Read@Home: Embedding Track and Trace in Book Supply Chains Final Country Report: Senegal Contents Acronym List ..............................................................................................................................................................3 Introduction................................................................................................................................................................4 Activity Summary .....................................................................................................................................................4 Activity Start-up ..................................................................................................................................... 4 Recruitment of local consultants .................................................................................................... 5 Establishment of National Consultative Group......................................................................... 5 Workshop 1: Mapping of Senegal’s Supply Chain .................................................................. 7 Data Collection....................................................................................................................................... 8 Workshop 2: Designing Senegal’s Track and Trace System .............................................. 10 Development of Track and Trace Design Document ........................................................... 10 Development of Terms of Reference .......................................................................................... 11 Workshop 3: Validation of the Track and Trace Design Document ............................... 11 Next Steps ................................................................................................................................................................ 11 Annexes..................................................................................................................................................................... 12 Annex 1: Lists of Workshop Participants ................................................................................... 12 Annex 2: Data Collection Activity Results Summary: IEF and IA Level........................... 14 Annex 2: Data Collection Activity Results Summary: School Level ................................. 19 Acronym List ANPECTP National Agency for Early Childhood Development (Agence Nationale de la Petite Enfance et de la Case des Tout-Petits) CPM Procurement Unit (Cellule des Passations des Marchés) DAGE Directorate for General Administration and Equipment (Direction de l'Administration Générale et de l'Equipement) DALN Directorate of Literacy and National Languages (Direction de l'Alphabétisation et des Langues nationales) DEA Division of Arabic Education (Division de l’Enseignement Arabe) DEE Directorate of Elementary Education (Direction de l'Enseignement Élémentaire) DEPS Directorate of Preschool Education (Direction de l'Enseignement Préscolaire) DFC Directorate of Training and Communication (Direction de la Formation et de la Communication) DPRE Directorate of Planning and Education Reform (Direction de la Planification et de la Réforme de l'Education) ECD Early Childhood Development IA Regional Education Office (Inspection Academique) IEF District Education Office (Inspection d’Education et Formation) IGEF General Inspectorate for Education (Inspection Générale de l'Education et de la Formation) INEADE National Institute of Research and Projects for Education Development (Institut national d'étude et d'action pour le développement de l'éducation) JSI John Snow, Inc. MEN Ministry of Education (Ministere de l'Education Nationale) NCG National Consultative Group PIPADHS First Years for Human Development in Senegal (Premières Années pour le Développement Humain au Sénégal) SIMEN National Education Management and Information System (Système d'Information et de Management de l'Education nationale) TLM Teaching and Learning Materials TnT Track and Trace WB World Bank WEI World Education, Inc. 3 Introduction The availability of quality textbooks is a basic requirement to enable children to learn, yet many countries are unable to ensure their young students have reliable access to these resources. Country supply chains often struggle to keep schools well-supplied with learning materials, particularly in the hardest-to-reach places. Further, many children are unable to attend school at all, thereby missing out on many of the educational opportunities and programs that would otherwise be available to them. The current COVID-19 pandemic has only exacerbated these problems, as many children that would otherwise be in school are unable to access remote-learning. Senegal has not seen an exception to these conditions. The World Bank (WB), through the Read@Home initiative which is known locally as Premières Années pour le Développement Humain au Sénégal (PIPADHS), seeks