RÉPUBLIQUE DU MALI --------------------------------------- MINISTERE DE L’ECONOMIE ET DES FINANCES -------------------------------------------------- PROGRAMME DE FILETS SOCIAUX « JIGISEMEJIRI » FINANCEMENT : DON N°H835-MLI / DON TF0A2384 DON N°D 3480-MLI --------------------------------------------- AUDIT COMPTABLE ET FINANCIER PÉRIODE ALLANT DU 1er JANVIER AU 31 DÉCEMBRE 2022 ------------------------------------- LETTRE DE RECOMMANDATIONS SUR LE CONTRÔLE INTERNE ------------------------------------------------- VERSION DEFINITIVE MAI 2023 SEC DIARRA SOMMAIRE I. SUIVI DES RECOMMANDATIONS ANTERIEURES ................................................................................................ 5 1.1 SUIVI DES RECOMMANDATIONS DES MISSIONS D’AUDIT DES COMPTES DES EXERCICES ANTERIEURS ...................................................................................................................................................................................... 7 1.1.10. INSUFFISANCE DANS LE PROCESSUS DE VALIDATION DES RAPPORTS DE PAIEMENT SOUMIS PAR LES AGENCE DE PAIEMENT .................................................................................................................................... 13 1.1.11. NON-CONFORMITÉ À LA RÈGLEMENTATION FISCALE ET SOCIALE EN MATIÈRE DE TRAITEMENT DES SALAIRES .......................................................................................................................................................... 14 1.2 SUIVI DES RECOMMANDATIONS DE LA BANQUE EN LIEN AVEC LA MISSION ............................................ 15 II. NOUVELLES RECOMMANDATIONS ..................................................................................................................... 17 NOTE 1 : LE SYSTEME DE CLASSEMENT DES DOSSIERS DE MARCHES N’EST PAS ADEQUAT (NIVEAU 2) .................................................................................................................................................................................... 19 NOTE 2 : DECLARATION DE CONFLITS D’INTERETS DE LA PART DES AGENTS PARTICIPANT A LA PROCEDURE DE PASSATION ET D’EXECUTION DES MARCHES (NIVEAU 1) ................................................... 20 NOTE 3 : INSUFFISANCES DANS LE MANUEL DE PROCEDURES EN VIGUEUR CONCERNANT LA GESTION DES MARCHES (NIVEAU 2) ...................................................................................................................................... 21 NOTE 4 : ABSENCE D’UN PLAN DE GESTION DES CONTRATS AU SEIN DE L’UTGFS .................................... 22 2 LETTRE DE RECOMMANDATIONS SUR LE CONTROLE INTERNE DE JIGISEMEJIRI – EXERCICE 2022 MONSIEUR LE COORDONNATEUR DE L’UNITE TECHNIQUE DE GESTION DES FILETS SOCIAUX « JIGISEMEJIRI » HAMDALLAYE ACI 2000 RUE 369 PORTE 120 BAMAKO – MALI TÉL : (223) 20 22 16 15 Audit des comptes du Programme de Filets Sociaux pour la période allant du 1er janvier au 31 décembre 2022 Lettre de recommandations sur le contrôle interne Monsieur le Coordonnateur, Dans le cadre de l’examen des comptes du Programme de Filets Sociaux « JIGISEMEJIRI » pour la période allant du 1er janvier au 31 décembre 2022, nous avons procédé à l’évaluation du système de contrôle interne en vigueur à un degré jugé nécessaire. La Direction du Programme de Filets Sociaux est responsable de l’établissement et du maintien d’un système de contrôle interne adéquat. Dans cette perspective, elle doit estimer et juger les résultats attendus du système par rapport à son coût. Les objectifs d’un système de contrôle interne sont de donner à la Direction, une ass urance raisonnable mais non absolue que les actifs du programme sont protégés contre toute utilisation non autorisée ou frauduleuse, et que les opérations sont exécutées conformément à ses instructions et comptabilisées correctement pour permettre la tenue des comptes sur la base de principes comptables acceptables. Cependant, à cause des limites inhérentes à tout système de contrôle interne, des déviations résultant d’une mauvaise compréhension des instructions, d’erreurs de