FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 1 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 SOMMAIRE RUBRIQUES INTITULE PAGES SIGLES & ABREVIATIONS 03 NOTE LIMINAIRE A LA LETTRE DE COMMENTAIRES ET 04 à 07 RECOMMANDATIONS AU TITRE DE L’AUDIT DES ETATS FINANCIERS ANNUELS 2015 DU PDIDAS SUIVI DE LA MISE EN ŒUVRE EN 2015 DES RECOMMANDATIONS DE 08 à 18 Ière partie : L’AUDIT EXTERNE DES ETATS FINANCIERS AU TITRE DE L’EXERCICE PRECEDENT CLOS AU 31 DECEMBRE 2014 IIème partie : EXAMEN DU FONCTIONNEMENT DE LA STRUCTURE DE CONTROLE INTERNE DU PDIDAS, DE SON SYSTEME COMPTABLE, AINSI QUE DE SES 19 à 102 PROCEDURES COMPTABLES EN 2015 RAPPEL DU CADRE INSTITUTIONNEL DE MISE EN ŒUVRE DU PDIDAS ET 20 à 52 II-1 EXAMEN DU FONCTIONNEMENT DU SYSTÈME D’INFORMATION DE GESTION ET DE LA TENUE DE LA COMPTABILITÉ DU PDIDAS AU COURS DE L’EXERCICE 2016 II-2 PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES 53 à 73 II-3 PROCEDURES DE GESTION DE TRESORERIE 74 à 78 II-4 PROCEDURES DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES 79 à 91 II-5 PROCEDURES DE GESTION DES IMMOBILISATIONS 92 à 94 II-6 PROCEDURES DE GESTION DUCARBURANT 95 à 103 II-7 NORMES SUR LES PROCEDURES DE GESTION DES MISSIONS ET 104 à 110 DEPLACEMENTS II-8 PROCEDURES DE RECONSTITUTION DU COMPTE SPECIAL IDA ET 111 à 117 CONTROLE INTERNE SUR DES PIECES JUSTIFICATIVES DE DIFFERENTES DRF II-9 OBSERVATIONS SUR LES PARTENAIRES TECHNIQUES 118 à 128 129 à 138 ANNEXES : Annexe 1 : PHASE INTERIMAIRE 1 ère Intervention 130 à 132 LISTE DES INTERVENANTS DU CABINET FICADEX A SAINT-LOUIS POUR LA PHASE D’INTERIM SUR LA PERIODE DU 04 DECEMBRE 2016 AU 10 DECEMBRE 2016 VISEE PAR LA COORDINATRICE DU PDIDAS Annexe 2 : 2ème Intervention LISTE DES INTERVENANTS DU CABINET FICADEX A SAINT-LOUIS POUR 133 à 135 LA PHASE D’INTERIM SUR LA PERIODE DU 08 JANVIER 2017 AU 13 JANVIER 2017 VISEE PAR LA COORDINATRICE DU PDIDAS Annexe 3 : PHASE FINALE LISTE DES INTERVENANTS DU CABINET FICADEX A SAINT-LOUIS POUR LA 136 à 138 PHASE FINALE SUR LA PERIODE DU 19 MARS 2017 AU 25 MARS 2017 VISEE PAR LA COORDINATRICE DU PDIDAS 2 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 SIGLES & ABREVIATIONS AGEX Agence d’Exécution APIX Agence pour la Promotion et de l’investissement et des grands Travaux ANGMV Agence Nationale de la Grande muraille verte DI Direction de l'Investissement FEM Fond pour l'Environnement Mondial IDA Association Internationale de Développement MAER Ministère de l'Agriculture et de l'Equipement Rural MEFP Ministère de l'Economie, des Finances et du Plan OLAG Office du Lac de Guiers PDIDAS Projet de Développement Inclusif et Durable de l'Agribusiness au Sénégal PME Petite et Moyenne Entreprise UCP Unité de Coordination du Projet UBA United Bank of Africa UGB Université Gaston Berger SAED Société d’Aménagement et d’Exploitation des Terres du DELTA 3 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS AU TITRE DE L’AUDIT DES ETATS FINANCIERS ANNUELS DE L’EXERCICE 2016 DU PDIDAS DE : A: FICADEX AFRIQUE SENEGAL Madame la Coordonnatrice du Projet de Rond Point Jet d'Eau Immeuble F, Appartement F2, Développement Inclusif et Durable de 1er Etage, Avenue Habib BOURGUIBA l’Agrobusiness au Sénégal (PDIDAS) BP 7697 Dakar (Sénégal) B.P. 680 Saint-Louis Sénégal Tél. (221) 33.825.25.85 Tél : (+221) 33 961 99 90/33 961 99 94 Fax (221) 33.825.26.21 E-mail : pdidas1@yahoo.fr Email : ficadex@orange.sn/ficadexsnegal@yahoo.fr Site Web : //www.ficadexsenegal.com N/Réf. : DAK/FAD/ALD/0361/05/2017 Objet: Rapport sur le Contrôle Interne du PDIDAS au titre de l’exercice 2016 Dakar, le 20 Mai 2017 NOTE LIMINAIRE Madame la Coordinatrice, En exécution de la mission d’audit des états financiers du Projet de Développement Inclusif et Durable de l’Agrobusiness au Sénégal (PDIDAS) que vous nous avez confiée, nous avons, conformément aux normes Internationales d’Audit (ISA) telles que définies par le Conseil des Normes Internationales et d’Assurances de la Fédération Internationale des Experts Comptables (IFAC), examiné les procédures de contrôle interne présentes dans les systèmes comptables et administratifs, afin de déterminer dans quelle mesure ces procédures ont été respectées et pourront influencer la nature et l’étendue des travaux nécessaires à la vérification des états financiers. Nous avons également vérifié les dispositions conventionnelles prévues dans les Accords de Financement, à savoir le Prêt: IDA N° 5334 SN, et le Don du Fonds Mondiale pour l’Environnement N° TF 016708 signé entre la République du Sénégal et la Banque Internationale pour la Reconstruction et le Développement (la « Banque Mondiale »), agissant en qualité d’agent d’exécution du Fonds pour l’Environnement (FEM), le 28 Mars 2014 dont la mise en vigueur du projet est intervenue le 26 Juin 2014, dispositions préconisées dans le Manuel des Décaissements de la Banque Mondiale pour l’Etablissement des Rapports Financiers et la Révision des Comptes des Projets financés par la Banque Mondiale, et le Manuel d’exécution du projet version définitive du 19 Mars 2015 approuvé par le Comité de pilotage . 4 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 C’est ainsi que nous nous sommes assurés de l’adéquation des systèmes comptables et de contrôle interne pour suivre les dépenses et les autres transactions financières et vérifier la bonne garde des biens du Projet, la pertinence des documents conservés par les parties au Projet concernant les transactions y relatives. Il incombe aux responsables du Projet de créer et de maintenir un système de contrôle interne de l’entité. En assumant cette responsabilité, ils doivent dans leurs estimations et leurs jugements, évaluer les avantages escomptés et les charges afférentes qu’implique l’application des règles et des procédures du système de contrôle interne pertinentes. Le système de contrôle interne a pour but de fournir une assurance raisonnable que le patrimoine du Projet est protégé contre les pertes et altération résultant d’une autorisation non donnée, que les transactions sont effectuées conformément aux critères établis par les Responsables et aux dispositions légales, réglementaires et contractuelles et que les transactions sont correctement comptabilisées pour permettre la préparation des comptes conformément aux principes comptables acceptables. Notre responsabilité consiste à évaluer si les sécurités que ledit système de contrôle interne prévues sont suffisantes pour exprimer correctement notre opinion sur les comptes suite à notre audit. Les travaux effectués ont pour objectif de nous aider à mieux comprendre l’évolution de l’environnement du Projet et de ses diverses activités, et par la même occasion de mieux cerner la fiabilité des enregistrements comptables et de l’information financière dans le but de déterminer la nature et l’étendue des travaux nécessaires à l’expression de notre opinion sur ses états financiers 2016, but essentiel de notre mission. Lesdits travaux ne sauraient être assimilés à une étude d’organisation approfondie et n’ont pas donc nécessairement pour but de mettre en évidence toutes les faiblesses éventuelles des procédures au sein du Projet. Nous tenons à préciser que les remarques formulées en pareille circonstance sont essentiellement critiques et destinées à susciter des améliorations. En effet, notre évaluation du système de contrôle interne et des procédures comptables étant orientée vers la vérification des états financiers, le travail entrepris est effectué sur la base de sondages sélectifs du système comptable et des informations y afférentes, et ne détecte donc pas nécessairement toutes les faiblesses du système. Les faiblesses mentionnées dans ce rapport et pour lesquelles nous avons formulé des recommandations sont celles qui, à notre avis, sont susceptibles d’être améliorées. Les travaux effectués ont consisté principalement à : Faire un suivi en 2016 des précédentes recommandations formulées lors de l’audit externe des comptes de l’exercice 2015 du PDIDAS ; Avoir des entretiens avec les principaux Responsables concernés ; Recueillir et examiner les différents documents mis à notre disposition par ces derniers ; 5 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 Analyser les méthodes utilisées pour centraliser, traiter et enregistrer les différentes transactions ; Apprécier les contrôles mis en œuvre pour assurer la maîtrise des opérations ; Effectuer des sondages sur les transactions des exercices 2016 pour constater l’application correcte des contrôles jugés efficients ou évaluer l’incidence des insuffisances éventuelles de contrôle. Les domaines couverts par nos travaux ont été les procédures suivantes : Système d’information de gestion, les reporting et de la tenue de la comptabilité ; Passation de marché dans le cadre d’acquisition des travaux, des biens et services ; Gestion de la trésorerie; Gestion des Ressources Humaines ; Gestion des immobilisations ; Gestion du carburant ; Reconstitution du compte spécial ; Observations sur les Partenaires techniques. Au vue de l’importance des DRF à valider pour les douze (12) mois de l’exercice 2016 ainsi que la revue des différents cycles, notre mission portant sur le contrôle interne s’est déroulé en deux (02) phases. A la fin de notre 1ère phase d’intervention sur le contrôle interne qui s’est déroulé du 05 décembre au 10 décembre 2016, nous avons eu une réunion de restitution de la synthèse de nos travaux avec la Coordination du Projet le Vendredi 09 décembre 2016 dans les locaux du siège du Projet à Saint- Louis sous la présidence de la Coordinatrice du Projet. Notre deuxième phase d’intervention sur le contrôle interne s’est déroulée du 08 janvier 2017 au 13 janvier 2017 ; elle a porté essentiellement sur les DRF restantes à valider que nous n’avions pas encore achevées lors de notre 1ere phase d’intervention compte tenu du volume assez important des pièces justificatives. A la fin de notre 2ème phase d’intervention, nous avons eu une autre réunion de restitution de la synthèse de nos travaux dans les locaux du siège du Projet à Saint- Louis avec le Spécialiste en Gestion Financière et son équipe. Conformément au Point 2 portant sur le calendrier et de l’Annexe C portant obligation du Consultant en matière d’Etablissement de rapports, de notre Contrat de consultance de l’Accord de Financement Crédit IDA N° 5334-SN / DON FEM N° TF-016708, nous avions transmis sur papier, par courrier N° DAK/FAD/ALD/0268/04/2017 en date du 15 Avril 2017, à Monsieur le Directeur de l’Investissement (DI) / Ministère de l’Economie, des Finances et du Plan du Sénégal, nos Rapports Provisoires d’Audit et de Contrôle Interne. 6 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 7 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 Ière partie : SUIVI DE LA MISE EN ŒUVRE EN 2016 PAR LE PDIDAS DES RECOMMANDATIONS DE LA LETTRE DE CONTROLE INTERNE DE LA MISSION D’AUDIT AU TITRE DE L’EXERCICE 2015 ET ANTERIEUREMENT 8 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 Constat(s) Risque (s) identifié(s) par Recommandation (s) Avis responsables Plan d’action mis Evaluation par le Cabinet FICADEX Ficadex Cabinet FICADEX PDIDAS sur en place par Cabinet FICADEX du recommandation PDIDAS en 2016 plan d’action mis en Ficadex place en 2016 I- Examen du fonctionnement du système d’information de gestion et de la tenue de la comptabilité du PDIDAS au cours des exercices 2012, 2013, 2014 et 2015 1.1. Fonctionnalités de sécurité informatique * Le recrutement d’un informaticien -Exposition facile aux * Créer une cellule Système Nous prenons bonne note L’informaticien a pris Recommandation suivie prévu n’est pas encore effectif jusqu’à la impondérables liés aux Informatique à confier à un des recommandations. Les fin de nos travaux de terrain au sécurités physique et logique responsable qualifié service depuis le 01 Attestation de prise de dispositions seront prises 29/05/2015 ; de l’utilisation du matériel (l’informaticien à recruter) qui se avril 2016 service du 0104016 pour l’établissement de informatique ; chargera éventuellement de la Le serveur a été * Dans le matériel informatique acquis, une gestion peu efficace du maintenance préventive et contrats de maintenance nous relevons l’absence d’un serveur, ce système de traitement curative du parc informatique ; avec le Cabinet 2DBC en ce acquis. Le logiciel de Pour le moment c’est qui explique l’inexistence d’une salle informatisé en particulier qui concerne le Logiciel de gestion est mis en l’informaticien qui se informatique dédiée, d’un système de impossibilité de partager les * Acquérir rapidement un gestion financière TOMPRO. charge de la réseau. sauvegarde adéquat et suffisant. Le données en l’absence d’un serveur et lui dédier une salle maintenance L’acquisition d’un serveur est Les rapports de logiciel comptable n’est pas encore en serveur ; appelée salle informatique ; réseau ; seul le comptable qui tient la En cas de sinistres ou de pannes prévue dans le Plan de sauvegarde sont comptabilité détient les informations : Travail et Budget Annuel de générés par comptables à temps réel ; -Pas de dédommagement prévu * -les rapports de sauvegarde l’année 2015 et le processus l’informaticien Dans les contrats d’acquisition du logiciel devraient être générés, contrôlés du matériel endommagé ; et du matériel informatique de et validés par le Chef de la d’acquisition est lancé. Même - Les activités du Cellule Système Informatique ; démarrage, nous n’avons pas eu en l’absence de serveur, les Recommandation connaissance d’un accord de prestation PDIDAS peuvent être paralysées suivie un serveur a été et de maintenance préventive ou curative pour une longue période ; *Prévoir dans le système un données sont sécurisées par livré le 18 février 2016 même si le matériel informatique est - Pertes possibles de données ; changement périodique des le comptable qui procède (BL n° 16010173. garanti pour deux ans. mots de passe des utilisateurs régulièrement à des sauvegardes dans un disque dur externe. Ce qui permet d’éviter une perte de données Recommandation suivie en cas de panne de *Des rapports de l’ordinateur. L’acquisition du sauvegarde automatiques serveur permettra également par le serveur sont générés deux fois par jour 14h et de mettre en réseau le 21h. logiciel de gestion Pour TOMPRO des rapports sont générés tous les matins. 9 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 II- Examen des procédures de passation des marchés L’original de la garantie de bonne Les versions originales des La recommandation exécution du marché de fourniture pour garanties de bonne exécution est bien suivie. Les l’acquisition de véhicules seront classées dans le coffre versions originales des Recommandation suivie complémentaires du PDIDAS est classée prévu à cet effet. garanties de bonne dans le dossier de marché ; il doit être exécution sont gardé dans un coffre-fort durant toute la classées dans le période de sa validité ; coffre-fort L’ANO du bailleur sur la L’ANO sur les TDRS La mission d’audit n’a pas vu l’ANO du méthode de passation du bailleur sur la méthode de passation du est bien classé dans le marché de prestation marché de prestation intellectuel dans le intellectuel est classé dans le dossier. dossier de marché pour l’acquisition dossier de marché pour Recommandation suivie d’Etudes détaillées des sous-projets du site l’acquisition d’Etudes pilote de Ngnith pour une superficie totale détaillées des sous-projets du de 200 ha (Etudes APD-EPI) ; site pilote de Ngnith pour une superficie totale de 200 ha (Etudes APD-EPI). Depuis la dernière mission Tous les marchés sont Certains marchés examinés n’ont pas été d’audit, les marchés sont enregistrés auprès de la Direction fiscale enregistrés. Les enregistrés systématiquement par les consultants ou fournisseurs avant leur début d’exécution. versions enregistrées attributaires de marchés. Recommandation suivie Les versions enregistrées sont sont détenues au disponible au niveau de la comptabilité et un exemplaire niveau de la sera classé dans chaque comptabilité. marché concerné. Le processus d’acquisitions de certains Les statistiques confinées Il s’agit plus de marchés n’a pas été enclenché jusqu’à la dans le tableau 1 doivent tenir marchés relatifs aux période de travaux d’intérim en début compte que les AGEX AGEX. Un appui décembre 2015. exécutent aussi des marchés constant aux Agences inscrits dans le plan de travail est réalisé. La conformément aux Directives procédure de du Bailleur (IDA). recrutement d’un consultant en passation des marchés est en cours pour appuyer l’ANGMV 10 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 III- Trésorerie Dépenses en carburant et salaires du Pour des mesures pratiques et Nous prenons bonne note de Ces deux dépenses ne Nous prenons acte personnel payés à partir du compte d’efficacité, nous suggérons à ce cette recommandation. Elle font pas partie des spécial. qu’une autorisation soit accordée était prise en compte dans la dépenses éligibles au pour que le carburant et les demande que nous avions niveau du sous compte salaires soient payés par le sous adressée à la Direction de spécial. compte spécial sous les l’Investissement qui ne l’avait Cette recommandation signatures de la Coordinatrice et pas accordée. Néanmoins à dépasse les du Spécialiste de la Gestion une nouvelle demande sera compétences du Financière, ce qui nécessitera introduite à la Direction de PDIDAS l’augmentation son plafond fixé l’Investissement pour que actuellement à 100 millions de celle-ci autorise le PDIDAS à FCFA. payer les salaires et le carburant dans le sous compte du crédit et le relèvement de son plafond. La mission a relevé que le projet ne Voir la pertinence pour le Projet Nous prenons bonne note de Cette recommandation La mission prend acte dispose pas d’une caisse pour les de disposer d’une caisse d’avance votre recommandation. Une ne sera jamais suivie menues dépenses afin de régler les pour faire face à certaines demande sera introduite car la Direction de dépenses courantes. urgences car les bureaux du auprès de la Direction de l’Investissement n’est siège sont éloignés de la banque l’Investissement pour pas prête à autoriser moyennant toutefois des l’autorisation à mettre en l’ouverture d’une procédures pour son alimentation place une caisse d’avance. caisse pour le projet. et son fonctionnement. Selon la Direction de l’Investissement, le sous compte spécial fait office de caisse dans la mesure où il n’y a pas de montant minimal. 11 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 IV- Gestion des ressources humaines 4.1. Contrats signés par le personnel du projet : La mission d’audit a constaté que les Absence de couvertures sociales Rechercher une solution pour Le problème a été La mission prend acte. La contrats signés par le personnel du pour les agents liés au Projet posé au niveau de la confirmation est faite par PDIDAS correspondent à des contrats de par des contrats de prestations régler le problème Banque Mondiale. Il lettre circulaire n ° prestation de service. de services (absence droit à la n’est pas spécifique au 00051030 du 15/05/2015 retraite et aux prestations PDIDAS. Il est valable relative aux statut fiscal , familiales). pour tous les projets émoluments, et modèle de sur financement contrats du personnel des Banque Mondiale. La unités de gestion de Banque Mondiale projets financés par la considère les Banque Mondiale, signée personnels des projets conjointement par la BM et comme des le Ministre de l’Economie, consultants. De ce des Finances et du Plan point de vue aucune couverture pour la retraite n’est prévue. Nos contrôles subséquents à l’exercice Respecter le Manuel . Recommandation Recommandation sous revue sur le recrutement du suivie : Le spécialiste personnel du PDIDAS montrent que les en foncier, le suivie (attestations de recrutements aux postes d’auditeur spécialiste en prise de service reçues) interne (1), de Spécialiste foncier (1), de horticulture, l’assistant Spécialiste en horticulture (1), comptable ont été d’informaticien (1), et d’assistant recrutés. En ce qui comptable ne sont pas encore effectués concerne l’auditeur comme le prévoit le manuel de interne, L’ANO a été procédures. reçu dans le courant du mois d’octobre. La procédure sera enclenchée. 4.2. Tenue des fichiers du personnel : Les dossiers individuels du personnel Conformément au manuel Nous prenons bonne note de La fiche signalétique Recommandation sont ouverts pour chaque agent ; des procédures vos recommandations. Les est détenue par le suivie partiellement toutefois les pièces à compléter restent administratives financières et dispositions seront prises dans comptable. Les toujours d’actualité ; à savoir les comptables du Projet validé les meilleurs délais pour la dossiers sont ouverts diplômes, les attestations de travail, les par le comité de Pilotage en constitution des dossiers du auprès de l’Assistante grilles de notation et les PV de date du 19 Mars personnel. de Direction qui sélection des candidats 2015, les dossiers individuels du procède à présélectionnés, etc. personnel doivent être ouverts l’actualisation desdits par le comptable, sous la dossiers au fur et supervision du Spécialiste en mesure de la réception Gestion Financière ; et par des compléments de ailleurs les pièces administratives pièces administratives doivent être produites et mises dans les dossiers. Le Spécialiste 12 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 en gestion financière doit établir une fiche signalétique sur chaque dossier permettant de renseigner globalement sur la situation administrative de l’agent, sur son régime de salaire et reprend l’ensemble des informations utiles : matricule, nom et prénom (s), âge, date d’embauche, statut (contractuel, mise à disposition, détachement), grade, service d’affectation, poste, rémunérations, position administrative (congé, suspension, etc.) La fiche signalétique et de renseignement est mise à jour à chaque fois qu’un acte administratif vient modifier la situation administrative de l’agent. 13 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 4.3. Rémunération du personnel : La paie est tenue sur Excel par le Erreurs possibles de calcul sur Nous suggérons d’acquérir un L’acquisition du logiciel paie Recommandati Recommandation Comptable du Projet sous la supervision les dates et retards sur la logiciel de paie permettant de est déjà inscrite dans le Plan on non suivie : non suivie du Spécialiste en gestion financière. production de livre de paie ou minimiser les risques d’erreurs de Travail et Budget annuel Elle sera fiche individuelle par salarié. encourus avec la tenue sur de l’année discutée en Excel de la paie. 2015 et sera effective au interne. Ainsi, avec un logiciel de paie, la cours du troisième trimestre. comptabilisation se fera par déversement automatique pour garantir l’exhaustivité de la comptabilisation des salaires et charges sociales tout en permettant la production instantanée de livre de paie. Bien que ne revêtant pas le caractère Revoir le modèle de bulletin de En ce qui concerne les Recommandation Recommandation de contrat de travail, il a été établi des paie bien que les intéressés ne bulletins, le comptable suivie suivie bulletins de salaire régulièrement durant bénéficient de contrat de travail procèdera à l’intégration de la période sous revue en conformité avec la l’adresse, du nombre de parts Cependant la mission d’audit a relevé réglementation en vigueur fiscales, de la situation des insuffisances dans les bulletins de matrimoniale, et du nombre paie qui méritent d’y être mentionnés ; d’enfants il s’agit entre autres: le nombre de part fiscal, le nombre d’enfants, la situation matrimoniale et l’adresse de l’agent. Bien que calculées et comptabilisées Absence de couvertures sociales A cet effet, pour solution Nous prenons bonne note de Le problème est La mission prend par le Spécialiste en Gestion Financière pour les agents liés au Projet alternative, la mission d’audit la recommandation spécifique à tous acte. du Projet, les versements des cotisations par des contrats de prestations suggère la mise en place d'un concernant la couverture les projets. Le à l’IPRES, et la CFCE de l’exercice 2014 de services (absence droit à la « Fonds Social de Prévoyance retraite que nous allons blocage est lié au n’ont pas été effectifs jusqu’au moment retraite et aux prestations Retraite des personnels du exploiter en interne. type de contrat. de nos travaux. La raison de ce non familiales). PDIDAS» dont l’objectif est de reversement des cotisations sur les favoriser une meilleure charges patronales est due au type de couverture sociale des contrat qu’a signé le personnel du personnels du PDIDAS dans la PDIDAS, qui est un contrat de prestation limite des montants plafonds de service autorisés par l’IDA dans le contrat de chacun. Ce Fonds pourrait contribuer au financement d’une retraite au bénéfice des personnels de du PDIDAS. Ceci est d’autant plus nécessaire qu’aucune indemnité de précarité n’est prévue en fin de contrat des intéressés 14 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 V- Gestion des immobilisations Absence d’étiquetage et de codification Procéder à l’étiquetage ou à la Nous prenons bonne note de Recommandation des immobilisations acquises. codification de l’ensemble des la recommandation. bien suivie. immobilisations du Projet. L’Assistante Recommandation suivie Administrative Logisticienne qui vient de prendre service procédera à l’étiquetage ou la codification de l’ensemble des immobilisations absence de valorisation des Un rapprochement entre l’état Pour une bonne maitrise du Recommandation bien immobilisations inventoriées valorisé des immobilisations patrimoine immobilier du PDIDAS, suivie. Le comptable et physiquement et leur rapprochement élaboré par le Spécialiste en nous recommandons pour l’avenir l’Assistante avec les valeurs comptables des Gestion Financière pour la sortie de procéder à la valorisation de Administrative matériels portés dans les livres de la des états financiers annuels l’exhaustivité de l’inventaire des logisticienne ont procédé Comptabilité ; n’est possible ni avec le fichier immobilisations effectué à la à la valorisation des des matériels de l’Assistante clôture de chaque exercice, immobilisations Administrative et Logistique et l’élaboration de fichier numérique ni avec les recensements des immobilisations et un physiques car ceux-ci n’étant rapprochement entre ce fichier et Recommandation suivie pas valorisés ; ce qui fait que la comptabilité. les valeurs des immobilisations Pour régulariser la situation portées dans les comptes des actuelle, l’Assistante états financiers annuels ne Administrative et Logistique doit peuvent pas être comparées se rapprocher auprès de la contradictoirement avec les comptabilité afin de valoriser les matériels recensés matériels inventoriés ; ceci physiquement. permettra de pourvoir rapprocher l’inventaire des immobilisations en valeurs avec celles de la comptabilité. Les immobilisations doivent être l’absence d’assurance multirisque du assurées auprès d’une Compagnie La question pourrait être Recommandation non patrimoine immobilier et de la flotte d’assurance afin de les sécuriser discutée en interne suivie automobile du PDIDAS. et d’être indemnisées en cas de survenance d’un sinistre. 