to address these challenges in Senegal by working with local education and supply systems to identify appropriate early childhood level learning materials for use in homes and deliver these materials directly to the families that need them. Further, PIPADHS seeks to leverage monitoring systems to ensure books are reaching young children and students. In recent years, several textbook distribution and track and trace systems have been piloted to assist local supply systems in ensuring that education materials reach schools at the last mile. Through this World Bank-funded initiative, John Snow, Inc. (JSI) and subcontractor World Education, Inc. (WEI), built on this global knowledge base by identifying a set of best practices in textbook delivery monitoring in low and middle-income countries. At the same time, the WB understands that context is vital in ensuring a successful supply chain monitoring system, so these best practices will have to be easily adaptable to different situations. To this end, WB funded JSI/WEI to implement the Track and Trace (TnT) project to support five target countries (Cameroon, El Salvador, Sudan, Niger and Senegal) in understanding these best practices and adapting them to their own contexts by developing locally-owned supply chain monitoring systems to ensure delivery of textbooks to the schools supporting children from families that need them most. This report will describe the process of developing a supply chain monitoring system for teaching and learning materials (TLMs) distribution to schools in Senegal. Activity Summary Activity Start-up After JSI signed its contract with the WB, and subsequently established a subcontract with WEI, the JSI/WEI team held launch meetings with the WB teams in each of the selected countries to review the objectives of the program, establish communications protocols, and discuss a preliminary activity timeline. On February 3, 2021, an initial kick-off meeting was organized between WB Senegal team members and JSI/ WEI staff to orient and introduce WB Senegal team members on the project, its goal, and determine areas of collaboration and mutual support. It was 4 understood that the TnT project would be beneficial to the Read@Home project, known as PIPADHS, which aims to distribute books to children considered to be in the early childhood developmental (ECD) stage. Meeting participation from the JSI/WEI team included: Estelle Day - Senior Education Advisor, Ben Hatch - Technical Advisor, Barbara Borgese - Education Advisor. From the WB end, participation included Penelope Bender, Ibrahima Samba (ECD Technical Advisor), Amanda Devercelli (WB Senegal Education Team Lead), and Hamoud Wedoud. A follow-up meeting was organized on March 15, 2021. During this meeting, it was decided that the TnT system would be designed to support the Ministry of Education’s (MEN) efforts to distribute TLMs, particularly focusing on distribution of TLMs that will benefit early childhood development aged children. To help with preparation for TnT’s initial activities, JSI/WB would share the job descriptions for the three local consultants to be hired to support the program (Education Advisor, Program Coordinator, and Informational Technology Advisor) and a powerpoint presentation on TnT to be shared with WB’s MEN partners. Recruitment of local consultants One of the first activities that needed to be completed to begin TnT activities in Senegal was the recruitment of local consultants to implement in-country activities, including the workshops and the data collection activity. JSI/WEI began circulating the job descriptions for the three local consultant positions (Education Advisor, Program Coordinator, and Informational Technology Advisor) through JSI/WEI and WB Senegal’s local networks. The local consultant recruitment process was completed by June 2021. Dr. Idrissa Balde was hired as the Education Advisor, Ms. Aminata Fall was recruited as the Program Coordinator, and Mr. Makhtar Diop was recruited as the Information Technology Advisor. Establishment of National Consultative Group JSI/WEI’s key partner in this work is the NCG. The NCG, made up of key, senior decision makers from all relevant Ministry of Education departments (and other ministries/agencies, where appropriate) related to government textbook and education materials supply, makes all key decisions. Such decisions include the type of Track and Trace system to be built, its users, features, the data that it needs to generate, and for whom. The first order of business for the local consultants was to identify the members of the National Consultative Group (NCG) who will contribute to the design and establishment of the TnT system in Senegal. To do this, the local consultants were formally introduced to the MEN partners on the PIPADHS project to start identifying the members of the NCG. On July 7, the local consultants and the WB Senegal point of contact, Ibrahima Samba, met with Khady Diop Mbodji, the Secretary