INICIATIVA PARA LA
REFORMA DE LA
ADMINISTRACIÓN DE
LOS PRESTAMOS
(LACI)
MANUAL DE
APLICACIÓN
Septiembre 1998






Prefacio
El presente Manual contiene los principales conceptos de la Iniciativa para la
Reforma de la Administración de los Préstamos (LACI, según su sigla en inglés) y sirve
de guía al personal del Banco, los prestatarios y los cofinanciadores sobre los
procedimientos de aplicación de la Iniciativa a las operaciones de inversión financiadas o
administradas por el Banco y la Asociación Internacional de Fomento (AIF).
El Banco Mundial puso en marcha la Iniciativa LACI en 1996 con el doble
propósito de encontrar nuevas formas para que el proceso de administración de los
préstamos permita atender mejor las diversas necesidades de los numerosos prestatarios,
y aumentar la eficacia en función de los costos. Al diseñar la Iniciativa, el Banco consultó
a más de 300 interesados, entre ellos representantes de los países clientes, personal del
Banco y organismos de cofinanciamiento. El proceso se puso a prueba y se perfeccionó
durante un programa experimental de un año de duración que incluyó 25 proyectos piloto
de todas las regiones que se encontraban en distintas etapas del ciclo.
La Iniciativa se basa en la premisa de que una gestión financiera acertada es un
componente esencial del buen desempeño de los proyectos, pues permite reducir las
demoras o los obstáculos que se presenten, agilizar los desembolsos y facilitar el
seguimiento de los proyectos.
La Iniciativa LACI presenta un sistema integrado de seguimiento de los proyectos
que comprende la gestión financiera, los desembolsos, la gestión de las adquisiciones y
de los contratos y el progreso físico de los proyectos. Introduce un sistema simplificado
de desembolso de los fondos mediante anticipos periódicos a una cuenta especial,
tomando en consideración los informes sobre la administración del proyecto (PMR, por
sus siglas en inglés).  Como tal, esta Iniciativa es más que un procedimiento
administrativo; es un instrumento para incrementar la eficacia en términos de desarrollo.
La Iniciativa LACI se aplicará con flexibilidad, teniendo en cuenta la capacidad del
Prestatario en lo que concierne a los aspectos contables, la gestión financiera y la
presentación de informes.
Este Manual será actualizado periódicamente a medida que se tenga más
experiencia con la aplicación de la Iniciativa.
Randolph A. Andersen
Director, Departamento de Préstamos
Septiembre de 1998






INICIATIVA PARA LA REFORMA DE LA
ADMINISTRACIÓN DE LOS PRÉSTAMOS (LACI)
MANUAL DE APLICACIÓN
ÍNDICE                                                             Página
Sección 1 - Introducción
1.01  Iniciativa LACI                                                  1
1.02  Selección de proyectos                                           1
1.03  La reforma                                                       1
1.04  Método de aplicación de la Iniciativa LACI                       2
1.05  Alcance del Manual                                               2
Sección 2 -Funciones y Responsabilidades Relacionadas con la
Iniciativa LACI
2.01  Una estrecha relación de colaboración                            3
2.02  Funciones del Prestatario                                        3
2.03  Funciones del Banco                                              3
2.04  Funcíones de Operaciones                                         4
2.05  Asesores Regionales en Gestión Financiera (ARGF)                 4
2.06  Jefes de Equipo a cargo de proyectos                             5
2.07  Especialistas en Gestión Financiera-Operaciones (FMS-OPR)        5
2.08  Especialistas en Adquisiciones                                   6
2.09  Funciones del Departamento de Préstamos (LOA)                    7
2.10  Personal del Departamento de Préstamos (LOA)                     8
Sección 3 - Certificación de los Proyectos para Efectuar Desembolsos en
Función de los PMR
3.01  Proceso de certificación para nuevos proyectos                   9
3.02  Proyectos inadmisibles                                           9
3.03  Seguimiento de los planes de acción                             10
3.04  Conversión de los proyectos existentes                          10
3.05  Enmiendas a los Convenios de Préstamo o de Crédito              11
3.06  Informes sobre la administración del proyecto (PMR)             11
3.07  Auditorías                                                      12
Sección 4 - Preparativos para los Desembolsos en función de los PMR
4.01  Los procedimientos de desembolso en función de los PMR trimestrales  13
4.02  Carta de desembolso                                             13



4.03  Apéndice 1 del Convenio de Préstamo - Retiro de los fondos
del préstamo                                                  14
4.04  Cuentas Especiales                                             14
4.05  Moneda utilizada en la Cuenta Especial                         14
4.06  Selección de un banco para mantener la Cuenta Especial         14
4.07  Moneda utilizada en los PMR y conversión para hacer
las anotaciones en las categorías de gastos                   15
4.08  Procedimientos de pago directo y compromiso especial           15
4.09  Procedimiento de reembolso                                     15
4.10  Documentación necesaria                                        15
Sección 5 -Tramitación de los Desembolsos en Función de los PMR
5.01  Presentación de las solicitudes de retiro de fondos y los PMR  17
5.02  Formulario de solicitud de retiro de fondos                    17
5.03  Plazo para la presentación de los PMR                          17
5.04  Distribución de las solicitudes de retiro de fondos y de los PMR  17
5.05  Los requisitos para la tramitación del primer desembolso
en función de los PMR                                         17
5.06  Condiciones para la tramitación de los PMR subsiguientes       18
5.07  Información sobre el origen de las adquisiciones               19
5.08  Resolución de desacuerdos                                      19
5.09  Incumplimiento de las disposiciones del Convenio
de Préstamo                                                   20
Sección 6 - Seguimiento del Proyecto
6.01  Asuntos relativos al seguimiento del proyecto y al plan
de acción                                                     21
6.02  Seguimiento de las Cuentas Especiales                         21
6.03  Sanciones por no presentar los PMR                            21
Sección 7 -Información a los Prestatarios
7.01  Aviso de pago                                                  23
7.02  Resumen mensual de desembolsos                                 23
7.03  Acceso a la información sobre los desembolsos a través
de Internet.                                                  23
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SIGLAS Y ABREVIATURAS
BP           Normas de Procedimiento del Banco
FMS-LOA      Especialista en Gestión Financiera - Departamento de Préstamos
FMS-OPR      Especialista en Gestión Financiera - Operaciones
GP           Prácticas Recomendadas
LACI         Iniciativa para la Reforma de la Administración de los Préstamos
LEG          Departamento Jurídico
LOA          Departamento de Préstamos
OD           Oficial de Desembolsos
OP           Procedimientos Operacionales
PMR          Informe sobre la Administración del Proyecto (Project Management
Report)
PPF          Servicio de financiamiento para la preparación de proyectos
ARGF         Asesor Regional en Gestión Financiera
DEG          Derechos Especiales de Giro
SRF          Solicitud de Retiro de Fondos
iii






Manual de aplicación de la Iniciativa LACI                               Página I
Sección 1 - Introducción
1.01   Iniciativa LACI. Como parte del Pacto Estratégico, el Banco' está poniendo en
práctica la Iniciativa para la Reforma de la Administración de los Préstamos
(Iniciativa LACI, según su sigla en inglés). Los objetivos de esta Iniciativa son:
*   mejorar la eficacia en términos de desarrollo mediante el fortalecimiento de la
gestión financiera de los proyectos;
*   mejorar el servicio a los clientes mediante la participación desde las primeras
etapas en los proyectos propuestos; la identificación de los conocimientos de
gestión financiera adicionales que son necesarios para ejecutar eficazmente
los proyectos, y la reducción de la carga administrativa causada por la
declaración detallada de cada gasto efectuado;
*   aumentar la eficacia en función de los costos mediante la modificación de los
procesos de desembolso y de rendición de cuentas por parte del Prestatario.
*   mantener la integridad financiera del Banco.
1.02   Selección de proyectos. La Iniciativa LACI se aplica en los siguientes casos:
*   a todos los proyectos cuya evaluación inicial se haya hecho a partir del 1 de
julio de 1998, y
*   a todos los proyectos existentes con menos de tres años de antiguedad al
comienzo del ejercicio fiscal de 1999 (es decir, los proyectos aprobados a
partir del 1 de julio de 1995), y a otros proyectos que el prestatario solicite
incluir en la Iniciativa.
1.03   La reforma. La Iniciativa LACI presenta un sistema integrado de seguimiento de
los proyectos que comprende la gestión financiera, los desembolsos, la gestión de
las adquisiciones y de los contratos y el progreso físico de los proyectos.
Introduce también un sistema simplificado de desembolso de los fondos mediante
anticipos periódicos a una cuenta especial, tomando en consideración los informes
sobre la administración del proyecto (PMR, por su sigla en inglés).       Estos
informes vinculan los gastos admisibles con el progreso físico efectivo del
proyecto. La entidad del Prestatario encargada de ejecutar el proyecto establecerá
y mantendrá un sistema adecuado de gestión financiera y de presentación de
informes, lo cual es requisito para la aplicación eficaz de este sistema simplificado
El término "Banco- incluye a la AIF. y -préstamos" se refiere a todos los fondos administrados por el Banco, incluso los
créditos, los anticipos del Servicio de financiamiento para la preparación de proyectos, las donaciones de Fondo para el
Desarrollo Institucional, los fondos fiduciarios y otros fondos relacionados con los proyectos.



Página 2                             Manual de aplicación de la Iniciativa LACI
de desembolsos.  La revisión del progreso fisico del proyecto por el personal de
Operaciones y una mayor coordinación entre éste y el Departamento de Préstamos
en cada etapa del proyecto son dos aspectos fundamentales.  Los actuales
procedimientos de desembolso seguirán vigentes para los proyectos que no reúnan
los requisitos para el desembolso en función de los PMR.
1.04  Método de aplicación de la Iniciativa LACI. La Iniciativa LACI se aplicará
con flexibilidad, tomando en cuenta la capacidad del Prestatario para realizar la
gestión financiera de los proyectos y para presentar los informes correspondientes.
Se mantendrá la exigencia de realizar una buena gestión financiera de los
proyectos, tal como se señala en las Normas Procedimiento y las Prácticas
Recomendadas OP/BP 10.02 - Financial Management (Gestión financiera)
(Anexo 1), con inclusión de informes periódicos sobre la marcha de los proyectos
para fines de gestión y seguimiento. El Banco tratará de obtener el acuerdo de los
países cuando se utilicen los PMR como base de la nueva metodología de
desembolso, particularmente en el caso de los proyectos existentes.
1.05  Alcance del Manual. El presente Manual contiene los principales conceptos de la
Iniciativa LACI y sirve de guía al personal del Banco, los prestatarios y los
cofinanciadores sobre los procedimientos de aplicación de la Iniciativa a las
operaciones de inversión financiadas o administradas por el Banco y la
Asociación Internacional de Fomento (AIF). Los procedimientos de la Iniciativa
se aplicarán al Servicio de financiamiento para la preparación de proyectos, el
Fondo para el Desarrollo Institucional, los fondos fiduciarios y las operaciones de
cofinanciamiento2 administrados por el Banco, y el sistema de contabilidad y de
presentación de informes será el que corresponda a cada proyecto.
2     Con sujeción al acuerdo de los donantes o cofinanciadores.



Manual de aplicación de la Iniciativa LACI                         Página 3
Sección 2 - Funciones y Responsabilidades Relacionadas con la Iniciativa LACI
2.01   Una estrecha relación de colaboración. El éxito de la aplicación de la Iniciativa
depende de la estrecha colaboración entre los prestatarios y el Banco.
2.02   Funciones del Prestatario. Para la Iniciativa LACI se requiere el establecimiento
y mantenimiento de sólidos sistemas de gestión financiera que generen
oportunamente la información financiera necesaria para administrar de mejor
manera la ejecución de los proyectos. A tal efecto, el Prestatario debe:
* mantener una estructura de organización que defina claramente las
responsabilidades relacionadas con las actividades del proyecto e incluya al
personal necesario;
* contar con un buen sistema de gestión financiera y de presentación de
informes para elaborar los informes sobre la administración de los proyectos
(PMR);
* contar con un sistema de gestión financiera apropiado que genere los estados
financieros anuales en cumplimiento de las normas que el Banco considere
aceptables3;
* incluir los recursos necesarios en el presupuesto anual y asegurar el
desembolso oportuno de los fondos de contrapartida a los organismos de
ejecución;
* disponer a su debido tiempo el nombramiento de un auditor independiente
con arreglo a términos de referencia adecuados, y asegurar la presentación de
estados financieros anuales e informes de auditoría en cumplimiento de las
normas que el Banco considere aceptables.
2.03   Funciones del Banco. Las responsabilidades fiduciarias para la aplicación de la
Iniciativa LACI en el Banco recaen en los departamentos de Operaciones y de
Contraloría, en coordinación con el Departamento Jurídico.   La principal
responsabilidad corresponde a Operaciones y el éxito que se logre depende del
compromiso y el liderazgo de los directores subregionales. Los departamentos
subregionales deberán asegurarse de que la gestión financiera de los proyectos sea
adecuada antes de que éstos sean aprobados por el Directorio Ejecutivo y durante
la etapa de ejecución. De la misma manera, Contraloría deberá asegurarse de que
en todas las regiones se cuente con una gestión financiera adecuada de los
proyectos y con la documentación necesaria sobre la Iniciativa LACI para apoyar
3      Por ejemplo, el Banco acepta las Normas Internacionales de Contabilidad, publicadas anualmente por la Comisión de
Normas Internacionales de Contabilidad (IASC) y ampliamente aceptadas por los contadores profesionales.



Página 4                              Manual de aplicación de la Iniciativa LACI
así la aprobación de los proyectos y el desembolso de los fondos.   El
Departamento Jurídico deberá asegurarse de que en los acuerdos legales se
incluyan todas las disposiciones necesarias relativas a la gestión financiera de los
proyectos, y determinará los recursos legales disponibles en el caso de
incumplimiento de las obligaciones contraídas.
2.04  Funciones de Operaciones. Para facilitar la aplicación de la Iniciativa LACI, la
administración de las oficinas regionales deberá:
*   incluir en la estrategia de asistencia al país el fortalecimiento de la capacidad
de gestión financiera en la medida que esto sea necesario;
*   incluir en el plan anual de actividades de cada departamento subregional los
recursos necesarios para la evaluación y el examen de la gestión financiera
del proyecto e incluir las tareas respectivas en los programas de trabajo
convenidos;
*   establecer un sistema de respaldo para los especialistas en gestión financiera
(FMS, según su sigla en inglés), los especialistas en adquisiciones y los jefes
de equipo, para asegurar que se mantengan los niveles de servicio para la
tramitación de los desembolsos;
*   asegurar que en la evaluación inicial de cada proyecto se evalúe el sistema de
gestión financiera;
* trabajar con los prestatarios para fortalecer su capacidad de gestión financiera,
y asegurarse de que se cuente con la asistencia técnica y la capacitación
necesarias;
*   en coordinación con el Departamento de Préstamos (LOA), dar a conocer a
los prestatarios la Iniciativa LACI y los procedimientos para su aplicación.
2.05  Asesores Regionales en Gestión Financiera (ARGF). Los asesores regionales
en gestión financiera orientarán a los FMS-OPR en su labor, además de
desempeñar sus funciones habituales de asesoría contable y de auditoría. Las
principales responsabilidades de los ARGF con respecto a la Iniciativa LACI
serán, entre otras:
*   asegurar una adecuada dotación y contratación de especialistas FMS, en
colaboración con los directivos de la oficina regional;
* asesorar y supervisar el control de calidad respecto de los FMS-OPR;



Manual de aplicación de la Iniciativa LACI                       Página 5
*   colaborar con los jefes de división del LOA en los asuntos relativos a la
gestión financiera y a los desembolsos;
*   coordinar el examen de la cartera vigente con los departamentos
subregionales, a fin de identificar los proyectos que reúnen las condiciones
para el desembolso en función de los PMR;
*   realizar y coordinar las evaluaciones de la responsabilidad financiera de los
países, que comprenden las normas de contabilidad, presentación de informes
financieros y auditoría, y
*   participar como miembros de la Junta de Gestión Financiera de la Red de
Servicios Operacionales Básicos;
2.06  Jefes de Equipo a Cargo de Proyectos4. Serán responsables de:
*   efectuar una evaluación general y ratificar la admisibilidad de los proyectos
para el desembolso en función de los PMR, a partir de la recomendación del
FMS-OPR y del especialista en adquisiciones (Anexo 4);
*   coordinar con el Departamento Jurídico (LEG) los asuntos relacionados con
la Iniciativa LACI;
*   incluir al FMS como miembro del equipo del proyecto para que se encargue
de los aspectos relativos a la gestión financiera;
*   revisar los PMR trimestrales, particularmente la Sección 2 sobre indicadores
de progreso físico, y certificar, en consulta con el FMS-OPR y el especialista
en adquisiciones asignados al proyecto, la veracidad de la información para
proceder al desembolso.
2.07  Especialistas  en  Gestión  Financiera-Operaciones  (FMS-OPR).    Cada
especialista tendrá a su cargo una cartera y deberá determinar si la gestión
financiera de los proyectos y el sistema de presentación de informes se ajustan a
las exigencias de la Iniciativa LACI. El FMS-OPR estará destacado en la sede del
Banco Mundial o en una oficina fuera de la sede. Como miembro del equipo, sus
principales funciones serán:
* asumir la responsabilidad fiduciaria del proceso de gestión financiera, y ser el
principal encargado de las relaciones con el Prestatario dentro de esta área;
4     También pueden denominarse --jefes de equipo" o 'jefes de proyecto".



Página 6                               Manual de aplicación de la Iniciativa LACI
*   participar en todas las etapas del ciclo del proyecto, desde la preparación
hasta su conclusión, para asegurar que los requisitos de la Iniciativa LACI se
cumplan y mantengan debidamente;
*   realizar una evaluación del sistema de gestión financiera del proyecto
siguiendo las directrices generales (Anexo 2), y preparar el informe de dicha
evaluación (Anexo 4);
*   trabajar con el Prestatario, en la medida que sea necesario, para elaborar y
hacer el seguimiento de un plan de fortalecimiento de la gestión financiera,
incluidos los desembolsos en función de los PMR;
*   examinar los estados financieros presentados en el PMR trimestral, certificar
su adecuación y hacer recomendaciones para la entrega de fondos (Anexo 5);
*   asegurar el nombramiento de un auditor competente, normalmente antes de la
entrada en vigencia del préstamo, al que se le darán términos de referencia
específicos;
*   verificar el cumplimiento de las disposiciones financieras, incluidas las
auditorías y la adopción de las medidas necesarias, y mantener al día la
información del sistema de cumplimiento de los informes de auditoría
(ARCS, según sus siglas en inglés).
2.08  Especialistas en Adquisiciones. Ellos tendrán las siguientes responsabilidades:
*   ejercer obligaciones fiduciarias (de revisión y aprobación) para la realización
de las adquisiciones correspondientes a proyectos financiados y/o
administrados por el Banco;
*   colaborar con el organismo de ejecución para elaborar el plan de
adquisiciones del proyecto;
*   llevar a cabo una evaluación del sistema de gestión de las adquisiciones
siguiendo las directrices generales que se presentan en el Anexo 3, y preparar
el informe respectivo (Anexo 4);
* trabajar con el Prestatario, en la medida que sea necesario, a fin de elaborar y
hacer el seguimiento de un plan para mejorar la gestión de las adquisiciones,
incluidos los desembolsos en función de los PMR;



Manual de aplicación de la Iniciativa LACI                       Página 7
*   participar en todas las etapas del ciclo del proyecto, desde la preparación
hasta su conclusión, para asegurar que los requisitos relativos a las
adquisiciones se cumplan y mantengan debidamente;
*   examinar la Sección 3 de los PMR trimestrales (relativa a las adquisiciones),
certificar su adecuación y hacer recomendaciones para la entrega de fondos
(Anexo 5);
2.09  Funciones del Departamento de Préstamos (LOA).      El LOA cumple una
función de contraloría en la administración de los préstamos, incluida la gestión
de los desembolsos y las operaciones de reembolso dentro del Banco. El LOA
asegura que se cumplan las políticas y procedimientos del Banco relativos a la
gestión financiera' y los desembolsos".  De conformidad con las decisiones
adoptadas por la Junta de Gestión Financiera de la Red de Servicios
Operacionales Básicos (OCS) y por otras unidades pertinentes del Banco, el LOA
también es responsable de:
*   preparar materiales de capacitación y comunicación sobre los procedimientos
relativos a la Iniciativa LACI para el personal del Banco y para los
prestatarios;
*   establecer, aplicar y verificar los niveles de servicio para la tramitación de los
desembolsos en el marco de la Iniciativa LACI;
*   hacer un seguimiento de los avances logrados en la aplicación de la Iniciativa,
incluido su impacto en los desembolsos globales y en la utilización de las
Cuentas Especiales;
*   mejorar los servicios de información para recolectar y difundir los datos sobre
la gestión financiera;
*   seguir los resultados de los nuevos procedimientos y proponer las
modificaciones necesarias;
*   coordinar con Adquisiciones, el Departamento Jurídico y otros departamentos
pertinentes los asuntos relativos a la política de desembolsos y a la aplicación
de la Iniciativa LACI;
*   coordinar con los bancos de desarrollo multilaterales y otros donantes con el
fin de uniformar los procedimientos de gestión financiera;
5     Véase OP/BP 10.02 - Financial Management (Gestión financiera) (se adjunta como Anexo 1)
6     Véase OP/BP/GP 12.00 - Disbursements (Desembolsos)



Página 8                                     Manual de aplicación de la Iniciativa LACI
*   formular una estrategia relativa a la dotación de personal para la aplicación de
la Iniciativa LACI, y
*   proporcionar personal de apoyo a la Junta de Gestión Financiera de la Red de
Servicios Operacionales Básicos.
2.10   Personal del Departamento de Préstamos (LOA). Bajo la dirección de los jefes
de división de este departamento, los equipos del LOA encabezados por los
Especialistas en Gestión Financiera (FMS-LOA) y/o los Oficiales de
Desembolsos (OD), además de llevar a cabo sus actuales funciones de
administración de préstamos, tendrán las siguientes responsabilidades:
*   asegurar el cumplimiento de los objetivos relativos a la gestión financiera;
*   promover el intercambio de información entre distintos proyectos;
*   asegurar que se haya realizado la evaluación del sistema de gestión financiera
y que ésta se haya firmado en nombre del LOA, con indicación de una de las
tres opciones7 (Anexo 4);
* trabajar en coordinación con el FMS-OPR para identificar y dar solución a los
problemas relacionados con la gestión financiera de los proyectos;
*   aprobar los paquetes de financiamiento       preliminares para entablar las
negociaciones;
*   hacer un seguimiento de los avances logrados en la aplicación de la Iniciativa
LACI, incluido su impacto en los desembolsos globales y en la utilización de
las Cuentas Especiales;
*   coordinar con otros miembros del equipo         del proyecto8, incluidos los
funcionarios de Adquisiciones y del Departamento Jurídico, los aspectos del
proyecto relacionados con la Iniciativa LACI, y
*   examinar y aprobar desembolsos en función de los PMR, teniendo en cuenta
las recomendaciones del jefe de equipo, el FMS-OPR y el especialista en
adquisiciones (Anexo 5).
7      Sobre la base de esta evaluación, se decidirá si el sistema de gestión financiera: i) permite llevar a cabo los desembolsos
en función de los PMR. ii) es básicamente adecuado pero sc siguen haciendo mejoras en los procedimientos para permitir
desembolsos en función de los PMR. o iii) no cuenta con los controles básicos necesarios para permitir que el proyecto
siga adelante. (LACI Implementation Strategy Paper, del 22 de abril de 1998.)
8      El equipo del proyecto incluye al jefe dcl equipo, el especialista en adquisiciones, el asesor jurídico, el FMS-OPR y el
FMS-LOA/OD.



