République de Guinée Travail-Justice-Solidarité --------------------------------------- Ministère des Mines et de Ministère de l'Environnement, la Géologie des Eaux et Forêts ------------------------------------------------------------------------------------------------------- PROJET DE GESTION DES RESSOURCES NATURELLES, MINIERES ET DE L’ENVIRONNEMENT EN GUINEE PGRNME / P168613 PROCEDURES DE GESTION DE LA MAIN-D’OEUVRE (PGMO) Mai 2021 TABLE DES MATIERES 1 CONTEXTE ET OBJECTIFS .......................................................................................................................... 2 1.1 CONTEXTE ................................................................................................................................................. 2 1.2 OBJECTIFS DES PROCEDURES DE GESTION DE LA MAIN-D’ŒUVRE (PGMO) ........................................................... 3 2 GÉNÉRALITÉS SUR L’UTILISATION DE LA MAIN-D’ŒUVRE DANS LE CADRE DU PROJET ............................ 4 2.1 CARACTERISTIQUES ET TYPES DE TRAVAILLEURS DU PROJET .................................................................................. 4 2.1.1 Travailleurs directs........................................................................................................................... 5 2.1.2 Travailleurs contractuels ................................................................................................................. 5 2.1.3 Travailleurs communautaires ......................................................................................................... 6 2.1.4 Travailleurs migrants ...................................................................................................................... 9 2.2 DELAIS DE COUVERTURE DES BESOINS DE MAIN-D’ŒUVRE ................................................................................... 9 3 ÉVALUATION DES PRINCIPAUX RISQUES LIÉS À LA MAIN-D’ŒUVRE ...................................................... 11 3.1 LES ACTIVITES DES TRAVAILLEURS DU PROJET ................................................................................................. 11 3.1 PRINCIPAUX RISQUES LIES A LA MAIN-D’ŒUVRE ..................................................................................... 0 4 BREF TOUR D’HORIZON DE LA LÉGISLATION DU TRAVAIL : CONDITIONS GÉNÉRALES .............................. 0 5 BREF TOUR D’HORIZON DE LA LÉGISLATION DU TRAVAIL : SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL ................... 3 6 PERSONNEL RESPONSABLE ...................................................................................................................... 4 7 POLITIQUES ET PROCÉDURES ................................................................................................................... 5 7.1 SANTE ET SECURITE AU TRAVAIL ..................................................................................................................... 5 7.2 DISPOSITIONS SUPPLEMENTAIRES SUR SST ...................................................................................................... 7 7.3 LE RECRUTEMENT DES TRAVAILLEURS DU PROJET .............................................................................................. 8 7.4 LICENCIEMENT DES TRAVAILLEURS .................................................................................................................. 8 7.5 L’INSERTION DES CLAUSES ENVIRONNEMENTALES ET SOCIALES DANS LA DOCUMENTATION DE L'APPEL D'OFFRES ET LES DOCUMENTS CONTRACTUELS ...................................................................................................................................... 8 7.6 DOCUMENTATION ET INFORMATION A L’ATTENTION DES TRAVAILLEURS ................................................................. 9 8 ÂGE D’ADMISSION À L’EMPLOI .............................................................................................................. 11 9 CONDITIONS GÉNÉRALES ....................................................................................................................... 12 9.1 LES HEURES DE TRAVAIL ............................................................................................................................. 12 9.2 LES SALAIRES ........................................................................................................................................... 12 9.3 NON-DISCRIMINATION ET EGALITE DES CHANCES ............................................................................................. 13 9.4 ORGANISATIONS DE TRAVAILLEURS ............................................................................................................... 13 10 MÉCANISMES DE GESTION DES PLAINTES .............................................................................................. 14 10.1 MECANISME DE GESTION DES PLAINTES SPECIFIQUE AUX VIOLENCES BASEES SUR LE GENRE ...................................... 15 11 GESTION DES FOURNISSEURS ET PRESTATAIRES .................................................................................... 19 1 1 CONTEXTE ET OBJECTIFS 1.1 Contexte La Guinée abrite de riches écosystèmes terrestres et aquatiques. Les zones naturelles constituent d’importantes sources de moyens de subsistance de la population en leur fournissant des services sociaux, économiques et environnementaux essentiels. La gestion de cette richesse naturelle demeure un pilier fondamental de stabilité politique, économique, sociale et environnementale. Le Gouvernement de la République de Guinée en partenariat avec le groupe de la Banque Mondiale s’est engagé à intensifier ses efforts pour améliorer la gestion des industries extractives, des ressources naturelles et de la biodiversité conformément aux orientations définies dans le Plan National de Développement Économique et Social (PNDES 2016-2020). Pour y arriver, il est prévu de développer et mettre en œuvre le Projet de Gestion de Ressources Naturelles, Minières et de l’environnement (PGRNME) dans différentes régions naturelles de la Guinée. Ce Projet sera financé par l'IDA (Association Internationale de Développement) à hauteur de 65 millions $US et un fonds de contrepartie de l’Etat de la Guinée. L'objectif de développement du projet est de contribuer au renforcement des capacités institutionnelles des Ministères en charge des Mines et de l'Environnement à améliorer l'exploitation minière, la gestion des ressources naturelles et de l'environnement et l'inclusion économique du secteur minier. Le Projet de Gestion des Ressources Naturelles, Minières et de l’Environnement (PGRNME) est donc une nouvelle assistance de la Banque mondiale à la Guinée pour une gestion rationnelle des ressources minières, naturelles et de l’environnement. Le Projet est sous la tutelle du Ministère des Mines et de la Géologie (MMG) et du Ministère de l’Environnement, des Eaux et Forêts (MEEF). Les organismes publics ciblés par le Projet sont l’Office Guinéen des Parcs et Réserves (OGPR) et le Bureau Guinéen d’Audit et de Conformité Environnementale (BGACE). Le Ministère de l’hydraulique est aussi un acteur du Projet à travers l’Agence du Bassin du fleuve Niger (ABN). Un accord de travail lie ce Ministère à celui de l’Environnement. Le Projet sera géré par une Unité de Gestion du Projet (UGP). Le Projet est structuré en quatre (4) composantes que sont : - Composante A. Améliorer le cadre institutionnel de l'exploitation minière et de l'environnement - Composante B. Politiques minières, institutions, gouvernance et intégration économique - Composante C. Gestion de l'environnement et des ressources naturelles - Composante D. Gestion du Projet Le Projet prévoit, entre autres activités, le renforcement des capacités des Ministères et institutions impliqués dans la gestion des secteurs, minier et environnement. Le Projet participera au renforcement des capacités des ONG de société civile et de celles communautés pour une bonne implication dans la gouvernance minière et environnementale ; la valorisation 2 et la gestion rationnelle des ressources minières et forestières. Le Projet envisage la mise en œuvre et la consolidation de plans de gestion des aires protégées pour une gestion durable de la ressource. Cette activité s’accompagnera d’une amélioration de la gestion des infrastructures existantes, la démarcation, l'amélioration des pistes de surveillance, la fourniture d'équipements. Les travaux de construction d’un immeuble pour abriter les bureaux du BGACE et de l’OGPR seront aussi exécutés par le Projet. Des activités génératrices de revenus seront développées au profit des communautés des différentes zones d’intervention du Projet. Autant d’activités qui impliqueront de travailler avec les communautés et particulièrement les femmes de manière participative et inclusive, afin d’améliorer la gestion des aires protégées et de s’assurer que ces mêmes communautés puissent bénéficier pleinement des retombées du Projet. La mise en œuvre de ces activités nécessitera l’emploi d’une main d’œuvre tant directe qu’indirecte avec ses corollaires en termes de risques et effets négatifs de la mobilisation des travailleurs sur la santé et sécurité des communautés concernées et/ou sur les conditions des travailleurs eux-mêmes. Le présent document définit ainsi les Procédures de Gestion de la Main d´œuvre (PGMO) du PGRNME. Elles sont réalisées sur la base de la législation nationale de la Guinée en matière de travail et conformément à la Norme Environnementale et Sociale (NES2) de la Banque mondiale aux fins de gérer efficacement la main-d’œuvre qui sera mobilisée par le projet. 1.2 Objectifs des Procédures de Gestion de la Main-d’œuvre (PGMO) La deuxième Norme Environnementale et Sociale (NES nᵒ 2) « Emploi et conditions de travail », du nouveau cadre environnemental et social (CES) de la Banque mondiale, fait obligation à l’Unité de Gestion du Projet (UGP) d’élaborer et de mettre en œuvre des procédures écrites de Gestion de la Main-d’œuvre (PGMO) qui s’appliquent au PGRNME. Ces procédures, présentées ci-dessous, décrivent la manière dont les travailleurs du projet seront gérés conformément aux dispositions du droit national de la Guinée, des conventions collectives applicables et de la NES nᵒ 2 de la Banque mondiale. Les principaux objectifs visés par ces procédures sont :  promouvoir la sécurité et la santé au travail ;  identifier les problèmes spécifiques et potentiels liés au travail dans le contexte du Projet ;  encourager le traitement équitable, la non-discrimination et l’égalité des chances pour les travailleurs du projet ;  protéger les travailleurs du projet, notamment ceux qui sont vulnérables tels que les femmes, les personnes handicapées, les enfants (en âge de travailler, conformément à la NES nᵒ 2 de la Banque) et les travailleurs migrants, ainsi que les travailleurs contractuels, communautaires et les employés des fournisseurs principaux, le cas échéant ;  empêcher le recours à toute forme de travail forcé et au travail des enfants ;  soutenir les principes de liberté d’association et de conventions collectives des travailleurs du projet en accord avec le droit national ; 3  fournir aux travailleurs du projet les moyens d’évoquer les problèmes qui se posent sur leur lieu de travail. Ces PGMO est un document évolutif qui sera réévalué et mis à jour, au besoin, durant la préparation et la mise en œuvre du projet. 2 GÉNÉRALITÉS SUR L’UTILISATION DE LA MAIN-D’ŒUVRE DANS LE CADRE DU PROJET Dans le cadre de la mise en œuvre du PGRNME, peut être employée, toute personne physique, de sexe masculin ou féminin, de bonne moralité et ayant atteint ou dépassé l’âge minimum (18 ans) requis, ou personne morale1 répondant aux critères et conditions des offres. Le recrutement des personnes physiques et morales, dans le cadre de la mise en œuvre du PGRNME, se fera sur la base des exigences du poste et en écartant tout traitement discriminatoire lié au sexe, à la religion, à l’appartenance politique, ethnique, régionale, aux handicaps et conformément aux dispositions du présent Plan de gestion de la main d’œuvre. En conformité avec la NES n°2, on entend par « travailleur du projet » : - Toute personne employée directement par le PGRNME (y compris le et/ou les agences de mise en œuvre du projet) pour effectuer des tâches qui sont directement liées au projet : Ce sont les travailleurs directs ; - Les personnes employées ou recrutées par des tiers pour effectuer des travaux liés aux fonctions essentielles2 du projet, indépendamment de la localisation de ces travaux : ce sont les travailleurs contractuels ; - Les personnes employées ou recrutées par les fournisseurs principaux du PGRNME : les employés des fournisseurs principaux3) ; et - Les membres de la communauté employés ou recrutés pour travailler sur le projet : les travailleurs communautaires. La NES n°2 sera appliqué aux travailleurs du projet soient à temps plein, à temps partiel, temporaires, saisonniers que migrants. 2.1 Caractéristiques et types de travailleurs du projet Compte tenu des activités prévues par le projet et en vertu de la définition de travailleurs présenté ci-dessus, il est prévu d’avoir dans la mise en œuvre du PGRNME des travailleurs directs notamment de l’équipe de l’UGP qui aura un contrat de longue durée, des travailleurs contractuels notamment l’assistance technique, des employés des fournisseurs principaux des équipements et autres services (prestataires de services et travaux, fournisseurs de biens, les consultants individuelles et bureaux d’étude qui seront recrutés) et des travailleurs communautaires qui interviennent dans l’aménagement des aires protégées entre autres. 1 Personne morale désigne : les bureaux/cabinets d’études, les ONG, les Entreprises prestataires de services etc. régulièrement constitués selon les normes de la Guinée. 2 Les « fonctions essentielles » d’un projet désignent les processus de production et/ou de services indispensables à la réalisation d’une activité spécifique sans laquelle le projet ne peut pas se poursuivre. 3 Les « fournisseurs principaux » sont les fournisseurs qui, sur une base continue, approvisionnent directement 4 En plus de ces catégories, certains travailleurs sont des agents de l´Etat qui ne seront pas rémunérés directement par le projet (les agents du Ministère des Mines et de la Géologie, du Ministère de l’Environnement, des Eaux et Forêts, du Ministère de la ville et de l’Aménagement du territoire, du Ministère de l’hydraulique, du Ministère des Transports, du Ministère des finances, et du Ministère du Budget), ils restent soumis aux termes et conditions de leur contrat ou régime de travail en vigueur dans le secteur public, sauf dans le cas où leur poste est transféré légalement et effectivement au projet. Ils devront suivre les mesures de santé et sécurité définies pour chaque activité du projet. Type de travailleur Affectation Nombre estimé Période de mobilisation Travailleurs directs Membre de 23 agents Dès la mise en vigueur du projet l’UGP pour toute la durée du projet Travailleurs En fonction des 66 en plusieurs sous Au démarrage des différentes contractuels objectifs des contrats activités contrats Travailleurs Commune rurale Environ 20 par Dans le cadre de la mise en communautaires de résidence des communes œuvre des activités travailleurs impliquée dans la d’aménagement et de gestion gestion des aires des aires protégées protégées soit environ 800 2.1.1 Travailleurs directs Les travailleurs directs du PGRNME sont constitués par le personnel de l’Unité de Gestion du Projet et les cadres désignés au niveau du Ministère des Mines et de la Géologie, du Ministère de l’environnement, des eaux et forêts, et des autres ministères impliqués dans la gestion du projet. L’UGP sera constitué de 23 agents répartis comme suit : Un Coordonnateur, Un Responsable Administratif et Financier, Un Responsable Suivi-Evaluation, Un Spécialiste en Passation de Marchés ; Un Spécialiste en Sauvegarde environnementale ; Un Spécialiste en développement social, Un Spécialiste en Communication, Un Auditeur, un Analyste SPM, Cinq (5) Comptables, Une Assistante de Direction et six (6) chauffeurs. L’effectif des travailleurs au niveau des ministères et autres structures partenaires sera précisé dès que l’information sera disponible. Il en est de même que ceux des travailleurs contractuels, des employés des fournisseurs et des travailleurs communautaires. 2.1.2 Travailleurs contractuels Le projet fera recours à des travailleurs contractuels suivant les besoins identifiés. Toutefois, le nombre exact de travailleurs contractuels n’est pas à ce jour connu, ni le sous- traitant/fournisseur. Cependant une estimation faite sur la base des activités planifiées d’assistance technique (recrutement consultants individuelles, firmes/cabinet d’Assistance 5 technique) laisse présager que 66 (personnes individuelle et firmes) seront recrutés dans l’exécution du projet4. Ces travailleurs comprendront des travailleurs qualifiés et non qualifiés : - Dans le cadre des prestations de conseil et d’assistance technique, les travailleurs mobilisés seront des travailleurs qualifiés spécialistes dans leur domaine. Ces travailleurs seront mobilisés au cours de périodes précises dans le cadre de la mise en œuvre du projet dans le cadre de contrats avec des firmes ou de contrats de consultants individuels sous la responsabilité de l’UGP et des Ministères impliqués dans la mise en œuvre du projet ; - Dans le cadre de prestation de services autres que ceux de conseil et d’assistance technique, les travailleurs mobilisés seront des travailleurs qualifiés spécialistes dans leur domaine, Ces travailleurs seront mobilisés au cours de périodes précises dans le cadre de la mise en œuvre du projet dans le cadre de contrats avec des firmes ou de contrats de consultants individuels sous la responsabilité de l’UGP et des Ministères impliqués dans la mise en œuvre du projet ; - Dans le cadre des prestations de construction, les travailleurs mobilisés comprendront à la fois des travailleurs qualifiés spécialisés dans les métiers de la construction et des travailleurs non qualifiés, supervisés par des travailleurs qualifiés. Ces différents travailleurs seront mobilisés à Conakry et sur les sites de constructions identifiés dans les aires protégées ciblées du projet au cours des périodes identifiées pour les travaux de construction des quartiers généraux du BGACE et de l’OGPR et de construction et d’aménagement des aires protégées ; L’équipe de l’UGP prendra toutes les dispositions pour s’assurer que les tiers qui engagent des travailleurs contractuels sont des entités légalement constituées et fiables et ont mis au point des procédures de gestion de la main d’œuvre adaptées au projet et qui leur permettront d’exercer leurs activités en conformité avec les dispositions de la présente NES. L’UGP mettra en place des procédures pour la gestion et le suivi des tiers. En outre, l’UGP intègrera lesdites exigences dans les dispositions contractuelles, ainsi que des mécanismes de recours appropriés en cas de non-conformité. S’agissant de sous-traitance, l’UGP exigera des tiers qu’ils incluent des dispositions équivalentes et des mécanismes de recours en cas de non- conformité dans leurs accords contractuels avec les sous-traitants. 2.1.3 Travailleurs communautaires Cette section donne des informations détaillées sur les conditions de travail des travailleurs communautaires et indique les mesures à prendre pour s’assurer que cette main-d’œuvre est fournie à titre volontaire. Elle donne aussi des détails sur la nature des accords qui devront être conclus et les modalités d’enregistrement de ces accords. Cette section fournit des informations détaillées sur le mécanisme de gestion des plaintes concernant les travailleurs communautaires ainsi que sur les rôles et responsabilités en matière de suivi de ces travailleurs. Les travailleurs communautaires désignent essentiellement la main-d’œuvre issue des communautés locales fournie sur une base volontaire ou sur la base d’un « contrat/protocole de collaboration ». Il peut concerner les groupements de femmes, de jeunes et les autres associations de développement. Dans le cadre du PGRNME, les travailleurs communautaires 4 Ces travailleurs seront recrutés dans le cadre l’assistance technique, de bureaux d’études, de prestataires de services et dans le cadre de contrats de consultants individuels 6 sont les communautés riveraines des aires protégées qui seront impliquées dans les activités d’aménagements et de gestion des dites aires protégées (pépinières, aménagement faunique, réhabilitation des pistes, voies d’accès, balisage, pare-feu et circuits touristiques…), ils travailleront en collaboration avec les agents des aires protégées. Il est envisagé de mobiliser une vingtaine de travailleurs communautaires par communes liées aux aires protégées ciblés soit environ 800 travailleurs communautaires pour des périodes variables au cours du projet. Cet effort s’inscrit dans le développement des emplois-vert en Guinée, dans la contribution des aires protégées au développement économique des communes rurale et dans les processus de co-gestion des aires protégées et ressources naturelles. Les travailleurs communautaires sont mis à disposition par les communautés dans une approche participative et inclusive s’appuyant sur les organes de gouvernance mis en place dans le cadre du développement local5. Les travailleurs communautaires sont proposés par les communes, les chefs de localités ou quartiers concernés par les activités du projet, les associations communautaires de base (groupements des jeunes/femmes) ou encore par manifestation volontaire. Des critères sont définis au préalable par les employeurs, notamment l’OGPR et ses partenaires, sur la qualification requise pour l’emploi de la main d’œuvre locale. Ces critères seront conformes aux principes des présentes procédures de gestion de la main d’œuvre. La rémunération sera négociée avec les autorités locales suivants les qualifications et le niveau de l’emploi des travailleurs et ceci conformément au code du travail de la Guinée. Les travailleurs seront informés des rémunérations proposées, des horaires de travails ainsi que les modalités de paiement journalier ou hebdomadaire voir mensuel suivant la nature du travail engagé. Les travailleurs seront informés des possibilités de déposer une plainte en cas de besoins (non- respect du paiement, VBG, EAS etc.). - modalités de sélection des travailleurs communautaires dans le cadre du projet : La sélection des travailleurs communautaires va répondre aux conditions suivantes : o être transparente et démocratique, c’est-à-dire avec l’adhésion et la participation de toutes les couches sociales ; o se dérouler dans le cadre des organes de gouvernance du développement local existants, sous la responsabilité de l’autorité communale, ou préfectorale en présence des chefs de localités ou quartiers, des leaders d’opinion, des Organisations Communautaires de Base (OCB) dans les zones couvertes par les activités du projet ; o respecter les principes de parité homme – femme en prenant en considération les différents types de tâches prévues dans le cadre de l’aménagement des aires protégées. La mobilisation de travailleurs communautaire fait partie d’une stratégie d’ensemble pour la mobilisation des populations locales dans la gestion participative des aires protégées qui comprend également la mise en place d’un programme de développement d’Activités génératrices de revenus (AGR) qui cible en priorités les femmes et les groupements de femmes6. 