ROMÂNIA Acord privind serviciile de asistență tehnică pentru îmbunătățirea capacității de monitorizare și evaluare în contextul programelor finanțate de UE în România (2021-2027) (P174133) Livrabilul 2 (a) Raport tehnic care prezintă opțiuni pentru îmbunătățirea actualului sistem de M&E Iulie 2021 Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020 1 Official Use Declinarea răspunderii Acest raport este un produs al Băncii Internaționale pentru Reconstrucție și Dezvoltare / Băncii Mondiale. Rezultatele, interpretările și concluziile exprimate în această lucrare nu reflectă în mod neapărat opiniile directorilor executivi ai Băncii Mondiale sau ale guvernelor țărilor reprezentate. Banca Mondială nu garantează acuratețea datelor incluse în această lucrare. Conținutul acestui material nu reprezintă in mod obligatoriu poziția oficială a Uniunii Europene sau a Guvernului României. Declarație privind drepturile de autor Materialul din această publicație este protejat prin drepturi de autor. Copierea și / sau transmiterea unor părți din această lucrare fără permisiune poate constitui o încălcare a legilor aplicabile. Pentru permisiunea de a copia sau reimprima o parte a acestei lucrări, vă rugăm să trimiteți o solicitare cu informațiile complete către: (i) Ministerului Investițiilor și Proiectelor Europene (Strada București - Ploiești, 1-1B, Clădirea de birouri Victoria, Sector 1, București, România) sau (ii) Grupului Băncii Mondiale România (Str. Vasile Lascăr nr. 31, etajul 6, Sector 2, București, România). Acest raport a fost predat în iulie 2021 în temeiul Acordului privind serviciile de asistență tehnică rambursabile pentru îmbunătățirea capacității de monitorizare și evaluare în contextul programelor finanțate de UE în România (2021-2027) (P174133), semnat între Ministerul Investițiilor și Proiectelor Europene și Banca Internațională pentru Reconstrucție și Dezvoltare, în data de 30 iunie 2020. Acesta corespunde Livrabilului 2 (a) conform acordului menționat mai sus. 2 Official Use Mulțumiri Acest raport a fost predat în iulie 2021, în conformitate cu prevederile Acordului privind serviciile de asistență tehnică rambursabile pentru îmbunătățirea capacității de monitorizare și evaluare în contextul programelor finanțate de UE în România (2021-2027), semnat între Ministerul Investițiilor și Proiectelor Europene și Banca Internațională pentru Reconstrucție și Dezvoltare în data de 30 iunie 2020 și elaborat sub supravegherea dlui. Cem Mete (Manager de Practică, Protecție socială și locuri de muncă, Europa și Asia Centrală) și a dnei. Tatiana Proskuryakova (Manager de Țară, Ungaria și România). Acest raport a fost redactat sub coordonarea dlui. Victor Sulla (Economist Senior) și a dnei. Maddalena Honorati (Economist Senior), lideri de echipă, și dlui. Richard Harding (Specialist Senior în Monitorizare și Evaluare), cu contribuții tehnice ale următoarelor persoane: Adina Iorganda (Specialist Protecție Socială și Muncă), Alina Boșoi (Expert Monitorizare și Evaluare), Elena Botezatu (Expert Monitorizare și Evaluare), Loredana Vladu (Expert) și Luca Santin (Expert internațional). Raportul a fost revizuit de dl. Manuel Salazar (Specialist Protecție Socială). Echipa a fost susținută de dl. Andrei Zambor. Echipa ar dori să-și exprime recunoștința pentru cooperarea excelentă, îndrumarea și feedback-ul oferit de reprezentanții Ministerului Investițiilor și Proiectelor Europene: doamna Claudia Măgdălina, doamna Alexandra Voiculescu, doamna Maria Mălureanu, doamna Andra Chirilă, doamna Andreea Colfescu, doamna Mădălina Iliuța, doamna Mihaela Răducan, domnul Dragoș Vlad, doamna Oana Iordache și domnul Adrian Bodonea. 3 Official Use Acronime ADR Agenție pentru Dezvoltare Regională ANF Analiza nevoilor de formare AP Acord de Parteneriat AT Asistență tehnică BEP Biroul Evaluare Programe BG Bulgaria BRCT Biroul regional pentru cooperare transfrontalieră CE Comisia Europeană CM Comitet de monitorizare CP Cadru de Performanță EI Evaluarea impactului ETC Cooperare teritorială europeană (acronim în limba engleză) FEDR Fondul European de Dezvoltare Regională FPM Fond pentru proiecte mici FSE Fondul Social European HU Ungaria M&E Monitorizare și evaluare MADR Ministerul Agriculturii și Dezvoltării Rurale MD Republica Moldova MDLPA Ministerul Dezvoltării, Lucrărilor Publice și Administrației MIPE Ministerul Investițiilor și Proiectelor Europene OI Organism Intermediar OP Obiectiv de politică OS Obiectiv specific PAP Programul de acvacultură și pescuit 2021-2027 (acronim în limba engleză) PNDR Programul național pentru dezvoltare rurală PNRR Planul național de Redresare și Reziliență PO Program Operațional POAD Programul Operațional pentru Ajutorarea Persoanelor Dezavantajate 2014-2020 POAT Programul Operațional Asistență Tehnică POCA Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020 POCA Programul Operațional Capacitate Administrativă POCIDIF Programul Operațional Creștere Inteligentă, Digitalizare și Instrumente Financiare 2021-2027 POCU Programul Operațional Capital Uman 2014-2020 POEO Programul Operațional Educație și Ocupare 2021-2027 POIDS Programul Operațional de Incluziune și Demnitate Socială 2021-2027 POIM Programul Operațional Infrastructură Mare 2014-2020 POPAM Programul Operațional Pescuit și Afaceri Maritime 2014-2020 POR Programul Operațional Regional POS Programul Operațional Sănătate 2021-2027 POT Programul Operațional Transport 2021-2027 POTJ Programul Operațional pentru Tranziție Justă 2021-2027 PSN Planul strategic național RACER Relevant, Acceptat, Credibil, Facil și Robust (acronim în limba engleză) RDC Regulamentul privind dispozițiile comune RO România SK Slovacia SM Stat-Membru SMIS Sistem unic de management al informației SO Obiectiv specific (acronim în limba engleză) SR Serbia UCE Unitatea Centrală de Evaluare UE Uniunea Europeană UKR Ucraina 4 Official Use Cuprins Acronime ................................................................................................................................................................. 4 Introducere .............................................................................................................................................................. 7 1. Stadiul dezvoltării sistemului de M&E pentru perioada de programare 2021-2027 .................................. 11 A. Contextul UE ...................................................................................................................................................11 B. Contextul național ..........................................................................................................................................15 2. Către un sistem de M&E orientat spre rezultate - viziune și opțiuni pentru îmbunătățirea performanței . 18 A. Viziunea referitoare la sistemul de M&E pentru programele finanțate de UE în România ...........................18 B. Măsuri recomandate pentru a realiza un sistem de M&E eficient .................................................................20 3. Planul de acțiune .......................................................................................................................................... 21 1. Indicatori .............................................................................................................................................................24 A. Context ..................................................................................................................................................24 B. Acțiuni propuse ......................................................................................................................................28 2. Sistemul IT ...........................................................................................................................................................36 A. Contextul........................................................................................................................................................36 B. Acțiuni propuse ......................................................................................................................................38 3. Simplificare .........................................................................................................................................................45 A. Context...........................................................................................................................................................45 B. Acțiuni propuse ......................................................................................................................................47 4. Coordonare strategică ........................................................................................................................................54 A. Context...........................................................................................................................................................54 B. Acțiuni propuse ......................................................................................................................................55 5. Evaluare ..............................................................................................................................................................60 A. Contextul................................................................................................................................................61 B. Acțiuni propuse ......................................................................................................................................62 6. Programul de formare în domeniul M&E ...........................................................................................................75 A. Contextul........................................................................................................................................................75 B. Acțiuni propuse ..............................................................................................................................................78 7. Sprijin pentru factorii de decizie .........................................................................................................................86 A. Contextul........................................................................................................................................................86 B. Acțiuni propuse ..............................................................................................................................................88 3. Rezumat și pașii următori pentru implementarea Planului de acțiune ....................................................... 95 ANEXĂ .................................................................................................................................................................. 100 Rezumatul planului de acțiune pentru îmbunătățirea sistemului de M&E al României pentru politica de coeziune a UE 2021-2027 .................................................................................................................................100 5 Official Use Lista tabelelor Tabelul 1. Modificări cheie introduse pentru îmbunătățirea performanței în ciclul 2021-2027 și orientarea către rezultate ............................................................................................................. 13 Tabelul 2. Modificări ale PO în cadrul politicii de coeziune între 2014-2020 și 2021-2027 ......... 15 Tabelul 3. Modificări cu privire la indicatorii de monitorizare introduși pentru 2021-2027 ....... 25 Tabelul 4. Obiective politice și indicatori comuni pentru 2021-2027 .......................................... 26 Tabelul 5. Sisteme de indicatori pentru FEDR / CF și FSE + .......................................................... 26 Tabelul 6. Părțile interesate implicate în monitorizarea indicatorilor pentru 2021-2027 (preliminar) ................................................................................................................................... 27 Tabelul 7. Acțiuni propuse în legătură cu indicatorii la nivel de program.................................... 29 Tabelul 8. Acțiuni propuse pentru îmbunătățirea funcționalității SMIS pentru 2021-2027 ........ 38 Tabelul 9. Acțiuni prevăzute pentru a susține simplificarea ........................................................ 47 Tabelul 10. Cartografierea practicilor SCO la nivelul UE............................................................... 54 Tabelul 11. Acțiuni propuse pentru îmbunătățirea coordonării .................................................. 55 Tabelul 12. Nivelurile cheie de coordonare necesare pentru implementarea Politicii de Coeziune ....................................................................................................................................................... 57 Tabelul 13. Rezumatul acțiunilor propuse pentru îmbunătățirea sistemului de evaluare .......... 62 Tabelul 14. Delimitarea rolurilor Unităților de evaluare AM și UCE MIPE ................................... 67 Tabelul 15. Domenii acoperite de îndrumarea pentru elaborarea planurilor de evaluare.......... 68 Tabelul 16. Module de instruire la care a participat personalul MIPE în anul 2020 .................... 76 Tabelul 17. Acțiuni propuse pentru dezvoltarea abilităților de M&E........................................... 78 Tabelul 18. Pașii necesari pentru proiectarea și furnizarea unui training cuprinzător axat pe M&E pentru AM și OI .................................................................................................................... 79 Tabelul 19. Pașii necesari pentru proiectarea și livrarea unui program cuprinzător de training introductiv pe teme de M&E ........................................................................................................ 82 Tabelul 20. Dezvoltarea unei platforme dedicate de învățare M&E ............................................ 83 Tabelul 21. Acțiuni propuse în legătură cu sprijinul pentru factorii de decizie ............................ 89 Tabelul 22. Diagrama orientativă Gantt pentru acțiunile propuse .............................................. 97 Lista figurilor Figura 1. Lanțul de rezultate al sistemului M&E ......................................................................................... 23 Lista casetelor Caseta 1: Recomandările inițiale ale Băncii Mondiale pentru Ministerul Investițiilor și Proiectelor Europene (MIPE) din România referitoare la îmbunătățirea sistemului de M&E a Politicii de Coeziune pentru ciclul 2021–27 ..................................................................................................... 8 Caseta 2. Opțiuni pentru îmbunătățirea sistemului M&E ............................................................ 20 Caseta 3. Indicatori utilizați pentru monitorizarea intervențiilor finanțate de UE ...................... 24 6 Official Use Introducere 1. Acest raport se bazează pe concluziile și recomandările cuprinse în Raportul de evaluare instituțională, procedurală și de reglementare a sistemului de monitorizare și evaluare (M&E) al Politicii de Coeziune a UE în România, realizat în 2020 și finalizat în prima parte a anului 2021. Raportul de evaluare a constituit Livrabilul 1 (b) din cadrul Acordul privind servicii de consultanță rambursabile (RAS) încheiat între Banca Mondială și Guvernul României, vizând îmbunătățirea capacității de M&E a programelor operaționale (PO) finanțate de UE. Evaluarea s-a axat pe sistemul de M&E din România, acoperind toate programele operaționale din exercițiul financiar 2014-2020 al Politicii de Coeziune a UE. Sistemul de M&E al Politicii de Coeziune a fost proiectat odată cu aderarea României la UE, fiind într-un proces de continuă dezvoltare și maturizare încă din cadrul multi-anual 2007-2013. 2. În acest context, obiectivul general al acestui raport tehnic este de a prezenta soluții fezabile, care pot fi implementate de autoritățile române în vederea îmbunătățirii sistemului M&E al României pentru ciclul 2021-2027 al Politicii de Coeziune. Implementarea acțiunilor propuse ar trebui să conducă la un sistem M&E pentru perioada 2021-2027 care: • Va reduce drastic sarcina administrativă a monitorizării în toate structurile de management și implementare, inclusiv la nivelul beneficiarilor; • Va furniza dovezi în timp util, fiabile și utile factorilor de decizie și altor părți interesate; • Va operaționaliza orientarea către rezultate, conducând la îmbunătățirea performanței programelor finanțate de UE. 3. Sistemul M&E al României pentru Politica de Coeziune a UE s-a îmbunătățit semnificativ în exercițiul 2014-2020, dar rămân limitări care îi afectează performanța, în special în legătură cu abordarea orientată către rezultate promovată tot mai mult de Comisia Europeană (CE). În ceea ce privește monitorizarea, analiza întreprinsă de Banca Mondială a relevat faptul că sistemul își îndeplinește funcțiile de bază, asigurând un nivel ridicat de conformitate cu regulamentele UE. Cu toate acestea, s-au evidențiat ineficiențe privind modalitatea în care sunt definiți anumiți indicatori și sunt proiectate anumite structuri de raportare, acestea afectând eficacitatea monitorizării, în special în ceea ce privește orientarea către rezultatele concrete. Mai mult, din cauza lipsei sau a dezvoltării tardive a anumitor funcționalități ale sistemului unic de management al informațiilor (SMIS), personalul din autoritățile de management (AM) și din organismele intermediare (OI), precum și beneficiarii, încă se confruntă cu sarcini excesive pentru monitorizare. Lacune în ceea ce privește competențele au fost, de asemenea, observate în AM și OI pe subiecte cheie, cum ar fi interpretarea și gestionarea datelor, precum și chestiuni tehnice specifice domeniilor de investiții acoperite de unele PO. 4. În ceea ce privește evaluarea, analiza a evidențiat anumite carențe legate de utilizarea constatărilor și concluziilor evaluărilor de către AM și alți actori din sistem. Domeniul de aplicare și calitatea rapoartelor de evaluare nu au fost întotdeauna în concordanță cu nevoile părților interesate de la nivelul PO. Adesea, rapoartele s-au dovedit a fi lungi și dificil de parcurs, cu recomandări prea generale, cu utilitate operațională limitată. O vulnerabilitate comună identificată atât pentru monitorizare, cât și pentru evaluare, se referă la implicarea redusă a factorilor decizionali, inclusiv a membrilor Comitetelor de monitorizare (MC), ceea ce limitează în mod considerabil orientarea către rezultate. 5. Pentru perioada 2021–2027 a Politicii de Coeziune, Banca Mondială a propus o serie de recomandări pentru îmbunătățirea diferitelor componente ale sistemului de M&E. Recomandările au fost detaliate în Raportul de analiză și sunt rezumate în caseta de mai jos. 7 Official Use Caseta 1: Recomandările inițiale ale Băncii Mondiale pentru Ministerul Investițiilor și Proiectelor Europene (MIPE) din România referitoare la îmbunătățirea sistemului de M&E a Politicii de Coeziune pentru ciclul 2021–27 Recomandări referitoare la sistemul de monitorizare a) Creșterea capacității de luare a deciziilor pe baza rezultatelor, printr-o mai bună facilitare a discuțiilor purtate în cadrul MC și întâlnirilor la nivel înalt, prin evenimente dedicate instruirii și schimbului de cunoștințe și prin asigurarea unei comunicări/promovări corespunzătoare a rezultatelor pe toată durata implementării. b) Demararea programării pentru perioada 2021–2027 prin stabilirea și definirea indicatorilor de rezultat, prin procese participative care implică părțile interesate relevante pentru fiecare PO - cu o atenție deosebită asupra indicatorilor de rezultat care acoperă intervenții intersectoriale sau integrate, care implică diferite PO; elaborarea unor ghiduri complete de indicatori, clare și lipsite de ambiguități, pentru a fi disponibile de la începutul implementării. c) Asigurarea unei funcționări optime a SMIS imediat ce programele operaționale 2021–2027 sunt aprobate, acoperind toate nevoile de colectare și raportare a datelor, urmărind progresul în diferitele etape de implementare a proiectelor și asigurând interoperabilitate cu toate bazele de date naționale relevante. Este necesară luarea în considerare a unei legături operaționale între SMIS și alte sisteme IT utilizate pentru fondurile europene, cum ar fi Sistemul electronic de monitorizare (eMS) (și / sau succesorul acestuia) și furnizarea sistematică de instruire completă pentru toți utilizatorii, cu privire la toate funcționalitățile relevante. d) Simplificarea substanțială a procedurilor de monitorizare - în consultare cu Autoritatea de Audit - pentru a elimina suprapunerile și a fluidiza implementarea, adoptând o abordare unitară între PO-uri, ori de câte ori este posibil. Este necesară maximizarea utilizării opțiunilor de cost simplificate (SCO) prin dezvoltarea unui plan de adoptare a SCO pentru fiecare AM / Fond, precum și inițierea oricăror modificări necesare ale cadrului de reglementare pentru implementarea acestora. e) Introducerea unei metodologii pentru managementul riscurilor în procesele de monitorizare - de exemplu, prin dezvoltarea unui plan de evaluare a riscurilor la începutul fiecărui nou proiect – valorificarea resurselor sistemului IT pentru automatizarea evaluării și monitorizării riscurilor prin interfețe ușor de utilizat. f) Consolidarea structurilor de coordonare la nivelul AP pentru a promova monitorizarea integrată între PO și legăturile cu strategiile naționale relevante, la diferite niveluri teritoriale acolo unde este necesar, în conformitate cu orice noi imperative care decurg din arhitectura PO 2021–27 și din politicile naționale cheie. g) Asigurarea îndrumării exacte a beneficiarilor, cu accent pe o abordare orientată spre rezultate, de la începutul perioadei de implementare a programelor operaționale 2021-2027, luând în considerare o abordare unitară în toate PO-urile și, acolo unde este posibil, noi instrumente de informare, cum ar fi videoclipuri instructive, un Manual al Beneficiarului armonizat la nivelul fondului și helpdesk unitar. h) Intensificarea activităților de formare pentru beneficiari, în special în domeniile noi de investiții și/ sau în care procesele vor suferi modificări semnificative în perioada 2021-2027. Este recomandată asigurarea de sprijin specializat, disponibil la timp, specific intervențiilor susținute, precum și capitalizarea relațiilor pozitive stabilite deja cu beneficiarii. Recomandări referitoare la sistemul de evaluare i) Asigurarea unei implicări depline a AM și OI în pregătirea planurilor de evaluare, încorporând opțiuni de evaluare mai scurte, operaționale, inclusiv evaluarea ad hoc, și un calendar clar de evaluare, pentru a 8 Official Use promova predictibilitatea. j) Utilizarea structurilor interinstituționale actuale la nivelul AP pentru promovarea unor abordări coordonate a evaluarii pentru teme transversale sau integrate, ca răspuns la nevoile specifice ale ESIF în 2021–27, precum și între ESIF și politicile naționale relevante. k) Crearea unor unități separate de evaluare la nivel de PO (similar cu configurația 2007-2013) în fiecare AM relevant (cu excepția programelor de cooperare teritorială europeană (CTE), care să beneficieze de coordonare, asistență tehnică și îndrumări din partea Biroului de Evaluare Programe (BEP) - fără a aduce atingere oricărei decizii privind funcția de evaluare pentru cele 8 viitoare POR la nivel regional. Ar trebui luată în considerare poziționarea unităților de evaluare a PO cât mai aproape de factorii de decizie - de exemplu, sub coordonarea directă a directorului general al AM - cu o legătură constantă și solidă cu unitățile operaționale. l) Îmbunătățirea capacității de colectare a datelor contextuale din etapa de planificare a evaluării, acoperind toate evaluările prevăzute, cu definirea clară a tipului de date necesare, a rolurilor și responsabilităților pentru colectarea datelor. Este necesară examinarea opțiunilor pentru o interconectivitate sporită între bazele de date disponibile la nivel local, regional sau central, precum și utilizarea rezultatelor obținute din PO Capacitate Administrativă (POCA) 2014–2020 SO 1.1 în ceea ce privește dezvoltarea de platforme conținând indicatori de context. m) Simplificarea procedurilor de achiziții publice pentru evaluare, ori de câte ori este posibil—de exemplu, prin evaluări mai mici, mai concentrate și / sau aranjamente flexibile (contracte-cadru, experți externi contractați direct - accesibile tuturor programelor operaționale) pentru a permite mai multe evaluări operaționale de tip ad hoc. n) Mai presus de toate, evaluarea ar trebui adusă mai aproape de procesul de luare a deciziilor, asigurând în mod sistematic îmbunătățiri în ceea ce privește calitatea rapoartelor de evaluare în sine, în termeni de utilizare, accesibilitate, specializare și complexitate. Este necesară îmbunătățirea substanțială a modului în care rezultatele și recomandările evaluării sunt transmise diferitelor părți interesate. Este recomandată includerea șefului unităților de evaluare ca membru cu drept de vot în CM și, de asemenea, organizarea unor consultări dinamice cu implicarea personalului AM/ OI și a altor actori cheie. Recomandări care vizează sistemul M&E o) Încurajarea decidenților să solicite dezvoltarea sistemului de monitorizare și evaluare orientat spre rezultate, oferind diverse oportunități de învățare membrilor CM și altor factori de decizie la nivel înalt; scopul final este acela ca decidenții să-și asume un rol mai activ în promovarea abordării orientate spre rezultate, odată cu permanentizarea comunicării cu acest grup țintă, prin sesiuni regulate de feedback. p) Dezvoltarea continuă a cunoștințelor și abilităților esențiale pentru personalul MIPE, AM și OI implicat în monitorizare și evaluare, prin pregătirea și furnizarea unui program cuprinzător și coordonat de formare, adaptat la nevoile lor specifice. În plus față de opțiunile de formare formală și la locul de muncă care acoperă întreaga gamă de discipline relevante M&E, ar trebui promovat schimbul de experiență structurat și ar trebui dezvoltat un pachet complet de inițiere, posibil printr-o platformă dedicată de învățare online. Sursă: „Raport privind evaluarea instituțională, procedurală și a cadrului de reglementare” (Output 1b), elaborat în cadrul M&E RAS. 6. Recomandările Băncii Mondiale au fost discutate pe larg cu reprezentanți ai autorităților române și au fost agreate în cadrul unei întâlniri cu părțile interesate din sistemul de M&E, sub coordonarea MIPE. O întâlnire de analiză a avut loc online în data de 30 martie 2021 și a reunit aproximativ 120 de reprezentanți din cadrul MIPE, AM și OI, din sectorul învățământului superior și din comunitatea de evaluare, precum și din partea CE și a biroului său de asistență pentru evaluare. Înainte de finalizarea Raportului de evaluare, concluziile preliminare care au condus la recomandări au fost, de asemenea, discutate în trei focus grupuri organizate în februarie 2021, acestea vizând, pe rând, Fondul 9 Official Use European de Dezvoltare Regională (FEDR), Fondului Social European (FSE) și Programele Europene de Cooperare Teritorială pentru 2014 -2020. 7. Pentru elaborarea propunerilor de soluții fiabile pentru îmbunătățirea sistemului M&E, pornind de la recomandările preliminare, echipa Băncii Mondiale a utilizat o abordare metodologică bazată pe consultări detaliate cu părțile interesate cheie din cadrul autorităților române. În lunile mai și iunie 2021, au avut loc cinci întâlniri de lucru între echipa Băncii Mondiale și reprezentanți ai diferitelor departamente MIPE, pentru a face schimb de informații privind progresul măsurilor deja în curs și planificate pentru modernizarea sistemului M&E și pentru a valida viabilitatea diferitelor opțiuni și abordări. Informații din alte state membre au fost, de asemenea, analizate în special cu privire la soluțiile propuse privind opțiunile de cost simplificate (SCO). În ceea ce privește subiectul indicatorilor PO, a avut loc o întâlnire de consultare pe data de 3 iunie 2021 între echipa Băncii Mondiale și reprezentanții ai MIPE și ai tuturor AM-urilor pentru PO 2021-2027, împreună cu ministerele de resort relevante, reunind un număr total de aproximativ 60 de participanți. 8. Raportul tehnic este structurat în mai multe secțiuni, după cum urmează: • Prezentarea stadiului în care se află sistemul de M&E din România pentru ciclul 2021-27 al Politicii de Coeziune, inclusiv descrierea celor mai relevante schimbări aduse de noul cadru de reglementare al UE; • Explicarea viziunii strategice care stă la baza propunerilor Băncii Mondiale pentru îmbunătățirea sistemului de M&E.; • Descrierea detaliată a planului de acțiune propus și a acțiunilor conținute în acesta; • Trasarea măsurilor care vor trebui luate de autoritățile române pentru implementarea planului de acțiune. 9. Detaliile de implementare a acțiunilor propuse sunt rezumate în tabelul Planului de acțiune care însoțește prezentul raport. Obiectivul general este de a oferi autorităților române baza unui plan pentru modernizarea întregului sistem de M&E, utilizând o varietate de resurse – atât resurse interne, cât și diferite oportunități de asistență tehnică externă (AT), inclusiv sprijinul pe care ar putea să îl ofere echipa Băncii Mondiale. 10 Official Use 1. Stadiul dezvoltării sistemului de M&E pentru perioada de programare 2021-2027 10. Această secțiune analizează principalele modificări ale cadrului de reglementare de la nivelul UE pentru Politica de Coeziune în perioada 2021-2027 și stadiul pregătirilor din România pentru a răspunde cerințelor modificate în privința M&E. De asemenea, secțiunea prezintă provocările cheie cu care se confruntă România pentru îmbunătățirea sistemului de M&E, provocări care vor fi explorate și detaliate în Planul de acțiune propus. A. Contextul UE 11. Similar perioadei anterioare, noua Politică de Coeziune 1 pentru 2021-2027 are la bază orientarea spre performanță și rezultate. Caracteristici structurale cheie introduse în 2014-2020, cum ar fi includerea unui cadru pentru măsurarea performanței prin intermediul indicatorilor, sunt consolidate în 2021-2027 prin definirea unitară a indicatorilor de „output” și „rezultat” pentru toate fondurile. Utilizarea abordării privind condiționalitățile ex-ante referitoare la asigurarea angajamentelor de reglementare, instituționale și strategice necesare de către statele membre (SM) este continuată prin necesitatea asigurării condițiilor favorizante. Mecanismul Cadrului de performanță (CP) a fost revizuit 2 pentru perioada 2021-2027, cu scopul de a oferi o evaluare mai completă și stimulente mai bune pentru performanță (Tabelul 1). 12. Noul cadru de reglementare pentru perioada de programare 2021-2027, adoptat pe 30 iunie3, aduce mai multă claritate și se concentrează pe sprijinul UE, dar și simplifică abordarea în ceea ce privește Acordul de parteneriat (AP) și elimină cerințele de evaluare ex-ante, pentru a sprijini procesul de programare. Comparativ cu perioada 2014-2020, logica intervenției este mai raționalizată și mai robustă în toate fondurile, fiind agregată prin cinci obiective de politică (OP), comparativ cu 11 din perioada precedentă. Fostele priorități de investiții au fost redenumite ”Obiective specifice” (OS). Tipurile de intervenții sunt definite în mod clar pentru fiecare OS, fiind susținute de un sistem cuprinzător de indicatori comuni de realizare și de rezultat. Noile reglementări nu mai solicită descrierea nevoilor în AP și nici evaluarea ex-ante a programelor. 1 Noua politică de coeziune - Politică regională - Comisia Europeană (europa.eu) 2 Curtea de Conturi Europeană, Document de informare cu privire la Performanța în coeziune (europa.eu), 2019 3 Common Provisions Regulation (CPR) 2021-2027 https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32021R1060&from=EN European Regional Development Fund (ERDF) and Cohesion Fund Regulation 2021-2027 https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32021R1058&from=EN European Social Fund Plus (ESF+) Regulation 2021-2027 https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32021R1057&from=EN Just Transition Fund (JTF) Regulation 2021-2027 https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32021R1056&from=EN European Territorial Cooperation Regulation 2021-2027 https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32021R1059&from=EN 11 Official Use 13. Noua politică de coeziune pentru 2021-2027 a simplificat implementarea programelor prin reducerea sarcinii administrative. Per ansamblu, CE evidențiază peste 80 de măsuri de simplificare 4 introduse pentru perioada 2021-2027, de la arhitectura de programare simplificată la utilizarea extinsă a SCO. Măsurile includ controale simplificate pentru programele cu un istoric bun, utilizarea sporită a registrelor naționale pentru asigurarea disponibilității și calității datelor; se anticipează, de asemenea, extinderea principiului „auditului unic” pentru a evita duplicarea controalelor. Regulile financiare solide de gestionare financiară au fost consolidate și simplificate în Regulamentul Financiar 5. Un sistem de informații fiabil, calitatea datelor și gestionarea riscurilor sunt, de asemenea, consolidate pentru a reduce povara administrativă. 14. Sistemul de M&E al fiecărui stat membru va juca un rol esențial în creșterea frecvenței raportării către CE cu privire la realizarea rezultatelor. Continuitatea cu perioada de programare 2014- 2020 este un principiu director al cerințelor stabilite de noile reglementări, dar cu un accent mai puternic pe indicatori comuni, raportare mai frecventă și mai simplă cu transferuri de date către CE care indică progresul financiar de cinci ori pe an și pe cel fizic de două ori pe an, în cadrul fiecărui program. Obligația de a asigura disponibilitatea unui sistem de management al informației complet funcțional de la începutul perioadei de programare este o caracteristică majoră în noul cadru de reglementare. 15. Evaluarea intermediară va fi folosită pentru a stabili alocarea finală a fondurilor sau pentru a revizui programele. În funcție de progres și context, evaluarea intermediară va avea ca rezultat alocarea definitivă a cuantumului de flexibilitate, corespunzător a 50% din contribuția pentru anii 2026 și 2027 per program. Revizuirea va avea loc în 2025, având în vedere progresele înregistrate în realizarea obiectivelor de etapă și dificultățile majore întâmpinate în implementarea programului, precum și alte elemente prezentate în lista de mai jos: a) noile provocări identificate în recomandările relevante specifice fiecărei țări, adoptate în 2024 b) progresele înregistrate în implementarea planului național integrat privind energia și clima, dacă este cazul c) progresele înregistrate în punerea în aplicare a principiilor Pilonului european al drepturilor sociale d) situația socioeconomică din statul membru sau regiunea în cauză, cu accent deosebit pe nevoile teritoriale, ținând seama de orice evoluție negativă importantă din domeniul financiar, economic sau social. e) principalele rezultate ale evaluărilor relevante. f) evaluarea efectuată de Comisie pentru programele sprijinite de Fondul pentru o Tranziție Justă (FTJ). 16. Evaluarea programului este crucială pentru înțelegerea și creșterea impactului finanțării UE, precum și pentru evaluarea relevanței, eficacității și eficienței sprijinului. Se pune un accent sporit pe evaluarea eficienței și eficacității implementării PO pentru a sprijini procesele de învățare și luare a 4 Manual de simplificare - 80 de măsuri de simplificare în Politica de coeziune 2021-2027 - Politică regională - Comisia Europeană (europa.eu) 5 financial-Regulation_factsheet_en.pdf (europa.eu) 12 Official Use deciziilor (de exemplu, în ceea ce privește planificarea și proiectarea viitoarelor cereri de propuneri, stabilirea mecanismelor eficiente de implementare și evaluarea impactului intervențiilor efectuate). Tabelul 1. Modificări cheie introduse pentru îmbunătățirea performanței în ciclul 2021-2027 și orientarea către rezultate 6 Tema 2014-2020 2021 - 2027 Planificare / PO-uri legate de obiectivele și țintele strategice AP nu se mai suprapune cu programele și nu are indicatori. programare din Acordul de parteneriat (AP). Legătură mai strânsă cu Semestrul European, pentru a defini nevoile. Toate revizuirile programelor necesită aprobarea Mai multă flexibilitate în modificarea PO-urilor (transferuri CE. de până la 5% din alocări fără decizia CE). Logica 11 Obiective tematice - Priorități de investiții - 5 Obiective de politică - Obiective specifice - Acțiuni. intervenției Obiective specifice - Acțiuni. Șablon de program standardizat care descrie Șabloane standardizate și simplificate, pentru o claritate logica intervenției într-un mod armonizat. sporită. Defalcarea datelor financiare după coduri de Defalcare extinsă a datelor financiare pe câmpuri de intervenție. intervenție și legături cu indicatorii. Existența condiționalităților ex-ante pentru Existența condițiilor favorizante 7 legate de Obiectivele asigurarea cadrului adecvat de implementare. Specifice, mai puține la număr decât pentru 2014-2020 și Posibilitatea CE de a suspenda plățile dacă cu criterii de conformitate mai ușor de măsurat. acestea nu sunt îndeplinite. Posibilitatea CE de a suspenda plățile dacă acestea nu sunt îndeplinite. Indicatori Indicatorii comuni de realizare și de rezultat Lista extinsă a indicatorilor comuni de realizare și de privind investițiile realizate din FSE rezultat pentru toate fondurile. Indicatori comuni de realizare pentru FEDR / CF Numeroși indicatori specifici de program definiți Este de așteptat introducerea unui număr limitat de și utilizați de Statele Membre. indicatori specifici, datorită cadrului extins al indicatorilor comuni. Rezultatele nu sunt întotdeauna legate de Rezultate legate direct de intervențiile susținute. intervenții (măsurarea efectelor la nivel național). Conceptele de realizări și rezultate nu sunt Definiția armonizată a indicatorilor de output și rezultat în definite în mod explicit. RDC. Obiective de etapă pentru indicatorii de rezultat. Nu sunt necesare obiective de etapă pentru indicatorii de rezultat. Cadrul de Număr limitat de indicatori incluși. Toți indicatorii au fost incluși. performanță Valorile de bază, obiective de etapă și ținte Valorile de bază, de referință, obiectivele de etapă și trebuie stabilite pentru indicatorii din CP. țintele trebuie justificate în mod temeinic, documentate pe baza dovezilor. Evaluarea intermediară ia în considerare valorile Evaluarea intermediară ia în considerare: performanța, obținute ale indicatorilor. recomandările specifice de țară relevante, noile nevoi socio-economice, contextul implementării etc. Mai multe detalii sunt prezentate în următoarele secțiuni ale acestui raport, pe subiecte 6 RDC 2021-2027 Anexa IV 7 13 Official Use Tema 2014-2020 2021 - 2027 Rezerva de performanță (6% din alocarea per Valoarea cuantumului de flexibilitate (50% din contribuția prioritate de investiții) se alocă pe baza evaluării pentru anii 2026 și 2027 per program) urmează să fie intermediare. alocată după evaluarea intermediară. Orientare Criterii de selecție a proiectelor pentru a asigura Cerințe suplimentare de calitate privind criteriile de către contribuția proiectelor selectate la obiectivele și selecție (cost-eficiență, respectarea condițiilor rezultate rezultatele PO. favorizante). Prioritizarea proiectelor care urmează să fie selectate. Rambursare Se încurajează extinderea utilizării SCO, inclusiv Utilizarea extinsă a SCO, cu reguli și metode de calcul în temeiul Regulamentului „Omnibus” din 2018. simplificate. Utilizare SCO obligatorie pentru operațiuni de mici dimensiuni. Utilizarea limitată a fondurilor pentru proiecte Utilizarea FPM este încurajate pentru operațiuni mici în mici (FPM). domeniul cooperării teritoriale. O nouă opțiune: finanțarea care nu este legată de costuri, pe baza rezultatelor obținute. CE poate suspenda plățile dacă există o Nu mai este aplicabil. deficiență semnificativă în ceea ce privește calitatea și fiabilitatea sistemului de monitorizare sau a datelor privind indicatorii comuni și specifici. Raportare Datele financiare trebuie trimise de trei ori pe an Date financiare trebuie transmise electronic către CE de către CE. cinci ori pe an, defalcate pe categorii pentru 4 dimensiuni (cod de intervenție, formă de sprijin, mecanism teritorial de punere în practică și abordare teritorială, temă secundară FSE) 8. Valorile indicatorilor de realizare și de rezultat pentru operațiunile selectate și valorile realizate în cadrul operațiunilor vor fi transmise CE de două ori pe an. Rapoarte anuale de implementare și progres Nu mai este necesar. pentru fiecare PO. Dialog de politică structurat și dinamic între CE și SM în cadrul reuniunii anuale de evaluare. Schimb obligatoriu de informații între beneficiari și autorități prin mijloace electronice (e-coeziune). Sistemul IT Este necesar un sistem electronic fiabil (inclusiv legături cu sistemele electronice de schimb de date cu beneficiarii) pentru înregistrarea și stocarea datelor pentru monitorizare, evaluare, gestionare financiară, verificări și audituri, inclusiv procese adecvate pentru a asigura securitatea, integritatea și confidențialitatea datelor și 8 Conform Anexei 1 a RDC 2021-2027 14 Official Use Tema 2014-2020 2021 - 2027 autentificarea de utilizatori. Evaluarea Evaluare ex-ante obligatorie. Evaluarea ex-ante nu mai este necesară. Evaluarea intermediară nu este obligatorie. Evaluarea intermediară obligatorie la nivel de fond, realizată de către Comisie. Colectarea datelor pentru evaluări s-a bazat în SM trebuie să garanteze procedurile necesare pentru a mare măsură pe evaluatori. produce și colecta datele necesare pentru evaluări. Planul de evaluare va fi supus aprobării de către CM în termen de un an de la adoptarea programului. CM poate face observații către AM cu privire la CM trebuie să examineze progresul în derularea evaluărilor evaluarea PO. și în urmărirea oricăror măsuri rezultate din constatările acestora. Sursă: RDC și regulamentele specifice fondurilor pentru 2021-2027. B. Contextul național 17. Arhitectura PO-urilor din România se va schimba pentru perioada 2021-2027. Numărul total al PO va crește de la 7 la 16. Programele operaționale actuale privind capitalul uman și infrastructura mare vor fi împărțite în PO separate, mai concentrate, în timp ce intervențiile privind capacitatea administrativă vor fi integrate în toate programele. Un nou PO va fi înființat pentru implementarea Fondului UE pentru Tranziție Justă 9. PO regional va fi descentralizat în opt programe care vor fi implementate și gestionate de Agențiile de Dezvoltare Regională (ADR) din fiecare regiune de dezvoltare a României. MIPE va menține rolul de coordonare de ansamblu a sistemului de gestionare și control al fondurilor Politicii de Coeziune, păstrându-și poziția de AM pentru mai multe PO, cu sprijinul OI din ministerele de resort. MDLPA păstrează un rol de coordonare a sistemului pentru programele din cadrul obiectivului de cooperare teritorială (OCT) și un rol mai limitat pentru POR 10. Nu sunt avute în vedere modificări în ceea ce privește acoperirea programelor în cadrul OCT. Mai multe detalii despre modificări sunt prezentate în Tabelul 2. Tabelul 2. Modificări ale PO în cadrul politicii de coeziune între 2014-2020 și 2021-2027 Cadrul strategic 2021 - 2027 Detalii 2014-2020 Obiectivul referitor la investițiile pentru creștere economică și ocuparea forței de muncă Capital uman Sănătate (POS) 12 POCU este împărțit în trei PO-uri separate. (POCU 11 Educație și ocuparea POAD este combinat cu componenta de incluziune socială a forței de muncă (POEO) fostului POCU. Asistență Incluziune și demnitate MIPE continuă să fie AM pentru toate cele trei programe. Pot fi 9 JTF este un element cheie al European Green Deal și primul pilon al Mecanismului de tranziție justă (JTM). Regulamentul specific fondului este încă în versiune preliminară, disponibil la: EUR-Lex - 52020PC0022 - RO - EUR- Lex (europa.eu) 10 Rețineți că arhitectura și rolurile sistemului se pot schimba în timpul procesului de programare. 11 Programe (gov.ro), sursă și pentru OPDP, OPC, LIOP, OPTA. 12 Perioada 2021-2027 (gov.ro), sursă și pentru EEOP, ISDOP, SGDFIOP, TOP, JTOP, OPTA 15 Official Use Cadrul strategic 2021 - 2027 Detalii 2014-2020 persoanelor socială (POIDS) înființate OI pentru sănătate și muncă în ministerele de resort. dezavantajate Este probabil ca OI Educație să fie menținut. (POAD) Competitivitate Creștere inteligentă, Intervențiile în fostul POC sunt acum împărțite între POCIDIF și (POC) digitalizare și POR. instrumente financiare MIPE continuă să fie AM pentru POCIDIF. Este probabil ca OI să (POCIDIF) fie menținute pentru cercetare și digitalizare în ministerele de resort. Infrastructură Mare Transport (POT) POIM este împărțit între două PO-uri separate. POIM) Dezvoltare durabilă Ministerul Transporturilor devine AM pentru POT. MIPE continuă (PODD) să fie AM pentru PODD. Programul 8 PO regionale (POR) Fostul POR este înlocuit cu 8 PO regionale, câte unul pentru Operațional fiecare dintre regiunile de dezvoltare ale României. Regional (POR) 13 Responsabilitățile de management trec de la MDLPA la ADR-uri, care devin AM. MDLPA își păstrează un rol de coordonare în timpul programării, probabil extins în timpul implementării. Capacitatea - Nu mai există. Acțiunile de capacitate administrativă sunt administrativă integrate în celelalte PO. (POCA) 14 - Tranziția Justă (POTJ) A fost creat un nou program, care urmează să fie finanțat prin intermediul FTJ. MIPE este AM pentru POTJ. Asistență tehnică Asistență tehnică (POAT) Nicio schimbare semnificativă. MIPE continuă să fie AM pentru (POAT) POAT. Dezvoltare rurală Planul strategic național Intervențiile de dezvoltare rurală sunt acum integrate cu alte (PNDR) 15 (PSN) 16 măsuri de sprijin în cadrul Politicii Agricole Comune, într-un singur document. Ministerul Agriculturii și Dezvoltării Rurale (MADR) continuă să fie AM pentru PSN. Pescuit (POPAM) 17 Acvacultură și pescuit Nicio schimbare semnificativă MADR continuă să fie AM pentru (PAP) 18 PAP. Obiectivul Cooperare Teritorială Programul Programul Interregional Nicio schimbare semnificativă Interregional VA VI-A România-Bulgaria MDLPA își păstrează un rol de coordonare pentru toate România-Bulgaria 19 (CBC RO-BG) programele din cadrul Obiectivului de cooperare teritorială și este 13 REGIO - Pagina principală (inforegio.ro) 14 Programul Operațional Capacitate Administrativă - POCA | Competența face diferența! 15 PNDR - Programul Național de Dezvoltare Rurală 16 Planul Național Strategic PAC post 2020 - Ministerul Agriculturii și Dezvoltării Rurale (madr.ro) 17 POPAM - Programul Operațional pentru Pescuit si Afaceri Maritime (ampeste.ro) 18 PAP 2021-27 - Programul Operațional pentru Pescuit și Afaceri Maritime (ampeste.ro) 19 https://www.fonduri-ue.ro/ro-bg, sursă, de asemenea, pentru toate celelalte PO în cadrul Obiectivului de cooperare teritorială. 16 Official Use Cadrul strategic 2021 - 2027 Detalii 2014-2020 Programul Programul Interregional fie AM, fie autoritate națională pentru toate programele Interregional VA VI-A (CBC RO-HU) implementate în România. România-Ungaria Programul Programul transnațional transnațional Dunărea 2021-2027 Dunărea INTERREG EUROPE INTERREG EUROPE 2021- 2027 URBACT III URBACT IV INTERACT III INTERACT IV ESPON 2020 ESPON 2021-2027 INTERREG IPA INTERREG IPA III România-Serbia România-Serbia (RO-SR) România – Ucraina România-Ucraina (RO- UKR) România-Moldova România-Moldova (RO- MD) Bazinul Mării Negre Bazinul Mării Negre Ungaria-Slovacia- Ungaria-Slovacia- România-Ucraina România-Ucraina (HU-SK- RO-UKR) Sursă: Ministerul Investițiilor și Proiectelor Europene 20, alte surse în note de subsol. 18. Prin noile PO este urmărit un accent sectorial mai puternic, care ar trebui să permită o logică de intervenție mai simplă și o mai mare claritate în ceea ce privește rezultatele așteptate. Ele sunt, de asemenea, menite să permită o mai bună integrare între intervențiile finanțate de UE și alte măsuri de politici publice, prin implicarea mai strânsă a ministerelor de resort. Mai mult, viitoarele programe ar trebui să asigure o adaptare sporită a intervențiilor la nevoile și specificitățile regionale, prin descentralizarea gestionării și prin implementarea la nivelul agențiilor de dezvoltare regională (ADR). 19. Noile structuri instituționale vor solicita mecanisme de coordonare funcționale 21. Viitoarea structură instituțională include mai multe ministere, care acționează fie ca AM sau OI sectoriale, 8 AM regionale și numeroase OI regionale. MIPE va gestiona 7 PO-uri, finanțate din FEDR, FSE + și FTJ. Autoritatea de Certificare și Plată din Ministerul Finanțelor Publice și Autoritatea de Audit își vor îndeplini funcțiile similar perioadei actuale - deși noua funcție contabilă este oarecum mai ușoară decât cea realizată în prezent de Autoritatea de Certificare. Ca atare, structura instituțională planificată este 20 http://mfe.gov.ro/programe/, https://www.fonduri-ue.ro/po și 21 Programele operaționale pentru 2021-2027 sunt în curs de finalizare. Cele mai recente versiuni ale programelor datează din aprilie 2021 pentru programele operaționale regionale și din octombrie 2020 pentru restul programelor obișnuite. Dezvoltarea programelor operaționale de cooperare teritorială variază de la a fi doar note conceptuale până la programe mature. Cu toate acestea, chiar și pentru PO-urile aparent mature, toate elementele - SO-uri, acțiuni, coduri de intervenție, indicatori, ținte etc. - pot fi modificate față de momentul redactării acestei descrieri generale. 17 Official Use extinsă, presupunând relații consolidate între autoritățile publice implicate, precum și între fondurile UE și cele naționale. 