PRESIDENCE ---------- Programme de Réformes pour l’Efficacité de l’Administration (PREA) ---------- Coordination Générale (CG) ---------- ________________________ PROJET DE GOUVERNANCE DIGITALE ET DE GESTION DE L’IDENTITE MALAGASY (PRODIGY) P169413 PLAN DE MOBILISATION DES PARTIES PRENANTES Version Juin 2020 1 1 Table des matières 2 INTRODUCTION ................................................................................................................................ 4 2.1 Contexte du présent document ................................................................................................... 4 2.2 Objectif du Projet ......................................................................................................................... 4 2.3 Objectif du PMPP ......................................................................................................................... 4 3 RESUME DES ACTIVITES ANTERIEURES DE MOBILISATION DES PARTIES PRENANTES .................... 5 4 IDENTIFICATION ET ANALYSE DES PARTIES PRENANTES .................................................................. 6 4.1 Identification des parties prenantes ............................................................................................ 6 4.2 Cartographie des parties prenantes ............................................................................................. 8 4.3 Individus ou groupes défavorisés ou vulnérables ........................................................................ 9 4.4 Analyse des parties prenantes ..................................................................................................... 9 5 PROGRAMME DE MOBILISATION DES PARTIES PRENANTES ......................................................... 12 5.1 Mobilisation des parties prenantes............................................................................................ 12 5.2 Activités de renforcement de capacités ..................................................................................... 12 5.3 Méthodes de mobilisation des parties prenantes ..................................................................... 12 5.4 Méthode proposée pour la diffusion des informations ............................................................. 14 5.5 Stratégie proposée pour la prise en compte des points de vue des groupes vulnérables ........ 14 5.6 Objectifs et calendrier du programme de mobilisation des parties prenantes ......................... 15 5.7 Examen des commentaires ........................................................................................................ 19 5.8 Phases ultérieures du projet ...................................................................................................... 19 6 RESSOURCES ET RESPONSABILITES POUR METTRE EN ŒUVRE LES ACTIVITES DE MOBILISATION DES PARTIES PRENANTES ........................................................................................................................... 20 6.1 Ressources .................................................................................................................................. 20 6.2 Fonctions de gestion et responsabilités ..................................................................................... 20 7 MECANISME DE GESTION DES PLAINTES DANS LE CADRE DU PROJET .......................................... 21 7.1 Principes généraux ..................................................................................................................... 21 7.2 Catégories de plaintes pouvant touchés les travailleurs............................................................ 21 7.3 Porte d’entrée des plaintes ........................................................................................................ 21 7.4 Dispositifs de traitement des plaintes........................................................................................ 22 7.4.1 Dispositif institutionnel ...................................................................................................... 22 7.4.2 Niveau de traitement ......................................................................................................... 22 7.5 Mode de traitement ................................................................................................................... 22 7.6 Etape de traitement des plaintes à l’amiable............................................................................. 22 7.7 . Mode de traitement ................................................................................................................. 23 7.7.1 Mode de traitement standard: ........................................................................................... 23 2 7.7.2 Mode de traitement des cas spécifiques : Cas de violences basées sur le genre (VBG) .... 23 7.7.3 Corruption .......................................................................................................................... 23 7.7.4 Procédure particulière pour le traitement de cas de plaintes touchant les cadres du projet 23 7.8 Délai de traitement et clôture de cas ......................................................................................... 23 7.8.1 Délai de traitement ............................................................................................................ 23 7.8.2 La clôture d’un cas (feedback loop closure) : ..................................................................... 24 7.9 Surveillance, suivi et consolidation des données sur les plaintes et les litiges .......................... 24 8 SUIVI ET ÉTABLISSEMENT DE RAPPORTS........................................................................................ 25 8.1 Participation des différents acteurs concernés aux activités de suivi........................................ 25 8.2 Rapports périodiques ................................................................................................................. 25 8.2.1 Rapport sur le MGP ............................................................................................................ 25 8.2.2 Rapports aux groupes de parties prenantes ...................................................................... 25 9 ANNEXE .......................................................................................................................................... 26 Annexe 1 : Plan de communication des parties prenantes .................................................................... 26 Annexe 2 : Résumé des activités antérieures ........................................................................................ 30 Annexe 3 : Détails sur les différentes consultations dans le cadre du projet ....................................... 32 Annexe 4. Fiches de présence lors des consultations ............................................................................ 35 Annexe 5: Formulaire de plaintes .......................................................................................................... 67 Annexe 6 : Fiche de synthèse et de résolution de plaintes .................................................................... 69 Annexe 7 : Registre d’enregistrement de plaintes ................................................................................. 71 LISTE DES TABLEAUX Tableau 1.Identification préliminaire des parties prenantes et de leurs intérêts ....................................... 6 Tableau 2 Profil des parties .......................................................................................................................... 9 Tableau 3 : Synthèse de l’analyse des parties prenantes........................................................................... 10 Tableau 4. Récapitulatif des méthodes de consultation appropriées pour les parties prenantes ............ 12 Tableau 5 : Calendrier prévisionnel de la réalisation des activités découlant des objectifs. ..................... 16 Tableau 6 : Personnels Responsables......................................................................................................... 20 3 ACRONYMES AFD Agence Française de Développement ARMP Autorités de Régulations des Marchés publics ARTEC Autorité de Régulation des Technologies de Communication BAD Banque Africaine de Développement BIANCO Bureau Indépendant Anti-Corruption CDMT Cadre de Dépenses à Moyen Terme CGP Comité de Gestion des Plaintes CR Commune Rurale CRVS Civil Registration and Vital Statistics CSB Centre de Santé de Base CTD Collectivité Territoriale Décentralisée DPSE Directeur de Programmation et de Suivi Evaluation GIZ Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit IEC Information Education Communication INSTAT Institut National de la Statistique MGP Mécanisme de Gestion des Plaintes MID Ministère de l'Intérieur et de la Décentralisation MINSAN Ministère de la Santé NES Normes Environnementales et Sociales OCFP Organes de Contrôle des Finances Publiques OMS Organisation Mondiale de la Santé ONG Organisation Non Gouvernementale OSC Organisations de la Société Civile PAC Pôles Anti-Corruption PMO Partenaires de Mise en Œuvre PMPP Plan de Mobilisation des Parties Prenantes PNUD Programme des Nations Unies pour le Développement PREA Programme de Réforme pour l’Efficacité de l’Administration PRODIGY Projet de Gouvernance Digitale et Gestion de l'Identité Malagasy SLC Structure Locale de Concertation STD Services Techniques Déconcentrés UGP Unité de Gestion du Projet UNICEF United Nations of International Children's Emergency Fund USAID US Agency for International Development VBG Violences Basées sur le Genre 4 2 INTRODUCTION 2.1 Contexte du présent document Le Gouvernement Malagasy s’est engagé à relever les défis pour une administration efficace et est conscient que toutes les réformes réalisées et celles à entreprendre doivent converger de manière coordonnée et harmonisée vers l’amélioration des services publics et la satisfaction des contribuables et des citoyens . Le gouvernement lui-même, pour renforcer cet engagement, a adopté la nouvelle loi n° 021-2018 du 30 mai 2018 relative à l’état civil qui consacre la mise en place d’un identifiant unique à la naissance, et a initié avec la Banque Mondiale un Projet de Gouvernance Digitale et de Gestion de l’Identité Malagasy (PRODIGY) qui a comme idée maitresse de bâtir les fondamentaux d’une gouvernance digitale responsable, s’articulant autour de (i) la modernisation des systèmes d’identité et d’identification et (ii) la transformation digitale du secteur public. L’adoption de la nouvelle loi n°021-2018 relative à l’état civil par la mise en place d’un identifiant unique à la naissance, suppose une redéfinition des systèmes de gestion de l’état civil et de l’identification civile tout en permettant une réorganisation de la fourniture de services de façon inclusive, tirant le meilleur usage des possibilités offertes par le numérique. 