Deloitte. Rapport de l'auditeur indépendant Projet d'Insertion Socio-Economique des Populations Vulnérables de l'Ouest Ivoirien (PRISE) Période allant du ier janvier 2015 au 31 décembre 2015 DON JSDF N°TF019686 RAPPORT DE L'AUDITEUR INDÉPENDANT PROJET D'INSERTION SOCIO-ECONOMIQUE DES POPULATIONS VULNERABLES DE L'OUEST IVOIRIEN (PRISE) Période allant du ier janvier 2015 au 31 décembre 2015 DON JSDF N°TF019686 Dl it e Deloitte Côte d'Ivoire S.A. au capital de 37 500 000 FCFA Compte contribuable 9104684 A Imm. Alpha 2000- 14è et 1 Etage Rue Gourgas - Plateau RC Abidjan a 156849 01 B.P. 224 Abidjan 01 - Côte divoire Tél.: (225) 20,250 250 Fax: (225) 20.250 260 / 20.250 270 www.deloltte,com A l'attention de Monsieur BAMBA Adama Coordonnateur du Bureau de Coordination des Programmes - Emploi (BCP-E) Monsieur le Coordonnateur, Cette lettre présente les conclusions de notre audit du Projet d'Insertion Socio - Economique des populations vulnérables de l'Ouest Ivoirien (PRISE) pour la période allant du 1er janvier 2015 au 31 décembre 2015. A. CONTEXTE ET OBJECTIF DU PROJET Le PRISE s'inscrit dans la vision de reconstruction et de réconciliation du gouvernement ivoirien au moyen de soutien financier à la création d'activités génératrices de revenus pour les groupes vulnérables et marginalisés de l'ouest de la Côte d'Ivoire. L'objectif de développement du projet est d'améliorer les conditions de vie des populations de l'ouest Ivoirien fortement affectées par la crise socio-politique qu'a traversée la Côte d'Ivoire depuis l'année 2002 Les objectifs opérationnels visés sont les suivants • Appuyer le développement des capacités et l'accompagnement des acteurs porteurs d'un micro-projet ; • Développer des Activités Génératrices de Revenue pour favoriser la réinsertion professionnelle ; " Faciliter l'accès aux marchés des groupes cibles. B. OBJECTIFS ET ETENDUE DE L'AUDIT Nous avons effectué un audit financier et procédé à des tests de conformité aux procédures, lois et termes de l'accord de financement N0 JSDF TFD19686 pour la période allant du 1 er Janvier 2015 au 31 Décembre 2015, en accord avec les normes d'audit généralement admises, notamment celles établies par la Fédération internationale des experts-comptables (IFAC). L'objectif général de notre mission d'audit des états financiers du PRISE est d'exprimer une opinion professionnelle et indépendante sur les états financiers du Projet et de s'assurer que s'assurer que les ressources mises à la disposition du Projet sont utilisées aux fins pour lesquelles elles ont été octroyées. Commissariat aux comptes. Audit. ComptabiItè. Consulting. Juridique F1Cal. Membre de Deloitte Touche Tohmatsu Les objectifs spécifiques de l'audit sont Exprimer une opinion sur l'exactitude et l'éligibilité des dépenses ayant donné lieu à des retraits ; S'assurer que les états certifiés de demande de remboursement dépenses (ECD) utilisés comme base de fonds (DRF) à la Banque Mondiale de comportent des dépenses dûment justifiées, conformes à l'accord de financement et aux dispositions règlementaires le cas échéant; S'assurer que les acquisitions des biens et services financés ont fait l'objet de marchés passés conformément aux dispositions des accords de financement applicables fondés sur les procédures de passation de marché de la Banque Mondiale et ont été proprement enregistrés dans les livres comptables r Exprimer une opinion sur la mobilisation d'exécution (International et l'utilisation des fonds par l'Agence Rescue Committee); • Evaluer les systèmes de contrôles mis en place par la structure en charge de la gestion du projet, relever les faiblesses pouvant avoir un impact sur la gestion financière et adresser des recommandations en vue de corriger ou réduire l'impact des faiblesses relevées. C. RESUME DES CONCLUSIONS DE L'AUDIT Nous résumons ci-dessous nos principales conclusions qui sont différents rapports: détaillées dans les 1. Sur la situation financière du Projet (Etats financiers) Nos travaux de vérification des états financiers du projet n'ont révélé aucune anomalie significative, 2. Sur les états certifiés de dépenses Nos travaux de vérification de de dépenses n'ont révélé aucunel'ensemble des dépenses figurant anomalie significative. sur les états certifiés 3. Sur la mobilisation et l'utilisation des fonds par l'agence d'exécution Nos travaux relatifs à la mobilisation et à l'utilisation des fonds par Rescue Committee (IRC) n'ont l'International révélé aucune anomalie significative. PRISE - Période allant du 1r Janvier 2015 au 31 Décembre 2015 Rapport de l'auditeur indépendant 2 4. Sur le Contrôle interne du Projet 4.1. Suivi des observations de la période précédente 4.1.1. Points résolus • Absence de logiciel comptable pour la tenue des comptes du projet PRISE " Insuffisance dans la justification d'une livraison de matériel • Retard dans la mise en oeuvre du calendrier prévisionnel de marché 4.1.2. Points non résolus * Insuffisance dans le respect des délais de mise à disposition de fonds à l'Agence d'exécution 4.2. Observations de la période sous revue • Nécessité d'ouvrir un compte bancaire dédié au projet au niveau de l'agence d'exécution • Absence de matérialisation des contrôles effectués par le BCP-E sur les dépenses de sous-traitance a Insuffisance dans le système d'archivage des pièces justificatives transmises par IRC • Insuffisance dans le système de gestion des frais de mission Abidjan, le 08 septembre 2016 Deloitte Côte d'Ivoire Marc abi Ass cié PRISE - Période allant du 1" Janvier 2015 au 31 Décembre 2015 Rapport de l'auditeur indépendant 3 RAPPORT DE L'AUDITEUR INDEPENDANT SUR LES ETATS FINANCIERS D e lo itte,~SA D Deloitte Côte d'Ivoire A. au captal de 37 500 000 FCFA auPt captitable 91046800 FCAbijn8164 Imm. Alpha 2000 - 14è et 18è Etage Rue Gourgas - Plateau 01 B.P. 224 Abidjan 01 - Côte d'Ivoire Tél.: (225) 20.250 250 Fax (225) 20.250 260 / 20.250 270 ww.deloitte.om PROJET D'INSERTION SOCIO-ECONOMIQUE DES