5 Notamment les comités locaux de développement local mis en place avec l’appui de l’ANAFIC 6 Le cadre de résultat du projet prévoit que 70% des personnes ayant des revenus accrus dans le cadre du programme d’AGR soient des femmes soit plus de 420 personnes. 7 La mobilisation des travailleurs communautaires ou la mise en œuvre du programme d’Activités génératrice de revenus s’appuiera sur les infrastructures sociales et cadre de concertation mis en place par l’ANAFIC mobilisés dans le cadre du projet. Ces activités seront planifiées avec l’OGPR et ses partenaires et dans la mesure du possible intégrées dans les Plans de Développement locaux des collectivités locales. La sélection doit suivre les étapes suivantes : Etape 1 : Au démarrage de l’activité du sous projet, l’employeur à travers son service de recrutement échange avec les organes de gouvernance mis en place dans le cadre du développement local, l’autorité communale, les chefs de quartier ou les localités, leaders d’opinion, les Organisations Communautaires de Base (OCB) (femmes et jeunes) sur les critères de sélection de la main d’œuvre locale. Ils fixent d’un commun accord la date de recrutement en fonction du besoin. Etape 2 : A travers les canaux locaux de communication, la population est informée au moins une semaine avant, par l’autorité communale ou préfectorale, des critères de sélection, de la date de recrutement et de ses objectifs. La forte participation de toutes les couches sociales est également sollicitée. Les postes doivent être annoncés pour permettre aux candidats d’être mieux informés et de se préparer. Les candidats doivent se munir de tout document attestant le niveau requis le jour de la sélection si la sélection l’exige. Ce processus sera suivi à la fois par les agents de développement local communal représentant de l’ANAFIC, les responsables de l’OGPR des aires protégées cible l’OGPR et le responsable en développement social de l’UGP. Etape 3 : Sous la direction d’un comité présidé par l’autorité communale ou l’autorité préfectorale et composé du chef de quartier ou la localité, d’un représentant de l’employeur, d’un représentant des Organisations Communautaires de Base (femmes et jeunes) , la sélection est organisée en présence des leaders communautaires, des groupes sociaux et d’une ONG, selon les modalités démocratiques. Les participants sont informés sur les objectifs de la réunion, le programme à mettre en œuvre et l’importance de choisir des candidats qui répondent aux critères de choix de l’employeur en fonction du besoin. En cas de candidatures multiples validées, il sera procédé à un classement des candidats suivant les critères définis. Ceux qui ne seront pas retenus suite à la première sélection peuvent constituer la liste de réserve qui servira à l’employeur en cas de besoin de renouvellement de la main d’œuvre. Un procès-verbal du recrutement est rédigé par un membre de l’équipe de l’employeur, contresigné par le président de séance et envoyé, à la commune ou à la préfecture, à l’ANAFIC, l’OGPR et l’UGP. Les travailleurs communautaires seront mobilisés sur la base de contrats, conformément à la règlementation guinéenne. Les conditions de travail ainsi que les possibilités de recours au mécanisme de gestion des plaintes seront expliquées y compris en langues locales par les représentants de l’ANAFIC, de l’OGPR et les membres de l’UGP notamment le spécialiste en développement social. Etape 4 : Les personnes choisies prendront contact avec l’employeur ou son représentant pour la suite du recrutement. La liste des personnes retenues pourrait être affichée à la mairie et sur la place publique du quartier ou de la localité. Le suivi sera assuré par le spécialiste en développement social. Etape 5 : le suivi 8 Les travailleurs communautaires seront fournis sur la base de contribution à la mise en œuvre du projet par les autorités locales. Ces derniers seront en tête de peloton pour le suivi de l’exécution des accords d’utilisation des dits travailleurs. Au niveau projet, le spécialiste en développement social fera le suivi de l’exécution de l’accord d’emploi des travailleurs communautaires. - Les conditions de renouvellement des travailleurs communautaires Les travailleurs communautaires sont choisis pour une durée variable (en fonction de la durée de la tâche à exécuter). En cas d’incapacité d’exercer, d’insuffisance de rendement, de faute grave (non-respect du cahier de charge), de démission ou de décès, le renouvellement se fait dans les jours qui suivent, en se référant à la liste de réserve. L’Unité de Gestion du Projet déterminera clairement et de façon participative avec les parties prenantes dont les travailleurs communautaires organisés ou non, les conditions de mobilisation de la main d’œuvre communautaire, y compris le montant de sa rémunération et les modalités de paiement ainsi que les horaires de travail. Elle fera le diagnostic s’il existe un risque de travail des enfants ou de travail forcé lié à la main d’œuvre communautaire. Si des cas de travail des enfants ou de travail forcé sont constatés, elle prendra les mesures appropriées pour y remédier. Le système d’examen prendra en compte les tâches effectuées par les travailleurs communautaires dans le cadre de PGRMNE et la mesure dans laquelle ces travailleurs reçoivent une formation adéquate à leurs besoins particuliers et aux risques et effets potentiels du projet. 2.1.4 Travailleurs étranger Il est possible que le projet ait recours à des travailleurs étrangers, notamment des experts internationaux mobilisés en fonction de besoins techniques spécifiques du projet dans les secteurs minier, la gestion des ressources naturelles ou de l’environnement. Le code du travail de la Guinée au titre III chapitre I, article 131.1 – 131.2-131.3-131.4 précise les dispositions applicables pour les travailleurs en dehors de la zone de la CEDEAO. L’UGP prendra toutes les dispositions pour se conformer à ces dispositions et au cas spécifiques se conformera aux dispositions de la NES n° 2. Tous les travailleurs auront accès au Mécanisme de gestion des plaintes élaboré par le projet. 2.2 Délais de couverture des besoins de main-d’œuvre Une partie du personnel de l’Unité de Gestion du projet est déjà en place. Le reste de l’équipe notamment un(e) spécialiste en développement sociale, un(e) assistant (e) en passation de marché, un(e) auditeur interne, un(e) spécialiste en communication, six (06) chauffeurs complémentaires seront mobilisés au début de la mise en œuvre du projet estimée au dernier trimestre 2021. Ainsi, toutes les ressources humaines à mobiliser dans le cadre du projet devront l’être dans les trois premiers mois de la mise en œuvre du projet en sus de la désignation des cadres des Ministères des mines et de l’environnement devant intervenir dans la gestion du projet. L’assistance technique, les bureaux d’études, les prestataires de services et les consultants individuels seront recrutés à partir d’appels d’offre (sur la base de termes de référence et de 9 cahiers de charge) et l’établissement de contrats de prestation en fonction des besoins et suivant le déroulement des activités du Projet. Des travailleurs communautaires seront mobilisés et impliqués dans la mise en œuvre de certains sous-projets d’activités (aménagement, délimitation, travaux de construction, la sensibilisation, et communication, etc.). 10 3 ÉVALUATION DES PRINCIPAUX RISQUES LIÉS À LA MAIN-D’ŒUVRE Cette section décrit les risques potentiels liés à la main d’œuvre et les mesures pour y faire face au cours de l’exécution du projet. 3.1 Les Activités des travailleurs du Projet Les activités qui seront entrepris par les travailleurs du projet selon les composantes sont celles définies dans les composantes du projet présentées dans l’encadré ci-dessous : Composante A. Amélioration du cadre institutionnel des secteurs minier et environnemental. Cette composante vise à renforcer les capacités institutionnelles et la collaboration intersectorielle dans les secteurs de l'exploitation minière, de l'environnement et de la gestion des ressources naturelles. Les activités de cette composante permettrons de : (i) renforcer la capacité du MMG et du MEEF pour développer des approches stratégiques et règlementaires coordonnées, (ii) soutenir le développement d'outils pour améliorer la gestion intersectorielle de l'exploitation minière et de la gestion des ressources naturelles (aménagement du territoire, gestion de l'eau et financement durable) et (iii) renforcer la capacité de la Guinée à répondre à ses engagements internationaux sur le changement climatique, notamment en ce qui concerne l'exploitation minière et l'utilisation des terres. Les activités de cette composante sont regroupées en 3 sous-composantes : A1. Coordination des stratégies et réglementations minières et environnementales. Des réformes ont été engagées en parallèle dans les secteurs des mines, de l'environnement et des ressources naturelles. Plusieurs études et initiatives conjointes ont contribué à structurer le dialogue entre les secteurs, notamment l’évaluation stratégique environnementale et sociale des réformes minières (ESES)7. Cette composante doit permettre : (i) une évaluation et une harmonisation coordonnées des réglementations sectorielles et (ii) le suivi et la mise à jour des recommandations de l'ESES définies dans le "Cadre directeur pour une meilleure gouvernance environnementale et sociale dans le secteur minier". A2. Outils pour améliorer la coordination de l'exploitation minière et de l'environnement. Les recommandations des principales études entreprises dans les secteurs minier et environnemental ont mis en évidence une série d’outils clés pour renforcer la collaboration entre secteurs notamment la gestion de l’utilisation des terres, la gestion de l’eau ainsi que les mécanismes de contribution financière durable du secteur minier à la gestion des ressources naturelles. Le projet mettra en place des éléments de base pour développer et opérationnaliser ces outils y inclus : (i) un processus de planification intersectorielle de l'utilisation des terres (y compris la mise en place de système de partage des données géographiques entre les secteur et l’appui au dialogue intersectoriel pour l’aménagement du territoire), (ii) le développement d’un mécanisme de financement durable des aires protégées (faisabilité, plan d’affaire, institutionnalisation), (iii) le renforcement des systèmes de surveillance de l'eau pour l'exploitation minière et la gestion des ressources naturelles dans les zones stratégiques. A3. Renforcement de la contribution de la Guinée au processus de lutte contre les changements climatiques. Une plateforme de concertation sur les Gaz à effets de serre (GES) mobilisant les départements techniques sectoriels, la société civile et le secteur privé a été mise en place pour assurer une inclusion nationale de toutes les parties prenantes à la lutte contre les changements climatiques. La Guinée est en cours de révision de ses engagements climatiques auprès de la communauté internationale notamment à travers l’actualisation de sa Contribution déterminée nationale (CDN) et le développement de plans d’investissements et de partenariats pour accompagner sa mise en œuvre avec l’implication active des différents départements ministériels clés notamment dans les secteurs miniers, ressources naturelles, forêts, agriculture, transport et énergie. Le Projet doit permettre notamment (i) la réalisation d’inventaires des Gaz à effet de serres (GES) et l’opérationnalisation d’un système de suivi, rapportage et vérification des émissions de GES et des engagements climatiques, (ii) l’appui au fonctionnement de la « Plateforme de concertation sur les GES », et au rapportage et (iii) le développement d’outils pratiques pour la réalisation des bilans carbone, l’appui au suivi et à la réduction des émissions de GES notamment pour les opérations minières et le changement d’usage des terres. Composante B. Politiques, institutions, gouvernance et inclusion économique du secteur minier. La gestion du secteur minier nécessite un cadre politique et réglementaire solide, une administration efficace (à la fois au sein des institutions clés qui gèrent le secteur et entre elles), y compris les administrations sectorielles en charge du budget, des transports, de l'énergie, des ressources naturelles et de l’environnement avec du personnel 7 https://mines.gov.gn/rapport-etude-strategique-environnementale-et-sociale-eses/ 11 qualifié équipé des outils appropriés - travaillant tous dans un contexte de transparence et de coordination efficace. Ce projet consolidera les acquis du Projet d’Appui à la Gouvernance du Secteur Minier (PAGSEM) tout en aidant la Guinée à faire face aux nouveaux défis induits par le développement de nouveaux projets de large envergure et complexe y compris le partage des infrastructures auxiliaires ou les impacts cumulatifs associés dans les grandes régions minières comme la préfecture de Boké. Les activités de cette composante sont regroupées en 2 sous-composantes : B1. Politiques, institutions et accès aux ressources dans le secteur minier et B2. Intégration économique du secteur minier. B.1. Politiques, institutions et accès aux ressources dans le secteur minier. La Guinée bénéficiera de la poursuite du renforcement de ses capacités institutionnelles et de ses mécanismes de coordination pour valoriser ses vastes ressources minières en attirant de nouveaux investissements, tout en gérant le secteur en prenant en considération les bonnes pratiques techniques, sociales, environnementales et financières. Ce projet permettra (i) de renforcer les cadres politiques, règlementaires et lignes directrices liées à l’exploitation minière, (ii) de faciliter l’accès aux ressources (cadastre minier, guichet unique système d’information géologique et minière, appui technique, financier et juridique et services géologique), (iii) le renforcement des capacités des institutions publiques liées au secteur minier la transparence et de l’engagement citoyen, et (iv) l’augmentation du contenu local pour les biens et les services dans les opérations minières. B.2. Intégration économique du secteur minier. Ce projet soutiendra des programmes et des initiatives visant à améliorer la transparence dans la gestion du secteur minier aux niveaux national et local, à permettre la réalisation du potentiel de développement économique du secteur minier en stimulant l'augmentation de la part de la fourniture de biens et services aux miniers par des entreprises guinéennes, et plaider pour les opportunités économiques de l'exploitation minière pour divers groupes, y compris les femmes et les jeunes. Ce projet permettra (i) de promouvoir le contenu local (avec la Plateforme d'échange de achats locaux en ligne et la Chambre des Mines) et de faciliter l’intégration économique et (ii) de renforcer la transparence du secteur et l’engagement citoyen (FODEL, ITIE, genre et société civile). Composante C. Gestion de l'environnement et des ressources naturelles. Pour améliorer la capacité du MEEF en matière de gestion des ressources naturelles et de l'environnement, le projet: (i) renforcera la capacité institutionnelle des principaux départements du MEEF, tels que le BGACE pour un bon suivi des impacts des projets de développement sur l'environnement, et l'OGPR pour une meilleure gestion du réseau d'aires protégées du pays; (ii) renforcera les normes environnementales et sociales du MEEF; et (iii) fournira les outils appropriés pour une meilleure gestion du réseau des aires protégées du pays et les pilotera dans les zones cibles. Une approche inclusive s'appuyant à la fois sur les opérations de la Banque mondiale (notamment dans les secteurs sociaux, agricoles et miniers) et d'autres opérations des donateurs dans le secteur. Les activités de cette composante sont regroupées en 2 sous-composantes : C.1. Cadre institutionnel, appui logistique et gestion des standards environnementaux et sociaux. Reconnaissant la nécessité de faire face de manière efficace aux enjeux environnementaux, le gouvernement a engagé un processus de restructuration du MEEF comprenant une révision de sa structure (notamment ses agences - OGPR, BGACE, directions et services d’appui), le renforcement de ses capacités ainsi que la révision de son cadre opérationnel nécessaire pour mettre en œuvre son mandat. Cette sous-composante répondra à ces principaux besoins à travers les activités suivantes (i) le renforcement du cadre institutionnel et soutien logistique (bureau OGPR-BGACE, système d’information et technologie, (ii) le renforcement des capacités technique et opérationnelles du MEEF en matière de diligence environnementale et sociale et gestion des catastrophes et (iii) le renforcement des capacités opérationnelles du MEEF et coordination des activités. C.2. Gestion des Aires protégées dans des zones ciblées. Cette sous-composante vise à améliorer la gestion des ressources naturelles par l'OGPR en collaboration avec d'autres institutions pertinentes telles que l'Agence du bassin du fleuve Niger (ABN), le Centre de protection du Milieu Marin - CPMM- ZC) et le Centre national de surveillance des pêches (CNSP) ainsi que des parties prenantes tierces, populations locales et ONGs. Le projet permettra de développer une Stratégie nationale sur les aires protégées en adéquation avec les objectifs Biodiversité post 2020 et sa mise en œuvre à travers des investissements directs dans quatre zones pilotes : (i) la zone de Kounounkan, (ii) les zones du bassin du fleuve Niger, y compris le parc national du Haut Niger et les sites Ramsar de la source du Niger et du Niger-Tinkisso, (iii) le réseau d'aires marines protégées (Rio Pongo, Rio Kapatchez, Konkouré et Loos), (iv) la zone de Guinée forestière (Pic de Fon, Mont Nimba, Diécké, Béro) et la coordination centrale de l'OGPR. Il est prévu ces appuis permettent une réforme stratégique du réseau d’aires protégées de Guinée et que les outils et les systèmes de gestion adoptés par le projet dans ces zones soient, à termes, appliqués l’ensemble du réseau. Cette sous-composante doit permettre de financer (i) le renforcement des connaissances, la formation et développement du cadre de gestion des aires protégées (documents de 12 gestion, rapportage international, manuel d’opération OGPR, formation), (ii) l’acquisition des équipements techniques, la construction et réhabilitation des infrastructures de gestion et l’aménagement des aires protégées, (iii) la gestion participative et adaptative des aires protégées (patrouilles de surveillances, évaluation de l’efficacité de gestion, comités locaux de gestion et programme d’information, d’éducation et de communication) et (iv) la mise en œuvre d’un programme d’activités alternatives génératrices de revenus en périphérie des aires protégées et l’implication des communautés dans les travaux d’aménagement. Composante D. Gestion de projet. Cette composante financera les coûts opérationnels de l'unité de mise en œuvre du projet (UGP), qui s'appuiera sur l’UGP existante du projet PAGSEM sous la direction du MMG et sera responsable du suivi de la mise en œuvre du projet selon les normes de gestion fiduciaires, environnementales et sociales de la Banque mondiale. Cette composante couvrira le recrutement et la formation du personnel clé, les coûts de fonctionnement, le suivi et l'évaluation, l'audit, la communication, etc. Compte tenu de la demande du gouvernement, le dispositif de mise en œuvre sera structuré de manière à refléter la flexibilité et l'autonomie relative recherchée pour chacun des deux secteurs. 