20. Sistemul M&E aferent perioadei 2021-2027 se află în prezent în etapele de planificare, bazându-se pe structurile și sistemul IT deja existente 22. Autoritățile române sunt în proces de dezvoltare a programelor, construcție a logicii de intervenție, selectare a indicatorilor, identificare a valorilor de bază și stabilire a țintelor pentru următoarele programe. Unele elemente ale sistemului nu sunt noi, ci actualizate, cum ar fi sistemul IT. Există, de asemenea, memorie instituțională semnificativă și personal cu experiență în întregul sistem. Bazându-se pe experiența din ciclul 2014-2020, se fac eforturi pentru a reduce povara administrativă, pentru a crește utilizarea rezultatelor M&E și pentru a dezvolta în continuare cultura de M&E. 2. Către un sistem de M&E orientat spre rezultate - viziune și opțiuni pentru îmbunătățirea performanței A. Viziunea referitoare la sistemul de M&E pentru programele finanțate de UE în România 21. Această secțiune propune o viziune pentru o abordare cuprinzătoare a procesului de îmbunătățire a sistemul M&E aferent programelor finanțate din fonduri UE, ținând cont de prevederile noilor reglementări ale Politicii de Coeziune a UE și de provocările existente. Definirea clară a viziunii și a sferei de aplicare a sistemului de M&E este esențială în procesul general de dezvoltare a sistemului. Acestea determină principalele condiții ale modului în care sistemul va funcționa efectiv și contribuția acestuia la încurajarea performanței. Viziunea propusă reprezintă piatra de temelie a abordării strategice, influențând componentele sistemului, modul în care sunt acestea proiectate și acțiunile necesare pentru implementarea lor. 22. În conformitate cu cerințele UE, sistemul de M&E ar trebui să se concentreze pe rezultatele produse de intervențiile susținute din fondurile UE. Componenta de monitorizare a sistemului va fi axată pe performanță în atingerea rezultatelor și în obținerea efectelor benefice urmărite. Ca atare, la nivelul sistemului vor fi raportate progresele realizate în atingerea țintelor stabilite, precum și probabilitatea ca activitățile implementate să conducă la îndeplinirea acestor ținte. Componenta de evaluare se va concentra pe capacitatea intervențiilor de a genera un impact pe termen lung. În acest scop, autoritățile relevante se vor asigura că părțile interesate sunt informate cu privire la schimbările pe care investițiile le-au produs pentru persoanele, comunitățile și regiunile sprijinite. Evaluarea va susține luarea deciziilor atât în timpul implementării, cât și ulterior. 23. Pentru a sprijini implementarea Politicii de Coeziune 2021-2027 în România, sistemul de M&E va trebui să încurajeze asumarea responsabilității, pe lângă îndeplinirea tuturor cerințelor de reglementare. Informațiile privind performanța ar trebui generate cu o frecvență mai mare și pe fluxuri mai scurte, cu utilizarea unui sistem IT mai rapid, simplificat și mai agil, care ar trebui să se potrivească România a efectuat o evaluare a nivelului de pregătire în 2001 și a dezvoltat sistemul de M&E la nivel 22 guvernamental, pe diverse teme, încă de atunci. 18 Official Use particularităților fiecărui PO. În același timp, sistemul ar trebui să ofere un răspuns îmbunătățit la nevoia de coordonare a diferitelor intervenții, pentru o complementaritate sporită și o sinergie atât la nivel sectorial, cât și teritorial. De asemenea, sistemul ar trebui să crească transparența în alocarea fondurilor europene. Mai multă transparență și responsabilitate vor contribui la creșterea eficienței măsurilor cofinanțate de UE pentru a susține traiectoria de dezvoltare a României și a spori capacitatea din cadrul MIPE și al altor agenții de a gestiona datele și de a monitoriza și evalua programele cofinanțate de UE. 24. Sistemul de M&E ar trebui să sprijine luarea deciziilor. Datele produse ar trebui să fie ușor de înțeles și furnizat ori de câte ori este necesar. Ar trebui să permită comparații în timp real, pentru a documenta și a compara cu ușurință progresul înregistrat. Mai mult, datele furnizate și rapoartele generate ar trebui să fie adaptate nevoilor autorităților beneficiare. Legăturile cu alte baze de date privind implementarea politicilor și strategiilor relevante sunt, de asemenea, importante, pentru a sprijini sinergiile și complementaritățile dintre diferite inițiative. În acest scop, sistemul ar trebui să permită identificarea suprapunerilor și elementelor neacoperite dintre intervenții sau la nivel de proces, precum și să recunoască complementaritățile și să faciliteze crearea de valoare adăugată între proiecte și operațiuni. 25. Mai presus de toate, sistemul trebuie să fie implementabil. Un sistem, oricât de bine proiectat ar fi, nu ar putea funcționa în mod real dacă nu s-ar încadra în cultura administrativă autohtonă. Aceasta nu înseamnă că nu vor exista schimbări în ceea ce provește cultura instituțională, ci că orice schimbare prevăzută ar trebui să aibă un scop clar de a îmbunătăți sistemul într-o manieră realizabilă și acceptabilă. Mai mult, în practică nu ar fi posibilă implementarea unui sistem care nu este pe deplin asumat de actorii cheie implicați. Viziunea trebuie să fie inspirată, dar scopul real trebuie să fie realizabil. 26. Viziunea pentru sistemul de M&E aferent programelor finanțate de UE în perioada 2021-2027 ar trebui să fie un catalizator pentru implementarea eficientă a fondurilor UE. Viziunea propusă pentru sistemul de M&E aferent programelor finanțate de UE în perioada 2021-2027 ar trebui să sprijine performanța și orientarea către rezultate, să ofere factorilor de decizie și altor părți interesate dovezi valabile în timp util și să reducă drastic sarcina administrativă a monitorizării în toate structurile de gestionare și implementare, inclusiv la nivelul beneficiarilor. 27. În conformitate cu cele de mai sus, propunem cinci principii cheie pentru a defini în continuare viitorul sistem de M&E. Acestea reflectă abordarea realizării viziunii și îndeplinirii misiunii sistemului. Respectând aceste principii, viitorul sistem de M&E trebuie să fie: - Proporțional: aliniat corect la dimensiunea programelor și proiectelor, pentru a nu suprasolicita beneficiarii și personalul, colectând eficient doar informațiile necesare; - Direcționat: capabil să evidențieze dacă programele răspund priorităților de politică, teritoriilor, grupurilor țintă, temelor majore (mediu, echitate, gen etc.) și informează părțile interesate relevante în consecință; - La timp: capabil să furnizeze informații factorilor de decizie și părților interesate cu privire la progresul și eficacitatea programelor, la momentul potrivit; - Transparent: adecvat pentru comunicarea informațiilor și publicului mai larg, promovând datele deschise și dezvoltând cultura M&E în România; - Conectat: aflat în legătură cu alte strategii naționale, inclusiv Planul Național de Redresare și Reziliență (PNRR), pentru a permite sinergii între toate domeniile de politică și pentru a spori impactul general al fondurilor UE în România. 19 Official Use B. Măsuri recomandate pentru a realiza un sistem de M&E eficient 28. La stabilirea unui sistem eficient de M&E pentru Politica de Coeziune 2021-2027, au fost luate în considerare patru perspective principale. Dezvoltarea unui nou sistem de M&E are în vedere următoarele: (i) sunt luate în considerare noile cerințe impuse la nivelul UE, pentru a asigura conformitatea și a pune în aplicare orientarea către rezultate; (ii) sunt avute în vedere lecțiile învățate rezultate din provocările și blocajele care au afectat performanța sistemului în perioadele anterioare; (iii) sunt identificate nevoile specifice pentru monitorizarea implementării fondurilor UE și (iv) coordonarea diferitelor fonduri și a programelor probabile sunt definite într-o structură instituțională complexă. 29. Pentru a dezvolta un nou sistem de M&E trebuie să existe o serie de elemente interdependente. Acestea se referă la disponibilitatea la timp a datelor relevante, aplicarea procedurilor eficiente de M&E la nivelul autorităților implicate și disponibilitatea personalului care are competențele necesare pentru a înțelege și utiliza corect datele produse. Succesul pentru sistemul de M&E ar fi susținut de existența unor platforme de partajare și diseminare a datelor la nivel de sistem și cu părțile interesate relevante. Ca o condiție prealabilă, ar trebui să existe un sistem IT complet funcțional pentru colectarea, validarea și raportarea datelor. 30. Cu toate acestea, factorii contextuali pot influența realizarea rezultatelor așteptate. Unii factori contextuali sunt pozitivi, de exemplu, accentul reînnoit pe M&E și orientarea către rezultate la nivelul UE, existența unei arhitecturi instituționale stabile pentru perioada de programare 2021-2027 și disponibilitatea părților interesate de a sprijini procesul. Cu toate acestea, experiența din perioadele de programare anterioare din România a arătat că schimbările juridice și instituționale frecvente, nivelul înalt de birocrație, colaborarea sub-optimă la nivelul administrației publice („viziunea de tunel”) și complexitatea excesivă a structurii instituționale pot împiedica obținerea rezultatelor. Având în vedere varietatea factorilor contextuali, implementarea sistemului M&E poate fi graduală sau parțială (Caseta 2). Caseta 2. Opțiuni pentru îmbunătățirea sistemului M&E Opțiunea 1 prevede acțiuni minime, menținând, în general, aceiași parametri ca în perioada 2014-2020. Ar trebui acordată prioritate simplificării, reducerii sarcinii administrative și orientării către rezultate. Dacă se fac doar modificări limitate, principalele provocări, în termeni de coordonare insuficientă, instrumente ineficiente și cultură limitată de M&E, vor continua să afecteze implementarea programelor finanțate de UE în perioada 2021-2027. Opțiunea 2 ar oferi unele îmbunătățiri sistemului M&E, în special în ceea ce privește consolidarea funcției M&E la nivelul PO. În afară de simplificare și reducerea sarcinii administrative, ar trebui acordată prioritate îmbunătățirii cunoștințelor beneficiarilor și a personalului, sprijinirii evaluării și asistării factorilor de decizie, pentru a îmbunătăți implementarea PO. Opțiunea 3 presupune cea mai ambițioasă abordare, permițând o performanță îmbunătățită a funcției de M&E în cadrul PO și un rol sporit pentru MIPE, care ar sprijini o mai bună coordonare între investițiile finanțate de UE și corelarea cu strategiile naționale. Planul de acțiune propus, detaliat în următoarele secțiuni ale acestui raport, se bazează pe implementarea celei de-a treia opțiuni, cea mai cuprinzătoare abordare. Sursă: Echipa Băncii Mondiale. 20 Official Use 3. Planul de acțiune 31. Această secțiune prezintă Planul de acțiune pentru consolidarea sistemului de M&E al României pentru perioada 2021-2027, incluzând un set cuprinzător de acțiuni și activități. Planul de acțiune este elaborat pe baza discuțiilor cu părțile interesate cheie care trebuie implicate. Planul de acțiune își propune să operaționalizeze viziunea. Cei șapte piloni propuși au o acoperire cuprinzătoare, îmbrățișând acțiuni pe termen scurt și mediu care vizează îmbunătățirea orientării către rezultate a sistemului de M&E, sprijinirea procesului decizional bazat pe dovezi, încurajarea cererii și utilizării rezultatelor M&E și consolidarea coordonării în cadrul sistemului. Anumite acțiuni urmăresc să asigure un sistem mai agil și mai eficient, reducând sarcina administrativă și sporind automatizarea prin îmbunătățirea funcționalității componentele IT. Altele acoperă sprijinul specializat pentru integrarea ulterioară a rezultatelor evaluării în procesul general de gestionare a fondurilor UE, alinierea mai bună a procesului de evaluare la nevoile identificate și îmbunătățirea calității rapoartelor de evaluare. În sprijinul celorlalte componente, se propune o abordare concertată și coordonată pentru dezvoltarea competențelor în domeniile M&E din întregul sistem, în beneficiul factorilor de decizie, al personalului de execuție și al beneficiarilor, precum și mecanisme sistematice de diseminare a rezultatelor M&E către publicul mai larg. Pilonii sistemului M&E abordați de planul de acțiune: 32. Pilonul 1 al Planului de Acțiune propune o abordare coordonată a indicatorilor de monitorizare. Aceasta include asistență pentru asigurarea unui proces solid și unitar de elaborare sau selecție a indicatorilor, pregătirea instrucțiunilor pentru utilizarea acestora, furnizarea de instruire tuturor părților interesate relevante și facilitarea monitorizării prin vizualizarea datelor. 33. Pilonul 2 din Planul de acțiune se concentrează pe îmbunătățirea funcționalității sistemului IT. Acțiunile propuse includ facilitarea interoperabilității SMIS cu alte sisteme IT, crearea de legături cu bazele de date sau registrele naționale relevante și furnizarea de instruiri tuturor actorilor care utilizează sistemele IT ale Politicii de Coeziune (inclusiv beneficiarii). Este inclusă și o propunere pentru a facilita identificarea nevoilor pentru dezvoltarea ulterioară a sistemului IT, pe măsură ce implementarea fondurilor UE evoluează. 34. Pilonul 3 al Planului de acțiune se concentrează pe simplificarea proceselor de monitorizare. Acțiunile se referă la eficientizarea procedurilor operaționale ale AM și OI, sprijinirea beneficiarilor prin raportare armonizată și sistem de evaluare a proiectelor îmbunătățit, introducerea gestionării riscurilor în procesele și procedurile de monitorizare și maximizarea utilizării SCO, pentru a reduce sarcina administrativă și a îmbunătăți orientarea către rezultate. 35. Pilonul 4 se referă la îmbunătățirea mecanismelor de coordonare între actorii instituționali cheie. Activitățile implică revizuirea structurilor instituționale și funcționale actuale prin consolidarea coordonării și asigurarea unei mai bune alinieri între fondurile politicii de coeziune și strategiile naționale relevante. 36. Pilonul 5 se concentrează pe creșterea relevanței planurilor și structurilor de evaluare. Crearea unităților de evaluare la nivel de PO este punctul de plecare al implementării Pilonului 5 și include acțiuni pentru asigurarea unei abordări uniforme și participative în elaborarea planurilor de evaluare, pentru îmbunătățirea calității rapoartelor de evaluare și pentru susținerea diseminării și utilizării rezultatelor evaluării. 37. Pilonul 6 propune un program cuprinzător de formare în domeniul M&E care vizează actorii relevanți din sistemul de M&E. De asemenea, detalii cu privire la instruirea specifică, legată de anumiți piloni, se regăsesc în secțiunile relevante, dupa cum urmează: formarea de competențe referitoare la 21 Official Use indicatori este inclusă în Pilonul 1, formarea tehnică privind sistemele IT actualizate este inclusă în Pilonul 2, formarea beneficiarilor în Pilonul 3, formarea personalului din unitățile de evaluare face parte din Pilonul 5 și formarea specială adresată decidenților poate fi regăsită în Pilonul 7. Pilonul 6 coagulează toate activitățile legate de analiza nevoilor de formare, precum și aspectele referitoare la metodele și obiectivele de învățare, elaborarea, livrarea și evaluarea programelor de formare propuse în Planul de acțiune. 38. Pilonul 7 al Planului de Acțiune vizează, în special, sprijinirea decidenților din sistemul de implementare a Politicii de Coeziune în România. Acest pilon este una dintre pietrele de temelie ale Planului de Acțiune, axându-se pe creșterea cererii și utilizării rezultatelor M&E în procesul decizional. Acțiunile propuse includ un program cuprinzător de formare pentru manageri, membri ai CM și personalul care lucrează îndeaproape cu aceștia, precum și inițiative care vizează facilitarea accesului și înțelegerea datelor și informațiilor de M&E. O componentă importantă a acestui pilon este dedicată sprijinirii selecției membrilor CM și creșterii implicării acestora în monitorizarea și implementarea PO- urilor. 39. Rezultatele acestor acțiuni ar duce la un sistem de M&E solid și complet funcțional, capabil să urmărească și să măsoare rezultatele implementării fondurilor UE în România. Punerea în aplicare a acestui Plan de Acțiune ar trebui să ducă la îmbunătățirea capacității de măsurare a rezultatelor în vederea atingerii obiectivelor programelor cofinanțate de UE, la luarea unor decizii mai bine informate, la o mai mare transparență și responsabilitate în toate programele operaționale. De asemenea, ar trebui să consolideze capacitatea tuturor actorilor din sistemul M&E de a genera și utiliza date de calitate într- un sistem M&E complet operaționalizat, cu scopul de a urmări și măsura rezultatele reale ale fondurilor Politicii de Coeziune în România. (Figura 1). 22 Official Use Figura 1. Lanțul de rezultate al sistemului M&E Provocări Pilonii planului de acțiune Principalele rezultate (selecție) Beneficii Obiectiv • Cadrul de performanță PO • Indicatori îmbunătățiți • Îndrumare unitară privind pentru o mai bună indicatorii la nivelul PO monitorizare a PO • Analiza opțiunilor de • SMIS îmbunătățit îmbunătățire a SMIS substanțial, mai adaptabil la • Analiza opțiunilor și bazelor PO și mai ușor de utilizat 1. Indicatori pentru 2021-2027 • Utilizarea insuficientă a de date pentru rezultatelor M&E în 2. Sistemul IT interoperarea cu sistemul • Scăderea sarcinii luarea deciziilor SMIS administrative pentru • Orientare insuficientă 3. Simplificare • Orientări privind monitorizare către rezultate eficientizarea procedurilor • O mai mare sinergie între Sistem de M&E 4. Coordonare de M&E PO și o corelare mai complet • Necesitatea armonizării sistematică a PO-urilor cu operaționalizat abordării, indicatorilor și • Plan de adoptare SCO 5. Evaluare strategiile naționale pentru a urmări și procedurilor • Proceduri interne relevante măsura rezultatele • Necesitatea unei 6. Dezvoltarea actualizate și simplificate fondurilor Politicii de coordonări sporite • Utilizarea sporită a abilităților de • Îndrumări privind Coeziune a UE rezultatelor evaluării în • Necesitatea simplificării M&E elaborarea planurilor și implementarea Politicii de regulilor și procedurilor rapoartelor de evaluare Coeziune în România 7. Sprijin pentru • Sistemul IT (SMIS 2014) • Îndrumări privind • Capacitate sporită, în cadrul factorii de decizie funcțional doar parțial comunicarea rezultatelor MIPE și al altor agenții, de a M&E gestiona datele și de a • Personalul M&E, beneficiarii monitoriza și evalua și factorii de decizie instruiți programelor cofinanțate de • Concept pentru platforma UE. de training • Decizii informate prin dovezi • Instrumente și îndrumări generate de sistemul de pentru membrii CM M&E. 23 Official Use 40. Planul de acțiune prevede 30 de acțiuni în cadrul celor șapte piloni ai săi, fiecare dintre acestea fiind descrisă mai jos. Descrierea fiecărei acțiuni este fundamentată pe baza analizei sistemului de M&E efectuată de Banca Mondială în 2020 și a altor aspecte contextuale. Instituțiile responsabile și alte părți interesate cheie sunt descrise în fiecare caz, împreună cu diferitele etape care ar putea fi implicate în implementarea acțiunii și rezultatele prevăzute. 1. Indicatori 41. În linie cu prioritățile la nivelul UE, sistemul de indicatori pentru monitorizarea programelor operaționale din România ar trebui să se concentreze pe acoperire tematică, armonizare și simplificare. Acoperirea tematică ar trebui să asigure monitorizarea intervențiilor folosind indicatori relevanți și măsurabili, reflectând realizările propuse și rezultatele obținute. Armonizarea ar trebui să asigure o abordare unitară în ceea ce privește selectarea indicatorilor, stabilirea obiectivelor de etapă și a țintelor, colectarea, validarea și raportarea datelor. Simplificarea ar trebui să limiteze sarcina administrativă asociată cu indicatorii de monitorizare, colectând numai informațiile necesare și utile pentru luarea deciziilor și permițând accesul ușor la datele de monitorizare. A. Context 42. Indicatorii sunt un element esențial al sistemului de monitorizare a fondurilor UE. Progresele trebuie monitorizate la nivelul întregului sistem, de la proiect la program și până la nivel de fond, pentru a oferi feedback cu privire la proiectele și sectoarele unde implementarea are succes, dar și referitor la cele care ar putea avea nevoie de acțiuni corective. În conformitate cu RDC și cu Regulamentul financiar 23, programele finanțate de UE ar trebui să fie puse în aplicare în conformitate cu principiile bunei gestiuni financiare, a unei economii solide, a eficienței și a eficacității. Pentru ca acest lucru să se realizeze, trebuie stabilite obiective SMART 24 pentru programe și trebuie definiți indicatori RACER 25 (Articolul 33). În conformitate cu cerințele din regulamente, intervențiile de diferite tipuri finanțate de UE sunt monitorizate printr-un set cuprinzător de indicatori (Caseta 3). Caseta 3. Indicatori utilizați pentru monitorizarea intervențiilor finanțate de UE Sistemul de indicatori constă în două tipuri de indicatori realizare și de rezultat: comuni (stabiliți și monitorizați la nivelul UE) și specifici (stabiliți și monitorizați la nivel național). Pentru programele finanțate prin FSE, indicatorii de rezultat sunt împărțiți în două subcategorii: indicatori de rezultat imediat și indicatori de rezultat pe termen mai lung. Indicatorii de realizare sunt utilizați pentru a măsura rezultatele specifice ale intervenției, în timp ce indicatorii de rezultat măsoară efectele intervențiilor sprijinite, cu referire la destinatarii direcți, populația vizată sau utilizatorii infrastructurii (definiții RDC). Reglementările UE nu includ indicatori de impact. Impactul - în sensul înțelegerii efectului intervențiilor ca parte a rezultatelor globale, care iau în considerare toți ceilalți factori și / sau efecte sociale mai largi - ar trebui să fie măsurat prin evaluare. Pentru fiecare indicator inclus în cadrul unui obiectiv specific trebuie stabilite ținte, ceea ce înseamnă o valoare convenită în prealabil, care trebuie atinsă până la sfârșitul perioadei de eligibilitate. Obiective de etapă sunt, de asemenea, necesare și sunt definite ca o valoare intermediară care trebuie atinsă la un moment dat (și anume 23 Vezi - https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=OJ:L:2018:193:FULL&from=EN 24 Specific, măsurabil, realizabil, relevant și limitat în timp (SMART) 25 Relevant, Acceptat, Credibil, Facil și Robust (RACFR) 24 Official Use până în 2024) în raport cu un indicator de realizare inclus în cadrul unui obiectiv specific. Obiective de etapă și ținte trebuie stabilite pentru indicatorii din fiecare obiectiv specific din cadrul unui program, cu excepția asistenței tehnice și a obiectivului specific privind deprivarea materială, conform Regulamentului FSE +. Statele membre asigură calitatea, acuratețea și fiabilitatea sistemului de monitorizare și a datelor privind indicatorii. Pentru fiecare PO, trebuie stabilit un cadru de performanță, care să cuprindă toți indicatorii, obiectivele de etapă și țintele pentru a monitoriza, raporta și evalua performanța programului. Acest lucru ar trebui să permită monitorizarea, raportarea și evaluarea performanței în timpul implementării și să contribuie la măsurarea performanței generale a fondurilor. Sursă: Regulamentul privind dispozițiile comune 2021-2027, regulamente specifice la nivelul fondurilor. 43. Sistemul de indicatori preconizat pentru 2021-2027 are la bază sistemul din perioada de programare anterioară, concentrându-se pe reducerea complexității și a sarcinii administrative. Principalele modificări introduse de noile reglementări (Tabelul 3) constau în extinderea listei de indicatori comuni, incluzând în același timp definiții armonizate și îndrumări ample pentru utilizarea acestora, în vederea asigurării unei abordări unitare la nivelul UE. Utilizarea indicatorilor specifici de program, care a fost ceva obișnuit în perioada 2014-2020, este semnificativ redusă și sunt necesare justificări solide pentru introducerea lor în PO. Alte modificări se referă la concentrarea asupra rezultatelor imediate ale proiectelor în loc de efecte mai largi la nivel de politică, precum și a monitorizării mai frecvente și raportărilor către CE, bazate pe schimb de date în locul elaborării de rapoarte. Tabelul 3. Modificări cu privire la indicatorii de monitorizare introduși pentru 2021-2027 Cadrul strategic 2014-2020 2021 - 2027 • Indicatori comuni de realizare și de rezultat privind • Lista extinsă a indicatorilor de realizare și de investițiile realizate din FSE rezultat comuni pentru toate fondurile - • Indicatori de realizare comuni pentru FEDR / FC, dar separată pentru FSE și FEDR / CF. cu lacune de acoperire, de exemplu pentru TIC sau • Definiții armonizate pentru indicatorii de schimbările climatice. realizare și de rezultat în RDC. • Nicio definiție a realizărilor și rezultatelor, ceea ce • Număr limitat de indicatori specifici, a căror duce la înțelegeri diferite ale conceptelor. introducere este temeinic justificată. • Nu există cerințe de calitate pentru indicatori. • Rezultate legate direct de intervențiile • Numeroși indicatori specifici la nivel de program susținute. • Rezultatele nu sunt întotdeauna legate de intervenții • Indicatori RACER. (măsurarea efectelor și rezultatele politicii la nivel • Nu sunt necesare obiective de etapă pentru național), în special pentru FEDR, și sunt colectate indicatorii de rezultat. din surse externe (de exemplu, Institutul Național de • Toți indicatorii sunt incluși în CP. Statistică). • Valorile de bază, obiectivele de etapă și țintele • Obiective de etapă pentru indicatorii de rezultat trebuie justificate în mod temeinic, • Număr limitat de indicatori incluși în CP documentate pe baza dovezilor. • Valori de bază, obiective de etapă și ținte stabilite. • Nu există corecții financiare aplicate statelor • Corecții financiare aplicate statelor membre, dacă membre dacă obiectivele nu sunt atinse. țintele stabilite nu sunt îndeplinite. • Evaluarea intermediară ia în considerare: • Evaluarea intermediară ia în considerare valorile performanța, recomandările specifice de țară indicatorilor din CP. relevante, noile nevoi socio-economice, contextul implementării etc. • Colectarea datelor din proiecte sau, ori de câte ori este posibil, din registrele naționale, pentru a reduce povara administrativă. Sursă: Regulamente pentru 2014-2020, Regulamentului privind dispozițiile comune 2021-2027, regulamente specifice fondurilor și anexele acestora. 25 Official Use 44. Introduși în perioada 2014-2020, indicatorii comuni devin o regulă în perioada 2021-2027. Sistemul de indicatori comuni și cerințele de monitorizare sunt menite să simplifice gestionarea și raportarea programelor la toate nivelurile, precum și să permită colectarea unor seturi cuprinzătoare de informații despre progresul implementării, în special în etapele cheie de examinare, cum ar fi 2025. Indicatorii sunt stabiliți pentru majoritatea OS. Conceptele pentru indicatorii de rezultat sunt similare pentru toate fondurile (FEDR, CF, FSE +), dar sistemele de indicatori sunt încă separate pentru investițiile FSE + / FEDER (Tabelul 4). Regulamentele specifice fondurilor oferă o listă extinsă a indicatorilor de realizare care vor fi utilizați în programe, măsurând rezultatele specifice sau persoanele care beneficiază de intervențiile sprijinite. Regulamentele includ, de asemenea, indicatori de rezultat, care măsoară efectele pe termen scurt și modul în care intervențiile se reflectă asupra beneficiarilor direcți, a populației vizate sau a utilizatorilor rezultatelor produse. Nu sunt prevăzuți indicatori pentru Acordul de Parteneriat. Tabelul 4. Obiective politice și indicatori comuni pentru 2021-2027 FEDER/FC ESF+ Obiectivul de politică Intervenții OS Indicatori OS Indicatori PO1 Europa mai 37 5 18 realizare / 20 rezultat - - inteligentă PO2 Europa mai 49 8 34 realizare / 23 rezultat - - ecologică PO3 Europa conectată 34 2 16 realizare / 6 rezultat - - PO4 Europa socială 44 6 9 realizare / 9 rezultat 13 37 realizare / 33 rezultat PO5 Europa mai aproape 5 6 6 realizare / - - - de cetățeni Alte intervenții (pentru - (va folosi indicatori de 9 - - - PO1-PO5) la OP) Asistență tehnică 4 - - - - 1 realizare / 1 rezultat specific JTF Fondul pentru tranziție 10 rezultat similari cu ESF + / - 1 14 realizare similari cu - justă 4 rezultat similari cu ESF + FEDR / 21 rezultat similare cu FEDR Cooperare teritorială - - 13 realizare / 7 rezultat - - TOTAL 182 28 198 13 84 Sursă: Proiectul de Regulamentul privind dispozițiile comune 2021-2027, regulamente specifice fondului. 45. Deși mai multe aspecte au fost armonizate în toate fondurile, există încă diferențe între abordarea FEDER / CF / JTF și FSE + a indicatorilor. 2021-2027 aduce definiții comune pentru realizări și rezultate, extinde indicatorii comuni și stabilește un set de reguli comune de monitorizare. Cu toate acestea, având în vedere specificul intervențiilor (investiții hard vs. investiții soft), indicatorii au fost adaptați pentru a reflecta corect rezultatele, menținând în același timp sarcina administrativă la un nivel minim. De exemplu, în timp ce indicatorii FEDR sunt colectați din proiecte, indicatorii FSE, care se referă în principal la persoane, vor fi colectați din ce în ce mai mult din registre naționale. De asemenea, având în vedere natura unor grupuri țintă, care sunt mai greu de monitorizat, unii indicatori pentru FSE (specifici pentru intervențiile din domeniul deprivării materiale) trebuie să îndeplinească mai puține cerințe în ceea ce privește stabilirea țintelor și colectarea datelor (Tabelul 5). Tabelul 5. Sisteme de indicatori pentru FEDR / CF și FSE + FEDER/FC/ FTJ ESF+ • Indicatori comuni axați pe efectele imediate ale • Indicatori comuni direct legați de intervenția intervențiilor (schimbare din 2014-2020); susținută (continuarea abordării 2014-2020); • Indicatori de realizare și de rezultat stabiliți • Indicatori de realizare stabiliți pentru trei tipuri de pentru fiecare obiectiv specific; intervenții sau componente: a) sprijin general; b) cei • Indicatori de rezultat obligatorii pentru fiecare mai defavorizați; c) sănătate; obiectiv specific; • Indicatori de rezultat obișnuiți care nu au fost 26 Official Use FEDER/FC/ FTJ ESF+ • Indicatorii generici pot fi utilizați în orice obiectiv stabiliți pentru anumite intervenții (componenta de specific, dacă este necesar (marcat cu * în anexa I deprivare materială); FEDER și propunerea CF); • Indicatorii de rezultat se referă doar la persoane; • Indicatori comuni separați pentru cooperarea • Țintele pentru unii indicatori de rezultat pot fi teritorială; estimate; • Indicatori specifici stabiliți, dacă este necesar, dar • Referință specifică la utilizatorii finali care a căror utilizare este descurajată, prin îndrumare; beneficiază de intervenții; • Corespondență clară între codul de intervenție, • Indicatori specifici stabiliți atunci când este necesar; indicatorii selectați și alocarea financiară; • Efort clar de reducere a sarcinii administrative • Colectare din proiecte. pentru colectare - cerințe diferite pentru cele trei componente; • Colectare din proiecte / registre naționale pe baza eșantioanelor reprezentative și a estimărilor informate. Sursă: Regulamente FEDR/FC 2021-2027 și FSE + și anexe. 46. În comparație cu perioada 2014-2020, cadrul de performanță (CP) este mai extins, iar dezvoltarea acestuia necesită detalii suplimentare cu privire la indicatori. Pentru 2021-27, CP va fi compus din toți indicatorii stabiliți pentru obiectivele specifice selectate pentru programe, spre deosebire de ciclul de implementare anterior, unde s-a inclus un număr limitat de indicatori. Metodologia utilizată pentru dezvoltarea CP presupune ca statele membre să descrie criteriile aplicate și fundamentarea privind selectarea și utilizarea indicatorilor selectați, date sau dovezi, asigurarea calității datelor și metoda de calcul, precum și factori care pot influența atingerea obiectivelor. Cerințele referitoare la valorile de bază, obiective de etapă, ținte și valori de referință diferă în funcție de fond și tipuri de intervenții, dar au în comun necesitatea unei justificări riguroase și solide. Metodologia de stabilire a CP ar trebui pusă la dispoziția CE, la cerere. În schimb, în faza 2014-2020, cerințele au fost emise numai în ceea ce privește etapele și obiectivele, dar nu a existat niciun mecanism pentru verificarea calității. 26 47. Funcția de monitorizare va continua să implice mai multe părți interesate, dar accentul va fi pus mai mult pe rezultatele imediate. Principalele părți interesate implicate în monitorizarea programelor finanțate din fondurile UE sunt distribuiți pe șase niveluri: (i) beneficiari (ii) OI sau birouri regionale pentru programe transfrontaliere (BRCT); (iii) autorități naționale (pentru programe transfrontaliere), (iv) comitete de monitorizare (v) MIPE, (vi) CE (Tabelul 6). Colectarea datelor nu se va mai referi la indicatori de context sau la indicatori de rezultate mai largi în afara sferei intervențiilor. Trebuie reținut faptul că alte structuri sau părți interesate pot fi implicate în monitorizarea indicatorilor pe măsură ce se dezvoltă cadrul instituțional. Tabelul 6. Părțile interesate implicate în monitorizarea indicatorilor pentru 2021-2027 (preliminar) Colectarea Validarea Raportarea Managementul datelor datelor datelor performanței Părți interesate 2014- 2021 - 2014- 2021 - 2014- 2021 - 2014- 2021 - 2020 2027 2020 2027 2020 2027 2020 2027 Beneficiari X X X X X X OI, inclusiv OI regionale și BRCT-uri X X X X X X X X Anexa II CPR, 1303/2013 26 27 Official Use Colectarea Validarea Raportarea Managementul datelor datelor datelor performanței Părți interesate 2014- 2021 - 2014- 2021 - 2014- 2021 - 2014- 2021 - 2020 2027 2020 2027 2020 2027 2020 2027 AM X X X X X X X Comitete de monitorizare X CE X X X X Sursă: Analiza autorilor, bazată pe regulamente și consultări. 48. Progresele privind indicatorii trebuie raportate mai des comparativ cu perioada 2014-2020. Datele privind indicatorii trebuie să fie introduse în SFC la fiecare șase luni față de o dată pe an. Rapoartele anuale de implementare nu mai sunt necesare, deși Curtea de Conturi Europeană și-a exprimat îndoielile cu privire la acest subiect 27. Pentru a asigura informații actualizate cu privire la implementarea programelor, este necesară raportarea electronică în timp util a datelor cantitative. Statele membre trebuie să asigure calitatea, acuratețea și fiabilitatea sistemului de monitorizare și a datelor generate, așadar sunt necesare mecanisme care să funcționeze corespunzător. 49. Instrucțiuni privind indicatorii vor fi pregătite de CE, separat pentru FEDR / CF și FSE +. CE furnizează îndrumări pentru autoritățile naționale în pregătirea PO și dezvoltarea CP. Aceste îndrumări includ, de exemplu, fișe pentru indicatori comuni, precum și alte materiale, cum ar fi Caseta de instrumente pentru indicatorii FSE 28. Este de așteptat să fie emise îndrumări suplimentare pentru a asigura o abordare uniformă și o înțelegere comună. 50. Evaluarea perioadei de programare 2014-2020 a relevat, în general, o calitate bună a indicatorilor. Cu toate acestea, în anumite cazuri, au fost identificate deficiențe în raport cu design-ul acestora. Evaluarea a relevat diverse provocări în ceea ce privește utilizarea indicatorilor de monitorizare în diferite PO. Au fost observate dificultăți în ceea ce privește colectarea, verificarea și raportarea datelor. Lipsa unei abordări uniforme în întregul sistem a cauzat dificultăți beneficiarilor, cărora li s-au prezentat uneori soluții diferite pentru probleme similare. Sarcina administrativă asociată monitorizării a fost principala cauză de îngrijorare, exacerbată de lipsa mecanismelor automate de validare și agregare a datelor, absența unui sistem IT funcțional și neutilizarea registrelor naționale. Insuficienta cunoaștere și înțelegere a cerințelor de colectare a datelor au reprezentat provocări majore atât pentru beneficiari, cât și pentru AM / OI. 51. Provocările identificate în perioada 2014-2020 se pot materializa din nou pentru perioada de programare 2021-2027, dacă nu sunt implementate acțiuni pentru corectarea cauzelor subiacente. Chiar dacă îmbunătățirile semnificative au fost introduse de noile reglementări, există numeroase aspecte care trebuie abordate de autoritățile române pentru fiecare PO, inclusiv configurația finală a logicii de intervenție, dezvoltarea CP, configurarea sistemelor adecvate pentru colectarea datelor, validare și raportare. Aceste ultime trei subiecte sunt de cea mai mare importanță, având în vedere schimbul de date mult mai frecvent cu CE. B. Acțiuni propuse 52. Dezvoltarea unui sistem de indicatori la nivelul PO va necesita echilibrarea a două cerințe. Pe de o parte, există noile abordări ale reglementărilor UE 2021–2027 care promovează simplificarea și armonizarea și care integrează indicatorii comuni. Pe de altă parte, PO necesită cadre de rezultate și Delivering performance in Cohesion(europa.eu) 27 ESF +Common indicators toolbox Working document 28 28 Official Use indicatori care sunt adaptați la intervențiile lor. Deoarece indicatorii comuni sunt mai degrabă generici, programele operaționale ar putea necesita indicatori suplimentari, care să reflecte realizările și rezultatele așteptate. Mai mult, PO ar trebui să îndeplinească aceste două cerințe, păstrând în același timp numărul total de indicatori gestionabil, având în vedere constrângerile tehnice în legătură cu activitatea de M&E. 53. Ar trebui adoptată o abordare coerentă a indicatorilor în cadrul programelor operaționale comparabile. Programele precum POR, care au intervenții similare, ar trebui abordate într-un mod comparabil în ceea ce privește selecția indicatorilor, stabilirea țintelor și colectarea datelor. Acest lucru ar spori claritatea și ar permite o monitorizare îmbunătățită a posibilelor sinergii produse de diferite programe și intervenții. 54. Indicatorii ar trebui să respecte cu strictețe criteriile RACER din Regulamentul financiar. Acestea ar trebui să evite suprapunerea sau redundanța și să fie ușor de înțeles. Ar trebui să se acorde o atenție deosebită dezvoltării CP, în special în ceea ce privește stabilirea etapelor și a obiectivelor. În conformitate cu orientările la nivelul UE, indicatorii de rezultat ar trebui să surprindă efecte apropiate de intervențiile în sine. De asemenea, acestea ar trebui să faciliteze o înțelegere exactă a schimbărilor la nivelul diferitelor grupuri țintă, sectoare sau teritorii sprijinite. 55. Noul cadru de performanță ar trebui să ia în considerare punctele tari și limitările perioadei de programare anterioare. Deoarece mulți indicatori se repetă în noul regulament, în special pentru FSE +, programele viitoare ar trebui să ia în considerare experiența recentă și să evite suprapopularea sistemului cu indicatori redundanți. Deoarece sunt disponibile ghidurile emise de CE, autoritățile naționale ar trebui să le facă accesibile tuturor părților interesate și să furnizeze informații suplimentare, la cerere, acolo unde este cazul. Eforturile ar trebui direcționate în principal către reducerea sarcinii administrative și facilitarea colectării și validării datelor, inclusiv printr-un sistem IT complet funcțional și prin utilizarea registrelor naționale. 56. Având în vedere stadiul elaborării PO, constatările și recomandările, este propus un set de acțiuni interconectate cu privire la indicatori. Aceste acțiuni acoperă cinci piloni, începând de la definirea indicatorilor și pregătirea îndrumărilor necesare pentru utilizarea lor, continuând cu asigurarea competențelor adecvate pentru beneficiari și personalul M&E și cu utilizarea datelor de monitorizare (Tabelul 7). Alte acțiuni esențiale, cum ar fi dezvoltarea sistemului IT, sunt prezentate în secțiunile dedicate. Tabelul 7. Acțiuni propuse în legătură cu indicatorii la nivel de program Acțiune Rezultat(e) așteptat(e) Termen limită Indicatori PO specifici suplimentari stabiliți la S2 2021 nivelul PO 1. Asigurarea unui proces unitar de CP dezvoltate la nivel de PO identificare și definire a indicatorilor Propuneri pentru o abordare unitară a temelor comune prin indicatori care să vizeze mai multe programe Orientări și formate standardizate pentru S2 2021 2. Pregătirea unor îndrumări elaborarea ghidurilor indicatorilor la nivelul PO cuprinzătoare, lipsite de ambiguitate și (cu accent asupra monitorizării și raportării unitare privind indicatorii la nivelul PO indicatorilor) 3. Furnizarea unui program de instruire Plan de instruire privind indicatorii dezvoltat și SS2-2022 cu privire la indicatori implementat 4. Facilitarea monitorizării indicatorilor S2 2021-S2-2022 Tablou de bord cu indicatori printr-o mai bună vizualizare a datelor 29 Official Use Ghiduri ale solicitantului, formate și criterii de S2 2021-S2 2022 selecție revizuite 5. Implementarea orientării spre Ghiduri actualizate pentru evaluatorii de rezultate la nivel de proiect proiecte Instruire pentru evaluatorii de proiecte Sursă: Analiza autorilor pe baza consultărilor cu părțile interesate. 1.1: Asigurarea unui proces robust și coerent de identificare și definire a indicatorilor 57. Simplificarea și armonizarea sunt esențiale pentru noua abordare a regulamentelor UE pentru 2021-2027. Simplificarea procesului de monitorizare necesită alinierea sistemelor existente sau dezvoltarea de noi sisteme pentru a integra noile concepte - începând de la modul în care sunt definite intervențiile până la modalitățile de monitorizare și evaluare. Un nivel ridicat de armonizare facilitează agregarea datelor și monitorizarea progresului la nivelul UE, precum și comparații între intervenții similare, la nivel teritorial / regional sau chiar între statele membre. Mai mult, acesta stabilește condițiile prealabile pentru sistemele simplificate la nivel național, cu condiția ca indicatorii să se încadreze în logica de intervenție definită de SM pentru fiecare dintre programele operaționale propuse. Cu toate acestea, cu cât este mai ridicat nivelul de specificitate al intervențiilor, cu atât este mai mare necesitatea acestuia de a defini indicatori specifici. Armonizarea, deși este o soluție eficientă la nivelul UE, poate ridica dificultăți la nivel național, atunci când varietatea sau particularitatea intervențiilor, precum și așteptările părților interesate sunt ridicate. Acest lucru face dificilă definirea unei abordări unitare pentru selectarea indicatorilor. 58. Pentru a asigura coerența, toate părțile interesate relevante ar trebui să formeze un grup de lucru pe indicatori. Grupul de lucru ar trebui să reunească reprezentanți ai AM/OI, reprezentanții MIPE și MDLPA, precum și reprezentanți ai ministerelor de resort responsabile de sectoarele relevante. De asemenea, un astfel de grup de lucru ar asigura orientarea și concentrarea corespunzătoare pentru derularea activității. Grupul de lucru va desfășura următoarele subactivități: 1.1.1. Revizuirea logicii de intervenție a programelor și identificarea nevoilor de sprijin 59. Această activitate presupune o analiză detaliată a intervențiilor planificate la nivelul fiecărui PO și a indicatorilor definiți pentru a cuantifica realizările și rezultatele. Activitatea va acoperi toate PO sub coordonarea MIPE, POR și programe în cadrul OCT. Evaluarea va începe cu reprezentarea acțiunilor, a rezultatelor și realizărilor așteptate, pentru a înțelege logica intervenției la nivelul PO și a evalua coerența acesteia. Lista indicatorilor definiți va fi cartografiată în raport cu indicatorii comuni definiți la nivelul UE, pentru a ajuta la înțelegerea coerenței acestora și pentru a identifica potențiale lacune și suprapuneri, precum și necesitatea unor indicatori suplimentari. Fiecare indicator specific va fi verificat în raport cu criteriile RACER. Ori de câte ori este posibil, indicatorii comuni vor prevala. 1.1.2. Recomandarea unor noi indicatori, dacă este necesar 60. Urmărirea unei abordări simple și flexibile este esențială pentru un sistem eficient M&E la nivelul PO. S-a convenit că noii indicatori vor fi adăugați numai dacă setul comun de indicatori definiți la nivelul UE nu este suficient pentru înțelegerea progresului înregistrat în implementarea PO. Prin urmare, introducerea de noi indicatori ar trebui privită ca o soluție secundară și aplicată numai atunci când indicatorii existenți nu permit o monitorizare adecvată a performanței. 61. Criterii clare vor fi dezvoltate pentru a evita suprapopularea sistemului. De exemplu, un criteriu s-ar putea referi la oportunitatea adăugării unui nou indicator, comparativ cu o opțiune de ajustare sau redefinire a activității pentru a permite cuantificarea rezultatelor prin setul existent de indicatori comuni. În plus, utilitatea indicatorului va fi evaluată, de exemplu, în asigurarea unei mai bune înțelegeri a acțiunilor, informarea procesului de evaluare și sprijinirea monitorizării strategiilor sau 30 Official Use politicilor naționale. Procesul se concentrează pe indicatorii existenți prin revizuirea modului în care acțiunile sunt definite la nivelul PO specific, mai degrabă decât prin adăugarea de noi indicatori. 1.1.3. Sprijin metodologic pentru dezvoltarea CP la nivelul PO 62. Sistemul de indicatori este de așteptat să încurajeze performanța, permițând monitorizarea corectă și în timp util a progresului, precum și identificarea clară a zonelor cu performanțe slabe. Acest lucru se încadrează în noua abordare privind cadrul de performanță, bazată pe claritate și transparență cu privire la modul în care sunt concepute programele. De asemenea, contribuie la construirea unui sistem coerent și robust care să permită măsurarea progresului în direcția obiectivelor - și luarea de decizii corective acolo unde este necesar 29. 63. Stabilirea precisă a țintelor este esențială pentru a înțelege progresul în implementarea oricărei intervenții. CE consideră că este important să se stabilească ținte și obiective de etapă ambițioase, dar realiste, pentru indicatori identificați corespunzător. Țintele oferă mijloacele de cuantificare a rezultatelor pozitive ale finanțării UE și joacă un rol important în demonstrarea valorii adăugate a intervențiilor, aduc claritate obiectivelor și sporesc transparența și responsabilitatea. 64. Cerințele CE trebuie îndeplinite atunci când se dezvoltă CP la nivelul PO. Deși nu există o metodologie unică care să fie utilizată pentru dezvoltarea CP, este de așteptat ca aceasta să includă cel puțin următoarele elemente: criterii aplicate de Statul Membru pentru selectarea indicatorilor; date sau dovezi utilizate, asigurarea calității datelor și metoda de calcul; factori care pot influența realizarea etapelor și obiectivelor și modul în care au fost luate în considerare. 65. Pe termen mediu și lung, CP ar trebui să sprijine luarea deciziilor bazate pe dovezi. În timpul implementării, CP va contribui, de asemenea, la înțelegerea a ceea ce funcționează bine și unde ar putea fi necesare îmbunătățiri. Mai departe, se preconizează că informațiile din CP vor fi utilizate pentru a fundamenta bugetarea aferentă următorului ciclu de programare și proiectarea programelor viitoare 30. 1.1.4. Identificarea elementelor comune între PO și asigurarea alinierii lor 66. Pentru o abordare armonizată, ar trebui identificate subiecte comune în ceea ce privește selectarea indicatorilor, stabilirea țintelor și colectarea datelor. În urma revizuirii logicii de intervenție pentru toate programele operaționale, vor fi probabil identificate elemente comune, de exemplu, în cazul POR și al programelor din cadrul OTC. În aceste cazuri, vor fi făcute sugestii pentru o abordare comună, în ceea ce privește stabilirea valorilor de bază, calcularea țintelor și a valorilor de etapă. Ar putea fi făcute, de asemenea, sugestii pentru armonizarea activităților sau pentru îmbunătățirea complementarității. 67. Se vor recomanda, de asemenea, indicatori pentru teme intersectoriale, în plus față de cei incluși în PO. Deși este posibil să nu fie incluși în PO, indicatorii suplimentari pot furniza informații utile cu privire la progresele înregistrate în promovarea unor teme precum egalitatea între bărbați și femei, integrarea perspectivei de gen, dezvoltarea durabilă sau alte subiecte relevante. Această subactivitate va fi realizată în urma consultărilor cu reprezentanții MIPE, MDLPA, AM și va fi susținută de analiza documentară a PO-urilor, reglementărilor, precum și a strategiilor naționale care constituie condiții favorabile, dacă sunt disponibile. 68. Ca urmare a acestor acțiuni, este de așteptat ca sistemele de indicatori ale programelor sprijinite să fie finalizat. Acestea includ indicatori specifici suplimentari stabiliți la nivelul PO, elaborarea CP și propuneri de abordare unitară a subiectelor comune mai multor programe. 29 kv0221307enn_programmesandperformance_communication_vol_i.pdf (europa.eu) 30 Idem 31 Official Use 1.2. Continuarea procesului de elaborare a unor orientări cuprinzătoare, clare și unitare privind indicatorii la nivelul PO 69. Ghiduri privind indicatorii sunt în curs de pregătire de către CE. CE pregătește îndrumări privind interpretarea, selectarea și utilizarea indicatorilor comuni, iar versiunile preliminare sunt deja disponibile pentru personalul AM. Fișele cu indicatori sunt, de asemenea, mai detaliate în comparație cu perioada de programare anterioară. Deoarece programele operaționale nu au fost încă aprobate, nu este disponibil niciun ghid la nivel național. 70. Această acțiune se bazează pe documentele deja disponibile de la CE și acoperă totodată indicatorii specifici și aranjamentele de monitorizare specifice la nivel național. Această acțiune va include elaborarea de ghiduri și șabloane care urmează a fi dezvoltate în continuare de AM la nivelul PO cât mai curând posibil, pe aspecte precum: • Interpretarea și utilizarea indicatorilor comuni, sau a celor specifici, nou adăugați. Adesea, calitatea datelor pentru estimarea valorilor realizate ale indicatorilor este afectată de lipsa unei înțelegeri comune a modului în care ar trebui să fie măsurate. Deși se așteaptă ca orientările CE să acopere majoritatea problemelor, dacă sunt identificate provocări suplimentare, acestea ar trebui abordate în orientări specifice. Ghidurile pregătite la nivelul PO pentru perioada 2014- 2020, precum și problemele specifice identificate în timpul procesului de monitorizare ar trebui să fie punctul de plecare pentru această activitate, care va oferi clarificări cu privire la modul de colectare corectă a datelor și de calcul al realizărilor, precum și posibile probleme și blocaje; • Definirea responsabilităților de colectare și raportare a datelor. Responsabilitățile clare susțin colectarea în timp util a datelor și sporesc asumarea răspunderii. Este important ca responsabilitățile să fie stabilite de la început iar așteptările să fie comunicate clar la nivelul sistemului, inclusiv potențialilor beneficiari. Acest lucru va permite tuturor părților interesate să evalueze eforturile necesare și să asigure resurse adecvate; • Surse de colectare a datelor. Ghidul va oferi, de asemenea, informații despre aranjamentele necesare pentru a facilita colectarea datelor din surse administrative, cum ar fi registrele naționale; • Documente conexe. O mare parte a sarcinii administrative asociate cu indicatorii de monitorizare este generată de furnizarea de documente justificative. Vor fi identificate cele mai bune opțiuni pentru simplificare. În continuare, vor fi emise instrucțiuni detaliate cu privire la tipurile de documente care trebuie prezentate. 71. Ca urmare a acestei acțiuni, este de așteptat ca autoritățile să aibă instrumentele necesare pentru a elabora ghidurile de indicatori la nivel de PO. Acestea ar trebui să completeze orientările CE și pot include explicații pe teme relevante, precum și formulare standard. Ghidurile ar trebui apoi actualizate periodic pentru a ține seama de experiența acumulată în timpul implementării. Ar trebui efectuate și analizate anchete periodice, pentru a înțelege blocajele principale și dificultățile întâmpinate în colectarea și raportarea indicatorilor (la diferite niveluri, pentru diferite PO etc.). 