General of the MEN, Alioune Badara Diop, the director of Institut national d'étude et d'action pour le développement de l'éducation (INEADE), and two technical advisors from INEADE, Bineta Ba Ka and Mamadou Faye, to determine the membership of the NCG. It was agreed that an exhaustive list of NCG membership (see Table 1) would be best to ensure buy-in and ownership of the TnT system to be designed and that 5 following the ceremonial convocation of the NCG, only the technical specialists would be asked to stay for the working sessions. Table 1: Membership of the National Consultative Group N° Representation Number 1. Secrétariat général du MEN 02 2. Bureau de Suivi 01 3. Inspection Générale de l'Education et de la Formation (IGEF) 01 4. Direction de l'Administration Générale et de l'Equipement (DAGE) 01 5. INEADE 03 6. Direction de l'Enseignement Élémentaire (DEE) 01 7. Direction de l'Enseignement Préscolaire (DEPS) 01 8. Direction de l'Alphabétisation et des Langues nationales (DALN) 01 9. Division de l’Enseignement Arabe (DEA) 01 10. Inspection des Daara 01 11. Agence National de la Case des Tout-Petits (ANCTP) 01 12. Système d'Information et de Management de l'Education nationale 01 (SIMEN) 13. Coordonnateur des Inspections d'Académie (IA) 01 14. Coordonnateur des Inspections d’Education et Formation (IEF) 01 15. Cellule des Passations des Marchés (CPM) 01 16. JSI/WEI Consultants 03 By following this process, identified by JSI/WEI as a best practice, we ensured the NCG was made up of the right individuals and maximized the likelihood that the government will effectively own and manage an eventual Track and Trace system, should they implement one. 6 Workshop 1: Mapping of Senegal’s Supply Chain During the initial meeting with MEN in early July, the organization of the first workshop that would convene the NCG was also discussed. The purpose of this first workshop was to: • Provide an overview of the project • Provide an overview of what "Track and Trace" systems could involve • Map and analyze MEN’s current book distribution and tracking practices, including processes, strengths and challenges • Obtain some initial thoughts from the NCG on the type of Track and Trace system they may want • Plan the data collection activity to understand the realities of book distribution and tracking at the subnational and school levels. The workshop was scheduled for July 15, 2021 at Diamniadio Ministerial area as an in-person meeting. An in-person meeting was chosen because this format would ensure the necessary engagement and ownership by the ministry. All the necessary Covid-19 safety precautions (such as wearing masks, providing hand sanitizer, spacing out participants) would be taken to ensure the safety and health of all the participants. On July 15, 2021, the first workshop was successfully organized at Diamniado Ministerial area with in-person participation from the ministry partners (see Annex 1 for a list of participants from each Workshop) and JSI/WEI local consultants as well as remote participation from Ibrahima Samba, Ben Hatch, and Huaiming Sanchez (Senior Education Advisor). The first workshop ignited a lot of interest and lively discussion from the participants, which led to not being able to complete the workshops’ agenda within the allotted time. As a result, a second workshop was organized on August 31, 2021 to accomplish the remaining sessions for completing the book distribution system mapping process and receive MEN inputs for the data collection activity (the last two points of the agenda described above). Figure 1 shows the results of the mapping activity. The following key features about the current book distribution chain were learned from the discussions: • Publishers are responsible for delivering books to the subnational levels (IA and IEF), but distribution to the lower levels is largely ad-hoc. • Selection of the books is decentralized so that each school can select the books relevant to their context based on the MEN-approved list of TLMs. However, book orders are collated and then procured centrally. • Quantification of books to be procured is done based on the enrollment numbers from the previous year. However book procurement rarely meets identified needs, and the subnational levels are tasked with distributing the books they are allocated to the schools they serve as they see fit. Figure 1: Map of MEN TLM/books distribution chain in Senegal 7 The data collection activity was also discussed during this workshop. It was decided that data collection should take place in the regions where PIPADHS intervenes. Additionally, the schools to be visited should be in some of the hardest to reach communities to better understand the difficulties faced by them to access books. By making decisions based on the most difficult situation, it would allow the new TnT system to be adequate for all conditions and be successful. As a result, the regions of Kolda and Kaffrine were selected and the IEFs with hard to