ACCOUNTING & FINANCE CORP. (ACFINCO) Chartered Accountants 16, 2e rue de la Grand ‘Anse, Puits -Blain Pétion-Ville, Haïti W.I Phone : (509) 3292 - 5040 / 3292- 5041 PO. Box : 15190 acfinco2000@gmail.com www.acfinco.net Page 1 of 24 MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP) ETATS FINANCIERS CONSOLIDES DU PROJET REPONSE D’URGENCE AU COVID-19 FINANCE PAR L’ASSOCIATION INTERNATIONALE DE DEVELOPPEMENT (IDA) DON : IDA D601-HT RAPPORT AUDIT FINANCIER Pour la période allant du 1er Octobre 2021 au 30 Septembre 2022 A l’Unité de Gestion du Projet (UGP/MSSP) Page 2 of 24 RAPPORT AUDIT FINANCIER Sommaire Pages Généralités / Descriptions du projet 4 Objectif et étendue de la vérification 5 Résultats de la vérification 6 Rapport des vérificateurs indépendants (Opinions) 7 Etats financiers 9  Etats cumulatifs des flux de trésorerie  Etats des investissements cumulés  Notes aux états financiers  Etat comparatif / Livres du projet Structure contrôle interne 15 Faiblesses identifiées et recommandations 17 Suivi des recommandations de l’audit précédent 24 Page 3 of 24 Accounting & Finance Corp. (ACFINCO) Chartered Accountants PRESENTATION DU PROJET Description Le Projet de Réponse d’urgence au COVID-19 du Gouvernement d’Haïti vise principalement à répondre à la menace posée par COVID-19 et renforcer la préparation des systèmes nationaux de santé publique en Haïti. Le Projet est organisé selon les composantes suivantes : I. Réponse d’urgence au COVID-19 : a) Interventions de confinement. b) Activités de communication à l'appui de la préparation. c) Renforcement de la capacité de prestation de services de santé. II. Renforcement du système de santé; III. Gestion de la mise en œuvre et suivi et évaluation Budget Ligne Bugétaire Montant Composante 1. Réponse d'urgence au Covid-19 16,000,000 Composante 2. Renforcement du système de santé 3,000,000 Composante 3. Gestion de la mise en œuvre du projet et suivi et évaluation 1,000,000 Total 20,000,000 Page 4 of 24 OBJECTIF ET ETENDUE DE LA VERIFICATION Notre mandat consiste à émettre une opinion indépendante sur la situation financière du Projet de Réponse d’urgence au COVID-19 financé par l’Association Internationale pour le Développement (AID), (D610-HT) pour la période allant du 1er Octobre 2021 au 30 Septembre 2022, et de nous assurer que les ressources mises à la disposition du Projet sont utilisées aux fins pour lesquelles elles ont été octroyées en vue de l’atteinte de l’objectif de développement du Projet. Les rapports de vérification porteront sur la période allant du 1er Octobre 2021 au 30 Septembre 2022. Notre vérification sera effectuée conformément aux Normes Internationales de Vérification (IAS) définies par la Fédération Internationale de Comptabilité (IFAC), aux termes de la loi sur la Comptabilité Publique en Haïti. Notre vérification comportera par conséquent des sondages des registres comptables et tous autres procédés jugés nécessaires dans les circonstances. ETENDUE DE LA VERIFICATION L’audit concerne les opérations du Projet de Réponse d’urgence au COVID-19, pour la période allant du 1er Octobre 2021 au 30 Septembre 2022. Notre mission se limite aux financements et dépenses réalisés en Haïti. L’objectif principal de notre mission est d’exprimer une opinion sur la fiabilité des états financiers audités. Les procédures mises en œuvre couvrent les aspects suivants : a. Contrat de subvention i.e. de l’existence d’un accord contractuel écrit avec toutes les organisations partenaires ; b. Lettres d’exécution émises pour la période de vérification, incluant les plans d’action, les budgets sommaires et détaillés, et le tableau des indicateurs ; c. Contrats et sous-contrats signés avec des tiers ou des bénéficiaires partenaires ; d. Mémorandums de règlements et directives émis par les donateurs depuis la signature du dernier contrat en application ; e. Organigramme et documents de la structure de l’organisation, la structure du fonctionnement du projet et les différents postes majeurs de l’organisation :  Manuel de la gestion du projet ou l’organisation, incluant :  Les politiques pour l’acquisition des biens et services  La gestion des ressources humaines  La gestion des stocks, leur réception, leur entreposage et leur inventaire  