jugement, de négligence ou d’autres facteurs humains, peuvent se produire et passer inaperçues. Les procédures de contrôle, dont l’efficacité est fonction de l’adéquation du degré de séparation des tâches conflictuelles, peuvent être circonvenues par des actes de complicité. Une projection dans le temps, de l’évaluation du système de contrôle interne peut se heurter à une inadéquation des procédures. Cette inadéquation peut être occasionnée par des changements intervenus ou en raison du fait que le degré de fiabilité se soit détérioré. Nous avons procédé à l’étude et à l’évaluation du système de contrôle interne dans le seul but de déterminer la nature et l’étendue de nos procédés de révision, pour être en mesure d’exprimer une opinion sur les comptes du Programme de Filets Sociaux. SEC DIARRA Aussi, nos recommandations n’incluent pas toutes les améliorations possibles qu’une étude destinée uniquement au renforcement des procédures pourrait faire apparaître, mais seulement les lacunes révélées par notre examen où des améliorations primordiales et une attention particulière devraient être apportées. Le présent rapport, bien qu’il soit de nature critique, a un but constructif et ne vise aucun des membres du personnel de JIGISEMEJIRI que nous remercions pour l’aide qu’ils nous ont apportée dans l’exécution de nos travaux. Les recommandations formulées sont regroupées en deux (2) grandes rubriques : - Suivi des recommandations antérieures ; - Nouvelles recommandations. Nous restons à votre disposition, pour toute précision que vous jugerez utile et vous prions d'agréer, Monsieur le Coordonnateur, l’expression de notre considération distinguée. Bamako, le 17 mai 2023 Harouna DRAME Directeur Général Expert-Comptable Diplômé Commissaire aux Comptes Inscrit au Tableau de l’Ordre 4 LETTRE DE RECOMMANDATIONS SUR LE CONTROLE INTERNE DE JIGISEMEJIRI – EXERCICE 2022 SEC DIARRA I. SUIVI DES RECOMMANDATIONS ANTERIEURES 5 LETTRE DE RECOMMANDATIONS SUR LE CONTROLE INTERNE DE JIGISEMEJIRI – EXERCICE 2022 SEC DIARRA Dans le rapport de contrôle interne de l’exercice précédent, des recommandations susceptibles d’améliorer le système de contrôle au sein du Programme de Filets Sociaux avaient été formulées. Elles doivent donc être mises en œuvre lorsque la structure les agrée. Nous avons effectué un suivi des desdites recommandations ainsi que celles formulées par la Banque mondiale (lors de ses missions de supervision) en lien avec notre intervention. Nous avons classifié les différents points de la façon suivante : - Exécutée La Direction du Programme a suivi la recommandation ou mis en place une procédure de remplacement pour pallier la faiblesse qui a été mise en évidence. - Non exécutée La Direction du Programme n’a apporté aucune amélioration à la faiblesse précédemment identifiée. - En cours d’exécution La Direction du Programme a arrêté des mesures destinées à corriger les faiblesses identifiées par les précédents audits. Les tableaux ci-après résument le degré d’exécution des recommandations formulées précédemment. 6 LETTRE DE RECOMMANDATIONS SUR LE CONTROLE INTERNE DE JIGISEMEJIRI – EXERCICE 2022 SEC DIARRA 1.1 SUIVI DES RECOMMANDATIONS DES MISSIONS D’AUDIT DES COMPTES DES EXERCICES ANTERIEURS Non Partiellement Commentaires de N° Constats Recommandation Exécutée Observations exécutée exécutée la Direction 1.1.1. INSUFFISANCE DANS LA GESTION DU PERSONNEL La Coordination du Programme a pris des mesures pour la mise à jour des dossiers du personnel. Cependant, certains dossiers ne sont toujours pas conformes La Coordination du aux dispositions du Projet devrait veiller à la manuel de procédures. La mise à jour des Certains dossiers et fiches du mise à jour régulière des Nous avons relevé parmi dossiers du personnel X personnel ne sont pas à jour. dossiers du personnel ceux-ci, l’absence d'état est en cours (tâche conformément au civil et de preuve de la permanente) manuel des procédures. situation matrimoniale, l’absence de casier judiciaire, de la copie des photos d'identité des personnes concernées. Nous reconduisons la recommandation. 