tener impacto en ellas, brindar los medios necesarios para dicha participación y acceso a los beneficios del Proyecto. 4. Garantizar que se divulgue información adecuada sobre los riesgos e impactos ambientales y sociales a las partes interesadas en un formato y de una manera que sean accesibles, oportunos, comprensibles y apropiados. 5. Proporcionar a las partes afectadas y otras partes interesadas del Proyecto medios accesibles e inclusivos para plantear problemas y reclamos, y permitir que las Instituciones Implementadoras respondan y gestionen dichos reclamos. Como parte del proceso de participación de las partes interesadas se realizan procesos de divulgación de información y de consultas descritos en este PPPI. Los procesos de divulgación de información del proyecto son importantes y se realizarán en un lenguaje adecuado para cada grupo de partes interesadas. Se pondrá especial empeño en informar a los grupos en situación de vulnerabilidad. Las consultas se llevarán a cabo en forma continua a medida que se desarrolle el Proyecto, durante todas las fases. El borrador del PPPI y el borrador del MGAS fueron consultados con partes interesadas por el MEM entre los meses de julio y agosto del 2024. Durante la fase de preparación del Proyecto se realizaron consultas utilizando distintas modalidades: un taller presencial con grupos vulnerables, visitas presenciales a partes afectadas e interesadas en algunas de las comunidades donde se llevarán a cabo actividades del proyecto, y un formulario para la participación virtual de partes afectadas (instituciones beneficiarias). La fase de consultas contó con la participación de 18 personas en representación de las partes interesadas y afectadas. Estas comprenden 4 instituciones que trabajan con grupos vulnerables, 6 instituciones afectadas y/o beneficiarias directas del proyecto, y 6 organizaciones, comercios o actores comunitarios. 5 Así mismo, se realizó una encuesta virtual a través de un formulario de Google con las partes beneficiarias; este fue respondido por 6 (de 12) instituciones que serán beneficiadas por el proyecto. La retroalimentación recibida incluye tomar en cuenta los tramites, procesos y pasos que actualmente tienen las distribuidoras para la colocación de paneles solares en diferentes localidades del país; integrar a la comunidad y responsabilizarla para que vele por la integridad y buen cuidado de los equipos, materiales, y sistemas que se coloquen en las dependencias que están dentro de ellas; considerar la integración e inclusión de las personas con discapacidad visual y auditiva, entre otros. (Ver detalles en anexo 2, 3 y 4: Informe de consultas durante la preparación del proyecto). 3. Identificación y análisis de las partes interesadas 3.1 Metodología A fin de cumplir con las mejores prácticas, en el proyecto se aplicarán los siguientes principios para la participación de las partes interesadas: • Apertura y enfoque centrado en el ciclo del proyecto: Se organizarán consultas públicas acerca del proyecto y los instrumentos ambientales y sociales durante toda su vigencia de manera abierta, sin manipulación externa, interferencia, coerción ni intimidación. • Participación informada y opiniones: Se proporcionará información y se la distribuirá ampliamente entre todas las partes interesadas en un formato adecuado; se brindarán oportunidades para que estas puedan transmitir sus opiniones y comentarios, y para analizar y abordar sus comentarios e inquietudes. • Inclusión y sensibilidad: Se identificará a las partes interesadas para lograr una mejor comunicación y forjar relaciones eficaces. El proceso de participación del proyecto será inclusivo. En todo momento se alentará a participar en el proceso de consulta a todas las partes interesadas, que tendrán igual acceso a la información. La sensibilidad a las necesidades de las partes interesadas es el principio clave que subyace en la selección de los métodos de participación. Se presta especial atención a los grupos vulnerables que pueden estar en riesgo de quedar fuera de los beneficios del proyecto, en particular las mujeres, los ancianos, las personas con discapacidad, las personas desplazadas, los trabajadores migrantes y las comunidades, así como las sensibilidades culturales de los diversos grupos étnicos. • Flexibilidad: Si el distanciamiento social, el contexto cultural (por ejemplo, la dinámica de género particular) o los factores de gobernanza (por ejemplo, alto riesgo de represalias) inhiben las formas tradicionales de participación presencial, la metodología debe adaptarse a otras formas de participación, incluidas varias formas de comunicación a través de Internet o por teléfono. 3.2. Partes afectadas y otras partes interesadas 1 Las partes afectadas son personas, grupos, instituciones y otras entidades dentro del área de influencia del proyecto que se ven (o que podrían verse) directamente afectadas por el mismo; o que han sido identificadas como las más susceptibles de enfrentar cambios asociados con el proyecto. El Proyecto interactuará estrechamente con estas partes para identificar posibles impactos y su importancia, así como para tomar decisiones sobre las medidas de gestión y mitigación. En ese sentido, atendiendo a las instituciones públicas beneficiarias y a la naturaleza del Proyecto, una distinción inicial entre las partes afectadas puede hacerse atendiendo a los roles de las mismas en el 6 Proyecto. Las partes afectadas incluyen las comunidades locales, los miembros de la comunidad, vecinos y personas que viven en las inmediaciones de dónde se realizarán las obras, funcionarios y empleados que trabajan en los edificios a ser intervenidos y otros actores que pueden recibir los impactos directos del proyecto. En ese sentido, las Partes Afectadas se han clasificado de la siguiente manera: Tabla 1. Categorización y descripción de partes afectadas Categoría Partes Afectadas Descripción Instituciones Gubernamentales beneficiarias: • Ministerio de Salud Pública • Servicio Nacional de Salud • Instituciones que se benefician directamente Beneficiarios Ministerio de Educación • del Proyecto y sus actividades, y que se verán institucionales inmediatos Ministerio Hacienda • afectadas durante el desarrollo del Proyecto Ministerio de Cultura • Otras instituciones, oficinas públicas y dependencias del Poder Ejecutivo Trabajadores que laboran en los edificios Trabajadores y Personal de Empleados gubernamentales, públicos donde realizarán las instalaciones, Edificios Públicos administrativos y de servicios mejoras y medidas de eficiencia energética. Individuos que podrían experimentar Médicos, enfermeras, interrupciones o cambios en el entorno Personal Hospitalario trabajadores sociales y personal hospitalario debido a las actividades del que labora en los hospitales proyecto. Individuos que podrían experimentar Visitadores a médicos, Personal vinculado al interrupciones o cambios en el entorno vendedores, etc. que visitan hospital hospitalario debido a las actividades del regularmente los hospitales proyecto. Asociaciones que podrían experimentar Sindicatos y asociaciones de Asociaciones vinculadas a interrupciones o cambios en el entorno médicos, enfermeras y personal los hospitales hospitalario debido a las actividades del de salud; patronatos, etc. proyecto. Personas en las escuelas donde se realizarán Profesores, directores y las instalaciones, mejoras y medidas de Personal Escolar personal de apoyo que trabaja eficiencia energética que podrían en las escuelas experimentar interrupciones o cambios en el entorno debido a las actividades del proyecto Personas que frecuentan los edificios públicos Usuarios de los Edificios Ciudadanos y visitantes en para realizar trámites, y solicitar servicios Públicos general públicos. Individuos que podrían experimentar interrupciones o cambios en el entorno Pacientes y usuarios de los hospitalario debido a las actividades del Pacientes, acompañantes hospitales proyecto; tales como pacientes, personas que asisten a consultas periódicas o que visitan pacientes internos Personas en las escuelas donde se realizarán Usuarios de servicios las instalaciones y mejoras, que acuden para Estudiantes y sus familias educativos recibir y/o solicitar servicios y/o documentaciones. 7 Categoría Partes Afectadas Descripción Asociaciones de Padres, Madres Asociaciones vinculadas a y Amigos de la Escuela, Personas vinculadas a las escuelas donde se las escuelas Asociaciones de Profesores, realizarán las instalaciones y mejoras. sindicatos, patronatos, etc. Personas y comercios en áreas adyacentes a Residentes y negocios locales en Asociaciones comerciales, los edificios beneficiarios, afectadas por la las inmediaciones de los negocios y personas locales actividad aumentada, posibles impactos al edificios a intervenir tránsito, y otros cambios locales. Grupos, ONGs y fundaciones con presencia en el terreno y vinculadas a las instituciones y Organizaciones que abogan por derechos Organizaciones de la edificios a intervenir: Juntas de comunitarios, derechos de los trabajadores, Sociedad Civil vecinos, clubes deportivos, igualdad de género, protección ambiental, clubes de salud, clubes etc. educativos, cooperativas, consejos de desarrollo, iglesias Partes implicadas en la implementación del Proyecto Instituciones, departamentos y agencias gubernamentales Entidades responsables de la implementación, Implementadores Implementadoras: MEM y la supervisión y regulación del proyecto. Unidad Ejecutora del Proyecto (UEP) en el MEM Empresas que suministran equipos, mano de Empresas proveedoras y obra, y materiales necesarios para el proyecto Proveedores contratistas de sistemas y ejecutan las obras de instalación, operación fotovoltaicos y mantenimiento de estos sistemas Trabajadores, empleados de empresas contratistas, y Personas involucradas en el suministro de proveedoras, técnicos materiales, equipos, relacionados con obras especializados en la instalación menores; al igual que la instalación, Operadores de equipos de energía renovable mantenimiento y operación de tecnologías y otros trabajos como la como luminarias LED, sistemas de aplicación de pintura reflectiva, climatización, y sistemas de gestión cambios de luminarias, entre inteligente energía (SMART). otros Empresas especializadas en la destrucción o reciclaje de Operadores desechos resultantes del cambio - de energía tradicional a energía renovable Las partes interesadas del proyecto también incluyen otros actores que no son las comunidades directamente afectadas, pero que pueden tener interés en algunos de los componentes del Proyecto ya que (1) pueden considerar o percibir que sus intereses se vean afectados por los mismos, o (2) pueden influir de alguna manera en el proyecto y en su implementación. En el proyecto se identificaron los siguientes entes gubernamentales, no gubernamentales e internacionales, ilustrados en la tabla a continuación. 