Page 1 P a g e 1 o f 1 1 R C I P R W P r o c u r e m e n t P l a n f o r 1 8 M o n t h s ( J a n u a r y 2 0 0 9 t o J u n e 2 0 1 0 ) I . G e n e r a l 1 . P r o j e c t i n f o r m a t i o n : R w a n d a , R C I P R W , G r a n t N o : H 4 2 6 R W , P r o j e c t I D : P 1 0 6 3 6 9 , P r o j e c t I m p l e m e n t i n g A g e n c y : R I T A 2 . B a n k ’ s a p p r o v a l D a t e o f t h e p r o c u r e m e n t P l a n [ O r i g i n a l : A u g u s t 2 0 0 8 ; R e v i s i o n 1 : A p r i l 2 1 s t , 2 0 0 9 ] 3 . D a t e o f G e n e r a l P r o c u r e m e n t N o t i c e : A p r i l 2 7 , 2 0 0 9 4 . P e r i o d c o v e r e d b y t h i s p r o c u r e m e n t p l a n : J a n u a r y 2 0 0 9 t o J u n e 2 0 1 0 ) I I . G o o d s a n d W o r k s a n d n o n - c o n s u l t i n g s e r v i c e s . 1 . P r i o r R e v i e w T h r e s h o l d : P r o c u r e m e n t D e c i s i o n s s u b j e c t t o P r i o r R e v i e w b y t h e B a n k a s s t a t e d i n A p p e n d i x 1 t o t h e G u i d e l i n e s f o r P r o c u r e m e n t : T a b l e A : T h r e s h o l d s f o r P r o c u r e m e n t M e t h o d s a n d P r i o r R e v i e w b y t h e W o r l d B a n k P r o c u r e m e n t M e t h o d C e i l i n g P r i o r R e v i e w T h r e s h o l d C o m m e n t s 1 . I C B a n d L I B ( G o o d s ) 5 0 0 , 0 0 0 A l l c o n t r a c t s 2 . N C B ( G o o d s ) 2 5 , 0 0 0 < 5 0 0 , 0 0 0 C o n t r a c t s s u b j e c t t o P r i o r r e v i e w i n t h i s c a t e g o r y m a y b e i d e n t i f i e d b y t h e W o r l d B a n k c a s e b y c a s e . 3 . I C B ( W o r k s ) 3 0 0 0 , 0 0 0 3 , 0 0 0 , 0 0 0 4 . N C B ( W o r k s ) 2 5 , 0 0 0 < 5 0 0 , 0 0 0 C o n t r a c t s s u b j e c t t o P r i o r 4 8 5 5 9 Page 2 P a g e 2 o f 1 1 r e v i e w i n t h i s c a t e g o r y m a y b e i d e n t i f i e d b y t h e W o r l d B a n k c a s e b y c a s e . 5 . I C B ( N o n - C o n s u l t a n t S e r v i c e s ) N o n e 5 0 0 , 0 0 0 2 . P r e q u a l i f i c a t i o n . B i d d e r s f o r p r o c u r e m e n t o f i n t e r n a t i o n a l c a p a c i t y t o l i n k R w a n d a t o s u b m a r i n e c a b l e s l a n d i n g o n E a s t C o a s t o f A f r i c a s h a l l b e p r e q u a l i f i e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e p r o v i s i o n s o f p a r a g r a p h s 2 . 9 a n d 2 . 1 0 o f t h e G u i d e l i n e s . 3 . P r o p o s e d P r o c e d u r e s f o r C D D C o m p o n e n t s ( a s p e r p a r a g r a p h . 3 . 1 7 o f t h e G u i d e l i n e s : N a 4 . R e f e r e n c e t o ( i f a n y ) P r o j e c t O p e r a t i o n a l / P r o c u r e m e n t M a n u a l : 5 . A n y O t h e r S p e c i a l P r o c u r e m e n t A r r a n g e m e n t s : O u t P u t B a s e d P r o c u r e m e n t “ O B A ” 6 . P r o c u r e m e n t P a c k a g e s w i t h M e t h o d s a n d T i m e S c h e d u l e 1 . G o o d s a n d T e l e c o m S e r v i c e s 1 . ( a ) L i s t o f c o n t r a c t P a c k a g e s w h i c h w i l l b e p r o c u r e d f o l l o w i n g I C B a n d o t h e r m e t h o d s : 1 T e l e c o m S e r v i c e s i n t h i s c o n t e x t a r e d e f i n e d a s p u r c