L’utilisation des équipements et matériels etc. f. Charte des comptes, plans comptables, et manuels de description du système comptable, sa configuration et son utilisation. g. Rapports financiers et techniques, mensuels et trimestriels soumis aux bailleurs. Page 5 of 24 RESULTATS DE LA VERIFICATION a. Vérification des contrats et engagements Nous avons vérifié les contrats de service, de travail, de location de loyer pour nous assurer de leur conformité à la législation locale et du respect des conditionnalités et des engagements y relatifs. b. Vérification des procédures et applications comptables Nous avons constaté de l’existence des fonctionnalités de base d’un système comptable. Nous avons examiné le plan comptable, les règles et les procédures de tenue de livres des comptes en vue de nous assurer de la fiabilité de l’environnement général de la comptabilité. Nous avons examiné les transactions financières, testé le cadrage des états financiers ainsi que la corroboration entre les rapports financiers, le système d’information financière et les documents comptables. c. Vérification de l’acquisition et l’utilisation des biens Nous avons vérifié l’acquisition et l’utilisation des biens. Nous avons examiné les rapports d’inventaire au début et à la fin de l’exercice pour vérifier les mouvements. d. Vérification de la gestion des fonds En raison du niveau de risque associe au maniement et à l’utilisation des fonds, nous avons vérifié les procédures et les dispositifs de contrôle interne des décaissements de fonds. e. Vérification de la passation de marchés et des dépenses Nous avons vérifié l’existence et l’application des procédures de la passation de marché adoptées par l’unité. Nous avons procédé à une vérification exhaustive des dépenses du Projet de Réponse d’urgence au COVID-19, en mettant l’emphase sur le bien-fondé, la justification, la comptabilisation et la classification de ces dépenses. Nous avons fait une vérification exhaustive des achats ainsi que des honoraires, taxes et cotisations sociales relatifs au personnel local. Pour les autres dépenses, nous avons utilisé des sondages bases sur l’importance matérielle des montants en question. Dans la vérification, nous avons constaté certaines irrégularités ayant une incidence significative sur les états financiers que nous avons décrites dans le Rapport de Vérificateur Indépendant. Page 6 of 24 Accounting & Finance Corp. (ACFINCO) Chartered Accountants MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP) ETATS FINANCIERS CONSOLIDES DU PROJET REPONSE D’URGENCE AU COVID-19 FINANCE PAR L’ASSOCIATION INTERNATIONALE DE DEVELOPPEMENT (IDA) DON : IDA D601-HT Pour la période allant du 1er Octobre 2021 au 30 Septembre 2022 RAPPORT DES VERIFICATEURS INDEPENDANTS (OPINIONS) Opinion avec réserve Nous avons vérifié les états financiers ci-joints, qui sont composés de l’Etat des Flux de Trésorerie, l’Etat des Investissements Cumulés pour la période allant du 1er Octobre 2021 au 30 Septembre 2022, un résume des règlements comptables importants et tous autres renseignements explicatifs du Projet de Réponse d’urgence au COVID-19 et financé par l’Association Internationale pour le Développement (AID), conformément à l’accord de financement (IDA D610). Selon notre opinion, à l’exception des incidences des problèmes décrits dans la section «Fondement de l’opinion avec réserve » de notre rapport, les états financiers ci joints présente de manière sincère et régulière, une image fidèle de la situation financière du Projet de Réponse d’urgence au COVID-19, pour la période allant du 1er Octobre 2021 au 30 Septembre 2022, ainsi que de sa performance financière et de ses flux de trésorerie pour l’exercice terminé à cette date, conformément aux normes comptables décrites au paragraphe ci-dessous et les politiques comptables exposées dans la Note 2. Fondement de l’opinion avec réserve Le solde des comptes bancaires diffère de celui du solde aux livres d’un montant total de (USD 207,308) présenté dans le tableau Flux de Trésorerie. Cette différence n’est pas encore justifiée par la Direction financière du projet Covid-19. Un virement bancaire à l’ordre de PC Haïti S.A pour un montant total de HTG 1, 545,984.00 soit USD 25, 814,24 n’a pas été retrouvée dans