2021 COMMUNAUTE ECONOMIQUE DES ETATS DE L'AFRIQUE CENTRALE (CEEAC) S PROJET DE RENFORCEMENT DES Y CAPACITES EN REDUCTION DES RISQUES DE CATASTROPHES DE LA CEEAC NE -------------- GFDRR Grant N° TF0A7508 PROJET : P166648 X ***************************** RAPPORT DES COMPTES EXERCICE 2021 VERSION DEFINITIVE DECEMBRE 2021 CABINET SYNEX CONSULTING SARL 02 BP : 8063 COTONOU TEL : 21304544 / 66266775 csynex@yahoo.fr Fax: 00227 20 73 73 99contact@kmc-ac.com Page 1 sur 32 SOMMAIRE LETTRE INTRODUCTIVE ................................................................................................................... 3 RAPPORT DE L'AUDITEUR INDEPENDANT SUR LES ETATS FINANCIERS CLOS AU 31.05.2021 .................. 6 ATTESTATION SPECIALE SUR LE COMPTE DESIGNE ET LE COMPTE SPECIAL ASSOCIE DU PROJET .......... 9 I. TABLEAU EMPLOIS-RESSOURCES DU COMPTE DESIGNE PRESENTE PAR LE PROJET PENDANT LA PERIODE SOUS REVUE........................................................................................... 11 II. TABLEAU EMPLOIS-RESSOURCES DU COMPTE DESIGNE RECONSTITUE PAR LA MISSION D'AUDIT AU 31.12.2020 .................................................................................................... 12 ATTESTATION SPECIALE SUR LES ETATS CERTIFIES DE DEPENSES ........................................................ 14 ATTESTATION SPECIALE SUR LA CLOTURE DU PROJET ......................................................................... 16 1. Présentation du Projet ............................................................................................................. 21 2. Méthodes et principes comptables .......................................................................................... 22 2.1. Principes comptables généraux ............................................................................................... 23 2.2. Présentation des états financiers .............................................................................................. 23 2.3. Règles et méthodes comptables spécifiques............................................................................ 23 2.3.1. Mobilisation des fonds ................................................................................................... 23 2.3.2. Base monétaire............................................................................................................... 23 2.3.3. Exercice comptable ........................................................................................................ 23 2.3.4. Charges .......................................................................................................................... 23 2.3.5. Dépenses d'investissement ............................................................................................. 23 2.3.6. Subventions.................................................................................................................... 23 2.3.7. Impôts et taxes ............................................................................................................... 24 2.3.8. Comptabilisation des immobilisations ........................................................................... 24 2.3.9. Amortissement et provisions ......................................................................................... 24 3. Exécution budgétaire ............................................................................................................... 24 3.1. Tableau de suivi budgétaire du 1er janvier au 31 mai 2021 ..................................................... 24 3.2. Commentaires sur les composantes de l’exécution budgétaire Etat d’avancement des activités gérées par le Projet GRC-CEEAC..................................................................................................... 25 3.2.1. Composante 1 : Cartographie des Risques et vulnérabilité ........................................... 25 3.2.2. Composante 2 : Renforcement capacités pour la réduction des risques de catastrophes 25 3.2.3. Composante 3 : Renforcement dialogue politique et législation DRM ......................... 25 3.2.4. Composante 4 : Renforcement capacités régionale pour la préparation, l'intervention et à l'évaluation .................................................................................................................................. 25 3.2.5. Composante 5 : Mise en œuvre et coordination du projet ............................................. 25 Commentaires sur le suivi budgétaire de la période ................................. Erreur ! Signet non défini. 4. Emplois et Ressources au titre de crédit IDA.......................................................................... 25 ANNEXES : .......................................................................................................................................... 26 Annexe 1 : Lettre d’affirmation......................................................................................................... 27 Annexe 2 : Etats financiers ................................................................................................................ 28 Annexe 3 : Relevés bancaires ............................................................................................................ 29 Annexe 4 : Liste de présence de la séance de restitution .................................................................. 30 Annexe 5 : Termes de références de la mission d'audit..................................................................... 31 Annexe 6 : Liste des immobilisations du Projet ................................................................................ 32 Page 2 sur 32 Audits - Conseils fiscal, social et juridique Formations & Assistance - Etudes & Evaluation Capital social : 1.000.000 FCFA OECCA-BENIN : N° 061 EC ABOMEY-CALAVI N° RCCM RB/ABC/13 B N° IFU / 32014004979010 LETTRE INTRODUCTIVE A Monsieur le Président de la Commission de la CEEAC Attention Monsieur le Coordonnateur du Projet de Renforcement des Capacités en Réduction des Risques de Catastrophes de la CEEAC, Projet de Renforcement des Capacités en Réduction des Risques de Catastrophes, Programmes GRC/CC Quartier Hauts de Gué-Gué, B.P. 2112 Libreville Gabon. Mail : secretariat@grc-ceeac.org; Tél : (+241) 04 28 00 01 / +237 6 99 87 23 Monsieur le Président de la Commission, Conformément à notre contrat de services portant sur l’audit financier et comptable des activités du Projet de Renforcement des Capacités en Réduction des Risques de Catastrophes de la CEEAC, sous tutelle de la Communauté Economique des Etats de l'Afrique Centrale (CEEAC) au titre de l’exercice clos le le 31/05/2021, nous avons effectué nos travaux de contrôles sur les comptes présentés par l’Unité de Gestion du Projet pour la période sous revue conformément aux normes en vigueur. Au cours de la mission, il importe de noter que diverses personnes ressources ont été rencontrées. Chacune d’elles n’a ménagé aucun effort pour mettre à la disposition de notre équipe toutes les informations utiles. Notre mission est en accord avec les normes d'audit internationales (ISA). Ces normes requièrent la mise en œuvre de diligences permettant de s’assurer de la régularité des opérations effectuées et de la sincérité des informations financières ou non qui nous ont été communiquées. Nous tenons à préciser que nos procédures d’audit ont pour objet essentiel de nous permettre d’évaluer le système de contrôle interne du Projet et de donner une opinion sur les rapports financiers, l’état des actifs et les états de trésorerie soumis à notre appréciation. Les résultats de nos travaux sont matérialisés par la présentation de ce rapport qui s’articule en deux (02) volets à savoir : - Rapport de l’auditeur indépendant sur les états financiers du Projet ; Page 3 sur 32 - Rapport sur le compte spécial et les états certifiés des dépenses du Projet sur la période sous revue. Tout en vous souhaitant bonne réception, nous vous prions d’agréer, Monsieur, l'expression de nos meilleures salutations. Cotonou, le 31 décembre 2021 Bamidélé Thierry DOSSOU-YOVO Associé-Gérant du cabinet SYNEX Expert-comptable diplômé-Commissaire aux comptes Page 4 sur 32 RAPPORT DE L’AUDITEUR INDEPENDANT SUR LES ETATS FINANCIERS DU PROJET Page 5 sur 32 Audits - Conseils fiscal, social et juridique Formations & Assistance - Etudes & Evaluation Capital social : 1.000.000 FCFA OECCA-BENIN : N° 061 EC ABOMEY-CALAVI N° RCCM RB/ABC/13 B N° IFU / 32014004979010 RAPPORT DE L'AUDITEUR INDEPENDANT SUR LES ETATS FINANCIERS CLOS AU 31.05.2021 DESTINATAIRE : SEM. Le Président de la Commission de la CEEAC Opinion sans réserves Nous avons effectué l'audit des états du Projet de Réduction des Risques de Catastrophes de la CEEAC, objet du Don GFDRR Grant N° TF0A7508 pour la période allant du 1er janvier 2021 au 31 mai 2021, qui comprennent :  Le tableau Emplois -Ressources ;  Le Bilan ;  Les notes sur les états financiers.  