2.2 Objectif du Projet L’objectif de développement du projet est d’accroître l’accès inclusif à l’identité juridique et d’améliorer la pres tation des services en rationalisant et en numérisant les processus gouvernementaux pour les citoyens. Le projet a trois (3) composantes : • Composante 1 - Création d’un système de gestion de l’identité consolidé et interopérable : Cette composante vise à combler les lacunes et les inefficacités du système actuel de gestion de l’identité. Les objectifs de cette composante sont de : (i) faciliter et sécuriser l’accès aux services d’état civil et à l’identité juridique de tous les citoyens ; et (ii) fournir les fondements institutionnels et technologiques pour soutenir l’accès simplifié aux services et aux avantages publics, ainsi que les efforts du gouvernement numérique. Les principaux bénéficiaires de cette composante seront les institutions chargées de l’ét at civil et de la gestion de l’identité à travers le pays, y compris le ministère de l’Intérieur, les Gouvernements locaux et les tribunaux locaux. • Composante 2 - Services gouvernementaux numériques et mobiles : Ce deuxième volet vise à aborder et à améliorer les problèmes de gouvernance numérique qui mènent à de mauvais résultats en matière de gouvernance et de prestation de services. Les objectifs de cette composante sont d’ (i) intégrer une approche axée sur la demande et centrée sur l’utilisateur en ma tière de prestation de services, améliorant ainsi l’efficacité et la satisfaction des citoyens ; et (ii) accroître la couverture et la qualité des services publics offerts par de multiples canaux (web, téléphone et en personne). • Composante 3 - Gestion et mise en œuvre du projet : Les principaux objectifs de ce volet sont de renforcer la capacité de mise en œuvre du projet, de soutenir les coûts d’exploitation liés à la gestion de projet et de fournir de l’équipement pour la gestion de projet. Un e gestion efficace des projets garantit que les processus de coordination et de gestion du changement nécessaires sont exécutés en temps opportun et de manière efficace. 2.3 Objectif du PMPP Le présent document est le Plan de Mobilisation des Parties Prenantes (PMPP) du Projet de gouvernance digitale et de gestion de l’identité Malagasy (PRODIGY) selon les dispositions pertinentes de la NES 10 de la Banque Mondiale. Le Plan est élaboré de façon que les consultations avec les parties prenantes externes soient communiquées et comprises par toutes lesdites parties prenantes durant toutes les phases du Projet. Les parties prenantes comprennent toutes les organisations externes et les personnes susceptibles d’être affectées par le Projet ou qui ont un intérêt dans le Projet. Le plan présente la démarche à suivre par le Projet afin de mettre en œuvre un robuste programme de dialogue avec tous ces différents groupes de parties prenantes, conformément à la NES 10 de la Banque Mondiale. 5 Le plan est un document évolutif qui sera développé progressivement. Les mises à jour seront faites au fur et à mesure de la mise en œuvre du projet. 3 RESUME DES ACTIVITES ANTERIEURES DE MOBILISATION DES PARTIES PRENANTES Des réunions d’information, enquêtes publiques et de consultation publique se sont tenues avec les différentes catégories de personnes affectées par le projet (les autorités à différents niveaux du central jusqu’au niveau local, personnels des municipalités rurales, les secrétaires d’état civil dans les communes rurales, les chefs des ménages). Au cours de ces réunions les points suivants ont été développés : consistance du projet, perception du projet par les parties prenantes, problèmes/inquiétudes/craintes évoqués par la mise en œuvre du projet, les problèmes environnementaux et sociaux relatifs à la mise en œuvre du projet, engagement des parties prenantes, recommandations / suggestions. Plus de détails sur les activités antérieures de mobilisation des parties prenantes se trouvent en annexe : - Annexe 2 : Résumé des activités antérieures - Annexe 3 : Détails sur les différentes consultations menées dans le cadre du projet - Annexe 4 : Fiches de présence lors des consultations 6 4 IDENTIFICATION ET ANALYSE DES PARTIES PRENANTES 4.1 Identification des parties prenantes Les principales parties prenantes qui seront touchées par le projet sont : - Présidence - Département ministériel - Organismes étatiques - Collectivités Territoriales Décentralisées (CTD) - Fokontany - Communautés locales, Population malagasy - Administrations impliquées dans le fonctionnement de l’état civil et de l’identité - Organisations internationales. - Organisations non gouvernementales, - Intérêts commerciaux - Le grand public (les citoyens) et la société civile Tableau 1.Identification préliminaire des parties prenantes et de leurs intérêts TYPE DE PARTIES PARTIES PRENANTES NATURE DE L’INTERET/ATTENTES PRENANTES DANS LE PROJET A. PARTIES PRENANTES TOUCHEES PAR LE PROJET Collectivités Territoriales Communes - Enregistrement matériel des faits Décentralisées (CTD) Fokontany d’état civil, - Gestion de l’état civil Présidence PREA - Chargée de la réalisation du projet Départements ministériels Ministère de l’Intérieur et de la - Gestion du centre national de l’Etat Décentralisation - Coordination et Leadership Ministère des Postes, des - Appui technique Télécommunications et du Développement Numérique Ministère de la Justice - Contrôle des registres - Régularisation des personnes non encore enregistrées à travers les jugements supplétifs - Chargé de l’application de la LOI N° 2014 – 038 sur la protection des données à caractère personnel Ministère de la Santé publique et affiliés - Assurer la déclaration des naissances (Centres de santé de base) et des décès et enregistrement des causes de décès Ministère de l’Economie et des Finances - Mise à disposition des fonds publics à tous les niveaux Ministère de la communication et de la Informateur culture Sensibilisation – communication Ministère de l’Energie et des Hydrocarbures Mise en place de différentes infrastructures et fourniture d’Energie Ministère de la Population, de la Protection Identification des personnes vulnérables, Sociale et de la Promotion de la Femme exclues dans le cadre de leur programme de protection sociale. Ministère de l’environnement et du Chargé de l’application de la politique et développement durable du droit de l’environnement 7 TYPE DE PARTIES PARTIES PRENANTES NATURE DE L’INTERET/ATTENTES PRENANTES DANS LE PROJET Meilleure politique de gestion des DEEE Organismes étatiques INSTAT Produire les statistiques et les diffuser et d’en assurer la qualité ARTEC Règlementation du secteur des télécommunications Administrations impliquées Préfets - Appuyer les collectivités dans le fonctionnement de Chefs de District - Surveiller le fonctionnement des l’état civil et de l’identité services publics dans leur circonscription administrative (contrôle de légalité) Le grand public - La population en général ; Accès aux faits d’état civil - Les groupes vulnérables ou groupes ayant des difficultés particulières à Qui vont utiliser le projet et les produits accéder aux services administratifs du projet d’état civil (analphabètes, les femmes Accès à un mécanisme de gestion des des zones rurales, les groupes à faible plaintes revenu, jeunes sans emploi, les personnes handicapées, pauvres, femmes chef de ménage…), - Les groupes vulnérables marginalisés en matière d’identité sexuelle Les personnels du projet - Les personnels du projet Pour mission de gérer la consultation des parties prenantes, traiter les réclamations et mettre en œuvre le projet pour minimiser les risques et impacts redoutés dans le cadre de la mise en œuvre du Projet B. PARTIES PRENANTES INTERESSEES PAR LE PROJET Elus Parlementaires La Société civile et les ONG environnementales internationales, Capacité de mobilisation Organisations non Associations locales : femmes, jeunes Contribue aux activités relatives à l’IEC gouvernementales diplômés, jeunes etc. Partenaire d’exécution du Gouvernement Média Les organes de presse Interviennent dans la diffusion d’informations sur le projet, la sensibilisation des populations en matière d’état civil/identité Intérêts commerciaux Fournisseurs accessoires et équipement Devenir les fournisseurs d'équipement et informatiques ; matériels informatique, électrique ou les logiciels nécessaires à la réalisation du projet Organisations AFD Appui les partenaires d’exécution internationales BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT Financement des projets de réforme des (BAD) systèmes CRVS en Afrique, Banque mondiale Financement et appui technique OMS Partenaire du MINSAN GIZ Contribue à l’amélioration des services publics communaux, PNUD Appui des élections 8 TYPE DE PARTIES PARTIES PRENANTES NATURE DE L’INTERET/ATTENTES PRENANTES DANS LE PROJET UNION EUROPEENNE Appui à la société civile, Appui du MID pour l’élaboration des manuels pour les CTDs et STDs- programmation budgétaire CDMT UNION AFRICAINE Organe délibérant au niveau continental- défini les grandes orientations, USAID Appui des CSB, effectivité des services sanitaires à la base. UNICEF Appui aux PMO (gouvernement ou OSC) Autorités traditionnelles et - Chefferie locale (Chef quartier, Chef Peuvent intervenir dans le règlement à religieuses Fokontany, Quartier mobile) l’amiable de conflits, dans l’information et la sensibilisation des populations. 