09-Aug-2023 Date: _____________ S.E Mr. Mamadou Moustapha Ba Minister of Finance and Budget Ministry of Finance and Budget Dakar, Senegal Republic of Senegal: IDA Credit 7373-SN (PBA-SML) and IDA Credit 7372-SN (PBA-regular) Additional Financing for Stormwater Management and Climate Change Adaptation Project 2 Additional Instructions: Disbursement and Financial Information Letter Honorable Minister: I refer to the Additional Financing Agreement between Republic of Senegal (“Recipient”) and the International Development Association (“Association”) for the above-referenced Project. The General Conditions, as defined in the Financing Agreement, provide that the Recipient may from time to time request withdrawals of Credit Financing1amounts from the Credit Financing Account2 in accordance with the Disbursement and Financial Information Letter (“DFIL”), and such additional instructions as the Association may specify from time to time by notice to the Recipient. The General Conditions also provide that the Disbursement and Financial Information Letter may set out Project specific financial reporting requirements. This letter constitutes such Disbursement and Financial Information Letter and may be revised from time to time. I. Disbursement Arrangements, Withdrawal of Credit Financing Funds, and Reporting of Uses of Credit Financing Funds The Disbursement Guidelines for Investment Project Financing, dated February 2017 (“Disbursement Guidelines”), are available on the Association’s public website at https://www.worldbank.org and its secure website “Client Connection” at https://clientconnection.worldbank.org. The Disbursement Guidelines are an integral part of the DFIL, and the manner in which the provisions in the Disbursement Guidelines apply to the Credit Financing is specified below. (i) Disbursement Arrangements  General Provisions (Schedule 1). The table in Schedule 1 sets out the disbursement methods which may be used by the Recipient, information on registration of authorized signatories, processing of Withdrawal Applications (including the minimum value of applications and processing of advances), instructions on supporting documentation, and frequency of reporting on the Designated Account(s). 2 (ii) Withdrawal Applications (Electronic Delivery) 3 The Recipient shall submit applications for withdrawal or for special commitment (“Applications”)” with supporting documents electronically through the Bank’s web-based portal “Client Connection” at https://clientconnection.worldbank.org. This option will be effected after the officials designated in writing by the Recipient, who are authorized to sign and deliver Applications, have registered as users of “Client Connection.” The designated officials shall deliver Applications electronically by completing Form 2380, which is accessible through “Client Connection.” By signing the Authorized Signatory Letter, which can be delivered manually or electronically, the Recipient confirms that it is authorizing such persons to accept Secure Identification Credentials (SIDC) and to deliver the Applications and supporting documents to the Bank by these means. The Recipient may exercise the option of preparing and delivering Applications in paper form on exceptional cases (including those where the Recipient encounters legal limitations) and which were previously agreed with the Bank. By designating officials to use SIDC and deliver the Applications electronically, the Recipient confirms through the Authorized Signatory Letter its agreement to (a) abide by the Terms and Conditions of Use of Secure Identification Credentials in connection with the Use of Electronic Means to Process Applications and Supporting Documentation, available in the Bank's public website at https://www.worldbank.org and “Client Connection” at https://clientconnection.worldbank.org; and (b) to cause such officials to abide by those terms and conditions. II. Financial Reports and Audits (i) Financial Reports The Recipient shall prepare and furnish