L’état de reconstitution du compte désigné A notre avis, les états financiers ci-joints en annexe et dont les montants suivent donnent dans tous leurs aspects significatifs, une image fidèle de la situation financière du Projet de Réduction des Risques de Catastrophes de la CEEAC objet du Don GFDRR Grant N° TF0A7508, ainsi que de sa performance financière et de ses flux de trésorerie pour l'exercice clos le 31/05/2021. o Montant total Ressources : FCFA 85 042 996 o Montant total Dépenses : FCFA 76 007 979 o Solde disponible : FCFA 9 035 017 Fondement de l'opinion Nous avons effectué notre audit selon les normes internationales d'audit (ISA). Les responsabilités qui nous incombent en vertu de ces normes sont plus amplement décrites dans la section "Responsabilité de l'auditeur pour l'audit des états financiers" du présent rapport. Nous sommes indépendants du Projet conformément aux règles de déontologie qui s'appliquent à l'audit des états financiers, et nous nous sommes acquittés des autres responsabilités déontologiques qui nous incombent selon ces règles. Nous estimons que les éléments probants que nous avons obtenus sont suffisants et appropriés pour fonder notre opinion d'audit. Observations Aucune autre observation faite que celles contenues dans la lettre à la direction. Page 6 sur 32 Responsabilités de l’Unité de Coordination pour les états financiers L’Unité de Gestion du Projet est responsable de la préparation des états financiers conformément à la loi du pays, ainsi que du contrôle interne qu'elle considère comme nécessaire pour permettre la préparation d'états financiers exempts d'anomalies significatives, que celles-ci résultent de fraudes ou d'erreurs. Responsabilités de l'auditeur pour l'audit des états financiers Nos objectifs sont d'obtenir l'assurance raisonnable que les états financiers pris dans leur ensemble sont exempts d'anomalies significatives, que celles-ci résultent de fraudes ou d'erreurs, et de délivrer un rapport de l'auditeur contenant notre opinion. L'assurance raisonnable correspond à un niveau élevé d'assurance, qui ne garantit toutefois pas qu'un audit réalisé conformément aux normes ISA permettra toujours de détecter toute anomalie significative qui pourrait exister. Les anomalies peuvent résulter de fraudes ou d'erreurs et elles sont considérées comme significatives lorsqu'il est raisonnable de s'attendre à ce que, individuellement ou collectivement, elles puissent influer sur les décisions économiques que les utilisateurs des états financiers prennent en se fondant sur ceux-ci. Cotonou, le 31 décembre 2021 Bamidélé Thierry DOSSOU-YOVO Associé-Gérant du cabinet SYNEX Expert-comptable diplômé-Commissaire aux comptes Page 7 sur 32 ATTESTATION SPECIALE SUR LE COMPTE DESIGNE, LE COMPTE DES OPERATIONS ET LES ETATS CERTIFIES DE DEPENSES AU 31/05/2021 Page 8 sur 32 Audits - Conseils fiscal, social et juridique Formations & Assistance - Etudes & Evaluation Capital social : 1.000.000 FCFA OECCA-BENIN : N° 061 EC ABOMEY-CALAVI N° RCCM RB/ABC/13 B N° IFU / 32014004979010 ATTESTATION SPECIALE SUR LE COMPTE DESIGNE ET LE COMPTE SPECIAL ASSOCIE DU PROJET DESTINATAIRE : SEM. Le Président de la Commission de la CEEAC Dans le cadre de l’audit des états financiers du Projet de Réduction des Risques de Catastrophes de la CEEAC, objet du Don GFDRR Grant N° TF0A7508 pour la période allant du 1er janvier 2021 au 31 mai 2021, nous avons analysé les transactions du Compte Désigné et du compte des opérations qui incluent :  les avances reçues de la Banque Mondiale ;  les reconstitutions du Compte Désigné soutenues par les Demandes de Remboursement de Fonds ;  les intérêts éventuellement générés sur le compte qui appartiennent au Projet ;  les retraits relatifs aux dépenses du Projet ;  la vérification de la conformité des soldes du Compte Désigné sur la période allant du 1er janvier 2021 au 31 mai 2021 avec les procédures de la Banque Mondiale ;  la vérification de la conformité des soldes du Compte des opérations sur la période allant du 1er janvier 2021 au 31 mai 2021 avec les procédures de la Banque Mondiale ;  l’éligibilité des transactions financières couvrant la période sous revue et les soldes des fonds au 31/05/2021 en conformité avec les dispositions de l’accord de financement et de la lettre de décaissement ;  l’adéquation du système de contrôle interne en fonction du mécanisme de décaissement ;  l’éligibilité et l’exactitude :  des transactions financières durant la période sous revue ;  des soldes des comptes à la clôture de l’exercice sous revue ;  de l’utilisation du Compte Désigné et du compte des opérations conformément à l’accord de financement ;  de l’adéquation du contrôle interne avec le mécanisme de décaissement. Nous avons effectué notre audit conformément aux Normes Internationales d'Audit et aux directives de la Banque Mondiale en matière d’audit de Compte Désigné et du compte des opérations. Ces normes requièrent de notre part de nous conformer aux règles d'éthique, de planifier et de réaliser l'audit pour obtenir une assurance raisonnable que les états financiers ne comportent pas d'anomalies significatives. Un audit implique la mise en œuvre de procédures en vue de recueillir des éléments probants concernant les montants et informations fournis dans les états financiers. Le choix des procédures relève du jugement de l'auditeur, et notamment de son évaluation des risques que les états financiers comportent Page 9 sur 32 des anomalies significatives, que celles-ci résultent de fraudes ou d'erreurs. Dans l’évaluation de ces risques, l'auditeur prend en considération le contrôle interne de l'entité portant sur la préparation et la présentation fidèle des états financiers afin de concevoir des procédures d'audit appropriées aux circonstances, et non dans le but d'exprimer une opinion sur l'efficacité du contrôle interne de l’entité. Un audit comporte également l'appréciation du caractère approprié des méthodes comptables retenues et le caractère raisonnable des estimations comptables faites par la direction, de même que l'appréciation de la présentation d'ensemble des états financiers. Nous estimons que les éléments probants recueillis sont suffisants et appropriés pour fonder notre opinion. Opinion sans réserves A notre avis, le tableau Emplois-Ressources relatif aux Compte Désigné et Compte des Opérations donne une image fidèle de la position financière du compte Désigné du Projet de Réduction des Risques de Catastrophes de la CEEAC, objet du Don GFDRR Grant N° TF0A7508 pour la période allant du 1er janvier 2021 au 31 mai 2021, conformément aux normes comptables internationales et aux directives de la Banque Mondiale. Cotonou, le 31 décembre 2021 Bamidélé Thierry DOSSOU-YOVO Associé-Gérant du cabinet SYNEX Expert-comptable diplômé-Commissaire aux comptes Page 10 sur 32 I. TABLEAU EMPLOIS-RESSOURCES DU COMPTE DESIGNE PRESENTE PAR LE PROJET PENDANT LA PERIODE SOUS REVUE La situation des Emplois et Ressources élaborée par le projet se présente dans le tableau ci-après. Il est issu de la comptabilité du logiciel TOMPRO utilisé par le Projet. TABLEAU DES RESSOURCES ET EMPLOIS DU PROJET GRC-CEEAC (SOURCE : COMPTABILITE DU PROJET) CEEAC - PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES DE LA CEEAC (ACP-EU) SOURCES ET UTILISATIONS DES FONDS (MODÈLE I) 01/01/2021 au 31/05/2021 Francs CFA Page 1/1 Prévision 6 Libellé Montant Cumulatif mois FINANCEMENTS 41 893 657 1 442 024 942 AVANCE INITIALE IDA 150 000 000 DRFS REMBOURSEES 3 318 340 795 000 065 DEMANDES DE PAIEMENT DIRECT 38 575 317 497 024 877 Financement Total 41 893 657 1 442 024 942 EMPLOIS PAR COMPOSANTE 76 007 979 1 432 989 925 Risques et cartographie régionaux et 38 575 317 292 833 533 identification de la vu Renforcement des capacités pour la réduction 10 163 151 330 173 662 des risques Renforcement du dialogue politique et de la 320 405 444 législation Renforcement des capacités régionales pour la 59 066 936 préparation La capacité de mise en oeuvre technique et de 27 269 511 430 510 350 coord CEEAC Total des dépenses 76 007 979 1 432 989 925 Encaissements moins dépenses -34 114 322 9 035 017 Evolution nette de l'encaisse -34 114 322 9 035 017 Solde d'ouverture de l'encaisse 9 035 017 TRESORERIE 43 149 339 Compte Désigné ACP-UE 43 149 339 Compte Séquestre ACP UE CEEAC Caisse Total de l'encaisse d'ouverture 43 149 339 Encaisse nette disponible 9 035 017 9 035 017 9 035 017 Solde de clôture de l'encaisse Compte Désigné ACP-UE 2 335 017 2 335 017 Compte Séquestre ACP UE CEEAC 6 700 000 6 700 000 Caisse Solde total de clôture de l'encaisse 9 035 017 9 035 017 9 035 017 Page 11 sur 32 II. TABLEAU EMPLOIS-RESSOURCES DU COMPTE DESIGNE PRESENTE PAR LA MISSION D'AUDIT PENDANT LA PERIODE SOUS REVUE Dans le cadre de l’audit des comptes du Projet de Réduction des Risques de Catastrophes de la CEEAC, nous avons analysé les transactions financières effectuées sur le compte désigné ECOBANK ouvert pour le Don GFDRR Grant N° TF0A7508. Le tableau des Emplois et Ressources reconstitué par la mission d'audit se présente comme suit :  Don GFDRR Grant N° TF0A7508 La situation synoptique des transactions réalisées sur ce compte se présente comme suit : Eléments Montants Notes RESSOURCES Solde initial Compte Désigné Banque 43 149 339 Solde initial Compte Séquestre Banque 0 TOTAL TRESORERIE INITIALE (a) 43 149 339 1 FINANCEMENT RECUS TOTAL FINANCEMENT RECUS (b) 41 893 657 2 TOTAL DES RESSOURCES (c=a+b) 85 042 996 3 EMPLOIS TOTAL DES EMPLOIS (d) 76 007 979 4 Solde théorique (e=c-d) 9 035 017 Solde réel Compte Désigné Banque 2 335 017 Solde réel Compte Séquestre Banque 6 700 000 TOTAL TRESORERIE FINALE (f) 9 035 017 5 Notes explicatives : Note 1 : Solde début période Il représente le solde initial en banque au début de l’exercice 2021 et s’élève à FCFA 43 149 339 entière ment justifié par les demandes de remboursement de fonds. Note 2 : Financements reçus D’un montant de FCFA 41 893 657, il regroupe aussi bien les demandes de remboursement de fonds que les paiements directs. Il se détaille comme suit : FINANCEMENT RECUS MONTANTS Virement reçu DRF 17 26/05/2021 3 318 340 Paiements directs 38 575 317 Le détail des paiements directs se présente comme suit : Page 12 sur 32 Application USD Equivalents Borrower Reference Beneficiary Name DP CEEAC INGFI 22 IGNFI 71 700,00 Note 3 : Total des ressources de la période C’est le cumul du solde initial en début de période et les virements reçus pendant la période sous revue. Il est de FCFA 85 042 996. Note 4 : Dépenses (emplois de la période) D’un montant de FCFA 76 007 979, il représente le total