15 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 VI- Reconstitution du Compte Spécial Une absence de pièces justificatives originales Double utilisation Nous recommandons de : Nous prenons bonne Cette Recommandation classées dans les liasses ; d’une même facture ; note de la recommandation non suivie Procéder à l’annulation recommandation. Le pose problème. Les factures payées ne sont pas systématique des factures logiciel TOMPRO Comment procéder systématiquement annulées après règlement ; Règlement d’une après règlements ; systématiquement à l’annulation de facture génère des factures. Une absence d’imputation comptable sur les arithmétiquement Procéder à l’apposition de fiches liasses justificatives ; erronée ; l’imputation comptable et du d’imputation. Le Recommandation Recommandation numéro de pièce comptable comptable les joindra suivie : les suivie. sur les liasses ; désormais aux imputations la non permanence dans le classement des pro- pièces justificatives. comptables sont forma justifiant la consultation de plusieurs Erreur d’imputation générées par le fournisseurs en raison de l’absence des pro-forma comptable. Cependant nous ne logiciel et classées des fournisseurs non retenus dans le classement à Classer systématiquement dans comprenons pas la dans les liasses défaut d’avoir les liasses comptables les ANO nécessité d’annuler comptables une grille de dépouillement comparant les prix reçues de la des factures payées, proposés dans les offres. banque pour l’ensemble des tel que mentionné pièces de décaissement dans le contrat. Pour Recommandation éviter une double suivie. utilisation d’une le classement de façon même facture permanente des pro-forma justifiant la consultation de plusieurs fournisseurs au niveau des pièces justificatives, soit en y joignant aussi les pro- Nous prenons bonne forma des fournisseurs non note de la retenus. recommandation et dans le classement, soit pouvons désormais d’avoir dans le classement une demander à la Recommandation grille de dépouillement passation des suivie : Les factures comparant les prix proposés marchés qui fait la proforma sont dans les offres demande de facture jointes aux dossiers pro-forma de nous fournir les dossiers de cotation 16 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 REMARQUES PARTICULIERES SUR CERTAINES Nous recommandons Nous prenons bonne Recommandation non Recommandation DEPENSES A CARACTERE SOCIAL ainsi d’aménager une note de vos suivie non suivie ligne budgétaire au recommandations. Lors de notre audit des relevés de dépenses, nous niveau du PTBA afin de Nous pouvons insérer avons relevé une dépense de 150 000 FCFA qui, à prendre en compte la désormais dans les priori, ne rentre pas dans le cadre des activités du nécessité des appuis prochains PTBA une PDIDAS. Cependant compte tenu de l’environnement ponctuels du PDIDAS à ligne budgétaire sociologique et à fort partenariat institutionnel dans certains acteurs locaux destinée aux appuis lequel évolue le PDIDAS, la mission prend bonne dans le cadre ponctuels. Cependant note de l’avis de la Coordination sur la nécessité de notamment de la nous demandons cet appui ponctuel; en effet ledit montant a été versé communication et de la systématiquement un dans le cadre des fêtes de l’arbre de noëls de fin. visibilité du Projet. Il avis de non objection reste bien entendu que pour chaque demande les dépenses éligibles qui nous ait soumise sur cette ligne doivent comme vous avez eu à avoir des liens directs le constater. avec les activités du Malheureusement en ce PDIDAS afin d’une qui concerne cet appui efficace et transparente destiné au Ministère de de son utilisation. l’Agriculture et de l’Equipement Rural, l’avis du TTL n’avait pas été recueilli. 17 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 VII- gestion du carburant 8.1- Absence de justificatifs probants sur Justifier chaque sortie de Recommandation bien Recommandation certains octrois de carburant carburant effectué dans le cadre partiellement suivie des activités du projet par des suivie certaines sorties de carburant ne pièces justificatives probantes comportaient pas de fiche de dotation complètes ; visée par les autorités habilitées à Recommandation non Effectuer des inventaires inopinés suivie savoir les visas du Demandeur, du des cartes de carburant de temps Spécialiste en Gestion Financière (SGF) en temps afin de s’assurer que le et de la Coordinatrice stock physique et le stock théorique concordent ; Effectuer des contrôles régulier Recommandation non afin de régulariser les écarts éventuels avant de dresser les PV suivie d’inventaire ; 8.2-Existence d’un écart au 31/12/2015 Effectuer des tests de cohérence périodiques des procédures afin Recommandation non un écart non significatif de 1649 FCFA de vérifier la vraisemblance des suivie. Il existe toujours un entre le solde de la compagnie pétrolière consommations de carburant écart non significatif d’un VIVO et le solde du PDIDAS mentionnées dans les carnets de montant de FCFA 391,5 au bord des véhicules pool. 31 12 2016 18 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 IIème partie : EXAMEN DU FONCTIONNEMENT DE LA STRUCTURE DE CONTRÔLE INTERNE DU PDIDAS, DE SON SYSTEME COMPTABLE, AINSI QUE DE SES PROCEDURES COMPTABLES EN 2016 L’examen du fonctionnement de la structure de contrôle interne couvre les points ci-après : Système d’information de gestion et de la tenue de la comptabilité ; Passation de marché dans le cadre d’acquisition des travaux, des biens et services ; Gestion de la trésorerie; Gestion des Ressources Humaines ; Gestion des immobilisations ; Gestion du carburant ; Reconstitution du compte spécial ; Observations sur les Partenaires techniques. 19 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 II.1. RAPPEL DU CADRE INSTITUTIONNEL DE MISE EN ŒUVRE DU PDIDAS ET EXAMEN DU FONCTIONNEMENT DU SYSTÈME D’INFORMATION DE GESTION ET DE LA TENUE DE LA COMPTABILITÉ DU PDIDAS AU COURS DE L’ EXERCICES 2016 11- RAPPEL DU CADRE INSTITUTIONNEL DE MISE EN ŒUVRE DU PDIDAS Le PDIDAS est mis en œuvre par le Gouvernement du Sénégal avec l’appui de la Banque Mondiale et du Fonds Mondial pour l’Environnement (FEM) à travers l’Accord de crédit N° 5334-SN d’un montant de quatre-vingt millions (80 000 000) de dollars US et l’Accord de don N° TF 016708 d’un montant de six millions (6 000 000) de dollars US. Ce qui correspond à un financement global de 43 milliards de francs CFA. La préparation technique dudit Projet (PDIDAS) a été confiée à un Comité Technique de Préparation présidé par le Ministère de l’Agriculture et de l’Equipement Rural (MAER) et la gestion fiduciaire a été assurée par le Programme de Développement des Marchés agricoles du Sénégal (PDMAS) à travers l’Accord du Fonds de Préparation de Projet (PPF N°Q7930). L’objectif principal est de développer une agriculture commerciale inclusive et une gestion durable des terres dans les zones du Lac de Guiers et du Ngalam. A ce titre, le projet va contribuer à lever une masse critique de contraintes par la réalisation d’infrastructures physiques (infrastructures et systèmes d’irrigation et routes d’accès) ainsi qu’en apportant un appui aux institutions et au secteur privé tout au long des chaines de valeur. Le projet, entré en vigueur le 26 juin 2014, intervient au niveau des régions de Saint- Louis et de Louga, notamment dans trois Départements, neuf Communes et 41 villages. Au plan opérationnel, le PDIDAS est mis en œuvre à travers deux composantes techniques et une composante liée à la coordination et à la gestion du Projet. Il s’agit de : Composante 1 : Appui aux Acteurs de la Filière : Cette composante permettra d’appuyer au moins neuf communes1 rurales des régions de Saint-Louis et de Louga à travers une assistance technique afin de s’assurer que les droits d’utilisation des terres sont attribués aux opérateurs privés d’une manière inclusive et durable bénéficiant à l’ensemble de la communauté. Elle comprend également une assistance en formation professionnelle et en recherche appliquée en faveur des associations d’agriculteurs, des PME et des associations d’exploitants agricoles. Les communautés locales bénéficieront d’une assistance technique dans la négociation de contrats agro-business respectueux de la Gestion Durable des Terres et de l’Eau (GDTE). Cette assistance permettra également de promouvoir l’adoption de pratiques GDTE par les agriculteurs, notamment dans les zones de démonstration. Enfin, cette composante prévoit un appui à la réhabilitation de l’Agropole de Mpal et au processus de gestion des terres. 1 Quatre communes du département de Dagana dans la région de Saint-Louis : Ngnith, Diama, Ronkh, Mbane. Trois communes du département de Saint-Louis dans la région de Saint-Louis : Fass Ngom, Ndiébène Gandiole, Gandon et deux communes du département de Louga dans la région de Louga : Keur Momar Sarr et Syer. 20 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 Composante 2 : Développement des infrastructures d’irrigation et amélioration de la gestion des ressources naturelles : Elle permettra de financer les infrastructures d’irrigation publique dans la vallée de Ngalam et autour du lac de Guiers. Il s’agira notamment de la conception, de la construction et de l’équipement des infrastructures d’irrigation primaires essentielles et des canaux secondaires. Elle appuiera également les petits exploitants et PME pour la mise en place de systèmes d’irrigation tertiaire ainsi que des programmes de fourniture d’intrants aux petits exploitants à travers le fonds à frais partagés. La mise en œuvre des travaux secondaires et tertiaires ne démarrera que lorsque le processus d’attribution des droits d’utilisation des terres conformément à la composante 1.1 (Assistance technique aux communautés rurales et aux petits exploitants locaux) sera terminé. En outre, la composante appuiera la gestion forestière impulsée par la communauté comme facteur contribuant à une gestion durable et inclusive des terres. Composante 3 : Coordination, Gestion, Suivi et Évaluation du Projet et Communication qui consistera en un appui, dans les domaines de la coordination, de la supervision, de la gestion financière, de la passation des marchés, de la communication et de la sensibilisation, de la supervision de la mise en œuvre des instruments de sauvegarde et du Cadre Foncier, du suivi et de l’évaluation y compris par la fourniture de l’assistance technique, de la formation, du financement des charges de fonctionnement, des fournitures et des services afin requises. Le cadre institutionnel du PDIDAS fait intervenir les acteurs suivants: Les Ministères de tutelle technique et financière qui sont respectivement le Ministère de l’Agriculture et de l’Equipement Rural(MAER) et le Ministère de l’Economie, des Finances et du Plan (MEFP) ; Les Bailleurs de fonds du projet que sont la Banque mondiale(IDA) et le Fonds Mondial pour l’Environnement (FEM) ; Les Structures de pilotage et de gestion du projet: le Comité de Pilotage du projet(CPP) ; l’Unité de Coordination du Projet(UCP) et les Comités locaux d’approbation (CLA) des régions de Saint-Louis et de Louga ; les Structures de mise en œuvre du projet : la firme d’assistance technique ou de facilitation des investissements agricoles et les agences d’exécution ; les Prestataires de services (privés, associatifs, publics) ; les Communautés locales (Conseils des communes, Conseils des villages). 21 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 11-1 Les Ministères de tutelle technique et financière Le Ministère chargé de l’Agriculture Le Ministère chargé de l’Agriculture est chargé de la tutelle technique du Projet. A ce titre, il assure la présidence du Comité de Pilotage du Projet(CPP). Le Ministère chargé des Finances Il assure par le biais de la Direction de l’Investissement(DI), la gestion des deux Comptes désignés ouverts au nom du PDIDAS auprès d’une ou de deux banques commerciales. Les Comptes désignés du Projet sont destinés à recevoir les fonds de l’IDA et du FEM. 11-2 Les Bailleurs de fonds du projet La Banque mondiale(IDA) et le Fonds Mondial pour l’Environnement(FEM) sont les deux bailleurs de fonds du PDIDAS. Au plan financier, la Banque Mondiale assure la gestion du compte de Crédit IDA et du compte de Don FEM, l’alimentation des deux comptes désignés du Projet et les paiements directs des tiers (prestataires, fournisseurs, entrepreneurs).Elle veille aussi à ce que les comptes et états financiers du projet soient audités chaque année par des auditeurs indépendants qu’il juge acceptables et à ce que les rapports y relatifs lui soient remis au plus tard six mois après la fin de l’exercice budgétaire du Sénégal. Au plan opérationnel, elle appuie l’exécution du projet en effectuant des missions de suivi et d’appui deux fois par an. Il assure aussi la revue à mi-parcours du projet afin d’évaluer l’état d’avancement du projet et, au besoin réorienter le projet en intégrant les leçons supplémentaires tirées et les réalités du terrain. 11.3 Les Structures de pilotage et de gestion du projet L’arrêté n°12561/MAER du11Août 2014 définit l’organisation et le fonctionnement de l’Unité de Coordination et de Gestion et des organes de coordination et de supervision du PDIDAS. Les organes du Projet sont constitués: au niveau national, par le Comité de Pilotage du Projet(CPP) et l’Unité de Coordination du Projet(UCP); au niveau local, par les Comités Locaux d’Approbation (CLA). 22 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 11.31 Le Comité de Pilotage du Projet(CPP) Le Comité de Pilotage du Projet (CPP) est chargé : i) d’approuver les rapports annuels d’exécution ;ii) de valider les programmes de travail et budgets annuels (PTBA); iii) d’examiner et d’approuver les rapports d’audit ;iv) de vérifier l’application des rapports d’audit et des missions de supervision ; v) de veiller au respect de la stratégie de mise en œuvre du projet et à la cohérence de ses interventions avec les politiques et projets en cours. Il est présidé par le ministre de l’Agriculture et de l’Équipement rural ou son représentant. Il est composé des membres suivants : un représentant du Ministère de l’Economie, des Finances et du Plan ; un représentant du Ministère des Infrastructures et des Transports; un représentant du Ministère de la Promotion des investissements et du Partenariat ; un représentant du Ministère de l’Environnement et du développement durable ; un représentant du Ministère de l’Hydraulique et de l’Assainissement ; un représentant du Ministère de la Justice ; un représentant du Ministère de l’Aménagement et des Collectivités Locales ; un représentant du Ministère du Commerce et du Secteur Informel ; un représentant du Secrétariat Permanent de la Stratégie de Croissance Accélérée ; les communes des zones de la vallée de Ngalam et du lac de Guiers dans les régions de Saint-Louis et de Louga ; les représentants de la société civile et d’organismes privés ; la Direction de l’Horticulture. Assistent à titre d’observateurs aux réunions du CPP, les représentants de : la Direction de l’Analyse de la Prévision et des Statistiques (DAPS) ; la Direction de l’Agriculture (DA) ; la Direction de l’Investissement (DI) ; la Direction de la Coopération Economique et Financière (DCEF) ; la Direction Générale des Impôts et des Domaines (DGID) ; la Direction de la Transformation Alimentaire (DTA) ; la Caisse Nationale d’Assurances Agricoles du Sénégal (CNAAS) ; la Caisse Nationale de Crédit Agricole du Sénégal (CNCAS) ; l’Institut National de Technologie Alimentaire (ITA). Le CPP se réunit en session ordinaire une fois par an. L’UCP assure le secrétariat du CPP en préparant notamment les documents qui sont présentés lors des réunions et en rédigeant les procès-verbaux des réunions, etc. 23 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 11.32 L’Unité de Coordination du Projet L’Unité de Coordination du Projet(UCP) est dotée de l’autonomie de gestion administrative et financière et de la capacité juridique de passer des contrats. Elle est chargée de la gestion stratégique, de la gestion fiduciaire (gestion financière et comptable, passation des marchés), de la gestion administrative, de la gestion du personnel, de la capitalisation et de la gestion des savoirs, de la gestion environnementale et sociale, de la définition et de la mise en en œuvre de la politique de communication et de l’organisation des concertations nationales avec les acteurs des filières et des partenaires. L’UCP a pour principales missions: la programmation des interventions et l’élaboration des Programmes Techniques et Budgets Annuels(PTBA); La préparation, la gestion et le suivi des conventions techniques ou de partenariats avec les agences d’exécution et les partenaires publics et les contrats avec les prestataires de services privé et associatif ; la coordination et le suivi de la mise en œuvre des interventions des acteurs impliqués dans la mise en œuvre du Projet ; la gestion administrative et financière des ressources et des moyens du Projet ; la représentation du Projet dans ses relations avec les institutions publiques et privées et l’animation des instances de coordination au niveau national et régional ; le contrôle de la conformité avec les Instruments de Sauvegarde et le cadre Foncier pour les activités du projet; la coordination des dispositifs de suivi-évaluation du projet; la préparation des rapports d’activités et leur transmission aux instances concernées (CPP, IDA) ; la coordination des missions d’audit des comptes et des états financiers du Projet. Le personnel de l’UCP est composé par:(i) un coordinateur ;(ii)un spécialiste principal en passation des marchés,(iii)un spécialiste en passation des marchés ;iv) un spécialiste en gestion financière;(v)un comptable ;(vi)un spécialiste en suivi et évaluation ; (vii) un spécialiste en GDTE ; viii) un expert en irrigation; ix) un spécialiste en mesures de sauvegarde environnementale ; (x) un spécialiste en mesures de sauvegarde sociale et du développement communautaire ; xi) un spécialiste en communication. L’UCP est également dotée d’un personnel d’appui composé de secrétaires, de chauffeurs, d’agents administratifs et d’agents de services. 24 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 11.33 Les Comités Locaux d’Approbation(CLA) L’UCP est chargée, en relation avec les agences d’exécution, de mettre en place dans les régions de concentration du Projet (Saint-Louis, Louga), les Comités Locaux d’Approbation (CLA) chargés de la sélection des investisseurs privés et dessous- projets des producteurs locaux. Les CLA sont composés des membres suivants : Un représentant de l’Agence de promotion des investissements et des grands travaux(APIX); Un représentant de la Société d’aménagement et d’exploitations des terres du Delta et des vallées du fleuve Sénégal et de la Falémé (SAED) ; un représentant de l’Office du Lac de Guiers (OLAG) ; un représentant de l’Agence Nationale de la Grande Muraille Verte(ANGMV) ; un représentant de l’UCP du PDIDAS ; un représentant des Collectivités Locales(Commune) ; un représentant de la Direction Régionale du Développement Rural (DRDR) ; un représentant de la Direction Régionale de l’Environnement et des Etablissements Classés (DREEC) ; un représentant des institutions financières locales ; un représentant du service régional des impôts et des domaines ; un représentant des organisations professionnelles agricoles ; un représentant de la société civile. Les CLA sont mis en place dans chacune des régions d’intervention du Projet par arrêté du Gouverneur qui définit notamment sa composition en prenant en compte la présence des femmes (à travers liste nominative des membres) ainsi que ses règles de fonctionnement. La présidence des CLA est assurée par les Gouverneurs de régions et le secrétariat technique par l’UCP. 11.34 Les Structures de mise en œuvre du projet Les structures de mise en œuvre du projet sont constituées par la Firme de Facilitation des investissements (FFI), les Agences d’Exécution (AGEX), les Partenaires Techniques et les Prestataires de services. 25 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 11.34.1 La Firme de Facilitation des Investissements La Firme de Facilitation des Investissements (FFI) assure la facilitation des investissements privés dans le cadre du projet. Elle fournira en particulier les prestations suivantes: appui au processus d’identification des terrains pour s’assurer qu’il soit participatif et transparent (en partenariat avec les Communes et à la suite de l’étude réalisée par le CIRAD) ; études d’Avant-Projet Sommaires qui détermineront pour chaque bloc la configuration du parcellaire, les options des aménagements primaires (amenée d’eau au niveau du bloc), les systèmes d'irrigation parcellaires les plus appropriés pour les populations ciblées, les aménagements post récolte de base (hangar/magasin pour les petits exploitants), les pistes de desserte et les besoins en énergie électrique (en partenariat avec les Communes et la SAED); études des principaux risques de dégradation des terres sur les futurs blocs et sur les terres agricoles alentours, identification des techniques de gestion durable des terres agricoles appropriées localement et appui à la sélection et supervision d’une équipe qui appuiera l’adoption de ces techniques par le petits et moyens producteurs ainsi que par les agro-industriels ; appui nécessaire à une procédure concurrentielle d’appel à projets d’investissement auprès d’agro-investisseurs nationaux et internationaux (en partenariat avec l’APIX); révision (en partenariat avec la SAED) des études APD-DAO présentées par les concessionnaires et agro-investisseurs privés; appui à la mise en place d’un comité technique pour appuyer les Communes dans la sélection d’investisseurs privés petits, moyens et grands; appui au comité technique chargé d’aider les Communes à sélectionner les investisseurs; suivi technique et service juridique de médiation pour faciliter la formalisation du contrat « Investisseurs–Communes » et la résolution d’éventuels conflits; aux Communes pour mettre en place des bureaux locaux de gestion foncière, pour leur fournir et les former aux outils permettant d’exercer leurs compétences en gestion foncière ; intégration dans son plan d’action et mise en œuvre des conclusions des études d’impacts environnementaux et sociaux qui seront réalisées dans le cadre du projet ; aide à la conception et à la mise en œuvre d’un dispositif indépendant de suivi et évaluation des indicateurs de performance et d’impacts pour mesurer les effets du projet dans les zones d’investissements. 26 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 11.34.2 Les Agences d’Exécution du Projet La mise en œuvre des composantes et sous-composantes du projet est confiée aux agences d’exécution (AGEX), qui mettront en place en leur sein une Unité d’Exécution(UEP) pour la réalisation des activités. Les AGEX se chargent de l’exécution d’activités spécifiques du projet. Les coûts liés à l’exécution de ces activités sont pris en charge dans le PTBA préparés par ces agences et approuvés par l’UCP et le CPP. Des conventions de partenariats sont conclues entre l’UCP et chaque AGEX seront préparés avant le démarrage du projet. Les principales agences d’exécution impliquées dans la mise en œuvre projet sont : la SAED qui intervient principalement dans la conception et la réalisation des infrastructures d’irrigation (primaire, secondaire, tertiaire, aux pistes rurales et à l’électrification rurale) et la gestion améliorée des ressources en eaux en collaboration avec l’OLAG (sous-composante 2.1). La SAED intervient aussi dans le cadre de la mise en œuvre de la sous- composante1.1en appui à la FFI dans l’encadrement des sous-projets des producteurs locaux financés dans le cadre de l’aménagement terminal (formation, équipement, mis en place d’associations de producteurs et de partenariats d’affaires avec les investisseurs privés) et la mise en place de mécanismes de gestion des périmètres irrigués des PMP suivant le modèle des unités autonomes d’irrigation (UAI) qu’elle a mises en place avec succès dans la vallée. l’APIX qui va exercer la fonction d’agence d’exécution pour les activités liées à la promotion de l’investissement et au suivi des investisseurs privés (agro- industriels) en rapport avec l’UCP (sous-composante 1.2) ; la CFAHS/PROCLUSTERS , va exercer la fonction d’agence d’exécution pour les activités liées au renforcement interprofessionnel de la filière horticole (sous- composante 1.2) ; l’Université Gaston Berger (UGB) qui va exercer la fonction d’agence d’exécution pour les activités liées à la formation professionnelle et à la recherche appliquée (sous-composante 1.2) ; l’Agence nationale de la Grande muraille verte (ANGMV) du Ministère de l’Environnement qui va exercer la fonction d’agence d’exécution pour les activités liées à la gestion des forêts classées et des réserves naturelles (sous- composante 2.3). 27 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 11.34.3 Les Partenaires Techniques Les Partenaires techniques désignent l’ensemble des services de l’état qui interviennent dans la mise en œuvre du projet qui n’ont pas un statut d’agence d’exécution (AGEX): l’OLAG qui est intervient dans la mise en œuvre des activités de gestion améliorée des ressources en eaux en collaboration avec le SAED; l’ISRA et le CDH qui interviennent dans la mise en œuvre des activités de formation et de recherche appliquée sur les techniques agricoles, les techniques de GDTE, les semences et les technologies améliorées en collaboration avec l’UGB; la DREEC et l’IREF qui interviennent sur la mise en aménagement participative des forêts et des réserves naturelles de la zone d’intervention du projet en collaboration avec l’ANGMV. 11.34.4 Les Prestataires de services Les prestataires de services privés (bureaux d’études, consultants individuels), associatifs (ONGs) et publics (services techniques de l’état) interviennent dans les domaines des études, de l’appui conseil et de la formation. 11.35 Les Communautés locales Les Communautés locales (Conseils des communes, Conseils des villages) sont chargées d’approuver les affectations de terres destinées aux aménagements hydro- agricoles et aux infrastructures rurales réalisées par le PDIDAS. En outre, elles sont chargées de conduire les négociations foncières et de conclure des accords de partenariats avec les investisseurs avec l’appui de la Firme de Facilitation des Investissements(FFI). 28 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 12. EXAMEN DU FONCTIONNEMENT DU SYSTÈME D’INFORMATION DE GESTION ET DE LA TENUE DE LA COMPTABILITÉ DU PDIDAS AU COURS DE L’ EXERCICE 2015 Le tableau ci-dessous présente les informations de base du projet : i. Projet N° P124018 ii. Coût du projet : 43 Milliards de FCFA (86 000 000 de dollars US) iii. Montant du prêt IDA N° 5334-SN 40 Milliards de FCFA (80 000 000 de dollars US) iv. Don FEM TF016708: 3 Milliards de FCFA (6 000 000 de dollars US) v. Durée du projet : 6 ans vi. Organe d’exécution : UCP PDIDAS vii. Date d'approbation : Septembre 2012 viii. Date de signature 28 mars 2014 ix. Date d’entrée en vigueur : 26 juin 2014 er x. Date du 1 décaissement : 23 novembre 2014 xi. Date de clôture : 31 décembre 2019 xii. Dernière mission d’appui de la BM : Du 17 au 25 novembre 2016 xiii. Taux de décaissement du Don TF 15.79 % au 31 décembre 2016 16708 FEM Taux de décaissement du Prêt IDA 12,58% au 31 décembre 2016 53340 12.0. – Objectifs de contrôle : Les objectifs de contrôles visés consistent à nous assurer que le système d’information de gestion financière et comptable ne présente pas de faille engendrant des risques majeurs susceptibles de ne pas garantir la fiabilité et la sincérité des informations produites dans le cadre des activités du PDIDAS. 29 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 12.1.-FONCTIONNALITES ET SECURITE INFORMATIQUE L’essentiel des constats antérieurs restent maintenus , la mission d’audit note cependant un début de mise en œuvre en particulier les procédures de recrutement d’un informaticien et l’acquisition d’un serveur sont lancées et bientôt boucléees. 12.1.1 Observations o Un informaticiena été recruté et pris service le 01 avril 2016 après bouclage des procédures de recrutement et après les négociations de son contrat le mardi 22 mars 2016. o Un serveur a été acquis et livré le 18 février 2016 (BL n° 16010173, ce qui ce qui permet de disposer d’un système de sauvegarde adéquat et suffisant actuellement. o Le logiciel comptable n’est pas encore en réseau ; seul le comptable qui tient la comptabilité dispose les informations comptables à temps réel. 12.1.2. RISQUES IDENTIFIES o une gestion peu efficace du système de traitement informatisé en particulier impossibilité de partager les données en temps réel. 12.1.3. RECOMMANDATIONS Les responsables du PDIDAS devraient veiller à prendre les mesures suivantes : o Prévoir dans le système un changement périodique des mots de passe des utilisateurs ; o Prévoir un matériel de secours en définissant un plan de secours matérialisé faisant l’objet de test au moins une fois par an ; o Rédiger des procédures informatiques prévoyant notamment en cas d’incidents ou de pannes un Plan Reprise Activité (PRA). o Mettre en réseau le serveur qui est déjà acquis pour un meilleur partage des informations en temps réel. 30 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 12.1.4 Commentaires des Responsables du PDIDAS L’Unité de Coordination et de Gestion (UCG) prend acte. L’informaticien fait des changments périodiques des mots de passe 12.1.5 Avis final de la mission d’Audit La mission d’audit prend bonne note de la non obection de la part de L’Unité de Coordination et de Gestion (UCG) de ses recommandations telles que formulées ci- dessus. 