reach schools would be selected based on inputs from the coordinator of IAs and the coordinator of IEFs. By the end of the workshop, most of the members of the NCG were enthusiastic about the TnT system that would be designed as a result of the project and willing to continue their participation in the remaining workshops. Data Collection In preparation for the data collection activity, several data collection tools were created for gathering data at the school level, the IA and IEF level, and the central level, including publishers. Two sets of interview forms were created for use at each level: 1) an access to technology interview form and 2) a book distribution management interview form. These forms were shared with the NCG members for final inputs and recommendations prior to using them for the data collection activity. Between October 11-22, 2021, JSI/WEI conducted the data collection activity to gather information on the realities of the book distribution on the ground and to complement the information gathered through the mapping exercise in Workshop 1 and other interviews conducted at the central level. The local consultants, Dr. Idrissa Blade and Mr. Makhtar Diop, traveled to the regions of Kolda and Kaffrine to interview relevant stakeholders and actors 8 involved in the TLM distribution chain. Table 2 below shows the regions, districts, and the schools visited. Table 2: List of IAs, IEFs, and Schools visited during the data collection activity IA IEF Schools Kaffrine Kaffrine • Ecole élémentaire de Dankou Malem Hodar • Ecole élémentaire de Médina Sy Kolda Kolda • Ecole d’application Abdoulaye Diallo Medina Yoro Foulah • Ecole élémentaire de Piaye Bouré • Ecole élémentaire de Santhiaba • Ecole élémentaire de Méo Ndiobène • Ecole élémentaire de Faticounda • Ecole élémentaire de Sam Yoro Guèye Important takeaways from the data collection activity are as follows: • Most schools do not receive the books they need for multiple reasons: o Books are not ordered based on school’s needs o Since the number of books procured are generally insufficient to the needs of the schools, IEFs typically distribute the books to schools proportionally. o There is no feedback mechanism once books arrive at schools on whether or not the books arrived in good condition or if they were enough. It is sufficient that they just simply have arrived at the school. • Local school management committees and school director collectives (CODEC) are a strength in the book distribution chain as they take on the responsibility of making sure books are picked up at the IEFs and transporting them to the schools • Sometimes there is not sufficient storage space at the IEFs to keep the books, so they may store them in classrooms. • Most IA/IEF have access to outdated IT equipment and they can be expected to do some basic report-writing and data entry on the old computers. However, IA/IEF staff own personal smartphones or mobile devices that could potentially be leveraged for data collection in a technology-based TnT system. • Most schools do not have basic IT infrastructure or equipment. However, most school directors and teachers own personal smartphones or mobile devices that could be potentially leveraged for data collection in a technology-based TnT system. • Publishers must bring back proof (signed delivery slip) of delivery to get paid, as part of their contract, though this includes only delivery to the IA or IEF level. • Books are delivered to each IEF (or IA where applicable) packaged. Once at the IEF, the books are counted and then grouped proportionally for each school based on the size of the school. • All who were interviewed were unaware of the TLM management policy and their expected roles and responsibilities in the book distribution supply chain. 9 See Annexes 2 and 3 for more detailed summaries of the data collected. Workshop 2: Designing Senegal’s Track and Trace System Following the data collection and the analysis of the results, a TnT Design Workshop was held on November 30 - December 2, 2021. The purpose of this workshop was to design a TnT system that is contextualized to the needs of Senegal. This involved reviewing the supply chain mapping done in Workshop 1, the data gathered through the data collection activity, and the lessons learned from the global best practices guide. Workshop 2 included the following objectives: • Review the supply chain mapping done from Workshop 1 • Present the results from the data collection activities • Present best practices in track and trace system design • NCG to make decisions needed for designing the TnT system, with the support of the technical team • Develop first draft of the Track and Trace Design Document The same NCG members that participated in Workshop 1 were also invited to Workshop 2. See Table 1 above for the list of invited representatives and Annex 1 for the list of participants who attended. The 3-day workshop was held in Hotel Good Rade and allowed hybrid participation. The