8 Tabla 2. Otras partes interesadas, según vinculación temática y ámbito de actuación Institución o Grupo Siglas Vinculación Temática Ámbito actuación Ministerio de Economía, MEPYD Políticas Públicas / Desarrollo Gubernamental Planificación y Desarrollo Consejo Nacional de Cambio CNCC Medio ambiente Gubernamental Climático Ministerio de Medio Ambiente MMARN Medio ambiente Gubernamental y Recursos Naturales Federación Dominicana de FEDOMU Municipalidad Social Municipios Liga Municipal Dominicana LMD Municipalidad Gubernamental Gabinete de Coordinación de Políticas Públicas / Grupos en GCPS Gubernamental Políticas Sociales Sit. Vulnerabilidad Agencia de los Estados Unidos Sector eléctrico / Grupos Sit. para el Desarrollo USAID Org. Internacional Vulnerabilidad Internacional Agencia Francesa de Sector eléctrico / Grupos Sit. AFD Org. Internacional Desarrollo Vulnerabilidad Banco Interamericano de Sector eléctrico / Grupos Sit. BID Org. Internacional Desarrollo Vulnerabilidad Programa de las Naciones Sector eléctrico / Grupos Sit. PNUD Org. Internacional Unidas para el Desarrollo Vulnerabilidad 3.3. Individuos o grupos menos favorecidos o en situación de vulnerabilidad2 Los grupos menos favorecidos o en situación de vulnerabilidad se definen como grupos o personas que pueden enfrentar de manera desproporcionada los impactos del proyecto o que pueden verse más desfavorecidas en comparación con todos los demás grupos, y que pueden requerir medidas especiales para su participación con el fin de garantizar su representación equitativa en el proceso de consultas y toma de decisiones vinculadas al Proyecto. A partir de los resultados de las consultas durante la fase de preparación se evaluaron estrategias para una participación más directa de personas pertenecientes a estos grupos (ver Tabla 3). Dentro del proyecto, los grupos vulnerables o menos favorecidos pueden incluir, entre otros, los siguientes: Tabla 3. Categorización y descripción de grupos en situación de vulnerabilidad Grupos Menos Medidas para superar barreras Categoría Descripción de barreras Favorecidos • Asegurar que sean consultadas organizaciones y personas que trabajan Niños y adolescentes que directamente con estas poblaciones, Estudiantes y Niños y pueden verse afectados por para entender posibles riesgos y pacientes Adolescentes cambios en las escuelas y medidas de mitigación (por ejemplo, menores de edad hospitales, y que requieren CONANI). • Incluir Formularios predeterminados para esta categoría. 9 Grupos Menos Medidas para superar barreras Categoría Descripción de barreras Favorecidos 1 protección especial y un entorno seguro. • Asegurar que sean consultadas Personas mayores que organizaciones y personas que trabajan Pacientes y pueden tener dificultades directamente con estas poblaciones, Personas usuarios de para adaptarse a los para entender posibles riesgos y envejecientes servicios públicos cambios y que pueden medidas de mitigación (por ejemplo, de edad avanzada necesitar asistencia CONAPE y trabajadores sociales en los adicional. hospitales). • Asegurar que sean consultadas Individuos discapacidades organizaciones y personas que trabajan físicas (movilidad, visual) o directamente con estas poblaciones, Usuarios con mentales que pueden para entender posibles riesgos y discapacidad de enfrentar barreras Personas con medidas de mitigación (por ejemplo, edificios públicos, adicionales para acceder a discapacidades CONADIS, trabajadores sociales y escuelas y los servicios y participar en supervisores de accesibilidad en los hospitales las actividades del edificios) proyecto, incluyendo • Incluir buzones de MAQRSS especiales consultas. para estas poblaciones. • Asegurar que sean consultadas Individuos discapacidades organizaciones y personas que trabajan físicas (movilidad, visual) o directamente con estas poblaciones, Usuarios con mentales que pueden para entender posibles riesgos y Personas con discapacidad de enfrentar barreras medidas de mitigación (por ejemplo, discapacidades edificios públicos, adicionales para acceder a ASO, trabajadores sociales y Físico motoras escuelas y los servicios y participar en supervisores de accesibilidad en los hospitales las actividades del edificios) proyecto, incluyendo • Incluir buzones de MAQRSS especiales consultas. para estas poblaciones. Es importante considerar cómo las intersecciones de los diferentes ejes, características e identidades sociales y políticas señaladas se combinan para crear diferentes modos de discriminación y privilegio. De esta forma, es particularmente importante entender si los impactos del Proyecto pueden recaer de manera desproporcionada sobre personas o grupos menos favorecidos o vulnerables, quienes con frecuencia no tienen voz para expresar sus preocupaciones o no comprenden apropiadamente los impactos de un proyecto. Se debe garantizar que la labor de concientización y las actividades de participación en las que intervengan estos grupos o individuos se adapten a sus inquietudes, contextos, condiciones y sensibilidades específicas, y garantizar que comprendan plenamente las actividades del proyecto y sus beneficios directos e indirectos. Para la participación de individuos y grupos vulnerables a menudo se requiere implementar medidas específicas y otorgar asistencia para facilitar su participación en el proceso de toma de decisiones relacionado con el proyecto, de modo que sus conocimientos sobre el proceso en general y el aporte de sus opiniones al respecto sean semejantes a las de otras partes interesadas. Para los fines del Proyecto, se cuenta con la participación de diferentes organizaciones de la sociedad civil, comunitarias y de base que representan, trabajan y/o tienen contacto con los grupos descritos a continuación. En ese sentido, se 1 Identificados a partir de consultas durante fase de preparación con instituciones en la Tabla 4. 10 identificó un grupo de instituciones, descritas en la Tabla 4. Atendiendo a las necesidades particulares y especificas del proyecto, esta lista podrá ser modificada. Estas instituciones serán consultadas respecto a los Grupos en Situación de Vulnerabilidad durante la fase de preparación. Igualmente, se realizarán consultas adicionales con instituciones y organizaciones gubernamentales y sociales, especializadas y que trabajan con las poblaciones identificadas durante el inicio de la fase de implementación del proyecto. Tabla 4. Grupos en situación de vulnerabilidad e instituciones que trabajan con ellos y pueden representar sus intereses Institución o Grupo Siglas Vinculacion Temática Ámbito Actuación Alianza por el Derecho a la ADESA Grupo de situación de Social Salud vulnerabilidad Asociación de personas con ASODIFIMO Personas con Social Discapacidad Físico-Motora discapacidad Centro de Planificación y CEPAE Grupo de situación de Social Acción Ecuménica vulnerabilidad Colectivos feministas CIPAF Grupo de situación de Social vulnerabilidad Fundación Cultural Cofradía COFRADIA Grupo de situación de Social vulnerabilidad Consejo Nacional de CONADIS Personas con Gubernamental Discapacidad discapacidad Consejo Nacional de la CONAPE Personas Envejecientes Gubernamental Persona Envejeciente Comité para la Defensa de los COPADEBA Grupo de situación de Social Derechos Barriales vulnerabilidad y de bajos ingresos Observatorio de Derechos ODHGV Grupo de situación de Gubernamental Humanos para Grupos vulnerabilidad y de bajos Vulnerabilizados ingresos Ciudad Alternativa Grupo de situación de Social vulnerabilidad 4. Programa de Participación de las Partes Interesadas 4.1. Resumen de las actividades de participación de las partes interesadas durante la preparación e implementación del proyecto Considerando la diversidad de los distintos grupos y personas que se deben de informar y escuchar, se recurrirán a diferentes mecanismos para la interacción y comunicación con estos grupos en todo el ciclo 11 del proyecto. Así mismo, se utilizarán distintos medios para conocer sus inquietudes y pareceres respecto al proyecto. Dentro de la metodología sugerida para poder agrupar y conocer la impresión y opiniones de los grupos se contemplan: Convocatorias de los distintos grupos o personas que conforman las partes afectadas dentro de las comunidades, dentro de las áreas de las instituciones donde se realizarán actividades del proyecto, para presentar las informaciones de interés, incluyendo descripción del proyecto, posibles riesgos ambientales y sociales, y las medidas de mitigación, y consultarles para conocer sus comentarios, inquietudes e ideas al respecto. Visitas a terreno realizando recorridos en el área circundante a la institución donde se realizarán actividades del proyecto, alrededor de un (1) km a la redonda, realizando un levantamiento e identificación de los posibles actores que se encuentran en los alrededores. Al mismo tiempo, de conversar con ellos aspectos básicos del proyecto y realizar breves preguntas puntuales sobre su opinión al respecto. Utilizar murales informativos, banners, anuncios u otros medios visuales donde se plasmen informaciones clave y detalles básicos del proyecto, de forma que la comunidad pueda acudir a estos espacios para mantenerse enterada. Para el caso de las instituciones y edificios públicos a intervenir, colocar buzones de sugerencias o comentarios respecto al proyecto. Reunir los grupos de asociaciones y personas en uno o dos eventos a ser realizados en la comunidad en días consecutivos. Usar los canales de divulgación y focalización de grupos de las redes sociales para llegar a distintos los grupos interesados para informar sobre lo que se está haciendo. Realización de encuestas virtuales dentro de las instituciones. Se levantarán y sistematizarán las inquietudes, opiniones y recomendaciones recibidas durante las consultas, a fin de tomarlas en cuenta e integrarlas en el PPPI y otros instrumentos A&S. En la Tabla 5 se incluye un formato para resumir las principales recomendaciones recibidas durante la implementación del proyecto. Tabla 5. Plantilla para registrar las actas de consulta Lugar y Fecha de la consulta Parte Resumen de Respuesta del equipo de Acciones de Fecha/resp. para interesada las opiniones ejecución del proyecto seguimiento/próximos llevar a cabo las (grupo o y/o pasos acciones de persona) comentarios seguimiento 4.2. Resumen de métodos de comunicación y divulgación de información durante la implementación Se proponen distintos métodos de comunicación para la divulgación de información. 