des dépenses effectuées et payées par le Projet de même que celles payées par la Banque (Paiements directs) pendant la période sous revue soit en 2021 et réparti dans les dépenses générales par composante comme suit : EMPLOIS MONTANT Cartographie des Risques et vulnérabilité 38 575 317 Renforcement capacités pour la réduction des risques de catastrophes 10 163 151 Renforcement dialogue politique et législation DRM 0 Renforcement capacités régionale pour la préparation, l'intervention et à 0 l'évaluation Mise en œuvre et coordination du projet 27 269 511 TOTAL DES EMPLOIS (d) 76 007 979 Note 5 : Solde réel D’un montant de FCFA 9 035 017, ce montant représente le solde final en banque à la fin de la période suivant états de rapprochement bancaire du Compte Désigné et du Compte Séquestre au 31 mai 2021. Page 13 sur 32 Audits - Conseils fiscal, social et juridique Formations & Assistance - Etudes & Evaluation Capital social : 1.000.000 FCFA OECCA-BENIN : N° 061 EC ABOMEY-CALAVI N° RCCM RB/ABC/13 B N° IFU / 32014004979010 ATTESTATION SPECIALE SUR LES ETATS CERTIFIES DE DEPENSES DESTINATAIRE : SEM Le Président de la Commission de la CEEAC Introduction Nous avons effectué l'audit des états certifiés des dépenses du Projet de Réduction des Risques de Catastrophes de la CEEAC, comprenant les Demandes de Remboursement de Fonds (DRF) et leurs annexes pour ladite période (1er Janvier au 31 mai 2021). Ces états Certifiés des Dépenses ont été établis par l’Unité de Coordination du Projet sur la base des dispositions des Accords du Don GFDRR Grant N° TF0A7508 et des directives de la Banque Mondiale. Responsabilités de l’Unité de Coordination dans l'établissement et la présentation des états certifiés des dépenses L’Unité de Coordination du Projet de Réduction des Risques de Catastrophes de la CEEAC est responsable de l'établissement et de la présentation sincère des états Certifiés des Dépenses conformément aux dispositions des Accords de don et de crédit et aux directives de la Banque Mondiale. Cette responsabilité comprend : la conception, la mise en place et le suivi d’un contrôle interne relatif à l’établissement et la présentation sincère des états Certifiés des Dépenses ne comportant pas d’anomalies significatives, que si celles – ci ne résultent pas de fraudes ou d’erreurs. Responsabilités de l'auditeur Notre responsabilité est d'exprimer une opinion sur les états certifiés des dépenses sur la base de notre audit. Nous avons effectué notre audit selon les Normes Internationales d'Audit. Ces normes requièrent de notre part de nous conformer aux règles d'éthique, de planifier et de réaliser l'audit pour obtenir une assurance raisonnable que les états financiers ne comportent pas d'anomalies significatives. Un audit implique la mise en œuvre de procédures en vue de recueillir des éléments probants concernant les montants et les informations fournies dans les états financiers. Le choix des procédures relève du jugement de l'auditeur, de même que l'évaluation du risque que les états financiers contiennent des anomalies significatives, que celles-ci résultent de fraudes ou d'erreurs. En procédant à ces évaluations du risque, l'auditeur prend en compte le contrôle interne en vigueur dans l'entité relatif à l'établissement et la présentation sincère des états financiers afin de définir des procédures d'audit appropriées en la circonstance, et non dans le but d'exprimer une opinion sur l'efficacité de celui-ci. Un audit comporte également l'appréciation du caractère approprié des méthodes comptables retenues et le caractère raisonnable des estimations comptables faites par la direction, de même que l'appréciation de la présentation d'ensemble des états financiers. Page 14 sur 32 Nous estimons que les éléments probants recueillis sont suffisants et appropriés pour fonder notre opinion. Opinion sans réserves A notre avis, les demandes d’appel de fonds et ses annexes donnent une image fidèle des états certifiés des dépenses du Projet de Réduction des Risques de Catastrophes de la CEEAC dans le cadre de la mise en œuvre du Don GFDRR Grant N° TF0A7508 pour la période allant du 1er janvier 2021 au 31 mai 2021 conformément aux directives de la Banque Mondiale. Cotonou, le 31 décembre 2021 Bamidélé Thierry DOSSOU-YOVO Associé-Gérant du cabinet SYNEX Expert-comptable diplômé-Commissaire aux comptes Page 15 sur 32 Audits - Conseils fiscal, social et juridique Formations & Assistance - Etudes & Evaluation Capital social : 1.000.000 FCFA OECCA-BENIN : N° 061 EC ABOMEY-CALAVI N° RCCM RB/ABC/13 B N° IFU / 32014004979010 ATTESTATION SPECIALE SUR LA CLOTURE DU PROJET DESTINATAIRE : SEM Le Président de la Commission de la CEEAC Introduction Nous avons effectué des diligences en ce qui concerne la clôture du Projet de Réduction des Risques de Catastrophes de la CEEAC, conformément aux dispositions des Accords du Crédit IDA N°53370 et des directives de la Banque Mondiale. Responsabilités de l’Unité de Coordination dans l'établissement et la présentation des états certifiés des dépenses L’Unité de Coordination du Projet de Réduction des Risques de Catastrophes de la CEEAC est responsable de l'établissement et de la présentation sincère des états de synthèse conformément aux dispositions des Accords de don et de crédit et aux directives de la Banque Mondiale. Cette responsabilité comprend : la conception, la mise en place et le suivi d’un contrôle interne relatif à l’établissement et la présentation sincère des états ne comportant pas d’anomalies significatives, et que celles – ci ne résultent pas de fraudes ou d’erreurs. Responsabilités de l'auditeur Notre responsabilité est d'exprimer une opinion sur les états de synthèse de clôture du Projet sur la base de notre audit. Nous avons effectué notre audit selon les Normes Internationales d'Audit. Ces normes requièrent de notre part de nous conformer aux règles d'éthique, de planifier et de réaliser l'audit pour obtenir une assurance raisonnable que les états financiers ne comportent pas d'anomalies significatives. Un audit implique la mise en œuvre de procédures en vue de recueillir des éléments probants concernant les montants et les informations fournies dans les états financiers. Le choix des procédures relève du jugement de l'auditeur, de même que l'évaluation du risque que les états financiers contiennent des anomalies significatives, que celles-ci résultent de fraudes ou d'erreurs. En procédant à ces évaluations du risque, l'auditeur prend en compte le contrôle interne en vigueur dans l'entité relatif à l'établissement et la présentation sincère des états financiers afin de définir des procédures d'audit appropriées en la circonstance, et non dans le but d'exprimer une opinion sur l'efficacité de celui-ci. Un audit comporte également l'appréciation du caractère approprié des méthodes comptables retenues et le caractère raisonnable des estimations comptables faites par la direction, de même que l'appréciation de la présentation d'ensemble des états financiers. Nous estimons que les éléments probants recueillis sont suffisants et appropriés pour fonder notre opinion. Page 16 sur 32 i. Avis de l’auditeur sur les engagements donnés par le Projet à la date de clôture de la période La mission dans la mise en œuvre de ses contrôles a procédé à la vérification des engagements donnés par le projet à la clôture de la période. Au regard des pièces qui lui ont été communiqués, aucun engagement n’a été donné par le Projet à la clôture de la période. ii. Avis sur l’éligibilité des dépenses payées par le Projet Nous avons procédé à la revue des dépenses payées par le Projet depuis sa mise en place à partir des rapports des comptes des missions d’audits antérieures et celles exécutées par nous. Toutes les dépenses payées par le Projet à partir du fonds de crédit sont éligibles et respectent les prévisions d’allocation fixées dans les budgets validés ainsi que stipulées dans l’accord de crédit. Aucune dépense n’a été jugée inéligible iii. Avis de l’auditeur sur le rapprochement des Fonds reçus IDA et les décaissements de la Banque Mondiale La mission a procédé à la reconstitution et au rapprochement des fonds au travers des relevés bancaires du compte désigné et des relevés de dépenses de la Banque Mondiale. A notre avis, le montant cumulé de FCFA 945 003 065 des fonds reçus de l’IDA (Relevés bancaires du compte désigné) correspond au total des décaissements enregistrés au niveau de l’IDA (Relevés des dépenses). iv. Avis de l’auditeur sur le reversement des soldes A la clôture du Projet, il reste un montant de FCFA 142 266 sur le compte désigné. v. Avis de l’auditeur sur la justification de la totalité des ressources avancées et déposées sur le compte Désigné Le tableau suivant fait l’état récapitulatif de tous les montants reçus et décaissés du compte désigné au titre de chacun des exercices du Projet. Montants Montants Date Solde (c=a-b) reçus (a) décaissés (b) 2019 696 923 855 695 992 053 931 802 2020 244 757 870 202 543 333 42 214 537 2021 3 321 340 46 467 679 -43 149 339 TOTAL 945 003 065 945 003 065 0 Au regard du tableau ci-dessus et en conformité avec nos travaux, la totalité des ressources avancées et déposées dans le compte désigné du Projet est toute justifiée à l’achèvement du Projet et ce en conformité avec les dispositions de l’accord de financement applicables et aux Directives de la Banque Mondiale en matière de reconstitutions des avances de fonds. Page 17 sur 32 vi. Avis de l’auditeur sur les états d’immobilisations Nous avons procédé à l’audit de l’état d’inventaire des immobilisations acquises par le Projet pour la mise en œuvre du Projet. A notre avis, l’état des immobilisations présenté par le Projet à la date de clôture au travers de l’inventaire, présente correctement, à tous égards, la liste exhaustive des immobilisations engagée par le Projet au 31 mai 2021, date de clôture du Projet conformément aux règles comptables en vigueur. Il faut souligner que tous les matériels du Projet doivent être transférés à la CEEAC. vii. Avis sur les créances du Projet La mission a procédé à l’analyse des comptes des créances du Projet. La mission a relevé l’existence des créances suivantes :  Fournisseurs ordinaires FCFA 1 833 000 correspondant au trop perçu par l’Hôtel Fleuve Congo de Kinshasa lors de la 8ème Plateforme organisé du 29 septembre 2019 au 05 octobre 2019.  