h a s e o f t e l e c o m m u n i c a t i o n c a p a c i t y . Page 3 P a g e 3 o f 1 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 C o n t r a c t E s t i m a t e d D o m e s t i c P r e f e r e n c e R e v i e w E x p e c t e d ( D e s c r i p t i o n ) C o s t ( y e s / n o ) b y B a n k B i d - O p e n i n g R e f . N o . S e l e c t i o n M e t h o d P - Q ( P r i o r / P o s t ) C a l l f o r B i d s D a t e A w a r d C o n t r a c t C o m p l e t i o n o f C o n t r a c t 1 O f f i c e I T E q u i p m e n t ( L a p t o p , c a m e r a , V i d e o c a m e r a , P r o j e c t o r , S c a n n e r , P h o t o c o p i e r t r a y ) 2 5 , 0 0 0 S h o p p i n g N o N / A P o s t 2 0 / 0 4 / 2 0 0 9 3 0 / 0 4 / 2 0 0 9 1 5 / 0 5 / 2 0 0 9 O n d e l i v e r y o f g o o d s 2 R D B B a n d w i t h f o r a m a x i m u m o f t w o y e a r s 1 1 0 , 0 0 0 S h o p p i n g N o N / A P o s t 1 / 4 / 2 0 0 9 6 / 4 / 2 0 0 9 1 6 / 0 4 / 2 0 0 9 A f t e r t w o y e a r s Y E S 3 S u p p l y o f b r o a d b a n d c o n n e c t i v i t y t o t a r g e t e d 7 0 0 R w a n d a n i n s t i t u t i o n s 4 , 0 0 0 , 0 0 0 I C B 2 2 S t e p s N o P r i o r 1 5 / 0 2 / 2 0 1 0 1 5 / 0 5 / 2 0 1 0 1 5 / 0 7 / 2 0 1 0 A s p e r c o n t r a c t 2 I n t e r n a t i o n a l c o m p e t i t i o n b i d d i n g m e t h o d o l o g y u s i n g t h e S t a n d a r d B i d d i n g D o c u m e n t f o r t h e S u p p l y a n d I n s t a l l a t i o n o f I n f o r m a t i o n S y s t e m s Page 4 P a g e 4 o f 1 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 C o n t r a c t E s t i m a t e d D o m e s t i c P r e f e r e n c e R e v i e w E x p e c t e d Y E S 4 P r o v i s i o n o f i n t e r n a t i o n a l c a p a c i t y 1 3 , 0 0 0 , 0 0 0 I C B 3 2 S t e p s N o P r i o r 1 5 / 0 9 / 2 0 0 9 1 5 / 1 1 / 2 0 0 9 1 5 / 0 1 / 2 0 1 0 A s p e r c o n t r a c t 5 p r o c u r e m e n t o f R C I P p r o m o t i o n a l m a t e r i a l s 1 0 , 0 0 0 . 0 0 S h o p p i n g N o N / A P o s t 3 0 / 0 6 / 2 0 0 9 0 5 / 7 / 2 0 0 9 2 0 / 0 7 / 2 0 0 9 A s p e r c o n t r a c t 6 P r o s p e c t i v e b i d d e r s c o n f e r e n c e 1 5 , 0 0 0 S h o p p i n g N O N / A P o s t 1 5 / 0 8 / 2 0 0 9 2 0 / 0 8 / 2 0 0 9 3 0 / 0 8 / 2 0 0 9 A s p e r c o n t r a c t 7 t e n d e r t o e s t a b l i s h a t h i r d - p a r t y v i r t u a l l a n d i n g s t a t i o n - C o n t r a c t t o d e v e l o p t h e v i r t u a l l a n d i n g s t a t i o n c e n t r a l t o K i g a l i T e l e c o m p r o v i d e r s 1 , 0 0 0 , 0 0 0 I C B Y E S N O P r i o r 3 0 / 0 3 / 2 0 1 0 3 0 / 0 5 / 2 0 1 0 3 0 / 0 7 / 2 0 1 0 A s p e r c o n t r a c t C o m m e n t s : P r o c u r e m e n t o f o f f i c e s t a t i o n e r i e s , c o n s u m a b l e s , t a x i s e r v i c e s , f u r n i t u r e a n d o t h e r e q u i p m e n t h a v e b e e n e x c l u d e d f r o m t h i s P r o c u r e m e n t P l a n o n a d v i c e f r o m t h e T T L a n d m a i n t a i n e d u n d e r o p e r a t i n g c o s t s i n t h e W o r k P l a n . W e h a v e h o w e v e r , m a i n t a i n e d a d e t a i l e d P r o c u r e m e n t P l a n a t t h e P r o j e c t t h a t i n c l u d e s p u r c h a s e o f o f f i c e s t a t i o n e r i e s a n d o t h e r c o n s u m a b l e s o n a d v i c e f r o m t h e W o r l d B a n k C o u n t r y O f f i c e P r o c u r e m e n t A n a l y s t . ( b ) C o n t r a c t s f o r G o o d s e s t i m a t e d t o c o s t a b o v e U S D 5 0 0 , 0 0 0 p e r c o n t r a c t a n d a l l d i r e c t c o n t r a c t i n g w i l l b e s u b j e c t t o p r i o r r e v i e w b y t h e B a n k . 