12 Tabla 6: Medios de comunicación para la socialización de información y comunicación con las Partes Interesadas Página Web de ministerios, Partes Interesadas / Anuncios municipalidades, Llamada Correo Reuniones Página Web Medios de WhatsApp Radio local TV/Cable local pegados en Juntas de telefónica electrónico virtuales del Proyecto Comunicación edificios vecinos, Juntas de Padres de familia o Asoc. Beneficiarios institucionales X X X X X X X X X inmediatos Trabajadores y Personal de Edificios - X X X X X X X X Públicos Personal Hospitalario, Personal vinculado al hospital y - X X - - X X X X Asociaciones vinculadas a los hospitales Personal Escolar y Asociaciones - X X - - - X X X vinculadas a las escuelas Usuarios de los - X X X X X X Edificios Públicos Pacientes y usuarios - X X X X X X X X de los hospitales Usuarios de servicios - X X X X X X X X educativos Asociaciones comerciales, negocios - X X - - - X X X y personas locales Organizaciones de la - X X - - - X X X Sociedad Civil 13 4.3. Plan de consultas con las partes interesadas (preparación e implementación) Tabla 6. Plan de participación de las partes interesadas en las fases de preparación e implementación Fecha o Etapa del Tema de la consulta o el Partes interesadas período Método proyecto mensaje destinatarias estimado De manera virtual: Diseño (concepto) del Cuestionario en línea (Google Instituciones 23 de Julio al proyecto; PPPI; Mec. de Preparación Form), acompañado con (edificios) 01 de agosto Quejas y canales; MGAS documento resumen con Beneficiarias (riesgos A&S y medidas) textos, cuadros y gráficos. Una consulta presencial: Diseño (concepto) del Instituciones que taller. Presentación del proyecto; PPPI; Mec. de representan partes Preparación 20 de agosto proyecto con elementos Quejas y canales; MGAS afectadas y grupos gráficos y verbales; preguntas (riesgos A&S y medidas) vulnerables (Tabla 4) para discusión Varias visitas de campo en áreas circundantes a los Grupos de edificios a intervenir, comerciantes, Diseño (concepto) del interacción con partes Juntas de vecinos y 31 de julio al proyecto; PPPI; Mec. de Preparación interesadas en el terreno; Juntas 02 de agosto Quejas y canales; MGAS presentación del proyecto padres/madres y (riesgos A&S y medidas) con elementos gráficos y amigos de escuelas verbales; preguntas para (ver anexo 2 tabla 5) discusión; cuestionario (i) Instituciones que representan partes afectadas y grupos vulnerables (Tabla 4) (ii) Grupos de comerciantes, Juntas de vecinos y Juntas padres / Implementa- Enero 2025 Consultas presenciales y madres y amigos de MGAS y PPPI final ción (aprox.) virtuales la escuela (iii) Autoridades y trabajadores de algunas Instituciones (edificios) beneficiarias (iv) Ministerios de Educación y Salud Con partes Durante interesadas Implementa- periodo de PGAS Consultas presenciales afectadas ción implementa- directamente por la ción obra en cuestión 14 La información se divulgará de la siguiente manera: (por ejemplo, PPPI, documentos ambientales y sociales pertinentes, procedimientos del mecanismo de atención de quejas y reclamos, orientación sobre el proyecto; actualizaciones periódicas sobre la evolución del proyecto) y en qué formatos (por ejemplo, anuncios públicos, comunicados de prensa, sitio web del proyecto; reuniones de consulta; panfletos y folletos informativos; reuniones por separado de grupos de discusión con grupos vulnerables). 4.4 Resumen de resultados de las consultas durante la fase de preparación Durante la fase de preparación del Proyecto se realizaron consultas utilizando distintas modalidades: un taller presencial con grupos vulnerables, visitas presenciales a partes afectadas e interesadas en algunas de las comunidades donde se llevarán a cabo actividades del proyecto, y un formulario para la participación virtual de partes afectadas (instituciones beneficiarias). La fase de consultas contó con la participación de 18 personas en representación de las partes interesadas y afectadas. Estas comprenden 4 instituciones que trabajan con grupos vulnerables, 6 instituciones afectadas y/o beneficiarias directas del proyecto, y 6 organizaciones, comercios o actores comunitarios. Los detalles de estas consultas se presentan en los Anexos 2, 3 y 4. 4.4.1 Resultados de la consulta a grupos vulnerables mediante taller presencial Durante el taller de consulta a grupos vulnerables, se recogieron inquietudes, comentarios y sugerencias diversas, tanto para el diseño, el PPPI, como el MGAS. Estas incluyen: 1. Información técnica acerca del impacto ambiental y energético: Se sugiere que el proyecto evidencie cómo la reducción del consumo energético no solo beneficia económicamente, sino que también disminuye la emisión de CO2, contribuyendo así a la mitigación del cambio climático. 2. Certificaciones LEED: Se propone evaluar la posibilidad de obtener certificaciones LEED para los edificios que serán intervenidos, aprovechando programas como los de la división AIF del Banco Mundial. Esto no solo añadiría valor al proyecto, sino que alinearía las infraestructuras con estándares internacionales de sostenibilidad. 3. Calidad y continuidad del suministro eléctrico: Hay una preocupación sobre si el proyecto abordará efectivamente la mejora en la calidad y continuidad del suministro energético desde las redes eléctricas, lo cual es crucial para su éxito. 4. Asesoría para nuevas infraestructuras: Una institución solicita apoyo para diseñar nuevas infraestructuras energéticamente eficientes, buscando integrar estas edificaciones en el proyecto y considerar la instalación de techos solares. 5. Trámites y procesos regulatorios: Se destaca la importancia de considerar y alinearse con los trámites y procesos actuales de las distribuidoras eléctricas para evitar retrasos en la implementación del proyecto, particularmente en la instalación de paneles solares. 6. Participación comunitaria y mantenimiento: Es crucial integrar a la comunidad en la vigilancia y cuidado de los equipos y sistemas instalados, además de capacitarlos para realizar (si aplica) tareas de mantenimiento preventivo, asegurando la sostenibilidad del proyecto a largo plazo. 15 7. Inclusión de ASFL: Se pregunta si el proyecto contempla la participación de asociaciones sin fines de lucro (ASFL) que ya están trabajando en las comunidades, lo cual podría enriquecer el alcance y efectividad del proyecto. 8. Mayor inclusión de personas con discapacidades: Se sugiere que la estrategia de comunicación del proyecto incluya medidas para personas con discapacidades visuales y auditivas, asegurando la accesibilidad y comprensión del proyecto por parte de todos los grupos de interés. 9. Mejora del mecanismo de quejas: Se propone mejorar el mecanismo de quejas del proyecto añadiendo un paso adicional para verificar la conformidad o inconformidad con la solución ofrecida antes de cerrar el caso, lo que podría aumentar la transparencia y satisfacción de los participantes. 4.4.2. Resultados de las consultas presenciales a partes afectadas y otras partes interesadas mediante visitas de campo De manera general, en las visitas de campo presenciales a partes afectadas e interesadas, se plantearon inquietudes relacionadas a los beneficios que recibirían del proyecto y los posibles impactos (principalmente en términos de bloqueo del tráfico) que pudiesen afectar a los negocios y actividades comunitarias. También se recogieron indagaciones acerca de los criterios de selección para las instituciones y edificios beneficiarios, ya que algunas partes interesadas gustarían ser beneficiarias directas del Proyecto también. 4.4.3. Resultados de las consultas a partes afectadas (beneficiarias) mediante formulario virtual Las partes afectadas (beneficiarias del proyecto) contactadas mediante el formulario virtual plantearon un alto nivel de aceptación del proyecto. Entienden que es importante que el Estado desarrolle este tipo de proyectos, atendiendo a los beneficios que el mismo representa. No obstante, se recogen inquietudes relativas al alcance del proyecto, bajo el entendido de que las problemáticas energéticas que enfrenta el país son variadas y complejas, y que un solo proyecto no podrá abordar o resolver todas estas problemáticas. Por otro lado, se recogió la sugerencia de incluir preguntas abiertas sobre los posibles riesgos, a manera de dar mayor espacio para que las personas consultadas puedan expresar sus pareceres. También se comentaron preocupaciones de que los paneles solares pueden causar efectos nocivos a la salud, por lo que se pide que se explique mejor su funcionamiento, seguridad, y posibles efectos a la salud. Se recogió también mucho interés en fomentar buenas prácticas participativas y de difusión de información respecto al seguimiento y cumplimiento de la ejecución del proyecto. El correo electrónico es la vía de comunicación más preferida, seguida de informes y reuniones presenciales de periodicidad mensual o trimestral. 4.5. Presentación de informes a las partes interesadas La presentación e información a darse a los grupos respecto al proyecto, involucrará información como: ✓ Impacto y riesgos ambientales y sociales. ✓ Beneficiarios directos e indirectos. ✓ Datos de ahorros económicos para las comunidades e instituciones. ✓ Fuentes de empleos directos e indirectos que podría generarse. 16 ✓ Descripción técnica sencilla del proyecto. ✓ Descripción de funcionalidad de los sistemas solares (en los casos que aplique). ✓ Impacto en comunidades y comercios circundantes, y medidas de mitigación propuestas. Se mantendrá informadas a las partes interesadas a medida que se desarrolle el proyecto, lo que incluye presentar informes sobre el desempeño ambiental y social, la implementación del PPPI y del mecanismo de atención de quejas y reclamos, y el avance general en la ejecución del proyecto. Estos informes serán presentados en los tiempos acordados con las partes interesadas. Los informes podrán ser presentados en tiempos calendarios periódicos establecidos entre las partes; o a solicitud de las partes interesadas. En caso de ser a solicitud, igualmente, se establecerá un tiempo de entrega a partir de la fecha de solicitud. Habrá una constante comunicación con las Partes Interesadas durante las etapas de preparación e implementación del proyecto. Cada etapa contemplará específicamente los siguientes temas: Durante la preparación: • Diseño y cambios en el diseño; y • Riesgos A&S y mitigación. Durante la implementación: • Dar a conocer ampliamente la planificación eventos de consulta; • Dar a conocer las actividades específicas de cada obra; • Dar a conocer ampliamente la planificación de las obras y cómo se mitigará los impactos a personas afectadas; • PGAS de subproyectos, una vez hayan sido consultados con las partes interesadas; • Dar a conocer ampliamente los avances y eventuales obstáculos de los subproyectos; • Informar e invitar a eventos y oportunidades de capacitación; y • Avances de la implementación instrumentos ambientales y sociales del Proyecto. 5. Recursos y responsabilidades vinculados a la implementación de actividades de participación de las partes interesadas 5.1. Recursos financieros El presupuesto para implementar el PPPI está estimado en US$100,000.00 y está incluido en el componente 2 Actividad 2.1: Financiamiento para la Unidad Implementadora del del proyecto2. 2 Actividad 2.1: Financiamiento para la Unidad Implementadora del Proyecto. 17 Tabla 7. Estimado presupuesto implementación PPPI (en USD) Tabla 8: PRESUPUESTO TENTATIVO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PPPI3 ACTIVIDAD CANTIDAD (US$) Charlas de prevención violencia basada en género 5,000.00 Consultas, Grupos Focales, Intercambios, Talleres de capacitación 30,000.00 Encuesta de percepción de medio término y final 5,000.00 Desarrollo y divulgación de materiales de comunicación (brochures, folletos, prg. radiales, spots TV 20,000.00 canales cerrados municipales, etc.) para informar a personas afectadas Adaptación de materiales a personas con discapacidad 5,00000 Desarrollo plataforma y sistema para implementar el MAQR 15,000.00 Eventos de capacitación y socialización en el funcionamiento del MAQR 5,000.00 Equipo cómputo y mobiliario para Equipo A&S en la UEP en el MEM 5,000.00 Monitoreo implementación PPPI y MAQR 10,000.00 Gran Total 100,000.00 5.2. Recurso humano: funciones y responsabilidades de gestión El MEM, a través de la UEP, estará a cargo de las actividades de participación de las partes interesadas en este PPPI. Para llevar adelante las actividades de participación de las partes interesadas la UEP contará con un Equipo de Gestión Ambiental y Social con un Especialista en Social y un Especialista Ambiental. El Especialista Social será responsable de asegurar que todas las actividades que se financien en el marco del Proyecto cumplan con los requisitos de los Estándares Ambientales y Sociales (EAS) relevantes del Marco Ambiental y Social (MAS) del Banco Mundial (BM), los instrumentos de gestión ambiental y social preparados para el proyecto, incluyendo el PPPI, incluyendo los subproyectos y estén en línea con la legislación socioambiental aplicable del país. Es el responsable del buen funcionamiento de los Mecanismos de Quejas de Reclamos (Proyecto y Trabajadores). El/La Especialista Social trabajará en estrecha coordinación con el/la Especialista Ambiental en la UEP y trabajará bajo supervisión directa del/la directora/a de la UEP. El Especialista Ambiental es responsable de asegurar que todas las actividades que se financien en el marco del Proyecto cumplan con los requisitos de los Estándares Ambientales y Sociales (EAS) relevantes del Marco Ambiental y Social (MAS) del Banco Mundial (BM), los instrumentos de gestión ambiental y social preparados para el Proyecto, incluyendo los subproyectos y que estén en línea con la legislación ambiental aplicable del país. Apoya la supervisión de los trabajos y fomenta la cooperación en lo relativo a la gestión ambiental y la salud y seguridad ocupacional (SSO). Coordina actividades de capacitación, intercambio de buenas prácticas. Realiza el monitoreo de los indicadores de gestión ambiental y de seguridad. Además, participa en la revisión de los documentos de licitación y prepara los informes de 3 No incluye los salarios o honorarios de los especialistas ambiental y social. 