7 LETTRE DE RECOMMANDATIONS SUR LE CONTROLE INTERNE DE JIGISEMEJIRI – EXERCICE 2022 SEC DIARRA 1.1.2. NON RESPECT DES DELAIS DE JUSTIFICATION DES AVANCES DE MISSION La justification des avances Les chefs de mission Le délai est maintenant sur les missions ainsi que le devraient respecter d’une semaine. reversement du reliquat des scrupuleusement le délai Bien que des efforts soient avances par les Chefs de fixé par le manuel de faits, nous avons relevé au Les efforts seront mission ne sont pas réalisées procédures pour la cours de nos travaux que poursuivis par dans les 72 heures après la justification des avances le délai d’une semaine l’UTGFS pour le X mission conformément au sur mission. n’est toujours pas respect de ce délai. manuel de procédures. respecté. Certains retards dépassent un (1) mois. Nous reconduisons la recommandation. 1.1.3. ABSENCE DE RETENUES FISCALES ET SOCIALES SUR LES INDEMNITES DE RESPONSABILITE VERSEES AU PERSONNEL Les rémunérations versées à tout prestataire de service non Les rémunérations titulaire d’un numéro versées aux prestataires Ce sont des d’identification fiscal, en ne disposant pas de prestataires qui font contrepartie d’une prestation Numéro d’identification la restauration lors La Coordination du de service et dont l’imposition fiscal ne font toujours pas des ateliers dans les Projet doit prendre les est prévue à l’article 43 du X l’objet de retenues communes et ne mesures pour respecter Code General des impôts, d’impôts. possèdent pas de la réglementation fiscale. doivent supporter une retenue NIF. de 15% sur le montant brut par Pour cette raison, nous la partie versante. De même, reconduisons la doivent être soumises à l’impôt recommandation. sur les traitements et salaires, 8 LETTRE DE RECOMMANDATIONS SUR LE CONTROLE INTERNE DE JIGISEMEJIRI – EXERCICE 2022 SEC DIARRA les rémunérations versées par les employeurs publics et privés à tout salarié ayant un contrat de travail, notamment à titre de traitements, indemnités, émoluments, commissions participations, primes, etc. 9 LETTRE DE RECOMMANDATIONS SUR LE CONTROLE INTERNE DE JIGISEMEJIRI – EXERCICE 2022 SEC DIARRA Recommandations Exécutée Non exécutée Partiellement Observations Position de la exécutée Direction 1.1.4. INSUFFISANCE DANS LES CONTROLES DES RAPPORTS DE PAIEMENTS Les paiements sont Le rapprochement fait entre les rapports des désormais électroniques. Agents de Suivi et Liaison (ASL) couvrant les opérations de paiements et ceux des agences de paiements n’est pas matérialisé. En effet, le manuel de procédures administrative et financier du Programme assigne à l’Agent de Suivi et Liaison dans le cadre des transferts monétaire, la tâche d’ assurer le suivi et le contrôle au niveau de la commune, de toutes les activités relatives aux paiements des transferts monétaires (enregistrement des bénéficiaires dans le registre X de paiement, information/sensibilisation des ménages bénéficiaires sur l’utilisation des moyens de paiements, le calendrier et le lieu de paiement, les taux de présence aux séances de paiement, les rapports de réconciliation) et de produire un rapport à cet effet. La réalisation du rapprochement entre leur rapport et celui des agences de paiement notamment en ce qui concerne les paiements manuels est indispensable pour l’approbation du rapport desdites agences. 10 LETTRE DE RECOMMANDATIONS SUR LE CONTROLE INTERNE DE JIGISEMEJIRI – EXERCICE 2022 SEC DIARRA L’UTGFS devrait veiller à la documentation dudit contrôle. 1.1.5. ABSENCE DE SAUVEGARDE EXTERNE DES DONNEES DU PROGRAMME Les données du RSU font Le manuel de procédure Aucune sauvegarde externe des données l’objet de sauvegarde prendra en compte cette informatiques du programme n’est réalisée. régulières sur un serveur partie lors de sa mise à distant. jour. L’UTGFS devrait prendre les dispositions nécessaires en vue d’une sauvegarde externe de Néanmoins, l’UTGFS devrait ces données. mettre en place une procédure formalisée qui documente les règles et procédures à suivre pour X effectuer les sauvegardes, ainsi que la périodicité de ces sauvegardes et veiller à leur mise en œuvre effective par l’ensemble des services. Pour cette raison, nous reconduisons la recommandation. 