to the Bank not later than forty-five (45) days after the end of each calendar quarter interim unaudited financial reports (“IFRs”) for the Project covering the quarter. The Recipient shall, cause the UN agency cause to provide IFRs name of UN reports stipulated in the agreement between the Recipient and the UN agency in a timely manner. (ii) Audits Each audit of the Financial Statements shall cover the period of one (1) fiscal year of the Recipient, commencing with the fiscal year in which the first withdrawal was made. The audited Financial Statements for each such period shall be furnished to the Bank by the Recipient not later than six (6) months after the end of such period. The Recipient shall cause the UN agency to provide the project audit report as stipulated in the agreement between the Recipient and the UN agency in a timely manner. III. Other Important Information For additional information on disbursement arrangements, please refer to the Loan Handbook available on the Bank’s public website at https://www.worldbank.org and “Client Connection” at https://clientconnection.worldbank.org, the Bank recommends that you register as a user of “Client Connection.” From this website, you will be able to prepare and deliver Authorized Signatory Letters and Withdrawal Applications, monitor the near real-time status of the Loan and retrieve related policy, financial, 3 and procurement information. For more information about the website and registration arrangements, or if you have any queries in relation to the above, please contact the Bank by email at askloans@worldbank.org using the above reference. Yours sincerely, ______________________________ Fatou Fall Samba Acting Country Director for Senegal Africa Region Attachments Interim Financial Report (IFR) a/ With copies: Ministry of Finance Rue René Ndiaye x Avenue Carde BP 4017 Dakar Republic of Senegal AGENCE DE DÉVELOPPEMENT MUNICIPAL 5 Avenue Carde   Immeuble Carde Rénovation  3ème étage   BP 6783   Dakar  Republic of Senegal Schedule 1: Disbursement Provisions Basic Information IDA Credit Country Republic of Senegal Section III.B.2. of Schedule 2 to the Closing Date Financing Agreement. No Recipient Ministry of Finance and Budget 7372 -SN Four months after the closing date. Additional Financing for Disbursement Stormwater Management and Deadline Date Name of the IDA SML Project Climate Change Adaptation 7373-SN Credit No Project 2 Disbursement Methods and Supporting Documentation Disbursement Methods Methods Supporting Documentation Direct Payment Yes Copy of records Reimbursement Yes  Interim Financial Report (IFR) in the format provided in Attachment 1 of the DFIL for all eligible expenditures Advance (into a Designated Yes  Interim Financial Report (IFR) in the format provided in Attachment 1 of the DFIL for all Account) eligible expenditures Special Commitments Yes Copy of Letter of Credit Designated Account Variable Type Segregated: Ceiling La Banque Agricole (ex Caisse Nationale de Credit Financial Institution - Name Currency XOF Agricole) Monthly 06 Months forecast Eligible Expenditures as Frequency of Reporting Amount approved by the Bank Minimum Value of Applications (subsection 3.5) The minimum value of applications for Direct Payment and Special Commitment is USD400,000 equivalent. Authorized Signatures Withdrawal and Documentation Applications The form for Authorized Signatories Letter is provided in Attachment 1 of this letter Applications for this Financing will be signed by the official(s) authorized to sign Applications as indicated in your letter dated May 16, 2019 and signed by H.E. Abdoulay Daouda Diallo, Minister of Finance and Budget. The ASL and all Withdrawal Applications with their supporting documentation will be submitted electronically via the Bank’s “ Client Connection” system. If the ASL and all Withdrawal Applications with their supporting documentation will be submitted manually to the following address World Bank Office / Nairobi Delta Center Menengai Road, Upper Hill P.O. Box 30577-00100 Nairobi, Kenya askloans@worldbank.org Attention: TF & Loan Operations (WFACS)] Additional Information 1. No withdrawal shall be made under the AF until full of disbursement /commitment of IDA funds under category 1 of the parent project. 