18 cumplimiento ambiental de la operación. El/La Especialista Ambiental trabajará en estrecha coordinación con el/la Especialista Social en la UEP especialmente con relación a consultas y eventos de capacitación y trabajará bajo supervisión directa del/la directora/a de la UEP (TdR detallados en Manual operativo del Proyecto). 6. Mecanismo de atención de quejas, reclamos, sugerencias y solicitudes (MAQRSS) El principal objetivo del mecanismo de atención de quejas y reclamos es ayudar a resolver las quejas y los reclamos de una manera oportuna, eficaz y eficiente, que satisfaga a todos los involucrados. Dado que el MEM no cuenta con un mecanismo de quejas y reclamos propio, ni experiencias previas que incluyen MAQRSS robustos y operacionales, por lo que usará el MAQRSS del Proyecto de Rehabilitación de Redes (P180512)4 como modelo de un MAQRS para el presente proyecto. El MEM mantiene su compromiso de que, en este Proyecto, la gestión de las quejas y reclamos se llevará a cabo de forma culturalmente adecuada y será accesible para todas las partes interesadas del Proyecto. En ese sentido, el MAQRSS atenderá y dará respuesta de manera adecuada y oportuna a las quejas, reclamos o consultas presentadas (inclusive quejas presentadas de manera anónima). El MAQRSS tomará en cuenta la legislación local y los estándares del Banco Mundial, adecuándose para prestar la atención más holística e integral posible, al igual que los puntos de mejora identificados en experiencias previas. A continuación, se incluyen algunas informaciones que complementan lo presentado en el Anexo 1, que fueron consultadas durante la fase de preparación (julio 2024) y con base a la retroalimentación se hicieron los ajustes necesarios a este MAQRSS. 6.1 Marco normativo local aplicable A continuación, algunos de los principales antecedentes locales tomados en cuenta, y con posible incidencia sobre el MAQRSS: • La Ley General de Libre acceso a la Información Pública No. 200-04, y el Decreto No. 130-05 que aprueba su reglamento de aplicación protege y norma el derecho de acceso a la información y estimula la transparencia en los actos de gobierno, obligando al Estado a implementar Sistemas para transparentar su gestión. • El Decreto 694-09, de fecha 17 de septiembre de 2009, sobre quejas, reclamos y denuncias, es una normativa emitida en República Dominicana que establece los procedimientos para la presentación, trámite y resolución de quejas, reclamos y denuncias relacionadas con el funcionamiento de las instituciones y entidades del Estado. Entre las disposiciones que contempla este decreto se encuentran la obligación de las entidades públicas de tener a disposición de los usuarios un sistema de atención de quejas y reclamos, así como la creación de una Comisión Nacional de Quejas y Reclamaciones encargada de supervisar el cumplimiento de las disposiciones y de recibir las denuncias de los ciudadanos. Este decreto también establece el plazo máximo de 15 días para la resolución de 4 Proyecto preparado en el 2023 y cuyo MAQRS se basa sobre la experiencia exitosa con el manejo de quejas y reclamos del proyecto anterior ejecutado por el MEM y las Empresas de Distribución de Energía (P147277), que cerró en noviembre de 2022. 19 las quejas y reclamos presentados por los ciudadanos, así como la obligación de las entidades de informar a los interesados sobre el resultado de la gestión realizada. • La Ley sobre los Derechos de las Personas en sus Relaciones con la Administración y de Procedimiento Administrativo No. 107-13, consagra los derechos de las personas a la buena Administración Pública, incluyendo el derecho a presentar peticiones por escrito y a obtener respuestas oportunas y eficaces de las autoridades administrativas, así como derecho a opinar sobre el funcionamiento de los servicios a cargo de la Administración Pública y a formular alegaciones sobre el procedimiento administrativo. 6.2 Normativa institucional del Banco Mundial relativa al MAQRSS El Marco Ambiental y Social (MAS) del Banco Mundial establece los compromisos de este organismo y los Prestatarios incluyendo requisitos que deben cumplirse, a partir de la evaluación de riesgos e impactos ambientales y sociales asociados con los proyectos financiados, y durante todo el ciclo del proyecto. Este marco sustituye la Política de Salvaguardas Ambientales y Sociales a partir de octubre 2018. En particular, el EAS 10 reconoce la importancia de la interacción abierta y transparente entre el Prestatario y las partes interesadas afectadas por el proyecto como elemento esencial de las buenas prácticas internacionales, entendiendo que una participación eficaz puede mejorar la sostenibilidad ambiental y social de los proyectos, contribuyendo al éxito de su ejecución. En relación a los objetivos 4 y 5 de este PPPI, detallados en el acápite de objetivos, se contará con un mecanismo de atención de quejas y reclamos que contemple: a) una serie de canales para que ciudadanas y ciudadanos puedan presentar reclamos b) una base de datos que registre los reclamos recibidos y los maneje de manera confidencial c) transparencia respecto de los protocolos o procedimientos que hacen a la gestión de quejas y reclamos, incluyendo con esto: la estructura de la gestión, roles y responsabilidades, plazos estipulados. Esta información será dada a conocer a través de la publicación de este documento en la web del proyecto y los canales que se estimen pertinentes a partir del diseño y de los resultados de las consultas durante la fase de preparación d) la posibilidad de recurrir a la justicia ordinaria, en caso de que no se arribe a una resolución de los conflictos presentados. Además, según los lineamientos del EAS10, para la implementación del mecanismo de quejas y reclamos se tomará en consideración los siguientes puntos: ✓ Es de interés del Proyecto que se gestione la solución oportuna y apropiada a todos los reclamos presentados, ya que la correcta implementación permitirá fortalecer los vínculos de confianza, prevenir los posibles conflictos y que el cronograma de trabajo no se vea afectado por problemas sociales. ✓ Toda persona que desee presentar una queja tiene el derecho a no ser discriminada, ser tratada con respeto y recibir la orientación necesaria. ✓ El Equipo de Gestión Ambiental y Social del Proyecto asegurará la difusión del mecanismo de atención de quejas y reclamos y propiciar su accesibilidad a los grupos de interés, con especial énfasis en los grupos vulnerables. ✓ El Equipo de Gestión Ambiental y Social del Proyecto asegurará que cada queja, reclamo y consulta, en las distintas etapas, se documente y se realice el seguimiento. ✓ La información sobre los reclamantes se mantendrá como confidencial. ✓ El MAQRSS permite también recibir quejas anónimas. 20 6.3. Manejo de temas de abuso y acoso sexual Las quejas por violencia de género, acoso sexual, entre otros de dicha naturaleza, serán tratadas con prioridad en el MAQRSS. Ello, sin perjuicios que las personas afectadas puedan seguir su queja ante las autoridades competentes, como el Ministerio de la Mujer, la Policía Nacional o el Ministerio Público, ante las Unidades Integrales de Atención a la Violencia de Género, Intrafamiliar y Delitos Sexuales. En el marco del Proyecto, se implementarán medidas especiales para gestionar reclamos delicados y confidenciales, incluidos aquellos relacionados con la explotación, el abuso y/o el acoso sexual conforme a la nota sobre buenas prácticas referida a estos temas que forma parte de los recursos del Marco Ambiental y Social del Banco Mundial. La información que ingresa al mecanismo es confidencial, en especial cuando está relacionada con la identidad del reclamante. En cuanto a la violencia de género, el MAQRSS servirá para, i) derivar a los reclamantes al proveedor de servicios relacionados con la violencia de género y ii) registrar la queja y su resolución. La persona especialista designada o contratada para asistir estos casos, el Especialista Social, será la única persona que podrá tener acceso a estas quejas para asegurar la confidencialidad de las mismas. Para quejas y reclamos sobre abuso o acoso sexual se tomarán medidas para proteger la confidencialidad y seguridad de la víctima. El MAQRSS no guardará en su base de datos la información que revele la identidad de la persona sobreviviente de este tipo de incidentes. Solo se deberá solicitar o registrar información sobre los siguientes tres aspectos relacionados con el caso de la violencia de género: naturaleza de la queja (lo que el reclamante dice en sus propias palabras, sin preguntas directas), si, según a su leal saber y entender, la persona que cometió el acto de violencia estaba relacionada con el Proyecto y de ser posible, la edad y el sexo del sobreviviente. Estas quejas serán registradas bajo un código de identificación que asigna la persona especialista que la reciba y será un registro de acceso restringido. El Proyecto brindará asistencia a los sobrevivientes de violencia de género derivándolos, inmediatamente después de recibir una queja directa, a los proveedores de servicios relacionados con la violencia de género, para que reciban apoyo. Esto será posible gracias a que se dispondrá de una lista de proveedores de servicios (anexo 5). 7. Seguimiento y presentación de informes 7.1. Resumen de cómo se supervisará la implementación del PPPI y cómo se informará al respecto La UEP será la responsable de remitir los reportes de monitoreo semestrales al Banco Mundial vinculados a la gestión ambiental y social del Proyecto. Asimismo, la UEP reportará las actividades realizadas en el marco de implementación del PPPI. Los informes sobre la implementación del PPPI incluirán mínimamente descripción y análisis de los siguientes elementos: 1. Datos generales del proyecto 2. Introducción 3. Temas clave y principales preocupaciones en cuanto al PPPI 21 4. Actividades de consultas realizadas en el marco del proyecto: • Número y tipo de consultas realizadas. • Personas impactadas por el proyecto en el área o segmento de interés en el proyecto. • Cantidad de observaciones, comentarios, y objeciones levantadas durante las convocatorias presenciales. • Cantidad de observaciones, comentarios, y objeciones levantadas durante las convocatorias virtuales. 