Manual de aplicación de la Iniciativa LACI                     Página 9
Sección 3 - Certificación de los Proyectos para Efectuar Desembolsos en Función
de los PMR
3.01  Proceso de certificación de nuevos proyectos. Para todos los proyectos cuya
evaluación inicial se efectúa a partir del 1 de julio de 1998, se debe contar con un
especialista en gestión financiera de Operaciones (FMS-OPR) en el equipo del
proyecto. Este especialista deberá hacer una evaluación del sistema de gestión
financiera del proyecto al comienzo de la etapa de preparación. Los desembolsos
para estos proyectos podrán hacerse en función de los PMR siempre y cuando se
cumplan las siguientes condiciones:
*   el FMS-OPR haya efectuado la evaluación del sistema de gestión financiera
(Anexo 2) y certificado su adecuación (Anexo 4);
*   el especialista en adquisiciones haya realizado la evaluación del sistema de
gestión de las adquisiciones (Anexo 3) y certificado su adecuación (Anexo 4);
*   el jefe del equipo del proyecto haya examinado las evaluaciones del FMS-
OPR y del especialista en adquisiciones, y certificado que, en general, el
proyecto reúne los requisitos para proceder a los desembolsos en función de
los PMR (Anexo 4);
*   el LOA haya hecho un examen de la razonabilidad del procedimiento y esté
de acuerdo con las recomendaciones del equipo del proyecto (Anexo 4);
* durante la evaluación inicial se haya convenido en el formato de los PMR, se
haya dejado constancia en el plan de ejecución del proyecto y confirmado en
las actas de negociación;
* los requisitos relativos a la Iniciativa LACI estén debidamente indicados en
los convenios legales;
3.02  Proyectos inadmisibles.  Cuando no se reúnan los requisitos relativos a la
Iniciativa LACI que se resumen en el párrafo 3.01 precedente, el equipo
encargado del proyecto deberá elaborar un plan de acción que se deberá aplicar
dentro de un plazo determinado. Dicho plan deberá ser aceptado por el Prestatario
y se adjuntará al informe sobre la evaluación del proyecto para los desembolsos en
función de los PMR (Anexo 4). Normalmente los proyectos seguirán adelante
mientras se aplique el plan de acción, salvo en el caso que se describe más
adelante en el párrafo 3.02 b). Se seguirá el siguiente procedimiento:
a) El sistema de gestión financiera del proyecto es básicamente adecuado, pero los
sistemas de presentación de informes son inapropiados:



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Se seguirán aplicando los procedimientos de desembolso vigentes en el caso de
los proyectos que cuentan con controles internos adecuados pero cuyos sistemas
de contabilidad no permiten elaborar informes del nivel requerido, incluida la
vinculación de la parte financiera con el progreso físico del proyecto o con otros
indicadores necesarios para el seguimiento. El préstamo seguirá adelante sin
retraso, pero dentro de un plazo limitado se deberá aplicar un plan de acción para
fortalecer el sistema de gestión a fin de hacer posibles los desembolsos en función
de los PMR. Durante ese período se prevé que se preparen los siguientes informes
que forman parte del PMR: el Informe 1 A de los estados financieros, y la Sección
3 - Informes sobre la gestión de las adquisiciones.
b) El sistema de gestión financiera y el sistema de presentación de informes son
inadecuados:
Si los proyectos no cuentan con un sistema de control interno o un sólido sistema
de contabilidad para cuando comiencen las negociaciones de los préstamos,
normalmente se retrasará su presentación ante el Directorio Ejecutivo.  En
circunstancias muy excepcionales, como en el caso de préstamos de emergencia o
para reconstrucción, la administración podrá decidir que se proceda con el
préstamo a pesar de estos problemas.  En tales situaciones, se alertará al
Directorio Ejecutivo y se dispondrán medidas para establecer sistemas de control
interno y de contabilidad esenciales que se aplicarán provisionalmente y antes de
convenir en la utilización de Cuentas Especiales y estados de gastos. Además, en
los documentos del proyecto se deberá incluir un programa de acción correctivo
de duración limitada que deberá contemplar los recursos financieros necesarios
para llevar adelante el programa.
3.03  Seguimiento de los planes de acción. El equipo del proyecto es responsable de
seguir el avance de los planes de acción. Una vez concluido un plan de acción, el
FMS-OPR inicia la conversión del proyecto siguiendo el procedimiento que se
describe a continuación.
3.04  Conversión de los proyectos existentes. Si bien la Iniciativa LACI está dirigida
principalmente a los proyectos nuevos, todos los proyectos existentes que tengan
menos de tres años de antigüedad a partir del 1 de julio de 1998 deberían tenerse
en cuenta para el proceso de conversión, en consulta con el Prestatario.
Asimismo, se debería considerar cualquier otro proyecto respecto del cual el
Prestatario manifieste un interés en tal conversión. Cada departamento subregional
tendrá la responsabilidad principal de examinar la cartera, y el asesor regional en
gestión financiera deberá dar las orientaciones generales y ocuparse de la
coordinación a nivel de la correspondiente oficina regional. El procedimiento de
certificación será el mismo que para los proyectos nuevos y se describe en el
párrafo 3.01. Además, en consulta con el FMS-LOA o el Oficial de desembolsos
(en lo futuro, englobados en el término FMS-LOA/OD), el FMS-OPR deberá:



Manual de aplicación de la Iniciativa LACI                      Página 11
*   analizar la experiencia que se ha tenido hasta la fecha con respecto a la
calidad de las solicitudes de retiro de fondos, el funcionamiento de la Cuenta
Especial, la presentación de estados de gastos y la retención de
documentación en el terreno, así como la eficiencia general del personal a
cargo de la administración del proyecto y de la contabilidad;
*   asegurar que se haya conciliado la Cuenta Especial y se hayan resuelto todos
los asuntos pendientes;
*   revisar los informes de supervisión anteriores para evaluar el avance de la
ejecución y los problemas relacionados con ésta;
*   revisar las auditorías de los dos últimos años, así como otros informes
financieros recibidos para formarse una opinión de la fiabilidad de las cuentas
del proyecto.
3.05  Enmiendas a los Convenios de Préstamo o de Crédito. El jefe del equipo a
cargo del proyecto iniciará la enmienda al Convenio de Préstamo o de Crédito en
coordinación con el Departamento Jurídico (LEG) para indicar que, en lo
sucesivo, los desembolsos se harán en función de los PMR. La enmienda debe ser
aprobada por el FMS-LOA/OD.
3.06  Informes sobre la administración del proyecto (PMR). El sistema de gestión
financiera del proyecto deberá producir los siguientes informes trimestrales (o en
otros intervalos que sean acordados entre el Banco y el Prestatario) en respaldo de
la solicitud de retiro de fondos:
* Estados financieros (Sección 1). En ellos se presenta información sobre las
fuentes y la utilización de los fondos por categoría de préstamo y por
actividad del proyecto, los gastos previstos, el monto del desembolso
solicitado y una conciliación de la Cuenta Especial.
*   Informes sobre la marcha del proyecto (Sección 2). En ellos se presenta
información sobre el avance de la ejecución del proyecto desde el punto de
vista físico y financiero; para ello se utilizan indicadores de seguimiento, tales
como las desviaciones con respecto a los planes, y se explican las razones de
tales variaciones.
*   Informes sobre la gestión de las adquisiciones (Sección 3). Estos son
informes sobre el estado de las adquisiciones y de los compromisos y gastos
incluidos en el contrato; en ellos se incluye información sobre el origen de las
adquisiciones correspondientes a contratos que deben someterse al examen



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previo por parte del Banco, y a contratos sometidos a examen posterior por un
valor superior a US$100,000 (cien mil dólares) o su equivalente.
En el Anexo 6 figura un modelo de cada uno de estos informes.
3.07  Auditorías. Los estados financieros del proyecto son verificados por un auditor
cuyas calificaciones y experiencia, así como sus términos de referencia, son
aceptables para el Banco9. El FMS-OPR se asegurará de que i) el auditor
seleccionado para el proyecto sea independiente y tenga las calificaciones y la
experiencia necesarias; u) los términos de referencia para realizar la auditoría sean
apropiados, y iii) se nombre al auditor. El FMS-OPR puede solicitar un informe
de auditoría especial sobre el sistema de contabilidad y de seguimiento con que
cuenta el organismo que ejecuta el proyecto.  El FMS-OPR también será
responsable de mantener actualizada toda la información del sistema de
cumplimiento de los informes de auditoría (ARCS, por su sigla en inglés). El
Banco exige que el Prestatario presente anualmente informes de auditoría de los
estados financieros del proyecto, incluida la Cuenta Especial. Además la auditoría
deberá incluir por separado una opinión sobre la admisibilidad de los gastos
financiados con los fondos desembolsados en función de los PMR. El FMS-OPR
deberá comprobar que el Prestatario ha cumplido las disposiciones relativas a las
auditorías e iniciar las acciones necesarias en caso de incumplimiento.
9      Véase OP/BP 10.02



Manual de aplicación de la Iniciativa LACI                      Página 13
Sección 4 - Preparativos para los Desembolsos en Función de los PMR
4.01  Los procedimientos de desembolso en función de los PMR trimestrales se
adoptarán para la ejecución de los proyectos que reúnan las condiciones señaladas
en los párrafos 3.01 y 3.04, según se trate de proyectos nuevos o proyectos
convertidos, respectivamente. Con la introducción de la Iniciativa LACI, los
desembolsos se harán normalmente en función de los PMR, utilizando la Cuenta
Especial. En los casos en que las circunstancias del país o del proyecto lo
justifiquen, podrán efectuarse pagos directos o compromisos especiales, los que
deberán haber sido aceptados por el LOA antes de las negociaciones. En lugar de
utilizar una Cuenta Especial, los prestatarios tienen la opción de prefinanciar los
gastos del proyecto y solicitar el reembolso.
4.02  Carta de desembolso. Una vez que el préstamo ha sido firmado, el FMS-
LOA/OD emite una carta de desembolso al Prestatario con copia al organismo de
ejecución del proyecto, en la cual se describen los procedimientos de desembolso
del préstamo. Durante las negociaciones se suele analizar un borrador de esta
carta. En la carta de desembolso se incluyen formularios de la solicitud de retiro
de fondos que se debe usar, además de instrucciones sobre lo siguiente:
*   el envío de una carta por parte del Prestatario en la que autoriza a los
signatarios a firmar las solicitudes de retiro de fondos, junto con el espécimen
de las firmas autorizadas;
*   las condiciones para el desembolso, si las hubiere;
*   los requisitos y el formato convenido para los PMR;
*   los requisitos para la auditoría;
*   el plazo para presentar las solicitudes de retiro de fondos y los PMR;
*   los requisitos específicos para el funcionamiento de la Cuenta Especial;
*   el financiamiento retroactivo;
*   los  mecanismos  de  desembolso  con   respecto  al cofinanciamiento
administrado por el Banco, si los hubiere;
*   el acuerdo, si existe, en el sentido de que el Banco acepte solicitudes de pago
directo y compromisos especiales, y



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el lugar al que se deben enviar las solicitudes de retiro de fondos y los PMR
(véase el párrafo 4.10);
En el Anexo 7 se presenta un modelo de la carta de desembolso.
4.03  Apéndice 1 del Convenio de Préstamo - Retiro de los fondos del préstamo.
Para los proyectos en los cuales los desembolsos se hagan en función del PMR, el
Apéndice 1 tendrá normalmente un máximo de cuatro categorías de gastos, a
saber, bienes, obras, servicios de consultoría y otros. Los gastos bajo la categoría
de "otros" deberán definirse claramente en dicho Apéndice 1. Excepcionalmente,
si las circunstancias del proyecto lo hacen necesario, en el Apéndice 1 pueden
incluirse subcategorías dentro de cada categoría de gastos.
4.04  Cuentas Especiales'0. Normalmente en el caso de desembolsos en función de los
PMR, éstos se realizarán a través de Cuentas Especiales. Sin embargo, el uso de
Cuentas Especiales no es obligatorio para los prestatarios que deseen prefinanciar
con sus propios recursos la parte de los gastos del proyecto que le corresponde al
Banco y solicitar luego al Banco el reembolso de tales gastos. El monto del
desembolso a la Cuenta Especial será la cantidad necesaria para financiar la parte
de los gastos admisibles que le corresponda al Banco para el siguiente período de
declaración, y en ningún caso excederá el monto máximo establecido en el
Convenio de Préstamo. Para fijar un monto máximo superior al 20% del monto
total del préstamo se requiere la aprobación del jefe de división del LOA. Junto
con el PMR se deben presentar los estados de la Cuenta Especial
correspondientes al período declarado.
4.05  Moneda utilizada en la Cuenta Especial. Normalmente, la Cuenta Especial se
deberá mantener en una moneda estable y plenamente convertible que se
especificará en el Convenio de Préstamo. La Cuenta Especial servirá para cubrir
los gastos admisibles tanto en moneda nacional como en divisas. Para utilizar una
Cuenta Especial en la moneda nacional se requiere la recomendación del director
subregional y la aprobación del director del LOA (véase OP 12.20).
4.06  Selección de un banco para mantener la Cuenta Especial.     Durante la
evaluación de la gestión financiera del proyecto, el FMS-OPR debe asegurar que
se cumplan los criterios señalados en el Anexo A de la Norma de Procedimiento
OP 12.20 para la selección del banco en que se mantendrá la Cuenta Especial. Se
debería llegar a un acuerdo sobre el banco que se va a seleccionar antes de realizar
las negociaciones. La oficina central del banco comercial seleccionado para
mantener la Cuenta Especial debe enviar una carta de seguridades siguiendo el
formato especificado en el Anexo Al de la OP 12.20. Si la Cuenta Especial se
mantiene en un banco central, la carta de seguridades no es necesaria.
10    OP/BPtGP 12.20- Special Accounts (Cuentas Especiales).



Manual de aplicación de la Iniciativa LACI                      Página 15
4.07  Moneda utilizada en los PMR y conversión para cargar los gastos a las
categorías de gastos. Los registros contables del proyecto normalmente se
mantienen en la moneda del Prestatario, y los registros de la Cuenta Especial se
llevan en la moneda de dicha cuenta, por ejemplo, en dólares de los Estados
Unidos o en marcos alemanes.
*   Para los efectos de la presentación de informes, además de utilizarse la
moneda nacional correspondiente en los PMR, en el Informe 1-A (Fuentes y
Usos de Fondos) y el Informe 1-F (Estado de la Cuenta Especial) se debe
emplear la moneda de la Cuenta Especial. Asimismo, en los PMR se
deberían mostrar los montos equivalentes en la moneda de la Cuenta Especial
correspondientes a los "Gastos financiables por el BIRF pagados durante el
trimestre" y a las "Necesidades de efectivo para gastos financiables por el
BIRF para los próximos dos trimestres" en los informes l-D y 1-E,
respectivamente.
*   Los gastos se registrarán en el sistema de administración del préstamo en la
moneda de la Cuenta Especial, tal como se hace actualmente;
*   Si el Banco está de acuerdo en efectuar desembolsos por medio de pagos
directos y compromisos especiales, los gastos se anotarán en el sistema de
administración del préstamo en la moneda en que se hagan los gastos, tal
como se hace actualmente.
4.08  Procedimientos de pago directo y compromiso especial`. Cualquier excepción
al uso de la Cuenta Especial exclusivamente para los desembolsos en función de
los PMR suele convenirse en las negociaciones con el Prestatario y debe ser
aprobada por el jefe de división del LOA. El Prestatario indica por separado en el
PMR trimestral los pagos correspondientes a estos procedimientos y, conforme a
ello, modifica el monto del anticipo que se debe hacer en la Cuenta Especial. Cada
cierto tiempo el LOA revisa esas excepciones para determinar si siguen siendo
necesarias.
4.09  Procedimiento de reembolso.   Si el Prestatario decide prefinanciar con sus
propios recursos la parte de los gastos del proyecto que le corresponde al Banco,
debe adjuntar al PMR trimestral una solicitud de reembolso. En estos casos, no se
requiere una Cuenta Especial.
4.10  Documentación necesaria. La única documentación justificativa que se necesita
para los desembolsos en función de los PMR es el PMR trimestral. Sin embargo,
el Prestatario conservará toda la documentación que demuestre los gastos
declarados en el PMR y la pondrá a disposición para que sea examinada por los
11    Los procedimientos para el uso de solicitudes de pago directo y de compromiso especial, incluida la documentación
necesaria, se describen en el Manual de Desembolsos.



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auditores y las misiones del Banco, tal como se establece en el Convenio de
Préstamo. Cuando se utilice el procedimiento de pago directo o de compromiso
especial, se exigirá la documentación que se menciona en el Manual de
Desembolsos.



Manual de aplicación de la Iniciativa LACI                    Página 17
Sección 5 - Tramitación de los Desembolsos en Función de los PMR
5.01  Presentación de las solicitudes de retiro de fondos y los PMR. El Prestatario
debe enviar todas las solicitudes de retiro de fondos y los PMR que las justifican
(un original y una copia) a la siguiente dirección: The World Bank, Loan
Department (LOA), 1818 H St. N.W., Washington D.C. 20433, EE.UU., o una
oficina del Banco Mundial fuera de la sede. El FMS-LOA/OD informará al
Prestatario y al organismo de ejecución del proyecto la dirección donde se deberán
enviar las SRF y los PMR en la carta de desembolso que se emite una vez que se
ha firmado el Convenio de Préstamo. Las solicitudes se estampan con la fecha de
recepción y se registran de inmediato.
5.02  Formulario de solicitud de retiro de fondos. Para todos los desembolsos en
función de los PMR (Cuenta Especial y reembolso) se usará una nueva solicitud
de retiro de fondos (Formulario 1903B, véase el Anexo 8). Se seguirá utilizando el
Formulario 1903 para la solicitud de pago directo y el Formulario 1931 para
compromisos especiales.
5.03  Plazo para la presentación de los PMR. El Banco deberá recibir los PMR en un
plazo de 45 días a contar del término del trimestre anterior, ya sea que se
requieran o no más anticipos.
5.04  Distribución de las solicitudes de retiro de fondos y del PMR. El personal de
LOA será responsable de distribuir copias de las solicitudes de retiro de fondos y
de los PMR justificativos al FMS-OPR destacado en la sede del Banco, al jefe del
equipo encargado del proyecto y al especialista en adquisiciones en cuanto estos
documentos sean registrados. En los casos en que la solicitud y el informe
justificativo se reciban en una oficina fuera de la sede y el FMS-OPR de dicha
oficina esté autorizado a revisar el PMR, el especialista en gestión financiera de la
oficina fuera de la sede será responsable de registrarlos y distribuirlos, y de
notificar al respecto al LOA (en la sede del Banco). El FMS-LOA/OD es
responsable de seguir la tramitación de estas solicitudes y de que se cumplan los
niveles de servicio establecidos por el Banco (véase el párrafo 5.06).
5.05  Los requisitos para la tramitación del primer desembolso en función de los
PMR son los siguientes:
* que se hayan solucionado todos los asuntos pendientes señalados en el
informe sobre la evaluación del proyecto para los desembolsos en función de
los PMR (Anexo 4) o que hubieran surgido posteriormente en relación con
los requisitos concernientes a la Iniciativa LACI;



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*   para los proyectos que se hayan convertido: que la Cuenta Especial haya sido
conciliada a la fecha de la conversión;
*   que el equipo del proyecto haya certificado que los PMR se han presentado
siguiendo el formato convenido, y que incluyen los gastos programados del
proyecto y las previsiones de caja para seis meses, y
*   que se haya nombrado un auditor independiente aceptable para el Banco.
5.06  Condiciones para la tramitación de los PMR subsiguientes
* El FMS-LOA/OD coordinará la realización del examen del PMR trimestral
por los miembros del equipo del proyecto de una manera eficiente y dentro
del plazo establecido para el examen, la aprobación y el desembolso de los
fondos.  Todas las solicicitudes de retiro de fondos y los PMR serán
registrados en el sistema de administración del préstamo en cuanto sean
recibidos. Dentro de las 24 horas siguientes a la recepción de la solicicitud de
retiro de fondos y el PMR en el LOA, el FMS-LOA/OD se asegurará de que
se envíen copias de los documentos enviados por el prestatario, así como el
plan de acción (véase el Anexo 5) correspondiente a exámenes anteriores, al
FMS-OPR, al especialista en adquisiciones y al jefe del equipo a cargo del
proyecto para que los sometan a revisión. El FMS-LOA/OD se quedará con
una copia del PMR para su archivo y para facilitar la coordinación del
proceso de examen.
* El FMS-OPR revisará la Sección 1 (Estados Financieros) y el especialista en
adquisiciones revisará la Sección 3 (Administración de las Adquisiciones y
los Contratos) del PMR. En un plazo de cinco (5) días, cada uno de ellos
enviará su informe sobre el examen de los PMR trimestrales (Anexo 5) al jefe
del equipo, con una copia al FMS-LOA/OD.
*   El jefe del equipo  examinará la Sección   2  (Indicadores Físicos
Comprobables) del informe, así como los informes del FMS-OPR y del
especialista en adquisiciones, en un plazo de dos días a contar de su
recepción. El jefe del equipo enviará su examen de los PMR trimestrales al
FMS-LOA/OD dentro de los siete días calendario a partir de la fecha de
recepción inicial del PMR enviado por el LOA.
*   El FMS-LOA/OD aprobará, rechazará o reducirá la cantidad que se ha de
desembolsar, teniendo en cuenta las recomendaciones recibidas del FMS-
OPR, el especialista en adquisiciones y el jefe del equipo, y su propio examen
de todo el paquete de financiamiento; esto se hará dentro de los 10 días
siguientes a la recepción inicial de la solicicitud de retiro de fondos y el PMR
enviados por el Prestatario al LOA.



Manual de aplicación de la Iniciativa LACI                      Página 19
*   Todos los miembros del equipo del proyecto que hayan participado en el
proceso de examen (es decir, el FMS-OPR, el especialista en adquisiciones, el
jefe del equipo, y el FMS-LOA/OD) comunicarán por correo electrónico sus
comentarios sobre la base de las revisiones que cada uno haya hecho. El
FMS-LOA/OD se asegurará de que todos los comentarios se coordinen
debidamente y de que los documentos conexos para la aprobación del monto
que se ha de desembolsar y de la cantidad registrada como gastos admisibles
se adjunten a la solicicitud de retiro de fondos y al PMR para facilitar la
auditoría.
*   Todos los montos desembolsados serán notificados al prestatario a través del
sistema de administración del préstamo como se hace actualmente (véase el
párrafo 7.01). El personal del LOA comunicará al Prestatario, con copia a los
miembros del equipo del proyecto, las razones para rechazar o reducir el
monto solicitado.
*   El plazo normal (nivel de servicio) para el examen y la aprobación del
desembolso será de diez (10) días: siete (7) días para Operaciones y tres (3)
días para el LOA. Cuando algunos miembros del equipo del proyecto estén
destacados en las oficinas fuera de la sede, durante la evaluación inicial del
proyecto se convendrá en un procedimiento conveniente para recibir la
documentación que el Prestatario envíe a las oficinas fuera de la sede y para
su tramitación dentro de los plazos generales establecidos.
*   Las oficinas regionales establecerán un sistema de apoyo para los FMS, los
especialistas en adquisiciones y los jefes de equipo a fin de garantizar que se
cumplan los plazos fijados para la tramitación de los desembolsos.
5.07  Información sobre el origen de las adquisiciones. A la administración del
Banco y a los países miembros les interesan las estadísticas sobre la procedencia
de las adquisiciones financiadas con los fondos de los préstamos.  Esta
información se obtendrá de los cuadros sobre el seguimiento de las adquisiciones
que forman parte del PMR.
5.08  Resolución de desacuerdos.    Es posible y probable que se produzcan
desacuerdos entre el personal que trabaja para el país y para el proyecto, el
personal del LEG y/o el personal de Contraloría. Los procedimientos para encarar
estas situaciones son los mismos en el caso de la evaluación del proyecto para los
desembolsos en función de los PMR y del examen de los PMR trimestrales, y se
describen a continuación:



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* Si existe desacuerdo entre el jefe del equipo, el FMS-OPR o el especialista en
adquisiciones y el FMS-LOA, el caso se someterá al director subregional o al
director sectorial y al director del LOA;
* Si no se logra adoptar una decisión a ese nivel, el tema será sometido al
Vicepresidente de la oficina regional y al Contralor, quienes tomarán una
decisión en consulta con el Consejero Jurídico General Adjunto;
* En el caso poco probable de que no se logre tomar una decisión al nivel del
Vicepresidente de la oficina regional y del Contralor, el caso se sometería al
Director Gerente, Operaciones, y al Director Gerente, Finanzas, quienes
decidirían sobre el asunto en consulta con el Consejero Jurídico General. Si
aun no se pudiera llegar a una decisión, ésta tendría que ser tomada por el
Presidente del Banco.
5.09  Incumplimiento de las disposiciones del Convenio de Préstamo. Si el PMR
revela que existen problemas con la gestión financiera del proyecto o que no se
están cumpliendo las disposiciones del Convenio de Préstamo, el equipo del
proyecto trabajará con el Prestatario para elaborar un plan de acción a fin de
resolver estos problemas dentro de un plazo determinado. Si el problema es grave,
de acuerdo a las normas vigentes`2, la oficina regional, en consulta con el LEG y
el LOA, advertirán al Prestatario que los desembolsos serán suspendidos a no ser
que se tomen medidas correctivas dentro de un plazo determinado. Mientras
tanto, para asegurar que la ejecución del proyecto siga adelante, el Banco
desembolsará el monto que se requiera para cubrir las necesidades inmediatas del
proyecto (normalmente, los gastos de dos meses), siempre y cuando en el PMR se
demuestre que los gastos son admisibles. El Prestatario presentará los PMR, por lo
general cada dos meses, en los que destacará los avances logrados con las medidas
correctivas, hasta que se cumpla el plazo fijado para presentar el plan de acción o
hasta que se haya dado solución a los problemas señalados.
12    Véase OP 13.40 - Project Related Default (Incumplimiento relacionado con el proyecto).



Manual de aplicación de la Iniciativa LACI                    Página 21
Sección 6- Seguimiento del Proyecto
6.01  Asuntos relativos al seguimiento del proyecto y al plan de acción. El jefe del
equipo será responsable de los asuntos relacionados con el seguimiento del
proyecto y de las medidas que deberá tomar el Prestatario, según lo indicado en el
plan de acción. El equipo del proyecto realizará exámenes periódicos de la
marcha de los planes de acción para determinar si los problemas se han
solucionado.
6.02  Seguimiento de las Cuentas Especiales. El FMS-LOA/OD asignado al proyecto
hará el seguimiento de la Cuenta Especial durante el tiempo que dure el proyecto;
por ejemplo, observará la frecuencia de los desembolsos, los montos justificados y
los antícipos, y la adecuación de los informes de gestión. El FMS-LOA/OD
iniciará las acciones necesarias, con la aprobación del FMS-OPR, el LEG y el jefe
de equipo, cuando una Cuenta Especial sea mal empleada, no funcione
debidamente o sea inaccesible por alguna razón.
6.03  Sanciones por no presentar el PMR.       El establecimiento y el buen
funcionamiento del sistema de gestión financiera durante la vigencia de un
proyecto son fundamentales para su ejecución, y en particular para la aplicación
del método de desembolsos en función de los PMR. Una vez que se aprueba este
procedimiento para un proyecto determinado, el Prestatario debe presentar PMR
trimestrales, siguiendo el formato acordado, en un plazo de 45 días a contar del
término del trimestre anterior. Una vez transcurridos 45 días, el FMS-LOA
enviará al Prestatario un recordatorio aprobado por el equipo del proyecto sobre el
atraso en la presentación de los PMR. La omisión del PMR dará lugar a que se
aplique la norma del Banco relativa a las Cuentas Especiales inactivas'3:
*   Cuando transcurren más de seis meses sin recibir la solicitud de retiro de
fondos en función de los PMR, el FMS-LOA/OD, después de consultar con
los miembros del equipo del proyecto, prepara una notificación oficial
dirigida al Prestatario en la que le comunica que el Banco exigirá el reintegro
del saldo pendiente en la Cuenta Especial a menos que el Prestatario presente
los PMR atrasados en un plazo de 90 días, en los que se justifiquen los gastos
admisibles financiados con cargo a la Cuenta Especial. La notificación será
aprobada por el jefe del equipo y por el abogado y estará firmada por el jefe
de división a cargo de la operación.
*   Si durante 12 meses se continúan incumpliendo los requisitos para los
desembolsos en función de los PMR, el Banco puede verse en la necesidad de
a) negarse a incluir Cuentas Especiales para desembolsos en función de los
1 3   Véase OP 12.20, párrafo 7 y BP 12.20, párrafo 20.