le classement des documents comptables. Responsabilité de la Direction en matière d’Etats Financiers La Direction de l’UGP du MSPP est chargée de la préparation et d’une présentation fidèle des états financiers conformément aux Normes Internationales relatives à l’établissement des rapports financiers, et de tous les contrôles jugés nécessaires par la direction pour la préparation des états financiers qui ne contiennent pas d’anomalies significatives, qu’elles soient dues à une fraude ou à une erreur. Responsabilité des Vérificateurs Notre responsabilité est de formuler une opinion sur les états financiers joints au présent rapport, sur la base de notre audit. Nous avons réalisé notre audit conformément aux Normes Page 7 of 24 Internationales d’Audit et aux exigences spécifiques de l’Association Internationale pour le Développement. Ces normes exigent que l’audit soit planifié et exécuté en respectant l’éthique, pour obtenir une assurance raisonnable que les états financiers ne contiennent pas d’anomalies significatives. Dans le cadre d’un audit, il faut appliquer des procédures pour obtenir des éléments probants pour confirmer les montants et informations figurant dans les états financiers. Les procédures sont choisies en fonction de l’opinion de l’auditeur. Cela comprend l’évaluation des risques d’anomalies significatives dans les états financiers, que ce soit en raison d’une fraude ou d’une erreur. Pour évaluer ces risques, l’auditeur prend en compte les contrôles internes relatifs à la préparation et à la présentation d’états financiers fidèles de l’entité, afin de prévoir des procédures d’audit qui soient adaptés à la situation, mais pas pour émettre une opinion sur l’efficacité du contrôle interne de l’entité. Un audit doit également comprendre une évaluation des principes comptables utilisés ainsi que les estimations d’importance formulées par la direction du Projet, de même qu’une évaluation de l’ensemble de la présentation des états financiers. Nous estimons que les renseignements obtenus sont suffisants et appropriés pour nous permettre de formuler une opinion. Tel que décrit dans le rapport des montants reçus et des dépenses effectuées et l’Etat des investissements cumulés ont été préparés en se basant sur les normes de comptabilité de caisse de l’IPSAS : Etablissement des Rapports financiers conformément aux normes de comptabilité de caisse. La comptabilité de caisse tient compte des transactions et opérations uniquement lorsque les fonds (et/ou l’équivalent des fonds) ont été reçus ou décaissés par l’entité, et non pas lorsqu’ils donnent lieu, augmentent ou créent des droits ou des obligations alors qu’aucun mouvement de fonds n’a eu lieu. Rapport sur d’autres exigences juridiques et/ou règlementaires Nous n’avons observé aucune situation qui supposerait une non-conformité avec les dispositions financières de l’accord de financement non remboursable (IDA D610) de l’Association Internationale pour le Développement, au cours de la période faisant l’objet de la vérification. _______________________________________ Ednel Saint Jean, CPA Auditeur Accounting & Finance Corp. (ACFINCO) Chartered Accountants Port-au-Prince, le 12 Mars 2024 Page 8 of 24 MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP) ETATS FINANCIERS CONSOLIDES DU PROJET REPONSE D’URGENCE AU COVID-19 FINANCE PAR L’ASSOCIATION INTERNATIONALE DE DEVELOPPEMENT (IDA) DON : IDA D601-HT Pour la période allant du 1er Octobre 2021 au 30 Septembre 2022 ÉTAT DE FLUX DE TRESORERIE Exprimé en dollars des États-Unis d’Amérique Période 1er Oct 2021 TOTAL Antérieure au 30 Sept 2022 COVID-19 Encaissements Montants reçus : Financement Banque Mondiale _Note 7 Compte désigné 8,000,000 8,000,000 Paiement direct 408,000 408,000 Avance UN -PAHO 7,713,715 7,713,715 Avance UN-UNOPS 3,499,663 3,499,663 Total des encaissements 19,621,378 0 19,621,378 Décaissements effectués Composante 1. Réponse d'urgence au Covid-19 7,761,965 836,613 8,598,578 Composante 2. Renforcement du système de santé 67,985 67,985 Composante 3. Gestion de la mise en œuvre du projet et suivi et évaluation 544,519 13,830 558,348 Total des Dépenses Effectuées 8,374,468 850,443 9,224,911 Excédent des montants reçus sur les dépenses effectuées 11,246,909 (850,443) 