POPULATIONS VULNERABLES DE L'OUEST IVOIRIEN RAPPORT DE L'AUDITEUR INDEPENDANT SUR LES ETATS FINANCIERS Période allant du 1e janvier 2015 au 31 décembre 2015 A l'attention de Monsieur BAMBA Adama Coordonnateur du Bureau de Coordination des Programmes - Emploi (BCP-E) Monsieur le coordonnateur, Nous avons effectué l'audit des états financiers ci-joints du Projet d'Insertion Socio - Economique des populations vulnérables dans l'ouest ivoirien (PRISE), comprenant l'état des ressources et des emplois pour la période allant du 1rIanvier 2015 au 31 Décembre 2015, ainsi qu'un résumé des principales règles et méthodes comptables et autres notes explicatives (l'ensemble étant ci-après dénommé « les états financiers »). Ces états financiers ont établis par le Bureau de Coordination des Programmes été - Emploi, conformément au système comptable de l'OHADA, adapté aux spécificités du projet. Responsabilité du Bureau de Coordination dans l'établissement et la présentation des états financiers Le Bureau de Coordination des Programmes - Emploi est responsable de l'établissement et la présentation sincère des états financiers, conformément de aux normes généralement admises acceptées par le SYSCOHADA. Cette responsabilité comprend la conception, la mise en place et le suivi d'un système de contrôle interne fiable pour l'établissement et la présentation sincère d'états financiers ne comportant pas d'anomalies significatives, que celles-ci résultent de fraudes ou d'erreurs. Responsabilité de l'auditeur Notre responsabilité est d'exprimer une opinion sur ces états financiers sur la base de notre audit. Nous avons effectué notre audit selon les Normes Internationales d'Audit. Ces normes requièrent de notre part de nous conformer aux règles d'éthique, de planifier et de réaliser l'audit pour obtenir une assurance raisonnable que les états financiers ne comportent pas d'anomalies significatives. Commissariat aux comptes, Audit. Comptabilité. ConsultJng. Juridique Fiscal. Membre de Deloitte Touche Tohmatou Un audit implique la mise en oeuvre de procédures en vue de recueillir des éléments probants concernant les montants et les informations fournis dans les états financiers. Le choix des procédures relève du jugement de l'auditeur, de même que l'évaluation du risque que les états financiers contiennent des anomalies significatives, que celles-ci résultent de fraudes ou d'erreurs. En procédant à ces évaluations du risque, l'auditeur prend en compte le contrôle interne en vigueur dans l'entité relatif à l'établissement et la présentation sincère des états financiers afin de définir des procédures d'audit appropriées en la circonstance, et non dans le but d'exprimer une opinion sur l'efficacité de celui-ci. Un audit comporte également l'appréciation du caractère approprié des méthodes comptables retenues et le caractère raisonnable des estimations comptables faites par la direction, de même que l'appréciation de la présentation d'ensemble des états financiers. Nous estimons que les éléments probants recueillis sont suffisants et appropriés pour fonder notre opinion d'audit Opinion de l'auditeur sur les Etats Financiers A notre avis, les états financiers ci-joints présentent sincèrement dans tous leurs aspects significatifs, la situation des ressources et emplois du Projet d'Insertion Socio - Economique des populations vulnérables dans l'ouest ivoirien (PRISE) pour la période allant du 1 er janvier 2015 au 31 décembre 2015 conformément aux règles et méthodes comptables du SYSCOHADA adaptées aux spécificités du projet. Abidjan, le 08 septembre 2016 Deloitte Côte d'Ivoire Mrc Wabi ssocié PRISE - Période allant du l oejanvier 2015 au 31 décembre 2015 Rapport de l'audiieur indépendant sur les états financiers 2 ETATS FINANCIERS PRISE - Période allant du 1"e Janvier 2015 au 31 Décembre 2015 Rapport de l'auditeur indépendant 1 34 0 o Ln ' ii LL of, o L ffi L A ", COjIl~e o 0 ojoc cpc × l o M Lnc Fl - - -ID 4 ._ _u -. 1 L .iff .- Se -- [Di C2 0 1 tu: å. Lf C - o L A fl- -la. e LA -D c LI c m w -D 2 OOfi-f to E. to g o--- 88 t C0 o ea cc8 2t c a)~ r fl 2d> LP 4 dp ä E å å? fE40-w w L- c3 . lo oe . E o o .. a Sm i 3 -- ej ejL o 2f.. .. : -2 t 0 L lio-il -C 4n c2L p pL 4 1c , f C, n i 0l. o Ec m £2 o S,la,' 5 . 33! Ee 5e3 . 8 '- · = LA -- f Lp= ff y , e - 0uàs d m E a t LA. U -" y 0iy Lp LA 2 32 0 " ,;, aO 1 0 0 t. 00 14 -3 o L ne - 0 0 ,t z- , IN~ - A ~~ r pL ~~~ j - l~ 5 .2~~ or~~ 'Lf -r ml vfl Lp t- L- Ao -4 n i u I. PRESENTATION SUÇCINCTE DU PROJET 1 Contexte du proiet Après plus d'une décennie de troubles politiques, de guerre civile et de violence, la Côte d'Ivoire semble amorcer son entrée dans une période d'accalmie. Toutefois, dans les régions de l'ouest les plus touchées par les crises successives (Tonkpi, Cavally, Guémon et Bafing), les populations les plus vulnérables (jeunes déscolarisés, veuves, handicapés, hommes et femmes désœuvrés)restent marginalisées sur le plan socio-économique. Le gouvernement ivoirien, dans sa politique de reconstruction et de réconciliation, a bénéficié d'un don de l'Etat japonais de deux millions sept cent deux mille quatre cent quarante-neuf dollar ( US$ 2 702 449 ). Ce don a été octroyé pour le financement d'un projet, dénommé PRISE - Projet d'Insertion Sociale et Economique - qui ciblera les populations vulnérables de la région de l'ouest. Il sera conjointement mis en œuvre par l'UCP Emploi et International Rescue Committee - IRC. Le chômage et le sous-emploi sont d'énormes défis auxquels doit faire face la Côte d'Ivoire qui sort d'une longue crise militaro politique. Les jeunes sont les plus touchés avec environ 60% de la population entre 15 et 35 ans, au chômage ou sous-employé. Ce qui représente environ quatre millions de personnes. Ce chômage grandissant des jeunes et la pauvreté font courir au pays, des risques élevés de perturbations sociales. 