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PMR en los proyectos nuevos, b) exigir el cumplimiento como condición
para la presentación de nuevos proyectos al Directorio Ejecutivo; c)
suspender los desembolsos de los préstamos afectados por Cuentas Especiales
disfuncionales o por la no presentación de los PMR, o d) en casos extremos,
suspender los desembolsos de todas las operaciones en marcha en el país.



Manual de aplicación de la Iniciativa LACI                     Página 23
Sección 7 - Información a los prestatarios
7.01  Aviso de pago. Como ocurre actualmente, el aviso de pago será emitido después
de que el Banco efectúe el pago e incluirá la siguiente información:
* El número del préstamo
* El número de la solicitud (asignado por el Prestatario)
* La moneda, el monto y la fecha del pago
* Las categorías a las que será asignado
* El tipo de cambio y el monto equivalente en la moneda en que está
denominado el compromiso que será cargado a la cuenta del préstamo
* El monto no desembolsado del préstamo
Para los pagos superiores a US$1 millón o su equivalente, el Banco notificará al
prestatario por fax o télex, seguido de una copia del aviso de pago.
7.02  Resumen mensual de desembolsos. Tal como se hace en la actualidad, este
resumen se enviará mensualmente al Prestatario y al organismo de ejecución del
proyecto. En él se detallarán todas las transacciones relativas al proyecto
efectuadas durante el mes, además de los saldos al final del mes correspondientes
a cada categoría y al préstamo, y los montos reservados para cubrir los
compromisos especiales, si los hubiere.
7.03  Acceso a la información sobre los desembolsos a través de Internet. El
Sistema Integrado de Contraloría (Integrated Controller's System, o ICS) puede
encontrarse en el sitio del Banco en Internet. Ofrece a los funcionarios y a los
prestatarios del Banco información sobre la administración de los préstamos, la
contabilidad y los fondos fiduciarios en un formato fácil de usar. La información
sobre los desembolsos forma parte del módulo de sistemas de información del
sistema integrado y aparece bajo el título "Current Loan Information"
(Información actualizada sobre los préstamos).  La información sobre los
desembolsos incluye el listado de todos los préstamos otorgados a un país,
información básica sobre cada préstamo, categorías, contratos, Cuentas
Especiales, compromisos especiales y cancelaciones.  Además, el Sistema
Integrado de Contraloría muestra todas las solicitudes de retiro de fondos
correspondientes a un préstamo o país, etc.  La información es actualizada
diariamente. El personal del Banco (incluidos los funcionarios destacados en el
campo que forman parte de la red institucional) pueden acceder al Sistema



Página 24                               Manual de aplicación de la Iniciativa LACI
Integrado  seleccionando  Operations  «Lending    Information»Integrated
Controller's Systems en la página de acceso interna del Banco o ingresando la
dirección electrónica (http://ctr//). Previa solicitud, los prestatarios pueden tener
acceso restringido al sistema integrado (el acceso generalmente se limita a
préstamos específicos hechos al Prestatario que hace la solicitud).



ANEXOS



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MANUAL DE OPERACIONES DEL BANCO MUNDIAL                            OP 10.02
Agosto de 1997
POLÍTICAS OPERACIONALES
Estas políticas se han preparado para uso del personal del Banco Mundial y no constituyen
necesariamente un análisis exhaustivo de los temas en ellas abordados. Los funcionarios del
Banco pueden obtener ejemplares adicionales de este documento en la oficina MC-C3-129, y el
público puede obtenerlos a través del InfoShop.
Gestión financiera
Nota: El OP 10.02 y la BP 10.02 han sido revisados para incluír las normas de auditoría
para entidades no comerciales. Reemplazan la versión de julio de 1996. Los Anexos A, B y
C de la BP 10.02 no se han reemplazado. Estos documentos se complementan con las
Normas: Informes financieros y auditorías en proyectos financiados por el Banco Mundial
(Washington, D.C.: Banco Mundial, 1982) y con el Manual de Contabilidad, Informes
Financieros y Auditoría (FARAH, segun su sigla en Inglés, (Washington, D.C.: Banco
Mundial, 1995). Las consultas sobre estos documentos pueden dirigirse al asesor
financiero, en la Oficina del Director del Departamento de Préstamos.
Gestión financiera
1.   En proyectos financiados por el Banco11, el prestatario y las entidades encargadas de la
ejecución de los proyectos mantienen sistemas de gestión financiera adecuados (que incluyen
sistemas de contabilidad, presentación de informes financieros y auditoría) para asegurarse de
que puedan suministrar al Banco información exacta y oportuna sobre los recursos y los gastos
relacionados con los proyectos.
Contabilidad
2.   La información contable presentada al Banco por una entidad comercial, industrial o de
negocios, ya sea del sector público o privado, debe ajustarse a normas de contabilidad que el
Banco considere aceptables21. La información contable que suministren entidades de otro tipo
deberá presentarse en un formato debidamente diseñado y aceptable para el Banco. Al iniciarse
la ejecución de un proyecto, el prestatario y las entidades encargadas de la ejecución deberán
contar con sistemas de contabilidad y control interno que sean compatibles con las normas de
contabilidad o con los formatos convenidos, y que: a) permitan registrar y declarar en forma
confiable todos los activos y pasivos, así como todas las transacciones financieras del proyecto y,
según corresponda, de la entidad, incluidas las transacciones relativas al uso de los fondos



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proporcionados por el Banco, y b) provean la información financiera necesaria para la gestión y
el seguimiento de las actividades del proyecto.
Presentación de informes financieros
3.   Los acuerdos legales del proyecto normalmente exigen que el prestatario y las entidades
encargadas de la ejecución del proyecto presenten al Banco, dentro de los seis meses siguientes
al cierre de cada ejercicio (incluido el ejercicio correspondiente al último desembolso del
Banco)3/, estados financieros anuales del proyecto, auditados, que sean aceptables para el
Banco4/. Además, el Banco exige la presentación de estados financieros, también auditados, de
cualquier entidad del prestatario o entidad ejecutora del proyecto que genere ingresos si: a) su
viabilidad financiera es esencial para el éxito del proyecto, o b) uno de los objetivos del
proyecto es mejorar la capacidad institucional de dicha entidad. Además, el Banco puede exigir
la presentación de estados financieros provisionales, no auditados, empleados para la gestión y el
seguimiento del proyecto.
Auditoría
4.   El Banco requiere que el prestatario y las entidades encargadas de la ejecución del
proyecto sometan a auditoría los informes financieros correspondientes a cada año, preparados
de conformidad con normas de contabilidad aceptables para el Banco5/. La auditoría de los
estados financieros comprende a) una evaluación de los sistemas de contabilidad y control
interno para determinar si estos son adecuados para vigilar los gastos y otras transacciones
financieras y para asegurar la custodia de los activos financiados por el proyecto, b) una
determinación con respecto a si el prestatario y las entidades encargadas de la ejecución del
proyecto han mantenido o no debidamente documentadas todas las transacciones pertinentes, y
c) una verificación de que los gastos presentados al Banco pueden ser financiados con fondos del
proyecto, y la identificación de gastos no admisibles para su financiamiento por el Banco.
5.   El prestatario y la entidad encargada de la ejecución del proyecto se asegurarán de que se
nombre con suficiente anticipación a un auditor independiente aceptable para el Banco6/ para que
lleve a cabo sus responsabilidades, las que incluyen un examen de los sistemas de gestión
financiera al iniciarse la ejecución del proyecto y otros exámenes periódicos similares más
adelante.
Cuentas Especiales y estados de gastos
6.   Cuando el Banco conviene con el prestatario en utilizar una Cuenta Especial y/o estados de
gastos, exige al prestatario la inclusión de un resumen de las actividades de la Cuenta Especial o
un resumen de los desembolsos hechos por medio de estados de gastos, o ambos, en los estados
financieros anuales auditados del proyecto que debe presentar al Banco7/. La Cuenta Especial y
los estados de gastos se tratan por separado en el dictamen del auditor81.
7.   Para las operaciones con fines de ajuste que no se rigen por los procedimientos
simplificados de desembolso9', el Banco exige la presentación de un informe de auditoría



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aceptable de cualquier desembolso basado en un estado de gastos antes de efectuar el
desembolso de los tramos siguientes.
No presentación de estados financieros auditados aceptables
8.   Si a) los estados financieros auditados no se reciben dentro del plazo exigido, b) en el
dictamen del auditor se indica que se han detectado deficiencias en la contabilidad y los
controles internos (incluidos los gastos inadmisibles) o en la confiabilidad de los estados
financieros, o c) el Banco considera que el alcance o la calidad de la auditoría no es aceptable, el
Banco toma las siguientes medidas: hasta que no reciba estados financieros auditados aceptables
o hasta que no se convenga en un plan de medidas correctivas, el Banco normalmente no
prorroga la fecha de cierre del préstamo y posterga las negociaciones o la presentación ante el
Directorio Ejecutivo de nuevos préstamos en beneficio de la entidad que ha incurrido en el
incumplimientol'/. Cualquier excepción a esta norma debe ser autorizada por el Vicepresidente y
Contralor y por el Vicepresidente de la correspondiente Oficina Regional.
9.   Si dentro de los cuatro meses siguientes al plazo establecido por el Banco éste no recibe
estados financieros auditados aceptables, el Banco normalmente descontinúa el uso de estados de
gastos; si el Banco no recibe los estados financieros auditados aceptables de la Cuenta Especial,
normalmente procede a suspender la reposición de fondos en dicha cuenta' 1/. A los nueve meses
de vencido el plazo, el Banco puede suspender todos los desembolsos de ese préstamo. Si los
estados financieros auditados revelan graves deficiencias en los controles internos, incluida la
falta de pruebas suficientes de que los fondos se han destinado a financiar gastos admisibles, el
Banco puede suspender los desembolsos de ese préstamo hasta que se cerciore de que el
prestatario y las entidades encargadas de la ejecución del proyecto han adoptado medidas
12/
apropiadas para remediar la situación
Operaciones de intermediación financiera
10. En el caso de operaciones de intermediación financiera13 , el Banco exige que el
intermediario se cerciore de que los subprestatarios cuenten con sistemas adecuados de
contabilidad y control interno (y, de ser necesario, con sistemas de auditoría) que permitan
proporcionar la información financiera sobre la marcha de la ejecución exigida en los convenios
celebrados entre el intermediario y los subprestatarios.
Financiamiento de las auditorías
11.  En los cálculos de los costos del proyecto y en el financiamiento que proporciona el Banco
normalmente no se incluyen los costos de las auditorías anuales. Sin embargo, si dichos costos
son costos incrementales, pueden incluirse en los costos del proyecto y en el financiamiento del
Banco. En tal caso, se hace referencia aparte a esas auditorías tanto en la descripción del
proyecto como en la definición de los costos de operación incrementales que figura en el
programa de desembolsos.
1.   El térmíno "Banco" incluye a la AIF; "préstamos" se refiere a todos los fondos administrados por el
Banco, con inclusión de los créditos, los anticipos del Servicio de financiamiento para la preparación



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de proyectos, las donaciones del Fondo para el Desarrollo Institucional, y los fondos fiduciarios y de
otro tipo relacionados con proyectos. La expresión "acuerdos legales" incluye los convenios de
préstamo, convenios de crédito de fomento, convenios sobre proyectos y convenios de donaciones, y
la expresión "estados financieros auditados" incluye los estados financieros y el correspondiente
informe de los auditores.
2.    Las Normas Internacionales de Contabilidad, publicadas anualmente por Comité de Normas
Internacionales de Contabilidad y aplicadas ampliamente por los profesionales de la actividad
contable, son un ejemplo de normas aceptables para el Banco. (Al momento de emitirse el OP 10.02
y la BP 10.02, la última edición de dichas normas era la de 1995.)
3.    Si en un país determinado se acostumbra usar un período más largo, el departamento a cargo de las
operaciones en ese país deberá preparar un plan para reducir ese período a seis meses para fines del
ejercicio de 1998.
4.    En el caso de los préstamos para fines de ajuste, normalmente el Banco no exige una auditoría de la
cuenta de depósito del prestatario, pero se reserva el derecho a exigirla.
5.    Para las auditorías efectuadas a instituciones comerciales, industriales y de negocios, las Normas
Internacionales de Auditoría, publicadas anualmente por la Federación Internacional de Contadores
y aplicadas ampliamente por los profesionales de la actividad contable, son un ejemplo de normas de
auditoría aceptables para el Banco . (Al momento de emitirse el OP 10.02 y la BP 10.02, la última
edición de dichas normas era la de 1995.) En el caso de las entidades de otro tipo, cuyas auditorías
son efectuadas por entidades fiscalizadoras superiores, las Normas de Auditoría emitidas por la
Organización Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores (junio de 1992) son un
ejemplo de normas aceptables para el Banco.
6.    Véase el Capítulo V, párrafos 21 a 28 del Manual de Contabilidad, lnfonnes Financieros y
Auditoría, (FARAH) donde se dan orientaciones para la selección, aceptabilidad y nombramiento del
auditor.
7.    Si la gestión de la Cuenta Especial es totalmente aparte de la del proyecto, en el Convenio de
Préstamo se puede estipular la preparación de estados financieros y una auditoría por separado para
la Cuenta Especial.
8.    En el Anexo XXI del FARAH se presentan modelos de dictámenes de auditores correspondientes a
una Cuenta Especial y a un estado de gastos.
9.    Véase el documento del Directorio Ejecutivo titulado Simplifying Disbursements under Structural
and Sectoral Adjustment Loans and Credits, R95-225(Rev.), del 12 de diciembre de 1995.
10.   En este párrafo, el término "entidad" significa la entidad autónoma encargada de la ejecución del
proyecto o el organismo o departamento del país miembro que ha incurrido en una falta de
cumplimiento, no el país miembro en general.
11. Véase OP 12.20, Special Accounts.
12.   El tema de la suspensión de los desembolsos se trata en OP/BP 13.40.
13.   Con respecto a los intermediarios financieros, véase OP/BP 8.30, Financial Sector Operations (de
próxima aparición).



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MANUAL DE OPERACIONES DEL BANCO MUNDIAL                           BP 10.02
Agosto de 1997
NORMAS DE PROCEDIMIENTO DEL BANCO
Estas normas se han preparado para uso del personal del Banco Mundial y no constituyen
necesariamente un análisis exhaustivo de los temas en ellas abordados. Los funcionarios del
Banco pueden obtener ejemplares adicionales de este documento en la oficina MC-C3-129, y el
público puede obtenerlos a través del InfoShop.
Gestión financiera
Nota: El OP 10.02 y la BP 10.02 han sido revisados para incluir las normas de auditoría
para entidades no comerciales. Reemplazan la versión de julio de 1996. Los Anexos A, B y
C de la BP 10.02 no se han reemplazado. Estos documentos se complementan con las
Normas: Informes financieros y auditorías en proyectos financiados por el Banco Mundial
(Washington, D.C.: Banco Mundial, 1982) y con el Manual de contabilidad, informes
financierosy aditoría (FARAH), según su sigla en inglés (Washington, D.C.: Banco
Mundial , 1995). Las consultas sobre estos documentos pueden dirigirse al asesor
financiero, en la oficina del Director del Departamento de Préstamos.
Gestión financiera
Preparación y evaluación inicial
1.   Con respecto a cada país, si la correspondiente Oficina Regional del Banco/ lo estima
necesario, el personal de dicha oficina, en consulta con el asesor regional en contabilidad
financiera y auditoría, revisará periódicamente, entre otras cosas, las disposiciones
reglamentarias sobre responsabilidad financiera que se aplican en el país; la función del gobierno
en la determinación de las normas y prácticas contables, y las normas de la actividad contable en
2!
el país
2.   El personal de la Oficina Regional correspondiente informa al posible prestatario y a las
entidades que se encargarían de la ejecución del proyecto de los requisitos que exige el Banco
con respecto a los sistemas de gestión financiera, incluidos los sistemas de contabilidad,
presentación de informes y auditoría. Para cada proyecto, el personal de la Oficina Regional, en
consulta con el asesor regional en contabilidad financiera y auditoría (u otra persona calificada
que se designe), deberá cerciorarse de que los sistemas de gestión financiera sean adecuados3'.
En particular, dicho personal evalúa la adecuación de las prácticas y normas de contabilidad y
auditoría, así como de los controles internos y de otro tipo, para asegurar la adhesión a normas de
contabilidad y auditoría y a formatos para la presentación de informes que el Banco considere



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aceptables4/. Si corresponde, el personal de la Oficina Regional también determina si el
prestatario puede cumplir los requisitos del Banco con respecto al uso de Cuentas Especiales y
de estados de gastos5t. Si los sistemas de gestión financiera necesitan modificaciones, el personal
de la Oficina Regional se pone de acuerdo con el prestatario y con las entidades encargadas de la
ejecución del proyecto sobre las medidas correctivas y sobre un calendario para ponerlas en
práctica.
3.   Si el proyecto propuesto va a ser ejecutado por una entidad productiva, el personal de la
Oficina Regional examina los estados financieros auditados de la entidad correspondientes a los
últimos ejercicios (normalmente de los tres años anteriores, a menos que, debido a cambios
recientes en su política financiera o a nivel institucional, los datos hayan perdido relevancia o
que la empresa se haya constituido recientemente).
4.   El personal de la Oficina Regional examina la situación de los informes financieros y de
las auditorías de los proyectos financiados por el Banco que se encuentran en ejecución en los
que participen entidades y organismos que intervendrían en el proyecto propuesto, y analiza con
ellos cualquier incumplimiento de las disposiciones relativas a las auditorías que pudiera haberse
producido.
5.   El personal de la Oficina Regional se cerciora de que en el plan de ejecución del proyecto
preparado por el prestatario se describen debidamente, a) los sistemas de gestión financiera del
prestatario y de las entidades encargadas de la ejecución del proyecto, en particular sus políticas,
normas y controles internos en materia de contabilidad y auditorías; b) la función de estos
sistemas de gestión financiera en la administración y ejecución del proyecto; c) su función en el
desarrollo a largo plazo de las entidades encargadas de la ejecución del proyecto, y d) los
mecanismos de contabilidad que se requieren para la administración del proyecto, la forma y el
contenido de los informes financieros del proyecto, así como los métodos de auditoría que se van
a utilizar durante su ejecución.
6/
6.   En el documento de evaluación inicial del proyecto , el personal de la Oficina Regional:
a) deja constancia de la evaluación que ha hecho para determinar si los sistemas de gestión
financiera y el desempeño financiero de cualquier entidad productiva son adecuados, describe las
medidas propuestas para mejorar las capacidades y fija un calendario para ponerlas en práctica.
b) describe la situación del prestatario y de las entidades encargadas de la ejecución del proyecto
en lo que respecta al cumplimiento de las disposiciones en materia de auditoría en proyectos
financiados por el Banco que estén en ejecución, y explica las medidas que se están adoptando
en relación con los incumplimientos, y
c) deja constancia de los acuerdos establecidos con el prestatario sobre las normas y la forma de
los estados financieros auditados y el plazo para su presentación.



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Negociaciones y documentos legales
7.   El Convenio de Préstamo incluye lo siguiente:
a) disposiciones sobre la presentación de informes financieros y auditorías que cubran, entre
otras cosas, el plazo para la presentación de los estados financieros auditados durante el período
de seguimiento7/ y, cuando corresponda, los acuerdos establecidos para mejorar la capacidad
para realizar la contabilidad y las auditorías;
b) si corresponde, disposiciones especiales sobre presentación de informes financieros, incluidos
los informes sobre las Cuentas Especiales y los estados de gastos, y la disposición por la que se
estipule que el Banco suspenderá la reposición de recursos en la Cuenta Especial en el caso de
que haya vencido el plazo para presentar estados financieros auditados aceptables de la Cuenta
Especial (véase OP 12.20, párrafo 7).
8.   Durante las negociaciones, el personal del Banco confirma con los representantes del
prestatario y de las entidades encargadas de la ejecución del proyecto las condiciones sobre la
forma y el contenido de la contabilidad financiera y de los informes que se han de presentar,
previamente acordadas con el prestatario y con las entidades encargadas de la ejecución del
proyecto.
Supervisión y terminación del proyecto
9.   Una vez que el prestatario y las entidades encargadas de la ejecución del proyecto hayan
seleccionado a un auditor (para cuando se inicien las actividades del proyecto y, en lo sucesivo,
cada vez que se produzca un cambio de auditor), el personal de la Oficina Regional evalúa la
independencia del auditor así como sus calificaciones, experiencia y términos de referencia9 , e
informa al prestatario y a las entidades encargadas de la ejecución del proyecto si el auditor
reúne las condiciones para ser aceptado. Si se requiere que el auditor se ocupe de asuntos que
estén fuera del ámbito habitual de una auditoría, el personal de la Oficina Regional deberá
asegurarse de que en los términos de referencia se incluyan esos asuntos especiales.
l0.  El personal de la Oficina Regional controla y acusa recibo de los estados financieros
provisionales no auditados y de los estados financieros anuales auditadosi°/ para verificar que se
hayan cumplido los plazos acordados durante las negociaciones y establecidos en el Convenio de
Préstamo, y examina esos documentos. Si la calidad de la auditoría o de los estados financieros
auditados no es aceptable, el personal de la Oficina Regional informa al respecto al prestatario y
a las entidades encargadas de la ejecución del proyecto, les expone las razones de su
determinacíón y les pide que presenten estados financieros auditados aceptables.
11.  Si los informes financieros auditados revelan que el proyecto adolece de problemas de
contabilidad financiera, el personal de la Oficina Regional, el abogado y el oficial de
desembolsos realizan consultas entre sí y determinan las medidas necesarias para corregir la
situación (por ejemplo, asistencia técnica o una auditoría especial; véase también el OP 10.02
párrafo 8). Si el informe de auditoría revela que el Banco ha desembolsado fondos para gastos



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inadmisibles, el jefe de división responsable informa al prestatario, mediante notificación
aprobada por el oficial de desembolsos y por el abogado, con copia a las entidades encargadas de
la ejecución del proyecto, acerca de la obligación del prestatario de dar pruebas adecuadas de la
admisibilidad de los gastos en cuestión, presentar la documentación de los gastos admisibles o
reembolsar las cantidades desembolsadas"'
12. El personal de la Oficina Regional proporciona información sobre la situación de los
estados financieros auditados al Sistema de cumplimiento de los informes de auditoría (ARCS,
según su sigla en inglés)'21, con indicación de la fecha en que fueron recibidos y del plazo que se
había acordado para su presentación, la categoría del auditor (gubernamental o privado), el tipo
del dictamen del auditor (por ejemplo, con reservas o sin reservas) y la aceptabilidad de los
estados financieros auditados.
Retrasos
13.  Si los informes financieros auditados no se reciben dentro del plazo acordado, el personal
de la Oficina Regional prepara una notificación que se habrá de enviar al prestatario y a las
entidades encargadas de la ejecución del proyecto dentro de 30 días. En la notificación se da al
prestatario y a las entidades encargadas de la ejecución del proyecto hasta 90 días (es decir, hasta
cuatro meses a partir de la fecha de vencimiento del plazo) para presentar estados financieros
auditados aceptables, y se les advierte que después de vencido ese plazo, el Banco dejará de usar
el sistema de desembolsos contra presentación de estados de gastos o suspenderá la reposición de
recursos en la Cuenta Especial, o ambas cosas (según corresponda; véase OP 10.02, párrafo 8).
Esta notificación estará firmada por el jefe de división responsable, previa aprobación del oficial
de desembolsos y el abogado, con copia al director del país*.
14. Si los informes exigidos no se presentan dentro del plazo de 90 días, el jefe de división
responsable, mediante notificación aprobada por el oficial de desembolsos y el abogado, con
copia al director del país, comunica a) la decisión de no permitir nuevos desembolsos contra
presentación de estados de gastos debido al incumplimiento continuado de las disposiciones
relativas a las auditorías, b) que el Banco se reserva el derecho de rechazar las solicitudes de
retiro de fondos para las categorías de gastos que caen dentro de los límites definidos en los
estados de gastos, aunque estén respaldados por toda la documentación requerida'31, y/o c) que el
Banco suspenderá la reposición de fondos de la Cuenta Especial. Una vez que se hayan recibido
satisfactoriamente los informes financieros auditados, se podrán reanudar los desembolsos contra
presentación de estados de gastos (incluidos los desembolsos para gastos admisibles efectuados
mientras se haya suspendido el uso de estados de gastos), así como la reposición de fondos de la
Cuenta Especial, mediante notificación del jefe de división responsable al prestatario, autorizada
por el oficial de desembolsos y el abogado, con copia al director del país.
15.  En el caso de atrasos de nueve meses después de vencido el plazo para presentar los
estados financieros auditados, el personal de la Oficina Regional informa a su Vicepresidente,
14/
quien decide si se suspenden los demás desembolsos correspondientes al préstamo
La expresíón "director del país" se refiere al funcionario del Banco Mundial a cargo de las operaciones del Banco
para el país prestatario.