31 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 13 - GESTION BUDGETAIRE Le PTBA 2016 a été approuvé par le comité de Pilotage et envoyé au chargé de Projet Banque Mondiale le 11 mars 2016. Répartition du budget 2016 par composante Composantes Montant Composante 1: Appui aux acteurs de la filière 2 182 061 184 Composante 2: Aménagement des Infrastructures d'irrigation et 2 770 993 000 Gestion des Ressources naturelles Composante 3: Coordination, Suivi et Evaluation d'impact et 1 798982 800 Communication Total 6 752 036 984 Situation de l’exécution budgétaire annuelle 2016 Le tableau d’utilisation des fonds par composante dégage un montant total dépensé de deux milliards deux cent vingt six millions quatre cent soixante quinze mille cinq cent seize francs ( 2 226 475 516 ) CFA durant l’année 2016. Sur un budget de six milliards sept cent cinquante deux millions trente six mille neuf cent quatre vingt quatre francs (6 752 036 984) FCFA prévu pour l’année, deux milliards deux cent vingt six millions quatre cent soixante quinze mille cinq cent seize francs (2 226 475 516) FCFA ont été dépensés selon les livres de la comptabilité , ce qui correspond à un taux d’exécution budgétaire annuel de 33%. Toutes ces informations sont résumées dans le tableau qui suit : Situation des décaissements par composante sur l’année 2016 Budget Taux Composantes annuel 2015 Réalisé (FCFA) Ecart (FCFA) d'exécution (FCFA) (%) Appui aux acteurs de la filière 2 182 061 184 1 170 272 166 1 011 789 018 53,63 Aménagement des infrastructures d'irrigation et gestion des 2 770 993 000 223 102 722 2 547 890 278 8,05 ressources naturelles Coordination, Suivi et évaluation du projet d'impact et Communication (non compris l'avance de 1 798 982 800 833 100 628 965 882 172 46,3 démarrage) Total 6 752 036 984 2 226 475 516 4 525 561 468 33 32 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 14 - OUTILS DE GESTION ET REPORTING Observations sur la Production régulière des rapports trimestriels d’activités et de suivi financier (RSF) et de leurs transmissions aux destinataires désignés pour les recevoir Au titre de l’exercice 2016, deux rapports d’activité trimestriels ont été produits par la Coordination et communiqués aux destinataires habilités à les recevoir comme cela est indiqué dans le tableau ci-dessous et un rapport annuel incluant le dernier trimestre d’octobre 2016 à décembre 2016. De même, quatre (4) Rapports de suivi Trimestriels (RSF) ont été établis et transmis à la Banque Mondiale. Ils ont tous été jugés satisfaisants. 33 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 Date courrier de transmission au Période production Date courrier de Ministère de Tutelle, Date courrier de des Rapports Date courrier de transmission au Ministère de transmission au d’activité transmission à la Ministère de l’Agriculture et de Président du trimestrielle et Banque Mondiale l’Economie, l’Equipement Comité de annuelle Fiances et Plan Pilotage (MAER) Trimestre finissant 30 mai 2016 30 mai 2016 30 mai 2016 30 mai 2016 au 31 mars 2016 Trimestre finissant 26 Août 2016 05 Août 2016 05 Août 2016 05 Août 2016 au 30 juin 2016 Trimestre finissant au 30 septembre Non non non non 2016 Trimestre finissant au 31 décembre 2016 09 décembre 09 décembre 29 novembre 2016 09 décembre 2016 Correspondant en 2016 2016 même temps au Rapport Annuel Date courrier de Période production des Rapports de Suivi Financier (RSF) transmission à la Banque Mondiale Trimestre finissant au 31 mars 2016 06 mai 2016 Trimestre finissant au 30 juin 2016 04 août 2016 Trimestre finissant au 30 septembre 2016 03 novembre 2016 Trimestre finissant au 31 décembre 2016 08 fevrier 2017 Nous n’avons pas relevé d’anomalies particulières dans leur contenu par rapport aux rapprochements tirés des données de la comptabilité et notamment celui du 4ème trimestre 2016. 34 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 15 - MISSIONS DE SUPERVISION DE LA BANQUE MONDIALE Durant l’ année 2016, la Banque mondiale a effectué deux missions d'appui à la mise en œuvre du Projet de Développement Inclusif et Durable de l'Agribusiness au Sénégal, durant la période du 18 au 29 avril 2016 pour la première mission et du 17 au 25 octobre 2016. Les objectifs de ces missions étaient de: (i) revoir la mise en œuvre du plan d’action convenu; (ii) identifier les contraintes et points de blocage éventuels auxquels serait sujette l’exécution des activités du projet ; (iii) convenir de solutions et mesures à adopter afin de lever ces contraintes et favoriser une meilleure performance du projet et (iv) procéder à la revue des aspects fiduciaires du projet dans le cadre de la gestion financière et des passations des marchés. A l’issue de leurs missions, des recommandations ont été formulées dont le plan d’action actualisé de la mise en œuvre est présenté ci-dessous à travers le tableau dressé ci-après au moment du passage de la mission d’audit du 20 au 24 mars 2017 au siège du PDIDAS à Saint-Louis (tableau rempli avec l’aide du chargé de SUIVI/EVALUATION du PDIDAS). 35 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 Etat de mise en œuvre du plan d’actions formulé par la Banque Mondiale à l’issue de sa mission d’appui du 17 au 25 octobre 2016 tel que la mission d’audit du cabinet Ficadex l’a évalué lors de son dernier passage au siège du projet a Saint-Louis du 20 au 24 mars 2017 N° Description de l’action Niveau de mise en œuvre Acteurs au moment du passage de Echéances Responsable impliqués la mission d’audit du 20 au 24 mars 2017 Composante I : Appui aux acteurs de la filière 1 Préparation d’une note technique/circulaire de cadrage Bail / sous bail toujours nécessaire à la formalisation du sous-bail pour les services déconcentrés en négociation entre de Saint-Louis et de Louga Immédiat DGID UCP l’Etat et la banque mondiale 2 Suivi des Opérations pilotes afin de déterminer le coût et les Les tableaux de bord ont délais de la démarche foncière. été élaborés . Les éléments de coût et de Immédiat FFI UCP délais renseignés dans le cadre de la mise en œuvre du schéma foncier. 3 Mise en œuvre d’une méthodologie qui préparera les L’activité de préparation communautés et les communes à la négociation de partenariat des communautés aux et au partage des terres. Les résultats attendus sont (a) l’obtention négociations et d’un consensus acté sur le partage des terres entre les membres de l’offre foncière et une proposition commune en destination des partages des terres investisseurs ; et (b) l’organisation des populations partageant une s’est déroulé du 4 au 5 même Offre Foncière en vie associative formalisée afin d’avoir un janvier 2017 à l’endroit interlocuteur légal pour négocier avec les investisseurs Immédiat/ des décideurs et du 18 avant janvier au 8 février 2017 FFI UCP finalisation à l’endroit des DAP communautés villageoises des 12 OF retenues dans le DAP1 L’organisation en vie associative a été effective dans les 12 sites du 2 mars au 31 avril 2017 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 36 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 N° Description de l’action Niveau de mise en œuvre Acteurs au moment du passage de Echéances Responsable impliqués la mission d’audit du 20 au 24 mars 2017 4 Signature du Décret relatif au sous-bail. Le décret est cours de Bail / sous bail toujours préparation et la mission n’a pas pu obtenir d’informations sur sa date en négociation entre de promulgation A déterminer BOS/DGID/DCEF UCP l’Etat et la banque mondiale 5 Protocole DGID / PDIDAS – mise en place d’un protocole pour En attente toujours du l’atteinte d’objectifs conjoints, à savoir l’immatriculation et la passation retour de la DGID Immédiat DGID/UCP UCP de baux pour les blocs de culture correspondant à environ 19.364 ha d’offres foncières 6 Protocole OLAG/PDIDAS – mise en place d’un protocole avec l’OLAG Le Protocole est transmis pour une gestion améliorée des ressources en eau dans la zone du Lac Immédiat UCP OLAG à l’IDA pour ANO de Guiers 7 Incubateur UGB - Mise en place d’un dispositif d’animation Un atelier de économique en synergies avec la CFAHS/Pro-Cluster et la Dhort développement des mécanismes de synergie est organisé avec Immédiat UCP CFAHS, Dhort l’implication des partenaires techniques et les AGEX. Un plan d’action est établi 8 Réhabilitation de l’Agropole de Fass. Les TDR de Etude diagnostique technique des infrastructures existantes l’étude diagnostique Elaboration d’un programme de développement de l’Agropole technique et (expansion), y compris mode de gestion retenue Démarrage de l’Audit Environnemental et Social de l’installation. MAER, PDIDAS, élaboration d’un Mars 2017 programme de SFI-BM, Mars 2017 CFAHS, développement sont UCP DHORT, APIX transmis à l’IDA pour 5 décembre et DRDR St ANO 2016 louis. La procédure de sélection du Consultant pour la réalisation de l’audit FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 37 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 N° Description de l’action Niveau de mise en œuvre Acteurs au moment du passage de Echéances Responsable impliqués la mission d’audit du 20 au 24 mars 2017 environnemental et social est en cours. Le rapport d’Evaluation des DMI est établi pour la poursuite de la procédure. Composante II : Aménagement des infrastructures d’irrigation et gestion des ressources naturelles 9 Infrastructures d’irrigation primaires pour la remise en eau du - Rapport définitif de bassin du Ngalam. faisabilité et d’APS Finalisation étude APS Réalisé validé Finalisation étude APD et DAO SAED UCP Janvier 2017 Rapport provisoire Démarrage des travaux Juillet d’APD : attendu pour le 10 avril 2017 10 Infrastructures d’irrigation secondaires ROM finalisé Finalisation étude APS Réalisé APS zone Lac de Guiers : SAED UCP Finalisation étude APD et DAO Mars 2016 en cours Démarrage des travaux Aout 2017 11 Appel à projet pour Investisseurs existants dans la région : APIX UCP 12 Sélection d’un consultant individuel pour le renforcement des capacités novembre UCP Cette activité a été des techniciens de terrain à la cartographie et au SIG 2016 bouclée : La formation a ANGMV été effectuée du 27 au 31 mars 2017 13 Etudes biophysiques et enquêtes socioéconomiques sur les services éco octobre – UCP ANGMV La collecte des données systémiques des forêts et réserves décembre de terrain a été bouclée. 2016 Le draft du rapport final est attendu 14 Formation sur les techniques de pépinières et de plantation novembre - UCP ANGMV Cette activité a été décembre bouclée 2016 15 Acquisition de cinq (5) motos décembre UCP ANGMV Le DAO a été élaboré par 2016 l’ANGMV et transmis à FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 38 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 N° Description de l’action Niveau de mise en œuvre Acteurs au moment du passage de Echéances Responsable impliqués la mission d’audit du 20 au 24 mars 2017 l’UCP pour le lancement du marché 16 Elaboration et/ou réactualisation des Plans de Gestion participative des novembre UCP ANGMV Le début de cette activité, forêts et réserves 2016 - février prévu au plus tard dans la 2017 première semaine du mois d’avril, est reporté au mois de mai en attendant la finalisation de l’immatriculation du marché. 17 Acquisition de supports de communication pour l’UEP de l’ANGMV janvier – mars UCP ANGMV Activité centralisée à 2017 l’UCP et non encore entamée 18 Acquisition de matériel de géo référencement février 2017 UCP ANGMV Le lancement du marché prévu avant la fin du mois de mars est reporté au mois de mai en attendant la finalisation du dossier de marché par l’ANGMV 19 Acquisition d’équipements neuf (09) pépinières communautaires février 2017 UCP ANGMV La finalisation du dossier de marché est en cours à l’ANGMV 20 Sélection d’un consultant individuel pour la formation en Gestion février - mai UCP ANGMV Les TDR sont envoyés participative des ressources naturelles 2017 pour ANO 21 Réactualisation et/ou élaboration des Conventions Locales de gestion mars – avril UCP ANGMV Les TDR sont envoyés des ressources naturelles 2017 pour ANO 22 Formation aux techniques d'utilisation du GPS et reporting pour les mars-avril UCP ANGMV Les TDR sont envoyés communautés 2017 pour ANO 23 Formation aux techniques d'inventaire forestier mai-juin 2017 UCP ANGMV Les TDR sont envoyés pour ANO FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 39 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 N° Description de l’action Niveau de mise en œuvre Acteurs au moment du passage de Echéances Responsable impliqués la mission d’audit du 20 au 24 mars 2017 24 Matérialisation des limites des forêts et réserves (Bornage, mai-aout 2017. UCP ANGMV La finalisation du dossier pancartage...) de marché est en cours à l’ANGMV 25 Aménagement de Pépinières communautaires par forêt ou réserve Mars-juillet UCP ANGMV La finalisation du dossier (Clôture, Point d’eau, Magasin etc.) 2017 de marché est en cours à l’ANGMV Composante III : Coordination, suivi et évaluation d’impact et Communication Mesures de sauvegarde sociale 26 Finalisation et mise en œuvre des mesures d’accompagement Décembre UCP FFF, commune Rapport finalisé et complementaires de l’opération pilote de Ngnith 2016 de Ngnith envoyé à la Banque pour demande d’ANO. Processus sera enclenché dès la réception de l’ANO. 27 Mise à disposition des 88 ha Fin novembre Commune de NGnith UCP, Commune L’équipe et du projet et 2016 de Ngnith les communautés se sont rendu sur les lieux aux fins de prendre les points GPS de différents points de la superficie à même de permettre une cartographie exacte ; Après le traitement cartographique des données GPS, la superficie du périmètre est de 61,09 ha. Les distances par endroit par rapport au site FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 40 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 N° Description de l’action Niveau de mise en œuvre Acteurs au moment du passage de Echéances Responsable impliqués la mission d’audit du 20 au 24 mars 2017 pilotes sont de 770 m, 511 m et 70 m. Il ne sera considéré comme superficie restante, uniquement les superficies qui ne seront ni dans l’emprise du périmètre à aménager, ni dans les superficies relevées par le cadastre dans le cadre de l’immatriculation. Les parcelles contiguës traitées et purgées, une médiation sera initié par le PDIDAS pour la régularisation des parcelles de la communauté de yamane ; Un protocole établi et signé par les trois parties prenantes : Mairie, Communauté de Yamane et visé par le Sous-préfet. 28 Transmission du rapport de consensus avec les deux PAP Fin novembre FFF UCP Le consensus avec les 2016 deux frères Sow a été obtenu le 6 janvier FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 41 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 N° Description de l’action Niveau de mise en œuvre Acteurs au moment du passage de Echéances Responsable impliqués la mission d’audit du 20 au 24 mars 2017 2017 sans aucune condition de leur part. Le compte rendu de cette rencontre fait par l’UCP est disponible ; Les deux frères Sow ont renoncé à intégrer le site de l’opération pilote et un acte de confirmation a été signé par le Maire de Gnith. L’acte est disponible. 29 Elaboration des évaluations sociales préalables aux travaux Avant travaux UCP UCP TDR pour la réalisation de génie civil de l’Étude d’Impact Environnemental et Social et de l’Évaluation Sociale et du Plan d’Action de Réinstallation des infrastructures d’irrigation primaire dans la zone du Ngalam incluant la zone des Trois Marigots et du Gandiolais réalisé (NB. Les tracés APD ne sont pas disponibles) ; TDR pour la réalisation de l’Évaluation Sociale FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 42 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 N° Description de l’action Niveau de mise en œuvre Acteurs au moment du passage de Echéances Responsable impliqués la mission d’audit du 20 au 24 mars 2017 du processus foncier relatif aux offres foncières dans le cadre du PDIDAS réalisé et demande d’ANO au niveau de la Coordinatrice ; TDR EIES et PAR des aménagements secondaires et tertiaires : (Les tracés ne sont pas disponibles, ni en APS, ni en APD) ; La procédure d’élaboration des TDR sera enclenchée une fois que les éléments seront disponibles (APS). 30 Revue du DAP Fin novembre BM BM La BM a passé en revue 2016 le Dossier d’Appel à Projet des existants 31 Renforcement des Capacités en sauvegardes sociale Janvier 2017 UCP BM TDR en cours de finalisation. 32 Amélioration de la synergie entre acteurs Immédiat et UCP UCP, Des réunions de continue Partenaires coordinations ont été techniques et tenues dans ce sens. AGEX Un atelier de synergie de développement des mécanismes de synergie est organisé 33 Consultation des communautés locales Début UCP UCP, Entamées depuis FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 43 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 N° Description de l’action Niveau de mise en œuvre Acteurs au moment du passage de Echéances Responsable impliqués la mission d’audit du 20 au 24 mars 2017 novembre Communes novembre. Les activités 2016 du point 3 s’intègrent dans ce cadre, ainsi que les rencontres avec les PAP de Yamane et la famille SOW de Ndeymane au paravent réfractaire à intégrer le projet. L’activité de préparation des communautés aux négociations et partages des terres s’est déroulé du 4 au 5 janvier 2017 à l’endroit des décideurs et du 18 janvier au 8 février 2017 à l’endroit des communautés villageoises des 12 OF L’organisation en vie associative a été effective dans 5 sites sur 12. L’opération sera finalisée d’ici fin mars 2017 Novembre 2017 : Introduction de MCG et Consultation des communautés sur les FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 44 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 N° Description de l’action Niveau de mise en œuvre Acteurs au moment du passage de Echéances Responsable impliqués la mission d’audit du 20 au 24 mars 2017 étapes à venir Mesures de sauvegarde environmental 34 Transmission à l’IDA de l’analyse environnementale et sociale de Rapport transmis à l’IDA 9 décembre l’aménagement des 200 ha de l’Opération pilote Ngnith. L’analyse a été UCP pour observations 2016 conduite en novembre 2016 35 Tous les documents de sauvegarde environnementale, des sous projets Réalisation audit qui le nécessitent, élaborés et validés, conformément aux prescriptions environnemental et du cadre de gestion environnementale et sociale (CGES), avant tout social de l’Agropole : La investissement procédure de sélection du Consultant pour la réalisation de l’audit environnemental et social est en cours. Les dossiers de manifestations d’intérêt ont été reçus et ouverts le 12 avril 2017 par la Immédiat UCP Commission des Marchés du PDIDAS. Le rapport d’Evaluation des DMI est établi pour la poursuite de la procédure. EIES des infrastructures d'irrigation primaires incluant les trois marigots et le canal du Gandiolais : FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 45 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 N° Description de l’action Niveau de mise en œuvre Acteurs au moment du passage de Echéances Responsable impliqués la mission d’audit du 20 au 24 mars 2017 Changement et relance de la procédure de passation des Marchés. Les Termes de référence initiaux ont été revus et intègrent l’Evaluation Sociale et la réalisation du Plan d’Action de Réinstallation compte tenu du retard accusé et pour diligenter la mise en œuvre des mesures environnementales et sociales. Cette nouvelle activité est inscrite sur le PTBA et le PPM révisé pour un montant de 40 000 000 FCFA. EIES des aménagements secondaires et tertiaires : La procédure d’élaboration de l’EIES sera enclenchée une fois que les éléments techniques permettant d’élaborer les Termes de Référence seront disponibles (APS). L’APS de Huit sites est FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 46 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 N° Description de l’action Niveau de mise en œuvre Acteurs au moment du passage de Echéances Responsable impliqués la mission d’audit du 20 au 24 mars 2017 transmis par le Bureau. La mise à disposition des données techniques permettra d’enclencher la réalisation de l’EIES et de l’Evaluation Sociale. Etude sur les risques d'inondation et le déversement non contrôlé des barrages de Diama et de Manantali et le plan de préparation aux situations d'urgence : Le Contrat est signé. L’étude va démarrer au courant du mois de Mai 2017 Evaluation environnementale et Sociale des Sous Projets : TDRs élaborés et partagés avec les Promoteurs ont été transmis à la DEEC pour validation depuis le mois de Mars. FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 47 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 N° Description de l’action Niveau de mise en œuvre Acteurs au moment du passage de Echéances Responsable impliqués la mission d’audit du 20 au 24 mars 2017 36 Planification des tâches retenue pour la réalisation des EIES des Se référer aux Etudes infrastructures d’irrigation soit rigoureusement suivie Immédiat UCP citées ci-dessus. Passation des marchés 37 Recrutement du spécialiste principal en passation des marchés Décembre UCP BM 2016 Gestion financière 38 Finalisation du manuel de procédures prenant en compte les Finalisation en cours fin commentaires de l’IDA Immédiat UCP mars 2017 39 Soumission du PTBA à l’IDA pour avis conformément aux termes de 30 novembre Le PTBA 2017 est l’accord de financement (chaque UCP transmis à l’IDA avant le année) 30 novembre 2016 Communication 40 Préparation d’un atelier sur les axes stratégiques de communication Novembre UCP L’atelier a été tenu avec 2016 la participation des experts du PDIDAS, de l’UGB, de l’ANGVM, de la FFI et IREF. L’atelier a permis une meilleure compréhension de la GDTE du PDIDAS et son champ d’application à savoir les 10,000ha à aménager, les projets des FFP¨, et les forêts classées et réserves naturelles. Les axes stratégiques de communication relevées portent, entre autres, sur la conscientisation des communautés, la FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 48 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 N° Description de l’action Niveau de mise en œuvre Acteurs au moment du passage de Echéances Responsable impliqués la mission d’audit du 20 au 24 mars 2017 formation sur les textes existants, la rédaction de guides de bonne pratique, le renforcement de synergies entre PDIDAS et AGEX etc. 41 Préparation d’une note explicative des APD/APS et des procédures de 12 Novembre UCP La note est élaborée et passation des marchés 2016 va servir dans la production de supports de communication pour expliquer aux communautés et aux partenaires les procédures qui justifient ce qu’ils considèrent comme des lenteurs 42 Réunion de brainstorming sur le texte du projet d’infographie Novembre UCP Des échanges sont 2016 effectués sur l’objectif, l’orientation du texte d’infographie. Il sera finalisé avec le consultant en infographie au début de sa mission. 43 Signature de l’avenant au contrat avec l’infographiste (ou décision de Fin novembre UCP L’option retenue a été procéder à un nouveau contrat) 2016 d’enclencher un nouveau processus de recrutement d’un infographiste avec de nouveaux TDR qui ont obtenu l’ANO. Nous FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 49 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 N° Description de l’action Niveau de mise en œuvre Acteurs au moment du passage de Echéances Responsable impliqués la mission d’audit du 20 au 24 mars 2017 sommes au stade de négociation avec le consultant classé premier à l’issue du processus de sélection. 44 Livraison des produits d’infographie (deux versions différentes d’images 2eme semaine UCP La production de illustrées pour le Lac de Guiers et le Ngalam). de Janvier supports des images 2017 illustrées débutera après validation des études sur les schémas d’irrigation et la finalisation du recrutement de l’infographiste. 45 Recrutement d’un stagiaire pour les activités de comm courantes Fin Décembre UCP Les TDR sont finalisés 2016 46 Externalisation de la gestion du site web du PDIDAS Début Janvier UCP Les TDR sont finalisés. 2017 Quelques corrections sont à faire au niveau du PPM 47 Discussion sur la gestion des petites offres foncières (pour être en lors de la UCP Toutes les offres mesure d’élaborer des messages pertinentes) réunion sur les foncières sont résultats des maintenues quelle que études APD/APS soit leur grandeur. (mars/avril Certains investisseurs 2017) peuvent être intéressés par les petites offres. 48 Gestion des activités de sensibilisation sur les atouts du schéma foncier Décembre UCP Cette activité a été du PDIDAS en direction des communautés 2016 reprise lors des rencontres avec les communautés sur la FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 50 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 N° Description de l’action Niveau de mise en œuvre Acteurs au moment du passage de Echéances Responsable impliqués la mission d’audit du 20 au 24 mars 2017 répartition des terres et l’organisation des communautés en association. La sensibilisation sur le volet foncier s’est aussi faite dans le cadre du programme radiophonique avec la diffusion d’un cumul de 120 mn sur le foncier sur quatre radios de proximité partenaires. A un certain moment, il a été décidé de ne plus parler du bail et sous-bail en attendant de voir la décision qui sera prise par rapport au schéma foncier. 49 Rédaction d’une note conceptuelle club d’écoute Décembre UCP Les TDR sont élaborés 2016 50 Installation de 3 clubs d’écoute (initialement, pour tester l’efficacité de Janvier 2017 UCP Les clubs d’écoute de l’outil) Diaminar Loyenne, Singou Diéri et de Gnith ont été installés. Une séance d’écoute test a été effectuée avec les membres. 51 Finalisation de la procédure de sélection du consultant pour l’étude de Début UCP Les TDR ont été capitalisation Décembre réactualisés et soumis FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 51 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 N° Description de l’action Niveau de mise en œuvre Acteurs au moment du passage de Echéances Responsable impliqués la mission d’audit du 20 au 24 mars 2017 2016 pour un nouvel ANO 52 Développement d’un cas d’étude sur le processus foncier PDIDAS Fin Février UCP Un article a été écrit sur 2017 le processus foncier du PDIDAS et a été présenté au sommet sur le foncier de la Banque Mondiale du 20 au 24 mars 2017 à DC. Un success story a été élaboré dans le cadre du recueil de success story de SAWAP. 