1.2 But du crojet Le projet vise à créer des meilleurs moyens de subsistance, à améliorer la productivité et contribuer au renforcement de la cohésion sociale pour les groupes vulnérables et marginalisés des régions de l'ouest dont le Tonkpi, le Cavally, le Bafing et le Guémon. Il vise à appuyer le gouvernement ivoirien dans sa réaction rapide à la situation économique et sociale d'urgence de 2014 à 2017. 1.3 Objectif de développement du projet L'objectif de Développement du projet (ODP) est d'améliorer les conditions de vie à travers les activités génératrice de revenu pour les groupes vulnérables et marginalisés dans la plupart des régions de l'ouest du pays. Cet objectif sera atteint par : a- La création d'activités génératrice de revenus pour les groupes vulnerables; b- Le développement de la cohésion sociale. 1.4 Groupe ible Les populations les plus vulnérables (jeunes déscolarisés, veuves, handicapés, hommes et femmes désouvrés). 1.5 Zones d'intervention du projet Les régions de l'ouest dont le Tonkpi, le Cavally, le Bafing et le Guémon de la République de Côte d'Ivoire. PRISE - Période allant du 1"1 Janvier 2015 au 31 Décembre 2015 Rapport de l'auditeur indépendant 5 1.6 Bailleur de fonds et montant du Don IDA PRISE - Projet d'Insertion Sociale et Economique est financé par un don de l'Etat japonais, administré par la Banque Mondiale. Le Don est de deux millions sept cent deux mille quatre cent quarante-neuf dollar (US$ 2 702 449 ), soit l'équivalent de Un milliard trois cent cinquante un million deux cent vingt-quatre mille cinq cent (1 351 224 500) FCFA. 1.7 Durée du prolet Le projet a été mis en vigueur le 13 Janvier 2014 pour une durée de 03 (trois) ans. Il s'achèvera le 31 juillet 2017. 1.8 Les comiosantes du proiet Le projet PRISE comprend trois composantes ci-après: 1. Composante 1 : Vision participative et planification Il s'agit de réaliser un programme d'activités comprenant: * Des campagnes de proximité pour l'identification et la sélection des bénéficiaires du projet * Le développement de la gouvernance du projet et des principes directeurs * Le développement d'un processus de planification de mise en œuvre de sous- projet de micro entreprise et; * La préparation d'une étude de marchés actualisée qui va explorer les opportunités de nouveaux débouchés situés au-delà de la zone géographique locale. 2. Composante 2 : Réinsertion professionnelle communautaire Il s'agit de mettre en place une approche programme de formation à deux volets pour développer les capacités de tous les groupes participants, dont : * La formation des animateurs professionnels qui en retour vont travailler main dans la main avec des points focaux champions pour toucher les communautés éloignées des villages ; * L'accès à des programmes de formation vocationnelle en collaboration avec des Institutions gouvernementales nationales; * Le développement de l'octroi de kits de démarrage pour la réinsertion sans apport avec une obligation de rembourser 50% du coup ; * Assurer la formation des membres des coopératives pour renforcer leurs capacités de base en planification et gestion des affaires ; * Le développement des activités génératrice de revenu à travers * L'Association Villageoise d'Epargne et de Crédit (AVEC); * La fourniture de kits pour faciliter le processus d'Epargnes et de Crédit; Etc..... 3. Compsante 3 : Coûts Administratifs de gestion du Projet. PRISE - Période allant du 1" Janvier 2015 au 31 Décembre 2015 Rapport de l'auditeur indépendant 6 1.9 Dispositions d'exécution Le projet est administré par une Unité de coordination (UCP) qui a pour missions essentielles d'assurer l'administration générale, la supervision, la coordination, la gestion fiduciaire, et le suivi-évaluation des activités du projet, soutenir les activités de renforcement institutionnel des compétences à travers la Composante 3, Il le fera conjointement avec l'International Rescue Committee - IRC. Un Comité de Pilotage Stratégique (CPS) a été créé et chargé de donner au projet ses grandes orientations et priorités, de superviser sa mise en oeuvre et d'approuver ses plans de travail annuel budgétisés. Le CPS est présidé par le représentant du Ministre de la promotion de la jeunesse, de l'emploi des jeunes et du service civique. Il comprend les représentants des administrations publiques, des faîtières d'entreprises privées, des associations des communes et des régions de Côte d'Ivoire. La mise en oeuvre technique des activités du projet est confiée à International Rescue Committee - IRC en fonction de leur expertise technique, expérience et avantage concurrentiel. Cette démarche est formalisée à travers des conventions de partenariat. II. REGLES APPLIQUEES POUR L'ELABORATION DU TER Le projet est soumis à une obligation de présentation d'états financiers annuels qui comprennent (entre autres), un tableau des emplois et ressources (TER) ainsi que des notes décrivant les principes comptables utilisés et les principales rubriques qui le composent. II.1 Principes comptables Le projet PRISE est un projet à caractère public, à but non lucratif, n'ayant ni objectif marchand, ni vocation à dégager un résultat. Les états financiers du projet sont établis et présentés conformément aux normes comptables établies par le Système Comptable OHADA, adaptées aux spécificités du projet. En effet, certaines règles de présentation spécifiques au projet, prévues dans le manuel des procédures administratives comptables et financières ont été appliquées pour une meilleure lisibilité des états financiers. Ces états financiers sont exprimés en francs CFA. Les achats de fournitures, d'équipements et de services sont enregistrés toutes taxes comprises (TC) de même que le règlement des factures concernées. 11.2 Mode de comptabilisation Les opérations sont comptabilisées dès lors que l'engagement contractuel du Projet ou des tiers est établi. Les schémas de comptabilisation retenus reflètent le circuit de traitement des dépenses dans les projets. 