local consultants, Dr. Idrissa Balde and Mr. Makhtar Diop, and the NCG members participated in-person while Ibrahima Samba, Ben Hatch and Huaiming Sanchez joined remotely. Overall, the workshop was successful in walking the NCG members through all the key decisions necessary for the TnT design. The results of the key decisions discussions are summarized in the accompanying Design Document. Development of Track and Trace Design Document Following Workshop 2, a Track and Trace Design Document was developed to summarize the decisions and overall vision for the Track and Trace system in Senegal. The following key performance indicators were included in the design: • Percentage of TLMs allocated for and delivered to schools • Percentage of TLMs that arrive at one level and are successfully transferred to the next (disaggregated by level) • Percentage of materials that arrived damaged • Percentage of schools that submitted their TLM needs data • Percentage of requested TLMs that were procured • Percentage of schools that submitted a post-distribution report. These indicators will inform the data that will be collected by the system and how it will be analyzed for monitoring purposes. 10 Development of Terms of Reference To help guide the creation of the technology platform for the Track and Trace system, a terms of reference document was developed containing the technical details from the system design document. This document will be used by software developers and technology specialists within SIMEN as they develop the technology platform for the Track and Trace system, as well as for solicitation for external technical assistance, should that be necessary. Workshop 3: Validation of the Track and Trace Design Document On December 16, 2021, a validation workshop was organized to review and validate the Track and Trace Design Document, the resulting deliverable from Workshop 2. This workshop took place within MEN’s facilities and invited participation from the heads of all of the concerned departments in MEN, the MEN General Secretary, the World Bank’s representative, Ibrahima Samba, JSI/WEI consultants and staff. During this activity, it was important for JSI/WEI to follow MEN’s protocol and procedures for the validation phase so that MEN takes on the initiative and follows through with the next steps for implementation. This meant that the final design document needed to be validated by the heads of the various departments under the leadership of INEADE, who would pass it on to the MEN General Secretary to make the official recommendation to the Minister of Education for implementation. These steps were successfully completed during the validation workshop. Next Steps Because Senegal has chosen to develop their TnT system internally, the next steps are for the MEN to move forward with developing their system, identifying any external technical assistance that they may need along the way. The Terms of Reference document should assist the MEN in soliciting any such technical assistance through a request for proposals process. The MEN will also need to budget for the development process, and identify where the funding for the development and rollout of the system will come from. 11 Annexes Annex 1: Lists of Workshop Participants Workshop 1, Day 1: Name Organization Amadou Coundoul SIMEN Demba Mendy DALN Jean Pape Faye ANPECTP Moussa Ndiaye DEE/MEN Bineta Ka Ba INEADE Seydou Diop INEADE Ismael Mbodji SIMEN Ibrahima Watt SG/MEN Alioune Badaia Diop Directeur de l’INEADE Poya M. Tall DAGE/MEN Mamadou Faye INEADE Abdallah Sow DEPS Ibrahima Biteye DEPS Ngor Ndour IGEF Maguette Sow Diaw DPRE Ousmane Ba DEA Omar Thiam INEADE Abdou Thiao BS/SG/MEN Ousseynou Badiane DAGE Workshop 1, Day 2: Name Organization Ismael Mbodji SIMEN Alioune Badaia Diop Directeur de l’INEADE Zaynab Bontou Wahab Poa Ibrahima Watt SG/MEN Abdou Thiao BS/SG/MEN Sabakhaw Thiam Issa Diouf INEADE Poineta Isa Ba Omar Thiam INEADE Poya M. Tall DAGE/MEN Moussa Ndiaye DEE/MEN Ousmane Ba DEA Ngor Ndour IGEF 12 Ndeye Khady Diongue Workshop 2: System design Name Organization Abdoulaye Diop DALN Ismael Mbodji SIMEN Thierno Haby Ba Coordinateur des IEF Issa Diouf INEADE Amadou Lamine Ndiaye INEADE Stanislas Dog INEADE Mahamadou Lamine Barro CT/SG Papa M. Tall DAGE Ousmane Ba DEA Cheikh Tidiane Mbaye CPM Workshop 3: Validation Name Organization Cheikh Tidiane Mbaye CPM Issa Diouf INEADE Tenguella Ba DEPS Alioune Badara Diop Directeur de l’INEADE Ousmane Ba DEA Adoumbé Sall IGEF Mamadou Touré DFC Ismael Mbodji SIMEN Mahamadou Lamine Barro CT/SG Bineta Ba Ka INEADE Khady Diop Mbodji Secrétaire Générale du MEN Aïssata Ba Saw IGEF 13 Annex 2: Data Collection Activity Results Summary: IEF and IA Level République du Sénégal Un Peuple- Un But- Une Foi Ministère de l’Education nationale COMPTE RENDU DE MISSION 1. Entretiens et questionnaires administrés aux inspecteurs d’académie (IA) et aux inspecteurs de l’éducation et de la formation (IEF) dans la période du 11 au 22 octobre 