53 Production d’une vidéo sur le schéma foncier du PDIDAS et d’autre Mars 2017 UCP Un roll up sur les offres support de comm (one/two pagers, etc.) foncières a été produit et exposé au SIA de Paris. LA production de la vidéo est mise en standby en attendant la clarification sur le schéma foncier du PDIDAS, concernant surtout les aspects de bail et de sous-bail. 54 Finalisation TDR d’un consultant en appui à la mise en œuvre des Décembre ANGMV Les TDR ont été activités de l’ANGMV dans les domaines du processus participatif et de 2016 UCP élaborés. la communication rurale FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 52 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 II.2. CONTROLE INTERNE SUR LES MARCHES ATTRIBUES PAR LE PDIDAS DANS LE CADRE DU PROJET AU COURS DE LA PERIODE ALLANT DU 01/01/2016 AU 30/11/2016 2.1. RAPPELS DU CADRE REGLEMENTAIRE APPLICABLE, DES METHODES DE PASSATION DE MARCHES IDA, DES SEUILS D’EXAMEN PREALABLE DES FOURNITURES, TRAVAUX ET SERVICES ASSIMILES, ET DE L’EXAMEN PAR L’ASSOCIATION DES DECISIONS CONCERNANT LA PASSATION DE MARCHES A. LE CADRE REGLEMENTAIRE APPLICABLE Les marchés du Project de Développement Inclusif et Durable de l’Agrobusiness au Sénégal (PDIDAS) soumis au financement de l’IDA sont régis par les directives, accords et documents ci-après de la Banque Mondiale : L’Accord de financement IDA prêt N° 5334 SN d’un montant de millions (80 000 000) de dollars US signé le 28 Mars 2014 entre le Gouvernement de la République du Sénégal (le bénéficiaire) et la Banque Internationale pour la Reconstruction et le Développement (la « Banque Mondiale »), agissant en qualité d’agent d’exécution du Fonds pour l’Environnement (FEM); L’Accord de financement Fonds Mondial pour l’Environnement (FEM) Don N° TF 016708 d’un montant de six millions (6 000 000) de dollars US signé le 28 Mars 2014 entre le Gouvernement de la République du Sénégal (le bénéficiaire) et la Banque Internationale pour la Reconstruction et le Développement (la « Banque Mondiale »), agissant en qualité d’agent d’exécution du Fonds pour l’Environnement (FEM) ; Les directives pour la passation de marchés de fournitures, de travaux et de services autres que les services de consultants dans le cadre des prêts BIRD et des crédits et des dons de l’IDA datées de janvier 2011 ; Les directives pour la sélection et l’emploi de consultants par les emprunteurs de la Banque mondiale dans le cadre des prêts BIRD et des crédits et des dons de l’IDA datées de janvier 2011 ; Les directives sur la prévention et la lutte contre la fraude et la corruption pour les projets financés par des prêts BIRD et des crédits et des dons de l’IDA en date du 15 octobre 2006, révisées en janvier 2011 ; Le Plan de Passation des Marchés (PPM) établi par le Bénéficiaire pour le projet ; Le document d’évaluation du Projet (PAD) préparé par la Banque Mondiale en date du 26 Septembre 2013 ; Les dispositions du Code des Marchés Publics applicable en République du Sénégal et ses textes d’application, ceci à condition que ces dispositions soient jugées acceptables par la Banque mondiale et ne soient pas en contradiction avec celles des Directives de la Banque. FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 53 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 B. METHODES DE PASSATION DE MARCHES IDA Les méthodes décrites ci-après s’appliquent à l’ensemble des acquisitions effectuées dans le cadre du Projet (PDIDAS). Fournitures, Travaux et services (Autres que les services de consultants) Appel d’offres Ouverts International (AOI) ; Appel d’offres international restreint (AOIR) ; Appel d’offres National (AON) ; Consultation de fournisseurs ou demande de cotations (CF) ; Marché par Entente Directe ou Gré à gré (ED) ; Services de Consultants Méthode de sélection de consultant basée sur la qualité et le coût (SBQC) ; Méthode de sélection de consultant basée sur la qualité technique (SBQ); Méthode de sélection de consultant au moindre coût (SMC) ; Méthode de sélection basée sur les qualifications des consultants (SQ) ; Méthode de sélection par Entente Directe ou Gré à gré (SED) ; Méthode de sélection de consultants individuels. C. SEUILS D’EXAMEN PREALABLE DES FOURNITURES, TRAVAUX ET SERVICES ASSIMILES L’examen préalable du bailleur est requis à partir des seuils du tableau ci-après. Ces seuils peuvent être révisés eu égard aux performances enregistrées en matière d’acquisition. Les marchés sont soumis à l’examen préalable de la Banque conformément aux dispositions de l’Annexe 1 des Directives de passation de marchés qui exigent le respect desdits seuils. Le tableau ci-dessous détaille et résume les différents seuils d’examen préalable. Tableau : Seuils d’examen préalable 1. Categories de 2. Seuil pour la 3. Méthode de 4. Contrats sujets à l’examen Dépenses Méthode ($ ÉU) Passation de marchés préalable AOI Tous >=5000000 AON 2 premiers contrats Travaux < 5 000000 Entente directe Aucun <100 000 Contrat direct Tous AOI Tous >=500000 Biens et services AON 2 premiers contrats <500 000 Autres que services de consultants. Entente directe Aucun <50000 Contrat direct Tous Touslescontratsde200000$ÉU QCBS Ou plus >=200000 Services de QCBS,CQS,LCS, FBA,QS Consultants par des firmes et des ONG Les2 premiers contrats inférieurs à <200 000 200 000$ ÉU Source unique Tous les contrats à source unique Consultants Touslescontratsde100000$ÉU IC individuels Ou plus Source unique Tous Remarque: tous les termes de référence, quelquesoit le montant des contrats, sont soumis à l’examen technique. AOI–Appel d’offres international QCBS—Méthode de sélection basée sur la qualité et les coûts NCB–Appel d’offres national CQS–Sélection de consultants sur qualifications IC– Méthode de sélection individuelle. FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 54 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 D- EXAMEN PAR L’ASSOCIATION DES DECISIONS CONCERNANT LA PASSATION DES MARCHES A moins que la Banque Mondiale n’en convienne autrement par voie de notification au projet, les marchés et contrats suivants sont subordonnés à l’examen préalable de la Banque Mondiale : Tout marché de fournitures passé par Entente directe ; Tout contrat de services de consultants devant être fournis par un bureau d’études d’un coût estimatif égal ou supérieur à la contre-valeur de 200 000 dollars ; Et tout contrat de services de consultants passé par Entente directe. Tous les autres marchés et contrats sont soumis à l’examen à posteriori de la Banque mondiale. 2.2. CONTROLE DU RESPECT DES NORMES DES BAILLEURS EN MATIERE DE PASSATION DE MARCHES DE BIENS, DE SERVICES ET DE TRAVAUX 2.2.1- SUPPORTS DISPONIBLES Les acquisitions de travaux, de biens et services effectuées dans le cadre du Projet sont traitées sur la base des documents suivants : - Le rapport d’évaluation du Projet PAD produit le 26 septembre 2013 ; - Le Manuel des Procédures Administratives Comptables et financières version examinée par le Comité de Pilotage du Projet en date du 19 Mars 2015, dans lequel sont traitées «les Procédures de passation de marchés » ; - Le Plan de Travail et Budget Annuel (PTBA) de l’exercice 2016 validé par le Comité de pilotage en date du 9 Février 2016 ; - et le Plan de Passation des Marchés (PPM) du Projet de l’exercice 2016 avec ANO IDA en date du 18 Février 2016. 2.2.2- LES TRAVAUX EFFECTUES : 1 – Objectifs de contrôle. 2 – Approche méthodologique. 3 – Examen des dossiers de passation de marchés du PDIDAS Nous détaillons ci-après les différents points mentionnés ci-dessus. 1. Objectifs de nos Contrôles Nos objectifs de contrôle ont consisté à nous assurer : - qu’il y a eu un suivi de la mise en 2016 de nos recommandations précédemment formulées lors de notre audit en 2015 ; - que le système d’information financière administrative et comptable soumis à notre contrôle ne présente pas de faille engendrant des risques majeurs susceptibles de porter préjudice à la garantie, la fiabilité et la sincérité des informations fournies dans le cadre de la gestion des marchés passés par le Projet ; FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 55 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 - que les acquisitions de biens, travaux ou services ont été effectuées conformément aux procédures de passation de marché édictées par la Banque mondiale/IDA et éventuellement du code des marchés publics au Sénégal ; - que les conditions de passation des marchés ont respecté le souci de transparence, d’économie et d’efficience dans l’utilisation des deniers publics. 2. Approche méthodologique : Pour atteindre les objectifs précédemment visés, la mission s’est appuyée sur : - des entretiens effectués avec le Spécialiste en Passation de Marchés (SPM) et les autres cadres et notamment le Spécialiste en Gestion Financière (SGF) du Projet ; - le manuel d’exécution des procédures administrative, financière et comptable du Projet examiné par le Comité de Pilotage du Projet en date du 19 Mars 2015 ; - le Plan de Travail et le Budget Annuel (PTBA) de 2016 qui a été validé par le Comité de pilotage en date du 9 Février 2016 ; - Le Plan de Passation de Marché (PPM) pour l’exercice 2016 élaboré par le projet et approuvé par le Bailleurs en date du 18 Février 2016. 2.3. Examen des dossiers de passation de marchés du PDIDAS en 2016 au titre de la période allant du 01/01/2016 au 30/11/2016 Cette phase de notre contrôle a consisté à vérifier : (i) l’existence des conditions de fonds (pièces justificatives) requises dans les dossiers examinés pour chaque type de marché, (ii) l’existence d’un bon archivage des documents, et (iii) vérifier si le dispositif du contrôle interne exigé a été effectué aux différentes phases de la procédure de passation des marchés et de leur exécution et s’il a permis au Projet d’observer la transparence, l’économie et l’efficience dans l’utilisation et la gestion des deniers publics. Au regard des documents exploités au cours de nos travaux et du Plan de Passation des Marchés de l’exercice 2016 qui ont été mis à notre disposition par le Spécialiste Principal en Passation des Marchés (SPPM) du Projet, nous avons noté que pour la période considérée, il était prévu de passer un total de cent quarante sept (147) marchés toutes catégories confondues. Les situations synthétiques des marchés au moment de nos travaux sont présentées au niveau des tableaux ci-dessous : - Tableau 1: Situation synthétique des Marchés à passer selon le plan de passation élaboré par le PDIDAS. - Tableau 2: Situation synthétique des marchés revus par la mission d’audit. FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 56 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 Tableau 1 : Situation synthétique des Marchés à passer selon le plan de passation élaboré par le PDIDAS au 30/11/2016 MARCHES CONTROLES PAR LA MISSION D'AUDIT AU NOMBRE DE MARCHES 30/11/2016 AYANT UN Montants INSCRIT CONTRAT PROCEDURE TYPES DE Estimatif en DANS LE SIGNE EN PROCEDURE NON CLOTU MARCHES Dollars EU PPM 2016 2016 EN COURS ENCLENCHEE RES EN NOMBRE TRAVAUX 42 356 000 12 1 1 3 12 1 FOURNITURES 26 277 260 78 10 11 0 35 12 CONSULTANTS 8 005 000 57 4 8 0 3 TOTAL 76 638 260 147 (1) 15 20 3 10 16 (1) Le PPM qui nous a été remis (version du 24 Août avec ANO de la BANQUE) renferme des incohérences dans la mesure où dans les cent quarante sept (147) marchés nous avons relevé que certains d’entre eux datent de 2014 et 2015 et pour lesquels les réceptions de biens et services ont été effectués avant le 31/12/2015. Nous n’arrivons pas à comprendre pourquoi ces marchés en question figurent dans le PPM 2016 de la banque étant donné qu’ils sont achevés en 2015. Sur l’ensemble des marchés (147) inscrits dans le Plan de passation des marchés de 2016 du Projet soumis à notre contrôle, jusqu’au moment de nos travaux en début de décembre 2016, on a relevé entre autres que dix (10) marchés sont clôturés, quinze (15) marchés ont eu un contrat signé en 2016, vingt deux (22) sont en cours de passation et les procédures de passation de quarante neuf (49) marchés ne sont pas enclenchées. A travers les marchés clôturés et ayant un contrat signé, la mission d’audit a sélectionné un échantillon de seize (16) marchés toutes catégories confondues. La situation synthétique des dossiers revus par la mission d’audit est présentée au niveau du tableau ci-dessous : FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 57 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 TABLEAU 2 : Situation synthétique des marchés revus par la mission d’Audit Montant du Entrepreneurs/ Date Date de Contrat N° Catégorie No. de Contrat Description du Contrat Méthode Fournisseurs/ d’Invitation Signature Commentaires En $ EU Consultants Mm/jj/an Mm/dd/an (préférable) UCP / PDIDAS Acquisition station totale de type UNIVERS DE 1 Fournitures 02/PDIDAS/F/2016 Cotation 20 803,40 11/03/16 exécuté Leica L'EQUIPEMENT Acquisition GPS différentiel de type 2 Fournitures 03/PDIDAS/F/2016 Cotation SOFIDIS 42 244,00 11/03/16 En cours Leica Acquisition de fournitures de bureau exécuté 3 Fournitures 04/PDIDAS/F/2016 Cotation Master Office 30 984,11 15/04/16 et consommables 2016 Equipements et mobilier de bureau exécuté 4 Fournitures 05/PDIDAS/F/2016 Cotation Office Choice 8 932,61 07/04/16 pour les bureaux fonciers du PDIDAS Fourniture de matériel informatique exécuté 5 Fournitures 06/PDIDAS/F/2016 Cotation Sesa Technologies 37 649,08 07/04/16 pour les bureaux fonciers du PDIDAS Travaux de réhabilitation électrique 6 Travaux 013/PDIDAS/T/2016 CF Amadou FALL 7 046,50 05/08/16 22/08/16 exécuté intérieure des locaux du PDIDAS Services de Etablissement situation de référence Groupement SOPEX En cours 7 24/PDIDAS/C/2015 du PDIDAS SFQC 112 928,24 10/07/2016 Consultants CONSULTING/MSA (immatriculation) UEP / APIX En cours (attente Acquisition de films, spots et DVD des inputs 8 Fournitures APIX/PDIDAS/07/15 AON MNM PICTURES 62 681,60 02/10/15 18/02/16 brandés provenant des activités) En cours (attente Acquisition de supports en divers des inputs 9 Fournitures APIX/PDIDAS/08/15 AON AMI’LANY 41 328,70 08/10/15 18/02/16 langues provenant des activités) UEP / SAED Fourniture et installation de deux Les équipements stations agro météo avec équipements sont livrés en 10 Fournitures 15.11.09/2015 de connexion y afférent pour les sites Cotation SOFIDIS SARL 22 561,60 28/08/15 10/11/15 intégralité et de production par l'UEP SAED dans l’installation est le cadre du PDIDAS. en cours. Services de Réalisation des études de faisabilité, En cours Consultant d’APS, APD et de DAO des AEC établie le 11 SFQC Cabinet MCG 352 820 06/09/2016 infrastructures d’irrigation 07/10/16 par la secondaires dans la zone du Ngalamet DI. Le contrat est FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 58 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 Montant du Entrepreneurs/ Date Date de Contrat N° Catégorie No. de Contrat Description du Contrat Méthode Fournisseurs/ d’Invitation Signature Commentaires En $ EU Consultants Mm/jj/an Mm/dd/an (préférable) du Lac de Guiers approuvé doit être immatriculé. Services de Réalisation des études de faisabilité, Groupement Consultant d’APS/APD/DAO pour la remise en En cours IDEV/EGIS 12 eau du bassin du NGALAM incluant SFQC 523 969,36 (ROM déposé le EAU/AFRIC la zone des trois marigots et du 06/09/16) CONSULT Gandiolais. UEP / UGB Les fournitures F045/PDIDAS/UGB/ 13 Fournitures Acquisition de fournitures de bureau Cotation Xelcom Services 2 239,52 18/12/16 13/01/2016 ont été livrées et 2015 le marché payé UEP / ANGMV ATLANTIC Les fournitures 14 Fournitures BC N°0000246 Fourniture de Matériels informatiques Cotation BUSINESS ET 4 932,40 26/10/15 07/12/15 ont été livrées SERVICE Les fournitures et 15 Fournitures BC N°0000249 Fournitures et Equipement de bureau Cotation FAMBI 4 967,80 10/11/15 03/12/15 équipements ont été livrés Fournitures F/PDIDAS/ANGMV/ Acquisition de matériel roulant Les véhicules sont 16 AON EMG 103 600 ,00 05/04/16 15/04/16 048 (1 station wagon et 1 pick-up) livrés. FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 59 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 Les contrôles effectués par la Mission d’audit ont porté sur les seize (16) dossiers listés ci- dessous. La répartition de ces dossiers se décline ainsi qu’il suit: Procédures de Passation de marché de Travaux : 01 Procédures de Passation de marché de Fournitures et Services autres que les services de 12 consultants : Procédures pour l’utilisation de Consultants : 03 2.3.1. Constats Les principales forces et faiblesses se résument comme suit : A – Marchés passés par l’UCP Points forts Les marchés contrôlés par nos soins ont été passés conformément aux procédures spécifiées dans les Directives : Passation des marchés financés par les prêts de la BIRD et les crédits de l'IDA (édition 2011 révisée en Juillet 2014), et sont ouvert à tous les candidats qui remplissent les conditions stipulées dans les directives. Le SPM dispose d’un archivage électronique des documents de passation des marchés. Bien que ce dernier ne soit pas exhaustif pour le moment, cela reste une très bonne initiative à renforcer davantage afin de faciliter l’exploitation, le suivi et le contrôle des dossiers de passation des marchés à postériori. L’Avis général de passation des marchés (AGPM) de 2016 a été transmis à la DCMP et publié dans le journal « le Soleil » à la date du 03 Mars 2016 et dans le site de la Banque Mondiale. Les notes de services portant respectivement les nominations des membres de la Cellule et de la Commission de Passation des Marchés pour la gestion 2016 ont été établies et publiées partout ou besoin sera; A la date du 12 Février 2016 la Coordonnatrice du Projet a communiquée au Chef du Service Régional des Marchés Publics (Pole de Saint Louis) par courrier référencé N° 0176/PDIDAS/CP/SPPM, la liste des membres de la Cellule et de la Commission de passation des marchés de 2016 mises en place par le PDIDAS et appuyé pour chacun des membres concernés par leurs attestations de prise de connaissance des dispositions de la Charte de Transparence et d’Ethique en matière de Marchés publics signée et datée conformément à l’article 35 du Code des Marchés Publics ; FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 60 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 Le Projet dispose d’un manuel de procédures dans lequel sont intégrées les procédures de passation de marchés décrivant de façon méthodique les différents cas et étapes. Les acquisitions de biens, services et travaux du Projet sont suivies par des spécialistes en la matière ; Le marché de Prestation Intellectuelle de notre échantillon exécuté par l’UCP a fait l’objet d’un ANO de la Banque sur toutes les étapes du processus de sélection jusqu’à la signature du contrat (Avis de Non Objection de la Banque sur l’AMI, le Rapport d’évaluation technique et financier, l’attribution du marché et le contrat). Les expériences professionnelles des consultants sont fournies à travers des CV et expériences professionnelles des Experts figurants au niveau des offres techniques. Les Contrats devant être soumis à l’enregistrement au fisc ont tous été enregistrés. Les rapports d’évaluation des offres ainsi que les PV d’ouverture des plis concernant les marchés de fourniture, travaux et services de notre échantillon ont tous été produits et signés par les Responsables habilités. Points faibles Entre Décembre 2015 et Mai 2016, nous avons noté le départ du SPM Principal ainsi que de son Adjoint du PDIDAS. Ces départs ont quelque peu perturbé le fonctionnement de ce département. En effet, l’archivage, le classement et la recherche de certains documents de marché n’a pas été aisé car pour un même marché certains sont archivés sous forme électronique et d’autres dans des cartons. Ce n’est qu’en juin 2016 qu’il a été recruté un SPM Adjoint qui a pris le train en marche. D’après la Coordination, le recrutement du SPM Principal est bouclé et le contrat signé. Le SPPM devrait prendre service depuis janvier 2017. Les notifications d’accusé de réception des lettres de demande de cotation ne sont pas systématiquement archivées dans les dossiers de passation des marchés. La publication de l’avis d’attribution provisoire du marché de Prestation Intellectuel relatif à l’Etablissement de la situation de référence est absente du dossier qui nous a été communiqué pour effectuer nos contrôles ; cependant, nous a été transmis le projet de lettre de publication de cet avis. Certaines copies des pièces de règlement en général telles que les bordereaux de livraisons, les PV de réceptions et les factures définitives de règlement estampillées avec le cachet payé de la comptabilité ne sont pas systématiquement intégrées dans les dossiers des marchés déjà exécutés ; ainsi le dispositif de classement physique mis en place par le Projet relatifs aux marchés passés ne contiennent pas toujours l’ensemble des documents requis. Pour la plupart d’entres elles, nous avons été obligés de nous référer à la comptabilité. Il serait judicieux que le SPM détienne les copies de ces pièces de règlement afin de faire le suivi en aval des marchés en cours d’exécution. FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 61 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 Conclusions sur les marchés passés par l’UCP Les faiblesses relevées ci-dessus appellent une réorganisation du classement des pièces dans les dossiers des marchés pour faciliter les contrôles à postériori des procédures de passation de marché ; ceci passe par le recrutement du SPM Principal toujours en cours alors qu’il aurait dû être achevé en début 2017 ; et ceci est d’autant plus vrai que toutes les activités du PDIDAS (y comprises celles exécutées par les Agences d’Exécution) appellent les intervention du SPM. COMMENTAIRES DES RESPONSABLES DU PDIDAS : L’Unité de Coordination et de Gestion (UCG) prend acte Avis Final du Cabinet FICADEX La mission d’audit prend bonne note de la non obection de la part de L’Unité de Coordination et de Gestion (UCG) de ses recommandations telles que formulées ci-dessus. FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 62 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 B – Marchés passés par les Agences Nos contrôles ont porté principalement sur quatre (04) Agences d’Exécution que sont l’UGB, la SAED, l’APIX et l’ANGMV pour lesquels nous avons contrôlé neuf (9) dossiers qui se présentent comme suit : N° Catégorie Description Méthode Montant UEP / APIX 1 Fourniture Acquisition de Film, Spots et DVD Brandéd AON 62 681,60 2 Fourniture Acquisition de Supports en divers langues AON 41 328,70 UEP / SAED 3 Fourniture Fourniture et Installation de deux stations agro météo Cotation 22 561,60 avec équipements de connexion y afférent pour les sites de production par l’UEP SAED dans le cadre du PDIDAS 4 Service de Réalisation des études de faisabilité, d’APS, APD, et DAO SFQC 352 820 Consultant des Infrastructures d’Irrigation secondaire dans la zone du Ngalam et du Lac de Guiers 5 Service de Réalisation des études de faisabilité d’APS/APD/DAO pour SFQC 523 969,36 Consultant la remise en eau du bassin du Ngalam incluant la zone des trois marigots et du Gandiolais UEP / UGB 6 Fourniture Acquisition de fourniture de Bureau Cotation 2 239,52 UEP/ ANGMV 7 Fourniture Fourniture Matériel Informatique Cotation 4 932,40 8 Fourniture Fournitures et Equipements de Bureau Cotation 4 967,80 9 Fourniture Acquisition de matériel roulant (1 station wagon et 1 pick AON 103 600,00 up) Faits Constatés Nos constats se présentent ci-dessous : 1- SAED Nos contrôles à la SAED ont porté sur un échantillon de trois (3) marchés. Nous avons noté que l’Agence dispose d’un bon classement des dossiers. Les normes généralement requises pour la passation des marchés sont globalement respectées. Cependant, pour les deux marchés de Service de Consultance, nous n’avons pas eu connaissance de la garantie de bonne exécution qui est requise et du paiement de la redevance de l’ARMP. 2 - UGB Nos contrôles à l’UGB ont porté sur un seul dossier de Consultation de fournisseur relatif à l’achat de fournitures de bureau pour un total de 1 119 761 F CFA et pour lequel nous n’avons pas eu connaissance des lettres d’invitation à proposer des prix ainsi que leurs accusés de réception et des lettres de notification de sélection au candidat retenu et de non sélection aux autres ayant concourus comme l’édicte le procédure. Néanmoins, les factures pro-formas des fournisseurs soumissionnaires ont été joints au dossier de marché. 63 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 3 – APIX Nos contrôles à l’APIX ont porté sur deux (02) dossiers de marché passés par AON. Le premier est relatif à l’Acquisition de Films, Spots, et DVD Brandes pour un total de 31 340 800 F CFA. Bien que le seuil requis pour exiger une garantie de bonne exécution ne soit pas atteint, elle a été exigée dans le DAO ; mais nous n’avons eu connaissance une de cette garantie ; il en est de même que la redevance de l’ARMP. Le second est relatif à l’acquisition de supports en divers langues pour un total de 20 664 350 F CFA. Nous n’avons pas retrouvé dans le dossier les pièces administratives, le rapport d’évaluation des offres, le contrat enregistré ainsi que son immatriculation. 4 – ANGMV Nos contrôles à l’ANGMV ont porté sur trois (03) dossiers de marché dont un (01) a été passé par AON et les deux (02) autres par Cotation. Le marché relatif à l’acquisition de matériels roulants exécuté par AON a été passé en deux (02) lots pour lesquels nous n’avons relevé aucun manquement significatif particulier exigé en matière de passation des marchés mis à part l’absence de la saisine de l’UCP pour l'Approbation du DAO ainsi que le rapport d'évaluation et d'attribution de l'Offre. Concernant les deux dossiers de cotation passés en revus, ils sont relatifs à l’acquisition de Fournitures d’Equipement de bureau et l’Achat de Matériel Informatique. Nos contrôles ont relevé l’absence des documents ci-dessous : - Les cahiers des prescriptions Techniques, - les PV d'ouvertures des Plis, - les pièces administratives au cas où elles seraient demandées dans les TDR, - les notifications de sélection adressée aux fournisseurs retenus, - la notification de non sélection aux fournisseurs n’ayant pas été retenus, - Les contrats signés. Ainsi le dispositif de classement physique mis en place par l’Agence relatifs aux marchés passés ne contient pas toujours l’ensemble des documents requis. Par ailleurs, nous avons relevé que l’ANGMV ne dispose pas de Spécialiste en Passation de Marché ; cette tâche a été déléguée au Contrôleur de Gestion de ladite structure. Ce cumul de fonction ne permet pas de disposer d’une gestion optimale des marchés passés au niveau de cet Agence d’exécution. A cet effet, il a été enclenché une procédure de recrutement d’un SPM qui est en cours de finalisation. Conclusions sur les marchés passés par les Agences Les faiblesses relevées ci-dessus appellent des améliorations dans la tenue des dossiers des marchés qui doivent contenir toutes les justificatives prouvant que le Projet a observé les procédures de passation de marché en matière de la transparence, de l’économie et l’efficience dans l’utilisation et la gestion des deniers publics. 64 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 2.3.2. RECOMMANDATIONS Nos recommandations sont les suivantes : - Pour les exercices à venir, de veiller au bon classement des dossiers de passation de marché de l’UCP pour une meilleure conservation et la facilitation de leurs consultations ultérieurs. Pour cela, nous suggérons au PDIDAS de classer chaque marché dans une chemise fermée et sécurisée afin d’éviter toutes pertes. Ainsi chaque dossier contiendra au moins quatre (04) sous chemise, à savoir : - une sous chemise nommé « Lancement » qui contient en général le dossier type du marché, les lettres d’invitation et les accusés de réception de fournisseurs consultés ; - une sous chemise nommé « Evaluation » qui contient en général les dossiers de marchés des fournisseurs ou consultants ayant soumissionnés aux offres, les PV d’ouverture et d’évaluation des offres et aussi les rapports d’évaluation signés et datés par les membres de la commissions concernés ; - une sous chemise nommé « Attribution » qui contient en général les notification de sélection et de résultat respectivement des fournisseurs ou consultants ayant été attribués et non attribués à un marché donné, les rapports de procès-verbal de négociation et les contrats de marchés signés par les parties concernées; - une sous chemise nommé « Règlement » qui contient en général les rapports produits par les Consultants pour les marchés de services ou de prestation intellectuels, les procès-verbaux de réception des fournitures, les copies bordereaux de livraison et les factures payées jointes avec les copies de chèques signées et datées par les bénéficiaires. - De créer des fiches synoptiques à joindre sur chaque dossier permettant de retracer le niveau d’avancement de chaque marché engagé et de l’existence des pièces constitutives dans les dossiers (les dates de publication, de signature des contrats, le fournisseur retenu, la production des rapports, les livraisons de fourniture jusqu’au règlement, etc.). Ceci permettra à la Commission des marchés et aux missions d’audit de travailler efficacement afin de gagner en temps. - D’améliorer le système d’archivage électronique des dossiers de passation de marchés qui a été entamé au sein du PDIDAS afin d’intégrer tout le processus de passation de l’ensemble des marchés. - De centraliser les dossiers de passation des marchés des AGEX au niveau de l’UCP afin de faciliter les contrôles à posteriori. - De régulariser les pièces manquantes au niveau des Agences d’exécution et d’améliorer leurs systèmes d’archivage pour certaines d’entre elles (APIX et ANGMV, notamment). 