3 I n t e r n a t i o n a l c o m p e t i t i o n b i d d i n g m e t h o d o l o g y u s i n g t h e S t a n d a r d B i d d i n g D o c u m e n t f o r t h e S u p p l y a n d I n s t a l l a t i o n o f I n f o r m a t i o n S y s t e m s Page 5 P a g e 5 o f 1 1 I I I . S e l e c t i o n o f C o n s u l t a n t s 1 . P r i o r R e v i e w T h r e s h o l d : S e l e c t i o n d e c i s i o n s s u b j e c t t o P r i o r R e v i e w b y B a n k a s s t a t e d i n A p p e n d i x 1 t o t h e G u i d e l i n e s S e l e c t i o n a n d E m p l o y m e n t o f C o n s u l t a n t s : S e l e c t i o n M e t h o d C e i l i n g P r i o r R e v i e w T h r e s h o l d C o m m e n t s Q C B S N o c e i l i n g 2 0 0 , 0 0 0 A l l T O R S a r e t o b e r e v i e w e d Q B S N o T h r e s h o l d 2 0 0 , 0 0 0 A l l T O R S a r e t o b e r e v i e w e d L C S 1 0 0 , 0 0 0 N o n e F o r A u d i t T O R S a n d s h o r t l i s t t o b e r e v i e w e d C Q S 1 0 0 , 0 0 0 N o n e A l l T O R S a r e t o b e r e v i e w e d S i n g l e S o u r c e ( F i r m s ) N o T h r e s h o l d A l l A l l T O R S a r e t o b e r e v i e w e d I C N o T h r e s h o l d 1 0 0 , 0 0 0 A l l T O R S a r e t o b e r e v i e w e d 2 . S h o r t l i s t c o m p r i s i n g e n t i r e l y o f n a t i o n a l c o n s u l t a n t s : S h o r t l i s t o f c o n s u l t a n t s f o r s e r v i c e s , e s t i m a t e d t o c o s t l e s s t h a n $ 1 0 0 0 0 0 _ e q u i v a l e n t p e r c o n t r a c t , m a y c o m p r i s e e n t i r e l y o f n a t i o n a l c o n s u l t a n t s i n a c c o r d a n c e w i t h t h e p r o v i s i o n s o f p a r a g r a p h 2 . 7 o f t h e C o n s u l t a n t G u i d e l i n e s . 3 . A n y O t h e r S p e c i a l S e l e c t i o n A r r a n g e m e n t s : N A 4 . C o n s u l t a n c y A s s i g n m e n t s w i t h S e l e c t i o n M e t h o d s a n d T i m e S c h e d u l e ( a ) L i s t o f C o n s u l t i n g A s s i g n m e n t s w i t h s h o r t - l i s t o f i n t e r n a t i o n a l f i r m s . Page 6 P a g e 6 o f 1 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 S e l e c t i o n R e v i e w E x p e c t e d M e t h o d b y B a n k P r o p o s a l s S u b m i s s i o n D a t e R e f . N o . D e s c r i p t i o n o f A s s i g n m e n t E s t i m a t e d C o s t ( P r i o r / P o s t ) I n v i t e P r o p o s a l s A w a r d C o n t r a c t C o m p l e t i o n o f C o n t r a c t 1 R e c r u i t m e n t o f o n e s e n i o r M & E C o n s u l t a n t f o r R D B / I T f o r 2 0 0 9 - 2 0 1 0 7 5 , 0 0 0 I C P r i o r 2 0 / 0 5 / 2 0 0 9 1 0 / 6 / 2 0 0 9 3 0 / 0 7 / 2 0 0 9 A s p e r c o n t r a c t 2 R e c r u i t m e n t o f a s e