4.2 Cartographie des parties prenantes Réaliser la cartographie des parties prenantes signifie bien évaluer les acteurs concernés par le projet en termes d’intérêt et d’influence. Le tableau suivant présente la matrice pouvoir-intérêt des parties prenantes en fonction de : - L’influence, du pouvoir qu’elles exercent, - L’intérêt qu’elles portent au projet. Figure 1.Cartographie des parties prenantes Les parties prenantes sont classées en fonctions de leurs intérêts et influences dans la mise en œuvre du projet, à savoir : - Les parties prenantes ayant le plus d’intérêt et d’influence dans la mise en œuvre du projet ; - Les parties prenantes ayant le plus d’intérêt et le moins d’influence - Les parties prenantes ayant le moins d’intérêt et le plus d’influence - Les parties prenantes ayant peu d’intérêt et peu d’influence dans la mise en œuvre du projet 9 Tableau 2 Profil des parties PROFIL DE LA PARTIE PRENANTE PARTIES PRENANTES Influence élevée - Présidence Intérêt fort - Ministère de l’Intérieur et de la Décentralisation - Ministère de la Justice - Ministère de la Santé publique - Ministère Economie Finances et Budget - Ministère des Postes, des Télécommunications et du Développement Numérique - Ministère de la Population, de la Protection Sociale et de la Promotion de la Femme - PREA - Préfets - Chefs Districts - Maires - Chefs Fokontany - Officiers et secrétaires d’état civil - Personnels du Projet Influence élevée - Ministère de la communication et de la culture Intérêt faible - Ministère de l’Energie, de l’Eau et des Hydrocarbures - Ministère de l’environnement et du développement durable - Groupe religieux - Association locale - Autorités traditionnelles - Organe de presse - Organisations internationales Influence faible - INSTAT Intérêt fort - Société civile - Secteur privé numérique : opérateurs / prestataires (PME et Start-ups numériques – Femmes entrepreneurs dans le secteur numérique) - ARTEC Influence faible - Grand public incluant les groupes vulnérables Intérêt faible 4.3 Individus ou groupes défavorisés ou vulnérables Jusqu’à présent, l’analyse des parties prenantes a permis d’identifier des groupes de personnes vulnérables. Ceux - ci comprennent : les personnes vivant dans des régions éloignées ou isolées, les analphabètes, les femmes des zones rurales, les groupes à faible revenu, jeunes sans emploi, les personnes handicapées, les femmes chef de ménage, les minorités sexuelles. Durant la première phase de consultation, les approches utilisées ont été une approche globalisée et par communauté (regroupant l’ensemble de la communauté par localité), compte tenu de l’étendue du projet. Ainsi durant cette première phase de préparation de ce PMPP, aucune consultation spécifique avec ces groupes vulnérables n’a été effectuée. Toutefois durant les différentes phases de mise en œuvre du projet la réalisation de consultation spécifique sera programmée afin que les exclusions et les discriminations qu’ils subissent soient identifiées et que des mesures appropriées soient prises pour leur garantir l'égalité des chances et la possibilité d'exprimer leurs préoccupations et opinions sur le projet. (voir section 5.5. Stratégie proposée pour la prise en compte des points de vue des groupes vulnérables) 4.4 Analyse des parties prenantes Le tableau ci-après résume les résultats de l’analyse des parties prenantes. Dans la première colonne sont identifiées les catégories de parties prenantes à considérer lors des consultations et à suivre de près pendant la mise en œuvre 10 de la PRODIGY. Les colonnes suivantes estiment les impacts potentiels que ces parties prenantes pourront subir suite à la mise en œuvre de la PRODIGY. La dernière colonne présente l’importance de leurs rôles eus égard à leurs contributions et aux impacts potentiels de la PRODIGY sur leurs activités. Tableau 3 : Synthèse de l’analyse des parties prenantes AFFECTEES PARTIES AFFECTEES POSITIVEMENT PAR PRODIGY NEGATIVEMENT PAR IMPORTANCE/ CONTRIBUTION PRENANTES PRODIGY Collectivités Par l’amélioration des services des faits d’état Remplacement des Gestion de l’état civil Territoriales civil/identité : secrétaires d’état civil Décentralisées qui n’auront pas le - Fiabilité : exactitude et complétude de (CTD) niveau requis pour la l’information. manipulation - Facilitation et sécurisation de l'accès aux d’ordinateur Administrations services d'enregistrement de l'état civil et à impliquées dans l'identité légale pour tous les citoyens le - Une réduction du traitement des faits d’état fonctionnement civil de l’état civil et de l’identité La simplicité d’utilisation et le gain de temps : Recherche instantanée sur des dizaines d’années, Préservation des registres, Renforcement des compétences des acteurs liés directement à la production de l’état civil Communautés - Amélioration de l'accès à l'état civil et la gestion Risque de fracture Parfois constituées par de groupes locales de l’identité : Production immédiate de l’acte ou sociale entre zones de personnes vulnérables ou de l’extrait d’acte recherché. desservies par groupes ayant des difficultés Population internet et les zones particulières à accéder aux services malagasy - Possibilité de diminuer les lourdeurs non desservies administratifs d’état civil administratives Fokontany, en (analphabètes, les femmes des particulier les - Le droit de l'individu à être recensé au zones rurales, les groupes à faible groupes commencement et à la fin de sa vie est revenu, jeunes sans emploi, vulnérables fondamental pour son intégration sociale. paysans sans terre, les personnes handicapées, pauvres, femmes - Diminution de l’impact social négatif du non chef de ménage…) enregistrement des naissances - Garantie de sécurité de l’information personnelle Présidence Au-delà des questions touchant au Leadership et coordination développement, l'état civil contribue à améliorer la façon d'administrer un pays. Départements Amélioration des bases des données. Sur les Mauvaise gestion Expertise technique ministériels évènements démographiques. Il permet de : Absence de politique - Connaître la dynamique de la population, des DEEE . - Calculer des statistiques sur la mortalité, la natalité, la nuptialité, la fécondité, l'espérance de vie de la population, etc., - Faire des projections démographiques, Santé : - De connaître les causes de décès, - De procéder à un suivi épidémiologique de la population, 11 AFFECTEES PARTIES AFFECTEES POSITIVEMENT PAR PRODIGY NEGATIVEMENT PAR IMPORTANCE/ CONTRIBUTION PRENANTES PRODIGY Politiques sociales et économiques, il permet : - De déterminer les services de santé nécessaires à la population, de connaître la population scolarisable pour mettre en place les structures et les moyens adéquats, de connaître la taille de la population d'une ville pour mieux estimer leurs besoins. La disponibilité des données de l'état civil favorise la limitation des coûts de la recherche de l'information et permet de faire des économies substantielles sur les recensements et autres enquêtes par sondage. Le traitement des données d’état civil aboutit notamment à un calcul correct des statistiques issues des élections (taux de participation, d'abstention, etc.), à une limitation des besoins en matière de recensements administratifs et démographiques. Autorités Leurs positions sociales seront renforcées par la Sensibiliser leurs congrégations et traditionnelles et mise en œuvre du programme et leurs adeptes à adopter des religieuses particulièrement par le MGP, sensibilisation attitudes à la déclaration des naissances. Organisations Source d’opportunités dans plusieurs domaines Contribuer à promouvoir des non touchant les activités des ONG et sociétés civiles initiatives de sensibilisation sur gouvernementale l'enregistrement des actes de s Organisations naissance à tous les niveaux. de la Société civile Médias Prestation de service pour la promotion de la Sensibilisation du grand public. gouvernance digitale et gestion de l’identité Secteur privé Indirectement, le secteur privé pourrait De par leurs responsabilités bénéficier des activités générées par la mise en sociétales œuvre du programme PRODIGY Communauté Par la réalisation des objectifs des conventions et Partenaires techniques et accords internationaux financiers internationale Cette partie sera mise à jour au fur et à mesure de l’avancement de la mise en place du projet. 12 5 PROGRAMME DE MOBILISATION DES PARTIES PRENANTES 5.1 Mobilisation des parties prenantes Le projet prévoit des activités de communication, d’information, de mobilisation, de sensibilisation et de renforcement de capacités. Ces dernières, à raffiner au démarrage du projet, seront mises en place en cohérence avec les activités techniques de chaque composante et selon calendrier à élaborer au démarrage du projet par l’Unité de Gestion du Projet. À titre illustratif, l’UGP aura besoin de compétences dans les domaines suivants : ▪ Engagement de parties prenantes, notamment au niveau communautaire ; ▪ Expérience dans des méthodologies de participation inclusive, et ▪ Méthodologies et techniques de communication. 5.2 Activités de renforcement de capacités Toutes les activités de renforcement des capacités et les formations seront détaillées plus en détail dans des curricula développés par le projet. Néanmoins, des formations dans les domaines suivants sont nécessaire pour la bonne marche du projet et de la réalisation de ce PMPP: ▪ Engagement des parties prenantes ▪ Examen environnemental et social des sous-projets ▪ Santé et sécurité pour les travailleurs et pour les communautés ▪ Atténuation des risques de violence basée sur le genre ▪ Formation sur l’inclusion des personnes vulnérables (handicapées, minorités sexuelles) ▪ Gestion des griefs ▪ Mise en œuvre, suivi et reporting des outils E&S, procédures de gestion des travailleurs, Une fois toutes les activités techniques spécifiées, le gouvernement malgache actualisera le PMPP afin de confirmer le renforcement de capacités visant toutes les parties prenantes. 5.3 Méthodes de mobilisation des parties prenantes D’une manière générale, dans le cadre de ce projet l’UGP déploiera plusieurs mécani smes de mobilisation : Celles- ci comprennent les sites web, Facebook, la radio, la télévision, les communiqués de presse, ainsi que tous les supports de communication et d’information (porte-document, flyer, roll-up, brochures, dépliants, posters, documents et rapports de synthèse non techniques). En plus des supports de communication, des ateliers et événements festifs du projet, en particulier les ateliers de formation, de réflexion et de partage d’expériences, les représentations théâtrales, les manifestations sportives féminines organisées tout le long du projet assureront une grande mobilisation des parties prenantes concernées. Leurs visibilités seront assurées à la fois par des livrets de formation et des articles de presse qui paraîtront après les ateliers et évènements programmés dans le cadre du projet. Tableau 4. Récapitulatif des méthodes de consultation appropriées pour les parties prenantes Méthodes Objectifs de la méthode Parties prenantes cibles d’engagement ▪ Diffuser des informations aux bureautiques Parties Prenantes participant à la (fonctionnaires, ONG, administrations locales, mise en œuvre (instances agences) administratives potentiellement ▪ Inviter les parties prenantes aux réunions, ateliers, affectées) Correspondances événements culturels (Téléphone, e-mail, Parties Prenantes ayant une Page Facebook) influence ou un intérêt sur la mise en œuvre du projet (préfectures, communes, entreprises) ▪ Recherche d’opinions Parties prenantes susceptibles ▪ Permettre aux parties prenantes de parler d’être touchées par la mise en Porte à porte librement de questions sensibles œuvre du projet notamment les ▪ Tisser des liens entre parties prenantes Personnes potentiellement Affectées directement par le projet 13 Méthodes Objectifs de la méthode Parties prenantes cibles d’engagement (PAP), les groupes vulnérables et défavorisés, ainsi