65 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 2.3.3. COMMENTAIRES DES RESPONSABLES DU PDIDAS : 2.3.4. AVIS FINAL DE LA MISSION D’AUDIT La mission d’audit prend bonne note de la non obection de la part de L’Unité de Coordination et de Gestion (UCG) de ses recommandations telles que formulées ci- dessus. FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 66 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 ANNEXES ANNEXE1 : Tableau test de Contrôle des procédures de passation des marchés des fournitures, de services et de travaux ANNEXE2 : Tableau test de Contrôle des procédures de passation de marchés de Consultance 67 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 ANNEXE1 : Tableau test de Contrôle des procédures de passation des marchés des fournitures, de services et de travaux TABLEAU TEST DE CONTROLE DU PROCESSUS D’ACQUISITION DES FOURNITURES, TRAVAUX ET SERVICES DU 01 JANVIER 2016 AU 30 NOVEMBRE 2016 1/4 Notification d'accusé Nbre de Envoie de réception des PV Cout estimé en Méthode de Nbre fournisseurs fournisseurs N° Nature ou Catégorie Description demande de lettres de demande ouverture USD sélection consultés soumission cotation de cotation ou de des plis naires soumission Acquisition GPS différentiel de Type Oui Oui 06 invitations par 1 Fourniture 30 000 Cotation Oui 4 Leica 6 3 mailing Acquisition Station Totale de Type Oui Oui 06 invitations par 2 Fournitures 45 000 Cotation Oui 4 Leica 5 1 mailing Acquisition de Fournitures de bureau Oui Oui 09 3 Fournitures 40 000 Cotation Oui 6 et Consommables 9 3 invitations par mailing Equipement et Mobilier de bureau pour Oui Non 6 4 Fournitures 45 000 Cotation Oui 5 les bureaux fonciers 5 0 invitations par mailing Fourniture de Matériel Informatique Oui Oui 6 5 Fournitures 45 000 Cotation Oui 4 pour les bureaux Fonciers 4 1 invitations par mailing Travaux de Réhabilitation Electrique 3 6 Travaux 7 046 CF N/A 3 Intérieure des Locaux Oui Oui invitations par courrier 7 Fourniture Acquisition Fourniture de Bureau 2 250 CF Non Non N/A Non 3 Acquisition de Films, Sopts, et DVS Avis AON Soleil du 8 Fourniture 40 000 AON N/A N/A Oui 3 Brandés 02/10/2015 Acquisition de supports en divers Avis AON Soleil du 9 Fourniture 40 000 AON N/A N/A Oui 1 langues 08/10/2015 Fourniture et Installation de 2 stations agro metéo avec equipement de 5 10 Fourniture 20 000 Cotation Oui Oui Oui 2 connexion y afferent pour les sites de invitations par courrier production Acquisition de materiel roulant Avis AON Soleil du 11 Fourniture 116 000 AON N/A N/A Oui 3 (1 pick up et 1 station wagon) 04/11/2015 Oui Oui 3 12 Fourniture Fourniture et Equipement de Bureau Cotation Non 3 3 3 invitations par courrier Oui Oui 3 13 Fourniture Fourniture de Matériel Informatique 5 000 CF Non 3 3 3 invitations par courrier FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 68 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 TABLEAU TEST DE CONTROLE DU PROCESSUS D’ACQUISITION DES FOURNITURES, TRAVAUX ET SERVICES DU 01 JANVIER 2016 AU 30 NOVEMBRE 20162/4 2/4 Fiche de DAO / TDR/DP Garantie de Bonne PV ou Rapport Lettre de soumission Charte de Garantie de Exécution Pièces N° renseignement sur Transmis au d'évaluation des signée transparence signée approuvé soumission administratives le candidat retenu bailleur offres 1 Oui Oui Oui Sans Objet Sans Objet N/A N/A Oui Oui 2 Oui Oui Oui Sans Objet Sans Objet N/A N/A Oui Oui 3 Oui Oui Oui Sans Objet Sans Objet N/A N/A Oui Oui 4 Oui Oui Oui Sans Objet Sans Objet N/A N/A Oui Oui 5 Oui Oui Oui Sans Objet Sans Objet N/A N/A Oui Oui Oui 6 NA NA NA Sans Objet Sans Objet N/A N/A NA Mémo Oui 7 NA NA NA Sans Objet Sans Objet N/A N/A NA Mémo 8 Oui Non Oui Sans Objet Sans Objet Oui N/A Oui Non 9 Oui Non Oui Sans Objet Sans Objet N/A N/A Non Non Oui 10 Oui Oui N/A Sans Objet Sans Objet N/A N/A Non Approuvé par UCP Oui 11 Oui Oui Oui Sans Objet Sans Objet Oui Oui Oui Approuvé par UCP 12 Oui Oui N/A Sans Objet Sans Objet N/A N/A Non Oui Mémo Oui 13 Oui Oui N/A Sans Objet Sans Objet N/A N/A Non Mémo FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 69 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 TABLEAU TEST DE CONTROLE DU PROCESSUS D’ACQUISITION DES FOURNITURES, TRAVAUX ET SERVICES DU 01 JANVIER 2016 AU 30 NOVEMBRE 2016 3/4 Bordereaux Notification de Notification de descriptif de sélection du résultat des Publication avis Immatriculatio Fournisseurs ou Capacité Finan Date et Signature du N° quantitatif des fournisseur fournisseurs ou d'attribution de N° Contrat de marché n du marché à Consultants retenus cière marché travaux ou attributaire du consultants contrat la DCMP fournitures marché non retenus 1 SOFIDIS SARL Oui Oui Oui N/A N/A 03/PDIDAS/F/2016 11-Mai.-16 N/A 2 UNIVERS DE L’EQUIPEMENT Oui Oui Oui N/A Oui 02/PDIDAS/F/2016 13-Mai-16 N/A 3 MASTER OFFICE Oui Oui Oui N/A N/A 04/PDIDAS/F/2016 06-juin-16 N/A 4 OFFICE CHOICE Oui Oui Oui N/A N/A 05/PDIDAS/F/2016 8-jui-16 N/A 5 SESA TECHNOLOGIE Oui Oui Oui N/A N/A 06/PDIDAS/F/2016 03/06/2016 N/A 6 AMADOU FALL NA Oui Oui N/A N/A 013/PDIDAS/T/2016 22/08/2016 N/A 7 XELCOM SERVICE N/A Non Non N/A N/A F05/PDIDAS/UGB/2015 N/A N/A 8 MNM PICTURES N/A Oui Oui Oui Oui Le 08/01/2016 APIX/PDIDAS/07/2015 18/02/2016 En Cours N/A Oui le 3 Février 9 AMI’LANY N/A Oui Oui S/0208/15 18/02/2016 Non 1 seule offre 2016 10 SOFIDIS SARL Oui Oui Oui N/A N/A SAED/15/11/2015 17/11/2015 N/A 11 EMG UNIVERSAL AUTO Oui Oui Oui Oui Oui le 05/04/2016 F 1304/16 et F 1302/16 26/07/2016 Oui 12 FAMBI N/A Non Non N/A N/A ……. …… N/A 13 ATLANTIC BUSINESS N/A Non Non N/A N/A ………. ………….. N/A FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 70 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 TABLEAU TEST DE CONTROLE DU PROCESSUS D’ACQUISITION DES FOURNITURES, TRAVAUX ET SERVICES DU 01 JANVIER 2016 AU 30 NOVEMBRE 2016 4/4 Agence Existence de Enregistrement PV de Réception ou Montant du BL ou de Imputation Annulation Niveau N° du contrat au attestation de service Mode de Paiement N° Facture Exécution marché TTC livrable comptable facture d'exécution fisc fait produit Absent dans le 1 Oui 21 122 000 dossier de Oui Non Non Réglé Néant N/A UCP Exécuté marché Absent dans le Virement 3645/16 FAV 2 10 401 700 dossier de Non Oui N FA1606-0232 Non UCP Exécuté UNIVERS EQUIP. marché Absent dans le Virement 458916 FAV 3 Oui 15 492 055 dossier de Non Oui N FA023850 Non UCP Exécuté MASTER OFFICE marché Absent dans le 4 Oui 4 466 305 dossier de Oui Oui Virement… N FAC02229 Non UCP Exécuté marché Absent dans le 5 18 824 540 dossier de Oui Oui Virement N FA 001330 Non UCP Exécuté marché Payé par Chèque en 2 6 3 523 250 NA Non Oui N… Non Exécuté Tranches UCP Payé par Chèque n 7 N/A 1 119 761 Oui Oui Oui N 314/16 Non Clôturé 2454201 Bque Atlantique UGB Absent dans le Marché en cours 8 Oui 31 340 800 dossier de N/A N/A N/A N/A APIX En Cours d’exécution marché Absent dans le Marché en cours 9 Non 20 664 350 dossier de N/A N/A N/A N/A APIX En cours d’exécution marché Absent dans le SAED Marché en cours 10 Oui 11 280 800 dossier de N/A Non encore Réglé N 047/FD 2016 Non En Cours d’exécution marché 18 900 000 N 470.09.2016 et N 11 Oui Oui Oui Oui ……………………. Non Exécuté 32 900 000 486.10.2016 ANGMV Chèque 12 …….. 2 483 900 Oui Oui Oui N 004 / 2015 Non ANGMV Exécuté N 4886081 13 ……… 2 466 200 Oui Oui N 61 Non ANGMV Exécuté FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 71 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 ANNEXE2 : Tableau test de Contrôle des procédures de passation de marchés de Consultance TABLEAU TEST DE CONTROLE DU PROCESSUS D’ACQUISITION DES SERVICES DE CONSULTANTS DU 01 JANVIER 2016 AU 30 NOVEMBRE 2016 1/4 Approbation Rapport ANO Nbre ANO Avis Nbre Banque et fournis Nbre de Evaluation de Nature ou Coût estimé Méthode de Envoie fourniss N° Catégorie Description en USD sélection Banque Manifestation Consultants DCMP sur DP seurs eurssou l’AMI par la sur TDR Interet Short Listés DP et Liste consul mission Banque, la Restreinte tés DCMP et / ou UCP Oui le Service de Etablissement Situation de Oui du 20/10/2 1 Consultants Reference 80000 SFQC Oui 01/07/2015 6 Oui 015 6 4 Oui Réalisation Etude de Faisabilité d APS APD ET DE DAO pour la remise en eau du bassin di Oui Oui Oui le Service de Ngalaminc liant la zone des Oui du 22/10/2 2 Consultant trois marigots et du gandiolais 800000 SFQC 21/05/2015 6 015 6 5 Oui Réalisation des études de faisabilité d'APS APD et de DAO des Infrastructures d’irrigation Oui Oui Oui le Service secondaire dans la zone du Oui le 25/02/2 3 Consultant Ngalam et Lac de Guiers 800000 SFQC 28/10/2015 6 016 6 5 Oui FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 72 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 TABLEAU TEST DE CONTROLE DU PROCESSUS D’ACQUISITION DES SERVICES DE CONSULTANTS DU 01 JANVIER 2016 AU 30 NOVEMBRE 2016 2/4 ANO Baillleur PV ou Rapport sur ANO DCMP Engagement Evaluation Evaluation surEvaluation Non Technique et Technique et Technique et ANO Banque et Lettre de Corruption / Qualification Existence Financière Financière Financière Garantie de Pieces DCMP sur décision N° soumissionsignée Charte Personnel Clé CV Offres Offres Offres Soumission Administrives Attribution 1 Oui Oui Oui Oui Oui NA NA NA Oui Oui 2 Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui NA Oui Oui 3 Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui NA Non Oui TABLEAU TEST DE CONTROLE DU PROCESSUS D’ACQUISITION DES SERVICES DE CONSULTANTSDU 01 JANVIER 2016 AU 30 NOVEMBRE 2016 3/4 Notification de sélection Notification de du résultat des Attestation de Bonne fournisseur fournisseurs ou Garantie de Publication avis Date et Fournisseurs ou Consultants Execution Missions attributaire consultants non bonne d'attribution de N° Contrat de Signature du Immatriculation du N° retenus Similaires du marché retenus exécution contrat marché marché marché à la DCMP 1 Groupement SOPEX / MSA Oui Oui Oui NA Non 24/PDIDAS/C/2015 04/07/2016 Oui Groupement IDEV-ic/AFRIC 2 CONSULT/EGIS EAU Oui Oui Oui Non Fourni Oui le 23/03/2016 15-06-08/2016 31/05/2016 Oui 3 MCG Oui Oui Oui Non Fourni Oui le 01/09/2016 16-01-12/2016 12/10/2016 Oui TABLEAU TEST DE CONTROLE DU PROCESSUS D’ACQUISITION DES SERVICES DE CONSULTANTS DU 01 JANVIER 2016 AU 30 NOVEMBRE 2016 4/4 Agence Enregistrement du Montant du marché Existence de BL ou de PV de Réception ou Imputation Mode de Annulation Exécution N° contrat au fisc TTC livrable produit attestation de service fait comptable Paiement N° Facture facture 1 Oui 56 464122 En Cours En Cours NA NA NA NA UCP 2 Oui 261 984 682 SAED 3 Oui 176 410 000 SAED FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 73 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 II.3 PROCEDURE DE GESTION DE LA TRESORERIE Au cours de la période sous revue (Exercice 2016), la mission a revu les différentes procédures de gestion de la trésorerie. 3.1. RAPPEL SUR LES BANQUES Pour rappel, le PDIDAS dispose de deux comptes : un compte désigné/ crédit IDA N° SN13701001 080089390009 03 sous la signature exclusive du Directeur de l’investissement ; un sous compte désigné crédit IDA N° SN13701001 080089390012 91 sous la signature conjointe de la Coordinatrice et du Spécialiste en Gestion Financière (SGF). Lors de sa précédente mission au titre de l’exercice 2015, la mission avait pu noter la fermeture effective du compte PPF et du sous compte désigné DON FEM par respect à l’amendement de la lettre de décaissement. Elle a par ailleurs pu constater le virement des soldes desdits comptes au profit du compte désigné crédit/IDA le 02/02/2015 pour un montant de 85 958 244 FCFA pour le PPF et le 13/03/2015 pour un montant de 29 997 500 FCFA pour le sous compte DON FEM. Aucun n’écart de solde n’avait été constaté. Rappelons aussi que les dépenses éligibles sur le sous compte-désigné conformément à la correspondance N°5220 MEFP/DGF/DI/Smn de la Direction de l’Investissement, sont : le petit matériel (fournitures et consommables) ; les services de consultant relatifs aux petits contrats dont les montants sont inférieurs à cinq millions (5 000 000) F CFA ; les séminaires et ateliers ; les frais de mission à l’intérieur du pays. 3.2. CONTROLES 3.2.1. OBJECTIFS DE CONTROLE Nos travaux ont eu pour principal objectif de s'assurer de la bonne gestion de la trésorerie à travers le contrôle des rapprochements bancaires et des décaissements effectués. Les contrôles ont consisté à : faire le suivi de la mise en œuvre de nos précédentes recommandations ; vérifier l’enregistrement chronologique des mouvements effectués sur les comptes du projet ; vérifier la tenue des états de rapprochement bancaire et des inventaires de la caisse ; traiter les manquants et des excédents de la caisse s’il y a lieu ; examiner les pouvoirs de signature et du processus de gestion des mouvements (encaissements et décaissements du compte spécial) ; FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 74 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 Fiabilité du système comptable ; Procédure de contrôle ; Réconcilier les comptes bancaires et des comptes spéciaux. 3.2.2 Observations Au cours de ses travaux, la mission a noté : Points forts : l’établissement mensuel des rapprochements bancaires signés par le comptable et le Spécialiste en gestion financière jusqu’au 31/12/2017; l’apurement normal des suspens dans le temps et l’inexistence de suspens ; l’enregistrement chronologique des dépenses effectuées sur les comptes ; la non réception de fonds autres que ceux des bailleurs dans les comptes du projet. Le reversement des reliquats des caisses d’avance dans des délais raisonnables ; Une nette amélioration dans le classement des pro-forma dans les liasses justificatives de règlement justifiant la mise en concurrence des fournisseurs; La mise en œuvre de la recommandation de la mission de supervision de la Banque quant à la désignation de signataire suppléant en cas d’absence des principaux signataires du sous-compte (Coordinatrice et SGF). La mission du Cabinet Ficadex a pu obtenir les copies des notes de services (notes 487 du 11 mai 2016 et 839 du 18 août 2016) relatives à la désignation de signataire suppléant en cas d’absence des deux (2) principaux signataires du sous-compte (Coordinatrice et SGF). Points faibles: la non distinction des factures (originales et copies) reçues en plusieurs exemplaires et la non annulation systématique des factures après règlement par l’apposition d’un cachet (facture) « payée ». 3.2.3 Recommandations La mission recommande la distinction des factures reçues en plusieurs exemplaires par l’apposition de cachets « originale » et « copie ». Il reste entendu que seules les factures portant la mention (facture) « originale » devront faire l’objet de paiement et être annulées par la mention « payée » après règlement effectif des prestataires afin d’éviter le recyclage d’une même facture dans le circuit de paiement. 3.3. CAISSE Le projet ne dispose pas d’une caisse petite dépenses. L’ensemble des dépenses étant exécutées sur le compte désigné et le sous compte. FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 75 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 3.4 Commentaires des responsables du PDIDAS L’UCP prend acte 3.5 Avis Final de la Mission d’Audit La mission d’audit prend bonne note de la non obection de la part de L’Unité de Coordination et de Gestion (UCG) de ses recommandations telles que formulées ci- dessus. FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 76 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 3.6 Constats sur les états des Rapprochements bancaires (ERB) La mission a effectué les constats suivants : les rapprochements bancaires pour l’ensemble des comptes (compte désigné et sous compte désigné sont effectués mensuellement avec un report correct des soldes des livres journaux et ceux des relevés bancaires jusqu’au 31/12/2016. Ils portent tous les signatures du Comptable et du SGF ; les suspens s’apurent normalement dans le temps. BANQUE 01 : COMPTE DESIGNE PDIDAS LIBELLES DATES MONTANT OBSEVATIONS COMPTE DESIGNE PEDIDAS À DEBITER SUR LE COMPTE DESIGNE PAR LA BANQUE DEBIT ATLANTIQUE CH N°2454061/BRS/FRE AMADOU LAMINE CAMARA CHARGE 05/12/2016 D'OPERATIONS DU PDIDAS NOVEMBRE 2016 32 445 Non encore apuré à CH N°2454061/BRS/FRE AMADOU LAMINE CAMARA CHARGE la date de nos 05/12/2016 D'OPERATIONS DU PDIDAS 2 555 travaux 16/12/2016 CH N°2454064/BRS/HONORAIRES FODE DIOP ARCHITECTE 162 688 16/12/2016 CH N°2454064/BRS/HONORAIRES FODE DIOP ARCHITECTE 12 812 CH N°2454063/BRS/HONORAIRES MAMADOU MARONE 16/12/2016 CONSULTANT DU PARIIS 69 525 CH N°2454063/BRS/HONORAIRES MAMADOU MARONE 16/12/2016 CONSULTANT DU PARIIS 5 475 Apurés en février CH N°2454067/RETENUES IMPOTS/ SALAIRES PDIDAS MOIS DE 22/12/2016 DECEMBRE 2016 12 118 872 2017 CH N°2454068/BRS/HONORAIRES AMADOU LAMINE CAMARA 29/12/2016 DECEMBRE 2016 32 445 CH N°2454068/BRS/HONORAIRES AMADOU LAMINE CAMARA 29/12/2016 DECEMBRE 2016 2 555 CH N°2454069/RETENUES BRS/PRESTATIONS AGENTS FONCIERS 29/12/2016 D'OCTOBRE A DECEMBRE 2016 284 202 TOTAL SUSPENS 12 723 574 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 77 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 BANQUE 02 : SOUS- COMPTE PDIDAS LIBELLES MONTANT SOUS COMPTE DESIGNE PEDIDAS DATES OBSEVATIONS À DEBITER SUR LE SOUS COMPTE DESIGNE PAR LA DEBIT BANQUE ATLANTIQUE 11/04/2016 CH N°291 35 44 /FRE N°CONS0743/BA EAU BAB 41 715 11/04/2016 CH N°291 35 44 /FRE N°CONS0743/BA EAU BAB 3 285 Non encore 11/04/2016 CH N°291 35 45FRE N°FV14979A/BA EAU BAB 48 676 apurés à la date 11/04/2016 CH N°291 35 45FRE N°FV14979A/BA EAU BAB 3 833 de nos travaux 21/09/2016 CH N°3084931/FRE N°1 QUINCAILLERIE TOUBA NDIENE 73 836 21/09/2016 CH N°3084931/FRE N°1 QUINCAILLERIE TOUBA NDIENE 5 814 21/10/2016 CH N°3264204/FRE MAMOUR DIOP N°932 4 635 21/10/2016 CH N°3264204/FRE MAMOUR DIOP N°932 365 CH N°3357277/FRE N°2017010006 LA SENEGALAISE DE 27/12/2016 377 279 L'AUTOMOBILE CH N°3357277/FRE N°2017010006 LA SENEGALAISE DE 27/12/2016 29 710 L'AUTOMOBILE CH N°3357278/FRE 2016012557/LA SENEGALAISE DE 27/12/2016 262 513 L'AUTOMOBILE CH N°3357278/FRE 2016012557/LA SENEGALAISE DE 27/12/2016 20 673 L'AUTOMOBILE 28/09/2016 CH N°3045408/FRAIS DE MISSIONS SERIGNE MBACKE GUEYE 13 905 28/09/2016 CH N°3045408/FRAIS DE MISSIONS SERIGNE MBACKE GUEYE 1 095 29/12/2016 CH N°3357281/FRE DE LA MAISON ROSE 859 329 29/12/2016 CH N°3357281/FRE DE LA MAISON ROSE 67 671 CH N°3357282/FRAIS D'ACCES INTERNET BUREAU DE 29/12/2016 19 744 LIAISON DAKAR/ SONATEL CH N°3357282/FRAIS D'ACCES INTERNET BUREAU DE APURES EN 29/12/2016 1 555 LIAISON DAKAR/ SONATEL JANVIER 2017 29/12/2016 CH N°3357283/FRE N°FV14760/BA EAU BAB 57 948 29/12/2016 CH N°3357283/FRE N°FV14760/BA EAU BAB 4 563 29/12/2016 CH N°3357284/FRE N°749/HOTEL NGOR 920 511 29/12/2016 CH N°3357284/FRE N°749/HOTEL NGOR 72 489 29/12/2016 CH N°3357285/FRE N°0420/SCTP DABAYE 579 375 29/12/2016 CH N°3357285/FRE N°0420/SCTP DABAYE 45 625 29/12/2016 CH N°3357287/FRE SENELEC DU PDIDAS 556 370 29/12/2016 CH N°3357287/FRE SENELEC DU PDIDAS 43 813 29/12/2016 CH N°3357288/FRE N°0256/16/ HOTEL DE LA POSTE 1 349 712 29/12/2016 CH N°3357288/FRE N°0256/16/ HOTEL DE LA POSTE 106 288 CH N°3357289/FRE D'ACOMPTE MDS (MONDIAL 30/12/2016 1 974 342 DISTRIBUTION SERVICES 30/12/2016 CH N°3264289/RECU DHL N°0817/FRAIS ENVOI DE PLIS 67 115 30/12/2016 CH N°3264289/RECU DHL N°0817/FRAIS ENVOI DE PLIS 5 285 31/10/2016 CH N°3357235/FRE N°2016100108/STAR OIL 810 661 Non encore 31/10/2016 CH N°3357235/FRE N°2016100108/STAR OIL 63 838 apurés à la date de nos travaux 31/10/2016 CH N°3357238/FRE BOURY N°1810 91 958 APURE EN 31/10/2016 CH N°3357238/FRE BOURY N°1810 7 242 FEVRIER 2017 TOTAL SUSPENS BANCAIRES 8 592 768 LIBELLES MONTANT SOUS COMPTE DESIGNE PEDIDAS DATES OBSEVATIONS À DEBITER SUR LE SOUS COMPTE DESIGNE PAR LE DEBIT PEDIDAS 31/10/2016 DIFF/CH N°3045434 300 TOTAL SUSPENS BANCAIRES 300 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 78 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 II.4 PROCEDURE DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES Pour toute structure, de bonnes performances de gestion passent nécessairement par une bonne gestion du personnel. Celle-ci implique des capacités de suivi, d’encadrement et de dynamisation des agents et, le cas échéant, des capacités de sanction positive ou négative du personnel. La gestion des ressources humaines implique aussi, d’une part, le respect des procédures légales et réglementaires et, d’autre part, l’utilisation de procédures internes rationnelles. La Gestion des Ressources Humaines (GRH) regroupe l’ensemble des opérations suivantes : Recrutement du personnel ; Suivi des effectifs ; Elaboration et paiement des salaires ; Evaluation des ressources humaines. Les procédures ont pour objectifs : de définir un cadre de recrutement de nature à permettre au Projet de se doter de personnel compétent et adapté à ses besoins ; d’instituer un système de gestion des fichiers du personnel pour la maîtrise des effectifs et des informations relatives aux situations administratives et au régime financier ; de mettre en place des procédures crédibles pour le traitement de la paie et le versement des salaires ; de définir un cadre administratif pour l’évaluation des ressources humaines. Ainsi, nos travaux de contrôle sur la gestion du personnel en 216 ont consisté à nous assurer du respect : de la mise en de nos recommandations précédemment formulées lors de notre audit en 2015 ; de l’existence des dossiers individuels du personnel correctement tenus à jour; de l’existence des contrats de travail ; de la procédure de rémunération du personnel ; de la gestion des missions et congés ; De la protection du personnel. FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 79 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 4.1 RECRUTEMENT DU PERSONNEL 4.1.1 Rappel des normes par rapport au manuel des procédures administratives financières et comptables du PDIDAS Cette procédure a pour objet de décrire les opérations relatives au recrutement du personnel. Elle s'applique au personnel cadre recruté et payé par le Projet. Le recrutement du personnel cadre se fait après un avis publié dans les journaux. Le rapport, le PV de négociation, le contrat et la liste restreinte issue de la procédure de présélection sont soumis à l’approbation de la Banque Mondiale. La procédure de recrutement comprend les opérations suivantes : 1. la décision d’embauche ; 2. la publication de l’avis d’appel à candidatures ; 3. la réception des dossiers de candidature ; 4. la sélection des candidats ; 5. la soumission du rapport d’évaluation des candidats au Coordinatrice ; 6. l’entretien d’embauche ; 7. le classement des candidats ; 8. la convocation du candidat retenu ; 9. l’établissement du contrat de travail et la prise de service. Le recrutement du personnel d’appui est laissé à l’initiative de la Coordinatrice assistée du SGF. Il est organisé sous sa responsabilité avec l’appui du personnel de l’UCP. Celui-ci informe cependant le Chargé de projet de la Banque mondiale sur les objectifs, les modalités et les résultats du recrutement. La sélection ne nécessite pas d’appels à candidatures dans les journaux d’annonces légales. (Voir détail au Chapitre 4 au point 4.1 du Manuel des Procédures administratives, financières et comptables du PDIDAS, version définitive du 19 Mars 2015 ) 4.1.2 CONSTATS Au cours de l’exercice 2016, le Projet a enregistré cinq (05) nouvelles recrues dont trois (03) personnels cadres qui ont été recrutés de manière compétitive par le Cabinet de recrutement ADIRA et un (02) agent d’appui par PDIDAS; il s’agit de la liste des agents ci-dessous : Liste personnel cadre et appui recruté en 2016 PRENOMS ET Date de fin de ANO N° FONCTION DATE D'EMBAUCHE Observations NOMS contrat IDA 1 Papa Babacar SOW SPM 09/06/2016 31/12/2017 Oui En fonction Mouhamadou Bamba 2 SGDTE 14/07/2016 31/12/2017 Oui En fonction DIOP Mamadou Moustapha 3 SMSS/DC 03/10/2016 31/12/2017 Oui En fonction NDOYE Ciré NDIAYE 4 Informaticien 01/04/2016 31/12/2017 Oui En fonction (pers/d’appui) 5 Seydina FALL chauffeur 01/01/2016 31/812/2017 oui En fonction La Banque Mondiale a donné son Avis de Non Objection sur le personnel clé recruté et les contrats ont été signés par les parties concernées. FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 80 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 4.1.3 Conclusion La procédure de recrutement est jugée satisfaisante et elle est respectée. 4.2 CONTRATS SIGNÉS AVEC LES NOUVELLES RECRUES DU PROJET : La Banque Mondiale avait souligné dans son aide-mémoire en avril 2016 à l’issue de sa mission d’appui à la Mise en œuvre du PDIDAS du 18 au 29 avril, l’absence de conformité des contrats renouvelés aux nouvelles grilles du Ministère de l’Economie et des Finances (MEF) et avait émis comme recommandation de rendre conforme les contrats du personnel aux nouvelles grilles du MEF lors de leur renouvellement. 4.2.1 Constats Au cours de nos travaux, nous avons constaté que les nouveaux contrats signés avec les nouvelles recrues ne sont pas conformes aux nouvelles grilles du Ministère de l’Economie, des Finances et du Plan (MEFP) (lettre circulaire transmis par le courrier N°0005103 du 15 mai 2015 du Ministère de l’Economie des Finances et du Plan (MEFP), circulaire visée par le Ministre de l’Economie, des Finances et du Plan et le Directeur des Opérations Sénégal, Cabo Verde, Gambie, Guinée Bissau, Mauritanie. Cependant, la mission a pris connaissance sur le terrain de la présentation en date du 06 décembre 2016 de la revue du portefeuille des projets financés par la banque mondiale (IDA). Ledit document a évoqué en son chapitre « unités de gestion des projets et rémunération du personnel des projets IDA » quelques points concernant l’harmonisation des politiques de rémunération. Il s’agit : - De l’ambiguïté sur le statut fiscal, les émoluments et les contrats des personnels des UGP; - Des diverses conditions de travail des personnels des UGP au sein du portefeuille de l’IDA; - L’absence de transparence et d’harmonisation dans le traitement des questions pécuniaires du personnel des UGP ; - L’initiative de 2015 (circulaire de juin 2015), un succès partiel : Seulement 37% de taux d’application. L’absence de conformité des contrats renouvelés par rapport à la nouvelle grille du Ministère de l’Economie et des Finances et du Plan (MEFP) découle de la revue du portefeuille des projets financés par la Banque mondiale (IDA) qui en son chapitre portant sur les unités de gestion et rémunération du personnel des projets IDA a recommandé l’élaboration d’une nouvelle grille à la fois plus précise et plus compétitive ; ainsi c’est le statuquo en 2016 et jusqu’au moment des travaux de la mission d’audit en 2017 pour ce qui les rémunérations du personnel de l’Unité de Coordination. FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 81 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 En guise de recommandations, il a été recommandé donc une nouvelle grille : - Plus précise : Montant nets, avantages en nature encadrés, grille attractive pour les expertises spécifiques ; - Plus compétitive : établie suite à une comparaison avec les grilles d’autres structures similaires ; - Encadrement des éventuels avantages en nature. A noter que selon ledit document, cette grille non rétroactive sera applicable par tous les projets sur tout nouveau recrutement. Et pour les anciens contrats cette nouvelle grille n’est pas applicable du fait que le projet est antérieur à la grille. Cette nouvelle grille est applicable au nouveau projet. Au 31 Décembre 2016, l’effectif du personnel du PDIDAS est au nombre de vingt-cinq (25) agents dont la Coordinatrice, douze (12) cadres et douze (12) agents d’appui. La Liste du personnel du projet au 31 décembre 2016 est donnée ci-après : LISTE DU PERSONNEL AU 31 DECEMBRE 2016 DATE DE DATE N° PRENOMS ET NOMS PROFESSION FIN DE D'EMBAUCHE CONTRAT 1 Ndeye Coura Mbaye DIOP Coordinatrice 01/07/2014 31/12/2017 Spécialiste en gestion financière et 31/12/2017 Idrissa CAMARA 2 comptable 01/07/2014 3 Serigne Mbacké GUEYE Chauffeur 01/10/2014 31/12/2017 Spécialiste en Mesures de Sauvegardes 31/12/2017 Awa NDIAYE 4 environnementales 03/11/2014 Spécialiste en Gestion Durable des Terres 31/12/2017 Babacar DIOP 5 et de l'Eau (SGDTE) 03/11/2014 6 Cheikh MBENGUE Spécialiste en Suivi Evaluation 03/11/2014 31/12/2017 7 Yoro THIAM Comptable 03/11/2014 31/12/2017 8 Moustapha NDIAYE Spécialiste en irrigation 15/12/2014 31/12/2017 9 Fatimatou SOW Assistante de Direction 01/02/2015 31/12/2017 10 Astou Kétéré SEYE Secrétaire 01/02/2015 31/12/2017 11 Aliou BASSOUM Spécialiste en Communication 01/03/2015 31/12/2017 12 Matar Cissé Chauffeur 01/04/2015 31/12/2017 13 Marième SECK DIALLO Assistante Administrative/Logisticienne 01/05/2015 31/12/2017 14 Assane SOW Chauffeur 15/07/2015 31/12/2017 15 Germain NDIAYE Agent de Courrier 01/08/2015 31/12/2017 16 Bassirou DIOUM Agent Administratif 01/08/2015 31/12/2017 17 Sellou BA Chauffeur 01/11/2015 31/12/2017 18 Papa Samba NDIAYE Spécialiste en Foncier 01/11/2015 31/12/2017 19 Ndiassé NGOM Spécialiste en Horticulture 15/11/2015 31/12/2017 31/12/2017 20 Ibrahima NDIAYE Assistant Comptable 15/12/2015 21 Seydina FALL Chauffeur 01/01/2016 31/12/2017 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 82 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 22 Papa Babacar SOW Spécialiste en Passation des Marchés 09/06/2016 31/12/2017 Spécialiste en Gestion Durable des Terres 31/12/2017 Mouhamadou Bamba Diop 23 et de l'Eau 18/07/2016 Spécialiste en Mesure de Sauvegarde 31/12/2017 Mamadou Moustapha NDOYE 24 Sociale 03/10/2016 31/12/2017 25 Ciré NDIAYE Informaticien 1er avril 2016 Au cours de l’exercice 2016, le Projet a enregistré deux (02) départs sur le personnel cadre ; il s’agit de : Liste personnel démissionné en 2016 PRENOMS ET DATE DE PRISE DE N° FONCTION DATE DE DEMISSION NOMS SERVICE 1 Aïssatou BA SMSS/DC 03/10/2014 30/04/2016 Mouhamadou lamine 2 SPM 03/04/2014 30/04/2016 DIOP Nous avons relevé que tous les contrats du personnel clé sont renouvelés pour une durée deux (02) ans allant de la date du 01 Janvier 2015 jusqu’au 31 Décembre 2017. A titre de rappel, les faits constatés lors de notre précédent audit concernant l’absence de couvertures sociales pour les agents liés au Projet par des contrats de prestations de services et l’absence de droit à la retraite et aux prestations familiales n’ont pas connu de changement en 2016, dans la mesure où le paiement de ces charges n’est pas éligible au fonds de l’IDA et n’est pas pris en comptes sur le BCI. Le cumul desdits charges entre 2014, 2015 et 2016 est présenté comme suit au 31/12/2016 : ANNEE 2014 2015 2016 SOLDE AU 30/11/2016 IPRES 2 319 865 14 669 885 17 123 034,00 34 112 784 CFCE 2 626 822 12 701 443 12 322 887,00 25 024 330 4.3 TENUE DU FICHIER DU PERSONNEL : 4.3.1-Rappel des normes par rapport au manuel des procédures administratives financières et comptables du PDIDAS Cette procédure a pour objet de décrire les opérations relatives à la tenue du fichier du personnel contractuel. La procédure consiste en la mise en place : des dossiers individuels qui recueillent les actes administratifs et les différentes pièces de renseignements du personnel ; du fichier du personnel faisant état de la situation des effectifs du Projet tout au long de son exécution, et devant servir de base pour le traitement des salaires. FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 83 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 Les informations relatives au personnel sont de deux types : les informations dites constantes qui ne varient pas tout au long du séjour du personnel, telles que son identification ; les informations à actualiser puisque changeant avec l’évolution du poste, des conditions de travail, des affectations. La procédure comprend deux opérations : 1. Ouverture d’un dossier individuel ; 2. Mise à jour des fichiers des personnels. (Voir détail au Chapitre 4 au point 4.2 du Manuel des Procédures administratives, financières et comptables du PDIDAS, version définitive du 19 Mars 2015). 