1.1.6. INSUFFISANCES DANS LA COMPTABILITE DU PROJET L’UTGFS a effectué les Les dispositions seront La comptabilité du projet Jigisemejiri contient les X corrections relatives aux prises pour annuler ces données comptables du projet PDAZAM (Projet de données PDZAM figurant (2) écritures dans la base tom²pro du Projet 11 LETTRE DE RECOMMANDATIONS SUR LE CONTROLE INTERNE DE JIGISEMEJIRI – EXERCICE 2022 SEC DIARRA Développement des Zones Arides au Mali) pour dans la comptabilité du lequel l’UTGFS assure la coordination. Programme Filets Sociaux. L’UTGFS devrait prendre les dispositions Cependant, des comptes nécessaires pour séparer la comptabilité des deux PDAZAM continue à figurer projets y compris les comptes bancaires. dans la comptabilité du projet. Pour cette raison, nous reconduisons la recommandation. 1.1.7. NON RESPECT DE L’OBLIGATION DE SOUMISSION DE CERTAINES ACTIVITÉS OU MANUELS A L’AUTORISATION PRÉALABLE DE LA BANQUE Nous avons constaté les situations de non Le manuel révisé de gestion Toutes les dépenses liées conformités suivantes : des plaintes a été soumis à aux missions, ateliers, l'ANO de la Banque après formations obtiennent - l’application de la version révisée du prise en compte de ses d’abord la NO de l’IDA manuel de gestion des plaintes sans que observations. avant leur exécution. Aucune mission n’a été l’avis de non objection de la banque n’ait été réalisé par rapport à la communiquée; L’ANO n’étant pas encore gestion des plaintes. - l’engagement de dépenses liées à des effectif, nous reconduisons la ateliers de formations, des campagnes de recommandation pour cette sensibilisations et d’informations, des X raison. missions de l’UTGFS sans que les termes de référence et les budgets n’aient été approuvés par la Banque. L’UTGFS devrait veiller au respect de ses obligations envers la Banque. A cet effet, il convient de solliciter un avis de non objection sur lesdites dépenses et de relancer la Banque sur les demandes dans le circuit d’approbation. 12 LETTRE DE RECOMMANDATIONS SUR LE CONTROLE INTERNE DE JIGISEMEJIRI – EXERCICE 2022 SEC DIARRA Aussi, il conviendrait d’échanger avec la Banque afin que les autorisations interviennent dans des délais raisonnables afin de favoriser une mise en œuvre efficace des activités du Programme 1.1.9. NON-CONFORMITÉ AUX PROCÉDURES DE SÉLECTION DE CERTAINS BÉNÉFICIAIRES DES TRANSFERTS MONÉTAIRES Sur un échantillon de 80 personnes testées dans le Sur un échantillon de 140 cadre de la confirmation de réception des personnes testées au titre de paiement, 52 (soit 65%) d’entre elles ne figurent l’exercice 2022, nous n’avons pas dans le RSU ; 32 (soit 40%) déclarent n’avoir pas relevé de telles pas reçu les transferts monétaires. situations. L’UTGFS devrait veiller au respect des X dispositions du manuel des opérations du programme concernant les transferts des fonds aux bénéficiaires éligibles. Tous les bénéficiaires effectifs des transferts monétaires doivent provenir du Registre Social Unifié. 1.1.10. INSUFFISANCE DANS LE PROCESSUS DE VALIDATION DES RAPPORTS DE PAIEMENT SOUMIS PAR LES AGENCE DE PAIEMENT Les lettres d’approbation ne comportent pas Le contenu des lettres d’indication sur les montants concernés, à savoir le d’approbation a été amélioré. montant de l’avance, le montant des paiements effectivement envoyés, le montant des paiements non réussis, et les soldes après paiement. X L’UTGFS devrait prendre les dispositions nécessaires pour s’assurer que les lettres d’approbation contiennent les données 13 LETTRE DE RECOMMANDATIONS SUR LE CONTROLE INTERNE DE JIGISEMEJIRI – EXERCICE 2022 SEC DIARRA essentielles contenues dans les rapports de paiement correspondants. 