11.3 Mobilisation des fonds Les fonds du Don sont mobilisés sur la base de la lettre de décaissement (avance initiale) et sur présentation de Demandes de Remboursement de Fonds (DRF) ou de Demande de Paiements Directs (DPD). Dans cette dernière modalité, les fournisseurs sont directement réglés par le bailleur de fonds et la dette est soldée dans certain cas en comptabilité à la réception de l'avis de décaissement émis à cet effet ou dès émission de la DPD au bailleur. PRISE - Période allant du 1" Janvier 2015 au 31 Décembre 2015 Rapport de l'auditeur indépendant 7 11.4 Avance de fonds Le dépôt initial de fonds effectué par VIDA est porté au passif en contrepartie de la trésorerie. Il s'agit d'une avance renouvelable sur présentation de justificatifs de dépenses dont le montant n'est modifié que sur décision expresse du bailleur de fonds. Le remboursement par l'IDA des dépenses justifiées se fait par le biais d'un compte désigné ouvert par l'Etat de Côte d'Ivoire à la BCEAO. Il s'agit d'un compte transitoire utilisé pour transférer les fonds sur le compte Projet logé dans une banque commerciale (ECOBANK). 11.5 Immobilisations Les immobilisations acquises dans le cadre du projet PRISE figurent au Tableau des Emplois et Ressources (TER) pour leurs coûts historiques d'acquisition et ne sont pas amortissables. 11.6 Financement accordé aux agences d'exécution Le mode opératoire du BCP-Emploi consiste en la mise à disposition de financement à l'International Rescue Committee - IRC, dans le cadre de convention de partenariat. Cette agence a en charge la mise en oeuvre des plans d'actions et travail convenus. Conformément aux dispositions de son manuel de procédures administratives, comptables et financières, le BCP-Emploi enregistre les financements accordés aux agences d'exécution comme des avances, et les prend en charge seulement après décaissement effectif par l'agence d'exécution et sur présentation des pièces justificatives. III. NOTES EXPLICATIVES DU TER 111.1 Les ressources III.1.1 Financement Le financement reçu sur le compte du projet PRISE depuis le début, s'élève à 575 382 183 FCFA, détaillé ci-dessous : IIL1.1.1 IDA, avances en compte spécial Ce poste enregistre l'avance initiale (200 000 000 FCFA) octroyée par l'IDA au projet, sur la base de la lettre de décaissement établie suite à la conclusion de l'accord de don. Cette avance représente à peu près 15% du montant total du financement. IIL1.1.2 IDA, DRF à établir Le solde de 84 118 964 FCFA est constitué de l'ensemble des dépenses effectuées au titre des investissements et d'exploitation (hormis les charges fiscales et frais imputés au compte de contrepartie Etat) qui ont fait l'objet d'une demande de remboursement de fonds (DRF), non transmise à l'IDA avant la clôture de l'exercice, ainsi que celles qui n'en ont pas encore fait l'objet. PRISE - Période allant du 1" Janvier 2015 au 31 Décembre 2015 Rapport de l'auditeur indépendant 8 111.1.1.3 ETAT, subvention reçue Le solde de 00 FCFA renferme les ressources mises à disposition du projet par la contrepartie Etat au cours de l'exercice 2015. Notons que le BCP-Emploi bénéficie d'une dotation globale sur la contrepartie nationale pour l'ensemble des projets qu'il gère. Cette situation est retracée dans le TER du PEJEDEC. 111.1.1.4 IDA, remboursement DRF Cette rubrique comprend le montant total (291 263 219 FCFA) des demandes de remboursement de fonds (DRF) approuvées par l'IDA et qui ont donné lieu à un virement bancaire de sa part, depuis le début du projet. Ces DRF sont retracées dans le tableau suivant : LIBELLE MONTANT DRF 002 179 005 569 DRF 004 58030090 DRF 005 25319679 DRF 006 27400996 DRF 008 1 506 885 TOTAL 291 263 219 111.1.1.5 IDA, DRF en instance de remboursement Le solde de 00 FCFA constitue le montant des DRF transmises à la Banque Mondiale et en instance de payement au 31/12/2015. Ce solde qui signifie qu'il avait une DRF en instance de payement à cette période. 111.1.1.6 IDA, DPD en Instance de paiement Ce poste enregistre les demandes de paiements directs (DPD) transmises à l'IDA et en instance de paiement au 31 décembre 2015. Ce solde 00 FCFA signifie qu'il n'y avait pas de DPD en instance de payement à cette période. PRISE - Période allant du 1 Janvier 2015 au 31 Décembre 2015 Rapport de l'auditeur indépendant 9 111.1.2 Autres contributions IIL 1.2.1 IDA, paiements directs Il s'agit du montant total des Demandes de paiement direct enregistrées depuis le début du projet. Le montant total de ce poste s'élève à 523 500 000 FCFA et se compose comme suit LIBELLE MONTANT DRF 003 (DPD 01) 325000000 DRF 007 (DPD 02) 198 500 000 TOTAL 523500000 IIL1.2.2 Produits de vente DAO Il s'agit du produit des ventes des dossiers d'appels d'offres (DAO) à hauteur de 00 FCFA depuis le début du projet. 111.1.2.3 Autres produits Il s'agit qui produits concourent à l'atteinte des résultats du projet 00 FCFA 31/12/2015. au 111.1.3 Dettes à curt terme IIL1.3.1 Fournisseursimmobilisationset services Il s'agit des dettes du projet envers les divers fournisseurs de matériels, les prestataires de services, le personnel et les autres créditeurs divers. Elles s'élèvent à 00 FCFA au 31 décembre 2015. IIL1.3.2 Personnel, mission et formation Cette rubrique renferme la dette du projet envers les membres du personnel (00 FCFA). Il s'agit de certaines dépenses effectuées dans le cadre de missions et suivi d'activités, excédant le montant des avances qui leur ont été octroyées. IIL1.3.3 Agences d'Exécution Ce poste est constitué de l'ensemble des demandes d'approvisionnement l'agence d'exécution et n'ayant pas encore fait l'objet de décaissement émises par 31 décembre 2015. Il est valorisé à hauteur de 65 527 655 par le projet au FCFA et concerne l'unique agence d'exécution qu'est INTERNATIONAL RESCUE COMMITTEE CI. IIL1.3.4 Organismes sociaux Il s'agit des engagements du projet auprès de la Caisse Nationale de Prévoyance Sociale (CNPS). Le montant des dettes sociales au 31 décembre 2015 se chiffre à 998 081 FCFA. IIL1.3.5 Etat, impôts et taxes