que les femmes sur les questions de risques de violences sexuelles ▪ Présenter des informations du projet à un groupe Parties Prenantes participant à la de parties prenantes mise en œuvre (instances ▪ Diffuser et discuter de la plausibilité des administratives potentiellement informations techniques affectées) Réunions formelles ▪ Autoriser le groupe à commenter ▪ Autoriser le groupe à donner ses opinions et ses Parties Prenantes ayant une points de vue influence ou un intérêt sur la mise ▪ Tisser une relation impersonnelle avec les parties en œuvre du projet (préfectures, prenantes de haut niveau communes, entreprises) ▪ Présenter les informations du projet à un grand Parties prenantes susceptibles nombre de parties prenantes en particulier les d’être touchées par la mise en communautés œuvre du projet : communautés de ▪ Permettre à tout individu des communautés de base, les Personnes potentiellement donner son point de vue et ses opinions Affectées directement par le Projet ▪ Construire des relations avec les communautés, en (PAP) Réunions publiques particulier celles potentiellement touchées ▪ Partager des informations non techniques ▪ Faciliter les réunions avec des prestations power point, des tableaux magnétiques, des affiches, etc. ▪ Pourrait servir pour les exercices de feedback des bénéficiaires sur le projet ▪ Présenter les informations du projet à un groupe Parties prenantes susceptibles de parties prenantes d’être touchées par la mise en ▪ Permettre aux parties prenantes de donner leur œuvre du projet notamment les avis sur des informations de base ciblées Personnes potentiellement Réunion en groupe de ▪ Construire des relations avec les communautés Affectées directement par le projet discussion ▪ Pourrait servir pour les exercices de feedback (PAPs), les groupes vulnérables et des bénéficiaires sur le projet défavorisés ainsi que les femmes sur les questions de risques de violences sexuelles ▪ Présenter des informations sur le projet et l’état Parties Prenantes participant à la d'avancement de la réalisation du projet mise en œuvre (instances ▪ Divulguer les documents cadres administratives potentiellement environnementaux et sociaux e autres affectées) documents pertinents du projet Parties Prenantes ayant une Page Facebook du influence ou un intérêt sur la mise projet en œuvre du projet (préfectures, communes, entreprises) Parties prenantes susceptibles d’être touchées par la mise en œuvre du projet ayant accès à Internet ▪ Synthèse sur le projet pour fournir une mise à Parties Prenantes participant à la jour régulière mise en œuvre ▪ Informations de projet spécifiques au site Parties Prenantes ayant une influence ou un intérêt sur la mise Brochures du projet en œuvre du projet Parties prenantes susceptibles d’être touchées par la mise en œuvre du projet 14 Méthodes Objectifs de la méthode Parties prenantes cibles d’engagement ▪ Informations explicites sur des aspects sensibles Parties prenantes susceptibles d’être touchées par la mise en œuvre du projet (femmes, groupes Affiches graphiques vulnérables, personnes peu instruites, personnes vivant avec un handicap visuel) ▪ Diffuser des informations précises sur une période Parties prenantes susceptibles bien déterminée d’être touchées par la mise en Communiqués Radio œuvre du projet à l’endroit des – Télé communautés de base toutes catégories confondues ▪ Diffuser des informations spécifiques (ex : appels à Parties Prenantes ayant une proposition pour équipements digitaux, etc.) influence ou un intérêt sur la mise en œuvre du projet Communiqué de Parties prenantes susceptibles presse d’être touchées par la mise en œuvre du projet 5.4 Méthode proposée pour la diffusion des informations L’unité de communication du PRODIGY tracera toutes les informations à diffuser sur site web, Facebook, radio, télévision, communiqué de presse… ; D’une manière générale, les informations à communiquer seront spécifiées et varieront en fonction des groupes de parties prenantes à cibler et concernées et/ou touchées par la réalisation des activités techniques programmées. Les supports de communication et d’information : porte-document, flyer, roll up, brochures, dépliants, posters, documents et rapports de synthèse non-techniques assureront la visibilité du projet et des parties prenantes du projet, des bénéficiaires et des bailleurs de fonds. En plus des supports de communication, tous les ateliers et événements du projet, en particulier les ateliers de démarrage et de clôture qui verront la participation de tous les acteurs du projet ensemble. Tous les ateliers et les événements qui seront organisés tout le long du projet assureront une grande mobilisation des parties prenantes concernées et assureront leurs visibilités par les supports de communication qui seront distribués et aussi les communiqués de presse des ateliers ainsi que les articles de presse qui paraitront après les ateliers et évènements programmés dans le cadre du projet. Il est à noter que cette partie sera mise à jour au fur et à mesure de l’avancement de la mise en place du projet. Une description plus détaillée et exhaustive des informations à communiquer, les formats et modes de communication sera mieux définie. (voir aussi annexe 1. Plan de communication) 5.5 Stratégie proposée pour la prise en compte des points de vue des groupes vulnérables Le maximum des plus vulnérables ou groupes ayant des difficultés particulières à accéder aux services administratifs d’état civil, tels que les analphabètes, les femmes des zones rurales, les groupes à faible revenu, jeunes sans empl oi, paysans sans terre, les personnes handicapées, pauvres, femmes chef de ménage, les personnes handicapées, les minorités sexuelles, etc seront impliquées et bénéficieront du projet afin de garantir le principe d’inclusion et de non-discrimination. En effet, les sociétés civiles (ONGs, associations, entités religieuses…) œuvrant dans le domaine de protection des personnes vulnérables font parties de parties prenantes du projet et faciliteront ainsi leurs inclusions, par exemple, leur mise à disposition des Formulaires de commentaires, Focus group spécial pour les vulnérables surtout ceux qui n’ont pas accès à l’internet. Additionnellement pour ne pas marginaliser les groupes vulnérables ayant des handicaps physiques, il est envisageable d’aller les consulter personnellement chez eux à travers une campagne de porte-à-porte spécifique. L’objectif est de pouvoir recueillir leurs points de vue. Concernant les personnes âgées, des moyens adéquats seront mis à disposition des personnes âgées favoriser leurs participations effectives aux consultations à réaliser. Cela pourrait éventuellement comprendre la mise à disposition 15 de moyens de transport pour faciliter leurs déplacements si les activités de mobilisation se déroulent dans des endroits éloignés de leurs milieux de résidence. Pour celles qui vivent dans des conditions précaires, il est également à considérer de réaliser des porte-à-porte au cas où ils n’osent pas intervenir lors des réunions publiques. S’agissant des femmes, il est approprié de les réunir en groupes focaux plutôt de petite taille à chaque étape du projet pour pouvoir parler librement des aspects se rapportant à la violence basée sur le genre, et sur des questions les concernant spécifiquement. Les consultations spécifiques avec les minorités sexuelles pourraient se faire en groupes focaux plutôt de petite taille à chaque étape du projet pour faciliter les échanges et d’aborder les questions les concernant spécifiquement. 5.6 Objectifs et calendrier du programme de mobilisation des parties prenantes Le calendrier ci-dessous indique les dates et les lieux où les différentes activités de mobilisation des parties prenantes, notamment des réunions de coordination, des consultations des parties prenantes concernées par le projet, des communications, des ateliers de réflexion, de formation seront menées et l ’échéance possible à laquelle ces activités seront intégrées dans l’élaboration du projet. Le calendrier sera mis à jour au démarrage du projet et sera actualisée. Pour le programme de mobilisation des parties prenantes du projet, le projet prévoit des activités de communication, d’information et de mobilisation qui seront planifiées selon une stratégie de communication du projet qui sera élaborée dès le début du projet par l’unité de communication du PRODIGY. - Objectif 1 : information sur l’activité du projet - Objectif 2 : information sur l’avancement du projet - Objectif 3 : Entretien d’un environnement favorable dans le milieu de travail 16 Tableau 5 : Calendrier prévisionnel de la réalisation des activités découlant des objectifs. Activités Sujet de la consultation Calendrier Méthodes proposées Groupes cibles Fréquence Objectif 1 : Information et échange avec les parties prenantes sur le projet 1.1. Clarification des thèmes Eléments techniques du projet Avant la mise en vigueur Atelier de travail PREA, UGP, Partenaires Une fois additionnels des consultations des (par composante) du projet de mise en œuvre, parties prenantes nécessaires pour les Banque Mondiale options techniques du projet Représentant OSCs 1.2. Mise en place de la stratégie de Conception, production supports Juillet 2020 Réunion technique UGP En continue communication de communication sur les activités du projet 1.3. Lancement opérationnel et Objectif du projet et Activités Au plus tard trois mois Atelier de travail UGP Une fois technique du projet après ‘’date d’effectivité Rôle et responsabilités des Partenaires de mise en du projet’’ différents partenaires de mise en œuvre oeuvre Banque Mondiale 1.4. Lancement officiel du projet Objectif du projet et Activités Au plus tard trois mois Atelier de communication Représentant des Une fois (De préférence après ‘’date d’effectivité différents partenaires par région) du projet’’ Rôle et responsabilités des parties prenantes Information sur les risques et les Réunions publiques Toutes les parties Pendant chaque réunion impacts environnementaux et prenantes d’échange ou Ateliers d’information sociaux potentiels du projet et les d’information mesures d’atténuation Formations pertinentes Pendant chaque réunion visant la communauté, les d’échange ou femmes et les travailleurs 1.5. Gérer les risques environnemental d’information et social du projet Groupes focaux Entrevues auprès des intervenants clés Information sur les risques de Pendant chaque réunion Tout parties prenantes Pendant chaque réunion VBG et de ESS au cours de la mise d’échange ou Ateliers d’information d’échange ou d’information 17 Activités Sujet de la consultation Calendrier Méthodes proposées Groupes cibles Fréquence en œuvre du projet et les mesures Formations pertinentes d’information et le long du