2021. - IA Kolda - IA Kaffrine - IEF Kolda - IEF Médina Yoro Foulah - IEF Kaffrine - IEF Malem Hodar 2. Synthèse des réponses des IA et IEF GESTION ADMINISTRATIVE DES MANUELS A. Présentation du service Inspection d’académie Inspection de l’Education 1. Rôle du service Réception Réception Distribution Distribution 2. Documents de référence Bordereau de livraison Bordereau de livraison Clé de répartition entre les Clé de répartition entre les IEF IEF Décharges Décharges 3. Les agents impliqués dans IA IIEF la gestion des manuels Planificateur Planificateur Comptable des matières Comptable des matières 4. Répartition des tâches Coordination (IA) Coordination (IA) Répartition (planificateur) Répartition (planificateur) Réception et distribution Réception et distribution (comptable des matières) (comptable des matières) 5. Documents attendus du Rapport de rentrée Rapport de rentrée niveau inférieur Rapport de fin d’année Rapport de fin d’année Expression des besoins Expression des besoins 6. Périodicité des documents Début d’année Début d’année Fin d’année Fin d’année A la demande A la demande 7. Documents envoyés au Rapport de rentrée Bons de sortie définitive niveau supérieur Rapport de fin d’année Bordereau de livraison Expression des besoins 8. Difficultés rencontrées Absence/insuffisance de Absence/insuffisance de dans la gestion des manuels magasins de stockage magasins de stockage Ecart entre les effectifs et Ecart entre les effectifs et les les quantités reçues quantités reçues 14 Réception tardive des Réception tardive des manuels (en fin d’année) manuels (en fin d’année ou Perte de manuels dans les pendant les vacances ) écoles 9. Suggestions pour améliorer Informer à temps les Informer à temps les la gestion des manuels livraisons livraisons Disposer de magasins de Disposer de magasins de stockage adaptés stockage adaptés S’appuyer sur des données S’appuyer sur des données fiables fiables Livrer les manuels aux Livrer les manuels aux écoles bénéficiaires écoles bénéficiaires B. Equipement et Inspection d’académie Inspection de l’Education installation technologiques 1. Ordinateurs Oui Oui 2. Type d’ordinateur Ordinateur de bureau Ordinateur de bureau Portables (IA et Portables (IA et planificateurs) planificateurs) 3. Imprimantes Oui Oui 4. Smartphone Smartphone personnel du Smartphone personnel du chef de service chef de service Pas de smartphone pour le Pas de smartphone pour le service service 5. Typa de smartphone Android Android 6. Mémoire du smartphone Suffisante Suffisante 7. Crédit dans le smartphone Manque, parfois Manque, parfois 8. Couverture mobile Bonne Bonne (voix/sms) 9. Couverture mobile Oui Oui (3G/4G/5G) 10. Connexion internet filaire Wi- fi Wi- fi 11. Frais d’internet Pris en charge par l’Etat Pris en charge par l’Etat 12. Qualité de connexion en Lente Lente général 13. Electricité sur le lieu de Oui Oui travail 14. Fréquence des pannes de Quotidien Quotidien courant 15. Alimentation de secours Indisponible Indisponible 16. Type d’alimentation de Néant Néant secours 17. Personnel de soutien Oui Oui informatique C. Utilisation de la Inspection Inspection de technologie dans le lieu de d’académie l’Education travail 1. Utilisation de l’internet Non Non avec l’alimentation de secours 15 2. Usages du téléphone Tous usages Tous usages 3. Utilisation des services Non Non IVR 4. Si, oui Non Non 5. Utilisation régulière de oui oui l’ordinateur 6. Utilisation de l’ordinateur Elaborer, conserver, Produire et garder, recevoir partager et recevoir des des documents dans des documents à partir de comptes professionnels comptes professionnels 7. Problèmes rencontrés dans Les ordinateurs sont vieux Les ordinateurs sont vieux et l’utilisation de l’ordinateur lents D. Gestion des dossiers Inspection d’académie Inspection d’académie 1. Utilisation d’application Oui Oui 2. Conservation des dossiers Papier Papier Sur ordinateur Sur ordinateur Internet Internet 3. Applications permettant Word Word d’envoyer des rapports excel excel électroniques OPERATIONS SPECIFIQUES A. Quantification et Inspection d’académie Inspection de l’Education expression des besoins 1. Communication des Oui Oui quantités de manuels 2. Modalité de détermination Selon les effectifs de l’année Selon les effectifs de l’année des quantités en cours en cours Selon les effectifs attendus Selon les effectifs attendus de l’année prochaine de l’année prochaine 3. Autorité recevant la SG/MEN IA situation des manuels 4. Période où cette situation Fin d’année Fin d’année est communiquée 5. Information relative sur les Avant l’arrivée de la A la réception des manuels quantités de livres à recevoir livraison A la réception des manuels 6. Espoir de recevoir des Oui Oui livres cette année 7. Informations relatives à Données de l’année Données de l’année cette éventuelle réception précédente précédente 8. Suggestions Institutionnaliser un Harmoniser expression des document d’expression de besoins et besoins réels besoins conforme à la situation B. Réception