13 3.1 Principaux risques liés à la main-d’œuvre Les principaux risques liés à la main d’œuvre du projet sont présentés dans le tableau ci-dessous. Tableau : les principaux risques liés à la main-d’œuvre dans l’exécution du projet N° Activités Acteurs impliqués Risques potentiels pour la main d’œuvre Composante A. Améliorer le cadre institutionnel de l'exploitation minière et de l'environnement Sous-composante A1. Coordination de la MMG, MEEF, BGACE, -Non-respect du principe de l’égalité des chances, du traitement équitable, des mesures de stratégie et de la réglementation minières Fournisseurs, disciplinaires et de l’accès à l’information et environnementales Prestataires de - Non prise en compte des procédures de gestion de la main-d’œuvre dans le contrat des tiers Sous-composante A2. Outils pour services -Inaccessibilité du mécanisme de gestion des plaintes des travailleurs (MGPT) pour les travailleurs améliorer la coordination minière et contractuels environnementale -Accidents, maladies, handicaps, décès et autres incidents de travail Sous-composante A3. Renforcer la - Manque d’accompagnement et d’assistance aux travailleurs victimes d’accidents de travail capacité de la Guinée à honorer son -Propagation des IST et VIH/SIDA en cas de comportement sexuels risqués engagement mondial en matière de -Propagation de maladies liées au manque de respect des principes d’hygiène (Covid-19 en changement climatique particulier) Composante B. Politiques minières, institutions, gouvernance et intégration économique Sous-composante B1 - Politiques MMG, MT, MB, MAT, -Discrimination à l’égard des personnes vulnérables (femmes, personnes handicapées, et les minières, institutions et accès aux MEF, UGP, enfants en âge de travailler) ressources Fournisseurs, -Discrimination et Violence Basée sur le Genre (VBG) Sous-composante B2 - Intégration Prestataires de -Inaccessibilité du mécanisme de gestion des plaintes des travailleurs (MGPT) pour les travailleurs économique du secteur minier et services, contractuels gouvernance -Propagation des IST et VIH/SIDA en cas de comportement sexuels risqués -Propagation de maladies liées au manque de respect des principes d’hygiène (Covid-19 en particulier) Composante C. Gestion de l'environnement et des ressources naturelles 1 La construction d’un Immeuble R+4 BGACE, DCENV, - Incidents et Accidents sur le chantier ; OGPR, UGP, UNOPS, - Afflux de la main d’œuvre locale ; Entreprise de - Discrimination basée sur le genre ; construction BTP, - Violences basées sur le genre ; Autorités locales, - Exclusion des personnes à mobilité réduite ; communautés - Harcèlement sexuel ; riveraines, - Plaintes des riverains ; Fournisseurs - Non-respect des mesures d’hygiène, de santé/sécurité au travail ; - Non-respect du droit des travailleurs - Risques liés aux mouvements des engins et équipements de chantier - Risque lié aux circulations et aux déplacements de camions et d’engins de chantier ; - Risques liés aux bruits et vibrations - Risques liés aux travaux en hauteur - risques de propagation de maladies dont le Covid19. 2 La Construction ou réhabilitation de OGPR, UGP, BGACE, - Risques d’accidents sur le chantier ; bureaux extérieurs et de postes de Entreprise de - Risques de conflits entre travailleurs de l’Entreprise et les communautés riveraines ; surveillance construction BTP, - Risques liés aux travaux en hauteur ; Autorités locales, - Afflux de la main d’œuvre locale. communautés - Risque de travail des enfants (-18 ans) riveraines, - Risques de propagation de maladies ; Fournisseurs - Risques d’accidents de circulation - Risques d’exclusion basée sur le genre ; 3 Les travaux d’aménagement des Aires OGPR, UGP, Entreprise - Risques d’accidents sur le chantier ; protégées de construction BTP, - Risques de conflits entre travailleurs de l’Entreprise et les communautés riveraines ; Autorités locales, - Afflux de la main d’œuvre locale. communautés - Risque de travail des enfants (-18 ans) riveraines, - Risques de propagation de maladies ; Fournisseurs - Risques d’accidents de circulation - Risques d’exclusion basée sur le genre. 4 Le recrutement des Conservateurs de la Ministère de - Risques de conflits avec les riverains ; nature (Cadres et Agents) l’Environnement, des - Risques de propagation de maladies ; Eaux et Forêts (DRH, - Risques d’accidents et/ou de maladies professionnelles ; OGPR) -Le non-paiement des salaires ou primes ; - Les mauvaises conditions de travail. 5 La délimitation physique des zones du OGPR, Conservateurs, - Afflux de la main d’œuvre locale projet (le bornage) Autorités locales et -Risque de travail des enfants (-18 ans) Communautés - Risques d’accidents de travail ; riveraines. - Risques de conflits entre l’OGPR est les communautés riveraines. - Risques d’exclusion basée sur le genre 6 La construction et la réhabilitation de OGPR, UGP, BGACE, - Incidents et Accidents sur le chantier ; pistes et routes, tours de guet ; Entreprise de - Afflux de la main d’œuvre locale ; 1 construction, -Risque de travail des enfants (-18 ans) Autorités locales, - Discrimination basée sur le genre ; communautés - Violences basées sur le genre ; riveraines, - Exclusion des personnes à mobilité réduite ; Fournisseurs - Harcèlement sexuel ; - Plaintes des riverains ; - Non-respect des mesures d’hygiène, de santé/sécurité au travail ; - Non-respect du droit des travailleurs - Risques liés aux mouvements des engins et équipements de chantier - Risque lié aux circulations et aux déplacements de camions et d’engins de chantier ; - Risques liés aux bruits et vibrations - Risques liés aux travaux en hauteur - risques de propagation de maladies dont le Covid19 7 La construction et/ou la réhabilitation OGPR, UGP, BGACE, - Incidents et Accidents sur le chantier ; des installations de gestion des Entreprise de - Afflux de la main d’œuvre locale ; incendies, installations de construction BTP, - Discrimination basée sur le genre ; développement de la faune Autorités locales, - Violences basées sur le genre ; communautés - Exclusion des personnes à mobilité réduite ; riveraines, - Harcèlement sexuel ; Fournisseurs. - Plaintes des riverains ; - Non-respect des mesures d’hygiène, de santé/sécurité au travail ; - Non-respect du droit des travailleurs - Risques liés aux mouvements des engins et équipements de chantier - Risque lié aux circulations et aux déplacements de camions et d’engins de chantier ; - Risques liés aux bruits et vibrations - Risques liés aux travaux en hauteur - risques de propagation de maladies dont le Covid19 8 Le reboisement et/ou la réhabilitation OGPR, UGP, ONG, - Afflux de la main d’œuvre locale ; des berges communautés - Exclusion des communautés riveraines ; riveraines, CPSES. - Risques d’accidents de travail ; - Exclusion basée sur le genre -Risque de travail des enfants (-18 ans) - Risque d’afflux de main d’œuvre 9 Les missions de supervision menées par OGPR - Risques d’accidents de circulation ; les équipes du siège de l’OGPR - Risques de propagation de maladies 10 Les missions de contrôle de la mise en BGACE, CPSES - Risques d’accidents de circulation ; œuvre des PGES du BGEEE - Risques de propagation de maladies 2 - Risques de conflits de compétences entre le CPSES et les Conservateurs 11 Les missions de consultations publiques BGACE, CPSES, CTAE. - Risques d’accidents de circulation ; et les ateliers de validation des rapports - Risques de propagation de maladies d’EIES - Risques de conflits de compétences entre le CPSES et les Conservateurs 12 La construction des ouvrages de OGPR, UGP, BGACE, - Incidents et Accidents sur le chantier ; franchissement (ponts, ponceaux, etc.) CPSES, Entreprise de - risque d’afflux de la main d’œuvre locale ; construction, -risque de travail des enfants (-18 ans) Autorités locales, - Discrimination basée sur le genre ; communautés - Violences basées sur le genre ; riveraines, - Exclusion des personnes à mobilité réduite ; Fournisseurs - Harcèlement sexuel ; - Plaintes des riverains ; - Non-respect des mesures d’hygiène, de santé/sécurité au travail ; - Non-respect du droit des travailleurs - Risques liés aux mouvements des engins et équipements de chantier - Risque lié aux circulations et aux déplacements de camions et d’engins de chantier ; - Risques liés aux bruits et vibrations - Risques liés aux travaux en hauteur - risques de propagation de maladies dont le Covid19 13 L’aménagement autour des bases vies OGPR, UGP, BGACE, - Incidents et Accidents sur le chantier ; CPSES, Entreprise de - Risque Afflux de la main d’œuvre locale ; construction, -Risque de travail des enfants (-18ans) Autorités locales, - Discrimination basée sur le genre ; communautés - Violences basées sur le genre ; riveraines, - Exclusion des personnes à mobilité réduite ; Fournisseurs - Harcèlement sexuel ; - Plaintes des riverains ; - Non-respect des mesures d’hygiène, de santé/sécurité au travail ; - Non-respect du droit des travailleurs - Risques liés aux mouvements des engins et équipements de chantier - Risque lié aux circulations et aux déplacements de camions et d’engins de chantier ; - Risques liés aux bruits et vibrations - Risques liés aux travaux en hauteur - risques de propagation de maladies dont le Covid19 14 La pose de panneaux de signalisation OGPR, UGP, -Exclusion des communautés riveraines ; Entreprise, - Risques d’accidents de travail ; - Exclusion basée sur le genre 3 Communautés riveraines. Composante D. Gestion de projet UGP, MMG, MEEF -Non-respect des droits des travailleurs en matière de temps de travail, de salaires, d’heures supplémentaires, de rémunération et d’avantages sociaux -Non-respect des périodes de repos hebdomadaire, de congé annuel et de congé de maladie, de congé maternité et de congé pour raison familiale -Non-respect des préavis de licenciement et des indemnités de départ -Exposition aux accidents de la route et aux maladies contagieuses (en particulier Covid-19) La mise en œuvre de ces activités du projet va nécessiter l’implication de différentes catégories de travailleurs dont les travailleurs directs (UGP) et cadres de l’Etat impliqués dans la gestion du projet, les travailleurs contractuels, les travailleurs communautaires, les employés des fournisseurs principaux qui seront gérés conformément la législation nationale notamment les Codes de travail et de sécurité sociale mais aussi la norme environnementale et sociale de la Banque Mondiale (NES n°2). 4 4 BREF TOUR D’HORIZON DE LA LÉGISLATION DU TRAVAIL : CONDITIONS GÉNÉRALES La revue des principaux aspects de la législation nationale du travail concernant les conditions et modalités de travail et la manière dont cette législation s’applique aux différentes catégories de travailleurs recensées fait ressortir ce qui suit : La législation nationale applicable en matière de travail en Guinée est constituée des lois et décrets ci-après : - Loi N°L/2014/072/CNT Du 10 Janvier 2014 portant Code de travail en République de Guinée ; - La Loi ordinaire L/2018/025/AN portant Organisation de l’Administration Publique du 03 juillet 2018 ; - La Loi L/2019/0027/AN du 07 juin 2019 portant statut général des agents de l’Etat ; - La Loi L/94/006/CTRN du 14 février 1994 portant code de la sécurité sociale de la République de Guinée ; - La Loi L/ N° 2015/019/ AN du 13 aout portant organisation judiciaire en République de Guinée ; - Décret D/2016/205/PRG/SGG du 04 juillet 2016 portant création, attributions, organisation et fonctionnement de l’Agence Nationale de Sécurité Sanitaire ; - La Loi N° 2016/059/ AN, du 26 octobre 2016 portant code pénal de la République de Guinée ; - La Loi L/005/013/AN du 04 juillet 2005 fixant le régime des associations en République de Guinée. A ces lois et décrets, il est a noté que la Guinée est membre de l’Organisation International du Travail l’OIT et a ratifié 62 conventions de l’OIT8 notamment les suivantes : • La Convention no 29 de l’OIT sur le travail forcé • La Convention no 87 de l’OIT sur la liberté syndicale et la protection du droit syndical • La Convention no 100 de l’OIT sur l’égalité de rémunération • La Convention no 98 de l’OIT sur le droit d’organisation et de négociation collective • La Convention no 105 de l’OIT sur l’abolition du travail forcé • La Convention no 138 de l’OIT sur l’âge minimum (d’admission à l’emploi) • La Convention no 182 de l’OIT sur les pires formes de travail des enfants • La Convention no 111 de l’OIT concernant la discrimination (emploi et profession). Les agents de l’Etat et qui travaillent avec le projet sont régis par la Loi L/2019/0027/AN du 07 juin 2019 portant statut général des agents de l’Etat et sont rémunérés sur une base régulière, conformément à la législation nationale. 8 https://www.ilo.org/dyn/normlex/en/f?p=NORMLEXPUB:11200:0::NO::P11200_COUNTRY_ID:103018 Dans le cadre de la mise en œuvre des projets financés par la Banque mondiale, les textes de cette dernière en matière de travail s’appliquent aux travailleurs recrutés par le projet ou intervenant au compte du projet. Il s’agit des directives et des règlements comme la Directive pour la sélection et emploi de consultant par les emprunteurs de la Banque mondiale, janvier 2011 version révisée juillet 2014, les règlements de passation de marché pour les emprunteurs sollicitant le financement de projets d’investissement (FPI) juillet 2016. Les rémunérations pour les consultants du projet sont régies par les textes de la Banque mondiale en matière de travail qui s’appliquent aux travailleurs recrutés par les projets ou intervenant au compte du projet. Par ailleurs, la Loi N°L/2014/072/CNT du 10 Janvier 2014 portant Code de travail en République de Guinée prévoit clairement des dispositions relatives aux conditions de travail notamment la durée du travail, les repos hebdomadaires, les congés annuels, les congés de maladies. Des dispositions sont aussi prévues en ce qui concerne les congés de maternité en ses articles Art.153.1 Art.153.2 chapitre II. La documentation et les informations claires et faciles à comprendre seront communiquées aux travailleurs du projet avant et pendant leur emploi sur leurs conditions d’emploi ainsi que tout autre droit mentionné dans ce plan. Cette documentation et ces informations seront mises à disposition au début de la relation de travail et en cas de modification importante des conditions d’emploi. Les modalités de communications seront adaptées en fonction des types de travailleurs et du lieu d’embauche et du matériel didactique adapté y compris en langue local sera développé sous la responsabilité du spécialiste en développement social de l’UGP. Elles comprendront les différentes modalités et responsabilités suivantes : - Les conditions de travail et autres droits seront communiqués aux travailleurs permanent par le spécialiste en développement social de l’UGP, une copie de ce plan sera également partagée et discutée avec les travailleurs ; - Les conditions de travail et autres droits seront communiqués au consultant individuels recrutésx responsables et employés des firmes mobilisées pour l’assistance technique et les autres services par le spécialiste en développement social de l’UGP ; - Les conditions de travail et autres droits seront communiqués aux responsables et employés des firmes mobilisées pour l’assistance technique et les autres services par le spécialiste en développement social de l’UGP une copie de ce plan sera également partagé et discuté avec les responsables de ces firmes et des stipulations relatives aux respects des règlementations et des NES de la Banque mondiale seront stipulées dans les contrats. - Les conditions de travail et autres droits seront communiqués aux responsables et employés des entreprise de construction mobilisées par le spécialiste en développement social de l’UGP une copie de ce plan sera également partagé et discuté avec les responsables de ces entreprises et des stipulations relatives aux respects des règlementations et des NES de la Banque mondiale seront stipulées dans les contrats. Un suivi et des contrôles régulier seront assuré sur les chantiers par les contrôleurs de chantiers recrutés et directement par l’OGPR, le BGACE et le responsable en développement social de l’UGP pour s’assurer que les conditions de travail et autres droits sont respectés et que les nouveaux travailleurs sont au même niveau d’information. Les modalités de communications seront adaptées notamment pour faciliter la compréhension par l’ensemble des types de travailleurs sur les chantiers ; 1 - Les conditions de travail et autres droits seront communiqués aux travailleurs communautaires dans le cadre des organes de gouvernance du développement local des collectivités locales. Les messages seront adaptés et diffusés en langues local notamment avec l‘aide de l’agent communal de développement local. Une communication régulière entre le responsable en développement social de l’UGP, l’agent communal de développement local et les responsables de site de l’OGPR permettra d’assurer un suivi de la diffusion et du rappel des conditions de travail et autres droits des travailleurs communautaires. 2 5 BREF TOUR D’HORIZON DE LA LÉGISLATION DU TRAVAIL : SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL Des mesures relatives à la santé et la sécurité au travail seront appliquées au projet. Ces mesures relatives à la santé et la sécurité au travail visent à protéger les travailleurs de projets contre les accidents, les maladies ou les impacts découlant d’une exposition aux dangers rencontrés sur le lieu de travail ou dans l’exercice de leurs fonctions. Ces mesures prennent en compte les exigences du droit national en matière de Sécurité et Santé au Travail (SST), de la NES n°2 et aux conditions de travail qui s’appliquent au projet. Pour les travailleurs du secteur privé et les contractuels des projets, ils sont régis par la Loi °/2014/072/CNT du 10 janvier 2014 portant Code de travail en République de Guinée. Cette loi dispose en ses articles Art.231 les dispositions générales en SST, les dispositions spéciales applicables aux opérations de construction, la médecine du travail. Les procédures prendront en compte les Directives Environnementale Sanitaires et Sécuritaires (ESS) générales du Groupe de la Banque mondiale et le cas échéant, les Directives ESS spécifiques au secteur d’activité concerné et les autres Bonnes Pratiques Internationales d’un secteur d’activité (BPISA). Lorsque les travailleurs du projet sont employés ou engagés par plus d’une partie et travaillent ensemble sur un site, les parties qui emploient ou engagent ces travailleurs collaboreront à la mise en œuvre des dispositions en matière de SST, sans préjudice de la responsabilité de chaque partie en ce qui concerne la santé et la sécurité de ses propres travailleurs. 3 6 PERSONNEL RESPONSABLE Dans la mise en œuvre du PGRNME, l’UGP assure la coordination des activités du projet. L’UGP a la charge le recrutement et de la gestion des travailleurs du projet, le recrutement et la gestion des fournisseurs/prestataires ou sous-traitants. Elle assure le suivi et la gestion de la santé et sécurité au travail et la gestion des plaintes des travailleurs. L’UGP sera appuyé dans ces tâches par une commission composée des cadres des Ministères des Mines et de la Géologie et du Ministère de l’Environnement, des Eaux et Forêts et autres ministères impliqués dans le projet. L’UGP a la responsabilité de s’assurer que les prestataires sont en règle avec la Caisse Nationale de Sécurité Sociale (CNSS) pour les questions de sécurité et de santé au travail à travers le spécialiste de passation des marchés. Les Spécialistes en sauvegarde environnementale et en développement social assureront, sous la supervision du Coordonnateur, le suivi direct et la gestion des plaintes des travailleurs, et de la SST. Pour ce qui est de la formation des travailleurs, des qualifications spécifiques peuvent être identifiées chez des fournisseurs/prestataires ou sous-traitants. L’UGP a la responsabilité de s’assurer que les fournisseurs/prestataires disposent de PGMO. Pour les travaux financés à travers les ressources du projet, les prestataires identifieront parmi leur personnel, les responsabilités chargés des questions de santé et sécurité au travail, conformément aux orientations des Directives EHS du Groupe de la Banque mondiale. 4 7 POLITIQUES ET PROCÉDURES 7.1 Sante et sécurité au travail Le Projet respectera les directives EHS du Groupe de la Banque mondiale, particulièrement par rapport à la santé et la sécurité au travail. Les employeurs et les agents de maîtrise sont tenus de prendre toutes les précautions raisonnables pour assurer la protection de la santé et la sécurité des travailleurs. Des mesures de prévention et de protection seront prises conformément à l’ordre de priorité suivant : élimination des risques par la suppression de l’activité en question ; maîtrise du risque à la source par le biais de contrôles techniques ; minimisation des risques par l’étude de systèmes de travail sans danger et de mesures de contrôle administratives ou institutionnelles; et fourniture d’équipements de protection personnelle (PPE) et des équipements de protection collective (EPC) appropriés conjointement avec la formation, l’utilisation et l’entretien des PPE. D’une manière générale, les mesures SST seront conçues et mises en œuvre pour traiter des questions suivantes : (i) identification de dangers potentiels pour les travailleurs du projet, particulièrement ceux qui pourraient être mortels ; (ii) mise en place de mesures de prévention et de protection comprenant la modification, la substitution ou l’élimination de conditions ou de substances dangereuses ; (iii) formation des travailleurs du projet et conservation des registres correspondants ; (iv) consignation par écrit des accidents, des maladies et des incidents professionnels et établissement de rapports à leur sujet ; (v) dispositifs de prévention des urgences, de préparation à ces dernières et d’intervention au besoin; et (vi) solutions pour remédier des impacts négatifs tels que les accidents, les décès, les handicaps et les maladies d’origine professionnelle. Des dispositions seront prises pour assurer une formation sur la santé et la sécurité au travail pour tous les personnels du projet dès la première année de mise en œuvre, et avant l’embauche de tout travailleur, puis par la suite sur une base régulière et lorsque des changements sont introduits sur le lieu de travail. Un compte rendu de cette formation sera conservé. Un registre sera établi pour consigner par écrit les accidents, les maladies et incidents professionnels. La formation devrait porter sur les aspects SST pertinents associés au tâches quotidiennes, y compris la capacité à s’arrêter de travailler sans encourir de représailles dans des situations de danger imminent et d’urgence (NES n°2). Des mesures d’encadrement et d’accompagnement spécifiques des travailleurs communautaires seront prises en ce qui concerne les mesures de SST avec notamment : (i) la formation des agents de gestion des aires protégées aux procédures de mobilisation d’encadrement et d’accompagnement des travailleurs communautaires et des mesures SST, (ii) l’élaboration et la réalisation de formations types SST à l’attention des travailleurs communautaires et des responsables des communautés impliqués dans les activités du projet en périphérie des aires protégées et la conservation des registres par l’administration et par les communautés, (iii) la mise à disposition des travailleurs communautaires des équipements adaptés, (iv) la consignation par écrit des accidents, des maladies et des incidents professionnels et établissement de rapports à leur sujet conservés par l’administration et pas les communautés ; (v) la mise en place de dispositifs de prévention des urgences, de préparation à ces dernières et d’intervention au besoin adaptés et spécifiques aux zones d’intervention. 