Autres Créances portent sur les montants non justifiés des mises à disposition de fonds en faveur de Monsieur DAYANG François pour FCFA 13 254 286 et de Monsieur Dominique KUITSOUC pour FCFA 7 812 000. viii. Avis de l’auditeur sur l’acquittement des dettes et autres engagements Nous avons procédé à l’audit des dettes et engagements du Projet au travers des balances générales et grands livres des comptes fournisseurs du Projet. La mission a relevé l’existence des dettes d’engagements suivantes :  Paiement des frais de la mission d’audit de clôture d’un montant de FCFA 6.374.250. Ce montant après avis de la Banque a fait objet de provision sur le compte séquestre N°36130033736 ouvert à Ecobank.  Paiement du solde de IGNFI d’un montant d’Euros 36 516,57. En dehors de cet engagement, la mission dans la mise en œuvre de ses diligences n’a pas relevé des engagements ou dettes résultant de l’activité normale du Projet. ix. Avis de l’auditeur sur l’application des normes dans la présentation des comptes du Projet Nous avons procédé à l’audit des comptes de clôture du Projet au travers des balances générales et grands livres des comptes fournisseurs du Projet. A notre avis, les comptes présentés par le Projet à la date de clôture ont été préparés sur la base de l’application systématique des normes internationales en vigueur et donnent une image fidèle de la situation financière du Projet de Réduction des Risques de Catastrophes de la CEEAC à cette date. Page 18 sur 32 Cotonou, le 31 décembre 2021 Bamidélé Thierry DOSSOU-YOVO Associé-Gérant du cabinet SYNEX Expert-comptable diplômé-Commissaire aux comptes Page 19 sur 32 PRESENTATION DU PROJET ET DE SES ETATS FINANCIERS Page 20 sur 32 1. Présentation du Projet Le Projet ACP UE de la CEEAC a vu le jour grâce à l’accord de Don TF0A758 avec la Banque mondiale pour un montant global de 5 000 000 USD. La première partie du Don d’un montant de 1 265 000 $ US a été approuvé le 22 juin 2018, l’Accord de don (P166648) a été signé le 17 décembre 2018 et l’entrée en vigueur a été déclarée le 17 décembre 2018. Un amendement de l’Accord de Don a été envisagé pour un montant additionnel de 1 235 000 USD (Réf Aide-mémoire de la mission de la Banque Mondiale du 04 au 07 mars 2019, page 4, point 4) et dans cette optique que le budget du projet a été porté à 2 500 000 USD. Le Don additionnel a été signé et positionné fin décembre 2019. Et pour une durée prévue de quinze (15) mois. Le Projet ACP UE est sous tutelle du Département de l'Intégration Physique, Economique et Monétaire (DIPEM, ex. Secrétariat Général de la CEEAC). Après la réforme de la CEEAC, le Projet ACP UE est placé sous tutelle Département Environnement, Ressources Naturelles, Agriculture et Développement Rural (DERNADR) et administré par la Cellule de Gestion des Risques de Catastrophe et Adaptation aux Changements Climatiques (GRC/ACC). Objectif Général du Projet L'objectif du projet est de renforcer et d'accélérer la mise en œuvre effective d'un cadre global africain de gestion des risques de catastrophes au niveau régional. Ceci devant permettre aux CER africaines de renforcer leurs capacités et d'améliorer la coordination, la planification, le conseil en matière de politiques et la diffusion des connaissances afin de promouvoir l'agenda régional de gestion des risques de catastrophe et de mieux soutenir leurs États membres dans la prise de décisions éclairées de Résilience aux catastrophes et plus précisément pour la prise en charge efficace des questions de : • Connaissance des risques ; • Capacités humaines et matérielles ; • Dialogue et mesures législatives ; • Coordination des programmes et mesures de gestion post crise. Au niveau de l'Afrique Centrale, il s'agira plus spécifiquement de :  Améliorer la connaissance des aléas, des vulnérabilités et des risques notamment d'origine hydrométéorologiques ;  Renforcer les capacités institutionnelles et humaines pour la gestion des risques de catastrophes ;  Consolider et de renforcer les capacités, les mécanismes et les instruments de coordination et de plaidoyer techniques et politiques ;  Renforcer les capacités en matière de préparation et de réponse aux catastrophes et d’évaluation post-catastrophe. Page 21 sur 32 DONNEES GENERALES SUR LE PROJET Le coût global du financement du Projet ACP-UE est estimé à 2 500 000 $US A) Financement et données de base Numéro Montant du Don Date de Source de financement de Prêt en $US signature/Amendement Facilité Mondiale pour la Prévention des Risques de P166648 1 265 000 $ US 17 décembre 2018 Catastrophes de la Banque Mondiale (GFDRR) Facilité Mondiale pour la Prévention des Risques de P166648 1 235 000 USD 22 décembre 2019 Catastrophes de la Banque Mondiale (GFDRR) Total 2 500 000 USD B) Coût du Projet ACP-UE par composante des dépenses Coût du Projet Pourcentage par composante Composante ($US) % ($US) Cartographie des Risques et vulnérabilité 575 000,00 23% Renforcement capacités pour la réduction des risques de 570 000,00 23% catastrophes Renforcement dialogue politique et législation DRM 509 900,00 20% Renforcement capacités régionale pour la préparation, 150 000,00 6% l'intervention et à l'évaluation Mise en œuvre et coordination du projet 695 100,00 28% Total 2 500 000,00 100% 2. Méthodes et principes comptables Les procédures comptables appliquées doivent permettre de s'assurer que :  Toutes les opérations enregistrées concernent bien le Projet de Réduction des Risques de Catastrophes de la CEEAC et sont conformes et éligibles ;  Toutes les opérations sont correctement comptabilisées ;  Tous les documents, livres et états comptables fournissent des informations suffisantes pour la gestion du projet, les bailleurs de fonds et les tiers. Le projet tient une comptabilité d’engagement sous le logiciel TOMPRO. Les états financiers sont présentés suivant les normes et règles en vigueur dans l’espace SYSCOHADA. Les états financiers du Projet de Réduction des Risques de Catastrophes de la CEEAC comprennent : a) Le Tableau des Emplois et Ressources ; b) Le bilan ; c) Les notes aux états financiers ; d) L’inventaire des immobilisations Page 22 sur 32 2.1. Principes comptables généraux La comptabilité du projet enregistre les opérations selon les règles du Système Comptable Ouest Africain (SYSCOA) Révisé et le principe de la comptabilité d’engagement. 2.2. Présentation des états financiers Les comptes sont présentés sous la forme d'un tableau des Emplois et Ressources, un Bilan, un compte de résultat, les notes sur les états financiers et la liste des actifs immobilisés acquis. 2.3. Règles et méthodes comptables spécifiques 2.3.1. Mobilisation des fonds Les ressources provenant de l’Association Internationale pour le Développement (IDA) sont comptabilisées dans le compte désigné ouvert à ECOBANK. Les mouvements de ces comptes sont essentiellement l’avance initiale et les remboursements des DRF. 2.3.2. Base monétaire Les comptes sont exprimés en Francs de la Communauté Financière Africaine (FCFA). 2.3.3. Exercice comptable L’exercice comptable s’étend du 1erJanvier au 31 Décembre de chaque année. Des arrêtés semestriels sont effectués dans le cadre de l’établissement des rapports de suivi financiers (RSF). 2.3.4. Charges Les charges du projet sont comptabilisées au niveau des comptes de charge par nature conformément au plan comptable en vigueur. Ces dépenses sont transférées en fin d’exercice dans les comptes des charges immobilisées. Par ailleurs, les factures sont prises en compte dès que les dépenses éligibles (conformes aux accords, aux contrats spécifiques) de services réalisés ou de biens livrés au bénéficiaire, sont acceptés par celui- ci. 2.3.5. Dépenses d'investissement Les immobilisations acquises ou produites par le Projet sont enregistrées en comptabilité à leur coût historique au niveau des comptes de bilan correspondant en application des principes du Système Comptable Ouest Africain (SYSCOA). 2.3.6. Subventions Les subventions reçues sont enregistrées au niveau des capitaux propres. Page 23 sur 32 2.3.7. Impôts et taxes Le Projet n’est pas assujetti aux impôts et taxes. Il dispose d’un accord de siège le dispensant de toutes taxes et impôts. 2.3.8. Comptabilisation des immobilisations Les immobilisations sont enregistrées pour leur coût complet comprenant :  Le prix d’achat définitif ;  Les charges accessoires rattachables directement à l’opération d’achat ;  Les charges d’installation qui sont nécessaires pour mettre le bien en état d’utilisation. Toutes les immobilisations acquises sur les ressources du bailleur, y compris celles mises à la disposition des partenaires impliqués dans la mise en œuvre des activités de l’UCP, restent propriété de l’UCP jusqu’à la fin du projet concerné et devront être comptabilisées comme telles. 2.3.9. Amortissement et provisions Exceptionnellement et pour tenir compte de la spécificité des projets, les amortissements linéaires et provisions pourront être tenus de manière extra comptable. Aucune écriture comptable ne sera donc passée en matière d’amortissement des immobilisations et de provision pour stocks ou créances douteuses. 