4.3.2-Constats Au moment de nos travaux, nous avons constaté que : qu’à la date du 06 Août 2015, une note circulaire de la Coordinatrice du Projet a été adressée à l’ensemble du personnel afin que chacun d’eux dépose auprès de l’Assistante de Direction les documents ci-après : - une copie de sa pièce d’identité ; - son curriculum vitae ; - les extraits de naissance des enfants ; - le numéro de l’IPRES, du FNR, et de la Caisse de Sécurité Sociale éventuellement ; A cet effet, les contrôles effectués par sondage lors de nos travaux auprès de l’Assistante de Direction ont montré que des dossiers sont ouverts pour chaque agent ; toutefois les pièces à compléter restent toujours d’actualité ; à savoir les diplômes, les attestations de travail, les grilles de notation et les PV de sélection des candidats présélectionnés, etc. A titre de rappel, les informations et la documentation ci-après comme mentionné dans le manuel des procédures du Projet doivent être suivies : « dès la signature du contrat ou de l’acte d’affectation, et réception de l’attestation de prise de service, le comptable, sous la supervision du Spécialiste en Gestion Financière procède à: l’attribution d’un numéro d’immatriculation interne au Projet et à l’instruction d’une fiche d’identification de la personne nouvellement recrutée ; l’ouverture d’un dossier individuel à partir d’une chemise organisée en sections, destinée à recevoir les informations suivantes : 1. Une section ‘’Identification’’ ; 2. Une section ‘’Situation administrative’’ ; 3. Une section ‘’Evaluation et discipline’’ ; 4. Une section ‘’Salaires et traitements’’. FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 84 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 Le Projet tient un fichier en Excel nommé « Fiche d’Identification du Personnel » qui permet d’identifier le Nom et prénom de l’agent, la Fonction, la Date d’entrée et de sortie, la Situation matrimoniale et le Nombre d’enfants en charge. 4.3.3 -Conclusions : Les dossiers individuels du personnel ne sont que partiellement tenus conformément aux prescriptions du Manuel de Procédures. Les personnes concernées sont présentées dans le tableau ci-après : EXISTENCE DE PRENOMS ET N° PROFESSION Certificat de Certificat Extrait NOMS LM Attestation CNI Mariage de de / Contrat Diplôme de Visite naissance CV Travail Moustapha Spécialiste en oui non non non non non oui 1 NDIAYE irrigation oui Astou Kétéré oui non non oui non non oui 2 SEYE Secrétaire oui Spécialiste en oui non non non non non oui Aliou BASSOUM 3 Communication oui Assistante Marième SECK Administrative/Log DIALLO 4 isticienne oui oui non non non non non oui Germain oui non non non oui non oui Agent de Courrier 5 NDIAYE non Bassirou Agent oui 6 DIOUM Administratif non non non non non non non oui non non non non non non 7 Sellou BA Chauffeur non Spécialiste en oui non non oui non non oui Ndiassé NGOM 8 Horticulture oui Ibrahima Assistant oui non non non non non non 9 NDIAYE Comptable non 10 Seydina FALL Chauffeur non oui non non non non non non oui Spécialiste en Papa Babacar Passation des SOW Marchés 11 non non non non non non non Spécialiste en oui Mamadou Mesure de Moustapha Sauvegarde NDOYE 12 Sociale non non non non non non non oui Informaticien 13 Ciré NDIAYE oui non non non non non oui LEGENDE : LM /CV : lettre de motivation et ou curriculum vitae CNI : Carte identité nationale OUI : existence NON : absence FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 85 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 4.3.4 Recommandations Conformément au manuel des procédures administratives financières et comptables du Projet validé par le comité de Pilotage en date du 19 Mars 2015, les dossiers individuels du personnel doivent être ouverts par le comptable, sous la supervision du Spécialiste en Gestion Financière ; et par ailleurs les pièces administratives (telles que le Curriculum Vitae, les Photocopie de diplômes, les photocopie de carte nationale d’identité, les photos des enfants, le certificat de mariage, les extraits de naissance, le contrat de travail, les diverses indemnités versées, rémunération occasionnelle habituelle, et tout autre élément lié à un avantage accordé à un employé) doivent être produites et mises dans les dossiers. Aussi il est important de préciser qu’ils doivent être mis à jour à chaque fois qu’une situation nouvelle se présente par rapport à son statut social ou professionnel ; car ceci impact sur le brut annuel prévu dans le contrat à la signature. Le Spécialiste en gestion financière doit établir une fiche signalétique sur chaque dossier permettant de renseigner globalement sur la situation administrative de l’agent, sur son régime de salaire et reprend l’ensemble des informations utiles : matricule, nom et prénom (s), âge, date d’embauche, statut (contractuel, mise à disposition, détachement), grade, service d’affectation, poste, rémunérations, position administrative (congé, suspension, etc.). La fiche signalétique et de renseignement est mise à jour à chaque fois qu’un acte administratif vient modifier la situation administrative de l’agent. 4.3.5 Commentaires des Responsables de PDIDAS L’UCP du PDIDAS prend bonne note de la recommandation. 4.3.6 Avis final de la Mission d’Audit La mission d’audit prend bonne note de la non obection de la part de L’Unité de Coordination et de Gestion (UCG) de ses recommandations telles que formulées ci- dessus. FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 86 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 4.4 RÉMUNÉRATIONS DU PERSONNEL 4.4.1 Rappel des normes par rapport au manuel des procédures administratives financières et comptables du PDIDAS Cette procédure a pour objet l'élaboration et le paiement des salaires des agents du Projet. Elle s'applique aux personnels contractuels et est initiée par le Comptable du Projet sous la supervision du SGF. Les jours et horaires de travail sont fixés par note de service prise par la Coordinatrice. La procédure de paiement des salaires et déclarations sociales et fiscales, pour les contrats de travail, comprend les opérations suivantes : 1. la préparation des éléments de la paie ; 2. l’approbation des variables de la paie ; 3. la liquidation et l’édition de la paie ; 4. l’ordonnancement des salaires; 5. l’établissement des chèques et ordres de virement ; 6. la comptabilisation de la paie ; 7. le paiement des salaires ; 8. les déclarations sociales et fiscales. (Voir détail au Chapitre 4 au point 4.3 du Manuel des Procédures administratives, financières et comptables du PDIDAS, version définitive du 19 Mars 2015) 4.4.2 Constats Nous avons revu la procédure de paie des salaires payés au personnel du Projet depuis l’établissement des états de paiement en passant par les courriers de demande de règlement de la Coordonnatrice adressés au Directeur de l’Investissement (Ministère de l’Economie, des Finances et du Plan) jusqu’à l’imputation dans les comptes desdits salariés. Au moment de leurs recrutements, le personnel du Projet négocie leurs salaires en termes de net mensuel. 4.4.3 Constats sur le paiement des salaires A la fin de chaque mois, la Coordinatrice établit un courrier de demande de règlement des salaires au personnel du PDIDAS qui est adressé au Directeur de l’Investissement (Ministère de l’Economie, des Finances et du Plan) pour paiement à chaque bénéficiaire. Ainsi sur ce courrier, il est joint les pièces justificatives suivantes : - Un état récapitulatif de demande de paiement de salaires signé par le Spécialiste en gestion financière et la Coordinatrice du Projet ; - La copie du contrat (si l’agent est recruté au cours de ce mois de travail) ; - L’attestation de prise de service si l’agent est recruté au cours de ce mois de travail) ; - Et les ANO de l’IDA sur les contrats nouvellement signé. FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 87 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 4.4.4 Constat sur l’établissement de la paie des salaires La paie est toujours tenue sur Excel par le Comptable du Projet sous la supervision du Spécialiste en gestion financière. 4.4.5 Risque : Erreurs possibles de calcul sur les dates et retards sur la production de livre de paie ou fiche individuelle par salarié. 4.4.6 Recommandation : Nous suggérons d’acquérir un logiciel de paie permettant de minimiser les risques d’erreurs encourus avec la tenue sur Excel de la paie. Ainsi, avec un logiciel de paie, la comptabilisation se fera par déversement automatique pour garantir l’exhaustivité de la comptabilisation des salaires et charges sociales tout en permettant la production instantanée de livre de paie. 4.4.6 Commentaires des Responsables de PDIDAS L’UCP du PDIDAS prend acte de la recommandation. Elle sera examinée en interne 4.4.7 Avis final de la Mission d’Audit La mission d’audit prend bonne note de la non obection de la part de L’Unité de Coordination et de Gestion (UCG) de ses recommandations telles que formulées ci- dessus. FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 88 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 4.4.5 Constats sur les charges salariales et patronales Versements d’Impôts retenus sur le personnel Le Projet a été immatriculé au niveau de la Direction Générale des Impôts et Domaines, son numéro de NINEA est le 005287752 3K0. A cet effet, l’Impôt (IR et TRIMF) retenu sur les salaires du personnel en 2016 ont été bien calculés et reversés jusqu’au 31/12/2016. Le grand livre de ce compte est présenté comme suit : Date LIBELLE DEBIT CREDIT Comptable 01/01/2016 A NOUVEAU AU 01/01/2016 470 186 12/01/2016 IMPOTS/ CONGES PAYES A MR BABACAR DIOP DEMISSIONNAIRE 946 184 12/01/2016 IMPOTS/ CONGES PAYES A MR BABACAR DIOP DEMISSIONNAIRE 74 511 21/01/2016 IMPOTS/COMPLEMTS INDEMNITES DE CONGES KHALIFA ABABACAR NIANG 112 729 21/01/2016 IMPOTS/COMPLEMTS INDEMNITES DE CONGES KHALIFA ABABACAR NIANG 8 877 26/01/2016 IMPOT/SALAIRE AGENTS DU PDIDASMOIS DE JANVIER 2016 10 617 249 26/01/2016 IMPOT/SALAIRE AGENTS DU PDIDASMOIS DE JANVIER 2016 836 094 30/01/2016 IMPÖTS RETENUS SUR MLES AGENTS DU PDIDAS MOIS DE JANVIER 2016 10 617 249 30/01/2016 IMPÖTS RETENUS SUR MLES AGENTS DU PDIDAS MOIS DE JANVIER 2016 836 094 24/02/2016 IMPOT SUR SALAIRE AGENTS DU PDIDAS MOIS DE FEVRIER 2016 10 617 249 24/02/2016 IMPOT SUR SALAIRE AGENTS DU PDIDAS MOIS DE FEVRIER 2016 836 094 29/02/2016 IMPÖTS SUR SALAIRES AGENTS DU PDIDAS MOIS DE FEFRIER 2016 10 617 249 29/02/2016 IMPÖTS SUR SALAIRES AGENTS DU PDIDAS MOIS DE FEFRIER 2016 836 094 30/03/2016 IMPOTS SUR SALAITRES AGENTS DU PDIDAS MOIS DE MARS 2016 11 484 066 30/03/2016 IMPÖTS RETENUS SUR SALAIRES AGEN?TS DU PDIDAS MOIS DE MARS 2016 10 645 729 30/03/2016 IMPÖTS RETENUS SUR SALAIRES AGEN?TS DU PDIDAS MOIS DE MARS 2016 838 337 25/04/2016 IMPOTS/ SALAIRES PERSONNEL MOIS D' AVRIL 2016 11 666 611 30/04/2016 IMPÖTS / SALAIRES RETENUES / AGENTS DU PDIDAS MOIS DE AVRIL 2016 10 814 948 30/04/2016 IMPÖTS / SALAIRES RETENUES / AGENTS DU PDIDAS MOIS DE AVRIL 2016 851 663 30/04/2016 IMPÖTS RETENUS /SALAIRES GERMAIN NDIAYE MOIS DE JANVIER ET FEVRIER 2016 56 960 30/04/2016 IMPÖTS RETENUS /SALAIRES GERMAIN NDIAYE MOIS DE JANVIER ET FEVRIER 2016 4 486 24/05/2016 IMPOTS/SALAIRES AGENTS PDIDAS MOIS DE MAI 2016 10 730 222 25/05/2016 IMPOTS/INDEMNITES COMPENSATRICES DE CONGES AISSATOU BA DEMISSIONNAIRE 1 085 265 25/05/2016 IMPOTS/INDEMNITES COMPENSATRICES DE CONGES AISSATOU BA DEMISSIONNAIRE 85 463 30/05/2016 IMPÖTS RETENUS/ SALAIRES AGENTS DU PDIDAS MOIS DE MAI 2016 9 946 916 30/05/2016 IMPÖTS RETENUS/ SALAIRES AGENTS DU PDIDAS MOIS DE MAI 2016 783 306 14/06/2016 IMPOTS/CONGES PAYES A MAMADOU LAMINE DIOP SPM DEMISSIONNAIRE 1 355 708 14/06/2016 IMPOTS/CONGES PAYES A MAMADOU LAMINE DIOP SPM DEMISSIONNAIRE 106 760 23/06/2016 IMPÖTS/ SALAIRES PERSONNEL DU PDIDAS MOIS DE JUIN 2016 10 020 991 30/06/2016 IMPÖTS RETENUS/SALAIRES AGENTS DU PDIDAS MOIS DE JUIN 2016 9 289 459 30/06/2016 IMPÖTS RETENUS/SALAIRES AGENTS DU PDIDAS MOIS DE JUIN 2016 731 532 30/06/2016 IMPÖTS RETENUS/ SALAIRES SEYDINA FALL DE JANVIER A JUIN 2016 11 124 30/06/2016 IMPÖTS RETENUS/ SALAIRES SEYDINA FALL DE JANVIER A JUIN 2016 876 27/07/2016 IMPÖT / SALAIRES AGENTS DU PDIDAS MOIS DE JUILLET 2016 10 606 976 31/07/2016 IMPÖTS RETENUS SUR SALAIRES AGENTS DU PDIDAS MOIS DE JUILLET 2016 9 832 667 31/07/2016 IMPÖTS RETENUS SUR SALAIRES AGENTS DU PDIDAS MOIS DE JUILLET 2016 774 309 22/08/2016 INDEMNITES DE CONGES DE LA COORDINATRICE 1 820 918 23/08/2016 IMPÖTS/ALAIRES AGENTS DU PDIDAS MOIS D'AOUT 2016 11 289 132 31/08/2016 IMPÖTS RETENUS/ SALAIRES AGENTS DU PDIDAS MOIS D'AOUT 2016 10 465 025 31/08/2016 IMPÖTS RETENUS/ SALAIRES AGENTS DU PDIDAS MOIS D'AOUT 2016 824 107 26/09/2016 IMPOTS/ SALAIRES AGENTS DU PDIDAS MOIS DE SEPTEMBRE 2016 9 500 982 30/09/2016 IMPÖTS RETENUS/ SALAIRES AGENTS DU PDIDAS MOIS DE SEPTEMBRE 2016 8 807 410 30/09/2016 IMPÖTS RETENUS/ SALAIRES AGENTS DU PDIDAS MOIS DE SEPTEMBRE 2016 693 572 30/09/2016 IMPÖTS RETENUS/ SALAIRES SEYDINA FALL MOIS DE JUILLET A SEPTEMBRE 2016 5 562 30/09/2016 IMPÖTS RETENUS/ SALAIRES SEYDINA FALL MOIS DE JUILLET A SEPTEMBRE 2016 438 26/10/2016 CH N°2454052/IMPOTS SUR SALAIRES MOIS D'OCTOBRE 2016 12 118 872 31/10/2016 IMPÖTS RETENUS/ SALAIRES AGENTS DU PDIDAS MOIS D'OCTOBRE 2016 11 234 194 31/10/2016 IMPÖTS RETENUS/ SALAIRES AGENTS DU PDIDAS MOIS D'OCTOBRE 2016 884 678 24/11/2016 IMPÖTS RETENUS/ SALAIRES AGENTS DU PDIDAS NOVEMBRE 2016 12 118 872 30/11/2016 IMPÖTS RETENUS/ SALAIRES AGENTS DU PDIDAS MOIS DE NOVEMBRE 2016 11 234 194 30/11/2016 IMPÖTS RETENUS/ SALAIRES AGENTS DU PDIDAS MOIS DE NOVEMBRE 2016 884 678 22/12/2016 RETENUES IMPOTS/ SALAIRES AGENTS DU PDIDAS MOIS DE DECEMBRE 2016 12 118 872 31/12/2016 IMPÖTS RETENUS/ SALAIRES AGENTS DU PDIDAS MOIS DE DECEMBRE 2016 11 234 194 31/12/2016 IMPÖTS RETENUS/ SALAIRES AGENTS DU PDIDAS MOIS DE DECEMBRE 2016 884 678 31/12/2016 IMPÖTS RETENUS/ SALAIRES SEYDINA FALL MOIS D'OCTOBRE A DECEMBRE 2016 5 562 31/12/2016 IMPÖTS RETENUS/ SALAIRES SEYDINA FALL MOIS D'OCTOBRE A DECEMBRE 2016 438 31/12/2016 APUREMENT DES SUSPENS DE 2014 ET 2015/ IMPOTS 470 186 Total - 447100 292 821 833 298 503 694 Balance - 447100 5 681 861 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 89 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 Versement des charges patronales de 2016 (cotisations IPRES, CSS et CFCE) Bien que calculées et comptabilisées par le Spécialiste en Gestion Financière du Projet, les versements des cotisations à l’IPRES, et la CFCE des exercices 2014 ,2015 et 2016 n’ont pas été effectifs jusqu’au moment de nos travaux. La raison de ce non reversement des cotisations sur les charges patronales est due au type de contrat qu’a signé le personnel du PDIDAS, qui est de prestation de service. Car pour rappel ce type de contrat ne peut être visé au niveau de l’Inspection Régionale du Travail. Néanmoins le personnel est affilié à une assurance maladie pour un taux de couverture de 80% sur autorisation de la Banque Mondiale. Le détail des cotisations non reversées est présenté comme suit : SOLDE AU 31/12/2016 ANNEE 2014 2015 2016 IPRES 2 319 865 14 669 885 18 098 858 35 088 608 CFCE 2 626 822 12 701 443 13 309 309 28 637 574 Recommandation de la mission d’audit Nous réitérons nos recommandations de l’exercice 2014 et 2015, à ce que la Coordination du recherche une solution alternative à l’absence de la couverture retraite du personnel du PDID. Commentaires des Responsables de PDIDAS l’UCP prend bonne note de la recommandation. La banque n’est pas toujours favorable compte tenu de la nature des contrats du personnel. Ce sont des contrats de service et non des contrats de travail Avis final de la Mission d’Audit La mission d’audit prend bonne note de la non obection de la part de L’Unité de Coordination et de Gestion (UCG) de ses recommandations telles que formulées ci- dessus. FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 90 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 4.5. Evaluation du personnel 4.5.1. Objectifs de contrôle Trois (03) objectifs ont essentiellement recherchés lors de la mise en œuvre de l’évaluation du personnel l'appréciation des résultats annuels constatés en fonction d'objectifs convenus antérieurement, la détermination et la fixation des objectifs à atteindre, pour l'année à venir, après discussion avec l'évalué(e), L’objectif de conseiller, orienter et accompagner le professionnel en fonction de ses intérêts et compétences et des besoins de l'institution qui l'emploie, ainsi que de ses perspectives d'évolution professionnelle. Nos contrôles ont consisté à s’assurer que l’évaluation a été effectuée pour l’ensemble du personnel du PDIDAS 4.5.2. Nos constats Au cours de nos travaux nous avons pris connaissance de l’existence d’un projet des TDR de recrutement d’un consultant pour l’évaluation du personnel du PDIDAS envoyé à la Banque Mondiale et que cette dernière a donné son avis de non objection le 07 décembre 2016. L’unité de coordination du projet a entamé la procédure de sélection d’un consultant à cet effet. 4.6. PROTECTION SOCIALE DU PERSONNEL 4.6.1 RAPPEL Au point 12 portant « Assurances Médicales et Cotisations de retraites « des contrats de prestation de service signés par le personnel du Projet est mentionné que : « le Contractuel prend toutes les mesures appropriées pour s’assurer contre les risques de maladie et cotiser à un organisme de retraite ». 4.6.2 CONSTATS Pour la maladie, nous avons pris connaissance du contrat N°03/PDIDAS/S/2015 de l’assurance maladie pour le personnel du projet, signé avec la compagnie d’assurance ASKIA en date du 18 Février 2015. Chaque Agent et ses ayant droits (femmes et enfants) sont couverts par cette police d’assurance à 80%. Nous avons pris connaissance de la liste du personnel ainsi que des personnes (femmes et enfants) qui sont sous la couverture du personnel du PDIDAS. Nous avons noté que le nombre des personnes prises en charge dans ce présent Contrat se limite exclusivement à la femme/mari et aux enfants. FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 91 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 II.5 PROCEDURE DE GESTION DES IMMOBILISATIONS 5.1 Existence d’un fichier des immobilisations En 2016, la mission a pris connaissance de l’existence d’un fichier des immobilisations tenu par le Comptable sous la supervision du Spécialiste en Gestion Financière à partir du logiciel TOMPRO. A l’analyse dudit fichier, nous constatons que les la colonne « Identification » n’est pas renseigné de façon exhaustif ; de même, au niveau de la colonne « Emplacement », toutes les rubriques sont marqué « SAF » alors qu’il existe plusieurs sites (bureaux) d’emplacement du matériel. Le système d’installation et de paramétrage du Logiciel TOMPRO ne permet pas au Comptable ni au SGF de procéder aux modifications nécessaires sur les faits constatés ci- dessus. Nous n’avons relevé aucune divergence entre la comptabilité générale et le fichier des immobilisations; en conséquence, les montants reflétés en comptabilité sont les mêmes que ceux du tableau des immobilisations. 5.2 Acquisition Les acquisitions de l’exercice 2016 concernent les rubriques : logiciel, matériel informatique, matériel bureautique et Dépôt et cautionnement ; elles se chiffrent à 7 763 836 F CFA. Toutes les acquisitions ont été justifié par des pièces Probantes (Facture, Bon de commande, Bons de livraison, Procès-verbaux de réception et Ordre de paiement), et se détaillent comme suit : Date Libellé Montant 18/02/2016 Serveur Packable et accessoires 4 690 500 18/02/2016 License Windows server 2012 R2 578 200 18/02/2016 Onduleur APC 1500 VA 306 800 13/05/2016 Onduleur LW UPS 1000 pour le routeur 55 000 internet 09/12/2016 Machine à reluire 235 000 18/02/2016 Logiciel Etat Financier 1 770 000 19/01/2016 Dépôt et Cautionnement Eau 47 918 19/01/2016 Dépôt et Cautionnement Electricité 80 918 Total acquisition 7 763 836 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 92 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 5.3 Etats d’inventaire physique des immobilisations Il nous a été communiqué l’état d’inventaire physique des immobilisations du PDIDAS à la date du 06/12/2016. Nous avons effectué quelques sondages afin de nous assurer de l’existence physique de quelques immobilisations ciblées. Nos sondages nous amènent à formuler les observations suivantes: - l’existence de marquage et d’étiquetage ayant la mention « PDIDAS » sur l’ensemble des immobilisations ; - l’existence d’une codification des immobilisations permettant d’identifier toutes les immobilisations suivant la localisation géographique ; - L’existence des fiches individuelles immobilisations éditées et affichées à l’entrée de chaque bureau. Cependant, nous avons noté l’absence d’assurance multirisque du patrimoine immobilier. 5.4. Gestion du Parc Automobile La liste nominative des véhicules ainsi que leur lieu d’affectation se présente comme suit: PRESENCE TYPE DE LIEU IMMATRICULATION DETENTEUR MACARON VEHICULE D'AFFECTATION PDIDAS PAJERO AD 24795 Assane SOW Saint Louis non MITSUBISHI MITSUBISHI non AD 24796 Sellou BA Saint Louis PAJERO MITSUBISHI Serigne Mbacké Saint Louis non PAJERO AD 24824 GUEYE MITSUBISHI non AD 24808 Seydina FALL Dakar PAJERO TOYOTA PICK non AD 24167 Matar CISSE Saint Louis UP non TOYOTA PRADO AD 24018 Matar CISSE Saint Louis IL y a lieu de préciser que les deux (02) derniers véhicules (TOYOTA PICK UP AD24167 ET TOYOTA PRADO AD24018) sont détenus par le même chauffeur. Nous notons l’absence de MACARON PDIDAS au niveau des véhicules. Les véhicules ne sont pas assurés car ils sont immatriculés au niveau de l’Administration en « AD » et sont considérés comme des biens de l’Etat qui est son propre assureur. FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 93 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 Recommandations: Les immobilisations doivent être assurées auprès d’une Compagnie d’assurance afin de les sécuriser et d’être indemnisées en cas de survenance d’un sinistre. Par ailleurs, nous suggérons de mettre sur chaque véhicule un macaron estampillé « PDIDAS ». Commentaires des Responsables de PDIDAS L’UCP PDDAS PREND ACTE DE LA RECOMMANDATION . LA QUESTION SERA EXAMINEE EN INTERNE Avis final de la Mission d’Audit La mission d’audit prend bonne note de la non obection de la part de L’Unité de Coordination et de Gestion (UCG) de ses recommandations telles que formulées ci- dessus. FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 94 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 II.6 – PROCEDURES DE GESTION DU CARBURANT 6.1. Dispositions prévues par le manuel de procédures Les consommations en carburant sont établies sur la base de normes selon l'utilisation et les types de véhicules pour l'ensemble du Projet. Elles peuvent être de deux types: les consommations standards (en litres par mois) sous forme de dotation ; les consommations justifiées par des ordres de mission selon le kilométrage. La procédure est initiée par la Coordinatrice du Projet (CP), à la fin de chaque mois et comprend les opérations suivantes : 6.1.1. La fixation des prévisions de carburant pour chaque utilisateur Au début de chaque mois, la Coordinatrice du Projet, après consultation (et selon les usages) fixe les prévisions de consommations par bénéficiaire, y compris les Agences d’Exécution (AGEX) si nécessaire et transmet une copie à l’agent administratif logisticien pour son suivi, via le Spécialiste en Gestion Financière (SGF). 6.1.2. L’approvisionnement Le Chargé des stocks (assistant administratif et logisticien), sur la base des prévisions fixées, lance la procédure d'approvisionnement. 6.1.3. La dotation A la demande d'un bénéficiaire, le Chargé des stocks : vérifie les dotations disponibles selon les prévisions ; attribue, s'il reste des disponibilités ; met à jour son registre de suivi extra comptable ; Sinon, ne satisfait pas la demande à défaut d'une autorisation spéciale de la Coordinatrice du Projet. FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 95 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 6.1.4. La préparation de la fiche de justification des consommations de carburant A la fin de chaque mois, le Chargé des stocks effectue : le rapprochement de son stock de carburant qu'il reporte sur la fiche d'inventaire carburant et le compare au stock théorique déterminé par la formule ci-après : Stock initial + achats du mois - consommations = Stock final rassemble toutes les pièces justificatives des consommations et remplit sa fiche de justification de carburant qu'il signe. 6.1.5. Le contrôle et l’enregistrement des consommations Le Chargé des stocks : effectue une vérification arithmétique des montants et quantités ; apprécie le caractère raisonnable des consommations compte tenu des kilométrages parcourus et des dotations forfaitaires autorisées et, en cas d'anomalie, avise le SGF qui, à son tour, avise le CP si nécessaire ; si aucune anomalie n'est décelée, il signe la fiche de justification de consommation et passe à l'opération suivante. 