1.3. Furnizarea de instruire cu privire la indicatori 72. Informațiile despre indicatori ar trebui să fie asimilate în mod sistematic de către personalul AM/OI și beneficiari, prin programe dedicate de training. Pentru a realiza acest lucru, va fi necesar să se dezvolte și să se furnizeze un program de formare cuprinzător cu module privind indicatorii, dedicat AM, OI, beneficiarilor și angajaților nou-intrați în sistem; în plus, programul va include mecanisme pentru diseminarea cunoștințelor în sistem. Pentru a se asigura că această instruire răspunde nevoilor reale, Grupul de lucru pe indicatori menționat în cele două acțiuni anterioare va fi angajat în identificarea unor astfel de nevoi și subiecte de formare, precum și în validarea materialelor de formare. 73. Programul de formare propus pentru tema indicatorilor face parte dintr-un efort cuprinzător de îmbunătățire a cunoștințelor și abilităților în legătură cu M&E. Acesta completează alte activități de formare propuse în acest plan de acțiune și ar trebui să fie luate în considerare în corelație cu acestea. 32 Official Use Unele module, cum ar fi utilizarea sistemului IT, ar putea fi dezvoltate sau livrate împreună, în funcție de necesitate sau context. Platforma de învățare menționată aici este aceeași cu cea prezentată în alte secțiuni ale planului. 74. Instruirea sistematică este necesară în ceea ce privește indicatorii. Experiența din perioada 2014-2020 a arătat că instruirea ar trebui să acopere toți utilizatorii, inclusiv AM, OI și organizațiile beneficiare, precum și alți utilizatori potențiali. Acest lucru ar permite îmbunătățirea calității propunerilor de proiecte, stabilirea mai realistă a obiectivelor la nivel de proiect, o mai bună definire a obiectivelor la nivel de apel și o mai bună evaluare a proiectelor depuse. În timpul implementării, o mai bună cunoaștere a indicatorilor ar permite o colectare îmbunătățită a datelor, o mai bună calibrare a eforturilor, reducând riscul de erori. 75. Instruirea ar trebui să fie adaptată nevoilor diferiților utilizatori. Părțile interesate care lucrează cu indicatorii au nevoi diferite de informații în momente diferite în timpul ciclului de implementare a programului și / sau proiectului. De asemenea, ele necesită diferite niveluri de complexitate, astfel încât conținutul materialelor de instruire ar trebui adaptat în consecință. În ceea ce privește formula de organizare, instruirea ar trebui să fie cât mai prietenoasă (de exemplu, prin utilizarea de tutoriale, module de auto-învățare etc.) și ar trebui să fie disponibilă oricând ca sursă de clarificări/ documentare. Temele pot include aspecte deja prezentate în ghidul fizic. Acestea ar putea acoperi, de asemenea, aspecte precum cunoștințele statistice de bază sau analiza datelor, care ar sprijini interpretarea și utilizarea datelor pentru luarea deciziilor și dezvoltarea politicilor. Următoarele subactivități vor trebui desfășurate pentru o implementare cu succes a acestei activități: 1.3.1. Analiza nevoilor de formare 76. Analiza trebuie să detalieze necesitățile de instruire. Aceasta va fi realizată ca parte a instruirii mai cuprinzătoare prezentată în planul de acțiune (pilonul 6). Pentru această acțiune specială, evaluarea nevoilor de formare ar trebui să ia în considerare principalele provocări identificate în perioada de implementare anterioară, dar să analizeze și cerințele perioadei 2021-2027. Ar trebui să vizeze fiecare categorie relevantă de grup țintă, inclusiv beneficiari, personalul de monitorizare a proiectelor și programelor și membrii CM. Mai multe detalii despre evaluarea nevoilor de formare sunt prezentate în secțiunea dedicată a acestui plan de acțiune. 1.3.2. Pregătirea materialelor și a planului de formare 77. Programul de training va fi conceput pe baza constatării nevoilor identificate. Dezvoltarea programului va include enumerarea subiectelor cheie, a rezultatelor așteptate, participanți la instruire și posibili omologi la nivel UE, care pot promova schimbul de experiență și de cunoștințe. Pentru a testa abordarea, va fi implementat un training pilot, de exemplu, la nivelul unei AM, după care conținutul și / sau livrarea ar putea fi revizuite și ajustate. În cele din urmă, programul de training va fi derulat. 78. Planul de training va fi stabilit luând în considerare audiența și ciclul de implementare. O abordare mixtă poate fi utilizată pentru instruire, inclusiv pas cu pas de la cunoștințe de bază la abilități mai avansate și livrare ciclică cu instruiri reîncărcate la anumite intervale. Ca urmare a acestei acțiuni, este de așteptat ca AM, OI și beneficiarii să aibă o înțelegere comună și cunoștințele necesare pentru a colecta date și a raporta cu privire la indicatori. 1.4. Optimizarea monitorizării indicatorilor prin vizualizarea datelor 79. Vizualizarea datelor este esențială pentru modul în care datele sunt utilizate. Datele brute pot conține informații importante, care sunt rareori utilizate la potențialul maxim din mai multe motive, cum ar fi lipsa abilităților necesare sau a timpului pentru analiza seturilor mari de date. Utilizarea formatelor vizuale facilitează utilizarea datelor, permite comunicarea și diseminarea și încurajează luarea deciziilor bazate pe dovezi. 80. Complexitatea și dimensiunea sistemului de indicatori împiedică majoritatea părților interesate să aibă o viziune cuprinzătoare asupra progresului. Cel mai adesea, datele sunt puse la 33 Official Use dispoziție separat pentru fiecare program și nu includ informații semnificative despre indicatori, referindu-se doar la proiecte contractate și absorbție 31. Progresele în ceea ce privește indicatorii pentru perioada actuală sunt disponibile în SMIS și la nivelul fiecărui AM, dar factorii de decizie se confruntă adesea cu provocări în accesarea și utilizarea acestor date. 81. Un tablou de bord va facilita vizualizarea datelor relevante. Un tablou de bord de date este un instrument de gestionare a informațiilor care afișează indicatori într-un mod ușor de utilizat (de exemplu: tabele, diagrame, indicatoare) și eficient, permițând o imagine de ansamblu mai rapidă a mai multor seturi de date privind progresul către atingerea obiectivelor și obiectivelor. Un astfel de exemplu este utilizat de CE pentru a prezenta date despre realizările Politicii de Coeziune 32. Tabloul de bord ar trebui să prezinte progresele înregistrate pentru fiecare CP, sprijinind procesul de luare a deciziilor și identificare în timp util a blocajelor care afectează implementarea. Acest tablou de bord poate face parte integrantă din SMIS, iar unitatea SMIS va contribui la dezvoltarea lui. Monitorizarea în timp real ar reduce timpul pentru obținerea accesului la informații și pentru analiza acestora. Următoarele subactivități vor trebui desfășurate pentru o implementare cu succes a acestei activități: 1.4.1. Identificarea principalelor nevoi informaționale 82. Nevoile de informații depind de tipul de utilizator, calendar și scop. În timp ce unii utilizatori ai sistemului de M&E se pot concentra în mod specific la nivelul PO sau chiar la nivelul OS, alți utilizatori pot avea nevoie de o imagine mai cuprinzătoare între PO, concentrându-se pe anumite tipuri de investiții, teritorii sau grupuri țintă. Principalele categorii de utilizatori și nevoile lor de informații vor fi analizate de echipa Băncii Mondiale de îndată ce AM-urile și OI-urile vor fi înființate. Analiza se va face cu sprijinul Grupului de lucru pentru indicatori și prin utilizarea unui chestionar care se adresează direct utilizatorilor, inclusiv factorii de decizie și (acolo unde este fezabil) publicul larg. Chestionarul va fi lansat online și rezultatele vor fi utilizate pentru a informa proiectarea tabloului de bord. Constatările recentei evaluări a sistemului de M&E, în special în ceea ce privește utilizarea datelor de monitorizare, vor fi, de asemenea, luate în considerare la determinarea nevoilor. 1.4.2. Proiectarea și implementarea tabloului de bord al indicatorilor 83. Tabloul de bord al indicatorilor va răspunde nevoilor identificate. Proiectarea tabloului de bord va lua în considerare publicul care îl va accesa, ce tip de date caută, ce i-ar ajuta și care sunt capacitățile lor în ceea ce privește analiza datelor. Informațiile ar trebui să fie ușor disponibile, prezentate clar și atractive. Informațiile ar trebui să fie ușor localizate în file separate pentru fiecare PO și pentru subiecte specifice. 84. Unitatea SMIS va colabora cu grupul de lucru pentru indicatori pentru a proiecta și implementa tabloul de bord. Implementarea tabloului de bord ar trebui abordată atunci când se iau în considerare evoluțiile viitoare ale SMIS. Echipa BM va oferi suport pentru proiectare. Rezultatul principal al acestei Acțiuni este de a avea un design pentru un tablou de bord al indicatorilor la nivelul programelor finanțate de UE coordonate de MIPE și la nivelul Programelor Operaționale Regionale. 31 Pe baza informațiilor disponibile pe data.gov.ro, principalul portal de date deschise al Guvernului României și mfe.gov.ro, site-ul oficial al MIPE. 32 Portal de date deschise pentru fondurile europene de investiții structurale - Comisia Europeană | Date | Fonduri structurale și de investiții europene (europa.eu) 34 Official Use 1.5. Implementarea orientării către rezultate la nivel de proiect 85. Această acțiune are scopul de a dezvolta o abordare orientată spre rezultate la nivelul beneficiarilor, începând cu dezvoltarea propunerii de proiect. Acțiunea ar trebui inițiată de MIPE în colaborare cu AM în a doua parte a anului 2021, continuând pe tot parcursul anului 2022, în conformitate cu calendarul pentru aprobarea noilor PO și lansarea apelurilor desemnate. Calitatea documentației specifice la nivel de apel (Ghidul solicitantului, condiții specifice și anexe) și cadrul de evaluare (adică grile de evaluare, ghidul / manualul evaluatorului) influențează rezultatele care trebuie obținute de la nivel de proiect, dar și la nivel de program. Următorii pași sunt necesari pentru implementarea acestei activități: 1.5.1. Revizuirea Ghidurilor solicitantului și a formularelor conexe 86. Această acțiune are scopul de a evidenția cerințele specifice care trebuie incluse în ghidurile solicitantului, pentru a consolida abordarea orientată spre rezultate încă din etapa de elaborare a propunerilor de proiect. O analiză a principalelor vulnerabilități identificate în pachetele de informare a solicitanților (de exemplu, ghiduri și anexele acestora) în perioada 2014-2021 va trebui să fie efectuată de MIPE împreună cu personalul desemnat din AM și OI. Această analiză va acoperi subiecte precum acțiuni, grupuri țintă, obiective, rezultate, și indicatori, vizând identificarea aspectelor cheie care ar putea fi modificate într-o manieră unitară pentru a spori orientarea spre rezultate. Pe baza acestei analize, MIPE ar trebui apoi să emită recomandări pentru îmbunătățirea aspectelor relevante din Ghidurile solicitantului, concentrându-se pe obiectivele fiecărui PO. 1.5.2. Revizuirea criteriilor de selecție a proiectelor pentru a promova orientarea spre rezultate 87. Al doilea pas este revizuirea criteriilor de selecție a proiectelor, astfel încât să susțină orientarea spre rezultate. Bazându-se pe optimizarea Ghidurilor solicitanților, grilele de evaluare ar trebui să fie reproiectate pentru a include elemente explicite privind realizarea rezultatelor, pentru a le face mai clare și mai puțin predispuse la interpretări divergente din partea evaluatorilor. 1.5.3. Actualizarea ghidurilor pentru evaluatori pentru a consolida orientarea spre rezultate la nivelul proiectelor 88. Acest pas își propune să ofere o abordare uniformă a evaluării proiectelor, prin intermediul unor îndrumări mai coerente pentru evaluatorii de proiecte. În acest scop, această activitate își propune să elimine ariile neclare din toate documentele de orientare utilizate în procesul de evaluare și să reducă interpretările greșite referitoare, de exemplu, la realizări și rezultate. O înțelegere uniformă a criteriilor de selecție a proiectelor se află la baza regulilor și principiilor stabilite în Ghidurile de evaluare actualizate. Ghidurile îmbunătățite ar putea sprijini dezvoltarea unor manuale mai bune de evaluare a proiectelor pentru fiecare apel în parte. 1.5.4. Instruirea evaluatorilor de proiecte 89. Cea de-a patra etapă - sesiuni de training pentru evaluatori de proiecte - ar trebui să fie organizată de fiecare AM în cadrul fiecărui apel. Sesiunile de training ar putea folosi ghidurile de evaluare actualizate ca parte a materialului lor de bază, indiferent dacă instruirea este oferită la fața locului, online sau în format hibrid. Exerciții și exemple practice (de exemplu, grile de evaluare anonimizate, simulări ale procesului de evaluare) ar permite evaluatorilor să înțeleagă corect cum să interpreteze și să evalueze diverse criterii și sub-criterii, menținând în același timp echilibrul între nevoile identificate în proiect, resursele care urmează să fie utilizate și rezultatele care trebuie atinse. Sesiunile vor fi deosebit de relevante pentru evaluatorii externi, care nu sunt întotdeauna familiarizați cu informațiile contextuale și tehnice specifice apelurilor de proiecte. 35 Official Use 2. Sistemul IT 90. Implementarea cu succes a politicii de coeziune necesită sisteme IT cuprinzătoare, orientate spre rezultate, adaptabile la OP și ușor de utilizat, care sunt pe deplin operaționale de la începutul perioadei de programare. Sistemele IT ar trebui să fie interoperabile cu toate celelalte baze de date legate de monitorizare și raportare. Bazele de date ar trebui să aibă platforme sigure care să fie ușor accesibile, funcționalități care să permită introducerea datelor direct de către beneficiari și să aibă validările automate necesare. Sistemele IT ar trebui să fie capabile să genereze automat suita completă de rapoarte relevante necesare AM / OI și managementului superior, minimizând necesitatea utilizării sistemelor paralele. A. Contextul 91. Direcția SMIS a finalizat recent un exercițiu cuprinzător de colectare a informațiilor privind nevoile actuale ale utilizatorilor SMIS, vizând să dezvolte și să adapteze sistemul pentru restul perioadei de programare 2014-2020, precum și să se pregătească pentru perioada 2021-2027. Beneficiarii și personalul MA / IB implicați în implementarea PO au fost consultați în prima jumătate a anului 2021. O serie de îmbunătățiri bazate pe nevoile lor au fost deja puse în aplicare. Măsurile puse deja în practică vizează simplificarea utilizării (soluții de filtrare îmbunătățite, încărcarea mai multor documente, încărcarea CV-urilor echipei de proiect într-un format mai prietenos, actualizarea diferitelor coduri etc.) sau creșterea transparenței cu privire la implementarea fondurilor și rezultatele obținute (publicarea statisticilor privind apelurile lansate și numărul de proiecte depuse și contractate). 92. În ce privește SMIS 2021+, lucrările au fost inițiate de către Direcția SMIS, dar progresul depinde de pregătirile PO pentru 2021-2027 și de modul în care sunt definite aranjamentele operaționale și procedurale necesare. În prezent, PO sunt în curs de pregătire, dar procesul a fost ușor întârziat în contextul nevoii mai urgente de finalizare a PNRR. Având în vedere necesitatea alinierii celor două documente în ceea ce privește evitarea suprapunerii potențiale și asigurarea complementarității intervențiilor, lucrările la PO și aranjamentele corespunzătoare au încetinit în primul trimestru al anului 2021. Legislația UE privind Politica de coeziune a fost abia adoptată, iar legislația la nivel național cu privire la cadrul instituțional pentru implementarea fondurilor este în stadiu de pregătire. Estimări ale Direcției SMIS arată că, sub rezerva finalizării proiectelor de PO până la această dată, SMIS 2021+ poate fi gata de funcționare începând cu septembrie 2021. 93. Discuții în curs au loc între Direcția SMIS și viitoarele AM cu privire la nevoile lor specifice de implementare a programelor operaționale 2021-27, dar progresele diferă semnificativ în diferite instituții. S-au făcut pași mai avansați cu autoritățile de conducere pentru viitoarele POR, unde a fost înființat un grup de lucru și sunt în curs discuții cu privire la unele adaptări specifice ale sistemului în conformitate cu nevoile acestora. 94. În legătură cu funcționarea SMIS în faza 2014-2020, evaluarea Băncii Mondiale în 2020 33 a evidențiat criticile colectate prin interviuri și sondaje cu beneficiarii și părțile interesate instituționale. Principalele provocări în acest sens au inclus următoarele: • Sistemul nu reflectă specificitatea diferitelor PO - nu este în măsură să clasifice toate cheltuielile efectuate în cadrul proiectelor conform prevederilor contractelor de finanțare în cadrul anumitor PO, care pot avea impact asupra modului în care cheltuielile sunt raportate către CE; • Beneficiarii au probleme cu introducerea directă a datelor din cauza lipsei validărilor automate. Prin urmare, introducerea manuală a datelor despre beneficiari trebuia făcută de către ofițerii de 33„Raport privind evaluarea instituțională, procedurală și de reglementare” (Rezultatul 1b), elaborat în cadrul M&E RAS. 36 Official Use monitorizare, deoarece modulul de implementare a devenit funcțional doar începând cu anul 2019 și încă nu este utilizat în unele PO (de exemplu POCU); • Documentele justificative sunt încărcate de beneficiari ca fișiere PDF unice, fără o clasificare sau structurare adecvată, limitând astfel agregarea automată a datelor de monitorizare; • Datele privind apelurile anulate sau relansate rămân în sistem, ducând la numărarea duplicatelor în totaluri și necesită intervenție manuală; • Șabloanele și opțiunile de raportare sunt prea limitate și nu sunt utile pentru diferitele tipuri de rapoarte solicitate de AM / OI de către conducere, miniștri și necesită rapoarte personalizate sau utilizarea de surse suplimentare; • Lipsa de interconectare cu alte baze de date cheie (de exemplu, Agenția Națională pentru Achiziții Publice, Registrul Comerțului, Registrul angajaților „Revisal” etc.), ceea ce duce la încărcarea suplimentară a verificării rapoartelor tehnice ale beneficiarului; • Potențial semnificativ de eroare la introducerea și transferul de date; și • Sistem general lent și nu foarte ușor de utilizat. 95. Majoritatea AM / OI au raportat că trebuie să utilizeze evidențe suplimentare față de SMIS. Astfel de înregistrări suplimentare sunt operate în aplicații precum Excel și / sau Access și sunt utilizate pentru a monitoriza în mod regulat progresul, pentru a asigura accesul ușor la datele esențiale de monitorizare a OP și pentru a sprijini raportarea ad hoc, inclusiv referitoare la aspectele calitative ale implementării. Astfel de aplicații nu sunt integrate cu SMIS pentru introducerea sau transferul de date. Ele nu sunt recunoscute formal în procesul de acreditare/ certificare al AM, fiind utilizate pentru a simplifica procesul de raportare în funcție de nevoile specifice ale fiecărui AM/OI. De obicei, datele sunt extrase din SMIS în format .csv sau .xls și prelucrate ulterior în bazele de date dezvoltate de AM/OI. 96. S-a constatat că interoperabilitatea limitată a sistemelor IT cu registrele naționale limitează în continuare eficiența proceselor de monitorizare, îngreunând sarcina administrativă atât a autorităților, cât și a beneficiarilor. Lipsa interoperabilității și necesitatea înregistrării manuale a datelor corespunzătoare în sistem au fost raportate ca fiind principalele motive pentru încărcarea excesivă a ofițerilor de monitorizare, care trebuie să analizeze rapoartele tehnice și pentru beneficiari, care trebuie să colecteze și să raporteze datele. 97. Direcția SMIS a MIPE a arătat o înțelegere puternică a acestor probleme, având în curs de implementare o serie de îmbunătățiri ale sistemului. Direcția SMIS a explicat că multe dintre problemele de mai sus au fost abordate prin prisma evoluțiilor recente ale sistemului. Acestea includ, dar nu se limitează la, funcționalitatea dedicată beneficiarului în modulul de implementare MySMIS 2014+, funcționalitatea de agregare a datelor și opțiuni mai largi de raportare în ART4SMIS. 98. Următoarele provocări cheie au fost identificate în Raportul de evaluare34 pentru actualizarea SMIS pentru perioada de programare 2021-27: • Asigurarea funcționării optime a SMIS de îndată ce programele operaționale 2021–2027 sunt aprobate, răspunzând în mod adecvat la nevoile de colectare și raportare a tuturor părților interesate implicate (AM, OI, beneficiari) și sprijinind coordonarea între fonduri; • Asigurarea legăturii operaționale între SMIS și alte sisteme IT ale Politicii de Coeziune, cum ar fi sistemul eMS (și / sau succesorul său) și pentru a facilita analiza datelor între PO; • Furnizarea sistematică de instruire completă și bine planificată în ceea ce privește utilizarea sistemelor IT pentru toți utilizatorii, inclusiv AM, OI și organizații beneficiare, pentru toate funcționalitățile, în special ca parte a oricărui „pachet de inducție” (de exemplu, pentru beneficiari la începutul implementării proiectelor). 34 „Raport privind evaluarea instituțională, procedurală și legislativă” (Rezultatul 1b), elaborat în cadrul M&E RAS. 37 Official Use B. Acțiuni propuse 99. Sunt propuse o serie de acțiuni pentru punerea în aplicare a recomandărilor și îmbunătățirea substanțială a SMIS pentru perioada de programare 2021-2027 a Politicii de Coeziune. Implementarea cu succes a acestor acțiuni necesită eforturi proactive și consistente din partea departamentelor IT responsabile de aspectele tehnice, precum și a autorităților și potențialilor beneficiari, care pot confirma că sistemul îmbunătățit este într-adevăr eficient și, astfel, pot susține un management mai bun al datelor și un proces decizional îmbunătățit. 100. Acțiunile propuse acoperă o serie de activități necesare pentru a asigura o funcționalitate și o utilizare optimă a sistemului. Acțiunile nu vizează doar sistemul în sine și componentele sale, ci și utilitatea, astfel încât să fie luate în considerare capacitățile utilizatorilor și înțelegerea funcționalităților sistemului. Acțiunile propuse, rezultatele așteptate și calendarul pentru implementare sunt prezentate în Tabelul 8 de mai jos. Tabelul 8. Acțiuni propuse pentru îmbunătățirea funcționalității SMIS pentru 2021-2027 Acțiune Rezultat(e) așteptat(e) Termen limită 1. Lansarea sistemului SMIS Sistem IT MIS complet operațional pentru S2 2021-S2 2022 îmbunătățit imediat după PO-urile naționale și regionale din cadrul aprobarea programelor ale Politicii de coeziune, cu funcționalitate operaționale 2021-2027 semnificativ îmbunătățită, adaptabilitate la cerințele PO și ușurință în utilizare, comparativ cu sistemul 2014-2020 2. Interoperarea SMIS cu alte Analiza opțiunilor și a altor sisteme IT S2 2021 - S2 2023 sisteme IT ale politicii de pentru interoperarea sistemului SMIS coeziune 3. Interoperarea SMIS cu bazele de Analiza opțiunilor și bazelor de date pentru S2 2021 - S2 2023 date și registrele naționale interoperarea sistemului SMIS 4. Furnizarea de instruiri și tutoriale • Planul de instruire a beneficiarilor este S2 2021-S2 2022 tuturor actorilor care utilizează disponibil; sistemele IT ale Politicii de • Tutoriale dezvoltate și puse la dispoziția Coeziune (inclusiv beneficiarii) publicului; • Platforma de învățare electronică dezvoltată și funcțională 5. Configurarea unui sistem pentru • Mecanism de identificare a nevoilor de S2 2021-S2 2022 identificarea ușoară a nevoilor de îmbunătățire a sistemului IT; dezvoltare a sistemelor IT • Proceduri interne actualizate Sursă: Analiza autorilor pe baza consultărilor cu părțile interesate. 2.1. Lansarea sistemului SMIS îmbunătățit imediat ce PO-urile sunt aprobate 101. SMIS 2021+ va fi o dezvoltare a sistemului actual, mai degrabă decât un sistem complet nou de la bază. În principiu, SMIS pentru 2021-2027 (SMIS2021 +), împreună cu aplicația MySMIS2021, sunt planificate să mențină aceeași funcționalitate de „schimb de date electronice” între beneficiari și AM /OI ca MySMIS2014. Cu toate acestea, pentru a optimiza structura actuală și a răspunde mai bine la nevoile diferitelor părți interesate, sunt planificate o serie de îmbunătățiri, în conformitate cu nevoile și cerințele diferitelor părți interesate și ale utilizatorilor sistemului. 102. SMIS 2021+ intenționează să aducă anumite îmbunătățiri cheie în ceea ce privește configurarea și funcționalitatea generală a sistemului. Una dintre principalele modificări se referă la utilizarea metadatelor în care datele pot fi procesate, agregate și analizate conform nevoilor specifice ale utilizatorilor. În acest fel, beneficiarii și autoritățile programului vor putea înregistra datele într-un format procesabil, atât în modulele legate de depunerea proiectului, evaluarea și contractarea, cât și datele legate de implementarea proiectului. Trebuie remarcat faptul că, în cazul SMIS2014 +, modulul de implementare pentru majoritatea programelor operaționale a fost disponibil doar spre sfârșitul 38 Official Use perioadei de implementare. Datele nu au fost introduse în sistem direct de către beneficiari, ci de către ofițerii OI pe baza rapoartelor tehnice prezentate de beneficiari în format electronic (fișiere pdf). Pentru SMIS 2021+, este prevăzută o clasificare mai avansată a documentelor încărcate pentru a facilita căutarea și a optimiza utilizarea. Îmbunătățirile sunt planificate și în ceea ce privește depunerea proiectului, unde datele vor fi introduse de solicitanți în conformitate cu parametrii prestabiliți definiți de AM / OI responsabili. Este de așteptat ca acest lucru să contribuie la reducerea erorilor în definirea cheltuielilor, precum și a activităților și a indicatorilor aferenți. 103. Direcția SMIS din cadrul MIPE planifică și alte îmbunătățiri vizând simplificarea procesului general de colectare a datelor. Acestea includ, printre altele, următoarele: verificarea directă în SMIS 2021+ a documentelor privind achizițiile publice efectuate prin Registrul electronic de achiziții publice „SEAP” (inclusiv prin interoperare cu Sistemul informatic colaborativ pentru achiziții publice „SICAP”); regăsirea automată a informațiilor introduse în modulul ”Achiziții” și în modulul ”Implementare” pentru a evita duplicarea datelor; organizarea mai bună a documentelor din modulul ”Comunicare”; și soluție online pentru a sprijini utilizatorii de back-office în rezolvarea problemelor legate de funcționalitatea sistemului. 104. Noul sistem va include, de asemenea, unele facilități pentru sistemul de indicatori POCU / FSE +. În perioada actuală, POCU este singurul program care nu folosește modulul Indicatori din MySMIS și a decis să dezvolte propriul instrument - POCUForm. Datele sunt apoi introduse manual în SMIS, dar numai pentru o parte a indicatorilor (indicatorii specifici), deoarece nu toți indicatorii sunt acoperiți de modulul ”Implementare”. Noul sistem prevede transferul de date în modulul ”Indicatori” prin intermediul POCUForm. În același timp, o soluție mai avansată pentru POCUForm (bazată pe web) va facilita un transfer de date complet și în timp util. 105. Este de așteptat ca nivelul calității datelor din SMIS să se îmbunătățească. Validarea datelor va fi realizată la nivelul de diferite AM, OI și beneficiari cu ajutorul cheilor de validare, iar beneficiarii vor putea completa datele în modulul de transmitere a proiectului în conformitate cu parametrii prestabiliți prin predefinirea apelurilor de către AM/OI. Interoperabilitatea va juca, de asemenea, un rol cheie în sensul că controalele încrucișate cu registrele și bazele de date naționale vor fi nu doar posibile, ci și mai puțin predispuse la erori. Acestea sunt doar câteva dintre modificările care au fost planificate. 106. Într-o anumită măsură, îmbunătățirile aduse în prezent la SMIS vor permite, de asemenea, adaptarea la nevoile specifice ale fiecărui PO. Pentru selectarea proiectelor în mod specific în cadrul POR, procesul de evaluare și contractare poate fi realizat prin aplicații separate ale AM-urilor POR și nu prin SMIS, evitându-se astfel încărcarea inutilă a sistemului centralizat (SMIS 2021+) cu detalii și procese specifice PO. În această situație, cererile de proiect vor fi depuse în continuare prin SMIS și rezultatele procesului de evaluare a proiectului vor fi înregistrate în sistem pentru a permite agregarea și prelucrarea datelor. 107. Mai multe îmbunătățiri ale procesului de raportare și diseminarea informațiilor cheie privind implementarea PO fac parte, de asemenea, din agenda pentru perioada următoare. Modulul dedicat pentru raportare va fi îmbunătățit în continuare, permițând diferiților utilizatori să proiecteze rapoarte aliniate la nevoile lor. Această funcționalitate pare să fi fost disponibilă de ceva timp, dar nu este utilizată, deoarece conștientizarea diferitelor instituții cu privire la această funcție a rămas limitată. Motivele utilizării insuficiente ar trebui explorate în continuare și nevoile de raportare ale diferitelor părți interesate ar trebui să fie clar cartografiate, pentru a îmbunătăți utilitatea modulului ”Raportare” pentru diferiți utilizatori ai sistemului. Eforturile de îmbunătățire a modulului de raportare ar trebui să se bazeze pe cunoștințele și nevoile existente, luând în considerare, de asemenea, aspectele legate de eficiență. 108. Un obiectiv cheie pentru SMIS 2021-2027 este ca acesta să ofere factorilor de decizie și altor părți interesate relevante acces mai facil la datele de monitorizare, într-un format ușor de utilizat. Acest lucru va reduce necesitatea bazelor de date paralele și utilizarea rapoartelor personalizate în diverse scopuri, la nivelul tuturor actorilor implicați. Proiectarea tablourilor de bord personalizate, la nivel de PO și pentru toate fondurile, este, de asemenea, recomandată pentru a sprijini procesul decizional. O nouă funcție care permite vizualizarea statisticilor actualizate privind apelurile și 39 Official Use proiectele contractate a fost pusă la dispoziție recent în cadrul SMIS2014 +. Cu toate acestea, atât forma, cât și conținutul acesteia ar trebui să fie simplificate în continuare, pentru o relevanță sporită și o utilizare mai bună a instrumentului. Următoarele subactivități vor trebui desfășurate pentru o implementare cu succes a acestei acțiuni: 2.1.1. Evaluarea nevoilor, particularizată pentru diferite categorii de utilizatori ai sistemului 109. Evaluarea nevoilor utilizatorilor SMIS ar trebui să se bazeze pe activitățile anterioare de analiză, derulate printr-un proces extins și structurat de consultare. Ar trebui să se analizeze sistematic fiecare funcționalitate planificată a sistemului, pentru fiecare grup de utilizatori. Pentru o eficiență sporită, evaluarea ar trebui să înceapă de la o listă prestabilită de parametri pentru care este nevoie de feedback. Consultarea ar trebui să se desfășoare în mod sistematic, cu actorii implicați și ar trebui să le permită suficient timp pentru a identifica și reflecta asupra nevoilor lor individuale. Necesitatea abordărilor specifice PO ar trebui, de asemenea, să fie analizată în această etapă, în funcție de configurare și proceduri definite la nivelul PO și sub rezerva complexității ajustărilor necesare la nivelul sistemului. Eficiența și simplitatea utilizării ar trebui să fie vizate la toate nivelurile. 110. Această evaluare ar trebui să înceapă cât mai curând posibil, chiar dacă programele operaționale nu sunt încă aprobate. Se așteaptă ca stadiul PO să fie suficient de avansat pentru a permite o planificare mai avansată a sistemului IT. Un control final ar trebui apoi efectuat, după aprobarea oficială a PA și a PO-urilor de către CE. 2.1.2. Prezentarea celor mai importante cerințe și definirea parametrilor cheie pentru diferitele module 111. Cerințele cheie derivă atât din legislația UE și cea națională relevantă, cât și din nevoile diferiților utilizatori, evidențiate în timpul procesului de consultare. Acestea ar trebui să fie cartografiate în funcție de principalele funcționalități ale sistemului pentru principalele categorii de utilizatori. Având în vedere că sistemul ar trebui să fie construit prin dezvoltarea celui din 2014-2020, complexitatea exercițiului va fi, cel mai probabil, ridicată, necesitând o adaptare a unui sistem preexistent. Cartografierea trebuie efectuată cu atenție, implicând atât conformitatea, cât și o utilizare mai facilă. Munca va fi orientată spre îmbunătățirea eficienței funcționării, asigurând simplitatea utilizării și sprijinind orientarea spre rezultate. 2.1.3. Îmbunătățirea proiectării și accesibilității rapoartelor generate de sistemele IT 112. Rapoartele generate de sistem ar trebui să răspundă nevoilor informaționale ale diferitelor părți interesate. Ori de câte ori este posibil, formatele utilizate pentru a genera rapoarte ar trebui să fie cele preferate de factorii decizionali. Alinierea poate fi realizată, de exemplu, prin organizarea de sondaje și focus-grupuri cu participarea reprezentanților AM și OI, precum și a entităților implicate, cum ar fi departamentele relevante din MIPE. Sistemele IT ar trebui adaptate pentru a permite extragerea datelor în funcție de nevoile identificate și în formatele solicitate. Șabloanele și tablourile de bord relevante vor fi proiectate, pe baza nevoilor de informații identificate. Vor fi definite legăturile necesare între diferite surse și tipuri de date și vor fi pregătite cele mai adecvate formate. Formatele ar trebui revizuite în mod regulat în colaborare cu părțile interesate cheie pentru a evalua relevanța. Formatele trebuie actualizate după cum este necesar. 2.1.4. Asigurarea unei funcționalități complete a sistemului, imediat ce PO-urile sunt aprobate 113. Imediat ce toți parametrii relevanți și fluxurile de procese sunt definite, implementarea tehnică poate începe. Implementarea sistemului ar trebui să înceapă cât mai curând posibil. După cum a demonstrat experiența din perioada de programare anterioară, asigurarea faptului că toate modulele sunt operaționale de la începutul perioadei de programare este crucială. Legăturile între diferite module sunt, de asemenea, foarte importante și ar trebui stabilite de la început. Similar procesului utilizat în cazul altor dezvoltări la nivelul sistemului, un exercițiu pilot (test) poate fi planificat ca parte a acestei activități, odată ce lucrările sunt suficient de avansate pentru a permite acest demers. 40 Official Use 2.2. Interoperabilitatea SMIS cu alte sisteme IT naționale utilizate pentru Politica de Coeziune 114. Planurile pentru interoperabilitatea cu alte sisteme IT ale Politicii de Coeziune nu pot fi definite decât atunci când arhitectura instituțională pentru perioada următoare va fi finalizată. Potrivit Direcției SMIS din MIPE, coordonarea cu alte sisteme IT va fi finalizată și implementată în conformitate cu anumite cerințe de dezvoltare a sistemului, care vor rezulta din actele juridice naționale pentru aplicarea legislației europene pentru perioada de programare 2021-2027. 115. Interoperabilitatea SMIS 2021+ cu alte sisteme IT utilizabile pentru Politica de Coeziune ar putea juca un rol important în îmbunătățirea gestionării generale și a impactului fondurilor. Interoperabilitatea are potențialul de a îmbunătăți eficiența proceselor de gestionare a datelor prin facilitarea transferului instantaneu de date cu privire la intervențiile din același sector, zonă geografică sau adresate grupurilor țintă similare. În acest fel, interoperabilitatea poate contribui la evitarea suprapunerii, pe lângă crearea de complementarități între diferite domenii de finanțare, putând contribui la creșterea impactului. 116. Sistemele vor putea fi interconectate la nivel național, regional sau locall. Deși cel mai cunoscut exemplu al unui alt sistem IT al politicii de coeziune este Jems (fostul eMS) care urmează să fie utilizat pentru programele OCT, alte sisteme utilizate pentru monitorizarea intervențiilor teritoriale (ITI Delta Dunării, ITI Valea Jiului, CLLD Local Action Group) și sistemele definite pentru zonele urbane funcționale ar putea reprezenta un potențial bun de interoperabilitate. De asemenea, ar trebui luate în considerare sistemele utilizate de administratorii de granturi, cum ar fi Ministerul Economiei. Sistemele ar trebui să asigure un schimb de informații adecvat, în timp util, să reducă erorile și să faciliteze agregarea datelor. 117. Nevoile actorilor cheie implicați trebuie evaluate cu atenție pentru a identifica nivelul optim de interoperabilitate. O evaluare eficientă a acestui tip va necesita o înțelegere aprofundată a nevoilor diferiților utilizatori ai sistemelor în cauză, în funcție de sectoarele lor specifice. În consecință, ar trebui definite diferite aspecte pentru fiecare program, inclusiv tipul de date care trebuie comunicate, frecvența, actorii implicați etc. 118. Ideal, interoperabilitatea ar trebui să fie asigurată de la începutul perioadei de programare, dar treptat o abordare etapizată ar putea fi, de asemenea, avută în vedere. Sub rezerva identificării sistemelor IT și a bazelor de date pentru care interoperabilitatea este fezabilă, interoperabilitatea ar putea fi asigurată pas cu pas. Deoarece diferitele sisteme sunt independente unele de altele, nu se aplică limitări în urmărirea unei astfel de abordări. Următoarele subactivități vor trebui desfășurate pentru o implementare cu succes a acestei activități: 2.2.1. Identificarea sistemelor IT utilizabile pentru Politica de Coeziune și pentru care interoperabilitatea este fezabilă 119. Sistemele IT care ar putea fi luate în considerare pentru interoperabilitate includ Jems (fostul eMS), precum și bazele de date ale administratorilor de subvenții sau ale entitățilorlocale care implementează intervenții teritoriale sprijinite de fonduri UE. O revizuire a posibilelor baze de date ar trebui efectuată din două perspective: relevanța și utilitatea informațiilor care urmează să fie schimbate și fezabilitatea tehnică pentru realizarea interoperabilității. O analiză a rentabilității poate fi apoi efectuată, pentru a evalua beneficiile interoperabilității față de costul suportat pentru realizarea acesteia. Alături de personalul tehnic din Direcția SMIS, AM și proprietarii bazelor de date luate în considerare ar trebui să fie implicați în acest exercițiu. Primul pas ar fi identificarea nevoilor informaționale și a surselor de date corespunzătoare, urmată de o evaluare a fezabilității din punct de vedere tehnic. 41 Official Use 2.2.2. Harta parametrilor cheie de interoperabilitate pentru fiecare program și sistem 120. După ce o decizie finală este adoptată cu privire la bazele de date luate în considerare pentru asigurarea interoperabilității, ar trebui să fie cartografiați parametrii cheie. Cartografierea ar putea începe de la nevoile de informații de ambele părți. De asemenea, ar trebui să ia în considerare stadiul în care sunt necesare respectivele informațiile (de exemplu, implementare, raportare, coordonare etc.), tipul de transfer (unilateral sau bilateral), actorii care au nevoie de ele (AM, OI, beneficiari, autorități de coordonare etc.), precum și frecvența schimbului de date. 2.2.3. Implementarea celor mai eficiente soluții tehnice pentru a asigura interoperabilitatea în timp util 121. Pe baza cerințelor definite, echipa tehnică ar trebui să identifice și să dezvolte cea mai fezabilă soluție tehnică. Implicarea actorilor relevanți și asigurarea resurselor necesare sunt, de asemenea, esențiale pentru acest angajament. 2.3. Interoperabilitatea SMIS cu bazele de date și registrele naționale relevante 122. Direcția SMIS din MIPE intenționează să dezvolte interoperabilitatea între SMIS 2021+ cu alte baze de date și registre naționale cheie. Direcția SMIS intenționează să implementeze un sistem IT integrat. Acest lucru va permite accesul ușor și armonizat la propriile sisteme SMIS 2021+ și SMIS-CSNR, în plus față de bazele de date externe - cum ar fi SEAP, sistemul IT al Oficiului Național al Registrului Comerțului (ONRC), Registrul Ajutoarelor de Stat (RegAS), Ministerul de Interne (MAI) prin Direcția pentru Evidența Persoanelor și Administrarea Bazelor de Date (DEPABD), Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF) etc. Interoperabilitatea va permite utilizarea unor instrumente și procese de automatizare, inclusiv unele cu inteligență artificială și capacități de învățare automată. 123. Progresele către interoperabilitate sunt încă într-un stadiu incipient - Direcția SMIS a efectuat o analiză preliminară a sistemului, dar Guvernul trebuie să ia o decizie cu privire la modul în care se va realiza interoperabilitatea și cu ce bază de date. Proiectul cadrului juridic privind interoperabilitatea trebuie mai întâi să fie convenit între diferiții proprietari instituționali ai bazelor de date și registrelor în cauză, pentru a defini gradul de interoperabilitate și aspectele tehnice conexe. Se așteaptă ca legislația actualizată să fie aprobată în vara anului 2021. Lucrările pot progresa numai după adoptarea formală a legislației, aprobarea PO-urilor și nominalizarea AM-urilor. 124. În timp ce, dintr-o perspectivă tehnică, este necesară o interfață comună de programare a aplicațiilor (API), interoperabilitatea complet funcțională va necesita o gamă mai largă de elemente. Interoperabilitatea cu bazele de date naționale va trebui să respecte normele naționale și liniile directoare UE. Aceasta ar trebui să permită un acces bidirecțional la informații, bazat pe filtre avansate de căutare, adaptate fiecărei baze de date. Date de intrare specifice pentru interoperabilitatea SMIS 2021+ cu bazele de date și registrele relevante vor proveni din două surse: • Cerințele fiecărui PO / AM - care sunt în curs de documentare; adaptarea procedurilor operaționale ale AM pentru crearea și utilizarea funcționalităților de interoperabilitate între sistemele de informații naționale, deoarece trebuie luate în considerare sursele de date unice; • Constrângerile diferiților furnizori de date - validarea poate fi făcută sistem cu sistem, având în vedere incompatibilitățile dintre diferitele aplicații în cauză. MIPE încearcă să ajungă la un acord cu toți furnizorii de date cu privire la utilizarea aceluiași standard UE care trebuie urmat pentru toate fazele de interoperabilitate. 125. Finanțarea rămâne o potențială constrângere pentru realizarea interoperabilității. Bugetul necesar pentru interoperabilitatea SMIS este estimat la aproximativ 10 milioane EUR, care este considerat un prag minim pentru astfel de proiecte, bazat pe eforturi IT similare. Finanțarea adecvată pentru resursele umane specializate în domeniu (analist, arhitect baze de date, expert raportare, etc.) este crucială. Se pare că există un acord preliminar pentru a obține o finanțare suplimentară din Programul Național de Redresare și Reziliență (în așteptare). 42 Official Use 126. În timp ce interoperabilitatea poate fi dificil de realizat din punct de vedere tehnic, prezintă avantaje importante în ceea ce privește creșterea calității datelor și reducerea poverii administrative. În general, interconectarea sistemelor guvernamentale este un proces îndelungat, supus unor condiții multiple (tehnice, politice), care necesită o finanțare semnificativă. Cu toate acestea, după cum au demonstrat și alte state membre, interoperabilitatea va sprijini atât procesul de monitorizare, cât și procesul de raportare, la nivelul tuturor actorilor implicați (AM, OI, beneficiari, instituții de coordonare, decidenți politici la nivel sectorial / regional / național etc.). Interoperabilitatea poate oferi acces instantaneu la informații cu privire la progresul și rezultatele obținute în fiecare domeniu strategic, reducând erorile, sarcina administrativă și facilitând în mod substanțial luarea deciziilor. 127. Odată cu aprobarea hotărârilor de guvern necesare, interoperabilitatea SMIS cu alte baze de date relevante pentru monitorizare și raportare ar trebui să fie analizată și de MIPE. Registrele aflate sub responsabilitatea Ministerului Muncii și Justiției Sociale (MMJS), cum ar fi Registrul de ocupare a forței de muncă „ReGES” și Registrul electronic unic pentru servicii sociale, cele aflate sub responsabilitatea Agenției Naționale a Forței de Muncă (ANOFM), precum Registrul unic de întreprinderi sociale, Registrul național pentru furnizorii acreditați de servicii de recrutare, Registrul electronic pentru contractele de stagiu sau Registrul național pentru calificări, ar putea fi, de asemenea, luate în considerare pentru interoperabilitate. Alte baze de date, precum cea a asistenților sociali (DGASPC) ar putea fi, de asemenea, buni candidați pentru interoperabilitate, sub rezerva capacităților tehnice ale acestor sisteme și a acordului cu părțile interesate relevante. Următoarele subactivități vor trebui desfășurate pentru o implementare cu succes a acestei activități: 2.3.1. Identificarea bazelor de date și a registrelor naționale pentru care interoperabilitatea este fezabilă 128. Analiza unor posibilele registre și baze de date ar trebui să ia în considerare atât relevanța și utilitatea informațiilor care urmează să fie comunicate, cât și fezabilitatea tehnică a realizării interoperabilității. Direcția SMIS a elaborat deja o listă preliminară de registre și baze de date și s-au făcut pași către analiza oportunității de interoperare. Registrele MMJS și ANOFM ar putea fi incluse pe această listă, dacă sunt considerate fezabile din perspectivă tehnică. O analiză a rentabilității poate fi apoi efectuată pentru a sprijini luarea deciziilor cu privire la interoperabilitatea potențială. Alături de personalul tehnic din Direcția SMIS, AM și proprietarii bazelor de date luate în considerare ar trebui să fie implicați în acest exercițiu. Primul pas ar fi identificarea nevoilor informaționale și a surselor de date corespunzătoare, urmată de o evaluare a fezabilității din punct de vedere tehnic. 2.3.2. Harta parametrilor cheie pentru interoperabilitate pentru fiecare bază de date și registru 129. După ce o decizie finală este adoptată cu privire la bazele de date care sunt luate în considerare pentru interoperabilitate, parametrii cheie ar trebui să fie mapați pentru fiecare bază de date. Cartografierea va începe de la nevoile informaționale ale ambelor părți, în principal conduse de nevoile Politicii de Coeziune. Cartografierea ar trebui să ia în considerare, de asemenea, stadiul în care sunt necesare informații (de exemplu, implementare, raportare, coordonare etc.), tipul de transfer (unilateral sau bilateral), actorii pentru care sunt necesare aceste informații (AM, OI, beneficiari, autorități de coordonare etc.), precum și frecvența schimbului de date. 2.3.3. Implementarea celor mai eficiente soluții tehnice pentru a asigura interoperabilitatea în timp util 130. Pe baza cerințelor definite în timpul procesului de cartografiere, echipa tehnică a Direcției SMIS ar trebui să identifice și să dezvolte cea mai fezabilă soluție tehnică - este prevăzută o conexiune de tip API, dar este necesară definirea detaliilor tehnice pentru implementare. În acest scop, pe lângă acordul politic privind interoperabilitatea, ar trebui implementați următorii pași: (i) implicarea actorilor relevanți; (ii) asigurarea resurselor necesare; (iii) angajarea de personal tehnic; (iv) proiectarea și implementarea soluțiilor tehnice definite. 43 Official Use 2.4. Furnizarea de instruiri și tutoriale tuturor actorilor care utilizează sistemele IT pentru fondurile Politicii de Coeziune 131. Instruirea sistematică este necesară pentru toți utilizatorii SMIS 2021+ imediat ce sistemul este configurat și pregătit pentru utilizare. Ar trebui să se facă aranjamente pentru furnizarea de instruire completă și acces la tutoriale, pentru toți utilizatorii, inclusiv AM, OI și organizațiile beneficiare, precum și pentru alți utilizatori potențiali, cu privire la utilizarea sistemelor IT, pentru toate funcționalitățile sistemului. 132. Instruirea ar trebui să fie adaptată nevoilor diferiților utilizatori, atât din punct de vedere al conținutului, cât și din punct de vedere al sincronizării și frecvenței. Utilizatorii au diferite nevoi de informații, în conformitate cu rolurile lor în sistem. Informațiile furnizate ar trebui să treacă de la generale la specifice, pentru a permite o flexibilitate cât mai mare posibil, dar să răspundă și nevoilor mai avansate de informații. În ceea ce privește modalitatea de organizare, instruirea ar trebui să fie cât mai ușor de utilizat (de exemplu, prin utilizarea de tutoriale, module în ritm propriu (self-paced) etc.) și ar trebui să fie disponibilă oricând este nevoie. 133. O atenție specială ar trebui să fie acordată asigurării calității datelor în toate procesele. Acuratețea datelor, caracterul complet și disponibilitatea informațiilor actualizate sunt esențiale pentru un sistem performant de M&E. Împreună cu cheile de validare, îndrumările corespunzătoare privind funcționarea sistemului și modul de înregistrare a diferitelor tipuri de date pot reduce semnificativ erorile și pot evita întârzierile și corecțiile inutile. 134. Ar trebui dezvoltată o platformă electronică pentru a sprijini furnizarea de formare pentru utilizarea sistemului IT, ceea ce ar prezenta avantajul de a păstra materialele de instruire disponibile pentru utilizarea ulterioară, ori de câte ori este nevoie. Materialele ar putea fi organizate pe baza unor criterii diferite, cum ar fi subiectul, data livrării, modulul în cauză, actorii implicați etc., pentru a fi ușor accesibile. Platforma ar putea include, de asemenea, o secțiune dedicată de întrebări frecvente sau în care întrebările directe pot fi adresate personalului tehnic, cu privire la anumite funcționalități ale sistemului. 2.5. Punerea în aplicare a unui mecanism pentru facilitarea identificării nevoilor de dezvoltare a sistemelor IT 135. Un mecanism de sondare regulată a nevoilor, care permite identificarea mai ușoară și semnalizarea zonelor problematice și a provocărilor ar trebui să fie stabilit odată cu sistemul IT principal. În acest fel, nevoile de dezvoltare ulterioară și principalele domenii problematice pot fi evaluate periodic și se pot lua măsuri sistematice. Un astfel de mecanism nu se concentrează neapărat pe probleme urgente, ci mai degrabă pe schimbări de natură sistemică a căror implementare poate presupune mai mult timp. Acest mecanism ar trebui să acopere toți actorii implicați (beneficiari, OI, AM, MIPE, alți actori). Mecanismul trebuie să fie flexibil și ușor de pus în funcțiune și de operat. De exemplu, ar putea lua forma unui sondaj bi-anual sau anual către toți utilizatorii, transmis de către coordonatorii SMIS din fiecare structură. Un astfel de sondaj ar trebui să fie conceput într-o manieră flexibilă, pentru a acoperi principalele arii ale sistemului, dar și pentru a lăsa loc identificării unor noi probleme și/ sau provocări. 