Il s'agit de la dette fiscale constituée de l'impôt sur les salaires, de la contribution nationale, et de l'impôt général sur les revenus prélevé à la source au personnel et de la part patronale de l'impôt sur salaire. Au 31 décembre 2015, cette dette est évaluée à 6 656 452 FCFA. PRISE - Période allant du 1" Janvier 2015 au 31 Décembre 2015 Rapport de l'auditeur indépendant 10 111.2 LES EMPLOIS 111.2.1 Dépenses d'investissements Les dépenses d'investissements qui s'élèvent à 1.378.000 FCFA correspondent à des acquisitions de matériels informatiques pour le compte du BCP Emploi. LIBELLE MONTANT ORDINATEUR PORTABLE HP PROBOOK 4540 S 689 000 ORDINATEUR PORTABLE HP PROBOOK 4540 S 689 000 TOTAL 1 378 000 111.2.2 Dépenses d'exploitation Cette rubrique comprend essentiellement les frais ci-après exprimés en FCFA. 111.2.2.1 Entretien, Loyer, Assurances, et divers dépenses Cette rubrique a uniquement enregistré, sur la période, le montant de l'assurance maladie en faveur du personnel du projet. Ce montant est évalué à 4 609 116 FCFA. 11L2.2.2 Autres achats Les autres achats comprennent les dépenses liées à l'acquisition de carburant, fournitures de bureau, petit matériel et outillage, petit travaux, études et prestation de services et les autres frais de fonctionnement (eau, téléphone, etc.). Il s'élève à 21 431 200 FCFA; ce montant est détaillé dans le tableau suivant: LIBELLE MONTANT Solde au 31.12.2014 6 466 600 Achat de carburant 3 000 000 Achat de supports de communication pour la visibilité du PRISE 4455 000 Remboursement des dépenses d'organisation de la cérémonie de lancement préfinancée par IRC CI 7 509 600 TOTAL 21431 200 11L2.2.3 Divers autres dépenses Ce poste comprend les frais de voyages et déplacement ,les frais de communications, les frais de missions, les frais d'hébergement et de restauration et les rémunérations des prestataires de services pour l'achat des kits des participants des séminaires organisés par le BCP-Empioi depuis le début du projet. Il s'élève à 7 775 019 FCFA, et porte sur les dépenses suivantes : LIBELLE MONTANT Solde au 31.12.2014 361 885 Frais de tenue du compte dédié PRISE 437 884 Frais d'intégration à la flotte téléphonique du personnel PRISE 30 000 Frais de mission 5 441 250 Remboursement de frais de mission préfinancés par le PEEDEC 1 504 000 TOTAL 7775019 PRISE - Période allant du 1" Janvier 2015 au 31 Décembre 2015 Rapport de l'auditeur indépendant 11 11L2.2.4 Sous-traitance Agences d'Exécution Ce poste renferme le montant cumulé des dépenses effectives sur les réapprovisionnements reçus par l'International Rescue Committee - IRC dans le cadre des conventions de partenariat conclues. Ce montant s'élève à 775 301 407 FCFA depurs le début du projet. LIBELLE MONTANT Solde au 31.12.2014 150 000 000 Dépenses justifiées au 31.12.2015 625 301 407 TOTAL 775 301 407 Ce montant intègre par ailleurs, une somme de 145 926 025 FCFA octroyée dans le cadre de l'activité de semi-crédit, qui consiste à octroyer des fonds à des bénéficiaires, sur la base de plans d'affaires approuvés puis à effectuer un recouvrement à hauteur de la moitié des fonds accordés en vue du financement de projets ultérieurs. Au 31 Décembre 2015, les fonds recouvrés par l'agence s'élève à 12 182 152 FCFA, tels que confirmés par ailleurs par la banque domiciliataire du compte dédié au recouvrement de ces fonds, notamment la CNCE. 11L2.2.S Services de Consultant / appui Coordination Les montants constatés sur la période pour un total de 33 924 259 FCFA correspondent aux salaires versés au personnel clé du projet recruté dans le cadre de la convention PRISE. LIBELLE MONTANT Solde au 31.12.2014 4800000 Salaires versés au personnel en 2015 29 124 259 TOTAL 33924259 111.2.2.6 Services de Consultant / personnel détaché Etat Ce poste comprend la rémunération du personnel détaché auprès du projet, du personnel occasionnel et contractuel de l'agence comptable de l'UCP, enregistrée à hauteur de 00 FCFA au cours de l'exercice 2015. Cette dépense est prise en compte dans le TER du PEJEDEC. 11L2.2.7 Charges sociales et impôts divers Ce poste enregistre, à hauteur de 3 656 032 FCFA, l'évaluation de la part employeur de la dette sociale (payable 100% par l'IDA), déterminée sur la base des rémunérations versées au personnel du projet au titre des exercices 2014 et 2015. 11L2.2.8 Autres services de Consultant Ce poste comprend la rémunération versée à hauteur de 49 303 150 FCFA aux consultants nationaux sollicités par le projet pour les opérations et expertises dans le cadre du projet PRISE. LIBELLE MONTANT Solde au 31.12.2014 20 424 100 Honoraires du cabinet IMPACT COMMUNICATION 25 755 000 Honoraires du cabinet YZAS BAKER TILLY 3 124 050 TOTAL 49 303 150 PRISE - Période allant du " Janvier 2015 au 31 Décembre 2015 Rapport de l'auditeur indépendant 12 111.2.3 Valeurs réalisables Cette rubrique se décompose comme suit 11L2.3.1 IDA, subvention à recevoir Le solde de 84 118 964 FCFA est constitué de l'ensemble des dépenses effectuées au titre des investissements et d'exploitation (hormis les charges fiscales et frais imputés au compte de contrepartie Etat) qui ont fait l'objet d'une demande de remboursement de fonds (DRF), non transmise à l'IDA avant la clôture de l'exercice, ainsi que celles qui n'en ont pas encore fait l'objet. 11L2.3.2 IDA, DRF en instances de remboursement Le solde de 00 FCFA constitue le montant des DRF transmises à la Banque Mondiale et en instance de payement au 31/12/2015. 11L2.3.3 Fournisseurs, charges constatées d'avance Cette rubrique ne renferme aucune opération. 11L2.3.4 Personnel mission et Formation Cette rubrique renferme la dette du personnel et personnes extérieures envers le projet (944 000 FCFA). Il s'agit de l'excédent des avances qui leur ont été octroyées, sur les dépenses effectuées dans le cadre de missions et suivi d'activités. 