3. Exécution budgétaire 3.1. Tableau de suivi budgétaire du 1er janvier au 31 mai 2021 Tableau 1 : Tableau de suivi d’exécution budgétaire du 1er Janvier au 31 mai 2021 Le tableau d'exécution budgétaire de la période sous revue se détaille comme suit : Taux de Réalisation Compos. Libellés Prévision (a) Ecart (c=a-b) réalisation (b) (d=b/a) 1 Cartographie des Risques et vulnérabilité 75 591 547,00 38 575 317,00 37 016 230,00 51,03% Renforcement capacités pour la réduction 2 12 504 698,00 10 163 151,00 2 341 547,00 81,27% des risques de catastrophes Renforcement dialogue politique et 3 0,00 0,00 0,00 #DIV/0! législation DRM Renforcement capacités régionale pour la 4 14 621 000,00 0,00 14 621 000,00 0,00% préparation, l'intervention et à l'évaluation 5 Mise en œuvre et coordination du projet 11 299 670,00 27 269 511,00 -15 969 841,00 241,33% Total 114 016 915,00 76 007 979,00 38 008 936,00 66,66% Nous constatons un taux de décaissement de 66,66% pendant la période sous revue. Ce faible taux est dû à l’insuffisance de ressources disponibles soit un gap de 38 000 000 FCFA. Page 24 sur 32 La mission dans la mise en œuvre de ses diligences n’a donc pas relevé d’observation particulière sur l’exécution budgétaire à l’exception de celles relevées dans le rapport sur le contrôle interne. 3.2. Commentaires sur les composantes de l’exécution budgétaire Etat d’avancement des activités gérées par le Projet GRC-CEEAC Les activités gérées par le Projet GRC-CEEAC pendant la période sous revue (exercice 2021) pour le compte du Projet se résument comme suit : 3.2.1. Composante 1 : Cartographie des Risques et vulnérabilité Avec un taux de consommation de 51,03%, les dépenses effectuées par le Projet sur la composante 4 s’élèvent à FCFA 38 575 317 sur un montant prévu de FCFA 75 591 547. 3.2.2. Composante 2 : Renforcement capacités pour la réduction des risques de catastrophes La consommation des ressources sur cette composante s’évalue à 81,27% soit un montant décaissé de FCFA 10 163 151 sur un total de FCFA 12 504 698 prévu par le budget. 3.2.3. Composante 3 : Renforcement dialogue politique et législation DRM Il n’est pas prévu de décaissement sur cette composante du Projet pendant la période sous revue. 3.2.4. Composante 4 : Renforcement capacités régionale pour la préparation, l'intervention et à l'évaluation Le projet pendant la période sous revue n’a pas effectué de décaissement sur cette composante. 3.2.5. Composante 5 : Mise en œuvre et coordination du projet La composante 5 du Projet a connu le plus grand taux de décaissement s’élevant à 241,33% soit un montant de FCFA 27 269 511 sur un montant prévu de FCFA 11 299 670. 4. Emplois et Ressources au titre de crédit IDA Le taux de décaissement pendant la période sous revue (exercice 2021) est de 66,66% des dépenses prévues représentant un montant total de FCFA 76 007 979. Page 25 sur 32 ANNEXES :  Lettre d’affirmation  Etats financiers  Relevés bancaires  Liste de présence de la séance de restitution  Termes de références de la mission d'audit  Liste des immobilisations Page 26 sur 32 Annexe 1 : Lettre d’affirmation Page 27 sur 32 Annexe 2 : Etats financiers Page 28 sur 32 CEEAC - PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES DE LA CEEAC (ACP-EU) Bilan - Actif (1/2) Modèle : 1 - OHADA Période du 01/01/2021 au 31/05/2021 Site : 01 Bilan - Bilan Projet ACP UE CEEAC au 31 mai 2021 - Etat exprimé en Francs CFA Etat au 31/05/2021 Page 1/1 Exercice N Exercice N-1 Libellé Brut Amortissement Net Net ACTIF IMMOBILISE Charges Immobilisées 1 416 596 568 1 416 596 568 1 331 334 255 Charges immobilisees exercice 2018 Charges immobilisees exercice 2019 621 783 508 621 783 508 621 783 508 Charges immobilisees exercice 2020 709 550 747 709 550 747 709 550 747 Charges immobilisées exercice 2021 85 262 313 85 262 313 Immobilisation Incorporelles 8 058 400 8 058 400 8 058 400 Brevet, License & Logiciels 8 058 400 8 058 400 8 058 400 Autres immobilisations Immobilisation Corporelles 15 423 404 15 423 404 15 423 404 Constructions Installation Agensement Techique Materiels et Mobiliers 15 423 404 15 423 404 15 423 404 Matériels de Transport *** TOTAL ACTIF IMMOBILISE *** 1 440 078 372 1 440 078 372 1 354 816 059 ACTIF CIRCULANT Créances 22 899 286 22 899 286 22 899 286 Fournisseurs 1 833 000 1 833 000 1 833 000 Fournisseurs Avance Versées Personnel Autres Créances 21 066 286 21 066 286 21 066 286 *** TOTAL ACTIF CIRCULANT *** 22 899 286 22 899 286 22 899 286 TRESORERIE Banque, Chèques Postaux & Caisse 9 035 017 9 035 017 43 149 339 *** TOTAL TRESORERIE *** 9 035 017 9 035 017 43 149 339 TOTAL GENERAL 1 472 012 675 1 472 012 675 1 420 864 684 TomPro - CEEAC - GABON Edité le 02/08/2021 à 13:22 CEEAC - PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES DE LA CEEAC (ACP-EU) Bilan - Passif (2/2) Modèle : 1 - OHADA Période du 01/01/2021 au 31/05/2021 Site : 01 Bilan - Bilan Projet ACP UE CEEAC au 31 mai 2021 - Etat exprimé en Francs CFA Etat au 31/05/2021 Page 1/1 Libellé Exercice N Exercice Précédent RESSOURCES DURABLES Report a nouveau Report a nouveau de l'exercie Résultat net de l'exercice FINANCEMENTS 1 442 024 942 1 400 131 285 FONDS IDA 1 442 024 942 1 400 131 285 Autres Ressources *** TOTAL RESSOURCES DURABLES *** 1 442 024 942 1 400 131 285 PASSIF CIRCULANT Dettes Fournisseurs 29 987 733 10 725 220 Dette Fiscale et Sociale Autres Dettes 10 008 179 *** TOTAL PASSIF CIRCULANT *** 29 987 733 20 733 399 TRESORERIE PASSIF Banque Crédit de Tresorerie *** TOTAL TRESORERIE PASSIF *** TOTAL GENERAL 1 472 012 675 1 420 864 684 TomPro - CEEAC - GABON Edité le 02/08/2021 à 13:23 CEEAC - PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES DE LA CEEAC (ACP-EU) SOURCES ET UTILISATIONS DES FONDS (MODÈLE I) 01/01/2021 au 31/05/2021 Francs CFA Page 1/1 Cumulatif Prévisions 6 mois 41 893 657 1 442 024 942 FINANCEMENTS AVANCE INITIALE IDA 150 000 000 DRFS REMBOURSEES 3 318 340 795 000 065 DEMANDES DE PAIEMENT DIRECT 38 575 317 497 024 877 41 893 657 1 442 024 942 Financement Total 76 007 979 1 432 989 925 EMPLOIS PAR COMPOSANTE Risques et cartographie régionaux et identification de 38 575 317 292 833 533 la vu Renforcement des capacités pour la réduction des 10 163 151 330 173 662 risques Renforcement du dialogue politique et de la 320 405 444 législation Renforcement des capacités régionales pour la 59 066 936 préparation, La capacité de mise en œuvre technique et de coord 27 269 511 430 510 350 CEEAC 76 007 979 1 432 989 925 Total des dépenses -34 114 322 9 035 017 Encaissements moins dépenses -34 114 322 9 035 017 Evolution nette de l'encaisse 9 035 017 Solde d'ouverture de l'encaisse 43 149 339 TRESORERIE Compte Désigné ACP-UE 43 149 339 Compte Séquestre ACP UE CEEAC Caisse 43 149 339 Total de l'encaisse d'ouverture 9 035 017 9 035 017 9 035 017 Encaisse nette disponible Solde de clôture de l'encaisse Compte Désigné ACP-UE 2 335 017 2 335 017 Compte Séquestre ACP UE CEEAC 6 700 000 6 700 000 Caisse 9 035 017 9 035 017 9 035 017 Solde total de clôture de l'encaisse TER Projet ACP UE CEEAC au 31 mai 2021 TomPro - CEEAC - GABON Edité le 02/08/2021 à 12:59 PROJET ACP UE RENFORCEMENT CAPACITES DE LA CEEAC Projet : P166648 Don : TF0A7508 RAPPORT DE SUIVI FINANCIER N°7 SEMESTRE FINISSANT LE 31 MAI 2021 JUILLET 2021 EQUIPE FIDUCIAIRE DE PROJET REDISSE IV 1 1. INTRODUCTION Ce septième rapport financier rend compte de l’état d’avancement du Projet ACP UE pour le renforcement de la capacité de la CEEAC . Il couvre la période du 1er semestre 2021 soit du 1er janvier 2021 au 31 mai 2021. Il a été élaboré conformément aux Directives de la Banque Mondiale édictées dans le document intitulé « Rapports de suivi financier des projets financés par la Banque Mondiale : Directives à l’intention des emprunteurs » (Novembre 2001). L’accord de Don fait obligation de produire le reporting financier par semestre au point 2.07 alinéa b. Pour mémoire, le projet ACP UE vise le renforcement de la résilience des régions, des pays et des communautés d’Afrique subsaharienne aux impacts de catastrophes naturelles. Il s’agit notamment des impacts pot entiels du changement climatique pour réduire la pauvreté et promouvoir le développement durable. C’est un Don de 1 265 000 $ US d’une durée de quinze (15) mois. Il a été approuvé le 22 juin 2018, l’Accord de don ( P166648) a été signé le 17 décembre 2018 et l’entrée en vigueur a été déclarée le 17 décembre 2018. La prise de service de l’équipe de l’Unité d’Exécution du Projet a été faite le 01 octobre 2018. L’avance initiale prévue pour ce don conformément à l’Accord de Don est de 300 000 $ US. Ce montant a été viré dans le compte désigné du Projet au titre de l’avance initiale du Don. Nous avons donc fait une première Demande de Retrait de Fonds (DRF 001) d’un montant de 259 965 $ US. Cette DRF 001 a été payée le 27 janvier 2019. Un amendement de l’Accord de Don a été envisagé pour un montant additionnel de 1 235 000 USD (Réf Aide-mémoire de la mission de la Banque Mondiale du 04 au 07 mars 2019, page 4, point 4) et dans cette optique que le budget du projet a été porté à 2 500 000 USD. Le Don additionnel a été signé et positionné fin décembre 2019. A fin mai 2021, le Don était décaissé à 99%. Une révision budgétaire a été opérée lors de la mission de supervision de la Banque Mondiale du 11 au 13 septembre 2019. Le présent RSF a adopté les valeurs révisées notamment les lignes budgétaires Risk Assement, Equipement Pays, Stratégies Nationales, PDNA régional, Salaires PIU. A fin 2019, toutes les prévisions ont été traduites en contrats, marchés et avenants, le cadre de suivi budgétaire ne portait que sur les engagements budgétaires actifs. Le cadre budgétaire de 2020 n’a pas tenu compte des activités déjà réalisées en 2019.Il ne porte que sur le montant de 1 274 305 USD au lieu de 2 500 000 USD la période