1.1.11. NON-CONFORMITÉ À LA RÈGLEMENTATION FISCALE ET SOCIALE EN MATIÈRE DE TRAITEMENT DES SALAIRES L’UTGFS emploie du personnel salarié pour lequel Aucune de ces situations n’a il procède à la retenue de l’impôt sur les bénéfices été constatée au titre de industriels et commerciaux (IBIC), en lieu et place l’exercice 2022. de l’impôt sur les traitements et salaires. Au titre de l’exercice sous revue, nous avons estimé à F CFA 2 103 956 le montant des ITS dus, qui n’ont pas été déclarés et payés sur le salaire du personnel. Par ailleurs, il a été relevé un salarié où aucune déclaration fiscale et sociale n’a été réalisée sur son salaire. X L’UTGFS devrait prendre les dispositions pour la correcte application de la législation fiscale en vigueur. 14 LETTRE DE RECOMMANDATIONS SUR LE CONTROLE INTERNE DE JIGISEMEJIRI – EXERCICE 2022 SEC DIARRA 1.2 SUIVI DES RECOMMANDATIONS DE LA BANQUE EN LIEN AVEC LA MISSION Non Partiellement Position de Recommandations Exécutée Observations exécutée exécutée la Direction Nous avons pu disposer de la version provisoire du manuel de mise en œuvre de la composante 4 du Le développement du manuel de mise en œuvre de la programme, et de la preuve de transmission à la composante 4 du programme : Réponse Contingente X Banque mondiale pour avis. aux urgences. Nous n’avons pas obtenu l’avis de la Banque sur le document. Au titre de l’exercice sous revue, les rapports d'activité Cette Quitus du spécialiste en passation de marché sur les ne font pas l’objet d’un quitus du spécialiste en disposition rapports d'activité pour s'assurer de la conformité avec passation de marchés pour s’assurer de leur conformité n’est pas le contrat ainsi que les factures des fournisseurs avant X au contrat ainsi que les factures fournisseurs avant prévue dans que celles-ci ne soient payées par le Responsable paiement. le manuel de Administratif et Financier. procédure du Nous reconduisons la recommandation. Projet. Le niveau des avances non justifiées par les agences Les de paiement a considérablement diminué. Toutefois, le dispositions solde reste significatif (FCFA 651 975 164) à la clôture sont déjà de l'exercice sous revue. prises par le L’UTGFS devrait mettre en place un dispositif de suivi projet pour Le suivi rigoureux des avances faites aux agences de extra-comptable, avec des analyses mensuelles des apurer les X paiements. comptes d’avances aux agences de paiement. Cela différentes avances permettrait d’assurer un meilleur suivi et un apurement relatives aux en temps opportun des avances versées. TM. Ainsi, un suivi Nous reconduisons la recommandation. rapproché des comptes 15 LETTRE DE RECOMMANDATIONS SUR LE CONTROLE INTERNE DE JIGISEMEJIRI – EXERCICE 2022 SEC DIARRA 1.2 SUIVI DES RECOMMANDATIONS DE LA BANQUE EN LIEN AVEC LA MISSION Non Partiellement Position de Recommandations Exécutée Observations exécutée exécutée la Direction est régulièrement fait avec les agences de paiement afin de solder les comptes concernés. 16 LETTRE DE RECOMMANDATIONS SUR LE CONTROLE INTERNE DE JIGISEMEJIRI – EXERCICE 2022 SEC DIARRA II. NOUVELLES RECOMMANDATIONS 17 LETTRE DE RECOMMANDATIONS SUR LE CONTROLE INTERNE DE JIGISEMEJIRI – EXERCICE 2022 SEC DIARRA Les faiblesses relevées sont classifiées en fonction de l’importance de leur niveau de risque. Ainsi, nous avons : Niveau 1 – Il s’agit des constatations particulièrement importantes pour lesquelles une solution pourrait nécessiter l’intervention de la direction. Il s’agit de questions de haut niveau qui ont une incidence grave sur la réalisation des objectifs globaux des subventions. Niveau 2 – Il s’agit des constatations susceptibles d’avoir une profonde incidence sur l’environnement de contrôle qui, dans le cas présent, prend en compte les facteurs de risque découlant de l’attitude de la direction à l’égard du risque en ce qui concerne les activités opérationnelles au sein de l’organisation du récipiendaire principal/sous-récipiendaire. Niveau 3 - Il s’agit des constatations qui, bien que revêtant moins d’importance que celles des niveaux 1 et 2, n’en méritent pas moins qu’on leur prête attention. Les nouvelles recommandations sont formulées suivant les notes ci-dessous. 