11L2.3.5 Disponibilités Un compte (désigné) est ouvert par l'Etat de Côte d'Ivoire à la Banque Centrale des Etats de l'Afrique de l'Ouest (BCEAO). Il est alimenté par les avances de fonds de l'IDA. Ce compte est un compte de liaison, qui permet de transférer les fonds reçus de l'IDA au compte projet. 11L2.3.6 IDA, compte projet ECOBANK Le compte projet, ouvert à ECOBANK est alimenté à partir du compte désigné. Il sert exclusivement à financer les catégories de dépenses mentionnées dans l'accord de Don. L'utilisation des fonds reçus de l'IDA doit être justifiée par le projet avant que l'IDA ne procède à l'approvisionnement à nouveau du compte projet via le compte désigné. L'approvisionnement du compte se fait suite aux demandes de retrait de fonds (DRF) qui sont traités au Département de la Dette Publique. Au 31 décembre 2015, le solde du compte projet - ECOBANK s'élève à 189 623 224 FCFA. 11L2.3.7 Caisse Le solde (00 FCFA) de la caisse est constitué du reliquat de montant sur les ventes des Dossiers d'Appel d'Offres. Cette caisse est tenue par l'Agent Comptable du projet. Il n'y a pas eu de vente de DAO. PRISE - Période allant du l" Janvier 2015 au 31 Décembre 2015 Rapport de l'auditeur indépendant 13 RAPPORT DE L'AUDITEUR INDEPENDANT SUR LES ETATS CERTIFIES DE DEPENSES D ei e Deloitte Côte d'Ivoire SýA. au capital de 37 500 000 FCFA Compte contribuable 9104684 A RC Abidjan B Im. Alpha 2000) - 14è et iBé Etage 156849 Rue Gourgas - Plateau 01 B.P. 224 Abidjan 01 - Côte divoire Tél.: (225) 20.250 250 Fax: (225) 20.250 260 / 20.250 270 PROJET D'INSERTION SOCIO-ECONOMIQUE DES POPULATIONS VULNERABLES DE L'OUEST IVOIRIEN RAPPORT DE L'AUDITEUR INDEPENDANT SUR LES ETATS CERTIFIES DE DEPENSES Période allant du 1" janvier 2015 au 31 décembre 2015 A l'attention de Monsieur BAMBA Adama Coordonnateur du Bureau de Coordination des Programmes - Emploi (BCP-E) Monsieur le coordonnateur, Au cours de notre examen des états financiers du Projet d'Insertion Soclo - Economique des populations vulnérables dans l'ouest ivoirien, pour la période allant du 1er janvier 2015 au 31 décembre 2015, nous avons examiné les états certifiés des dépenses (ECD) adressés par le PRISE au bailleur pour justifier les demandes de retrait de fonds sur le compte projet, ouvert dans les livres de ECOBANK Côte d'Ivoire et intitulé « CPTE SPEC PROJET DINS SO ECO (PRISE)» de référence 0010131227208401. Nous avons effectué notre audit conformément aux normes d'audit généralement admises au plan international. Nous avons mis en oeuvre les diligences requises en vue d'obtenir une assurance raisonnable que les états certifiés de dépenses ne comportent pas d'anomalies significatives. Afin d'obtenir l'assurance raisonnable que les états certifiés de dépenses ne contiennent pas d'erreurs significatives, nous avons mis en oeuvre les procédures ci-dessous - Examiner les justificatifs des dépenses effectuées sur le compte projet ; - S'assurer de l'utilisation des ressources du bailleur conformément aux dispositions de l'accord de financement dans un souci d'économie et d'efficience, et uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été fournies ; - S'assurer du remboursement au compte désigné, des dépenses inéligibles dans les demandes de remboursement de fonds identifiées Commissariat aux comptes. Audit. Comptabilité. Consulting. Juridique Fiscal- Membre de Deloitte Touche Tohmatsu - Examiner les procédures mises en place par le BCP-E pour la préparation et la présentation des Etats certifiés de Dépenses (ECD). Nous estimons que les éléments probants recueillis sont suffisants et appropriés pour fonder notre opinion exprimée cl-dessous. Opinion de l'auditeur Nous certifions que les dépenses ayant donné lieu à des retraits de fonds et justifiés par les Etats Certifiés de Dépenses sont exactes et éligibles conformément aux dispositions de l'accord de don N0 JSDF TF019686. Abidjan, le 08 septembre 2016 Deloitte Côte 'Ivoire Ma i As ocié PRISE - Période allant du 1" Janvier 2015 au 31 Décembre 2015 Rapport de l'auditeur indépendant 2 RAPPORT DE L'AUDITEUR INDEPENDANT SUR LA MOBILISATION ET L'UTILISATION DES FONDS PAR L'INTERNATIONAL RESCUE COMMITTEE (IRC) Deloitte côte d'Ivoire S.A. au capital de 37 500 000 FCFA Compte contribuable 9104684 A RC Abidjan B 156849 Imm. Alpha 2000 - 14è et 10S Etage Rue Gourgas - Plateau 01 B.P. 224 Abidjan 01 - Côte d'voire Tél- (225) 20.250 250 Fax; (225) 20.250 260 / 20.250 270 www.deltoitte,comn PROJET D'INSERTION SOCIO-ECONOMIQUE DES POPULATIONS VULNERABLES DE L'OUEST IVOIRIEN RAPPORT DE L'AUDITEUR INDEPENDANT SUR LA MOBILISATION ET L'UTILISATION DES FONDS PAR L'INTERNATIONAL RESCUE COMMITTEE (IRC) Période allant du 1r janvier 2015 au 31 décembre 2015 A l'attention de Monsieur BAMBA Adama Coordonnateur du Bureau de Coordination des Programmes - Emploi (BCP-E) Monsieur le coordonnateur, Au cours de notre examen des états financiers du Projet d'Insertion Socio - Economique des populations vulnérables dans l'ouest ivoirien, pour la période allant du er janvier 2015 au 31 décembre 2015, nous avons examiné la correcte mobilisation 1 et utilisation des fonds par l'agence d'exécution. Nous avons effectué notre audit conformément aux normes d'audit généralement admises au plan international. Nous avons mis en œuvre les diligences requises en vue d'obtenir une assurance raisonnable que les fonds mis à disposition de l'agence d'exécution ont été utilisés conformément aux dispositions de l'accord de don N° JSDF TF019686. Nous avons mis en œuvre les procédures ci-dessous • Examiner les conditions de mobilisation des fonds par l'International Rescue Committee; • Examiner les rapports d'activités de l'agence ainsi que les pièces justificatives des dépenses effectuées par cette dernière ; • Contrôler les flux financiers (transferts de fonds) effectués dans le cadre des sous - projets. Commissariat aux comptes. Audit. Comptabilité. Consulting. Juridique Fiscal. Membre de Deloitte Touche Tohmatsu Opinion de l'auditeur A notre avis, les fonds accordés aux agences d'exécution ont été mobilisés et utilisés