136. Procedurile de management ale PO ar trebui modificate pentru a reflecta etapele cheie ale procesului de identificare a nevoilor, precum și pentru a permite implementarea la timp a sugestiilor pentru îmbunătățirea sistemului. Procedurile ar trebui ajustate atât pentru a permite evaluarea nevoilor (adică stabilirea instituțiilor și departamentelor care ar trebui să ofere răspunsuri), cât și implementarea schimbărilor necesare (actorii implicați, calendarul, resursele etc.). Următoarele subactivități vor trebui desfășurate pentru o implementare cu succes a acestei activități: 44 Official Use 2.5.1. Proiectarea mecanismului de analiză a nevoilor 137. Analiza nevoilor ar consta într-un chestionar online, care acoperă aspecte cheie ale funcționalităților sistemului și adaptat diferitelor tipuri de utilizatori. Întrebările incluse ar permite feedback adecvat de la toți utilizatorii relevanți. Responsabilitatea de a efectua sondajul (trimiterea de e-mailuri, colectarea de feedback, analiza și prelucrarea datelor, comunicarea rezultatelor către factorii de decizie relevanți) ar trebui inclusă în procedurile operaționale. În acest scop ar putea fi creată o adresă de e-mail dedicată. 2.5.2. Definirea procedurilor pentru implementarea adecvată a mecanismului de sondaje 138. Procedurile Direcției SMIS și ale altor instituții și departamente implicate ar trebui să permită desfășurarea analizei nevoilor. Pentru ca mecanismul să fie eficient, ar trebui să depășească stadiul unui simplu sondaj cu participare voluntară, ci să acționeze mai degrabă ca un mecanism permanent de feedback cu privire la a performanța sistemului IT. Parametrii care trebuie evaluați ar putea include utilizarea diferitelor caracteristici, principalele tipuri de probleme întâmpinate și soluțiile propuse pentru simplificare. Ajustările procedurilor ar trebui să includă entitatea responsabilă și departamentele care oferă răspunsuri, tipul de parametri evaluați, calendarul etc. 3. Simplificare 139. CE a introdus o serie de simplificări pentru programarea și implementarea Fondurilor Politicii de Coeziune pentru perioada 2021-2027 35. Elementele cheie legate de monitorizare includ consolidarea investițiilor în cadrul a cinci obiective de politică, eficientizarea obiectivelor specifice și creșterea utilizării indicatorilor comuni. Au fost introduse și simplificări în ceea ce privește încurajarea verificării pe bază de eșantion a cererilor de plată ale beneficiarilor, renunțarea la obligativitatea rapoartelor anuale de implementare, creșterea frecvenței transferului automat de date și extinderea utilizării SCO, în special în cazul operațiunilor de mici dimensiuni. 140. În România, simplificarea pentru perioada de programare 2021-2027 ar trebui să vizeze reducerea poverii administrative asociate cu funcția de monitorizare. Aceasta înseamnă eliminarea suprapunerilor dintre monitorizarea financiară și fizică, reducerea redundanțelor în colectarea datelor și stocarea documentelor și creșterea utilizării SCO. În acest fel, beneficiarii ar trebui să depună eforturi mai mici pentru a îndeplini cerințele de raportare, în timp ce s-ar concentra mai mult asupra obținerii unor rezultate concrete. Abordarea unitară a managementului fondurilor UE ar trebui să devină mai ușoară prin proceduri de raportare simplificate, în timp ce utilizarea resurselor ar fi optimizată și redundanțele evitate. Creșterea utilizării SCO, precum și introducerea unei abordări coordonate a managementului riscurilor, ar trebui să contribuie la eficientizarea monitorizării. A. Context 141. Principalele provocări la adresa eficienței sistemelor M&E sunt generate de suprapuneri între monitorizarea tehnică și financiară a proiectelor, multitudinea de pași procedurali aferenți și verificări foarte riguroase. După cum subliniază analizele efectuate, unele procese de verificare derulate la nivelul proiectelor sunt redundante și ineficiente, în ciuda anumitor îmbunătățiri în perioada 2014-2020. Accentul puternic pus pe conformitatea administrativă a condus nu doar la duplicări între monitorizarea financiară și tehnică, dar și la încărcarea administrativă suplimentară pentru beneficiarii de proiecte.36 35 Comisia Europeană (2020). Manual de simplificare, extras din https://ec.europa.eu/regional_policy/sources/docgener/factsheet/new_cp/simplification_handbook_en.pdf. 36 În conformitate cu munca analitică efectuată pentru elaborarea rezultatului 1b. 45 Official Use 142. Concentrarea pe conformitate are un efect de domino, ajungând până la beneficiari, cărora li se cere adesea să investească un timp considerabil în realizarea formalităților administrative. Pe lângă generarea unei poveri administrative suplimentare pentru toate entitățile implicate în ciclul de gestionare a programelor, cultura centrată pe conformitate împiedică adesea beneficiarii să-și direcționeze în mod eficient atenția și resursele către ceea ce contează cel mai mult - și anume rezultatele și beneficiile pe care ar trebui să le genereze intervențiile lor pentru diferite grupuri țintă. 37 143. O mare parte a beneficiarilor a raportat că au primit îndrumări utile de la ofițerii de monitorizare din OI, inclusiv prin telefon. Deși diferă de la PO la PO, se pot observa anumite puncte comune în ceea ce privește dificultățile întâmpinate de beneficiari în îndeplinirea cerințelor de M&E. Volumul mare de date care trebuie procesate, termenele scurte pentru a răspunde solicitărilor de informații și schimbarea frecventă a cerințelor au fost principalele probleme referitoare la funcționalitatea sistemului de M&E, menționate de beneficiari în cadrul unui sondaj dedicat. În general, claritatea, accesibilitatea și utilitatea îndrumărilor primite de la AM și OI au fost percepute ca „mari” și „foarte mari” de majoritatea beneficiarilor, cu unele diferențe de percepție între PO. 144. Abordarea centrată pe conformitate, pregnantă la nivelul administrației din România, pare să limiteze orientarea către rezultate în utilizarea informațiilor provenite din monitorizare. Până în prezent, utilizarea datelor de monitorizare s-a centrat pe probleme legate de proces și absorbție, mai degrabă decât pe rezultatele efective ale intervențiilor. Mulți dintre membrii personalului AM și OI intervievați au confirmat că decidenții nu solicită în mod regulat informații de monitorizare, cu excepția datelor strict legate de latura financiară (ținte, absorbție). Mai mulți reprezentanți ai AM și ai OI și-au exprimat nemulțumirea față de „ariditatea” și gradul limitat de utilizare a datelor de monitorizare colectate și relevanță scăzută, în special în ceea ce privește cuantificarea rezultatelor „reale” ale intervențiilor importante 38. 145. Utilizarea limitată la nivel național a SCO limitează potențialul de creștere a eficienței monitorizării. Analiza nu a identificat cazurile în care SCO au fost utilizate în mod substanțial. România a fost reticentă să adopte SCO disponibile mai recent în contextul regulamentului Omnibus din 2018, în ciuda potențialului lor de a uniformiza procedurile administrative legate de monitorizare, raportare și gestionarea financiară a programelor și proiectelor. 146. În plus, implementarea sistemelor și măsurilor eficiente și proporționale de gestionare a riscurilor este inegală. O abordare bazată pe risc este considerată de CE ca fiind centrală în procesul de simplificare, deoarece asigură proporționalitatea măsurilor de monitorizare și control. Cultura de gestionare a riscurilor este încă în fază incipientă la nivelul autorităților implicate în gestionarea programelor finanțate din Politica de Coeziune, reprezentând o provocare importantă, care generează sarcini administrative exagerate, deficiențe de capacitate instituțională și dificultăți de coordonare. 147. Pentru a răspunde provocărilor identificate, este necesară eficientizarea funcției de monitorizare prin simplificare. Acest lucru implică: adoptarea unei abordări coerente în dezvoltarea procedurilor de monitorizare, pentru a spori standardizarea ori de câte ori este posibil; simplificarea radicală a procedurilor pentru fiecare PO - acolo unde este necesar, în consultare cu Autoritatea de Audit; îmbunătățirea proceselor interne de gestionare a datelor, în strânsă corelație cu dezvoltarea sistemului IT; maximizarea utilizării SCO, profitând pe deplin de noile dispoziții ale regulamentelor; utilizarea digitalizării pentru a sprijini schimbul de informații, colectarea, agregarea și verificarea datelor. 37 În conformitate cu datele colectate pentru elaborarea Livrabilului 1b, aproape un sfert dintre beneficiari au raportat că au considerat că sarcina administrativă pentru toate cerințele de monitorizare a fost ridicată sau foarte ridicată, percepția variind semnificativ în funcție de PO. Beneficiarii POCU, POCA și OPC au raportat în cea mai mare proporție de sarcină administrativă mare sau foarte mare, în timp ce pentru programele POR, POAT și programele din cadrul OCT, luate împreună, procentul a fost mai aproape de 25% 38 Idem 46 Official Use B. Acțiuni propuse 148. Acțiunile propuse în această secțiune abordează cele patru domenii principale ale simplificării. În primul rând, accentul este pus pe simplificarea cadrului procedural de M&E, pe baza unei diagnosticări a lacunelor de performanță în ceea ce privește procesele cheie de M&E. În al doilea rând, sunt propuse măsuri care vin în sprijinul beneficiarilor prin intermediul instrumentelor dedicate de M&E și a formatelor uniforme de raportare. În al treilea rând, se evidențiază sprijinul pentru dezvoltarea unei abordări bazate pe managementul riscului pentru monitorizarea programelor Politicii de Coeziune, în conformitate cu orientările CE în domeniu. În cele din urmă, utilizarea sporită a SCO este vizată ca un domeniu central pentru simplificare, cu activități specifice prevăzute pentru creșterea gradului de conștientizare și de învățare, precum și asistență practică pentru implementarea SCO (Tabel 9). Tabelul 9. Acțiuni prevăzute pentru a susține simplificarea Acțiune Rezultat(e) așteptat(e) Termen limită 1. Simplificarea procedurilor • Raport de analiză a procedurilor de S2 2021-S2-2022 AM și OI în domeniul monitorizare în perioada actuală monitorizării • Orientări privind eficientizarea procedurilor de M&E în perioada următoare 2. Dezvoltarea unor formate • Evaluarea dificultăților și suprapunerilor la S2 2021-S2 2022 unitare de M&E pentru nivelul actualelor formate de raportare beneficiari utilizate de beneficiari • Formate de raportare simplificate și template- uri pentru beneficiari, corelate cu cerințele SMIS și armonizate pentru mai multe programe, acolo unde este fezabil 3. Introducerea • Metodologie de gestionare a riscurilor în S2 2021-S2-2022 managementului riscurilor domeniul monitorizării, inclusiv un set de în procesele și procedurile criterii pentru evaluarea riscurilor legate de de monitorizare (provizoriu) realizarea indicatorilor. 4. Îmbunătățirea nivelului de • Plan de adoptare a SCO S2 2021-S2-2022 conștientizare cu privire la • Rețea de practică pentru SCO funcțională SCO Sursă: Analiza autorilor, pe baza consultărilor cu părțile interesate. 3.1. Simplificarea procedurilor operaționale de monitorizare ale AM și OI 149. Perioada de programare actuală a arătat că mediul instituțional pentru gestionarea PO se schimbă în timp, chiar și după acreditare. În România, AM au trecut prin mai multe etape de schimbare instituțională legate, spre exemplu, de afilierea lor ministerială, procesele interne și procedurile de operare. Este important ca modificările aduse cadrului procedural să fie ancorate într-o analiză concertată a proceselor interne existente în acel moment. Modificarea ad-hoc a procedurilor, doar pe baza unor cerințe de conformitate, poate genera vulnerabilități, în special atunci când nu există o abordarea integrată a procesului organizațional. Exemple de astfel de vulnerabilități includ: • acoperirea insuficientă a diferitelor probleme prin cadrul procedural - exemple de astfel de probleme pot include controlul intern sau metodologii de eșantionare; • creșterea sarcinii procedurale și a complexității. Modificările ad-hoc, prin adăugarea de informații noi (pe baza modificărilor legislative, recomandării de către terți sau dezvoltării de noi instrumente de M&E etc.), ar trebui efectuate având în vedere fluxul general și logica procedurii, mai degrabă decât schimbările individuale și punctuale. Omiterea acestei abordări sistemice ar putea genera neînțelegeri ale dispozițiilor procedurale și deficiențe în operaționalizarea acestora; 47 Official Use • lipsă de coerența internă și de consecvență. Raportul privind evaluarea instituțională, procedurală și legislativă (rezultatul 1b) a relevat mai multe cazuri în care o procedură a fost interpretată și aplicată diferit de către AM și OI , chiar dacă era vorba despre același PO. Acest lucru provoacă confuzie și ineficiență, cu un impact negativ asupra implementării programelor operaționale; • proceduri operaționale care nu-și îndeplinesc în totalitate scopul propus. De exemplu, procedurile de M&E ar trebui să se concentreze pe prevenirea erorilor printr-un management solid al proiectului, mai degrabă decât pe măsuri corective sau penalizatoare. Următorii pași sunt necesari pentru implementarea acestei acțiuni, în ceea ce privește procedurile de simplificare: 3.1.1. Analizarea/ cartografierea procedurilor existente 150. Primul pas constă într-o analiză cuprinzătoare a cadrului procedural actual de M&E, axat pe identificarea unor lacune de eficiență și eficacitate. Procedurile actuale ale AM și OI ar trebui analizate și cartografiate, cu evidențierea aspectelor care necesită o atenție specială pentru perioada de programare 2021-2027. Principalele lacune de performanță identificate ar trebui explorate din prisma caracteristicilor unor procese optime; astfel de caracteristici se referă la fluxul de acțiuni, scheme de proces evitarea redundanțelor, alocarea resurselor și atribuirea de roluri specifice. 151. Metodele și instrumentele de analiză ar trebui să permită o analiză aprofundată a sistemelor procedurale existente. Această analiză ar trebui să constea într-o cercetare atentă a documentelor cheie (proceduri de sistem și operaționale, reglementări, criterii de desemnare, alte evaluări), precum și în interviuri și / sau consultări cu reprezentanți ai MIPE, Autoritatea de Audit, Autoritatea de Certificare și Plată, AM și OI. Rezultatul acestui pas va fi o hartă completă a proceselor de monitorizare și a procedurilor asociate, cu identificarea clară a vulnerabilității și a zonelor care necesită îmbunătățiri. 3.1.2. Diagnosticarea completă a aspectelor care necesită optimizare 152. Această acțiune are scopul de a identifica principalele soluții necesare pentru creșterea eficienței și eficacității sistemului de monitorizare. Acțiunea se va concentra pe ariile care necesită îmbunătățiri și/ sau care sunt insuficient acoperite, scopul fiind realizarea unei analize-diagnostic cât mai corecte. Optimizările s-ar putea realiza sub forma i) actualizărilor care trebuie efectuate în procedurile curente sau ii) unor noi proceduri care completează domenii sau teme de M&E care lipsesc sau sunt insuficient acoperite. În primul caz, actualizările ar trebui propuse - în mai multe scenarii, dacă este cazul - luând în considerare modul în care modificările ar afecta procesele interne la toate nivelurile organizaționale. În acest caz, introducerea de noi proceduri ar trebui să fie însoțită de scurte analize funcționale, care să releve implicațiile instituționale ale noilor fluxuri de procese (de exemplu, roluri și responsabilități, resurse, volumul de muncă, sistemele IT). 153. Măsurile de optimizare ar trebui să fie în concordanță cu cerințele de reglementare relevante ale UE și naționale. O consultare strânsă cu MIPE, în calitate de organism de coordonare, și cu Autoritatea de Audit ar trebui să se desfășoare în mod regulat. Pe lângă dispozițiile de monitorizare ale Regulamentelor UE privind Politica de coeziune pentru 2021-2027, MIPE ar trebui să ia în considerare următoarele aspecte: (a) evaluări sau recomandări făcute de organisme naționale de supraveghere, cum ar fi Autoritatea de Audit; (b) actualizări ale legislației naționale relevante pentru implementarea Politicii de Coeziune. Rezultatul acestui pas ar consta într-un set bine întemeiat de soluții pentru îmbunătățirea cadrului procedural de M&E. 3.1.3. Elaborarea unui set de orientări pentru îmbunătățirea procedurilor de monitorizare 154. Acțiunea are ca scop selectarea și documentarea celor mai bune practici și propunerea unor măsuri pentru încorporarea acestora în noul cadru procedural. Acțiunea pornește de la analiza procedurilor existente, propunând soluții pentru remedierea aspectelor mai puțin performante, agregând exemple, bune practici și lecții învățate și avansând idei pentru îmbunătățirea cadrului procedural în următoarea perioadă de programare. Recomandările finale vor fi discutate cu părțile interesate relevante pentru a perfecționa modul de aplicare. Exercițiile de simplificare care au fost 48 Official Use implementate cu succes în perioada 2014-2020 vor fi utilizate pentru a elabora recomandări pentru perioada de programare 2021-2027 și vor constitui repere de luat în considerare de către autorități atunci când elaborează sau modifică procedurile de M&E. Principalul rezultat va fi un set de orientări, care să poată fi utilizat de MIPE, AM și OI pentru îmbunătățirea întregului cadru procedural de M&E. 3.2. Dezvoltarea unor formate unitare de M&E pentru beneficiari 155. Dezvoltarea instrumentelor adecvate pentru eficientizarea cerințelor de raportare pentru beneficiari ar trebui să faciliteze abordarea orientată spre rezultate și să sporească performanța de implementare. Diferențele actuale dintre cerințele de raportare pentru beneficiari cu proiecte finanțate din PO diferite pot complica sarcina de monitorizare pentru beneficiari și pot limita eficiența implementării. În anumite cazuri, diferite formate de raportare ale beneficiarilor au evoluat de la un program la altul fără o coordonare generală, ceea ce ar fi permis o abordare mai unitară. 156. În orice caz, dezvoltarea SMIS pentru perioada 2021-2027 poate necesita revizuirea formatelor de raportare. Prin urmare, există o oportunitate de a revizui toate formatele de raportare relevante și șabloanele aferente din PO-uri, de a le simplifica, de a le optimiza compatibilitatea cu SMIS și de a asigura o abordare mai unitară între PO-uri ori de câte ori este posibil. Următorii pași sunt necesari pentru a finaliza această acțiune: 3.2.1. Evaluarea oportunităților de simplificare a formatelor și modelelor de raportare ale beneficiarilor 157. MIPE ar trebui să efectueze o analiză detaliată a formatelor de raportare ale beneficiarilor propuse de AM pentru toate programele operaționale pentru a identifica elementele de complexitate excesivă sau redundante, precum și diferențe inutile în cerințe și / sau formate în cadrul programelor operaționale. Direcția Coordonare Sistem ar trebui să preia responsabilitatea coordonării acțiunii în ansamblu. Analiza inițială va trebui să se deruleze în paralel cu dezvoltarea sistemului IT pentru perioada 2021-2027 și ar trebui, de asemenea, să implice îndeaproape Direcția SMIS. Rezultatul analizei va fi cartarea opțiunilor pentru elaborarea unor formate și șabloane de raportare simplificate și armonizate pentru beneficiari. 3.2.2. Dezvoltarea formatelor / șabloanelor de raportare simplificate și mai unificate pentru beneficiari 158. Pe baza concluziilor evaluării inițiale, MEIP ar trebui să dezvolte noua suită de formate și șabloane pentru monitorizarea și raportarea proiectelor de către beneficiari. Aceste șabloane ar trebui să urmeze un format mai armonizat pentru rapoartele de progres, ori de câte ori este posibil, în care progresul tehnic și financiar să fie legate mai explicit. Scopul este de a: • simplifica cerințele de raportare pentru beneficiari, permițându-le să se concentreze mai mult pe obținerea rezultatelor în proiectele lor; • facilita utilizarea sistemelor IT (toate funcționalitățile) pentru fiecare categorie de actori implicați, inclusiv pentru beneficiari. • facilita raportarea automată / agregarea datelor de la nivelul beneficiarului în sus. Pentru o experiență mai simplă a utilizatorului, ar putea fi utilizat un fișier .pdf automat, care să permită corelații între diferite secțiuni, integrarea mai rapidă a informațiilor, actualizări mai ușoare la etapele de raportare și verificări încrucișate ale datelor. Acest tip de șablon ar trebui, de asemenea, să faciliteze procesul de verificare de către ofițerii de monitorizare din OI și AM. Formatele / șabloanele de raportare unitară vor sprijini luarea de decizii bazate pe dovezi prin furnizarea de informații în timp util și exacte cu privire la principalele provocări și blocaje și informații actualizate privind progresul pe toate dimensiunile relevante. 49 Official Use 3.3. Introducerea unei abordări de management al riscurilor în procesele de monitorizare 159. Abordarea bazată pe managementul riscului este considerată esențială în procesul de simplificare, asigurând proporționalitatea măsurilor de monitorizare și control. În acest context, regulamentele UE pentru perioada 2021-2027 fac un pas important în renunțarea la necesitatea verificării integrale (100%) de către AM/OI a cererilor de plată depuse de beneficiari; în schimb, verificarea integrală trebuie să fie înlocuită și susținută de o abordare bazată pe managementul riscurilor. Noua abordare ar putea aduce o contribuție substanțială la reducerea poverii administrative asociate monitorizării. 160. Managementul riscurilor poate să contribuie la asigurarea unui echilibru adecvat între implementarea eficientă a fondurilor, pe de o parte, și costurile și sarcinile administrative aferente, pe de altă parte. În acest scop, conform prevederilor regulamentelor UE, frecvența, domeniul de aplicare și acoperirea verificărilor de management ar trebui să se bazeze pe o evaluare a riscurilor care ia în considerare următorii factori principali: numărul, tipul, dimensiunea și conținutul operațiunilor implementate, beneficiarii și nivelul riscului identificat de verificările și auditurile anterioare ale managementului. 161. Acțiunea are scopul de a eficientiza procesele și procedurile de monitorizare pentru a spori eficiența și a reduce sarcina administrativă atât pentru autorități, cât și pentru beneficiari. Acest lucru se poate baza numai pe o înțelegere aprofundată a operațiunilor și riscurilor potențiale, precum și a abordărilor generale utilizate de beneficiari. Monitorizarea bazată pe riscuri ar reduce volumul și frecvența monitorizării, deoarece datele sunt verificate în profunzime doar pentru proiectele cu risc mai mare (pe baza unor criterii predefinite) sau pe baza unor evenimente cu potențial de risc predefinite. 162. Următorii pași sunt necesari pentru implementarea acestei Acțiuni. Dacă se dorește, Banca Mondială propune să desfășoare expertize de specialitate pentru a defini implementarea într-o manieră mai detaliată. 3.3.1. Analiza operațiunilor și riscurilor corespondente 163. O analiză cuprinzătoare a riscurilor este necesară pentru implementarea monitorizării bazate pe risc. Evaluarea ar trebui făcută pentru toate programele operaționale, luând în considerare tipul și dimensiunea operațiunilor, tipul de beneficiari și rezultatele verificărilor anterioare. Pe de altă parte, analiza ar trebui să acopere și procesele de verificare efectuate de diferite autorități, în legătură cu acoperirea și frecvența fiecărei operațiuni. 164. Rezultatele analizei ar trebui să fie prezentate în mod adecvat pentru a permite măsuri ulterioare. Aceasta ar presupune clasificarea și periodizarea riscurilor, precum și înțelegerea etapei proiectului sau a programului cu care acestea sunt asociate. Identificarea cauzelor pentru principalele categorii de riscuri va fi, de asemenea, necesară, facilitând formularea soluțiilor. Cuantificarea riscurilor ar putea fi necesară pentru stabilirea priorităților în abordarea acestora. 3.3.2. Dezvoltarea unei metodologii de gestionare a riscurilor 165. Metodologia de gestionare a riscurilor ar trebui să fie dezvoltată pe baza rezultatelor evaluării riscurilor, precum și luând în considerare contextul procedural și cerințele specifice diferitelor autorități implicate. Activitatea ar trebui să fie facilitată de un specialist în managementul riscurilor cu experiență și cunoștințe solida în abordarea CE în acest domeniu și ar trebui să ia în considerare toate cerințele relevante ale diferitelor autorități implicate în sarcinile de verificare (de exemplu, AM și OI, Autoritatea de Audit, Autoritatea de Certificare etc.). Metodologia ar trebui să permită adaptarea la nevoile specifice ale fiecărui PO, mai ales în ceea ce privește cerințele de monitorizare. Deși este preferată o abordare unitară a metodologiei la nivelul PO, aceasta nu este obligatorie mai ales dacă acest lucru duce la o sarcină suplimentară pentru autorități sau beneficiari sau, alternativ, nu îndeplinește cerințele de verificare pentru diferitele tipuri de intervenții (de exemplu, infrastructură, resurse umane, sprijin pentru IMM-uri etc.). 50 Official Use 166. Măsuri preventive ar trebui implementate pentru a evita neregulile și frauda. În acest scop, domeniul de aplicare actual al abordării bazate pe managementul riscurilor care se concentrează pe prevenirea fraudelor și pe evitarea neregulilor - ar putea fi ajustat și extins pentru a conduce la verificări simplificate, sprijinindu-i pe beneficiari să evite erorile din implementare. 167. Extinderea practicilor de gestionare a riscurilor la nivelul beneficiarilor ar putea duce la beneficii suplimentare în întregul sistem. Mai precis, bazându-se pe practica implementată la nivelul AM și OI, ar putea fi dezvoltată o metodologie de gestionare a riscurilor pentru beneficiarii proiectului. O astfel de metodologie ar trebuie să le ofere beneficiarilor instrucțiuni clare cu privire la toate procesele de gestionare a riscurilor, de la identificare la planificarea și monitorizarea riscurilor. De asemenea, dezvoltarea unor proceduri standardizate pentru managementul riscurilor (prin pași și formate standard) ar putea contribui la o gestionare mai bună a proiectelor și la scăderea numărului de nereguli în implementare. Temele de gestionare a riscurilor ar trebui incluse în sesiunile de instruire pentru beneficiari descrise în secțiunea 6.4. din prezentul raport. 168. Metodologia gestionării riscurilor ar putea fi dezvoltată printr-un program pilot pentru a testa alinierea la nevoile de verificare la nivel de program. Rezultatele fazei pilot ar putea oferi informații utile cu privire la eficacitatea măsurilor propuse, în special în ceea ce privește numărul verificărilor planificate. De asemenea, poate contribui la îmbunătățirea aranjamentelor procedurale, în conformitate cu nevoile specifice identificate, cum ar fi metodele de eșantionare bazate pe riscuri pentru verificarea cererilor de plată ale beneficiarilor. 3.4. Încurajarea adoptării opțiunilor de cost simplificate (SCO) 169. SCO sunt pe scară largă recunoscute ca una dintre cele mai eficiente măsuri de simplificare adoptate în cadrul Politicii de Coeziune. Utilizarea SCO simplifică procedurile de solicitare a finanțării și cerințele de raportare și reduce semnificativ volumul de lucru administrativ în etapele de aplicare și implementare pentru toți actorii implicați în proiectarea și utilizarea fondurilor Politicii de Coeziune. În timp ce calculează costurile reale, beneficiarii trebuie să furnizeze AM-urilor și OI-urilor documentații precum facturi, dovezi de plată, extrase bancare și așa mai departe. Cu toate acestea, atunci când sunt utilizate SCO, urmărirea fiecărui euro de cheltuieli cofinanțate cu documente justificative individuale nu mai este necesară: acesta este punctul cheie al opțiunilor de cost simplificate, deoarece atenuează semnificativ sarcina administrativă. 39 170. Avantajele SCO merg dincolo de reducerea sarcinii administrative. Aplicarea SCO permite AM, OI și beneficiarilor să se concentreze mai mult pe obținerea rezultatelor în loc să colecteze și să verifice documente financiare. SCO reduc și probabilitatea de eroare. Curtea de Conturi Europeană a concluzionat că proiectele ale căror costuri sunt declarate cu ajutorul unor reguli simplificate sunt mai puțin predispuse la erori dacă condițiile existente nu sunt excesiv de complexe. 40 171. Bunele practici arată că utilizarea SCO contribuie la îmbunătățirea sistemelor M&E. Experiența statelor membre care au utilizat pe scară largă SCO arată că acest lucru a permis o definire mai clară și mai precisă a indicatorilor de proces (input / output) și a indicatorilor de rezultat. Când se utilizează SCO, nu există nicio îndoială cu privire la modul în care sunt măsurate activitățile, realizările și rezultatele. SCO au permis, de asemenea, îmbunătățirea procesului de selecție a proiectelor, deoarece 39 Comisia Europeană, Orientări privind opțiunile de cost simplificate (SCO): finanțare forfetară, Baremuri standard ale costurilor unitare, Sume forfetare - Ediție revizuită după intrarea în vigoare a Regulamentului (UE, Euratom) 2018/1046, 2021 40 Curtea de Conturi Europeană, Raportul anual al Curții de Conturi privind execuția bugetului aferent exercițiului financiar 2018, 2019. 51 Official Use standardizarea a îmbunătățit comparabilitatea valorilor observate pentru indicatorii de monitorizare și a facilitat identificarea posibilelor etaloane pentru operațiunile viitoare. 172. Departamentele responsabile pentru funcțiile M&E ar trebui să fie implicate în procesul de stabilire și implementare a SCO. În special atunci când sunt utilizate costurile unitare sau sumele forfetare, înființarea SCO nu este doar un exercițiu administrativ. Aceasta implică abilități de programare, precum și capacitatea de a exprima operațiunea în termeni și condiții standard (indicatori SCO) care declanșează plățile către beneficiari. Cele mai bune practici arată că implicarea funcțiilor M&E în proiectarea SCO aduce două avantaje cheie: (i) permite definirea clară a indicatorilor relevanți și clari, care pot fi ușor de înțeles de către beneficiari, precum și de către autoritățile responsabile cu verificarea managementului și (ii) ) îmbunătățește coerența sau, acolo unde este posibil, o legătură puternică între indicatorii SCO și indicatorii M&E. 3.4.1. Abordarea generală a modului de extindere a adoptării SCO 173. Adoptarea SCO de către autoritățile române ar trebui îmbunătățită în continuare. Deși unele SCO au fost adoptate de AM-urile din România în perioada de programare 2014-2020, ar putea fi luate în considerare tipuri suplimentare de operațiuni și costuri. Acest lucru ar îmbunătăți eficiența monitorizării și ar putea schimba accentul monitorizării de la probleme operaționale la calitate și rezultate. 174. Pornind de la experiența statelor membre UE cu cel mai înalt nivel de acceptare a SCO, abordarea pentru scalarea SCO ar trebui să se bazeze pe:  Cunoștințe Sunt disponibile mai multe opțiuni pentru calcularea și implementarea SCO (tipuri de SCO, tipuri de SCO, metode de calcul, tipuri de indicatori și condiții care declanșează plăți). Autoritățile ar trebui să dobândească o cunoaștere solidă a fundamentării, a domeniului de aplicare și a funcționării tuturor opțiunilor și combinațiilor posibile.  Managementul schimbării (și mentalitatea). Utilizarea SCO necesită schimbări în procesele și regulile de proiectare, implementare, monitorizare și control al operațiunilor și programelor.  Parteneriat consolidat între autorități și părțile interesate. Dispozițiile UE pentru perioada 2021-2027 includ noi posibilități (de exemplu, pentru a îmbunătăți securitatea juridică în jurul metodologiilor), dar implică și noi provocări. Stabilirea de relații de colaborare între AM și Autoritatea de Audit, precum și consolidarea colaborării cu Comisia Europeană și părțile interesate ar fi obiective cheie pentru a facilita o utilizare mai largă și mai ușoară a SCO.  Disponibilitatea de a investi. Pe lângă cunoștințe, utilizarea SCO necesită timp și resurse. Experiența altor state membre arată că avantajele SCO, în special atunci când acoperă toate costurile operațiunilor, merită, fără îndoială, investiția. Cele mai experimentate state membre au adoptat acum o abordare „SCO-by-default” 41. 3.4.2. Pașii următori și autoritățile responsabile pentru o mai bună dezvoltare a SCO 175. Pentru a ajuta la promovarea agendei SCO în România, pot fi planificate următoarele acțiuni:  Dezvoltarea unui plan de adoptare a SCO cu un termen limită clar la nivelul fiecărei AM / fiecărui Fond la începutul perioadei de programare. Planul ar include acțiunile specifice necesare pentru realizarea unei utilizări pe scară largă a SCO în perioada 2021-2027, asigurând în același timp utilizarea eficientă a resurselor și respectarea normelor stabilite la nivelul UE, la 41 Aceasta înseamnă că, ori de câte ori concepe o nouă cerere de propuneri, AM își propune să utilizeze SCO pentru a acoperi toate părțile și toate costurile operațiunii și pentru toți beneficiarii implicați în implementarea acesteia, cu excepția cazului în care acest lucru se dovedește prea dificil sau împovărător (ceea ce adesea nu este cazul) . 52 Official Use nivel național și la nivel de program. Definiția planului ar trebui să fie precedată de o evaluare preliminară a situației SCO în programele FSE și FEDR. Evaluarea preliminară ar acoperi: (i) adoptarea SCO în perioada 2014-2020 (tipul SCO și tipurile de operațiuni și costurile acoperite) și (ii) problemele cheie cu care se confruntă autoritățile române în dezvoltarea și implementarea SCO.  Stabilirea rețelelor tehnice FSE și / sau FEDR sau un grup de lucru format din experți SCO la nivel de AM și OI, inclusiv Autoritatea de audit, pentru a începe implementarea SCO și pentru a supraveghea analiza modificărilor legislative necesare pentru adoptarea SCO. Rețelele SCO la nivel de fond se pot baza pe SCO de succes și alte experiențe de simplificare la nivelul UE. Cazurile Rețelei transnaționale FSE pentru SCO, înființată în 2015 de DG EMPL și Rețeaua transnațională FEDR / CF pe SCO, înființată de DG REGIO în 2018, demonstrează că astfel de inițiative pot fi eficiente în încurajarea și susținerea utilizării SCO. Au fost înființate rețele naționale cu rezultate pozitive de mai multe state membre pentru a coordona discuțiile, propunerile și soluțiile în jurul SCO la nivel național sau PO. Conform feedbackului furnizat de acele state membre, activitatea rețelei este foarte apreciată atât de autorități, cât și de alte părți interesate. Rețeaua ar trebui prezidată de MIPE (sau de o AM dedicată la nivel de fond, selectată de toți participanții), ca autoritate responsabilă pentru proiectarea și implementarea SCO. Condusă de această instituție, activitatea rețelei ar trebui să se bazeze pe angajamentul altor autorități (de exemplu, AM, OI, ministere de resort, Autoritatea de Audit) și părțile interesate de a contribui la discuții și sarcini cu o abordare constructivă. Este important de reținut că rețelele nu ar trebui să fie concepute ca o inițiativă „singulară”. Experiența rețelelor stabilite la nivelul UE și la nivel național demonstrează că este important să se desfășoare activități și între întâlniri, atribuind sarcini și responsabilități clare membrilor rețelei.  Explorarea opțiunilor potențiale suplimentare pentru creșterea utilizării SCO. Această acțiune ar avea ca scop evaluarea posibilităților concrete de utilizare mai largă a SCO în cadrul programelor FSE și FEDER din România. În practică, AM ar trebui să selecteze și să acorde prioritate operațiunilor care urmează să fie acoperite de SCO, deoarece ar fi dificil să se dezvolte, în paralel, metodologii SCO pentru toate operațiunile. Selecția intervențiilor care urmează să fie acoperite de SCO ar putea avea la bază o evaluare echilibrată a doi factori cheie: (i) Fezabilitate, cât de ușor / dificil ar fi să se dezvolte SCO pentru o anumită operațiune și (ii) Relevanță, ce avantaje ar putea să se obțină în ceea ce privește reducerea sarcinii administrative, rata de eroare sau îmbunătățirea calității operațiunilor.  Analiza posibilităților de colectare a datelor pentru a sprijini definirea metodelor de calcul și / sau de a utiliza opțiunile disponibile în regulamentele UE. În urma evaluării, ar putea fi planificate acțiuni de sprijin pentru a facilita elaborarea și implementarea SCO. Astfel de acțiuni ar include: (i) îndrumări privind dezvoltarea metodologiilor SCO atât în temeiul art. 48 și 88 din CPR pentru perioada de programare 2021-2027, (ii) sprijin pentru finalizarea propunerilor SCO care urmează să fie incluse în anexa V - Anexa 1 la CPR și pentru prezentarea metodologiilor de evaluare a Autorității de audit și (iii) sprijin pentru revizuirea proceselor administrative și a documentelor legate de utilizarea SCO (de exemplu, cerere de propuneri, note de orientare, selectarea operațiunilor, procese de verificare a managementului). Exemple de alte state membre ale UE care implementează cu succes SCO 176. Rețelele transnaționale FSE și FEDR de simplificare și SCO au realizat o cartografiere cuprinzătoare a practicilor SCO la nivelul UE, pe baza indicatorilor de proces sau de rezultat. Autoritățile din toate statele membre ale UE au furnizat informații cu privire la SCO implementate în perioada de programare 2014-2020 și au selectat cele mai interesante practici, care au fost în cele din urmă analizate prin studii de caz. Exemple de SCO dezvoltate cu succes în cadrul programelor FSE și FEDR sunt prezentate în Tabelul 10 de mai jos și vor fi explorate în continuare cu autoritățile române în timpul implementării acestei acțiuni. 53 Official Use Tabelul 10. Cartografierea practicilor SCO la nivelul UE Statul Tipul Fond Scurtă descriere a practicii membru indicatorului Costurile unitare care acoperă formarea externă atât pentru cursurile Malta FSE Realizare acreditate, cât și pentru cele neacreditate (costul unitar pe oră de formare) și subvențiile participanților. Costuri unitare bazate pe rezultate care acoperă măsurile active de Franța FSE Rezultat ocupare tinerilor NEET în cadrul schemei naționale Garanția pentru tineri Sume forfetare, calculate prin proiecte de buget, care acoperă proiecte Finlanda FSE Rezultat mici (până la 100 000 EUR finanțare publică) în care rezultatele proiectului pot fi clar definite. Lituania FEDR Rezultat Costuri unitare pentru instalarea centralei solare în gospodării. Letonia FEDR Rezultat Costuri unitare pentru tehnologie medicală, dispozitive și echipamente Sursă: Compilația autorilor. 4. Coordonare strategică 177. Per ansamblu, coordonarea ar trebui să aibă ca scop consolidarea legăturilor între diferitele PO la nivel național, regional și / sau teritorial, precum și cu alte strategii și programe naționale relevante. Îmbunătățirea coordonării implică nu numai eliminarea suprapunerilor între diferitele fluxuri de finanțare, ci și favorizarea sinergiilor și prioritizarea integrării între proiecte - îmbunătățirea eficienței în cadrul sistemului. In timp ce o bună coordonare este esențială între fondurile Politicii de Coeziune a UE, alinierea acestora cu strategiile și programele naționale sau ale UE poate aduce beneficii suplimentare pentru diferitele grupuri țintă și teritorii în cauză, precum și o eficiență crescută, în general. A. Context 178. În perioada 2014-2020, a existat o mare diversitate în abordările de monitorizare între diferite PO-uri și Fonduri, cu puține cerințe standardizate pentru beneficiari. Analiza Băncii Mondiale derulată în 2020 a găsit, de asemenea, puține dovezi ale rezultatelor investițiilor complementare monitorizate într-un mod integrat sau ale monitorizării folosite ca factor de coordonare între PO. 179. In ceea ce privește sistemul de evaluare, analiza a evidențiat punctele forte cheie centrate pe coordonarea instituțională asigurată de Unitatea Centrală de Evaluare (UCE) din cadrul MIPE și coordonarea evaluării programelor ETC la nivelul MDLPA. UCE îndeplinește funcția de evaluare pentru patru PO: POIM, POC, POCU și POAT. În plus, oferă coordonarea generală a sistemului de evaluare, care este în mare măsură apreciată de personalul AM/OI intervievat. 180. Arhitectura instituțională pentru implementarea fondurilor UE în perioada 2021-2027 nu a fost încă formalizată. Un memorandum guvernamental din 2019 stabilește principalele programe pentru această perioadă, dar desemnarea unor instituții ca AM și OI este încă subiect de dezbatere. Coordonarea va fi, cel mai probabil, asigurată de MIPE, dar structura cu responsabilități în acest sens nu este încă aprobată. În plus, Guvernul a aprobat mai multe memorandumuri care detaliază pașii pentru pregătirea programelor, acțiunile necesare pentru îndeplinirea condițiilor de abilitare sau consolidarea capacității administrative a entităților implicate în implementare. În acest scop au fost înființate diferite comitete / grupuri interministeriale, inclusiv: Comitetul pentru elaborarea AP (CCMAP); Grupuri de lucru pentru fiecare dintre cele cinci obiective politice și pentru fiecare program viitor; Comitetul pentru 54 Official Use monitorizarea îndeplinirii condițiilor favorizante; Grupul interministerial pentru coordonarea și monitorizarea instituțiilor cu responsabilități în implementarea fondurilor AT etc. 181. Accentul s-a pus până acum pe pregătirea programului într-un cadru de parteneriat larg. Eforturile până în prezent s-au concentrat pe elaborarea programelor și a AP, identificarea complementarităților și nevoilor cheie pentru demarcarea programelor, precum și pregătirea pașilor pentru îndeplinirea condițiilor favorizante în timp util și pentru a permite implementarea eficientă și rambursarea în timp util de către CE. În conformitate cu cerințele UE, cadrul de parteneriat stabilit pentru exercițiul de programare include grupurile de lucru stabilite pentru fiecare dintre cele cinci obiective politice, pentru fiecare program preconizat și pentru CCMAP. Membrii acestor structuri au fost selectați pe baza Codului național de conduită, elaborat în conformitate cu dispozițiile de reglementare ale UE în acest sens. B. Acțiuni propuse 182. Sunt necesare diferite acțiuni pentru a iniția implementarea recomandărilor formulate în urma analizei sistemului de M&E utilizat în perioada de programare 2014-2020. Acestea implică o schimbare de abordare în ceea ce privește îmbunătățirea coordonării și colaborării între actorii cheie din sistem. Structurile la nivelul AP ar trebui consolidate pentru a întări legăturile dintre fondurile UE și strategiile naționale relevante în sectoare cheie, cum ar fi ocuparea forței de muncă, incluziunea socială, mediul și dezvoltarea urbană. În acest scop, procesele de monitorizare ar trebui să fie asociate unor structuri instituționale, cu sarcini de monitorizare explicite care depășesc limitele unui singur program. Ar trebui să existe o definire clară a responsabilităților și procedurilor, împreună cu adoptarea formală a rolului de coordonare. Acțiunile planificate vizează întărirea structurilor de coordonare și îmbunătățirea procedurilor, pentru a promova utilizarea optimizată a fondurilor. Principalele activități planificate sunt detaliate în Tabelul 11 de mai jos. Tabelul 11. Acțiuni propuse pentru îmbunătățirea coordonării Acțiune Rezultat(e) așteptat(e) Termen limită 4.1 Consolidarea • Structuri consolidate de coordonare și susținere S2 2021-S2 2022 structurilor actuale de operaționale coordonare • Proceduri de lucru adoptate • Instrumente dezvoltate și funcționale • Sondaj proiectat și implementat 4.2 Asigurarea unei mai • Protocoale de schimb de date și informații în vigoare S2 2021-S2 2022 bune alinieri între • Proceduri elaborate / adoptate, inclusiv pentru programele Politicii de evaluarea periodică a necesității de a modifica sau Coeziune și strategiile revizui intervențiile (atât în cadrul programelor naționale relevante operaționale ale politicii de coeziune, cât și / sau al strategiilor naționale) pentru a reflecta potențialele schimbări contextuale și pentru crearea complementarităților pentru un impact sporit. Sursă: Analiza autorilor pe baza consultărilor cu părțile interesate. 4.1 Consolidarea structurilor actuale de coordonare 183. În timp ce complementaritățile între diferitele domenii de finanțare sunt definite în etapa de programare, o coordonare sporită în timpul implementării este crucială pentru atingerea obiectivelor stabilite. Este necesară coordonarea pentru a evita suprapunerile și pentru a crea sinergii între diferite intervenții, iar acest lucru poate fi realizat numai cu monitorizarea și comunicarea corespunzătoare a rezultatelor către factorii de decizie. Acest lucru nu contribuie doar la îmbunătățirea utilizării fondurilor, ci permite, de asemenea, identificarea condițiilor prin care finanțările să își mențină relevanța față de nevoile identificate. În plus, întărirea coordonării în timpul implementării este necesară pentru a asigura 55 Official Use conformitatea cu alte cerințe de reglementare ale UE, și anume (i) concentrarea tematică a fondurilor, (ii) necesitatea asigurării îndeplinirii continue a condițiilor favorizante sau (iii) necesitatea de a asigura sinergia cu instrumentele gestionate direct de CE, de exemplu, față de abordarea bazată pe „misiuni” adoptată în Horizon Europe. 184. Coordonarea teritorială a sprijinului poate juca un rol major în îmbunătățirea rezultatelor intervențiilor UE. Coordonarea teritorială este legată, dar nu se limitează la instrumentele dedicate definite prin reglementări, cum ar fi Investițiile teritoriale integrate (ITI), Dezvoltarea urbană durabilă, Dezvoltarea locală plasată în responsabilitatea comunității (CLLD), Satele inteligente etc. De asemenea, se referă la importanța corelării acțiunilor la nivelul anumitor teritorii, cum ar fi zonele urbane funcționale, chiar dacă nu sunt formalizate în cadrul unui instrument specific. Unii pași au fost luați în acest sens, atunci când se analizează alinierea fiecărui POR cu strategia regională corespunzătoare, dar coordonarea poate depăși acest nivel dacă se iau în considerare intervențiile din diferite programe. Pentru proiecte mai strategice, cooperarea inter-regională este un alt aspect care ar putea fi luat în considerare pentru îmbunătățirea rezultatelor. 185. Condițiile favorizante sunt definite pentru a asigura faptul că operațiunile cofinanțate sunt în conformitate cu cadrul juridic mai larg al UE iar acestea trebuie respectate pe întreaga perioadă de implementare. Condițiile favorizante sunt legate de obiectivele specifice și nerespectarea acestora poate duce la suspendarea rambursărilor și a finanțării asociate obiectivelor specifice în cauză. Gradul actual de îndeplinire a condițiilor favorizante este prezentat în Acordul de Parteneriat și programe, cu detalierea criteriilor relevante definite de regulamente. În timp ce unele criterii sunt condiții unice (de exemplu, existența unei strategii, înființarea unui sistem de M&E la nivelul unui anumit program sau strategie), altele se referă la îndeplinirea anumitor obiective anuale, cum ar fi menținerea relevanței strategiei formulate. Va fi necesar un sistem de monitorizare bine conceput pentru a verifica conformitatea cu prevederile privind îndeplinirea condițiilor favorizante în timpul implementării. În plus, întrucât unele dintre condițiile favorizante se referă la mai multe PO-uri, monitorizarea îndeplinirii lor ar trebui efectuată la nivel național în mod coordonat. 186. Conform Art. 8 din Regulamentul Comun pentru Politica de Coeziune pentru perioada 2021- 2027, parteneriatul ar trebui să fie garantat încă din etapa de planificare pe toată durata implementării. În prezent, rolul comitetelor și al grupurilor de lucru create este limitat la sarcinile de programare. Din acest moment, este necesară o analiză atentă a diferitelor modalități de asigurare a coordonării în timpul implementării și maximizarea sinergiilor între intervenții. În timp ce comitetele de monitorizare reprezintă un element cheie în acest proces, este de asemenea benefic să existe un parteneriat funcțional, precum și un cadru clar de consultare a altor stakeholderi (de exemplu, ministere, mediul academic, institute de cercetare, autorități regionale / publice etc.) și publicul larg. Continuarea funcționării grupurilor de lucru sau a comitetelor înființate în timpul etapei de programare poate sprijini luarea deciziilor. Acestea ar trebui să acopere principalele teme de interes, inclusiv aspecte orizontale, și ar trebui să permită o coordonare adecvată a sprijinului, identificarea blocajelor principale în implementare și a potențialelor soluții de remediere. Activitatea și adecvarea structurilor definite ar trebui evaluate periodic pentru a asigura funcționalitatea și utilitatea acestora. 187. Datele pot fi un instrument puternic de sprijinire a abordării coordonate pentru a lua decizii atunci când se face trecerea de la programare la implementare. Schimbul de informații între programe permite înțelegerea legăturilor și complementarităților între diferitele intervenții. Acest lucru poate fi crucial pentru furnizarea unei imagini mai cuprinzătoare pentru factorii de decizie. Procesul de raportare ar putea fi îmbunătățit prin crearea unui tablou de bord la nivelul AP cu informații despre toate programele, inclusiv programarea la nivel teritorial / sectorial, să faciliteze coordonarea între fondurile UE și să sprijine procesul decizional. Următoarele subactivități vor trebui desfășurate pentru o implementare cu succes a acestei activități: 56 Official Use 4.1.1. Identificarea unor sectoare cheie în care este necesară coordonarea și care sunt principalii actori implicați în coordonare 188. Pentru a maximiza sinergiile potențiale, urmărirea modului în care intervențiile susținute de Fondurile Politicii de Coeziune se completează reciproc, precum și modul în care acestea se aliniază cu strategiile și programele naționale relevante, trebuie menținută după programare, pe parcursul implementării. Deși principalele legături de acest tip între sursele de finanțare UE și cele naționale sunt detaliate în AP și în programele relevante, în cazul României, accentul a fost în mod tradițional pus cu precădere pe asigurarea demarcației între fonduri. 