18 LETTRE DE RECOMMANDATIONS SUR LE CONTROLE INTERNE DE JIGISEMEJIRI – EXERCICE 2022 SEC DIARRA NOTE 1 : LE SYSTEME DE CLASSEMENT DES DOSSIERS DE MARCHES N’EST PAS ADEQUAT (Niveau 2) 1.1. PRINCIPE Le principe de transparence de la banque exige que l’emprunteur et la Banque doivent permettre des contrôles appropriés des activités de passation de marchés, étayés par une documentation et une divulgation appropriée. Cette disposition exige de l’UTGFS la mise en place d’un système d’archivage adéquat facilitant la recherche et l’exploitation de la documentation des marchés. 1.2. CONSTAT Malgré les efforts constatés dans l’archivage des dossiers des marchés, il subsiste des insuffisances. Le système de classement de dossier des marchés ne suit pas complètement l’ordre des principales étapes du processus de passation de marché. En outre, les grandes étapes du processus permettant de faciliter la revue des marchés ne sont pas bien identifiées et classées dans des chemises ou classeurs clairement identifiables. De plus, les documents tels que les marchés ou rapports d’évaluation sont insérés en vrac dans des boites d’archivage sans reliures. 1.3. RISQUE Cette situation est une entorse aux dispositions du règlement de la Banque et pourrait causer des difficultés dans la recherche et le contrôle des marchés. 1.4. RECOMMANDATION L’UTGFS devrait veiller à l’archivage des dossiers de marchés conformément aux dispositions du règlement de la Banque en la matière. Cela facilitera les recherches et les contrôles des documents lors des missions de contrôle. 1.5. COMMENTAIRE DE L’UTGFS L’UTGFS s’engage à améliorer son système d’archivage selon les recommandations en procédant à la reliure de tous les documents au lieu d’archivage par des clips. 19 LETTRE DE RECOMMANDATIONS SUR LE CONTROLE INTERNE DE JIGISEMEJIRI – EXERCICE 2022 SEC DIARRA NOTE 2 : DECLARATION DE CONFLITS D’INTERETS DE LA PART DES AGENTS PARTICIPANT A LA PROCEDURE DE PASSATION ET D’EXECUTION DES MARCHES (Niveau 1) 2.1. PRINCIPE Le guide de la banque en matière de conflit d’intérêts dispose entre autres que chaque membre du comité d’évaluation (CE), y compris le président, doit soumettre ses déclarations de conflit d’intérêts dûment remplies et signées par le Coordonnateur du projet (CP). Le responsable doit s’assurer que chaque déclaration a été dûment remplie et signée, puis vérifiée pour voir si un conflit d’intérêts réel, potentiel ou perçu a été déclaré. Lors de l’identification d’un conflit d’intérêts déclaré, l’Unité de Gestion doit mettre en place des mesures pour gérer et résoudre le conflit à la satisfaction de la Banque. 2.2. CONSTAT Nous avons révélé l’absence de déclaration d’intérêt signée par les membres de la commission préalablement à la participation aux processus de passation et d’exécution des marchés publics. 2.3. RISQUE Cette situation ne permet pas de signaler et de gérer de manière appropriée les risques sur l’impartialité et l’objectivité des membres des différents comités d’évaluation ce qui est de nature à porter atteinte à la transparence de la procédure. 2.4. RECOMMANDATION L’UTGFS devrait veiller au respect des règles de la banque relative à la déclaration de conflit d’intérêts. 2.5. COMMENTAIRE DE L’UTGFS L’UTGFS s’engage à mettre en œuvre cette recommandation dans les prochains marchés. Ces procédures devraient être prises en compte et bien décrites dans le futur Manuel de Procédure. 20 LETTRE DE RECOMMANDATIONS SUR LE CONTROLE INTERNE DE JIGISEMEJIRI – EXERCICE 2022 SEC DIARRA NOTE 3 : INSUFFISANCES DANS LE MANUEL DE PROCEDURES EN VIGUEUR CONCERNANT LA GESTION DES MARCHES (Niveau 2) 3.1. PRINCIPE Le manuel de procédures est une documentation descriptive qui doit permettre une meilleure compréhension des systèmes d’informations et une amélioration de la gestion. C’est un document qui décrit la nature et le contenu des tâches qui doivent être exécutées au sein de l’organisation, et le processus de planification de la passation de marchés, les méthodes et procédures d'appel d'offres correspondantes et les processus d'exécution, y compris les processus de validation, d'approbation et de gestion des contrats. 