5. Las actividades de divulgación realizadas (cantidad de material de prensa publicado/transmitido por los medios locales, municipales, regionales y nacionales); canales y formatos de comunicación y divulgación utilizados para las diferentes categorías de Partes Interesadas; ajustes que se hicieron, si fuera el caso. 6. Funcionamiento Mecanismo de Quejas: cantidad de quejas públicas recibidas durante el período acerca del cual se informa y número de las quejas que se recibieron y que se resolvieron en los plazos establecidos; y los canales utilizados. • Cantidad de casos cerrados semanalmente referente a quejas y reclamos. • Numero de respuestas enviadas por semana a comentarios y observaciones levantadas durante convocatorias. • Tiempo de respuesta 7. Medidas y acciones afirmativas tomadas, para asegurar la plena participación y acceso a los beneficios por parte de los grupos vulnerables identificados en este PPPI. 8. Conclusiones 9. Recomendaciones 10. Anexos (adjuntar imágenes y documentos relacionados a las actividades indicadas en el reporte) 7.2. Presentación de informes a los grupos de partes interesadas El PPPI se revisará y se actualizará periódicamente según sea necesario durante la ejecución del proyecto. La Unidad de Gestión A&S de la UEP es responsable de recopilar resúmenes cuatrimestrales e informes internos sobre la gestión ambiental y social, la implementación del PPPI y las quejas y los reclamos. Dichos documentos se remitirán a la alta gerencia del proyecto. Los resúmenes cuatrimestrales proporcionarán un mecanismo para evaluar tanto la gestión A&S, las actividades de participación, consulta y la implementación del PPPI, así como el número como la naturaleza de los reclamos, las quejas y los pedidos de información, y para determinar la capacidad del proyecto para abordarlos de manera oportuna y eficaz. La información sobre cambios significativos en el diseño del proyecto y en las actividades de participación pública llevadas a cabo durante el año en el marco del proyecto puede darse a conocer a las partes interesadas de diversas formas: ✓ Convocatorias con uno o dos representantes de las partes interesadas. ✓ Vía correo electrónico en el caso de que sea una observación particular de una sola institución. 22 ✓ Comunicación escrita formal, firmada por una autoridad de poder. En el caso que sea un caso que así lo amerite. ✓ Formulario de presentación de quejas, reclamos y objeciones. 23 Anexos 24 Anexo 1. Mecanismo de Quejas y Reclamos PROYECTO DE EFICIENCIA ENERGÉTICA Y TECHOS SOLARES Mecanismo de Quejas y Reclamos Versión: MQR-BM-01-2024 Adaptado en Julio/2024 Julio 2024 Santo Domingo, República Dominicana 25 I. Introducción al Mecanismo de Quejas y Reclamos Dado que el MEM no cuenta con un mecanismo de quejas y reclamos propio, ni experiencias previas que incluyen MAQRSS robustos y operacionales, por lo que usará el MAQRSS del Proyecto de Rehabilitación de Redes (P180512)5 como modelo de un MAQRS para el presente proyecto. Dado el éxito de la operación de este mecanismo, se utilizará el mismo para la nueva Operación Proyecto de Mejora de la Eficiencia de Distribución y Fortalecimiento de Servicios Públicos de la República Dominicana. Este mecanismo sirve para canalizar las quejas y reclamos de las comunidades afectadas, con el objetivo de ofrecer respuestas oportunas con el fin de identificar y prevenir posibles conflictos que pudiesen de otra forma impactar negativamente en la ejecución y plazos establecidos. El público interesado necesitaba contar con una herramienta confiable e institucionalizada que le permita vocalizar sus dudas y preocupaciones con respecto a la ejecución de las actividades implícitas en el desarrollo del programa. El mecanismo de quejas y reclamos ofreció, a través de un proceso transparente y creíble, la construcción de la confianza como un aspecto integral en las relaciones entre las comunidades y las instituciones ejecutoras. Además, la utilización de este mecanismo facilitó acciones correctivas y un compromiso proactivo por parte de todos los interesados. II.Objetivos A. Objetivo General Recibir y responder las quejas y reclamos que se generen durante la implementación del Proyecto, dirigidas tanto a las Empresas Distribuidoras como a los contratistas en las zonas intervenidas dentro de los plazos establecidos, y en cumplimiento con los requerimientos del Marco Ambiental y Social (EAS 10). B. Objetivos Específicos - Disponer de canales de fácil acceso y efectivos para que la población local involucrada en la ejecución del Proyecto gestione apropiadamente sus quejas y reclamos. - Responder a quejas y reclamos de una manera ágil y coherente. - Contribuir con la prevención de expectativas irreales y/o percepciones negativas de la población local hacia el Proyecto. - Documentar la totalidad las quejas y reclamos realizadas en el marco del proyecto usando un sistema que gestione una base de datos. - Mejorar el desempeño y contribución social del Proyecto mediante la sistematización y el análisis de las quejas, inquietudes y reclamos recibidos. - Divulgar la información generada por el mecanismo a fin de que las partes interesadas estén informadas sobre la implementación de la herramienta y las situaciones que se generan por el desarrollo del proyecto en las comunidades. 5 Proyecto preparado en el 2023 y cuyo MAQRS se basa sobre la experiencia exitosa con el manejo de quejas y reclamos del proyecto anterior ejecutado por el MEM y las Empresas de Distribución de Energía (P147277), que cerró en noviembre de 2022. 26 III.Indicadores de Desempeño Para medir la efectividad del Mecanismo se establecen los siguientes indicadores de desempeño: - Cantidad de quejas y reclamos atendidos: La meta es que el 100% de las quejas y reclamos sean atendidos según lo establecido en el mecanismo. - Tiempo de respuesta: La meta es que el 100% de quejas e inquietudes reciban respuestas en los tiempos establecidos por el mecanismo. - Disponibilidad del Mecanismo: Partiendo de resultados del estudio socio-económico de la etapa 6 de la EGS, determinar la cantidad total de jefes/jefas de hogar que conocen el mecanismo y tuvieron acceso al mismo de manera oportuna. Metas: 50% de los residentes conocen el mecanismo y el 75% de las personas que necesitaron tener acceso al mismo pudieron usarlo. IV.Alcance del MQR El Mecanismo de Quejas y Reclamos estará disponible para todas las personas que son impactadas por el Proyecto. La participación en el mecanismo de Quejas y Reclamos es voluntaria y no excluyente. Cualquier persona tendrá acceso al mismo. Este procedimiento no sustituye los mecanismos jurídicos públicos para las quejas y resolución de conflictos, pero sí busca minimizar el uso de los mismos. V.Estructura del Proyecto de Eficiencia energética y Techos solares en instituciones públicas de la República Dominicana El Proyecto de Mejora de la Eficiencia eficiencia energética y techos solares en instituciones públicas es coordinado por la Unidad Ejecutora de Proyectos del MEM (actualmente en formación), ejecutado por el MEM y apoyado por el Banco Mundial. Las instituciones seleccionadas serán intervenidas por el MEM a través de los servicios contratados mediante lo establecido dentro del Plan de adquisiciones. La ejecución del Proyecto será a través de la Dirección de Proyectos, estructura homologada creada en el MEM para gestionar de manera exclusiva el proyecto financiado. El Área de Comunicación del Proyecto se incorpora con el propósito de divulgar al público general, a través de diversos canales, los avances, beneficios y resultados de esta iniciativa. Además, es responsable de la visibilidad, los mensajes y el posicionamiento del Programa frente a sus públicos de interés. Los contratistas, al realizar las intervenciones y obras físicas, son directamente asociados a la iniciativa por los públicos externos, con el carácter de colaboradores directos. Es por esto, que deben estar involucrados en la implementación del mecanismo con el objetivo de resolver quejas y reclamos que puedan surgir a través de los canales estipulados en este Mecanismo, contribuyendo a una mejor gestión y ágil resolución de Quejas o Reclamos. VI.Tipos de Quejas y Reclamos 27 El MQR recibirá las quejas y reclamos relacionados a las actividades del Proyecto correspondientes a su ejecución y a la de sus subproyectos, tales como: - Impactos no planificados - Pactos o promesas incumplidas - Daños ocasionados por las intervenciones - Conducta de contratistas y trabajadores - Otros Las quejas y reclamos serán clasificadas por los siguientes criterios: - Por tipo de institución intervenida (Salud, educación, administrativa estado, etc.) - Por zona geográfica - Por componente o área de gestión - Por la naturaleza de la queja Este documento tiene como anexo una matriz general para la clasificación de las quejas y reclamos. Las quejas o reclamos propias de la relación cliente-empresa distribuidora deben ser canalizados por las áreas comerciales de cada una. Si un caso queda registrado por alguno de los canales por error que no aplique según la indicación anterior, se colocará una nota en el formulario y no se incluirá en la base de datos del mecanismo. VII.Canales de Recepción de Quejas y reclamos Los canales habilitados para la recepción de quejas y reclamos son los siguientes: - Libro de Quejas y Reclamos: Herramienta disponible para todos los ciudadanos que residan en las zonas intervenidas. Este libro estará bajo la custodia del secretario del Comité de Seguimiento del circuito, aunque en circuitos muy extensos está recomendado habilitar varios Libros de Quejas o Reclamos distribuidos en los barrios más importantes que lo conforman. Los libros serán numerados con la siguiente nomenclatura: ##A-Institución-comunidad, donde ## es una serie numérica secuencial de los libros entregados en cada circuito y la letra siguiente cambiará cuando se complete el primer libro entregado en el sector y se deba entregar un segundo libro adicional para un mismo sector. 28 Ejemplo: Siguiente libro en el mismo Sector No. de Libro sector cuando se llena el primero Nueva Esperanza 001A-MVIE105 001B-MVIE105 Narciso González 002A-MVIE105 002B-MVIE105 CONANI 003A-MVIE105 003B-MVIE105 - Contacto con los Gestores Sociales: Los gestores sociales se encuentran permanentemente en contacto con los residentes de las zonas intervenidas, de forma que los ciudadanos pueden articular sus quejas y ellos registrarlas y canalizarlas. Para esto se utilizará el formulario de Registro de Caso. - Canales Digitales: Las quejas, dudas o reclamos también serán recibidos vía los canales digitales del Programa de Rehabilitación de Redes, tales son: portal web, correo electrónico y redes sociales. - Visitas de Supervisión: El equipo de técnicos vinculados al programa que realizan visitas de supervisión e inspección a las zonas intervenidas está disponible para recibir y canalizar quejas durante sus visitas y recorridos utilizando el formulario establecido este mecanismo. VIII.Recepción de Quejas o reclamos Las quejas podrán ser recibidas verbalmente y por escrito. Todas las reclamaciones verbales deben ser registradas en el formato homologado para las quejas escritas. Este formato estándar debe incluir: - Información sobre la persona que realiza la queja o reclamo: nombre, dirección, comunidad en la que reside, teléfono y correo electrónico. (Es voluntario para la parte afectada otorgar su información personal, pero sí recomendado para poder ofrecer un trato de respuesta personalizado). - Fecha, hora y lugar de recepción de la queja. - Descripción de la queja, duda o reclamo. Las quejas y reclamos pueden ser remitidas de parte de una variedad de fuentes, entre éstas individuos, organizaciones de la sociedad civil y no gubernamentales, pequeños negocios, entre otros. Todas las quejas e inquietudes serán manejadas de acuerdo a los procesos estipulados en este Mecanismo. IX.Registro de Quejas y Reclamos Las quejas y reclamos recibidas deben ser centralizadas en las Direcciones de Proyectos del MEM según su la institución o sector que pertenezca la institución intervenida. El registro y recopilación de las quejas y reclamos entrantes en la Dirección de Proyectos será realizado por el Analista de Datos de Gestión Social. 