c o n d s e n i o r M & E C o n s u l t a n t f o r R D B / I T f o r 2 0 0 9 - 2 0 1 0 7 5 , 0 0 0 I C P r i o r 2 0 / 0 5 / 2 0 0 9 1 0 / 6 / 2 0 0 9 3 0 / 0 7 / 2 0 0 9 A s p e r c o n t r a c t 3 R e c r u i t m e n t o f o n e s e n i o r M a n a g e r T e a m l e a d e r f o r R D B / I T f o r 2 0 0 9 - 2 0 1 0 5 0 , 0 0 0 I C P r i o r 2 0 / 0 5 / 2 0 0 9 1 0 / 6 / 2 0 0 9 3 0 / 0 7 / 2 0 0 9 A s p e r c o n t r a c t 4 R e c r u i t m e n t o f a s e c o n d s e n i o r M a n a g e r T e a m l e a d e r f o r R D B / I T f o r 2 0 0 9 - 2 0 1 0 7 7 , 0 0 0 I C P r i o r 2 0 / 0 5 / 2 0 0 9 1 0 / 6 / 2 0 0 9 3 0 / 0 7 / 2 0 0 9 A s p e r c o n t r a c t Page 7 P a g e 7 o f 1 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 S e l e c t i o n R e v i e w E x p e c t e d 5 R e c r u i t m e n t o f a n i n d i v i d u a l s e n i o r c o n s u l t a n t f o r t e l e c o m a d v i s o r y s e r v i c e s a n d t e n d e r d e s i g n t o l a y f i b e r o p t i c c a b l e f r o m t h e c o a s t t o K i g a l i 8 0 , 0 0 0 I C P o s t 3 0 / 0 4 / 2 0 0 9 2 2 / 0 5 / 2 0 0 9 3 0 / 0 6 / 2 0 0 9 A s p e r c o n t r a c t 6 H i r i n g o f a l e g a l f i r m t o d e v e l o p c o n t r a c t s / t e n d e r d e s i g n s a n d a s s i s t i n c o n t r a c t s n e g o t i a t i o n s f o r t h e t e n d e r t o l a y f i b e r o p t i c c a b l e f r o m t h e c o a s t t o K i g a l i 4 0 0 , 0 0 0 Q C B S P r i o r 1 8 / 0 5 / 2 0 0 9 1 5 / 0 7 / 2 0 0 9 1 5 / 0 8 / 2 0 0 9 A s p e r c o n t r a c t 7 P r o c u r e m e n t o f a t e l e c o m a n d p u b l i c p o l i c y a n d r e g u l a t o r y s e n i o r c o n s u l t a n t 8 0 , 0 0 0 I C P o s t 7 / 0 5 / 0 9 2 9 / 0 5 / 2 0 0 9 7 / 0 7 / 2 0 0 9 A s p e r c o n t r a c t Page 8 P a g e 8 o f 1 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 S e l e c t i o n R e v i e w E x p e c t e d 8 P r o c u r e m e n t o f c o n s u l t a n c y s e r v i c e s t o c a r r y o u t L a s t M i l e F e a s i b i l t y S t u d i e s - I d e n t i f i c a t i o n o f P i l o t l o c a t i o n s , t e c h n i c a l d e s i g n , i n t e g r a t i o n w i t h N B 2 1 0 0 , 0 0 0 I C P r i o r 1 / 6 / 2 0 0 9 2 1 / 0 6 / 2 0 0 9 2 1 / 0 7 / 2 0 0 9 A s p e r c o n t r a c t 9 C o n s u l t a n c y s e r v i c e s f o r A d v i s o r y S u p p o r t a n d C o n s u l t i n g S e r v i c e s d u r i n g I m p l e m e n t a t i o n o f T e r r e s t r i a l F i b e r C o n n e c t i v i t y 1 0 0 , 0 0 0 I C P r i o r 1 / 1 1 / 2 0 0 9 1 / 1 2 / 2 0 0 9 1 0 / 0 1 / 2 0 1 0 A s p e r c o n t r a c t 9 C o n s u l t a n c y t o D e s i g n T e n d e r d o c u m e n t , c a r r y o u t V i r t u a l L a n d i n g P o i n t E v a l u a t i o n s a n d O t h e r A d v i s o r y S e r v i c e s 1 0 0 , 0 0 0 I C P r i o r 8 / 1 1 / 2 0 0 9 8 / 1 2 / 2 0 0 9 1 7 / 0 1 / 2 0 1 0 A s p e r c o n t r a c t Page 9 P a g e 9 o f 1 1 C o m m e n t : W e h a v e e x c l u d e d t h e n e e d f o r e n v i r o n m e n t a l e x p e r t i s e b e c a u s e w e a r e u n c l e a r t o i t s o b j e c t i v e s t o t h e p r o j e c t . . W e s h a l l a s k f o r t h e s p e c i