189. Alte domenii în care coordonarea a câștigat importanță pentru perioada de programare 2021- 2027 includ îndeplinirea condițiilor favorizante și a temelor orizontale (de exemplu, Green Deal, digitalizare, reducerea sărăciei etc.). Ar trebui asigurată o abordare coordonată pentru a demonstra îndeplinirea condițiilor favorizante pe tot parcursul implementării, precum și pentru a asigura sinergia cu alte instrumente ale UE. Alte nevoi de coordonare pot fi identificate atunci când privim dintr-o perspectivă teritorială sau sectorială. Este necesară o imagine de ansamblu consecventă pentru a înțelege mai bine modul în care coordonarea intervențiilor susținute în cadrul diferitelor programe poate conduce la materializarea de sinergii planificate în etapa de programare - de exemplu, corelarea din punct de vedere temporal a intervențiilor, la nivelul grupurilor țintă vizate etc. 4.1.2. Identificarea celor mai eficiente mecanisme de coordonare 190. Trei niveluri de coordonare au fost identificate pentru această acțiune de consolidare a structurilor de coordonare: la nivel strategic, de management și de experți. Acestea sunt detaliate în Tabelul 12 de mai jos. Tabelul 12. Nivelurile cheie de coordonare necesare pentru implementarea Politicii de Coeziune Calitatea de membru Domenii acoperite / Rol Nivel strategic - CCMAP • MIPE, în calitate de coordonator al • Factori cheie pentru asigurarea coordonării și implementării fondurilor UE complementarității fondurilor • Secretari de stat ai ministerelor de • Concentrare tematică resort în domeniile de politică • Condiții favorizante vizate de fonduri • Probleme cheie legate de noile provocări identificate în RDC • Reprezentanți MIPE (programare, • Realocări între PO coordonare sistem, monitorizare, • Provocări în atingerea țintelor indicatorilor etc. evaluare) • CCMAP va beneficia de asistență din partea grupurilor de • Reprezentanți ai societății civile, lucru / subcomitetelor ai mediului academic etc. Nivelul de management - Grupuri de lucru / Subcomitete • Managerii AM/OI • Ar trebui stabilit pentru fiecare obiectiv de politică și pentru • Reprezentanții MIPE alte domenii cheie care necesită coordonare (concentrare • Reprezentanți ai ministerelor de tematică, condiții favorizante, integrare teritorială etc.) resort în domeniile de politică • Un grup de lucru / subcomitet ar putea acoperi mai multe vizate de Fonduri domenii, dacă sunt identificate legături funcționale între astfel de zone. • Grupurile de lucru / subcomitetele vor oferi asistență CCMAP, după cum este necesar, cu privire la temele aflate sub responsabilitate. • Grupurile de lucru/ subcomitetele pot emite recomandări și pot lua decizii care vor fi preluate la nivel de program Nivel expert - Unitate de coordonare sistem la nivelul MIPE, experți AM/OI 57 Official Use • Personal expert în MIPE • Colectarea datelor și raportarea cu privire la implementare • Experți în AM/OI (desemnați să • Identificarea principalelor provocări și blocaje furnizeze informațiile necesare) • Furnizarea de asistență pentru AM în legătură cu colectarea datelor, raportarea, aspectele procedurale etc. • Pregătirea rapoartelor de sinteză (inclusiv prin utilizarea instrumentelor de vizualizare a datelor) pentru a sprijini luarea deciziilor în toate domeniile supuse coordonării • Sprijină CCMAP și WG / subcomitetele Sursă: Analiza autorilor pe baza consultărilor cu părțile interesate. 191. Calitatea de membru și responsabilitățile diferitelor structuri de coordonare și consultative ar trebui definite cu atenție pentru a susține o coordonare eficientă a fondurilor. Componența comitetelor sau grupurilor de lucru relevante ar trebui să fie aliniată la sfera principală definită pentru fiecare entitate, iar membrii trebuie să se dedice rolului lor. Cunoașterea temeinică a domeniilor definite și sunt premise esențiale pentru funcționarea adecvată a acestor structuri. Continuitatea este, de asemenea, crucială. Un al doilea reprezentant al fiecărei instituții (ca înlocuitor pentru membrul primar) poate fi nominalizat, iar participarea altor persoane decât cele nominalizate direct ar trebui să fie limitată. 4.1.3. Actualizarea procedurilor de lucru pentru înființarea instituțională 192. Pe lângă responsabilitățile clare pentru structurile de coordonare și membrii acestora, trebuie acordată o atenție specială procedurilor de lucru, relației cu alte structuri și procesului de luare a deciziilor în cadrul fiecărei structuri. Aceasta include, fără a se limita la, sarcinile acestor structuri și responsabilități pentru fiecare membru, un calendar al ședințelor, procesul de luare a deciziilor, tipul de decizii și recomandări și modul în care acestea vor fi puse în aplicare în continuare de către AM / OI etc.. 193. Actualizarea procedurilor de lucru trebuie inițiată de MIPE și implementată cu sprijinul actorilor-cheie implicați (AM, OI, ministere de resort etc.). Toți actorii ar trebui consultați cu privire la proiectele de proceduri și fluxurile propuse. În urma unui acord în acest sens, regulamentul intern ar trebui formalizat de către MIPE, cu caracter obligatoriu pentru toți cei implicați, cuprinzând următoarele aspecte principale:  responsabilitățile structurilor și ale membrilor acestora  proceduri de lucru pentru fiecare structură (calendar, analiză a informațiilor, proces decizional, relații cu alte entități / structuri, tip de decizii / recomandări emise)  relația dintre diferitele structuri și fluxuri de informații  aspecte legate de modul de luare a deciziilor / recomandărilor la nivelul autorităților / entităților vizate 4.1.4. Dezvoltarea și implementarea unor instrumente de lucru adecvate pentru a asigura coordonarea 194. Instrumente de lucru adecvate vor trebui să fie proiectate de MIPE pentru a simplifica procesul de colectare și raportare a datelor în toate programele și la nivelul PA. Dimensiunile teritoriale și tematice / sectoriale vor fi, de asemenea, luate în considerare în proces. Instrumentele și formatele dezvoltate se vor baza pe cele existente, definite prin regulamente, pentru a evita sarcina administrativă suplimentară pentru autorități și beneficiari. Instrumentele dezvoltate ar trebui, de asemenea, să fie aliniate cu cele utilizate în SMIS pentru 2021-2027, cu posibilitatea de a extrage date direct din sistem. Ar trebui încurajată o abordare unitară pentru toate programele, permițând compararea și agregarea datelor la toate nivelurile de interes (tematică sau teritorială, nivel sectorial, nivel AP etc.). Acest lucru poate necesita ajustări la procedurile de la nivel de program pentru a permite raportarea periodică. 195. O platformă pentru analiza și raportarea comună a datelor ar trebui, de asemenea, să fie dezvoltată de MIPE pentru accesare facilă a formatelor de raportare și a îndrumărilor pentru colectarea datelor. Platforma ar trebui să includă date privind implementarea, inclusiv principalele 58 Official Use strategii relevante pentru Politica de Coeziune. De asemenea, ar trebui să includă date contextuale relevante pentru domeniile vizate (de exemplu, date statistice relevante pentru domeniul / teritoriul analizat) și să faciliteze vizualizarea datelor la toate nivelurile de interes pentru a sprijini o coordonare eficientă. Valoarea adăugată a instrumentelor care trebuie dezvoltate ar trebui să se reflecte și în modul în care informațiile sunt agregate și prezentate. 4.1.5. Evaluarea periodică a gradului de realizare a obiectivelor de coordonare de către structurile de coordonare 196. Un instrument de tip sondaj ar trebui să fie dezvoltat de MIPE pentru a colecta informații privind activitatea structurilor de coordonare și progresul în îndeplinirea obiectivelor definite. Sondajul va avea ca scop înțelegerea progreselor realizate în atingerea obiectivelor stabilite, precum și principalele blocaje în realizarea unei coordonări eficiente și a posibilelor soluții de îmbunătățire. Acolo unde este relevant, sondajul va fi adaptat la specificul fiecărei structuri și poate include respondenți în afara structurilor în sine, pentru o viziune mai obiectivă asupra progresului și o mai bună înțelegere a factorilor care împiedică atingerea obiectivelor. Sondajul ar trebui să fie aplicat periodic (de exemplu, anual), MIPE va prelua aplicarea acestuia și va analiza rezultatele. Rezultatul sondajului ar trebui să fie analizat de către grupul de lucru / comitetul relevant (de exemplu, grupul de lucru / comitetul pentru dezvoltarea capacității administrative) pentru a decide schimbările necesare și acțiunile corective. Procesul de analiză și implementarea acțiunilor definite nu ar trebui să dureze mai mult de 3 luni după ce rezultatele sondajului sunt disponibile. 4.2 Asigurarea unei mai bune alinieri între programele Politicii de Coeziune și strategiile naționale relevante 197. În conformitate cu Regulamentele UE, este prevăzută o aliniere mai strânsă între sprijinul asigurat din fondurile Politicii de Coeziune și cadrul strategic UE și național mai larg pentru perioada de programare 2021-2027. Atunci când proiectează programele și AP, statele membre ar trebui să ia în considerare strategiile naționale elaborate pentru a sprijini prioritățile prevăzute în Semestrul European, inclusiv principiile Pilonului european pentru drepturile sociale. Recomandările specifice de țară, Rapoartele de Țară și Planul național pentru energie și climă oferă îndrumări strategice suplimentare care ar trebui respectate la proiectarea și implementarea intervențiilor. 198. Un pas inițial în asigurarea acestei alinieri strategice a fost realizat cu pregătirea primelor versiuni ale programelor și AP, dar sunt necesare încă eforturi suplimentare. O primă versiune a programelor operaționale și a AP a fost elaborată și prezentat CE, spre analiză. În prezent, comentariile CE sunt incluse în programele revizuite, inclusiv cele vizând alinierea programelor la strategiile naționale și programele relevante, cum ar fi PNRR. 199. Alinierea strategică definită în faza de programare ar trebui menținută pe tot parcursul implementării pentru a asigura relevanța sprijinului. În conformitate cu RDC, statele membre ar trebui să raporteze periodic comitetelor lor de monitorizare și CE cu privire la implementarea recomandărilor specifice de țară. În plus, la evaluarea intermediară, programele pot fi ajustate pentru a se potrivi noilor provocări care decurg din aceste recomandări, pe lângă alte provocări care afectează progresul programelor, inclusiv alinierea cu alte strategii UE și/sau naționale. 200. Coordonarea proiectelor finanțate din diferite surse este o modalitate de a crește valoarea adăugată a finanțării UE. Pe lângă respectarea regulilor de demarcare, care sunt deja clar definite, alinierea ar trebui să conducă la complementarități și sinergii între diferite intervenții. De asemenea, ar trebui să se asigure că intervențiile susțin atingerea obiectivelor definite în cadrul strategiilor, în loc de a fi pur și simplu conforme cu prevederile acestor strategii. Direcția Coordonare de Sistem din cadrul MIPE ar putea juca un rol important în implementarea acțiunilor necesare în acest sens. 201. Pornind de la identificarea zonelor comune de sprijin, alinierea și coordonarea se pot realiza prin schimbul de informații în timp util și prin aranjamente comune de M&E. Schimbul de informații cu privire la progresele în implementarea diferitelor programe și strategii este un pas important pentru 59 Official Use asigurarea coordonării în implementare. De asemenea, ajută la identificarea domeniilor care au nevoie de atenție sporită pentru a atinge obiectivele stabilite sau dacă este necesar să se revizuiască intervențiile, având în vedere schimbările în condițiile contextuale relevante. Următoarele subactivități vor trebui desfășurate pentru o implementare cu succes a acestei activități: 4.2.1. Identificarea legăturilor cheie dintre Fondurile UE și strategiile naționale relevante în sectoarele esențiale 202. Cartarea legăturilor cheie dintre fondurile UE și strategiile naționale reprezintă un prim pas în asigurarea alinierii necesare. Programele operaționale și AP identifică operațiunile care contribuie la o anumită strategie europeană sau națională. Pentru a îmbunătăți eficacitatea implementării, cartografierea zonelor comune între programele Politicii de Coeziune a UE și alte strategii ar trebui să fie efectuate la nivel de intervenție / obiectiv specific, cu referire la indicatorii relevanți și grupuri țintă, sau la concentrarea teritorială. Cartografierea trebuie efectuată pentru fiecare program, prezentând legăturile cu toate strategiile relevante la care contribuie programul, precum și cu PNRR. Cartarea trebuie făcută într-un format care să permită analiza și agregarea datelor (de exemplu, Excel). 4.2.2. Definirea aranjamentelor de M&E pentru complementaritățile identificate 203. Complementaritățile identificate cu ajutorul cartografierii trebuie monitorizate în mod constant în timpul implementării. Această monitorizare ar trebui să fie efectuată de MIPE în urma unei proceduri concepute cu precizie, cu responsabilități clare definite pentru fiecare dintre actorii implicați, acoperind aspecte precum: • indicatori care trebuie monitorizați; • proceduri privind colectarea datelor și raportarea; • actorii implicați și responsabilități; • metode de schimb de date; • proceduri de comunicare pentru consultări periodice pentru coordonarea abordărilor. 204. Pe lângă identificarea indicatorilor care urmează să fie monitorizați, MIPE va trebui să definească formatele de colectare și raportare a datelor, împreună cu pașii procedurali necesari pentru o monitorizare adecvată. Actorii cheie care vor fi implicați în sarcina monitorizării coordonării includ ministerele și agențiile responsabile cu implementarea strategiilor relevante. Formatele de raportare ar trebui să fie concepute pentru a se potrivi diferitelor tipuri de intervenții și indicatorilor corespunzători. 205. Introducerea datelor trebuie gestionată de fiecare actor implicat, pentru domeniile sale de responsabilitate. Formatele pentru introducerea datelor ar trebui să permită analiza și agregarea ușoară a datelor, precum și actualizări periodice. Datele ar trebui colectate cel puțin o dată pe an, dar pot fi necesare colectări și raportări mai frecvente pentru anumiți indicatori. Analiza datelor ar putea fi realizată de către structura de coordonare relevantă la nivelul MIPE. Rezultatele analizei trebuie discutate în CCMAP. Un exercițiu pilot ar putea fi dezvoltat pentru unul sau două domenii în care strategiile naționale constituie condiții favorizante (de exemplu, ocuparea forței de muncă, dizabilități, romi). 5. Evaluare 206. În ceea ce privește analiza implementării Politicii de Coeziune în România, evaluarea Băncii Mondiale a desprins concluzii cheie cu privire la structurile de management, planurile de evaluare, precum și calitatea și eventuala utilitate a rapoartelor de evaluare. Acestea sunt explorate în cele ce urmează, împreună cu recomandări și propuneri de acțiuni pentru îmbunătățirea sistemului în perioada 2021-2027. 60 Official Use A. Contextul Structuri de evaluare 207. Deși guvernanța sistemului de evaluare pare adecvată în ceea ce privește proiectarea și participarea, performanța sistemului nu este întotdeauna optimă. Analiza a identificat oportunități de îmbunătățire atât a eficienței, cât și a eficacității proceselor de evaluare. În acest sens, abordarea centralizată a evaluării - în ciuda beneficiilor date de coordonare - a fost identificată drept unul dintre motivele pentru gradul redus de asumare și utilizarea limitată a rezultatelor evaluării. O implicare mai activă a AM în procesul general, pornind de la identificarea nevoilor de evaluare și în ceea ce privește implementarea rezultatelor, este considerată esențială. 208. Mecanismul creat pentru monitorizarea implementării recomandărilor de evaluare ar putea fi îmbunătățit în continuare. Conform procedurilor definite în acest sens, fiecare AM trebuie să monitorizeze implementarea recomandărilor; Comitetul de Coordonare a Evaluării realizează de asemenea o analiză anuală pentru a identifica recomandările a căror implementare înregistrează întârzieri mai mari de 6 luni. Cu toate acestea, evaluările realizate arată că procedurile în acest sens sunt urmate doar parțial, modul în care se efectuează în practică monitorizarea implementării recomandărilor de evaluare rămânând neclar. Planuri de evaluare 209. Cadrul procedural este în vigoare, fiind conceput pentru a asigura calitatea procesului de evaluare, însă eficiența acestuia ar putea fi îmbunătățită. Rolul de coordonare al BEP și asistența pe care acesta o oferă au fost apreciate de toate părțile implicate. Cu toate acestea, la momentul realizării analizei, se înregistrau întârzieri în implementare pentru majoritatea planurilor de evaluare pentru perioada 2014-2020. Cauzele principale au în vedere problemele privind achizițiile publice sau reorganizările instituționale la nivelul autorităților contractante. Următoarele aspecte au fost identificate ca afectând eficiența proceselor de evaluare: • Calitatea documentației de licitație – deși a fost dezvoltată constant, sunt în continuare necesare îmbunătățiri. Așa cum arată rezultatele evaluărilor inter pares ale Biroului de Asistență pentru Evaluare al CE, specificațiile ofertelor acoperă adesea prea multe subiecte și metodologia este uneori prea detaliată (deși s-au înregistrat progrese în acest domeniu), lăsând loc limitat ofertanților pentru a veni cu propria lor perspectivă. De asemenea, s-a constatat că sunt necesare informații suplimentare cu privire la datele care trebuie colectate, precum și o mai mare claritate a legăturilor cauzale care trebuie verificate. • Criteriile de selecție s-au dovedit uneori fie prea restrictive, fie insuficient adaptate la sfera evaluărilor. Au fost evidențiate cazuri în care experții care efectuează evaluări nu erau suficient de calificați în domeniul analizat. S-a constatat că aranjamentele actuale privind bugetele de evaluare și condițiile de plată definite favorizează participarea companiilor mari, care dispun de resurse financiare mai mari. • Simplificarea planificării generale a procesului a fost considerată necesară pentru a crește în continuare relevanța și calitatea evaluării. Rezultatele analizei au indicat, de asemenea, necesitatea unei flexibilități sporite a evaluărilor, dincolo de ceea ce este strict cerut de reglementări, pentru a acoperi aspecte specifice care pot sprijini planificarea, implementarea etc. În acest scop, utilizarea evaluărilor la scară largă ar putea fi combinată cu utilizarea contractelor de dimensiuni mai reduse, care permit o abordare mai inovatoare și pot răspunde de o manieră mai flexibilă nevoilor identificate. Frecvența evaluărilor ar putea fi, de asemenea, ajustată pentru a permite evaluarea problematicilor într-un mod sistematic și identificarea modificărilor în timp. Pentru a sprijini procesul de planificare și implementare și pentru a permite predictibilitatea, ar trebui să fie disponibil un calendar mai clar al evaluărilor planificate. • Procesele de achiziții publice greoaie și lungi conduc la ineficiențe semnificative, afectând direct eficacitatea sistemului de evaluare. Împreună cu necesitatea unor aranjamente de planificare mai flexibile, aceste probleme au contribuit semnificativ la un nivel scăzut al cererii de evaluare și la lipsa 61 Official Use predictibilității. Cu toate acestea, predictibilitatea a fost îmbunătățită după prima rundă de achiziții publice, o dată cu introducerea contractelor multi-anuale de evaluare. 210. Disponibilitatea datelor de calitate este esențială pentru un proces eficient de evaluare. Analiza a relevat ineficiențe semnificative în colectarea datelor pentru evaluări, evaluatorii petrecând un timp excesiv generând date, care ar trebui să fie mai accesibile de la bun început. Lipsa bazelor de date accesibile publicului și / sau a unor baze de date interconectate și eforturile limitate de a sprijini colectarea datelor la nivel central, respectiv la nivelul AM au fost menționate drept cauze pentru disponibilitatea limitată a datelor, de către părțile interesate din diferite AM. Calitatea rapoartelor de evaluare 211. Rolul evaluării în sprijinul procesului decizional rămâne limitat. Evaluările ar trebui să sprijine puternic procesul decizional atât în etapa de programare, cât și în implementare. Interesul AM și OI pentru evaluare este, în general, scăzut, din cauza lipsei unei culturi a evaluării, dar și datorită naturii destul de abstracte și teoretice a rapoartelor. 212. Adesea, rapoartele de evaluare nu au calitatea necesară, fiind prea lungi și prea puțin axate pe soluții fezabile. S-a constatat că rapoartele nu au utilitate operațională și recomandările sunt considerate prea generale, lipsite de specificitate și noutate. 213. La sfârșitul analizei, au fost formulate o serie de recomandări pentru a răspunde provocărilor identificate. Acestea sunt prezentate în detaliu în continuare: • planurile de evaluare ar trebui să se bazeze pe o analiză detaliată a nevoilor părților interesate beneficiare, nu doar să se limiteze la cerințele de reglementare; • rolul evaluării în procesul decizional ar trebui consolidat. În acest scop, ar trebui create unități separate de evaluare la nivelul PO în fiecare AM relevantă, cu resurse adecvate de personal, care să beneficieze de asistență tehnică continuă și îndrumări de la nivel central pentru o abordare generală coordonată; • este necesară o schimbare de paradigmă în ceea ce privește colectarea datelor. Măsurile prin care să se asigure colectarea datelor necesare evaluărilor relevante ar trebui inițiate din etapa de planificare a evaluării. • ar trebui introduse proceduri simplificate de achiziție a serviciilor de evaluare, acolo unde este posibil, pentru a permite contractarea unei expertize de înaltă calitate, cu termene de livrare scurte și pentru a asigura disponibilitatea în timp util a rezultatelor evaluării pentru factorii de decizie. • un stil mai dinamic de prezentare a rezultatelor evaluării, mai bine adaptat publicului, susținut de un sistem transparent de monitorizare a implementării recomandărilor de evaluare, ar trebui pus în aplicare pentru a facilita un grad mai mare de asumare privind evaluarea. B. Acțiuni propuse 214. Este necesară o abordare integrată pentru a pune în aplicare recomandările formulate în cadrul analizei sistemului M&E 2014-2020. Aceasta necesită eforturi proactive și consecvente ale tuturor actorilor implicați, dar și o serie de schimbări instituționale cheie și schimbări de abordare în comparație cu perioada de programare actuală. Acțiunile planificate vizează atât structurile necesare pentru realizarea evaluărilor, cât și planificarea evaluării și modalități de îmbunătățire a utilizării evaluării pentru a sprijini luarea deciziilor. Principalele activități planificate sunt detaliate în Tabelul 13 de mai jos. Tabelul 13. Rezumatul acțiunilor propuse pentru îmbunătățirea sistemului de evaluare Acțiune Rezultat(e) așteptat(e) Termen limită 1. Crearea unor unități de evaluare • Înființarea unităților de evaluare la nivelul S2 2021-S2 2022 la nivelul PO, în fiecare AM AM 62 Official Use Acțiune Rezultat(e) așteptat(e) Termen limită relevantă • Secțiunea din ROF cu responsabilitățile Unității de evaluare • Fișe de post ale responsabililor de evaluarea programului 2. Elaborarea unor îndrumări • Îndrumări privind elaborarea planurilor de S2 2021 - S2 2021 generale privind elaborarea evaluare planurilor de evaluare 3. Elaborarea planurilor de evaluare • Evaluarea nevoilor a fost efectuată S2 2021-S2 2022 cu participarea AM și OI • Au fost dezvoltate planuri de evaluare a PO 4. Promovarea utilizării tuturor • Biblioteca de rezultate creată* S2 2021-S2 2022 surselor existente pentru evaluare • Sursele de date au fost incluse în planurile de evaluare 5. Îmbunătățirea calității rapoartelor • Îndrumări pentru redactarea rapoartelor de S2 2021 - S2 2023 de evaluare evaluare *Notă: Sub forma unei baze de date structurate, care acoperă evaluările și studiile existente, oferind posibilitatea selectării și filtrării datelor în funcție de domeniul acoperit, tipul de recomandări, tipul de instituții vizate. Biblioteca/ baza de date ar trebui să fie construită pornind de la biblioteca de evaluare disponibilă pe site-ul www.fonduri-structurale.ro Sursă: Analiza autorilor pe baza consultărilor cu părțile interesate. 5.1. Crearea unor unități de evaluare la nivel de PO, în fiecare AM relevantă 215. Structura instituțională propusă include unități de evaluare individuale la nivelul fiecărei AM, UCE din MIPE urmând să aibă rol de coordonare și îndrumare. Rolurile diferitelor entități se vor completa reciproc, urmărind un proces de evaluare mai aplicat, mai apropiat de factorii de decizie, care să răspundă mai bine nevoilor de informare ale diferiților actori interesați. 216. Înființarea unităților de evaluare la nivelul fiecărei AM are potențialul de a crește gradul de asumare a rezultatelor evaluării și de a promova o implicare mai activă a AM în procesul de evaluare. Unitățile de evaluare din cadrul AM vor fi implicate pe parcursul întregului proces, începând de la identificarea nevoilor de evaluare, fiind responsabile de gestionarea și implementarea evaluărilor, și până la utilizarea rezultatelor evaluării. Prin urmare, evaluarea va fi descentralizată, cu structuri de evaluare stabilite în fiecare AM, inclusiv pentru PO regionale. 217. Unitățile de evaluare trebuie să fie poziționate cât mai aproape de entitatea decizională. În mod ideal, acestea ar trebui poziționate în subordinea directă a directorului general al instituției, ca o condiție prealabilă pentru o comunicare eficientă și un rol sporit al evaluării în luarea deciziilor. Mai mult decât atât, acestea nu ar trebui să devină unități sau servicii izolate în cadrul instituției, ci mai degrabă activitatea lor ar trebui integrată cu atenție cu activitățile derulate de alte departamente, pentru a încuraja schimbul eficient de informații și a facilita învățarea. Sistemul de management și control va trebui să integreze unitățile de evaluare în fluxul de management intern al AM. 218. Asigurarea resurselor umane adecvate la nivelul unităților de evaluare ar trebui să fie atent analizată în acest proces. Unitățile de evaluare ar trebui să aibă minim doi angajați, dar în funcție de complexitatea PO-urilor în cauză, ar putea fi luată în considerare creșterea numărului de personal. Mai mult, responsabilii cu evaluarea trebuie să aibă cunoștințele și abilitățile necesare pentru a îndeplini cu succes sarcinile alocate. Foștii responsabili cu evaluarea din Unitățile de evaluare din perioada 2007- 2013 ar putea fi potențiali candidați pentru noile structuri de evaluare care vor fi înființate. 219. Coordonarea și furnizarea de îndrumări de către UCE sunt cruciale pentru funcționarea cu succes a unităților nou înființate. UCE ar trebui să aibă un rol de coordonare, consultativ și de îndrumare în perioada următoare, care implică concentrarea pe armonizare, instruire și supravegherea 63 Official Use procesului de evaluare la un nivel superior. Ar putea fi necesare proceduri mai bine articulate în acest sens, având în vedere numărul crescut de actori cu rol în evaluare, comparativ cu perioada anterioară. 220. Cel mai probabil, UCE va fi responsabilă pentru evaluarea la nivelul AP și pentru evaluările trans-tematice sau teritoriale, pentru care ar trebui definite aranjamente speciale. În ceea ce privește evaluarea la nivel de AP, unele aspecte ar trebui să rămână ca în perioada actuală. Evaluarea are la bază două fluxuri de evaluare: 1. macroeconomic - contribuția la PIB, obiective tematice naționale și regionale care sunt transversale; și 2. obiective specifice - care se regăsesc în diferite PO, cum ar fi competitivitatea și mediul. Cu toate acestea, având în vedere că PO Capacitatea Administrativă nu va mai exista în perioada următoare, o serie de teme cu caracter administrativ precum sarcina administrativă, egalitatea de șanse, capacitatea instituțională ar trebui urmărite de o manieră coordonată în procesul de evaluare. 221. Alte structuri, cum ar fi Grupul Funcțional pentru Evaluarea Performanței și Rețeaua de Evaluare vor continua să funcționeze și în perioada următoare. Ar putea fi necesare unele schimbări în funcționarea lor pentru o eficiență sporită. De exemplu, în actualul grup de lucru funcțional pentru Evaluarea Performanței, cele mai multe dezbateri s-au concentrat până acum în principal pe indicatori, evidențiind necesitatea unei orientări mai explicite a discuțiilor spre evaluarea însăși. Înființarea a două grupuri - unul pentru evaluare și unul pentru indicatori ar putea fi benefică în acest sens, pentru a facilita o mai bună concentrare a discuțiilor. În ceea ce privește Rețeaua de evaluare, odată ce proiectul implementat de Ernst & Young se va finaliza, gestionarea rețelei va intra sub coordonarea UCE. Se au în vedere alocarea unei persoane dedicate (care urmează să lucreze cu jumătate de normă) și asigurarea în continuare a funcționalității paginii web. Finanțarea va fi asigurată din POAT în scopuri administrative (adică pentru activitățile de comunicare și secretariat). 222. Rolul altor structuri, cum ar fi Comitetul științific, ar trebui revizuit în funcție de complexitatea fiecărei evaluări pentru a genera valoare în practică, mai degrabă decât să se constituie într-o sarcină suplimentară. În perioada actuală, s-a exercitat multă presiune asupra calității științifice a evaluării, cum ar fi acuratețea contrafactuală. După cum este recunoscut de reprezentanții BEP, s-ar putea să nu fie atât de eficientă înființarea unui comitet științific în cazul evaluărilor care nu sunt deosebit de complexe sau nu au mize științifice considerabile. Următoarele subactivități vor trebui desfășurate pentru o implementare cu succes a acestei activități: 5.1.1. Înființarea unităților de evaluare la nivelul AM și definirea atribuțiilor acestora 223. Împreună cu decizia administrativă de a crea unități de evaluare la nivelul AM, trebuie să se acorde o atenție deosebită sarcinilor alocate și procedurilor interne. Acest lucru va permite integrarea corectă a unităților în structurile instituționale generale din care acestea fac parte. Sarcinile fiecărei unități de evaluare individuale ar trebui să reflecte componentele de bază ale sistemului de evaluare și să fie aliniate cu misiunea generală de evaluare pentru a sprijini procesul decizional. Sarcinile Unității de evaluare ar include: • identificarea și implicarea părților interesate relevante; • clarificarea proceselor și procedurilor pentru identificarea nevoilor de evaluare, asigurarea datelor necesare evaluărilor, analiza și/sau aprobarea rapoartelor de evaluare etc. Aspectele care trebuie acoperite se referă la entitățile responsabile, momentul furnizării datelor, actorii consultați etc.; • planificarea modului în care vor fi efectuate evaluările - aspecte legate de achiziții, resurse, aranjamente de gestionare a procesului de evaluare, metode și instrumente etc.; • elaborarea și actualizarea, dacă este necesar, a planului de evaluare multianual în colaborare cu OI, pe baza nevoilor identificate; • dezvoltarea documentelor legate de evaluare (termeni de referință, șabloane pentru rapoarte de evaluare, liste de verificare etc.); • definirea criteriilor pentru analiza calității rapoartelor de evaluare și a procesului de evaluare; • gestionarea evaluărilor efectuate de contractori externi; 64 Official Use • înființarea Comitetelor de Coordonarea a Evaluării pentru fiecare exercițiu de evaluare (sub rezerva complexității acestora) și organizarea și îndrumarea reuniunilor acestora; • revizuirea evaluărilor și meta-evaluărilor pe teme de interes, evaluări care acoperă teme din mai multe PO, etc.; • efectuarea de evaluări interne - dacă este cazul; • comunicarea rezultatelor evaluării și recomandărilor către părțile interesate relevante; • monitorizarea implementării recomandărilor formulate în cadrul rapoartelor de evaluare; • participarea la reuniunile CM și asigurarea faptului că rezultatele evaluării sunt luate în considerare în procesul decizional; • implementarea activităților pentru a contribui la consolidarea capacității de gestionare a evaluării (participarea la cursuri, evenimente etc.). 224. Activitățile propuse sunt interconectate, rezultatele unei activități reprezentând date de intrare pentru celelalte activități. De exemplu, planurile de evaluare se vor baza pe nevoile de evaluare identificate, care - la rândul lor - depind de identificarea și implicarea adecvată a părților interesate. Anumite activități au un caracter ciclic - de exemplu, nevoile trebuie evaluate periodic ca o condiție prealabilă pentru relevanța constatărilor și utilitatea lor pentru luarea deciziilor. 225. Lista de sarcini ale Unității de evaluare va face parte din Regulamentul de funcționare (ROF) al instituției-mamă și va deveni un document oficial. O primă propunere a secțiunii ROF privind sarcinile Unității de evaluare va fi pregătită ca parte a acestui prim exercițiu. Diferitele sarcini acoperite vor trebui, de asemenea, să fie planificate cu atenție, în ceea ce privește calendarul, actorii implicați, legătura dintre diferitele activități etc., permițând în același timp suficientă flexibilitate pentru a se adapta la posibilele schimbări. 226. Procedurile Unității de evaluare, definite la nivelul fiecărei instituții, vor trebui să asigure un mod adecvat de integrare a cadrului de evaluare în fluxul de comunicare general stabilit la nivelul PO astfel încât să sprijine procesul decizional. Posibilele modalități de a realiza acest lucru includ poziționarea Unității de evaluare în subordinea directă a directorului general; schimbul regulat de informații între Unitatea de evaluare și departamentele responsabile cu pregătirea orientărilor și evaluarea proiectului, precum și cu departamentele de monitorizare a proiectelor și programelor; organizarea de reuniuni și grupuri de lucru pentru a discuta principalele provocări și blocaje în implementare. 5.1.2. Angajarea și instruirea personalului care va lucra în unitățile de evaluare 227. Cel puțin doi angajați din fiecare structură de evaluare ar trebui să urmeze formare specializată. În funcție de complexitatea programului, poate fi necesară instruirea mai multor persoane, pentru a asigura cunoștințe specializate în domeniul lor de responsabilitate. 228. Îndeplinirea cu succes a sarcinilor de evaluare necesită cunoștințe specializate. Acestea se referă atât la cunoștințele privind metodele și instrumentele de evaluare, cât și la familiarizarea cu intervențiile PO, aspectele sectoriale și contextuale. În timp ce un minim de cunoștințe anterioare în domeniul evaluării este important pentru personalul nou angajat, formarea joacă un rol cheie în dotarea personalului cu abilitățile și competențele necesare pentru a-și îndeplini cu succes sarcinile. Instruirea ar trebui să acopere următoarele domenii principale: • aspecte teoretice privind metodele și instrumentele de evaluare; • identificarea nevoilor de evaluare, gestionarea eficientă a proceselor de evaluare și comunicarea rezultatelor evaluării diferitelor audiențe, inclusiv către factorii de decizie; • cunoștințe specifice în domeniile acoperite de PO, pentru a asigura o înțelegere aprofundată a domeniilor care urmează să fie evaluate. 65 Official Use 5.1.3. Sprijinirea funcționării unităților de evaluare, prin furnizarea de asistență și coordonare adecvată 229. UCE va continua să joace un rol cheie în asigurarea unei abordări coordonate pentru evaluare. Aceasta se referă atât la oferirea de îndrumare pentru desfășurarea activităților (de exemplu, pregătirea planurilor de evaluare, gestionarea evaluărilor, verificarea rapoartelor de evaluare etc.), cât și la asigurarea instruirii și asigurarea coordonării necesare pentru evaluarea intervențiilor integrate sau a temelor transversale. Următoarele domenii ar beneficia de acest tip de coordonare: • pregătirea personalului din unitățile de evaluare AM și UCE, în domenii precum: metodele și instrumentele de evaluare, modul de identificare a nevoilor de evaluare, modul de elaborare a planurilor de evaluare, pregătirea termenilor de referință, aspecte privind achizițiile publice, extragerea lecțiilor învățate, comunicarea rezultatelor evaluării, utilizarea evaluării în sprijinul procesului decizional etc.; • sprijin pentru planificarea evaluării la nivelul AM, prin furnizarea de îndrumări comune privind elaborarea planurilor de evaluare (inclusiv pașii preliminari, cum ar fi evaluarea nevoilor) și revizuirea inter pares a planurilor de evaluare. Sprijinul ar trebui să vizeze, de asemenea, corelarea planurilor de evaluare, în ceea ce privește calendarul și actorii implicați, în special pentru domeniile de evaluare complementare. • sprijin pentru pregătirea termenilor de referință pentru achizițiile planificate, inclusiv în ceea ce privește metodologiile de evaluare; • sprijin pentru comunicarea rezultatelor de o manieră mai eficace, prin îndrumări privind diseminarea rezultatelor către diferite categorii de audiențe, precum și publicarea rezultatelor evaluării pe www.evaluare-structurale.ro; • organizarea de evenimente, precum reuniuni și grupuri de lucru, pentru a asigura o abordare comună a evaluării fondurilor Politicii de Coeziune; • furnizarea de materiale de sprijin pentru evaluare, cum ar fi reglementări, documente de orientare, formate cadru etc. 230. Coordonarea s-ar putea dovedi mai dificilă pentru perioada de programare 2021-2027 comparativ cu perioada actuală, având în vedere numărul mai mare de instituții implicate. În acest sens, va fi necesar un cadru procedural robust, agreat și aprobat de toți actorii implicați. Procedurile care urmează să fie stabilite vor trebui să asigure un dialog constant și să detalieze toate modalitățile de raportare între unitățile de evaluare din cadrul AM și UCE, precum și mecanismele de coordonare aferente. Procedurile vor trebui să ofere detalii despre aspecte precum:  mecanismele de raportare care vor fi utilizate – respectiv tipuri de rapoarte care trebuie elaborate de fiecare dintre entități, frecvența acestora și actorii responsabili;  proceduri/ pași de urmat pentru corelarea diferitelor documente și planuri elaborate (de exemplu, PA-OP-uri, în cadrul PO-urilor, teme transversale etc.);  aspecte legate de participarea personalului la instruiri și alte acțiuni care vizează dezvoltarea competențelor;  participarea reprezentanților unităților de evaluare ale AM la reuniuni și grupuri de lucru pentru depășirea blocajelor și a problemelor întâmpinate în implementare;  componența grupurilor de lucru cu rol de coordonare și a reglementărilor de funcționare, inclusiv aspecte precum frecvența întâlnirilor, contribuțiile membrilor, mecanismele de raportare și feedback etc. 231. Tabelul 14 de mai jos prezintă mai detaliat delimitarea rolurilor unităților de evaluare AM și a funcțiilor care trebuie îndeplinite de UCE din cadrul MIPE. După cum s-a menționat mai sus, cooperarea strânsă va fi încurajată pe tot parcursul perioadei de programare pentru un proces de evaluare optimizat și o utilizare sporită a rezultatelor evaluării. 66 Official Use Tabelul 14. Delimitarea rolurilor Unităților de evaluare din AM-uri și UCE, de la nivelul MIPE Domeniul Unitatea de evaluare AM UCE 42 Planuri de  Identifică și implică părțile interesate  Pregătește îndrumări pentru elaborarea evaluare relevante pentru evaluarea programului planurilor de evaluare (format cadru pentru  Identifică nevoile de evaluare a planuri de evaluare, liste de verificare pentru programului verificarea calității etc.)  Pregătește planul de evaluare pentru  Revizuirea planurilor de evaluare și formularea program, în conformitate cu îndrumările de recomandări de îmbunătățire primite de la UCE  Revizuiește, actualizează planul de evalure, dacă este necesar Achiziții publice  Pregătește termenii de referință pe baza  Îndrumări pentru optimizarea procesului de pentru servicii îndrumărilor primite achiziție (formate cadru pentru termenii de de evaluare  organizează procesul de licitație și referință, îndrumări privind criteriile de selecție angajează evaluatori externi etc.) Managementul  Asigură gestionarea evaluărilor  Oferă îndrumări generale pentru un evaluării programului și a studiilor relevante management eficient al evaluărilor (verificare, program etc.) Rapoarte de  Pregătește/ verifică rapoartele de  Oferă îndrumări cu privire la modul de evaluare evaluare cu ajutorul listelor de verificare pregătire / analiză a rapoartelor de evaluare pregătite de UCE  Publică rapoartele de evaluare pe site-ul www.evaluare-structurale.ro Evaluări la  Oferă informațiile necesare, la  Efectuează evaluări la nivelul AP/ macro (intern nivelul PA solicitarea UCE sau cu sprijinul contractanților externi) PO încrucișate/  Oferă informațiile necesare, la  Realizează evaluări pe teme comune mai meta-evaluări, solicitarea UCE multor PO/meta-evaluări studii,  Pregătește studii și rapoarte rapoarte (intern sau cu sprijinul unor contractanți externi) Rapoarte  Oferă anual informații despre evaluările  Sprijină pregătirea rapoartelor consolidate consolidate efectuate și principalele constatări/ privind implementarea fondurilor (inclusiv prin recomandări (acestea vor fi structurate furnizarea de informații cu privire la evaluările în conformitate cu îndrumările primite efectuate în cadrul tuturor programelor) de la UCE) Grupul de lucru  Participă la reuniunile Gruprului de  Coordonează activitățile grupului de evaluare, pentru Lucru pentru Evaluare și  Găzduiește secretariatul grupului de evaluare evaluare  Furnizează informațiile necesare  Organizează întâlniri lunare Dezvoltarea  Participă la cursuri organizate de AM /  Coordonează și gestionează procesul de competențelor UCE / CE sau alte entități instruire Comunicarea  Comunică rezultatele evaluărilor  Oferă îndrumări cu privire la modul de rezultatelor programului părților interesate cheie îmbunătățire a comunicării rezultatelor evaluării (inclusiv factorilor de decizie) și  Comunică rezultatele PA /PO încrucișate/meta- publicului evaluări / studii etc.  Administrează site-ul www.evaluare- sructurale.ro Conectarea la  Primește și utilizează informațiile  Reprezintă România în Rețelele Europene de la rețelele de furnizate de Rețelele Europene ale CE nivelul CE și asigură diseminarea informațiilor 42 Îndeplinește același rol ca o unitate de evaluare din cadrul MA pentru evaluarea nivelului AP 67 Official Use practică prin intermediul UCE către unitățile de evaluare de la nivelul AM europeană Sursă: Analiza autorilor pe baza consultărilor cu părțile interesate. 5.2. Pregătireaunor îndrumări generale privind elaborarea planurilor de evaluare 232. Sunt necesare îndrumări pentru AM, în special pentru cele nou create, pentru a sprijini dezvoltarea unor planuri de evaluare de calitate. În timp ce în unele cazuri, personalul din unitățile de evaluare nou înființate ar putea fi deja familiarizat cu evaluarea, ar putea apărea provocări în ceea ce privește adaptarea la specificul programului, menținând în același timp accentul pe aspectele cheie în care este necesară evaluarea. 233. Îndrumările vor trebui să acopere întregul proces de planificare, începând cu identificarea nevoilor de evaluare. În acest sens, ghidul ar trebui să includă următoarele : - Format cadru pentru planurile de evaluare a PO. UCE MIPE va trebui să ofere îndrumări AM- urilor în realizarea acțiunilor preliminare necesare pentru a sprijini dezvoltarea planurilor de evaluare, cum ar fi: identificarea actorilor cheie, identificarea nevoilor de evaluare, înțelegerea tipurilor de evaluări necesare etc.; - Format cadru pentru rapoartele de evaluare. Un astfel de format poate conduce la eficientizarea modului în care sunt prezentate rezultatele evaluării și, în același timp, la îmbunătățirea calității și accesibilității rezultatelor evaluării; - Sprijin pentru definirea celor mai eficiente modalități de achiziție a serviciilor de evaluare (tipul de contracte, criteriile de selecție, expertiza minimă necesară etc.), luând în considerare, de asemenea, metodele de achiziție utilizate de instituțiile UE și alte state membre ale UE. Mai multe detalii despre conținutul ghidului pot fi găsite în Tabelul 15 de mai jos. Tabelul 15. Domenii acoperite de îndrumarea pentru elaborarea planurilor de evaluare Domeniul acoperit Detalii Modalități de  Personalul cheie din AM și OI ar trebui să fie implicat în identificarea nevoilor, identificare și deoarece rezultatele evaluării pot informa pregătirea ghidurilor pentru solicitanți, implicare actorilor criteriile de selecție, definirea grupului țintă, modalitățile de implementare, cheie, pentru o mai indicatorii țintă etc. bună identificare a  O analiză a potențialilor actori interesați ar trebui pregătită înainte de elaborarea nevoilor planurilor de evaluare, pentru a susține o consultare structurată  Mecanismul de consultare a actorilor interesați ar trebui să fie flexibil și să faciliteze comunicarea, ori de câte ori este necesar  Modalitățile de implicare a părților interesate includ discuții simple, sondaje sau focus-grupuri. Metodologia pentru  Trei momente cheie care necesită evaluare pot fi anticipate în ciclul de viață al identificarea programului: (i) înainte de lansarea noilor programe, pentru a sprijini elaborarea nevoilor de evaluare documentelor programatice, precum și proiectarea apelurilor; (ii) pe parcursul a programului perioadei de implementare, pentru a înțelege dacă mecanismele de implementare sunt eficace și eficiente; (iii) la finalul implementării, pentru o imagine cât mai clară a impactului general al programelor.  Evaluările ar trebui să se concentreze puternic pe program, urmărind aspecte specifice care sunt importante pentru implementarea cu succes a intervențiilor  Evaluarea ar trebui să se concentreze mai mult pe implementarea PO (de exemplu, pentru a sprijini o mai bună calibrare a apelurilor în funcție de nevoile grupurilor țintă). De asemenea, ar trebui să fie mai orientată spre proces, pentru a ajuta la 68 Official Use Domeniul acoperit Detalii înțelegerea potențialelor blocaje în implementarea PO.  Identificarea nevoilor de evaluare ar trebui să se constituie într-un exercițiu sistematic, pentru a se asigura că nevoile sunt încă relevante. O anumită flexibilitate trebuie menținută în planificare în cazul în care sunt identificate noi nevoi. Tipuri de evaluări  Se recomandă un mix de evaluări mici și mari pentru a spori flexibilitatea procesului care ar trebui incluse și pentru a facilita atât procesul de achiziții publice, cât și managementul în planurile de evaluărilor. Acest lucru ar putea contribui la o mai mare flexibilitate a achizițiilor, evaluare permițând eventual companiilor mai mici să participe la licitații. Evaluările mai mari vizează teme „clasice” (relevanță, eficacitate, eficiență sau impact). Evaluările mai mici pot avea în vedere aspectele legate de proces, pot viza analiza la nivelul unui anumit sector / teritoriu sau pot încerca să înțeleagă nevoile pentru un anumit grup țintă și principalele constrângeri care afectează succesul intervențiilor; ele pot avea de asemenea în vedere o analiză a implementării. Evaluările mici au o durată mai scurtă și, posibil, o aplicabilitate crescută a rezultatelor. Metodologia  Aceasta va sprijini definirea întrebărilor de evaluare și alegerea celor mai adecvate evaluărilor metode de evaluare, aliniate la tipul de evaluare care urmează să fie efectuată.  De asemenea, vor fi furnizate îndrumări privind planificarea colectării datelor, sursele de date posibile, cel mai eficient mod de definire a rolurilor și responsabilităților în ceea ce privește proiectarea și aplicarea metodologiei. Ar trebui acordată atenție realizării unui echilibru corect între nivelul de detaliere inclus în planurile de evaluare (și în termenii de referință) și asigurarea unei flexibilități suficiente ofertanților în prezentarea propriilor opinii cu privire la abordarea evaluării.  Ar trebui găsit un echilibru între metodele de evaluare bazate pe teorie și cele contrafactuale. Instrumentele și metodele ar trebui adaptate la sfera evaluărilor, ținând seama în același timp de valoarea adăugată potențială a evaluărilor și de modul în care vor fi utilizate rezultatele. Fezabilitatea abordării și orientarea către rezultate sunt cruciale. Date pentru  Volumele mari de date nestructurate pot cauza deseori probleme de concentrare evaluare pentru evaluatori. În unele cazuri, este posibil ca datele să nu fie disponibile pentru anumite sectoare sau grupuri țintă sau, după caz, datele disponibile pot fi foarte vechi. Este necesară o abordare coordonată pentru colectarea datelor pentru a depăși aceste obstacole, care pot afecta atât eficiența cât și eficacitatea procesului de evaluare.  Este deosebit de importantă înțelegerea clară a necesarului de date pentru evaluare, alături de planificarea detaliată a procesului de colectare și raportare a datelor de către actorii implicați în implementarea și monitorizarea intervențiilor. Aceasta implică definirea formatelor cadrul pentru colectarea datelor, alocarea clară a rolurilor și responsabilităților la toate nivelurile în cauză (acolo unde este relevant, pot fi stabilite responsabilități pentru colectarea datelor la nivel local/regional/național, cu implicarea – după caz – a autorităților locale/ județene sau a instituțiilor/ agențiilor sectoriale) și un calendar bine definit. În unele situații, va fi necesară probabil realizarea de sondaje la diferite niveluri pentru a colecta cele mai relevante date (care nu pot fi colectate altfel). Opțiunile în acest sens vor fi detaliate în îndrumările care vor fi furnizate, în scopul optimizării procesului de colectare a datelor și asigurării accesului la timp la informațiile necesare. Planificarea și  Planificarea evaluărilor, în ceea ce privește calendarul și frecvența evaluărilor, ar contractarea trebui să aibă în vedere nevoile de evaluare și, în același timp, să fie aliniată evaluărilor prevederilor legale în domeniu. Evaluările ar trebui să fie planificate pentru a permite o gestionare adecvată de către unitățile de evaluare AM/ UCE (spre 69 Official Use Domeniul acoperit Detalii exemplu, pentru a evita supraîncărcarea personalului din unitățile de evaluare). Trebuie să se acorde suficient timp pentru derularea procedurilor de achiziții pentru contractarea serviciilor de evaluare, pe baza lecțiilor învățate din perioada de implementare anterioară.  Ar trebui explorate și modalitățile de simplificare a achizițiilor. Dimensiunea evaluărilor poate fi o soluție, dar aceasta nu poate acoperi întregul spectru de evaluări planificate. Opțiunile care pot fi avute în vedere pentru contractarea serviciilor de evaluare includ contracte-cadru sau contractarea de către AM a unor experți independenți care activează în domeniul evaluării. Criteriile de selecție ar trebui, de asemenea, să fie revizuite, pentru o mai mare coerență cu principiile actuale de evaluare și pentru a asigura o abordare coerentă la nivelul întregului proces. Un format cadru pentru termenii de referință și definirea unor criterii standard de selecție, care ar putea fi ușor ajustate în funcție de tipul de evaluare, sunt posibile opțiuni de lucru. O astfel de abordare ar putea contribui la reducerea duratei procesului de achiziții publice și ar putea îmbunătăți calitatea ofertelor. Formatele cadru propuse ar trebui să fie, de asemenea, discutat cu Agenția Națională pentru Achiziții Publice pentru a asigura respectarea normelor privind achizițiile publice și pentru a evita întârzierile inutile. Ar putea fi necesare unul sau mai multe formate cadru, în funcție de principalele categorii de evaluări planificate. Managementul  Managementul evaluărilor este un domeniu crucial care poate beneficia evaluărilor semnificativ de îndrumare. Alocarea personalului pentru realizarea diferitelor sarcini, procedurile stabilite pentru lansarea evaluărilor, evaluarea și selecția ofertelor, verificarea rapoartelor etc. sunt doar câteva dintre aspectele care trebuie acoperite. Deși multe dintre aceste aspecte pot depinde de specificul PO, o îndrumare adecvată poate eficientiza semnificativ procesul. Acest lucru poate contribui la o secvențiere optimă a sarcinilor, proceduri standardizate, liste de verificare etc. Aranjamente  Diseminarea rezultatelor evaluării este un aspect cheie, cu un impact potențial planificate pentru semnificativ asupra utilizării rezultatelor și recomandărilor evaluării. Comunicarea diseminarea trebuie să fie atent planificată și adaptată diferitelor audiențe. Pentru a își atinge rezultatelor evaluării scopul, comunicarea trebuie să răspundă nevoilor de informații ale părților interesate vizate sau să fie interesantă în contextul domeniilor lor de activitate. Atât conținutul, cât și mijloacele de comunicare trebuie adaptate. În mod ideal, ar trebui să existe un proces bidirecțional, cu întrebări adresate și care să poată rezulta într-o utilizare ulterioară a informațiilor furnizate. De asemenea, se recomandă publicarea ulterioară a informațiilor cheie din evaluări, de manieră structurată, pentru a fi identificate cu ușurință.  