10,396,466 Solde de caisse début de la période - 1,205,733 Montant à Justifier UNOPS/PAHO (11,213,378) (11,213,378) Montant divers à payer 1,041,525 1,041,525 Ecart à Justifier_ Note 9 130,676 (207,308) (76,632) Solde de caisse à la fin de la période_Note 3 1,205,733 147,982 147,982 Page 9 of 24 MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP) ETATS FINANCIERS CONSOLIDES DU PROJET REPONSE D’URGENCE AU COVID-19 FINANCE PAR L’ASSOCIATION INTERNATIONALE DE DEVELOPPEMENT (IDA) DON : IDA D601-HT Pour la période allant du 1er Octobre 2021 au 30 Septembre 2022 TABLEAU D’INVESTISSEMENTS Exprimé en dollars des États-Unis d’Amérique Budget Investissements Investissements Total des Soldes initial Cumules Période Cumules au investissement Budgétaires au antérieure cours de la s cumulés 30 Septembre Période IDA / 2022 Covid-19 Composantes et Categories d'Investissement Composante 1. Réponse d'urgence au Covid-19 16,000,000 7,761,965 836,613 8,598,578 7,401,422 Composante 1. Réponse d'urgence au Covid-19 3,000,000 67,985 67,985 2,932,015 Composante 3. Gestion de la mise en oeuvre du projet et suivi et évaluation 1,000,000 544,519 13,830 558,348 441,652 Total $20,000,000 8,374,468 850,443 9,224,911 10,775,089 Page 10 of 24 MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP) ETATS FINANCIERS CONSOLIDES DU PROJET REPONSE D’URGENCE AU COVID-19 FINANCE PAR L’ASSOCIATION INTERNATIONALE DE DEVELOPPEMENT (IDA) DON : IDA D601-HT Pour la période allant du 1er Octobre 2021 au 30 Septembre 2022 TABLEAU D’INVESTISSEMENTS Exprimé en dollars des États-Unis d’Amérique Investissements Investissements pour la période Investissements Cumulés au 30 antérieure pour la periode Septembre 2022 allant du 1 Oct 2021 au 30 Sept 2022 Composantes et Categories d'Investissement Composante 1. Réponse d'urgence au Covid-19 7,761,965 836,613 8,598,578 Sous-Total 7,761,965 836,613 8,598,578 Composante 2. Renforcement du système de santé 67,985 67,985 Sous-Total 67,985 - 67,985 Composante 3. Gestion de la mise en oeuvre du projet et suivi et évaluation 544,519 13,830 558,348 Sous-Total 544,519 13,830 558,348 Total 8,374,468 850,443 9,224,911 Page 11 of 24 MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP) ETATS FINANCIERS CONSOLIDES DU PROJET REPONSE D’URGENCE AU COVID-19 FINANCE PAR L’ASSOCIATION INTERNATIONALE DE DEVELOPPEMENT (IDA) DON : IDA D601-HT Pour la période allant du 1er Octobre 2021 au 30 Septembre 2022 NOTES AFFERENTES AUX ETATS FINANCIERS 1. Description du Projet Description Le Projet de Réponse d’urgence au COVID-19 du Gouvernement d’Haïti vise principalement à répondre à la menace posée par COVID-19 et renforcer la préparation des systèmes nationaux de santé publique en Haïti. Le Projet est organisé selon les composantes suivantes : I. Réponse d’urgence au COVID-19 : d) Interventions de confinement. e) Activités de communication à l'appui de la préparation. f) Renforcement de la capacité de prestation de services de santé. II. Renforcement du système de santé; III. Gestion de la mise en œuvre et suivi et évaluation Budget Ligne Bugétaire Montant Composante 1. Réponse d'urgence au Covid-19 16,000,000 Composante 2. Renforcement du système de santé 3,000,000 Composante 3. Gestion de la mise en œuvre du projet et suivi et évaluation 1,000,000 Total 20,000,000 Page 12 of 24 2. Principales Conventions Comptables a. Les principales conventions comptables adoptées dans le cadre de ce Projet sont conformes aux normes internationales de comptabilité à l’exception de ce qui suit :  L’état des montants reçues et dépenses effectuées est préparé selon la méthode de la comptabilité de caisse modifiée. Par conséquent : - Les contributions sont inscrites au moment où elles sont reçues, plutôt qu’au moment où les financements sont approuvés ; - Les dépenses sont enregistrées au moment où elles sont payées plutôt qu’au moment où elles sont encourues ;  Toutes fois certaines opérations sont enregistrées sur la base de la comptabilité d’exercice b. Les livres sont tenus en gourdes et en dollars des États-Unis d’Amérique et les états financiers sont présentés en dollars américains, selon le taux de change établi par la BRH aux différentes dates de transactions. 