Anexo 1
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Supervisión e informes de terminación
16.   En los informes de supervisión se deja constancia de la aceptabilidad de los métodos de
contabilidad, presentación de informes financieros y auditoría del prestatario y las entidades
encargadas de la ejecución del proyecto; la aceptabilidad de los estados financieros auditados
recibidos; la situación de los informes financieros auditados pendientes; los aspectos
insatisfactorios que requieren un seguimiento, y las medidas correctivas que se están aplicando o
que se deben aplicar. En el informe final de ejecución se evalúa el cumplimiento de las
disposiciones en materia de auditorías por parte del prestatario y las entidades encargadas de la
15/
ejecución del proyecto'
1.    El término "Banco" incluye la AIF; "préstamos" se refiere a todos los fondos administrados por el
Banco, con inclusión de los créditos, los anticipos del Servicio de financiamiento para la preparación
de proyectos, las donaciones del Fondo para el Desarrollo Institucional, y los fondos fiduciarios y de
otro tipo relacionados con proyectos. La expresión "acuerdos legales" incluye los convenios de
préstamo, convenios de crédito de fomento, convenios sobre proyectos y convenios de donaciones;
la expresión "estados financieros auditados" incluye los estados financieros y el correspondiente
informe de los auditores, y "jefe de división" significa cualquier oficial con un cargo equivalente al
del jefe de división y que, de conformidad con el Administrative Manual Statement 1.30, Authority
to Sign Written Instruments, esté autorizado a emitir consentimientos, aprobaciones, notificaciones,
exigencias y otros instrumentos necesarios o autorizados en virtud de los convenios legales sobre
proyectos del Banco.
2.    Si el Banco ha preparado una evaluación de la capacidad de gestión financiera del país, el personal
puede basarse en ella; véase el Manual de Contabilidad, Informes Financieros y Auditoría
(FARAH), capítulo VI.
3.    En el Anexo A se puede encontrar más información sobre el examen de los sistemas de gestión
financiera.
4.    Las Normas Internacionales de Auditoría, publicadas anualmente por el Comité de Normas
Internacionales de Contabilidad y aplicadas ampliamente por los profesionales de la actividad
contable, son un ejemplo de normas aceptables para el Banco. (Al momento de emitirse el OP 10.02
y la BP 10.02, la última edición de dichas normas era la de 1995.) Para las auditorías efectuadas a
instituciones comerciales, industriales y de negocios, las Normas Internacionales de Auditoría,
publicadas anualmente por la Federación Internacional de Contadores y aplicadas ampliamente por
los profesionales de la actividad contable, son un ejemplo de normas de auditoría aceptables para el
Banco. (Al momento de emitirse el OP 10.02 y la BP 10.02, la última edición de dichas normas era
la de 1995.) En el caso de las entidades de otro tipo, cuyas auditorías son efectuadas por entidades
fiscalizadoras superiores, las Normas de Auditoría emitidas por la Organización Internacional de las
Entidades Fiscalizadoras Superiores (junio de 1992) son un ejemplo de normas aceptables para el
Banco.
5.    Véase OP/BP/GP 12.20, Special Accounts, y OP/BP/GP 12.30, Statements of Expenditure.
6.    En la medida que sea necesario, estos temas se tratan en el informe del Presidente sobre una
determinada operación para fines de ajuste.
7.    El "período de seguimiento" normalmente abarca los ejercicios durante los cuales el Banco efectúa
desembolsos para el proyecto, incluido el ejercicio del último desembolso.



Anexol
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8.    Véase el Capítulo V, párrafos 21 a 28, del Manual FARAH, donde se dan orientaciones para la
selección, aceptabilidad y nombramiento del auditor.
9.    Los términos de referencia no deben limitar de manera alguna el alcance del examen o el acceso a
los registros de las entidades encargadas de la ejecución del proyecto. En el FARAH aparecen los
aspectos que normalmente se incluyen en los términos de referencia del auditor (véase el Capítulo V,
párrafos 39-41, y los Anexos XVIII y XIX).
10.   El auditor entrega un informe a corto plazo, en el que emite su dictamen sobre los estados
financieros básicos (con inclusión de notas explicatorias), o un informe a largo plazo, que incluye
material adicional. El auditor debería presentar, además, una carta a los directivos, en la que formule
recomendaciones, según sea necesario, sobre mejoras de los sistemas y controles internos, la
utilización de recursos u otros asuntos que merezcan la atención especial de la administración. Para
obtener más información, véase el FARAH.
11.   En el Anexo B se presentan modelos de télex.
12.   Véase el Anexo C en Audit Reports Compliance System (ARCS). En los informes del ARCS se
advierte al personal del Banco sobre el plazo para la presentación de los estados financieros
auditados y se indican los prestatarios y entidades encargadas de la ejecución de proyectos que no
han presentado dichos informes dentro del plazo.
13.   El párrafo 15 b) (sic) sólo se aplica a los préstamos negociados después del 1 de septiembre de 1993.
Para esos préstamos, puesto que los estados de gastos se exigen en el Convenio de Préstamo, el
Banco puede suspender los desembolsos contra presentación de estados de gastos sin seguir los
procedimientos sobre suspensión descritos en BP 13.40, Suspension of Disbursements. Con respecto
a los préstamos negociados antes de esa fecha, la notificación especifica la medida (si corresponde)
en que se aceptará la documentación completa.
14.   La suspensión se lleva a cabo de conformidad con OP/BP 13.40, Suspension of Disbursements.
15.   Véase OP/BP 13.55, Implementation Completion Reporting.



Anexo 2
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Examen del sistema de gestión financiera
A continuación se señalan los aspectos esenciales que comprende el examen y la evaluación del
sistema de gestión financiera .
1.   Conocimiento del proyecto
1.1   Determinar los objetivos del proyecto a partir del informe de evaluación inicial preparado
por el personal o el documento de evaluación inicial del proyecto.
1.2  Identificar los componentes y subcomponentes que se han de financiar, relacionándolos
con los cuadros sobre costos del proyecto (por ejemplo, formación de docentes).
1.3  Identificar las categorías de gastos asociados a cada componente o subcomponente (por
ej., equipo para formación de docentes, becas, etc.)
1.4  Identificar los casos en que los costos de los componentes se deben determinar para
lugares específicos (por ej., las provincias).
1.5   Determinar los organismos de ejecución y las relaciones entre el organismo principal y los
organismos participantes.
1.6  Identificar las fuentes de financiamiento del proyecto, incluso la forma en que se
encauzarán los fondos y el calendario (es decir, si los fondos se entregarán directamente al
proyecto o a través de un ministerio público; financiamiento directo o reembolsos)
1.7  Identificar los mecanismos de participación en los costos, con indicación de los
porcentajes por categoría de gastos.
1.8   Determinar los métodos para llevar a cabo las adquisiciones, con indicación de la
procedencia de los bienes y servicios.
1.9   Determinar las leyes, normas y reglamentos que podrían incidir en algún aspecto del
proyecto.
2.    Información necesaria
2.1   Identificar la información financiera que se requiere para seguir la ejecución del proyecto,
con el nivel de detalle necesario (debe mantenerse el equilibrio entre los costos y los
beneficios).
2.2   Identificar y, cuando sea posible, establecer la correspondencia entre la información sobre
los aspectos fisicos y la información financiera necesaria.
2.3   Determinar la información que se necesita por unidad (costo por cada mil docentes que
reciben formación).
2.4   Determinar la periodicidad de la información necesaria (cierta información se puede
requerir diariamente, y otra basta recibirla mensualmente) y el momento en que debe
recibirse.
2.5   Determinar el grado de detalle de la información que se necesita para hacer el seguimiento
del proyecto (que puede ser menor que el que se requiere para administrar la ejecución).
¡     Al llevar a cabo el examen, el especialista en gestión financiera debería tener en cuenta otras normas que
pudiera haber emitido la Oficina Regional o la Junta de Gestión Financiera.



Anexo 2
Pág. 2 de 3
El sistema de gestión financiera
3.    Controles internos
3.1   Determinar los riesgos del país: el entorno global para los controles internos, como apoyo
a una cultura de responsabilidad en las altas esferas de gobierno; estructura de sueldos del
sector público en comparación con la del sector privado; grado de independencia desde el
punto de vista político, y situación de la actividad contable en el país.
3.2   Determinar los riesgos de la entidad desde el punto de vista de la estructura orgánica:
empleados honrados y competentes, en cuyo desempeño suele influir el nivel de
remuneración, educación y experiencia; clara delegación y segregación de funciones
(distinción que puede anularse por decisiones de los ejecutivos o por prácticas colusorias,
o ambas); normas y procedimientos claros establecidos por escrito; delimitación de
responsabilidades, con indicación de los niveles de autoridad; control bien definido de los
activos, el efectivo y las cuentas bancarias; fácil acceso a la documentación
correspondiente, y presentación oportuna de informes financieros exactos.
4.    Contabilidad de los proyectos
4.1   Revisar el plan de cuentas, es decir, el instrumento básico que permite asegurar que se
dispone de la información necesaria para una clasificación congruente de las cuentas.
4.2   Revisar los registros contables para cerciorarse de que se mantengan al día, y que todas las
cuentas se cuadren automáticamente y concilien en todo momento (cuentas bancarias con
estados de cuenta).
4.3   Asegurar los mecanismos para mantener registros contables exactos y confiables.
4.4   Asegurar los mecanismos para registrar los compromisos contractuales, gastos y otra
información necesaria para hacer el seguimiento del procedimiento de adquisiciones.
5.    Dotación de personal
5.1   Se debería contar con personal suficiente y por lo menos un directivo con una adecuada
preparación y experiencia contable que le permita tomar decisiones acertadas sobre la
manera de llevar los libros de cuentas y sobre la generación de la información financiera.
5.2  Examinar la tasa de retención y de rotación del personal; el procedimiento de contratación
con respecto a las calificaciones adecuadas, y las oportunidades de capacitación. Examinar
también el procedimiento de evaluación del desempeño para determinar si es adecuado.
6.   Indicadores para la administración del proyecto
6.1   Revisar los métodos de registro de los impactos, resultados, productos e insumos que se
requieren para evaluar el avance del proyecto hacia la consecución de sus objetivos.
6.2   Comprobar que los indicadores que se obtengan a partir de la información precedente sean
cuantificables y estén directamente relacionados con los componentes del proyecto
(categorías de costos, véase el párrafo 2 de este Anexo).
6.3   Asegurar la disponibilidad y fiabilidad de la información para los indicadores.



Anexo 2
Pág. 3 de 3
7.    Organización de las auditorías
7.1  Asegurar que se seleccione y se nombre al auditor desde el momento de la evaluación
inicial del proyecto, y que éste sea nombrado nuevamente mucho antes del inicio de cada
ejercicio. Asegurar también que la auditoría se ternine a tiempo.
7.2   Asegurar que el auditor sea ajeno a la entidad y al proyecto sometido a la auditoría.
7.3   Asegurar que el auditor sea competente y tenga experiencia con respecto al proyecto.
7.4   Asegurar que el auditor reúna las calíficaciones necesarias, sea competente y aplique
normas de auditoría aceptables.
7.5   Asegurar que los términos de referencia sean adecuados, prestando especial atención a los
aspectos que causan preocupación y que en una auditoría normal no serían objeto de un
interés especial (cumplimiento de las disposiciones financieras y normas sobre
adquisiciones establecidas por el Banco). Asegurar también que el auditor reciba la
información necesaria sobre el proyecto (informe de evaluación inicial preparado por el
personal, documento de evaluación inicial del proyecto, Convenios de Préstamo, etc.)
8.    Presentación de informes sobre la gestión financiera
8.1   Discutir y convenir en la forma, los tipos, la frecuencia (normalmente cada tres meses) y
la distribución de los infornes relativos al proyecto.
8.2  Asegurar que el informe sobre la administración del proyecto (PMR) se apegue en la
mayor medida posible al modelo que se adjunta, incluida la declaración sobre la
procedencia y la utilización de los fondos, la conciliación de la Cuenta Especial, la
información sobre el Contrato y otra información sobre las adquisiciones, información
sobre el progreso del proyecto (indicadores de insumos, productos, etc., con explicación
de las variaciones), y proyecciones para los próximos seis meses.






1                               Anexo 3
THE WORLD BANK/IFC/M.I.G.A.
OFFICE MEMORANDUM
Fecha:  1 1 de agosto de 1998
De:  Alfonso Sánchez, Directivo Superior, OCSPR
Extensión:  30001/30002
Asunto:  Evaluación de la capacidad de los organismos para llevar a cabo las adquisiciones
correspondientes a los proyectos; establecimiento de los valores de umbral para el
examen previo, y plan de supervisión de las adquisiciones
1.   Se adjunta un instructivo provisional en el que se explica la forma de evaluar la
capacidad de una entidad ejecutora para llevar a cabo las adquisiciones correspondientes a
los proyectos. En él se explica también cómo establecer los valores de umbral para el examen
previo de las operaciones de inversión, y la manera de formular el plan de supervisión de las
adquisiciones. El nuevo procedimiento, que rige para todos los proyectos cuya evaluación
inicial esté programada a partir del 1 de noviembre de 1998, establece una relación directa
entre la capacidad de la institución y los riesgos del sistema, y el nivel de profundidad y la
naturaleza de la supervisión de las adquisiciones por parte del Banco. Este instructivo
reemplaza las instrucciones para las operaciones de inversión contenidas en la OD 11.04 de
enero de 1992, y será incorporados en la nueva OD 1 1.00, actualmente en preparación.
2.   La nueva metodología de evaluación incluye la preparación de un plan de acción
dirigido a eliminar las deficiencias en la capacidad de las entidades ejecutoras para
administrar las adquisiciones en forma eficiente y transparente. Lo que se persigue es poner
en práctica las mejoras que se recomienden en el plan de acción como parte del proyecto
propuesto. Creemos que a la larga este método permitiría mejorar considerablemente la
capacidad de nuestros clientes, objetivo que muchos de nuestros países miembros desearían
lograr.
3.   El especialista en adquisiciones o el personal de adquisiciones acreditado para el
proyecto es el principal responsable de realizar la evaluación y debe firmar el resumen de las
observaciones y las medidas propuestas (Apéndice 2) que se debe entregar al asesor regional
en adquisiciones como parte del paquete del proyecto que se presente para su aprobación.
4.   Haremos un seguimiento de la aplicación del presente instructivo y le introduciremos
las modificaciones necesarias a medida que vayamos adquiriendo más experiencia en este
campo.
5.   Las preguntas sobre este instructivo deberán dirigirse al Directivo Superior, Grupo de
Políticas y Servicios de Adquisiciones, Red de Servicios Operacionales Básicos (OCSPR).
Adjunto: Instructivo



Anexo 3                                    2
Instructivo para
La evaluación de la capacidad de los organismos
para llevar a cabo las adquisiciones correspondientes a los proyectos,
El establecimiento de los valores de umbral para el examen previo, y
El Plan de supervisión de las adquisiciones
Introducción
1.   La eficacia con que se realizan las adquisiciones en el marco de los proyectos
financiados por el Banco es un aspecto fundamental para su buena ejecución, para alcanzar
los objetivos previstos y para asegurar su sostenibilidad. Del mismo modo, como parte de su
función como institución de desarrollo, al Banco le interesa fortalecer la capacidad de los
prestatarios para administrar las adquisiciones y contrataciones en forma eficaz y
transparente, pues ello forma parte de una buena gestión y una buena administración de los
proyectos. En este contexto, como parte integral de las etapas de preparación y evaluación
inicial, los equipos encargados de los proyectos deben evaluar la capacidad del organismo o
la unidad responsable de su ejecución para administrar las adquisiciones . Los objetivos de
dicha evaluación son los siguientes:
a)    evaluar la capacidad del organismo de ejecución y la adecuación de los sistemas
de adquisiciones y sistemas conexos existentes, para administrar las
adquisiciones en general, y las adquisiciones financiadas por el Banco, en
particular;
b)    evaluar los riesgos (institucionales, políticos, estructurales, de procedimiento,
etc.) que pueden tener un efecto negativo en la capacidad del organismo para
llevar a cabo el proceso de adquisiciones;
c)    elaborar un plan de acción que se ponga en práctica como parte del proyecto, en
la medida que sea necesario, para encarar las deficiencias observadas durante el
análisis de la capacidad y para minimizar los riesgos identificados en el análisis
correspondiente, y
d)    proponer un plan de supervisión de las adquisiciones financiadas por el Banco
que sea adecuado y compatible con las ventajas, deficiencias y riesgos relativos
que revele la evaluación.
El tema de la evaluación de la capacidad de un país para efectuar contrataciones públicas se trata en el
diagnóstico de los procedimientos de adquisiciones del país (DPAP), en un instructivo por separado de fecha 1
de junio de 1998.
2 El término "adquisiciones" incluye bienes, obras, servicios y servicios de consultoría, según corresponda. Por
lo tanto, la evaluación debería incluir un examen de la administración de los procesos de selección y
contratación de consultores.



3                              Anexo 3
Preparación de la evaluación de la capacidad
2.   La evaluación debería realizarse en la etapa de preparación del proyecto. El objetivo es
que la evaluación y el plan de acción convenido estén terminados para cuando corresponda
hacer la evaluación inicial del proyecto. En la evaluación y la preparación del plan de acción
deberían participar plenamente el prestatario y el organismo de ejecución, a fin de asegurar
su identificación con las medidas propuestas. Éstas deberían incorporarse como componentes
del proyecto y, en la medida que sea necesario, financiarse con fondos del préstamo o
crédito. En el análisis se pueden detectar deficiencias fundamentales que deben abordarse
antes de poner en marcha el proyecto (por ejemplo, la creación de una unidad encargada de
las adquisiciones o la preparación de documentos de licitación o contratación esenciales). En
el caso de que el organismo de ejecución no pueda financiar esas actividades, los integrantes
del equipo del proyecto deberían analizar otras fuentes de financiamiento (por ejemplo, un
servicio de financiamiento para la preparación de proyectos, financiamiento retroactivo de
esas actividades, etc.) y llegar a un acuerdo al respecto con el prestatario. En el caso de
proyectos en que intervengan varios organismos de ejecución, el equipo responsable debería
evaluar la capacidad de la entidad principal o coordinadora del proyecto, y de todas las que
tengan una función importante en la administración de las adquisiciones para el proyecto. Sin
embargo, si todas ellas cumplen una función similar, se deberá evaluar la capacidad de una
muestra representativa de dichas entidades. Esta evaluación, al igual que cuando se trata de
un solo organismo de ejecución, servirá de base para formular los planes de fortalecimiento
de la capacidad y de supervisión de las adquisiciones.
3.   El especialista en adquisiciones (o el personal autorizado para realizarlas) asignado al
proyecto es el principal responsable de efectuar y coordinar la evaluación. Para los aspectos
de la evaluación relacionados con los controles (financieros y administrativos) existentes se
debería contar con la ayuda del especialista en desembolsos o el especialista en gestión
financiera asignado al proyecto. Esto es necesario debido al carácter especializado de la
evaluación de los controles financieros y porque la evaluación también es indispensable en
relación con los desembolsos. En la medida que sea necesario, la dirección de operaciones
del Departamento Jurídico (LEGOP) debería participar en lo relacionado con cualquier
asunto sobre los aspectos jurídicos de las adquisiciones.
Alcance del examen de la capacidad
4.   El examen incluye una evaluación de la capacidad del organismo para llevar a cabo las
distintas etapas del ciclo de adquisiciones. En la evaluación se deberían estudiar los aspectos
organizacionales, la preparación del personal, la calidad y adecuación de los sistemas de
apoyo y control, y la adecuación de las leyes, normas y reglamentos aplicables al organismo.
En el Apéndice 1 se presenta una lista de preguntas que pueden ser útiles para preparar la
evaluación. La lista sirve de guía y debería emplearse con flexibilidad. Por ejemplo, en el
caso de prestatarios u organismos de ejecución nuevos podría ser necesario revisar todos los
puntos incluidos en este instructivo. Pero si el Banco conoce bien al prestatario que se va a
evaluar, es muy probable que ya disponga de gran parte de la información que aparece en ese



Anexo 3                                4
apéndice y sólo habrá que actualizar o realizar las partes fundamentales de la evaluación.
Esta decisión se deberá tomar en consulta con el asesor regional en adquisiciones en la
medida que sea necesario. Del mismo modo, si existe un diagnóstico actualizado de los
procedimientos de adquisiciones del país (DPAP), no será necesario utilizar todas las
preguntas del cuestionario. Normalmente la evaluación incluye una revisión de los siguientes
aspectos:
a)    Aspectos jurídicos. Esta parte del examen debería consistir en: a) una
verificación breve para asegurarse de que las leyes y reglamentos aplicables en
materia de contratación pública permitirán a la institución llevar a cabo un
procedimiento de adquisiciones aceptable, y b) una evaluación de la calidad de
las prácticas internas del organismo o los organismos de ejecución en materia de
adquisiciones y de su conformidad con las prácticas aceptables para el Banco.
Se debería consultar el DPAP más reciente para obtener la información
pertinente sobre las reglas y el contexto nacional general que pueden ser
pertinentes al proyecto. Se deberán examinar aspectos específicos, tales como:
i) la situación jurídica del organismo (departamento del gobierno, entidad
gubernamental autónoma, empresa comercial, etc. - régimen de propiedad)
ii) leyes y reglamentación aplicables al organismo
iii) aceptabilidad de las normas y procedimientos para la licitación pública
nacional (LPN)3 y otros métodos de contratación pública
iv) procedimientos internos, reglamentaciones o manuales sobre adquisiciones
existentes, para establecer su claridad, coherencia y previsibilidad
b)    Gestión del ciclo de las adquisiciones. Este aspecto comprende un examen de la
calidad general y la puntualidad con que el organismo o institución aborda cada
etapa del ciclo de las adquisiciones. Los elementos clave son los siguientes:
i)  Planificación de las adquisiciones
ii) Preparación de los documentos de licitación
iii) Gestión del proceso de licitación, desde el anuncio hasta la apertura de las
ofertas
iv) Evaluación de las ofertas
v)  Adjudicación del contrato
vi) Preparación y firma del contrato
3Véase el Apéndice 2 sobre la aceptabilidad de las prácticas relativas a la LPN.



5                               Anexo 3
vii) Administración del contrato durante la ejecución del proyecto, con
inclusión de los métodos de solución de controversias.
viii) Gestión general del ciclo de las adquisiciones (duración, participantes,
exámenes, etc.)
c)   Organización yfunciones. Este es un examen de la estructura de la unidad
encargada de las adquisiciones, la asignación de responsabilidades, los niveles
jerárquicos para la rendición de cuentas, las autoridades responsables de tomar
decisiones y la capacidad para llevar a cabo el plan de adquisiciones propuesto
para el proyecto, además de sus otras funciones de rutina, si las tuviese. Los
aspectos específicos que se deben examinar son:
i)   La organización de la unidad de adquisiciones y la asignación de funciones
ii) Los manuales de procedimiento e instructivos internos y los antecedentes
sobre su cumplimiento
d)   Sistemas de apoyo y control. Este aspecto se refiere a los servicios y
mecanismos de control que ponen frenos y contrapesos en el sistema. La
independencia y credibilidad de las auditorías de las adquisiciones y la calidad de
los controles internos son esenciales para la confiabilidad del sistema. Se deben
considerar los siguientes aspectos específicos:
i)   Auditorías
ii)  Mecanismos de asesoría jurídica
iii) Controles internos tanto técnicos como administrativos
iv) Código de comportamiento y ética profesionales
v)   Iniciativas especiales contra la corrupción
e)   Mantenimiento de registros. En forma especial, el equipo responsable de la
evaluación debería tomar nota de la disponibilidad e integridad de los registros
sobre adquisiciones. Además de los datos generales sobre cantidades, tipos,
valores y fechas de los contratos adjudicados y de los nombres de los
adjudicatarios, las entidades contratantes deberían llevar, para todos los
contratos, un registro que incluyera, entre otras cosas, lo siguiente:
i)   anuncios públicos de las oportunidades de licitación
uí) documentos de licitación y sus agregados



Anexo 3                                      6
iii)  información sobre la apertura de las ofertas
iv)   informes de evaluación de las ofertas
v)    apelaciones formales presentadas por los licitantes y sus resultados
vi)   documentos contractuales firmados, agregados y modificaciones
vii)  registros sobre reclamaciones y solución de controversias
viii) registros del tiempo que ha llevado completar las etapas fundamentales del
proceso
ix)   información completa sobre los desembolsos (según lo exija el sistema de
gestión financiera aplicado en el país)
En las conclusiones de la evaluación se deberá informar sobre la inexistencia o
las deficiencias importantes de dichos registros, y en el programa de acción
recomendado se deberá abordar ese tema4. El equipo a cargo de la evaluación
también debería determinar la medida en que se emplean sistemas eficaces para
el seguimiento de las adquisiciones y, si existen suficientes datos, debería señalar
las etapas del proceso en que parece haber deficiencias, y recomendar medidas
para eliminarlas.
f)    Dotación de personal. La calidad y suficiencia del personal de la unidad
responsable son esenciales para una buena administración de las adquisiciones.
En la evaluación se debería determinar, en general, si se dispone de suficiente
personal calificado para realizar las tareas normales que le sean asignadas en
materia de adquisiciones. Se debería determinar si el personal tiene los
conocimientos necesarios sobre las disciplinas y la capacidad que se requiere
para llevar a cabo el plan de adquisiciones propuesto para el proyecto. De lo
contrario, en la evaluación se debería definir la asistencia indispensable, ya sea
mediante capacitación de personal adicional, o el uso de consultores o agentes de
adquisiciones, e incluir una estimación del alcance, la duración y el costo de esos
servicios y recursos adicionales.
Los registros fundamentales (sobre el procedimiento de adquisiciones) que se deberán mantener en debida
forma durante un período de hasta dos años después del cierre del préstamo son: copias de todos los anuncios
públicos, documentos de precalificación (si ha habido precalificación), informe de evaluación de la
precalificación, en el que se deje constancia de cualquier decisión de no preseleccionar determinados licitantes
potenciales, documentos de licitación y sus posibles addenda, un registro de las reuniones previas a la
licitación que se hayan realizado, las actas de la apertura de las ofertas, el informe final de evaluación de las
ofertas (incluida una explicación detallada de las razones para aceptar o rechazar cada oferta), copias de las
ofertas, apelaciones contra los procedimientos o recomendaciones de adjudicación, una copia firmada del
contrato final y de toda garantía de cumplimiento o garantía por anticipo que se haya presentado.