29 Al momento de realizar el registro las quejas y reclamos pasarán a tener la calificación de “Caso”. Este proceso de recolección debe realizarse asegurando que cada caso tenga un número de registro individual para la gestión del análisis y seguimiento correspondiente. Este registro debe incluir, entre otras informaciones, las siguientes: - Número de Caso - Fecha de Registro - Componente - Responsable de Respuesta - Plazo de Respuesta - Canal o Medio de recepción - Queja o Reclamo Reportado - Criticidad - Descripción de la Situación - Respuesta - Fecha de Cierre Este registro sería archivado como “Mecanismo de Quejas y Reclamos”. Las identidades de las personas que utilicen este mecanismo y no presentan su queja de manera anónima, son confidenciales. Para el registro en el archivo de los casos se deben seguir las indicaciones de la guía para la gestión de la base de datos del mecanismo de quejas y reclamos. X.Centralización de las Quejas y los Reclamos Una vez las quejas sean remitidas a la Dirección de Proyectos y verificadas, deben ser canalizadas al Director de Proyectos. El mismo tendrá la potestad y criterios necesarios para delegar en el área pertinente el análisis y resolución de dicha queja. El Director de Proyectos debe identificar en cada área un responsable de realizar los análisis y verificaciones correspondientes, y generar una respuesta a las inquietudes delegadas de forma exclusiva, a fines de lograr una gestión ágil y efectiva en la generación de resoluciones. XI.Análisis de la Queja o Reclamo Es importante tratar de identificar e incluir todas las informaciones posibles del contexto para garantizar la calidad del análisis y la resolución más adecuada para prevenir el conflicto: - Al momento del levantamiento de la queja o reclamo, motivar mediante la conversación el desglose más profundo posible. ¿Qué sucedió exactamente? ¿Cuándo? ¿Quiénes fueron los involucrados? ¿Cómo identificó que se debía al Programa? Es importante que quien tome registro de la queja escuche de forma activa al interesado mientras realiza el proceso de recepción. En muchos casos, esto también permite crear condiciones para la solución efectiva de la situación. - Una vez centralizados los casos y canalizados a los responsables de respuesta designados por el Director de Proyectos, el responsable del área debe determinar la acción correctiva o de mitigación a la queja o reclamo. Debe notificarse el tiempo en el que la acción será implementada 30 y el responsable de la misma, que serán incluidos en el registro del archivo “Mecanismo Quejas y Reclamos”. - Se debe notificar y retroalimentar a la persona que registró la queja o reclamo sobre la solución del caso según los plazos establecidos en el acápite de “Tiempo de Resolución”. Si se considera necesario, se puede informar de acciones adicionales relacionadas con el caso a los interesados. XII.revisión y solución de las Quejas y Reclamos Si el reclamo es resuelto con una explicación, clarificación, o remisión de información pendiente, estos casos serán cerrados y documentados. Sin embargo, si la actividad implica una acción por parte de la Empresa Distribuidora o de los contratistas, es necesario realizar una revisión y seguimiento de la ejecución de la misma. En este sentido, si la persona afectada no se encuentra satisfecha con el procedimiento o considera pertinente insistir en su solicitud, puede insistir en su pedimento. En esta segunda revisión, la documentación correspondiente a la queja no resuelta será revisada por el área responsable junto al Director de Proyectos, para reconocer la viabilidad de otras alternativas si es adecuado. XIII.Responsabilidad La correcta gestión de este Mecanismo es responsabilidad del Director de Proyectos en el MEM. Se podrá delegar en un colaborador que reporte al director el seguimiento de los casos abiertos, terminado siempre la resolución de los mismos con el visto bueno del director. La centralización y registro de las quejas y reclamos será realizada por el área de Gestión Social, específicamente por el Analista de Datos, siendo el área que mayor convergencia tiene con el público al que se dirige este mecanismo. XIV.Tiempo de Respuesta y/o Resolución Tiempos máximos a partir de fecha de registro de caso Criticidad Descripción Tiempo Notificación Acuse de Implementación Máximo de de acciones Recepción de Solución Resolución correctivas Queja o Reclamo crítico: Situación que puede generar daño a personas, impacto ambiental A 1 día 1 día 1 día 2 días significativo o pérdida de bienes importantes de terceros o del proyecto. Queja o Reclamo grave: Situación que puede B afectar la dinámica normal de la zona o la 1 día 3 días 3 días 5 días ejecución del cronograma del proyecto Queja o Reclamo: Situación que genera incomodidad en una zona limitada del C 2 días 5 días 5 días 10 días proyecto (una calle o parte de una cuadra) o que afecta la imagen del mismo. 31 Cada queja o reclamo debe recibir un acuse de recepción por parte de la unidad de proyectos como confirmación institucional de la centralización de la queja en la Dirección de Proyectos y el inicio de las gestiones para una resolución. Este acuse puede ser remitido por medio de los siguientes canales: - Correo electrónico - Carta física entregada vía un gestor social - Llamada telefónica. - Portal web y redes sociales El proceso de análisis de la naturaleza y validez de la queja o reclamo, que implica la verificación en terreno de la situación según aplique, no debe superar el plazo establecido según el grado de criticidad para resolución del caso. Para los casos con grado de criticidad A y B el plazo de implementación de la solución debe ser igual o menor al plazo de resolución del caso. Sin embargo, para la clasificación C, dado que es una situación no calificada como critica o grave, se dispone de dos (02) adicionales para la realización de las acciones. El proceso de notificación de acciones correctivas se realizará usando el formato correspondiente. Posterior a esta notificación, se informará al ciudadano verbalmente de manera presencial o a través de llamada telefónica o medio digital los avances en la implementación de las acciones correctivas. 32 El proceso se expresa de forma gráfica a continuación: 33 XV.Notificación de la Resolución Final Cada caso registrado debe ser objeto de una respuesta emitida por el responsable designado por el Director de Proyectos y debidamente notificada a quien realiza la queja o reclamo. Este proceso debe hacerse cumpliendo los plazos establecidos en la sección anterior y utilizando el formato de respuesta de caso. Esta notificación puede ser realizada mediante los siguientes canales: - Visita de un gestor social: Reservada particularmente para los casos en las comunidades intervenidas donde las quejas hayan sido levantadas mediante los gestores, el libro de Quejas o Reclamos, o una visita de los técnicos ambientales. - Correo electrónico: En todo caso registrado en que el interesado haya facilitado un correo electrónico, se remitirá un correo institucional confirmando la resolución de la Queja o Reclamo. - Llamada telefónica: La resolución final también podrá ser notificada a través de una llamada al número de contacto facilitado por el interesado, en caso de que éste no cuente con correo electrónico. - Mensajería de las Redes Sociales: Si la queja o reclamo fue registrada por uno de los perfiles en las Redes Sociales del Programa, se notificará por esa misma y si lo amerita se utilizarán las vías previamente mencionadas. Para fines de seguimiento a la implementación del MQR, los casos de clasificarán en la Base de Datos al momento de su cierre de la siguiente forma: • No procedente: Los casos que no condujeron a una acción correctiva. Estos casos se cierran realizando un proceso de diálogo con el ciudadano para informarle la razón por la que su reclamo o queja es no procedente. • Procedente: Los casos que produjeron una acción correctiva a partir del reclamo o queja presentada. XVI.Seguimiento y control El área de Gestión Social deberá elaborar todos los meses un informe con el resumen del funcionamiento del mecanismo que permita apreciar la efectividad del mismo. Se presentará principalmente información cuantitativa: • Cantidad de casos abiertos • Cantidad de casos registrados en el período • Cantidad de casos con tiempo de resolución vencidos • Estadística por tipo de caso. Adicional a la información cuantitativa, se podrá agregar de ser necesario texto descriptivo para presentar casos relevantes. Como parte del sistema de seguimiento, Gestión Social realizará visitas a los ciudadanos que hayan reportado casos y que estén cerrados para verificar si el mecanismo sirvió para atender su queja o reclamo. 34 XVII.Divulgación del Mecanismo El Proyecto de Eficiencia energética y techos solares en instituciones públicas, mediante la participación del MEM velará porque la población residente en las zonas de influencia e intervención del Programa conozca sobre el Mecanismo de Quejas y Reclamos, se sientan bienvenidos a remitir una queja en caso de que sea necesario, y conozcan las vías para realizarla. - Se divulgará de forma externa en las comunidades que serán rehabilitadas y a nivel interno en las Empresas Distribuidoras de Electricidad. Esto garantizará que el público conozca dónde y cómo remitir una queja, y que las empresas distribuidoras participen en la gestión de soluciones efectivas en el tiempo. - En las oficinas de la unidad ejecutará de proyectos del MEM se presentará un video informativo permanente sobre como acceder a los servicios y realizar trámites, así como los canales del Mecanismo de Quejas y Reclamos. El video llevará subtítulos una interpretación con lengua de señas para personas para personas con discapacidad auditiva. - Inducciones al Mecanismo de Quejas y Reclamos serán realizadas, dirigidas a los colaboradores del Programa y a los contratistas de interés, a fines de que todos los implicados estén en capacidad de dirigir al público a los canales institucionalizados en el Mecanismo. - Se desarrollarán talleres explicativos junto a los Comités de Seguimiento que permitirá un entendimiento claro del procedimiento y el canal del Libro de Quejas y Reclamos. Se realizará lo mismo con los gestores sociales y técnicos ambientales. - Además, se divulgará vía volantes y en los perfiles de las redes sociales a fin de que el público que no participe en las charlas y reuniones que realiza el componente de Gestión Social en las comunidades pueda enterarse por otras vías. - Los formatos estándar para presentar quejas y reclamos serán traducidos al Braille y se capacitará a los Comités de Seguimiento cómo apoyar personas con discapacidad a presentar una queja o reclamo. La acción de divulgación del mecanismo se debe realizar atendiendo que como meta se tiene que el 50% de los residentes conozcan el mecanismo y el 75% de las personas que necesitaron tener acceso al mismo pudieron usarlo. XVIII.Auditoría del Mecanismo Para asegurar la correcta gestión del Mecanismo e implementar oportunidades de mejora, la Unidad Ejecutora de Proyectos realizará una auditoría semestral del Mecanismo de Quejas y Reclamos, partiendo del registro centralizado en cada Dirección de Proyectos del MEM. Esta auditoría también tomará en cuenta los indicadores estipulados en los objetivos de este Mecanismo, velando por el correcto cumplimiento del mismo por las Direcciones de Proyectos. Todos los casos serán documentados de manera digital. Las Empresas Distribuidoras deberán contar con una carpeta que agrupe todos los casos completados y serán remitidos de manera mensual a la Unidad Ejecutora de Proyectos para revisiones futuras y oportunidades de mejora. 