allant 01 janvier 2020 au 31 décembre 2020. Idem pour la période allant du 1er janvier 2021 au 31 mai 2021 lequel est de 195 000 USD. Le projet ACP UE /CEEAC comprend cinq (5) composantes dont : Regional hazard / vulnerability identification invest mapping (Composante 1), Capacity Building for DRR/CCA mainstreaming (Renforcement des Capacités pour l’integration de la RRC et de l’ACC) (Composante 2), Strengthen policy, dialogue and legislation on DRM (Composante 3), composante 4, et Gestion du projet (Composante 5). Ce Rapport de Suivi Financier (RSF) étant le septième du genre préparé par le projet ACP UE /CEEAC, nous nous sommes fait le devoir de nous intéresser aux activités menées au cours de la période allant du 1er janvier 2021 au 31 mai 2021. Il a été élaboré conformément aux directives de l’IDA en matière de rapport de suivi financier des projets. Il présente en plus, distinctement une situation financière globale du projet et une situation spécifique au Don TF0A758 Ce rapport comprend trois parties : - La situation financière, EQUIPE FIDUCIAIRE DE PROJET REDISSE IV 2 - L’avancement des activités, - La situation de la passation des marchés. EQUIPE FIDUCIAIRE DE PROJET REDISSE IV 3 2. RAPPORT FINANCIER DU PROJET AU 31 MAI 2021 2.1 Tableau 1 : Source et utilisation des fonds (Emplois-Ressources) en FCFA Ce tableau permet de déterminer les ressources mobilisées sur le semestre et cumulativement, ainsi que les dépenses qu’elles ont permis d’effectuer. Il est présenté par composante. PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES DE LA CEEAC (ACP-EU) SOURCES ET UTILISATIONS DES FONDS (MODÈLE I) Modèle : 1 Exercice 2021 01/01/2021 au 31/05/2021 Francs CFA (XAF) Page 1/1 Désignation Cumulatif Prévisions 6 mois FINANCEMENTS 41 893 657 1 442 024 942 AVANCE INITIALE IDA 150 000 000 DRFS REMBOURSEES 3 318 340 795 000 065 DEMANDES DE PAIEMENT DIRECT 38 575 317 497 024 877 Financement Total 41 893 657 1 442 024 942 EMPLOIS PAR COMPOSANTE 76 007 979 1 432 989 925 Risques et cartographie régionaux et identification de la vu 38 575 317 292 833 533 Renforcement des capacités pour la réduction des risques 10 163 151 330 173 662 Renforcement du dialogue politique et de la législation 320 405 444 Renforcement des capacités régionales pour la préparation, 59 066 936 La capacité de mise en œuvre technique et de coord CEEAC 27 269 511 430 510 350 Total des dépenses 76 007 979 1 432 989 925 Encaissements moins dépenses -34 114 322 9 035 017 Evolution nette de l'encaisse -34 114 322 9 035 017 Solde d'ouverture de l'encaisse 9 035 017 TRESORERIE 43 149 339 Compte Désigné ACP-UE 43 149 339 Compte Séquestre ACP UE CEEAC Caisse Total de l'encaisse d'ouverture 43 149 339 Encaisse nette disponible 9 035 017 9 035 017 9 035 017 Solde de clôture de l'encaisse Compte Désigné ACP-UE 2 335 017 2 335 017 Compte Séquestre ACP UE CEEAC 6 700 000 6 700 000 EQUIPE FIDUCIAIRE DE PROJET REDISSE IV 4 Caisse Solde total de clôture de l'encaisse 9 035 017 9 035 017 9 035 017 2.2 Tableau 2 : Utilisation de fonds par activités en XAF Ce tableau permet de déterminer les ressources mobilisées sur le semestre et cumulativement, ainsi que les dépenses qu’elles ont permises d’effectuer. Il est présenté par composante. 2.2 1 Utilisations des fonds par activités du Don en XAF PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES DE LA CEEAC (ACP-EU) UTILISATION DES FONDS PAR ACTIVITÉ DE PROJET (MODÈLE I) Modèle : 1 Exercice 2021 01/01/2021 au 31/05/2021 Francs CFA (XAF) Page 1/1 Cumulatif Composantes et Activités de l'Entité PAD Durée de vie PAD révisé Prévu Effectif Ecart Prévu Effectif Ecart 1 Risques é et cartographie rég et identif de la vulnérabilité 75 591 547 38 575 317 37 016 230 329 849 763 292 833 533 37 016 230 11 Composante 1 75 591 547 38 575 317 37 016 230 329 849 763 292 833 533 37 016 230 1110 Dépenses composante 1 75 591 547 38 575 317 37 016 230 329 849 763 292 833 533 37 016 230 2 Renf capacités pour la réduction des risques de catastrophes 12 504 698 10 163 151 2 341 547 332 515 209 330 173 662 2 341 547 21 Composante 2 12 504 698 10 163 151 2 341 547 332 515 209 330 173 662 2 341 547 2110 Dépenses composante 2 12 504 698 10 163 151 2 341 547 332 515 209 330 173 662 2 341 547 3 Renf dialogue politique et législation DRM 320 405 444 320 405 444 31 Composante 3 320 405 444 320 405 444 3110 Dépenses composante 3 320 405 444 320 405 444 4 Renf capacités rég pour la préparation, l'interv et l'éval p 14 621 000 14 621 000 73 687 936 59 066 936 14 621 000 41 Composante 4 14 621 000 14 621 000 73 687 936 59 066 936 14 621 000 4110 Dépenses composante 4 14 621 000 14 621 000 73 687 936 59 066 936 14 621 000 43 non utille EQUIPE FIDUCIAIRE DE PROJET REDISSE IV 5 4301 non utilisé 5 Capacité de mise en œuvre tech et coord au secretariat CEEAC 11 299 670 27 269 511 -15 969 841 414 540 509 430 510 350 -15 969 841 51 Composante 5 11 299 670 27 269 511 -15 969 841 414 540 509 430 510 350 -15 969 841 5110 Dépenses composante 5 11 299 670 27 269 511 -15 969 841 414 540 509 430 510 350 -15 969 841 Total général 114 016 915 76 007 979 38 008 936 1 470 998 861 1 432 989 925 38 008 936 2.2.2 Utilisations des fonds par activités du Don en USD PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES DE LA CEEAC (ACP-EU) UTILISATION DES FONDS PAR ACTIVITÉ DE PROJET (MODÈLE I) Modèle : 1 Exercice 2021 01/01/2021 au 31/05/2021 US DOLLARS (USD) = 578.31 Page 1/1 Cumulatif Composantes et Activités de l'Entité PAD Durée de vie PAD révisé Prévu Effectif Ecart Prévu Effectif Ecart 1 Risques é et cartographie rég et identif de la vulnérabilité 129 251,67 66 703,53 62 548,14 568 908,97 506 360,83 62 548,14 11 Composante 1 129 251,67 66 703,53 62 548,14 568 908,97 506 360,83 62 548,14 1110 Dépenses composante 1 129 251,67 66 703,53 62 548,14 568 908,97 506 360,83 62 548,14 2 Renf capacités pour la réduction des risques de catastrophes 21 381,40 17 573,88 3 807,52 574 736,02 570 928,50 3 807,52 21 Composante 2 21 381,40 17 573,88 3 807,52 574 736,02 570 928,50 3 807,52 2110 Dépenses composante 2 21 381,40 17 573,88 3 807,52 574 736,02 570 928,50 3 807,52 3 Renf dialogue politique et législation DRM 554 037,53 554 037,53 31 Composante 3 554 037,53 554 037,53 3110 Dépenses composante 3 554 037,53 554 037,53 4 Renf capacités rég pour la préparation, l'interv et l'éval p 25 000,00 25 000,00 127 137,15 102 137,15 25 000,00 41 Composante 4 25 000,00 25 000,00 127 137,15 102 137,15 25 000,00 EQUIPE FIDUCIAIRE DE PROJET REDISSE IV 6 4110 Dépenses composante 4 25 000,00 25 000,00 127 137,15 102 137,15 25 000,00 43 non utille 4301 non utilisé 5 Capacité de mise en œuvre tech et coord au secretariat CEEAC 19 320,96 47 153,79 -27 832,83 716 595,50 744 428,33 -27 832,83 51 Composante 5 19 320,96 47 153,79 -27 832,83 716 595,50 744 428,33 -27 832,83 5110 Dépenses composante 5 19 320,96 47 153,79 -27 832,83 716 595,50 744 428,33 -27 832,83 Total général 194 954,03 131 431,20 63 522,83 2 541 415,18 2 477 892,35 63 522,83 EQUIPE FIDUCIAIRE DE PROJET REDISSE IV 7 Commentaires 1) Le Projet a reçu, en termes de ressources, 41 893 657 XAF en un paiement direct et une DRF. Ces ressources ont permis de financer : Au niveau de la composante 1 : l’Etude de Risk Assessment Au niveau de la composante 2 : le solde de GLOSEC Au niveau de la composante 3 : néant, Au niveau de la composante 4 : néant Au niveau de la composante 5 : le projet finançait la mission de l’Expert pour validation de stratégies Nationales, et les dépenses de fonctionnement de bureau. 2) Pour l’après clôture, le Projet envisage de décaisser 9 035 017 XAF Au niveau de la composante 1 néant Au niveau de la composante 2 néant Au niveau de la composante 3 : néant, Au niveau de la composante 4 : néant Au niveau de la composante 5, la mission d’audit de comptes 2021 EQUIPE FIDUCIAIRE DE PROJET REDISSE IV 8 3. RAPPORT SUR LA PASSATION DES MARCHES AU 31 MAI 2021 PROJET ACP UE RENFORCEMENT CAPACITES DE LA CEEAC Passation de marches Montant Montant des Taux de Méthode Echéancier (Dates) Montant du Observations prévue factures réalisation Nom du N° de Réf. Description de contrat en Lancemen équivalent fournisseur passation Attribution Démarrage Achèvement monnaie t en USD Recrutement d'un service de 6.816.650 FAMILY GA-CECA DRR- nettoyage des locaux de DC 11 4500,00 7 626 191 CFA 100% la facture est payée CFA Expérience 101405 l'unité de gestion de projet 04-févr-19 01-mars-19 03-janv-19 31-mai-20 Sté GA-ECCAS DRR- maintenance et service de DC 1.125.00 628.585 CFA 1 320 000 CFA 100% la facture est payée Quincaillerie 101975 climatisation 09-sept-19 18-sept-19 20-sept-19 31-mai-20 Nouvelle service de gardiennage des 1.491.840 GA-CECA DRR- locaux de l'unité de gestion de ED 2 670,00 700 000 100% la facture est payée YAYA CFA 101472 projet 08-janv-19 01-janv-19 01-janv-19 31-mai-20 Fourniture du logiciel de GA-CECA DRR- comptabilité de l'unité de ED 10 000,00 8 058 400 CFA 8 058 400 FCFA 100% la facture est payée TOMSOFT 101387 gestion de projet. 