7                               Anexo 3
g)   Contexto general para las adquisiciones. También es necesario examinar el
desempeño efectivo de la unidad encargada de las adquisiciones en lo que
respecta a la toma de decisiones en forma oportuna, la frecuencia con que se
objetan o revocan las decisiones sobre adjudicación de contratos, el
mantenimiento de registros adecuados y otros indicadores similares. Además, se
debe tratar de determinar las causas subyacentes de las deficiencias que se
pudieran detectar en los distintos ámbitos. Las deficiencias en las adquisiciones
suelen deberse a factores básicos inherentes a la sociedad o a la entidad que las
lleva a cabo. Entre estos aspectos cabe mencionar los siguientes:
i)   el grado en que en las altas esferas de gobierno se promueve una cultura de
la responsabilidad
ui)  la reputación de los responsables de las adquisiciones
iii) la estructura de sueldos del personal encargado de las adquisiciones frente a
sueldos comparables en el sector privado
iv)  la medida en que la unidad encargada de las adquisiciones y la institución
están libres de las injerencias políticas y de otro tipo
v)   la existencia de personal competente en el campo de las adquisiciones
vi) la existencia de normas, procedimientos y delegación de facultades y
responsabilidades en forma clara y por escrito
vii) la solidez de los sistemas de gestión presupuestaria y financiera del
organismo, etc.
h)   Evaluación del sector privado. Una parte importante de la evaluación es la
opinión de empresas privadas que trabajan con el organismo sobre la manera en
que se aplican en la práctica las reglamentaciones y procedimientos establecidos
por escrito. Con respecto a este tema, en la medida que sea necesario, la misión
debería ponerse en contacto con firmas privadas para obtener su parecer sobre
distintos aspectos, tales como:
i)   la eficiencia y la previsibilidad generales del sistema
ii)  la transparencia del procedimiento de adquisiciones
iii)  la calidad de la gestión de los contratos
iv)  la reputación general del organismo en lo que respecta a la corrupción



Anexo 3                                8
Evaluación de riesgos
5.   Un aspecto fundamental de la evaluación es el análisis de los riesgos en el proceso de
adquisiciones. El análisis debería incluir la evaluación de los riesgos administrativos,
políticos y financieros, y está estrechamente relacionado con la transparencia y la
previsibilidad de dicho proceso. Se deberían examinar los antecedentes de la institución en
cuanto a la gestión de las adquisiciones en general y de las adquisiciones financiadas por el
Banco en particular. La coherencia en la aplicación de las normas y procedimientos
establecidos por escrito reviste especial importancia. Un elemento esencial en este examen es
la opinión y la percepción de los agentes del sector privado, tanto nacionales como
extranjeros, que conocen a la institución. Como parte de la evaluación se deberían sostener
entrevistas con participantes importantes de los círculos empresariales del sector privado que
trabajan con la institución. Esta evaluación, que es indispensable para determinar el método
de supervisión que se ha de recomendar, debería culminar con una clasificación de los
riesgos que entraña la contratación pública en las siguientes categorías: alto, mediano y bajo.
En el Apéndice 2 se presenta un cuadro para resumir las observaciones y recomendaciones
del examen y para facilitar la evaluación general de los riesgos.
6.   Para la evaluación del riesgo se requiere mucho criterio profesional y no hay
instrucciones ni pasos precisos que permitan hacer una evaluación general inequívoca.
Además, varias instituciones pueden adolecer de deficiencias en las mismas áreas pero en
diferentes grados. En general, una institución que presente deficiencias graves (calificaciones
de muy deficiente o deficiente) en uno o más aspectos incluidos en la evaluación (subtítulos
a) a h)) debería clasificarse en la categoría de alto riesgo, mientras que una institución que
reciba calificaciones de regular y bueno en todos esos aspectos debería situarse en la zona de
riesgo mediano. Solamente los organismos que obtengan calificaciones satisfactorias o
superiores en todos los aspectos evaluados deberían clasificarse como de bajo riesgo.
Plan de acción para el fortalecimiento de la capacidad de los organismos
7.   El análisis descrito en los párrafos precedentes debería permitir identificar las medidas
necesarias, con el calendario correspondiente, encaminadas a mejorar la capacidad del
organismo para administrar las adquisiciones en el largo plazo. Las medidas pueden referirse
a temas tales como reglamentación, procesos, dotación de personal, organización,
capacitación, mantenimiento de registros, auditorías, etc. Las medidas que sean
indispensables para la ejecución del proyecto deberían aplicarse antes de que se inicie la
contratación pública. Otras medidas podrán ponerse en práctica durante la vigencia del
proyecto. Por lo tanto, el calendario propuesto debería reflejar esas prioridades. El plan
debería elaborarse con todo detalle, con indicación de los términos de referencia para los
servicios de consultoría y de las estimaciones de costos. El plan detallado debería formar
parte de la documentación sobre la ejecución del proyecto y durante las negociaciones se
debería acordar con el prestatario su inclusión como componente del proyecto.



9                              Anexo 3
Establecimiento de los valores de umbral para el examen previo y plan de supervisión
8.   El nivel de profundidad y la naturaleza de la supervisión de las adquisiciones están
relacionados con la capacidad de la institución mediante el establecimiento de valores de
umbral para el examen previo, y mediante el alcance y la profundidad de los exámenes
posteriores y las auditorías que se han de realizar. El plan de supervisión también depende
del tipo de proyecto (es decir, si el proyecto incluye unos pocos contratos de gran volumen o
muchos contratos de pequeño o mediano valor, o si se va a ejecutar en forma centralizada o
descentralizada). Otro factor que se debe tener presente es la capacidad del organismo para
financiar un contrato por si mismo en el caso de que el Banco se vea en la obligación de
declarar viciada la adquisición y de anular una parte del préstamo. Por último, la evaluación
de los riesgos que plantean las adquisiciones (véase el párrafo 5) debería ser un factor
decisivo sobre el plan de supervisión.
9.   En el caso de los organismos que se clasifiquen en la categoría de alto riesgo, el valor
de umbral para el examen previo no debería ser superior a US$200.000 para la adquisición de
bienes y de US$500.000 para la contratación de obras; los valores de umbral para los
organismos clasificados como de riesgo mediano no deberían exceder de US$350.000 para la
adquisición de bienes y de US$5 millones para la contratación de obras, y los
correspondientes a organismos clasificados como de bajo riesgo deberían ser de hasta
US$500.000 para la adquisición de bienes y de US$10 millones para la contratación de obras.
Todos los contratos por un costo estimado equivalente a US$200.000 o más que se celebren
con firmas de servicios de consultoría deberían estar sujetos a un examen previo. En todos
los casos (contratos con firmas o con consultores individuales) el Banco debería emitir su "no
objeción" a los términos de referencia para la tarea propuesta. El Banco puede exigir un
examen previo en el caso de trabajos de importancia fundamental cuyo costo no llegue al
equivalente de US$200.000 (es decir, servicios altamente especializados o servicios que
produzcan importantes repercusiones futuras). Para los préstamos a través de intermediarios
financieros, el examen previo debería abarcar, como mínimo, todos los contratos adjudicados
mediante licitación pública internacional. Estos valores de umbral son límites máximos que
no se deben exceder sin la aprobación del Grupo de Políticas y Servicios de Adquisiciones.
pero los asesores regionales en adquisiciones pueden establecer valores de umbral más bajos,
por ejemplo, en el caso de organismos o países que presentan un riesgo muy elevado, cuando
el proyecto requiere un examen muy profundo o cuando la capacidad del organismo apenas
cae en las categorías de riesgo mediano o bajo. El objetivo a largo plazo es fortalecer la
capacidad de todos los organismos, a fin de que pasen paulatinamente a la categoría de bajo
riesgo. Si corresponde, en los convenios legales se puede incluir como incentivo la
posibilidad de elevar gradualmente el valor de umbral, a medida que el organismo alcance
ciertos hitos específicos del programa de fortalecimiento de su capacidad. En los convenios
también se debería contemplar la posibilidad de que el Banco reduzca el valor de umbral,
aumente el grado de detalle de los exámenes posteriores o inicie un examen detallado o
auditoría de las adquisiciones si determina que la capacidad del organismo se ha deteriorado,
o si, como consecuencia de la actuación del organismo, surgen problemas recurrentes o los
resultados de los exámenes posteriores revelan tales deficiencias.



Anexo 3                               10
10. En el caso de los proyectos que incluyen numerosos contratos similares de pequeño
valor (por ejemplo, de menos de US$200.000) que se han de adjudicar durante la vigencia
del proyecto, tal vez sea innecesario o ineficaz en función del costo realizar un examen
previo de un gran número de dichos contratos. En tales casos, el plan de supervisión debería
incluir un acuerdo previo con el prestatario en cuanto a la documentación estándar que éste
habrá de utilizar, además de un examen previo de una muestra representativa de esos
contratos distribuidos durante la vigencia del proyecto, a fin de permitir un seguimiento
continuo. La cantidad de los contratos sujetos a examen previo debería guardar relación con
la capacidad del organismo de ejecución, pero en ningún caso debería ser inferior al 5% del
número estimado de contratos que se han de adjudicar. Esto debería complementarse con un
grado adecuado de detalle de los exámenes posteriores y las auditorías, dependiendo de los
factores señalados en el párrafo 8.
11. Al determinar el tamaño de la muestra para el examen posterior se deberían tener en
cuenta factores similares a los indicados en el párrafo 8. En general, como mínimo se debería
someter a examen 1 de cada 5 contratos en el caso de organismos de alto riesgo, 1 de cada 10
contratos en el caso de organismo de riesgo mediano, y 1 de cada 20 en el caso de
organismos de bajo riesgo. Al igual que en el examen previo, estas proporciones pueden
ajustarse durante la ejecución del proyecto de acuerdo con el comportamiento del organismo
y los resultados de los exámenes. En el plan de supervisión de las adquisiciones se debería
recomendar la realización de auditorías, si corresponde, con indicación del número y el
alcance de ellas, y se debería sugerir si el plan de supervisión debería incluir misiones
especiales para la supervisión de las adquisiciones en determinados puntos críticos de la
ejecución del proyecto.
12.  En la medida que sea necesario, durante la etapa de preparación el especialista en
adquisiciones debería analizar la evaluación y el plan de supervisión propuesto con el asesor
regional en adquisiciones, a fin de asegurar la coherencia a nivel de toda la región. El asesor
regional en adquisiciones y el Departamento Jurídico aprueban el plan como parte de la
aprobación del paquete final del proyecto. Para facilitar esta aprobación, se deberá enviar una
copia de la evaluación resumida (Apéndice 2) al asesor regional en adquisiciones y al
Departamento Jurídico al momento de presentarles el paquete del proyecto para su revisión.



Apéndice 1
Pág. 1 de 11
A - Marco jurídico
Al - CARACTERÍSTICAS GENERALES
1. ¿Cuál es la situación jurídica de este organismo? (departamento del gobierno, corporación del estado,
empresa paraestatal) ¿Quienes son sus propietarios? ¿Se aplican a este organismo las leyes y
reglamentos nacionales? En caso afirmativo, remítase al DPAP vigente donde se presenta un análisis
del sistema jurídico.
2. En caso negativo, ¿tiene el organismo sus propios reglamentos? Descríbanse.
3. ¿Es el sistema claro, completo y congruente? ¿Trata todos los aspectos esenciales sin contener
reglamentos indebidamente complicados, innecesarios, contradictorios o anticuados? ¿Las normas se
encuentran en varias fuentes distintas o en un marco jurídico bien coordinado?
4. ¿Está bien determinado el orden de importancia de las fuentes de los reglamentos en materia de
adquisiciones?
5. ¿El sistema permite o facilita que se introduzcan técnicas y prácticas de contratación nuevas e
innovadoras sin poner en entredicho los principios básicos?
6. ¿Existen normas/procedimientos para la suspensión y la exclusión de licitantes?
7. ¿Se imponen boicoteos directos o indirectos? (Especifíquense.)
8. ¿Existen procedimientos para la solución de controversias contractuales? Descríbanse.
A2 - BASES PARA LA TRANSPARENCIA
1 . ¿Se conitempla en las leyes o en los reglamentos la obligación de divulgar los textos jurídicos relativos
a las adquisiciones?
2. ¿Existen disposiciones que obliguen a mantener registros escritos sobre las adquisiciones? ¿Están a
disposición del público?
3. ¿Son adecuadas las disposiciones relativas al anuncio de las oportunidades de contratación? Se publica
regularmente el diario oficial del país? ¿Está a disposición del público?
4. ¿Son adecuadas las disposiciones que puedan existir sobre la apertura de ofertas de licitación pública?
5. ¿Están prohibidas en general las negociaciones posteriores a la apertura de las ofertas o a la selección
de ofertas?
6. ¿Constituyen las reglas que puedan existir sobre las adquisiciones negociadas una base para un
proceso justo y transparente? Especifiquese.



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7. ¿Están claramente establecidas las condiciones para utilizar los distintos métodos de adquisición, y
existe una disposición que estipule que la licitación pública será el método preferido o el que deberá
utilizarse si no se especifica otra cosa?
8. ¿Existe una disposición que obligue a anunciar públicamente las adjudicaciones de los contratos?
9. ¿Son claras y adecuadas las garantías de seriedad de las ofertas y los contratos? ¿Se exigen a todos los
licitantes?
10. ¿Son los requisitos relativos a las calificaciones de los licitantes justos y apropiados para la finalidad
del contrato?
11. ¿Constituyen las disposiciones sobre el examen y la evaluación de las ofertas la base de un proceso
racional y justo?
12. ¿Se publican resúmenes de la información relativa a las adquisiciones públicas (por ejemplo, el
número de ofertas recibidas, el número de contratos adjudicados, los nombres de los adjudicatarios)?
De ser así, descríbanse el alcance y la frecuencia.
13. ¿Celebra el organismo reuniones periódicas con los círculos empresariales para tratar asuntos relativos
a las adquisiciones?
14. ¿Se aplican normas sobre conflictos de intereses? De ser así, descríbanse sus aspectos esenciales.
15. ¿Se hacen cumplir efectivamente las leyes sobre sobornos a funcionarios? ¿Figuran en los documentos
de licitación y contratos oficiales condiciones para impedir el soborno y la corrupción?
16. ¿Qué oportunidades existen para que funcionarios oficiales adopten decisiones discrecionales durante
el procedimiento de adquisiciones y la preparación de los documentos?
A3 - BASES PARA LA RENDICIÓN DE CUENTAS POR PARTE DE LOS FUNCIONARIOS
ENCARGADOS DE LAS ADQUISICIONES
1 . ¿Deben los funcionarios del organismo atenerse a un código ética publicado? De ser así, descríbanse
sus aspectos básicos.
2. ¿Es fácil para los licitantes denunciar el pago de sobornos por parte de otros licitantes y las demandas
o exigencias de sobornos por parte de funcionarios encargados de las adquisiciones?
3. ¿Disponen los licitantes de un acceso adecuado a procesos administrativos o judiciales de revisión o
de apelación?
4. Existen medidas o iniciativas para combatir la corrupción o limitarla, como estatutos y/u órganos para
tal efecto, disposiciones de advertencia, reformas generales de la administración pública y de la
administración de justicia, iniciativas regionales, disposiciones en el código penal, disposiciones de
lucha contra el soborno, etc.? De ser así, descríbanse.



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1B - Gestión del ciclo de las adquisiciones
B1 - PLANIFICACIÓN DE LAS ADQUISICIONES
1. Como norma, ¿se preparan con anticipación los planes de adquisiciones?
2. ¿Estos planes son suficientemente detallados y realistas con respecto al pasado?
3. ¿En los planes se tienen debidamente en cuenta las limitaciones técnicas y financieras, y las
relacionadas con la gestión y la ejecución?
4. ¿El organismo cuenta con personal especializado para la planificación y programación de las
adquisiciones?
5. ¿Disponen las unidades de ejecución de los proyectos de suficiente personal con capacitación en
adquisiciones, planificación, programación, tramitación expedita y estimación de costos?
6. ¿La planificación general relativa a contratos complejos de bienes, obras y de otro tipo se lleva a cabo
con suficiente detalle para lograr una definición realista del proyecto, plazos de terminación que
puedan cumplirse y estimaciones de costos precisas?
7. ¿Está bien coordinada la planificación técnica y financiera inicial, de modo que al comenzar los
trabajos ya se cuente con todo el financiamiento de los proyectos, sobre la base de estimaciones
precisas?
8. ¿Se utilizan metodologías apropiadas para la planificación de actividades de adquisición múltiples e
interrelacionadas en el marco de proyectos de gran volumen? (Por ejemplo, el método del camino
crítico.)
9. ¿Están los componentes del proyecto debidamente determinados para fines de adquisición?
10. ¿Se cumplen generalmente los plazos de terminación de los contratos para la adquisición de bienes y
la contratación de obras y de servicios de consultoría? De no ser así, ¿cuál es la causa principal de las
demoras? ¿Se suele conceder tiempo suficiente para realizar exámenes y obtener aprobaciones
externas?
11. ¿Las unidades encargadas de las adquisiciones llevan a cabo con regularidad estudios de mercado para
actualizar su conocimiento de los precios vigentes de los bienes, obras y servicios?
12. ¿Son adecuados los procedimientos y las metodologías para la planificación de adquisiciones
periódicas? (Por ejemplo, control de inventarios, pronóstico de las necesidades futuras, clasificación,
codificación, contabilidad y gestión financiera, gestión de piezas de repuesto y sistemas de
distribución.)
13. En el caso de proyectos financiados por el Banco, ¿en general, se suele respetar el plan de
adquisiciones acordado?



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B2 - CICLO DE LAS ADQUISICIONES
1. ¿Es aceptable la duración de las diferentes etapas?
2. ¿Quiénes deben intervenir y aprobar las diferentes etapas, y en qué consiste el valor agregado de cada
intervención? ¿Existen posibilidades de simplificar, abreviar o eliminar etapas? Establézcase un ciclo
típico de las adquisiciones, desde el anuncio de la licitación hasta la adjudicación.
B3 - DOCUMENTOS DE LICITACIÓN
1. ¿El organismo cuenta con personal competente para preparar los documentos de licitación?
2. ¿El organismo está familiarizado con las políticas y las Normas sobre adquisiciones establecidas por el
Banco, y con los documentos estándar de licitación que se deben usar en este proyecto?
3. ¿Cómo se calificaría la calidad general de la documentación preparada por el organismo? Indíquense
los aspectos que se deben mejorar.
4. Calidad general de las especificaciones técnicas y planos, claridad, imparcialidad, precisión (incluidas
las listas de requerimientos) y disponibilidad o acceso a personal calificado o a servicios profesionales
en este campo.
5. ¿Existen documentos uniformes para contratos de adquisición de bienes, contratación de obras y de
consultores? (Enumérense.) ¿Se utilizan otros formularios internacionales para los contratos? (De ser
así, especifíquense.)
6. Si esos documentos existen, ¿pueden adaptarse fácilmente a las circunstancias de contratos
específicos? (Por ejemplo, modificándolos mediante una hoja de Datos de la licitación, Condiciones
Especiales del Contrato, o elementos similares.)
7. ¿Existen documentos independientes para las licitaciones públicas nacionales e internacionales que no
sean financiadas por el Banco?
8. ¿En las instrucciones a los licitantes (IAL) figura toda la información necesaria que permita preparar
ofertas que se ajusten a lo solicitado, y comprender claramente los criterios de evaluación y los
métodos de aplicación?
9. ¿Se incluye otra información necesaria, como las condiciones de elegibilidad, las bases para las
ofertas, el idioma y la moneda que deben emplearse en las ofertas, la unidad monetaria común para
fines de evaluación, la fuente y la fecha del tipo de cambio, etc.? ¿Se proporcionan formularios tipo y
otras secciones pertinentes de los documentos?
10. ¿Están los licitantes obligados a presentar una garantía de seriedad de la oferta por una suma adecuada
como garantía de que su oferta se ajusta a lo solicitado?
11. ¿Se contempla la precalificación o la poscalificación?
12. ¿Los criterios de calificación son adecuados y están claramente descritos?



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13. En general, ¿son equitativas las condiciones de los contratos? ¿Cubren adecuadamente los aspectos
comerciales y jurídicos más importantes (el método de adquisición, el monto, la naturaleza y el tipo de
contrato utilizado) y protegen debidamente al Estado, sin hacer correr riesgos innecesarios a los
l icitantes?
14. ¿De ser necesario, pueden introducirse disposiciones adecuadas para el ajuste de precios, y se dispone
de un sistema apropiado para indexar los precios de los insumos básicos incluidos en el contrato
(mano de obra, materiales, uso de equipo)?
15. ¿Se utilizan órdenes de compra uniformes al hacer las adquisiciones?
B4 - PRECALIFICACIÓN
1. ¿Se utiliza la precalificación en los casos apropiados? ¿En qué tipos de contratos se utiliza?
¿Contratación de obras? ¿Adquisición de bienes? ¿Contratación de consultores? ¿Otro tipo de
contratos?
2. ¿El proceso de precalificación es equitativo y transparente? ¿Se toman oportunamente las decisiones?
¿Se permite la participación de empresas extranjeras?
3. ¿En los documentos de precalificación, se describen de forma clara y completa todas las condiciones
para presentar solicitudes idóneas y las condiciones para la calificación? ¿Se pide información
financiera y ésta se somete a un análisis crítico a fin de evaluar la capacidad financiera para cumplir
un contrato?
4. ¿Las entidades contratantes verifican, antes de adjudicar un contrato, si el licitante ganador sigue
cumpliendo los requisitos de precalificación?
5. ¿Están los proveedores obligados a emplear a un agente del país para que se les permita presentar
ofertas relativas a bienes o servicios?
6. ¿Las entidades contratantes mantienen listas actualizadas de proveedores, contratistas y consultores
calificados y disponen de información de mercado actualizada sobre bienes que se adquieren
habitualmente, como repuestos y bienes fungibles? ¿Se evalúa de forma rutinaria la actuación de los
proveedores, contratistas y consultores? ¿Es fácil presentar solicitudes por primera vez y obtener la
calificación?
B5 - PUBLICIDAD
1. ¿Se anuncian públicamente los contratos que han de adjudicarse mediante licitación pública?
2. ¿Se concede un plazo suficiente para obtener los documentos y preparar las ofertas?
3. ¿Cuáles son los antecedentes del organismo en cuanto a la publicación o actualización de los anuncios
generales y específicos de adquisiciones?



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B6 - COMUNICACIONES ENTRE LOS LICITANTES
Y EL ORGANISMO CONTRATANTE
1. Cuando se piden aclaraciones, ¿se recibe una respuesta por escrito en forma rápida y completa?
2. ¿Las aclaraciones, el acta de la reunión previa a la licitación (de haberla) y las modificaciones de los
documentos se comunican sin demora a todos los posibles licitantes?
3. ¿Se concede a los licitantes un plazo suficiente para que revisen sus ofertas después de que se hayan
modificado los documentos?
4. ¿Las entidades contratantes mantienen registros minuciosos de todas las comunicaciones con los
licitantes (antes y después de concluir el plazo de presentación de ofertas)?
5. ¿Existen comunicaciones entre las entidades contratantes y los licitantes, además de las necesarias
solicitudes de aclaraciones sobre una oferta por parte del comité de evaluación?
B7 - RECEPCIÓN Y APERTURA DE LAS OFERTAS
1 . ¿Se conservan en un lugar seguro las ofertas recibidas antes de que concluya el plazo para su
presentación? ¿Dónde se mantienen? ¿Quiénes tienen acceso a ellas?
2. ¿La apertura de las ofertas se lleva a cabo públicamente?
3. De ser asi, ¿la apertura se realiza en un lugar determinado al poco tiempo de concluido el plazo de
presentación de ofertas? Normalmente, ¿cuánto tiempo después? ¿A quién se invita a asistir?
4. ¿La apertura de ofertas se realiza generalmente conforme a los procedimientos especificados en las
Normas? ¿Qué información se lee en voz alta en la ceremonia de apertura? ¿Se redactan actas?
5. ¿Hay diferencias entre los procedimientos de apertura de ofertas para contratos de adquisición de
bienes y de contratación de obras o de consultores? De ser así, ¿cuáles son esas diferencias?
BS - EXAMEN Y EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS
1. ¿Son comités de evaluación calificados los que llevan a cabo las evaluaciones de las ofertas?
2. ¿Los comités de evaluación se nombran expresamente para cada evaluación?
3. ¿El que una oferta se ajuste o no a lo solicitado se determina sobre la base de las condiciones
documentales descritas en los documentos o de acuerdo con otras prácticas establecidas? En este
último caso, descríbase.
4. ¿Las evaluaciones de las ofertas se llevan a cabo de forma minuciosa y de acuerdo con los criterios
especificados en los documentos?