d’atténuation (code de conduite) visant la communauté, les projet femmes et les travailleurs Groupes focaux Entrevues auprès des intervenants clés 1.6. Atelier de réflexion et de travail Thèmes liés aux activités du projet Première année du Atelier régional UGP ou représentant Une fois d’échange et de collecte de besoins projet Parties prenantes dans la dans chaque Région/District concerné 12 localité3 1.7. Création et diffusion des Configuration du site web Première année du Réunions techniques PREA En continue informations dans le site web du projet UGP projet Représentants des parties prenantes Objectif 2 : information sur l’avancement du projet 2.1 Conception, production et Les éléments de communication Mars – Avril 2021 Réunions techniques PREA diffusion des supports de du projet UGP communication pour les partenaires sur les avancements / réalisations Représentants des parties prenantes 2.2. Suivi de l’avancement du projet Progression et Résultats du projet Chaque mois de Juin à Atelier régional UGP ou représentant Une fois par Région dans chaque Région/District concerné et partir de 2021 Parties prenantes dans la localité4 2.3. Suivi de l’avancement du projet au Progression et Résultats du projet Chaque mois de Juillet à Atelier national UGP ou représentant Annuel niveau national partir de 2021 1 Thèmes à aborder: Les thèmes du projet 2 Ces réunions devraient tenir compte d’intégration des différentes parties prenantes incluant les groupes vulnérables 3 Toutes les parties prenantes incluant groupes vulnérables 4 Toutes les parties prenantes incluant groupes vulnérables 18 Activités Sujet de la consultation Calendrier Méthodes proposées Groupes cibles Fréquence Parties prenantes dans la localité5 2.4. Réunion périodique avec les Organisation de travail Chaque mois Hebdomadaire Personnel de l’UGP Hebdomadaire employés du Projet Conditions de travail 2.5. Suivi de la mise en œuvre de Mises en œuvre des mesures Dernier trimestre de Entrevues auprès des Toutes les parties Annuel l’instrument de sauvegardes et des Environnementales et Sociales chaque année intervenants clés prenantes aspects environnementaux et sociaux dans le cadre du projet Enquêtes ou groupes du projet focaux auprès des bénéficiaires ou des personnes affectées par le projet 2.6. Evaluation de satisfaction des Progression et Résultats du projet Dernier trimestre de Evaluation participative Toutes les parties Annuel usagers/parties prenantes du projet et chaque année (focus, CSC, ou CRC ou via prenantes Evolutions de la qualité des Atelier de dissémination NTIC) services publiques en relation avec les activités du projet Objectif 3 : Entretien d’un environnement favorable dans le milieu de travail et relation avec les parties prenantes 3.1 . Opérationnalisation du Mise à jour du MGP Chaque mois de Réunions technique UGP Annuel Mécanisme de gestion de plaintes Novembre - Décembre et ce à commencer par l’année 2020 3.2. Information et sensibilisation des Mécanisme de gestion de plaintes A partir de Juillet 2020 Radio, Média Affichage, Toutes les parties En continue parties prenantes sur l’existence du Facebook prenantes MGP 3.3. Formation des Responsables du Mécanisme de gestion de plaintes Août 2020 Atelier de formation Responsable MGP à Une fois MGP au niveau local, central différents niveau Cette partie sera mise à jour au fur et à mesure de l’avancement de la mise en place du projet. 5 Toutes les parties prenantes incluant groupes vulnérables 19 5.7 Examen des commentaires Le responsable communication assure la gestion des commentaires reçus en personne, par écrit, courrier électronique, ou par tout autre moyen de communication, y compris par le biais du formulaire de commentaires pré-imprimé qui sera largement diffusé. Tous les commentaires formulés par les parties prenantes seront consignés dans un Registre des parties prenantes et examinés par les responsables du Projet. Les réponses prises y afférentes devront approuvées par le Coordonnateur du projet. Le retour d’information aux parties prenantes devra être aussi effectué dans les 72 heures. Si une partie prenante soulève une doléance ou une plainte, ces dernières seront gérées par le biais de la Procédure de gestion des plaintes (voir la Section 6). 5.8 Phases ultérieures du projet Conformément aux NES 10, toutes les parties prenantes concernées par le projet seront tenues au courant de l’évolution du projet, notamment de la (i) performance environnementale et sociale de celui-ci, ainsi que sur la (ii) mise en œuvre du Plan de mobilisation des parties prenantes et du (iii) mécanisme de gestion des plaintes par voie de rapport au moins une fois par an. L’UGP est amené à produire et transmettre d’autres rapports de synthèse de transition d’une étape à une autre du projet et durant les périodes actives. Lorsque des changements importants apportés au projet génèrent des risques et effets supplémentaires plus conséquents, particulièrement pour les parties touchées par le projet, l’UGP informera lesdites parties de ces risques et effets et les consultera à nouveau sur les mesures d’atténuation correspondantes. Elle publiera un PEES révisé indiquant toute mesure d’atténuation supplémentaire. Les rapports seront publiés dans le site web du projet, et présentés aussi pendant les ateliers régionaux sur l’avancement du projet. 20 6 RESSOURCES ET RESPONSABILITES POUR METTRE EN ŒUVRE LES ACTIVITES DE MOBILISATION DES PARTIES PRENANTES 6.1 Ressources La mise en œuvre du PMPP sera conjointement gérée par le Spécialiste en communication et par le Responsable en Sauvegarde environnemental et social et le responsable genre du projet. Ils constitueront l’Unité de Mobilisation des Parties Prenantes (UMPP) du projet et ils assureront (i) le pilotage et la coordination des activités de mobilisation dans tous les domaines, (ii) le coaching des différends acteurs, (iii) l’élaboration, la conduite et le suivi de la mise en œuvre du Plan de mobilisation, (iv) la gestion du mécanisme de plaintes et du feedback sur les activités du projet. L’UMPP tissera et maintiendra aussi les relations et les contacts permanents avec les parties prenantes. Plus spécifiquement : - Le Spécialiste en communication chargée de développer et de mettre en œuvre tous les aspects de IEC du projet et du PMPP ; - Le Responsable en Sauvegarde environnementale et sociale chargée de la mise en œuvre du PMPP, gestion des bases de données des parties prenantes et le MGP Pour gérer les parties prenantes et la mise en œuvre de leurs activités, une base de données, retraçant les missions et attributions, les responsabilités, les objectifs et résultats attendus, les réalisations conformément au programme de mobilisation, sera créée. Elle sera gérée par le chargé de communication, de manière systématique, en fonction de l’état d’avancement des activités techniques et de mobilisation. Le Budget des réunions, ateliers préparés par l’unité de communication inclus dans le budget global du projet. 6.2 Fonctions de gestion et responsabilités Les personnes chargées de répondre aux commentaires ou aux questions sur le projet ou le processus de consultation sont les suivantes : Tableau 6 : Personnels Responsables Fonctions Noms Contacts Le Coordonnateur Général de PREA Balisama ANDRIANTSEHENO b.andriantseheno@gmail.com Le Coordonnateur du Projet PRODIGY Stéphanie Delmotte dels2925@gmail.com Le DPSE Hasina RAKOTOZAFIARISOA hasinarra@gmail.com Le Coach e-gouvernance Arison ANDRIATSITOHAINA arison_rivo@yahoo.fr Le Responsable Administratif et Tina RABENILALANA raf.prea@gmail.com Financier Le Spécialiste en communication Recrutement en cours Le Responsable en sauvegarde Odile Désirée RAMIARAMAHEFA vaikaramelina@yahoo.fr environnementale et sociale Cette partie sera mise à jour au fur et à mesure de l’avancement de la mise en place du projet. 21 7 MECANISME DE GESTION DES PLAINTES DANS LE CADRE DU PROJET 7.1 Principes généraux Un mécanisme de gestion de plaintes est mis à disposition des différentes parties prenantes du projet PRODIGY. Les dispositions dans ce chapitre 7 est applicable à l’UGP ainsi qu’aux entreprises travaillant pour le projet. Toutes les parties prenantes directes ou indirectes peuvent émettre des plaintes ou doléances. Toutes plaintes reçues dans le cadre du projet devraient être traité équitablement. Une plainte officielle exige une réponse et la structure qui reçoit une plainte, a le devoir de répondre à la personne plaignante. Il sera de la responsabilité du Projet recevant les plaintes d’en déterminer la gravité et de décider si elles peuvent être traitées immédiatement de façon verbale et informelle, ou si elles doivent être référée à d’autres agences spécialisées. L’Unité de gestion du projet s’assurera que toutes les parties prenantes (à tous les niveaux), incluant le grand public soient bien informées sur le mécanisme de gestion des plaintes du projet et son fonctionnement. En ce sens l’unité de gestion utilisera plusieurs canaux d’information et de sensibilisation tels des séances de formations/ sensibilisations / communications, des affichages, des communiqués via media (radio, journaux, TV,…), réseaux sociaux. 7.2 Catégories de plaintes pouvant touchés les travailleurs Les plaintes ou doléances dans le cadre du projet sont présentées en 05 catégories : Catégorie Types Exemples Catégorie 1. Plaintes relatives La corruption ou fraude, détournement de fonds, non-respect des à la gouvernance engagements (mauvais équipement ou matériel, etc.) mais qui sont du projet liées directement ou indirectement au Projet, Transparence . Catégorie 2. Application de - Entrave à l’application du PGMO ; procédure - Entrave à l’application du règlement intérieur de l’UGP ou de l’entreprise ou travaille le travailleur - Plaintes au non-respect des dispositifs de passation de marché du projet, - Non-respect des normes environnementales et sociales. Catégorie 3. Contrat des - Non-respect des dispositifs des contrats des travailleurs travailleurs Catégorie 4. Respect des Plaintes liées aux non respects des droits humains au travail : droits humains - Inclusion/exclusion, - Discrimination, - … Catégorie 5. Abus. - Abus de pouvoir et d’autorité, - Violence basée sur le genre (VBG), au harcèlement sexuel ; - Représailles à l’encontre des travailleurs ; - Extorsion de fonds… 7.3 Porte d’entrée des plaintes Toutes plaintes peuvent être collectés via lettre, courrier électronique (preamgp2@gmail.com), réseaux sociaux, numéro téléphonique vert Allô Volamahitsy (033 44 800 20) mis à disposition par le projet, rencontre directe avec le plaignant. Les lettres peuvent être acheminées vers les responsables de la gestion des plaintes via les boites de doléances, les adresses physiques et électroniques de l’UGP. 22 7.4 Dispositifs de traitement