5 Des spécificités seront ajoutées en ce qui concerne les travailleurs relatifs aux constructions avec l’obligation de réalisation de formations journalières. De plus des clauses sécuritaires seront introduites dans les DAO des travaux pour que les formations puissent être réalisée conformément au PEES du PGRNME. En cas d’accidents du travail mortels ou graves, l’UGP doit rendre compte à la Banque une fois qu’il en est notifié et faire un rapport détailles dans les 48 heures, et informe les autorités publiques conformément aux dispositions du pays en matière d’établissement de rapports. Cette communication est étayée par les rapports analogues que les tiers et les fournisseurs principaux sont tenus de soumettre à l’UGP (NES n°2). En tout état de cause, les mesures devront être proportionnelles à la nature et la taille des risques auxquels les travailleurs seront exposés. 6 7.2 Dispositions supplémentaires sur SST Toutes les parties qui emploient ou engagent des travailleurs dans le cadre du projet élaboreront et mettront en œuvre des procédures de gestion de la main d’œuvre pour créer et maintenir un cadre de travail sécurisé, notamment en veillant à ce que les lieux de travail, les machines, les équipements et les processus sous leur contrôle soient sécurisés et sans risque pour la santé, y compris en appliquant les mesures appropriées à la manipulation des substances et agents physiques, chimiques et biologiques. Ces parties collaboreront activement avec les travailleurs du projet et les consulteront résolument pour leur permettre de comprendre les obligations en matière de santé et sécurité au travail et promouvoir la mise en œuvre de ces dispositions. Cette collaboration et ces consultations auront aussi pour objectif de fournir des informations aux travailleurs du projet, les former à la sécurité et la santé au travail et leur distribuer gratuitement des équipements de protection individuelle. Ces procédures de gestion de la main d’œuvre qui seront établies sur le lieu de travail devront permettre aux travailleurs du projet de signaler des conditions de travail qu’ils estiment dangereuses ou malsaines et de se retirer de telles situations lorsqu’ils ont des motifs raisonnables de penser qu’elles présentent un danger grave et imminent pour leur vie ou leur santé. Un responsable santé et sécurité sera désigné au sein de l’entité par le contractant ou prestataires du projet pour le suivi de la mise en œuvre des procédures. Un registre sera établi pour consigner tous les risques. Les travailleurs du projet qui se retirent de telles situations ne seront pas tenus de reprendre le travail tant que des mesures correctives nécessaires n’auront pas été prises pour y remédier. Les travailleurs du projet ne subiront pas de représailles ou ne feront pas l’objet d’actions intentées à leur encontre pour avoir signalé ou pour s’être retirés de telles situations. Les travailleurs du projet auront accès à des installations adaptées à leurs conditions de travail, y compris des cantines, des installations vestiaires et sanitaires spécialisées pour les hommes et pour les femmes et des aires de repos convenables. Dans le cas où des services d’hébergement leur sont fournis, les femmes et les hommes seront logés séparément, des politiques relatives à la gestion et la qualité des logements seront élaborées pour protéger et promouvoir leur santé, leur sécurité et leur bien-être et leur fournir ou donner accès à des services qui tiennent compte de leurs besoins physiques, sociaux et culturels. Lorsque les travailleurs du projet sont employés ou engagés par plus d’une partie et travaillent ensemble sur un site, les parties qui emploient ou engagent ces travailleurs collaboreront à la mise en œuvre des dispositions en matière de santé sécurité au travail, sans préjudice de la responsabilité de chaque partie en ce qui concerne la santé et la sécurité de ses propres travailleurs. Un système d’examen régulier des performances en matière de sécurité et santé au travail ainsi que du cadre de travail sera mis en place par les travailleurs du projet et comprendra l’identification des dangers et risques de sécurité et santé, la mise en œuvre de méthodes efficaces pour faire face aux dangers et risques identifiés, la détermination des actions prioritaires et l’évaluation des résultats. En cas de besoin, le présent document sera adapté / mis à jour en conséquence. Un suivi périodique sera effectué par l’UGP et les services techniques spécialisés en gestion des risques et dangers au travail. 7 7.3 Le Recrutement des travailleurs du projet En conformité avec la législation nationale et les exigences de NES n°2, l'emploi des travailleurs du projet sera basé sur les principes de non-discrimination et d'égalité des chances. Il n'y aura aucune discrimination en ce qui concerne les aspects liés au travail, y compris le recrutement, la rémunération, les conditions de travail et les conditions d'emploi, l'accès à la formation continue, la promotion ou le licenciement. Les conditions d'emploi fondées sur des caractéristiques personnelles sans rapport avec les exigences inhérentes au travail sont interdites. Chaque contractant élaborera des procédures de gestion de la main d’œuvre qui seront approuvées par l’UGP, conforme au PGMO et suivi périodiquement. En ce qui concerne l’équité dans la rémunération le spécialiste en développement social assurera un suivi des contrats pour s’assurer qu’à compétences égale les femmes et les hommes reçoivent un salaire similaire. Les procédures de recrutement seront transparentes, publiques et non discriminatoires et ouvertes sans égard à l'appartenance ethnique, la religion, l'orientation sexuelle, le handicap, le sexe ou l'identité de genre. Le recrutement de candidates devrait être spécifiquement encouragé et promu, en particulier pour les femmes employées dans des rôles non traditionnels ou à des postes de supervision, et le projet devrait assurer une sensibilisation spécifique des femmes pour s'assurer qu'elles sont bien informées et conscientes des recrutements ouverts et appliquer. Les demandes d'emploi ne seront prises en considération que si elles sont soumises via les procédures de candidature officielles établies par les contractants. Des descriptions de poste claires seront fournies avant le recrutement et expliqueront les compétences requises pour chaque poste. Tous les travailleurs auront des contrats écrits décrivant les termes et conditions de travail et le contenu leur sera expliqué. Les travailleurs signeront le contrat de travail. 7.4 Licenciement des travailleurs En cas de licenciement, les travailleurs du projet recevront par écrit un préavis de licenciement fournissant la raison du licenciement et des informations sur leurs indemnités de départ dans les délais prescrits dans les termes du contrat. Le manuel des procédures administratives et financière décrit précisément la procédure de rupture de contrat et chaque travailleur aura à sa disposition ce manuel. Les travailleurs peuvent contester ce licenciement à travers le MGP. Lorsque les paiements sont versés pour le compte des travailleurs du projet, les justificatifs de ces paiements leur seront fournis. 7.5 L’Insertion des clauses environnementales et sociales dans la documentation de l'appel d'offres et les documents contractuels Les Ministères des Mines et de Géologie et de l’Environnement et des Eaux et Forêts veilleront à l’intégration dans les clauses environnementales et sociales, y compris celles qui traitent spécifiquement des risques d’exploitation sexuelle et de harcèlement, de violence basée sur le genre, du travail forcé et du travail des enfants, dans la documentation des appels d'offres et les documents contractuels. Cela permettra aux soumissionnaires potentiels d'être conscients des exigences de performance environnementale et sociale attendues de leur part afin de pouvoir les refléter dans leurs offres, pour s’assurer qu’ils soient informés dès le début des 8 processus de l’exigence de la mise en œuvre des clauses pendant la durée du contrat. Les ministères, par l'intermédiaire de l'UGP, feront respecter ces clauses par les entreprises. En tant qu'exigence contractuelle fondamentale, le contractant est tenu de s'assurer que toute la documentation relative à la gestion environnementale et sociale, y compris les PGMO, est disponible pour inspection à tout moment par l'UGP. Les accords contractuels avec chaque agent de projet doivent être clairement définis. Les entreprises mobilisées dans le cadre du projet et leurs sous-traitant auront également les obligations suivantes qui seront inscrites dans les différents document de passation des marchés et contrats : - adopter un code de conduite pour leurs travailleurs y compris des mesures relatives à la violence basée sur le Genre, SEA / SH, le travail des enfants et le travail forcé. - mettre en place, de maintenir et d’opérer un Mécanisme de gestion des plaintes pour traiter les plaintes liées au droits et conditions de travail ; - adopter et mettre en œuvre des mesures adaptées de SST ; - Si cela est pertinent dans le cadre des prestations : o gérer les produits chimiques et substances dangereuses d’une manière adaptée ; o suivre les recommandations des EIES et des PGES liés ; o développer et mettre en œuvre un plan de gestion de la circulation à proximité des chantiers Les mesures mentionnées au-dessous devront donc être suivies par les sous-traitants et contrôlées par le spécialiste des ressources humaines et les spécialistes en développement social et sauvegardes environnementales de l'UGP, afin de garantir un traitement équitable de tous les employés, quelles que soient leurs caractéristiques personnelles. 7.6 Documentation et information à l’attention des travailleurs Une documentation et des informations claires et faciles à comprendre seront communiquées aux travailleurs du projet sur leurs conditions d’emploi, y compris les travailleurs communautaires. Ces informations et documents décriront les droits des travailleurs au regard de la législation nationale du travail (y compris des conventions collectives applicables), notamment leurs droits en matière de temps de travail, de salaire, d’heures supplémentaires, de rémunération et d’avantages sociaux ainsi que tout autre droit. En plus de la documentation écrite, une explication orale des conditions d'emploi sera fournie aux travailleurs avant qu’il signe leur contrat et commence de travailler qui pourraient avoir des difficultés à comprendre la documentation. L'explication sera fournie dans une langue comprise par le travailleur et cette réunion sera documentée. Les travailleurs étrangers, hors zone de la CEDEAO, auront besoin de permis de travail conformément aux stipulations du Code du travail guinéen 9, ce qui leur permettra de travailler en Guinée. L’UGP s’assurera du respect de ces dispositions. En conformité avec la législation nationale et les exigences de NES n°2, l'emploi des travailleurs du projet sera basé sur les principes de non-discrimination et d'égalité des chances. Il n'y aura 9 Selon le Code du travail de la Guinée, en son Article 131.1 : Lorsqu’un employeur envisage d’embaucher un travailleur étranger, en dehors de l’espace de la Communauté Economique des Etats de l’Afrique de l’Ouest (CEDEAO), il doit obtenir l’autorisation préalable du Service public d’emploi dans les conditions déterminées par arrêté du ministre en charge de l’Emploi. 9 aucune discrimination en ce qui concerne les aspects liés au travail, y compris le recrutement, la rémunération, les conditions de travail et les conditions d'emploi, l'accès à la formation, la promotion ou le licenciement. Les conditions d'emploi fondées sur des caractéristiques personnelles sans rapport avec les exigences inhérentes au travail sont interdites. En ce qui concerne les travailleurs communautaires, les conditions de travail et autres droits seront communiqués aux travailleurs communautaires dans le cadre des organes de gouvernance du développement local des collectivités locales. Les messages seront adaptés et diffusés en langues locale notamment avec l‘aide des agents communal de développement local. Une communication régulière entre le responsable en développement social de l’UGP, l’agent communal de développement local et les responsables de site de l’OGPR permettra d’assurer un suivi de la diffusion et du rappel des conditions de travail et autres droits des travailleurs communautaires. Travail forcé. Le projet n’aura pas de recours au travail forcé (tout travail ou service exigé d’un individu sous la menace d’une peine quelconque et pour lequel ledit individu ne s’est pas offert de plein gré). Cette interdiction s’applique à toute sorte de travail forcé ou obligatoire, tel que le travail sous contrat, la servitude pour dettes ou des types d’emploi analogues et ceci conformément à l’article 3 du code du travail de la République de Guinée de 2014, qui stipule que le travail forcé ou obligatoire est interdit. L’UGP à travers les spécialistes en sauvegardes environnementales et développement social, procèdera à une surveillance et un suivi périodique de l’exécution des activités et le respect des clauses environnementales et sociales (y compris la gestion de la main d’œuvre) par les prestataires de services afin de déceler à temps tout risque éventuel de travail forcé lié à la main-d’œuvre. Tout cas de travail forcé impliquant des travailleurs du projet est transmis aux autorités publiques compétentes et aux services d’appui, le cas échéant, pour être géré en vertu du droit national. Surveillance et rapport. L’UGP produira des rapports trimestriels et annuels de suivi de la mise en œuvre des politiques et procédures mentionnées. L’UGP fera un suivi sur les performances en matière de travail et de santé et de sécurité au travail et fera rapport à la Banque mondiale tous les trimestres, dans le cadre du rapport trimestriel du projet. 10 8 ÂGE D’ADMISSION À L’EMPLOI Les dispositions du droit national, notamment la Loi N°L/2014/072/CNT du 10 Janvier 2014 portant Code de travail en République de Guinée, à son Article 137.5, stipule que les enfants ne peuvent être employés dans aucune entreprise avant l’âge de seize (16) ans au moins, sauf comme apprenti tel que prévu aux articles 142.1 et suivants du présent Code. Sur cette base, les procédures de gestion de la main-d’œuvre au titre du projet fixent l’âge minimum d’admission à l’emploi et au recrutement dans le cadre du projet à 16 ans. Des mesures spécifiques pour les travailleurs âgés entre 16 et 18 ans sont précisés dans ce chapitre. Les risques liés au travail des enfants sont décrits dans la section 3.2. La procédure à suivre pour vérifier l’âge des travailleurs du projet La justification de l’âge peut être faite à l’aide de documents écrits à savoir : un certificat de naissance, une carte nationale d’identité, un dossier médical ou scolaire, ou d’autres documents ou pièces émises par la collectivité attestant de l’âge du postulant. Au cas où cela ne serait possible, obtenir du postulant une confirmation écrite de son âge ; cette situation ne pouvant s’appliquer que dans des conditions particulières, telles que l’impossibilité d’établir les pièces d’identité pour la personne pour diverses causes. La procédure à suivre si l’on détermine que des travailleurs n’ayant pas l’âge réglementaire travaillent sur le projet. S’il est constaté qu’un enfant n’ayant pas atteint l’âge minimum prescrit travaille sur le projet, des mesures seront prises pour mettre fin à son emploi ou à son recrutement d’une manière responsable, en prenant en compte l’intérêt supérieur de l’enfant. Une investigation sera ouverte sur l’initiative de l’UGP en impliquant les autorités compétentes (notamment services de l’enfance et forces de l’ordre) afin de situer les responsabilités ayant conduit à cet incident. La Banque mondiale sera informée de la situation dès que possible après son identification. L’UGP assurera un suivi relatif à l’application effective des sanctions du Code du travail pour le travail des mineurs de -16 ans. La procédure à suivre pour évaluer les risques relatifs aux travailleurs ayant dépassé l’âge minimum, mais n’ayant pas encore atteint 18 ans (travailleurs entre 16 et 18 ans) Pour accompagner les activités de suivi, un registre séparé de tous les travailleurs du projet dépassant l’âge minimum, mais n’ayant pas encore atteint leurs 18 ans doit être établi et entretenu. Ce registre peut inclure des renseignements sur les écoles ou les programmes de formation professionnelle dans lesquels ils sont inscrits. Si un enfant ayant dépassé l’âge minimum (16), mais n’ayant pas encore atteint ses 18 ans, travaille sur le projet, toute les mesures seront prises (sensibilisation des employeurs, communications des conditions de travail et autre droits, suii régulier par l’UGP des conditions de travail…) pour que le travailleur ne soit pas exposé à des conditions de travail dangereuses. Si une telle situation venait à être identifiée par l’UGP et les Ministères impliqués, la première mesure consistera à déterminer si le danger peut être écarté. Si cela n’est pas possible, le travailleur sera déchargé de ses fonctions d’une manière responsable et, si possible, transféré à un autre poste qui ne présente pas de danger et pour lequel une évaluation des risques a été entreprise, en prenant en compte l’intérêt supérieur de l’enfant, conformément aux 11 dispositions de la NES n°2. S’il n’est pas possible de trouver une solution de substitution de cette nature, le projet cesse d’employer l’enfant. 9 CONDITIONS GÉNÉRALES 9.1 Les Heures de travail Les travailleurs communautaires seront fournis sur la base de contribution à la mise en œuvre du projet par les autorités locales. Ces derniers seront en tête de peloton pour le suivi de l’exécution des accords d’utilisation des dits travailleurs. Au niveau projet, le spécialiste en développement social fera le suivi. Conformément au code du travail, les heures de travail pour les travailleurs du projet sont de 40 heures par semaine soit 8 heures par jour du lundi au vendredi de 8h00mn à 16h00mn. D’un commun accord, les heures de travail peuvent être réduites et donner naissance à un contrat à temps partiel. Conformément à l’article 221.6 du code de travail de la République de Guinée, les heures supplémentaires donnent lieu à une majoration de salaire. Cette majoration est de trente pour cent (30%) des quatre premières heures, de soixante pour cent (60%) au – delà. Cette documentation et ces informations seront mises à disposition au début de la relation de travail et en cas de modification importante des conditions d’emploi. Les travailleurs du projet auront droit à des périodes de repos hebdomadaires d’un minimum de vingt-quatre heures par semaine, de congé annuel (sauf dispositions plus favorable d’une convention collective, le travailleur salarié a droit à un congé payé à la charge de l’employeur à raison de deux jours et demi ouvrables par mois de service effectif article 222.8) et de congé maladie, de congé maternité, pas de congé de paternité et de congé pour raison familiale, en vertu du droit national et des procédures de gestion de la main-d’œuvre. Conformément à l’article 153.1 du code du travail la femme salariée du projet a le droit de suspendre le contrat de travail pendant une période qui commence six (6) semaines avant la date présumée de l’accouchement et se termine huit (8) semaines après la date de celui-ci. Il est, de toute façon, interdit d’employer des femmes en couche dans les six (6) semaines qui suivent leur délivrance. Les femmes employées en CDD ont droit à des congés maternités, en cas de naissances multiples, le congé de maternité est prolongé de deux semaines. 9.2 Les Salaires Les travailleurs du projet seront rémunérés sur une base régulière, conformément à la législation nationale et aux procédures de gestion de la main-d’œuvre. Les retenues sur salaires seront effectuées uniquement en vertu du droit national ou des procédures de gestion de la main-d’œuvre, et les travailleurs du projet seront informés des conditions dans lesquelles ces retenues sont faites. Les retenues sur salaire sont des montants prélevés par l’employeur sur le salaire de l’employé pour le compte de l’administration fiscale ou pour celui de la Caisse de Sécurité Sociale dans les conditions prévues par la loi. 12 9.3 Non-discrimination et égalité des chances L’UGP prendra des mesures de protection et d’assistance appropriées à l’égard des personnes vulnérables travaillant sur le projet, notamment celles appartenant à des catégories particulières de travailleurs comme les femmes, les personnes handicapées, les travailleurs migrants. Ces mesures peuvent se révéler nécessaires à des moments donnés, en fonction de la situation du travailleur et de la nature de sa vulnérabilité. Des mesures spécifiques adaptées pour assurer un accès des travailleurs ayant des handicapes aux outils de travail seront prise (ex. rampes d’accès). 9.4 Organisations de travailleurs Les lois nationales en Guinée reconnaissent le droit des travailleurs à se constituer en association, à adhérer à une organisation de leur choix et à négocier collectivement sans ingérence. Le projet sera mis en œuvre conformément au droit national. Ce droit à l’organisation des travailleurs sera un des points d’information qui sera fait aux travailleurs dès la procédure de prise de service notamment avec la mise à disposition des travailleurs du code du travail et du manuel de procédure du projet et leur vulgarisation. 