26-avr-19 23-juin-19 01-juil-19 GA-CECA DRR- 2.690.343 DC 4815,00 2 460 000 FCFA 100% la facture est payée Canal SAT 101395 fourniture d'un accès Internet 08-janv-19 15-févr-19 15-févr-19 CFA Cabinet de conseil en recrutement pour 2 avenants l’élaboration et l’alignement 116.369.190 administratifs ont eu Gpt GLOSEC- SBD 220 000,00 208 270 $ 100% lieu, la facture est du plan d’action stratégique CFA EGIDD-ODW GA-CEEAC DRR- national sur le cadre de payée 10 juillet 107556 Sendai dans onze pays 2019 05-nov-19 19-nov-19 Fourniture, installation de 1 avenant administratif matériel informatique et de a eu lieu, la facture est matériel informatique, 144.040.327 129.636.518 payée en tenant AAOI 235 00,00 100% compte de la réduction TCA Sarl communications dans (11) CFA FCFA GA-CEEAC DRR- pays de la CEEAC et formation de 10% sur facturation 17 juin et par article livré 119755 des utilisateurs 2019 19-sept-19 8-oct-19 2 avenants administratifs ont eu 14.165.000 lieu et 1 avenant Recrutement d'un cabinet de SMC 20 000,00 7.082.500 FCFA 50% FCFA financier a eu lieu , les GA-CEEAC DRR- conseil pour l'audit des états 10 juillet 50% de la facture sont SYNEX 101390 financiers du projet 2019 05-nov-19 15-mar-20 08-juin-20 payé consulting recrute une société de conseil 2 avenants pour l’évaluation régionale administratifs ont eu lieu et 1 avenant des dangers, des SFQC 400 000,00 482.405 Euro 482.366,61 Euro 100% financier a eu lieu, la GA-CEEAC DRR- vulnérabilités et des risques 13 avril dernière facture est Gpt ING FI& 109264 dans les pays de la CEEAC 2019 8-oct-19 16-oct-19 dans l’impasse BRLI GA-ECCAS DRR- Fourniture du Mobilier 4.805.180 DC 8 600,00 4.432.320 FCFA 100% Facture payé 118026 de bureau avr-19 29-avr-19 31-mai-19 31-mai-19 CFA ORCA EQUIPE FIDUCIAIRE DE PROJET REDISSE IV 9 équipements en matériel 11.175.000 GA-ECCAS DRR- informatique de l'unité de DC 20 000,00 10.424.535 FCFA 100% Facture payé CFA 101380 gestion févr-19 03-avr-19 08-mai-19 31-mai-20 CCI GA-CEEAC DRR- Spécialiste en passation des 59.450.145 CI 106400,00 59.450.145 CFA 100% 2 avenants ont eu lieu 102640 marchés avr-18 oct-18 oct-18 31-mai-20 CFA Jean patrice GA-CEEAC DRR- 56.619.000 CI 101 333,00 56.619.000 CFA 100% 1 avenants a eu lieu 102644 Spécialiste suivi évaluation avr-18 oct-18 oct-18 31-mai-20 CFA Maurice T GA-CECA DRR- 65.111.880 CI 116 533,00 65.111.880 CFA 100% 2 avenants ont eu lieu 102641 Spécialiste senior en GRC avr-18 oct-18 oct-18 31-aout-20 CFA Sémingar N GA-CEEAC DRR- 31-mai-20 38.501.240CF CI 68 907,00 38.501.240CFA 100% 1 avenant a eu lieu 102643 Spécialiste junior en GRC avr-18 oct-18 oct-18 A Céline K GA-CEEAC DRR- Responsable administratif et 59.450.145 CI 106400,00 59.450.145 CFA 100% 2 avenants ont eu lieu 102642 financier avr-18 oct-18 oct-18 31-mai-20 CFA François D GA-CECA DRR- 53.505.131CF CI 95 760,00 53.505.131CFA 100% 2 avenants ont eu lieu 102639 Comptable avr-18 oct-18 oct-18 31-mai-20 A Issac K EQUIPE FIDUCIAIRE DE PROJET REDISSE IV 10 4. CONCLUSION Le solde du Don étant 6 469 USD, ne peut faire l’objet d’une demande de paiement. Il reste comme obligation fiduciaire la production de DRF s pour la justification intégrale du Compte Désigné pour un montant de 41 519 859 FCFA. EQUIPE FIDUCIAIRE DE PROJET REDISSE IV 11 5. Annexes : 5.1 Relevés bancaires du mois de mai 2021 de Compte Désigné ACP UE CEEAC et Compte Séquestre PROJET ACP AU 31 ERB Compte Désigné ERB Compte Désigné ERB Compte ACP UE MAY 2021.pdf ACP UE CEEAC mai 2021 ACP UE CEEAC mai 2021.pdf CEEAC Sequestre.pdf plus.pdf EQUIPE FIDUCIAIRE DE PROJET REDISSE IV 12 5.2 Plan de Passation de Marché approuvé par la Banque Mondiale estimated date for Estimated date for Estimated Cost Specific actions Specific Task Selection Method Approach to market comencing completing in USD procurement process procurement process Component 1:Régional Hazards, Vulnerabilities and Identification invest maping 1.1 Risk assement activity Recruit Consultant firm for regional Assessment of 400 000,00 Quality and Cost-Based mars-19 avr-20 Open International Hazards, Vulnerabilities and Risks Selection Total Component 1 400 000,00 Component 2: Capacity building 2.2. Support Member states in capacity building and institutional strengthening 2.2.1 Support MS in allignther policies and Recruit Consultant firm by contry to develop and align Quality and Cost-Based juin-19 mai-20 220 000,00 Open International stratégies develop and allign to SF. national strategies & plan of actions to SF Selection Acquisition of office Equipment (11 Contry ) Open Iternational juin-19 juil-19 2.2.3 support equipement 235 000,00 Request for Bids Total Component 2 455 000,00 Component 4: Project Implementation Unit (PIU) 4.1 Rrecrutment of PIU Unit 4.1.1 DRM Specialist 101 333,00 individual consultant Open international oct-18 juin-20 5.1.2 DRM Junior expert 68 907,00 individual consultant Open international oct-18 juin-20 101 333,00 individual consultant oct-18 juin-20 4.1.3 Administrative Financial Assistant Open international 5.1.4 Procurement Analyst 101 333,00 individual consultant Open international oct-18 juin-20 4.1.5 Monitoring and Evaluation Specialist ; 101 333,00 individual consultant Open international oct-18 juin-20 4.1.6 Accounting Assistant 91 200,00 individual consultant Open international oct-18 juin-20 4.1.7 Maintenance Splits 1 125,00 request of quotation Limited national mars-19 juin-20 4.1.8 Internet Connection 4 815,00 request of quotation Limited national mars-19 juin-20 4.1.10 Cleaning Service 11 450,00 request of quotation Limited national mars-19 juin-20 4.1.11 SGS Service 2 670,00 request of quotation Limited national mars-19 juin-20 4.1.15External Financial Audit 20 000,00 low cost selection Open international juin-19 juin-20 4.1.18 Accounting software 10 000,00 direct selection direct selection mai-19 avr-19 4.2.1 Office layout 8 600,00 request of quotation Limited national mai-19 juin-20 4.3 Acquisition Equipment 20 000,00 request of quotation Limited national mars-19 mars-19 Total Component 5 644 099,00 Total with procurement 1 499 099,00 EQUIPE FIDUCIAIRE DE PROJET REDISSE IV 13 CEEAC - PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES DE LA CEEAC (ACP-EU) BALANCE GENERALE au 31/05/2021 (XAF) Du Compte 131000 au compte 781100 Site : Tous Période du 01/01/2021 au 31/05/2021 Page 1/2 Code Libellé A Nouveau D A Nouveau C Mouvements D Mouvements C Total D Total C Solde D Solde C 1 COMPTE DES RESSOURCES DURABLES 1 400 131 285 108 480 141 150 373 798 108 480 141 1 550 505 083 1 442 024 942 14 Subventions 1 400 131 285 108 480 141 150 373 798 108 480 141 1 550 505 083 1 442 024 942 140100 Avance compte désigné 150 000 000 108 480 141 108 480 141 150 000 000 41 519 859 140200 DRF Remboursées 791 681 725 111 798 481 903 480 206 903 480 206 140300 Paiements Directs 458 449 560 38 575 317 497 024 877 497 024 877 2 COMPTE D'ACTIFS IMMOBILISES 1 354 816 059 85 262 313 1 440 078 372 1 440 078 372 20 Charges immobilisées 1 331 334 255 85 262 313 1 416 596 568 1 416 596 568 201200 Charges immobilisees Exercice 2019 621 783 508 621 783 508 621 783 508 201300 Charges immobilisees Exercice 2020 709 550 747 709 550 747 709 550 747 201400 Charges immobilisees Exercice 2021 85 262 313 85 262 313 85 262 313 21 Immobilisations incorporelles 8 058 400 8 058 400 8 058 400 213100 Logiciel 8 058 400 8 058 400 8 058 400 24 Matériels et outillages 15 423 404 15 423 404 15 423 404 244100 Matériel de Bureau 4 678 134 4 678 134 4 678 134 244200 Matériel Informatique 6 312 950 6 312 950 6 312 950 244400 Mobilier de Bureau 4 432 320 4 432 320 4 432 320 4 COMPTES DE TIERS 22 899 286 20 733 399 82 743 654 91 997 988 105 642 940 112 731 387 22 899 286 29 987 733 40 Fournisseurs & compte rattache 1 833 000 10 725 220 70 689 305 89 951 818 72 522 305 100 677 038 1 833 000 29 987 733 401100 Fournisseurs ordinaires 1 833 000 3 239 800 63 203 885 89 951 818 65 036 885 93 191 618 1 833 000 29 987 733 401700 Fournisseurs Retenue de Garantie 402 920 402 920 402 920 402 920 408100 Fournisseurs facture non parvenue 7 082 500 7 082 500 7 082 500 7 082 500 42 Personnel 8 209 755 8 209 755 8 209 755 8 209 755 422000 Personnel rémunération due 8 209 755 8 209 755 8 209 755 8 209 755 47 Débiteurs et créditeurs divers 21 066 286 1 798 424 3 844 594 2 046 170 24 910 880 3 844 594 21 066 286 471100 Débiteur divers 21 066 286 1 798 424 3 844 594 2 046 170 24 910 880 3 844 594 21 066 286 5 COMPTES DE TRESORERIE 43 149 339 16 718 340 50 832 662 59 867 679 50 832 662 9 035 017 52 Banque 43 149 339 10 018 340 44 132 662 53 167 679 44 132 662 9 035 017 TomPro - CEEAC - GABON Edité le 02/08/2021 à 12:57 CEEAC - PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES DE LA CEEAC (ACP-EU) BALANCE GENERALE au 31/05/2021 (XAF) Du Compte 131000 au compte 781100 Site : Tous Période du 01/01/2021 au 31/05/2021 Page 2/2 Code Libellé A Nouveau D A Nouveau C Mouvements D Mouvements C Total D Total C Solde D Solde C 521100 Compte Désigné ACP-UE 43 149 339 3 318 340 44 132 662 46 467 679 44 132 662 2 335 017 521200 Compte ACP UE Sequestre 6 700 000 6 700 000 6 700 000 58 Régie d'avance & virement de fonds 6 700 000 6 700 000 6 700 000 6 700 000 588100 Virement interne 6 700 000 6 700 000 6 700 000 6 700 000 6 COMPTES DE CHARGES ORDINAIRES 92 344 813 7 082 500 92 344 813 7 082 500 85 262 313 60 Achats et variation de stocks 4 203 639 4 203 639 4 203 639 604700 Fourniture de bureau 869 470 869 470 869 470 605200 Consommation d’eau 3 334 169 3 334 169 3 334 169 61 Transport 1 655 500 1 655 500 1 655 500 618100 Voyages et déplacement 1 655 500 1 655 500 1 655 500 62 Services extérieurs A 1 130 398 1 130 398 1 130 398 624200 Entretien / Réparation des biens Mob. 426 500 426 500 426 500 628100 Frais de téléphone 703 898 703 898 703 898 63 Services extérieurs B 85 355 276 7 082 500 85 355 276 7 082 500 78 272 776 631800 Frais bancaires 346 825 346 825 346 825 632410 Honoraires assistances techniques 85 008 451 7 082 500 85 008 451 7 082 500 77 925 951 7 PRODUIT 85 262 313 85 262 313 85 262 313 78 Transfert des charges d'exploitation 85 262 313 85 262 313 85 262 313 781100 Transfert de charges 85 262 313 85 262 313 85 262 313 Totaux 1 420 864 684 1 420 864 684 385 549 261 385 549 261 1 806 413 945 1 806 413 945 1 557 274 988 1 557 274 988 Solde au 31/05/2021 TomPro - CEEAC - GABON Edité le 02/08/2021 à 12:57 TABLEAU DE RECONSTITUTION DES FONDS CEEAC - PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES DE LA CEEAC (ACP-EU) Montants décaissés par la Date Intitulés Banque (b) 29/01/2019 Avance