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5. ¿La calificación del licitante ganador para cumplir el contrato se determina únicamente sobre la base
de los criterios especificados en los documentos? (Véase más arriba.) De no ser así, ¿qué otros
criterios se consideran?
6. ¿Las evaluaciones se realizan normalmente dentro del período original de validez de las ofertas?
7. ¿Se preparan informes de evaluación de las ofertas que contengan toda la información esencial? (Por
ejemplo, una descripción clara y completa del proceso de evaluación, con indicación de las razones
para rechazar las ofertas que no se ajusten a lo solicitado, la forma de aplicar los criterios de
evaluación especificados y la forma de verificar las calificaciones del licitante ganador.)
8. En relación con los puntos anteriores, descríbanse las diferencias significativas que pudieran existir
entre la evaluación de ofertas para la adquisición de bienes y la contratación de obras y de
consultores.
B9 - ADJUDICACIÓN Y ENTRADA EN VIGOR DE LOS CONTRATOS
1 . ¿Existe la obligación de adjudicar los contratos a quien, de entre los licitantes idóneos evaluados,
haya presentado la oferta más baja y se considere calificado para ejecutar el contrato de forma
satisfactoria?
|2. ¿Las negociaciones con los licitantes se realizan antes o después de la selección?
3. ¿Se necesitan aprobaciones adicionales de la administración pública antes de que los contratos entren
en vigor?
4. ¿Se requiere una garantía de cumplimiento por un valor apropiado y con un formato adecuado?
5. En relación con los puntos anteriores, descríbanse las diferencias que puidieran existir entre la
adquisición de bienes y la contratación de obras y de consultores.
B10 - ADMINISTRACIÓN DE LOS CONTRATOS
1. ¿Existen sistemas manuales o computarizados para hacer el seguimiento de las adquisiciones y/o los
contratos? Examínese una muestra de los informes generados u otro tipo de salidas.
2. ¿Se suele pagar puntualmente a los proveedores y contratistas? ¿Cuál es el período que transcurre
normalmente entre la presentación de la factura y su pago final?
3. ¿Existen procedimientos adecuados para supervisar el suministro de bienes y servicios y para
verificar su cantidad, calidad y puntualidad? ¿Se mantienen y administran los almacenes en forma
debida y se realiza un control del inventario de los bienes?
4. ¿Los cambios o variaciones en los contratos se tramitan con rapidez de acuerdo con las condiciones
del contrato y la práctica establecida? (Por ejemplo: las órdenes de cambios o variaciones se emiten
y/o confirnan por escrito; se evitan las órdenes de cambios en la construcción; aunque se cumplan los
precios unitarios que figuran en el contrato, se permite que el proveedor o el contratista acepte los
nuevos precios unitarios que puedan introducirse y los plazos de terminación relativos a cada cambio
o variación, etc.)



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5. ¿Las entidades contratantes intentan normalmente resolver de buena fe los desacuerdos mediante
negociaciones informales? (Solución amistosa).
6. Si esto fracasa, ¿los desacuerdos resultantes se resuelven de conformidad con las condiciones del
contrato?
7. ¿Las reclamaciones de los proveedores, contratistas y consultores se tratan de forma justa, sobre la
base de un claro reconocimiento de las obligaciones de ambas partes contraídas en virtud del
contrato?
8. ¿Los contratos de obras son supervisados por ingenieros independientes? ¿Se da el caso de que un
empleado del contratante actúe como ingeniero o gerente de obra?
9. ¿Los administradores o encargados de gestionar un contrato están capacitados para resolver
problemas en forma oportuna y para hacer frente a circunstancias imprevistas que puedan surgir
durante la vigencia del contrato? ¿Documentan claramente todas las actuaciones de importancia
contractual que el comprador/contratante haya emprendido durante la ejecución del contrato?
10. ¿Los recursos contractuales se utilizan sólo cuando es apropiado y de acuerdo con las condiciones del
contrato?
11. ¿Los contratos se suelen terminar en los plazos previstos y dentro del precio acordado originalmente?
¿Es frecuente que se produzcan atrasos y que se excedan los costos? De ser así, ¿en qué sectores y en
qué tipo particular de contratos suele ocurrir esto? ¿Se emplean procedimientos de recepción final
justos y se emiten puntualmente los certificados? ¿Con qué frecuencia se prorrogan o modifican los
contratos?
12. ¿La administración de los contratos suele llevarse a cabo de un modo justo y equitativo? (Por
ejemplo, el comprador o el contratante concede ampliaciones de los plazos cuando los atrasos pueden
atribuirse a la falta de puntualidad de sus propias acciones, concede indemnizaciones justas para
compensar los costos adicionales provocados por sus errores, etc.)
13. ¿Son problemas comunes la inspección insuficiente, la inspección excesiva y/o el rechazo indebido de
bienes, materiales o métodos de ejecutar los trabajos?
14. ¿Son comunes las interrupciones en el desarrollo ordenado de la labor del proveedor, contratista o
consultor? (Por ejemplo, el comprador o el contratante suministra a tiempo todos los bienes,
materiales, mano de obra y datos que ha convenido en proporcionar en virtud del contrato y realiza
puntualmente todas las inspecciones.)
15. ¿Es posible que alguna de las prácticas indebidas en la administración de contratos que se han
mencionado se deba a un problema detectado en el contexto del sistema nacional de adquisiciones?
Especifíquese.
16. ¿Se llevan a cabo evaluaciones y auditorías de las adquisiciones? De ser así, descríbase su alcance y
su frecuencia, e indíquese quién se encarga de llevarlas a cabo, etc.
17. ¿Los pagos finales y el cierre definitivo del contrato se tramitan en forma eficiente?



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C - Organización y funciones
1. Descríbase la organización de la unidad encargada de las adquisiciones.
2. ¿Están asignadas las funciones esenciales y cuentan éstas con personal suficiente? planificación -
preparación de documentos de licitación - gestión del procedimiento de licitación (publicidad,
impresión y publicación, atención de consultas/aclaraciones, reunión previa a la licitación) - apertura
de ofertas - evaluación de las ofertas - preparación de contratos - gestión de los contratos - control de
calidad e inspecciones - transporte y seguros - despacho de aduanas y tramitación expedita, etc.
3. ¿Existen manuales de procedimiento e instrucciones claras para el personal?
4. ¿Se difunde adecuadamente información correcta sobre las adquisiciones? (Por ejemplo, el personal
encargado de las adquisiciones conoce las normas y los valores de umbral actualizados, y está
enterado de otras cuestiones pertinentes para sus tareas.)
5. ¿Están claramente diferenciadas las funciones de adquisiciones y de gestión de los suministros?
6. ¿Están razonablemente delegadas las facultades de contratación? (Por ejemplo, no existen niveles de
aprobación innecesarios ni procedimientos engorrosos.)
7. ¿Se actualizan periódicamente los valores de umbral relativos a la autoridad de contratación?
8. ¿Se emplean agentes de adquisiciones? ¿En qué circunstancias? ¿Cómo se eligen? Descríbanse las
bases corrientes para determinar la remuneración y la duración de los contratos.
D - Sistemas de apoyo y control
1. ¿Existen procedimientos de auditoría y están éstos bien establecidos? Descríbanse.
2. ¿Cómo se calificaría la calidad y el alcance general de los procedimientos de auditoría?
3. ¿Es independiente la auditoría? Se ponen en práctica las recomendaciones formuladas en ella?
4. ¿Existen controles técnicos y administrativos claros para los exámenes, las aprobaciones y la toma de
decisiones?
5. ¿Tiene acceso la unidad a asesoría e información jurídica de calidad?
E - Mantenimiento de registros
1. ¿Mantiene la entidad contratante registros completos del proceso relativo a los contratos que deben
adjudicarse mediante licitación pública? En los registros deberían figurar, por ejemplo, copias de
todos los anuncios públicos, documentos de precalificación (si ha habido precalificación), el informe
de evaluación de las precalificaciones con información sobre las decisiones de no conceder la
precalificación a algunos posibles licitantes, los documentos de licitación y sus posibles agregados o
enmiendas, las actas de las reuniones previas a la licitación (si hubo alguna), las actas de la apertura
de las ofertas, el informe de evaluación final de las ofertas (incluido un registro detallado de las
razones para aceptar o rechazar cada una de las ofertas), copias de las ofertas, recursos contra los
procedimientos o las recomendaciones de adjudicación, una copia firmada del contrato final y de las
garantías de cumplimiento y por anticipo que hayan podido presentarse, etc. ¿Son adecuadas y claras
las referencias cruzadas con los archivos pertinentes?



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2. ¿Se mantienen registros apropiados de la administración de los contratos? (En ellos deberían figurar
las notificaciones contractuales emitidas por el proveedor, el contratista, el comprador o el
contratante; un registro detallado de todas las órdenes de cambios o variaciones que se hayan emitido
y que afecten el alcance, las cantidades, los plazos o el precio del contrato; registros de las facturas y
de los pagos; certificados de inspección, recepción y terminación; registros de las reclamaciones y
controversias y sus resultados, etc.)
3. Cuando se trata de contratos o de órdenes de compra de poco volumen para bienes que se adquieren
mediante procedimientos de comparación de precios, ¿se mantiene una base de datos en la que
figuren los precios de mercado de los productos que se necesitan habitualmente?
4. ¿Se preparan informes periódicos sobre las actividades generales de adquisición? ¿Quién los prepara?
¿Para quién se preparan?
5. ¿Se mantiene un registro de los precios de los contratos? ¿Qué uso se le da? ¿Se utiliza para
establecer índices de los precios nacionales?
F - Dotación de personal
1. ¿Existe una descripción de funciones para el personal, con indicación de las calificaciones exigidas?
2. En términos generales, ¿se cuenta con personal competente y en cantidad suficiente? ¿Cuáles son las
principales deficiencias con respecto a la dotación de personal?
3. ¿La selección de personal se realiza por concurso o mediante nombramiento directo?
4. ¿Tiene el personal encargado de las adquisiciones experiencia en adquisiciones internacionales?
5. ¿El avance profesional se basa principalmente en logros y factores profesionales?
6. ¿Existen para el personal de adquisiciones, tanto para el que recién ingresa como para el de niveles
superiores, programas de capacitación formales y en el empleo que contribuyan a un adecuado avance
profesional?
7. ¿Existen en el país recursos adicionales de capacitación que estén utilizándose o que puedan utilizarse
para complementar los programas administrados por el Estado o por donantes? (Por ejemplo,
universidades e instituciones privadas.)
8. ¿Los programas de capacitación impartidos en el pasado dieron lugar a una mejora evidente de la
calidad y la productividad en el ámbito de las adquisiciones?
9. ¿Tiene el personal de adquisiciones una capacidad adecuada de gestión de los proyectos y contratos?
G - Evaluación general del riesgo
1. ¿Está bien considerado el personal encargado de las adquisiciones dentro de la organización?
2. ¿El nivel de sueldos de los especialistas en adquisiciones es comparable al de otros especialistas
técnicos del sector público y del sector privado? Indíquense los distintos niveles de remuneración
mensuales.
3. ¿Los profesionales de este campo son generalmente personas honestas y capaces?
4. ¿Se ha delegado claramente a las entidades encargadas de llevar a cabo las adquisiciones la autoridad



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necesaria para hacerlo? ¿Están claramente definidos los procedimientos aplicables?
5. ¿Sucede a veces que las decisiones relativas a las adquisiciones sean revocadas por organismos
estatales de categoría superior? En caso afirmativo, ¿por cual organismo? ¿En qué medida el proceso
de forma de decisiones sobre adquisiciones es independiente de las cuestiones políticas? Indíquese
cómo se resuelven las discrepancias cuando existen diferencias de opinión entre la entidad contratante
y la junta de adquisiciones u otro órgano encargado de dar la aprobación final con respecto a la
adjudicación de los contratos.
6. ¿Se fomenta, apoya y exige el cumplimiento de las disposiciones vigentes sobre adquisiciones desde
el nivel más alto del organismo? ¿Se investigan las infracciones y se exige la rendición de cuentas por
parte de los funcionarios de adquisiciones u otros responsables?
7. Evalúese la actuación del organismo en proyectos anteriores del Banco desde el punto de vista de su
capacidad para administrar contratos financiados por el Banco (puntualidad, transparencia,
adquisiciones viciadas, frecuencia de reclamaciones, anulación de decisiones por parte del Banco,
etc.)






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Evaluación de la capacidad en materia de adquisicione s
Resumen de las observaciones y las medidas propuestas
Evaluación                                       Evaluación del riesgo
Aspecto evaluado       Muy de-    Defi-   Re-     Satis-       Principales                                        Medidas                Fecha de
ficiente  ciente  gular  factorio      deficiencias       Bajo    Mediano    Alto        propuestas         término propuesta
a) Aspectos jurídicos
i)  Leyes y
reglamentos
ii) Procedimientos de
Licitación Pública
Nacional
iii) Códigos y
manuales internos
b) Gestión del ciclo de
las adquisiciones
i)  Gestión general
ii) Planificación de las
adquisiciones
iii) Preparación de
documentos
iv) Gestión del proceso
v) Evaluación de las
ofertas
vi) Adjudicación de los
contratos
vii) Preparación y firma
de los contratos
viii) Gestión de los
contratos
c) Organización y
funciones
i)  Organización de la
unidad y funciones
ii) Manuales e
instructivos
internos
d) Sistemas de apoyo y
control



Apéndice 2
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Evaluación                                       Evaluación del riesgo
Aspecto evaluado        Muy de-   Defi-    Re-     Satis-       Principales                                        Medidas                Fecha de
ficiente  ciente  guiar   factorio      deficiencias       Bajo    Mediano    Alto        propuestas         término propuesta
i)  Auditorías
ii) Asistencia jurídica
iii) Controles técnicos
y administrativos
iv) Código de ética
v) Iniciativas contra la
corrupción
e) Mantenimiento de
registros
i)  Anuncios públicos
ii) Documentos de
licitación
iii) Infornación sobre
la apertura de las
ofertas
iv) Informes de
evaluación de las
ofertas
v) Apelaciones
formales y
resultados
vi) Documentos
contractuales
firmados
vii) Registro de
reclamaciones y
solución de
controversias
viii) Datos detallados
sobre los
desembolsos
f) Dotación de personal



Apéndice 2
Pág. 3 de 4
Evaluación                                      Evaluación del riesgo
Aspecto evaluado       Muy de-   Defl-    Re-    Satis-       Principales                                        Medidas               Fecha de
ficiente  ciente  guiar  factorio      deficiencias       Bajo   Mediano    Alto        propuestas         término propuesta
g) Contexto general
para las
adquisiciones
i)  Promoción de una
cultura de la
responsabilidad
ii) Reputación de los
responsables de las
adquisiciones
iii) Estructura de
sueldos
iv) Ausencia de
injerencias
políticas
v) Existencia de
personal
competente y con
experiencia
vi) Normas y
delegación de
autoridad
establecidas
claramente por
escrito
vii) Sólidos sistemas
presupuestarios y
financieros
h) Evaluación del sector
privado
i)  Eficiencia y
previsibilidad
generales
u) Transparencia
iii) Calidad de la
gestión de los
contratos
iv) Reputación general



Apéndice 2
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Evaluación                                  Evaluación del riesgo
Aspecto evaluado     Muy de-  Defi-   Re-    Satis-      Principales                                   Medidas             Fecha de
ficiente  ciente  guiar  factorio  deficiencias      Bajo   Mediano   Alto      propuestas       término propuesta
Valores de umbral propuestos para el examen previo                                                     Evaluación general del riesgo
Bienes US$  -   (equivalente)                                                                                 Alto
Obras US$   -   (equivalente)                                                                             Mediano
Servicios de consultoría US$  -  (equivalente)                                                               Bajo     =
Proporción de contratos sujetos a examen posterior: Uno de cada  contratos
Frecuencia sugerida de las misiones de supervisión de las adquisiciones: Una misión cada  meses  Formulario preparado por:
(incluida la supervisión especial de las adquisiciones para el examen posterior/auditorías)   (Especialista en adquisiciones/Personal acreditado,
asignado al proyecto)
Firma:
Fecha:
Observaciones:
World Bank User
\\LCRCL02\LCR-REGION\ARDON\LACI Spanish\LACI- anexo3.doc
01/04/00 1:07 PM



Anexo 4
4-A Proyecto admisible para desembolsos en función de los PMR
4-B Proyecto no admisible para desembolsos en función de los PMR
4-C Sistema inadecuado de gestión financiera y/o de administración de las
adquisiciones






Anexo 4-A
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Informe de
evaluación del proyecto para realizar los desembolsos
en función de los PMR
Nombre del proyecto:
No. de identificación del proyecto:
Proyecto admisible para desembolsos en función de los PMR
Primera parte. Sistema de gestión financiera
He examinado el sistema de gestión financiera adoptado para este proyecto con el objeto de
determinar si cumple con los requisitos establecidos por el Banco y la AIF en OP/BP 10.02.
Mi examen, que incluyó visitas a la entidad encargada de la ejecución del proyecto, se basó en
las normas para el "Examen del sistema de gestión financiera" y se centró en la evaluación del
sistema de contabilidad, los controles internos, los sistemas de planificación, presupuestación y
presentación de informes financieros relacionados con el proyecto, la selección de un auditor, y
la forma y contenido del informe sobre la administración del proyecto (PMR) que debe presentar
el prestatario para respaldar las solicitudes de retiro de fondos.
Certifico que el proyecto cuenta con un sistema de gestión financiera que puede generar, con un
grado de seguridad razonable, información exacta y oportuna sobre la situación de proyecto
(PMR), de acuerdo a las exigencias del Banco y la AIF.
Agregar, cuando corresponda.
(Al efectuar el examen, he observado algunas deficiencias del sistema que no son
suficientemente graves como para no emitir la certificación. En el apéndice he detallado esas
deficiencias, junto con un plan de medidas correctivas convenido por el prestatario.)
Firmado por:
Especialista en gestión financiera
(FMS-OPR)
Nombre, Depto./Div.          Fecha
Segunda parte. Sistema de adquisiciones y de administración de contratos
He examinado el sistema de adquisiciones y de administración de contratos adoptado para este
proyecto, incluidas la forma y el contenido del capítulo del PMR relativo al seguimiento de las
adquisiciones, con el objeto de determinar si cumple con las normas sobre adquisiciones para
proyectos de inversión establecidas por el Banco. El examen que he practicado se basó en las
normas sobre --Evaluación de la capacidad de los organismos para llevar a cabo las



Anexo 4-A
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adquisiciones correspondientes a los proyectos; establecimiento de los valores de umbral para el
examen previo, y plan de supervisión de las adquisiciones" emitidas por el Banco.
Certifico que el proyecto cuenta con un sistema de adquisiciones y de administración de
contratos que puede generar información adecuada sobre la administración de adquisiciones y
contratos de gran volumen (PMR, Sección 3), de acuerdo con las exigencias del Banco y la AIF.
Agregar, cuando corresponda:
(Al llevar a cabo el examen, he observado algunas deficiencias del sistema que no son
suficientemente graves como para no emitir la certificación. En el Apéndice he detallado esas
deficiencias, junto con un plan de medidas correctivas convenido por el prestatario.)
Firmado por:
Especialista en Adquisiciones
Nombre, Depto./Div.          Fecha
Tercera parte: Indicadores fisicos comprobables y evaluación general
He examinado el sistema adoptado para vigilar el avance de la ejecución física del proyecto,
incluidos los indicadores comprobables de los principales productos o resultados, y certifico que
el sistema puede generar información adecuada sobre los avances fisicos (PMR, Sección 2), de
acuerdo con las exigencias del Banco y la AIF.
Agregar, cuando corresponda:
(Al llevar a cabo el examen, he observado algunas deficiencias del sistema que no son
suficientemente graves como para no emitir la certificación. En el Apéndice he detallado esas
deficiencias, junto con un plan de medidas correctivas convenido por el prestatario.)
Además, certifico que, sobre la base de las evaluaciones del especialista en gestión financiera de
Operaciones y del especialista en adquisiciones emitidas en la Primera parte y la Segunda parte,
respectivamente, en conjunto con mi propia evaluación general del proyecto, éste reúne las
condiciones para aplicar el procedimiento de desembolso en función de los PMR.
Firmado por:
Jefe de Equipo del proyecto
Nombre, Depto./Div.          Fecha



Anexo 4-A
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Cuarta parte. Coincidencia de opinión del Departamento de Préstamos acerca de la
admisibilidad del proyecto para aplicar el procedimiento de desembolso enfunción de los PMR
He examinado la razonabilidad del proceso seguido por el Jefe de equipo para evaluar el
proyecto, y concuerdo con su determinación en el sentido de que este proyecto es admisible para
aplicar el procedimiento de desembolso en función del PMR.
Firmado por:
FMS-LOA/Oficial de Desembolsos
Nombre, Depto./Div.         Fecha






Anexo 4-B
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Informe de
evaluación del proyecto para realizar los desembolsos
en función de los PMR
Proyecto no admisible para desembolsos en función de los PMR
Primera parte: Sistema de gestión financiera
He examinado el sistema de gestión financiera adoptado para este proyecto con el objeto de
determinar si cumple con los requisitos establecidos por el Banco y la AIF en OP/BP 10.02.
Mi examen, que incluyó visitas a la entidad encargada de la ejecución del proyecto, se basó en
las normas para el "Examen del sistema de gestión financiera" y se centró en la evaluación del
sistema de contabilidad, los controles internos, los sistemas de planificación, presupuestación y
presentación de informes financieros relacionados con el proyecto, la selección de un auditor, y
la forma y el contenido del informe sobre la administración del proyecto (PMR) que debe
presentar el prestatario para respaldar las solicitudes de retiro de fondos.
Confirmo que el proyecto cumple con los requisitos mínimos del Banco respecto de la gestión
financiera. Sin embargo, en mi opinión, el proyecto no cuenta con un sistema de gestión
financiera adecuado que pueda generar, con un grado de seguridad razonable, información exacta
y oportuna sobre la situación del proyecto (PMR), de acuerdo a las exigencias del Banco y la
AIF para los desembolsos en función de los PMR.
En el Apéndice he detallado esas deficiencias que he detectado en el sistema, junto con un plan
de medidas correctivas convenido por el prestatario.
Firmado por:
Especialista en Gestión Financiera
(FMS-OPR)
Nombre, Depto./Div.          Fecha
Segunda parte. Sistema de adquisiciones y de administración de contratos
He examinado el sistema de adquisiciones y de administración de contratos adoptado para este
proyecto con el objeto de determinar si cumple con las normas sobre adquisiciones para
proyectos de inversión establecidas por el Banco.
El examen que he practicado se basó en las normas sobre "Evaluación de la capacidad de los
organismos para llevar a cabo las adquisiciones correspondientes a los proyectos;



Anexo 4-B
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establecimiento de los valores de umbral para el examen previo, y plan de supervisión de las
adquisiciones" emitidas por el Banco.
Confirmo que el proyecto cumple los requisitos mínimos del Banco con respecto a la
administración de las adquisiciones. Sin embargo, en mi opinión, el proyecto no cuenta con un
sistema de adquisiciones y de administración de contratos que pueda generar información
adecuada sobre la administración de adquisiciones y contratos de gran volumen (PMR, Sección
3), de acuerdo con las exigencias del Banco y la AIF.
En el Apéndice he detallado las deficiencias que he detectado en el sistema, junto con un plan de
medidas correctivas convenido por el prestatario.
Firmado por:
Especialista en Adquisiciones
Nombre, Depto./Div.         Fecha
Tercera parte: Indicadores fisicos comprobables y evaluación general
He examinado el sistema adoptado para vigilar el avance de la ejecución fisica del proyecto,
incluidos los indicadores comprobables de los principales productos. En mi opinión, el sistema
no puede generar información adecuada sobre los avances físicos (PMR, Sección 2), de acuerdo
con las exigencias del Banco y la AIF.
En el Apéndice he detallado las deficiencias que he detectado en el sistema, junto con un plan de
medidas correctivas convenido por el prestatario.
Además, sobre la base de las evaluaciones del especialista en gestión financiera de Operaciones
y del especialista en adquisiciones, y/o teniendo en cuenta mi propia evaluación general del
proyecto, en mi opinión éste no reúne las condiciones para aplicar el procedimiento de
desembolso en función de los PMR.
Firmado por:
Jefe de Equipo del proyecto
Nombre, Depto./Div.         Fecha



Anexo 4-B
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Cuarta parte: Coincidencia de opinión del Departamento de Préstamos acerca de la
admisibilidad del proyecto para aplicar el procedimiento de desembolso en función del PMR
He examinado la racionalidad del proceso seguido por el Jefe de equipo para evaluar el proyecto,
y concuerdo con su determinación en el sentido de que este proyecto no es admisible para aplicar
el procedimiento de desembolso en función de los PMR.
Firmado por:
FMS-LOA/Oficial de Desembolsos
Nombre, Depto./Div.         Fecha






Anexo 4-C
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Informe de
evaluación del proyecto para realizar los desembolsos
en función de los PMR
Sistema inadecuado de gestión financiera y/o de administración de las
adquisiciones
Primera parte. Sistema de gestión financiera
He examinado el sistema de gestión financiera adoptado para este proyecto con el objeto de
determinar si cumple con los requisitos establecidos por el Banco y la AIF en OP/BP 10.02.
Mi examen, que incluyó visitas a la entidad encargado de la ejecución del proyecto, se basó en
las normas para el "Examen del sistema de gestión financiera" y se centró en la evaluación del
sistema de contabilidad, los controles internos, los sistemas de planificación, presupuestación y
presentación de informes financieros relacionados con el proyecto, la selección de un auditor, y
la forma y el contenido del informe sobre la administración del proyecto (PMR) que debe
presentar el prestatario para respaldar las solicitudes de retiro de fondos.
En mi opinión, el proyecto no cumple con los requisitos mínimos en materia de gestión
financiera exigidos por el Banco.
En el Apéndice he detallado las deficiencias que he detectado en el sistema, junto con un plan de
acción de medidas correctivas convenido por el prestatario.
Firmado por:
Especialista en Gestión Financiera
(FMS-OPR)
Nombre, Depto./Div.          Fecha
Segunda parte. Sistema de adquisiciones y de administración de contratos
He examinado el sistema de adquisiciones y de administración de contratos adoptado para este
proyecto con el objeto de determinar si cumple con las normas sobre adquisiciones para
proyectos de inversión establecidas por el Banco.
El examen que he practicado se basó en las normas sobre "Evaluación de la capacidad de los
organismos para llevar a cabo las adquisiciones correspondientes a los proyectos;
establecimiento de los valores de umbral para el examen previo, y plan de supervisión de las
adquisiciones" emitidas por el Banco.