3. Soldes des fonds Les soldes de fonds du Projet au 30 Septembre 2022 sont: Solde bancaire au 30 Septembre 2022 Numéro de comptes bancaires HTG Taux USD Compte désigné USD No 111074475 17,774 Compte d'opération USD No 111074592 123,058 - Compte d'opération HTG No 111274608 7,150 665,575 93.09 Total en USD $147,982 Page 13 of 24 4. Réconciliation du solde des comptes spéciaux au 30 Septembre 2022 Période 1er Oct 2021 Au 30 antérieure au 30 Sept Septembre 2022 2022 Solde des Comptes Spéciaux au début de l'exercice 1,205,733 - Dépôt sur compte au cours de la Période (Avances de fonds) Requête (Note 7) 9,752,424 9,752,424 Avance UN -PAHO 5,961,291 5,961,291 Avance UN-UNOPS 3,499,663 3,499,663 Total des fonds disponibles sur les comptes spéciaux 19,213,378 1,205,733 19,213,378 Montants décaissés sur les comptes spéciaux Dépenses totales de l'exercice (8,374,468) (850,443) (9,224,911) Paiements directes de l'exercice (Note 7) - Paiements directes de l'exercice (Note 7) 408,000 408,000 Total des montants décaissés sur les comptes spéciaux (7,966,468) (850,443) (8,816,911) Excédent ou déficit sur des montants reçus sur les montants décaissés 11,246,909 355,290 10,396,466 Montant à Justifier UNOPS/PAHO (11,213,378) (11,213,378) Montant divers à payer 1,041,525 1,041,525 Ecart à Justifier_ Note 9 130,676 (207,308) (76,632) Solde des comptes spéciaux au 30 Septembre 2022 1,205,733 147,982 147,982 5. Avance en attente de justification Au 30 Septembre 2022, le montant en attente de justification pour la période s’élevait à US$ 7,852,018 qui représentait les demandes de décaissement ci-après qui attendent d’être traitées, ou les dépenses encourues mais non incluses dans ces demandes. Page 14 of 24 6. Avance et justification Solde d’ouverture des avances : 1, 205,733 Avance reçue au cours de la période : 0,00 Solde de clôture des avances : 147,982 RECONCILIATION DES RESSOURCES BANCAIRES Montant Taux Montant en en HTG USD 1. Solde disponible en provenance des avances (a+b) 147,982 Compte désigné USD No 111074475 17,774 Compte d'opération USD No 111074592 - 123,058 Compte d'opération HTG No 111274608 665,575 93.09 7,150 2. Dépenses ou Paiements en attente de justification de soumission 7,852,018 3. Total des avances en attente de justification (1+2) 8,000,000 4. Solde des avances selon AID 8,000,000 5. Différence entre solde AID et solde des avances en attente (4-3) 0 7. Encaissements Pour la période allant du 1er Octobre 2021 au 30 Septembre 2022, le projet Covid-19 n’a pas reçu de décaissement. 8. Différence non justifiée entre le Solde de fonds et le solde en banque Le compte solde de banque diffère du compte solde de fonds d’un montant total de (USD 207,308) présenté dans le tableau Flux de Trésorerie. Cette différence n’est pas encore justifiée par la Direction financière du projet Covid-19. Ecart au 30 Septembre 2021 130,676 Ecart constaté durant la période (207,308) Ecart de fin de Période (76,632) Page 15 of 24 Accounting & Finance Corp. (ACFINCO) Chartered Accountants MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP) ETATS FINANCIERS CONSOLIDES DU PROJET REPONSE D’URGENCE AU COVID-19 FINANCE PAR L’ASSOCIATION INTERNATIONALE DE DEVELOPPEMENT (IDA) DON : IDA D601-HT Pour la période allant du 1er Octobre 2021 au 30 Septembre 2022 RAPPORT SUR LE CONTROLE INTERNE A l’Unité de Coordination de Projet (UCP/MARNDR) Nous avons audité les Etats Financiers Consolidés du Projet de Réponse d’urgence au COVID-19, à savoir l’Etat Consolidé des montants reçus et des dépenses effectuées au 30 septembre 2022, l’Etat Consolidé des Investissements Cumulés du projet pour la période terminée à cette date. Nous avons délivré notre rapport sur ces Etats Financiers le 12 Mars 2024. Le Projet de Réponse d’urgence au COVID-19 est géré par la Direction de l’Unité de Gestion de Projet (UGP) du Ministère de la Santé Publique et de la Population (MSPP). La Direction de l’UGP du MSPP est responsable de ces états financiers, ils ont la responsabilité d’établir et de maintenir des contrôles internes. Dans l’accomplissement de cette responsabilité, des estimations et le jugement de la Direction de l’UGP du MSPP est nécessaire pour déterminer les bénéfices à atteindre, et les couts relatifs aux procédures et principes du contrôle interne. Le contrôle vise à fournir aux directions des