35 ANEXO 2: Informe Consulta Taller presencial a Grupos Vulnerables durante preparación del Proyecto (agosto 2024) El borrador del PPPI y el borrador del MGAS fueron consultados con partes interesadas por el MEM entre los meses de julio y agosto del 2024. Durante la fase de preparación del Proyecto se realizaron consultas utilizando distintas modalidades: un taller presencial con grupos vulnerables, visitas presenciales a partes afectadas e interesadas en algunas de las comunidades donde se llevarán a cabo actividades del proyecto, y un formulario para la participación virtual de partes afectadas (instituciones beneficiarias). La fase de consultas contó con la participación de 18 personas en representación de las partes interesadas y afectadas. Estas comprenden 4 instituciones que trabajan con grupos vulnerables, 6 instituciones afectadas y/o beneficiarias directas del proyecto, y 6 organizaciones, comercios o actores comunitarios. Así mismo, se realizó una encuesta virtual a través de un formulario de Google con las partes beneficiarias; este fue respondido por 5 instituciones que serán beneficiadas por el proyecto. La retroalimentación recibida incluye tomar en cuenta los tramites, procesos y pasos que actualmente tienen las distribuidoras para la colocación de paneles solares en diferentes localidades del país; integrar a la comunidad y responsabilizarla para que vele por la integridad y buen cuidado de los equipos, materiales, y sistemas que se coloquen en las dependencias que están dentro de ellas; considerar la integración e inclusión de los no videntes al igual que aquellos que tienen capacidad auditiva limitada, entre otros. La convocatoria para el taller presencial fue enviada a 10 instituciones mostradas en la tabla 4. Estas instituciones fueron seleccionadas en base a los siguientes criterios: 1. Tipo de grupo que representan 2. Impacto del proyecto, en el tipo de grupo que representan dentro de las instituciones que serán beneficiadas. 3. Penetración dentro del territorio nacional (alcance a nivel nacional) El taller se realizó en el salón Julio Negroni ubicado en el Ministerio de Energía y Minas el pasado mes de agosto. Dentro del taller participaron un total de 10 personas, de las cuales 6 representabas a los grupos no vulnerables. 36 • fotos de la actividad 37 Taller presencial con instituciones que trabajan y representan a grupos vulnerables, agosto 2024 Recopilación comentario y sugerencias partes interesadas 38 Resumen consulta presencial Entidad que la Comentario, pregunta, sugerencia o inquietud Respuesta del MEM plantea Plasmar dentro del proyecto la forma en que la Muy buena sugerencia. Se tomará en reducción del consumo energético (kWh), cuenta, y se verificará en que parte de IDDI ayuda a reducir la cantidad de contaminación la justificación del proyecto puede por CO2 () que se arroja a la atmosfera colocarse este interesante dato El presente proyecto NO está Considerando las evaluaciones que se están considerando las condiciones o realizando en las infraestructuras de los configuraciones de las infraestructuras edificios a ser intervenidos, pudiera de los edificios, ya que este aspecto NO IDDI implementarse el buscar certificaciones LEED será tocado o considerado dentro del de aquellos edificios que aplique a través del proyecto. programa de la división AIF del BM Sin embargo, se podrá dejar anotado para un proyecto posterior. El proyecto solo contempla la eficientizarían de las cargas eléctricas a lo interno de las edificaciones, al igual que la implementación de medidas que ¿¿Este proyecto podrá resolver la problemática ayuden al ahorro energético. Las sobre la calidad y continuidad del suministro de ASODIFIMO problemáticas respecto a la calidad de energía desde las redes eléctricas?? energía servida y la continuidad del suministro energético no recaen en este proyecto, sino en otras entidades. El MEM puede apoyarle para que sus “nuestra institución esta iniciando un proyecto nuevas edificaciones puedan ser más para construir nuevas y más localidades, y eficiente energéticamente y que quisiéramos una asesoría para empezar a puedan tener las previsiones de lugar diseñar estas infraestructuras mas eficientes para la colocación de techos solares, desde el aspecto energético, ¿¿pudiera el MEM CONAPE aunque no sea a través de este brindar una asesoría para tomar estos aspectos proyecto. en cuenta, y a la vez, que estas nuevas Aprovechando que ya habido un dependencias califiquen para este proyecto y la acercamiento con el CONAPE a través colocación de techos solares en ellas?? del MEM, se estará poniendo en contacto con el Ing. Cesar Hazim Durante la fase de adquisición- contrataciones, se estará considerando este comentario, de manera que las empresas contratistas que participen Se debe tomar en cuenta los tramites, procesos dentro de las licitaciones transparentes y pasos que actualmente tienen las de adquisición, puedan tomar estas distribuidoras para la colocación de paneles IDDI situaciones en consideración dentro de solares en diferentes localidades del país, de sus cronogramas de trabajo y costos. manera que no existan retrasos o barreras para que el proyecto pueda ejecutarse. Igualmente se dejó establecido que actualmente NO existen “trabas”, solo que se debe cumplir con los requerimientos de las distribuidoras 39 Integrar a la comunidad y responsabilizarla para que velen por la integridad y buen cuidado de Excelente observación y sugerencia. los equipos, materiales, y sistemas que se Esto será contemplado dentro de la coloquen en las dependencias que están dentro IDDI componente 3 del proyecto, y durante de ellas. la fase de implementación será Así mismo, de capacitarlas para que puedan colocado dentro del proyecto. realizar las tareas de operación y mantenimiento preventivo rutinario. Las ASFL en esta etapa del proyecto no están incluidas, pero de acuerdo a como se vaya desarrollando el proyecto en el futuro, y de como ¿¿Se está considerando la integración de las respondan las instituciones que se ASFL que están realizando un real trabajo en las IDDI seleccione y los levantamientos, comunidades, dentro de este proyecto?? pudiera considerarse alguna ASFL como piloto para que aplique. Es muy temprano para afirmarlo, pero puede verse como una posibilidad. Dentro del plan y estrategia de comunicación del proyecto, considerar la integración e Excelente sugerencia. Dentro del MGAS inclusión de los no videntes al igual que se ha incluido un acápite que considera CONADIS aquellos que tienen capacidad auditiva limitada, el uso de lenguaje de señas y del de forma que se utilicen las medidas de lenguaje Braille. lenguaje adecuada Dentro del mecanismo quejas, considerar colocar un paso intermedio luego de Se socializará con el BM y se tomará en Notificación y antes del Cierre del caso, donde IDDI cuenta se someta la Conformidad o Inconformidad de la solución o respuesta a la que se arribo 40 ANEXO 3: Formulario virtual para consultas a partes Beneficiadas y resultados El formulario fue compartido con doce (12) instituciones del sector salud, educación y administrativos. De este total seis (06) instituciones ha respondido. El formulario fue cerrado el pasado día 20 de agosto. Esperamos tener respuesta de las demás instituciones ya que el formulario fue reabierto para conseguir nuevas respuestas. 3a. Formulario A continuación, el formulario enviado: 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 3b. Respuestas formulario por las instituciones a beneficiarse Partiendo de la descripción del proyecto contemplada dentro del formulario virtual (Google form), se aprecia en el gráfico, que los encuestados entendieron de manera general la propuesta y alcance del proyecto. Para la segunda respuesta, podemos ver que los beneficiados contemplaron algunos comentarios respecto a los aspectos que debieran ser aclarados o detallados respecto al proyecto. Por lo que puede observarse en el gráfico de barras anterior, las respuestas se encuentran divididas entre los distintos aspectos, a excepción de una. Como una forma de poder mejorar el proyecto de manera general, estaremos contactando a cada uno de los beneficiarios, para detallar más sobre el aspecto que, entienden, debe ser aclarado. Con respecto a las actividades que se plantean realizar dentro del proyecto, todos los beneficiados otorgaron una excelente valoración al respecto. Dentro de las valoraciones, se elogió la iniciativa del 51 estado en incursionar en estos proyectos, y esperan que todas y cada una pueda ejecutarse en el menor tiempo posible. En relación al marco ambiental y social, dentro de los principales riesgos ambientales y las mitigaciones propuestas, 60% de los encuestados establecieron no tener ninguna duda u observación respecto de la mismas. Sin embargo, dentro del 40% restante se realizaron unas observaciones que se estarán abordando directamente con las instituciones que las levantaron. Una de ellas, establece que no se abarca una gran parte de las problemáticas generales. A pesar de que el proyecto contempla una mejora desde el punto de vista del consumo y ahorro energético, a la vez que se espera lograr una mejora de la eficiencia energética por institución, las problemáticas generales para estos temas son mucho más amplias, y el tratar de abordarlas todas desde un solo proyecto sería una muy difícil tarea. Así que, desde el alcance que plantea este proyecto estaremos haciendo lo mejor posible para que, lo que abarca el mismo, pueda ser ejecutado y cumplido. En referencia a los riesgos sociales, hubo un 20% de los encuestados que no dieron respuesta a la(s) pregunta(s) realizadas. Del 80% que contesto, ninguno tuvo dudas o comentarios respecto a esta parte. Uno de los encuestados realizo una sugerencia en torno a la tabla de riesgos, y como sugerencia ha planteado que se hagan preguntas sobre los 6 riesgos (3A y 3S) y sus medidas de mitigación. Así mismo, plantea que se realice una pregunta abierta para que el beneficiario pueda identificar y describir algún riesgo ambiental y/o social que allá identificado y no esté plasmado. Como parte de los riesgos laborables y de salud, uno de los comentarios dados fue sobre Concientizar al entorno sobre las consecuencias reales de la operación de techos solares, por qué muchos tienen la idea de que hacen daño a la salud. Una de las preguntas donde todos los entrevistados realizaron sugerencias, fue respecto al fomento de las buenas prácticas para fomentar la participación y comunicación. Dentro de los comentarios y sugerencias de las más acertadas e interesantes nos parecieron: ✓ Reuniones de seguimiento y cumplimiento de fechas, entre el ministerio de minas y el Enc. de Eficiencia energética, así como el seguimiento del cumplimiento de las fechas de ejecución del proyecto. ✓ Reuniones periódicas. ✓ Una oficina o medio de comunicación disponible para una comunicación efectiva. Se ha sugerido incluir grupo de vulnerabilidad de personas especiales. Considerando que, dentro de la definición del marco inclusivo, las personas especiales pueden representar grupo diverso y grande, vamos a pedir detalles al encuestado de a que grupo se pudiera referir. Los grupos vulnerables han sido convocados a través de comunicación directa y a instituciones que representan una gran muestra de todos ellos. Incluso, se han incluido asociaciones de grupos vulnerables que están directamente ligadas al MEM, de forma que pueda darse participación a un mayor abanico de grupos. La información del proyecto ha sido compartida con las instituciones seleccionadas dentro de cada sector al que pertenece. Así mismo, en su momento, ha sido compartida con la comunidad a través de 52 entrevistas y levantamientos realizados en terreno dentro del grupo de las partes afectadas. En este mismo documento, se puede ver las respuestas plasmadas. A continuación, presentamos un gráfico de barras donde se plasma la preferencia de los medios a través de por donde le gustaría recibir las informaciones sobre el proyecto. También se puede contemplar que la mayoría de los encuestados prefieren el uso de correo electrónicos y línea telefónica para presentar las quejas, reclamos y solicitudes relacionadas con el proyecto. 