CCE ar putea juca un rol important în ceea ce privește evidențierea relevanței rezultatelor evaluării și a recomandărilor relevante. Cu toate acestea, trebuie găsit un echilibru între sarcina administrativă asociată funcționării CCE și beneficiile acestuia la nivelul fiecărui PO. Aranjamente pentru  Ar trebui instituit un mecanism operațional pentru o urmărire mai eficientă a urmărirea implementării recomandărilor de evaluare relevante. Procesul începe cu decizia de implementării a pune în aplicare recomandările respective și definirea entităților responsabile, recomandărilor urmate de un angajament privind implementarea. Posibilele inter-corelări între diferite recomandări sunt foarte importante. Chiar dacă sunt formulate în cadrul unor rapoarte de evaluare diferite, unele recomandări pot fi complementare în practică, sau pot avea un caracter multi-sectorial, așadar este importantă definirea unei secvențialități adecvate în implementarea lor. Mecanismul ar putea consta dintr-o bază de date cu toate recomandările selectate pentru implementare, actorii responsabili, calendarul, corelațiile relevante dintre recomandări etc. Pentru fiecare 70 Official Use Domeniul acoperit Detalii recomandare, ar trebui furnizate următoarele informații: actori responsabili, starea implementării, principalele probleme întâmpinate, întârzieri potențiale, termene revizuite, necesitatea revizuirii etc. Sursă: Analiza autorilor pe baza consultărilor cu părțile interesate. 5.3. Pregătirea planurilor de evaluare cu participarea AM și OI, pentru a crește nivelul de asumare și utilitatea rezultatelor evaluărilor 234. Această acțiune are ca scop asigurarea implicării depline a AM și OI în pregătirea planurilor de evaluare. Planurile de evaluare ar trebui pregătite în conformitate cu orientările elaborate și ar trebui să pornească de la nevoile identificate la nivelul fiecărei AM și fiecărui OI relevant. 235. Pentru a sprijini AM și OI în această activitate, un format cadru pentru planurile de evaluare va trebui să fie furnizat de UCE- MIPE ca parte a îndrumărilor prevăzute. Formatul cadru va include conținutul planului de evaluare, pașii care trebuie urmați pentru fiecare secțiune, precum și liste de verificare, pentru a se asigura că planul include minimul de informații necesare și nevoile sunt corect identificate. Se anticipează că, în procesul de pregătire a planurilor de evaluare, AM vor folosi ghidul și formatele cadru definite. Planul de evaluare va include informații despre: - date generale despre program, context legislativ și instituțional, detalii despre rezultatele evaluărilor anterioare etc.; - scopul evaluării (inclusiv informații despre nevoile de evaluare și, eventual, modelul logic/ teoria schimbării programului); - întrebările de evaluare; - criterii de evaluare; - calendarul evaluărilor și planul de lucru; - colectarea datelor pentru evaluări (surse de date, instrumente și metode); - analiza datelor; - raportarea constatărilor evaluării; - diseminarea rezultatelor evaluării; - asigurarea standardelor de calitate (inclusiv prin implicarea unor structuri mai tehnice precum comitetele științifice). 236. O înțelegere clară a nevoilor și obiectivelor este crucială pentru pregătirea unor planuri de evaluare de calitate. Definirea obiectivelor de evaluare este astfel primul pas în planificare. Odată ce acestea sunt definite, detaliile privind întrebările de evaluare, metodele și calendarul evaluărilor ar trebui să urmeze într-un mod logic. De asemenea, este necesară cunoașterea aprofundată a metodelor de evaluare, împreună cu informații esențiale privind procesul de achiziții, colectarea datelor și comunicarea rezultatelor. 237. Unele aspecte ale planurilor de evaluare se pot dovedi deosebit de dificil de pregătit. Cartografierea părților interesate, identificarea nevoilor și achizițiile publice pot ridica provocări importante în planificarea evaluării. Formate-cadru pot fi elaborate pentru fiecare dintre aceste aspecte pentru a sprijini AM în eforturile lor, inclusiv: informații privind tipul de achiziții publice adecvat în funcție de tipul de evaluare vizat, formate cadru pentru cartografierea părților interesate și evaluarea nevoilor, liste de verificare pentru a evalua calitatea rapoartelor de evaluare etc. 238. Se are în vedere revizuirea planurilor de evaluare, în scopul evaluării calității și relevanței acestora, precum și pentru asigurarea coerenței între evaluările la nivel de PO cu evaluările planificate la nivelul AP. Planurile de evaluare pregătite de AM vor fi revizuite, pe baza unui set de criterii de calitate predefinite. Se va stabili o listă de verificare și va fi realizat un rezumat al principalelor constatări ale evaluării, care pot sprijini în continuare consolidarea capacităților în acest domeniu. 71 Official Use Pașii principali necesari pentru desfășurarea acestei activități includ: 5.3.1. Pregătirea planurilor de evaluare de către AM, cu implicarea tuturor actorilor relevanți. 239. Planurile de evaluare ar trebui să fie pregătite de către fiecare AM pe baza îndrumărilor primite de la UCE -MIPE. Pașii stabiliți prin documentele orientative trebuie urmăriți cu atenție pentru rezultate îmbunătățite. Formatele cadru care vor fi furnizate vor simplifica întregul proces și vor permite AM să verifice cu ușurință dacă sunt pe drumul cel bun sau nu. Listele de verificare vor fi, de asemenea, utile în acest scop și ar trebui să fie utilizate pentru fiecare etapă a procesului. 240. Implicarea activă a tuturor actorilor cheie în proces este esențială pentru o relevanță sporită a planurilor de evaluare. Alinierea planurilor la nevoile reale de informații este esențială pentru o utilizare îmbunătățită a rezultatelor. Implicarea adecvată a tuturor actorilor-cheie implicați în implementarea programului, dar și a factorilor de decizie în procesul de identificare a nevoilor de evaluare sunt esențiale în acest scop. 5.3.2. Revizuirea planurilor și proiectarea unui instrument de tipul ”Cum să...”cu privire la principalele aspecte de evaluare 241. Revizuirea planurilor are ca scop asigurarea calității acestora și îmbunătățirea capacității la nivelul unităților de evaluare nou înființate. Recomandările de îmbunătățire a planurilor vor fi formulate pentru a facilita o mai bună înțelegere a problemelor în cauză. Acolo unde este posibil, acestea vor face referire la cele mai utilizate abordări, exemple de bune practici, împreună cu soluții posibile pentru îmbunătățirea textului. Pe baza rezultatelor revizuirii, o a doua versiune a planurilor va fi pregătită de AM. 242. Rezultatele evaluării vor fi coagulate într-un instrument de tipul „Cum să ….”, pentru a sprijini în continuare consolidarea capacității de evaluare. Instrumentul poate fi utilizat pentru a îmbunătăți exercițiile de planificare a evaluării, dar și pentru a înțelege aspectele cheie legate de planificare și modul în care acestea afectează implementarea. Proiectarea instrumentului va permite referințe ușoare la subiectul de interes și utilizarea contextuală a acestuia. 5.4. Promovarea utilizării altor resurse existente pentru evaluare. 243. Această acțiune vizează utilizarea bazelor de date existente, a instrumentelor și a altor documente orientative în sprijinul procesului de colectare a datelor. Utilizarea bazelor de date existente, a instrumentelor și a altor resurse disponibile poate contribui la creșterea vizibilității și accesibilității acestora, precum și la facilitarea accesului la informații pentru evaluări. În general, acțiunea poate contribui la facilitarea schimbului de cunoștințe și informații, cu beneficii pentru calitatea rapoartelor și analizelor efectuate. 244. Un volum mare de informații este, în principiu, disponibil pentru evaluare, dar lipsa unei structuri clare limitează utilizarea acestora. O multitudine de studii și analize au fost efectuate de universități și instituții de cercetare. În multe cazuri, acestea includ date valoroase pentru evaluare, fie ca date brute, fie informații utile despre diferite aspecte evaluate. Cu toate acestea, informațiile nu sunt organizate într-o bază de date și adesea rezultatele diferitelor studii sunt comunicate doar unui public limitat. 245. Lipsa unei baze de date structurate este compensată, într-o oarecare măsură, de cercetarea documentară efectuată în timpul procesului de evaluare. Aceasta oferă adesea evaluatorilor informațiile necesare. Cu toate acestea, calitatea informațiilor depinde de capacitatea evaluatorilor, de resursele financiare alocate activității de cercetare și de timpul disponibil pentru efectuarea cercetării. Ineficiențele în utilizarea resurselor, datele insuficiente pentru unele evaluări sau relevanța scăzută a constatărilor sunt posibile efecte ale comunicării inadecvate a rezultatelor diferitelor studii. 246. O bază de date ar trebui dezvoltată prin colectarea și organizarea informațiilor relevante din studiile / cercetările / evaluările disponibile. Baza de date ar trebui să fie organizată pentru a permite o 72 Official Use referință ușoară la materialele necesare, folosind filtre după tipul de documente, tipul de informații, sectorul / zona acoperită etc. Următorii pași sunt preconizați în acest scop: 5.4.1. Crearea unei biblioteci și a unei baze de date cu resurse relevante 247. Utilizarea datelor poate fi facilitată prin structurarea unei biblioteci ca bază de date, care să permită utilizarea de filtre și selectarea datelor în funcție de domeniile acoperite. Această bază de date s-ar putea constitui în depozitarul cheie al evaluărilor și studiilor realizate până în prezent. Ea poate fi consolidată pornind de la biblioteca existentă creată de UCE, urmând să fie extinsă pentru a include – cu acordul (și angajamentul) autorilor/ editorilor – studii realizate de alte entități, dincolo de domeniul fondurilor UE, dar care sunt relevante pentru Politica de Coeziune, precum și studii și rapoarte privind fondurile UE, altele decât evaluările. În acest scop, acest demers poate implica alte entități și organisme care efectuează astfel de studii, inclusiv universități sau institute de cercetare, precum și ministere de resort cu responsabilități în domeniile de interes. Publicarea de studii sau rapoarte în baza de date poate fi inițiată de autori sau de către UCE, pe baza relevanței studiilor. Se poate defini o modalitate structurată de comunicare pentru actualizarea permanentă a bazei de date, astfel încât acesta să includă cele mai relevante studii. Asistența tehnică poate fi luată în considerare pentru o analiză mai aprofundată a studiilor și rapoartelor de evaluare existente și a opțiunilor de configurare mai avansate pentru baza de date. Biblioteca sau o parte din conținutul său ar trebui incluse ca sursă de date pentru evaluare. 5.4.2. Configurarea unui mecanism pentru actualizarea regulată a bazei de date și a bibliotecii 248. Actualizarea regulată a studiilor de cercetare (de exemplu, actualizarea de două ori pe an) este o condiție prealabilă pentru relevanța continuă a bibliotecii. Deoarece beneficiile sunt largi, cu mai mulți actori de pe piață care beneficiază de comunicarea datelor într-un mod structurat, schimbul de informații ar putea deveni un proces auto-sustenabil. De exemplu, un formular ar putea fi proiectat de UCE MIPE pentru înregistrarea de noi studii cu câmpuri care să permită clasificarea și referința ușoară. Actorii care furnizează studii și rapoarte ar fi astfel încurajați să-și înregistreze studiile în bibliotecă, care poate acționa ca un depozit de cunoștințe public și vast. 5.5. Îmbunătățirea calității rapoartelor de evaluare 249. Această acțiune are ca scop îmbunătățirea utilizării rezultatelor evaluării prin creșterea calității și accesibilității rapoartelor de evaluare. Utilizarea rezultatelor evaluării depinde de modul în care acestea sunt prezentate și de măsura în care ele răspund nevoilor reale de informații. Datele brute din evaluare pot fi complexe și dificil de interpretat, ceea ce poate determina publicul să-și piardă atenția și interesul. Prin urmare, este important să se identifice cele mai adecvate mijloace de diseminare, pentru a asigura o receptivitate adecvată a diferiților actori la rezultatele evaluării. Prezentarea rezultatelor în raportul de evaluare sau ca parte a unui exercițiu de comunicare separat, ar trebui să permită publicului vizat să identifice, și respectiv să facă referire cu ușurință, la informațiile de interes. 250. Comunicarea rezultatelor evaluării dincolo de publicarea unui raport ar trebui adaptată la nevoile și profilul publicului relevant și la contextul evaluării. Opțiunile de vizualizare a rezultatelor evaluării trebuie îmbunătățite și adaptate grupurilor țintă. De exemplu, categoriilor de public mai specializate li s-ar putea oferi versiuni mai detaliate, cuprinzând detalii tehnice, în timp ce factorilor de decizie sau publicului mai puțin specializat pot să li se ofere opțiuni mai ușor de utilizat, cum ar fi grafice cu informații și fișe informative care evidențiază nu doar datele cheie, dar și studii de caz ilustrative sau exemple empirice. În orice caz, accentul ar trebui pus în aceste situații pe aspectele practice ale rezultatelor evaluării, elementele justificative sau informațiile secundare urmând să fie incluse în anexe sau disponibile la cerere. 251. Profilarea adecvată a publicului țintă vizat de evaluări ar putea ajuta la stabilirea celui mai adecvat mix de comunicare. Proiectarea unei bune abordări de comunicare ar face astfel rezultatele 73 Official Use evaluării mai evidente, stimulând în același timp interesul publicului larg pentru acest tip de dovezi. Interesul părților interesate pentru evaluare depinde, de asemenea, de relevanța percepută a rezultatelor. Dacă evaluarea răspunde unei nevoi informaționale reale și rezultatele evaluării sunt disponibile la momentul potrivit, se va acorda mai multă atenție rezultatelor evaluării și recomandărilor de către actorii în cauză. Pe de altă parte, dacă evaluarea rămâne strict condusă de cerințele reglementărilor fără o intenție de aplicabilitate practică, există șanse mai mari de a rămâne un simplu exercițiu formal. Activitățile în acest scop pot include: 5.5.1. Proiectarea unui format-cadru pentru rapoarte de evaluare - dacă este necesar, pe categorii de teme 252. Formatul-cadru pentru rapoarte ar putea stabili, de exemplu, conținutul orientativ al unui raport de evaluare, precum și o lungime maximă. El ar putea include, de asemenea, îndrumări cu privire la modul în care diferite secțiuni ar putea fi abordate pentru a crește valoarea adăugată a raportului, concentrându-se pe zonele de interes pentru publicul potențial și pe comunicarea informațiilor într-un mod ușor de înțeles. O listă de verificare va fi, de asemenea, concepută pentru a se asigura că rapoartele de evaluare îndeplinesc criteriile propuse. Lista de verificare ar trebui să permită o analiză adecvată a raportului prin prisma conținutului și accesibilității informațiilor. Lista ar trebui să fie disponibilă atât evaluatorilor pentru a ghida pregătirea rapoartelor, cât și a funcționarilor din unitățile de evaluare AM, responsabili cu verificarea rapoartelor. Atât formatul cadru al raportului de evaluare, cât și lista de verificare corespunzătoare vor fi elaborate cu sprijinul Băncii Mondiale, în cadrul actualului RAS. 5.5.2. Definirea unor formate standard ușor de utilizat pentru diseminarea rezultatelor evaluării 253. Diagrame de informații, fișe de informații sau briefinguri ca mijloace de popularizare a datelor științifice sunt doar câteva exemple de formate mai prietenoase, care pot facilita diseminarea rezultatelor evaluării. Elementele vizuale ar trebui să prevaleze, în timp ce explicațiile ar trebui să evidențieze elementele cheie legate, de exemplu, de progresul tangibil înregistrat la nivelul PO. Acolo unde este cazul, exemple ilustrative sub formă de mini-studii de caz sau scurte testimoniale ar putea fi utilizate pentru a evidenția beneficiile intervențiilor la nivelul grupurilor țintă și/ sau comunităților. Sursele potențiale pentru informații suplimentare ar putea fi enumerate la sfârșitul formatului standard. Astfel de versiuni ușor de utilizat ale rapoartelor de evaluare ar putea fi, de asemenea, încărcate într-o secțiune dedicată de pe paginile web ale MIPE, AM și OI - după caz - și astfel pot fi utilizate ca vectori de comunicare pentru PO-uri în general. 5.5.3. Alinierea mai bună a rapoartelor de evaluare la nevoile de informații și la specificitatea sectoarelor 254. Alinierea evaluării la nevoile reale de informații este cheia succesului procesului de evaluare. Acest lucru se poate face prin îmbunătățirea consultării cu părțile interesate în procesul de elaborare a planurilor de evaluare. Modalitățile care ar putea fi utilizate pentru creșterea relevanței evaluărilor vor fi, de asemenea, detaliate în documentul de orientare privind metodologia de elaborare a planurilor de evaluare, care va fi pregătit în cadrul proiectului (a se vedea secțiunea 5.2.). Se poate avea în vedere elaborarea unei liste de verificare pentru a se asigura că raportul include toate informațiile relevante adaptate sectorului, conform nevoilor identificate. Îndrumările cu privire la modul de elaborare al unei astfel de liste de verificare vor fi incluse în formatul cadru/ lista de verificare pentru raportul de evaluare, așa cum este detaliat la punctul 5.1. 5.5.4. Acțiuni pentru îmbunătățirea capacității evaluatorilor de a prezenta concluziile evaluării 255. Prezentarea informațiilor relevante la standardul cerut necesită abilități avansate de scriere. Ca parte a procesului de licitație, reprezentanții unităților de evaluare ar trebui să se asigure că evaluatorii selectați dețin competențele specifice necesare pregătirii unor rapoarte de evaluare de 74 Official Use calitate. Un program de instruire ar putea fi, de asemenea, dezvoltat și oferit în acest scop, deschis personalului din unitățile de evaluare, precum și evaluatorilor de pe piață. 6. Programul de formare în domeniul M&E A. Contextul 256. Evaluările derulate în perioada 2018-2020 relevă faptul că nivelul competențelor deținute de personalului administrativ implicat în Politica de Coeziune din România este unul adecvat. De exemplu, peste 70% din personalul implicat în gestionarea Politicii de Coeziune care a beneficiat de formare prin POAT 2014-2020 are studii postuniversitare sub formă de studii de masterat sau chiar studii doctorale 43. Acest lucru este valabil și pentru personalul din unitățile de evaluare care – la rândul lui – a beneficiat de formare în domeniul evaluării, inclusiv în contextul acțiunilor de consolidare a capacității gestionate de UCE și accesibile actorilor interesați de la nivelul tuturor programelor operaționale. Cu toate acestea, nu toate AM și OI sunt echipate cu același nivel de experiență și cunoștințe, în special acelea care gestionează PO care includ domenii de investiții relativ noi sau intervenții cu caracter tehnic ridicat. 257. Analiza realizată de Banca Mondială în anul 2020 cu privire la sistemul M&E al României a concluzionat că, în ciuda instruirii relevante oferite, anumite lacune de competențe specifice M&E persistă la nivelul AM și OI; de asemenea, a putut fi observată absența unui program structurat de formare introductivă, care să poată fi accesat de personal nou angajat în domeniul M&E. Dezvoltarea continuă a cunoștințelor și abilităților esențiale pentru personalul MIPE, AM și OI implicat în monitorizare și evaluare a fost evidențiată ca fiind esențială pentru abordarea provocărilor viitoare. Decalajele de formare identificate au în vedere, în principal, la forme mai avansate de analiză a datelor, precum și la cunoștințe tehnice în domeniile de intervenție specializate acoperite de unele PO. 258. La nivelul MIPE, procedura de sistem pentru instruirea profesională a personalului, aplicabilă atât AM, cât și OI, descrie modul de organizare și dezvoltare a procesului de instruire, prin definirea unor etape cheie, după cum urmează: - pregătirea evaluării anuale a nevoilor de instruire și a Planului anual de formare; - elaborarea Planului anual de formare profesională a funcționarilor publici și a planului de măsuri privind formarea personalului; - implementarea planului de instruire, - evaluarea programelor de instruire, - monitorizarea planului de instruire și - dezvoltarea personalului din cadrul AM. 259. Planurile de instruire sunt dezvoltate la nivelul AM și OI, existând însă diferențe semnificative între PO. În perioada 2014-2020, în șase AM au existat planuri anuale de instruire defalcate la nivel de departament; în același timp, s-au realizat periodic 44 analize ale nevoilor de formare prin POCA, pentru a asigura relevanța competențelor personalului. În ceea ce privește OI, abordările pentru planificarea și programarea inițiativelor de dezvoltare a competențelor sunt destul de diverse. De exemplu, în majoritatea structurilor care aparțin POCU și POR sunt disponibile planuri anuale de instruire, în timp ce unele OI efectuează evaluări periodice ale nevoilor de instruire, care sunt apoi utilizate pentru a 43 În conformitate cu ancheta amplă efectuată cu beneficiarii programelor de formare prin OPTA, ca parte a lucrărilor pregătitoare pentru redactarea Raportului de evaluare OPTA 2014-2020 (2018). 44 Idem 75 Official Use propune și planifica teme de instruire adecvate pentru personalul lor. Cu toate acestea, există OI în cadrul POIM și POR în care nu există planuri de instruire separate, deși au manifestat deschidere pentru accesarea oportunităților de instruire existente pe piață sau prin diferite proiecte. 260. POAT a reprezentat una dintre principalele surse de finanțare pentru formare profesională și instruire în perioada de programare 2014-2020. Majoritatea beneficiarilor programelor de formare finanțate prin POAT fac parte din AM (aproximativ 29%), OI (aproximativ 23%) sau din unități centrale de supraveghere, cum ar fi Autoritatea de Audit (aproximativ 23%) 45. De asemenea, majoritatea participanților la training (aproximativ 87%) fac parte din personalul operațional 46. 261. În general, nu s-a pus un accent suficient pe temele legate de monitorizare în cadrul programelor de formare organizate la nivel central. În 2020, 476 de angajați ai MIPE, inclusiv personalul din AM și OI coordonate de MIPE, au participat la module de formare (Tabelul 16); doar câteva dintre aceste programe au abordat și aspecte de M&E, cum ar fi „Implementarea financiară și tehnică a proiectelor”, ”Monitorizarea și controlul proiectelor” sau „Regulamentele europene și conceptele ESI”. Tabelul 16. Module de instruire la care a participat personalul MIPE în anul 2020 Modul de instruire Perioadă Organizator Număr de participanți Gestionarea informațiilor privind protecția 17-19 februarie MIPE 33 datelor - Regulamentul GDPR. Achiziții publice 10-14 februarie MIPE 55 Implementarea financiară și tehnică a 6-10 ianuarie MIPE 197 proiectelor, monitorizare și control. Durabilitatea operațiunilor finanțate în cadrul 5-6 martie ESI Funds Academy 3 ESI (Lisabona) Gestionarea riscurilor 20-24 iulie Cercetare publică 58 Bazele legii ajutorului de stat 27-28 februarie Lexxion 3 (Amsterdam) Identificarea și prevenirea fraudei și corupției 14-15 ianuarie DG REGIO 2 în finanțarea ESI (Bruxelles) Implementarea financiară și tehnică a 10-14 august Cercetare publică 24 proiectelor, monitorizare și control. Managementul ciclului de proiect 31 august - 4 septembrie MIPE 34 Managementul instituțional în domeniul 3 - 7 august MIPE 33 finanțării UE Prevenirea și atenuarea faptelor de corupție și 20-22 ianuarie Agenția Națională a 4 promovarea standardelor de etică și Funcționarilor Publici integritate Achizițiile publice - noul pachet legislativ 13-17 ianuarie Agenția Națională a 8 Funcționarilor Publici SEAP - platformă de achiziții publice 26-29 noiembrie Expert Aktiv Group 4 Regulamente europene și concepte ESI 17-21 august MIPE 17 Asistență tehnică în fondurile ESI. Învățând din 29-31 ianuarie ESI Funds Academy 1 trecut, vă pregătiți pentru viitor (Nicosia) NUMĂRUL TOTAL DE BENEFICIARI AI 476 TRAININGULUI în 2020 Sursă: MIPE. 45 În conformitate cu ancheta amplă efectuată cu beneficiarii programelor de formare prin OPTA, ca parte a lucrărilor pregătitoare pentru redactarea Raportului de evaluare OPTA 2014-2020 (2018). 46 Idem 76 Official Use 262. Personalul cu atribuții specifice în domeniul M&E a beneficiat de o serie de programe de formare deschise. Programele de training au abordat aspecte mai specializate și complexe, cum ar fi „evaluarea impactului bazată pe teorie”, „dezvoltarea termenilor de referință pentru evaluarea impactului”, „evaluarea dezvoltării” sau „utilizarea indicatorilor pentru monitorizarea și evaluarea Politicii de Coeziune 2014-2020”. Cu toate acestea, având în vedere că, în cadrul multianual 2021-2027, fiecare AM va avea propriile structuri de evaluare, este important ca noul personal să acceseze oportunități de învățare adecvate în domeniul evaluării. Nevoi de formare în domeniul M&E 263. În timp ce personalul cu atribuții în domeniul M&E din cele mai multe PO este considerat relativ bine pregătit, au fost raportate și nevoi de formare insuficient acoperite47. Majoritatea nevoilor de formare gravitează în jurul cunoștințelor și instrumentelor necesare pentru colectarea, verificarea și/ sau utilizarea datelor de monitorizare. Nevoile cheie de formare exprimate de AM/OI includ instruirea în tehnici de analiză a datelor, utilizarea modulelor SMIS și formarea de specialitate în domeniile de investiții tehnice acoperite de diferite PO (de exemplu, promovarea inovării în cadrul POR, calculul emisiilor echivalente de CO2 și performanța energetice în cadrul POIM și POR). 264. Beneficiarii de proiecte au raportat, de asemenea, anumite nevoi de formare cu privire la utilizarea sistemelor IT, indicatori, colectarea datelor, monitorizare și raportare (fizică și financiară), documente justificative pentru cheltuieli, achiziții publice, gestionarea riscurilor și asigurarea calității 48. În timp ce sesiunile de instruire pentru a răspunde acestor nevoi pot fi furnizate de terți (de exemplu, contractanți specializați sau echipa BM), acestea ar putea beneficia semnificative de prezența reprezentanților AM și OI pentru asigurarea unor interpretări coerente, unitare cu privire la diferite aspecte de implementare. 265. Încurajarea unei culturi a evaluării implică monitorizarea și dezvoltarea constantă a abilităților și competențelor personalului dedicat. Unii actori instituționali au evidențiat necesitatea formării personalului atât la nivelul cererii, cât și la nivelul ofertei de evaluare (adică potențialii utilizatori și beneficiarii studiilor de evaluare) pentru a facilita înțelegerea adecvată a beneficiilor evaluării, dincolo de contextul obligatoriu al Politicii de Coeziune. Potențial de învățare prin mijloace electronice 266. Metodele de învățare ar trebui adaptate la contextul actual, în care interacțiunile directe cu participanții pot fi limitate din cauza crizei COVID-19. În timpul unei crize, instruirea personalului, comunicarea și interacțiunile de calitate contează mai mult ca niciodată. Acest lucru este și mai valabil în cazul personalului cu atribuții în sfera M&E, care ar trebui să fie perfect familiarizat cu noile reglementări, proceduri și aspecte juridice ale UE legate de următoarea perioadă de programare. Astfel, instruirea trebuie adaptată pentru a se potrivi oricăror noi constrângeri, cum ar fi regulile de distanțare socială. Mai precis, sesiunile de instruire la fața locului ar putea fi înlocuite cu modele hibride, unde seminariile și atelierele online sunt combinate cu module de lucru în echipă la fața locului (grupuri mici). 267. Învățarea prin mijloace electronice ar putea fi considerată o alternativă sau o completare a instruirii la fața locului, dat fiind că personalul M&E este adesea angajat în activități multiple care se suprapun, ceea ce uneori limitează timpul disponibil pentru accesarea unor oportunități de învățare „clasice”. E-learning-ul este un mijloc excelent pentru schimbul de cunoștințe și de know-how, deoarece poate asigura o platformă comună în care informațiile actualizate, materialele relevante și liniile directoare pot fi accesate cu ușurință de către specialiștii M&E care lucrează în întregul sistem al politicii de coeziune. „Raport privind evaluarea instituțională, procedurală și legislativă” (Rezultatul 1b), elaborat în cadrul M&E RAS. 47 În conformitate cu sondajul efectuat ca parte a lucrărilor pregătitoare pentru Rezultatul 1a. 48 77 Official Use 268. Banca Mondială recomandă dezvoltarea și implementarea unui program cuprinzător și coordonat de formare în domeniul M&E pentru perioada 2021-2027. Programul ar trebui să implice adaptarea formării la nevoile specifice ale diferiților actori din sistem, utilizând pe deplin tehnicile moderne disponibile pentru o implementare flexibilă a modulelor de training și o eficiență sporită a învățării. Un astfel de program integrat de formare ar trebui să sprijine consolidarea cunoștințelor și abilităților esențiale pentru personalul MIPE, AM și OI implicat în monitorizare și evaluare. Sesiunile de formare și cele de instruire la locul de muncă care să acopere întreaga paletă de teme relevante pentru domeniul M&E, se recomandă implementarea unui pachet complet de formare introductivă în domeniul M&E și a unei platforme de e-learning dedicată M&E. B. Acțiuni propuse 269. Acțiunile propuse în cadrul acestei secțiuni abordează principalele domenii de îmbunătățire a competențelor de M&E, astfel cum sunt acestea identificate în Livrabilul 1b. În primul rând, accentul se pune pe proiectarea și livrarea unui program cuprinzător și coordonat de instruire continuă și periodică pentru personalul MIPE /AM /OI implicat direct în activități de M&E, cu o atenție sporită acordată ofițerilor de monitorizare a proiectelor. În al doilea rând, sunt avute în vedere oportunități de învățare pentru personalul nou angajat cu responsabilități în domeniul M&E. Cea de-a treia acțiune se concentrează pe dezvoltarea unei platforme de e-learning, care să abordeze subiecte de M&E, cu posibilitatea de a-și extinde domeniul de aplicare pentru a acoperi alte domenii de competențe (Tabelul 17). Tabelul 17. Acțiuni propuse pentru dezvoltarea abilităților de M&E Acțiune Rezultat(e) așteptat(e) Termen limită 1. Proiectarea și furnizarea unui • Evaluarea nevoilor de formare și S2 2021-S2-2022 program cuprinzător și coordonat de programul de instruire în domeniul formare continuă și periodică pentru M&E. personalul MIPE / AM / OI cu • Sesiuni de training pe teme de M&E responsabilități în domeniul M&E, cu pentru personalul din MIPE, AM și OI. o atenție deosebită acordată • Personalul M&E instruit ofițerilor de monitorizare. 2. Proiectarea unui pachet de • Pachetul de instruiri introductive M&E S2 2021-S2-2022 instruiri introductive pentru noii este dezvoltat angajați 3. Dezvoltarea unei platforme de e- • Platforma de e-learning pe teme de S2 2021-S2-2022 learning , specializată pe teme de M&E M&E 4. Furnizarea de instruire privind • Instruirea privind monitorizarea pentru S2 2021-S2-2022 monitorizarea pentru beneficiari beneficiari Sursă: Analiza autorilor pe baza consultărilor cu părțile interesate. 6.1. Proiectarea și derularea unui program cuprinzător și coordonat de instruire pentru personalul MIPE/AM/OI implicat cu responsabilități în domeniul M&E de la nivelul tuturor PO 270. Această acțiune are ca scop asigurarea unui nivel adecvat de cunoștințe și abilități pentru personalul cu responsabilități de M&E din cadrul MIPE, AM și OI. Acțiunea are la bază elaborarea unei metodologii unitare pentru evaluarea nevoilor de formare și pentru planificarea programelor anuale de formare. Ar trebui utilizat un cadru comun de competențe și abilități relevante pentru a promova o mai bună colaborare între AM și OI, precum și între OI, în scopul asigurării unei coordonări eficiente. Programul de instruire M&E ar putea fi conceput ca un program independent sau ca o componentă a 78 Official Use programului (programelor) anual(e) de formare organizat(e) în instituțiile desemnate ca AM, OI și organisme de coordonare. 271. Acțiunea este organizată în trei etape, fiecare etapă având mai mulți pași: 1) evaluarea nevoilor de formare, 2) dezvoltarea programului de formare și 3) implementarea programului de formare. Pașii principali care trebuie urmați pentru proiectarea și furnizarea unui program cuprinzător de instruire axat pe M&E pentru personalul MIPE/AM/OI sunt prezentați în Tabelul 18 de mai jos. Tabelul 18. Pașii necesari pentru proiectarea și furnizarea unui training cuprinzător axat pe M&E pentru AM și OI Fază Pas Metode Termen limită Rezultat 1. Evaluarea 1.1. Pregătirea unui plan al Interviuri și / sau S2 - 2021 Lista abilităților nevoilor de abilităților cheie în domeniul focus-grupuri cu M&E și a instruire M&E, și posibile teme de reprezentanții temelor de structurilor relevante instruire - pentru a fi incluse în instruire din MIPE și de la exercițiul de evaluare a nivelul tuturor PO. nevoilor de formare. 1.1. Dezvoltarea metodologiei de Definirea sub- S2 - 2021 Chestionarul evaluare a nevoilor și a grupurilor țintă pentru instrumentelor de cercetare Chestionar online, evaluarea (sub forma unui chestionar care conține atât nevoilor de online). teme orizontale, cât formare și teme specializate de M&E. 1.2. Diseminarea chestionarului Analiza cantitativă a S2 - 2021 Raportul privind pentru evaluarea nevoilor de datelor colectate de nevoile de formare pentru toți la toate structurile formare, axat pe relevante. destinatarii relevanți; colarea, competențele agregarea și analizarea M&E datelor. 2. Dezvoltarea 2.1. Elaborarea unui program de NA S2 - 2021 Programul de programului de instruire în domeniul M&E, instruire M&E instruire conținând atât teme orizontale / generale, cât și teme specifice /legate de PO. Programul de instruire poate fi împărțit în continuare pe teme operaționale și teme de management. 2.2. Dezvoltarea materialelor de NA S1 - 2022 Module de instruire pentru modulele instruire selectate dezvoltate 3. 3.1. Contractarea serviciilor de Achiziții publice / S1 - 2022 Servicii de Implementarea instruire sau identificarea proceduri interne instruire programului de oportunităților de instruire contractate instruire de pe piață 3.2. Programarea și NA S1 și S2 - 2022 Sesiuni de implementarea sesiunilor de instruire instruire, în funcție de implementate disponibilitatea personalului. 3.3. Evaluarea modulelor de Chestionare de S1 și S2 - 2022 Rapoarte de instruire evaluare instruire Sursă: Analiza autorilor pe baza consultărilor cu părțile interesate. 79 Official Use 272. Prima fază constă într-o evaluare extinsă a necesităților de formare axată pe nevoile de învățare specifice domeniului M&E, realizată la nivelul tuturor instituțiilor și structurilor cu atribuții în monitorizarea și evaluarea programelor Politicii de Coeziune. Există o mare nevoie de un exercițiu dedicat de analiză a nevoilor de formare (ANF), care să abordeze teme M&E - desfășurat separat sau combinat cu exerciții ANF mai largi care să susțină implementarea Politicii de Coeziune. Pentru a asigura acuratețea și completitudinea datelor, ANF ar trebui să fie aplicat tuturor structurilor relevante din MIPE, AM și OI. O atenție deosebită trebuie acordată cazurilor în care există structuri AM/OI nou înființate. ANF va furniza date valoroase cu privire la lacunele de competențe pe teme de M&E în toate structurile relevante. 273. Temele acoperite de ANF ar trebui să se concentreze pe subiecte specifice de M&E. Acestea ar putea avea în vedere: logica de intervenție a PO; definirea indicatorilor, cuantificarea țintelor indicatorilor și calcularea obiectivelor de etapă; planificarea și managementul evaluării; utilizarea rezultatelor evaluării în sprijinul procesului decizional; mecanisme de simplificare a procedurilor și instrumentelor de M&E; SCO; Instrumentele de monitorizare IT; fundamentele statisticii - analiza datelor; raportarea și vizualizarea datelor; scrierea de rapoarte și modul de furnizare eficientă a informațiilor către factorii de decizie; comunicarea datelor; comunicarea adecvată pentru implicarea beneficiarilor. ANF ar trebui să exploreze nevoile de învățare în domenii sectoriale și tehnice, cum ar fi digitalizarea, mediul sau infrastructura. 274. Definirea unor sub-grupuri țintă poate fi avută în vedere pentru corelarea instruirii cu sarcinile definite la nivelul diferitelor categorii de actori implicați. Formarea poate fi adaptată mai bine nevoilor unor sub-grupuri de actori implicați în monitorizare. Spre exemplu, un ofițer de proiect poate fi interesat cu precădere de modul de verificare a acurateței/ completitudinii datelor/ indicatorilor raportați de beneficiari. Nevoile unui ofițer de monitorizare program, pe de altă parte, pot fi legate mai mult procesarea sau comunicarea datelor/ indicatorilor la nivel de program. 275. A doua fază este reprezentată de elaborarea programului de instruire M&E. La dezvoltarea programului de instruire, trebuie avute în vedere următoarele aspecte: • temele specializate axate pe M&E ar trebui completate de tematici de management și teme orizontale relevante, de exemplu, de negociere, gestionarea conflictelor sau managementul echipei. Aspectele ce țin de comunicare ar trebui incluse în majoritatea modulelor de instruire, împreună cu noțiuni de management al echipei și de leadership; • metodele de predare ar trebui adaptate la obiectivele învățării. Modulele teoretice ar trebui să fie combinate cu unele practice, cum ar fi ateliere comune cu personalul AM și OI care lucrează împreună, pentru clarificarea unor spețe și situații concrete, promovând o abordare unitară a temelor de M&E; • metode de învățare inovatoare (de exemplu, simulări, jocuri de rol, exerciții bazate pe experiență) ar trebui încurajate, fără a neglija abordările mai clasice (de exemplu, scurte prelegeri, studii de caz, exerciții individuale, dezbateri); • ar trebui asigurată o abordare echilibrată între sesiunile dedicate în mod specific personalului MIPE sau AM, pe de-o parte, și sesiunile de training organizate în comun pentru personalul AM și OI, pe de altă parte. Există o mare nevoie de organizare a unor sesiuni de training comune care să contribuie nu numai la crearea și îmbunătățirea efectivă a abilităților de M&E, ci și la eficientizarea comunicării AM-OI și a coordonării interne în domeniul M&E, prin stabilirea unei abordări uniforme și chiar a unui vocabular de specialitate uniform; • modulele și sesiunile de formare ar putea beneficia de implicarea unor părți interesate externe (în funcție de temă), cum ar fi Autoritatea de Audit sau Autoritatea de Certificare și Plată (de exemplu, ca vorbitori invitați), cu scopul de a clarifica anumite aspecte și de a propune soluții practice. 80 Official Use 276. Programul de formare nu trebuie să se limiteze la sesiuni de formare, deoarece aceasta nu este singura modalitate de a dezvolta competențe. Ar putea fi explorate și implementate metode alternative, inclusiv următoarele: • scheme de mentorat, în care managerii lucrează cu personalul pentru îndeplinirea unor obiective de învățare convenite; • instruire la locul de muncă, unde specialiști mai experimentați lucrează cu specialiști juniori la sarcini specifice; • ateliere de consultare internă, pentru a facilita asigurarea unui consens asupra fluxurilor de lucru, procedurilor, interpretării legislației și clarificărilor solicitate de beneficiari în procesul de implementare. 277. Cea de-a treia fază implică implementarea efectivă a programului de instruire, folosind diferite opțiuni de livrare. Serviciile necesare pentru organizarea instruirii vor trebui descrise clar și achiziționate, fie cu sprijinul asistenței tehnice existente, fie contractate pe piața deschisă. Oricare ar fi formula organizațională, ar trebui luate în considerare următoarele principii pentru o instruire eficientă: • durata modulelor de training: o sesiunile de una sau două zile ar putea fi organizate în București, dar în afara sediului MIPE/AM/OI, astfel încât participanții să se poată concentra exclusiv pe curs și instruirile să nu fie fragmentate din cauza activităților de birou; o pot fi organizate sesiuni de trei până la cinci zile, ca module intensive, în afara Bucureștiului; acest tip de sesiuni ar putea fi completat de sesiuni de lucru practice, eventual transformându-se și în măsuri de eficiență organizațională; de exemplu, poate fi promovat lucrul echipe pentru optimizarea procedurilor operaționale, elaborarea de ghiduri interne pentru fundamentarea schimbărilor organizaționale, elaborarea de ghiduri dedicate, manuale, materiale sau formularea de soluții și răspunsuri pentru probleme mai complexe. • Numărul de participanți la un grup de curs ar trebui să se încadreze în mod ideal între 12 și 20 de persoane, pentru a asigura o bună interactivitate și timp pentru lucru suficient pentru activitățile derulate în echipă, activități de consolidare a echipei, feedback, prezentări și dezbateri. 6.2: Dezvoltarea unui pachet de formare introductivă 278. Scopul acestei acțiuni este de a asigura un nivel minim de cunoștințe pentru noii angajați care intră în sistemul M&E. Personalul nou ar trebui să beneficieze de programe integrate de inițiere, în care o combinație de subiecte și metode ar trebui adaptată diferitelor categorii de sarcini M&E pe care personalul trebuie să le realizeze. În prezent, nu există un cadru de pregătire formal pentru personalul nou angajat în AM și OI (adică o procedura dedicată). În majoritatea cazurilor, transferul de cunoștințe și know-how se bazează pe „instruiri la locul de muncă” ad-hoc, oferite de colegi mai experimentați, care sunt, de obicei, implicați în sarcini multiple și se află sub presiunea unor termene foarte strânse. Situația poate duce la dezechilibre interne ale volumului de muncă, în care personalul „senior” preia prea multe sarcini și personalul „junior” nu poate ține pasul cu programul de lucru din cauza orientării insuficiente. 49 Programele introductive sau cele de orientare ar putea implica, de asemenea, managerii AM sau OI ca și co-formatori, îmbunătățind astfel comunicarea și coordonarea pe verticală. 49În conformitate cu exercițiul de sarcină efectuat de echipa BM înc 2020 în OPHC AM. 81 Official Use 279. Următoarele acțiuni sunt avute în vedere ca parte a dezvoltării trainingului introductiv pe teme de M&E. Vezi Tabelul 19 de mai jos: • pregătirea unui exercițiu de analiză a nevoilor de formare destinat noilor angajați (adică având mai puțin de un an de experiență în instituția/ structura desemnată), cu scopul de a stabili un set de abilități și subiecte cheie care urmează să fie furnizate ca parte a programului introductiv de training M&E. Această ANF ar putea fi realizată prin intermediul unui chestionar online, cu întrebări convenite cu managerii; • Corelarea rezultatelor ANF cu nevoile exprimate de managerii structurilor desemnate, astfel încât toate competențele necesare să fie incluse în pachetul introductiv; • elaborarea materialelor de instruire, în vederea combinării sesiunilor la fața locului, cu învățare online, în ritmul propriu; • asigurarea cadrului necesar pentru implementarea pachetului de formare introductivă (cum ar fi atribuirea clară a responsabilităților pentru noul personal, asigurarea conformității etc.). • evaluarea rezultatelor programului de instruire și propunerea de îmbunătățiri. Tabelul 19. Pașii necesari pentru proiectarea și livrarea unui program cuprinzător de training introductiv pe teme de M&E Acțiune Metode Termen limită Rezultate 1. ANF adaptată noilor Diseminarea unui S2 - 2021 Chestionar ANF – angajați chestionar online, care formare introductivă conține atât teme orizontale, cât și teme specializate de M&E. 2. Corelarea datelor Interviuri cu S2 - 2021 Raport ANF- training rezultate din ANF cu managementul pentru introductiv așteptările personalului de validarea și ajustarea conducere; elaborarea analizei datelor ANF raportului ANF 3. Elaborarea materialelor Materiale de instruire S2 - 2021 Module de training de de training M&E introductive dezvoltate 4. Implementarea Învățare la fața locului și S1 - 2022 Programul de formare trainingul-ului introductiv online, învățare în ritmul introductivă propriu, mentorat, formare la locul de muncă 5. Evaluarea rezultatelor Chestionare Raportul de instruire Sursă: Analiza autorilor pe baza consultărilor cu părțile interesate. 6.3: Dezvoltarea unei platforme de e-learning dedicată M&E 280. Scopul acestei acțiuni este de a centraliza resursele de învățare, astfel încât acestea să fie accesibile personalului din sistemul M&E al Politicii de Coeziune. Având în vedere varietatea surselor de informații relevante pentru M&E, e-learning ar putea fi considerată o opțiune validă de dezvoltare a abilităților pentru personalul care lucrează în domeniul M&E. 50 Această platformă ar putea conține seminarii web (webinars), materiale de instruire din module anterioare, cele mai bune practici și exemple de succes din alte țări, linii directoare și alte materiale relevante legate de dezvoltarea profesională. În acest fel, sesiunile de instruire organizate pe teme de M&E ar putea fi diseminate în continuare și utilizate ca atu organizațional atât pentru AM, cât și pentru OI. În plus, această platformă 50Astăzi,există multe platforme de e-learning disponibile care necesită o adaptare minimă. Vezi de exemplu https://olc.worldbank.org/, https://moodle.org/, sau https://training-online.eu/. 82 Official Use ar trebui să permită organizarea de seminarii online scurte, precum și sesiuni de instruire folosind facilități de videoconferință. 51 281. Următoarele etape sunt avute în vedere pentru dezvoltarea unei platforme dedicate de învățare M&E: i) stabilirea cadrului necesar pentru funcționarea și întreținerea platformei; ii) proiectarea platformei, păstrând un echilibru între aspectele transversale și elementele personalizate; iii) popularea platformei cu materiale de formare și alte elemente de instruire; și iv) asigurarea întreținerii adecvate și actualizărilor periodice ale întregului conținut (Tabelul 20). Tabelul 20. Dezvoltarea unei platforme dedicate de învățare M&E Fază Pas Metode Termen Rezultat limită 1. Stabilirea unui 1.1. Explorarea nevoilor și așteptărilor Interviuri și/sau focus- S2 - 2021 Raport rezumativ cadru pentru viitorilor utilizatori. grupuri și un sondaj la asupra nevoilor și platforma de e- nivelul reprezentanților așteptărilor structurilor relevante din learning utilizatorilor de e- MIPE și din toate programele learning. operaționale. 1.2. Configurarea și validarea NA S2 - 2021 Lista aprobată de principalelor funcționalități și funcționalități și caracteristici ale platformei. caracteristici. 2. Proiectarea 2.1. Proiectarea platformei de e- Dezvoltare internă sau S2 - 2021 Testați versiunea platformei de e- learning - versiunea de testare. personalizare a platformei de e- learning platformelor disponibile learning 2.2. Pilotarea platformei de e-learning. NA S1 - 2022 Lista îmbunătățirilor și recomandărilor 2.3. Finalizarea platformei - versiunea NA S1 - 2022 Platforma consolidată și redactați manualul funcțională de e- de operare. learning și manualul de operare. 3. Popularea 3.1. Identificarea materialelor existente NA S1 - 2022 Materiale de platformei cu pentru a fi încărcate și / sau învățare prin materiale și conținut crearea de noi materiale mijloace electronice relevant 4. Întreținere și 4.1. Întreținerea tehnică a platformei. Contract de servicii S2 - 2022 - NA actualizări /livrare internă. în viitor 4.2. Actualizarea conținutului și a Contract de servicii S2 - 2022 - NA funcționalităților, după cum este /livrare internă. în viitor necesar. 4.3. Asigurarea unei arhitecturi NA S2 - 2022 - NA instituționale optime (roluri, în viitor responsabilități). Sursă: Analiza autorilor pe baza consultărilor cu părțile interesate. 282. Prima fază urmărește să stabilească un cadru solid pentru dezvoltarea unei platforme de e- learning, care are drept scop identificarea nevoilor utilizatorilor de documente și a cerințelor privind utilizarea. Ca orice altă platformă IT, perspectiva viitorilor utilizatori este cheia dezvoltării funcționalităților sale. Prin urmare, interviurile și/sau focus-grupurile cu factorii de decizie din MIPE pot contribui la construirea unor dovezi elocvente pentru stabilirea structurii și designului platformei de e- learning. Un sondaj destinat personalului operațional ar putea acoperi aspecte legate de provocările practice întâmpinate de potențialii utilizatori ai platformei, temele de M&E care trebuie acoperite, printre altele. Pe baza nevoilor și așteptărilor documentate ale viitorilor utilizatori, va fi propus un set de funcționalități cheie pentru platformă. 51 Platformele video și de conferințe online gratuite includ conferințe video Microsoft și Google, Google Hangouts (acces gratuit până la 1 iulie la funcții avansate de conferințe video Hangouts Meet pentru toți clienții G-Suite și G-Suite for Education), cont personal Webex gratuit (utilizare nelimitată, 100 de participanți). 83 Official Use 283. A doua fază se va concentra pe finalizarea proiectării platformei de e-learning M&E. Platforma va fi concepută pentru a consolida sursele de informații relevante M&E într-o „bază de cunoștințe” online ușor de accesat și prietenoasă cu utilizatorul. Creșterea accesului la informațiile relevante va permite personalului să înțeleagă mai bine instrucțiunile de reglementare și procedurale stufoase specifice Politicii de Coeziune. La rândul său, acest lucru este menit să reducă erorile în interpretarea regulamentelor și implementarea efectivă a prevederilor M&E, ușurând în consecință sarcina administrativă pentru toate categoriile de părți interesate din ministere, AM și OI. În ceea ce privește tipurile de interacțiuni online, platforma ar trebui să conțină atât activități sincrone (adică seminarii live, cu discuții live online între formatori, facilitatori și participanți), cât și interacțiuni asincrone (adică seminarii preînregistrate, cum ar fi seminarii web, ușor accesibile pentru utilizatori în conformitate cu nevoile lor). În cazul sesiunilor de instruire live, platforma ar trebui să includă module de videoconferință (prin intermediul abonamentelor), facilități de înregistrare la cursuri (formularul de înregistrare, calendarul evenimentelor de învățare), precum și posibilitatea de a trimite anunțuri automate utilizatorilor pentru a îi informa cu privire la viitoarele oportunități de învățare. 