des manuels Inspection d’académie Inspection de l’Education 1. Dernière livraison reçue Année dernière Année dernière 16 2. Moyen de communication Téléphone Téléphone de l’information par le Email Email supérieur 3. Premier contact avec le Au départ de la livraison A l’arrivée à destination livreur A l’arrivée à destination 4. Moyen de communication Téléphone Téléphone avec le livreur 5. Frais de manutention Oui Oui 6. Prise ne charge des frais de IA ou éditeur IEF ou éditeur manutention 7. Informations relatives à la Livres fournis par lot par Livres fournis par lot par livraison niveau et par discipline niveau et par discipline 8. Emballage des livres Dans des cartons ou Dans des cartons ou plastifiés plastifiés 9. Réemballage Non Non 10. Utilisation de système de Non Non code-barres 11. Type de document reçu Bordereau de livraison Bordereau de livraison avec la livraison 12. Type de document à la Décharge Décharge distribution 13. Production du document Personnel IA Personnel IEF d’expédition 14. Logiciel utilisé Word Word 15. Informations de base Données fournies par le Données fournies par le planificateur planificateur 16. Origine des informations IEF Directeurs d’écoles 17. Saisie des informations Planificateur Planificateur 18. Problèmes rencontrés à la Néant Néant livraison 19. Suggestions Améliorer la diffusion des Informer à temps informations relatives à la Prévoir des frais de livraison manutention à la charge du Inclure la prise en charge livreur des frais de manutention à la charge du livreur C. Expédition des manuels Inspection d’académie Inspection de l’Education vers le niveau inférieur 1. Répartition en cas de Sur la base des effectifs Sur la base des effectifs conformité de livraison et besoins 2. Répartition en cas de non- Répartition proportionnelle Répartition proportionnelle conformité de livraison et besoins 3. Temps de répartition des Le lendemain de la Le lendemain de la manuels reçus réception réception 4. Répartition Faite sur la base des Faite sur la base des propositions du planificateur propositions du planificateur 17 5. Communication de la non non répartition au niveau supérieur 18 Annex 2: Data Collection Activity Results Summary: School Level République du Sénégal Un Peuple- Un But- Une Foi Ministère de l’Education nationale COMPTE RENDU DE MISSION 1. Entretiens et questionnaires administrés aux directeurs d’écoles dans la période du 11 au 22 octobre 2021. - Ecole d’application Abdoulaye Diallo (IEF Kolda) - Ecole élémentaire de Faticounda (IEF Médina Yoro Foulah) - Ecole élémentaire de Méo Ndiobène (IEF Médina Yoro Foulah) - Ecole élémentaire de Sam Yoro Guèye (IEF Médina Yoro Foulah) - Ecole élémentaire de Santhiaba (IEF Médina Yoro Foulah) - Ecole élémentaire de Piaye Bouré (IEF Médina Yoro Foulah) - Ecole élémentaire de Dankou (IEF Kaffrine) - Ecole élémentaire de médina sy (IEF Malem Hodar) 2. Synthèse des réponses des IA et IEF A. INFORMATIONS SUR LES DIRECTEURS ET PRSENTATION DES ECOLES Ecoles Ancienneté à Ancienneté à Nombre Effectifs Distance Voie Etat de la voie Magasin de la direction la fonction de classes Ecole- IEF principale principale stockage Garçons Filles Total Ecole d’application 02 07 12 412 419 831 02 Route Très bonne non Abdoulaye Diallo Ecole élémentaire 02 02 04 31 39 70 03 Route Mauvaise oui de Faticounda Ecole élémentaire 05 05 04 43 47 90 06 Traversée Très non de Méo Ndiobène mauvaise Ecole élémentaire 01 01 04 31 49 80 08 Piste de Mauvaise non de Sam Yoro production Guèye Ecole élémentaire 02 02 02 26 24 50 03 Piste de Mauvaise non de Santhiaba production Ecole élémentaire 05 06 05 61 55 116 52 Piste de Mauvaise OUI de Piaye Bouré production Ecole élémentaire 10 14 06 51 113 164 36 Route + Bonne non de Dankou piste Ecole élémentaire 04 04 06 76 121 197 25 Piste Très non de médina Sy mauvaise B. EXPRESSION DES BESOINS Expression Critère de Destinataire de Périodicité de Dernière Attente de Date des de la quantité détermination de l’info sur l’information réception de livres en informations la quantité quantité livres cette année relatives à l’attente Ecole Oui Selon Effectifs de IEF Début et fin Pas de Oui Année dernière d’application l’année en cours d’année manuels Abdoulaye Diallo depuis 3 ans Ecole élémentaire Oui Selon Effectifs de IEF Début et fin Année Oui Année n-1 de Faticounda l’année en cours d’année dernière Ecole élémentaire Oui Selon Effectifs de IEF Début et fin 2018 Oui Année dernière de Méo Ndiobène l’année en cours d’année Ecole élémentaire Oui Selon Effectifs de IEF Début et fin Pas encore Oui Année dernière de Sam Yoro l’année en cours d’année Guèye Ecole élémentaire Oui Selon Effectifs de IEF Début et fin Pas encore Oui Année dernière de Santhiaba l’année en cours d’année Ecole élémentaire Oui Selon Effectifs de IEF Début et fin Année Oui Année n-1 de Piaye Bouré l’année en cours d’année dernière 20 Ecole élémentaire Oui Selon Effectifs de IEF Début d’année Année Oui Année dernière de Dankou l’année en cours dernière Ecole