2. Any payment under Schedule 2 Section III. A (“Withdrawal Table”) of the Financing Agreement, payments to UN Agencies (if any) may be made through UN Advances (with or without a UN Commitment) disbursement mechanism. In case of a contract with a UN Agency requiring a UN Commitment, an application for issuance of UN Commitment is to be submitted by the Recipient. Subsequent payments and documentation of expenditures under the contract must be made in accordance with the Commitment letter to be issued by the Association and the contract between the Recipient and the UN agency. In case of a UN Advance (without UN Commitment), documentation of expenditure should be made once the final invoice is issued and based on the UN Financial Report. Attachment 1 : Interim Financial Report (IFR) in the format AGENCE DE DEVELOPPEMENT MUNICIPAL PROJET DE GESTION DES EAUX PLUVIALES ET D’ADAPTATION AU CHANGEMENT CLIMATIQUE (PROGEP2) RAPPORT DE SUIVI FINANCIER (Du XXXX au XXXX) N° XX SOMMAIRE 1. INTRODUCTION 2. RAPPORT FINANCIER 2.1 Tableau 1 : Source et utilisation des fonds (Emplois-Ressources) 2.1.1 Tous financements 2.1.2 Crédit IDA n° 2.1.3 Crédit IDA n° 2.1.3 Fonds de contrepartie Etat 2.2 Tableau 2 : Dépenses par catégorie 2.3 Tableau 3 : Utilisation des fonds par activité/composante du projet 2.3.1 Tous financements 2.3.2 Crédit IDA n°…. 2.3.3 Crédit IDA n° … 2.3.3 Fonds de contrepartie Etat 2.4 Etat du compte désigné 2.5 Réconciliation du compte désigné 3. RAPPORTS SUR LA PASSATION DES MARCHES 4. RAPPORT DE SUIVI BUDGETAIRE 5. ANNEXES 5.1 Etats de rapprochement bancaire de la période 5.2 Relevés bancaires de la période 5.3 Prévisions des décaissements semestriel 1. INTRODUCTION Ce Rapport de Suivi Financier (RSF) du Projet de Gestion des Eaux Pluviales et d’Adaptation au Changement Climatique (PROGEP2) élaboré par l’Agence de Développement Municipal (ADM) couvre la période allant du xxx au xxx. Il a été élaboré conformément aux directives de l’IDA en matière de rapport de suivi financier des projets. Le RSF rend compte de l’utilisation des fonds et de l’application des principes d’économie et d’efficience. Il permet de déterminer : - si les fonds décaissés au titre du PROGEP servent aux fins pour lesquelles ils ont été fournis, - si l’exécution du PROGEP est correcte et ne rencontre pas de difficultés majeures, - si les coûts budgétisés ne sont pas dépassés. Il présente en plus, distinctement une situation financière globale du projet et une situation spécifique sur le crédit IDA n° …….. SE. Le crédit N° ……… SE a été approuvé le ……….., et mis en vigueur le …………. A la date du xxx, le taux de décaissement est de x%. Ce rapport comprend trois parties :  la situation financière,  la situation de la passation des marchés,  la situation d’exécution budgétaire. 2. RAPPORT FINANCIER DU PROJET AU XXX 2.1 - Tableau 1 : Source et utilisation des fonds Ce tableau permet de déterminer les ressources mobilisées sur le trimestre et cumulativement et les dépenses qu’elles ont permises d’effectuer. Il comprend une composante et est présenté par domaine de résultat. 2.1.1 Sources et utilisation des fonds (tous financements) REPUBLIQUE DU SENEGAL AGENCE DE DEVELOPPEMENT MUNICIPAL (ADM) Projet de Relèvement d’urgence et de Résilience de Saint-Louis (SERRP) Source et utilisation des fonds Pour le trimestre finissant le … Montants en milliers de F.CFA Trimestre Cumulatif Prévision des 6 mois à venir Fonds reçus Fonds IDA XXXXX XXXXX XXXXX Fonds de contrepartie XXXXX XXXXX XXXXX Total des Fonds reçus XXXXX XXXXX XXXXX Moins : Dépenses de la p ériode Composante 1 : XXXXX XXXXX XXXXX Composante 2: XXXXX XXXXX XXXXX Composante 3 : Composante 4 : XXXXX XXXXX XXXXX Composante 5 : Total des Dépenses XXXXX XXXXX XXXXX Evolution