13 10 MÉCANISMES DE GESTION DES PLAINTES Plusieurs mécanismes de gestion des plaintes seront utilisés dans le cadre du projet : - Le mécanisme de gestion des plaintes utilisant les infrastructures sociales existantes à l’échelle des collectivités locales et qui a été adapté par l’ANAFIC aux exigences du projet (Guide présenté en annexe 1), ce mécanisme dédié aux plaintes des communautés locales sera également le principal mécanisme que pourront utiliser les travailleurs communautaires ; - Le mécanisme mis en place à l’échelle nationale par l’ANAFIC avec un numéro vert sera également communiqué à l’ensemble des travailleurs du projet y compris les travailleurs communautaires ; - Les mécanismes de gestion des plaintes qui seront mis en place pour chacun des chantiers engagés dans le cadre du projet. Les travailleurs seront informés de l’existence de ces mécanismes de gestion des plaintes au moment de l’embauche et des mesures prises pour les protéger contre toutes représailles pour les avoir utilisé. Ces MGP seront également publiés sur les sites web de l’Unité de Gestion du projet, l’OGPR, BGACE et des Entreprises contractantes. Ils devront permettre de résoudre tout problème ou risque auquel les employés sont exposés dans le cadre de l’exécution au quotidien, de leurs tâches. On veillera à faire en sorte que les systèmes de gestion des plaintes soit facilement accessible à tous. Les mécanismes de gestion des plaintes sont nécessaires pour identifier les procédures permettant de gérer efficacement les réclamations découlant de la mise en œuvre du projet. Les travailleurs doivent avoir une possibilité de déposer officiellement leurs plaintes et griefs, et de les faire examiner et traiter correctement. Les mécanismes de gestion des plaintes adopteront, les principes fondamentaux suivants : (i) équité (les plaintes seront traitées de manière impartiale, équitable et transparente) et confidentialité (les noms et coordonnées des plaignants seront tenus confidentiels) ; (ii) objectivité et indépendance (le mécanisme fonctionnera indépendamment de toutes les parties prenantes afin de garantir un traitement équitable, objectif et impartial de chaque cas. Le personnel travaillant dans le cadre du mécanisme disposeront de moyens et de pouvoirs adéquats pour enquêter sur les griefs, interroger des témoins, accéder aux dossiers, etc.) ; (iii) simplicité et accessibilité (les procédures de dépôt des plaintes et de recherche d'action seront suffisamment simples pour que les toutes les parties prenantes du projet puissent les comprendre et y accéder facilement par téléphone, e-mail, etc.); (iv) réceptivité et efficacité (le mécanisme sera conçu pour répondre rapidement et efficacement aux besoins de tous les plaignants ; (v) rapidité de traitement et d’exécution (tous les griefs, simples ou complexes, seront traités et résolus le plus rapidement possible. Les mesures prises à l'égard de la plainte ou de la suggestion devraient être rapides, décisives et constructives) ; (vi) participation et inclusion (toutes les personnes affectées par le projet - membres de la communauté, membres des groupes vulnérables, responsables de projets, société civile et médias - sont encouragées à soumettre leurs plaintes et 14 commentaires aux autorités du projet. Une attention particulière est accordée aux groupes vulnérables, et l’Unité de Gestion du projet s'assurera que ces derniers ont accès au mécanisme). 10.1 Mécanisme de gestion des plaintes spécifique harcèlement, exploitation et abus sexuel Les plaintes relevant de l'exploitation et des abus sexuels (EAS) seront traitées dans la confidentialité absolue et de façon spécifique selon des règles spéciales pour garantir aux plaignants toute la protection et l’assistance requise. Une variété de mécanismes et d'organisations, y compris communautaires sera utilisés pour recevoir les plaintes sur les cas potentiels. Des personnes de confiance dans la communauté seront identifiées sur lesquelles les victimes potentielles de l'EAS/HS peuvent avoir confiance. Ces personnes de confiance doivent être susceptibles de rapporter leurs plaintes de manière confidentielle sur la base des données qui documentent les comportements de « recherche d'aide » des plaignants de l'EAS/HS. Les rapports doivent uniquement indiquer qu'une plainte a été déposée au sujet de l'EAS/VBG et qu'elle a été résolue ou renvoyée aux autorités locales compétentes. Les mécanismes de gestion ne devraient pas tenter de déterminer qui sont les vrais auteurs. Lorsque les plaignants/plaignantes se présentent, ils devraient être en mesure de parler à une personne formée aux capacités de base d'une écoute empathique sans jugement. Les plaignants/plaignantes devraient ensuite être orientés vers des prestataires de services (par exemple médicaux, psychosociaux, juridiques / de sécurité, moyens de subsistance et autres formes de soutien) qui peuvent les aider. Les mécanismes de gestion des plaintes peuvent alors renvoyer les cas (mais seulement si les plaignants ont donné leur consentement) aux organismes d'application de la loi pour qu'ils enquêtent et justifient qui pourraient être les auteurs présumés. Quand le plaignant est en train de raconter son histoire, on peut lui demander s'il est capable d'identifier si l'auteur présumé est associé à l'opération financée par la Banque Mondiale. Cela aidera à garder une liste initiale des cas qui peuvent être liés à l'opération de la Banque et ces données peuvent être utilisées à des fins de suivi. Pour les plaintes concernant la violence basée sur le genre ou l'exploitation et les abus sexuels, elles seront enregistrées dans la plus stricte confidentialité auprès d’une personne désignée à cet effet . L'entreprise, son personnel et les autres travailleurs recrutés dans le cadre de ce projet devront signer un code de conduite qui énonce leur déclaration officielle de ne pas s’engager dans des actes de violence basée sur le genre, d'exploitation et d’abus sexuels, des enfants en particulier. En cas de non-respect de ce code de conduite, leur contrat de travail ou d'emploi, selon la catégorie, sera résilié. Aussi, l'entreprise se conformera à la législation nationale concernant la notification à la police et aux autorités locales compétentes. Procédures générales Pour résoudre les conflits potentiels, il est nécessaire de prévoir un dispositif qui permet de résoudre d’éventuelles contradictions qui peuvent découler de la mise en œuvre du projet. De façon générale, il existe deux modes de règlement des litiges dans le cadre du travail en Guinée. 15 - le règlement à l’amiable : il consiste à se mettre d’accord sans intervention judiciaire : des concessions de part et d’autre s’imposent. En cas de litige, les modes de règlement à l’amiable sont : la transaction, la conciliation, la médiation et l’arbitrage. - le recours à la justice : il intervient généralement en cas d’échec du règlement à l’amiable. Il consiste à régler le litige devant un tribunal compétent. C’est le fait de saisir un juge pour dire le droit sur un contentieux. Le projet veillera à faire en sorte que le système de gestion des plaintes soit facilement accessible à tous via le site des Ministères, au niveau des commissions de gestion des plaintes dans les mairies des communes rurales et urbaines et par numéros verts pour les appels téléphoniques gratuits. Par ailleurs le projet établira en son sein un mécanisme pour traiter les plaintes le concernant. Le personnel du projet pourra y déposer ses plaintes aussi anonymes qui seront transmises aux structures les mieux indiquées pour les traiter. Un manuel de procédures y afférent sera élaboré et mis à la disposition du personnel. Les travailleurs du projet tout comme les employés bénéficiaires du projet ont le droit de se plaindre si les normes ne sont pas respectées, si l’aide reçue n’est pas celle qui leur convient ou ne correspond pas à ce qui leur a été promis par les acteurs de mise en œuvre du projet ou en cas de manquements graves aux codes de conduite. Un grief officiel exige une réponse et la structure qui reçoit une plainte, a le devoir de répondre à la personne plaignante. Il sera de la responsabilité de l’Unité de Gestion du Projet (UGP) recevant les plaintes d’en déterminer la gravité et de décider si elles peuvent être traitées immédiatement de façon verbale et informelle, ou si elles doivent passer par les voies officielles (DRH, UGP, Inspection de travail, tribunaux administratifs, etc.). Les contractants (entreprises d’exécution des travaux disposeront en leur sein un registre d’enregistrement des plaintes conformément aux Procédures de gestion de la main d’œuvre. Dans le cadre du PGRNME, une plainte peut porter sur des cas de corruption, de fraude, d’exploitation ou d’abus sexuel, de discrimination liée au genre, à la religion, à l’ethnie, à la politique et de faute grave ou de négligence professionnelle, etc. Dans le cas des réclamations de nature sensible, l’enquête sera menée en conformité avec les politiques organisationnelles applicables auprès d'un nombre limité de personnes afin de garantir la confidentialité, par exemple, une réclamation pour corruption financière est soumise à la décision du chargé des finances de la collectivité et l’enquête est menée conformément aux Politiques et procédures de la Commune en matière de fraude. Si la réclamation concerne une situation dont la Commune ou son partenaire n’assume pas la responsabilité, le Comité peut la renvoyer à une instance ou autorité compétente ou à une autre organisation concernée. Les principales actions envisagées dans le mécanisme de gestion des plaintes pour le PGRNME sont multiformes et se présentent comme suit :  à travers le point focal de chaque comité de gestion des plaintes, il sera mis à la disposition des populations bénéficiaires des registres et / ou des boîtes à plaintes où elles peuvent déposer des plaintes anonymes formulées par écrit qui seront transmises à l’UGP ;  les différents plaignants peuvent également utiliser les voies ci-dessous : o courrier formel transmis à l’UGP ; o dépôt de courrier dans une boite de réclamations ; o remplissage de la fiche de plainte disponible sur le site web de l’UGP ; 16 o appel téléphonique ; o message sur le téléphone portable des personnes désignées pour cette tâche.  un comité des plaintes de chaque localité concernée par les activités du projet, formé de membres des structures déconcentrées des ministères concernés par le projet, des autorités locales et des responsables coutumiers et religieux, et des personnes ressources sera mis en place et recevra les plaintes/inquiétudes des bénéficiaires, fera des enquêtes et décidera des mesures de suivi à prendre par l’UGP ;  les plaintes de nature sensible (abus sexuel, fraude, corruption) seront traitées de façon confidentielle et sans représailles de la part du comité des plaintes, afin de garantir aux personnes plaignantes un certain degré de protection. Les spécificités de gestion et de traitement des plaintes de nature sensible sont détaillées dans le Guide pratique du mécanisme de gestion des plaintes présenté en Annexe 1. La procédure de gestion des plaintes du PGRNME comporte sept (07) étapes essentielles qui se présentent comme suit : - Phase1 : réception et enregistrement de la plainte par le secrétaire du comité de gestion10 des plaintes dans les communes ou de l’UGP11. La plainte peut être faite déposé directement au niveau du secrétariat ou par correspondance, courriel, email 12, boîte à plaintes, appel téléphonique/ numéro vert13, par l’intermédiaire d’une personne de confiance, dans le cadre d’assemblées communautaires, etc. ; Un accusé de réception est émis dès la réception et l’enregistrement de la plainte. Le plaignant est informé de l’enregistrement de sa plainte dans le registre à défaut d’être présent physiquement. A sa présence, le plaignant signe le registre de plaintes. - Phase 2 : le traitement des plaintes. Il se fait selon le « type » de plainte, c’est-à-dire s’il s’agit de plainte de nature sensible ou non sensible, plainte grave ou moins grave ; Pour les plaintes non sensible, le comité, l’équipe de l’UGP se réunit dans les 48 heures après réception et classification de la plainte pour statuer sur la plainte et la résolution à apporter. - Phase 3 : l’examen des plaintes et les enquêtes de vérification. Il consiste à déterminer la validité des plaintes traitées ; établir clairement quel engagement ou promesse n’a pas été respecté ; et décider des mesures à prendre pour y donner suite ; procéder à la vérification et à la résolution de la plainte. - Phase 4 : les réponses et les prises de mesures. Une fois le comité, l’équipe de l’UGP a statué sur la plainte, une solution, réponse, ou enquêtes est proposé pour solutionner la plainte. Le plaignant est informé de la réponse, à sa satisfaction il signe le registre de résolution et la plainte est clause. - Phase 5 : la procédure d’appel. Si la réponse n’est pas acceptée et le comité ne peut pas parvenir à une solution avec le travailleur / les travailleurs, la personne plaignante / les personnes plaignants peuvent décider de faire appel de la réponse. La procédure d’appel permet de réexaminer l'enquête déjà effectuée et de déterminer s'il y a lieu de 10 Ce comité de gestion est composé comme suit : Un (1) représentant de l’administration sous préfectorale (éducation, santé, agriculture, eaux et forêts, élevage etc.) ; Un (1) représentant de la Société Civil ; Une (1) représentante des Femmes ; Un (1) représentant des Jeunes ;Un (1) représentant du Conseil Communal, Un (1) représentant des organisations de chasseurs, Un (1) représentant des organisations de pêcheurs, Un (1) représentant des organisations de la filière bois et du corps des conservateurs existant dans la commune. Ce qui portera le nombre total à neuf (9 ). 11 L’UGP est composé de l’équipe de gestion du projet et des représentants des deux ministères mines et environnement. Au besoin, un recours se fera pour d’autres spécialistes suivant le type de plainte. 12 une adresse mail sera crée pour le compte de l’UGP et au niveau du comité de gestion dans les communes et sera accessible au tous à partir du site web des ministères mines et environnement. 13 Utilisation du MGP national de l’ANAFIC disposant d’un numéro vert 17 maintenir la première décision ou d’en prendre une nouvelle sur la base des constats issus de ce réexamen. Il convient de souligner que la résolution par le comité ou l’UGP doit privilégier le règlement à l’amiable. Toutefois, le plaignant peut en fonction de la nature de sa requête faire un recours judiciaire ;  Phase 6 : la résolution. Elle intervient lorsque toutes les parties concernées par la plainte parviennent à un accord et, plus important encore, la personne plaignante est satisfaite du fait que la plainte a été traitée de façon juste et appropriée et que les mesures qui ont été prises apportent une solution consensuelle. Le délai de traitement des plaintes sera fonction de la nature des plaintes et de la complexité des investigations. Pour les plaintes non sensibles et relativement moins graves (violences verbales, injures, discrimination) qui ne demandent pas des enquêtes ou demandent des enquêtes sommaires, le comité pourrait donner une réponse dans un délai inférieur ou égal à 7 jours14. Par contre, pour les plaintes sensibles et relativement graves (corruption, fraude, violence sexiste et sexuelle), le délai pourrait aller à 30 jours, voire plus en fonction de la complexité des enquêtes. Le mécanisme de gestion des plaintes ne devra pas empêcher l’accès à d’autres moyens de recours judiciaire ou administratif qui pourraient être prévus par la loi ou par des procédures d’arbitrage existantes ni se substituer aux mécanismes de gestion des plaintes établis par la voie de conventions collectives. 14 Dans l’impossibilité de fournir une réponse dans ce délai, le plaignant est prévenu avec une notification du motif et que dans les 7 jours qui suivent les dispositions sont prises pour lui répondre. 18 11 GESTION DES FOURNISSEURS ET PRESTATAIRES Les fournisseurs de biens et prestataires de services seront sélectionnés selon les procédures d’appel à concurrence précisées dans le plan de passation des marchés du projet. Les prestations seront régies par le code du travail de la Guinée et seront exécutées dans le respect des NES de la Banque mondiale. L’UGP mettra en œuvre des procédures pour s’assurer que les tiers qui engagent des travailleurs contractuels sont des entités légalement constituées et fiables et ont mis au point des procédures de gestion de la main-d’œuvre adaptées au projet et qui leur permettront d’exercer leurs activités en conformité aux dispositions de la NES nᵒ2 de la Banque mondiale. Sous la supervision de l’UGP, les fournisseurs et prestataires de services seront appelés à mettre en œuvre leurs services selon les normes établies dans le CGES du projet. Ils doivent s’approprier d’abord à la législation environnementale de la Guinée et aux NES du CES de la Banque recommandées dans la phase d’exécution du projet. Des clauses de gestion environnementale et sociale, en particulier de santé et sécurité au travail (SST) seront systématiquement introduites dans les dossiers d’appel d’offre et les contrats des prestataires de services. Les bonnes pratiques d’hygiène doivent être appliquées sur les activités du projet : chaque entrepreneur doit mettre à la disposition des travailleurs des toilettes, savonnettes, papiers et eau de bonne qualité et en quantité nécessaire pour le lavage des mains, ainsi que des cache- nez (masques). L’UGP mettra en place des procédures pour la gestion et le suivi de la performance de ces tiers en relation avec les obligations de la NES nᵒ 2 de la Banque mondiale. En outre, l’UGP intégrera lesdites exigences dans les dispositions contractuelles avec ces tiers, ainsi que des mécanismes de recours appropriés en cas de non-conformité. S’agissant de sous-traitance, l’UGP exigera de ces tiers qu’ils incluent des dispositions équivalentes et des mécanismes de recours en cas de non-conformité dans leurs accords contractuels avec les sous-traitants. Le BGACE et l’UGP réaliseront des audits annuels et des suivi mensuels des prestations des tiers, en particulier les différents chantiers de construction. Ces rapports d’audit et de suivi seront intégrés par l’UGP dans les rapports de suivi E&S transmis à la Banque mondiale. Ces audit et suivi seront réalisés en conformité avec le CGES, focaliserons sur la mise en œuvre des recommandations des EIES et PGES, des mesures stipulées dans le présent PGMO et PMPP. Ces audits et suivi devront permettre d’assurer un respect des engagements pris par la République de Guinée dans son Plan d’engagement E&S dans le cadre du projet. Les non-conformités et les points d’améliorations nécessaires relevés dans le cadre des audits et des suivis seront enregistrés et communiqué de manière explicite à l’entreprise et ses sous- traitants. Les conséquences des non-conformités relevées seront proportionnelles à la gravité de celles-ci et pourront aller jusqu’à la clôture du contrat et le recours aux tribunaux. Comme précise les présents Procédures de gestion de la main d’œuvre, les travailleurs contractuels auront accès au mécanisme de gestion des plaintes du projet à travers les principaux canaux. Dans tous les cas, les plaintes seront traitées à des niveaux différents et la décision transmise à l’UGP pour rapport à la Banque. Les plaintes qui sont liées aux conditions de travail ou aux salaires et qui sont gérées à la satisfaction du (de la) plaignant(e), doivent être communiquées 19 formellement à l’UGP pour suivi et évaluation. Tous les contrats seront revus afin d’être certain qu’ils intègrent l´information du mécanisme de gestion des plaintes (MGP). Le spécialiste en développement social de l’UGP, en collaboration avec les responsables du personnel et des ressources humaines des deux ministères, s’assurera que les contrats sont conformes aux présentes procédures de gestion de la main-d’œuvre. - Employés des fournisseurs principaux Dans le cadre de l’évaluation environnementale et sociale, l’Emprunteur déterminera les risques potentiels de travail des enfants, de travail forcé et les questions de sécurité graves que peuvent poser les fournisseurs principaux. Lorsqu’il existe un risque important de travail des enfants ou de travail forcé lié aux employés des fournisseurs principaux, l’UGP exigera du fournisseur principal qu’il définisse ce risque en accord avec les dispositions des paragraphes 17 à 20 ci- dessus. Les procédures de gestion de la main-d’œuvre décriront les rôles et responsabilités en matière de suivi des fournisseurs principaux. Si des cas de travail des enfants ou de travail forcé sont constatés, l’UGP exigera du fournisseur principal qu’il prenne des mesures appropriées pour y remédier. De plus, lorsqu’il existe un risque sérieux relatif à des questions de sécurité se rapportant aux employés des fournisseurs principaux, l’UGP exigera du fournisseur principal en cause qu’il mette au point des procédures et des mesures d’atténuation pour y remédier. Ces procédures et ces mesures d’atténuation seront revues périodiquement pour en vérifier l’efficacité. La capacité de l’UGP à gérer ces risques sera fonction du degré de contrôle ou d’influence qu’il exerce sur ses fournisseurs principaux. S’il n’est pas possible de gérer ces risques, l’UGP remplacera, dans un délai raisonnable, les fournisseurs principaux du projet par des fournisseurs pouvant démontrer qu’ils satisfont aux exigences pertinentes de la présente NES. 20 Annexe 1 – Guide pratique sur le mécanisme de gestion des réclamations / plaintes (MGR) du Projet au niveau des communautés locales REPUBLIQUE DE GUINEE Travail-Justice-Solidarité *********** ********************** PROJET DE GESTION DES RESSOURCES NATURELLES, DES MINES ET DE L’ENVIRONNEMENT (PGRNME) GUIDE PRATIQUE SUR LE MECANISME DE GESTION DES RECLAMATIONS/PLAINTES (MGR) Avril 2020 21 Table des matières I. Introduction.................................................................................................................................. 23 II. Avantages du MGR pour le projet et pour les populations riveraines .................................. 25 III. Le mécanisme de gestion des réclamations pour le PGRNMEG .......................................... 26 IV. Principes..................................................................................................................................... 27 V. Niveau de gestion des réclamations ........................................................................................... 28 VI. Bonne communication et le partage d’information ............................................................... 29 VII. Etapes d’un MGR................................................................................................................... 30 Etape A : Réclamation reçue .......................................................................................................... 