élémentaire Oui Selon Effectifs de IEF Début et fin Année en Oui Année dernière de médina Sy l’année dernière d’année, à la cours demande Suggestions - Harmoniser les expressions aux besoins réels - Faire l’inventaire physique et les expressions en besoin réel - Faire l’inventaire physique et faire une expression de besoins qui correspond aux besoins - Faire un inventaire pour faire une expression de besoins conforme aux besoins de l’école - Faire l’inventaire physique avec les collègues et faire une expression de besoins qui correspond aux besoins de l’élève - Satisfaire les besoins exprimés - C. RECEPTION DES MANUELS Informations Moyen Traiteme Comité Activités Moyen de Frais de Paiement Détail de Document Problèmes sur les utilisé nt de la de comité de transport manutenti manutenti livraison justifiant liés à quantités livraison réceptio réception utilisé on on réception l’enlèvement n Ecole A Téléphon Au Oui Réception Voiture Oui CGE Par Décharg Convocati d’applicati l’enlèveme e moment et partage CGE niveau e on des on nt indiqué de et contenan directeurs Abdoulaye l’informati disciplin t la au même Diallo on e répartitio moment Ecole A Téléphon Je Non Néant Charrette Non CGE n des Transport élémentaire l’enlèveme e cherche et CGE livres de nt les mobylett entre les Faticounda moyens e écoles Ecole A Téléphon Je Non Néant Charrette Non CGE élémentaire l’enlèveme e cherche CGE de Méo nt les Ndiobène moyens 21 Ecole A Téléphon Je oui Enlèvement Charrette Non CGE Transport élémentaire l’enlèveme e cherche Mobylett CGE de Sam nt les e Yoro moyens Guèye Ecole A Téléphon Je Oui Contrôle la Charrette Non CGE Transport élémentaire l’enlèvemee cherche réception CGE de nt les Santhiaba moyens Ecole A Téléphon Je Oui Réception Mobylett Non Directeu transport élémentaire l’enlèveme e cherche e Directeu r de Piaye nt les r Bouré moyens Ecole A Téléphon Je Oui Réception Voiture Oui Directeu Transport élémentaire l’enlèveme e cherche Directeu r de Dankou nt les r moyens Ecole Avant Téléphon Je oui Réception voiture, Oui Editeur Transport élémentaire enlèvement e cherche charrette, CGE de médina les mobylett projet Sy moyens e) Suggestion - Eviter les pertes de temps à l’enlèvement s - Livrer directement aux écoles - L’IEF achemine les livres jusqu’au niveau des CODEC - Acheminer les livres vers les CODEC qui vont informer les directeurs - Améliorer le transport D. REPARTITION DES MANUELS DANS LES CLASSES Conformité Si oui, Si non, Moment Acteurs de Communication Documents de Supports des livres reçus répartition répartition de la de la répartition communication documents de et besoin répartition répartition communication 22 Ecole Non Selon les Répartition Quelques Avec les non Rapports de papier d’application effectifs proportionnelle jours après collègues début ou de fin Abdoulaye réception d’année Diallo Ecole Non Selon les Répartition Le Avec les non Rapports de papier élémentaire effectifs proportionnelle lendemain collègues début ou de fin de de la d’année Faticounda réception Ecole Non Selon les Répartition Le Avec les non Rapports de papier élémentaire effectifs proportionnelle lendemain collègues début ou de fin de Méo de la d’année Ndiobène réception Ecole Non Selon les Répartition Le Avec les non Rapports de papier élémentaire effectifs proportionnelle lendemain collègues début ou de fin de Sam Yoro de la d’année Guèye réception Ecole Non Selon les Répartition Le Avec les non Rapports de papier élémentaire effectifs proportionnelle lendemain collègues début ou de fin de Santhiaba de la d’année réception Ecole Non Selon les Répartition Le Avec les non Rapports de papier élémentaire effectifs proportionnelle lendemain collègues début ou de fin de Piaye de la d’année Bouré réception Ecole Non Selon les Par groupe Quelques Avec les Oui Rapport Papier élémentaire effectifs d’élèves pour jours après collègues spécifique (Pv de Dankou un livre réception de distribution) Ecole Non Chacun Regrouper les Avec les Non Non indiqué Non indiqué élémentaire un livre élèves autour collègues de médina Sy d’un livre et le CGE E. IMPLICATION DE LA COMMUNAUTE DANS LA GESTION DES LIVRES 23 Associations intervenant Intervenant dans la Activités dans Activités dans la Activités dans la dans l’école gestion des livres la réception distribution conservation Ecole d’application CGE- RAP- AME- CAVE- N’interviennent pas dans Néant Néant Néant Abdoulaye Diallo USAID/Passerelles la gestion des livres Ecole élémentaire de CGE CGE Appui au Néant Faticounda transport Ecole élémentaire de CGE CGE Appui au Néant Méo Ndiobène transport Ecole élémentaire de CGE- APE- Association des CGE Constat Néant néant Sam Yoro Guèye jeunes réception Ecole élémentaire de CGE- APE- Association des CGE Constat Néant néant Santhiaba jeunes réception Ecole élémentaire de CGE CGE Constat Néant néant Piaye Bouré réception Ecole élémentaire de CGE- ASC Néant néant Néant néant Dankou Ecole élémentaire de CGE- AME- APE CGE- AME- APE Appui au Néant Néant médina Sy transport 24