284. În termeni tehnici, există două opțiuni pentru dezvoltarea eficientă a unei astfel de platforme - personalizarea unei soluții de e-learning existente sau dezvoltarea integrală a unei noi platforme. Având în vedere multitudinea de soluții de e-learning disponibile pe piața deschisă, prima opțiune ar putea asigura un raport cost-beneficiu mai bun, permițând în același timp o implementare în timp util. Structura platformei de e-learning va ține cont de următoarele caracteristici de bază ale platformelor IT eficiente: i) cuprinzătoare - va include toate materialele de orientare și instrucțiunile relevante pentru M&E; ii) căutare facilă pe Internet - va oferi părților interesate o funcție de căutare utilă și rapidă pentru o navigare ușoară între diferitele surse și documente; iii) inteligibilă - va lua în considerare evaluările anterioare ale lacunelor de cunoștințe legate de M&E; și iv) corectă - va fi actualizate în mod regulat pentru a evita orice contradicții între diferite surse sau incompatibilitate cu schimbarea circumstanțelor (de exemplu, schimbarea legislației relevante). Pentru a ne asigura că designul platformei reflectă așteptările potențialilor utilizatori, va fi dezvoltată și pilotată o versiune inițială; după colectarea de feedback și recomandări pentru optimizări, versiunea finală a platformei va deveni funcțională. 285. Cea de-a treia etapă are în vedere încărcarea unor materiale relevante pe platformă. În acest scop, ar trebui inventariate materialelor necesare și disponibile. În general, materialele disponibile relevante pentru domeniul M&E ar trebui să includă reglementările europene, legislația aplicabilă, precum și liniile directoare, orientările și seturile de instrumente emise de CE. Alte materiale utile s-ar putea referi la diverse rapoarte și evaluări care documentează bunele practici, lecțiile învățate din diferite state membre și rapoarte instituționale relevante pentru specialiștii din domeniul M&E. Elementele noi care vor necesita elaborare vor include materiale de instruire propriu-zise, orientări pe teme specifice, studii de caz sau exemple de bune practici. 286. În cele din urmă, platforma va necesita întreținere și actualizare constantă, pentru asigurarea durabilității și a dezvoltării ulterioare (”scalability”). În timp ce întreținerea platformei se referă la aspecte tehnice și ar trebui să fie responsabilitatea departamentului IT intern relevant, actualizările constante ale materialelor și caracteristicilor ar trebui să fie în conformitate cu evoluția cunoștințelor în domeniul M&E, dezvoltările tehnice, nevoile utilizatorilor. În timp, platforma s-ar putea extinde dincolo de aspectele M&E la alte subiecte, cum ar fi achizițiile publice, managementul financiar sau prevenirea neregulilor. Prin urmare, opțiuni de dezvoltare ulterioară (”scalability”) ar trebui încorporate în platformă, permițând factorilor de decizie să adauge și/sau să modifice funcționalități, în funcție de provocările de învățare cu care se confruntă personalul lor în legătură cu gestionarea programelor Politicii de Coeziune. Un element esențial care contribuie la sustenabilitatea și extinderea ulterioară a platformei constă în configurarea arhitecturii organizaționale necesare pentru o funcționare optimă, care implică stabilirea clară a rolurilor și atribuțiilor, eventual prin mandatarea unui specialist din departamentul IT relevant pentru coordonarea activităților de întreținere a platformei. 84 Official Use 6.4. Furnizarea de instruire în domeniul monitorizării pentru beneficiari 287. Această acțiune are ca scop sprijinirea beneficiarilor în îndeplinirea propriilor obligații de monitorizare și raportare. Se au în vedere sesiuni de instruire care acoperă subiecte importante, cum ar fi cerințele generale în domeniul M&E, indicatori, cerințe și instrumente de colectare a datelor, validarea datelor, cerințe și instrumente de raportare, sisteme și instrumente IT. Sesiunile de instruire ar putea fi organizate pentru potențialii beneficiari (aplicanți), așa cum este detaliat în cadrul acțiunii 1.5. “Integrarea orientării spre rezultate la nivelul beneficiarilor”, precum și pentru beneficiari la semnarea contractului. Astfel de instruiri ar putea fi susținute periodic la nivel regional sau local, în conformitate cu aranjamentele de planificare ale fiecărui PO. Cronologia propusă pentru dezvoltarea și implementarea acestei componente începe în al doilea semestru al anului 2021 și continuă pe toată perioada de implementare a PO, după cum este necesar. 288. Fiecare AM ar trebui să stabilească cea mai bună opțiune pentru organizarea și furnizarea de sesiuni de training pentru beneficiari. De exemplu, în cazul PO în care proiectele sunt mai concentrate la nivel teritorial și numărul beneficiarilor nu este mare, sesiunile de informare ar putea fi organizate la scurt timp după contractare, ca sesiuni de 1-2 zile la fața locului la nivel regional sau central, urmate de interacțiuni mai intense între beneficiari și ofițerii de monitorizare. În mod ideal, sesiunile de instruire ar trebui să fie oferite de consultanți externi, dar moderate de reprezentanții conducerii AM și/ sau OI. Implicarea experților în monitorizare din OI s-a dovedit eficientă pentru a ajuta beneficiarii să înțeleagă mai bine aspectele cheie legate, de exemplu, de obligațiile lor de monitorizare și raportare, instrumentele pe care le-ar putea folosi pentru documentarea indicatorilor lor și posibilele implicații ale indicatorilor sau rezultatelor neatinse. 289. În cazul PO cu numeroși beneficiari, o sesiune introductivă de informare M&E care să abordeze cele mai importante subiecte M&E ar putea fi organizată online la scurt timp după contractare, urmată de sesiuni regionale la fața locului. Sesiunile de instruire online ar fi disponibile pentru toți beneficiarii și ar putea fi transformate în seminarii web preînregistrate, ușor accesibile de către beneficiari în orice etapă a implementării proiectului. Chiar dacă sesiunile online cu mulți participanți sunt mai puțin favorabile interacțiunilor directe și feedback-ului, ele valorifică totuși diseminarea unei cantități relativ mari de cunoștințe către un public larg într-un interval scurt de timp. Mai mult, pentru o abordare mai centrată și activă, sesiunile de instruire regionale la fața locului (adică cel puțin o sesiune pe regiune) ar putea fi organizate în primele trei luni de la contractare, cu participarea și implicarea OI regional / relevant. Programarea sesiunilor de instruire regionale în termen de maximum trei luni de la contractare echipează beneficiarii cu cunoștințele necesare înainte ca implementarea proiectului să avanseze prea mult. Sesiunile ar trebui să ofere beneficiarilor posibilitatea de a adresa întrebări specifice prezentatorilor și de a stabili interacțiuni directe cu experții în monitorizare din OI. 290. Este important ca, înainte de organizarea sesiunilor de informare pentru beneficiari, să fie convenită și validată o înțelegere unitară la nivelul AM-OI a aspectelor cheie predispuse la interpretări. Se recomandă utilizarea unei abordări colaborative în pregătirea materialelor pentru sesiunile de training. Abordarea colaborativă ar putea deveni operațională prin organizarea unor ateliere de lucru interne, care să aibă ca scop revizuirea materialelor; atelierele pot fi inițiate de coordonatorii de training cu participarea tuturor părților relevante (de exemplu, MIPE, AM, OI) pentru feedback și potențiale îmbunătățiri ale materialelor de instruire. Exemplele de bune practici și lecțiile învățate pot avea o valoare deosebit de mare în a ajuta beneficiarii să vizualizeze mai bine provocările cheie și soluțiile adecvate. Instrumentele de îndrumare în domeniul M&E utilizate în prezent (adică ghidul indicatorilor, fișele indicatorilor, formularele de raportare) ar trebui să facă parte din setul de materiale suport. 291. Sesiunile de training ar trebui folosite și ca oportunități pentru explorarea în detaliu a nevoilor de sprijin ale beneficiarilor. La sfârșitul fiecărei sesiuni, participanții ar trebui să completeze sondaje scurte online care conțin elemente privind satisfacția față de sesiunile curente (respectiv aspecte ce țin de conținut, derularea instruirii, durată, materiale, locație etc.), precum și propuneri pentru noi sesiuni 85 Official Use de training. Prin acest mecanism de feedback, AM și OI pot deveni mai conștiente în timp util de potențialele lacune de cunoștințe. 7. Sprijin pentru factorii de decizie A. Contextul 292. Experiența internațională și literatura extensivă52 arată că sistemele de M&E de succes se bazează pe o cerere solidă de date și informații M&E de la părțile interesate, inclusiv managerii de programe, factorii de decizie politică sau societatea civilă. Un sistem funcțional M&E este definit nu doar prin capacitatea sa de a genera informații, ci și prin măsura în care aceste informații sunt utilizate pentru a îmbunătăți performanța. Sistemele de succes au, de asemenea, suficientă capacitate de a oferi în timp util rezultate M&E, care sunt valoroase și utile în luarea deciziilor. Asigurarea utilizării rezultatelor M&E pentru facilitarea unui proces decizional bazat pe dovezi este un pas fundamental în construirea unui sistem funcțional de M&E 53. 293. Furnizorii dovezilor M&E ar trebui să se asigure că acestea sunt inteligibile, utilizabile și valoroase pentru factorii de decizie. Colectarea și raportarea datelor este primul pas necesar în furnizarea de dovezi, iar comunicarea acestora trebuie realizată într-un mod ușor de utilizat. Datele nu sunt adesea prelucrate suficient, iar constatările M&E pot fi prea tehnice, lungi sau neclare, concentrându-se mai mult pe detaliile metodologice decât pe contribuția semnificativă a acestora 54. Acest lucru poate împiedica utilizarea efectivă a acestor constatări în procesul decizional. Furnizorii de dovezi trebuie să-și „traducă” dovezile într-un limbaj care este accesibil potențialilor săi utilizatori, fără a denatura sensul inițial. Pentru aceasta, ei trebuie să înțeleagă nevoile utilizatorilor. 294. Managerii programelor, factorii de decizie și alți actori interesați ar trebui să solicite și să utilizeze în mod activ și consecvent informațiile provenite din activitatea de M&E. Utilizarea sistematică a dovezilor M&E poate îmbunătăți înțelegerea proiectelor și programelor, poate reduce părtinirea și arbitrarul deciziilor, poate contribui la creșterea gradului de asumare și poate crea o memorie instituțională solidă. Prin utilizarea rezultatelor M&E, factorii de decizie pot demonstra succesul programului și proiectelor și pot obține sprijin pentru obiectivele lor. În primul rând, totuși, trebuie să poată solicita și înțelege dovezile de la furnizorii de date. 295. Capitalul uman are o importanță crucială atât pentru generarea, cât și pentru utilizarea rezultatelor M&E. Există o distincție evidentă între abilitățile necesare pentru cei care furnizează dovezi (personal tehnic M&E) și pentru utilizatorii datelor (manageri de programe, factori de decizie, decidenți politici). În timp ce primii trebuie să aibă cunoștințe adecvate pentru a produce dovezile și a le furniza într-un mod util, aceștia din urmă ar trebui să poată înțelege și aplica informațiile generate de activitatea de M&E în munca lor. Ambii ar trebui să fie conștienți de diferitele tipuri de dovezi disponibile, cum să le acceseze și să le evalueze în mod critic. 296. CPR care guvernează Politica de coeziune 2021-2027 întărește importanța utilizării rezultatelor M&E pentru procesul decizional. Integrarea dovezilor în procesul de elaborare a politicilor 52 De exemplu: Zece pași către un sistem de monitorizare și evaluare bazat pe rezultate: un manual pentru practicienii în dezvoltare (worldbank.org), Funcționarea sistemelor de monitorizare și evaluare: un set de instrumente pentru dezvoltarea capacităților (worldbank.org), Documente privind rezultatele cooperării pentru dezvoltare - OECD, Microsoft Word - EVALSED_GUIDE final v2.doc (europa.eu), Manual privind planificarea monitorizării și evaluării rezultatelor dezvoltării (undp.org) 53 Zece pași către un sistem de monitorizare și evaluare bazat pe rezultate: un manual pentru practicienii în dezvoltare (worldbank.org) 54 Cole Nussbaumer Knaflic, Povestirea cu date: un ghid de vizualizare a datelor pentru profesioniștii din afaceri , două cărți cu cele mai bune vânzări care vor îmbunătăți abilitățile de vizualizare a datelor. Povestirea cu date 86 Official Use a fost o prioritate la nivelul UE și o componentă cheie a orientării către rezultate. Acest lucru nu este doar inclus în legislație 55, ci și este susținut de numeroase resurse, precum ghiduri 56, baze de date 57, instrumente 58 și organe consultative 59. Pe baza experienței din perioada de programare anterioară, noul CPR introduce dispoziții clare cu privire la tipul de informații și la cazurile în care ar trebui utilizate. Exemple includ pregătirea cadrului de performanță al programului (CP), efectuarea revizuirii performanței sau schimbarea conținutului programelor. De asemenea, prevede organele responsabile pentru acest lucru. 297. În România, sistemul de management preconizat pentru politica de coeziune în 2021-2027 se bazează pe cel din precedenta perioadă de programare, însă descentralizează puterile decizionale. Sunt avute în vedere AM-uri regionale în locul abordării centralizate implementate în perioada 2014- 2020 și mai multe OI sectoriale 60 și AM pot fi înființate, de exemplu în cazul sectorului de sănătate sau de transport. Pentru fiecare POR vor fi stabilite CM-uri regionale. Mai mult, este probabil ca unitățile de evaluare să fie înființate la nivelul fiecărei AM, pentru a crește relevanța evaluărilor pentru factorii de decizie. 298. Evaluarea sistemului M&E în perioada 2014-2020 indică, per ansamblu, un nivel redus al culturii orientate spre rezultate. Factorii de decizie păreau deseori preocupați în principal de probleme de absorbție și nu solicitau informații despre rezultate. Deciziile cu privire la modificările PO nu au fost orientate spre obținerea de rezultate, inclusiv cele formulate după exercițiul de evaluare a Cadrului de Performanță, ci mai degrabă au urmărit evitarea dezangajării fondurilor. 299. Lipsa interacțiunii între monitorizarea PO și strategiile naționale este o oportunitate majoră ratată. Chiar dacă ministerele și agențiile de resort sunt implicate în procesul de programare și fac parte din CM, există dovezi limitate pe parcursul implementării programului privind utilizarea rezultatelor M&E pentru a informa deciziile privind politicile sau strategiile naționale. S-a constatat, de obicei, că CM nu au influența necesară pentru a maximiza beneficiile monitorizării în interesul acestor strategii naționale cheie. Acest caz indică o deficiență gravă a calității sistemului de monitorizare al României pentru 2014-2020, care depășește cu mult sfera conformității. 300. În general, CM-urile nu se constituie în factori proactivi ai sistemului de monitorizare și există o responsabilitate redusă sau chiar o lipsă de responsabilitate cu privire la rezultatele PO, dincolo de AM și OI. Evaluarea a arătat că instituțiile reprezentate în CM au avut adesea contribuții limitate la îmbunătățirea implementării PO, concentrându-se mai degrabă pe asigurarea că interesele instituțiilor pe care le reprezintă sunt luate în considerare, în special cele legate de oportunitățile de finanțare viitoare. Cu toate acestea, au fost identificate exemple pozitive în utilizarea subcomitetelor în cazul POCU, care ar putea fi încurajate în continuare în perioada 2021-2027. 301. Evaluarea nu a reprezentat în general o prioritate pe agenda CM și rezultatele evaluării nu au fost discutate în profunzime. Transmiterea rezultatelor evaluării într-un mod util a fost identificată în mod repetat ca o sarcină dificilă, în special în contextul metodelor de evaluare mai sofisticate și al utilizării limbajului specializat. S-a observat că CM formulează rareori recomandări pe baza constatărilor evaluării. Părțile interesate din două PO-uri (POR și POCA) au considerat că accentul pe evaluare în 55 O mai bună reglementare: Unirea forțelor pentru a adopta legi mai bune Comisia Europeană (europa.eu) 56 O mai bună reglementare: linii directoare și set de instrumente | Comisia Europeană (europa.eu) 57 Cunoștințe pentru politică Cunoștințe pentru politică (europa.eu) 58 Cum ar fi tabloul de bord REFIT Politica regională și urbană (europa.eu) 59 Comitetul de examinare a reglementărilor Comisia Europeană (europa.eu), Platforma potrivită pentru viitor (F4F) | Comisia Europeană (europa.eu) 60 OI sectoriale se referă la cei responsabili de implementarea intervențiilor dintr-un anumit sector, cum ar fi educația, cercetarea și dezvoltarea, digitalizarea etc. 87 Official Use cadrul reuniunilor MC depinde în mare măsură de interesul specific al reprezentanților CE cu privire la subiectul (subiectele) în cauză. 302. Lipsa unui angajament puternic al membrilor CM și al altor factori de decizie în monitorizarea implementării recomandărilor de evaluare a fost evidentă pentru majoritatea PO. Acest lucru s-a datorat unei varietăți de factori, inclusiv complexității tehnice ridicate și lungimii rapoartelor de evaluare, lipsei unui mecanism funcțional care să permită feedback-ul și urmărirea din partea membrilor CM, precum și datorită modului, insuficient de dinamic ș interesant, în care rezultatele evaluării au fost comunicate factorilor de decizie. 303. S-a observat că percepția implicării politice coincide adesea cu rezistența la evaluare și barierele în calea utilizării rezultatelor. Percepția ponderii reale a evaluării în luarea deciziilor a variat între actorii consultați, unii dintre ei considerând că deciziile s-au bazat în primul rând pe negocieri politice, mai degrabă decât pe un efort comun de a concepe o intervenție logică. 304. Motive pentru utilizarea limitată a rezultatelor evaluărilor sunt atât legate de evaluator, cât și de utilizator. Utilizarea rezultatelor evaluării depinde de capacitatea echipelor de evaluare de a genera rezultate valide în cadrul dat și de capacitatea organizației beneficiare de a-și defini nevoile și de a înțelege și integra rezultatele. Din evaluare a rezultat un consens că utilizarea rezultatelor evaluării va rămâne limitată atâta timp cât factorii de decizie nu iau în considerare utilitatea evaluărilor. 305. Provocările legate de utilizarea evaluărilor în perioada 2014-2020 sunt valabile pentru 2021- 2027, deoarece nu sunt prevăzute modificări majore în procesele care stau la baza implementării Fondurilor Politicii de coeziune. Utilizarea redusă a rezultatelor evaluării va continua dacă nu există o îmbunătățire a modului în care rezultatele sunt prezentate factorilor de decizie, precum și a capacității utilizatorilor de a înțelege și de a integra aceste rezultate. Chiar dacă noul CPR consolidează rolul CM în monitorizarea PO, în absența unor reguli procedurale clare și a unui sprijin adecvat, este puțin probabil ca CM să se poată implica mai activ în monitorizarea și evaluarea PO. 306. Pe termen scurt, selectarea membrilor CM este o prioritate pentru înființarea noului sistem pentru perioada 2021-2027 în România. Fiecare AM trebuie să determine componența CM și să asigure o reprezentare echilibrată a autorităților relevante, inclusiv a OI și a reprezentanților partenerilor. Acest proces trebuie efectuat într-un mod transparent în termen de trei luni de la aprobarea PO de către CE. B. Acțiuni propuse 307. Factorii de decizie, inclusiv membrii CM și alte grupuri cheie de parteneri, trebuie să fie pe deplin conștienți de importanța orientării către rezultate și să fie continuu la curent cu privire la modul cel mai bun de realizare și menținere a acestei orientări. Factorii de decizie trebuie să creeze o cerere pentru o orientare către rezultate autentică, care stimulează complementaritatea dintre PO și strategiile cheie la nivel național, cu beneficii reciproce de ambele părți. Este de asemenea necesară creșterea gradului de conștientizare și a capacității factorilor de decizie (inclusiv a membrilor CM) în ceea ce privește adoptarea deciziilor bazate pe dovezi și analiza și interpretarea datelor. Acesta va facilita învățarea și schimbul de cunoștințe și va contribui la dezvoltarea sistemului de M&E al programelor finanțate de UE, precum și a culturii M&E atât la nivel național, cât și printr-o comunicare extinsă la nivel european. 308. Legătura comună între utilizatori și furnizorii de dovezi ar trebui consolidată pentru a permite o mai bună aliniere între nevoile reale și ceea ce oferă sistemul. Îmbunătățirea proiectării rapoartelor generate de sistemele IT ar facilita vizualizarea datelor și ar permite realizarea de analize, în special în ceea ce privește rezultatele, pentru a sprijini mai bine procesul decizional. Furnizarea de formare specifică unui grup dedicat de personal pentru a sprijini factorii de decizie și membrii Secretariatului CM ar trebui să conducă la pregătirea unor materiale mai relevante, accesibile și de calitate pentru factorii de decizie. 309. Implicarea membrilor CM în monitorizarea și implementarea PO-urilor ar trebui să fie intensificată pentru a se asigura că își îndeplinesc mandatul. Acest lucru se poate face prin încurajarea 88 Official Use participării la grupurile de lucru, solicitarea de feedback cu privire la materialele elaborate, în afara întâlnirilor formale, alături de o implicarea activă și acordarea de sprijin membrilor CM pentru a-și îndeplini toate responsabilitățile în conformitate cu ROF. Sunt necesare proceduri clar definite, îndrumări adecvate și instruire pentru a crește capacitatea membrilor CM în acest sens. 310. Crearea de legături proactive între sistemul M&E și eforturile de comunicare va putea conduce la o implicare crescută a factorilor de decizie. Asigurarea unei transparențe crescute cu privire la implementarea programelor UE poate atrage interesul diferiților factori implicați, inclusiv mass media și publicul larg, pentru acest subiect. Acest lucru va contribui la creșterea responsabilității din partea factorilor de decizie, care vor fi mai motivați să prezinte succesele și să documenteze prin dovezi cazurile în care performanța a fost sub așteptări. 311. Pe baza constatărilor și recomandărilor analizei realizate și a priorităților pentru perioada de programare 2021-2027, se propune un set cuprinzător de acțiuni pentru a sprijini factorii de decizie. Sunt propuse cinci acțiuni pentru a încuraja o mai bună utilizare a rezultatelor M&E în luarea deciziilor (Tabelul 21). O atenție specială este acordată susținerii membrilor CM, precum și altor factori de decizie din instituțiile relevante, dar și personalului care îi sprijină în mod direct. Calendarul acțiunilor propuse este provizoriu și va depinde de desemnarea formală a AM și de stabilirea CM. De exemplu, evaluarea nevoilor de instruire va fi efectuată numai după ce sistemul este operațional. La proiectarea programelor, vor fi luate în considerare disponibilitatea factorilor de decizie și, de asemenea, restricțiile impuse în contextul COVID-19. Tabelul 21. Acțiuni propuse în legătură cu sprijinul pentru factorii de decizie Acțiune Rezultat(e) așteptat(e) Termen limită 1. Dezvoltarea și Factorii de decizie informați în structurile de S2 2021 - pregătire implementarea unui program gestionare și implementare a PO, inclusiv S1 / S2 2022 - livrare de schimb de experiență beneficiarii de proiecte care susțin activ pentru factorii de decizie orientarea către rezultate 2. Organizarea de instruiri Grup de personal cheie instruit pe subiecte S2 2021 - pregătire pentru decidenții de la nivel transversale și specifice S1 / S2 2022 - livrare înalt și membrii MC 3. Organizarea de instruiri Grup de angajați cheie instruiți pe subiecte S2 2021 - pregătire pentru un grup dedicat de transversale și specifice S1 / S2 2022 - livrare personal care lucrează în Formate prestabilite pentru cele mai frecvente strânsă colaborare cu factorii rapoarte orientate spre rezultate, cuprinse în de decizie proceduri interne Liniile directoare pentru selectarea membrilor S2 2021-S2-2022 CM ROF CM și procedurile corespunzătoare 4. Susținerea unei implicări (inclusiv procedurile de monitorizare Am) sporite a membrilor CM în modificate monitorizarea și Sarcinile / profilul membrilor CM anexate la implementarea PO-urilor ROF CM Pilot pentru 2 grupuri de lucru tematice la nivelul CM Formate cadru și proceduri modificate pentru S2 2021- S1 2023 5. Proiectarea instrumentelor a comunica mai bine rezultatele de comunicare, cu o orientare Materialele de comunicare / site-uri web mai sporită spre rezultat concentrate pe prezentarea situației de fapt/ rezultatelor obținute Sursă: Analiza autorilor pe baza consultărilor cu părțile interesate. 89 Official Use 7.1. Dezvoltarea și implementarea unui program de schimb de experiență pentru factorii de decizie 312. Un program de schimb de experiență este propus ca parte integrantă a eforturilor de dezvoltare a cunoștințelor și abilităților care vizează factorii de decizie. Obiectivul unui astfel de program este de a facilita învățarea și schimbul de cunoștințe, atât la nivel național, cât și cu colegii lor din UE. Programul completează activitățile de formare și alte acțiuni care vizează sprijinirea utilizării rezultatelor M&E. 313. Programul va viza factorii de decizie la nivel înalt și membrii CM. El va include personalul cu responsabilități de conducere în sistemul M&E: directori generali ai AM și ai OI, directori executivi, directori, șefi de servicii și unități în AM, OI, din MIPE și MDLPA. Programul va viza, de asemenea, membrii CM și altor structuri din sistemul M&E, cum ar fi cei stabiliți la nivelul AP. Următoarele sub-activități vor trebui desfășurate pentru o implementare cu succes a acestei activități: 7.1.1. Proiectarea programului 314. Programul va fi elaborat ținând cont de experiențele de succes ale statelor membre ale UE. Echipa Băncii Mondiale va sprijini MIPE pentru a identifica exemple de programe sau țări care au reușit să implementeze un proces decizional bazat pe dovezi, care a condus la o orientare autentică spre rezultate și, respectiv către SM care au implementat acțiuni pentru dezvoltarea culturii M&E. 315. Experiențele de succes identificate vor fi utilizate pentru dezvoltarea programului de schimb de experiență. Pe baza experienței altor programe, vor fi identificate elemente cheie care pot face obiectul instruirii, precum și alte caracteristici care au contribuit la succesul programelor. Acestea vor fi analizate în raport cu contextul românesc, astfel încât să fie adecvate și utile factorilor de decizie din România. Pentru vizitele de schimb de experiență vor fi, de asemenea, identificați posibili omologi la nivelul UE. 7.1.2. Pregătirea și lansarea programului 316. Programul de schimb de experiență va fi adaptat nevoilor participanților. Acesta ar trebui să includă identificarea și clasificarea participanților și a omologilor la nivelul UE, care promovează schimbul de experiență și schimbul de cunoștințe. Pe baza acestor parametri, pot fi apoi stabilite calendarul și agenda programului. Pentru a testa abordarea, un program pilot poate fi implementat la nivelul unei AM sau cu un omolog UE selectat. După ce conținutul și/sau livrarea sunt revizuite și ajustate, programul de schimb de experiență ar putea fi implementat. 317. Programul de schimb de experiență va fi corelat cu instruirile planificate. Coordonarea agendelor și asigurarea continuității participării va reprezenta unul dintre criteriile definite pentru includerea participanților în programul de schimb. Instruirile ar trebui să ofere, de asemenea, cunoștințele de bază necesare cu privire la subiectele cheie care trebuie analizate în timpul vizitelor și rezultatele specifice așteptate în urma implementării programului. 318. Ca ultim pas, rezultatele programului de schimb de experiență ar trebui să fie evaluate. Acest lucru poate fi realizat printr-un scurt sondaj sau discuții cu participanții. Subiectul ar putea fi, de asemenea, inclus în evaluări mai complexe privind cultura M&E sau capacitatea personalului. Evaluarea ar oferi informații despre utilitatea și eficacitatea unui astfel de program. 319. Ca rezultat al acestei acțiuni, se așteaptă ca factorii de decizie din structurile de management și implementare ale programelor finanțate de UE să fie mai bine informați cu privire la avantajele utilizării rezultatelor M&E în activitatea lor. Aceștia vor cunoaște cum să solicite în mod activ dovezi de la sistemul de M&E și cum să le folosească pe baza experiențelor demonstrate în alte state membre. 90 Official Use 7.2. Organizarea de instruiri pentru decidenții de la nivel înalt și membrii CM 320. Programul de training dedicat factorilor de decizie și membrilor CM completează celelalte acțiuni care vizează îmbunătățirea cunoștințelor și abilităților în legătură cu M&E. La fel ca în cazul activităților de formare propuse în acest plan de acțiune, această acțiune ar trebui considerată ca făcând parte din aceeași inițiativă cuprinzătoare. Unele elemente, cum ar fi evaluarea nevoilor platformei de învățare menționate aici, sunt similare celor descrise în alte secțiuni ale Planului de acțiune. Următoarele sub-activități vor trebui desfășurate pentru o implementare cu succes a acestei activități: 7.2.1. Evaluarea nevoilor de formare pentru factorii de decizie la nivel înalt și membrii CM 321. Evaluarea nevoilor de formare este o componentă a evaluării descrise în Acțiunea 6. Pentru această acțiune specială, ar trebui să ia în considerare specificitatea grupului țintă, din perspectiva rolului lor în sistem. De exemplu, spre deosebire de celelalte grupuri țintă, care generează informații, factorii de decizie sunt utilizatorii acestor informații, au nevoie de mai multe abilități de gestionare și mai multe cunoștințe despre cum să integreze dovezile în procesul decizional. Mai multe detalii cu privire la metodologia de evaluare a nevoilor sunt prezentate în secțiunea dedicată instruirii M&E. 7.2.2. Pregătirea de materiale de instruire și furnizarea de instruire membrilor decidenți la nivel înalt și membrilor CM 322. Design-ul trainingului va lua în considerare subiectele relevante identificate prin revizuirea literaturii și experiența internațională. 61 Banca Mondială are o vastă experiență în dezvoltarea capacității de utilizare a M&E și în susținerea culturii M&E. Exemple relevante ar putea fi selectate pentru a ghida selecția temelor de instruire, studii de caz, livrare etc. Instruiri pe teme similare sunt disponibile de la CE 62 și ar putea fi de asemenea folosite ca referință. Calendarul, agenda și alte detalii vor fi stabilite așa cum sunt descrise în secțiunea anterioară a Planului de acțiune. 323. Temele pot include aspecte legate de Politica de coeziune a UE și / sau alte exemple de decizii bazate pe dovezi. Teme precum orientarea către rezultate a Politicii de coeziune, gestionarea orientată spre rezultate, cerințele de M&E, logica de intervenție și indicatorii PO sunt utile pentru a asigura o bază de cunoștințe consecventă și pentru a contextualiza instruirea. O altă categorie de subiecte poate acoperi aspecte mai practice: utilizarea dovezilor pentru luarea deciziilor, solicitarea în mod eficient a dovezilor, încurajarea culturii organizaționale bazată pe dovezi și gestionarea schimbărilor etc. O altă categorie poate viza mai multă experiență practică în analiza sau interpretarea datelor, dacă este nevoie sau cerere. 324. Ca rezultat al acestei acțiuni, este de așteptat ca factorii de decizie și membrii CM să aibă abilitățile și cunoștințele de bază necesare pentru a integra și utiliza rezultatele M&E în procesul decizional și deciziile lor. 61 Proiectarea programului de formare urmează aceeași abordare descrisă în Acțiunea 6. Acesta va aborda subiectele care vor fi acoperite, conform evaluării nevoilor și va specifica rezultatele așteptate și categoriile de participanți vizați. 62Integrarea cererii și utilizării datelor într-un set de instrumente de instruire pentru cursul de instruire pentru monitorizare și evaluare - Evaluarea MĂSURII 91 Official Use 7.3. Organizarea de instruiri pentru un grup dedicat de angajați care lucrează în strânsă colaborare cu factorii de decizie 325. Programul de formare preconizat în cadrul acestei acțiuni este menit să susțină cererea și utilizarea rezultatelor M&E de către factorii de decizie. Dovezile 63 arată că există adesea o lipsă de comunicare între producătorii de date (specialiști în M&E) și utilizatorii de date (factorii de decizie, cei care formulează politicile publice), cauzată în principal de modul în care sunt prezentate dovezile și modul în care acestea sunt tratate de factorii de decizie. Pentru a acoperi decalajul, este adesea nevoie de un set de competențe specializate. La nivelul UE, serviciul Centrului Comun de Cercetare al CE recomandă dezvoltarea unor echipe din medii de pregătire adecvate, perspective și abilități complementare și crearea unor „brokeri de cunoștințe”, care să poată sprijini și permite integrarea dovezilor/probelor în procesul decizional. 326. Participanții vizați pentru acest training, care susține factorii de decizie, nu sunt neapărat specialiști în M&E. De obicei, factorii de decizie lucrează îndeaproape cu echipe formate din personal din diverse funcții ale sistemului M&E, inclusiv persoane implicate în monitorizarea proiectelor și programelor, comunicare sau IT. Pentru a fi eficiente în furnizarea informațiilor de M&E către factorii de decizie, aceste echipe ar trebui să lucreze împreună și să posede în mod colectiv un set de abilități în ceea ce privește înțelegerea elementelor de bază ale M&E, generând cunoștințe pe un subiect specific (abilități de cercetare de bază), sprijinind colaborarea cu producătorii de date (din cadrul dar și din afara sistemului de M&E), înțelegând când sunt necesare dovezi (atât pentru gestionarea PO-urilor, cât și pentru susținerea elaborării politicilor), oferind îndrumare (știind cum să prezinte dovezi în mod eficient și etic factorilor de decizie), comunicând cu părțile interesate etc. 64 Următoarele sub-activități vor trebui desfășurate pentru o implementare cu succes a acestei activități: 7.3.1. Evaluarea nevoilor de formare pentru un grup dedicat de personal care lucrează în strânsă colaborare cu factorii de decizie 327. Vor fi identificate nevoile de instruire pentru practicienii care lucrează îndeaproape cu factorii de decizie. Pentru această acțiune specială, evaluarea nevoilor ar trebui să înceapă de la identificarea categoriilor de factori de decizie și a echipelor cu care aceștia lucrează, în cadrul diferitelor structuri (MIPE, AM, OI, CM). Analiza ar trebui să se concentreze ulterior pe identificarea lacunelor în raport cu abilitățile prezentate mai sus; se va avea în vedere o abordare atât la nivel individual, ci și la nivelul fiecărei echipe în parte. Evaluarea ar putea fi realizată pe baza analizei documentelor și prin susținerea de interviuri cu actorii cheie implicați. 7.3.2. Pregătirea materialelor de instruire și organizarea instruirii pentru un grup dedicat de personal care lucrează în strânsă colaborare cu factorii de decizie 328. Proiectarea și livrarea programului de formare se va face utilizând aceeași abordare descrisă anterior, dar conținutul instruirii ar putea fi diferit. Exemple relevante din experiența internațională, inclusiv cea a Băncii Mondiale, ar putea fi folosite pentru pregătirea cursurilor. Exemple sunt disponibile și de la CE 65. Temele relevante pentru politica de coeziune a UE pot fi deosebit de utile pentru a asigura o bază solidă de cunoștințe și pentru a contextualiza instruirea. Alte teme vor include aspecte cum ar fi 63 governing-better-through-evidence-informed-policy-making-proceedings.pdf (oecd.org) 64 Pe baza celor opt practici cheie avute în vedere de către JRC pentru brokeri de cunoștințe JRC Publications Repository - Managementul cunoștințelor pentru impactul politicilor: cazul Centrului comun de cercetare al Comisiei Europene (europa.eu) 65Interacționează | lucrări de cooperare | Comunicare în cadrul IPA CBC - Storytelling (interact-eu.net) 92 Official Use crearea cererii de date, generarea datelor și fluxul de date, comunicarea constatărilor, corelarea datelor cu acțiunea. O altă categorie poate viza mai o abordare mai aplicată prin dezvoltarea competențelor în domeniul științei datelor, analizei datelor, statistică, vizualizarea datelor. Programul ar trebui să ofere factorilor de decizie materiale mai bune, mai concentrate și mai accesibile. Cursanții vor învăța să elaboreze rapoarte analitice ale căror formate și modele vor fi apoi incluse în procedurile operaționale ale AM, instruirile având astfel o componentă extrem de practică. 329. Ca urmare a acestei acțiuni, este de așteptat ca grupurile de personal care lucrează cu factorii de decizie să fie instruite cu privire la subiecte transversale și specifice și să dețină cunoștințele de bază pentru furnizarea de date M&E către factorii de decizie și susținerea cererii de date. 7.4: Susținerea unui angajament sporit al membrilor CM în monitorizarea și implementarea PO-urilor 330. Această activitate își propune asigurarea unor CM funcționale și bine reprezentate, care susțin în mod activ fiecare PO. Conform CPR, CM trebuie să fie înființate în termen de trei luni de la aprobarea programelor operaționale. Reprezentarea echilibrată a autorităților relevante și a partenerilor socio- economici trebuie asigurată printr-un proces transparent, care este prevăzut prin CPR. După înființarea CM, membrii au nevoie de instrumente adecvate pentru a putea furniza inputuri utile pentru implementare și pentru a lua decizii informate în conformitate cu mandatul lor. Următoarele sub-activități vor trebui desfășurate pentru o implementare cu succes a acestei activități: 7.4.1. Susținerea înființării CM pentru fiecare PO 331. Îndrumările pentru definirea unor proceduri clare și transparente pentru selectarea membrilor CM trebuie să fie puse la dispoziția AM-urilor cât mai curând posibil - chiar înainte de adoptarea PO-urilor. Având în vedere stadiul procesului pregătitor, aceasta ar trebui să fie o prioritate în ceea ce privește furnizarea de sprijin factorilor de decizie în înființarea CM. În prezent, procesul de selecție urmează Codul european de conduită privind parteneriatul 66, transpus în Codul național de conduită privind parteneriatul 67. Aceste documente stabilesc principalele orientări cu privire la angajarea partenerilor în pregătirea și implementarea PO, principiile generale pentru selectarea membrilor în structurile de parteneriat, inclusiv CM, precum și regulile de bază de funcționare pentru aceste structuri. Acest proces a fost deja inițiat. 68 332. Îndrumările disponibile vor fi detaliate și extinse prin dezvoltarea unui set de instrumente pentru selectarea membrilor CM. Echipa Băncii Mondiale va sprijini MIPE în dezvoltarea unui set de instrumente pentru selectarea CM. Aceasta va include o procedură, astfel încât o abordare comună să fie aplicată procesului de selecție și toate CM-urile să urmeze același proces de configurare. Pe lângă procedura de selecție, setul de instrumente va include dezvoltarea regulamentului de funcționare al CM (ROF), descrierea sarcinilor și responsabilităților individuale și furnizarea de contribuții pentru alinierea procedurii de monitorizare a OP la ROF pentru CM. 7.4.2. Asigurarea instrumentelor de angajament pentru membrii CM 333. Această activitate își propune să încurajeze membrii CM să își asume un rol mai proeminent în monitorizarea implementării PO. Aceasta presupune o implicare sporită a membrilor CM în procesul de 66 Codul european de conduită referitor la parteneriat, în cadrul fondurilor structurale și de investigații europene - Publications Office of the EU (europa.eu) 67 Codul național de conduită privind parteneriatul pentru fonduri europene NERAMBURSABILE aferente politice de coeziune (gov.ro) 68 Rezultatul final al procesului de selecție a partenerilor în cadrul structurilor parteneriale aferente Programelor Operaționale și Acordului de Parteneriat 2021-2027 (gov.ro) 93 Official Use monitorizare prin solicitarea elaborării de ghiduri detaliate cu soluții și recomandări către AM. Soluțiile ar răspunde problemelor care afectează performanța programelor operaționale și provocărilor în realizarea obiectivelor de etapă și a țintelor finale. Metoda de lucru propusă poate include participarea lor la grupuri de lucru (ca în cazul POCU), solicitarea de feedback cu privire la materiale în afara întâlnirilor oficiale, elaborarea de recomandări de o manieră proactivă și folosirea listelor de verificare pentru a oferi feedback cu privire la materialele pe care ei le analizează. 334. Se are în vedere dezvoltarea de instrumente pentru sprijinirea membrilor CM și AM. Echipa Băncii Mondiale va sprijini MIPE pentru a dezvolta în continuare setul de instrumente, astfel încât să sprijine funcționarea CM. Setul de instrumente va include îndrumări despre înființarea de subgrupuri pe subiecte specifice și modalitățile de lucru în cadrul acestora, formate cadru și liste de verificare pentru a solicita materiale sau informații și a oferi feedback. Acesta va include, de asemenea, îndrumări pentru AM pentru a se asigura că furnizează informații utile și în timp util, precum și pentru a se asigura că alocă suficient timp pentru ca CM să analizeze materialele și să ofere feedback. Setul de instrumente va oferi instrucțiuni despre cum să monitorizeze și să revizuiască angajamentul CM și să evalueze satisfacția membrilor acestora, inclusiv, de exemplu, prin organizarea de sondaje. Aceste elemente pot fi integrate în continuare în procedurile de lucru ale AM. 335. Ca urmare a acestei acțiuni, se așteaptă ca CM să își asume un rol mai important în gestionarea PO-urilor. 7.5. Proiectarea instrumentelor de comunicare, prin promovarea orientării către rezultate 336. Această activitate are în vederea crearea unor legături proactive și inovatoare între orientarea către rezultate și eforturile de comunicare și publicitate. Comunicarea rezultatelor M&E ajută la prezentarea realizărilor PO, susține implicarea părților interesate, include mass-media și publicul larg și, de asemenea, crește responsabilitatea factorilor de decizie. În consecință, transparența în raport cu rezultatele obținute ar trebui să stea la baza angajamentului factorilor de decizie pentru îmbunătățirea implementării. 337. La nivelul AM, este nevoie de îndrumări pentru publicarea informațiilor cu privire la implementarea PO, cel puțin la nivelul minim solicitat de reglementări. Acest lucru se face în principal prin intermediul serviciului de comunicare MIPE, dar AM și OI au, de asemenea, oportunități importante de a comunica rezultatele părților interesate. Abordarea lor este necoordonată, deseori slab realizată și cu o eficacitate limitată. Materialele pe care ei le furnizează MIPE sunt adesea prezentate în formate neuniforme. 338. Ar trebui elaborate ghiduri pentru comunicarea rezultatelor de către AM și OI. Activitatea va începe prin revizuirea procedurilor de comunicare la nivelul AM și OI și a cerințelor de comunicare incluse în alte proceduri. De asemenea, se va realiza o analiză a informațiilor M&E prezentate pe site- urile PO și pe canalele de socializare. Vor fi furnizate îndrumări și instrucțiuni cu privire la modul de comunicare eficientă a rezultatelor, inclusiv formate cadru pentru diferite tipuri de materiale pentru a asigura o abordare unificată. 339. Ca urmare a acestei acțiuni, este de așteptat ca dovezile M&E să fie utilizate pentru a prezenta rezultatele obținute cu sprijinul fondurilor UE. 94 Official Use 3. Rezumat și pașii următori pentru implementarea Planului de acțiune 340. Pentru a-și îndeplini misiunea, sistemul de M&E trebuie să devină funcțional cât mai curând posibil. Pe măsură ce procesul de programare se apropie de finalizare, accentul tuturor AM-urilor se va îndrepta spre pregătirea și lansarea operațiunilor viitoare. Sistemul de M&E este crucial pentru definirea apelurilor și sprijinirea implementării și a procesului decizional în scopul unei utilizări eficiente a fondurilor UE și promovării unui impact sporit la nivelul grupurilor țintă și teritoriilor în cauză. 341. Acțiunile planificate pentru realizarea viziunii definite pentru sistemul de M&E sunt inter- conectate și necesită o abordare integrată pentru a obține rezultatele dorite. Acțiunile se construiesc și se consolidează reciproc, contribuind la creșterea capacității în ansamblu a sistemului. Planificarea aprofundată în implementare, în ceea ce privește ordinea acțiunilor și comunicarea adecvată a rezultatelor obținute, sunt cruciale în acest scop. 342. Acțiunile din secțiunea „Indicatori” a Primului Pilon reprezintă piatra de temelie a planului de acțiune, facilitând o selecție robustă și uniformă a indicatorilor relevanți. Biroul de evaluare a programului va coordona acest demers. Evaluarea logicii de intervenție pentru programele operaționale și finalizarea cadrului de performanță a programelor operaționale vor influența implementarea acțiunilor propuse și vor informa în continuare dezvoltarea planurilor de evaluare. Un ghid cuprinzător privind indicatorii la nivelul PO va fi elaborat începând cu primele luni ale anului 2022. În plus, un program de instruire cu privire la indicatori va asigura că toți actorii implicați iau în considerare modificările relevante. 343. Acțiunile din cadrul Pilonului 2 vizează îmbunătățirea sistemului IT, sunt de natură orizontală și au o importanță centrală într-un sistem funcțional de M&E. Direcția SMIS va conduce implementarea pilonului. Activitățile au început deja, dar ar trebui să se intensifice pe toate componentele în lunile următoare, chiar înainte ca PO să fie finalizate și aprobate. Accentul imediat ar trebui să fie pe înțelegerea nevoilor și cerințelor M&E ale tuturor actorilor implicați, în ceea ce privește tipul de date care trebuie colectate, tipul de rapoarte necesare, opțiunile de interoperabilitate și definirea măsurilor posibile pentru a satisface astfel de nevoi. Instruirile pentru toți actorii care utilizează sistemele IT, inclusiv beneficiarii, ar trebui pregătite începând cu anul 2021. Activitățile de bază ar trebui să fie completate de altele, mai orientate pe subiecte specifice, dezvoltate în cadrul altor piloni, inclusiv Pilonul 1 (Indicatori), Pilonul 3 (Simplificare), Pilonul 6 (competențe M&E) și Pilonul 7 (Factorii de decizie). O abordare coerentă și o coordonare puternică între diferitele părți interesate sunt ingrediente cheie pentru obținerea de rezultate de succes. 344. Acțiunile din cadrul Pilonului 3, axate pe simplificarea funcției de monitorizare, sunt strâns legate de dezvoltarea sistemului IT. Direcția Coordonare Sistem este principalul implementator al acestui pilon. Simplificarea proceselor și procedurilor existente la nivel de AM și OI, utilizarea sporită a SCO prin asimilarea de bune practici și introducerea gestionării riscurilor în procesul de verificare ar trebui să înceapă încă din 2021 și să continue pe tot parcursul anului 2022. Activitățile ar trebui să fie corelate cu cele prevăzute în cadrul Pilonului 2, deoarece aceste inițiative trebuie să fie încorporate în sistemul IT cât mai curând posibil. Abordarea ar trebui să conducă la o utilizare optimizată a fondurilor și la creșterea eficienței procesului. Modalitățile de îmbunătățire a sprijinului pentru beneficiari, prin furnizarea de formate standardizate și instrumente suport (seturi informative), precum și printr-o concentrare sporită asupra rezultatelor (începând de la Ghidurile pentru solicitanți) ar trebui, de asemenea, explorate și operaționalizate cât mai curând posibil. 345. Acțiunile din cadrul Pilonului 4 încurajează intensificarea coordonării în vederea creării de sinergii între PO și strategiile conexe, conducând în final la optimizarea utilizării fondurilor. Direcția de Analiză și Programare va conduce procesul de coordonare pentru optimizarea utilizării fondurilor UE prin îmbunătățirea complementarităților în utilizarea fondurilor și asigurarea coerenței acestora cu strategiile naționale și UE relevante. Având în vedere provocările din perioada 2014-2020, prima activitate lansată deja în 2022 ar trebui să se concentreze pe stabilirea domeniilor cheie care necesită coordonare și a legăturilor cheie cu strategiile relevante, urmate de decizii cu privire la cele mai eficiente 95 Official Use mecanisme și structuri de coordonare. Următorul pas ar trebui să se concentreze pe operaționalizarea mecanismelor definite. 346. Pilonul 5 urmărește să sporească utilitatea și utilizarea evaluării pentru implementarea Politicii de coeziune. Alături de coordonare, evaluarea ar trebui să joace un rol crucial în promovarea utilizării optimizate a fondurilor UE. Ea oferă informații bazate pe dovezi privind relevanța, eficacitatea și eficiența fondurilor și impactului acestora în timp. Planificarea adecvată a evaluării și alinierea la nevoile de informații ale părților interesate cheie sunt esențiale. UCE va coordona implementarea pilonului. Înființarea unităților de evaluare la nivelul AM reprezintă o etapă inițială și ar trebui realizată cât mai curând posibil în 2021 ca parte a configurării sistemului. Procesul va începe cu pregătirea îndrumărilor pentru elaborarea planurilor de evaluare până la sfârșitul anului 2021. În continuare, noile unități de evaluare ale AM vor dezvolta Planurile de evaluare, urmate de o serie de acțiuni care sprijină punerea în aplicare a acestor planuri, creșterea gradului de asumare privind procesul de evaluare și a relevanței evaluării, precum și utilizarea mai sistematică a rezultatelor evaluării. 