Projets une certitude raisonnable, mais non absolue que les éléments d’actifs sont protégés contre toute perte résultant d’un usage non autorisé ou de leur aliénation et que les opérations sont effectués en accord avec les directions et enregistrées de façon appropriée pour permettre la préparation des états financiers. En raison des limitations inhérentes dans tout système de contrôle interne, les erreurs ou les irrégularités peuvent néanmoins se produire sans être détectées. De même, la projection de toute évaluation de la structure à des périodes futures est soumise au risque d’une inadéquation éventuelle des procédures en raison des changements enregistrés dans les conditions ou à une dégradation de l’efficacité de la conception ou de l’opération des politiques et des procédures. Lors de la planification et de la réalisation de notre audit des états financiers du projet pour l’exercice terminé le 30 septembre 2022, nous sommes arrivés à une certaine compréhension du système du contrôle interne, et nous avons évalué le risque au niveau du contrôle afin de définir les procédures d’audit dans le but d’exprimer une opinion sur les états financiers et non une opinion sur l’efficacité du contrôle interne. Par conséquent, nous n’avons pas exprimé une telle opinion. Page 16 of 24 Nous avons relevé certains aspects du contrôle interne et de son fonctionnement que nous avons jugé nécessaire de signaler. Les situations à signaler comprennent les faits portés a notre attention concernant les lacunes importantes dans la structure ou le fonctionnement du contrôle interne qui, selon notre jugement, pourraient empêcher l’entité d’enregistrer, de traiter, de résumer et de présenter les données financières conformément aux assertions dans la direction contenues dans les états financiers. Notre examen du système de contrôle interne ne permet pas nécessairement de déceler tous les aspects de contrôles internes qui devraient être signalés ni, par conséquent, toutes les situations à signaler que nous considérons comme des faiblesses importantes selon la définition ci-dessus. Une faiblesse importante est une situation qui doit être rapportée. Dans ce cas, la conception ou le fonctionnement d’un ou plusieurs éléments particuliers du système de contrôle interne ne permet pas de réduire à un niveau relativement bas, le risque que les erreurs ou des erreurs ou des irrégularités, représentant des sommes importantes dans les états financiers, se produisent sans être récupérés à temps par des employés dans le cours normal de leurs fonctions respectives. Les situations à signaler énumérées dans le rapport suivant sur le système du contrôle interne portent sur les lacunes relevées dans ce qui suit : Faiblesse de contrôle interne considérées comme importantes :  Différence non justifiée entre le Solde de fonds et le solde en banque (Résultat # 1)  Pièces justificatives non trouvées (Résultat # 2)  Déboursés (Résultat # 3) _______________________________________ Ednel Saint Jean, CPA Auditeur Accounting & Finance Corp. (ACFINCO) Chartered Accountants Port-au-Prince, le 12 Mars 2024 Page 17 of 24 MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP) ETATS FINANCIERS CONSOLIDES DU PROJET REPONSE D’URGENCE AU COVID-19 FINANCE PAR L’ASSOCIATION INTERNATIONALE DE DEVELOPPEMENT (IDA) Don : IDA D601-HT Pour la période allant du 1er Octobre 2021 au 30 Septembre 2022 COMMENTAIRES SUR LE CONTROLE INTERNE RESULTATS 1. Différence non justifiée entre le Solde de fonds et le solde en banque Situation Au cours de notre vérification, nous avons constaté que le solde aux livres accuse un montant total de $355,290 tandis qu'en banque le solde est de $ 147,982 soit écart de ( $207,308) non justifié. Critère Le solde de fonds doit être égal au solde réconcilié des banques et toute différence doit être documentée et régularisée. Cause Non-conformité avec les procédures existantes au sein de l’organisation Effet Sur estimation du solde aux livres d’un montant total de ($ 207,308) Dollars Américains. Recommandation Nous recommandons à la Direction financière du projet Covid-19 de s’assurer que les soldes soient réconciliés de façon à refléter la sincérité de l’utilisation des ressources. Commentaires de la Direction Nous constatons