f i c n o n - o b j e c t i o n i n t h e f u t u r e i f t h e n e e d a r i s e s . ( b ) C o n s u l t a n c y s e r v i c e s e s t i m a t e d t o c o s t a b o v e U S D 1 0 0 , 0 0 0 p e r c o n t r a c t a n d a l l S i n g l e S o u r c e s e l e c t i o n o f c o n s u l t a n t s ( f i r m s ) w i l l b e s u b j e c t t o p r i o r r e v i e w b y t h e B a n k . I V . I m p l e m e n t i n g A g e n c y C a p a c i t y B u i l d i n g A c t i v i t i e s w i t h T i m e S c h e d u l e 1 . I n t h i s s e c t i o n t h e a g r e e d C a p a c i t y B u i l d i n g A c t i v i t i e s ( s o m e i t e m s c o u l d b e f r o m C P A R r e c o m m e n d a t i o n ) a r e l i s t e d w i t h t i m e s c h e d u l e N o . E x p e c t e d o u t c o m e / E s t i m a t e d C o s t E s t i m a t e d D u r a t i o n S t a r t D a t e C o m m e n t s A c t i v i t y D e s c r i p t i o n 1 . L e a d t e c h n i c a l m a n a g e r 1 0 , 0 0 0 1 1 d a y s Y T D P g M P t r a i n i n g M a l a y s i a 2 . F i n a n c i a l M a n a g e m e n t a n d D i s b u r s e m e n t c o u r s e f o r W o r l d B a n k f i n a n c e d p r o j e c t s i n M a l a w i L i l o n g w e / F i n a n c e M a n a g e m e n t S p e c i a l i s t 5 , 5 0 0 1 1 d a y s 4 t h M a y 2 0 0 9 Page 10 P a g e 1 0 o f 1 1 3 . M a s t e r s o f B u s i n e s s a d m i n i s t r a t i o n - A c c o u n t i n g / F i n a n c e M a n a g e m e n t S p e c i a l i s t 6 , 8 8 5 1 y e a r a n d 6 m o n t h S e p - 0 9 T h i s M B A i s c o n d u c t e d b y U n i v e r s i t y o f E a s t e r n A f r i c a , B a r a t o n ( A U C A C A M P U S i n K i g a l i ) t h e c o u r s e i s c o n d u c t e d a f t e r w o r k i n g h o u r s 4 . T r a i n i n g f o r t h e R C I P A d m i n i s t r a t i v e 0 f f i c e r 9 , 0 0 0 3 0 d a y s Y T D 5 . M a r k e t i n g s p e c i a l i s t 1 0 , 0 0 0 T h i s i s a t e m p o r a r y b u d g e t i n g b e c a u s e t h e s t a f f i s n o t y e t o n b o a r d 6 . S e n i o r N e t w o k i n f r a s t r u c t u r e E n g i n e e r i n g s p e c i a l i s t 1 0 , 0 0 0 T h i s i s a t e m p o r a r y b u d g e t i n g b e c a u s e t h e s t a f f i s n o t y e t o n b o a r d R D B / R I T A A N D R U R A S T A F F 7 . T r a i n i n g f o r 4 R D B / R I T A s t a f f – P M P , C A P M , O t h e r M g m t t r a i n i n g 7 2 , 0 0 0 R D B / R I T A h a s t o a p p o i n t t h e c o n c e r n e d s t a f f – M a n a g e m e n t t r a i n i n g a n d P M P , C A P M , o t h e r n e c e s s a r y p r o j e c t Page 11 P a g e 1 1 o f 1 1 m a n a g e m e n t p r i n c i p a l s 8 . T r a i n i n g a n d c a p a c i t y b u i l d i n g f o r M & E a n d S M & E ' s f o r R D B / R I T A a n d R U R A 8 0 , 0 0 0 R D B / R I T A h a s t o a p p o i n t t h e c o n c e r n e d s t a f f 9 . T r a i n i n g f o r R U R A s t a f f – t e c h n i c a l t r a i n i n g , m a n a g e m e n t t r a i n i n g , i n c l u d i n g b u t n o t l i m i t e d t o o M B A P r e p c o u r s e s P M P , C A P M , P u b l i c P o l i c y t r a i n i n g 1 0 0 , 0 0 0 R U R A h a s t o a p p o i n t t h e c o n c e r n e d s t a f f