des plaintes 7.4.1 Dispositif institutionnel Un comité de Gestion de plaintes devrait être mis en place pour traiter l’ensemble de plaintes concernant les travailleurs. L’UGP, devrait mettre en place un Comité de Gestion de plaintes propres. ▪ Le Comité de gestion des plaintes de l’UGP est constitué de : o Responsable Environnemental et Social o Responsable Administratif et Financier ▪ Le Comité de gestion des plaintes au niveau communal : est constitué par le ‘’Noyau dur du SLC’’. Si la commune ne dispose pas encore de SLC, provisoirement ce rôle sera joué par : o Un représentant de l’exécutif o Un représentant du conseil communal o Un représentant d’OSC local 7.4.2 Niveau de traitement Globalement il existe deux niveaux de traitements des plaintes : Au niveau local : Traitements des plaintes par arbitrage d’une structure de proximité (ex. noyau dur SLC, OSC locale). Un registre des plaintes est mis à la disposition et accessible par la population au niveau de chaque commune. Au niveau central : Traitement des plaintes par un Comité de Gestion des Plaintes (CGP) et/ou par l’entité concernée. Il est prévu que les ministères, les entités concernées selon leur attachement au projet et leur rapport avec les acteurs à la base désignent un représentant au sein du CGP pour assurer la gestion régulière des plaintes. Le registre des plaintes qui retrace toutes les étapes de traitement au niveau des entités sera transféré électroniquement au CGP. Le CGP est chargé de la remise des réponses ou information aux plaignants dans les 30 jours qui suivent jusqu’à la clôture du dossier ou selon le cas. 7.5 Mode de traitement D’une façon générale, il existe deux modes de règlement des litiges dans le cadre du travail : • Le règlement à l’amiable : des concessions de part et d’autre s’imposent. La gestion de conflit à l’amiable devrait être utilisée en première lieu pour chaque niveau. Il consiste à se mettre d’accord sans intervention judiciaire Le processus de gestion à l’amiable comprend les étapes énoncées ci -après : ▪ Analyse et catégorisation de la plainte ▪ Triangulation des informations sur terrain ▪ Confrontation si nécessaire et prise de résolution commune entre les parties ▪ En cas de non-satisfaction, le plaignant pourra introduire un dossier de cas litigieux auprès de la juridiction compétente (Tribunal correction, tribunal foncier, PAC, etc.) • Le recours juridictionnel : il intervient généralement en cas d’échec du règlement à l’amiable. Il consiste à régler le litige devant un tribunal compétent. C’est le fait de saisir un juge pour dire le droit sur un contentieux. 7.6 Etape de traitement des plaintes à l’amiable A chaque niveau de traitement de la plainte, la procédure recommandée comprend les quatre (04) phases séquentielles suivantes : ▪ Etape 1 : Réception et transcription des plaintes – Durée 01 à 02 jours ouvrables Le registre des plaintes sera mis à la disposition de chaque Commune concernée. De ce fait, toute doléance écrite ou verbale reçue de la part des plaignants doit être enregistrée dans ce registre. 23 ▪ Etape 2 : Tri et traitement des plaintes - Durée 03 à 07 jours ouvrables Les plaintes enregistrées seront tout d’abord triées par l’agent en charge de l’enregistrement afin de déterminer la responsabilité de leur traitement. Les plaintes qui peuvent être traitées au niveau local seront traitées d’abord au niveau local. Les plaintes qui sont du ressort d’autres entités ou acteurs du Projet seront directement transmises à l’UGP qui se chargera de les transmettre au(x) responsable(s) de traitement concerné(s). La première réponse à toute plainte reçue est fixée à 10 jours maximum. ▪ Etape 3 : Résolution – Durée 30 jours au maximum A tous les niveaux, les parties sont obligées à résoudre les plaintes de toutes natures conformément à la disposition décrite dans le présent document et assurent le retour des informations vers les plaignants. ▪ Etape 4 : Recours en cas de non résolution de conflits Le recours peut ne pas attendre la résolution finale des parties. Autrement dit, la saisine de tribunaux par les plaignants met un terme à tous processus de résolution de conflits en cours. 7.7 . Mode de traitement 7.7.1 Mode de traitement standard: • Gestion de conflit à l’amiable Voir ci-dessus 7.7.2 Mode de traitement des cas spécifiques : Cas de violences basées sur le genre (VBG) • Le projet va travailler étroitement avec des entités dédiées à la prise en charge de VBG. Ainsi toutes les plaintes et dénonciations de cas de violence basée sur le genre ou abus sexuel enregistrées dans le cadre du projet seront directement transférées et traités par les entités spécialisées qui travaillent en étroite collaboration avec le Projet (ex. Cellule d’écoute et de Conseils juridiques auprès du ministère de la Population, de la Protection Sociale, et de la Promotion de la Femme, Associations ou ONG, plateforme, police). • Pour le cas de VBG, le mécanisme de traitement s’arrête à l’enregistrement de cas, et et le projet n’entamera aucune investigation. 7.7.3 Corruption • Le cas de présomption de corruption collecté dans le cadre du projet sera directement transféré au niveau des entités compétentes (BIANCO, PAC). 7.7.4 Procédure particulière pour le traitement de cas de plaintes touchant les cadres du projet Les plaintes et doléances collectées et enregistrées touchant en même temps deux ou plusieurs acteurs principaux de mise en œuvre du projet feront l’objet de traitement en arbitrage qui sera dirigé par le CGP. Procédure de traitement des plaintes dans le cadre de la passation de marchés Tout ce qui a trait à la gestion des contrats avec les partenaires relève de la compétence de l’ARMP, de l’OCFP et d’autres organes spécialisés. Ainsi, ces organes sont informés de ces types de plaintes reçus par le CGP. 7.8 Délai de traitement et clôture de cas 7.8.1 Délai de traitement Le délai de traitement des plaintes sera fonction de la nature des plaintes et de la complexité des enquêtes. Pour les plaintes non sensibles et relativement moins graves (violences verbales, injures, discrimination) qui ne demandent pas des enquêtes ou demandent des enquêtes sommaires, le comité pourrait donner une réponse dans un délai inférieur ou égal à une semaine. 24 Cependant, pour les plaintes sensibles et relativement graves (corruption, fraude, violence sexiste et sexuelle), le délai pourrait aller à un mois, voire plus en fonction de la complexité des enquêtes. 7.8.2 La clôture d’un cas (feedback loop closure) : Un cas est classé come clos au niveau de ce mécanisme de gestion des plaintes des travailleurs selon les cas suivants : o Une décision ‘’finale’’ a été prise par le CGP sans besoin de mesures correctives et une réponse officielle (lettre) est transmise au plaignant ; o Une décision ‘’finale’’ a été prise par le CGP et les ‘’mesures décrites’’ dans la décision ont été effectuées par ‘’le responsable dédié ; o Pour les plaintes anonymes, un rapport global de traitement de cas servira de réponse officielle. 7.9 Surveillance, suivi et consolidation des données sur les plaintes et les litiges Le Projet établira une base de données qui consolidera l’ensemble des plaintes reçues et traitées dans le cadre du projet. L’UGP assurera la capitalisation générale et la gestion de la base de données centrale ainsi que le suivi global du traitement des plaintes sous contrôle du CGP. 25 8 SUIVI ET ÉTABLISSEMENT DE RAPPORTS 8.1 Participation des différents acteurs concernés aux activités de suivi Le suivi et l’évaluation de la mise en œuvre des activités du projet et des impacts qui lui sont associés visent à s’assurer, d’une part, que les mesures d’atténuation et les actions de réinstallation proposées sont mises en œuvre tel que prévu et dans le temps opportun, et d’autre part, que les résultats attendus sont atteints. Le suivi et l’évaluation permettent également d’enclencher des mesures correctives appropriées lorsqu’on rencontre des difficultés et de s’assurer que l’objectif principal du projet soit atteint, et que les parties prenantes participent de manière à la fois inclusive et participative à tous les processus. Dans cette optique, les actions de suivi/évaluation tournent autour du suivi, de la surveillance et de l’évaluation. Elles seront assumées conjointement par ‘’le Responsable de suivi du projet et le Responsable environnemental et social, et le Responsable de la Communication ’’. 8.2 Rapports périodiques 8.2.1 Rapport sur le MGP Le Projet établira des rapports périodiques sur la situation des plaintes relatives au Projet (nombre de plaintes reçues, catégories de plaintes, nombre de cas résolus, retours d’information vis -à-vis des plaignants, etc.). Une copie de cette situation sera insérée dans le rapport périodique d'activités du projet à la Banque, et avant l'arrivée de chaque mission d'appui du projet. Le Projet se doit d'intégrer dans sa planification des moyens logistiques pour renforcer les mécanismes de suivi de la gestion des plaintes et le retour des informations vers les plaignants dans le temps. 8.2.2 Rapports aux groupes de parties prenantes Le chargé de communication de l’UGP aura comme tâche principale la coordination permanente de la gestion et de suivi de la mise en œuvre du programme de mobilisation élaboré. Il doit à cet effet se concerter avec toutes les parties prenantes pour assurer la bonne mise en œuvre de ce volet afin d’atteindre tous les résultats escomptés du projet. En plus de l’élaboration des PV de réunions et des ateliers, le chargé d’engagement de parties prenantes de l’UGP assurera le partage et la diffusion de ces PV, des rapports de synthèse de traitement des plaintes aux différentes parties prenantes. Par ailleurs, il est tenu également d’assurer la diffusio n et la communication des résultats et impacts du projet selon un plan de communication élaboré au démarrage du projet. Enfin, le coordinateur de l’UGP évoquera dans le rapport d’activité, et ce tous les 6 (six) mois, les actions de mobilisation mises en place spécifiquement, les problèmes rencontrés et les solutions apportées pour les résoudre. 