347. Acțiunile din cadrul Pilonului 6 stau la baza întregului plan de acțiune printr-o abordare cuprinzătoare a dezvoltării competențelor de M&E ale personalului din sistemul Politicii de Coeziune, precum și ale beneficiarilor. Acest pilon este esențial pentru a se asigura că modificările adoptate la nivel de sistem și instrumentele dezvoltate sunt integrate în activitatea de zi cu zi. Un program cuprinzător de formare M&E va acoperi toate aspectele M&E, inclusiv gestionarea datelor și utilizarea sistemelor conexe, adaptate în funcție de nevoile specifice ale personalului AM și OI în cauză și al beneficiarilor. UCE va conduce implementarea pilonului, în colaborare cu Direcția Resurse Umane. Proiectarea programului de training M&E ar trebui realizată în a doua parte a anului 2021, de îndată ce sunt definite principalele elemente ale sistemului de monitorizare. Lucrările la dezvoltarea unei noi platforme de e-learning ar trebui inițiate în 2021, odată ce elementele principale ale instruirilor planificate sunt gata. 348. Acțiunile din cadrul Pilonului 7 „Sprijinirea factorilor de decizie” vizează îmbunătățirea procesului decizional bazat pe dovezi în implementarea politicii de coeziune. Direcția de Coordonare Sistem este responsabilă de pilon. Cea mai urgentă prioritate în cadrul acestui pilon este sprijinirea selectării membrilor CM pentru fiecare PO și dotarea acestora cu instrumentele practice necesare pentru o implicare activă în monitorizarea PO. Pe toată durata livrării Planului de acțiune, accentul va fi pus pe încurajarea cererii și utilizării rezultatelor M&E de către factorii de decizie. Acest lucru va presupune nu numai furnizarea de date calitative și la timp, ci și o cultură îmbunătățită orientată spre rezultate în rândul factorilor de decizie și o mai bună înțelegere a modului de utilizare corectă a acestor informații. Activitățile de training din cadrul acestui pilon fac parte din programul cuprinzător de formare în monitorizare și evaluare propus în cadrul Pilonului 6 și ar trebui să fie pregătite și livrate în mod coordonat la nivelul tuturor PO-urilor, pentru a evita duplicarea eforturilor. Acestea vor viza factorii de decizie la nivel înalt și membrii CM, precum și un grup dedicat de personal care lucrează în apropiere cu factorii de decizie. Pregătirile ar trebui să înceapă în 2021, de îndată ce noii factori de decizie AM vor prelua funcția și vor fi definite aspectele cheie pentru noul sistem - de exemplu, cele legate de indicatori și simplificare. Implementarea pilonului va continua până în 2023. 383. Măsurile planificate în cadrul diferiților piloni sunt gândite într-o logică integrată. Activități precum analiza procedurilor sau instruirea vor fi desfășurate într-o manieră integrată, cu utilizarea unor anchete cuprinzătoare care acoperă toate aspectele necesare, pentru a evita împovărarea actorilor implicați. Evaluarea necesităților de training planificată înainte de dezvoltarea Programului de instruire M&E va acoperi subiectele din toți pilonii (indicatori, sprijin pentru beneficiari, abilități M&E, sprijin pentru factorii de decizie), permițând documentarea legăturilor relevante dintre diferitele aspecte. Dezvoltarea sistemului IT va fi o sarcină cuprinzătoare, acoperind mai mulți piloni. Echipa Băncii Mondiale va sprijini punerea în aplicare a activităților cheie din fiecare pilon din cadrul RAS M&E, variind de la instruiri diverse, elaborarea de îndrumări, formate cadru și proceduri optimizate și sprijin pentru îmbunătățirea sistemelor IT. Un calendar provizoriu este prezentat în Tabelul 22. Mai multe detalii cu privire la coordonarea diferitelor acțiuni și a diferiților actori implicați, inclusiv sprijinul specific al Băncii Mondiale oferit în cadrul RAS M&E sunt prezentate în Anexa 1. 96 Official Use Tabelul 22. Diagrama orientativă Gantt pentru acțiunile propuse Tema Acțiunea propusă Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Etape cheie 2021 2021 2022 2022 2022 2022 2023 2023 2023 2023 1. Indicatori 1.1 Asigurarea unui proces solid și unificat de     Îndrumări privind elaborare sau selecție a indicatorilor indicatorii elaborate 1.2 Pregătirea unor îndrumări cuprinzătoare,   lipsite de ambiguitate și uniforme privind Program de indicatorii la nivelul PO training privind indicatorii livrat 1.3 Furnizarea programului de instruire cu privire     la indicatori Training pentru evaluatorii de 1.4 Facilitarea monitorizării indicatorilor printr-o       proiect finalizat mai bună vizualizare a datelor 1.5 Integrarea orientării către rezultat la nivel       de proiect 2. Sisteme IT 2.1 Lansarea sistemului SMIS îmbunătățit       SMIS îmbunătățit imediat după aprobarea programelor complet funcțional și lansat 2.2 Asigurarea interoperabilității SMIS cu alte           sisteme IT ale Politicii de Coeziune Capacități de interoperabilitate 2.3 Asigurarea interoperabilității SMIS cu bazele           dezvoltate de date și registrele naționale Modul de 2.4 Oferirea de instruiri și tutoriale actorilor care       raportare SMIS mai utilizează sistemele IT ușor de utilizat, 2.5 Configurarea unui sistem pentru identificarea       operațional ușoară a nevoilor de dezvoltare a sistemelor IT Training finalizat 3. 3.1. Simplificarea procedurilor operaționale ale       Ghidul M&E Simplificare AM și ale OI în domeniul monitorizării privind procedurile finalizat 3.2. Dezvoltarea de formate de raportare unitare       97 Official Use în domeniul M&E și formate cadru pentru Metodologia de beneficiari management al riscurilor 3.3. Introducerea procedurilor de risk-       dezvoltată management în procesele de monitorizare (proiect) Rețele SCO și plan de acțiune 3.4. Creșterea gradului de conștientizare cu          definitivate privire la SCO 4. 4.1 Consolidarea structurilor actuale de       Structuri Coordonare coordonare funcționale de strategică coordonare și 4.2. Asigurarea unei mai bune alinieri între       sprijin programele finanțate de UE și strategiile naționale relevante. Protocoale de schimb de date și informații în vigoare 5. Evaluare 5.1. Crearea unor unități de evaluare la nivel de       Ghid privind PO în fiecare AM relevantă elaborarea planurilor de 5.2. Elaborarea unor îndrumări generale privind   evaluare definitivat elaborarea planurilor de evaluare Unități de evaluare 5.3. Elaborarea unor planuri de evaluare cu      funcționale participarea AM și OI Analiza nevoilor de 5.4. Promovarea utilizării altor surse existente      evaluare finalizată pentru evaluare Îndrumări pentru 5.5. Îmbunătățirea calității rapoartelor de         redactarea evaluare rapoartelor de evaluare finalizate 6. Program 1. Proiectarea și furnizarea unui program de      Evaluarea nevoilor de formare formare pentru personalul MIPE / AM / OI cu de formare în domeniul atribuții în domeniul M&E finalizată 98 Official Use M&E pentru 6.2. Elaborarea unui pachet de instruiri      Pachetul de personalul introductive instruiri instituțiilor și introductive M&E 6.3. Dezvoltarea unei platforme dedicate de e-      beneficiari dezvoltat learning în domeniul M&E Platforma de e- 6.4 Furnizarea de formare privind monitorizarea      learning dezvoltată pentru beneficiari 7. Sprijin 7.1 Dezvoltarea și implementarea unui program      Evaluarea nevoilor pentru de schimb de experiență pentru factorii de decizie de formare factorii de finalizată 7.2 Furnizarea de instruiri factorilor de decizie la         decizie nivel înalt și membrilor CM Pilotarea pe 2 grupuri de lucru 7.3 Furnizarea de instruiri unui grup dedicat de    tematice la nivelul personal care lucrează în strânsă colaborare cu CM finalizată factorii de decizie Îndrumări privind 7.4 Susținerea un angajament sporit al membrilor      rezultatele CM în monitorizarea și implementarea PO-urilor comunicării mai 7.5 Proiectarea unor instrumente de comunicare         bune finalizate care să promoveze orientarea către rezultate Sursă: Analiza autorilor pe baza consultărilor cu părțile interesate. 99 Official Use ANEXĂ Rezumatul planului de acțiune pentru îmbunătățirea sistemului de M&E al României pentru politica de coeziune a UE 2021- 2027 Alte Părțile Acțiunea părți Termen Sprijin din partea Tema Detalii de implementare Rezultate interesate propusă interesa limită BM (orientativ*) responsabile te 1. Indicatori 1.1 Asigurarea Activitatea vizează AM și personalul MIPE cu Indicatori PO MIPE AM S2 2021 - Revizuirea logicii de unui proces responsabilități de programare. specifici Direcția Generală Alte TA intervenție a PO robust și Se preconizează următorii pași: suplimentari Programare și - Sprijin la cerere • Revizuirea logicii de intervenție a stabiliți la nivelul Coordonare pentru dezvoltarea unificat de programelor și identificarea nevoilor de PO Sistem - Birou metodologiei CP elaborare sau sprijin Cadre de evaluare - Sugestii pentru o selecție a • propunerea de noi indicatori, conform performanță programe abordare unitară a indicatorilor nevoilor dezvoltate la nivel subiectelor • Sprijinirea dezvoltării metodologiei CP de PO comune la nivel de la nivelul PO Sugestii pentru o program • Identificarea elementelor comune între abordare unitară a PO și asigurarea alinierii acestora. temelor comune Alte proiecte AT ar putea pregăti sau lansa la nivel de programe similare în prezent. Este necesar să ne program coordonăm cu aceste inițiative, pentru a asigura complementaritatea. 1.2 Pregătirea de Activitatea vizează personalul MIPE, AM și OI cu Îndrumări unitare MIPE AM, OI Începând cu - Elaborarea îndrumări responsabilități în monitorizarea indicatorilor, la privind indicatorii, Direcția Generală S2 2021 materialelor cuprinzătoare nivel de proiect și program. la nivel de PO Programare și suport/ materiale Îndrumările vor completa cele furnizate deja de Coordonare orientative , lipsite de CE și vor include detalii precum: cum se Sistem – Birou - Derularea de ambiguitate interpretează și se utilizează indicatori (atât evaluare sondaje și analiza și uniforme comuni, cât și specifici / nou adăugați), surse de programe rezultatelor privind colectare a datelor, posibile probleme de indicatorii la colectare a datelor și blocaje, cum se calculează nivelul PO valorile realizărilor, asigurarea documentelor justificative etc. Ghidurile ar trebui apoi actualizate periodic 100 Official Use Alte Părțile Acțiunea părți Termen Sprijin din partea Tema Detalii de implementare Rezultate interesate propusă interesa limită BM (orientativ*) responsabile te pentru a ține seama de experiența acumulată în timpul implementării. În acest scop, vor fi realizate și analizate anchete periodice. 1.3 Derularea Activitatea vizează personalul MIPE, AM și OI cu Planul de instruire MIPE Managem S1 2022- S2 - Evaluarea nevoilor unui program responsabilități în monitorizarea indicatorilor, la privind indicatorii Direcția Generală entul AM 2022 de instruire de instruire cu nivel de proiect și program, precum și beneficiarii. dezvoltat și Programare și - Proiectarea Se preconizează următorii pași: implementat Coordonare programului privire la • Evaluarea nevoilor de formare, în raport cu Sistem – Birou - Materiale de indicatori un set de abilități cheie/ teme/ informații evaluare instruire care trebuie furnizate. programe - Implementarea • Pregătirea programelor de formare, a trainingului materialelor de instruire și furnizarea - Evaluarea instruirii (în ritm propriu/ online pe o rezultatelor platformă de învățare/ la fața locului, precum și materiale de sine stătătoare care să fie diseminate publicului mai larg). 1.4 Facilitarea Activitatea vizează personalul MIPE, AM și OI cu Tablou de bord MIPE AM S2 2021-S2- - Evaluarea monitorizării responsabilități în monitorizarea indicatorilor, la privind indicatorii Direcția SMIS OI 2022 nevoilor/necesitățil indicatorilor nivel de proiect și program, precum și alți Direcția Generală or utilizatori ai datelor de monitorizare, precum Programare și - Designul tabloului prin factori de decizie, membrii CM și (acolo unde este Coordonare de bord vizualizarea fezabil) publicul larg. Sistem – Birou datelor Se preconizează următorii pași: evaluare • Identificarea principalelor nevoi de programe informații • Proiectarea și implementarea unui tablou de bord al indicatorilor 1.5 Integrarea Această acțiune are ca scop sprijinirea orientării Pachet cuprinzând Va fi stabilit AM S2 2021-S2- - Analiza orientării către rezultate la nivelul beneficiarilor, începând cererea de ulterior OI 2022 formularului de către chiar din etapa de design a proiectelor. finanțare și cerere de finanțare documentele - Revizuirea rezultate la Se preconizează următorii pași: anexe îmbunătățit criteriilor de nivel de - Examinarea formularelor de cerere de proiect finanțare și includerea unor cerințe selecție a Evaluatori de proiectelor specifice în vederea prezentării unor proiect instruiți - Elaborarea de detalii cu privire la obținerea rezultatelor la nivel de proiect și orientări și 101 Official Use Alte Părțile Acțiunea părți Termen Sprijin din partea Tema Detalii de implementare Rezultate interesate propusă interesa limită BM (orientativ*) responsabile te contribuția la rezultatele PO materiale de - Examinarea criteriilor de evaluare și instruire pentru includerea/ evidențierea de elemente evaluatorii de explicite privind realizarea rezultatelor proiect - Actualizarea ghidurilor pentru evaluatorii de proiect pentru a asigura orientarea către rezultate - Furnizarea de instruire evaluatorilor de proiecte pentru asigurarea orientării către rezultate 2. Sisteme IT 2.1 Lansarea Toate modulele SMIS 2021-2027 ar trebui să fie Sistem IT MIS MIPE AM S2 2021-S2- - Sprijin pentru sistemului funcționale de la începutul perioadei de complet Direcția SMIS OI 2022 desfășurarea unui SMIS implementare, în special toate funcțiile necesare operațional Structuri proces eficient de pentru beneficiari (pentru toate ciclurile de pentru PO-urile de consultare pe teme îmbunătățit proiect) și pentru susținerea sarcinilor îndeplinite principale ale coordonar M&E cu actorii imediat după de AM / OI. Acolo unde este necesar, sistemul ar politicii de e MIPE, implicați aprobarea trebui să fie adaptat la nevoile specifice ale coeziune, cu MDLPA - Sprijin pentru programelor fiecărui PO (de exemplu, aplicarea proiectului, funcționalitate cartografierea operaționale evaluare și selecție, monitorizare). Ar trebui semnificativ cerințelor AM/OI în dezvoltat un modul separat pentru asigurarea îmbunătățită, ceea ce privește coordonării între fonduri, adică pregătirea adaptabilitate în M&E rapoartelor sumare cu date pentru toate funcție de nevoile - Sprijin pentru programele operaționale, tabloul de bord comun PO și ușurință în structurarea etc. utilizare, componentelor Modulele ar trebui dezvoltate cu participarea comparativ cu M&E ale diferitelor părților interesate relevante MIPE / AMS / OI, sistemul 2014- module pentru a pentru a se asigura că sistemul răspunde nevoilor 2020 îmbunătăți tuturor actorilor implicați. raportarea și a facilita luarea Următoarele sub activități sunt necesare pentru deciziilor implementarea acestei acțiuni: - Sprijin pentru • Evaluarea în continuare a nevoilor la îmbunătățirea nivelul diferitelor categorii de utilizatori modulului de ai sistemului raportare / • Maparea cerințelor cheie și definirea coordonare parametrilor cheie pentru diferite 102 Official Use Alte Părțile Acțiunea părți Termen Sprijin din partea Tema Detalii de implementare Rezultate interesate propusă interesa limită BM (orientativ*) responsabile te module • Îmbunătățirea designului și accesibilității rapoartelor generate de sistemul IT • Asigurarea funcționalității complete a sistemului, de îndată ce PO-urile sunt aprobate 2.2 Asigurarea Această acțiune are în vedere adoptarea Analiza opțiunilor MIPE MPLDA S2 2021 - S2 - Suport în interoperabili măsurilor necesare pentru realizarea și a altor sisteme Direcția SMIS 2023 identificarea tății SMIS cu interoperabilității cu alte sisteme informatice ale IT pentru sistemelor IT politicii de coeziune, și anume: interoperabilitate pentru alte sisteme • Identificarea sistemelor informatice ale a sistemului SMIS interoperabilitate IT ale Politicii politicii de coeziune pentru care - Prezentarea de coeziune interoperabilitatea este fezabilă opțiunilor pentru • Maparea parametrilor cheie pentru schimbul de date interoperabilitate pentru fiecare (de exemplu, program și sistem în parte parametrii cheie • Implementarea celor mai eficiente pentru soluții tehnice pentru a asigura interoperabilitate) interoperabilitatea în timp util 2.3 Asigurarea Conectarea sistemelor guvernamentale este un Analiza opțiunilor MIPE Ministere S2 2021 - S2 - Suport în maparea interoperabili proces îndelungat, supus unor condiții multiple și bazelor de date Direcția SMIS / agenții 2023 parametrilor cheie tății SMIS cu (tehnice, politice), dar care poate produce pentru responsab pentru rezultate semnificative în ceea ce privește interoperarea ile de interoperabilitate bazele de creșterea calității datelor și reducerea sarcinii sistemului SMIS registre - Prezentarea date / administrative. naționale opțiunilor pentru registrele Pe baza deciziei guvernului în acest sens, această și baze de schimbul de date naționale acțiune are ca scop interoperarea sistemelor IT cu date (inclusiv prin alte baze de date relevante pentru monitorizare și exemple de raportare. Următoarele sub-activități vor fi GT parametri cheie implementate în acest scop: tematice pentru • Identificarea bazelor de date / interoperabilitate) registrelor naționale pentru care este posibilă interoperabilitatea. Potențialii candidați în acest sens ar putea include registre administrate de (lista nu este exhaustivă): MMJS (REGES, Registrul electronic unic pentru servicii sociale 103 Official Use Alte Părțile Acțiunea părți Termen Sprijin din partea Tema Detalii de implementare Rezultate interesate propusă interesa limită BM (orientativ*) responsabile te etc.); ANOFM (Registrul unic al întreprinderilor sociale, Registrul național pentru furnizorii acreditați de servicii de angajare, Registrul electronic al contractelor de stagii etc.); ANC (Registrul Național pentru Calificări etc.); Ministerul Justiției (RECOM online, Registrul Național al ONG-urilor) Consiliul Concurenței (RegAS) • Cartografierea parametrilor cheie pentru interoperabilitate pentru fiecare bază de date / registru • Implementarea celor mai eficiente soluții tehnice pentru a asigura interoperabilitatea în timp util 2.4 Furnizarea de Această acțiune își propune să ofere în mod Planul de instruire MIPE MIPE și S2 2021-S2- - Sprijin pentru instruiri și sistematic instruire completă / acces la tutoriale, a beneficiarilor Direcția SMIS MPLDA 2022 maparea nevoilor tutoriale pentru toți utilizatorii, de la AM, OI și organizații Tutoriale AM cheie pe categorie beneficiare cu privire la utilizarea sistemelor IT, dezvoltate și puse OI de utilizatori tuturor pentru toate funcționalitățile M&E. Sunt la dispoziția Alte TA actorilor care planificate următoarele sub-activități: publicului; utilizează • Evaluarea nevoilor de instruire Platforma de sisteme IT • Pregătirea planului de instruire învățare pentru (programul Gantt) electronică fondurile • Dezvoltarea unei platforme de e- dezvoltată și politicii de learning, pentru a sprijini instruirea. funcțională coeziune Avantajele unei astfel de platforme includ monitorizarea cu ușurință a beneficiarilor care participă la cursuri de instruire, redirecționează beneficiarii către cursuri de formare specifice, introducerea de cursuri de formare obligatorie etc. • Elaborarea unor programe de formare și implementarea cursurilor de formare/ încărcarea de conținuturi în platforma 104 Official Use Alte Părțile Acțiunea părți Termen Sprijin din partea Tema Detalii de implementare Rezultate interesate propusă interesa limită BM (orientativ*) responsabile te online. 2.5 Configurarea Mecanismul ar trebui să permită identificarea și Mecanismul de MIPE AM S2 2021-S2- - Suport pentru unui sistem semnalizarea mai ușoară a zonelor problematice identificare a Direcția SMIS OI 2022 proiectarea pentru și a nevoilor de dezvoltare. Ar trebui să acopere nevoilor de Alte TA mecanismului de toți actorii implicați în sistem (beneficiari, OI, AM, îmbunătățire a sondaj identificarea MIPE, alți actori) și să fie aplicat în mod regulat. sistemului IT; ușoară a Proceduri interne nevoilor de Pentru implementarea sistemului sunt necesare actualizate dezvoltare a următoarele sub-activități: sistemelor IT • Proiectarea unor mecanisme de tip sondaj • Definirea procedurilor pentru implementarea adecvată a mecanismului de sondaj 3. Simplificare 3.1 Simplificarea Simplificările procedurilor de monitorizare care • Raport de MIPE AM S2 2021-S2- - Revizuirea cadrului procedurilor acoperă perioada următoare ar putea consta în evaluare și Direcția OI 2022 procedural în operaționale îmbunătățirea procedurilor existente sau diagnostic al Coordonare Grup de domeniul dezvoltarea de noi proceduri, după caz. Scopul procedurilor Sistem și lucru la monitorizării. ale AM și ale îmbunătățirilor procesului ar trebui să se de Monitorizare – nivelul AP - Orientări privind OI în concentreze pe eliminarea suprapunerilor dintre monitorizare Serviciul simplificarea domeniul monitorizarea financiară și fizică și reducerea care acoperă Coordonare procedurilor de monitorizării concedierilor în colectarea datelor și stocarea perioada Sistem monitorizare în documentelor. Ori de câte ori este posibil, ar curentă. perioada trebui avută în vedere o abordare unitară la • Orientări următoare. elaborarea / revizuirea procedurilor de privind monitorizare, astfel încât regulile și formatele de eficientizarea raportare să favorizeze o eficiență sporită a procedurilor verificării și agregării datelor la toate nivelurile de M&E în relevante. Pașii implicați în această acțiune sunt perioada următorii: următoare a) Efectuarea unei analize cuprinzătoare și cartografierea cadrului procedural actual care sprijină procesul de monitorizare, evidențiind lacunele de eficiență și eficacitate. b) Identificarea principalelor optimizări de 105 Official Use Alte Părțile Acțiunea părți Termen Sprijin din partea Tema Detalii de implementare Rezultate interesate propusă interesa limită BM (orientativ*) responsabile te gestionare a proceselor necesare pentru creșterea eficienței și eficacității sistemului de monitorizare, cu accent asupra domeniilor care necesită îmbunătățiri sau care sunt fie neacoperite, fie insuficient acoperite de proceduri și procese existente. c) Selectarea și documentarea lecțiilor învățate și a celor mai bune practici și propuneți măsuri specifice pentru a le încorpora în cadrul procedural de monitorizare pentru Politica de coeziune 2021-2027. 3.2 Dezvoltarea Raport de analiză MIPE AM S2 2021-S2- - Sprijin pentru Această acțiune își propune să: de formate de privind Direcția OI 2022 analiza formatelor • Simplifice cerințele de raportare pentru oportunitățile de Coordonare Direcția raportare beneficiari, permițând astfel o mai mare de raportare eliminarea a Sistem și SMIS din propuse de AM și unitare în concentrare pe obținerea rezultatelor în dificultăților și Monitorizare – cadrul utilizate de domeniul cadrul proiectelor suprapunerilor la Serviciul MIPE beneficiari M&E și • Faciliteze utilizarea sistemelor IT și nivelul formatelor Coordonare generarea automată de rapoarte/ - Sprijin pentru formate curente de Sistem agregarea datelor de la nivelul dezvoltarea de cadru pentru raportare utilizate șabloane de beneficiari beneficiarilor de beneficiari raportare Principalii pași avuți în vedere sunt următorii: simplificate pentru - Analiza oportunităților de simplificare a Formate de beneficiari formatelor de raportare utilizate de raportare beneficiari și a formatelor cadru pentru simplificate și identificarea domeniilor redundante sau a formate cadru celor cu o complexitate ridicată, dar și a pentru beneficiari, diferențelor inutile între cerințele/ formatele corelate cu utilizate la nivelul diferitelor PO nevoile SMIS și - Dezvoltarea unor formate simplificate/ având în vedere o unitare pentru beneficiari. Aceste formate abordare unitară cadru ar trebui să urmeze un format cadru între PO unificat pentru rapoartele de progres, acolo unde este fezabil, care să permită corelarea mai explicită a progresului fizic și financiar. 106 Official Use Alte Părțile Acțiunea părți Termen Sprijin din partea Tema Detalii de implementare Rezultate interesate propusă interesa limită BM (orientativ*) responsabile te 3.3 Introducerea Această acțiune își propune să sprijine MIPE în Metodologia de MIPE AM S2 2021-S2- - Identificarea management dezvoltarea unui sistem funcțional de gestionare gestionare a Direcția OI 2022 bunelor practici din ului riscurilor a riscurilor, care să acționeze ca un mecanism de riscurilor în Coordonare alte state membre avertizare timpurie și să semnaleze astfel domeniul Sistem și - Elaborarea în procesele și potențiale probleme înainte ca acestea să înceapă monitorizării Monitorizare – criteriilor care vor procedurile efectiv să afecteze performanța programului sau Serviciul sta la baza de a proiectului. Pașii implicați în dezvoltarea unei Proceduri Coordonare metodologiei de monitorizare metodologii de gestionare a riscurilor pentru actualizate Sistem management al monitorizarea Politicii de coeziune în următorul riscurilor exercițiu financiar au în vedere: Îndrumări pentru - Elaborarea a) crearea bazelor instituționale pentru personal și materialelor suport adoptarea și personalizarea unei metodologii beneficiari pentru de gestionare a riscurilor care acoperă implementarea monitorizarea la nivelul MIPE, AM și OI; metodologiei b) pregătirea tuturor procedurilor necesare și implementarea activităților de consolidare a capacității (comunicare internă și formare); c) elaborarea de orientări privind gestionarea riscurilor pentru beneficiarii proiectelor, în conformitate cu metodologia definită la nivelul autorităților. 3.4 Creșterea Plan de adoptare MIPE AM S2 2021-S2- - Identificarea SCO au potențialul de a schimba focalizarea gradului de a SCO elaborat Direcția 2022 bunelor practici din monitorizării de la problemele operaționale către conștientizare Coordonare Rețeaua alte state membre rezultate. Pentru a contribui la promovarea Sistem și SCO cu privire la agendei SCO, ar putea fi avute în vedere Rețea (rețele) sau Monitorizare – propusă SCO pentru a următoarele acțiuni: - Analiza opțiunilor grup(uri) de lucru Serviciul pentru FSE maximiza a) Dezvoltarea, încă de la începutul funcționale Coordonare suplimentare utilizarea SCO perioadei de programare. a unui plan de Sistem Rețeaua pentru dezvoltarea adoptare a SCO cu un calendar clar la SCO rețelei SCO (la nivelul fiecărei AM / fiecărui Fond propusă cerere) b) Crearea de rețele tehnice/ grupuri de pentru lucru FSE și/ sau FEDR format din FEDR experți SCO la nivel de AM și OI, inclusiv Autoritatea de audit, pentru a demara planificarea implementării SCO și a monitoriza modificările legislative 107 Official Use Alte Părțile Acțiunea părți Termen Sprijin din partea Tema Detalii de implementare Rezultate interesate propusă interesa limită BM (orientativ*) responsabile te necesare pentru adoptarea SCO. c) Explorarea opțiunilor suplimentare pentru creșterea utilizării SCO. 4. Coordonare 4.1 Consolidarea Acțiunea va viza îmbunătățirea coordonării între Structuri de MIPE Direcția S2 2021-S2- - Sprijin pentru strategică structurilor fondurile UE pentru a crea complementarități și a coordonare și Direcția de analiză Coordonar 2022 proiectarea actuale de spori impactul, precum și pentru a facilita structuri suport și programare e Sistem instrumentelor și respectarea reglementărilor UE în ceea ce funcționale formatelor pentru coordonare privește concentrarea tematică, îndeplinirea Grup de colectarea și condițiilor favorizante, raportarea datelor etc. Proceduri de lucru lucru la raportarea datelor Activitatea va ține cont de rezultatele evaluării cu adoptate nivelul AP în sprijinul privire la mecanismele de coordonare existente: coordonării trebuie abordate trei niveluri de coordonare: (i) Instrumente AM - Designul sondajului strategic (definirea politicilor și stabilire a cadrului dezvoltate și OI pentru evaluarea programatic); (ii) management (nivel de funcționale progresului coordonare instituțională) și (iii) tehnic înregistrat de (operațional). Sondajul proiectat structurile de și implementat coordonare în Următoarele sub activități sunt necesare pentru atingerea implementarea acestei acțiuni: obiectivelor • Identificarea unor sectoare cheie în care propuse este necesară coordonarea (în afara procesului de programare) • Adoptarea unor decizii cu privire la cel mai eficient mecanism de coordonare (grup de lucru, secretariat permanent, clarificarea aspectelor privind formatul structurilor propuse, membrii acestora etc.) • Elaborarea / actualizarea (dacă este cazul) procedurilor de lucru pentru funcționarea adecvată a mecanismelor definite • Dezvoltarea și implementarea unor 108 Official Use Alte Părțile Acțiunea părți Termen Sprijin din partea Tema Detalii de implementare Rezultate interesate propusă interesa limită BM (orientativ*) responsabile te instrumente de lucru adecvate pentru a asigura coordonarea • Evaluarea periodică a progresului înregistrat de structurile cu rol de coordonare în atingerea obiectivelor stabilite 4.2 Asigurarea Acțiunea își propune să asigure alinierea la Protocoale de MIPE Direcția S2 2021-S2- - Identificarea unei mai bune strategiile naționale cheie și să o mențină pe tot schimb de date și Direcția de analiză Coordonar 2022 fluxurilor de date / alinieri între parcursul implementării, pentru a asigura informații în și programare e Sistem informații relevanța sprijinului. De asemenea, își propune să vigoare relevante între programele promoveze coordonarea proiectelor finanțate din AM fondurile UE și finanțate de diferite surse, ca o modalitate de creștere a valorii Proceduri OI strategiile UE și adăugate a finanțării UE. elaborate / sectoriale naționale strategiile adoptate, inclusiv Ministere naționale Următoarele sub-activități vor fi necesare în acest pentru evaluarea Agenții relevante. sens: periodică a • Identificarea legăturilor cheie dintre necesității de a Politica de Coeziune și strategiile naționale modifica sau relevante din sectoarele cheie. revizui • Definirea aranjamentelor de M&E pentru intervențiile (atât legăturile cheie identificate (indicatori, în cadrul Politicii proceduri de colectare și raportare a de coeziune, cât datelor, actori implicați și responsabilități, și/ sau la nivelul metode de schimb de date, proceduri de strategiilor comunicare pentru consultări periodice naționale) pentru pentru coordonarea abordărilor etc.) a reflecta potențialele Mecanismele ar putea fi pilotate în domenii schimbări pentru care strategiile naționale sunt condiții contextuale și favorizante pentru accesarea fondurilor UE (de pentru a crea exemplu, ocuparea forței de muncă, dizabilități, complementarități romi). pentru un impact sporit. 109 Official Use Alte Părțile Acțiunea părți Termen Sprijin din partea Tema Detalii de implementare Rezultate interesate propusă interesa limită BM (orientativ*) responsabile te 5. Evaluare 5.1 Crearea unor Pe baza experienței din perioada de programare Înființarea AM Grup de S2 2021-S2- - Sprijin pentru unități de 2007-2013, fiecare AM (cu excepția AM ETC) ar unităților de lucru 2022 definirea sarcinilor evaluare la trebui să creeze o unitate de evaluare. Prin evaluare la nivelul MIPE pentru unităților de urmare, ar trebui alocate resurse adecvate de MA Direcția Generală evaluare evaluare din AM, nivelul PO în personal, mai precis minimum doi angajați pe Programare și inclusiv prin: fiecare AM AM. De asemenea, sprijinul tehnic, îndrumarea și Secțiunea din ROF Coordonare Directorii o contribuții relevantă coordonarea generală ar trebui să fie furnizate cu Sistem - Birou generali ai pentru continuu de către UCE, inclusiv printr-o rețea responsabilitățile evaluare AM elaborarea instituțională de evaluare. Unității de programe secțiunii ROF evaluare relevante Următoarele sub-activități sunt necesare pentru elaborată privind implementarea acestei acțiuni: responsabilităț • Înființarea unităților de evaluare la nivelul Fișe de post ale ile Unității de AM și definirea atribuțiilor acestora responsabililor de evaluare din • Angajarea și instruirea personalului care va evaluarea cadrul AM lucra în Unitățile de evaluare programului o sprijin pentru • Susținerea funcționării unităților de elaborate definirea evaluare AM, prin asigurarea unei fișelor de post coordonări adecvate ale ofițerilor de evaluare a programului 5.2 Elaborarea Această acțiune vizează sprijinirea AM-urilor, în Ghid privind MIPE S2 2021 - S2 - Elaborarea unui unor special a celor recent create, pentru dezvoltarea elaborarea Direcția Generală 2021 ghid pentru îndrumări planuri de evaluare. Îndrumarea adecvată este planurilor de Programare și dezvoltarea considerată crucială în acest sens. evaluare Coordonare planurilor de generale Sistem – Birou evaluare (inclusiv pentru Îndrumările vor trebui să acopere întregul proces evaluare formate cadru dezvoltarea de planificare, începând cu identificarea nevoilor programe pentru planuri de planurilor de de evaluare. Ghidul va include următoarele: evaluare și termeni evaluare • Format cadru pentru planurile de evaluare de referință) a PO • Format cadru pentru rapoarte de evaluare • Sprijin pentru definirea celor mai eficiente aranjamente de achiziții pentru evaluare (tipul contractelor, criteriile de selecție, 110 Official Use Alte Părțile Acțiunea părți Termen Sprijin din partea Tema Detalii de implementare Rezultate interesate propusă interesa limită BM (orientativ*) responsabile te expertiza minimă necesară etc.) 5.3 Elaborarea Această acțiune își propune să sprijine AM în Evaluarea nevoilor MIPE AM S2 2021-S2- - Revizuirea unor planuri pregătirea planurilor de evaluare, asigurând Direcția Generală 2022 planurilor de de evaluare implicarea deplină atât a personalului AM, cât și a Planuri de Programare și Factori de evaluare elaborate personalului OI în pregătirea planurilor de evaluare la nivelul Coordonare decizie la de AM și / sau cu evaluare, pentru o mai mare proprietate și PO elaborate Sistem – Birou nivel înalt furnizarea de participarea utilitate evaluare în MIPE contribuții tehnice AM și OI programe pentru Planurile de evaluare ar trebui să fie elaborate în Unități de îmbunătățirea conformitate cu îndrumările și ar trebui să se achiziții în acestora bazeze pe o evaluare a nevoilor la nivelul AM/OI. MIPE, Următorii pași vor fi necesari pentru MDLPA implementarea cu succes a acestei activități: • Pregătirea planurilor de evaluare de către AM, cu implicarea tuturor actorilor relevanți. • Revizuirea planurilor (de către MIPE cu sprijinul BM) și elaborarea celei de-a doua versiuni a planurilor • Rezumatul rezultatelor analizei planurilor și elaborarea unui instrument de tip „Cum să..” 5.4 Promovarea Această acțiune vizează utilizarea bazelor de date, Biblioteca de MIPE Unități de S2 2021-S2- - Identificarea utilizării altor instrumentelor sau ghidurilor existente în sprijinul rezultate creată Direcția Generală evaluare 2022 studiilor relevante, surse colectării datelor. Utilizarea resurselor existente Programare și AM altele decât poate contribui la creșterea vizibilității și Surse de date Coordonare rapoartele de existente extinderii acestora, facilitând în același timp incluse în Sistem – Birou AM POCA evaluare pentru accesul la informații pentru evaluări. planurile de evaluare gestionate de MIPE evaluare evaluare programe și actualizarea Se preconizează următorii pași: bazei de date cu • Crearea unei biblioteci/ baze de date cu studiile/ rapoartele resurse relevante identificate • Elaborarea unui mecanism pentru actualizarea periodică a bibliotecii/ bazei 111 Official Use Alte Părțile Acțiunea părți Termen Sprijin din partea Tema Detalii de implementare Rezultate interesate propusă interesa limită BM (orientativ*) responsabile te de date 5.5 Îmbunătățire Această acțiune are ca scop îmbunătățirea Îndrumări pentru MIPE Grup de S2 2021 - S2 - Îndrumări pentru a calității utilizării rezultatelor evaluării prin îmbunătățirea redactarea Direcția Generală lucru 2023 redactarea rapoartelor calității și accesibilității rapoartelor de evaluare. rapoartelor de Programare și pentru rapoartelor de Acțiunile vizează atât modul în care rezultatele evaluare Coordonare Evaluare evaluare (inclusiv de evaluare evaluării sunt structurate, cât și modul în care Sistem – Birou furnizarea de sunt prezentate diferitelor audiențe. evaluare Unități de formate cadru Comunicarea rezultatelor evaluării trebuie programe evaluare pentru rapoartele adaptată la nevoile și profilul publicului. Profilarea din cadrul de evaluare) adecvată a publicului țintă ar putea oferi AM informații utile în dezvoltarea unui mix de comunicare adecvat. Următoarele sub-activități sunt avute în vedere pentru implementarea acestei acțiuni: • Proiectarea unui format-cadru pentru rapoartele de evaluare (dacă este necesar, pe teme) • Proiectarea unui format-cadru ușor de utilizat pentru diseminarea rezultatelor evaluării • Alinierea mai bună a rapoartelor la nevoile de informații și specificitatea sectoarelor • Implementarea de acțiuni specifice pentru a crește capacitatea evaluatorilor de a prezenta rezultatele evaluării 6. Programul 6.1 Proiectarea și Scopul acestei acțiuni este de a asigura Evaluarea nevoilor MIPE Unități de S2 2021-S2- - Evaluarea nevoilor de formare în furnizarea un cunoștințele și abilitățile adecvate pentru de formare și Direcția Generală coordonar 2022 de instruire program personalul cu responsabilități M&E. programul de Programare și e MDLPA - Proiectarea domeniul Personalul MIPE/AM/OI este luat în considerare instruire în Coordonare cuprinzător și programului de M&E pentru această acțiune. domeniul M&E. Sistem – Birou AM și OI instruire coordonat de Se preconizează următorii pași: evaluare formare - Materiale de Ședințe de programe Grupuri de continuă și a) evaluarea extinsă a necesităților de formare instruire training pe teme lucru axată pe nevoile de învățare în domeniul - Derularea. 112 Official Use Alte Părțile Acțiunea părți Termen Sprijin din partea Tema Detalii de implementare Rezultate interesate propusă interesa limită BM (orientativ*) responsabile te periodică M&E, efectuată la nivelul tuturor instituțiilor de M&E pentru operațion programului de pentru / structurilor cu atribuții în monitorizarea și personalul din ale și instruire personalul evaluarea programelor Politicii de coeziune. MIPE, AM și OI. Grupul de - Evaluarea b) Proiectarea unui program / componentă de lucru rezultatelor MIPE/ AM/ OI training extensiv, axat(ă) pe M&E. Personalul M&E pentru cu atribuții în c) implementarea programului de instruire, instruit evaluare domeniul prin recurgerea la diferite opțiuni M&E, cu organizaționale accent asupra ofițerilor de Temele posibile pentru instruire sunt: monitorizare • Transversale: orientarea către rezultate a politicii de coeziune, cerințele M&E • Specifice: logică de intervenție, indicatori, proceduri, instrumente, inclusiv instrumente IT • Orizontale: știința datelor, analiza datelor, statistici, vizualizarea datelor, redactarea rapoartelor, eficientizarea modului de comunicare a datelor către factorii de decizie, comunicarea datelor, modalități de comunicare pentru o implicare activă a beneficiarilor • Alte cunoștințe sectoriale relevante. Se are în vedere schimbul structurat de experiență și formare colectivă, acolo unde este posibil, între personalul din unitățile de monitorizare și evaluare. Această acțiune va contribui, de asemenea, la o abordare unitară a M&E. 113 Official Use Alte Părțile Acțiunea părți Termen Sprijin din partea Tema Detalii de implementare Rezultate interesate propusă interesa limită BM (orientativ*) responsabile te 6.2 Elaborarea Scopul acestei acțiuni este de a asigura un nivel Pachetul de MIPE Unități de S2 2021-S2- - Dezvoltarea unui pachet minim de cunoștințe tuturor noilor angajați care instruiri Direcția Generală coordonar 2022 pachetului de de instruiri intră în sistemul M&E. Sunt avute în vedere introductive în Programare și e MDLPA instruiri următoarele acțiuni: domeniul M&E Coordonare introductive în introductive a) Elaborarea unui exercițiu de analiză a dezvoltat Sistem – Birou AM și OI domeniul M&E nevoilor de formare (ANF) care vizează noii evaluare angajați (adică având mai puțin de un an de programe Grupuri de experiență în instituția/ structura lucru desemnată), cu scopul de a stabili un set de operațion abilități / subiecte / informații cheie care să ale și fie furnizate ca parte a unui program M&E Gurpul de de training de inducție; ANF ar putea fi lucru realizat prin intermediul unui chestionar pentru online, cu întrebări convenite cu managerii. evaluare b) Corelarea rezultatelor ANF cu nevoile exprimate de managerii structurilor desemnate, astfel încât toate competențele necesare să fie incluse în pachetul de training introductiv; c) Elaborarea de materiale de instruire, care ar putea combina sesiuni la fața locului, cu învățare online, în ritmul propriu. d) Asigurarea cadrului necesar pentru implementarea pachetului de training introductiv (de exemplu, cum ar fi definirea responsabilităților pentru personal, asigurarea conformității etc.). Mentorii ar putea fi repartizați personalului nou angajat, nu doar pentru nivelul de începător; e) Evaluarea rezultatelor programului de instruire și propunerea de îmbunătățiri. O introducere a cursurilor e-learning sau hibride va fi luată în considerare alături de abordarea tradițională de formare față în față 6.3 Dezvoltarea Scopul acestei acțiuni este de a asigura o Platforma de e- MIPE Unități de S2 2021-S2- - Metodologie unei bibliotecă de resurse de învățare pentru learning creată Direcția Generală coordonar 2022 pentru dezvoltarea 114 Official Use Alte Părțile Acțiunea părți Termen Sprijin din partea Tema Detalii de implementare Rezultate interesate propusă interesa limită BM (orientativ*) responsabile te platforme personalul din sistemul M&E. Programare și e MDLPA platformei e- dedicată de e- Sunt avute în vedere următoarele acțiuni: Coordonare learning, inclusiv learning M&E Sistem - Birou AM și OI estimări privind a) stabilirea cadrului necesar pentru evaluare costuri implicate funcționarea și întreținerea platformei; programe Grupuri de - Organizarea unei b) proiectarea platformei, prin păstrarea lucru sesiuni e-learning unui bun echilibru între aspectele operațion pilot, cu transversale și elementele ale și certificarea personalizate; pentru competențelor c) popularea platformei cu materiale de evaluare dobândite training și alte elemente de instruire; și d) asigurarea întreținerii corecte și actualizărilor periodice ale întregului conținut. Platforma ar putea fi extinsă la alte funcții, precum și la alte subiecte, inclusiv cele acoperite în subiectele anterioare). 6.4 Furnizarea de Această acțiune are ca scop sprijinirea Materiale de MIPE MDLPA S2 2021-S2- - Elaborarea instruire beneficiarilor în îndeplinirea obligațiilor lor de training Direcția Generală AM și OI 2022 programului de privind monitorizare și raportare. dezvoltate Programare și training Coordonare monitorizarea Se preconizează următorii pași: - Pregătirea Beneficiari Sistem – Birou pentru • Stabilirea unui set de abilități cheie/ teme/ materialelor de instruiți evaluare beneficiari informații care trebuie comunicate. programe training • Evaluarea nevoilor de formare în funcție - Sprijin pentru de setul stabilit de competențe derularea • Pregătirea materialelor de instruire programului de (adaptate la ritmul propriu/ online / la fața instruire, locului, precum și materiale de sine externalizare, stătătoare pentru a fi diseminate inclusiv estimarea publicului mai larg). bugetului – posibil • Derularea modulelor de training, inclusiv prin platforma e- prin organizarea unui modul pilot learning • Evaluarea rezultatelor. Temele posibile pentru instruire sunt: • Teme transversale: orientarea către 115 Official Use Alte Părțile Acțiunea părți Termen Sprijin din partea Tema Detalii de implementare Rezultate interesate propusă interesa limită BM (orientativ*) responsabile te rezultate a Politicii de coeziune, cerințele generale M&E la nivelul PO • Teme specifice: indicatori, cerințe și instrumente de colectare a datelor, validarea datelor, cerințe și instrumente de raportare, sisteme și instrumente IT Cerințele specifice pentru subiecte specializate, dacă este necesar, ar trebui abordate în mod separat. Programul de instruire ar trebui dezvoltat și implementat în coordonare cu alte proiecte de asistență tehnică. 7. Sprijin 7.1 Dezvoltarea și Programul va viza personalul cu responsabilități Factori de decizie MIPE AM, OI S2 2021 - - Proiectarea pentru factorii și de conducere în sistemul M&E, inclusiv directorii din structurile de Direcția MDLPA pregătire programului implementare generali ai AM și ai OI, directorii executivi, gestionare și Coordonare Alte AT S1 / S2 2022 - Facilitarea de decizie directorii, șefii de servicii și de unitate din AM, OI, implementare a Sistem - derulare a unui contactelor cu alte MIPE și MDLPA, membri ai CM, precum și altor PO, inclusiv program de state membre structuri din sistemul M&E, cum ar fi cele stabilite beneficiarii de schimb de la nivelul AP. proiecte care - Evaluarea experiență Se preconizează următorii pași: susțin activ rezultatelor pentru • Identificarea celor mai bune practici la orientarea către factorii de nivelul UE, pentru a informa proiectarea rezultate decizie programului informați • Dezvoltarea programului • Pregătirea și derularea programului. Programul de schimb de experiență va fi corelat cu instruirile prevăzute. Întrucât temele transversale ar putea fi acoperite de program (cum ar fi adoptarea deciziilor bazate pe dovezi), alte proiecte AT ar putea pregăti sau desfășura în prezent programe similare. Este necesară coordonarea cu aceste inițiative. 7.2 Furnizarea de Programul va viza personalul cu responsabilități Grup de personal MIPE AM, OI, S2 2021 - - Evaluarea nevoilor instruiri de conducere în sistemul M&E, inclusiv directorii cheie instruit pe Direcția MIPE, pregătire de instruire factorilor de generali ai AM și ai OI, directorii executivi, subiecte Coordonare MDLPA S1 2022 – - Proiectarea 116 Official Use Alte Părțile Acțiunea părți Termen Sprijin din partea Tema Detalii de implementare Rezultate interesate propusă interesa limită BM (orientativ*) responsabile te decizie la directorii, șefii de servicii și unitățile din AM, OI, transversale și Sistem CM derulare programului nivel înalt și MEIP și MDLPA, membri ai CM, precum și altor specifice program - Materiale de membrilor structuri din sistemul M&E, cum ar fi cele stabilite Alte TA (Programele instruire la nivelul AP. de instruire - Derularea MC Se preconizează următorii pași: se pot programului de • Evaluarea nevoilor de formare, în raport derula training cu un set de abilități cheie/ subiecte / continuu la - Evaluarea informații care trebuie comunicate fiecare 6 rezultatelor • Pregătirea materialelor de instruire și luni, furnizarea instruirii (în ritm propriu/ online deoarece pe o platformă de învățare / la fața locului, managemen precum și materiale de sine stătătoare tul se care să fie diseminate publicului mai larg). schimbă Instruirea este complementară cu alte activități frecvent) de consolidare a capacităților propuse în acest plan de acțiune și ar trebui luată în considerare în strânsă corelare cu acestea. Unele module pot fi chiar dezvoltate sau livrate împreună, în funcție de necesitate sau context. Platforma de învățare menționată aici este aceeași cu cea prezentată în altă parte a planului de acțiune. 7.3 Furnizarea de Trainingul va viza personalul cheie (2-3 persoane / Grup de angajați MIPE AM, OI, S2 2021 - - Evaluarea nevoilor instruiri unui AM) care lucrează direct cu factorii de decizie și cheie instruiți pe Direcția MIPE pregătire de instruire grup dedicat membri ai Secretariatului CM (nu neapărat cu cei subiecte Coordonare MDLPA S1 2022 - - Proiectarea implicați în PO/ monitorizarea sau evaluarea transversale și Sistem livrare de personal programului proiectului) specifice Alte TA care lucrează - Elaborarea Se preconizează următorii pași: în strânsă • Evaluarea nevoilor de formare, în raport materialor de colaborare cu instruire cu un set de abilități cheie/ subiecte/ factorii de informații care trebuie comunicate. - Derularea decizie • Pregătirea materialelor de instruire și programului de furnizarea instruirii (în ritm propriu/ online instruire pe o platformă de învățare / la fața locului, - Evaluarea precum și materiale de sine stătătoare rezultatelor care să fie diseminate publicului mai larg). - Participare la Rezultatele instruirilor vor contribui la procedurile proiectarea AM. cursurilor de e- 117 Official Use Alte Părțile Acțiunea părți Termen Sprijin din partea Tema Detalii de implementare Rezultate interesate propusă interesa limită BM (orientativ*) responsabile te learning (posibil) 7.4 Sprijjin pentru Această activitate vizează membrii CM și AM. ROF-uri pentru MIPE Grup de S2 2021-S2- - Îndrumări privind promovara Se preconizează următorii pași: CM Direcția lucru 2022 procesul de unei implicări • Sprijin pentru înființarea CM pentru Responsabilități Coordonare format din selecție a fiecare PO, prin oferirea de îndrumări ale membrilor Sistem reprezent sporite a membrilor CM pentru elaborarea unor proceduri clare și Set consolidat de anți AM membrilor - Set de instrumente transparente în vederea selectării instrument de CM în reprezentanților partenerilor, pentru lucru AM pentru membri CM monitorizarea și AM definirea responsabilităților acestora și și dezvoltarea regulilor de procedură. implementare • Dezvoltarea de instrumente pentru a a PO-urilor facilita implicarea membrilor CM; Instrumentele vor fi integrate într-un set consolidat, care include îndrumări și instrumente pentru membrii CM, îndrumări pentru AM pentru a sprijini activitatea CM și instrucțiuni privind monitorizarea implicării membrilor CM, revizuirea rolului acestora – dacă este cazul și evaluarea satisfacției acestora. 7.5 Proiectarea Activitatea vizează AM și personalul MIPE cu Formate / MIPE - Direcția Unități de S2 2021- - Revizuirea unor responsabilități în comunicarea rezultatelor M&E. șabloane și Comunicare monitoriza înainte procedurilor și instrumente Se preconizează următorii pași: proceduri re a materialelor de • Revizuirea procedurilor de comunicare la modificate pentru Programul de comunicare nivelul AM și OI și a cerințelor de a comunica mai ui din comunicare existente (online, comunicare incluse în alte proceduri. bine rezultatele cadrul AM pentru a • Analiza informațiilor M&E prezentate pe inclusiv site-uri promova Materialele de Echipa de web) site-urile PO și pe canalele de socializare. orientarea comunicare / site- programar - Pregătirea de • Pregătirea de îndrumări și instrucțiuni cu uri web mai e și îndrumări și către privire la modul de comunicare eficientă a concentrate pe coordonar instrucțiuni privind rezultate rezultatelor, inclusiv prin elaborarea de prezentarea stării e MIPE comunicarea formate cadru pentru diferite tipuri de de fapt/ rezultatelor materiale, pentru a asigura o abordare rezultatelor unitară. (inclusiv obținute dezvoltarea de formate cadru) 118 Official Use *Implicarea Echipei Băncii Mondiale se poate modifica în funcție de diferiți factori, precum progresul în finalizarea PO și aranjamentele de management prevăzute pentru acestea și/ sau având în vedere alte activități desfășurate de MIPE sau AM, sau ca rezultat al noilor nevoi identificate. 119 Official Use Proiectul „Implementarea planului de evaluare a Programului Operațional Capital Uman 2014- 2020” Beneficiar al proiectului: Ministerul Investițiilor și Proiectelor Europene Data publicării: Iulie 2021 Proiect finanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014- 2020, Axa prioritară 7: Asistență tehnică „Conținutul acestui material nu reprezintă în mod obligatoriu poziția oficială a Uniunii Europene sau a Guvernului României.” 120 Official Use