3.2. CONSTAT L’examen du manuel de procédures en vigueur depuis octobre 2019 de l’Unité Technique a permis de constater qu’il ne traite pas la planification des marchés et des autorités de conclusion et d’approbation des contrats. En outre, il n’aborde pas le traitement du règlement des différends et le système de classement et d’archivage des contrats. Il ne comp orte pas non plus les dispositions relatives à l’administration des contrats. 3.3. RISQUE Ces insuffisances ne favorisent pas le respect des règles et des procédures de passation. Par conséquent, elles ne remplissent pas les conditions nécessaires pour un bon système de contrôle interne en matière de passation des marchés. 3.4. RECOMMANDATION L’UTGFS devrait procéder à la révision de son manuel de procédures de manière à corriger les insuffisances susvisées et le soumettre à la Banque pour approbation. 3.5. COMMENTAIRE DE L’UTGFS : Une mise à jour à l’interne du Manuel de procédures du Projet a été effectuée en décembre 2021 et soumise à la Banque mondiale. Cette relecture a pris en compte plusieurs nouvelles réglementations en matière de passation de marché. L’UTGFS n’a pas encore reçu de retour de la Banque sur le manuel amendé. Le Programme Jigisemejiri devrait clôturer en décembre 2022. Il a été prolongé au 30 juin 2023. En cas de renouvellement du Projet, on pourrait envisager la rédaction d’un Manuel qui prendra en compte toutes ces nouvelles recommandations. 21 LETTRE DE RECOMMANDATIONS SUR LE CONTROLE INTERNE DE JIGISEMEJIRI – EXERCICE 2022 SEC DIARRA NOTE 4 : ABSENCE D’UN PLAN DE GESTION DES CONTRATS AU SEIN DE L’UTGFS (Niveau 2) 4.1. PRINCIPE Le point 2.3 de l’annexe XI du règlement de la banque dispose que le Plan de gestion du marché est élaboré au moment où ledit marché est conçu et il doit être achevé à la signature du contrat. Le point 3.7 de l’annexe I du règlement de la banque dispose que s’agissant des contrats mentionnés dans la PPSD, afin d’assurer une gestion efficace de leur exécution, l’Emprunteur met sur pied un Plan de gestion du marché ou du contrat comprenant des indicateurs de performance clés et un échéancier. L’Emprunteur assure le suivi des résultats et de la progression des marchés, en conformité avec le Plan de gestion du marché ou du contrat et transmet des rapports à la Banque dans les délais impartis. La Banque se réserve le droit d’utiliser les informations recueillie s pour évaluer les performances. Pour plus de détails, voir l’Annexe XI, « Gestion du marché ou du contrat ». Le point 5.97 de la section V du règlement de la banque dispose que l’administration des marchés et contrats est une activité qui vise à s’assurer que toutes les parties s’acquittent de leurs obligations. Il appartient à l’Emprunteur de les gérer activement pendant toute leur durée de vie pour s’assurer que la performance de l’adjudicataire est satisfaisante, que les acteurs concernés sont informés et que toutes les obligations contractuelles sont respectées. Pour plus de détails, voir annexe XI, Gestion des marchés et contrats. 4.2. CONSTAT Nous avons relevé l’absence d’un plan de gestion des contrats au sein de l’Unité Technique de Gestion de Filet Sociaux. 4.3. RISQUE L’absence d’un plan de gestion des contrats peut entrainer une livraison continue de biens de qualité inférieure, des travaux, des services non consultatifs de consultants, avec des coûts accrus et d’autres inefficacités. 4.4. RECOMMANDATION L’UTGFS devrait veiller à la mise en place d’un plan de gestion pendant la période de rédaction du contrat qui doit être entièrement achevé au moment de la signature du contrat conformément aux dispositions de la Banque. 4.5. COMMENTAIRE DE L’UTGFS La mise en place d’un plan de gestion des contrats n’a jamais été prévue dans le Manuel de procédure et n’avait pas été recommandée lors des précédentes missions de supervision ou d’audit du Programme. Désormais, le projet va se référer aux dispositions du nouveau règlement de l’IDA sur la passation des marchés, qui seront décrites dans le Manuel de procédure du nouveau projet. 22 LETTRE DE RECOMMANDATIONS SUR LE CONTROLE INTERNE DE JIGISEMEJIRI – EXERCICE 2022