26 9 ANNEXE Annexe 1 : Plan de communication des parties prenantes 1. Cadre des actions de communication La communication est un processus de transmission d'informations qui utilise un ensemble de moyens et techniques permettant la diffusion d'un message auprès d'une audience. Elle peut donc être considérée comme un processus pour la mise en commun d'informations et de connaissances pouvant être décrites comme étant le processus de transmission d'un message d'un émetteur à un ou plusieurs récepteurs. Ce plan de communication qui est donc développé pour appuyer l'opérationnalisation de l'engagement des parties prenantes n’est pas un document figé. Les actions de communication pourront être revues et évoluer en fonction des priorités (et des événements importants) dans la vie du projet PRODIGY. Et aussi, par les leçons à tirer acquises au cours des diverses actions de communication menées. Ce plan n’a pas pour vocation de communiquer exclusivement envers les bénéficiaires finaux (populations). Il s’oriente vers toutes les parties prenantes qu’elles soient affectées, intéressées ou vulnérables. En effet, de nombreuses représentations peuvent impacter négativement le projet. Pour y remédier, un plan de communication sera défini dont l’objectif est d’arriver à susciter un changement de comportement des parties prenantes par rapport aux aspects qui peuvent influenc er négativement le projet. Il s’agira de maintenir l’information et le dialogue avec toutes les parties prenantes durant toute la vie du projet. 2. Objectifs de la communication pour le Projet La mission de communication dans le cadre de la mise en œuvre de PRODIGY vise spécifiquement à : - Assurer la visibilité du projet en informant et en sensibilisant ses différentes parties prenantes ; - Sensibiliser les parties prenantes sur les normes et exigences nationales en matière d’environnement ; - Impliquer, dans une large mesure les parties prenantes dans une collaboration pour assurer une appropriation du projet ; - Informer les parties prenantes sur les activités du projet ; - Favoriser et maintenir l'adhésion des parties prenantes intéressées et engagés ; - Obtenir la participation et la collaboration des parties prenantes antagonistes et passifs ; - Adopter une démarche inclusive et participative dans le processus d’identificati on et résolution des problèmes sociaux et environnementaux découlant de la mise en œuvre du projet - Promouvoir la transparence du processus et son appropriation par toutes les parties prenantes. - Sensibiliser la population malgache sur les avantages résultant de la mise en œuvre du projet (les bénéfices de l’enregistrement, la protection contre le vol d’identité, etc.) 3. Analyse des actions de communication à adopter par le Projet Les activités de communication prévues dans le plan de communication visent des cibles variées des parties prenantes, suivant la cartographie des parties prenantes dans la section 4.2 Ces activités sont méthodiquement choisies pour impacter ces cibles dans le but d’assurer une bonne communication interne au Projet, mais aussi pour créer des conditions favorables à une bonne circulation des informations sur le projet vers ses différentes parties prenantes et les publiques externes. 4. Stratégie de communication La stratégie à travers la mise en œuvre du plan de communication do it parler d’une seule voix sans dissonance et apporter des informations claires et précises sur le Projet. Elle doit aussi favoriser les échanges entre l’ensemble des acteurs et les parties prenantes. Il convient de classer la communication en 2 niveaux en fonction des besoins : 27 i. La communication pour la visibilité : - Favoriser la visibilité de PRODIGY ; - Fournir des informations sur le projet (ex. : fonctionnement, résultats, etc.) ; ii. La communication avec les parties prenantes - Favoriser/faciliter la collaboration et les échanges avec les différentes parties prenantes - Rédiger et publier les manuels et les brochures - Renforcer la circulation des informations - Assurer le suivi évaluation des activités ; - Capitaliser les expériences et les diffuser au niveau local et national - Publier les appels à proposition, les critères d’éligibilité, les études et les plans qui ont servis à la préparation des documents de soumission 4. Registre des parties prenantes Cf Tableau 1 5. Contenu et outils de la communication - Identité visuelle de PRODIGY – le LOGO : Pour favoriser une bonne visibilité du projet afin d’éviter la confusion avec d’autres, la création d’un LOGO est de toute première importance et constitue une des toutes premières actions à réaliser. - Site web du Projet : La création et la gestion du site Internet pour le projet présente de nombreux intérêts outre le fait d’offrir une visibilité nationale. Le site web permet en outre d e rendre disponible des données régulièrement actualisées, de capitaliser la vie du projet et les expériences des partenaires, de mettre à disposition des documents téléchargeables. - Adresse e-mail central - Communication à travers les médias : Pour s’assurer d’une couverture médiatique efficace, les médias doivent être alimentés régulièrement par le projet. Les bulletins radio seront rédigés dans les langues locales. - Support d’information tels que : o Dépliants de présentation du projet et de diffusion des résultats attendus à s’adresser à l’ensemble des parties prenantes du projet. o Supports écrits : Il s’agit des documents de travail qui doivent être diffusés aux parties prenantes pour informer et aider à la prise de décision. o Panneaux / pancarte des réalisations : Pour assurer la visibilité du donateur, il serait souhaitable que des panneaux/pancartes soient installées au niveau des réalisations ayant bénéficiées d’un appui du projet. Plan de communication Le plan de communication est indiqué dans le tableau ci-dessous. ACTIONS/OUTILS PARTIES DATE TEMPS OBSERVATIONS IMPLIQUEES INITIALE ESTIME 1. Création du Logo du Projet PREA Juillet 2020 1 mois Permet de créer une image rapidement identifiable du projet et d’harmoniser l’ensemble de la communication. 28 ACTIONS/OUTILS PARTIES DATE TEMPS OBSERVATIONS IMPLIQUEES INITIALE ESTIME 2. Création et mise en ligne PREA Juillet 2020 1 mois 1/2 Permet de fournir facilement les du site Internet du projet informations à jour. 3. Conception et réalisation PREA Juillet 2020 2 semaines Mentionner l’adresse Web sur des supports supports à diffuser auprès des audioscriptovisuels partenaires et candidats potentiels. d’information/sensibilisati Ces supports seront disponibles sur on : - Dépliant de le site web sensibilisation, Brochure, Articles 4. Identifier et organiser la PREA Août 2020 Réparti sur Il est plus pertinent de s’appuyer visibilité du projet sur les sur les réseaux sérieux déjà internet et les réseaux présents sur Internet. 3 mois de sociaux lancement du projet 5. Atelier de lancement PREA Septembre 2 jours Remise des supports d’information 2020 sur le projet 6. Médiatisation lancement PREA Octobre Régulier en Bien identifier les médias en des 2020 fonction des fonction de leur besoins notoriété/crédibilité, de leurs Conférence de presse (TV, publics, de leur champ de radio, presse écrite et diffusion… Ces médias seront numérique). informés par emailing et d’autre - Publication presse écrite contacts des avancées et résultats nationale, régionale et tout au long du projet national. - Site web et Internet … 7. Lettre d’information PREA Mars 2021 Semestrielle Diffusion au format PDF sur site périodique : Avancées du trimestrielle Internet et par emailing PRODIGY projet, résultats, dossiers thématiques… 8. Mise à jour du site PRODIGY Septembre Régulier en Si nécessaire apporter des évolutions Internet du Projet 2020 fonction des (nouvelles rubriques…) besoins 9. Veille informationnelle PREA Septembre Régulier en Différents types d’actions : emailing, (TV, radio, presse écrite et 2020 fonction des communiqués set conférences de PRODIGY numérique). besoins presse, événementiels… Présentation des avancées et résultats 10. Médiatisation de la PREA Novembre Une Bien faire ressortir l’importance des signature de l’accord avec 2020 semaine de projets en matière d’impact social et PRODIGY les communes préparation environnemental bénéficiaires 29 ACTIONS/OUTILS PARTIES DATE TEMPS OBSERVATIONS IMPLIQUEES INITIALE ESTIME 11. Participation aux PREA Septembre En fonction Evénements : journées portes événementiels au niveau 2020 des ouvertes, journées mondiales PRODIGY Régional, national, événements thématiques, international sur l’identité congrès/séminaires/salons…). numérique 12. Organisation et animation PREA Pour la préparation fiches « d’un Atelier sur la Témoignage » et le démarrage des PRODIGY capitalisation Septembre Une actions de capitalisation. (témoignages 2021 semaine Bénéficiaires/impact des projets) 13. Production des supports Ces supports seront notamment de capitalisation : diffusés lors de l’Atelier de clôture du PREA projet. Brochure sur les leçons à Mai 2021 2 à 3 mois tirer -Plaquette des PRODIGY témoignages des bénéficiaires 14. Organisation et tenue de PREA Septembre 1 mois Cet événement doit être le « feu l’Atelier de clôture du 2024 d’artifice » du Projet PRODIGY Projet Donner à cet Atelier une envergure nationale par l’invitation de personnalités du secteur et une forte médiatisation de l’événement. 15. Revues de presse et suivi PREA Septembre Régulières Permet de voir la visibilité du projet médias 2020 et la qualité des informations diffusées (réponses/corrections possibles si nécessaire) 16. Suivi, capitalisation et PREA Mars 2021 Réguliers Utile aussi pour l’actualisation du rapports communication plan de communication. 30 Annexe 2 : Résumé des activités antérieures 1. Résumé des activités antérieures de mobilisation des parties prenantes Des réunions d’information, enquêtes publiques et de consultation publique se sont tenues avec les différentes catégories de personnes affectées par le projet (les personnels des municipalités rurales, les secrétaires d’état civil dans les communes rurales, les chefs des ménages). Au cours de ces réunions les points suivants ont été développés : consistance du projet, perception du projet par les parties prenantes, problèmes/inquiétudes/craintes évoqués par la mise en œuvre du projet, les problème s environnementaux et sociaux relatifs à la mise en œuvre du projet, engagement des parties prenantes, recommandations / suggestions. L’enquête publique a consisté à passer dans chaque village ou commune pour recueillir leur avis vis-à-vis du Projet Les résultats des activités de consultations publiques ont fait l’objet de production de procès -verbaux signés par les participants. Du 25 février au 9 mars 2019, Une équipe de la Banque Mondiale, conduite par Manuel Vargas (Manager du Département Gouvernance pour l’Afrique Centrale et Sud, francophone et lusophone), a mené une mission d’identification et de consultation des parties prenantes de la gestion de l’identité et la gouvernance numérique du Projet (secteur public et secteur privé). 