31 Etape B : Le Tri et le Traitement d’une réclamation ................................................................... 31 Etape C. Examen et enquête pour la vérification ......................................................................... 32 Etape D. Réponse et prise de mesures ........................................................................................... 33 Etape E. Procédure d’appel (si nécessaire) ................................................................................... 34 Etape F. Résolution ......................................................................................................................... 34 Etape G. Suivi et enregistrement des réclamations ...................................................................... 34 VIII. Evaluation du MGR............................................................................................................... 39 IX. Rôles et responsabilités ............................................................................................................. 41 9.1. Au niveau du District ............................................................................................................... 42 9.2. Au niveau de la Commune Rurale .......................................................................................... 42 9.3. Au niveau préfectoral ............................................................................................................... 43 9.4. Au niveau national.................................................................................................................... 43 X.Le mécanisme de Gestions des Réclamations au Niveau National CNC/PACV ................ Error! Bookmark not defined. ANNEXES ......................................................................................................................................... 44 Annexe A. Modèle Termes De Référence du Comité de Gestion des Réconciliations ............... 44 Annexe B. Modèle de formulaire de réclamations : ..................................................................... 45 Annexe C : Avantages et contraintes de quelques mécanismes courants de gestion des réclamations ....................................................................................................................................... 0 22 Liste des abréviations ADL Agent de Développement Local ANAFIC Agence Nationale de Financement des Collectivités CGR Comité de Gestion des Réclamations DPE/EF Direction Préfectorale de l’Environnement, des Eaux et Forêts DRE/EF Direction Régionale de l’Environnement, des Eaux et Forêts MEEF Ministère de l’Environnement, des Eaux et Forêts MGR Mécanisme de Gestion des Réclamations NES Normes Environnementales et Sociales OGPR Office Guinéen des Parcs et Réserves PACV3 Troisième Phase du Programme d’Appui aux Communautés Villageoises PGRNMEG Projet de Gestion des Ressources Naturelles, des Mines et de l’Environnement en PGES Guinée PV Plan de Gestion Environnementale et Sociale SG Procès-Verbal SPD Secrétaire Général STD Service Préfectoral de Développement UGP Service Technique Déconcentré Unité de Gestion du Projet 23 I. Introduction Le « Projet de Gestion des Ressources Naturelles, des Mines et de l’Environnement » a pour objectif de renforcer les capacités institutionnelles pour une gestion intégrée des ressources naturelles et minières. Il est bâti sur quatre (4) composantes dont ; l’amélioration du cadre institutionnel pour les mines et l’environnement ; Politiques, institutions, gouvernances minières et intégration économique ; Gestion de l’environnement et des ressources naturelles ; la gestion du projet. Dans sa phase de conception, l’Etat guinéen, à travers le Ministère de l’Environnement des Eaux et Forêts, et le Ministère des Mines et de la Géologie ont, en conformité avec la règlementation nationale et les normes environnementales et sociales de la Banque mondiale, identifié les risques et impacts associés à la mise en œuvre de ce projet. Des consultations ont eu lieu avec les populations dans l’identification des mesures d’atténuation de ces risques et impacts et le projet compte continuer cette approche participative dans la mise en œuvre du projet. Concernant les aspects sociaux, il est prévu que ce projet bénéficie de façon significative de l’expérience du projet PACV financé par la Banque et qui a mis en place et va consolider plusieurs mécanismes nationaux et locaux sur lesquels ce projet sera bâti. Parmi eux, nous avons un célèbre Mécanisme de Gestion des Réclamations (MGR) national, et dans chaque commune, un MGR local avec un comité de Gestion participative. La gestion des réclamations des citoyens est une pratique essentielle pour établir d’une part, une bonne relation entre les gestionnaires du projet et les populations et d’autre part, entre les autorités locales et les populations, pour fonder une bonne gouvernance. Pour les habitants des communes, l’expression de réclamations est un acte citoyen, qui permet d’exiger une meilleure administration/gestion des ressources naturelles (terre, eau, forêts etc., afin de résoudre les éventuels problèmes dans le processus de gestion concertée des ressources de l’environnement. L’obligation de réponse aux réclamations des citoyens est un devoir de tous projet/programme de développement, ainsi que les autorités politiques et administratives. Les services techniques et les projets doivent répondre aux réclamations dans les délais de réponse légaux ou règlementaires, et que dans les cas où le délai de réponse maximum n’est pas fixé par des dispositions légales ou règlementaires, les services de l’administration concernée doivent répondre dans un délai maximum de trois semaines à compter de la date d’envoi ou de dépôt de la réclamation. 1.1. Justification du MGR Au plan opérationnel, un Mécanisme de Gestion des Réclamations/Plaintes (MGR) est un moyen donné à des personnes et des communautés affectées par les opérations d’un projet, de communiquer leurs questions, préoccupations et difficultés eu égard aux actions de ce projet et d’en obtenir un examen rapide et cohérent. Le MGR ne remplace pas les autres voies de recours, dont celui notamment juridique. Toutefois, mis en œuvre efficacement, le mécanisme de gestion des réclamations/plaintes offre aux projets/entreprises et aux communautés une perspective de résoudre les problèmes et d’y remédier efficacement, dans l’immédiat et à peu de frais. Un mécanisme de gestion des réclamations/plaintes solide et fiable permet de traiter les problèmes de manière proactive dès leur apparition, avant qu’ils n’érodent la confiance de la communauté locale ou ne deviennent insolubles. Le MGR peut aussi être un moyen efficace aux mains des projets pour identifier des problèmes potentiels et donner des éléments d’information propres à améliorer les opérations de ceux-ci. Il est admis dans les Normes Environnementale et Sociale (NES) de la Banque mondiale, notamment la NES N°10 (Mobilisation des parties prenantes et information), que des mécanismes de gestion des plaintes sont nécessaires aux projets pour qu’ils gèrent les questions liées aux préoccupations et aux plaintes des parties touchées par ces projets, en vue d’améliorer leurs performances en matière 24 environnementale et sociale. Le mécanisme de gestion des réclamations/plaintes sera proportionné aux risques et aux effets néfastes potentiels du projet, et sera accessible et ouvert à tous. Lorsque cela est possible et adapté au projet, le mécanisme fera recours aux systèmes formels ou informels d’examen des plaintes existants, complétés au besoin par des dispositions spécifiques au projet. Le MGR du PGRNMEG doit soutenir et renforcer la responsabilisation par le biais de la participation citoyenne, la stratégie du Ministère de l’Environnement, des Eaux et Forêts (MEEF) en matière de préservation des ressources naturelles. Ce mécanisme s’appuiera sur celui mis en place en 2017 par la troisième phase du Programme d’Appui aux Communautés Villageoises (PACV3), devenu Agence Nationale de Financement des Collectivités (ANAFIC), et traitera spécifiquement des plaintes, réclamations ou demande d’informations concernant la gestion des aires protégées, des parcs et la gouvernance générale des ressources naturelles des communes couvertes par le PGRNMEG. Cette fonction est, au niveau national, la responsabilité du futur Spécialiste en Développement Social du PGRNMEG, auxquels l’Unité de Gestion du Projet (UGP) et les autorités locales apportent leur appui. Ce Spécialiste sera choisi en fonction de ses expériences en Violence Basée sur le Genre et recevra des formations en Mécanisme de Gestion des Réclamations /Plaintes, pour assumer cette fonction. 1.2. Objectif du MGR du projet En tant que partie intégrante d’une approche plus large, l’objectif général de ce MGR est d’orienter les mesures d’efficacité de gestion des ressources naturelles sur l’implication des communautés riveraines à ces ressources, afin d’ouvrir aux membres des communautés riveraines, la porte d’un dialogue régulier avec le projet. Il permettra donc d’améliorer les relations et atténuer le risque social, afin de donner lieu à une gestion plus réactive et plus responsable des ressources biologiques et minières que doit gérer le PGRNMEG. Les objectifs spécifiques du MGR seront entre autres:  Mettre en place une procédure diligente, cohérente, structurée et crédible de réception et de traitement des inquiétudes et plaintes émanant de la communauté ;  Veiller à ce que les réclamants ou plaignants soient traités avec respect et que leur identité est préservée et ou nécessaire l'anonymat complet est garanti;  Assurer une documentation et une divulgation adéquates des réclamations/plaintes ainsi que de toute mesure corrective qui en découle ; et  Contribuer à la constante amélioration de la performance du projet par l’analyse des tendances et des leçons tirées des réclamations/plaintes reçues. II. Avantages du MGR pour le projet et pour les populations riveraines Les avantages du mécanisme pour le projet et pour les populations riveraines des ressources sont mentionnés dans le tableau ci-dessous. Pour le Projet Pour la population  Fournir à l’Office Guinéen des Parcs et Réserves  Établir un forum et une structure pour (OGPR) et à l’UGP des informations qui leur exprimer des réclamations permettent d'améliorer leurs stratégies de cogestion  Donner accès à un système clair et des ressources naturelles de manière transparente transparent de cogestion des ressources  Etablir, par la résolution des réclamations, une relation partagées de confiance entre les citoyens et le projet  Permettre de négocier et d’influencer les pratiques de gestion qui pourraient 25  Aider à identifier et traiter les problèmes rapidement affecter les ressources biologiques déjà avant qu'ils ne se généralisent ou ne dégénèrent à un fragiles niveau plus difficilement gérable  Faciliter l'accès à l'information  Limiter les impacts négatifs sur les ressources  Offrir aux citoyens un outil fiable pour biologiques des Aires et Parcs et générer des mesures améliorer ou contester une action du correctives ou préventives appropriées ; projet à programmer ou déjà réalisée,  Satisfaire les exigences nationales et celles des  Améliorer les services et optimiser la partenaires en matière de gestion des ressources satisfaction des citoyens naturelles III. Le mécanisme de gestion des réclamations pour le PGRNME Les réclamations liées aux actions du PGRNME devraient être résolues principalement au niveau des Comités de Gestion des Réclamations existants dans les communes couvertes par le projet, sauf si les plaintes sont très sensibles et auront besoin d’une intervention plus spécifique. Ces comités installés et formés en 2017 par le PACV3, recevront des membres supplémentaires et seront évaluer pour déterminer les types des formations appropriées, en vue de prendre en charge toutes les réclamations et griefs liés à la gestion durable des ressources naturelles dans les Aires Protégées (AP). Si la réclamation n’est pas résolue, elle sera remontée au niveau supérieur pour la résoudre. Ce niveau supérieur commencera par la Préfecture, notamment les services préfectoraux de l’environnement des eaux et forêts (Directeur Préfectoral de l’Environnement des Eaux et Forêts et Chefs de Section Eaux et Forêts). Au niveau Régional, le Directeur Régional de l’Environnement, des Eaux et Forêts est concerné, tant disque au niveau national, c’est l’Office Guinéen des Parcs et Réserves (OGPR), l’Unité de Gestion du Projet et même la Direction Générale de l’ANAFIC. A titre d’exemple, les réclamations peuvent concerner les thèmes suivants :  Concernant les règles de gestion de la faune sauvage : Le braconnage (chasse nocturne, affut, utilisation des armes de guerre etc..) ; l’abattage des animaux protégés ; la chasse dans les zones interdites (sanctuaires, parcs, réserves naturelles…) ; les battues chaudes ; la pose des pièges ; capture et commerce illicite des animaux vivants ;  Concernant les règles de gestion de la flore : La coupe abusive du bois ; la carbonisation ; les mauvaises pratiques culturales (cultures sur brulis) ; l’abattage des espèces végétales de valeur pour les communautés (Karité, Néré, indigo etc…) ; le non-respect de la période de repos biologique ; le non-respect des règlements communautaires concernant la cueillette des fruits sauvages ; l’usage des feux de brousses, etc.  Concernant la pêche : le non-respect de la limite des terroirs pour la pêche traditionnelle (mares, lacs) ; l’utilisation des filets mono flamants ; l’usage des poisons et des explosifs ; l’utilisation des filets à petites mailles ; la pêche dans les mares sacrés ; le détournement des cours d’eau, etc.  Concernant la gestion des aires protégées (parcs, réserves naturelles, aires marines, etc.) : la non-implication des riverains dans l’écotourisme (guides, aménagement, zonage etc.) ; la mauvaises conduite des conservateurs ou la faible compréhension des outils de gestion des ressources ; le mauvais partage des ressources de la conservation ; le non-respect des procédures établies par les plans d’aménagement ; le non-respect des règles de restrictions à l’accès aux ressources naturelles.  Concernant la population : la perte des revenues, le harcèlement, le non-paiement des travailleur communautaire (s’il existe un accord de paiement), problèmes liés à la santé et sécurité des riverains, le non-respect des mœurs et coutumes, le non-respect du patrimoine culturel. 26 IV. Principes Pour s'assurer qu'un mécanisme de gestion des réclamations est efficace, qu'il inspire confiance et qu’il est donc utilisé, il faut respecter quelques principes fondamentaux : Tableau 2 : Les principes fondamentaux d’un MGR efficace Le succès et l’efficacité du système ne seront assurés que s’ils sont développés avec une forte participation des représentants de tous les groupes des parties Participation prenantes et s'il est pleinement intégré aux activités des populations. En effet, les populations ou groupes d’usagers doivent participer à chaque étape des processus, depuis la conception jusqu’à l’évaluation, en passant par la mise en œuvre. Tout processus de développement d’un système doit être localisé de façon à ce Mise en qu’il soit adapté au contexte local, qu’il soit conforme aux structures de contexte et gouvernance locales et qu'il s'inscrive dans le cadre particulier du projet ou pertinence programme mis en œuvre. Encore une fois, cela ne pourra se faire que si le mécanisme est conçu de manière participative en consultation avec ses usagers potentiels et autres parties prenantes. Pour s’assurer que les personnes sont protégées et qu’elles peuvent présenter une réclamation ou une inquiétude en toute sécurité, il faut examiner soigneusement les risques potentiels pour les différents usagers et les intégrer à la conception Sécurité d'un MGR. Il est essentiel d’assurer la sécurité des personnes qui ont recours au mécanisme si on veut qu’il inspire confiance et qu’il soit utilisé de manière efficace. Les identités de ces personnes ne seront pas divulguées et elles ne subiront aucune répercutions Pour créer un environnement où les citoyens peuvent plus facilement soulever Confidentialité des inquiétudes, avoir confiance dans le mécanisme et être sûrs qu’il n’y aura pas de représailles s’ils l'utilisent, il faut garantir des procédures confidentielles. La confidentialité permet d’assurer la sécurité et la protection de ceux qui déposent une réclamation et des personnes concernées par celle-ci. Il faut, pour ce faire, limiter le nombre de personnes ayant accès aux informations sensibles. Les usagers doivent être clairement informés de la marche à suivre pour avoir Transparence accès au MGR et des différentes procédures qui suivront une fois qu’ils l’auront fait ainsi que les délais. Il est important que l’objet et la fonction du mécanisme soient communiqués en toute transparence et qu’il y aura aussi des canaux d’anonymes. Il est essentiel que le mécanisme soit accessible à tous les personnes appartenant aux différents groupes de parties prenantes, en particulier celles qui sont souvent Accessibilité exclues ou qui sont le plus marginalisées ou vulnérables. Lorsque le risque d’exclusion est élevé, il faut porter une attention particulière aux mécanismes sûrs qui ne demandent pas de savoir lire et écrire. 27 V. Niveau de gestion des réclamations et délais de traitement National OGPR/UGP/MEEF Regional DRE/EF*/Conservateur Entrée de la Prefectoral DPE/EF** réclamation directement dans le Communes Comite de Gestion des Réclamations/ bureau du Comité de Gestion des Mairie Réclamations installé à la Commune District/Secteur Point focal * DRE/EF=Directeur Régional de l’Environnement, des Eaux et Forêts ** DPE/EF= Directeur Préfectoral de l’Environnement, des Eaux et Forêts Chaque niveau doit répondre dans 21 jours (y compris le délai de réception des plaintes) et chaque réclamation doit être notée dans un registre de plainte centralisé par le Comité et communiqué à la Mairie et les gestionnaires du projet. Au niveau de chaque commune (rurale et urbaine), l’ANAFIC a déjà mis en place un Comité de Gestion des Réclamations (CGR). Chacun des comités au niveau des communes couvertes par le projet sera complété par des membres supplémentaires pour tenir compte de la dimension ressources naturelle et biodiversité. Dans le cadre du PACV3, il a été mis en place dans chaque commune (rurale et urbaine), un Comité de Gestion des Réclamations, qui est le cadre de gestion des réclamations. Ce comité est composé comme suit :  Un (1) représentant de l’administration sous préfectorale (éducation, santé, agriculture, eaux et forêts, élevage etc.) ;  Un (1) représentant de la Société Civil ;  Une (1) représentante des Femmes ;  Un (1) représentant des Jeunes ;  Un (1) représentant du Conseil Communal. Pour le PGRNMEG, en plus de ces 5 membres, des membres supplémentaires issus des organisations de chasseurs, des organisations de pêcheurs, des organisations de la filière bois et du corps des conservateurs existant dans la commune. Soit un membre par organisation. Ce qui portera le nombre total à neuf (9). Le Comité devra pouvoir compter sur le soutien fort et engagé du projet et du Conseil Communal. Les termes de référence du Comité sont à l’annexe de ce document. Il est important de prendre en comptes les principaux risques d’un mécanisme de gestion des réclamations.  Même si le mécanisme est parfaitement élaboré, si la population n’est pas informée de l’existence et du fonctionnement du système, il restera inutile.  Il faut mettre en place une bonne stratégie en 28 communication dans le Commune Rurale et des agents de liaison communautaire pour aider a faire comprendre le mécanisme et son fonctionnement.  Si les réclamations ne sont pas traitées dans les délais prescrits/ou ne produisent pas de retour d’information ou de résultats, le mécanisme de gestion des réclamations risque d’être décrédibilisé.  Il faut toujours assurer que les réclamations notées d’être répondues dans la durée du temps promis. Si les comités ne disposent pas des ressources ou de la formation nécessaires pour traiter efficacement les plaintes déposées ou si les comités ne fonctionnent pas, la population locale se méfiera  Il est important de fournir des ressources et une formation adéquate sur la base d'une évaluation afin de garantir que les comités puissent fonctionner efficacement. VI. Bonne communication et le partage d’information Un MGR doit être bien compris par les usagers potentiels et autres parties prenantes et culturellement adapté à la situation locale. Pour atteindre cet objectif, le projet et la collectivité doivent faire participer les parties prenantes et les communautés bénéficiaires aux étapes clés d’un MGR. Pour garantir l’efficacité d’un MGR, les usagers potentiels doivent obtenir des informations de base au sujet de l’action et comprendre leurs droits et prérogatives dans le cadre du programme. Il est essentiel de faire comprendre aux communautés qu’elles ont le droit de porter réclamations/plaintes et que toutes les réclamations seront traitées d'une manière juste, efficace et le plus simplement possible. Information à la population sur le mécanisme de gestion des réclamations : Un mécanisme de gestion des réclamations n’est utile que si les citoyens, en tant qu’utilisateurs, en sont informés. Pour ce faire, le Comité, mais également le Secrétaire Général, les membres du conseil communal, les bureaux de District, l’Agent de Développement Local (ADL) et le personnel administratif du projet (OGPR, UGP) doivent communiquer à chaque occasion opportune l’existence d’un système communal de dépôt de réclamation et encourager les citoyens à s’en servir. Quelques exemples d’occasions pour diffuser cette information sont énumérés ci-dessous :  La réunion préliminaire du conseil municipal / Bureau des citoyens ou/et Espace citoyen  Les consultations spécifiques aux projets d’investissements (réunions de quartiers/districts, commissions des travaux, etc.…)  Les consultations pour l’élaboration du PGES  Banderoles, affiches et autre communication directe pendant les réunions/forum  Panneau d’affichage dans la commune /boite de réclamations.  