Anexo 4-C
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En mi opinión, el proyecto no cumple con los requisitos mínimos en materia de administración
de las adquisiciones exigidos por el Banco.
En el Apéndice he detallado las deficiencias que he detectado en el sistema, junto con un plan de
medidas correctivas convenido por el prestatario.
Firmado por:
Especialista en Adquisiciones
Nombre, Depto./Div.          Fecha



Anexo 4
PLAN DE ACCIÓN
AL MOMENTO DE LA EVALUACIÓN INICIAL /PREPARACIÓN
DEL PROYECTO
Documento de evaluación inicial del proyecto No...
Fecha:
Asunto/problema                        Monto   Medida correctiva            Miembro del equipo   Plazo  Observaciones
responsable de
corregir el problema






1                                  Anexo 5
Examen del informe trimestral sobre la administración del proyecto
Nombre del proyecto:       ................ ....... No. del préstamo/crédito:  .........
Trimestre terminado el:  .............. No. de la solicitud de retiro de fondos: .........
Primera parte: Estados financieros
1. He examinado los estados financieros incluidos como parte de este PMR, presentados en
respaldo de la solicitud de retiro de fondos que se adjunta, y certifico lo siguiente:
i) que los estados financieros han sido preparados en la forma acordada con el prestatario en
el momento de la evaluación inicial/negociación,
ii) que la información contenida en dichos estados financieros, incluidas las explicaciones de
las variaciones impotantes, es razonable.
2. También he examinado las partidas pendientes correspondientes al (a los) período(s)
precedente(s), de haberlas, respecto de las cuales se requería adoptar medidas correctivas, y
me he cerciorado de que el prestatario se ha ocupado debidamente de ellas. Se adjunta un
resumen de la situación del plan de acción relativo a períodos precedentes y al período en
curso, el cual incluye las razones para las reducciones que aparecen a continuación:
3. Sobre la base del examen que he practicado, mi recomendación es la siguiente:
Gastos declarados                          Anticipo solicitado
Gastos admisibles                          Anticipo que se recomienda desembolsar
Firmado por: .........................             ........................................................
Especialista en Gestión Financiera (FMS-OPR)       Nombre, Depto./Div.
Fecha:  ..............................................
Segunda parte: Administración de las adquisiciones y gastos incluidos en los contratos
4. He examinado las declaraciones sobre las adquisiciones incluidas como parte de este PMR,
presentadas en respaldo de la solicitud de retiro de fondos que se adjunta, y certifico lo
siguiente:
iii) que las declaraciones sobre las adquisiciones han sido preparadas en la forma acordada
con el prestatario en el momento de la evaluación inicial/negociación,
iv) que la información contenida en dichas declaraciones, incluidas las explicaciones de las
variaciones significativas, es razonable.



Anexo 5                                   2
5. También he examinado las partidas pendientes correspondientes al (a los) período(s)
precedente(s), de haberlas, respecto de las cuales se requería adoptar medidas correctivas, y
me he cerciorado de que el prestatario se ha ocupado debidamente de ellas. Se adjunta un
resumen de la situación del plan de acción relativo a períodos precedentes y al período en
curso, con indicación de las razones de las reducciones que aparecen a continuación:
6. Sobre la base del examen que he practicado, mi recomendación es la siguiente:
Gastos declarados                             Anticipo solicitado
Gastos admisibles                             Anticipo que se recomienda desembolsar
Firmado por:  .........................             .......................................................
Especialista en Adquisiciones                        Nombre, Depto./Div.
Fecha:  ...............................................
Tercera parte: Indicadores fisicos comprobables y recomendación general
7. He examinado las declaraciones sobre los indicadores fisicos comprobables incluidas como
parte de este PMR, presentadas en respaldo de la solicitud de retiro de fondos que se adjunta,
y certifico lo siguiente:
i) que las declaraciones han sido preparadas en la forma acordada con el prestatario en el
momento de la evaluación inicial/negociación,
ii) que la información contenida en dichas declaraciones, incluidas las explicaciones de las
variaciones significativas, es razonable.
8. También he examinado las certificaciones del FMS-OPR y del especialista en adquisiciones,
así como las partidas pendientes correspondientes al (a los) período(s) precedente(s), de
haberlas, respecto de las cuales se requería adoptar medidas correctivas, y me he cerciorado
de que el prestatario se ha ocupado debidamente de ellas. Se adjunta un resumen de la
situación del plan de acción relativo a períodos precedentes y al período en curso, con
indicación de las razones de las reducciones que aparecen a continuación:
9. Sobre la base del examen que he practicado, mi recomendación es la siguiente:
Gastos declarados                             Anticipo solicitado
Gastos admisibles                             Anticipo que se recomienda desembolsar



3                                           Anexo 5
Firmado por: ............        ......................         ...........................................................
Jefe de Equipo del proyecto                                      Nombre, Depto./Div.
Fecha: .....           ................
DEPARTAMENTO DE PRESTAMOS
Monto aprobado del anticipo:                                         Us$.      .........
Monto aprobado de gastos admisibles                                  Us$     ............
Firmado por: ............        ......................         ...........................................................
FMS-LOA/Oficial de Desembolsos                                   Nombre, Depto./Div.
Fecha:  ...............................................
Apéndices:



Anexo 5                                                    4
Revisión de los PMR trimestrales: Plan de Acción
Nombre del proyecto:
No. del préstamo:
Año   Trimestre    Asunto/problema     Monto     Medida correctiva   Miembro del equipo     Fecha        Situación/
responsable de corregir  límite    Observaciones
el problema
40
30
3°
20
1°



Anexo 6
El anexo 6 del Manual de LACI es el mismo del modelo de PMR
del Manual de Gestión Financiera - anexo 7 ( edición Febrero 1999)



Anexo 6
INFORME SOBRE LA ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO
El adjunto Informe sobre la Administración del Proyecto (PMR, por su sigla en inglés), "Modelo
Multi-Moneda", es un ejemplo del informe trimestral para la administración del proyecto. Este
modelo refleja la situación más común en que los registros contables del proyecto se mantienen
en la moneda del prestatario. Aunque los PMR serán expresados principalmente en moneda
local, también es necesario incluir cierta información en la moneda de la Cuenta Especial.
Es importante que el PMR se ajuste a cada proyecto y a las necesidades de información del
Prestatario, Co-financiadores y el Banco. Se recomienda consultar el Manual de Gestión
Financiera de Proyectos para ver los modelos aplicables a la base contable de devengado y el
modelo simplificado utilizado para operaciones pequeñas.
El juego completo de PMR tiene tres partes: administración financiera, monitoreo de la ejecución
fisica, y monitoreo de las adquisiciones.
El informe sobre la administración financiera (reportes 1-A a 1 -F) incluye reportes separados
para: (i) las fuentes y usos de fondos del proyecto; (ii) el uso de fondos por actividad del
proyecto; (iii) desembolsos (retiro de fondos) del proyecto; y (iv) estado de la Cuenta Especial.
Todos estos informes resumen la actividad financiera del financiera del proyecto durante el
periodo que e reporta. Además, el informe debe incluir un reporte (1 -F 1) proporcionando
información sobre loas previsiones de caja o necesidades de efectivo, para el semestre siguiente
al periodo reportado.
Información referente a las adquisiciones (reporte 3) se proporciona antes de los reportes
respectivos.



Informe sobre la administracion del proyecto (PMR)                                      Anexo 6
Modelo en efectivo                                                                    Pag. 1 de 15
Informe sobre la administración del proyecto (PMR)
Informe trimestral
Modelo en efectivo
Índice
Informe financiero
1-A   Fuentes y usos de fondos del proyecto
13-B  Usos de fondos del proyecto por actividad
1-C   Balance del proyecto (se ha omitido del modelo en efectivo)
1-D   Retiro de fondos en efectivo del proyecto (Desembolso)
1-E   Estado de la Cuenta Especial
1 -F  Previsiones de caja del proyecto
Informe sobre la marcha del proyecto
2-A   Informe de seguimiento (Gestión de los contratos)
2-B   Informe de seguimiento (Unidades por actividades del proyecto)
Informe sobre la gestión de las adquisiciones
3-A   Procedimiento de adquisiciones (Bienes y obras)
3-B   Procedimiento de contratación (Servicios de consultoría)
3-C   Informe sobre los gastos incluidos en el contrato (Bienes y obras)
3-D   Informe sobre los gastos del contrato (Servicios de consultoría)



Informe sobre la administración del proyecto (PMR)                                                                                                                                                        Anexo 6
Modelo en efectivo                                                                                                                                                                                   Pág. 2 de 15
PMR trimestral
Gobierno de Ruritania                                                                                       trmestrA
Proyecto de perfeccionamiento para docentes de la educación secundaria                                                                     Informe 1-A
Préstamo No. 1234
Fuentes y uso de fondos del proyecto
Trimestre que terminó el 31 de diciembre de 1998
en miles de unidades de la moneda nacional (UMN)
Documento de
evaluación inicial
Cifras efectivas li                               Cifras previstas                                   Variación                         del proyecto /iv
Trimestre         Año a         Acumulado        Trimestre        Año a         Acumulado        Trimestre       Año a         Acumulado              Duración
en curso ¡ii     la fecha       a la fecha /iii  en curso ¡Ai     la fecha      a la fecha Iiii  en curso ¡ii    la fecha      a la fecha Iiii        del proyecto
Saldo de apertura en efectivo
Cuenta bancaria del proyecto                                2,000         10,000
Cuenta Especial del BIRF                                  48,000          40,000
Total                                                   50,000          50,000                -               -               -                -                     -               -
Más:
Origen de los fondos
Fondos públicos                                           24,000          70,000          260,000          30,000          40,000          148,000         (6,000)       30,000           112,000                  900,000
Fondos del BIRF                                           36,000         110,000          320,000          50,000         130,000          400,000        (14,000)       (20,000)         (80,000)               1,500.000
Total                                                   60,000         180,000          580,000          80,000         170,000          548,000        (20,000)       10,000            32,000                2,400,000
Diferencia cambiaria                                             (1,000)         (3,000)         (14,000)             -               -                               -               -                   -
Menos:
Uso de los fondos
Bienes                                                      4,000          29,000           87,000           5,000         28,000           73,000         (1,000)         1,000            14.000                 400.000
Obras                                                      15,000          27,000           58,000          16,000         20,000           70,000         (1,000)         7,000           (12,000)                 60,000
Servicios de constltoría y capacitación                     1,000          2,000           29,000           2,000           3,000            5,000         (1,000)        (1,000)          24,000                   40,000
Otros /v                                                   45,000         125,000          348,000          57,000        119,000          400,000        (12.000)         6,000           (52.000)               1,900,000
Total                                                 65,000         183,000          522,000          80,000         170,000          548,000        (1 5,000)       13,000          (26,000)               2,400,000
Saldo en efectivo al cierre
Cuenta bancaria del proyecto                               4,000           4,000            4,000
Cuenta Especial del BIRF                                  40.000          40,000           40,000
Total                                                       44,000          44,000           44,000                  _               _     _       _    _       __                            _
NOTAS
/i: Las canitidades han sido tomadas de las cuentas del mayor correspondientes al proyecto.
/ii: Para la coniversión se hall utilizado los sigtientes tipos de cambio: US$1 = 29 UMN (saldos de apertira y al cierre de la Cuienta Especial): US$1 = 30 UMN (Fondos del BIRF recibidos durante el trimestre).
/iii: Proyecto a la fecha.
/¡iv. Las cifras de esta columna se haii derivado del documento de evaluación itiicial del proyecto y reflejaii todas las actualizacionies posteriores. Cuanido se hayani producido movimientos significativos cott cargo a la
mioneda de la Cuiesta Especial, estas cifras seráin actualizadas al tipo de cambio vigenite en la fecha del iltimo cierre de trimiestre.
/: Esta categoría puede dividirse eni varias subcategorias, según las categorias de desembolso quie figutreni eni los doctinemitos legales



Inforie sobre la administración del proyecto (PMR)                                                                                                                                                                                     Anexo 6
Modelo en efectivo                                                                                                                                                                                                                 Pág. 3 de 15
PMR trimestral
Informe 1-B
Gobierno de Ruritania
Proyecto de perfeccionamiento para docentes de la educación secundaria
Préstamo No. 1234
Uso de fondos del proyecto por actividad
Trimestre que terminó el 31 de diciembre de 1998
en miles de unidades de la moneda nacional (UMN)
Documento de
evaluación inicial
Cifras efectivas                        Cifras previstas                            Variación                     del proyecto /ii
Actividades del proyecto /i                    Trimestre      Año a      Acumulado     Trimestre      Año a      Acumulado      Trimestre      Año a        Acumulado          Duración
en curso     la fecha      a la fecha    en curso     la fecha     a la fecha    en curso      la fecha      a la fecha       del proyecto
1. Mejorar la formación inicial y el
perfecciouaaienlo en el servicio de los docentes                   31,000      101.000       257,000       43.000       8S,000       215,000       (12,000)        13,000        42,000             910,000
a Mejorar el plan de estudios                                          1,000        2.000         5,000          500         1,000        4,000          500           1.000         1,000              50,000
b Modernizar los laboratorios de ciencias                              6,000       55,000       135,000       16,000       39.000        106,000      (10,000)        16000         29,000             455.000
cLibros de texto y referencias sobre educacion secundaria              3,000       15,000        45,000        3,500        17,000       25,000          (500)        (2,000)       20,000              125,000
dCentros de apoyo a los estudiantes                                    2,000        3,000         7,500        2,500        4.000        10,000         (500)         (1,000)       (2,500)             40,000
e Perfeccionamiento en el servicio para docentes de la educacion secundar  4,000    6,000        14,500        5,000         8,500        15,000       (1,000)       (2,500)          (500)             150,000
fOficinas y salas de conferencias                                     15,000       20,000        50,000       15,500        18,500       55,000         (500)          1.500        (5,000)             90,000
2. Fortalecer los vínculos entre las escuocas secundarias
y las instituciones de formación de docentes                        5,000        20,000        50,000        6,000       21,000        60,000        (1,000)        (1.000)      (10.000)            222,000
a Respaldar los vinculos entre los establecimientos de educacion       1,000        2,500         4,000        1.500        2.000         8,000         (500)           500         (4,000)             52.000
bRelaciones de colaboración con instituccones del extranjero           4,000       17,500        46,000        4,500        19,000       52,000         (500)        (1,500)        (6,000)             170.000
3. Mejorar las calificaciones de los formadores de docenles           23,000       50,000       198,500       26,000       53,000       245,000        (3,000)        (3,000)      (46,500)           1,100,000
a Programa de maestria                                               20,000        33,000       163,500       22,500       35.000       200.000        (2,500)        (2,000)      (36,500)            530,000
bPrograma de doctorado                                                 2,000       15,000        30,000        3.000        16,500       40.000        (1,000)        (1,500)      (10.000)            500,000
Cursos de perfeccionamiento y talleres para docentes                   1,000        2,000         5,000          500         1,500        5.000          500            500            -                70,000
4. Fortalecimiento de la capacidad para realizar
investigacioues sobre educación                                     5,000       10,800        15,000        4,300         7,000       26,800          700           3,800       (I 1,S00)            166.000
a Eval.acion de los alumnos al momento de su ingreso                   2,500        4.000         6,000        1,000        2,000         12,500        1,500          2,000        (6,500)             99,000
bGarantia de calidad                                                   1,000        3,000         4,000        1,300        2,000         6,800         (300)          1,000        (2,800)              17,000
eDonacion para fines de investigación                                  1,500        3,800         5,000        2.000         3,000         7,500         (500)          800         (2,500)             50,000
5. Gastos de la anidad de ejecución del proyecto                      1¡000         1,200          1.500         700         1,000         1,200         300            200            300                2,000
a Sueldos del personal                                                  250           400           500          200          300           400           50             100           100                 500
Otros gastos de operacíon ¡ini                                        750           800         1,000          500          700           800          250            100           200                1,500
Total de gastos del proyecto                                          65,000      183,000       522,000       80.000       170,000      548,000       (15,000)        13,000       (26,000)           2,400,000
NOTAS
u Los elementos enuixerados bajo Actisidades del proyecto' seran los que conxengan el Prestatario y el Banco al momento de lo evaluacion Inicial, según figuran en el documento de evaluación inicial
con las modificaciones posteriores
I Ls cifras de esta columna se ha. derisado del documento de exaluacion inicial del proyecto y reflejan todas las actualizaciones posteriores Cuando se hayan producido movimientos significativos con
cargo a la moneda de la Cuenta Especial, estas cifras seran actualizadas al tipo de cambio vtgente en la fecha del último cierre de trimestre
Esta categoría puede d-s-d,rse en las correspondientes clases de gastos, como materiales de oficina, costos de operación de vehiculos, etc



Informe sobre la administración del proyecto (PMR)                                                                                                                                                                                              Anexo 6
Modelo en efectivo                                                                                                                                                                                                                         Pág. 4 de 15
PMR trimestral
Informe I-D
Gobierno de Ruritania
Proyecto de perfeccionamiento para docentes de educación secundaria
Préstamo No. 1234
Retiro de fondos en efectivo del proyecto (Desembolso)
Trimestre que terminó el 31 de diciembre de 1998
E. miles de snidades de la moneda nacional (UMN)                                                                                      En USS fi
Parte de las gastos que corresponde al    Gastos financiados
gobierno                        por el BIRF
Categoría                               Gastos del proyecto                                                         Gastos financiables por el BIRF
de desembolso                       (a)       (b)      (c) = (a) - (b)    (d)      (e) = (c) X (d)        (8)           (g) = (e) + (f)        (h)                 (i)             (i) = (g)(hF(i)   (k) = (a) - (e)  (I)      (m) = (k) - (1)          (n)
100% finan   Finan por el  Fmnanciables      Total    Monto acum prefinan y Total (acumulada  Pagados con cargo     Pago directo/    Monto acum prefinan                          Prefinan (pero aún    Pagados con cargo
No          Descrtpción               Total   po el gb    gob y el BIRF F rel BIRF (°B  del timestre  pasado del trim ant fii  a la fecha)  a la Cuenta Especial compromiso especial 01i y pasudo al trim sgte liv  Total  Pagados  no reembolsados\  ala Cuenta Especial l
1)  Bienes                             4,000       100           3,900                       3,850                   150           4,000              3,800                  200                                 150      150                               126,666.67
Divisas                        3.000        -             3,000         100%          3,000                  .              3,000              2,800                  200                                 -        -                                  93,333 33
Moneda nacional (ex fábrica)     750         50            700          100%            700                  150             850                850                                                        50       so                                20,333 33
Monedo nacional (otro)           230        s0             200           75%            150                   -               150               150                                        -l100                   100                                 5,000 00
2)   Obras                            15,000      1,000         14,000                       11,200                               11,200             11,100                  100                               3,800     3,600             (200)            370,000.00
Divisas                         3,000                     3,000          80%          2.400                                 2,400              2,400                                                      600      600                                00,000 00
Moneda nacional               12,000      1,000          11,000          00%          8,800                                 8,800              8.700                  100                               3,200    3,000             (200)             290,000 00
3)   Servicios de consultoria          1,000       -             1,000                        1,000                                 1,000             1,000                                                      -         -                                  33,333.33
D-visas                          800                        800         100%            800                                   800                800                                                                                                   26,666 67
Moneda nacional                  200                       200          100%            200                                  200                200                                                                                                    6,666 67
4)   Otros                            45,000        50          44,950                       34,468                  100          34,568             26,960                                      7,608         10,533   18,090            7,558              898,666.67
Divisas                        15,000                    15,000         100%          15,000                  100          15,100              9,500                                      5,600                   5,500            5,500             316,666 67
Monedanac,enal                30,000         50          29.950          65%         19,468                   -            19,468             17,460                  .                   2,001        10,533   12,590             2,058             582,00000
Total                            65,000      1,150         63,850                       50,518                  250           50,768             42,860                  300                 7,608        14,483   21,840             7,358            1,428,666.67
NOTAS
/f Supo-endo que la moneda de la Cuenta Especial es el dólar de los Estados Unidos (USS) Las cifras incluyen el centavo mas próximo
¡ii Las cifras de esta colutmia representan el total de gastos financiables pat el BIRF que han side prefinanciados por el gobiemo y pasados del trimestre anterior
/¡i, Pago directo/compromiso especial
¡ii Los cifras de esta coluina representan el total de gastos financíables por el BIRFI que han sido prefinanciados por el gobierno y pasados al trimestre siguiente
/c El total de esta columna debenia ser la misma cantidad que aparece en la linea 7 del Informe 1 -E



Informe sobre la administración del proyecto (PMR)                                                                                                                                  Anexo 6
Modelo en efectivo                                                                                                                                                              Pág. 5 de 15
PMR trimestral
Informe 1-E
Gobierno de Ruritania
Proyecto de perfeccionamiento para docentes de educación secundaria
Préstamo No. 1234
Estado de la Cuenta Especial
al 31 de diciembre 1998
en US$ /i
1     Saldo de apertura al 1/10/98 /ii                                                                                              1,655,172.41
2      Más: Discrepancia acumulada sin explicación       /iií
3           Anticipo del BIRF durante el trimestre (I /10/98-31/12/98)                                     1,190,000.00             1,190,000.00
2,845,172.41
4     Menos: Reintegro de fondos de la Cuenta Especial al BIRF durante el período (1/10/98-31/12/98)
5     Monto actual pendiente del anticipo hecho a la Cuenta Especial                                                                2,845,172.41
6     Saldo de la Cuenta Especial al cierre (31/12/98) pasado al período siguiente   /iv                                            1,379,310.34
Más: Monto de los gastos admisibles pagados durante el trimestre     /v                              1,428,666.67
8           Comisiones de servicio (si se debitaron a la Cuenta Especial)                                           -               1,428,666.67
2,807,977.01
9     Menos: Intereses devengados (si se han acreditado a la Cuenta Especial)
10     Anticipo total contabilizado                                                                                                  2,807,977.01
1]     Discrepancia (5) -(10) que se debe explicar   /vi                                                                                37,195.40
NOTAS
/i  Suponiendo que la moneda de la Cuenta Especial es el dólar de los Estados Unidos.
/ii  Anotar la cantidad que aparece en la linca 6 del PMR anterior (de fecha 30/9/98). como figura en el estado de la Cuenta especial al 30/9/98
preparado por el banco en que se mantiene dicha cuenta
/iii Anotar la cantidad que aparece en la linca 11 del PMR anterior (de fecha 30/9/98) - deberá explicarse cualquier diferencia que exista.
/¡v  Anotar el saldo al cierre que aparece en el estado de la Cuenta Especial al 31/12/98 preparado por el banco en que se mantiene dicha cuenta.
/v   La misma cantidad que aparece en la columna n) del Informe 1 -D como total de gastos financiables por el BIRF pagado durante el trimestre
/vi  La discrepancia, que deberia explicarse en una nota por separado, puede incluir los gastos admisibles pagados con cargo a la Cuenta Especial
que aún no han sido anotados por el banco en que se mantiene esa cuenta, el anticipo hecho por el Banco aún no acreditado por el banco de la
Cuenta Especial, etc



Informe sobre la administración del proyecto (PMR)                                                                                                                                                 Anexo 6
Modelo en efectivo                                                                                                                                                                             Pág. 6 de 15
PMR trimestral
Informe 1-Fi
Gobierno de Ruritania
Proyecto de perfeccionamiento para docentes de educación secundaria
Préstamo No. 1234
Previsiones de caja para el proyecto (Parte I)
al 31 de diciembre de 1998
En miles de unidades de la moneda nacional (UMN)                                                  En miles de USS /ii
(a)                 (b)              (c) = (a) + (b)        (d)           (e)            (fi             (g) = (e) x (f)                (h) /iii                    (i) /iv
Categorías                Necesidades de       Necesidades de      Total del efectivo     Gastos        Gastos         Gastos       Necesidades de efectivo    Total del efectivo necesario  Necesidades de efectivo
de desembolso /i            efectivo para el    efectivo para el     necesario para los   totalmente    financiados   financiables para gastos financiables por  para gastos financiados por para gastos financiables por
trimestre que        trimestre que        seis meses que     financiados   por el el gob.  por el BIRF  el BIRF para los seis meses  el gob. y el BIRF para los seis el BIRF para los seis meses
No.          Descripción           termina el 31/3/99  termina el 3016/99   terminan el 30/6/99  por el gob.     y el BIRF        (%)        que terminan el 30/6/99   meses que terminan el 30/6/99  que terminan el 30/6/99
1)   Bienes                                   7,000                6,400               13,400           400          13,000                                  12,100                           433                       403
Divisas                               3,000                3,000                6,000            -            6,000         100%                      6,000                           200                       200
Moneda nacional (ex fábric i1,000                          2,400                3,400                         3,400         100%                      3,400                           113                        113
Moneda nacional (otros)               3,000                1,000                4,000           400           3,600          75%                      2,700                           120                        90
2)   Obras                                   26,000               16,000               42,000          3,000         39,000                                  31,200                         1,300                      1,040
Divisas                              17,000               10,000               27,000            -           27.000          80%                     21,600                           900                        720
Moneda nacional                       9,000                6,000               15,000          3,000         12,000          80%                      9,600                           400                        320
3)   Servicios
de consultoría                           6,000                9,000               15,000            -           15,000                                   15,000                          500                        500
Divisas                               6,000                3,000                9,000                         9,000         100%                      9,000                           300                        300
Moneda nacional                         -                  6,000                6,000           -             6,000         100%                      6,000                           200                        200
4)   Otros                                   54,000               33,000               87,000           400          86,600                                  84,640                         2,887                      2,821
Divisas                              54,000               27.000               81,000           -            81,000         100%                     81,000                         2,700                      2,700
Moneda nacional                        -                   6,000                6,000           400           5,600          65%                      3,640                           187                        121
Total                        93,000                64,400              157,400         3,800        153,600                                  142,940                         5,120                      4,765
NOTAS
Ir  Se aconseja preparar un presupuesto examinando cada componente del proyecto El plan que se presenta en este cuadro se elaboraría una vez que se haya preparado el presupuesto por cada componente
/ii Suponiendo que la moneda de la Cuenta Espeaal es el dólar de los Estados Unidos (US$). Tipo de cambio US$1 = 30 UMN
/ri Cantrdad de la columna (e) convertida a la moneda de la Cuenta Especial aplicando el tipo de cambio de la nota /ii precedente
lSv  Cantbdad de la columna (g) convertida a la moneda de la Cuenta Especial aplicando el tipo de cambio de la nota lii



Informe sobre la administración del proyecto (PMR)                                                                                                    Anexo 6
Modelo en efectivo                                                                                                                                  Pág. 7 de 15
PMR trimestral
Informe l-F2
Gobierno de Ruritania
Proyecto de perfeccionamiento para docentes de educación secundaria
Préstamo No. 1234
Previsiones de caja para el proyecto (Parte 11)
al 31 de diciembre de 1998
en miles de unidades de la moneda nacional (UMNN) y miles de US$ /i
UMN          US$ /i
Gastos financiables por el BIRF previstos para los seis meses
que terminan el 30 de junio de 1999 /ii                          142,940         4,765
Menos: Cantidad por pagar en forma de pago directo
o compromiso especial                                             13,200           440
129,740         4,325
Menos: Saldo de la Cuenta Especial al término del trimestre declarado
(31 de diciembre de 1998) /iii                                    40,000         1,379
Monto del anticipo solicitado para la Cuenta Especial               89,740         2,946
NOTAS
/i: Suponiendo que la moneda de la Cuenta Especial es el dólar de los Estados Unidos. Tipo de cambio:
/ii: Las mismas cantidades que aparecen en las columnas de total (g) e (i) del Informe 1-F1.
/iii: El mismo saldo al cierre de la Cuenta Especial del BIRF que aparece en el Informe 1-A.