53 ANEXO 4: Resultados consultas presenciales en terreno 4a. Organización de visitas de consulta Las visitas fueron realizadas en las áreas aledañas de las distintas instituciones vistadas durante el levantamiento y auditorías realizadas por los consultores del BM. Estos levantamientos se realizaron en los alrededores de los hospitales, escuelas e instituciones administrativas del estado, a diferentes locales que representan una muestra de los grupos afectados por el proyecto, considerando la naturaleza de sus actividades cotidianas. Estas instituciones se encontraban en las zonas de: • Municipio San Antonio de Guerra • Distrito nacional, zona universitaria. • Distrito nacional, zona los Cacicazgos. • Distrito nacional, maría auxiliadora. Los criterios empleados para seleccionar estas consultas: ✓ Cercanía con la institución beneficiada. ✓ Naturaleza comercial del negocio. ✓ Disponibilidad para recibirnos. Durante la visita se realizó una presentación verbal presencial del personal del MEM que estaba presente. Se imprimió la presentación del taller para usarlo como material ilustrativo y gráfico y explicar los fundamentos básicos del proyecto y en qué consistía. Esta explicación se complementó con comentarios del personal del MEM. El promedio de tiempo de las visitas fue de 40 minutos por institución. En la visita se estableció una estructura tipo conversación, usando la presentación mencionada como material ilustrativo. Igualmente se conversó de acuerdo al guion o cronología que seguía la presentación misma. Esta estructura y forma de presentación, permitió un acercamiento y apertura con las personas entrevistadas de manera que pudieran comprender de mejor forma el mensaje y en que consiste el proyecto. Para poder mantener una confianza y apertura con los entrevistados, se decidió no captar fotos como evidencia. La idea era mantener esa confianza para lograr obtener las respuestas lo más honesta posible. El total de visitas realizadas se puede ver en la mostrada a continuación. El MEM seguirá realizando este tipo de vistas en otras localidades que puedan ser afectadas. 4b. Registro de opiniones y comentarios durante visitas de consulta Parte Fechas de Resumen de las Respuesta del equipo de Acciones de interesada las opiniones ejecución del proyecto seguimiento/próximos (grupo o consultas pasos persona) Super 31 de julio De acuerdo con el La logística para la Mostrar el plan logístico de Colmado proyecto. Preocupa circulación de vehículos circulación de vehículos de Rosario que su negocio se permitirá que su negocio cargas y descargas. vea bloqueado por no se vea bloqueado por 54 los trabajos de posibles circulaciones de construcción vehículos de carga. Parroquia 01 de Preocupa los trabajos Los trabajos serán En caso de trabajar fuera de María agosto los fines de semana, realizados en horario de horario, se creará Auxiliadora y en las tardes. Esto trabajo normal (8am- mecanismo de notificación a pudiera intervenir 5pm). Por el momento los las partes afectadas. con los servicios fines de semana solo se parroquiales. estipula trabajar sábados hasta mediodía. Centro de 01 de Apoya el proyecto. Le Las instituciones fueron En caso de haber una nueva salud, agosto gusta la iniciativa. Preseleccionadas. Por el apertura se podría Fundación Quisiera saber cómo momento ha sido una considerar las instituciones 20-30 ellos pueden ser iniciativa para el sector de otro ámbito. beneficiarios. público. Cafetería 02 de Como su negocio se Se espera que se genere Medir los niveles de Yenifer agosto beneficia de este tipo puestos de trabajos dentro ingresos, de ser posible, de de iniciativa. ?? del hospital por el los establecimientos proyecto. Así que, se públicos. estima un incremento de los consumos en los comercios alrededor. Farmacia 02 de ¿Como su negocio se Se espera que se genere Mostrar el plan logístico de Guerra agosto beneficia de este tipo puestos de trabajos dentro circulación de vehículos de de iniciativa??? del hospital por el cargas y descargas. proyecto. Así que, se ¿Como evitar que no estima un incremento de se bloquee el los consumos en los negocio? comercios alrededor. La logística para la circulación de vehículos permitirá que su negocio no se vea bloqueado por posibles circulaciones de vehículos de carga. JCE (Detrás 31 de julio ¿Se considero a la JCE La JCE NO estaba dentro de Se evaluará en una próxima de INCART) dentro de las las instituciones iniciales entrega si se considera la JCE instituciones? pilotos. Por lo cual sus dependencias no estaban consideradas 4c. Análisis de los resultados de las visitas presenciales de consulta en terreno De manera general, en las visitas de campo presenciales a partes afectadas e interesadas, se plantearon inquietudes relacionadas a los beneficios que recibirían del proyecto y los posibles impactos (principalmente en términos de bloqueo del tráfico) que pudiesen afectar a los negocios y actividades comunitarias. También se recogieron indagaciones acerca de los criterios de selección para las instituciones y edificios beneficiarios. Como puede notarse, dentro de la diversidad de establecimientos visitados, predominan los comercios. Estos establecimientos se destacan en sus respuestas por la preocupación de que sus actividades 55 comerciales, las cuales son sus generadoras de ingresos y sustento diario, puedan verse mermadas o afectadas por las operaciones en las áreas circundantes. Igualmente, algunas de los establecimientos manifestaron su expectativa que puedan verse beneficiados de la energía que pudiera producirse en las instituciones que serán agraciadas con techos solares. A estas inquietudes respondimos de manera directa y lo honesta, considerando las pautas del diseño actual del proyecto. Por lo cual, se aclaró que, respecto a verse beneficiados de la energía generada, lamentablemente por limitaciones técnicas y el alcance de los beneficiarios del proyecto eso no sería posible, directamente. Sin embargo, indirectamente ellos pudieran recibir ciertos beneficios considerando la energía que puede ser inyectada en algún momento por los sistemas solares cercanos a ellos. Respecto a la forma en que sus actividades se pueden ver afectadas establecimos que los impactos de esto pueden ser mínimos, ya que pudiera haber operaciones de movimientos de cargas, de pocas horas, que conllevarían a cerrar algunas vías como forma de seguridad y evitar incidentes mayores; pero la mayor parte del tiempo de ejecución de este tipo de proyectos las vías no serán afectadas, ya que los trabajos se realizaran en la parte interna de las instalaciones que serán intervenidas. Así mismo, le dejamos saber que, al contrario, sus actividades comerciales pudieran verse incrementadas dado el flujo de trabajadores y personas que estarían participando en los proyectos que pueden consumir sus productos y servicios. 56 ANEXO 5: Lista de proveedores de servicios para violencia basada en género Línea VIDA para Sobrevivientes de Violencia (Procuraduría General de la República) *212 (809) 200-7212 (809) 200-1202 Chat de WhatsApp del Ministerio de la Mujer para atención a casos de violencia (849) 455-4798 (solo WhatsApp) Dirección de Prevención y Atención a la Violencia (Ministerio de la Mujer) (809) 685-3755 Av. Máximo Gómez, Esq. San Martín, #65, Edificio Metropolitano, piso 5, Santo Domingo, Rep. Dom. http://mujer.gob.do Centro de Atención a la Mujer Maltratada (809) 221-3619 (809) 682-5604 Calle Arístedes Fiallo Cabral #353, Zona Universitaria, Santo Domingo, República Dominicana. Núcleo de Apoyo a la Mujer (809) 581-8301 (809) 971-7909 Calle Vicente Estrella No. 51, Santiago, República Dominicana. Sistema Nacional de Atención a Emergencias y Seguridad 9-1-1 57 Notas 1 A los efectos de lograr una participación eficaz y adaptada al contexto, las partes interesadas de los proyectos propuestos pueden clasificarse en las siguientes categorías básicas: • Partes afectadas: personas, grupos y otras entidades dentro del área de influencia del proyecto que se ven directamente afectados (o que pueden verse afectados) por el proyecto o han sido identificados como los más susceptibles de sufrir cambios asociados con el proyecto, y con los que se debe interactuar estrechamente para identificar los impactos y su importancia, así como para tomar decisiones sobre las medidas de mitigación y gestión. • Otras partes interesadas: individuos, grupos o entidades que quizá no experimentan los impactos directos del proyecto pero que consideran o perciben que sus intereses se ven afectados por este o que podrían influir de alguna manera en el proyecto y en su proceso de ejecución. • Grupos vulnerables: personas que pueden sufrir de manera desproporcionada los impactos del proyecto o que pueden verse más desfavorecidas en comparación con todos los demás grupos debido a su condición de vulnerabilidad, y para cuya participación puede ser necesario implementar medidas especiales dirigidas a garantizar su representación equitativa en el proceso de consultas y toma de decisiones asociado con el proyecto. • Es importante señalar que, a veces, los proyectos tienen componentes diferentes con grupos de partes interesadas muy diferentes para cada componente. A la hora de preparar el PPPI se deben tener en cuenta esas distintas partes interesadas. 2 Es particularmente importante entender los impactos del proyecto y analizar si pueden recaer de manera desproporcionada sobre personas o grupos menos favorecidos o vulnerables, quienes con frecuencia no pueden expresar sus preocupaciones o no comprenden los impactos de un proyecto. Se debe garantizar que la labor de concientización y las actividades de participación estén adaptadas de manera tal que tengan en cuenta sus sensibilidades específicas, sus inquietudes y sensibilidades culturales, y verificar que comprendan plenamente las actividades del proyecto y sus beneficios. La interacción con los individuos y grupos vulnerables a menudo requiere que se implementen medidas específicas y se otorgue asistencia para facilitar su participación en el proceso de toma de decisiones vinculado con el proyecto, de modo que sus conocimientos sobre el proceso en general y el aporte de sus opiniones al respecto sean semejantes a los de otras partes interesadas. 58