certains commentaires que nous essayons d'adresser à travers un audit trail comme par exemple l'écart constate entre le solde de nos livres et les journaux de banques qui se diffèrent en montant, ce point faisait partie de l'audit 19-20 qui n'avait pas été pris en compte par notre département de conformité . Page 18 of 24 2. Pièces justificatives non trouvées Situation Au cours de notre vérification, nous avons constaté qu’une transaction pour un montant total de USD 25, 814,24 n’a pas été retrouvée dans le classement des documents comptables. (Voir Tableau ci-dessous) Pd. Date Reference Seq. Batch-Entry Curr. Credits Credits Observations 02 11/25/2020 000000000010 62.3023000 HTG 1,545,984.00 24,814.24 Pieces justificatives non trouvées PC HAITI S.A. 99 118-1 Critère Les données comptables ainsi que les pièces justificatives doivent être sécurisées de façon à faciliter la vérification des dépenses du projet. Cause Non respect des principes d’enregistrement et de classement des données comptables. Effet Le fait de ne pas trouver des documents comptables augmente le risque que les rapports fournis ne soient pas supportés par des pièces justificatives. Recommandation Nous recommandons à la Direction de l’UGP de prendre toutes les mesures appropriées pour la sécurisation des pièces comptables et de renforcer les procédures d’accès et d’utilisation des lieux d’archivage des documents. Commentaires de la Direction Nous avons aussi contacte PC Haïti pour recueillir les pièces du décaissement ainsi que le rapport de mission pour le compte de la DPSPE, aussi le rapport de distribution des coupons par UC, tous ces commentaires seront adresses au niveau du trail audit pour enfin les adresser au niveau de l'audit 22-23 qui est encours pour éviter la répétition de ces anomalies dans l'audit 22-23. Page 19 of 24 3. Déboursés Situation Au cours de notre vérification, les anomalies suivantes ont été relevées dans l’analyse des dépenses du projet à savoir : Date Reference Montant Observations Ecart Reponses UGP aux commentaires 12/6/2021 2,936.65 Demande de virment dans la documentation pour un $4 Cet écart représente les frais de transfert. montant inferieur de $2932.65 DOMOND CABINET EXPERTS COMPTABLES 12/7/2021 4,410.08 Demande de virment dans la documentation pour un $5.40 Cet écart est une différence sur taux de change. montant superieur de $4415.48 En effet au moment de la préparation du paiement, le taux du jour de référence de la BRH est utilisé. Cependant, la BRH utilise le taux du jour auquel elle a reçu la requête, d’où cette différence. ONE PRESS 12/14/2021 157,588.00 Demande de virment dans la documentation pour un $4 Cet écart représente les frais de transfert. montant inferieur de $157584 FOSREF 12/17/2021 121,455.00 Demande de virment dans la documentation pour un $323 Cet écart représente les frais de transfert sur montant inferieur de $121132.17 l'etranger. ALTERNATIVE PLUS 6/10/2022 18,081.00 Absence de proforma d'autres fournisseurs Ce paiement represente le dernier versement sur le contrat. Les 3 proformas et le tableau d'analyse se trouvent dans le dossier initial. Ref. USD_Covid_084_Sonje_Vers1 en attachement. SON JE / USD COVID-026 6/30/2022 24,070.03 Demande de virment dans la documentation pour un $60.03 Cet écart représente les frais sur cheque de 12/14/2021 Acompte sur Contrat a Verser 3,151.76 Absence documentation de la DGI du paiement de Ceci ne constitue pas le paiement de l'acompte l'accompte a la DGI, mais l'enregistrement du paiement du contrat au cours duquel on constate l'acompte. C'est la meme documentation de la ligne 55 de ce fichier Acompte a Payer 12/17/2021 Acompte/Contrat Assistance 2,429.10 Absence documentation de la DGI du paiement de Ceci ne constitue pas le paiement de l'acompte l'accompte a la DGI, mais l'enregistrement du paiement du contrat au cours duquel on constate l'acompte. C'est la meme documentation de la ligne 57 de ce fichier. Page 20 of 24 2022 11/30/2021 Demande de virment dans la documentation pour un Tr/Pment 3 mois Honoraires su Staff Dépôt SONAPI-Juil-Sept21 $75.31 Cet écart est une différence sur taux de change. montant inferieur de $11035.58/montant de l'avisde En effet au moment de la préparation du debit supportant la transaction est