Informe de Monitoreo                                         PMR trimestral
del Proyecto (IAP)                                                Informe 2
Contabilidad base de efectivo (caja)                            Pág. 8 de 15
Informe de Monitoreo de la Ejecución Física
El formato y detalle del Informe de Monitoreo de la Ejecución dependerá de lo que sea
mas apropiado para supervisar cada proyecto en particular, y debe prepararse y acordarse
entre el Prestatario, el Jefe del Equipo del Proyecto y el Especialista en Administración
Financiera.
El aspecto mas importante del Informe de Monitoreo de Ejecución Física es la narrativa
adjunta en que se explique el progreso del proyecto y como sus costos a la fecha se
relacionan con lo planeado en la etapa de evaluación, así como su posible efecto en el
proyecto al final del mismo. Esto se discute mas detalladamente en el capitulo sobre
"Informe de Progreso (ver el párrafo 3.06)
Cada proyecto requerirá el formato que sea mas relevante a sus características. Los
ejemplos adjuntos (Informes 2-A y 2-B) son solamente guías.
El factor de costo-beneficio relacionado con la supervisión de cada actividad debe
considerarse y, como resultado, solamente las actividades significativas requerirían
monitoreo separado por parte del Banco. (El Prestatario o la Unidad de Implementación
del Proyecto pueden agregar detalles adicionales de acuerdo con sus necesidades.)
En algunos casos, como los contratos grandes, lo mas importante será indicar el
estado actual de contrato, y la forma en que la información actual (costo, progreso físico)
permite prever la situación a la conclusión del contrato. El Informe 2-A es un ejemplo.
El Prestatario, el Jefe de Equipo del Proyecto y el Especialista en Administración
Financiera deberían acordar y documentar en la evaluación inicial, el grado de variación
entre el "estado del proyecto" y lo "planeado" que requerirá explicación. Esto variara
entre proyectos.



Informe sobre la administración del proyecto (PMR)                                                                                                                                Anexoó
Modelo en efectivo                                                                                                                                                            Pág. 9 de 15
PMR trimestral
Informe 2-A
Gobierno de Ruritania
Proyecto de perfeccionamiento para docentes de educación secundaria
Préstamo No. 1234
Informe de seguimiento
Gestión de los contratos /i
al 31 de diciembre de 1998
en miles de UMN
Plan revisado hasta        Plan inicial
Contrato                      Progreso efectivo Costo efectivo Costo previsto  Variación  el término del contrato  hasta el término /ii
a la fecha      a la fecha     a la fecha                Costo     Fecha de      Costo     Fecha de
No                 Descripción              Resultados fisicos                                          total      término      total      término
102  Construcción de establecimientos
Fase 1 -- Cimientos                    60% terminado        4,000.000      3,600,000   400,000    6,900,000  30/9/1999    6,000,000  30/6/1999
(15 meses)              (12 meses)
Fase 11 - Paredes                      20% terminado        2.100,000      2,000,000   100.000   10,500,000  30/11/1999  10,000,000  31/8/1999
(1m5 eses)              (12 meses)
Fase 111 -- Techo y acabado            Ninguno                   -               -         -      5,000,000  31/8/2000    5,000,000  31/8/2000
(8 meses)               (8 meses)
108 Asistencia técnica
Diseñio detallado                     Segundo proyecto        800,000        800,00               1,000,000  30/4/2000    1,000,000  30/4/1999
terminado                                                            (24 meses)              (24 meses)
Asistencia en la evaluación de ofertas  ninguno                  -                                 300,000   28/2/2000      300,000  28/2/2000
(3 meses)               (3 meses)
NOTAS
/i En este informe se presenta información sobre los contratos correspondientes al proyecto desde su inicio hasta la fecha del infonme
¡ii Según se establece en el contrato



Informe sobre la administración del proyecto (PMR)                                                                                                                                                  Anexo 6
Modelo en efectivo                                                                                                                                                                             Pág. 10 de 15
PMR trimestral
Gobierno de Ruritania                                                                                         Informe 2-B
Proyecto de perfeccionamiento para docentes de educación secundaria
Préstamo No. 1234
Informe de seguimiento
Unidades por actividades del proyecto /i
al 31 de diciembre de 1998
en miles de UMN
Cifras efectivas               Cifras previstas              Variación         Documento de evaluación
inicial del proyecto
Actividades del proyecto                 Unidades    Costo   Acumulado Unidades     Costo   Acumulado Acumulado Acumulado              Totales del        Código de
unitario  a la fecha           unitario  a la fecha  a la fecha  a la fecha         proyecto          la unidad
(Unidades)   (Costo)    Unidades         Costo
1. Mejorar la formación inicial y el perfeccionamiento
en el servicio de los docentes.
Oficinas y salas de conferencias                            200      250       50,000      220      250      55,000         (20)     (5,000)      360           90,000      1
2. Mejorar las calificaciones de los formadores de docentes                       198,500                       245,000                 (46,500)                 1,100,000
a. Programa de maestria                                                       163,500                       200,000                 (36,500)                   530,000
Becas nacionales                                        250       414     103,500      340      400     136,000         (90)    (32,500)       500         200,000     1i
Becas intemacionales                                    150       400      60,000      160      400      64,000         (l0)     (4,000)      825          330,000     III
b. Programa de doctorado                                                      30,000                         40,000                 (10,000)                   500,000
Becas nacionales                                         30       500      15,000       25      600      15,000           5                   250          150,000      11
Becas intemacionales                                     20       750      15,000       25     1,000     25,000          (5)    (10,000)      350          350,000      I1
e. Cursos de perfeccionamiento y talleres para docentes                         5,000                         5,000                                             70,000
Cursos de perfeccionarniento                             30       100       3,000       30      100       3,000                     .         500           50,000     IV
Talleres para docentes                                   10       200       2,000        5      400       2,000           5                    50           20,000     V
NOTAS
/i. En este informe se presenta información sobre las actividades del proyecto desde su inicio hasta la fecha de este informe
Descripcion de los códisos de las unidades
I Aletros c,,adrad,s.
/I   Becas nacionales
lll  Becas ,nernaci,nales
//*  (      I depfeccion,im,,sw,o
I I aúJres ¡para dcfcensW



Informe de Administración   Informe de Monitoreo                    Anexo 6
del Proyecto (PMR)           de las Adquisiciones             PMR trimestral
Modelo Multi-Moneda                                                Informe 3
Existen dos aspectos importantes para el Monitoreo de las Adquisiciones:
1 .  La administración de adquisiciones desde la perspectiva de administración
financiera
2.   Adherencia del proceso a las Guías de Adquisiciones del Banco
1.   Administración Financiera
Este aspecto requerirá la revisión del Especialista en Administración Financiera
quien deberá analizar lo siguiente:
(a) Asegurar, en cooperación con el Especialista en Adquisiciones, que existe
un sistema apropiado de control interno para:
* llevar a cabo los procedimientos requeridos de adquisiciones
* aprobar y supervisar los contratos y otros medios de adquisiciones
* asegurar que los bienes y servicios han sido proporcionado en
concordancia con los términos de adquisiciones
* asegurar que se mantienen registros adecuados de contabilidad y de
contratos (cuando sean necesarios);
(b) Asegurar que los montos de los contratos son registrados con base en los
contratos acordados y que todos los cambios subsecuentes se encuentran en
concordancia con las provisiones contractuales, fueron apropiadamente
aprobados, y se ajustan a las sumas originales en los registros de contratos.
Cuando existan varios contratos, será importante mantener un registro de
contratos con una subcuenta para cada uno, en la cual se anote información
importante como la retención respectiva, etc.
(c) Para cada contrato, debería anotarse el monto facturado y aprobado
(mostrando la fecha de aprobación). Cuando se tiene contabilidad por el método
devengado, la suma por pagar y la retención diferida para futuros pagos deberían
incorporarse a la contabilidad.
(d) Todos los pagos contra contratos deberían anotarse al lado del contrato
respectivo mostrando la fecha de pago. Debe darse explicaciones cuando los
pagos se hayan atrasado.
(e) La información mencionada arriba sería resumida en el Informe 3-C y/o
Informe 3-D. Los registros de contratos estarían disponibles para la revisión de
auditores y misiones del Banco.
2.   Procedimientos de Adquisiciones
El Especialista en Adquisiciones tendrá la responsabilidad principal de
asegurar que las Adquisiciones siguen los procedimientos acordados en los
documentos de préstamo, incluyendo la adhesión a las Guías del Banco. Estos
Procedimientos y Guías se encuentran en sus respectivos Manuales.



Informe sobre la administración del proyecto (PMR)                                                                                                                                                     Anexo 6
Modelo en efectivo                                Para contratos que sobrepasan el límile establecido para revisión previa                                                                       Pag. 12 de 15
PMR trimestral
Informe 3 - A
Gobierno de Ruritania
Proyecto de perfeccionamiento para docentes de educación secundaria
Préstamo No. 1234
Procedimiento de adquisiciones (Bienes y obras) li
al 31 de diciembre de 1998
Fechas expresadas en (dd/mmlaa)
Fecha del procedimiento de licitación
Categoria de  Descripción    Método     No. de    Documentos de precalificación     Documentos de licitación    Disponibilidad    Apertura       No objeción     Firma del       Término      Nombre del No. de
desembolso   del contrato  empleado Iii licitación  Enviados     No objeción      Enviados    [ No objeción    del conjunto de   de ofertas     al contrato      Contrato      del contrato   proveedor/ contrato
bienes a licitar                                                              contratista
Fecha   Fecha   Fecha   Fecha  Fecha   Fecha   Fecha   Fecha   Fecha   Fecha   Fecha  Fecha   Fecha   Fecha   Fecha   Fecha   Fecha  Fecha
No  Descripcion -                                 prevista efectiva  prevista efectiva  prevista efectiva  prevista efectiva  prevista efectiva  prevista efectiva  prevista efectiva  prevista efectiva  prevista efectiva
1)   Bienes                    LPI                       ___             _
LPN                                                        _   ____
_ _ _ _ _ _ C PN      _   _       _      _  _   _   _  _   __                                             __                                                                                _
2)   Obras                    CPN (                                                                                                                                                            _     _ ======
_______LPN
CD                                           _                                                                                                                    _  _   _  _   _
NOTAS
/i: En este informe se presenta información sobre las adquisiciones correspondientes al proyecto desde su inicio hasta la fecha de declaración más reciente.
/ii Cada método descrito en las Normas sobre adquisiciones se debe indicar por separado.
LPI = Licitación púíblica internacional
LPN   Licitación pública nacional
CPN = Conhparación de precios a nivel nacional
CD = Contratación directa



Informe sobre la administración del proyecto (PMR)                                                                                                                                Anexo 6
Modelo en efectivo                                                                                                                                                         Pág. 13 de 15
PMR trimestral
Informe 3-13
Para contratos que sobrepasan el límite establecido para revisión previa
Gobierno de Ruritania
Proyecto de perfeccionamiento para docentes de educación secundaria
Préstamo No. 1234
Procedimiento de contratación (Servicios de consultoría) /i
al 31 de diciembre de 1998
Fechas expresadas en (mm/ddlaa)
Fechas del procedimiento de contratación
Categoria de    Método de    No. de    Expresión           Pedido de propuestas (PP)        Recepción de No objeción    No objeción                  Contrato                 Nombre del    No. de
desembolso    selección /ii propuesta  de interés   Enviado     No objeción |   Emitido     propuestas    de eval. de  de eval. de   No objeción     Firma       Término     proveedor/ contrato
prop. téc.  prop. finan.
contratista
Fecha Fecha   Fecha  Fecha  Fecha  Fecha  Fecha  Fecha  Fecha  Fecha  Fecha  Fecha  Fecha  Fecha  Fecha  Fecha  Fecha  Fecha  Fecha  Fecha
No      Descripc,o-                       pres¡sta efectia prevista efectiva perista efecti  prevista efectiva preista ef   efecti s  efectiva  r  efectiva prevista efectiva prevsta efectivaX
3)   Serxticos de     SBCC
consultoria y,
capacitación      SBC
SPF
SBMIC
SD
NOTAS
/i En este informe se presenta información sobre las contrataciones correspondientes al proyecta desde su inicio hasta la fecha de declaración mnás reciente
/tt Cada método descrito en las Normas sobre selección y contratación de consultores se debe indicar por separado
SBCC =Selecctón basada en la calidadv yelcosto   SBMC = Selecctón basada en el menor costo
SBC =Selección basada en la calidad              SD) = Selección directa
SPF    Selección ciuando el presutpuesto es fijo  PC = Prácti¡cas comerciales



Informe sobre la administración del proyecto (PMR)                                                                                                                                Anexo 6
Modelo en efectivo                                                                                                                                                          Pág. 14 de 15
PMR trimestral
Para contratos que sobrepasan i) el límite establecido para la revisión previa, y/o                                        Informe 3-C
ii) US$100.000 o su equivalente
Gobierno de Ruritania
Proyecto de perfeccionamiento para docentes de educación secundaria
Préstamo No. 1234
Informe sobre los gastos del contrato (Bienes y obras) /i
al 31 de diciembre de 1998
Categoria de            Descripción del          Método           No. de        Proveedor/    Nacionalidad   Código postal   Moneda del   Valor del      Monto           Monto          Tipo de
desembolso                contrato            empleado rii    contrato r/ii    Consultor                   (si es de EE.UU.)  contrato   contrato   facturado hasta   pagado hasta     gasto fv
No      Descripción                             -                     -                                                                                     la fecha        la fecha
CI                                  r Bienes        LPor sprd
2)         LcObras  p                                 PN
TLPN L      ó p    c n                                                         = C
NOTAS
/i En este informe se presenta informnación sobre las adquisiciones correspondientes al proyecto desde su inicio hasta la fecha de declaración más reciente
/ii Cada método descrito en las Normas sobre adquisiciones se debe indicar por separado
/iii Las modificaciones deberian incluirse en una linea adicional, con el mismo número de contrato, e indicar el número de la modificación.
/ix En divisas, en moneda nacional (ex fábrica) o en moneda nacional (otro)
LPI =Licitación públ1ica internacional                   CPN = Cortiparación de precios a nne,el nacional
LPN =Licitación púiblica nacional                        (:D = Contratación directa



Informe sobre la administración del proyecto (PMR)                                                                                                                               Anexo 6
Modelo en efectivo                                                                                                                                                         Pág. 15 de 15
PMR trimestral
Para contratos que sobrepasan i) el límite establecido para la revisión previa, y/o                                            Informe 3-D
ii) US$100.000 o su equivalente
Gobierno de Ruritania
Proyecto de perfeccionamiento para docentes de educación secundaria
Préstamo No. 1234
Informe sobre los gastos incluidos del contrato (Servicios de consultoría) /i
al 31 de diciembre de 1998
Categoría de       Método de       No. de        Descripción del    Consultor   Nacionalidad       Código       Moneda del    Valor del      Monto           Monto        Tipo de
desembolso       selección /ii  contrato Iiii     contrato                                    postal (si es de  contrato    contrato     facturado        pagado       gasto /iv
No      Descripción                                                                                   EE.UU.)                               hasta la fecha   hasta la fecha
3)   Sernicios de       SBCC                                                                                                                                    -
consultoria y
capacitación       SBC
SPF
SD
NOTAS
/i  En este informe se presenta información sobre las contrataciones correspondientes al proyecto desde su inicio hasta la fecha de declaración más reciente
/¡i  Cada método descrito en las Normas sobre selección y contratación de consultores se debe indicar por separado.
/iii  Las modificaciones deberian incluirse en una linca adicional, con el mismo número de contrato, y deberian indicar el número de la modificación
/iv  En divisas o moneda nacional.
SBCC = Selección basada en la calidad>y el costo                 SBMIC = Selección basada en el nienor costo
SBC = Selección basada en la calidad                             SD = Selección directa
SPF = Selección cuiando el presuipuiesto esfijo                  PC = Prácticas comerciales






Anexo 7
Ejemplo de Carta de Desembolso mediante uso de PMRs
Ministro de Finanzas
Ministerio de Finanzas
Dirección
Ciudad, País
Estimado (a) Señor (a):
Re: Préstamo    ....... (Proyecto ......)
Esta carta proporciona instrucciones para el retiro de fondos del Préstamo del BIRF
para el Proyecto  .............., una vez que este Préstamo sea declarado efectivo. Se
adjuntan copias de los Convenios de Préstamo y Proyecto fechados ............., el Manual
de Desembolsos y el Manual de Implementación LACI. Estos documentos clave, y esta
carta, deberían estar a disposición de todo el personal responsable de la preparación de
solicitudes de retiro de fondos e Informes sobre la Administración del Proyecto. Estamos
adjuntando modelos de formularios de solicitud;  suministros adicionales de estos
formularios pueden obtenerse en la oficina local del Banco (o les han sido enviadas
separadamente). También se adjuntan copias del formato de Informe para la
Administración del Proyecto (PMR) previamente acordado entre el Prestatario y el
Banco.
El Manual de Desembolsos y el Manual de Implementación LACI proveen
información conceptual, así como ejemplos de formularios de retiro de fondos y de los
PMR junto con instrucciones detalladas para su confección. Deseamos traer su atención a
los párrafos siguientes, los cuales son de particular relevancia a este Préstamo en el
proceso de preparación de solicitudes de retiro de fondos de la cuenta del Préstamo:
(a) Firmas Autorizadas son requeridas antes de comenzar los desembolsos y
deberían actualizarse oportunamente cuando se necesiten cambios. Una carta del
Ministro de Finanzas [prestatario oficial] en la que se nombren los oficiales
autorizados para firmar solicitudes de retiro de fondos, junto a su registro de
firmas, nos deben ser enviados antes de la primera solicitud de retiro de fondos.
Por favor sírvase utilizar el formato de carta incluido en la página 2 del Manual de
Desembolsos.
(b) Solicitudes de Retiro de Fondos y la Cuenta Especial. Todos los desembolsos
bajo este préstamo se realizarán a través de la Cuenta Especial.
[Consecuentemente, el Banco no procesará ninguna solicitud para realizar pagos
directamente a una tercera parte o emitir Compromisos Especiales para cubrir
cartas de crédito. Sin embargo, si dicha necesidad surgiese durante la
implementación del proyecto, por favor envíennos una solicitud junto con la
justificación respectiva y la consideraremos] o [excepto para ciertas adquisiciones,
como se indica en el párrafo ....... de las Minutas Acordadas, usted puede



Anexo 7
enviar solicitudes para pagos directos a una tercera parte o para emitir
Compromiso Especial para cubrir cartas de crédito. Sin embargo, para dichas
solicitudes el monto mínimo requerido deberá ser de al menos US$........
equivalentes por solicitud.] Las solicitudes de reposición deberán enviarse en
informes PMRs.
(c) Por intervalos trimestrales (u otro período acordado), y deben acompañarse
por los favor, asegúrese que los Informes de Adquisiciones en los PMR sean
preparados para los contratos sujetos a la revisión previa del Banco, así como los
contratos sujetos a examen posterior por encima de US$ 100,000 equivalentes.
(d) Los Requerimientos de Auditoría y otras cláusulas financieras se especifican
en el Artículo IV del Convenio de Préstamo. Los Informes de Auditoría, sobre el
uso de la Cuenta Especial deberían enviarse a más tardar seis meses después del
final de cada año fiscal. El informe de auditoría también validará los gastos
pagados bajo los PMRs trimestrales.
(e) Avisos de Pago y Resúmenes Trimestrales de Desembolsos. Estos
documentos serán distribuidos a las direcciones mostradas en esta carta, a menos
que seamos informados de cambios en sus requerimientos. Adicionalmente, para
cada pago equivalente a un millón de dólares o más, el Banco enviará un fax a las
agencias  ejecutoras; por lo tanto, les  agradeceríamos  enviamos  los
correspondientes números de fax. Esta información también se encuentra
disponible a través de la página de internet del Banco; por favor refiérase al
párrafo ....... del Manual de Implementación LACI para más detalles.
El Anexo 1 del Convenio de Préstamo detalla las categorías de desembolso y los
porcentajes de gastos elegibles para financiamiento bajo cada categoría. Este Anexo
también estipula los siguientes requerimientos para propósitos de desembolso:
(a) Financiamiento retroactivo de gastos: en el párrafo ....... se menciona la
posibilidad de solicitar reembolsos de gastos efectuados después de ..... que se
ajusten al límite de US$ ........ en conexión con la Categoría .......Por
favor identifique específicamente en el PMR enviado con la primera solicitud de
retiro de fondos, los gastos sujetos a financiamiento retroactivo que fueron
efectivamente incurridos.
(b) Condiciones de Desembolso: el párrafo ........... especifica que no se podrán
realizar retiros de fondos contra la Categoría ......... (Subpréstamos) antes de que
un Convenio de Préstamo Subsidiario satisfactorio al Banco haya sido ratificado.
Consecuentemente, los anticipos realizados a la Cuenta Especial no pueden ser
utilizados para financiar gastos sujetos a las condiciones de desembolso
específicas a menos que dichas condiciones sean cumplidas.



Anexo 7
Por favor, note que la fecha límite de presentación de los PMRs vence 45 días
después del final de cada trimestre y deben ser enviados al Banco aunque no se requieran
fondos adicionales.
No dude en contactarnos si tiene preguntas acerca de los procedimientos de información
financiera y desembolsos, citando el Préstamo ............ como su referencia.
Atentamente,
/firmado por/
Oficial de Desembolsos/Especialista en Administración Financiera
División de Desembolsos, Departamento de Préstamos
Adjuntos
cc:  Coordinador de Proyecto
Dirección
Director Administrativo
Dirección






-                                                                                                Anexo 8
Banco Mundial                                          1.      Préstamo del BIRF                  o
1818 H Street. N.W. Washington, DC 20433 U.S.A.                Crédito de la AIF No.
SOLICITUD DE RETIRO DE FONDOS                          2.      No. de ref. Del Cofinanciador
No. de ref del BIRF/AIF
3.      Solicitud No._
4. Sírvase a Pagar
(Moneda)                                   (Cantidad por pagar expresada en cifras)
Solicitamos este desembolso de la cuenta ( la Cuenta) abierta en virtud del Convenio de Préstamo o el Convenio de
Crédito de Fomento relativo al Préstamo o Crédito de la referencia, y por medio de la presente certificamos lo siguiente:
A. El que suscribe no ha retirado previamente fondos de la Cuenta con el fin de financiar los gastos para los cuales se
solicita el presente anticipo.
B. El informe sobre la administración del proyecto (IAP) que se adjunta a esta solicitud de retiro de fondos ha sido
preparado siguiendo el formato aprobado por el Banco a los afectos del Préstamo o Crédito de la referencia. La
información contenida en dicho informe es completa y correcta, y explica cualquier variación significativa señalada
en el informe.
C. Los gastos hechos con el importe del Préstamo o Crédito de la referencia, según se declaran en el IAP adjunto, y los
gastos para los cuales se solicita el presente anticipo ( los Gastos) se han hecho o se harán únicamente por concepto
de bienes y servicios de fuentes admisibles y de conformidad con las condiciones establecidas en el Convenio.
D. El que suscribe no ha utilizado ni utilizara el importe de otros prestamos, créditos o donaciones otorgados por otros
organismo para financiar lo Gasto.
E. Toda la documentación justificativa de los Gatos estará disponible, previa solicitud, para su examen por los auditores
y las misiones del Banco Mundial.
F. En caso de que todos o una parte de los fondos retirados de la Cuenta conforme a esta solicitud sean devueltos al
Banco Mundial, el que suscribe, por medio de la presente, autoriza al Banco Mundial a aplicar el importe actual de
esos fondos como un crédito a la Cuenta, o, si la cantidad es pequeña, autoriza al Banco Mundial a aplicar tales
fondos al próximo pago del prestatario correspondiente a intereses, comisiones por compromiso, comisiones de
servicio o al principal.
INSTRUCCIONES DE PAGO
5.  Nombre y dirección del banco de depósito del prestatario  7.  Nombre y dirección de banco corresponsal si la moneda
y número de la Cuenta establecida en virtud del Convenio  de pago corresponde a la de otro país
de Préstamo de Crédito de Fomento
Código SWIFT:                                             8.  Instrucciones especiales de pago
6. Nombre y dirección de prestatario
9.  Por                                                   1I.
Nombre del prestatario                               Firma del representante autorizado
10.                                                       12.
Fecha                                          Nombre(s) y cargos(s) de (de los)
Representantes(s) autorizado(s)s
Formulario 1903B (8-98)






t                                  1



Para mayor información, favor contactarse:
Departamento de Préstamos
Banco Mundial
1818 H Street, N.W.
Washington, D.C. 20433, U.S.A