initiale 150 000 000 11/03/2019 DRF 02 TER 111 997 359 02/05/2019 DRF 03 114 711 977 13/06/2019 DRF 04 84 075 996 01/08/2019 DRF 05 47 884 894 11/09/2019 DRF 06 79 536 048 23/10/2019 DRF 07 32 463 655 15/11/2019 DRF 09 76 253 926 21/01/2020 DRF 11 118 681 967 06/05/2020 DRF 12 Bis 44 619 640 17/06/2020 DRF 13 81 456 263 26/05/2021 DRF 17 3 321 340 TOTAL 945 003 065 CEEAC - PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES DE LA CEEAC (ACP-EU) UTILISATION DES FONDS PAR ACTIVITÉ DE PROJET (MODÈLE I) 01/01/2021 au 31/05/2021 Francs CFA Page 1/1 Cumulatif Doc.D'éval. de l'Entité Composantes et Activités de l'Entité Durée de vie révisé Prévu Effectif Ecart Prévu Effectif Ecart 1 Risques é et cartographie rég et identif de la 75 591 547 38 575 317 37 016 230 329 849 763 292 833 533 37 016 230 vulnérabilité 2 Renf capacités pour la réduction des risques de 12 504 698 10 163 151 2 341 547 332 515 209 330 173 662 2 341 547 catastrophes 3 Renf dialogue politique et législation DRM 320 405 444 320 405 444 4 Renf capacités rég pour la préparation, l'interv et 14 621 000 14 621 000 73 687 936 59 066 936 14 621 000 l'éval p 5 Capacité de mise en œuvre tech et coord au 11 299 670 27 269 511 -15 969 841 414 540 509 430 510 350 -15 969 841 secretariat CEEAC Total général 114 016 915 76 007 979 38 008 936 1 470 998 861 1 432 989 925 38 008 936 TomPro - CEEAC - GABON Edité le 13/10/2021 à 14:33 CEEAC - PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES DE LA CEEAC (ACP-EU) UTILISATION DES FONDS PAR ACTIVITÉ DE PROJET (MODÈLE I) 01/01/2021 au 31/05/2021 US DOLLARS ( 1 USD = 578 XAF) Page 1/1 Cumulatif Doc.D'éval. de l'Entité Composantes et Activités de l'Entité Durée de vie révisé Prévu Effectif Ecart Prévu Effectif Ecart 1 Risques é et cartographie rég et identif de la 129 251,67 66 739,30 62 512,37 569 144,78 506 632,41 62 512,37 vulnérabilité 2 Renf capacités pour la réduction des risques de 21 381,40 17 583,31 3 798,09 575 032,80 571 234,71 3 798,09 catastrophes 3 Renf dialogue politique et législation DRM 554 334,68 554 334,68 4 Renf capacités rég pour la préparation, l'interv et 25 000,00 25 000,00 127 191,93 102 191,93 25 000,00 l'éval p 5 Capacité de mise en œuvre tech et coord au 19 320,96 47 179,08 -27 858,12 716 969,47 744 827,60 -27 858,12 secretariat CEEAC Total général 194 954,03 131 501,69 63 452,34 2 542 673,66 2 479 221,32 63 452,34 TomPro - CEEAC - GABON Edité le 13/10/2021 à 14:35 COMMUNAUTE ECONOMIQUE DES ETATS DE L'AFRIQUE CENTRALE ECONOMIC COMMUNITY OF CENTRAL AFRICAN STATES COMUNIDADE ECONOMICA DOS ESTADOS DA AFRICA CENTRAL COMUNIDAD ECONOMICA DE LOS ESTADOS DEL AFRICA CENTRAL CEEAC ECCAS La Commission Libreville, le 21 décembre 2021 Le Département Environnement, Ressources Naturelles, Agriculture et Développement Rural (DERNADR) SYNEX CONSULTING SARL Société d’expertise comptable et de commissariat aux comptes Inscrit sous le n°061 SE à l’OECCA-Bénin Objet : Contribution à la prise en compte des observations de la Banque Mondiale, audit 2021. Nous accusons réception de votre tableau de prise en compte des observations de la Banque Mondiale et nous en remercions pour le partage desdites observations. Nous vous informons que nous vous avions envoyé les Etats Financiers 2021 avant votre arrivée à Libreville pour la dernière mission notamment le Tableau Emplois Ressource, le Bilan, la balance générale les Etats de rapprochement bancaire, l’inventaire des immobilisations…lesquels sont largement suffisants pour le travail qui est le vôtre suivant vos termes de référence. Nous vous invitons à revisiter les documents envoyés pour finaliser rapidement les rapports. Il n’est pas opportun de vous renvoyer les mêmes documents. Néanmoins nous vous envoyons nos commentaires suivant votre numérotation : 1 Observation N°1 : Nous vous invitons à lire la page 30 de votre rapport pour accéder à la bonne version de Tableau de Ressources et scanner pour remplacer la page 11 illisible. Veuillez lire les pages 20 à 24 pour les notes aux états financiers pour parfaire le document. 2 Observation 5 : Le bilan au 31 mai affiche les soldes de comptes : A) Fournisseurs débiteurs et non fournisseurs avance relatifs à un trop payé à Hôtel Fleuve Congo lors de la 8è Plateforme organisée par le Projet à Kinshasa du 29 septembre 2019 au 05 octobre 2019. Cette somme aurait dû faire l’objet de réclamation au profit du Projet. B) Autres Créances portent sur les montants non justifiés des avances en faveur Monsieur DAYANG François (Responsable Administratif et Financier)….13 254 286 BP. 2112 Libreville – GABON – Tél. :(241) 011 44 47 31 – Fax :(241) 011 44 47 32 – Email : commission@ceeac-eccas.org FCFA, Monsieur Dominique KUITSUC (Coordonnateur)…. 7 812 000 FCFA soldes invariables depuis 2019, 2020 et 2021. C) Les dettes fournisseurs portent sur le solde fournisseur SYNEX pour 6 374 250 FCFA pour l’audit de 2021, le solde du contrat de INGFI de 23 613 533 équivalent au 35 996 euros. D) La trésorerie du Projet au 31 mai 2021 le relevé indique 17 403 687 et le solde comptable 9 035 017 étayée par le rapprochement bancaire des comptes ACP UE CEEAC et ACP UE CEEAC Séquestre non intégré dans le rapport alors que les rapprochements et relevés de périodes de juin, juillet, aout sont intégrés à quelle fin ? E) Le solde 142 266 est la situation au 30 septembre 2021 laque lle n’est plus d’actualité puisque le Projet a justifié intégralement le compte désigné… 3 Observation 7 : Vous avez l’intégralité du dossier d’OMED Voyage lequel est porté au Projet le 19 juillet 2021 soit 49 jours après la clôture du Projet GRC. Les factures réclamées par OMED ne sont pas arrivées au Projet entre le début octobre 2018 date de début du Projet et le 31 mai 2021 date de fin de projet. Si le rapport d’audit avait formulé une opinion la Banque n’allait pas raisonner en termes de dépenses inéligibles : ce montant ne figure pas en comptabilité donc il n’y a nullement dépenses. Semingar NGARYAMNGAYE Annexe 3 : Relevés bancaires Page 29 sur 32 RELEVE DE COMPTE Numéro de compte 36130007280 PROJET ACP UE RENFORCEMENT DES Devise XAF CAPA Solde d'ouverture 27464128 BP2112 LBV GABON 24104923368 Solde de clôture 17403687 LIBREVILLE Gabon Solde disponible 17463187 Effets en instance -59500 Total débit 13378781 Total Crédit 3318340 Période de 01-MAY-2021 à 31-MAY-2021 Date Code Date de Transaction Description Instrument valeur Debit Credit Solde REF : TOI FE0521124000511 DEBIT DIRECT Il Il PMT 2~ 22~ 328 04/05/21 04/05121 3239800 FOURNISSEUR FV OMED VOYAGE REF: T01FEW0211251325Il DEBIT DIRECT Il 1/ COMMISSION SUR VIREMENT 24220828 05/05/21 05/05/21 3500 EMIS FAV OMED VOYAGE PMT FOURNISSEUR FV OMED VOYAGE REF. T01FEW0211251327/1 DEBIT DIRECT Il Il TVA COMMISSION SUR VIREMENT 630 24220198 05/05/21 05/05/21 EMIS FAV OMED VOYAGE PMT FOURNISSEUR FV OMI::D VOYAGE REF: T01FEW0211251329Il DEBIT DIRECT Il Il CSS COMMISSION SUR VIREMENT 24220 163 05/05/21 05/05/21 35 EMIS FAV OMED VOYAGE PMT FOURNISSEUR FV OMED VOYAGE REF : T301NFT21147050211 3114600891 TRANSFERT DE FONDS - RECUS Il /1 3114600891 TRF B/O IBRD - T30lNFT21147Œ 26/05/21 3318340 27538503 27/05/21 TRUST FUNDS IRO TF A7508 DRF 171FO PROJET ACP UE RENFORCEMENT CAPACITE REF: T01FE0021148000711 DEBIT DIRECT Il Il SOLDE 28/05/21 10071151 17467352 28/05/21 FACTURE HONORAIRES FV GLOSEC REF: T01FEOQ211481320 Il DEBIT DIRECT Il Il COMMISSION SUR VIREMENT 3500 17463852 28/05/21 28/05/21 EMIS FAV GLOSEC SOLDE FACTURE HONORAIRES FV GLOSEC REF : T01FEOQ211481322/1 DEBIT DIRECT Il Il TVA COMMISSION SUR VIREMENT 630 17463222 28/05/21 28/05/21 EMIS FAV GLOSEC SOLDE FACTURE HONORAIRES FV GlOSEC su) REF: T01FEOQ211481324" DEBIT DIRECT // "CSS COMMISSION SUR VIREMENT 28/05/21 28/05/21 35 17463187 EMIS FAV GLOSEC SOLDE FACTURE HONORAIRES FV GLOSEC REF : T01GAGSXAFL00001 " COMMISSION - AUTRES" " 17413187 31/05/21 01/06/21 50000 EGA FRAIS DE GESTION SUR COMPTE COURANT REF: T01GAGSXAFLOOO03" TAXE /1 /1 EGA FRAIS DE 31/05/21 01/06/21 500 17412687 GESTION SUR COMPTE COURANT REF: T01GAGSXAFLOOO02" TAXE" "EGA FRAIS DE 17403687 31/05/21 01/06/21 9 000 GESTION SUR COMPTE COURANT 50J RELEVE DE COMPTE Numéro de compte 36130007280 PROJETACPUERENFORCEMENTDES Devise XAF CAPA Solde d'ouverture 17,403,687 BP2112 LBV GABON 24104923368 Solde de clôture 4,215,656 LIBREVILLE Gabon Solde disponible 4,215,656 Effets en instance o Total débit 13,188,031 Total Crédit o Periode de 01-JUN-2021 à 25-JUN-2021 Date Code Date de Transaction Description Instrument valeur Debit Credit Solde REF: T010Y02211520001 /1 DEBIT DIRECT /1 /1 VRM 6/1/21 HONORAIRES AUDIT 2021 ET 6/1121 6,700,000 10,703,687 AGIOS FV PROJET ACP UE CEEAC REF: T30CSH2211730001 /1 T30CSH2211730001 6/22/21 TRANSFERT RAPID Il /1 VOTRE T30CSH221173( 6/22/21 6,374,250 4,329,437 TRANSFERT XOF 6 374250 FAV SYNEX REF : T30CSH2211730001 /1 T30CSH2211730001 6/22/21 TRANSFERT DE FONDS EMIS - 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PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES DE LA CEEAC (ACP-EU) ETAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE AU 30/06/2021 COMPTE BANCAIRE 521100 (Compte Désigné ACP-UE) Page 111 Ecrlturos non encore passees par la banque ECritures non encore passees par CEEAC • PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES DE LA CEEAC (ACp-eUI Solde relevé bancaire 4156156 Solde dans nos livres 2161736 27/0512021 Tomsofl Yir 18 pour solde 402 920 27/0512021 Semlngar NGAYAMNGAYE vlr 19 billel 1591500 1994.20 4156156 Sous-Total 2161736 Sous-Total 2161736 Solde çorrig6 2161736 Sold. ~ ~ N oS! a ..,. a a . 0 a a a a a a 0 0 0 a ~ ;; w '" Cl N a '" IX) '" ec '" œ '" ex> Ln œ '" ex> ex> CX) a '" 0> -e N a a a a '" ex) a '" ec a '" ec s ex) ~ ex) a '" œ a '" ex) 8 a 8 a 8 ' ex> ex> .... 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