de $10964.07 paiement, le taux du jour de référence de la BRH est utilisé. Cependant, la BRH utilise le taux du jour auquel elle a reçu la requête, d’où cette différence. HONORAIRES Perdiem 5/5/2022 Renb. frais hebergement & perdiem pour la sup. C.19 UC Demande de virment dans la documentation pour un $20.21 Cet ecart represente la difference sur le taux de montant superieur de $455.75 change ainsi que les frais bancaires. Herbegement 11/30/2021 Demande de virment dans la documentation pour un Pment 2 mois Honoraires,Personnel Sites Prélevement DELR-Aou $1,831.03 Pending montant superieur de $100993/montant de l'avis de debit supportant la transaction est de $97609.62 Honoraires Personnel Sites Frs Entreposage, Transp et Distribution EPI_COVID-19 4/21/2022 /DPSPE de virment dans la documentation pour un Pmt a pr impression et reproduct. de mat. sen.COVID Demande $1,107 Pending montant inferieur de $54243 Materiels Sensibilisation 6/20/2022 Documentation non soumise Tr/ Pment Frs location 2 Véhicules, 6 Juin-6 Juillet22_DPSPE Frs Location Véhicules 8/31/2022 Documentation non soumise Acquisit Mat. de Travail des Officiers Sanit.Covid -DPSPE Pduits Pharmaceutiques 6/1/2022 Acquisition300 Coupons carburant_CNRC/BRH-HTGMontant viré en HTG pour la somme deE 96600.56 OPCOVID-007 Pending / Abence de rapport de distribution ces coupons BRH-HTG OPCOVID-007 2022 6/30/2022 le Dép Tr/Pment 70% du Contrat d'acquisition matériels pourMONMontant viré en HTG pour la somme de Ce commentaire ne correspond pas a la 411600 a partir de la somme de $4277.68 transaction en question. Merci de clarifier. 5/10/2022 OK/ demande de virment dans la documentation Tr/ Pment Avance 60% Contrat Production Matériels C&S_UCRP $651.60 Pending pour un montant inferieur de $31928.40 Critère Les montants des déboursés doivent refléter le chiffre exact des transactions et l’enregistrement doit être fidele en tout temps. Page 21 of 24 Cause Non respect des principes d’enregistrement et de classement des données comptables. Effets  Risque que les dépenses effectuées ne soient pas justifiées conformément aux exigences établies  Possibilité que la direction ne reçoive pas la totalité des biens commandés  Risque de manque à gagner pour le projet  Montant décaissé différent par à celui enregistré dans les livres comptables Recommandation Nous recommandons à la Direction du projet d’établir une procédure portant sur la documentation et l’enregistrement complète des transactions du projet. Commentaires de la Direction Page 22 of 24 MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE ET DE LA POPULATION (MSPP) ETATS FINANCIERS CONSOLIDES DU PROJET REPONSE D’URGENCE AU COVID-19 FINANCE PAR L’ASSOCIATION INTERNATIONALE DE DEVELOPPEMENT (IDA) Don : IDA D601-HT SUIVI DES RECOMMANDATIONS DE L’EXERCICE PRECEDENT Pour la période allant du 1er Octobre 2021 au 30 Septembre 2022 3. Recommandation : Différence non justifiée entre le Solde de fonds et le solde en banque Nous recommandons à la Direction financière du projet Covid-19 de s’assurer que les soldes soient réconciliés de façon à refléter la sincérité de l’utilisation des ressources. Etat actuel Cette recommandation n’a été pas prise en compte par la Direction et est reportée au présent rapport. 2. Recommandation : Déboursés Nous recommandons à la Direction du projet d’établir une procédure portant sur la documentation complète des transactions du projet. Etat actuel Cette recommandation n’a été pas prise en compte par la Direction et est reportée au présent rapport. 3. Recommandation : Pièces justificatives non trouvées Nous recommandons à la Direction de l’UGP de prendre toutes les mesures appropriées pour la sécurisation des pièces comptables et de renforcer les procédures d’accès et d’utilisation des lieux d’archivage des documents. Etat actuel Cette recommandation n’a été pas prise en compte par la Direction et est reportée au présent rapport. Page 23 of 24 4. Recommandation : Passation de Marchés Nous encourageons les responsables de l’Unité de Passation de Marchés de l’UGP à tenir compte de cet aspect qui est un élément très considéré dans le processus. Etat actuel Cette recommandation a été prise en compte par la Direction et n’est pas reportée au présent rapport. Page 24 of 24