6.1.6. La mise à jour des fiches de suivi des véhicules et classement Le Chargé des stocks met à jour les "fiches de suivi des véhicules" figurant sur le justificatif et le met à jour. 6.1.7. L’établissement des rapports de consommations et contrôle Le Comptable stocks dresse une situation récapitulative des consommations par véhicule et la rapproche avec les carnets de bord des véhicules qui indiquent les kilométrages parcourus. Il analyse les consommations et relève les anomalies éventuelles. Cet état est transmis au SGF pour suivi et contrôle. Le SGF vérifie les consommations et propose à la Coordinatrice une révision des prévisions de consommations 6.2 Objectifs de Contrôles visés Nos travaux consiste à s’assurer que : les procédures mises en place pour le contrôle ne comportent pas des risques d'être utilisés de manière frauduleuse ; le Carburant n’est pas utilisé dans un but sans rapport avec le projet ; les procédures d’entretien des véhicules sont respectées ; Seules les personnes attributaires de dotations mensuelles en bénéficient à la fin de chaque mois ; Les carnets de bord sont régulièrement tenus à jour ; Le rapprochement entre les fiches de stock de carburant et la situation mensuelle de carburant ne renferme aucun écart ; la situation mensuelle de carburant est appuyée de pièces justificatives probantes tel que : fiche de dotation, demande de carburant, ordre de mission éventuellement. FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 96 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 6.3. Faits constatés lors de nos travaux A l’issue de nos travaux portant sur la vérification et le suivi du carburant du PDIDAS, nous avons constaté les faits ci-après : 6.3.1. Existence d’un écart non significatif au 31/12/2016 Nos contrôles ont relevé l’existence d’un écart non significatif d’un montant de 391.5 FCFA entre le solde des cartes carburant et solde théorique du journal de suivi de consommation. Cet écart se présente comme suit : Dates Désignations Montants 31/12/2016 Solde des cartes au 01/01/16 38 376 29/12/2016 recharge carte janvier 1 897 500 05/02/2016 recharge carte février 1 513 300 11/03/2016 recharge carte mars 1 338 750 11/04/2016 recharge carte avril 1 338 750 06/05/2016 recharge carte mai 1 338 750 03/06/2016 recharge carte juin 1 338 750 28/06/2016 recharge carte juillet 1 338 600 04/08/2016 recharge carte aout 1 338 600 30/08/2016 recharge carte septembre 1 338 600 30/09/2016 recharge carte octobre 1 338 600 28/10/2016 recharge carte novembre 1 338 600 23/11/2016 recharge carte décembre 1 338 600 16/12/2016 Recharge carte janvier 2017 1 338 750 Total 18 174 526 31/01/2016 consommation janvier 1 615 952 28/02/2016 consommation février 1 222 206 31/03/2016 consommation mars 1 275 900 30/04/2016 consommation avril 1 593 372 31/05/2016 consommation mai 1 213 796 30/06/2016 consommation juin 1 585 675 31/07/2016 consommation juillet 1 114 084 31/08/2016 consommation aout 1 927 812 30/09/2016 consommation septembre 1 074 451 31/10/2016 consommation octobre 1 674 573 30/11/2016 consommation novembre 1 634 696 31/12/2016 consommation décembre 1 567 824 Total Consommation 17 500 341 SOLDE THEORIQUE 674 185 SOLDE DES CARTES 674 576.5 ECART NON SIGNIFICATIF -391.5 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 97 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 6.3.2. Absence de justificatifs probants sur certains octrois de carburant Notre échantillon de contrôle de base a porté sur les onze (11) mois de l’exercice 2016 pour lesquels nous avons effectué des sondages afin de nous assurer que l’octroi du carburant est basé sur des justificatifs et motifs valables entrant dans l’activité du PDIDAS et répond aux dispositions du Manuel des procédures mis en place à cet effet. Nos contrôles ont révélé que certaines sorties de carburant sont insuffisamment justifiées. Les résultats de nos travaux sont donnés dans le tableau ci-après : FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 98 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 Tableau de Test de Contrôle et de Vérifications des justificatifs de Sortie de Carburant EXISTENCE DE N° Fiche de DATES DEMANDEUR DESIGNATION QU PU MTS OM FACT TICKET OBSEVATIONS ORDRE Dotation MISSION A FASS NGOM, 11/01/16 SELLOU BA NDIEBENE, GANDIOL & 690 34 500 oui oui oui oui contrôle satisfaisant 50,00 1 GANDON MISSION A MBANE, DAGANA 11/01/16 MAKHTAR CISSE 690 34 500 oui oui oui oui contrôle satisfaisant 2 & NDIAYE 50,00 FONCTIONNEMENT VEH 11/01/16 ASSANE SOW 690 22 200 oui n/a oui oui contrôle satisfaisant 3 AD24795 32,17 12/02/16 SEYDINA FALL MISSION A SAINT LOUIS 640 51 200 oui oui oui oui contrôle satisfaisant 4 80 12/02/16 Sellou BA MISSION A DAKAR 80 640 51 200 oui Oui Oui oui Satisfaisant 5 FONCTIONNEMENT VEH AD 15/02/16 Assane SOW 30 640 19 200 oui n/a oui oui contrôle satisfaisant 6 24795 SERIGNE MBACKE MISSION A DAKAR, DU 02 AU 02/03/16 90 595 53 550 oui oui oui oui contrôle satisfaisant GUEYE 03 MARS 2016 7 FONCTIONNEMENT VEH AD 02/03/16 MAKHTAR CISSE 30 595 17 850 oui n/a oui oui contrôle satisfaisant 8 24167 MISSION A DAKAR, DU 06 AU 02/03/16 MAKHTAR CISSE 100 595 59 500 oui oui oui oui contrôle satisfaisant 9 07 MARS 2016 Amadou Lamine 22/04/16 Mission à Dakar 100 595 59 500 oui oui oui oui contrôle satisfaisant 10 Camara 11 22/04/16 Matar Cissé Mission à Dakar 100 595 59 500 oui oui oui oui contrôle satisfaisant Serigne Mbacké Fonctionnement Veh AD 22/04/16 50 596 29 750 contrôle satisfaisant 12 Guèye 24824 oui oui oui oui 23/08/16 Makhtar Cissé Mission à Dakar 100 595 59 500 oui oui oui oui contrôle satisfaisant 13 99 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 25/08/16 Sellou Ba Mission à Dakar 90 595 53 550 oui oui Oui Satisfaisant 14 oui Serigne Mbacké 25/08/16 Mission à Dakar 80 595 47 600 oui oui oui oui contrôle satisfaisant Guèye 15 Serigne Mbacké 02/09/16 Mission à Mbane 50 595 29 750 oui oui oui oui contrôle satisfaisant 16 Guèye 02/09/16 Sellou Ba Mission à Mbane 50 595 29 750 oui oui oui oui contrôle satisfaisant 17 Serigne Mbacké 05/09/16 Mission à Louga & KMS 40 595 23 800 oui oui oui oui contrôle satisfaisant 18 Guèye 100 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 6.4 Dotation de carburant au titre du (BCI) de l’année 2016 pour PDIDAS: Une commande de carburant d’un montant de 2 551 990 FCFA en valeur et 4347,8261 en litre a été engagée par le ministère de l’Agriculture et de l’Equipement Rural au titre du budget Consolidé d’Investissement (BCI) de l’année 2015 pour le compte du PDIDAS. Cette commande a été reçue au Ministère le 16 octobre 2015 et utilisée au cours de l’exercice 2016. 6.3.3 Absence de justificatifs probants sur certains octrois de carburant Au cours de nos travaux, nous avons effectué des tests de contrôle et de vérifications afin de nous assurer que l’octroi du carburant est basé sur des justificatifs et motifs valables entrant dans l’activité du PDIDAS et répondant aux dispositions du Manuel des procédures mis en place à cet effet. Nos contrôles ont révélé que certaines sorties de carburant sont insuffisamment justifiées. Le tableau ci-dessous retrace les absences de pièces justificatives : Tableau de Test de Contrôle et de Vérifications des justificatifs de Sortie de Carburant L’objectif de ce contrôle consiste à s’assurer que les sorties de carburant sont appuyées par des pièces justificatives probantes : existence de Bénéficiair Bon de ordre de Date Sortie Objet e sortie Fact mission Observation 12/2/16 500 L UCP PDIDAS Fonctionnement oui oui n/a 22/2/16 250 L UCP PDIDAS Fonctionnement oui oui n/a justifiée 24/2/16 250 L UCP PDIDAS Fonctionnement oui oui n/a 25/2/16 100 L UCP PDIDAS Fonctionnement oui oui n/a 50 litres de carburant Maire de Rencontre Maires dépensé en dehors du ndiebène avec les villages bon de sortie pas 18/03/16 50 L gandiole cibles du PDIDAS non non d’autre justificatif. 500 litres de carburant dépensé en dehors du bon de sortie pas d’autre justificatif. Le fonctionnement est bien justifié auprès de l’Assistante Administrative Logisticienne. L’Assistant administrative peut mettre les justificatifs à votre disposition. 23/03/16 500 L UCP PDIDAS Fonctionnement oui Non n/a FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 101 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 53 litres de carburant dépensé en dehors du bon de sortie pas d’autre justificatif. Le visa de la Coordinatrice y figure et la facture absenc afférente. L’UCP va les e visa transmettre au cabinet 05/04/16 53 L Coordinatrice Dotation du CP Oui n/a Appui au MAER : lors de la tournée de 04 jours (26 au 29 mai 2016) du 1000 litres de carburant Ministre de dépensé, en dehors du oui n/a n/a l’Agriculture et de bon de sortie pas l’Equipement Rural d’autre justificatif. à Louga et dans la vallée du fleuve 26/05/16 1000 L MAER Sénégal Le PDIDAS a été amené à participer au carburant pour la réunion de suivi oui Oui Oui des activités des Opérations pilotes et préparation 22/06/16 100 L Coordinatrice appel à projets. Contrôle satisfaisant 50 litres de carburant Séance de travail dépensé en dehors du avec PDIDAS sur le bon de sortie pas financement des d’autre justificatif. Le 200 ha des bon de sortie est la seule Maire de populations de pièce justificative exigible 3/08/16 50 L Ngnith ngnith oui non non Appui au MAER – 600 litres de carburant Tournée à ngnith dépensé en dehors du pour visiter les bon de sortie pas activités des d’autre justificatif. Le acteurs des filières bon de sortie est la seule de la Patate Douce pièce justificative exigible et du Manioc 18/08/16 600 L MAER Irrigué oui n/a n/a 25/10/16 50 L EGEDE Demande d'Appui Oui n/a n/a satisfaisant 90 litres de carburant dépensé en dehors du bon de sortie pas d’autre justificatif. Selon l’UCP les 90 litres représentent le solde du carburant du BCI à la date du 31 décembre 2016. Il n’a pas été dépensé raison pour laquelle il n’y a pas Fonctionnem eu de bon de sortie 90 ent oui non non 3598 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 102 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 Recommandations : Nos recommandations portent essentiellement sur les points suivants: Effectuer des inventaires inopinées des cartes de carburant de temps en temps afin de s’assurer que le stock physique et le stock théorique concordent ; Effectuer des contrôles régulier afin de régulariser les écarts éventuels avant de dresser les PV d’inventaire ; Effectuer des tests de cohérence périodiques des procédures afin de vérifier la vraisemblance des consommations de carburant mentionnées dans les carnets de bord des véhicules pool. Commentaires des Responsables de PDIDAS L’UCP PREND ACTE. Avis final de la Mission d’Audit La mission d’audit prend bonne note de la non obection de la part de L’Unité de Coordination et de Gestion (UCG) de ses recommandations telles que formulées ci- dessus. FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 103 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 II.7.-NORMES SUR LES PROCEDURES DE GESTION DES MISSIONS ET DEPLACEMENTS Sont considérées comme missions, les déplacements professionnels effectués par les agents du PDIDAS hors de la ville de Saint-Louis en vue de la réalisation d’une activité opérationnelle ou de gestion. Les missions sont réalisées : dans les zones d’intervention du Projet ; à l’intérieur du pays (hors zones d’intervention du Projet) ; à l’extérieur du pays. 7.1 Missions à l’intérieur du Pays Ces missions concernent le personnel du Projet. Il convient de distinguer deux (2) types de missions : - les missions dans les zones d’intervention du Projet ; - les missions hors zones du Projet. 7.1.1. Les missions dans les zones d’intervention du Projet Les frais de mission sont calculés sur la base du montant forfaitaire variant selon le temps de séjour sur le terrain égal au minimum de 10 heures de temps ou la nuitée. Si la durée de la mission dépasse un jour Nombre de Montant Désignation Unité Prix unitaire jours payé Frais de Pers/jour 30.000 N 30.000 x N mission Si la durée n’excède pas un jour Dans ce cas, aucun perdiem ne sera accordé au missionnaire. Le PDIDAS mettra cependant à la disposition de l’agent concerné un véhicule et un chauffeur pour les besoins de la mission. Un montant forfaitaire de 5 000 FCFA lui sera accordé pour le déjeuner, au même titre que le chauffeur. 7.1.2. Les missions hors zones du Projet Les frais de mission sont calculés sur la base du montant forfaitaire par nuitée (le perdiem couvre la totalité des frais d’hébergement et de restauration). Les montants journaliers de l’indemnité sont les suivants : FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 104 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 Si la mission se passe à Dakar Désignation Unité Prix unitaire Nbre de jours Montant payé Frais de mission Pers 50.000 N 50.000 x N Si la mission se passe dans les localités autres que Dakar et zones d’intervention du Projet Designation Unite Prix unitaire Nbre de jours Montant payé Frais de mission Pers 45.000 N 45.000 x N N.B: La durée d’une mission autorisée à l’intérieur du territoire national ne peut excéder dix (10) jours dans le mois. 90% du montant total des frais de mission sont remis avant le départ en mission contre décharge du bénéficiaire sur l’état et sur la copie du chèque. Le reliquat des frais de mission est remis après dépôt des pièces justificatives de la mission, constituées du rapport de mission signé par l’expert et l’ordre de mission visé et signé. 7.2. Les missions à l’étranger Les indemnités de missions à l’étranger trouvent leur source dans le décret DECRET n° 2004• 730du 16 juin 2004, portant réglementation des déplacements à l’étranger des Agents de l’Etat. Les coûts ci-après ont été fournis par la DI : Zones Personnel du Projet Zone 1 : Amérique du Nord, Amérique Latine et Asie 120 000 F CFA Zone 2 : Union Européenne, Scandinavie, Europe de l’Est Afrique Australe et du Nord 100 000 F CFA Zone 3 : Afrique de l’Ouest, du Centre, de l’Est et Reste du Monde 100 000 F CFA N.B: La durée d’une mission ne peut excéder vingt et un (21) jours ; La DI retient le montant équivalent à un (1) jour de mission. Ce reliquat sera payé à l’agent à son retour de mission après dépôt des pièces justificatives comprenant le rapport de mission signé par l’expert et l’ordre de mission visé à l’aller comme au retour à l’aéroport ; Les frais d’assurance, de visa et de transport intérieur sont remboursés au missionnaire sur présentation de factures ; FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 105 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 Des dépenses additionnelles peuvent survenir en cours de mission à l’étranger. Il peut s’agir des cas suivants : grève de la compagnie aérienne, intempérie, prolongation de réunion, maladie durant la mission, etc. Dans ce cas, le missionnaire aura, dans la mesure du possible préalablement prévenu par e-mail ou téléphone le Coordinateur ou l’AD des difficultés rencontrées. A son retour de mission, il devra rédiger un mémo, accompagné des pièces justificatives nécessaires qu’il transmettra au SGF pour traitement. Les frais de mission sont octroyés sur une base forfaitaire. Par conséquent, les pièces justificatives sont constituées uniquement du rapport de mission signé par l’agent et de l’ordre de mission visé et signé par les différentes structures documentées dans le présent manuel des procédures administratives, financières et comptables. 7.3 Travaux effectués Les objectifs visés par nos travaux consistent à contrôler les missions et déplacements effectués dans le cadre des activités du Projet en nous assurant : qu’ils sont sous tendus par des ordres de missions revêtus des visas d’arrivée et départ par l’autorité compétente habilitée à cet effet ; que les termes de références (TDR) ont été préalablement établit et reçu un avis favorable pour leurs réalisations ; que des rapports de ou compte rendu de mission sont produits dès le retour ou dans un délai raisonnable. 7.4 Observations Sur la base du <>, nous avons sélectionné vingt- quatre (24) missions du personnel du Projet effectué au cours de l’exercice 2016 afin de vérifier leur conformité au barème applicable. Lors de notre examen des missions passées en 2016, nous nous sommes assurés que: Les ordres de mission sont systématiquement établis et signés par une autorité compétente ou son délégataire ; les ordres de mission portent les visas de départ et d’arrivée de l’autorité compétente; Les preuves que le nombre de jours consommé correspondent bien aux perdiems versés sur la base du jour de départ et du jour de retour, attestées par les cachets «arrivée» et «départ» Les rapports de missions sont produits dans un délai raisonnable. Cependant nous avons noté l’absence de quelques rapports de missions au courant de l’exercice 2016 comme cela est indiqué sur le tableau détaillé donné ci-après constituant notre échantillon. FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 106 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 Tableau de Test de Contrôle et de Vérifications sur les Missions et Déplacements EXISENCE Ordre de carte N° No état de copie Rapport de Date libellé Montant mission d'embarque Observation Ordre pièce paiement chèque mission visé ment FRAIS DE MISSIONS, REVUE DU oui oui oui Oui absence du rapport PORTEFEUILLE DE LA BANQUE 278 100 1 n/a de mission. Contrôle 15/01/2016 ACH0014 MONDIALE&RENCONTRE MAER ET ORGANES DE PRESSE satisfaisant 04/02/2016 ACH0034 FRAIS DE MISSIONS A DAKAR/ PARTICIPAT° 1 483 200 oui oui oui oui contrôle satisfaisant 2 AU COMITE DE PILOTAGE 2016 n/a 04/02/2016 ACH0034 FRAIS DE MISSIONS A DAKAR/ PARTICIPAT° 116 800 oui oui oui oui contrôle satisfaisant 3 AU COMITE DE PILOTAGE 2016 n/a 04/02/2016 ACH0059 MISSION SCOM A DAKAR/ MONTAGE VIDEO 231 750 oui oui oui non absence du rapport 4 ET COMITE DE PILOTAGE DU PDIDAS n/a de mission 09/03/2016 ACH0068 FRAIS DE MISSION AGENTS DU PDIDAS/ 940 905 oui oui oui oui contrôle satisfaisant 5 FORMATION A LA BANQUE MONDIALE n/a 11/03/2016 ACH0073 PARTICPATION SPPM A LA FORMAT° 556 200 oui oui oui oui contrôle satisfaisant 6 ACCREDITATION DE MANAGER SPM n/a 25/03/2016 ACH0095 PARTICIPATION DU PDIDAS A FORMAT° SUR 278 100 oui oui oui oui n/a contrôle satisfaisant 7 LES ASPECTS DU DECAISSEMENTS A LA B.M. 25/01/2016 ACH0114 FRAIS DE MISSIONS D'AGENTS DU PDIDAS 1 854 000 oui oui oui oui contrôle satisfaisant 8 ET DES PARTENAIRES AU SALON FRUIT oui LOGISTICA 2016 05/02/2016 ACH0117 FRAIS DE MISSIONS/VOYAGES D'ETUDES A 9 084 600 oui oui oui oui .Contrôle satisfaisant 9 MADAGASCAR n/a 19/02/2016 ACH0120 FRAIS DE MISSIONS DU PDIDAS ET DES 7 972 200 oui oui oui oui Contrôle satisfaisant 10 AGEX AU SIA 2016 n/a 19/02/2016 ACH0120 FRAIS DE MISSIONS DU PDIDAS ET DES 627 800 oui oui oui Oui Contrôle satisfaisant 11 AGEX AU SIA 2016 n/a 05/02/2016 ACH0133 FRAIS DE MISSIONS DES PARTICIPANTS 2 334 228 oui oui oui oui Contrôle satisfaisant 12 VOYAGE D'ETUDES A MADAGASCAR n/a 22/04/2016 ACH0218 PARTCIPAT° AUX ACTIVITES 3EME MISSION 2 039 400 oui oui oui Oui absence du rapport 13 D'APPUI A LA MISE EN OEUVRE DU PDIDAS. n/a de mission Contrôle satisfaisant 12/04/2016 ACH0223 PARTICIPAT° PDIDAS SALON FRUIT 1 390 500 non oui oui oui Contrôle satisfaisant 14 LOGISTICA A BERLIN EN ALLEMAGNE n/a 17/05/2016 ACH0237 MISSION COORDINATRICE/ PARTICIPAT° 648 900 oui oui oui oui absence du rapport 15 COMITE MIXTE DE GESTION AFRIQUE DU oui de mission SUD 11/05/2016 ACH0260 FRAIS DE MISSIONS/FORMATION DES 695 250 oui oui oui non absence du rapport. CONSEILLERS SUR LE FONCIER Selon l’UCP Cette 16 n/a activité ne nécessite pas un dépôt de rapport de 107 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 mission car elle a été déroulée dans les zones d’intervention du PDIDAS 27/06/2016 ACH0302 FRAIS DE MISSIONS/ PARTICIPAT° AU 2 132 100 non visé oui oui non ordre de mission non SALON GREENTECH A AMSTERDAM visé par les autorités compétente, absence de rapport de mission et d ticket d'embarquement. Selon l’UCP Le 17 n/a rapport de mission existe. Les seules pièces justificatives exigibles sont le rapport de mission et l’ordre de mission visé. 29/06/2016 ACH0354 VISITE DE TERRAIN/ VERIFICAT° SS- 176 130 oui oui oui non absence du rapport 18 PROJETS FRAIS A FONDS PARTAGES n/a de mission 01/07/2016 ACH0390 FRAIS DE MISSIONS:PARTICIPAT° REUNION 370 800 oui oui oui oui contrôle satisfaisant 19 DE SUIVI DES ACTIVITES DU PDIDAS n/a OPERATION PILOTES ET APPEL 11/08/2016 ACH0467 FRAIS DE MISSIONS/ SELECTION DE LA 296 640 oui oui oui n/a absence du rapport PREMIERE COHORTE DES PORTEURS DE de mission. Selon PROJETS l’UCP Activité déroulée dans les zones 20 n/a d’intervention du Projet. Le dépôt d’un rapport de mission n’est pas exigé 24/08/2016 ACH0502 SENSIBILISAT° DES CMMUNAUTES 920 511 non oui oui n/a n/a absence du rapport LOCALES/ GEST° DES FORETS CLASSEES & de mission. Selon RESERVES l’UCP Activité déroulée dans les zones 21 d’intervention du projet. Le dépôt d’un rapport de mission n’est pas exigible 108 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 24/08/2016 ACH0521 PARTICIPAT° DU PDIDAS A LA REUNION DE 509 850 oui oui oui Oui n/a Contrôle satisfaisant 22 SUIVI DES ACTIVITES DU PDIDAS 21/09/2016 ACH0543 PATICIPATION A LA REUINON DE SUIVI DES 417 150 oui oui oui Oui n/a ACTIVITES DU PDIDAS A LA BM 23 02/09/2016 ACH0578 PARTICIPAT° DU CONSULTANT DU PARIIS 278 100 Oui oui oui oui n/a ordre de mission non REUNION CONSULTANTS A OUAGADOUGOU visé par les autorités compétente, absence de rapport de mission et selon l’UCP Le rapport de mission 24 existe. Les seules pièces justificatives exigibles sont le rapport de mission et l’ordre de mission visé et signé TOTAL 35 633 214 109 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 7.5 Recommandations Nous recommandons au Projet de veiller à ce que tous les documents de missions soient suivis et gardés dans un même chrono. Ainsi ces documents peuvent comprendre entre autres: les TDR de la mission ; l’ordre de mission ; les billets d’avion ou de titre de transport ; les pièces justificatives des autres dépenses en dehors des frais de séjour (hôtel et perdiems); et les rapports ou comptes rendus des missions. 7.6 Commentaires des Responsables de PDIDAS L’UCP PDIDAS PREND BONNE NOTE DE CETTE RECOMMANDATION 7.7 Avis final de la Mission d’Audit La mission d’audit prend bonne note de la non obection de la part de L’Unité de Coordination et de Gestion (UCG) de ses recommandations telles que formulées ci- dessus. FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 110 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 II.8.PROCEDURES DE RECONSTITUTION DU COMPTE SPECIAL IDA ET CONTROLE INTERNE SUR DES PIECES JUSTIFICATIVES DE DIFFERENTES DRF 8.1. SUIVI DU RECOUVREMENT DU PPF Dans son précédent rapport au titre de l’exercice 2015, la mission d’audit avait souligné que dans le cadre du recouvrement de l’avance de démarrage du projet d’un montant de deux cent cinquante millions (250 000 000) FCFA, un montant total de Deux cent quatre-vingt- quatorze millions deux cent cinquante-sept mille deux cent quatre-vingt-quatre (294 257 284) FCFA avait été recouvré, soit un excédent de Quarante-quatre millions deux cent cinquante-sept mille deux cent quatre-vingt-quatre (44 257 284) FCFA recouvré en trop (294 257 284 - 250 000 000 = 44 257 284 FCFA) Au cours de la période sous revue, elle a pu noter que le recouvrement de l’avance de démarrage s’est poursuivi portant ainsi le montant total recouvré sur l’avance de démarrage à un montant de trois cent trente-cinq millions neuf cent cinquante-huit mille deux cent quarante-quatre (335 958 244) FCFA (294 257 284 + 41 700 960 (DRF 25)) soit un recouvrement en trop de 85 958 244 FCFA (335 958 244 – 250 000 000) correspondant au solde du PPF. La mission note par ailleurs le remboursement effectif par le bailleur de ce montant recouvré en trop au mois de décembre 2016 à l’issue de la DRF N°27 émise au titre de la régularisation du recouvrement du solde PPF. Sur la base des éléments ci-dessous, la mission note le recouvrement total de l’avance de démarrage accordé dans le cadre du PPF. 8.2. APPROVISIONNEMENT DU COMPTE DESIGNE EN 2016 Sur la période sous revue(2016), un montant total de 2 150 417 731 FCFA a été reçu en termes d’avance au compte spécial. Cette avance est repartie en : remboursement de dépenses effectuées sur le crédit IDA: 1 912 922 825 FCFA. remboursement de dépenses effectuées sur le DON : 151 536 662 FCFA. Remboursement recouvrement en trop PPF : 85 958 244 FCFA. Ainsi le total des avances reçues à ce jour au compte désigné est de 5 364 979 742 FCFA se décompose comme suit : Avance initiale : 2 300 000 000 FCFA DRF reçues cumulées au 31/12/2016 : 2 979 021 498 FCFA Solde PPF : 85 958 244 FCFA Les DRF envoyées et effectivement payées par le bailleur au cours de la période sous revue sont les suivantes : FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 111 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 Crédit IDA Montant Montant N° DRF Période Montant payé constaté sur le Ecart Observation demandé relevé Remboursée au courant du 16 Novembre 36 591 594 36 591 594 36 591 594 0 mois de février 2016 Envoyé au courant du 17 Décembre 194 149 809 194 149 809 194 149 809 0 mois de janvier 2016 18 janv-16 44 859 967 44 859 967 44 859 967 0 RAS 19 févr-16 97 632 492 97 632 492 97 632 492 0 RAS 20 mars-16 118 230 566 118 230 566 118 230 566 0 RAS 21 avr-16 788 559 559 788 559 559 788 559 559 0 RAS 22 mai-16 73 702 367 73 702 367 73 702 367 0 RAS 01 juin- 14 23 12 673 068 12 673 068 12 673 068 0 RAS juin 2016 15 juin - 30 24 96 439 738 96 439 738 96 439 738 0 RAS juin 2016 recouvré en 25 juil-16 112 777 799 71 076 839 71 076 839 41 700 960 trop (PPF) 26 août-16 80 159 494 80 159 494 80 159 494 0 RAS remboursement 27 0 85 958 244 85 958 244 -85 958 244 recouvrement en trop 28 sept-16 147 188 384 147 188 384 147 188 384 0 RAS 29 oct-16 151 658 948 151 658 948 151 658 948 0 RAS En instance de 30 Nov16 149 619 241 paiement au 31 décembre 2016 DRF à envoyer 31 Dec2016 173 571 464 au 31 décembre 2016 Total 2 277 814 490 1 998 881 069 1 998 881 069 -44 257 284 remboursé Montant demandé au 31 décembre (2 277 814 490 – 173 571 464)= 2 104 243 026 FCFA Montant vérifié par le cabinet 2 277 814 490 FCFA FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 112 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 Don Montant Montant Montant constaté dans N° DRF Période Ecart Observation demandé payé le relevé bancaire Remboursée au courant 13 Novembre 2 881 539 2 881 539 2 881 539 0 du mois de février 2016 Remboursée au courant 14 Décembre 15 289 036 15 289 036 15 289 036 0 du mois de février 2016 15 Janvier 3 067 441 3 067 441 3 067 441 0 16 Février 7 663 942 7 663 942 7 663 942 0 17 Mars 8 147 445 8 147 445 8 147 445 0 18 Avril 61 400 170 61 400 170 61 400 170 0 19 Mai 5 803 962 5 803 962 5 803 962 0 20 01 Juin-14 Juin 2016 997 987 997 987 997 987 0 21 15 juin - 30 juin 2016 7 557 771 7 557 771 7 557 771 0 22 juil-16 8 881 100 8 881 100 8 881 100 0 23 août-16 6 312 452 6 312 452 6 312 452 0 24 Septembre 11 590 887 11 590 887 11 590 887 0 25 Octobre 11 942 930 11 942 930 11 942 930 0 En instance de paiement 26 Novembre 11 782 313 au 31 décembre 2016 DRF a envoyer au 27 Décembre 13 668 519 31 décembre 2016 Total 176 987 494 151 536 662 151 536 662 Montant demandé au 31 décembre (176 987 494 – 13 668 519)= 163 318 975 FCFA Montant vérifié par le cabinet 176 987 494 FCFA FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 113 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 8.3. RECONSTITUTION DU COMPTE DESIGNE AU 31/12/2016 Rubriques Montant FCFA 1. Avance initiale 2 300 000 000 2. Total des DRF reçues en 2016 2 150 417 631 2. Total DRF reçues en 2015 828 603 767 3. Solde du PPF reçue en 2015 85 958 244 TOTAL RESSOURCES A 5 364 979 642 4.Total dépenses au 31/12/2016 2 205 890 006 5. Total dépenses antérieures 2015 1 167 887 748 6. Total dépenses antérieures 2014 39 843 525 TOTAL DEPENSES B 3 413 621 279 SOLDE THEORIQUE C= (A-B) 1 951 358 363 6. Solde réel du compte bancaire Désigné au 31/12/2016 1 951 414 894 7. Solde réel du Sous compte bancaire Désigné au 31/12/2016 -56 431 SOLDE REEL D = (6+7) 1 951 358 463 8. Ecart (C)-(D) 0 8.4 TESTS DE CONTROLE INTERNE DES PIECES JUSTIFICATIVES DES DRFS 2016 Lors de nos travaux de contrôle interne, la mission a réalisé des tests de conformité portant sur la totalité des pièces justificatives des DRFs émises en 2016, afin de s’assurer de l’éligibilité des dépenses effectuées par le projet. 8.4.1 Constats Constat 1 : Absence de distinction des factures reçues en plusieurs exemplaires La mission note, la non distinction des factures (originales et copies) reçues en plusieurs exemplaires et la non annulation systématique des factures après règlement par l’apposition d’un cachet (facture) « payée ». Constat 2 : délai de transmission tardif des TDRs des activités de terrain aux services financiers. La mission a pu noter des activités de terrains effectués sur la base de préfinancements, compte tenu du fait d’une transmission tardive des TDRs aux services financiers pour appréciation et mise à disposition des fonds. FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 114 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 8.4.2 Recommandations La mission recommande de: distinguer les factures reçues en plusieurs exemplaires par l’apposition de cachets « originale » et « copie ». Il reste entendu que seules les factures portant la mention (facture) « originale » devront faire l’objet de paiement et être annulées par la mention « payée » après règlement effectif des prestataires afin d’éviter le recyclage d’une même facture dans le circuit de paiement ; mettre à disposition les TDRs relatifs aux activités de terrain dans un délai raisonnable afin de permettre aux services financiers de disposer de largement de temps pour mettre à disposition les fonds et éviter les cas de préfinancements par d’autres tiers. 8.4.3 Commentaires de la Coordination du Projet L’UCP prend bonne note de cette recommandation. 