Internet / Réseaux sociaux en ligne (en particulier Facebook)  Emissions de radios  Emissions interactives (convention avec les médias de proximité)  Lancement du projet  Commencement de chaque activité Mode de dépôt des réclamations : Dans certaines communes, le dépôt des réclamations peut s’effectuer de manières diverses et variées. Celles–ci comprennent des approches traditionnelles ainsi que l’utilisation de nouvelles technologies, allant de la boite à réclamations aux réseaux sociaux. Les 29 différentes communes peuvent utiliser une combinaison de ces différentes approches qui sont les plus adaptés à leur contexte local:  Courrier formel transmis à la mairie  Dépôt de courrier dans une boite de réclamations (l’endroit de la boite doit assurer la possibilité de déposer une plainte anonyme)  Portes ouvertes du Maire de la commune et des conseillers municipaux  La mise à disposition des formulaires de réclamation dans les bureaux de la commune, les bureaux de district et de quartier, pendant les réunions publiques, à travers le tissu associatif, etc.  La mise à disposition de numéros verts pour les appels téléphoniques gratuits  La désignation de points focaux relais dans les villages et secteurs. Les réclamations/plaintes orales doivent être transcrites sur le formulaire par le rapporteur du comité et enregistrées. VII. Etapes d’un MGR La conception d’un MGR du PGRNMEG au sein d’une collectivité locale doit comporter l’ensemble des principaux éléments indiqués ci-dessous. Procédure de gestion des A Réclamation réclamations reçue B F Tri et Traitement d'une Résolution réclamation / classification Personne plaignante Réclamation de nature Réclamation de non sensible nature sensible E Transmission Examen et enquête pour Aux niveaux la vérification C supérieurs Réponse et prise (préfecture, région ou D UGP) De mesures G Suivi et enregistrement des réclamations 30 Etape A : Réclamation reçue Un Comité de gestion des réclamations devrait pouvoir offrir plusieurs voies et différents formats pour la présentation de réclamations, par ex. une boîte à réclamations, le téléphone, des lettres, par l’intermédiaire d’une personne de confiance, dans le cadre d’assemblées communautaires, etc. Différentes options pourraient être offertes selon les usagers, mais il est essentiel que chaque option soit comprise et acceptée par les usagers et par la collectivité. Si plusieurs voies sont offertes, le Comité doit disposer d'une procédure claire concernant la manière dont les réclamations seront colligées, consignées dans un système centralisé et gérées de façon uniforme. Les canaux pour poser des réclamations doivent être bien communiques et connus part les communautaires. Etape B : Le Tri et le Traitement d’une réclamation Le tri et le traitement des réclamations dépendent en grande partie du mode de dépôt de la réclamation (réf. ci-dessus). Néanmoins, dans les communes, la plus grande partie des réclamations peuvent être transmises et triées par le Comité de Gestion des Réclamation, il peut les transmettre ensuite au service ou structure concerné pour traitement. Accusé de réception : En général, dans les communes, l’accusé de réception dans le cas de réclamations écrites, un numéro de dossier doit être donné avec une décharge. Il peut arriver également que les réclamations soient exprimées lors de réunions du conseil communal, dans ce cas, les questions sont généralement inscrites dans le PV de la réunion. Par exemple, la commune peut donner aux réclamants des décharges pour les courriers écris. Aussi, le système peut être informatisé (pour les communes qui en disposent) et produire un imprimé de décharge avec un numéro de requête, les contacts du réclamant, le type de service et la requête elle-même. Un modèle d’un formulaire de réclamation est disponible à l’Annexe B. Classification : Le Comité doit déterminer de quel « type » de réclamation il s’agit et, par conséquent, quelle est la politique ou procédure à appliquer pour traiter la réclamation. Cette classification des réclamations est faite selon qu’elles sont de nature sensible ou non sensible de façon à ce que les réclamations soient traitées conformément à la politique et procédure appropriées. Les réclamations/plaintes peuvent être classées selon qu'elles soient de nature « sensible » et « non sensible ». Par exemple, une réclamation/plainte de nature non sensible peut concerner la mise en œuvre d’activités, ou la prise d’une décision ou une position assumée par la collectivité en matière de plaidoyer/politique. Une réclamation/plainte de nature sensible peut porter quant à elle, sur des cas de corruption, de faute grave ou de négligence professionnelle. La manière de gérer les réclamations diffèrera selon le type de réclamations : les réclamations de nature sensible pourraient nécessiter la tenue d’une enquête confidentielle ; les réclamations de nature non sensible ont de fortes chances d’être résolues plus rapidement en apportant les changements nécessaires conformément à la documentation du programme. Une fois que l’on a décidé comment la réclamation sera gérée, la personne plaignante doit recevoir un accusé de réception de sa réclamation dès que possible. Il faut aussi lui expliquer comment la réclamation sera traitée et ce qu’elle peut attendre du processus. Pour gérer les attentes des personnes qui déposent une réclamation, il convient d’établir des délais de réponse et d'en informer clairement les usagers. Dans le cas des réclamations de nature non sensible, une réponse devrait pouvoir être fournie 31 dans un délai d’une semaine ouvrable, tandis que les réclamations de nature sensible pourraient nécessiter un délai plus long en raison de la plus grande complexité des processus d’enquête. La personne plaignante devrait donc en être clairement avisée. Les réponses devraient, dans la mesure du possible, être données tant verbalement que par écrit et être consignées par le comité de façon à pouvoir vérifier qu’une réponse a été fournie et qu’on y a donné suite. Des réclamations de nature sensible et non sensible. Un MGR doit gérer des réclamations au sujet de toutes les questions allant des droits des bénéficiaires aux griefs les plus graves, tels que la corruption, le harcèlement sexuel, la mauvaise gestion, l’abus d’autorité etc. Pour bien gérer les réclamations, le comité les classifie selon qu'elles sont de nature « sensible » et « non sensible ». Par exemple, une réclamation de nature non sensible peut concerner la mise en œuvre d’activités, une demande d’informations, une réclamation d’activités de soutien ou la prise d’une décision etc. Compte tenu des risques associés au fait de soulever des questions sensibles, le MGR doit être conçu de façon à ce que les personnes plaignantes sentent qu’elles peuvent le faire en toute sécurité et dans l’anonymat. Les parties prenantes pourraient avoir des idées précises quant aux moyens de surmonter cet obstacle potentiel, lesquelles pourraient être intégrées à la conception du MGR. En assurant les populations que les réclamations de nature sensible seront traitées de façon confidentielle et sans représailles de la part des personnes mise en cause. Il est possible de garantir aux personnes plaignantes un certain degré de protection. Il est donc important d’informer les parties prenantes de la manière dont chaque type de réclamation sera géré conformément aux politiques et pratiques organisationnelles. Il se peut qu'un partenaire dispose déjà de politiques de gestion des réclamations au sujet de certaines questions précises (par ex. fraude, corruption, conduite du personnel) et ces pratiques pourraient être intégrées à un MGR, à condition qu'elles soient efficaces et sans risque pour les citoyens. Etape C. Examen et enquête pour la vérification Dans les communes, la vérification peut être effectuée sur ordre du Secrétaire Général et/ou du Maire de la commune et sous la responsabilité du Comité de Gestion des Réclamations, par le service technique ou administratif concerné. Le Comité doit veiller à ce que le délai maximum de 21 jours ne soit pas dépassé. Les réclamations doivent faire l’objet d’un examen et d’une enquête pour : o en déterminer la validité ; o établir clairement quel engagement ou promesse n’a pas été respecté ; o et décider des mesures à prendre pour y donner suite. Pour vérifier, il revient au comité de décider comment faire enquête au sujet d’une réclamation. Dans le cas des réclamations de nature non sensible, c'est le comité et le personnel du projet ou la personne physique ou morale mise en cause qui examineront la réclamation et qui s’en occuperont directement. Dans le cas des réclamations de nature sensible, l’enquête sera menée en conformité avec les politiques organisationnelles applicables auprès d'un nombre limité de personnes afin de garantir la confidentialité, par exemple, une réclamation pour corruption financière est soumise à la décision du chargé des finances de la collectivité et l’enquête est menée conformément aux Politiques et procédures de la Commune en 32 matière de fraude. Si la réclamation concerne une situation dont la Commune ou son partenaire n’assume pas la responsabilité, le Comité peut la renvoyer à une instance ou autorité compétente ou à une autre organisation concernée. Points clés à prendre en compte pour les personnes qui participent aux enquêtes • Compétence : les personnes qui mènent les enquêtes devraient avoir la capacité de prendre les mesures et/ou décisions appropriées et de les appliquer. Une pré-évaluation sera entreprise pour déterminer les besoins de formation du comité et un budget sera alloué pour l'entreprendre. • Transparence : dans le cas des réclamations de nature non sensible et sensible, il est important de s’assurer de la transparence de la procédure suivie. Ceci comprend la composition de l’équipe d’enquête et le choix des responsables des décisions. Toutes les décisions importantes qui sont prises doivent être annoncées clairement. • Confidentialité : la confidentialité et la discrétion sont essentielles, en particulier dans le cas des réclamations de nature sensible. Il faut s’en tenir aux informations strictement nécessaires afin de protéger tant la personne plaignante que la personne contre laquelle la réclamation est portée. • Impartialité : l’impartialité des enquêteurs est cruciale si on veut que les réclamations et les réponses qui y sont données soient traitées de façon équitable. Si les personnes qui participent au traitement d’une réclamation ont un intérêt direct dans l’issue d’une enquête, ceci pourrait nuire au MGR et causer plus d’angoisse ou de tort aux personnes concernées. Ces personnes devraient donc être suivi et évalué Certaines réclamations de nature sensible pourraient exiger que les enquêteurs soient formés pour mener des enquêtes spécialisées de façon à ne causer aucun préjudice et à maintenir l’intégrité du MGR (par ex. dans des cas d’exploitation et d’abus sexuel). Lorsque la réclamation porte sur une question d’ordre pénal ou juridique, il se peut qu’elle ne puisse être gérée à l'interne et qu’elle doive plutôt être gérée par les autorités ou soumise aux procédures judiciaires locales. Dans ce cas, le plaignant pour faire face à ses difficultés spécifiques, doit être soutenu par une personne ou une organisation spécialisée dans ce domaine. Comme certaines enquêtes et réponses peuvent avoir des conséquences considérables pour la collectivité et/ou le partenaire et/ou la personne plaignante, le Comité devrait en examiner les risques et les implications. Dans quelle mesure la personne plaignante (et le Comite/le partenaire) est-elle prête à faire face aux conséquences de l’enquête ? Quel rôle la personne plaignante jouera-t-elle ? Sera-t-elle disposée à exprimer publiquement sa préoccupation ? Dans quelles circonstances le Comite/le partenaire ou la personne plaignante voudra-t-il mettre fin à une enquête ou refuser de la poursuivre ? Des réclamations ou des rumeurs anonymes et malicieuses peuvent parfois donner au Comité des raisons de croire qu’il existe d’autres questions que les gens voudraient soulever, mais qu’ils sont réticents ou incapables de mentionner ouvertement, ou qu'ils ont des doutes quant à l’intégrité du MGR. Ce sont là des signaux d’alarme qui peuvent être utiles au processus. Dans les communes, le suivi des réclamations peut être assuré directement par le service technique concerné ou le Secrétaire Général. La synthèse et l’analyse des données peuvent ne pas se faire de façon systématique. Etape D. Réponse et prise de mesures À la suite d’un examen et d’une enquête pour la vérification, une action doit être pris pour corriger, modifier, ou changer quelque chose pour améliorer la situation et résoudre le problème. Une réclamation formelle exige une réponse rapide de la part du comité. Il est fondamental de communiquer clairement à la personne plaignante les constats issus des processus d’examen et d’enquête et de la tenir dûment 33 informée des mesures qui seront prises à la suite de ce qui a été décidé. Il pourrait parfois être nécessaire d'informer la communauté en général des mesures qui seront prises si celle-ci a aussi été touchée. Les réponses peuvent se faire par écrit ou verbalement selon ce qui aura été convenu avec la personne plaignante et elles devront être documentées. Cette rétroaction démontre que le comité et la collectivité écoutent les réclamations et les prennent au sérieux. Cela montre que les problèmes ont été examinés et que des mesures appropriées ont été prises. Cela démontre aussi aux usagers que le MGR est un mécanisme sûr et qui fonctionne. Il peut être utile de se demander quelle réponse la personne plaignante désire recevoir : veut-elle être indemnisée ? Veut- elle attirer l’attention sur la question ? La réponse peut être négative ou la réclamation peut être jugée non fondée. Ou elle peut être positive et un dédommagement peut être offert ; il peut, par exemple, être convenu d'ajouter à la liste des bénéficiaires quelqu'un qui n'y figurait pas auparavant. Si la réponse n’est pas acceptée, il faut permettre à la personne plaignante d’appeler de la décision. Lorsque la question n’est pas du ressort du comité et que la réclamation est renvoyée au Conseil Communal ou autres instances supérieures, la personne plaignante doit en être informée ainsi que des mesures qui ont été prises. Etape E. Procédure d’appel (si nécessaire) Si la réponse n’est pas acceptée et que les parties concernées ne peuvent parvenir à une solution, la personne plaignante peut décider de faire appel de la réponse. La procédure d’appel permet de réexaminer l'enquête déjà effectuée et de déterminer s'il y a lieu de maintenir la première décision ou d’en prendre une nouvelle sur la base des constats issus de ce réexamen. Et si nécessaire, les réclamations doivent être communiquées au niveau préfectoral pour mieux résoudre. La procédure d’appel devrait être clairement définie : dans quels cas elle peut être utilisée ; comment elle fonctionnera et qui y participera. La procédure d’appel, lorsqu’elle est invoquée, sert à vérifier si la décision ou la réponse initiale était appropriée. Elle devrait être menée par des personnes différentes de celles qui ont participé à la première enquête. Ces personnes peuvent être les cadres du Service Préfectoral de Développement (SPD) et les Services Techniques Déconcentrés, qui doivent recevoir des formations sur le MGR, afin de démontrer aux personnes plaignantes l'impartialité et la sécurité de la procédure et d'entretenir la confiance dans le MGR. Les appels sont surtout interjetés dans les affaires les plus difficiles ou délicates et permettent un réexamen de la question par du personnel supérieur. Si un trop grand nombre de réponses font l’objet d’un appel, cela peut indiquer qu’il y a un problème, soit dans la procédure initiale du MGR ou dans la mise en œuvre d’un projet, ou peut-être avec un membre parmi les autorités locales. Il peut alors s’avérer nécessaire d’examiner ces facteurs plus en détail. Etape F. Résolution Toutes les parties concernées par la réclamation parviennent à un accord et, plus important encore, la personne plaignante est satisfaite du fait que la réclamation a été traitée de façon juste et appropriée et que les mesures qui ont été prises apportent une solution. Retour d’information : Dans les communes, le retour d’information peut se faire en général lorsque les réclamants se présentent aux bureaux de la commune pour se renseigner. Pour les réponses aux questions, les communes à travers leurs CGR peuvent répondre directement ou lors de sessions ordinaires du conseil municipal, le mois suivant. Etape G. Suivi et enregistrement des réclamations 34 Le Comité de Réconciliation est chargé de tenir un registre des réclamations. Chaque entrée doit se référer à un formulaire de réclamation dûment rempli par le/les réclamants ou par le Comité ayant enregistré cette réclamation. Le tableau ci-dessous donne les informations et les mécanismes du suivi des réclamations. 35 Tableau n°3 : Enregistrement et suivi des réclamations Informations sur la réclamation Suivi du traitement de la réclamation No. de Nom et Date de Descriptio Type de projet et Transmission Date de Accusé de Réclamatio Retour Date Signature du réclamatio contact dépôt de n de la emplacement au service traitemen réception n d’information de plaignant et date n du la réclamatio Source de concerné t prévu de la résolue (oui au réclamant clôtur réclaman réclamatio n financement (oui/non, réclamatio / non) et sur le e t n (prêts, indiquant le n au date traitement de PGRNMEG, service et la réclamant la ressources personne (oui/non) réclamation propres, etc.) contact) (oui/non) et date 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 37 Synthèse du traitement des réclamations : Afin d’assurer un bon suivi et de permettre une évaluation systématique de l’évolution des réclamations, le Comité doit préparer de façon trimestrielle un tableau synthétique du traitement des réclamations. Ce tableau de synthèse doit être partagé à tous les échelons de la collectivité locale : Le conseil communal, l’administration et le public à l'occasion du déroulement des réunions du conseil communal. Ce document est, entre autres, l’occasion de faire le point sur les réclamations qui ont été traitées au cours de la période et celles qui sont toujours en cours de traitement. C’est aussi le moment d'établir s'il y a des tendances ou des problèmes systémiques Il doit être rempli sur la base du registre des réclamations (voir tableau ci-dessus). Tableau n°4 : Synthèse trimestriel du traitement des réclamations Nom de la commune : …………………………………. Nom du Comité: ……………………………………. Trimestre : …………………………………………….. Nombre de réclamations enregistrées au cours de la période : …………………………………….… Résumé synthétique du type de réclamations : …………………………………….… Nombre de réclamations traitées dans un délai de 21 jours (explications) : …………………………………….… Nombre de réclamations non-traitées dans un délai 21 jours (explications) : …………………………………….… "Traitée" veut dire étudiée par les services de la Collectivité Locale et ayant eu une réponse. Synthèse trimestrielle : De plus, le Comité doit préparer un résumé des réclamations spécifiques aux type d’activité financée par : a) le PGRNMEG ; b) la collectivité sur fonds propres ; c) autres projets/programmes ; d) le cas échéant, la subvention de l’Etat, que le Comité devra inclure dans son propre rapport trimestriel. Ce résumé se présente sous forme de tableau, dont le modèle est présenté ci- dessous. Tableau n°5 : Synthèse trimestrielle du traitement des réclamations concernant les actions financées par le PGRNME. Nombre de réclamations portant sur les actions financées par le PGRNMEG, enregistrées au cours de la période : ……………………………….. Résumé synthétique du type de réclamations : ……………………….. Nombre de réclamations traitées dans un délai de 21 jours (explications) : …………………………….. Nombre de réclamations non-traitées dans un délai 21 jours (explications) : ……………………………….. VIII. Evaluation du MGR Pour assurer la surveillance et la gestion des réclamations reçues, il faut un moyen de suivre et d’enregistrer les principales étapes de tout processus de réclamation. Il est important de contrôler combien de réclamations ont été reçues et par qui, de quel endroit et de qui, à quel sujet, quand et comment le Comité a répondu à la réclamation et quelles mesures ont été prises. Une analyse des données recueillies peut être étudiée en regard des échéanciers et des événements clés des Projets et programmes afin de dégager des tendances au niveau des résultats et peut permettre de voir les changements qu’il faudra envisager d’apporter. Assurer le suivi des réponses peut aider à alimenter le 39 processus d’évaluation et permettre de faire des apprentissages, puis d’apporter des ajustements au besoin au MGR et/ou aux projets/programmes concernés. Pour pouvoir déterminer si un MGR fonctionne comme prévu, il est essentiel de mettre en place une procédure de surveillance et d’examen du MGR lui-même. Cette mission sera réalisée par le responsable du suivi-évaluation du Projet. La surveillance devrait servir à assurer le suivi et l’analyse des réclamations, des points d’accès, des formats utilisés, des procédures d’enquête et des réponses données ; elle permet de vérifier comment fonctionnent ces différents éléments du mécanisme et, en particulier, si les usagers (vérifier quelles personnes) comprennent leurs droits, sont en mesure d'utiliser et de comprendre le système, et peut aussi permettre d'apporter des moyens de l'améliorer. De plus, un examen complet du système devrait être effectué périodiquement (tous les 6 mois pour la première année et lorsque le système fonctionne bien, cet examen peut être réalisé annuellement) afin de repérer les difficultés dans le processus de traitement des réclamations ou de réponse aux personnes plaignantes. Les procédures et les étapes du MGR peuvent ensuite être revues, les approches adaptées et le système amélioré en vue d'en assurer l'efficacité. Il sera bien d’utiliser le Suivi et Evaluation Participatif pour évaluer les pratiques du MGR dans une commune. Lors de l’examen d’un MGR, il importe de vérifier si les critères suivants fonctionnent dans la pratique : Tableau n°6 : Critères d’évaluation participative N° Critère Exemples des questions Vérifiez comment les personnes (usagers) participent ou ont 1 Participation participé à la conception, à la mise en œuvre et à la surveillance du système. S’assurer, en particulier, qu'il rejoint les groupes cibles du projet et qu’il n’est pas discriminatoire ou qu’il n’exclut pas des populations avec lesquelles on souhaite travailler ou que l’on essaie de rejoindre ou de protéger. Vérifier également que le MGR ne crée pas une restriction d’accès aux ressources. Si tel est le cas, faire recours aux dispositions du Cadre Fonctionnel de Réinstallation élaboré par le projet Vérifiez si le MGR est adapté à la situation particulière du programme, ainsi qu’au contexte et à la culture du pays, de la 2 Adaptation au contexte région et de la localité où les activités sont mises en œuvre. S’assurer que le MGR est adapté aux modalités de mise en œuvre ou d’exécution des activités du projet. Veillé à ce que l’information soit diffusée de façon conviviale et 3 Convivialité et accessible à tous les groupes d’usagers. Vérifier si les groupes accessibilité de d’usagers savent quelle est l'organisation de mise en œuvre, en quoi l’information consiste le projet et à qui il s'adresse, comment fonctionne le processus du MGR et comment ils peuvent y avoir accès. L’information est-elle présentée sous une forme appropriée au groupe d’usagers visé ? Par ex. si le programme s’adresse aux chasseurs, aux pêcheurs, au groupe d’exploitants forestiers qui sont dans la plus part des cas en majorité analphabètes, l’information devrait peut-être présentée sous forme d’images ou de diagrammes. Vérifier si le langage est-il adéquat et facile à comprendre. 