nette de l'encaisse XXXXX XXXXX XXXXX Solde d'ouverture Compte Désigné IDA XXXXX XXXXX Compte de contrepartie XXXXX XXXXX Total de l'encaisse d'ouverture XXXXX XXXXX XXXXX Montant net de l'encaisse disponible XXXXX XXXXX XXXXX Composition : Compte Désigné IDA XXXXX XXXXX XXXXX Compte de contrepartie XXXXX XXXXX XXXXX Total XXXXX XXXXX XXXXX Commentaires 2.1.2. Crédit IDA N°…….. REPUBLIQUE DU SENEGAL AGENCE DE DEVELOPPEMENT MUNICIPAL (ADM) Projet de Relèvement d’urgence et de Résilience de Saint-Louis (SERRP) Crédit IDA N°… Source et utilisation des fonds Pour le trimestre finissant le … Montants en milliers de F.CFA Prévision des 6 mois à Trimestre Cumulatif venir Fonds reçus Fonds IDA XXXXX XXXXX XXXXX Total des Fonds reçus XXXXX XXXXX XXXXX Moins : Dépenses de la période Composante 1 : XXXXX XXXXX XXXXX Composante 2: XXXXX XXXXX XXXXX Composante 3 : Composante 4 : Composante 5 : XXXXX XXXXX XXXXX Total des Dépenses XXXXX XXXXX XXXXX Evolution nette de l'encaisse XXXXX XXXXX XXXXX Solde d'ouverture Compte Désigné IDA XXXXX XXXXX Total de l'encaisse d'ouverture XXXXX XXXXX XXXXX Montant net de l'encaisse disponible XXXXX XXXXX XXXXX Composition : Compte Désigné IDA XXXXX XXXXX XXXXX Total XXXXX XXXXX XXXXX Commentaires 2.1.3 Contrepartie Etat REPUBLIQUE DU SENEGAL AGENCE DE DEVELOPPEMENT MUNICIPAL (ADM) Projet de Relèvement d’urgence et de Résilience de Saint -Louis (SERRP) Contrepartie Etat du Sénégal Source et utilisation des fonds Pour le trimestre finissant le … Montants en milliers de F.CFA Prévision des 6 Trimestre Cumulatif mois à venir Fonds reçus Contrepartie Etat XXXXX XXXXX XXXXX Total des Fonds reçus XXXXX XXXXX XXXXX Moins : Dépenses de la période XXXXX XXXXX XXXXX Composante 2: XXXXX XXXXX XXXXX Composante 5 : XXXXX XXXXX Total des Dépenses XXXXX XXXXX XXXXX Evolution nette de l'encaisse XXXXX XXXXX XXXXX Solde d'ouverture Compte de contrepartie XXXXX XXXXX Total de l'encaisse d'ouverture XXXXX XXXXX XXXXX Montant net de l'encaisse disponible XXXXX XXXXX XXXXX Composition : Compte de contrepartie XXXXX XXXXX XXXXX Total XXXXX XXXXX XXXXX Commentaires 2.2 - Tableau 2 : Dépenses par catégories 2.2.1 DEPENSES PAR CATEGORIE (Credit …………..) AGENCE DE DEVELOPPEMENT MUNICIPAL - SENEGAL TABLEAU DES CATEGORIES DE DEPENSES PROGEP2 Alloué en Dépenses du Catégories Cumulatif SOLDE FCFA Trimestre (1) Biens, travaux, services autres que les services de consultants, services de consultants, Frais de Fonctionnement et Formation dans le cadre du Projet, à l’exception de la Partie 2.1.a) et à l’exclusion des travaux visés à la Partie 2.1.b) (2) Biens, travaux, services autres que les services de consultant et services de consultant au titre de la Partie 2.1.a) du Projet (3) Travaux dans le cadre de la Partie 2.1.b) du Projet (4) Dépenses d’Urgence dans le cadre de la Partie 3 du Projet TOTAL 2.3 - Tableau 3 : Utilisation des fonds par activité/Composante 2.3.1 Utilisation des fonds par activités (tous financements) REPUBLIQUE DU SENEGAL AGENCE DE DEVELOPPEMENT MUNICIPAL (ADM) PROJET DE RELEVEMENT D’URGENCE ET DE RÉSILIENCE A SAINT-LOUIS Utilisation des fonds par activité de projet (Tous bailleurs) Pour le trimestre finissant le … Montants en milliers de F.CFA Prévu Effectif Ecart PAD INITIAL (000 FCFA) Cumul à ce Trimestre en Cumul à ce Trimestre en Cumul à ce Trimestre en IDA AFD ETAT TOTAL jour cours jour cours jour cours Composante Composante : 1 1.1 1.2 1.3 TOTAL COMPOSANTE 1 Composante : 2 2.1 : 2.2 : 2.3 : TOTAL COMPOSANTE 2 Composante : 3 3.1 : 3.2 : 3.3 : TOTAL COMPOSANTE 3 Composante : 4 4.1 : 4.2 : 4.3 : TOTAL COMPOSANTE 4 Composante : 5 5.1 : 5.2 : 5.3 : TOTAL COMPOSANTE 5 Total Composantes : 1 + 2 + 3 + 4 + 5 ALEAS PHYSIQUES ET FINANCIERS BUDGET TOTAL SERRP Commentaires 2.3.2 Utilisation des fonds par activités (Crédit IDA N°….) REPUBLIQUE DU SENEGAL AGENCE DE DEVELOPPEMENT MUNICIPAL (ADM) PROJET DE RELEVEMENT D’URGENCE ET DE RÉSILIENCE A SAINT-LOUIS Utilisation des fonds par activité de projet (IDA) Pour le trimestre finissant le … Montants