8.4.4. Avis Final du Cabinet La mission d’audit prend bonne note de la non obection de la part de L’Unité de Coordination et de Gestion (UCG) de ses recommandations telles que formulées ci- dessus. FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 115 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 8.5 SUIVI DES CONSTATS EFFECTUES PAR LA MISSION D’APPUI DE LA BANQUE MONDIALE A LA MISE EN ŒUVRE DU PDIDAS (du 18 au 29 avril 2016) La mission d’audit du Cabinet Ficadex a examiné les constats formulés par la Mission d’Appui de la Banque Mondiale effectuée dans la période du 18 au 29 avril 2016 relativement aux transactions initiées dans la mise en œuvre du PDIDAS. 8.5.1 RAPPEL DES CONSTATS EFFECTUEES PAR LA MISSION D’APPUI DE LA BANQUE MONDIALE La revue des transactions a porté sur un montant total de 932 millions FCFA correspondant à 87% des dépenses de la période. Cette revue a permis de constater les anomalies suivantes: l’absence des autres factures pro-forma justifiant la mise en concurrence des fournisseurs dans la liasse des pièces justificatives, malgré notre précédente recommandation. Les factures pro- forma sont classées au niveau du service de la passation des marchés ; l’absence de production des tickets d’embarquement lors des déplacements à l’étranger ; l’insuffisance de la documentation d’une facture d’un montant de 1 120 000 FCFA d’hébergement de participants à un atelier. En effet, le nombre de personnes facturées dépasse le nombre de personnes figurant sur les feuilles de présence ; les dépenses de téléphone de la coordonnatrice peuvent aller au-delà de 300 000 FCFA par mois et ne sont pas prévues dans son contrat de travail ; la dotation mensuelle de 80 litres pour le personnel cadre pour leur véhicule personnel n’est pas éligible en l’absence d’utilisation des véhicules du projet ; l’absence de conformité des contrats renouvelés aux nouvelles grilles du Ministère de l’Economie et des Finances (MEF). L’ensemble des points cités ci-dessus a été passé en revue par les Auditeurs du Cabinet avec l’équipe de gestion financière du PDIDAS ; à l’issue de ladite revue, la mission d’audit a pu noter : Une nette amélioration dans le classement des factures pro-forma dans les liasses justificatives comme recommandé par le Cabinet dans son précédent rapport et par la Mission d’Appui du Bailleur dans son Aide-Mémoire ; Un meilleur classement des tickets d’embarquements lors des déplacements à l’étranger suite aux recommandations de la Mission d’Appui du Bailleur de Fonds ; Que concernant l’insuffisance de la documentation d’une facture d’un montant de 1 120 000 FCFA d’hébergement de participants à un atelier compte tenu du fait que le nombre de personnes facturées dépasse le nombre de personnes figurant sur les feuilles de présence ; l’équipe de gestion financière du projet à préciser la difficulté relative quant à la non maitrise des participations effectives des invités aux ateliers qui ne peut que se constater lors du déroulement effectif desdits ateliers d’où les écarts constatés entre le nombre de personnes facturées et celles figurant sur la fiche de présence; FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 116 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 La mission du Cabinet Ficadex prend bonne note des éclaircissements apportés et recommande d’obtenir auprès des hôtels en ce qui concerne les factures d’hébergement, des factures individuelles avec mention des noms et prénoms des personnes ayant séjournés annexés à la facture récapitulative. Des erreurs ont été commises par la SONATEL sur la facturation du mois d’avril de la Coordinatrice ; ceci a conduit au courrier correctif N° 764 du 10 juin 2016 de la SONATEL constatant un dégrèvement en faveur du PDIDAS de 678 768 FCFA imputé aux factures des mois de Mai, juin, juillet et partiellement celle du mois d’août 2016; Que l’ANO de la banque par courriel en date du 17 mars et 20 avril 2015 portant sur l’ouverture d’une flotte téléphonique au profit du personnel du PDIDAS, ne prévoyait aucun plafond en ce qui concerne la dotation en communication de la Coordinatrice. La mission du Cabinet Ficadex recommande à la Banque de fixer un plafond à l’instar des autres membres du personnel. La dotation mensuelle de 80 litres de carburant accordée au personnel cadre pour leur véhicule personnel a été supprimée ; L’absence de conformité des contrats renouvelés par rapport à la nouvelle grille du Ministère de l’Economie et des Finances et du Plan (MEFP) découle de la revue du portefeuille des projets financés par la Banque mondiale (IDA) qui en son chapitre portant sur les unités de gestion et rémunération du personnel des projets IDA a recommandé l’élaboration d’une nouvelle grille à la fois plus précise et plus compétitive ; ainsi c’est le statuquo en 2016 et jusqu’au moment des travaux de la mission d’audit en 2017 pour ce qui concerne les rémunérations du personnel de l’Unité de Coordination. 8.5.2 COMMENTAIRES DES RESPONSABLES DU PDIDAS L’UCP PDIDAS prend bonne note de la recommandation. Elle ne pourra être mise en œuvre qu’après réception de la nouvelle grille 8.5.3 Avis Final du Cabinet FICADEX La mission d’audit prend bonne note de la non obection de la part de L’Unité de Coordination et de Gestion (UCG) de ses recommandations telles que formulées ci- dessus. FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn 117 FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 II.9. OBSERVATIONS SUR LES PARTENAIRES AGENCES D’EXECUTION (AGEX) DU PROJET 9.1- Rappel des dispositions conventionnelles liant l’UCP et les AGEX Dans le cadre de la mise en œuvre de ses activités sur le terrain, et afin de promouvoir les PME et les petits exploitants agricoles, le PDIDAS a prévu dans sa Composante 2 « Aménagement des infrastructures d’irrigation et gestion des ressources naturelles », une sous composante 2.2. « Fonds à frais partagés pour PME et Associations d’agriculteurs » d’un montant de deux (2) milliards FCFA équivalant à quatre (4) millions USD. L’Unité de Coordination et de Gestion à qui on a confié la gestion du projet, a établi une Convention Cadre de Maîtrise d’Ouvrage Déléguée avec chacune des agences d’exécution (AGEX), notamment la SAED, l’APIX, l’ANGMV du Ministère de l’Environnement et l’UGB, qui mettront en leur sein des unités d’exécution du PDIDAS dont le Coordinateur sera le point focal de l’UCP pour la durée allant du 1er Janvier 2015 au 31/12/2019, correspondant à la période d’exécution du Projet (6ans). Mais chaque année une Convention Spécifique de Maîtrise d’Ouvrage Déléguée doit être conclue avec chaque AGEX. Pour rappel, au titre de l’année 2015, quatre (04) Conventions Spécifiques de Maîtrises d’Ouvrage Déléguées avaient été signées avec la Société Nationale d’Aménagement et d’Exploitation des Terres du Delta (SAED), l’Agence Nationale chargée de la Promotion de l’Investissement et des Grands Travaux (APIX), l’Agence Nationale de la Grande Muraille Verte (ANGMV) et l’Université Gaston Berger(UGB) en dates des mois Mai et juillet 2015. Suite aux différents avis de non objection (ANO) obtenus de la Manque Mondiale (IDA) sur lesdites conventions spécifiques, ces Agences ont pu recevoir leurs premières avances. En ce qui concerne la Stratégie de croissance accélérée (SCA), la convention spécifique n’était pas encore signée jusqu’au 31 décembre 2016. Néanmoins, des séances de travail ont eu lieu entre l’unité de Coordination du PDIDAS et les différents responsables de la structure précitée. Ces appuis financiers sont cependant soumis à des conditions en matière de: 9.2 Renouvellement des fonds consentis Le renouvellement de ces fonds se fait à concurrence des montants dûment justifiés lorsque l’avance sera consommée à hauteur de 50%. Il faut noter que les mêmes types de dépenses qui sont éligibles dans le sous compte du PDIDAS le sont aussi dans le compte des agences d’exécution. IL s’agit des dépenses ci-après: - Petits matériels (fournitures et consommables) ; - les services de consultant relatifs aux petits contrats dont les montants sont inférieurs à cinq millions (5 000 000) F CFA ; - Missions à l’intérieur du pays ; - Séminaires et ateliers 118 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 Toutes les autres dépenses qui n’entrent pas dans ce cadre sont directement financées à partir du compte désigné. Le renouvellement du fonds consenti sous forme d’avance sera subordonné aussi à la production de pièces justificatives suivantes : Rapport d’activités de la période concernée ; Situation d’exécution budgétaire ; Situation d’exécution des dépenses par natures ; Pièces justificatives originales, probantes, éligibles et certifiés par l’AGENCE. Les pièces justificatives de dépenses non éligibles à la programmation budgétaires des activités arrêtées d’un commun accord sont irrecevables et seront rejetées d’office par l’UCP. 9.3 Suivi de la convention Des réunions trimestrielles seront organisées entre l’UCP et chaque AGENCE pour évaluer le niveau de réalisation des activités inscrites dans le PTBA 2016 et apporter au besoin les correctifs nécessaires. 9.4- Méthodologie suivie par la Mission d’Audit pour la vérification des mises en œuvre des Conventions entre le PDIDAS et les AGEX en 2016 D’après les termes de référence (TDR) de la mission, l’Auditeur doit visiter annuellement le site ayant la responsabilité d’un compte désigné, et en l’occurrence l’Unité de Coordination du Projet (UCP) à Saint-Louis, et par rotations les sites sans compte désigné et qui sont les cinq (5) suivants : - l’Agence Nationale chargée de la Promotion de l’Investissement et des Grands Travaux (APIX), - l’Agence Nationale de la Grande Muraille Verte (ANGMV), - la Société Nationale d’Aménagement et d’Exploitation des Terres du Delta (SAED), - l’Université Gaston Berger(UGB), - et le Secrétariat Permanent de la Stratégie de la Croissance Accélérée (SCA). C’est dans ce cadre que : - Nous avons mené nos travaux d’audit au siège du PDIDAS à Saint-Louis en deux phases : 1ère Phase intérimaire du 05 au 10 décembre 2016 consacrée à l’examen du système de contrôle interne et des procédures comptables, et 2e Phase finale du 08 au 13 janvier 2017 consacrée à l’examen des états financiers annuels 2016 ; 119 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 - Nous avons visité sur place l’Agence Nationale de la Grande Muraille Verte (ANGMV) ; - et procédé à des demandes de renseignements et de confirmations de soldes auprès de l’Agence Nationale chargée de la Promotion de l’Investissement et des Grands Travaux (APIX), auprès de la Société Nationale d’Aménagement et d’Exploitation des Terres du Delta (SAED) et l’Université Gaston Berger(UGB). En effet, L’Article 10 de la Convention Cadre de Maîtrise d’ Ouvrage Déléguée conclue entre l’Unité de Coordination du PDIDAS et chaque AGEX dispose que : « L’exécution de la Convention sera partie intégrante de l’audit global du Projet, conformément aux procédures et calendriers fixés en la matière. A cet effet, l’Agence s’engage à recevoir des auditeurs et à leur fournir toutes informations nécessaires au bon déroulement de leurs missions. Les audits porteront une attention toute particulière à la vérification des procédures, à l’existence et la régularité du classement approprié des pièces justificatives des dépenses. Le compte de l’Agence relatif à la présente convention sera établi suivant les règles comptables en vigueur, conformément aux dispositions du Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables du PDIDAS ». C’est dans ce cadre de l’audit des comptes annuels 2016 du PDIDAS que chaque Convention a été revue par le Cabinet FICADEX AFRIQUE SENEGAL par l’intermédiaire de son Directeur Associé Responsable, Monsieur Falilou DIALO qui a procédé à : la revue des Conventions passées entre le Projet et les institutions spécialisées et examen de leur mise en œuvre en conformité avec les conventions signées ; l’exploitation des pièces justificatives relatives aux dépenses effectuées par chaque partenaire technique ; la validation des justificatifs produits en conformité avec les conventions signées ; le contrôle des traitements comptables tant au niveau des agences qu’au niveau de la Coordination du PDIDAS ; la vérification de l’existence et la régularité du classement approprié des pièces justificatives des dépenses. 120 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 INFORMATIONS COLLECTEES DANS LE CADRE DES CONVENTIONS CADRES DE MAITRISES D’OUVRAGE DELEGUEES LIANT LE PDIDAS ET LES AGEX AYANT BENEFICIE DES FINANCEMENTS EN 2016 1) Situations des fonds versés s’il ya lieu aux quatre (4) partenaires du PDIDAS chargés de la mise en œuvre des activités sur le Terrain, à savoir les Agences d'exécution suivantes : la SAED, l'APIX, l'Agence Nationale de la Grande Muraille Verte (ANGMV) du Ministère de l‘Environnement et l‘Université Gaston Berger (UGB) en y joignant les copies des relevés bancaires et les avis d’alimentation des comptes bancaires ouverts au nom de chacun desdits partenaires, ainsi que les copies de toutes les correspondances ou notes échangées entre l’Unité de Coordination du Projet (UCP) et chacune des agences ; 2) Documents prévus à l’Article 3 concernant le « Mode de Financement » de chacune des Conventions, c’est-à-dire le Programme de Travail et du Budget Annuel (PTBA) au titre de l’exercice 2016 ; 3) Documents prévus à l’Article 5 concernant l’« Engagement de l’UCP » pour chacune des Conventions, c’est-à dire les Conventions Spécifiques Annuelles avec chaque Agence Partenaire dans le cadre de la réalisation du Projet ; 4) Documents prévus à l’Article 8, c’est-à-dire les« Rapports et autres documents » pour chacune des Conventions : Rapports d’Activités périodiques pour l’exercice 2016 des Agences Partenaires ; 5) Documents prévus à l’Article 9 concernant le « Cadre de Suivi permanent de l’exécution de la Convention » mis en place pour chaque Agence Partenaire ; 6) Le détail des dépenses déjà faites jusqu’au 31/12/2016 dans le cadre de chaque Conventions en indiquant la nature et les références de chaque dépense; 7) Le montant non dépensé à la date du 31 Décembre 2016. Pour nos travaux, nous avons procédé de deux (2) façons complémentaires, à savoir : 1°) Dans un premier temps, une demande de renseignements et de confirmations de soldes a été à chacune des quatre (4) Agences suivantes : l’Agence Nationale chargée de la Promotion de l’Investissement et des Grands Travaux (APIX) ; l’Agence Nationale de la Grande Muraille Verte (ANGMV) ; la Société Nationale d’Aménagement et d’Exploitation des Terres du Delta (SAED) ; l’Université Gaston Berger(UGB) ; 121 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 Pour demander : a) Le montant du financement qui lui été versé en 2016, objet de la Convention Cadre de Maîtrise d’Ouvrage Déléguée la liant avec le PDIDAS; b) Le détail des dépenses déjà faites jusqu’au 31/12/ 2016 dans le cadre de cette Conventions en indiquant la nature et les références de chaque dépense; c) Le montant non dépensé à la date du 31 Décembre 2016 ; d) La copie du relevé bancaire du compte banque destiné à recevoir les fonds du PDIDAS. 2°) Dans un deuxième temps, nous nous sommes rendus sur place auprès de l’Agence Nationale de la Grande Muraille Verte (ANGMV) et avons eu des séances de travail avec les services financiers et de passation des marchés du PDIDAS à Saint-Louis. 122 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 TABLEAU SYNTHETIDUE DES INFORMATIONS COLLECTEES DANS LE CADRE DE L’AUDIT DES CONVENTIONS CADRES DE MAITRISE D’OUVRAGE DELEGUEES LIANT LE PDIDAS ET SES PARTENAIRES AU TITRE DE L’AUDIT DE L’EXERCICE 2016 Objectif de contrôle Partenaires d’accompagnement PDIDAS Observations Existence de : APIX ANGMV SAED UGB Convention de maitrise d’ouvrage délégué 2014- OUI OUI OUI OUI VOIR DOSSIER AUDIT 2019 ? 2015 Non signée 12/04/20 27/06/20 11/04/20 Convention spécifique de maitrise d’ouvrage 16 16 16 délégué signée en 2016 et à quelle date ? OUI OUI OUI OUI PTBA et PPM 2016 ? Mise en place en 2016 de la Cellule interne de suivi de la Convention telle qu’elle est prévue OUI OUI OUI OUI pour la mise en œuvre de l’accord de financement ? Ouverture d’un compte bancaire dédié à OUI OUI OUI OUI VOIR DOSSIER AUDIT PDIDAS ? 2015 Aucun nouveau Montant fonds versés par PDIDAS en 2016 ? Néant Néant Néant Néant financement en 2016 Lieu de détention des pièces justificatives originales ? AGEX AGEX AGEX AGEX T1 :20/05/ T1 : Non T1 :22/0 Non Rapports d’activités périodiques produits de 2016 16 fournis 4/16 fournis et à quelle date ? T2 :18/08/ T2 :27/0 T2 :21/0 16 7/16 7/16 T3 : T3 :14/1 T3 :11/1 14/11/16 0 0/16 Rapport Rapport Rapport annuel : annuel : annuel fourni fourni fourni :3 22/03/17 15/02/17 0/01/17 123 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 9.5- Observations résultantes de nos travaux Faits marquants en 2016 Aucun fonds n’a été mis à la disposition des AGEX en 2016. Ceci est dû au fait que suite à la troisième mission d’appui à la mise en œuvre de la Banque Mondiale du 18 au 29 avril 2016 il avait été recommandé à la Coordination du projet de demander l’évaluation des structures avant de pouvoir continuer à utiliser les comptes bancaires ; La difficulté de remontée des pièces justificatives des AGEX dans des délais raisonnables au PDIDAS pour prise en compte au niveau de la comptabilisation ; L’utilisation injustifiée des fonds à d’autres fins que celles entrant dans le cadre de la réalisation des activités du PDIDAS (UGB) ; Le décaissement à tort de plusieurs chèques du compte bancaire Apix/PDIDAS, inconnus des responsables de l’APIX. Le tableau ci-après rend compte de la situation récapitulative au 31/12/2016. Budget Nom Montant des Dépenses Dépenses Solde Montant de la éligible dans Frais des Avances verses exécutées en exécutées en Comptable au convention le compte bancaires AGEX en 2015 2015 2016 31/12/2016 dédie SAED 401 700 000 112 439 400 56 219 700 20 580 249 9 115 848 14 040 26 509 563 ANGMV 368 500 000 76 700 000 38 350 000 8 786 160 2 964 330 147 900 26 451 610 APIX 199 300 000 67 500 000 33 750 000 8 825 046 8 442 564 16 482 390 UGB 108 274 000 73 484 000 36 742 000 0 4 330 000 32 412 000 TOTAL 1 077 774 000 330 123 400 165 061 700 38 191 455 24 852 742 161 940 101 855 563 Rapprochement solde comptable et relevé ou confirmation bancaires Le rapprochement des soldes comptables des AGEX et des confirmations reçues des différentes relèvent des écarts ci-dessous : 2. Nom 1. Solde Confirmation des comptable au écart (2-1) Observations reçues/relevés AGEX 31/12/2016 bancaires SAED 26 509 563 26 509 572 -9 écart négligeable imputation à tort au crédit du ANGMV 26 451 610 27 810 753 +1 359 143 compte ANGV /PDIDAS APIX 16 482 390 -4 712 322 -21 194 712 voir point 1 ci-après UGB 32 412 000 3 081 177 -29 330 823 voir point 2 ci-après TOTAL 101 855 563 52 689 180 -49 166 401 124 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 La mission d’audit a relevé des irrégularités en 2016 dans les fonctionnements des comptes bancaires de l’Agence Nationale chargée de la Promotion de l’Investissement et des Grands Travaux (APIX) et de l’Université Gaston Berger (UGB) dédiés uniquement à la mise en œuvre des activités exécutées par chacune de ces deux (2) Agences dans le cadre des Conventions spécifiques qui les lient à l’Unité de Coordination et de Gestion (UCP) du PDIDAS. En effet, les analyses des relevés bancaires de 2016 des comptes bancaires ouverts au nom de chacune de ces deux (2) Agences pour recevoir le financement du PDIDAS ont révélé de réelles insuffisances de suivi des mouvements desdits comptes pour les raisons données ci- après. Les exploitations des relevés bancaires des comptes concernés courant 2016 nous a permis de constater des entrées et des sorties de fonds ne rentrant pas dans le cadre des activités propres du PDIDAS ; et ceci est contraire aux dispositions des Conventions Cadres de Maîtrise d’Ouvrage Déléguée et des Conventions Spécifiques de Maîtrises d’Ouvrage Déléguées signées avec chacune des deux (2) agences d’exécution (AGEX). Selon les TDR, les seuls flux de transactions éligibles dans ces comptes sont : l’avance initiale et les reconstitutions de fonds, les retraits à la base des dépenses éligibles au financement du PDIDAS, les intérêts éventuellement générés et le solde à la clôture de l’exercice. Les opérations irrégulières en suspens au niveau du compte bancaire de chacune de ces Agences APIX et UGB se résument comme suit au 31/12/2016 : POUR APIX Un écart de 21 194 712 FCFA (découvert bancaire) reste à élucider et se décompose comme suit: des chèques débités (sortis) du compte APIX/PDIDAS et non justifié au 31/12/2016 d’un montant total de 20 726 839 FCFA ; à noter aussi qu’au cours du mois de janvier 2017 un montant de 900.000 FCFA a été débité dudit compte, soit un total donc de 21 626 839 FCFA débités à tort du compte APIX/PDIDAS ; du reversement de frais de timbre de 12 500 FCFA ; de reliquat d’activités à reverser de 344 000 ; des frais bancaires de 136 373 FCFA. POUR UGB Lun écart de 29 330 823 FCFA reste à élucider et se décompose comme suit : Un retrait du 14 juin 2016 de 30.000.000 FCFA viré au profit de l’UEP-UGB non remboursé jusqu’au 31/12/2016 ; (à noter toutefois que la mission d’Audit a pris connaissance d’un engagement du Recteur de l’UGB par correspondance du 24 mars 2017, de procéder au remboursement de ladite somme) ; Des reliquats sur activités d’un montant total de 692 800 FCFA : De 23 623 FCFA à justifier. 125 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 Il est à souligner que les mouvements dans les comptes bancaires concernés sont intervenus après et malgré le courrier N° 484/PDIDAS du 11 Mai 2016 adressé au Directeur Général de l’APIX et le courrier N° 485/PDIDAS du 11 Mai 2016 adressé au Recteur de l’UBG par la Coordinatrice du PDIDAS demandant le gel des comptes bancaires ouverts au nom du PDIDAS, ceci suite à la Recommandation de la troisième Mission d’Appui de la Banque Mondiale. Par ailleurs, la mission d’audit a rencontré beaucoup de difficultés pour obtenir les dossiers des pièces justificatives des dépenses réalisée par l’APIX. En effet, malgré les requêtes de la Coordination du PDIDAS et de la mission d’audit entamées depuis fin décembre 2016, et des nombreuses relances initiées par la suite, ce n’est seulement que le mercredi 22 mars 2017 que certaines pièces justificatives ont été communiquées à la Coordination du PDIDAS à Saint-Louis alors que la mission d’audit était à fin de ses travaux sur le terrain. Ces difficultés et retards de communication des pièces justificatives et les relevés bancaires de l’année 2016 par les Services Financiers de l’APIX ne pouvaient que conduire aux irrégularités soulignées ci-avant. L’examen des pièces justificatives fournies par l’APIX ont relevé des insuffisances de suivi des dépenses pour les raisons suivantes : - les pièces fournies sont des photocopies difficiles dès fois à lire et sans aune codification (référence) pour faciliter leurs contrôles ; - les liasses des justificatifs fournis sont dès fois insuffisamment renseignées par rapport aux chèques de paiement joints ; des reliquats sur les paiements de frais de mission ou de missions annulées non reversés à temps dans le compte bancaire dédié au PDIDAS qui les avait avancés au départ : en effet des cas de non reversement relevés datent des mois de février, mars et avril 2016 ; les reversements n’ont été effectués que le 23 mars 2017 (soit un an après les avances consenties) pour des montants respectifs de 127 000 FCFA, 46 000 FCFA et 171 000 FCFA suite aux constations faites par la mission. 126 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 Pour ce qui concerne les frais bancaires, il ya lieu de rappeler l’existence des dispositions de la BCEAO à travers son Instruction N° 004-06-2014 du 25 Juin 2014 applicable à partir du 1er Octobre 2014 relative aux services bancaires offerts à titre gratuit par les Etablissements de Crédit de l’UMOA à leur clientèle. Au regard de la liste desdits services annexée à cette Instruction, lesdits frais bancaires pourraient ne pas être fondés ; et en conséquence leurs remboursements pourraient être demandés aux banques concernées. 9.6-QUELQUES RECOMMANDATIONS Par courriers N° 484/PDIDAS du 11 Mai 2016 adressé au Directeur Général de l’APIX, N° 485/PDIDAS du 11 Mai 2016 adressé au Recteur de l’UBG, N° 483/PDIDAS du 11 Mai 2016 adressé au Directeur Général de ANGMV et N° 486/PDIDAS du 11 Mai 2016 adressé au Directeur Général de la SAED, la Coordinatrice du PDIDAS avait demandé le gel des comptes bancaires ouverts au nom du PDIDAS, ceci suite à la Recommandation de la troisième Mission d’Appui de la Banque Mondiale. La mission d’audit relève que lesdits gels n’ont pas été suivis d’effet dans la mesure où lesdits comptes continuent d’être actifs jusqu’en 2017. Compte tenu des insuffisances des suivis et des irrégularités soulignées ci- dessus, la mission d’audit recommande d’accélérer les procédures de fermeture des comptes bancaires concernés les dépenses réalisées par les AGEX soient centralisées désormais au niveau de la Coordination Nous recommandons aussi à ce qu’il soit procédé au remboursement dans les meilleurs délais du retrait injustifié de 30.000.000 effectivement sortie du compte bancaire de l’UGB/PDIDAS. qu’il soit procédé aux reversements des reliquats sur les paiements de frais de mission ou de missions annulées non reversés à temps dans le compte bancaire dédié au PDIDAS qui les avait avancés au départ par l’APIX pour des montants respectifs de 127 000 FCFA, 46 000 FCFA et 171 000 FCFA tels que la mission d’audit les a relevés ; qu’une mention « Payé et date» soit apposée sur les factures déjà réglées, afin d’éviter les risques de double comptabilisation ou de réutilisation de la pièce ; que les rapports trimestriels d’activités soient produits plus régulièrement par les Agences d’Exécution ; que Les ordres de mission et rapports de mission doivent être joints aux pièces justificatives ; Au regard des dispositions actuelles de la BCEAO à travers son Instruction N° 004-06- 2014 du 25 Juin 2014 applicable à partir du 1er Octobre 2014 relative aux services bancaires offerts à titre gratuit par les Etablissements de Crédit de l’UMOA à leur clientèle, il y a lieu d’envisager les possibilités de remboursements des frais bancaires par banques les ayant débités et demander de ne plus les appliquer dans l’avenir, et ceci d’autant plus vrai qu’il s’agit d’un Projet de Développement n’ayant pas l’objet de mener d’activité génératrice de revenu 127 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 9.7-COMMENTAIRES DES RESPONSABLLES DU PDIDAS L’UCP prend bonne note de la recommandation. 9.8-AVIS FINAL DU CABINET FICADEX La mission d’audit prend bonne note de la non obection de la part de L’Unité de Coordination et de Gestion (UCG) de ses recommandations telles que formulées ci- dessus. 128 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 ANNEXES PHASE INTERIMAIRE ANNEXE 1 :1ère Intervention LISTE DES INTERVENANTS DU CABINET FICADEX A SAINT-LOUIS POUR LA PHASE D’INTERIM SUR LA PERIODE DU 04 DECEMBRE 2016 AU 10 DECEMBRE 2016 VISEE PAR LA COORDINATRICE DU PDIDAS ANNEXE 2 : 2ème Intervention LISTE DES INTERVENANTS DU CABINET FICADEX A SAINT-LOUIS POUR LA PHASE D’INTERIM SUR LA PERIODE DU 08 JANVIER 2017 AU 13 JANVIER 2017 VISEE PAR LA COORDINATRICE DU PDIDAS ANNEXE 3 : PHASE FINALE LISTE DES INTERVENANTS DU CABINET FICADEX A SAINT-LOUIS POUR LA PHASE FINALE SUR LA PERIODE DU 19 MARS 2017 AU 25 MARS 2017 VISEE PAR LA COORDINATRICE DU PDIDAS 129 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 PHASE INTERIMAIRE ANNEXE 1 :1ère Intervention LISTE DES INTERVENANTS DU CABINET FICADEX A SAINT-LOUIS POUR LA PHASE D’INTERIM SUR LA PERIODE DU 04 DECEMBRE 2016 AU 10 DECEMBRE 2016 VISEE PAR LA COORDINATRICE DU PDIDAS 130 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 131 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 132 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 PHASE INTERIMAIRE ANNEXE 2 : 2ème Intervention LISTE DES INTERVENANTS DU CABINET FICADEX A SAINT-LOUIS POUR LA PERIODE DU 08 JANVIER 2017 AU 13 JANVIER 2017 VISEE PAR LA COORDINATRICE DU PDIDAS 133 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 134 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 135 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 ANNEXE 3 : PHASE FINALE LISTE DES INTERVENANTS DU CABINET FICADEX A SAINT-LOUIS POUR LA PERIODE DU 19 MARS 2017 AU 25 MARS 2017 VISEE PAR LA COORDINATRICE DU PDIDAS 136 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 137 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn FICADEX AFRIQUE SENEGAL /DAK/FAD/ALD / LETTRE DE COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS/ PDIDAS DE L’AUDIT DES COMPTES DU PDIDAS AU TITRE DE L’EXERCICE 2016 20/05/2017 138 FICADEX AFRIQUE SENEGAL, BP 7697 TEL (221) 33.825.25.85, FAX : (221) 33.825.26.21, EMAIL : ficadex@orange.sn