2. Résultats des échanges avec les parties prenantes Les participants à la séance de consultation publique du 14 au 25 juin 2019, était au nombre de 91 dont 31 Femmes. Suite à un débat fructueux, ils ont exprimé leur adhésion au pr ojet et s’engagent à le soutenir dans toutes les phases de réalisation. Tout le monde est unanime sur l'importance capitale que revêt la numérisation des faits d’état civil/identité, c’est un Projet incontournable à l’ère des avancées technologiques. Outre cet engagement, de nombreuses suggestions et recommandations ont été formulées par les parties prenantes : - Programmer le renforcement de capacité des responsables des états civils sur les textes et règlementations en la matière, sur la nouvelle technique de traitement prévue dans le projet ; - Garantir la stabilité des secrétaires d’état civil par leur nomination (en tant que fonctionnaire) par le Ministère de l’intérieur et de la décentralisation ; - Dotation de matériels et budget de fonctionnement ; - Mise en réseaux des communes avec le ministère de l’intérieur et le ministère de la justice ; - Organiser des opérations d’audience foraine pour des jugements supplétifs (« kopia faobe ») ; - Sensibiliser l’accouchement au CSB et les matrones à faire des déclarations de naissance ; - Formation des matrones (faire des déclarations de naissance) comme dans le cas de la CR de Nasandratrony ; - Centralisation des données au ministère de l’intérieur et ministère de la justice ; - Prévoir lors de la conception de référence (code d’identification unique) d’identification de chaque citoyen tous les détails (commune de provenance) pour qu’il n’y a pas de confusion entre deux ou plusieurs personnes ayant le même nom et/ou prénoms ; Les points ci-dessous sont revenus régulièrement à l’occasion des enquêtes et de ces consultations publiques : - Adhésion des parties prenantes consultées et demande du lancement du projet dans le meilleur délai ; - Renforcement de capacité des responsables des états civils sur les textes et règlementations en la matière, maîtrise et maintenance des équipements à installer, - Electrification de l’ensemble des agglomérations, 31 - Séances de sensibilisation et d'information de la population : méconnaissance de l’importance des faits d’état civil. - Situation des secrétaires d’état civil : Démotivation suites à des arriérés d’indemnités impayées et du retard de leur transfert ; Les soucis et questions ci-après sont fréquemment posés lors des consultations : - Projet d’envergure et certains participants ont du mal à croire sur son effectivité - Identifiant unique veut-il dire « implantation d’une puce électronique » dans le corps humain comme le cas des puces des bovidés ? - Les registres d’état civil vont-ils disparaître ? - Insuffisance de compétence en matière d’état civil des secrétaires et des officiers d’état civil ; - Insuffisance voire absence de compétence en matière de bureautique et surtout sur l’éventuel utilisation de logiciel à cet effet/ou d’ordinateur (pour certaines communes) ; - Communes non électrifiées ou problème de faible puissance électrique pour celles utilisant les panneaux solaires ; - Accouchement auprès des matrones, retard ou absence de déclaration de naissance, - Les communes ne peuvent pas supporter les coûts de fonctionnement des matériels et accessoires nécessaires (réseaux internet, sauvegarde des données, encres, antivirus, divers entretien…) - Risque d’augmentation de frais de délivrance d’actes d’état civil ; - Risque de licenciement des anciens responsables des états civils ; 32 Annexe 3 : Détails sur les différentes consultations dans le cadre du projet Lieu et type d'engagement Date Participants Principales questions abordées Consultation des parties 09 mars 2019 - Responsables étatiques concernés par les - Présentation des grandes lignes du projet prenantes de la gestion de 03 composantes du projet (en charge de - Collecte des feed-back des parties prenantes afin l’identité et la gouvernance l’intérieur, de la santé publique, du foncier, d’informer le design du projet numérique de la télécommunication, de l’éducation nationale et de la protection sociale) - Secteur privé - Organisation de la société civile - Milieu académique - Partenaires techniques et financiers Consultation publique lors de descente de 91 participants dont 31 Femmes terrain Commune Tsianisiha - 17 juin 2019 - Maires a. Sur le projet District Tulear II - Représentants du Conseil Municipal - Initiative pertinente mais est-ce qu'elle va vraiment se - Personnel de la Commune (Secrétaire concrétiser ? d'état civil, trésorier comptable, agent - Besoin urgent de la population: quand le projet va percepteur...) commencer? Region Atsimo Andrefana - Chefs fokontany (quartier) - Doutes exprimées par rapport à d'autres expériences - Notables malheureuses en digitalisation (permis de conduire, - Représentants de la communauté (grand puces électroniques pour les bœufs), va-t-on installer Commune Marofoty - 18 juin 2019 public) des puces chez les individus? District Tulear II - Police b. Sur la capacité des communes Commune Andranovory 19 juin 2019 - Accès à une électricité assez puissante au sein des District - Tulear II communes (vs énergie solaire); Commune Andamasiny 19 juin 2019 - Budget insuffisant de la commune : manque de Vineta - District Sakaraha matériels (ordinateurs …), surtout pour les consommables (papier, encre, crédit internet…) et District Tulear II 17 juin 2019 Chef de district, Chefs d'arrondissement entretien des matériels administratif 33 Lieu et type d'engagement Date Participants Principales questions abordées Commune Nasandratrony - 20 juin 2019 - Représentants du Conseil communal - Manque de capacité des SEC (Secrétaire d'état civil) sur District Isandra - Personnel de la Commune (Adjoint au le plan technique (dont l'exigence de la nouvelle loi) et Maire, Secrétaire d'état civil, trésorier pour la manipulation des nouvelles technologies Region Haute Matsiatra Commune Sahambavy - 20 juin 2019 comptable) - Status des SEC à renforcer : nécessité de contrat plus District Lalangina - Chefs fokontany pérenne avec paiement régulier des indemnités (la - Secteur éducation (directrice de collège, plupart sont payés seulement une fois/an); institutrice, personnel administratif) - Va-t-on recruter de nouveau personnel pour remplacer Commune Soaindrana - 21 juin 2019 - Secteur santé (représentant Centre de les SEC actuels ? District Vohibato Santé de Base), - Associations des femmes, ONG c. Sur les opérations d'enregistrement de naissance : - Notables (Ray aman-dreny...) - intégration de ceux qui sont nés avant le projet : - Président de "dina" (convention collective numérisation des registres; au niveau communautaire) - problématiques des registres en très mauvais états, Commune Ankazoambo - 22 juin 2019 - Maire est-ce que l'utilisation des registres papier va continuer; Region Amoron'ny District Ambositra - Représentants conseil communal - Personnel de la Commune (secrétaire - des jugements supplétifs à prévoir dans les villages; Mania Commune Antoetra - 22 juin 2019 d'état civil) - sensibilisation sur les déclarations de naissance District Ambositra - Vice-Président fokontany, notamment hors formation sanitaire - Paysans Commune Ilaka Centre - 23 juin 2019 d. Sécurisation des données numériques : - Notables et autres autorités traditionnelles District Ambositra - Risque de perte de données numérisées ? - risque de changement des contenus des informations Vakinankaratra d'état civil? Maire, Conseil communal - Besoin de précision sur la centralisation des données Region Commune Antanimandry - 24 juin 2019 Personnel Commune (Maire, Adjoint, SEC, TC) (communes --> district --> national) District Antsirabe II Chef fokontany) e. Est-ce le coût des actes d'état civil va augmenter ? Consultation en marge de réunion mensuelle 108 participants des Maires au niveau des districts 34 Lieu et type d'engagement Date Participants Principales questions abordées District Lalangiana 05 juillet 2019 - Chef district Region Haute Matsiatra - Maires - Représentant conseil communal - Personnel de commune (secrétaires d'état civil, trésoriers comptables) District Isandra 07 juillet 2019 - Services techniques déconcentrés - Grand public - Conseil communal District Vohibato 15 juillet 2019 - Notables 35 Annexe 4. Fiches de présence lors des consultations 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 Annexe 5: Formulaire de plaintes No de la plainte : Nom et prénom Contact  Par téléphone:  Oralement Merci d’indiquer votre préférence de  Par E-mail correspondance  Page Facebook  En personne Description de la plainte Que s’est-il passé ? Où l’incident a-t-il eu lieu ? À qui est-ce arrivé ? Quelles en ou de l’incident et de son sont les conséquences ? Quel est le lien de la plainte avec le projet ? lien avec le projet : _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________ Date de l’incident source de  Incident unique (date _______________) la plainte :  Incident répété (combien de fois ? _____)  En cours (problème en cours) Quelles sont selon vous les solutions que nous pourrions apporter au problème ? _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ 68 _______________________________________________________________________________________ _______________ Avez-vous déjà déposé une Oui (date__________) Non___________ plainte à propos de ce sujet Si oui, avez-vous reçu une réponse ? Merci de détailler ci-dessous. par le passé ? _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________ Je soussigné(e) …………………………………………………. confirme l’exactitude des informations présentées dans la présente fiche. Signature : _______________________________ Date : _______________________________ 69 Annexe 6 : Fiche de synthèse et de résolution de plaintes No de la plainte : Nom et prénom Contact  Par téléphone:  Oralement Merci d’indiquer votre préférence de  Par E-mail correspondance  Page Facebook  En personne Description de la résolution de la plainte : ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ _______________________________________ Date de résolution : Pièce justificative (si pertinent) : ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________ Signature du plaignant : Date : Nom et fonction des membres de comités Nom et représentation du membre du comité : responsable de la résolution : Signature : Nom et représentation du membre du comité : Signature : Nom et représentation du membre du comité : 70 Signature : Nom et représentation du membre du comité : Signature : Nom et représentation du membre du comité : Signature : Date : 71 Annexe 7 : Registre d’enregistrement de plaintes De la période du ____________ au ______________ N° Recours Enregistrement de la plainte Analyse, résolution et suivi de la plainte en justice Satisfacti Brève Date Date Mise en Date de Plaignant Date du Résolution Brève on du(e) Mode de description d’analyse de information du place de suivi de Date (Nom, prénom, transfert au de la description de plaignant O N dépôt de la la plainte par plaignant de la la mise en coordonnées) CGP plainte la résolution (e) plainte le CGP résolution résolution œuvre OUI/NON