40 S’assurer que la finalité du MGR, ses limites et le mode de fonctionnement du système soient clairement expliqués. Si, par exemple, plusieurs des réclamations reçues ne concernent pas le projet, cela pourrait indiquer qu’il y a un problème au niveau des 4 Transparence informations de base qui sont fournies. Il pourrait être nécessaire d’examiner la manière dont les informations sont communiquées et de rectifier l’approche/les méthodes utilisées de façon à expliquer clairement aux usagers ce à quoi ils peuvent s’attendre. Il est fondamental que les usagers sentent qu'ils peuvent accéder au 5 Accessibilité et sécurité système en toute sécurité et qu'ils ne s'exposent à aucun risque en des procédures l'utilisant ou qu’ils ne subiront aucun préjudice du fait de porter réclamation. Demander aux usagers quelle est leur perception du système, s'ils 6 Respect et dignité ont l'impression de demander des « faveurs » ou d’être dans leur droit. 7 Indépendance, Il est essentiel de consulter les usagers pour connaître leur confidentialité et absence perception de ces éléments, ainsi que de revoir les procédures de de représailles (s'il y a confidentialité et de s'assurer que les usagers ne se sentent pas lieu) menacés ou réticents à utiliser le système. Si un Comité de Gestion des Réclamations peut démontrer qu’il prend les réclamations et les commentaires au sérieux, qu’il écoute ce qu’on lui dit et que cela se reflète dans sa manière de travailler, il 8 Responsabilisation a de fortes chances de renforcer le sentiment de confiance des usagers et autres parties prenantes à son égard. Il y a plus de chances que les gens continuent d’avoir recours à un MGR s'ils constatent qu’en parlant ouvertement des choses qui les préoccupent, ils peuvent avoir une influence directe sur la situation. Vérifier la perception que les citoyens ont du MGR. Est-ce qu’ils y 9 Capacités, valeurs, attachent de l’importance et le démontrent dans leur façon d'agir ou attitudes et de travailler auprès de la collectivité ? Il est possible que les comportements citoyens y voient un moyen de les surveiller et pourraient donc ne appropriés - pas avoir confiance dans le système et ne pas être enthousiaste à l'idée de le mettre en place ou de le promouvoir au sein de leurs communautés. Les membres du Comité et les élus locaux doivent aussi démontrer qu’ils attachent de l'importance au système et aux leçons à en tirer. Leçons à tirer des réclamations : L’examen du MGR permet à la collectivité et au projet de cerner des problèmes liés aux réclamations elles-mêmes et peut donner une idée de la mesure dans laquelle le projet remplit les objectifs qu’il s'est fixés et du degré d’efficacité de la mise en œuvre des activités par la collectivité et ses partenaires. Les informations recueillies au sujet des types, de la nature et du nombre de réclamations peuvent être utilisées de façon positive pour adapter et évoluer en vue de renforcer la qualité des actions à réaliser. Ces informations peuvent aussi servir à détecter à l’avance un problème dans la mise en œuvre d'un projet ou au sujet de certains membres du personnel exécutant dudit projet. Par exemple, la récurrence des problèmes pourrait indiquer une faille dans la structure même du projet. Les informations tirées des réclamations permettent d’alimenter les processus d’apprentissage organisationnel et d’orienter la planification, la conception et la mise en œuvre des futures actions. Aussi, suite à l’examen, un plan d’action sera établi par l’Unité de Gestion du Projet IX. Rôles et responsabilités Les rôles et responsabilités des différentes institutions intervenant dans le MGR du PGRNMEG sont les suivants 41 9.1. Au niveau du District Les Présidents de District et de Quartier sont les représentants des Maires dans les villages et quartiers, ils doivent servir de tutelle aux points focaux qui seront choisi par les comités de gestion des réclamations installés au niveau des chefs-lieux des Communes (rurales et urbaines). L’avantage de mettre ces points focaux dans les districts et quartiers est de permettre aux citoyens d’accéder aux informations sur le MGR, et d’y participer en posant des questions ou en soulevant des inquiétudes sur des actions du projet. Les citoyens pourraient avoir une réponse de vive voix et immédiatement au sujet de leur question/plainte ainsi que des informations, selon le cas, sur la solution qui y sera apportée. Quel que soit le canal de la plainte, elle doit être impérativement enregistrée 9.2. Au niveau de la Commune (rurale ou urbaine) Les Maires des Communes (Rurales ou Urbaines), sont responsables du développement économique et social de la collectivité, de son organisation et de sa sécurité. Donc, la responsabilité ultime du MGR revient aux Maires, qui sont aussi la tutelle des Comités de Gestion des Réclamations. Pour éviter d'alourdir sa tâche, le Maire devrait intervenir le moins possible au niveau directement opérationnel. C’est pourquoi, la mise en place de comité est nécessaire. Le rôle important des Maires et des Secrétaires Généraux des communes dans la gestion des réclamations Le Comité de Gestion des Réclamations ne peut mener à bien sa mission sans un appui engagé et une volonté politique affirmée du Maire et du Secrétaire Général (SG) de sa commune. En effet, le Maire et le secrétaire général de la commune jouent un rôle très important pour le bon fonctionnement d’un dispositif de gestion des réclamations, car d’une part, l’ensemble des informations relatives au fonctionnement de la commune leurs sont transmises et d’autres part, ils sont les donneurs d’ordre. En tant qu’interlocuteurs avec la population et gestionnaires de l’administration communale, ils doivent faire le lien entre les réclamations et le Comité, ainsi qu’être à son écoute pour faciliter la résolution et le suivi des réclamations. Les réclamations, telles que répertoriées par le Comité, doivent être inscrites à l’ordre du jour de la réunion mensuelle du conseil communal. Le personnel de terrain du PGRNME. La plupart des réclamations de nature non sensible peuvent être gérées et traitées directement par le personnel qui connaît de plus près la situation. Si la réclamation les concerne directement ou qu'elle porte sur une question sensible, il pourrait être nécessaire de recourir au soutien de personnel supérieur Préfecture, Gouvernorat, ou personnes spécialement désignées. Il est important de tenir compte du fait que certaines personnes, en particulier les membres de la communauté, pourraient se sentir mal à l'aise de porter des réclamations directement auprès de membres du personnel avec lesquels elles travaillent tous les jours et qu’il pourrait être plus approprié pour elles de porter réclamations/plaintes auprès d’une personne plus éloignée ou de niveau supérieur au sein de l’UGP ou de la Préfecture sans passer par le Comité, dans ce cas, il serait important que toutes les parties prenantes (Préfecture, Gouvernorat, UGP, OGPR et autres personnes ressources des Communes en plus du Conseil communal. Les Comités de Gestion des Réclamations qui seront mis en place dans chaque Commune, s’occuperont de la gestion des réclamations/plaintes dans la Commune, ils prendront en compte toutes les réclamations portant sur l’action du projet et même de la commune, exprimée par les citoyens comme indiqué dans ses termes de référence en annexe 42 Les représentants des bénéficiaires (Associations des exploitants des ressources naturelles, Conservateurs, etc.) - la participation de ces acteurs ou parties prenantes au sein du CGR peut être un élément positif de transparence, mais il est important que toutes les parties concernées comprennent quelles sont ses responsabilités et compétences (qu’elles représentent) au sein d’une communauté et en quoi leur présence va contribuer au processus et à la solution. Les conservateurs doivent notamment être à l’écoute des citoyens dans le processus de cogestion des ressources, afin de diminuer les conflits autour de ces ressources de plus en plus rares, mais aussi fragiles. Les autres projets/programmes (notamment l’ANAFIC) ou autres ONG partenaires – une partie prenante extérieure et relativement impartiale pourrait apporter une valeur ajoutée en matière de légitimité et de possibilités de réponses et de mesures, par ex. réaffectation de fonds ou de soutien à l’enquête. 9.3. Au niveau préfectoral et sous-préfectoral. Les Service Préfectoraux de Développement (SPD) et les Services Techniques Déconcentrés (STD), sont les partenaires techniques privilégiés des communes, c’est l’un des niveaux supérieurs de traitement des réclamations, au vue de leurs prérogatives au sein de la Préfecture. Sous la tutelle des Préfets et sous-préfets, les SPD/STD sont les maillons forts dans la résolution techniques des conflits locaux, étant les détenteurs des lois et textes réglementaires en matière de gestion des ressources de l’environnement - avec l’appui de l’ANAFIC, ces services techniques jouent un rôle important dans la mise en place, la formation et le suivi des CGR aussi bien dans les Communes Rurales que dans les Communes Urbaines. Sous la haute direction des Préfets, les services techniques ont le devoir impérieux de répondre aux réclamations/plaintes des citoyens, de manière transparente et en temps opportun. 9.4. Au niveau national L’unité de Gestion du Projet et l’Office Guinéen des Parcs et Réserves ont des rôles assignés, pour appliquer les exigences nationales et les politiques de la Banque mondiale pour la sauvegarde des populations bénéficiaires ou affectées par les actions financées. Ils doivent assurer la maîtrise d’ouvrage du MGR et accorder leurs appuis techniques et financiers pour son bon fonctionnement. Ils doivent procéder également à son évaluation périodique pour apporter des mesures correctives au besoin. 43 ANNEXES Annexe A. Modèle Termes De Référence du Comité de Gestion des Réconciliations  Faciliter le dépôt des réclamations sur les actions du projet au cours des phases de conception, de travaux, d’exploitation/de fonctionnement des investissements.  Rendre largement disponible le formulaire de réclamations au cours des réunions de Districts, dans les locaux de la mairie, à travers le tissu associatif, en ligne, les bureaux des services techniques déconcentrés, etc. (cf. formulaire ci-dessous).  Au besoin, accompagner les réclamants dans l’enregistrement des réclamations/plaintes grâce au formulaire.  S’assurer que les groupes vulnérables ont un accès à part entière au système de réclamations et ce, à toutes ses étapes - communication du formulaire de réclamation, mode de réception, et au besoin, assistance au remplissage du formulaire - afin que leurs réclamations soient correctement reçues et traitées.  Prendre en compte de toutes réclamations portant sur l’action communal ou l’action du projet exprimées autrement que par le biais du formulaire de réclamations, et par conséquent être attentif à tous les autres modes d’interactions existants entre les citoyens et la commune (lettre, prise de parole au cours d’une réunion préliminaire du conseil communal, médias, message sur les réseaux sociaux, message dans une boîte de réclamations, interpellation directe du Secrétaire Général (SG), interpellation de l’Agent de Développement Local (ADL), texto, etc.). Le cas échéant, conduire les réclamants vers le formulaire de réclamation ou l’assister dans le remplissage du formulaire.  En cas de problème urgent, informer le Maire de la commune, le Conservateur et le SG au plus tôt.  Accuser réception des réclamations et informer le réclamant des délais de réponses règlementaires.  Enregistrer les réclamations dans un registre des réclamations (cf. modèle de registre des réclamations ci-dessous).  Si la réclamation dépasse le cadre de responsabilité de la commune, en informer le réclamant, lui indiquer l’autorité concernée par sa réclamation et si possible transmettre la réclamation à celle-ci.  Informer, l’UGP et le SG du suivi des traitements des réclamations et s’informer de l’avancement de leur résolution auprès des services techniques/administratifs concernés dans les délais règlementaires.  Informer régulièrement l’OGP, l’UGP, le Maire et le SG de la commune sur le suivi et le traitement des réclamations déposées et en cours de résolution, idéalement de façon mensuelle par des rapports et lors de la réunion du conseil communal.  Faire la liaison et le retour d’information aux personnes concernées par la réclamation déposée.  Préparer un tableau de synthèse du traitement des réclamations de façon trimestrielle (cf. voire modèle de tableau de synthèse du traitement des réclamations ci-dessous)  Inclure une synthèse des réclamations portant sur d’autres projets évoluant dans les mêmes zones que le PGRNMEG ou tout autre intervenant dans le rapport de suivi trimestriel du mécanisme de gestion des réclamations (cf. voire modèle de tableau de synthèse du traitement des réclamations portant sur les activités financées par le PGRNMEG ci-dessous). 44 Annexe B. Modèle de formulaire de réclamations : Dans le cadre du PGRNMEG, un formulaire a été élaboré pour permettre d’enregistrer toute Réclamation portant sur les investissements du projet. Ce formulaire doit être rendu disponible aux populations de la commune. Les citoyens peuvent utiliser ce formulaire mais également exprimer des réclamations à travers d’autres modes de communication (lettre, prise de parole au cours d’une réunion préliminaire du conseil communal, message sur les réseaux sociaux, message dans une boîte de réclamations, interpellation directe du SG ou de l’UGP, texto, etc.). Dans ce cas, le Comité remplit le formulaire sur la base de l’information reçue, ou prend contact avec le réclamant afin de remplir le formulaire. Au besoin, le Comité peut assister le réclamant pour remplir le formulaire. Le formulaire doit être rempli en deux exemplaires (ou photocopié, si une machine est disponible). Un document est conservé par le réclamant, et sert d’accusé de réception, l’autre est conservé par le Comité. Le Comité doit inscrire le contenu de ces formulaires dans le registre des réclamations (cf. ci-dessous) et transmette le formulaire et ses pièces jointes au bureau de la commune pour transmission à la mairie et aux services concernés. Pour les plus grandes communes, ayant des quartiers et districts centraux, le formulaire de réclamation doit être rendu disponible dans les bureaux des quartiers et Districts. La Secrétaire/Assistante du Maire est tenue de transmettre la réclamation au Comité. Le Maire peut également être interpellé par le Comité pour la résolution d’une réclamation. Le comité peut également offrir aux citoyens la possibilité de faire des plaintes anonymes. Pour cela, le plaignant ne mentionnera pas son nom sur le formulaire, mais un numéro anonyme lui sera octroyé et mentionné sur le formulaire. Le comité prendra soin de retenir discrètement son numéro de téléphone afin de lui faire le retour d’informations Modèle de formulaire de réclamation Formulaire de Réclamation Date : Nom du réclamant : Contact (adresse/tel) : Type de projet et emplacement : Stade de développement (conception, travaux, exploitation) : Détails sur la Réclamation: ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………… [Le cas échéant, les photos, documents, ou autres justificatifs sont à inclure en pièce jointe] ************************************************************************* Cadre réservé au Comité responsable des réclamations Numéro de réclamation : Date de réception de la réclamation : Date limite de traitement de la réclamation : Tampon de l’administration : 45 Annexe C : Avantages et contraintes de quelques mécanismes courants de gestion des réclamations Avantage Contraintes Actions à réaliser Canaux pour surmonter les contraintes Accès. Facile à utiliser, si le citoyen Accès. Difficile à utiliser si le Trouver un endroit sait lire et écrire. citoyen est analphabète. sécurisé où les Réponse. Si la boite n'est pas citoyens peuvent ouverte chaque jour, cela déposer les plaintes prolonge le délai de réponse. anonymes et rendre la boîte toujours disponible Coût. Éventuellement gratuit, si le Coût. Les citoyens éloignés Eviter de faire payer Boîte à citoyen est proche du lieu où la boîte doivent payer pour se rendre à des frais par les suggestions est posée. la succursale. citoyens Compréhensibilité. Le comité peut Compréhensibilité. Le Faciliter l’accès aux aisément expliquer comment processus de rédaction et de personnes désireuses fonctionne le mécanisme et donner des soumission de la réclamation de déposer des plaintes informations. Permet aux citoyens de exige un niveau anonymes déposer des réclamations à titre d’alphabétisation confidentiel ou anonyme, si le citoyen est à coté et sait lire et écrire. Accès. Accès facile si le citoyen est Accès. Difficile si le citoyen Octroyer des moyens présent pendant le passage des est absent pendant le passage logistiques et membres du comité des membres du comité. financiers aux membres du comité pour leur permettre de passer régulièrement dans les Districts éloignés Coût. Éventuellement gratuit si le Coût. Les citoyens les plus Créer les conditions Déplacement citoyen est présent. éloignés doivent payer pour se faciles d’accès au régulier des rendre à la rencontre. mécanisme et lui membres du rendre gratuit comité à Compréhensibilité. Le comité peut Compréhensibilité. Les Faciliter l’accès aux l'intérieur des aisément expliquer comment citoyens sont peu enclins à se personnes désireuses Quartiers et fonctionne le mécanisme car les plaindre personnellement. Ne de déposer des plaintes Districts et citoyens ont déjà l'habitude de permet pas aux citoyens de se anonymes Secteurs converser avec les prestataires. plaindre anonymement et est rarement confidentiel. Réponse. Les citoyens reçoivent une Réponse. Les citoyens ne Le comité doit garder réponse de vive voix et reçoivent de réponse les contacts de chaque immédiatement au sujet de leur immédiate que s'ils se plaignant en vue de lui question/réclamation ainsi que des présentent personnellement ; faire des retours informations, selon le cas, sur la ils ne peuvent recevoir de d’informations réponse qui y sera apportée. réponses ni se voir proposer d'autres solutions à un autre moment. Accès. Facile pour les citoyens qui ont Accès. Accès difficile pour les Trouver des Points déjà des téléphones portables. citoyens ne disposent pas de focaux relais, pour téléphones portables ou pas aider les citoyens en accès à un réseau fiable. difficulté de communication Coût. Éventuellement gratuit, si c'est Coût. Si ce n'est pas un Trouver des numéros un numéro vert, ou bon marché en numéro vert, ou si le temps verts pour les citoyens fonction des tarifs téléphoniques. d'antenne est cher, cela pourrait qui désirent de faire être une solution trop onéreuse. des plaintes Compréhensibilité. Le comité peut Compréhensibilité. Difficile à Les autorités locales aisément expliquer comment comprendre si le citoyen n'a doivent développer des fonctionne le mécanisme et donner les pas l'habitude d'utiliser un séances d’information coordonnées des contacts. Les téléphone portable. et de sensibilisation Numéro de citoyens qui ont l'habitude d'utiliser un sur le mécanisme téléphone/ téléphone portable peuvent aisément Numéro vert comprendre cette méthode. Permet aux citoyens de déposer des réclamations à titre confidentiel ou anonyme. Réponse. Les citoyens peuvent Réponse. Le citoyen peut ne Le comité doit recevoir une réponse immédiate au pas recevoir de réponse favoriser le retour sujet de leur question/réclamation immédiate si la réponse à la d’information aux ainsi que des informations, selon le réclamation ne relève pas plaignants. Pour cela, cas, sur la réponse qui y sera apportée. directement du comité il doit servir d’intermédiaire entre le plaignant et le service chargé de donner des réponses à sa réclamation entre Tous les avantages sont ceux du Toutes les contraintes sont Faire des démarches mécanisme employant le numéro vert, celles du mécanisme nécessaires pour Numéro de cité antérieurement. employant le numéro vert, cité trouver les numéros téléphone du antérieurement. verts en faveur des Maire, du plaignants Secrétaire Réponse. Le délai de réaction est Réponse. Il est possible que les Sensibiliser les Général ou parfois plus rapide car les autorités citoyens ne reçoivent pas de autorités locales afin d’une autre contactées comprennent le problème ; réponses exactes ou impartiales qu’elles donnent des autorité du ils sont aussi plus motivés pour régler si les réclamations sont dues à réponses dans les projet le problème avant de recourir à une une erreur de l’autorité délais requis procédure d'escalade. communale elle-même. 1