conformément aux dispositions des accords de financement applicables, dans un souci d'économie et d'efficience, et uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été octroyés. Abidjan, le 08 septembre 2016 Deloitte Côte d'Ivoire Març'Wabi Ast'ocié PRISE - Période allant du i"r Janvier 2015 au 31 Décembre 2015 Rapport de l'auditeur indépendant 2 RAPPORT DE L'AUDITEUR INDEPENDANT SUR LE CONTROLEINTERNE D e e Deloitte Côte d'Ivoire S. au capital de 37 500 000 FCFA Compte contribuable 9104684 A RC Abidjan B 156849 mm. Alpha 2000 - 14è et 186 Etage ReGourgas -Plateau 01 B.P. 224 Abidjan 01 - C8te dIvoire Tél.: (225) 20.250 250 Fax: (225) 20.250 260/ 20.250 270 www.deloltte.com PROJET D'INSERTION SOCIO-ECONOMIQUE DES POPULATIONS VULNERABLES DE L'OUEST IVOIRIEN RAPPORT DE L'AUDITEUR INDEPENDANT SUR LE CONTROLE INTERNE Période allant du 1er janvier 2015 au 31 décembre 2015 A l'attention de Monsieur BAMBA Adama Coordonnateur du Bureau de Coordination des Programmes Emploi (BCP-E) Monsieur le Coordonnateur, Dans le cadre de l'audit des états financiers du Projet d'insertion Socio - Economique des populations vulnérables dans l'ouest ivoirien (PRISE), pour la période allant du 1er janvier 2015 au 31 décembre 2015, nous avons procédé à une revue des procédures administratives et comptables et du contrôle interne du Projet. Le récipiendaire du financement est responsable de l'établissement et du maintien d'un système de contrôle interne fiable. Dans ce cadre, les Responsables du Bureau de Coordination des Programmes Emploi ont la charge de procéder à l'évaluation et à l'appréciation des bénéfices pouvant être attendus de la structure, des règles et procédures de contrôle interne en vigueur, ainsi que des coûts y afférents. Les objectifs d'une structure de contrôle Interne sont de fournir à la direction, une assurance raisonnable mais pas absolue, que les actifs sont sauvegardés contre les pertes provenant d'utilisations ou de cessions non autorisées, que les transactions sont exécutées conformément à l'autorisation de la Direction et enregistrées correctement de façon à permettre la préparation des états financiers conformément aux principes comptables en vigueur. En raison des limitations inhérentes à tout système de contrôle interne, des erreurs ou irrégularités peuvent se produire et ne pas être détectées. Ainsi, toute projection de l'évaluation du système sur des périodes futures est sujette au risque que les procédures deviennent inadéquates en raison des changements de conditions ou que l'efficacité de la conception et du fonctionnement des politiques et des procédures se détériore. Commissariat aux comptes. Audit. ComptablPté. Consulting. Juridique Fiscal. Membre de Deloitte Touche Tohmtou Notre revue, complément indispensable à l'examen de la situation financière, ne saurait être assimilée à une étude approfondie de l'organisation du Projet, et n'a donc pas nécessairement mis à jour toutes les faiblesses éventuelles du système actuel. Cependant, elle nous a permis de formuler certaines recommandations visant à l'amélioration des procédures et au renforcement du contrôle interne, que nous vous soumettons ci-après. Nous espérons que les suggestions et commentaires relatifs aux faiblesses représenteront un apport constructif dans le cadre du processus permanent de modification et d'amélioration du système de contrôle interne. Nous nous tenons à votre disposition pour vous apporter tout renseignement complémentaire que vous souhaiteriez obtenir, et pour vous assister éventuellement dans la mise en place des recommandations. Nous tenons à exprimer nos remerciements au personnel du Programme pour la qualité de sa collaboration au cours de notre mission. Nous vous prions d'agréer, Monsieur le Directeur, l'expression de nos salutations distinguées. Abidjan, le 08 septembre 2016 Deloitte C d'Ivo7 Marc Výa s Assoiée PRISE - Période allant du 1"Janvier 2015 au 31 Décembre 2015 Rapport de l'auditeur indépendant 2 A. NIVEAUX D'IMPORTANCE RETENUS Afin d'aider le Bureau de Coordination des Programmes Emploi à adresser les faiblesses en vue d'améliorer le contrôle interne, nous avons assigné à chacune de nos recommandations un niveau d'importance. Ces notations ont un caractère indicatif. Elles peuvent évoluer en fonction de la perception que la direction peut avoir des différents points sur la base de son expérience et de sa connaissance de l'activité. Les principaux niveaux d'importance retenus sont les suivants Faiblesse importante pouvant impacter de façon significative l'atteinte des objectifs du projet. . Faibessed'importance circonscrite pouvant avoir un impact important à moyen terme. Cas isolés de faiblesses de procédures dans @ Mineur l'environnement de contrôle interne et/ou de non- respect des procédures de contrôle interne en vigueur B. HIERARCHISATION DES RECOMMANDATIONS DE L'EXERCICE Nécessité d'ouvrir un compte bancaire dédié au projet Absence de matérialisation du contrôle effectué par le BCP Emploi sur les dépenses de sous-traitance Insuffisance dans le système d'archivage des pièces justificatives transmises par IRC Insuffisance dans le système de gestion des frais de mission TOTAL 13 PRISE - Période allant du I" Janvier 2015 au 31 Décembre 2015 Rapport de r'auditeur indépendant 3 C. PRESENTATION DES RECOMMANDATIONS DE L'EXERCICE 1. Nécessité d'ouvrir un compte bancaire dédié au projet Evaluation : Significatif Observation La mise en oeuvre de nos procédures d'audit a révélé l'absence de compte bancaire dédié au projet dans le cadre des opérations effectuées par IRC pour le compte du PRISE. Un compte bancaire uniquement dédié au projet permet entre autres de s'assurer de l'effectivité des charges et de l'exhaustivité des dépenses reportées. Risgues / Impact " Risque que des activités menées par l'agence ne cadrent pas avec les objectifs de développement du projet ; • Risque que des dépenses non éligibles et/ou non conformes à l'accord de financement