en milliers de F.CFA PAD INITIAL (000 Prévu Effectif Ecart FCFA) Cumul à ce Trimestre en Cumul à ce Trimestre en Cumul à ce Trimestre en IDA TOTAL jour cours jour cours jour cours Composante Composante : 1 1.1 1.2 1.3 TOTAL COMPOSANTE 1 Composante : 2 2.1 : 2.2 : 2.3 : TOTAL COMPOSANTE 2 Composante : 3 3.1 : 3.2 : 3.3 : TOTAL COMPOSANTE 3 Composante : 4 4.1 : 4.2 : 4.3 : TOTAL COMPOSANTE 4 Composante : 5 5.1 : 5.2 : 5.3 : TOTAL COMPOSANTE 5 Total Composantes : 1 + 2 + 3 + 4 + 5 ALEAS PHYSIQUES ET FINANCIERS BUDGET TOTAL SERRP Commentaires 2.3.3 Utilisation des fonds par activités (Fonds de contrepartie) REPUBLIQUE DU SENEGAL AGENCE DE DEVELOPPEMENT MUNICIPAL (ADM) PROJET DE RELEVEMENT D’URGENCE ET DE RÉSILIENCE A SAINT-LOUIS Utilisation des fonds par activité de projet (Contrepartie Etat) Pour le trimestre finissant le … Montants en milliers de F.CFA PAD INITIAL (000 Effectif Prévu Ecart FCFA) Cumul à ce Trimestre en Cumul à ce Trimestre en Cumul à ce Trimestre en Etat TOTAL jour cours jour cours jour cours Composante Composante : 2 2.1 : 2.2 : 2.3 : TOTAL COMPOSANTE 2 Composante : 5 5.1 : 5.2 : 5.3 : TOTAL COMPOSANTE 5 Total Composantes : 2 ++5 ALEAS PHYSIQUES ET FINANCIERS BUDGET TOTAL SERRP Commentaires 2.4 - ETAT DU COMPTE DESIGNE AU XXX Les ressources globales nécessaires sur le financement IDA pour les six mois à venir sont estimées à xxxxxx FCFA. Ces ressources seront mobilisées à travers un réapprovisionnement des comptes désignés pour des montants respectifs de xxxx FCFA pour l’IDA et de xxxx FCFA pour l’AFD et des disponibles dans lesdits comptes de xxxx FCFA sur IDA et de xxxx FCFA sur l’AFD. Période du xxx au xxx (en FCFA) IDA Mouvements Partie I 1. Avances reçues xxxxx 2. Dépenses éligibles antérieures xxxxx 3. Différence Avances et Dépenses (1 - 2) xxxxx Partie II 4. Solde au xxx xxxxx 5. +/- ajustements 6. +/- : Avances de la période xxxxx 7. (5 + 6) xxxxx 8. (4 + 7) xxxxx 9. Solde au xxx xxxxx 10. +/- : Total ajustements 11. +/- : Dépenses éligibles de la période xxxxx 12. (10 + 11) xxxxx 13. (09 + 12) xxxxx 14. Différence (08 - 13) 0 Partie III 15. Dépenses budgétisées à payer par la BM xxxxx 16. - : Solde après ajustements xxxxx 17. - : Paiements directs 18. (16 + 17) xxxxx 19. Besoin en trésorerie (15 - 18) xxxxx 2.5 - RECONCILIATION DU COMPTE DESIGNE AU XXX Période du xxx au xxx (en FCFA) IDA MONTANTS Balance d'ouverture au xxx XXXX Plus : Transfert du bailleur XXXX Moins : Transferts vers d'autres banques Dépenses du xxx au xxx XXXX Trésorerie au xxx XXXX Paiements en instance : Solde au xxx XXXX Solde corrigé (cours fin période) XXXX 3. RAPPORT SUR LA PASSATION DES MARCHES AU XXX - Contrats soumis à revue préalable - Contrats nous soumis à revue préalable 4. RAPPORT DE SUIVI BUDGETAIRE AGENCE DE DEVELOPPEMENT MUNICIPAL BUDGET OPERATIONS SERRP - Suivi décaissements par POSTES(Niveau 3),CATEGORIE(Niveau 2) : Exercice Comptable du ……. au ………. - Site : 01 - Journal : Tous Sans Engagement Page 1/1 Financement DE ……….. Activité : Inactif Période du ………… Au ………. Géo : Inactif POSTES DE ………. Monnaie : XOF Plan6 : Inactif Comptable : Inactif Sans Engagement Pour la période se terminant le …………….. Pour tout l'exercice (3)=(1) + (5)=(4) - (8)=(7) - (3) / (1) (2) (4) (3)/(4) (7) (2) (3) (3) (7) Exec Code Libellé Réalisations Engagement Décaissement Budget Disponible Exec (%) Budget Disponible (%) Total Généralités Commentaires i. Composante : 1  Analyse :  Recommandations : ii. Composante : 2  Analyse :  Recommandations : iii. Composante : 3  Analyse :  Recommandations : iv. Composante : 4  Analyse :  Recommandations : v. Composante : 5  Analyse :  Recommandations : Recommandations au coordonnateur pour une meilleure exécution du budget 6. ANNEXES 5.1 Etats de rapprochement bancaire de la période 5.2 Relevés bancaires de la période 5.3 Prévisions des décaissements semestre à venir FOR OFFICIAL USE ONLY Prepared by: Adama Diop, WFACS Cleared with and cc: Helene Bertaud, LEGAM TTLs: Franck Taillandier, IAWT3 Cc: FMS : Fatou Fall Samba, EAWG1