et effectuées par l'agence ne soient pas détectées en temps opportun * Risque de doublon non détecté d'un rapport à un autre. Recommandations La gestion de plusieurs projets par une même entité requiert que des procédures strictes et bien définies soient établies en vue d'éviter que s'entremêlent les activités des différents projets. Au nombre de ces procédures, l'ouverture d'un compte dédié apparait comme un moyen efficace pour améliorer et favoriser une gestion financière transparente des activités par projets. Nous recommandons au BCP Emploi, bénéficiaire du financement, de mettre en oeuvre les actions adéquates en vue de faire ouvrir un compte spécial dédié au projet par l'International Rescue Committee. Commentaire de la Direction Ce point a été discuté avant la signature de la convention et nous avons expliqué au bailleur que IRC utilise un logiciel comptable SUN system et un plan comptable qui permet de tracer les revenus et dépenses par projet. Nous avons donc obtenu l'autorisation d'avoir un compte commun. PRISE - Période allant du 1" Janvier 2015 au 31 Décembre 2015 Rapport de l'auditeur indépendant 4 2. Absence de matérialisation du contrôle effectué par le BCP - Emploi sur les dépenses de sous-traitance Evaluation : Moyen Observation Dans le cadre de la justification des dépenses effectuées par l'IRC lors de l'exécution des activités des différents sous projet, l'agence transmet trimestriellement au BCP-E un état récapitulatif des dépenses effectuées servant de base à la comptabilisation des dépenses de sous-traitance. Nous n'avons pas été en mesure de nous assurer du contrôle effectif du BCP-E sur ces rapports en l'absence d'une matérialisation de ce contrôle. Riscues / Impact • Risque de non détection de dépenses insuffisamment justifiées * Risque de non détection de dépenses doublement justifiées d'un trimestre à l'autre. Recommandations Dans l'optique d'avoir une assurance raisonnable quant à l'utilisation des fonds mis à disposition de l'agence d'exécution conformément à la convention entre cette dernière et le BCP Emploi, nous recommandons au BCP - Emploi de procéder à des contrôles systématiques des rapports transmis par cette dernière et partant, de matérialiser ces contrôles tout en faisant ressortir les anomalies relevées. Commentaire de la Direction Nous prenons bonne note de ce point. PRISE - Période allant du 1r Janvier 2015 au 31 Décembre 2015 Rapport de l'auditeur indépendant 5 3. Insuffisancedans le système d'archivaqe desipièces justificatives Evaluation : Moyen Observation Nos travaux portant sur le contrôle des dépenses d'IRC ont révélé que les pièces justificatives ne sont pas correctement archivées. En effet * Les numéros de pièces justificatives ne suivent pas les mêmes séquences a Il n'existe pas de lien évident entre les pièces et les classeurs occasionnant des difficultés à retrouver l'exhaustivité des pièces ; à Certaines pièces justificatives ne sont pas archivées dans les classeurs transmis par IRC. Risques / impact * Risque que les pièces justificatives transmises au BCP-Emploi ne soient pas exhaustives au regard du volume des activités réalisées. " Risque de non détection de dépenses insuffisamment justifiées en temps opportun Recommandation Suivant l'accord de don entre le BCP - Emploi et le gouvernement japonais en sa section 2.03, le bénéficiaire des fonds est tenu de mettre en place des procédures adéquates en vue d'assurer un suivi permanent des activités du projet et des sous-projets. En outre, au regard de cet article, les récipiendaires des fonds dans le cadre de la mise en œuvre des sous-projets (Agences d'exécution) doivent tenir disponibles tous les documents probants relatives aux transactions qu'ils effectuent en vue de permettre d'éventuels contrôles du bailleur ou du bénéficiaire des fonds. A notre avis, il convient de procéder à une réorganisation du système d'archivage des pièces transmises par l'agence d'exécution. Cette réorganisation requiert de prime abord, que toutes les pièces justificatives, quelle que soit leur nature, soient transmises au BCP - Emploi. Par ailleurs, il est souhaitable que des numéros suivant les mêmes séquences soient attribués à chaque pièce. Enfin, tous les classeurs doivent contenir des feuilles de rangement précisant toutes les pièces justificatives qui y sont rangés par ordre suivant leur numéro de séquence. Commentaire du BCP - E Nous prenons bonne note de ce point. PRISE - Période allant du er Janvier 2015 au 31 Décembre 2015 Rapport de l'auditeur indépendant 6 4. Insuffisance dans le système de gestion des frais de mission Evaluation : Moyen Observation Au 31 Décembre 2015, les comptes d'autres créances du PRISE présentent un solde de FCFA 944 000 relatif à des frais de mission non encore justifiés. Nos travaux ont révélé que contrairement aux dispositions du manuel de procédures préconisant la justification des avances dans un délai de 10 jours suivant le retour de mission: * Un montant de FCFA 188 000 attribué depuis décembre 2015, n'a été justifié qu'en Avril 2016 (soit dans délai de 4 mois) ; a Le reliquat de FCFA 756 000 n'a pas encore été justifié à la date de notre intervention. Risques / impact " Risque de fraude * Risque d'utilisation des fonds du projet à des fins contraires à celles pour lesquelles ils ont été octroyés Recommandation Conformément au manuel de procédures du BCP - Emploi, les frais de missions accordés à des bénéficiaires (salariés ou non) du BCP emploi doivent faire l'objet de justification dans les 10 jours suivant le retour de mission. Nous suggérons au BCP - Emploi, de mettre en oeuvre toutes les mesures nécessaires en vue d'assurer le respect des procédures en vigueur. Commentaire du BÇP - E Nous prenons bonne note de ce point PRISE - Période allant du 1" Janvier 2015 au 31 Décembre 2015 Rapport de l'auditeur indépendant 17 ン 的 ( _ ― 。 1( !__- 忘份 … … } 0 (n U) Ln Q) Ol > u Lp = .
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